Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 9
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
государственная полярная академия
Кафедра « Менеджмента организации»
Силла Е.П.
Информационные технологии управления
Лабораторный практикум для студентов специальности 061100 (080507) Менеджмент организации
061000 (080504) Государственное и муниципальное управление
Санкт-Петербург
2007
Одобрен на заседании кафедры «Менеджмента организации»
протокол № от «__»_________.200_г.
Утверждены Методическим Советом ГПА,
протокол № от «__»_________.200_г.
Методические материалы разработаны на основе требований государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования второго поколения к содержанию и уровню подготовки выпускника по специальности 061100 (080507) Менеджмент организации и 061000 (080504) Государственное и муниципальное управление дневной и заочной форм обучения в соответствии с рабочей программой по курсу «Информационные технологии управления»
Составитель: кандидат военных наук Е.П.Силла
Рецензент: доктор экономических наук профессор Горбунов А.А.
2005 г.
Дисциплина «Информационные технологии управления» включена в блок специальных дисциплин, является дисциплиной учебного процесса и формирует знания в области теории и практики исследования систем управления предприятиями, о возможностях их модификации и перспектив развития, обеспечивающих высокий уровень подготовки специалистов по управлению предприятиями.
Ее актуальность и важность в образовательной программе обусловлены тем, что качество подготовки специалистов в существенной мере определяется пониманием студентами необходимости использования средств автоматизации управления предприятиями в сфере сервиса на всех этапах их функционирования. Поэтому преподавание дисциплины преследует следующие цели:
- сформировать методическую и организационную базу для эффективного становления высококвалифицированного специалиста по управлению предприятиями в сфере сервиса;
- привить представления об информационных ресурсах сферы сервиса и сервисных информационных технологиях;
- дать знания теоретических основ управления проектами в сфере сервиса и привить практические навыки по разработке проектов с использованием современного программного обеспечения.
Дисциплина «Автоматизация управления предпринимательской деятельностью» связана с математическими и естественнонаучными дисциплинами, методологией науки, а также с другими дисциплинами, преподавание которых базируется на использовании современных информационных технологий.
В результате изучения дисциплины студенты должны:
- иметь представления о формировании современного рынка информационных продуктов и услуг, а также – о системе подготовки специалистов по информационным системам в сфере сервиса;
- иметь представления о современных тенденциях развития современных технологий управления предприятиями;
- знать основные принципы построения корпоративных информационных систем;
- уметь уверенно работать в одной из интегрированных сред управления проектами и разрабатывать с их помощью проекты средней сложности;
- иметь навыки по установке и настройке программного обеспечения одного из вариантов систем управления проектами (в частности MS Project).
Таблица 3
|
№п/п |
Часы |
Темы |
Решаемые задачи |
|
1 |
6 |
Лабораторная работа №1 Тема: «Формулирование цели и разработка базового календарного плана проекта» |
6.Разработка базового календаря. |
|
2 |
6 |
Лабораторная работа №2 Тема: «Ввод работ и создание графика работ» |
1.Ввод работ в программу Microsoft Project. 2.Установление связей между работами. 3.Создание множественных связей. 4.Создание графика работ. |
|
3 |
6 |
Лабораторная работа №3 Тема: «Выявление критического пути и создание структуры графика работ» |
1. Оформление графика работ и просмотр критического пути 2. Форматированная диаграмма. 3. Группировка работ или создание структуры графика работ. |
|
4 |
6 |
Лабораторная работа №4 Тема: «Ввод таблицы ресурсов и назначение работ» |
1. Ввод таблицы ресурсов 2. Назначение людских ресурсов на каждую работу 3. Назначение материальных ресурсов на каждую работу 4. Изменение длительность работ при назначении дополнительных ресурсов в зависимости от типа работ. |
|
5 |
6 |
Лабораторная работа №5 Тема: «Просмотр информации о проекте и решение проблемы перегрузки ресурсов» |
1. Отрабатывание навыков просмотра информации в проекте 2. Использование сетевого графика выполнения работ 3. Решение проблемы перегрузки ресурсов |
|
6 |
4 |
Лабораторная работа №6 Тема: «Оптимизации графика работ» |
1. Способы оптимизации графика работ 2. Вывод информации о проекте на печать 3. Предварительный просмотр проекта |
Тема № 2: «Автоматизированные системы управления предприятием »
Цель: Приобрести практические навыки в использовании интерфейса и методологии программы Microsoft Project при разработке календарного плана выполнения проекта.
Отрабатываемые вопросы:
1. Выбор варианта разрабатываемого проекта.
2. Формулирование цели проекта.
3.Формулирование перечня задач, которые должны быть выполнены в процессе реализации проекта.
4. Определение длительности выполнения каждой задачи.
5. Определение необходимых ресурсов, для выполнения каждой задачи
6. Знакомство с графической средой и методологией программы Microsoft Project
7. Разработка базового календаря.
Организационно – методические указания
|
Номер варианта |
Тема проекта |
Примечание |
|
|
Разработка информационного (рекламного) Web-сайта организации по продаже строительных материалов |
|
|
|
Создание туристической фирмы |
|
|
|
Создание торгового предприятия |
|
|
|
Создание агентства недвижимости |
|
|
|
Создание автосервисного предприятия |
|
|
|
Создание швейной мастерской |
|
|
|
Выполнение дипломной (выпускной) работы |
|
|
|
Создание проекта в шоу-бизнесе |
|
|
|
Подготовка к участию в конференции |
|
|
|
Инициативная тема |
Согласовывается с преподавателем |
Выбор темы проекта должен быть ориентирован на Вашу специальность или специфику Вашей работы. Не допустимо использования примера из данного методического пособия. При выборе проекта необходимо дать характеристику создаваемого предприятия. Характеристика предприятия должна содержать:
1. Дается общая характеристика объекта проектирования (предприятия, группы компаний), его сфер деятельности и состояния целевого рынка. Представляются сведения о масштабах деятельности предприятия, его основных экономических результатах и управленческих параметрах. Определяются географические границы и структура целевого рынка, описывается механизм его функционирования и взаимосвязь с другими рынками товаров и услуг. Выделяются наиболее значимые сегменты. В качестве источников информации используются: теоретическая литература, конъюнктурные обзоры, статьи, справочные издания, в т.ч. в Интернет.
2. Анализируется состояние и динамика факторов макросреды (экономической, технологической, демографической, экологической, научно-технической и др.). В ходе анализа (SWOT-анализа) необходимо выявить наиболее значимые факторы, влияющие на управление, продемонстрировать механизм их действия, тенденции развития системы управления. Целесообразно сформулировать основные факторы успеха, стратегические приоритеты, обеспечивающие достижение конкурентных преимуществ.
3. Исследуется состояние и динамика микросреды:
- состав и структура потребителей, особенности их поведения на рынке; объемы, структура и периодичность закупок, характер потребления;
- состав и деятельность основных конкурентов, включая распределение рыночных долей, оценку интенсивности конкуренции, измерение и сопоставление конкурентоспособности предлагаемой продукции, используемых маркетинговых приемов и стратегий конкуренции;
- состав и структура поставщиков и посредников, особенности их взаимодействия с производителями (продавцами) продукции;
- ключевые факторы микросреды, способствующие успеху на рынке и возможные направления их изменения.
4. Анализируется управленческая деятельность выбранной компании:
- ассортиментное предложение товаров и услуг со стороны анализируемого предприятия, тенденции сбыта в различных сегментах рынка;
- влияние продаж на финансовое положение, основные источники, формирующие прибыль, платежеспособность предприятия и динамика его активов;
- ценовая политика предприятия в различных ассортиментных группах и сегментах рынка, эластичность спроса по ценам и доходу, особенности динамики цены, основные тенденции изменения цен;
- организация каналов распределения продукции, деятельность службы сбыта, систем товародвижения, оптовых и розничных структур, эффективность распределения продукции;
- стимулирование продаж в ценовой и ценностной формах: реклама, персональные продажи, PR-программы, краткосрочное стимулирование продаж, стимулирование закупок со стороны торговых организаций, стимулирование продавцов продукции.
5. Разрабатывается аналитическое резюме, в котором обобщаются результаты анализа и предлагаются основные направления устранения имеющихся недостатков, совершенствования действующей или создание новой системы управления маркетинговыми операциями. Аналитическое резюме является не только завершающим документом по аналитической части проекта. Оно также должно обосновать и доказать целесообразность разработки проектных решений, их экономическую обоснованность.
2.Формулирование цели проекта
В основе формулирования проекта лежат три элемента:
Цель проекта - его результат, на достижение которого направлены усилия исполнителей. Для того, чтобы поставить цель проекта, руководитель, как это ни парадоксально, должен начать с конца - определить тот конечный результат, который должен быть получен
Цели каждой части проекта должны быть подчинена общей цели проекта. Иными словами, каждый проект может быть разделен на ряд подпроектов, цели которых составляют иерархию целей.
Цель проекта. Конечный результат, выход, продукция, определяемая в терминах затрат, качества и времени реализации.
В формулировке целей должно найти отражение изменение конечных результатов деятельности компании после внедрения проекта, так как совершенствование управления не является самоцелью. Эти изменения могут быть представлены как в количественной, так и в качественной форме.
Основание для разработки проекта.
В данном разделе необходимо обобщить основные выводы, полученные в ходе анализа, структурировать их, показать взаимосвязь и взаимовлияние. Целесообразно использование структуры выводов, представленной в виде "дерева", где с помощью направленных линий показано влияние различных факторов на конечные результаты деятельности компании.
В качестве формального основания для разработки проекта может служить заказ предприятия, хозяйственный договор. Базой для разработки является проведенный анализ, а также прогрессивный опыт решения аналогичных задач маркетинга в России и за рубежом.
Состав (перечень) проектных решений.
Необходимо четко сформулировать, какие проектные решения будут разработаны. Они могут быть сгруппированы по отдельным службам, видам маркетинговой деятельности, ассортиментным группам товаров, сегментам рынка, периодам развития и т.п. Данный раздел задает структуру проектной части дипломного проекта, поэтому должен быть предельно ясным и конкретным.
Экономическая целесообразность разработки проекта.
Приводятся факторы и источники экономии в результате внедрения проекта, направления вложения финансовых средств, делаются предварительные выводы относительно экономической значимости проекта.
3.На основе декомпозиции цели определите объем проекта
Объем проекта - это все работы по проекту, которые должны быть выполнены. Объем проекта включает задачи, которые должны быть выполнены в процессе реализации проекта.
Задачи оформляются в спецификацию проекта, в которой в письменном и графическом виде приводится информация, используемая для определения результатов и сопутствующих условий. Количество задач сформулированных в проекте должно быть не меньше 15.
4.Определите длительность каждой работы.
Для каждого вида перечисленных работ необходимо указать предполагаемую продолжительность.
На этапе подготовки к созданию проекта используйте текстовый редактор Word. Описание видов работ и их предполагаемой длительности может выглядеть следующим образом. Рассмотрим пример создания проекта, цель которого - выпуск рекламного буклета для выставки.
|
№ |
Название работы |
Предполагаемая длительность |
|
1 |
Разработка содержания |
5 дней |
|
2 |
Разработка эскизов иллюстраций |
3 дня |
|
3 |
Написание текста |
14 дней |
|
4 |
Создание иллюстраций |
7 дней |
|
5 |
Литературное редактирование |
4 дня |
|
6 |
Верстка |
5 дней |
|
7 |
Разработка макета обложки |
8 дней |
|
8 |
Корректура |
4 дня |
|
9 |
Цветоделение |
3 дня |
|
…. |
………… |
…….. |
|
15 |
Сдача в типографию |
1 день |
5.Определение необходимых ресурсов
Далее следует определить, какие ресурсы и в каком количестве будут использоваться при выполнении различных работ, а также их стоимость.
Перечень ресурсов будет выглядеть примерно так. На выполнение каждой задачи необходимо выделить не менее 2-х единиц ресурса.
|
№ |
Ресурс |
Количество человек/единиц оборудования |
Оплата/затраты |
|
1 |
Писатель |
2 |
3000 р. |
|
2 |
Редактор |
1 |
70 р./день |
|
3 |
Художник |
3 |
50 р./дснь |
|
4 |
Верстальщик |
2 |
50 р./дснь |
|
5 |
Корректор |
3 |
50 р./день |
|
6 |
Менеджер |
1 |
100 р./день |
|
7 |
Компьютер |
4 (для писателя, художника, верстальщика, менеджера) |
|
6. Знакомство с графической средой и методологией программы Microsoft Project
5.1.Запуск программы Microsoft Project.
Нажмите кнопку Пуск на Панели задач. На экране появится основное меню Windows
Выберите команду меню Программы/Microsoft Office/Microsoft Office Project. На экране появится сначала кратковременная заставка, а затем рабочее окно программы с открытым диалогом, который предлагает возможности быстрого ознакомления с программой:
По умолчанию при первом запуске Microsoft Project устанавливается режим диаграммы Гантта, который используется для составления списка и графика работ. В этом режиме окно проекта делится на две панели: левая отображает информацию в виде таблицы, а правая - в виде горизонтальных полосок-диаграмм на временной шкале.
5.2. Создание проекта
Используя методологию программы Microsoft Project, разработайте календарный план выполнения проекта
5.2.1.Задание имени проекта
Нажмите кнопку на панели инструментов. Название проекта в заголовке окна программы изменится на Проект2. На экране появится диалог Информация о проекте для «Проект 2». Заполните все предлагаемые поля.
5.2.2. Установка даты начала проекта
В открывающемся списке Начальная дата следует установить дату начала проекта. По умолчанию здесь предлагается текущая дата. При необходимости начальную дату в любой момент можно будет изменить, выбрав команду меню Проект/Информация о проекте.
В поле открывающегося списка Текущая дата выводится текущая дата. Вы можете изменить ее при необходимости. В открывающемся списке Календарь можно выбрать один из типов предлагаемых программой календарей: Стандартный (Календарь проекта), Суточный, Ночные смены.
7.Настройка базового календаря
Прежде чем мы начнем вводить в проект исходную информацию, следует сделать изменения в базовом календаре, который Microsoft Project использует по умолчанию.
В нашем проекте рабочая неделя должна начинаться с понедельника.
Финансовый год должен начинаться с января.
Рабочий день должен начинаться в 9:00 и заканчиваться в 18:00.
Теперь мы должны указать программе нерабочие, праздничные и сокращенные предпраздничные дни, чтобы график выполнения работ автоматически создавался с учетом таких дней.
Для решения поставленной задачи можно было бы отредактировать указанный в открывающемся списке Для стандартный календарь проекта. Но мы поступим несколько иначе, создав новый календарь.
В новом календаре отметим праздничные дни как нерабочие.
Предпраздничный день должен быть сокращенным.
Как вы помните, при создании нового проекта в диалоге Информация о проекте для «Проект2» мы не изменяли установленный по умолчанию календарь Стандартный. Теперь же, когда у нас есть новый календарь, следует подключить его к нашему проекту для того, чтобы Microsoft Project составлял график работ, основываясь на нем.
Теперь следует выделить на панели диаграммы праздничные дни, чтобы отображать их как нерабочие. Для этого выполните следующие шаги.
Прежде чем продолжать создание проекта, его следует сохранить.
Итак, мы выполнили все подготовительные операции по созданию нового проекта и настройке базового календаря.
Отчёт выполняется в MS Word и сдается преподавателю в электронном или напечатанном виде.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение технологического процесса, технологической операции.
2. Назовите способы записи технологических процессов.
3.Перечислите типовые технологические процессы.
4.Что такое цель проекта, какие проблемы возникают при формировании цели проекта?
5.Перечислите функции программы Microsoft Project.
6.Назначение базового календаря проекта.
7.Цель настройки базового календаря
8.Формы представления календарного плана выполнения проекта.
9.Назовите программные средства автоматизации процесса управления предприятием.
Тема: «Корпоративные информационные системы »
Цель: Приобрести практические навыки в использовании интерфейса и методологии программы Microsoft Project при реализации технологии интеллектуальной поддержки принятия управленческих решений.
Отрабатываемые вопросы
1.Ввод работ в программу Microsoft Project.
2.Установление связей между работами.
3.Создание множественных связей.
4.Создание графика работ.
Организационно – методические указания
Исходными данными для данной лабораторной работы является таблица с перечнем работ по выполнению проекта разработанная при выполнении Лабораторной работы №1.
Например
|
№ |
Название работы |
Предполагаемая длительность |
|
1 |
Разработка содержания |
5 дней |
|
2 |
Разработка эскизов иллюстраций |
3 дня |
|
3 |
Написание текста |
14 дней |
|
4 |
Создание иллюстраций |
7 дней |
|
5 |
Литературное редактирование |
4 дня |
|
6 |
Верстка |
5 дней |
|
7 |
Разработка макета обложки |
8 дней |
|
8 |
Корректура |
4 дня |
|
9 |
Цветоделение |
3 дня |
|
10 |
Сдача в типографию |
1 день |
1.Ввод работ.
Для ввода работ необходимо.
Как только вы начнете ввод, будет активизирована строка ввода, в которой отобразится вводимая в ячейку информация. В левой части этой панели появятся две кнопки. Левая используется для отказа от введенной информации, а правая для завершения ввода информации. Далее мы также будем использовать слово «зафиксировать» для обозначения окончания ввода информации в ячейки таблицы.
Как только любая ячейка в поле (Длительность) выделяется, в ней появляется счетчик , с помощью которого можно изменить продолжительность работы.
Теперь увеличим ширину левой панели диаграммы Гантта, переместив ее правую границу, чтобы видеть соседние поля.
Справа от поля (Длительность) вы теперь видите два поля - (Начало) и (Конец), в которых отображаются даты начала (Пятница, 3 марта 2005 года) и окончания (Четверг, 9 марта 2005 года) указанного нами вида работ (Рис. 1).
Рис. 1. Таблица диаграммы Гантта с датами начала и окончания работ
Как видите, на основании введенной продолжительности работы Разработка содержания - 5 дней - Microsoft Project вычислил календарную дату окончания этого вида работ и при этом учел два выходных дня - 4 и 5 марта 2005 года.
На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизонтальная полоска диаграммы с общей длиной 7 календарных дней (5 рабочих + 2 выходных).
Если же необходимо выполнять работу и в выходные дни, то ее длительность нужно указать несколько иначе. Чтобы увидеть - как, мы сначала скопируем работу Разработка содержания в буфер обмена, а затем вставим ее во второй строке таблицы.
Теперь в поле (Конец) во второй строке указывается более ранняя дата окончания этого вида работ, а на диаграмме справа горизонтальная полоска-работа имеет длину ровно 5 дней.
Продолжительность работы в поле (Длительность) можно вводить в различных единицах: в неделях: 2; в днях: 3; в часах: 5; в минутах: 45.
Вы можете изменить дату начала любого вида работы.
Рис. 2. Календарь - Март 2000
Изменить дату начала работы можно также, перемещая полоску-работу на панели диаграммы. Посмотрим, как это делается.
Рис. 3. Информационное окно работы при изменении даты начала работы
Подобным же образом можно изменить длительность любой работы.
Таким образом, Microsoft Project предоставляет разнообразные возможности для установки начальной и конечной дат каждого вида работ и их продолжительности. Любую работу в случае необходимости можно удалить.
На диаграмме Гантта можно создавать так называемые контрольные точки, которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности.
Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно как на Рис. 4.
Рис. 4. Заполненная таблица работ
При каждом последующем сохранении проекта на экране будет появляться диалог (Мастер плана) с предложением сохранить базовый план проекта.
Базовый план представляет собой оригинальный проектный план, который используется для отслеживания хода выполнения проекта. Создав базовый план, вы сможете сравнить текущую информацию с плановой и оценить изменения. Базовый план следует сохранять, когда создание проекта закончено и вы переходите к этапу его выполнения.
Поэтому в настоящий момент сохранять базовый план не следует.
При всех последующих сохранениях проекта мы будем сохранять его без базового плана. И только когда создание проекта будет закончено, мы сохраним также и базовый план.
2. Создание графика работ
Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий работ - создание графика работ. Пока что все виды работ начинаются с даты начала проекта - 3 марта 2005 года. Но это, как вы понимаете, неправильно. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. Например, верстка не может начаться прежде, чем будет написан текст и созданы все иллюстрации, а корректура должна выполняться только после окончания верстки. Некоторые виды работ могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и написание текста.
В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться. Существует четыре типа возможных связей:
Рассмотрим, как устанавливаются связи между работами:
Рис. 5 Завершение к началу
Как уже указывалось выше, этот тип связи означает, что работа Написание текста будет начинаться после окончания работы Разработка содержания. Это наглядно показано на диаграмме, где левый край горизонтальной полоски-работы Написание текста находится на одной вертикальной линии с правым краем полоски-работы Разработка содержания, а стрелка, направленная от конца полоски-работы Написание текста к началу - Разработка содержания, указывает тип связи (Завершение к началу). Этот тип связи Microsoft Project устанавливает по умолчанию.
Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена.
Теперь установим связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от порядка выбора работ:
Рис. 6. Неправильно созданная связь
Но теперь работа Разработка содержания будет начинаться только после окончания работы Написание текста. Как видите, вид установленной связи зависит от порядка выделения работ. Конечно же, эта связь неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить:
Создадим связь между видами работ Разработка содержания и Разработка иллюстраций.
Эти виды работ должны заканчиваться одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить.
В верхней части диалога указаны названия работ, между которыми установлена связь, а в поле открывающегося списка (Тип) - тип этой связи. В данном случае - (Завершение к началу). При необходимости вы можете удалить эту связь нажатием кнопки Delete (Удалить).
Рис. 7. Связь Конец с концом
Проверим, будут ли указанные виды работ заканчиваться к одному и тому же времени, если изменить длительность одной из них.
Щелкните мышью на поле (Длительность) в строке с работой Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку.
Теперь рассмотрим еще один способ создания множественных связей.
Рис. 8. Вкладка Предшествующие диалога (Информация о работе)
В верхней части диалога в поле ввода (Имя) указано название выбранной работы - Написание текста. Справа от него, в поле открывающегося списка (Длительность) - ее продолжительность - (14 дней). В нижней части диалога находится таблица.
Некоторые виды работ должны выполняться с задержкой или опережением по отношению к предшествующим. Например, следующая операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой на время, необходимое для полного высыхания краски. Или, в нашем проекте, Создание иллюстрации может начинаться не после Написания текста, а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70%. Установим эту связь.
Знак «минус» здесь означает, что Создание иллюстраций должно начинаться с 30% опережением, т.е. когда предыдущая работа - Написание текста - будет выполнена на 70%.
В этом поле время задержки можно вводить также в любых других допустимых единицах, например: (1 неделя), (3 дня), (2 часа) (30 минут).
Работа Литературное редактирование должна начинаться после окончания Написание текста.
Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций. Эта связь множественная. Посмотрим, как ее установить.
Остальные связи установите самостоятельно.
Создание графика работ закончено. Но установленный по умолчанию масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб нужно уменьшить.
Если же вам не удается полностью отобразить всю диаграмму на правой панели, сделайте следующее.
Установите переключатель (Введенный проект) и закроите диалог, нажав кнопку ОК. Теперь диаграмма полностью отображается на правой панели.
Созданный график работ будет выглядеть примерно как на Рис. 9.
Рис. 9. Созданный график работ
Мы познакомились с приемами создания графика работ и научились устанавливать связи различных типов. Наша очередная задача - сделать график работ более наглядным.
Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде.
Контрольные вопросы
Тема: « Технологии интеллектуальной поддержки принятия управленческих решений»
Цель: Приобрести практические навыки в использовании программы Microsoft Project при выявление критического пути и создание структуры графика работ
Отрабатываемые вопросы
1. Оформление графика работ и просмотр критического пути
2. Форматирование диаграммы выполнения проекта.
3. Группировка работ или создание структуры графика работ.
Организационно – методические указания
1.Оформление графика работ и просмотр критического пути
Большинство видов работ в типичном проекте имеют тенденцию некоторого замедления. В связи с этим все работы можно разделить на две группы. К первой группе относятся такие виды работ, задержка выполнения которых не оказывает серьезного влияния на дату окончания проекта. В отличие от них вторая группа включает работы, задержка выполнения которых может повлиять на дату окончания проекта. Такие работы называются критическими.
Группа критических работ, выполнение которых определяет срок окончания проекта, называется критическим путем. Другими словами, критический путь состоит из взаимосвязанных работ, задержка выполнения каждой из которых может отодвинуть дату окончания проекта.
Microsoft Project определяет критический путь на основании установленных связей и длительности работ. Просмотрев его, вы можете внести необходимые коррективы в проект: изменить продолжительность отдельных видов работ, их связи и т. д.
Критический путь на диаграмме может быть наглядно отображен в процессе автоматического форматирования, выполняемого Мастером диаграммы Гантта, который запускается нажатием кнопки на панели инструментов (Стандартная).
Но мы отформатируем наш проект и определим критический путь вручную. Это позволит нам лучше изучить возможности программы.
Начнем с форматирования таблицы. Сначала отформатируем названия контрольных точек.
Скопируем установленные элементы форматирования для контрольной точки Завершение проекта.
Теперь выделим в таблице красным цветом, увеличенным размером и курсивным начертанием названия видов работ, образующих критический путь.
В поле списка (Размер) выберите 10.
Теперь критический путь нужно отобразить на диаграмме.
В верхней части диалога выводится таблица, в которой содержится информация о том, как будут отображаться на диаграмме различные элементы проекта: полоски-работы, контрольные точки и др. В нижней части диалога находятся две вкладки - (Текст) и (Полоски). С помощью вкладки (Текст) можно указать, какие текстовые показатели будут выводится на диаграмме, а вкладка (Полоски) позволяет изменять форму, узор, цвет различных элементов диаграммы.
Чтобы отобразить на диаграмме критический путь, мы вставим в таблице новую строку для критических работ.
Рис.10. Диалог (Стили диаграммы)
В этой ячейке отобразится внешний вид элемента диаграммы, указанного в поле (Название). В данном случае это - Критический путь. Заменим черный цвет, предлагаемый по умолчанию, на красный.
Теперь на диаграмме критический путь будет отображаться красным цветом, а некритические работы - синим. В заключение изменим цвет символов, отображающих контрольные точки на диаграмме, на бирюзовый.
Рис. 11. Отформатированная диаграмма
Вы можете также выбрать форму символа в открывающемся списке (Форма) и тип (Пунктирный), (Контурный), (Твердый) - в открывающемся списке (Тип).
Теперь на диаграмме красным цветом четко выделяется критический путь, синим - некритические работы, бирюзовым - контрольные точки.
Созданные нами таблица и диаграмма понятны и наглядны. Однако для больших проектов простого оформления будет недостаточно. В этом случае применяют объединение работ в группы.
2. Группировка работ или создание структуры графика работ
Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов работ Microsoft Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой работы в группы. Это сделает проект более наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче.
В этом опыте мы разделим наш проект на этапы, объединив отдельные виды работ в группы.
В создаваемом нами проекте можно выделить три этапа: планирование, подготовка материалов и подготовка к печати. Введем названия этих этапов в поле (Название работы) таблицы.
Первый этап - Планирование - объединяет два вида работ: Разработку содержания и Разработку эскизов иллюстраций. Поэтому поместить название этапа нужно перед первой из них.
Заметьте, пустая строка всегда вставляется перед текущей.
Второй этап - Подготовка материалов - включает три вида работ: Написание текста, Создание иллюстраций и Литературное редактирование. Название этапа вставим перед работой Написание текста.
Последний этап - Подготовка к печати - объединяет пять видов работ: Верстка, Разработка макета обложки, Корректура, Цветоделение, Сдача в типографию. Название этого этапа нужно вставить перед названием работы Верстка.
Теперь нужно указать Microsoft Project, какие работы к какому этапу следует отнести. Для этого сначала выделим работы первого этапа.
Выделенные в таблице названия работ будут сгруппированы. При этом их названия сместятся вправо, а название этапа - Планирование отобразится полужирным начертанием и черным цветом. Слева от названия этапа появится значок с символом • (минус), который означает, что в данный момент все виды работ этого этапа отображаются на экране. В поле (Длительность) появится информация о продолжительности данного этапа - (5 дней), которую Microsoft Project определяет на основании длительности отдельных видов работ, включенных в этот этап.
На диаграмме появится новый элемент в виде черной полосы с треугольными зубьями на концах, который обозначает этап проекта (Рис. 12).
Рис. 12. Созданная структура работ
Теперь выделим работы второго этапа - Подготовка материалов.
Объединение выбранных видов работ в группу выполним другим способом.
Рис. 13. Созданная структура работ
В структуре вы можете скрыть или показать виды работ, входящих в тот или иной этап.
Работы этапа Подготовка материалов можно скрыть другим способом.
Рис.14. Диаграмма со скрытыми работами всех этапов
Таким образом, сгруппировав работы, мы разделили проект на несколько этапов, благодаря чему он стал более наглядным и легким в управлении.
файл с расширением .mpp, содержащий:
Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде.
Контрольные вопросы
Тема: «Ввод таблицы ресурсов и назначение работ»
Цель: Приобрести практические навыки в использовании программы Microsoft Project при управлении материальными и людскими ресурсами, при реализации проекта
Отрабатываемые вопросы
1. Ввод таблицы ресурсов
2. Назначение людских ресурсов на каждую работу
3. Назначение материальных ресурсов на каждую работу
4. Изменение длительность работ при назначении дополнительных ресурсов в зависимости от типа работ.
Организационно – методические указания
1. Ввод таблицы ресурсов
Любой проект, в том числе и наш, для своей реализации требует ресурсов. Управление проектом будет более эффективным, если каждому виду работ назначить необходимые ему ресурсы, использование которых позволит планировать стоимость работ более точно.
Но прежде чем назначить ресурсы отдельным видам работ, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количествах и стоимости. Это значительно облегчит следующую задачу назначения ресурсов.
2. Назначение людских ресурсов на каждую работу
Мы заполним эту таблицу информацией только о людских ресурсах без учета оборудования, предполагая, что необходимое для данного проекта оборудование имеется.
В поле (Инициалы) отображаются инициалы ресурса. Это - его сокращенное название. В поле Group (Группа) можно указать, к какой группе относится ресурс по специальности, например, каменщики, или по производственному статусу, например, временные рабочие.
В поле (Максимальное количество единиц) указывается максимальное количество единиц данного ресурса в процентах. Например, если на сварочных работах занято 3 сварщика, то максимальное количество единиц данного ресурса составит 300%. В нашем проекте работу по написанию текста должен выполнять один писатель. Поэтому максимальное количество единиц должно составлять 100%.
В следующих двух полях (Тарифная ставка) и (Сверхурочная ставка) следует указать соответственно повременную и сверхурочную повременную тарифные ставки. Но так как в нашем проекте работа писателя оплачивается после ее выполнения, то данные в этих полях, предлагаемые по умолчанию, изменять не надо, а в поле (Стоимость) следует ввести общую сумму, которая причитается писателю за выполненную работу - 3000 рублей.
По умолчанию Microsoft Project распределяет стоимость ресурсов каждого вида работ пропорционально проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако в списке (Распределение) можно выбрать и другие методы распределения стоимости: (Начало) и (Конец), при которых выполненная работа оплачивается соответственно перед началом или после окончания ее выполнения. Например, если для выполнения работ необходимо приобрести компьютер, то, очевидно, его стоимость должна быть распределена в начало этих работ.
Во второй строке таблицы введем информацию о ресурсе Редактор.
Ввод сверхурочной тарифной ставки позволит предусмотреть возможность использования сверхурочных работ при возникновении необходимости.
Заполненная таблица ресурсов будет выглядеть как на Рис. 15.
Рис. 15. Заполненная таблица ресурсов
3. Назначение людских и материальных ресурсов на каждую работу
Теперь, когда таблица ресурсов составлена, назначение ресурсов отдельным видам работ не представляет особой сложности.
Рис.1621. Диалог (Назначить ресурсы)
Большую часть окна диалога занимает таблица, в поле (Название) которой перечислены ресурсы из таблицы ресурсов.
Выделенная нами работа Разработка содержания будет выполняться менеджером и писателем. Назначим ей соответствующие ресурсы. Первый из них - Писатель - в таблице диалога (Назначить ресурсы) уже выделен.
На диаграмме Гантта справа от горизонтальной полоски-работы Разработка содержания появятся названия ресурсов, назначенных этому виду работ.
Если назначаемый ресурс будет использоваться частично - неполный рабочий день, то в поле (Единицы) следует указать число, меньшее 100%. Если же какой-либо вид работ будет выполняться несколькими работниками, например, тремя писателями, то количество единиц одноименных ресурсов для него будет больше 100%. Для данного примера - 300%.
Следующий вид работ - Разработка эскизов иллюстраций - будут выполнять менеджер и художник. Назначим соответствующие ресурсы.
Остальные ресурсы назначьте самостоятельно с учетом того, что:
Когда всем видам работ ресурсы будут назначены, нажатием кнопки (Закрыть) закройте диалог (Назначить ресурсы). Диаграмма примет вид, как на Рис.17.
Рис. 17. Диаграмма после назначения ресурсов
Microsoft Project определяет дату окончания проекта, используя даты окончания каждого вида работ, которые зависят от их длительности. Длительность каждой работы определяется по формуле:
Длительность = Объем работы / Количество единиц ресурсов.
Когда вы для некоторой работы добавляете или удаляете людские ресурсы, Microsoft Project увеличивает или сокращает длительность этого вида работ в соответствии с увеличением или уменьшением количества единиц ресурсов. Общий же объем работ при этом не изменяется. Такое планирование называется принудительным и используется Microsoft Project по умолчанию при назначении ресурсов.
В некоторых случаях бывает необходимо использовать другой метод планирования, при котором добавление или удаление ресурсов будет изменять общий объем данной работы. Например, при добавлении людских ресурсов какой-либо работе ее объем будет увеличиваться. В таких случаях принудительное планирование следует отключить, сбросив флажок (Принудительное планирование).
Необходимо обратить внимание на то, что при выключенном принудительном планировании объем работы будет изменяться только при удалении или добавлении новых ресурсов, но не при изменении количества единиц уже назначенных ресурсов. В версиях Microsoft Project болев ранних, чем Microsoft Project 98 принудительное планирование не применялось.
Для всех работ принудительное планирование можно выключить, выбрав команду меню (Инструменты • Параметры). В появившемся диалоге (Параметры) следует перейти на вкладку (План) и сбросить флажок (Принудительное планирование для новых работ).
В поле открывающегося списка (Тип работы) вкладки (Прочие) диалога (Информация о работе) указан тип работы (Фиксированные единицы), установленный по умолчанию. В этом случае при назначении работе дополнительных единиц ресурсов длительность данного вида работ пропорционально сократится.
Проверим это.
Рис.18. Вкладка (Ресурсы) диалога (Информация о работе)
В поле (Название ресурса) таблицы в нижней части диалога указано название ресурса - Писатель, назначенного выделенной работе Написание текста, а в поле (Единицы) - количество единиц этого ресурса -100%.
Если же работе назначить другой возможный тип - (Фиксированная длительность), то при добавлении ресурсов общая продолжительность работы не изменится, а уменьшится объем работ, выполняемый каждой единицей (каждым работником).
Убедимся в этом.
Как видите, продолжительность работы Написание текста при назначении ей тип (Фиксированная длительность) не изменилась и осталась равной 7 дням.
При назначении работе третьего возможного типа - (Фиксированный объем работ) и увеличении количества единиц ресурсов, продолжительность работы будет сокращена. Проверим это.
Обратите внимание, что при назначении работе этого типа флажок (Управляемое возрастание) становится недоступным.
Длительность выделенного вида работ в поле (Длительность) отобразится в виде #########. Это значит, что информация не помещается в ячейке. В таких случаях ширину колонки следует увеличить.
Для увеличения ширины колонки можно также дважды щелкнуть мышью на границе ячейки в заголовке столбца. Теперь продолжительность работы Написание текста видна: она уменьшилась до 5,25 дней.
Мы завершили еще один важный этап создания проекта, назначив ресурсы каждому виду работ и проверив на практике, как изменяется длительность работ при назначении дополнительных - ресурсов в зависимости от типа работ.
файл с расширением .mpp, содержащий:
Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде.
Контрольные вопросы
Тема: «Просмотр информации о проекте и решение проблемы перегрузки ресурсов»
Цель: Приобрести практические навыки в использовании программы Microsoft Project при просмотре информации о проекте и решение проблемы перегрузки ресурсов
Отрабатываемые вопросы
1. Различные виды просмотра информации в проекте
2. Использование сетевого графика выполнения работ
3. Решение проблемы перегрузки ресурсов
4. Изменение количества единиц ресурсов, назначаемых на каждую работу
Организационно – методические указания
1. Различные виды просмотра информации в проекте
Создание нашего проекта подходит к концу. В следующих опытах мы еще рассмотрим проблемы использования ресурсов и способы оптимизации графика работ, а пока остановимся на способах просмотра информации.
Microsoft Project способен сохранять огромное количество информации -гораздо большее, чем он может одновременно отобразить на экране. Поэтому программа предлагает различные режимы представления информации в разных форматах, позволяющих значительно облегчить ее восприятие. Каждый раз при работе с Microsoft Project вы можете использовать различные виды, или режимы. В большинстве из них можно просмотреть, ввести и отредактировать информацию. По умолчанию и чаще всего используется режим диаграммы Гантта, который представляет наиболее важную информацию о работах в виде легко редактируемой таблицы и наглядной диаграммы. С этим режимом мы уже детально познакомились. Теперь рассмотрим другие наиболее важные возможности просмотра.
2. Использование сетевого графика выполнения работ
Этот режим отображает работы и зависимости между ними в виде сетевого графика. Каждый вид работы здесь представлен прямоугольником, а стрелки, соединяющие эти прямоугольники, символизируют связи между работами.
Внутри каждого прямоугольника указано название работы, ее порядковый номер в таблице, длительность, даты начала и окончания.
Рис. 19. Режим ПЕРТ-диаграммы
ПЕРТ-диаграмма может использоваться для:
Вы можете изменить внешний вид ПЕРТ-диаграммы в соответствии со своими требованиями или создать собственную ее версию. При сохранении проекта эта версия также будет сохранена. Microsoft Project предоставляет широкие возможности для настройки ПЕРТ-диаграммы, которые позволят:
Следующий важный режим • использование работ.
В этом режиме рабочее окно программы состоит из двух панелей. В левой панели отображается таблица со структурированным списком работ, под каждым из которых указываются назначенные ему ресурсы. Для каждого вида работ и ресурса в соседних колонках выводится объем работ в часах, длительность, даты начала и окончания работ.
На правой панели выводится таблица-календарь, в которой указаны объемы работ в часах для каждого ресурса и вида работ на каждый рабочий день проекта.
На ваших экранах эти данные, вероятно, не видны, так как по умолчанию Microsoft Project отображает календарь, начиная с текущей недели.
В режиме использования работ вы можете:
Так же, как и для ПЕРТ-диаграммы и диаграммы Гантта, Microsoft Project позволяет в широких пределах изменять характер отображения информации на экране и в режиме использования рабо.
Рассмотрим еще один режим просмотра - график ресурсов.
Рис. 20. График ресурсов
График ресурсов отображает на временной шкале информацию о распределении, объемах работ и стоимости ресурсов.
Рабочее окно программы разделено на две панели. На левой отображается название ресурса, а на правой - диаграмма использования этого ресурса в выбранном масштабе времени.
Диаграмму для каждого следующего ресурса можно отобразить, используя горизонтальную полосу прокрутки левой панели. С помощью графика ресурсов можно:
В заключение обсудим возможности режима использования ресурсов
Как и в предыдущих режимах, рабочее окно делится на две панели. В левой панели выводится таблица со структурированным списком ресурсов и работ, которым эти ресурсы назначены. Здесь же, в колонке (Объем работ) указано общее количество рабочих часов для каждого ресурса и каждого вида работ.
Рис. 21. Использование ресурсов
На правой панели, в таблице-календаре отображаются ежедневные объемы работ в часах для каждого ресурса и вида работ.
Режим использования ресурсов позволяет:
Обратите внимание на то, что на панель режимов выводятся кнопки не всех доступных возможностей просмотра.
Чтобы просмотреть проект в режимах, кнопки которых отсутствуют, нажмите кнопку (Другие режимы) на панели режимов. На экране появится диалог (Другие режимы), в котором вы можете выбрать любой доступный режим просмотра и нажать кнопку (Применить).
Вы можете самостоятельно посмотреть на созданный проект в других режимах. После этого переходите к выполнению следующего опыта.
3. Решение проблемы перегрузки ресурсов
Просматривая проект в режиме использования ресурсов, вы, вероятно, обратили внимание на то, что ресурс - Менеджер выделен в таблице красным цветом, а в информационном поле 1 он отмечен специальным значком (Рис. 45).
Ресурс считается перегруженным, если ему назначен объем работы больший, чем он может выполнить в свои рабочие часы. Если же работа запланирована в меньшем объеме, то ресурс будет недогруженным.
В вашем проекте для каждой работы должно быть назначено достаточное количество ресурсов на планируемое время работ. И каждому ресурсу должен быть определен оптимальный объем работ, исключающий перегрузку и недогрузку. Незначительная перегрузка и недогрузка, например, не более 1 часа в день или 1 дня в неделю, вероятно все-таки неизбежна.
Чтобы решить проблему перегрузки, следует определить сначала, какие ресурсы и в какое время перегружены и какие работы они при этом должны выполнять. После этого можно выбрать один из двух вариантов:
Какой из этих вариантов вы выберете, зависит от различных факторов проекта: бюджета, доступности ресурсов, характера выполняемых работ и т.д.
В нашем проекте перегрузка менеджера обусловлена тем, что он назначен на два вида одновременно выполняющихся работ со 100% занятостью. У менеджера это - Разработка содержания и Разработка эскизов иллюстраций, которые по графику должны выполняться 6-9 марта 2000 года. Обратите внимание: в эти рабочие дни менеджер должен работать 14-16 часов. Аналогичная ситуация у художника, которому запланированы на 31 марта 2000 года одновременно два вида работ - Создание иллюстраций и Разработка макета обложки.
Решить проблему перегрузки менеджера можно, назначив каждому виду работ, которые он должен одновременно выполнять, количество единиц ресурсов, равное не 100%, а 50% - что отражает реальную ситуацию.
4.Изменение количества единиц ресурсов, назначаемых на каждую работу
Сделайте это следующим образом.
Как вы помните, это необходимо сделать, так как в противном случае будет сокращена на 50% длительность работы.
Проблему перегрузки художника следует решить несколько иначе.
Посмотрите внимательно на диаграмму и обратите внимание на то, что работа Разработка макета обложки, выполняемая художником, начинается по графику за день до окончания им работы Создание иллюстраций. Очевидно, здесь возможны два решения: начать первую работу - Создание иллюстраций - на день раньше или же вторую работу - Разработка макета обложки - на день позже. Если выбрать второй вариант, то придется отодвинуть также срок начала корректуры, так как последняя должна начинаться после окончания Разработки макета обложки. Это неприемлемо. Поэтому, очевидно, единственно правильным решением этой проблемы будет перенос даты начала работы Создание иллюстраций на день назад, т.е. на 21 марта 2000 года.
Так как работа Создание иллюстраций связана с предшествующей ей работой Написание текста, то изменить следует эту связь.
Такое опережение - 6 дней - работы Создание иллюстраций относительно работы Написание текста позволит начать ее выполнение за 6 дней до окончания предшествующей работы, то есть 21 марта 2000 года.
На примере нашего проекта мы рассмотрели только два возможных варианта решения проблемы перегрузки ресурсов. Вы можете также:
В зависимости от конкретных обстоятельств вы можете применять любой из перечисленных способов решения проблемы перегрузки ресурсов.
файл с расширением .mpp, содержащий:
Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде.
Контрольные вопросы
Тема: «Оптимизации графика работ»
Цель: Приобрести практические навыки в использовании программы Microsoft Project при составлении оптимального графика работ
Отрабатываемые вопросы
1. Способы оптимизации графика работ
2. Вывод информации о проекте на печать
3. Предварительный просмотр проекта
Организационно – методические указания
1. Способы оптимизации графика работ
После того как вы закончили ввод основных данных для проекта, внимательно просмотрите его, чтобы выяснить, соответствует ли проект вашим ожиданиям. Достигаются ли цели проекта? Не превышает ли его стоимость ваши возможности? Эффективно ли используются ресурсы? Не слишком ли растянуты сроки его реализации?
Если какой-либо из перечисленных недостатков имеет место, то ваш следующий шаг - оптимизировать план таким образом, чтобы сделать его максимально эффективным.
Если вы установили, что продолжительность проекта слишком велика, то прежде всего следует определить, какими конкретными видами работ это обусловлено. Как вы помните, эти работы называются критическими и образуют критический путь. После того, как вы определите работы критического пути, вы сможете откорректировать их так, чтобы сократить общую продолжительность выполнения проекта. Коррекция работ, которые не лежат на критическом пути, не повлияет на сроки завершения проекта.
Наиболее очевидным путем сокращения продолжительности проекта является укорочение критического пути посредством уменьшения длительности отдельных критических работ.
Начинать оптимизацию всегда следует с самой длительной работы на критическом пути.
Уменьшить продолжительность работы на критическом пути можно также сократив объем работы, предусмотренный для данного вида работ. По умолчанию Microsoft Project вычисляет длительность работы на основании общего объема работы, количества единиц ресурсов, назначенных данному виду работ, рабочего времени и объема работ, определенного для каждого ресурса. Изменить объем работ можно в режиме использования работ, уменьшив в поле (Объем работы) общий объем работы, запланированный для данного вида работ.
Еще один способ уменьшения длины критического пути состоит в удалении или комбинировании работ. Комбинирование заключается в таком планировании, при, котором некоторые виды работ будут выполняться одновременно. Если же сделать это практически не представляется возможным, то можно попытаться найти на критическом пути виды работ, которые могут быть разделены на более мелкие и которые, в свою очередь, могут быть выполнены не последовательно, а одновременно. Это также позволит сократить критический путь, так как некоторые из таких мелких работ станут некритическими.
Для уменьшения длины критического пути можно использовать также назначение дополнительных ресурсов критическим работам.
В некоторых случаях уменьшения длительности работ на критическом пути можно добиться, назначив ресурсам, которые их выполняют, сверхурочные работы. При этом следует помнить, что сверхурочные работы увеличивают стоимость проекта.
В качестве примера рассмотрим, как уменьшить длину критического пути, назначив ресурсу Корректор работы в выходные дни 15 и 16 апреля 2000 года. Работа в эти дни впоследствии будет компенсирована предоставлением дополнительных дней отдыха. Для этого отметим в базовом календаре (Календарь 1) для ресурса Корректор указанные дни как рабочие.
Просмотрите внимательно таблицу и диаграмму Гантта) и убедитесь, что длительность работы Корректура теперь составляет 4 календарных, а не рабочих дня, а дата завершения проекта передвинулась с 20 на 18 апреля 2000 года (Рис. 22).
Рис. 22. Диаграмма Гантта) после оптимизации графика работ
Создание нашего проекта закончено. Теперь его следует сохранить вместе с базовым планом. Это позволит в дальнейшем в ходе его выполнения сравнивать фактические показатели с плановыми.
При всех последующих сохранениях проекта на экране уже не будет появляться диалог (Конструктор плана) с предложением сохранить базовый план. Если же вам потребуется снова сохранить базовый план, например, после корректировки проекта, то сделайте это следующим образом.
Мы прошли все основные этапы создания проекта. В следующем опыте будут рассмотрены вопросы, связанные с печатью проекта, а затем - способы отслеживания хода его выполнения.
2. Вывод информации о проекте на печать
Чтобы эффективно управлять проектом, вам необходимо распространить информацию о нем среди своих сотрудников. Microsoft Project позволяет распечатать любую необходимую информацию о работах, их стоимости, выполнении, ресурсах в форме видов или отчетов. Например, вы можете напечатать календарь, отображающий только работы, которые должны быть выполнены, ПЕРТ-диаграмму, демонстрирующую критический путь, или отчет, на котором показаны контрольные точки, отсортированные по стоимости.
Для более наглядного представления информации печать лучше выполнять на цветном принтере.
Процесс печати состоит из нескольких шагов:
На любом этапе вы можете просмотреть проект в 'режиме предварительного просмотра, чтобы увидеть, как проект будет выглядеть после распечатки.
При печати таблиц количество колонок, отображаемых на экране, определяет количество колонок, которые будут напечатаны. Например, если на экране в режиме диаграммы Гантта вы видите первые три колонки - (Название работы) и (Длительность), то эти же три колонки будут напечатаны.
Если печатаемый документ содержит больше одной страницы, то Microsoft Project создает сетку (строки и колонки) страниц. Например, если план в диаграмме Гантта состоит из 20 печатных страниц, будет создана 20-страничная сетка. Эта сетка может содержать 5 строк и 4 колонки или 10 строк и 2 колонки в зависимости от количества видов работ и их длительности. В таких случаях печать сетки страниц всегда выполняется «сверху вниз и слева направо». Это значит, что первой будет напечатана верхняя страница левой колонки, затем вторая в этой же колонке и так далее, пока все страницы первой колонки не будут напечатаны. Затем печатаются все страницы второй колонки, начиная с верхней, и так до тех пор, пока не будет напечатана последняя страница сетки. Перед началом печати следует установить ее параметры.
Чтобы определить диапазон печатаемых страниц следует установить переключатель (Все) - будут печататься все страницы или Страница(ы)) - отдельные страницы. В последнем случае в полях со счетчиками (С) и (До) нужно указать соответственно номер первой и последней печатаемых страниц.
Группа элементов управления (Временной масштаб) позволяет установить, какой диапазон времени будет взят из проекта для печати.
Если установлен переключатель (Весь), то будет напечатан весь проект. Если же установить переключатель (Даты), то проект будет напечатан, начиная с даты, которая должна быть выбрана на календаре в открывающемся списке (С), и включая дату, которая будет установлена в открывающемся списке (До).
При установленном флажке (Печатать только левую колонку сетки страниц) на печать будет выведена только одна левая колонка страничной сетки, даже если этих колонок больше одной.
В поле со счетчиком (Количество копий) можно установить количество печатных копий документа.
Если вы хотите при печати использовать ручное разделение страниц, которое было выполнено с помощью команды меню (Вставка • Разрыв страницы), то следует установить флажок (Ручное разделение страницы). Для автоматического деления страниц этот флажок должен быть сброшен.
Для быстрой печати черновым качеством нужно установить флажок (Черновое качество). Если этот флажок сброшен, то печать выполняется презентационным качеством, но медленнее.
После нажатия кнопки ОК начнется процесс печати.
3.Предварительный просмотр
Нажмите кнопку (Предварительный просмотр) в диалоге (Печать), чтобы переключиться в режим предварительного просмотра (Рис. 30).
Включить режим предварительного просмотра можно также нажатием кнопки на панели инструментов (Стандартная) в любой момент работы над проектом.
Этот режим часто применяется для того, чтобы увидеть, как будет выглядеть напечатанный документ. Когда создается отчет, то он автоматически отображается в режиме предварительного просмотра. Если же вы работаете с любым другим документом - таблицей, диаграммой, то переключиться в режим предварительного просмотра можно только вручную.
В режиме предварительного просмотра можно:
Нажатие кнопки (Печать) на панели инструментов возвратит вас в диалог (Печать).
Чтобы начать печать, можно воспользоваться также кнопкой на панели инструментов (Стандартная), но при этом на экран не будет выведен диалог (Печать), а распечатка начнется сразу с использованием последних сохраненных параметров, т.е. тех, которые были установлены в предыдущем сеансе печати. Если же печать выполняется первый раз, то будут использованы установки по умолчанию.
4.Отчет о выполнении лабораторной работы должен содержать
- файл с расширением .mpp, содержащий:
- пояснительную записку содержащую ответы на контрольные вопросы.
Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде. Пояснительная записка выполняется в MS Word и сдается преподавателю в электронном или напечатанном виде.
Контрольные вопросы
Отчет по каждой лабораторной работе должен содержать:
Отчет выполняется в MS Project и MS Word и сдается преподавателю в электронном или напечатанном виде.
Локальная вычислительная сеть в составе:
|
[1] Введение [1.1] 1. Содержание практических и лабораторных работ
[2] [3] 2. Задания на лабораторные работы и Методические указания по их выполнению [3.1] 2.1. Лабораторная работа №1 [3.2] 2.2. Лабораторная работа №2 [3.3] 2.3. Лабораторная работа №3
[3.4]
[3.5] [3.6] 2.4. Лабораторная работа №5
[3.7] [4] Методическое обеспечение лабораторных работ [4.1] 3.1.Отчет по лабораторной работе [4.2] 3.2. Список рекомендуемой литературы. [4.3] 3.3. Технические средства обучения
[5] |