Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема 1. Документи, їх роль і місце в комерційній діяльності
Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою, з погляду технології, процес отримання і передачі інформації. Переважна частина використаної в управлінні інформації фіксується. Це обов’язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна лише зафіксувавши її попередньо. Матеріальними носіями фіксованої інформації є документи. Документ – це засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної та розумової діяльності людини. Серед носіїв інформації найбільш широке використання одержали текстові документи, виконані на папері. Вони виконують важливу роль в організації та удосконаленні управлінського процесу. Це пояснюється тим, що в документи вносяться попередньо оброблені відомості, зафіксована в документах інформація надійно зберігається.
Документ складається з 2-х частин. У документах більш складний по змісту текст ділять на розділи, підрозділи, параграфи, пункти і нумерують їх арабськими числами. Розділи позначають одним числом, а пункт двома числами, розділеними крапкою(наприклад, 1.4; 2.19 і т.д.). Підпункти нумеруються трьома числами (наприклад, 1.4.5.). Документ повинен бути юридично грамотно оформлений: містити вірні відомості про всі події, які розглядаються автором. Документ повинен бути стислим, але не на шкоду інформації, яка міститься в ньому, а також грамотним за змістом і зрозумілим для кожного користувача.
Велике значення для створення документів має їх уніфікація – тобто встановлення єдиного комплексу їх видів та різновидів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм документів і єдиних правил їх складання, створення трафаретних текстів.
Трафаретизація текстів документів зводиться до того, щоб більше постійної інформації входило в типовий бланк при обробці і складанні документів.
У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що дозволяє йому задовольнити різні людські потреби.
Серед функцій документів виділяють загальні і спеціальні.
До загальних функцій документа відносяться:
До спеціальних функцій документа відносяться:
Класифікація документів – необхідна умова для проведення робіт по їх уніфікації, котра є важливою передумовою документаційного забезпечення систем управління. Найважливішою класифікаційною ознакою є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмету чи напряму діяльності. Документи класифікують за наступними ознаками:
В умовах переходу до ринкової економіки комерційна діяльність стала масовим явищем. Вона є об’єктом праці багатьох торгових працівників, включаючи маркетингові і комерційні служби торгових, виробничих підприємств і організацій різних форм власності, підприємств сервісного обслуговування, відділів збуту виробничих і сумісних підприємств, в господарських товариствах, на товарних біржах, торгових домах та інших комерційних структурах.
Комерційна діяльність пов’язана зі зміною форм вартості, тобто купівлею-продажем товарів. До комерційних відносяться також операції, що забезпечують нормальний процес здійснення операцій купівлі і продажу товарів в сфері товарного обертання. Виходячи з цього суттєво підвищуються вимоги до професійної підготовки працівників сфери торгівлі в питаннях комерційної ділової документації. Практика засвідчує, що переважна більшість конфліктних ситуацій в комерційній діяльності – це результат некваліфікованого оформлення документів, пов’язаних з комерційними операціями.
Документування – це процес створення документів. Документування інформації здійснюється в порядку, який визначається органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів.
Документування включає такі операції:
На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діловодства ( документального забезпечення управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати критеріям оцінки якості документування систем управління.
Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їх оперативному виконанню з наступним використанням у довідкових та наукових цілях, створити передумови для автоматизованого оброблення інформації, що в них міститься, оперативного її пошуку, скоротити затрати праці та коштів на документування та оброблення документів.
Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом ( справу, файл) зразків документів, що найчастіше використовуються в практичній діяльності підприємства, які потім будуть використовувати працівники підприємства.
Робота з документами підприємства складається з таких етапів:
Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з документами визначається оперативністю пересування та виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.
У зв’язку із швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного вдосконалення, підвищення рівня знань та класифікації управлінських працівників у галузі документування та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.
Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних процесів неможливо вирішити питання комп’ютеризації управління. Найвищої ефективності від використання ПЕОМ можна досягнути впорядкуванням усієї вихідної інформації, масовими носіями якої є документи. Впровадження автоматизованого оброблення інформації дає можливість не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.
Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оптимізації документацій них процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву.
Документальне забезпечення – комплекс операцій з готовими документами.
Основні положення ЄДСД складаються з загальної частини, 8 тематичних розділів та додатків. Тут сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на нижчих щаблях ієрархії. Виділяють функціональні та галузеві системи документації.
Функціональні системи (планова, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів призначення (Мінфін, Держкомстат, податкова адміністрація). Функціональні системи тісно пов’язані між собою ( система планової та облікової документації). Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління ( міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Вони відображають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності.
У додатках ЄДСД наведено приблизний перелік документів, які підлягають контролю за виконанням.
Обов’язковою умовою раціональної організації діловодства є автоматизація процесів діловодства. В ЄДСД пропонуються варіанти типових комплектів технічних засобів для механізації операцій з документами.
Термінологічний словник
Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної діяльності і розумової діяльності людини.
Формуляр – зразок – це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього класу, комплексу, розташованих в установленій послідовності