Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Часто возникает необходимость рассылать большое количество писем, отличающихся только несколькими словами, например, во вступлении каждого из писем имеется отличное от других обращение Уважаемый господин Иванов, Уважаемая госпожа Никитина. Функция слияния документов, позволяет автоматизировать процесс создания таких писем.
На рис. 1 приведен текст письма, которое необходимо разослать 100 потенциальным покупателям.
, Москва
ул. Пирогова, дом 555,
магазин «Три толстяка»
Уважаемый господин Петров!
Предлагаем Вам новый каталог с моделями сезона 2012\2013 года.
Цены и условия поставки Вы найдете в конце каталога.
Благодаря тому, что в прошлом году Ваш объем продаж был очень высок, мы предлагаем специальную скидку в 7%, в случае совершения сделки до 1 января 2013 года.
С уважением
Генеральный директор фирмы «Медведь»
Михаил Медведев
Рис. 1 Образец письма.
Для создания персональных писем с помощью слияния необходимо создать два разных файла: один –с шаблоном письма, другой –с данными об именах, фамилиях и адресах, подставляемых в текст шаблона.
Следующая последовательность действий создает тираж писем:
В появившемся списке выберите пункт Пошаговый мастер слияния. В следующем диалоговом окне необходимо поэтапно выполнить 6 действий мастера Слияния. Нужно будет:
1. Выбрать тип документа и нажать стрелку перехода Далее. Открытие документа.
На втором этапе необходимо сделать Выбор документа:
Далее выбираем получателей вашей рассылки писем (если не выбрано ничего другого).
Если списка не было заранее создано, необходимо его задать самостоятельно с помощью мастера Слияния.
В случае готового списка контактов для передачи сообщений нужно выбрать пункт Использование списка. При использовании существующего списка нужно использовать имена и адреса из файла или базы данных, нажав копку ОБЗОР. И выбрать соответствующий файл или БД.
Появится диалоговое окно вида БД, где указаны имена и адреса получателей вашей рассылки.
Следующим этапом будет создание самого письма:
,
где можно добавлять либо удалять данные о получателях.
Завершив составление письма, переходим на следующий этап Далее. Просмотр писем.
В этом разделе можно выводить письма на печать, либо изменить часть писем готовых к рассылке.
Источником данных называется документ (файл или база дынных), содержащий информацию о клиентах, используемую для создания писем рассылки.
Для создания источника данных необходимо сначала выбрать тип документа, выбрать получателей. На вкладке мастера Слияния создать его структуру файла или базы дынных, т.е. указать набор полей, необходимых для хранения информации по каждому клиенту. Для этого:
В появившемся окне виден уже сформированный список полей, который можно скорректировать в соответствии с потребностями пользователя.
Лишние поля легко удаляются из списка, для этого их надо сначала выделить, а затем нажать кнопку Удалить.
Имя нового поля следует ввести в окне Поле. а затем нажать кнопку Добавить поле в окне Поле.
(В имени поля запрещены пробелы, имена полей не должны быть длиннее 40 символов и должны начинаться с буквы.)
Сформируйте источник данных со следующими полями:
При тиражировании письма требуется изменять обращение к клиенту в зависимости от его пола: Уважаемый господин или Уважаемая госпожа. Для автоматизации определения вида вставляемого обращения вставим в текст основного письма условие IF-THEN-ELSE (Если-то-иначе), проверяющее пол клиента. Для этого:
Рис. 2 Диалоговое окно Вставка поля IF
Аналогично вставьте в текст письма сообщение о скидках для тех покупателей, у которых в прошлом году объем сделок превышал 10000 р. Для клиентов, у которых в прошлом году объем сделок был меньше 10000 р. соответствующее предложение должно отсутствовать.
Существует возможность проверить результат слияния основного текста и источника данных. В диалоговом окне слияние следует сначала нажать кнопку Объединить, а затем кнопку Проверка.
(Можно просто нажать соответствующую кнопку на панели инструментов.)
В появившемся окне Поиск ошибок выберите 2 вариант Создать составной документ, сообщая об обнаруженных ошибках по мере их обнаружения. Word создаст новое окно, в котором будут находиться все письма, созданные в результате слияния. Их можно просмотреть, а затем вывести на печать.
Если нет необходимости просматривать весь тираж писем, то можно воспользоваться кнопкой предварительного просмотра результатов слияния (на кнопке нарисованы парные кавычки и буквы АБВ.
Существует возможность установить параметры слияния. Например, для того чтобы печатать только письма клиентам, проживающим в Москве, следует:
Лабораторная работа № 5
«Слияние документов Word»