Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Организационные документы деятельности бухгалтерской службы
Бухгалтерская служба является частью единого механизма управления текущей, финансовой и инвестиционной деятельностью, которая тесно связана с другими подразделениями организации.
Правовой статус бухгалтерской службы регулируется нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.
Выбранная схема организации бухгалтерской службы должна быть закреплена в организационно-распорядительных документах. Для этого разрабатывается Положение «О бухгалтерии» (О бухгалтерской службе), в котором раскрываются процесс образования, права, обязанности и организация деятельности бухгалтерии.
В состав реквизитов положения о бухгалтерии входят: наименование организации; название вида документа; дата и место составления; наименование структурного подразделения; текст; подпись и визы.
Положение «О бухгалтерии», как правило, состоит из 5 основных разделов.
- Общие положения.
- Функции.
- Права и обязанности.
- Взаимоотношения.
- Организация работы.
Данная структура носит рекомендательный характер, количество и содержание разделов может быть и другим. Структура Положения во многом зависит от организации бухгалтерского дела и от структуры бухгалтерского аппарата.
Раздел «Общие положения» начинают с определения бухгалтерского учета (ст. 1 Закона «О бухгалтерском учете») - бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт, где перечисляются законодательно-нормативные акты, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. Этот пункт можно сформулировать обобщенно, например: «Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации о бухгалтерском учете, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными актами органов, регулирующих бух галтерский учет, Уставом организации и настоящим Положением «О бухгалтерии».
Вторым вариантом изложения законодательного регулирования бухгалтерского учета на предприятии является более детальная градация нормативной базы. В этом случае необходимо указать, что бухгалтерия в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации. Далее перечисляются Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Положение «О бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» и другие положения по бухгалтерскому учету, которыми руководствуются учетные работники.
Третий пункт раздела отражает, что бухгалтерский учет в организации осуществляется бухгалтерией, (либо в другой форме - предметный вариант, линейный вариант, по вертикали, функциональный вариант) действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
В следующем пункте определяется, что численность и штаты бухгалтерии формируются в соответствии со штатным расписанием организации. Так как Положение рассчитано на длительный период действия, в этом пункте не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат бухгалтерии на момент составления Положения. Штатное расписание можно приложить к Положению в качестве дополнения.
Заканчивается раздел «Общие положения», как правило, пунктом о руководстве бухгалтерии. Например: «Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации. Должность главного бухгалтера занимается специалистом с высшим образованием соответствующего профиля и опытом работы не менее 5 лет».
Второй раздел Положения «Функции» посвящается целям и задачам бухгалтерии. Его можно начать с изложения ст. 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в которой указаны основные задачи бухгалтерского учета или взять формулировки из Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые бухгалтерией. Именно этот раздел в наибольшей степени отражает специфику бухгалтерии. Но в этом разделе имеются и такие общие для любой бухгалтерии позиции, как учет основных фондов, учет денежных средств, контроль за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведение расчетов по заработной плате и т. п.
Отдельными пунктами здесь указываются:
обязательность применения утвержденных типовых унифицированных форм;
своевременность и качественность составления первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете;
обеспечение сохранности бухгалтерских документов;
использование современных автоматизированных технологий учетно-вычислительных работ.
Чем подробнее будет расписан этот раздел Положения, тем легче составляются затем должностные инструкции работников бухгалтерии, закрепляющие эти функции за определенными сотрудниками.
За разделом «Функции» следует раздел «Права и обязанности», в котором закрепляются права работников бухгалтерии, необходимые для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие как; право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного в соответствии с графиком представления необходимых документов; не принимать к исполнению неправильно оформленные документы.
В этом разделе может содержаться раздел «Руководство», в котором фактически отражается должностная инструкция главного бухгалтера. При подготовке этого раздела следует помнить, что в федеральном законе главному бухгалтеру посвящается специальная ст. 7. Она так и называется «Главный бухгалтер». Положения этой статьи входят в данный раздел.
Желательно в Положении о бухгалтерии дать пункты, конкретизирующие, какие виды документов недействительны без подписи главного бухгалтера и какие документы он обязательно визирует до подписания их руководителем. Отдельным пунктом указывается, что главный бухгалтер обязан обеспечить сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив.
В разделе «Взаимоотношения» нужно указать, что бухгалтерия взаимодействует:
со всеми структурными подразделениями по вопросам бухгалтерского учета;
с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
с кадровой службой — по вопросам подбора кадров в бухгалтерию, по расчетам заработной, платы работников организации (фирмы) и другими службами организации.
Последний раздел «Организация работы» может содержать лишь пункт о том, что бухгалтерия действует в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил не существует или имеются особенности в работе сотрудников бухгалтерии (например, ненормированный рабочий день и т. п.), то это должно найти отражение в разделе «Организация работы». В этот раздел часто вписывается пункт о ежегодном проведении аудиторских проверок деятельности бухгалтерии.
Завершается Положение пунктом о порядке реорганизации бухгалтерии.
Даже краткое изложение содержания Положения о бухгалтерии показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа бухгалтерии. Оформляется Положение на общем бланке, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководите лем организации.
Не менее важным документом, определяющим должностные обязанности и полномочия работников бухгалтерии является должностная инструкция.
Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. Закрепление за работниками участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или неоформления отдельных хозяйственных операций.
В инструкции указывается, какие документы получает работник бухгалтерии для обработки, кому он в дальнейшем передает их, какие документы он имеет право подписывать.
Должностная инструкция — индивидуальный документ, хотя и разрабатывается на основе типовых тарифно-квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции для данной организации всегда имеют свои особенности, так как любая организация обладает своей спецификой в направлении деятельности или объеме работ.
При зачислении на должность принимаемый работник должен расписаться в инструкции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполнения работы в соответствии с должностной инструкцией.
Должностная инструкция также имеет одинаковую для всех должностей структуру текста, включающую:
- общие положения;
- функции;
- должностные обязанности:
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения (связи по должности).
Как видим, структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой Положения «О бухгалтерии».
Должностные инструкции, составленные на всех работников бухгалтерии (как и на всех работников организации в целом), четко разграничивают их права и обязанности, исключают дублирование и в то же время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.
«Общие положения» в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности.
Следующий пункт данного раздела содержит перечень основных законодательно-нормативных и нормативно-методических актов, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности. Основную часть этих актов можно взять из Положения «О бухгалтерии»; затем указать более конкретные нормативно-методические документы, определяющие порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности по тем операциям, которые поручены данному работнику. Завершает этот пункт перечисление организационных документов организации: устава, Положения о бухгалтерии и данной должностной инструкции.
В разделе «Функции» формируются основные направления деятельности, а в следующем за ним разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций.
В раздел «Права» можно перенести пункты из Положения «О бухгалтерии», конкретизировав их указанием видов документов, которые представляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие.
Раздел «Ответственность» может быть составлен обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из содержания обязанностей.
Важен пункт «Взаимоотношения (связи по должности)». В нем, прежде всего, должно быть четко расписано: от кого, какую информацию, в какой документационной форме получает работник.
В должностные инструкции часто вводится раздел «Организация работы». Он необходим, прежде всего, в том случае, если имеется совмещение видов работ. Так, в небольшой организации на бухгалтера часто возлагается по совместительству ведение архива организации. Здесь же указываются режим работы, форма контроля.
Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, подписывается руководителем структурного подразделения (главным бухгалтером) и утверждается руководителем организации.
Таким образом, для организации эффективной деятельности бухгалтерской службы на предприятии необходимо создание основных нормативных документов регулирующих деятельность службы в целом и каждого бухгалтера в отдельности.