Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
6. Выставки и ярмарки.
Выставки и торговые ярмарки стали сейчас распростра ненным средством осуществления ПР. Четкого разграниче ния между „выставками" и „ярмарками" уже нс существует. В то же время торговая ярмарка, как следует из названия, проводится с целью продажи товаров или демонстрации но вых идей и технологий. Выставка, с другой стороны, может проводиться как престижное международное мероприятие, вроде Всемирной ярмарки Брисбеп-1988, или как представ ление небольшого количества экспонатов с образовательной целью в библиотеке или в заводской столовой.
Работа с выставками достаточно четко подразделяется на три раздела:
1. Принятие решения о том, в какой выставке участвовать и насколько широко.
2. Подготовка материалов и изготовление стенда.
3. Набор штатов для стенда, руководство его работой до открытия выставки, в период проведения и вплоть до разборки стенда.
Выбор выставки
Ежегодно во всем мире проводится множество выставок, и очень трудно решить, в какой из них участвовать. Неко торым отраслям промышленности в ряде выставок участво вать просто необходимо, но остается еще немало выставок,
"Строго говоря, целью настоящей книги не является глубокое рассмотрение торговых ярмарок, но проблемы их организации и проведения очень сходны с аналогичными проблемами проведения выставок в рамках ПР. Более того, в большинстве организаций отдел ПР занимается проведением всех выставок, и поэтому мы обсудим здесь проблему в самых общих чертах (более подробно этот вопрос рассматривается в книге проф. Сэма Блэка „Азбука выставок в кооферекций" ISBN О— 9036Й9—02Х, «Modii» Ркм", 1989).
Выставки и ярмарки
Пабликрилейшиз. Чтиэтотакое?
участие в которых не столь очевидно. Часто решение об уча стии в выставке принимается высшим руководством или правлением, но к мнению советника по ПР обязаны прислу шаться, а он должен быть готов дать квалифицированное за ключение по вопросу, связанному со значительными матери альными затратами. Весьма трудно составить себе представ ление о выставке, ни разу ее не посетив, и поэтому необ ходимо использовать каждую возможность для посещения различных выставок как в своей стране, так и за рубежом. Вторичная информация может быть неверной.
Вам понадобится информация по нескольким вопросам. Желательно знать действительные масштабы выставки, чис ло участников, тип посетителей. Необходимо сравнить эту выставку с другими, сходными по тематике и направлению, которые проводятся в вашей стране или за рубежом.
Решая вопрос об участии в выставке, посоветуйтесь с от делом реализации, у которого могут быть свои соображения. Таким образом вы соберете необходимые данные для приня тия решения. Гораздо сложнее оценить, насколько повысит ся престиж фирмы или улучшится мнение общественности о ней, поэтому решение основывается не столько па конкрет ных цифрах, сколько на интуиции. При этом следует пом нить, что выставление собственной экспозиции можно под держать другими мероприятиями в области ПР. Па решение оказывает воздействие и другое соображение, связанное с тем, что ваша компания не может пропустить выставку, в ко торой другие принимают самое активное участие.
Следует подумать и о том, подходит ли вам время прове дения выставки, согласуется ли это с вашими производствен ными планами и намерениями участвовать в других подоб ных мероприятиях.
Другой вопрос — какая площадь вам необходима для того, чтобы представить все товары или услуги, которые вы хо тели бы экспонировать. И здесь возникает вопрос о стоимо сти, поскольку, за исключением небольших витрин, затраты на участие более или менее соответствуют площади экспо зиции. Другая проблема заключается в том, что на некото рых выставках приходится арендовать значительные пло щади, чтобы получить „остров" или место на первом этаже. По чтобы обеспечить себе хорошее место во время жеребьев ки, необходимо участвовать в выставках постоянно.
Смета экспозиции
Стоимость экспозиции обычно оценивается в фунтах стер лингов на квадратный метр. Сюда входит стоимость обору-
дования витрины, включая гонорар художникам, но не вклю чаются стоимость аренды, страховки, перевозки и оплата ра боты стендистов. Расходы на страховку и перевозку особенно велики, если выставка проводится в Москве, Нью-Йорке или Пекине, т.е. в отдаленных местах.
Стоимость сооружения витрины может колебаться в зна чительных пределах, хотя престижные экспозиции требуют, как правило, лучшего оформления, а чисто торговые могут быть попроще или размещены в витринах или на стендах, предлагаемых устроителями выставки. Стремление не уда рить в грязь лицом привело к неоправданному завышению затрат на некоторых выставках, темой которых были техни ческие изделия, и излишнее украшательство было ни к чему. В среднем стенд обходится в 500 фунтов стерлингов за квад ратный метр, но большой стенд на промышленной выставке, где представлены крупногабаритные станки, может обойтись и в 200 фунтов стерлингов.
Помимо основных расходов возникает множество сложно стей, преодоление которых повышает стоимость экспозиции. Короче говоря, нет смысла принимать решение об участии в престижной выставке в своей стране или за рубежом, если нет достаточно средств, чтобы сделать действительно инте ресную экспозицию. Естественно, что двухярусный стенд обойдется дороже, еще дороже будет стоить сооружение спе циальной конструкции или павильона. При участии в зару бежных выставках значительная часть расходов приходит ся на оплату рабочей силы, поэтому гораздо экономичнее ис пользовать готовые узлы и конструкции.
Совершенно необходимо тщательно просчитать смету и делать все возможное, чтобы не выходить за пределы ассиг нованных средств. Обычно в смету закладывается некоторая сумма, скажем, 109й, на покрытие непредвиденных расходов.
Передвижные выставки
Обычно подрядчик сооружает стенд с таким расчетом, что бы он прослужил до конца выставки, а затем разбирает его и забирает себе все, что еще может пойти в дело. Это не от носится к моделям, фотографиям, слайдам и т.д., которые можно использовать и в дальнейшем. Это, безусловно, луч ший способ сооружения стендов, но непрофессионалы ча сто возражают против него. Самая распространенная идея за ключается в том, чтобы создать стенд, который можно использовать неоднократно. .Это имело бы смысл, если бы все стенды были одной формы и размера. Более того, стенды де лаются, как правило, из сравнительно легких, а значит, и нс-
Выставки и ярмарки
Пабликрилейш-нз. Что эти такое?
долговечных материалов, которые просто не выдержат пере возки в другое место без дорогого ремонта и обновления, кро ме того, не все организации имеют складские помещения, а за аренду таких помещений приходится платить.
Идеальный стенд должен быть спроектирован таким об разом, чтобы он хорошо вписывался в отведенное место с максимально эффективным использованием пространства. Передвижной стенд не может иметь необходимой гибкости и, что важнее всего, должен быть изготовлен из более долго вечных материалов. Короче говоря, недостатков здесь боль ше, чем преимуществ. Конечно, весьма практично заготовить отдельные узлы стенда, которые можно использовать на раз ных выставках, но совершенно бессмысленно пытаться пере возить весь стенд целиком или его значительную часть. Единственным исключением является небольшая пере движная выставка. Такая экспозиция проводится обычно в отдельном помещении и сеть возможность расставить не сколько витрин или стендов различного размера и формы.
Передвижная выставка обречена на провал, если ее слож но собрать, а для ее обслуживания требуется десяток человек и бригада электриков. Выставка должна быть выполнена из материалов достаточно прочных, чтобы выдержать беско нечные перевозки, но и достаточно легких, чтобы избежать значительных расходов на доставку и разгрузку.
Организация экспозиции
Мы уже обсудили проблемы, связанные с принятием ре шения об участии в выставке. Необходимо иметь четкое представление о том, чего вы хотите добиться в каждом кон кретном случае, и оценить воаможпость достижения этой пели за приемлемую плату. Это идеальный вариант, но часто решения принимаются в ответ на нетерпеливые просьбы ор ганизатора или потому, что все конкуренты будут участво вать в выставке.
Приняв решение, следует подумать о форме экспозиции. Успешными бывают, как правило, экспозиции, в которых вы ставлены объемные экспонаты, которые можно рассмотреть со всех сторон. Фотографии, диаграммы, иллюстрации и текстовой материал можно эффективно использовать в под держку объемного основного экспоната, но сами по себе они нс имеют необходимой притягательной силы. Сейчас очень широко используются действующие модели, причем многие из них выполнены на высоком уровне, точно воспроизводят оригинал. Однако экспозиция, состоящая из одних моделей, может быть воспринята как демонстрация миниатюризации,
поэтому для ощущения реального масштаба следует до бавить несколько настоящих изделий. Другая ошибка — экс понирование разномасштабных моделей. Хорошо смотрятся на одном стенде модели, выполненные в одном масштабе, на пример, 1:4.
Современные художники-оформители широко используют различные новинки — мультфильмы, звуковые записи, те лефоны, по которым можно прослушать пояснения на не скольких языках, настенные росписи, скульптуры — чтобы придать экспозиции необычный вид, сделать ее „не как у дру гих". Это, однако, нс сделает экспозицию успешной, если она не ориентирована на объемное восприятие.
Проект экспозиции
Прежде всего, необходимо проконсультироваться во всех отделах вашей организации, чтобы учесть их потребности при подготовке проекта. В одной экспозиции, если только она не очень большая, невозможно рассказать обо всем, что хо телось бы донести до посетителей, и поэтому при составле нии проекта некоторые предложения и пожелания неизбеж но опускаются.
Проектирование стенда
Организация, если в ней нет собственного отдела выста вок, вынуждена будет нанять подрядчика, который обеспе чит художника-оформителя, или прибегнуть к услугам вне штатного архитектора-дизайнера. Наем подрядчика не явля ется лучшим выходом из положения, потому что он должен быть известен своим вниманием к вопросам оформления; кроме того, возникают сложности, связанные с принятой практикой вынесения утвержденных проектов экспозиции па конкурс. Художник должен получить гонорар за свою ра боту независимо от того, платит ли ему заказчик непосред ственно или через третье лицо.
Гонорар устанавливается обычно по скользящей шкале пропорционально объему работ, которыми руководил худож ник-оформитель. Гонорар может составить от 2096, если смета экспозиции невелика, до 10% стоимости очень большой рабо ты. Это средние ставки. Что же касается высоких, то их при меняют в тех случаях, когда художнику приходится рабо тать по очень сложному проекту или когда работа связана с большим числом поездок.
Ознакомившись с планом, художник может пожелать по сетить организацию, ее отделы, чтобы из бесед с сотрудни-
Выставки и ярмарки
Паблик рилейшнз. Что это такое?
ками составить себе более глубокое впечатление о целях и политике организации. Он представляет на рассмотрение свои соображения, которые затем войдут в план экспозиция. Процесс согласования с художником будет проще, если к нему обратились с учетом его индивидуального подхода к проблеме. Большинство художников могут работать с любы ми типами экспозиций, но некоторым что-то удается лучте, и работник отдела ПР должен знать технику и профессио нальные приоритеты отдельных художников. Полезно поэ тому, посещая выставки, узнавать имена художников-офор мителей.
Если проект, представленный художнику, был достаточно подробным, художник должен на его основании подготовить приемлемую схему стенда, с учетом места размещения и ха рактерных особенностей выставочного зала — освещения, наличия балконов и т.д. Художник, если он не знаком с залом, должен посетить его, прежде чем разрабатывать план экс позиции. Однажды, когда художник не ознакомился с залом, пришлось полностью переделывать всю экспозицию, чтобы использовать естественное освещение, которое давала про зрачная крыша. Изучение планов выставочных залов нс за менит посещения их.
Полезно попросить художника представить модель экспо зиции, особенно если она большая и сложная. Это позволит составить более точное, детальное представление о ней и по может при обсуждении экспозиции с сотрудниками органи зации, нс имеющими навыков воспринимать реальные объ емы по чертежам и схемам. Такая модель может ввести в за блуждение, если, рассматривая ее, зритель забывает, что в действительности экспонаты будут ра-чмещаться на нор мальной высоте — высоте глаз посетителя. Если не считать этого недостатка, модели позволяют получить более точное представление, чем рисунки, которые могут быть поняты нс-верно.
Сооружение экспозиции
Планы и описание экспозиций предлагают двум-трем под рядным фирмам на конкурс. Художник тоже может пореко мендовать фирму, но выбор велик, и некоторые небольшие фирмы могут оказаться дешевле, правда, часто за счет каче ства работ и услуг.
В случае участия в зарубежных выставках следует ре шить, строить ли весь стенд на месте, или же заготовить ос новную часть стенда дома. Здесь следует учитывать, в какой стране проходит выставка, наличие местной рабочей силы,
тип стенда, сравнительную стоимость перевозки.
Получив материалы конкурса подрядчиков, слезет опе ративно принять решение, чтобы выбранный вами подряд чик мог, не теряя времени, приступить к изготовлению дета лей стенда. Это особенно важно при участии в зарубежных выставках, поскольку много времени займет перевозка. Бо лее того, работники выставки, которые накануне открытия обнаруживают, что из-за забастовок рабочих, портовиков и т.д. их стенд построен только наполовину, в будущем потре буют изменения графика доставки, чтобы избежать подоб ных накладок.
Работа художника не заканчивается передачей контракта подрядчику. Он обязан постоянно наблюдать за строитель ством, за размещением фотографий, надписей и т.д., заказы вать мебель, которая обычно берется напрокат, и помнить о тысяче и одной мелочи любой экспозиции. В частности, ху дожник должен изучить конкретные условия, обратив особое внимание на такие вещи, как допустимая высота и вес, цве товая гамма вывесок и объявлений, правила, касающиеся движущихся и натурных экспонатов, и т.д. Он должен дого вориться об исключениях из этих правил, если это необхо димо для успеха экспозиции.
Организации, часто участвующие в выставках, обычно имеют собственный отдел выставок на правах секции отдела ПР. Если такого отдела нет, следует назначить ответствен ного за организацию и проведение выставки. Одной из важ нейших его обязанностей будет поддержание постоянного контакта с художником и подрядчиком. Каким бы опытным профессионалом ни был художник, представитель заказчика должен проявлять неустанный интерес ко всем деталям под готовки и, не смущаясь, высказывать свое мнение.
Художник или его помощник должны находиться на месте проведения выставки и обеспечить сооружние стенда в соот ветствии с описанием и в установленный срок. Может, одна ко, оказаться чрезвычайно сложно соблюдать график работ, особенно если на выставке происходят профсоюзные волне ния. Наконец, по окопчапии выставки художник должен про верить все счета, предъявленные подрядчиком, принять или отвергнуть требования о дополнительных затратах и подпи сать принятые счета к оплате.
Мы упоминали выше о правилах и инструкциях на выставках. В наше время в этих правилах вряд ли найдет ся какой-то спорный пункт, но всегда полезно внимательно с ними ознакомиться, поскольку эти правила представляют собой свод условий контракта между организаторами и участниками выставки. В прошлом неприятности часто воз-
Выставки и ярмарки
Пабликрилейшнз. Чтоэтотакое?
пикали из-за нежелания организаторов возвращать уже уплаченные участниками деньги в случае отмены выставки. Сейчас принято возвращать выплаченные деньги аа вычетом определенного процента на покрытие неизбежных расходов устроителей.
Разработка графика
Организация и проведение выставки требуют внимания к столь большому числу деталей, что желательно разработать график с указанием точных сроков исполнения. В него долж ны войти: страховка, транспорт, работа с сотрудниками, те лефоны, уборка стенда, фотографирование стенда, подготов ка литературы, материалы для каталога выставки, реклама, проведение пресс-конференций, противопожарные меропри ятия, охрана, а по необходимости также проезд и размещение сотрудников.
Продолжительность подготовительного периода колеблет ся в значительных пределах, но в среднем на подготовку экс позиции средних размеров требуется 3-4 месяца. Если вы ставка проводится за границей или имеются другие сложно сти, на подготовку может уйти даже год.
Страховка
Необходимость страховки стенда очевидна, но желательно заключать страховку „ответственности перед третьими ли цами**, которая покрывает все возможные претензии посети телей из-за нанесения травм во время осмотра экспозиции. Точно так же целесообразно оформить генеральную страхов ку персонала и их личных вещей.
Транспорт
Проблема транспорта легко решается, если выставка про водится в вашей стране, но становится достаточно серьезной за рубежом. Даже когда организация имеет собственный от дел перевозок, целесообразно привлечь фирму, специализи рующуюся па перевозке выставок. В противном случае вам придется заниматься подготовкой и оформлением множества документов, и, возможно, преодолевать таможенные трудно сти как у себя, так и в стране проведения выставки. Специ ализированная фирма имеет необходимый опыт решения разнообразных проблем, располагает возможностями прео доления бюрократических барьеров и сокращения сложных процод^
Проезд и размещение сотрудников
Обычно для ретпения этих вопросов обращаются к турист ской фирме, имеющей опыт в соответствующей стране. В тех случаях, когда речь идет о значительном количестве сотруд ников, целесообразно снять квартиру или дом и привлечь собственный обслуживающий персонал. Наибольшую труд ность при участии в зарубежных выставках представляет размещение персонала экспозиции в пределах города, и по этому участники снимают жилье в соседних городах. Обычно это предпочтительней проживанию в частных домах, более дорогому, но и менее удобному. В любом случае, чем раньше вы займетесь размещением, тем болыпе у вас возможностей получить то, что хотите. Часто разведка на месте является единственным способом обеспечить сотрудникам удовлетво рительные условия размещения.
Литература
Решение вопроса о подготовке специальной литературы и о том, раздавать ли ее всем посетителям бесплатно или толь ко избранным, зависит от типа выставки. Часто для свобод ного распрострапения издается небольшой проспект, а для специального — более детальная брошюра. Если выставка проводится за рубежом, то очень важно указать па печатной продукции страну издания, а в некоторых странах приходит ся платить налог на ввоз литературы, даже если удается доказать, что она будет распространяться бесплатно. Могут возникнуть и проблемы с языком. Особое внимание следует обратить на точность переводов на иностранные языки.
Каталог выставки
Обычно участникам выставки предлагают бесплатную пу бликацию их материалов в каталоге выставки, по материал требуется представить за несколько месяцев. Как правило, предоставляется возможность поместить дополнительную информацию или иллюстративный материал, в этом случае за плату. Этот вопрос требует самого внимательного рассмо трения, поскольку публикация в каталоге имеет большое значение.
Реклама и информация
Представляется полезным провести рекламную кампанию участия вашей организации в выставке в специальной прес се, в местной прессе, с помощью плакатов и путем прямой
Выставки и ярмарки
Пабликрилейшнз. Что это такое?
рассылки. В соответствующие издания слезет направить детальную информацию об экспозиции.
Пресс-конференции
Организаторы выставки, как правило, приглашают пред ставителей прессы в день открытия или накануне, и край не важно быть готовым к приему корреспондентов у ваше го стенда. Желательно также провести за несколько дней до открытия отдельную пресс-конференцию, на которой вы смо жете дать информацию о вашей экспозиции. Это стоит делать только в тех случаях, когда экспозиция очень специальная или когда есть острая необходимость по каким-либо другим причинам. Иногда экспозицию, подготовленную для пре стижной зарубежной выставки, представляют перед отправ кой местной прессе.
На большинстве выставок работает пресс-центр, где участники могут распространять пресс-релизы и другой рек ламный материал. В этом случае следует постоянно следить за наличием материалов и по необходимости пополнять за пасы. Не следует падсятся, что это будут делать работники пресс-центра.
Уборка, телефоны, охрана
Необходимо обеспечить регулярную уборку стенда (быть может, на ночь даже потребуются чехлы), взять напрокат ме бель, не забыв при этом пепельницы и корзины для бумаг, выполнить противопожарные мероприятия, обеспечить ох рану и безопасность. Необходимо также обеспечить телефон ную связь и договориться с цветочным магазином о постав ках живых цветов и растений для украшения экспозиции.
Подбор штатов и руководства экспозиции
Расходы на Проведение выставки не оправдают себя, если пы не позаботитесь о стендистах и о руководстве всей экс позицией.
Бессмысленно давать здесь рекомендации по численному составу сотрудников, поскольку это зависит от многих фак торов. В болыпипстве случаев желатслько иметь некоторое число стендистов и квалифицированных технических со трудников для решения сложных воттросов. При участии в зарубежных выставках необходимо иметь сотрудников, вла деющих несколькими языками. Это полезно и на выставках в своей стране, куда могут прийти иностранцы. Рассчитывая
количество сотрудников, следует иметь в виду обеденные перерывы и т.д., а если выставка открыта достаточно долго в течение дня, то предусмотреть и возможность двухсменной работы. Есть возможность воспользоваться услугами специ альных агентств, но предпочтительнее создать собственный актив людей, на которых вы можете положиться, которые лучше разбираются в проблемах своей организации и заин тересованы в успехе выставки. Безответственное отношение к работе может отразиться на их репутации в организации, и поэтому они будут более надежны, чем временные работ-
и поэтому они пики
Руководство экспозицией должен осуществлять один че ловек, имеющий надежного заместителя. Им может быть ор ганизатор выставки, поскольку он знаком со всеми деталя ми. Но если организация участвует в нескольких выставках, придется использовать для этой роли другого наиболее на дежного постоянного сотрудника. Очень важно подробно ознакомить этого человека с экспозицией, посвятить его во все детали. Он должен быть способен управлять своими под чиненными. Одной из его обязанпостей является разработка графика работы и контроль за четким его соблюдением. Н, конечно же, он должен следить за чистотой на стенде и за порядком на нем, принимать неотложные меры в случае ка ких-либо неисправностей.
Мы уже подчеркивали, что сотрудники должны соответ ствовать своим должностям, по не меньшее значение имеет их поведение. Часто случается, что посетитель тщетно пы тается привлечь внимание двух стендистов, увлеченных бе седой. Часто полезно иметь отдельное помещение для встреч с важными посетителями, по его не должны использовать со трудники, чтобы спрятаться от пазойливых визитеров. Чаш ки на каждом шагу, сотрудники, слоняющиеся по всему стен ду с сигаретой в зубах или болтающие между собой, — такой картины ни один серьезный руководитель экспозиции не до пустит. Если для работы на стенде требуются женщины, то их отбирают прежде всего по внешнему виду и человеческим качествам, по и с учетом умственных и лингвистических спо собностей. На зарубежных выставках переводчиков можно напять на месте, а если экспонаты преимущественно техни ческие, привлечь местных студентов, при соответствующем наблюдении да их работой, конечно.
Как отвечать на вопросы
Необходимо сделать все возможное, чтобы заинтересовать посетителей, заставить их задавать вопросы. Некоторые
Выставки и ярмарки
стенды устроены таким образом, что посетитель вынужден приложить некоторое усилие, чтобы войти в них — поднять ся по ступенькам или искать вход. Любое подобное препят ствие уменьшает желание посетителя задавать вопросы. На каждый вопрос следует отвечать со всей возможной полно той, а сам вопрос записать для передачи руководству. Жела тельно также иметь книгу почетных гостей. Обычно люди те ряются, когда их просят сделать запись в такой книге, пишут откровенно, и это дает интересный материал при подготовке последующих мероприятий.
На что обратить внимание
1. Во многих выставочных залах освещение неудовлет ворительное, поэтому необходимо обеспечить допол нительное освещение экпозиции. Многие интересные стенды потеряли в глазах посетителей из-за недоста точной освещенности.
2. Общепризнанно, что экспозиция должна быть объемной, а количество текстового материала сведено к миниму му. К сожалению, некоторые художники идут еще дальше и выполняют все надписи самым мелким шрифтом. Помимо гого, что многие посетители просто не станут утруждать ^ебя, разбирая мелкий шрифт, следует иметь в виду я людей со слабым зреписм.
3. При проектировании некоторых экспозиций не выделя ется место для верхней одежды сотрудников. Па ста дии проектирования это еше можно исправить, но в го товую экспозицию изменения вносить крайне сложно.
4. Даже коробчатые стенды могут выглядеть вполне при влекательно. С помощью разумного использования ос вещения и цвета можно добиться, чтобы стенд не вы глядел как ящик.
5. Хороший стенд пропадает впустую без посетителей. Не обходимо поэтому тщательно продумать способы при влечения потенциальных посетителей. Устроители вы ставки рекламируют ее в самых общих выражениях, и эту рекламу нужно поддержать рассылкой приглаше ний потенциальным посетителям, не забыв при этом университеты и технические колледжи, женские орга низации и т.д.
Пабликрилейшнз. Чтя это такое?
6. Если стенд размещается па первом этаже и обозрим с балкона или со второго этажа, следует позаботиться о его виде сверху, который часто производит неприятное впечатление.
7. Как правило, необходимо получить разрешение органи заторов выставки на использование мигающих реклам, шумных машин, станков и других экспонатов, которые могут мотать другим участникам. Полезно также посе тить соседние экспозиции, чтобы выяснить, нет ли кри чащего противоречия между стилями и цветовыми ре шениями вашей и их экспозиции.
8. Фотографии экспозиции очень нужны для рекламы и архива. Как правило, довольно трудно сделать хоро шие фотографии экспозиции, и поэтому разумно при гласить специального фотографа вместо того, чтобы ис пользовать фотографии, сделанные газетным фоторе портером или фотографом из агентства. Фотографии экспозиции делают, как правило, ночью, поскольку не практично фотографировать законченный стенд до от крытия выставки, а днем фотограф не сможет нормаль но работать из-за посетителей. Помимо фотографий экспозиции необходимо организовать также фотосъем ку посещения стенда очень важным гостем.
9. Мелкое воровство — проблема всех выставок, но самое страшное время наступает после закрытия экспозиции, но до начала разборки стенда. Бывали случаи, когда об наруживалась пропажа большого, красивого и дорогого ковра, на котором размещалась вся экспозиция.
10. Очень важно не предпринимать никаких действий, ко торые могут вызвать недовольство профсоюзов, по скольку любое такое действие может привести к заба стовке всех рабочих выставки.
11. Если вы предполагаете проявлять гостеприимство, слезет обеспечить соответствующие условия для это го. Желательно, чтобы бар и гостиная нс были видны посетителям. На некоторых выставках запрещено рас питие спиртных напитков в пределах экспозиций.
12. При разработке схемы электропроводки стенда необ ходимо продумать все детали, предусмотреть розетку для пылесоса, если пол покрыт ковром. Часто необхо димо иметь вентилятор или обогреватель.
Выставки и ярмарки
Коллективные экспозиции
Коллективные экспозиции нескольких организаций име ют множество преимуществ. Это способствует усилению воз действия, тем самым улучшая результат, и одновременно снижает расходы. Такие коллективные выставки проводят ся в Англии министерством промышленности и торговли со вместно с торговой палатой или торговой ассоциацией. Во многих других странах также проводят совместные вы ставки.
С 1957 года правительство Англии выделяет значительные средства, направленные на поощрение коллективного уча стия английских фирм в зарубежных выставках и ярмарках. Эта финансовая помощь была значительно увеличена в 1965 году и сейчас считается наиболее эффективной акцией анг лийского правительства, направленной на развитие экспор та. Недавно размеры этих ассигнований были сокращены.
Правительственная помощь привела к тому, что англий ская промышленность стала чаще создавать совместные предприятия по участию в зарубежных выставках. Автор этой книги в течение семи лет организовал более 250 подоб ных совместных предприятий на выставках во всем мире.
Правительство Англии организует также свои павильоны на некоторых выставках, где принято иметь такие павильо ны. Компапии, участвующие в таких павильонах, также по лучают значительную финансовую поддержку, по на других условиях, чем совместные предприятия.
Часто очень трудно оценить выгоды от участия в выставке или ярмарке, но многие участники продают экспонаты и од ним этим покрывают свои расходы, не говоря уже о долгов ременных выгодах. В некоторых странах выделяются спе циальные средства в иностранной валюте для приобретения экспонатов ярмарок, и это делает участие выгодным.
Интересным способом определения ценности участия в яр марке является сравнение количества серьезных посетите лей экспозиции с расходами на организацию их посещения торговым агентом.
Организация собственной выставки
В этой главе мы в основном рассказывали об участии ор ганизации в выставках у себя в стране или за рубежом. Иног да отделу ПР могут поручить организацию самостоятельной выставки, а это накладывает дополнительную ответствен ность. Речь идет прежде всего об организации, поскольку все гда есть возможность обратиться к художнику-архитектору за советом по поводу плана выставки и с просьбой выступить
Паблинрилейгинз. Что это такое?
в роли художника-координатора. Другая проблема — управ ление потоком посетителей, прием важных гостей, связь с по лицией, обеспечение работы пресс-центра, организация рек ламы, информирование всех участников и отделов вашей ор ганизации.
Следует тщательно продумать церемонию открытия и во обще решить вопрос, нужна ли она. Вполне вероятно, что це ремония нс понадобится, если пет гарантии, что на ней будет присутствовать знаменитость. Если церемония открытия все же проводится, внимательно проверьте слышимость в зале и изолированность от внешнего шума.
Другая специфическая выставочная проблема возникает, если организация устраивает экспозицию на сельскохозяй ственной выставке или на другой выставке под открытым не бом. В таких случаях необходимо построить павильон, воз можно тент, если в качестве основы выставки не использу ются автомобили.
Другая возможность — проведение выставки в публичной библиотеке. Здесь вам потребуется только несколько ширм или экранов для размещения фотографий, текстового мате риала и других экспонатов. Имеются специально разработан ные для этой цели ширмы, экраны и стенды, причем стоят они сравнительно недорого. Чем меньше площадь, тем более четким должен быть план экспозиции, предусматривающий максимально эффективное использование пространства, но при котором информация не наваливается па посетителя.
Во многих провинциальных городках мало выставочных залов, но выставку вполне можно разместить в торговых за лах крупного универсального магазина. Можно договориться о подходящей площади и с гостиницей. Многие современные гостиницы имеют специальные выставочные и конференц -залы.
Использование полученной информации
Многие компании пренебрегают выгодами, которые можно извлечь из сделанных на выставках фотографий, видеозапи сей и материалов прессы, которые можно использовать в мно готиражке или для рекламы. Выставки следует рассматри вать как часть повседневной деятельности компании, а нс как исключительные события.
Выставки, совмещенные с конференциями
Сейчас часто проводятся выставки, подкрепленные конфе ренциями, и наоборот. Это объясняется двумя соображени ями. С одной стороны, финансовыми, а с другой — хорошей взаимодополняемостью этих двух видов мероприятий.