Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ № __
СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ОСНОВИ ВЕДЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ ЗАСОБАМИ MICROSOFT ACCESS 2007
Мета роботи: навчитися створювати документи у вигляді форм, отримати навички організації баз даних однотипних документів.
Програмне забезпечення: Microsoft Access 2007.
Завдання: Створити базу даних довідок такої структури:
Рис. 1.1
Теоретичні відомості: Запрошення учасникам конференції та відрядна посвідка, автоматичне генерування яких з використанням текстового процесора Word 2007 і редактора електронних таблиць Excel 2007 описане в лабораторних роботах № 1 і № 3 відповідно, за своєю суттю є теж формою документа. Перевага використання форм Access 2007, насамперед, у тому, що після створення документа на основі цієї форми він автоматично потрапляє у базу даних і реквізити всіх документів зберігатимуться в одній таблиці (у Word 2007 кожен документ, створений на основі шаблону-форми, є окремим файлом, а в Excel 2007 одночасно на екрані можна відобразити тільки один документ). Можливий також інший варіант, аналогічний до застосованого у середовищі Excel, коли спочатку вносяться реквізити документа у таблицю, а потім на їх основі формується сам документ. За комбінацією цих реквізитів завжди можна відшукати і відобразити на екрані потрібний документ або групу документів.
Описана у цій лабораторній роботі методика створення документів на основі заповнення форм Access 2007 автоматично передбачає і реєстрацію новоствореного документа, оскільки усі його реквізити одразу заносяться у відповідну таблицю бази даних. Проте у більшості випадків внутрішні документи створюються в інших програмах (зазвичай, у текстовому редакторі Word), а зовнішні (вхідні) взагалі можуть існувати тільки у паперовому варіанті. Це вимагає іншої організації процесу реєстрації документів, реалізованої в автоматизованих системах електронного документообігу – на основі реєстраційно-облікових карток документа.
Принцип створення реєстраційно-облікової картки документа у середовищі Access 2007 нічим не відрізняється від методики створення власне документа на основі форми. Форма Access 2007 для типової реєстраційно-облікової картки документа зображена на рис. 1.2.
Власне документ у цьому випадку може знаходитися на сервері у форматі програми, в якій він був створений або у відсканованому вигляді. Доступ до нього можна налаштувати, наприклад, використовуючи технологію гіперпосилань. Реєстаційно-облікова картка документа, окрім змістових реквізитів, може містити накладені резолюції із зазначенням виконавців і термінів виконання, завдяки чому можна здійснювати контроль за виконанням документів
.
Рис. 1.2
Хід роботи:
Завантажте систему управління базами даних Microsoft Access 2007, клацніть на піктограмі Нова база даних і збережіть її під назвою Baza.accdb.
На закладці Створення у групі Таблиці натисніть на кнопку Конструктор таблиць і сконструюйте таблицю реквізитів довідки.
Рис. 1.3
Для цього почергово створіть такі поля (додаткові параметри кожного поля задаються на закладці Загальні у нижній частині вікна):
“Номер довідки”; тип – “Числовий” (для автоматич-ного нумерування можна використовувати тип “Лічильник”).
“Дата видачі”; тип – “Дата/час” ; формат поля – “Довгий формат дати”.
“Кому”; тип – “Текстовий” ; розмір поля – 100 (визначає максимально допустиму кількість символів у цьому полі).
“Текст довідки”; тип – “Поле МЕМО” (текстовий тип без обмежень на кількість символів).
Для створення поля “Посада” виберіть тип “Майстер підстановок”, встановіть перемикач в положення Буде введено фіксований набір значень (положення Об’єкт “Стовпець підстановки” буде використовувати значення з таблиці або запиту використовується, коли перелік посад вже є сформований в іншій таблиці бази даних) і натисніть на кнопку Далі. Ввівши перелік посад, які мають право засвідчувати довідки, натисніть на кнопку Готово. У конструкторі таблиць для цього поля залишиться тип “Текстовий”, але на закладці Підстановка у рядку Джерело рядків відображатимуться можливі варіанти посад.
Аналогічно за допомогою майстра підстановок створіть поле “Прізвище” з переліком прізвищ та ініціалів осіб, посади яких зазначені в полі “Посада”. Щоб була змога вибирати інших осіб, на закладці Підстановка потрібно задати значення “Ні” для параметра Обмежитися списком.
3. Помістіть курсор у будь-яке місце поля “Номер довідки” і натисіть на кнопку Ключове поле у групі Сервіс на закладці Конструктор, щоб унеможливити створення довідок з однаковим номером – поруч з іменем поля повинен з’явитися значок у вигляді ключа.
Закривши вікно конструктора таблиць, пітвердіть збереження змін і призначте таблиці ім’я “Довідки”.
Для створення бланку довідки на закладці Створення у групі Форми натисніть на кнопку Конструктор форм.
Двічі клацнувши лівою кнопкою миші в області даних, у діалоговому вікні “Вікно властивостей” на закладці Макет в рядку Колір фону виберіть білий колір.
З допомогою миші перетягніть межі області даних до потрібних розмірів (у верхній і лівій частині вікна конструктора форм для зручності є лінійки), наприклад 14х9 см.
Двічі клацніть на сірому квадраті біля лінійок у лівому верхньому куті конструктора форм:
Рис. 1.4
9. На закладці Дані в рядку Джерело записів виберіть Довідки.
10. За допомогою кнопки Напис з групи Елементи керування створіть написи з відповідними параметрами шрифта і вирівнювання. Для переміщення напису слід виокремити його, підвести вказівник миші до чорного квадрату у правому верхньому куті (вказівник набуде вигляду руки), натиснути ліву кнопку миші і перемістити напис у потрібне місце. Для зміни розмірів напису використовуються маркери по його периметру. Для переходу на новий рядок в межах одного напису треба натиснути комбінацію написи приблизно так:
клавіш Ctrl+Enter. Розмістіть
Рис. 1.5
Натисніть на кнопку Додати поля у групі Сервіс і перенесіть з вікна “Список полів” поле “Номер довідки” в область даних. Вилучіть напис Номер довідки (лівий прямокутник з двох, що з’являться після перенесення поля в область даних) і розташуйте поле біля напису “№”.
Аналогічно перенесіть решту полів в область даних, видаліть написи, задайте вирівнювання по лівому краю та розмістіть поля так:
Рис. 1.6
Для того, щоб межі полів не відображалися під час друку, натисніть комбінацію клавіш Ctrl+A (щоб виділити всі поля одночасно), викличте вікно властивостей з допомогою кнопки Сторінка властивостей у групі Сервіс і на закладці Макет у рядку Тип межі виберіть Відсутня.
Закрийте конструктор форм і назвіть форму “Довідки”.
Для створення довідки відкрийте форму “Довідки”, натисніть на кнопку Новий (порожній) запис на панелі переходів між записами у нижній частині вікна та заповніть реквізити довідки:
Рис. 1.7
Створіть ще одну довідку з довільними реквізитами. Перевірте, чи потрапили реквізити довідок у таблицю “Довідки”.
Продемонструйте результат викладачу та дайте відповіді на поставлені ним запитання.