Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Word 7.0: Редактирование текста.
Реферат по информатике
ученицы 9 класса “А”
школы №1287
Северного округа г. Москвы
Королевой Марии
Word 7.0:
Редактирование текста
Москва, 1998
Microsoft Word 7.0 является одной из последних разработок корпорации Microsoft. Он легок и удобен в эксплуатации. Седьмая версия, в отличие от шестой, имеет следующие преимущества: автоматическое исправление текста, мастер подсказок, автоматическое создание заголовков, автоматическое создание обрамления, автоматическое создание списков, новые шаблоны Word и другие.
Далее поэтапно описан процесс редактирования текста, включая процедуры, позволяющие решить наиболее часто встречающиеся задачи.
После запуска программы Word на экране отображается пустой документ, созданный на основе шаблона NORMAL.DOT. Этот документ содержит символ конца файла и символ конца абзаца, но последний виден лишь в случае, если включен режим отображения непечатаемых символов. Курсор находится слева от символа конца абзаца. Можно сразу же приступать к вводу текста. Вводимый текст рассматривается программой Word как новый документ, который пока (до задания имени пользователем при сохранении) обозначается как ДокументN (N= текущий номер).
В программе Word предусмотрена функция автоматической верстки слов (автоматического переноса слов), поэтому нет необходимости по достижении курсором ввода текста границы окна нажимать какую-либо специальную кла вишу: Word сам перейдет на новую строку (в пределах абзаца).
Нажав [Enter], можно начать новый абзац. Клавиша [Tab] переводит курсор в следующую позицию табуляции. Функции других клавиш описаны ниже.
С помощью функции автоматической корректировки (Автозамены) в Word выполняется автоматическое исправление часто встречающихся ошибок не посредственно в процессе ввода текста. Список элементов Автозамены можно корректировать, добавляя в него свои “любимые” опечатки.
Текст форматируется в процессе ввода или по завершении его.
Режим выделения и обработки текста определяется несколькими опциями, которые доступны в диалоговом окне Сервис/Параметры на вкладке Правка.
Все прописные буквы в тексте можно сразу заменить строчными, а строчные — прописными.
Нажимайте [Shift] + [F3] (оценивая результат преобразования) до тех пор, пока не будет получен нужный вариант написания. Сочетание клавиш [Shift] + [F3] последовательно преобразует:
весь выделенный фрагмент в прописные буквы;
весь выделенный фрагмент в строчные буквы;
первую букву первого слова в предложении в прописную, а все остальные буквы — в строчные.
Одно или несколько выделенных слов преобразуются в слова, записанные прописными буквами, посредством установки в окне Формат/Шрифт на вкладке Шрифт опции Все прописные.
Символы, отсутствующие на клавиатуре (например, символы денежных еди ниц, математические символы и др.), вводятся в Word-документ одним из трех способов: с помощью сочетания [Alt] + ANSI-код, с помощью специальных со четаний клавиш или посредством команды Вставить/Символ.
Выберите команду Вставить/Символ. Открывается диалоговое окно.
Активизируйте вкладку Символы. При первом обращении к команде Вста вить/Символ эта вкладка активна по умолчанию.
Из поля списка Шрифт выберите шрифт, содержащий нужный набор симво лов.
В наборе символов выделите нужный символ, выполняя на нем щелчок мы шью. После щелчка активный символ отображается увеличенным, а соответ ствующий ANSI-код символа выводится в строке состояния. Если для вставки этого символа предусмотрено специальное сочетание клавиш, оно выводится над таблицей символов справа.
С помощью кнопки Вставить или кнопки [Enter] выбранный символ встав ляется в текст в позиции курсора.
При необходимости повторите шаги 4...6 для вставки в текст других симво лов.
С помощью кнопки Закрыть или Отмена закройте диалоговое окно.
Специальные сиволы, которые используются программой Word для форма тирования документа (мягкий перенос, неразрывный пробел и др.), вводятся путем нажатия специально предусмотренных сочетаний клавиш или посред ством вкладки Специальные символы диалогового окна Вста вить/Символ.
Пользователь может сам назначить необходимым символам подходящие со четания клавиш для ускорения процедуры вставки.
В прграмме Word предусмотрена процедура, с помощью которой в документ вставляется текущая дата и/или текущее время. Одновременно можно выбрать, будет ли данная дата/время автоматически обновляться, или она не подлежит изменению.
Обычно Word выполняет автоматический разрыв строк, колонок и страниц в соответствии с заданным размером страницы. Позиции таких разрывов в тексте не фиксируются и автоматически согласуются с изменениями текста (вставка и удаление). Для вставки фиксированных (принудительных) разрывов можно вос пользоваться следующими сочетаниями клавиш:
|
Клавиша (команда) |
создает... |
|
[Enter] |
новый абзац |
|
[Shift] + [Enter] |
новую строку в текущем абзаце. Курсор перемещается в новую строку. Данную функцию не следует исполь зовать при форматировании абзаца По ширине |
|
[Ctrl] + [Enter] |
новую страницу. Действует аналогично команде Вставка/Разрыв/Новую страницу |
|
[Shift] + [Ctrl] + [Enter] |
новую колонку. В случае одноколонного текста полу чается новая страница. Действует аналогично команде Вставка/Разрыв/Новую колонку |
|
Вставка/ Разрыв/ Новый раздел |
новый раздел. В тексте документа появляется двойная линия с надписью Конец раздела. Выбором опции можно указать, где должен начинаться следующий раздел (Со следующей страницы, На текущей стра нице, С четной страницы или С нечетной стра ницы). В случае выбора опции На текущей странице новый раздел начинается сразу же за предыдущим разделом |
Небольшие изменения вносятся в текст с помощью клавиш [Backspace] или [Del] либо вводом исправленного текста в режиме замены. В случае “крупномасштабных” изменений используются команды меню Правка: Вы резать, Копировать и Вставить (для этих операций предусмотрены сочета ния клавиш и кнопки в инструментальной панели Стандартная)
Опечатки в процессе ввода текста исправляются с помощью клавиши [Backspace]. При этом удаляются символы, стоящие слева от курсора.
[Ctrl] и [Backspace] позвляют удалить целое слово слева от курсора.
Нажатие клавиши [Ins] или двойной щелчок на поле ЗАМ в строке состояния активизирует режим замены.
Для вставки текста следует перевести курсор в нужную позицию, используя навигационные клавиши или мышь, и набрать вставляемый текст.
Вид введенного текста документа на экране зависит от выбранного режима представления (отображения) документа.
Ввод фрагмента может быть повторен или отменен так же, как вызов ко манды.
Переведите курсор в ту позицию, где должна присутствовать копия введен ного текста.
Команда Правка/Повторить ввод или клавиша [F4] вставляют копию по следнего введенного фрагмента текста в текущей позиции курсора. Результат выполнения данной команды можно отменить с помощью [Alt] + [Backspace].
Выполнив действие, подлежащее отмене (например, введя ошибочный фраг мент текста или удалив нужный фрагмент), нужно нажать [Alt] + [Backspace]. Последнее действие будет отменено. Или с помощь кнопки Отменить стан дартной панели инструментов отменить последнее действие.
В программе Word предусмотрена возможность отслеживания истории до 100 выполненных действий.
Курсор ввода обозначает текущую позицию ввода текста.
С помощью щелчка мыши в некоторой позиции документа можно поместить курсор ввода в эту позицию. При работе с клавиатурой помимо навигационных клавиш для перемещения курсора в распоряжение пользователя предоставлены специальные сочетания клавиш:
|
Клавиша |
переводит курсор... |
|
[стрелка влево], [стрелка вправо] |
...на один символ вправо или влево |
|
[стрелка вверх], [стрелка вниз] |
...на одну строку вверх или вниз |
|
[Ctrl] + [стрелка вправо] |
...в позицию перед первым символом сле дующего слова |
|
[Ctrl] + [стрелка влево] |
...в позицию перед первым символом пре дыдущего слова |
|
[Ctrl] + [стрелка вниз] |
...в начало следующего абзаца |
|
[Ctrl] + [стрелка вверх] |
...в начало предыдущего абзаца |
|
[Home] |
...в начало текущей строки |
|
[End] |
...в конец текущей строки |
|
[Ctrl] + [Home] |
...в начало документа |
|
[Ctrl] + [End] |
...в конец документа |
|
[Ctrl] + [PgUp], [Ctrl] + [PgDn] |
...в начало или конец текущего окна |
|
[PgDn], [PgUp] |
...на экранную страницу вперед или назад |
Для работы с таблицами предусмотрены специальные сочетания клавиш
Прокручивание текста в окне с помощью полос прокрутки позволяет пере мещать окно документа над документом, оставляя неизменным положение кур сора. Позицию курсора можно определить по выведенной в строке состояния информации (вторая тройка координат На ... Ст ... Кол ...)
Если полоса прокрутки не видна, ее можно вывести на экран, обратившись к команде Сервис/Параметры, раскрыв вкладку Вид и установив флажок Вер тикальная/Горизонтальная полоса прокрутки
Для выполнения большинства команд редактирования или внесения измене ний в текст необходимо предварительно соответствующим образом выделить подлежащий обработке текстовый фрагмент.
Выделение текста проще всего выполняется с помощью мыши, однако и с помощью клавиатуры можно выделить фрагмент текста посимвольно, пословно, предложение за предложением, абзац за абзацем.
Эффективность процедуры редактирования текста документа в Word можно повысить, если воспользоваться встроенными средствами копирования, удале ния и вставки.
Буфер обмена является постоянно доступной во время рабочего сеанса обла стью памяти, к которой могут обращаться все программы, работающие в среде Windows. В буфер обмена переносятся, копируются, а затем извлека ются из него для вставки в документ текстовые фрагменты, иллюстрации и другие элементы.
Последняя вырезанная или скопированная порция текста хранится в буфере обмена.
Содержимое буфера обмена можно вставить в текст документа в нескольких позициях произвольное число раз.
Нажмите [Shift] + [Del] или выполните команду Правка/Вырезать, или щелкните на кнопке Удалить в буфер стандартной панели инструментов, что позволит удалить вырезанный текст в буфер обмена. Прежнее содержимое буфера будет заменено удаляемым текстом.
Нажатие клавиши [Del] позволяет удалить выделенный текст. В этом случае удаленный текст не переносится в буфер обмена, а поэтому вставить его в другой позиции уже нельзя.
Нажатие [Alt] + [Backspace] отменяет удаление и восстанавливает удаленный текст.
Для выполнения процедуры специального удаления в Копилку в Word преду смотрено сочетанме клавиш [Ctrl] + [F3]. Удаленный с его помощью фраг мент текста сохраняется в элементе Автотекста с именем Копилка. Этот эле мент может быть в любой момент вставлен в проивольной позиции с по мо щью [Shift] + [Ctrl] + [F3].
Отдельные символы слева от курсора ввода удаляются с помощью [Backspace], а справа — с помощью [Del].
Выделенный фрагмент текста можно скопировать в буфер обмена, а затем вставить в другом месте того же или иного документа (в том числе другого при ложения). Форматирование текста при копировании в рамках Word остается без изменений.
Нажимая [Shift] + [Ins], выбирая команду Правка/Вставить или выполняя щелчок на кнопке Вставить из буфера стандартной панели инструментов, вставьте содержимое буфера обмена в текст.
Этот способ позволяет вставить содержимге буфера обмена несколько раз.
Можно также перемещать текстовый фрагмент посредством буфера обмена. Для этого нужно сначала удалить текст в буфер, а затем, переместив курсор в нужную позицию, вставить содержимое буфера обмена в текст.
Фрагменты текста могут быть перенесены и без использования буфера об мена.
Существуют несколько способов перемещения текста с помощью мыши.
Первый способ:
Второй способ:
Этот способ перемещения текста можно запретить, сбросив в диалоговом окне Сервис/Параметры на вкладке Правка флажок Использовать пере таскивание текста при правке.
Фрагменты текста могут быть скопированы и без использования буфера об мена.
Фрагменты текста можно скопировать с помощью мыши.
Для просмотра содержимого буфера можно воспользоваться программой Просмотр буфера обмена.
При копировании и перемещении текста в рамках программы Word форматы сохраняются.
Перемещение и копирование текста посредством перетаскивания мышью можно выполнять в рамках окна Word- документа между различными окнами документов в Word и приложениями, поддерживающими стандарт OLE 2.0.
При быстром копировании и перемещении фрагмента текста с помощью [F2] или мыши этот фрагмент может вставляться только один раз. При выполне нии этой операции содержимое буфера обмена не изменяется.
Для улучшения внешнего вида документа в Word предусмотрена операция переноса слов, которая может выполняться автоматически (даже во время ввода текста) или вручную (принудительно).
При выполнении операции расстановки переносов в слово можно вставить так называемый мягкий перенос, котрый будет представлен на экране дефисом только в случае разрыва слова в данной позиции при переносе части слова на следующую строку.
В Word различаются три разновидности знаков переноса слов:
Обычный перенос
Необязательный или мягкий перенос
Мягкий перенос рекомендуется использовать для разбиения слов на слоги.
Неразрывный дефис
Этот символ используется для предотвращения разрыва слова по символу дефиса в конце строки при переносе части слова в предыдущую строку.
Если фрагмент текста, состоящий из нескольких слов, ни в коем случае не должен разрываться на составные части (например, Николай II), то вместо обычных пробелов в таком фрагменте следует ввести так называемые нераз рывные пробелы, используя сочетания клавиш [Shift] + [Ctrl] + [пробел]. Не разрывный пробел представлен на экране (только если задана индикация не печатаемых символов) в виде кружка, стоящего выше основной позиции строки (символ градуса).
Для каждого подлежащего переносу слову пользователь может сам указать позицию разрыва (переноса), выполняя тем самым принудительную расстановку переносов в выделенной области или во всем документе.
Если для некоторых абзацев (фрагментов текста, таблиц и т.п.) необходимо запретить расстановку переносов, то для них следует в диалоговом окне Сер вис/Язык выбрать элемент (без проверки) или с помощью команды Фор мат/Абзац на вкладке Положение на странице установить опцию За пре тить автоматический перенос слов. Первый способ блокирует и про верку орфографии.
Во время принудительной расстановки переносов программа Word автомати чески переключается в режим разметки страницы.
С помощью встроенного механизма сортировки элементы текста можно рас сортировать поабзацно или построчно (в таблицах) в возрастающей или убы вающей последовательности.
Для каждой процедуры сортировки можно задать до трех ключей. Сначала выполняется сортировка по первому ключу, затем — по второму и наконец по третьему.
В качестве порядка сортировки выбирается либо По возрастанию (А...Я; 0...9; более ранняя дата... более поздняя дата) либо По убыванию (Я...А; 9...0; более поздняя дата... более ранняя дата).
Закладки отмечают в тексте определенные позиции (пустые закладки) и обо значают именами текстовые фрагменты. К закладке можно перейти с помощью команды Правка/Перейти. На закладку можно сослаться при составлении раз личных указателей.
Если при определении закладки выделен фрагмент документа (текст, иллю страция), то данный фрагмент помечается закладкой; если ничего не выде лено, то создается пустая закладка, которая может служить точкой перехода.
Имя закладки может иметь длину до 40 символов и состоять из любых букв, цифр и символов подчеркивания. Никакие другие символы в именах закладок не допускаются. Первым символом обязательно должна быть буква.
Закладки сохраняются вместе с документом и удаляются только по приказу пользователя.
Поместите курсор в позицию, в которой следует разместить пустую закладку.
Для удаления закладки из документа выделите ее имя в поле списка диалого вого окна Закладка и нажмите командную кнопку Удалить.
Закладку можно переместить в другую позицию, пометив другой фрагмент документа или другую позицию новой закладкой с тем же именем, что и у перемещаемой.
Если будет удалено начало текстового фрагмента, помеченного закладкой, то закладка останется прикрепленной к остатку фрагмента.
При копировании текстового фрагмента с закладкой Word не копирует за кладку. При перемещении текста с помощью Правка/Вырезать и Правка/Вставить через буфер обмена или посредством других доступных способов Word перемещает и закладки.
Часто повторяющиеся фрагменты текста или иллюстрации можно однажды сохранить с помощью Автотекста и затем при необходимости быстро вставлять в документ.
Автотекст представляет собой библиотеку часто используемых фрагментов. Элемент Автотекста может включать в себя текст, графические объекты или поля. Для вызова элемента Автотекста следует задать его имя (или несколько первых букв, отличающих это имя от других).
Каждый элемент Автотекста имеет уникальное имя длиной до 32 символов, посредством которого он вызывается и вставляется в текущий текст. Имя элемента Автотекста может содержать любые символы, даже пробелы.
Word сохраняет в элементах Автотекста текстовую информацию вместе со всеми форматированиями символов, абзацев и разделов.
Если были созданы новые или изменены старые элементы Автотекста, то по окончании сеанса работы программы Word на экран будет выведен запрос о сохранении изменений в шаблоне документа. Если на этот запрос вы дадите отрицательный ответ, изменения аннулируются.
Посредством сочетания клавиш [Ctrl] + [F3] выделенный текстовый фрагмент добавляется к элементу Автотекста с именем Копилка (не заменяет его!). С помощью сочетания клавиш [Shift] + [Ctrl] + [F3] этот элемент вставляется в текст в позиции курсора (и при этом сам элемент удаляется). Если вставить его с помощью команды Правка/Автотекст, то он остается в списке элемен тов Автотекста.
Данная процедура применяется в тех случаях, когда имя элемента Автотекста известно и элемент Автотекста должен быть вставлен в документ с сохранен ным форматированием.
При вводе имени элемента Автотекста достаточно ввести несколько началь ных символов, чтобы программа Word смогла понять, о каком элементе идет речь. Например, если существует только один элемент Автотекста, имя кото рого начинается с буквы Е, то данный элемент может быть вставлен в доку мент путем ввода буквы Е и последующего нажатия [F3].
Нужный элемент Автотекста можно выбрать из списка всех существующих элементов Автотекста.
Если при создании документа не использован шаблон, который содержит не обходимый элемент Автотекста, следует скопировать данный элемент (или несколько элементов) с помощью команды Формат/Стиль/Организатор в те кущий шаблон документа или посредством команды Файл/Шаблоны — объя вить шаблон документа с требуемым элементом Автотекста общим (изменение элемента Автотекста в этом случае невозможно!)
С помощью аппарата проверки правописания Word находит и устраняет опе чатки в тексте документов. Существуют три способа исправления орфографиче ских ошибок и опечаток:
посредством Автозамены во время ввода текста с клавиатуры;
с помощью автоматической прверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры;
применением команды Сервис/Орфография к готовому тексту.
Тезаурус (словарь синонимов) оказывает помощь при составлении текстов.
Для переноса слов, проверки орфографии, выбора синонимов используются соответствующие словари. Язык фрагмента текста определяет словари, которые будут использоваться при проверке этого фрагмента.
Принцип действия:
Word проверяет слово, выделенный текстовой фрагмент или весь текст с по мощью словарей, входящих в состав программы или покупаемых отдельно.
Все отсутствующие в словаре слова помечаются в тексте (подчеркиваются красной волнисто чертой). Их можно проверить и исправить вручную, вклю чить в словарь, а можно проигнорировать отметку.
Процедура проверки правописания зависит от наличия выделения:
Если выделено слово или часть текста, проверке подвергается выделенный фрагмент. Если в результате этой проверки ошибки не обнаружены, по ступит запрос о том, следует ли проверить оставшуюся часть документа. Если ошибки обнаружены, то их можно исправить. Затем можно продол жить проверку (для оставшейся части документа).
Если ничего не выделено, автоматически выполняется прверка от позиции курсора до конца документа, а затем от нечала до позиции курсора.
Word располагает возможностью показа на экране синонимов выбранных слов во время обработки текста.
В результате выбора слова в списке Значения и щелчка на кнопке Поиск (или двойного щелчка на одном из элементов списка) на экране будут ото бражены синонимы выделенного в тексте слова в выбранном значении.
Программа Word позволяет создавать и обрабатывать обычные и концевые сноски. Обычные сноски располагаются в конце каждой страницы, концевые — в конце документа (или раздела).
Используя команду Вставка/Примечания, в текст можно вставить коммен тарии, которые автоматически форматируются как скрытые.
В Word можно пронумеровать строки документа. Пользователь в состоянии определить шаг и формат номеров, а также их расстояние до текста.
Номера страниц в документах располагаются в верхних и нижних колонтиту лах, а поэтому могут быть определены либо с помощью команды Вставка/Номера страниц, либо среди прочей информации в рамках верх него/нижнего колонтитула.
Word 7.0 для Windows 95. Справочник
Руди Кост, Йозеф Штайнер, Роберт Валентин