разному- Управление делами министерство ведомство; Общий отдел исполнительные органы власти;

Работа добавлена на сайт samzan.net:

Основы организации делопроизводства

Организационная структура службы делопроизводства.

Для документационного обеспечения работы любой организации предусматривается в рамках организационной структуры службы делопроизводства.

Службу ДОУ в зависимости от масштабов организации именуют по-разному:

1.  Управление делами (министерство, ведомство);
2.  Общий отдел (исполнительные органы власти);
3.  Канцелярия (предприятия организации, учебные заведения) – наиболее распространенная форма службы ДОУ;
4.  Секретарь-референт (малые предприятия).

Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы с документами:

1.  Централизованная (используют в малых и средних предприятиях).

Все операции по обработке документов сосредоточивается в едином центре – канцелярии или у секретаря.

1.  Децентрализованная (территориально разобщенные предприятия).

Предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации.

1.  Смешанная (большие предприятия).

Часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть – децентрализовано (справочно-информационное, хранение документов, формирование дел).

Структура, цели и задачи, функции службы ДОУ оговариваются рядом внутренних документов. К ним относятся:

1.  положение о канцелярии
2.  инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Она является обязательным для применения всеми сотрудниками. Это большой по объему документ. В сущности в ней кратко излагается курс делопроизводства. Может включать следующие разделы:
3.  Общие положения
4.  Прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организацию (входящей) документации
5.  Контроль за исполнением документов
6.  Порядок подготовки и оформления служебных документов.
7.  Порядок работы с исходящими документами
8.  Регистрация исходящих документов
9.  Составление номенклатуры дел
10.  Обеспечение сохранности документов
11.  Экспертиза практической ценности документов

1.  должностная инструкция работников службы ДОУ
2.  табель форм документов, применяемых в организации (альбом форм документов, образцы документов). Это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только те документы, создание которых необходимо и периодически повторяется. Т.о., табель выполняет роль справочника, который позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Применение табеля позволяет:

а) исключить неоправданное создание новых форм

б) установить единую классификацию документов организации

в) учитывать количество видов и форм документов

т.о., он служит для унификации документов. Поддержание табеля (альбома) в рабочем состоянии осуществляет служба ДОУ. Документы в табеле для удобства могут быть систематизированы по:

1. по структурным подразделениям;

2. по функциям и задачам управления.

Организация документооборота

Под документооборотом понимается  движение документов  на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основные принципы организации документооборота:

1.  прохождение документов должно быть оперативным (сокращение времени  пребывания их в сфере делопроизводства: различные операции по обработке документов выполняются параллельно, т.е. копировать и раздавать копии лицам, которые участвуют в исполнении документа одновременно).
2.  каждое перемещение документа должно быть оправданным (необходимо исключить возвратное перемещение документов).
3.  порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Т.о., основная задача организации документооборота: прямоточность в движении документов, однократность, единообразие.

Различают потоки:

1.  ПОСТУПАЮЩИЕ (ВХОДЯЩИЕ) ДОКУМЕНТЫ

Документопоток входящих документов состоит из:

1.  документов вышестоящих организаций, органов власти
2.  документов подведомственных организаций (отчетно-учебная документация, различного вида запросы)
3.  документов организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий
4.  жалоб и обращений граждан.

В процессе движения входящих документов различают следующие этапы:

1. прием 

осуществляется работником канцелярии или секретарем, а также участвует работник экспедиции.

2. первоначальная обработка 

проверка правильности доставки, вскрытие конверта (за исключением личной корреспонденции), целостность вложений, документы извлекаются и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом сообщается отправителю.

3. предварительное распределение и рассмотрение 

раскладывают  (сортируют) документы по адресатам, потом эти документы забирают секретари этих подразделений, распределение нужно для прямоточности и быстроты движения документов.

4. регистрация 

в день поступления документа для фиксации факта и времени поступления в учреждение  делают отметку о поступлении в виде регистрационного штампа.

p.s. нерегистрируемые документы пропускают этот этап

5. передача документов 

осуществляется в день поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Документы не должны лежать без действия – нарушается принцип быстроты перемещения.

6. рассмотрение руководством или специалистом, проставление резолюций

руководству направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, а также те, которые содержат необходимую для руководства информацию. Эти документы составляют ≈ 20% от всей документации. Это делается для того, чтобы руководство не было перегружено избыточной информацией. Резолюции должны быть четкие и конкретные указания по его исполнению. Резолюция может быть основанием взятия документа на контроль

7. передача исполнителям

Если в документе указано несколько исполнителей, то документ им передается поочередно, либо размножается для одновременной работы над документом. Подлинник документа при этом направляется ответственному исполнителю, который указан в резолюции первым.

8. исполнение резолюций 

работа с документом производится в день получения, срочные документы рассматриваются по мере получения. На этом этапе также документы не должны лежать без движения. Осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в этой резолюции. Документ (или его копия) до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

9. отправка ответных документов и подшивка в дело

При передаче ответного документа к нему следует прилагать документы (материалы), на основании которых он готовился, это облегчает работу руководителя и позволяет избежать вызова исполнителей. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет секретарь или работник канцелярии.

1.  ОТПРАВЛЯЕМЫЕ (ИСХОДЯЩИЕ) ДОКУМЕНТЫ

Документопоток исходящих документов состоит из:

1.  ответных писем
2.  инициативных писем

В процессе движения исходящих документов различают следующие этапы:

1.  составление проекта документа

подготовленный проект представляется секретарю для проверки правильности исполнения оформления.

1.  согласование проекта, его визирование (при необходимости)

при необходимости проект документа представляется специалистам для согласования и визирования.

1.  подписание (и утверждение) документа

Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа представляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов перепечатываются и представляются руководителю заново.

1.  регистрация

подписанные документы регистрируются и передаются на отправку.

1.  отправка документа

В службе экспедиции документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, запечатывают, составляют список на заказную почту  и сдают в отделение связи. Документы должны быть отправлены в день их поступления в канцелярию для отправки.

1.  ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ

Документопоток внутренних документов состоит из:

1.  различного рода приказов
2.  различного рода записок
3.  актов
4.  протоколов и т.п.

В процессе движения внутренних документов различают следующие этапы:

1.  составление проекта документа

подготовленный проект представляется секретарю для проверки правильности исполнения оформления.

1.  согласование проекта, его визирование (при необходимости)

при необходимости проект документа представляется специалистам для согласования и визирования.

1.  подписание (и утверждение) документа

Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа представляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов перепечатываются и представляются руководителю заново.

1.  регистрация

подписанные документы регистрируются и передаются исполнителям.  

1.  передача исполнителям

Если в документе указано несколько исполнителей, то документ им передается поочередно, либо размножается для одновременной работы над документом. Подлинник документа при этом направляется ответственному исполнителю, который указан в резолюции первым.

1.  подшивка документа в дело

После исполнения документа его списывают в архив, при этом к нему следует прилагать документы (материалы), на основании которых он готовился, это облегчает работу руководителя и позволяет избежать вызова исполнителей. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет секретарь или работник канцелярии.

№ этапа	Входящие	Исходящие	Внутренние
	прием	составление проекта документа	составление проекта документа
	первоначальная обработка	согласование проекта, его визирование (при необходимости)	согласование проекта, его визирование (при необходимости)
	предварительное распределение и рассмотрение	подписание (и утверждение) документа	подписание (и утверждение) документа
	регистрация	регистрация	регистрация
	передача документов	отправка документа	передача исполнителям
	рассмотрение руководством или специалистом, проставление резолюций		подшивка документа в дело
	передача исполнителям
	исполнение резолюций
	отправка ответных документов и подшивка в дело

Из сводной таблицы видно, что маршруты прохождения внутренних документов на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапах исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы проходят через юридический отдел. Протоколы не требуют подготовки проекта. Докладные записки, справки поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Работа с КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ документами

К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие закрытую информацию.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 06.03.1997г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно ГК РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансовую, экономическую, научно-технологическую и иную, используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющим законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов на малых предприятиях осуществляется секретарем, на средних и крупных – начальником канцелярии.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить 3 условия:

1.  работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельных, специально для этого оборудованных помещениях. Доступ туда разрешается ограниченному числу сотрудников.
2.  выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше 1 рабочего дня) производится под роспись сотрудника.
3.  передача документов с грифом «секретно» или «конфиденциально» производится только с разрешения руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы хранят в запертых и опечатанных  несгораемых шкафах или сейфах (при необходимости: охрана, сигнализация).

По окончании рабочего дня конфиденциальные документы проверяются и сдаются на хранение. Если произошла утрата какого-либо из таких документов, то об этом сообщается ответственному руководителю немедленно.

Руководители подразделений обучают своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами.

Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Всех сотрудников обязаны предупредить о возможной уголовной, административной ответственности в соответствии с законодательством.

Работа с ПИСЬМАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ граждан.

PAGE  5

1. Анализ производственных фондов
2. Пояснительная записка Выполнил- студент группы ПСМ31 Климычев С.
3. политических блоков Антанты сформировался в 19041907 гг
4. Новогодняя метель За окном метель кружится стали белыми дома и узорами на стёклах в гости к
5. тематики и эконометрики МАТЕМАТИКА ПРАКТИКУМ по выполнению контрольных работ для студе
6.  Базовые структуры программирования Алгоритм ~ чёткое описание последовательности действий для реше
7. Бешенство.html
8. политическое движение в 6090е гг
9. Интуитивное и дискурсивное в процессе познания
10. Она писала в духе горных инженеров... (газета Екатеринбургская неделя
11. Хождение игумена Даниила
12. угнетаемыми Страны с высокими значениями дистанции власти- Россия арабские страны Индия и Китай
13. Мнемоника
14. Биоэтические проблемы врачебных ошибок
15. РЕФЕРАТ дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата медичних наук.2
16. варианты водоподготовительной установки [1] [2]- обычная схема водоподготовительной установки с катионирова
17. История главной улицы Владивостока
18. У новій базі даних потрібно створити таблицю Група
19. Понятие и особенности аграрных правоотношений, их элементы
20.  Если право личности субъективное право полномочие есть закрепленная в законе возможность лица в определе

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе