Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Основы организации делопроизводства
Организационная структура службы делопроизводства.
Для документационного обеспечения работы любой организации предусматривается в рамках организационной структуры службы делопроизводства.
Службу ДОУ в зависимости от масштабов организации именуют по-разному:
Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы с документами:
Все операции по обработке документов сосредоточивается в едином центре – канцелярии или у секретаря.
Предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации.
Часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть – децентрализовано (справочно-информационное, хранение документов, формирование дел).
Структура, цели и задачи, функции службы ДОУ оговариваются рядом внутренних документов. К ним относятся:
а) исключить неоправданное создание новых форм
б) установить единую классификацию документов организации
в) учитывать количество видов и форм документов
т.о., он служит для унификации документов. Поддержание табеля (альбома) в рабочем состоянии осуществляет служба ДОУ. Документы в табеле для удобства могут быть систематизированы по:
1. по структурным подразделениям;
2. по функциям и задачам управления.
Организация документооборота
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основные принципы организации документооборота:
Т.о., основная задача организации документооборота: прямоточность в движении документов, однократность, единообразие.
Различают потоки:
Документопоток входящих документов состоит из:
В процессе движения входящих документов различают следующие этапы:
1. прием
осуществляется работником канцелярии или секретарем, а также участвует работник экспедиции.
2. первоначальная обработка
проверка правильности доставки, вскрытие конверта (за исключением личной корреспонденции), целостность вложений, документы извлекаются и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом сообщается отправителю.
3. предварительное распределение и рассмотрение
раскладывают (сортируют) документы по адресатам, потом эти документы забирают секретари этих подразделений, распределение нужно для прямоточности и быстроты движения документов.
4. регистрация
в день поступления документа для фиксации факта и времени поступления в учреждение делают отметку о поступлении в виде регистрационного штампа.
p.s. нерегистрируемые документы пропускают этот этап
5. передача документов
осуществляется в день поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Документы не должны лежать без действия – нарушается принцип быстроты перемещения.
6. рассмотрение руководством или специалистом, проставление резолюций
руководству направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, а также те, которые содержат необходимую для руководства информацию. Эти документы составляют ≈ 20% от всей документации. Это делается для того, чтобы руководство не было перегружено избыточной информацией. Резолюции должны быть четкие и конкретные указания по его исполнению. Резолюция может быть основанием взятия документа на контроль
7. передача исполнителям
Если в документе указано несколько исполнителей, то документ им передается поочередно, либо размножается для одновременной работы над документом. Подлинник документа при этом направляется ответственному исполнителю, который указан в резолюции первым.
8. исполнение резолюций
работа с документом производится в день получения, срочные документы рассматриваются по мере получения. На этом этапе также документы не должны лежать без движения. Осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в этой резолюции. Документ (или его копия) до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.
9. отправка ответных документов и подшивка в дело
При передаче ответного документа к нему следует прилагать документы (материалы), на основании которых он готовился, это облегчает работу руководителя и позволяет избежать вызова исполнителей. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет секретарь или работник канцелярии.
Документопоток исходящих документов состоит из:
В процессе движения исходящих документов различают следующие этапы:
подготовленный проект представляется секретарю для проверки правильности исполнения оформления.
при необходимости проект документа представляется специалистам для согласования и визирования.
Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа представляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов перепечатываются и представляются руководителю заново.
подписанные документы регистрируются и передаются на отправку.
В службе экспедиции документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, запечатывают, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи. Документы должны быть отправлены в день их поступления в канцелярию для отправки.
Документопоток внутренних документов состоит из:
В процессе движения внутренних документов различают следующие этапы:
подготовленный проект представляется секретарю для проверки правильности исполнения оформления.
при необходимости проект документа представляется специалистам для согласования и визирования.
Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа представляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов перепечатываются и представляются руководителю заново.
подписанные документы регистрируются и передаются исполнителям.
Если в документе указано несколько исполнителей, то документ им передается поочередно, либо размножается для одновременной работы над документом. Подлинник документа при этом направляется ответственному исполнителю, который указан в резолюции первым.
После исполнения документа его списывают в архив, при этом к нему следует прилагать документы (материалы), на основании которых он готовился, это облегчает работу руководителя и позволяет избежать вызова исполнителей. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет секретарь или работник канцелярии.
|
№ этапа |
Входящие |
Исходящие |
Внутренние |
|
|
прием |
составление проекта документа |
составление проекта документа |
|
|
первоначальная обработка |
согласование проекта, его визирование (при необходимости) |
согласование проекта, его визирование (при необходимости) |
|
|
предварительное распределение и рассмотрение |
подписание (и утверждение) документа |
подписание (и утверждение) документа |
|
|
регистрация |
регистрация |
регистрация |
|
|
передача документов |
отправка документа |
передача исполнителям |
|
|
рассмотрение руководством или специалистом, проставление резолюций |
подшивка документа в дело |
|
|
|
передача исполнителям |
||
|
|
исполнение резолюций |
||
|
|
отправка ответных документов и подшивка в дело |
Из сводной таблицы видно, что маршруты прохождения внутренних документов на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапах исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы проходят через юридический отдел. Протоколы не требуют подготовки проекта. Докладные записки, справки поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.
Работа с КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ документами
К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие закрытую информацию.
Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 06.03.1997г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.
Под служебной (коммерческой) тайной, согласно ГК РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансовую, экономическую, научно-технологическую и иную, используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющим законных оснований для свободного ознакомления с нею.
Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов на малых предприятиях осуществляется секретарем, на средних и крупных – начальником канцелярии.
Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить 3 условия:
Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы хранят в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (при необходимости: охрана, сигнализация).
По окончании рабочего дня конфиденциальные документы проверяются и сдаются на хранение. Если произошла утрата какого-либо из таких документов, то об этом сообщается ответственному руководителю немедленно.
Руководители подразделений обучают своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами.
Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Всех сотрудников обязаны предупредить о возможной уголовной, административной ответственности в соответствии с законодательством.
Работа с ПИСЬМАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ граждан.
PAGE 5