Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Ознакомление с средой MS Асcеss.
Создание таблиц и робота с ними.
Программа МS Асcеss похожа на другие Windows-программы. Главное окно МS Асcеss содержит меню, панели инструментов, строка состояния, рабочую область.
Сразу после того, как вы запустили МS Асcеss и на экране все еще находится диалоговое окно выберите «Новая база данных».
Если диалогового окна уже нет, тогда выполните команду «ФайлСоздать» или нажмите кнопку «Создать» на панели инструментов. Появится диалоговое окно Создания. Щелкните дважды на значку «Новая база данных». Появится диалоговое окно «Файл новой базы данных».
Создание новой базы данных
В поле «Имя файла» введите название новой БД. Например «Группа МА31». В дальнейшие будем рассматривать примеры, которые касаются этой базы данных. Нажмите кнопку «Создать». МS Асcеss создаст новую БД. На экране появится окно новой, пустой БД.
Создание таблиц в режиме мастера
Необходимо создать таблицу «Отдел кадров». Для создания таблицы в окне БД нажмите закладку «Таблицы», потом нажмите кнопку «Создать». Появится диалоговое окно новой таблицы. Выберите «Мастер таблиц», а потом кнопку ОК. При этом вы попадете к режиму Мастера таблиц. Нажните кнопку «Далее».
В поле "Образцы таблиц", с помощью линейки прокрутки выберите таблицу Сотрудники. В поле "Образцы полей" выберите поочередно и добавьте в окно Поля новой таблицы с помощью кнопки «>» следующие поля: Код сотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Дата рождения, Адрес, Домашний Телефон, Фотография, Заметки. Нажмите кнопку «Далее».
Установите переключатель на изменения в структуру таблицы. Нажмите кнопку «Готово». Вы начнете работать в режиме Конструктор по изменению Свойств полей.
|
Таблица Сотрудники |
|
|
Код сотрудника |
Тип данных - Счетчик |
|
Размер поля |
Длинное целое |
|
Новые значения |
Последовательные |
|
Формат поля |
|
|
Подпись |
Номер зачетной книжки |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения не допускаются) |
|
Фамилия |
Тип данных - Текстовый |
|
Размер поля |
20 |
|
Формат поля |
|
|
Маска ввода |
|
|
Подпись |
Фамилия |
|
Значение по умолчанию |
|
|
Условие на значение |
|
|
Сообщение об ошибке |
|
|
Обязательное поле |
Да |
|
Пустые строки |
Нет |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения допускаются) |
|
Имя |
Тип данных -Текстовый |
|
Размер поля |
20 |
|
Формат поля |
|
|
Маска ввода |
|
|
Подпись |
Имя |
|
Значение по умолчанию |
|
|
Условие на, значение |
|
|
Сообщение об ошибке |
|
|
Обязательное поле |
Да |
|
Пустые строки |
Нет |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения допускаются) |
|
Отчество |
Тип данных - Текстовый |
|
Размер поля |
20 |
|
Формат поля |
|
|
Маска ввода |
|
|
Подпись |
Отчество |
|
Значение по умолчанию |
|
|
Условие на значение |
|
|
Сообщение об ошибке |
|
|
Обязательное поле |
Да |
|
Пустые строки |
Нет |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения допускаются) |
|
Должность |
Тип данных - Текстовый |
|
Размер поля |
20 |
|
Формат поля |
|
|
Маска ввода |
|
|
Подпись |
Должность |
|
Значение по умолчанию |
|
|
Условие на значение |
|
|
Сообщение об ошибке |
|
|
Обязательное поле |
Да |
|
Пустые строки |
Нет |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения допускаются) |
|
Адрес |
Тип данных - Текстовый |
|
Размер поля |
255 |
|
Формат поля |
|
|
Маска ввода |
|
|
Подпись |
Адрес |
|
Значение по умолчанию |
|
|
Условие на значение |
|
|
Сообщение об ошибке |
|
|
Обязательное поле |
Да |
|
Пустые строки |
Нет |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения допускаются) |
|
Дом телефон |
Тип данных - Текстовый |
|
Размер поля |
10 |
|
Формат поля |
|
|
Маска ввода |
|
|
Подпись |
Домашний телефон |
|
Условие на значение |
|
|
Сообщение об ошибке |
|
|
Обязательное поле |
Да |
|
Пустые строки |
Нет |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения допускаются) |
|
Дата рождения |
Тип данных – Краткий формат даты |
|
Маска ввода |
99.99.00 |
|
Подпись |
Дата рождения |
|
Условие на значение |
|
|
Сообщение об ошибке |
|
|
Обязательное поле |
Да |
|
Пустые строки |
Нет |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения допускаются) |
|
Фотография |
Тип данных – поле объекта OLE |
|
Подпись |
Фотография |
|
Обязательное поле |
Нет |
Сохраните таблицу. Откройте режим Ввода данных. Введите данные в таблицу Студенты, переходя от одного поля в другое с помощью клавиши «Таb». В поле счетчика вводить данные не надо. Сохраните введенные данные.
Создание таблиц в режиме конструктора
Для создания таблицы в окне БД нажмите закладку «Таблицы», дотом нажмите кнопку «Создать». Появится диалоговое окно новой таблицы. Выберите «Конструктор», а потом кнопку ОК. При этом вы попадете в режим конструктора таблиц. В первой пустой строке в столбике «Имя поля» введите имени поля — «Код должности». Нажмите клавишу «Таb», чтобы перейти к столбику «Тип данных».
В столбике «Тип данных» выпадающего меню выберите тип поля —«Счетчик». В нижней половине окна увидите секцию свойств поля, что отображает свойства избранного типа поля. В столбике «Описание» наводится описание поля. Вводить его не обязательно, таблица работает и без него. Введите другие поля данной таблицы Должность, Всего, Оклад.
|
Код должности |
Тип данных - Счетчик |
|
Размер поля |
Последовательные |
|
Формат поля |
|
|
Код должности |
|
|
Индексированное поле |
|
|
Должность |
Тип данных -Текстовый |
|
Размер поля |
20 |
|
Маска ввода |
|
|
Подпись |
Должность |
|
Значение по умолчанию |
|
|
Условие на значение |
|
|
Сообщение об ошибке |
|
|
Обязательное поле |
Да |
|
Пустые строки |
Нет |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения не допускаются) |
|
Всего |
Тип данных - Числовой |
|
Размер поля |
Целое |
|
Формат поля |
|
|
Маска ввода |
|
|
Число десятичных знаков |
0 |
|
Подпись |
Всего |
|
Значение по умолчанию |
|
|
Обязательное поле |
Да |
|
Пустые строки |
Нет |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения допускаются) |
|
Занято |
|
|
Размер поля |
Целое |
|
Формат поля |
|
|
Маска ввода |
|
|
Число десятичных знаков |
0 |
|
Подпись |
Занято |
|
Значение по умолчанию |
|
|
Условие на значение |
|
|
Сообщение на значение |
|
|
Обязательное поле |
Да |
|
Пустые строки |
Нет |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения допускаются) |
|
Оклад |
Тип данных -Денежный |
|
Размер поля |
Фиксированный |
|
Формат поля |
|
|
Число десятичных знаков |
|
|
Маска ввода |
|
|
Подпись |
Оклад |
|
Значение по умолчанию |
|
|
Условие на значение |
|
|
Сообщение об ошибке |
|
|
Обязательное поле |
Да |
|
Пустые строки |
Нет |
|
Индексированное поле |
Да (совпадения допускаются) |
Назначение ключевого поля
В каждой таблице должно быть поле с уникальном значением для каждой записи. Чтобы назначить ключевое поле, выполните следующие действия.
В режиме конструктора выделите то поле, которое вы хотите использовать в качества ключевого, в нашем примере – «Код должности». Нажмите кнопку «Ключ» в панели инструментов. Слева от лица поля появится символ ключа.
Некоторые свойства долей и их установление
Размер поля - количество символов, что можно ввести в поле. Например, для поля «Домашний телефон» нам хватит 8 символов.
Подпись - разрешает назначить заголовок в верхней части столбика таблицы для текущего поля. Например, в поле Заметки таблицы «Сотрудники» в заголовке столбика хотим видеть больше понятное название. Для этого необходимо ее ввести в поле «Подпись», например, «Автобиография».
«Значение по умолчанию» — Например, в поле "Всего" в таблице «Штат» по умолчанию хотим поставить 0, введите это число в данное поле. Если в таблице «Сотрудники» и в поле «Дата поступления» в таблице «Сотрудники» по умолчанию хотим поставить текущую системную дату, для этого в поле «Значение по умолчанию» введите «Date()» - функция, которая возвращает текущую системную дату «Обязательное поле» - если установить значение этого атрибута в «Да» для данного поля, то МS Асcеss не разрешит пользователю сохранить запись, пока не будут введенные данные в это поле. В наших таблицах все поля должны быть обязательными, кроме полей: «Фотография» в таблице «Сотрудники», «Заметки».
«Индексированное поле» - предназначено для построения индексов. Принимает три значения «Нет», «Да (совпадения допускать)» и «Да (совпадения не допускать)». Для того, чтобы поле было индексированное, необходимо избрать одно из значений «Да». Значение «Да (совпадения допускать)» разрешает создавать индекс за полем, что повышает скорость поиска за полем, при этом поле может иметь не уникальное значение. «Да (совпадения не допускать)» также создает индекс за полем, но требует, чтобы значение его было уникальным; Такое поле можно использовать в качества ключевого для таблицы.
Изменение таблиц
Изменение таблиц выполняется в режиме конструктора
Внесение изменений в поле, которое существует. Вы можете изменить: «Имя поля», «Тип данных», «Свойства поля».
Добавление поля. Нам надо в таблицы «Штат» прибавить поле «Занято» перед полем «Оклад». Выделите поле «Оклад». Нажмите кнопку «Вставить строки» в панели инструментов. В списке «Имя поля» появится пустая строка. Введите имени поля «Занято», тип данных — «Числовой». Аналогично добавьте в таблицу "Сотрудники" поле "Дата найма".
Удаление поля. Выделите поле, которое надо удалить, нажмите клавишу «Delete» на клавиатуре или щелкните кнопку «Удалить строки» на панели инструментов.
Скрытые поля
В таблицы «Сотрудники» нам не надо видеть поле «Фотография». Это поле можно припрягать, то есть мы не будем его видеть, но оно будет существовать в таблицы. Для этого: Откройте таблицу «Сотрудники». Выделите поле «Фотография». Выполните команду «ФорматСкрыть столбцы». Столбик исчезнет. Для того, чтобы снова отобразить этот столбик, выберите команду «ФорматПоказать столбцы». Появится диалоговое окно «Отображение столбцов». Поля, перед которыми стоит отметка «не скрыта», а поля без отметки – «скрытые». Щелкните контрольную пометку поля «Фотография». Закройте окно, нажав кнопку «Закрыть».
Удаление таблиц
В окне БД выделите таблицу, что надо изъять. Нажмите на клавишу «Delete” на клавиатуре. Появится сообщение, в котором в вас спросят, уверенные ли вы в потому, что хотите изъять таблицу. Выберите «Да».
Связи между таблицами
Находясь в окне БД, нажмите пиктограмму «Схема данных» на панели инструментов (Сервис Схемы данных) Появится окно «Схема данных». Если схема данных ни разу не сохранялась, то также появится диалоговое окно «Добавление таблиц». Выберите таблицу «Сотрудники», нажмите кнопку «Добавить». Таким образом, прибавьте таблицу «Штат». После этого нажмите «Закрыть».
В окне «Схема данных» каждая таблица появится в своём окне. Выберите поле «Должность» в таблицы «Сотрудники». Держа нажатой кнопку мыши, перетяните курсор с этого поля. Он принимает вид маленького прямоугольника. Отпустите этот прямоугольника на поле «Должность» в таблице «Штат». Появится диалоговое окно «Связи».
Выберите параметры «Обеспечение целостности», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных полей». Нажмите кнопку «Создать». Буде создана связь, и вы увидите линию между двумя полями в окне «Схема данных».
Установите связи между созданными вами таблицами.
Изменение связей. Щелкните дважды по линии между двумя таблицами. Внесите изменения
Удаление связей. Щелкните по линии между двумя таблицами, нажмите клавишу «Delete». МS Асcеss спросит у Вас подтверждение. Щелкните кнопку «Да» и связь исчезнет.
Введение данных в таблицу
Откройте таблицу «Сотрудники». Поле «Код сотрудника» пропустите, так как оно типа «Счетчик» и автоматически будет заполнен. Щелкните первую пустую ячейку во втором пустом столбике. Введите значения поля. Нажмите клавишу «Таb» (или курсор вправо), чтобы перейти к следующему полю, введите следующее значение. Продолжайте заполнять так до тех пор, пока не окажетесь в последнем поле. Если вы в данное время нажмете «Таb», то перейдете к первому полю следующей записи, при этом введенная строка будет автоматически сохранена в базе данных. Чтобы отказаться от введенных данных надо нажать на клавишу Esc, не покидая текущей записи.
Создание запросов. Виды запросов
Создание нового запроса в режиме конструктора. Создадим запрос «Ведомость вакансии». Выберите вкладыш «Запросы» в окне БД. Щелкните кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Новый запрос». Щелкните на таблице «Штат», а потом на кнопке «Добавить». Нажмите кнопку «Закрыть». После этого мы окажемся в окне запроса в режиме конструктора.
Добавление к запросу полей.
Если вы создаете запрос "с нуля", то первое, что надо сделать это прибавить к запросу необходимые поля, которые находятся в производном источнике данных (таблицы или запросе). Вы можете также использовать эту процедуру для добавления дополнительных полей в запрос.
Существует два способа добавления поля к запросу.
Первый способ. Щелкните на строке «Имя таблицы» в первом пустом столбике. Раскройте список и выберите в нем таблицу «Штат». Щелкните на строке «Поле» в этом же столбике. Раскройте список и выберите в нем поле «Должность».
Второй способ. В окне таблицы «Штат», которое, находится в верхней части окна конструктора запроса, выделите поле «Всего», щелкнув по нему курсором мыши. Захватите это поле и перетяните его в строку «Имя поля» первого пустого столбика (захватить и перетянуть - курсор мыши поместить на подмеченное поле, нажмите левую клавишу и не отпуская ее, переместить курсор мыши в место назначения, где и отпустить левую клавишу). В этом столбике заполненными окажутся поля «Имя поля» и «Таблица».
Для того чтобы поле отображалось на экране, установите контрольную пометку в строке «Вывод на экран» для соответствующего поля.
В дальнейшем прибавьте поле: «Занято».
Создание простого запроса с помощью мастера. Построим запрос «Ведомость окладов».
Откройте БД и выберите закладку запросов. Нажмите кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Новый запрос». Выберите «Простой запрос» и нажмите ОК. Появится первое окно мастера создание простых запросов.
Выберите таблицу «Сотрудники» в выпадающем списке «Таблицы Запросы». В списке «Доступные поля» выберите поле «Фамилия» и нажмите кнопку «>». Это поле переместится в список «Выбранные поля». Прибавьте также поля «Имя» и «Отчество». Выберите таблицу «Штат» в списке «ТаблицыЗапросы». Выберите поле "Оклад". После того как все поля будут добавленные, нажмите кнопку «Далее». Появится следующее диалоговое окно. В поле ввода текста задайте имя запроса, введите заголовок запроса «Ведомость окладов». Для отображения результатов запроса нажмите кнопку «Готово».
Просмотр результатов запроса. Для того, чтобы просмотреть результаты запроса, нажмите в окне БД закладку «Запросы», а потом «Открыть». На экране появится результат запроса.
Печать результатов запроса. Для того чтобы напечатать результаты запроса:
1) удостоверьтесь в том, что окно результатов запроса активное;
2) выберите команду «ФайлПечать» или нажмите «Сtrl»+Р. Появиться диалоговое окно «Печать»;
3)установите нужные параметры печати в нажмите ОK.
Вычислительные поля в запросах
В запросе «Ведомость вакансий» надо ввести поле «Вакансии», в котором будет вычисляться: Всего — Занято. В первом пустом столбике введите следующее выражение. Нажмите правую клавишу и затем «Построить». Появиться построитель выражений. Выбрать таблицу «Штат», поле «Всего». Нажать «Вставить». Выбрать кнопку со знаком «—». Аналогично выбрать поле «Занято». Нажать ОК. Запустите запрос на выполнение. Попробуйте создать другие вычислительные поля.
Добавление условий выбора. С помощью условий отбора можете выбрать нужные записи, которые будут появляться в результатах запроса. В запросе «Ведомость вакансии» надо вывести только те "Должности", где «Всего—Занято» не равно нулю. В режиме конструктора запроса нажмите на строке «Условие отбора» в столбике «Вакансии» и введите в это поле условие — «не равно нулю».
По умолчанию MS Access превращает введенные в параметры запроса текстовый тип данных. Потому, что текстовые поля нельзя сравнивать с полями дат, надо установить тип данных для параметров.
Выберите команду «ЗапросПараметры» в меню. Откроется окно диалога «Параметры запроса». Введите параметр «Дата найма» и в качества типа данных выберите «Дата Время». Закройте диалоговое окно кнопкой ОК.
Сортировка в запросе
В запросе «Ведомость окладов» сделаем так, чтобы «Фамилии» отображались в алфавитном порядке. Для этого:
- щелкните в строке «Сортировка» в поле «Фамилии»;
- в выпадающем списке выберите значения «По возрастанию».
Чтобы отменить сортировку по полю, повторите те же действия, но выберите значения «Отсутствует».
MS Access. Формы и работа по ним.
Использование Автоформи. Создадим форму для ввода данных в таблицу «Сотрудники». Выберите вкладыш «Формы» в окне БД. Нажмите кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Новая Форма».
Из пунктов: «Автоформа: в столбец»; «Автоформа: табличная»; «Автоформа: ленточная» выберем «Автоформа: табличная».
Раскройте выпадающий список, расположенный внизу диалогового окна, и выберите таблицу, с которой будет связанная текущая форма, то есть «Сотрудники». Нажните кнопку ОК. Появится форма, готовая для ввода данных.
Использование Мастера форм. Создадим форму для ввода данных в таблицу «Штат». В окне БД выберите вкладыш «Формы». Нажмите «Создать». Появится диалоговое окно «Новая Форма». Выберите пункт «Мастер форм» и нажмите кнопку ОК. Из выпадающего списка «ТаблицыЗапросы» выберите таблицу, из которой будете выбирать поля, в данном случае — таблицу «Штат». В списке «Доступные поля» выберите ноле «Должность» и нажмите кнопку «>» для того, чтобы переместить его в список «Выбранные поля». Таким же образом переместите поля «Всего», «Занято», «Оклад».
Нажмите кнопку «Далее» для продолжения работы. Появится запрос на внешний вид формы: «В один столбец», «Ленточный», «Табличный». Выберем «В один столбец», а потом — кнопку «Далее». В запросе на стиль выберем «Обычный». В следующем диалоговом окне в поле «Имя формы» введем «Штат». Нажмите кнопку «Готово». Появится форма, пригодная к вводу данных.
Создание формы «с нуля». Создадим форму дня запроса «Ведомость вакансий». В окне БД нажмите вкладыш «Формы». Нажмите кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Новая Форма». Выделите «Конструктор». В выпадающем списке в нижней части диалогового окна выделите таблицу или запрос, с которым будет связанная текущая форма, то есть «Ведомость вакансий». В дальнейшей не будет возможности это сделать. В режиме «Конструктор» нельзя создать форму, в которой содержатся поля с нескольких таблиц.
Нажмите кнопку ОК. Появится экран конструктора форм. В данное время можете приступить к разработке формы.
Добавление полей к форме. Поля, которые Вы можете прибавить к форме, должны появиться в области данных. Если на экране не отображается «Список полей», тогда нажмите «Список полей» или команду меню «ВидСписок полей».
Чтобы прибавить к форме любое поле, необходимо перетянуть его из списка полей. Прибавьте к области данных поля из избранной таблицы.
Если вы уже создали форму, то для того, чтобы ввести в ее данные, выполните такие действия:
1) откройте форму «Сотрудники»;
Аналогично введите все нужные вам записи.
Изменение формы. Та область, с которой вы работали в форме до сих пор, была область данных. Но в форме есть и другие области. Для того, чтобы вывести на экран эти области:
1) для просмотра колонтитулов страницы, выполните команду «ВидКолонтитулы». В колонтитулах страницы размещается текст, который вы хотите повторять на каждой странице при печатании формы.
2) для просмотра заголовка примечаний формы, выполните команду «ВидЗаголовокПримечание формы». В заголовке формы содержится информация, которая повторяется каждый раз на экране формы.
3) для изменения цвета, необходимо открыть палитру доступных цветов с помощью пиктограммы «Палитра». Выберите один или несколько элементов управления в форме и установите нужный цвет.
Перемещение полей. Выделите мышью название поля. Установите курсор мыши так, чтобы он принял вид открытой руки. В данное время поле можно переместить на другое место.
Изменение длины поля. Выделите любое поле. Вокруг него появятся маркеры поля. Бели переместить курсор мыши на маркеры поля, то он приобретет вид двухсторонней стрелки. В это время, нажав левую клавишу мыши, вы захватите маркер поля и можете изменить его размер. Сделав размер маркера поля таким, как вам нужно, отпустите левую кнопку мыши.
Добавление текста. Для добавления к форме любого текста (заголовка, подзаголовка, объяснительной надписи и т.д.) выполните такие действия:
1) если панель управления не отображена на экране, то выполните команду «ВидПанель элементов»;
2) в панели элементов нажмите «Надпись» (пиктограмму с изображенной большой буквой А). Курсор мыши изменит свой вид;
3) переместите курсор мыши в то место, где нужно расположить новый текст. В этом месте появится маленький квадрат;
4) введите текст. Нажмите курсор мыши в любом месте вне области с текстом. На этом процедура ввода закончена
Создание списков. Откройте форму «Ведомость вакансий» в режиме конструктора. Выведите список полей производной таблицы. На панели элементов выберите пиктограмму поля со списком и перетяните поле «Должность» из списка полей в форму. Появится первое диалоговое окно «Создание полей со списком». Выделите в нем пункт «Поле со списком использует значение из таблицы или запроса». Нажмите кнопку «Далее».
В следующем диалоговом окне выделите таблицу «Штат» и нажмите кнопку «Далее». В следующем диалоговом окне перенесите поле «Должность» со списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» и нажмите кнопку «Далее». Задайте ширину столбиков. Нажмите кнопку «Далее».
В следующем диалоговом окне выделите пункт «Сохранить в поле» и из выпадающего списка выберите поле «Должность». Нажмите кнопку «Далее». В поле ввода задайте подпись и нажмите кнопку «Готово». Аналогично создаются другие элементы управления.
Вычислительные элементы управления. Для создания вычислительных полей необходимо открыть форму в режиме конструктора, Прибавьте в форму новое поле. Откройте окно свойств данного поля, и для свойств «Данные» введите выражение. Выберите соответствующий формат поля в свойствах «Формат»
Поиск данных
Использование команды «Найти». Команду «Найти» удобно использовать для поиска нужной записи. Рассмотрим поиск записи «Петров» в форме «Сотрудники», Переключитесь в режим формы. Потому, что мы знаем, что этот ряд символов находится в поле «ФИО», то выберите это поле. Выполните команду «ПравкаНайти», или нажмите кнопку «Найти» на панели инструментов. Появится диалоговое окно «Поиск».
В поле «Образец» введите «Петров», то есть то, что мы хотим обнаружить. Разверните выпадающий список «Совпадение» и выделите в нем один из пунктов, например, «С начала поля». Откройте список «Просмотр» и выберите один из пунктов. По умолчанию устанавливается «Все» и при поиске пересматриваются все записи. Выберите «Все». Можно учесть использование регистра, для этого установите контрольную пометку перед полем «С учетом регистра». Также можно учитывать формат текста, для этого установите контрольную пометку перед полем «С учетом формата полей». Чтобы ограничить поиск только тем полем, которое вы выбрали, установите контрольную пометку перед полем «Только в текущем поле». Нажмите кнопку «Найти», чтобы обнаружить первый элемент.
При необходимости оттяните в сторону диалоговое окно «Поиск», для того чтобы можно было увидеть найденную запись. MS Access выделит элемент поля, в котором находится найденный текст. Чтобы обнаружить следующее вхождение заданного элемента, нажмите кнопку «Найти далее».
Использование команды «Заменить». Для того чтобы обнаружить запись «Петров» и заменить на запись «Петрова», необходимо выполнить такие действия:
1)выполните команду «ПравкаЗаменить». Появится диалоговое окно «Замена»;
2) в поле ввода «Образец» введите «Петров»;
3) в поле ввода «Заменить» введите «Петрова»;
4) установите контрольные пометки, такие же как для операции поиска;
6) нажмите кнопку «Заменить»;
8) Когда вы закончите процедуру замена, нажмите кнопку «Закрыть».
Сортировка данных. В форме «Ведомость окладов» отсортируем записи в соответствия с окладом — от самого высокого к самому низкому:
1) выберите поле «Оклад»;
2) нажмите кнопку «Сортировка по убыванию» на панели инструментов или выберите команду «ЗаписиСортировка», а потом выберите в каскадному меню пункт «По убыванию».
Если хотите возвратить предыдущий порядок сортировки, выполните команду «ЗаписиУдалить фильтр».
Использование фильтров. Фильтр над выделенным фрагментом. Нам надо обнаружить всех «Петров». Для этого:
2) выделите это значение;
3) нажмите кнопку «Фильтр по выделенному» на панели инструментов или выполните «ЗаписиФильтрФильтр по выделенному». Появятся записи, которые совпадают с выделенным критерием.
С помощью использования «Фильтр по выделенному» можете осуществлять фильтрацию одновременно только по одному условию отбора. Но после использования первого фильтра можно применить следующие фильтры для дальнейшего ограничения списка совпадающих записей.
Вы можете отфильтровать записи, которые не содержат выделенное значение. Для этого после выделения значения нажмите правую кнопку мыши, а потом выберите «Исключить выделенное».
Обычный фильтр. В форме «Ведомость окладов» надо обнаружив всех сотрудников с фамилией «Петров», оклад которых меньше 350, для этого необходимо выполнить такие действия:
4) нажмите кнопку «Применить фильтр» на панели инструментов и вы получите отфильтрованные данные.
Отмена фильтра. Для отмени фильтра надо выполнить команду «ЗаписиУдалить фильтр» или нажать кнопку «Удалить фильтр» (это та же кнопка, которая и «Применить фильтр»).
Сохранение отфильтрованных данных в качества запроса. Сохраним фильтр «Петров, оклад которых < 350» в качества запроса «Петров», для этого:
1) отобразите фильтр в окне обычного фильтра;
MS Access. Отчеты
Использование «Автоотчет». Создадим отчет на основе таблицы «Сотрудники»:
1) нажмите вкладыш «Отчеты» в окне БД
2) нажмите кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Новый отчет»;
3) в предложенном перечне выделите пункт «Автоотчет: в столбец» или «Автоотчет: ленточный»;
4) в выпадающем списке «ТаблицыЗапросы» выделите таблицу «Сотрудники»
5) нажмите кнопку ОК.
Появится отчет в режиме предыдущего просмотра печати.
Создание отчетов с помощью мастера отчетов. Создадим отчет на основе запроса «Ведомость окладов».
1) нажмите вкладыш «Отчеты» в окне БД;
2) нажмите кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Новый отчет»;
3) выделите пункт «Мастер отчетов», нажмите кнопку ОК. Запустится мастер отчетов;
В окне «Создание отчетов» раскройте выпадающий список «ТаблицыЗапросы» и выделите в нем запрос «Ведомость окладов»;
Дальше надо указать способ сортировки в границах групп. Раскройте выпадающий список и выделите в нем поле «Оклад». Потом выберите сортировки «По возрастанию».
В следующем диалоговом окне выберите вид макета в секции «Макет», например, «Ступенчатый».
Выберите ориентацию отчета — «Книжная» или «Альбомная» и нажмите кнопку «Далее».
В следующем диалоговом окне мастера отчетов с списка стилей отчета выберите стиль отчета Дальше задайте имени отчета — «Ведомость окладов». Нажмите кнопку «Готово». Вы увидите свой отчет в режиме предыдущего просмотра
Самостоятельно создайте отчет «Ведомость вакансий» на основе одноименного запроса
Печать отчетов. Откройте отчет в режиме предыдущего просмотра, чтобы изменить параметры печати выполните команду «ФайлПечать». В открывшемся окне есть возможность изменить параметры печати и выполнить саму печать. Кроме того, послать отчет на печать можно через кнопку «Печать» на панели инструментов.
Добавление вычислительного (итогового) поля. Прибавим в конце отчета «Ведомость окладов» итоговое поле «Общая сумма», в котором будет приведенная общая сумма.
1) откройте отчет «Ведомость окладов» в режиме конструктора;
2) прибавьте поле в область «Примечание отчета»;
4) сделайте это поле помеченным и введите формулу.
Создадим макрос для открытия формы «Сотрудники»:
Первый столбик, предназначенный для макрокоманд. Второй – для комментариев. В колонке «Макрокоманда» в выпадающем списке выберите команду «ОткрытьФорму». В поле «Имени формы» задайте «Сотрудники».
В поле «Режим» задайте режим, в котором будет выводиться данная форма, например, «Просмотр». Сохраните, макрос, дав «Имя» «Сотрудник».
Создайте новую пустую форму с именем «Панель управления». Откройте эту форму в режиме конструктора. Оттяните макрос «Сотрудник» в эту форму — будет созданная кнопка.
Нажмите на созданной кнопке правой кнопкой мыши. Выберите элемент «Свойства». Выберите раздел «События». В поле «Нажатие кнопки» в выпадающем списке выберите макрос «Сотрудник».
В результате, при нажатии на эту кнопку будет открываться форма «Сотрудник».
Создайте макросы для открытия других форм, кнопки открытия этих форм расположите в форме «Панель управления».
Автоматический запуск макроса. Нажмите вкладыш «Макросы» в окне БД. Нажмите «Создать».
В столбике «Макрокоманда», в выпадающем списке выберите команду «Открыть форму». В поле «Имя формы» задайте — «Панель управления». В поле «Режим» задайте - «Просмотр».
Сохраните макрос, предоставив ему имя «AutoExec».
В результате, при открытии БД, будет появляться форма «Панель управления».