Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 41
СОДЕРЖАНИЕ
|
ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА I. Теоретические основы системы электронного документооборота (СЭД). 1.1.Определение ключевых понятий и терминов СЭД в российском законодательстве и документоведении 1.2.Обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России. 1.3.Классификация систем электронного документооборота ГЛАВА II. Пути решения проблемы выбора системы электронного документооборота. 2.1. Основные критерии выбора СЭД. 2.2. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. 2.3.Выбор корпоративной системы электронного документооборота. ГЛАВА III. Использование систем электронного документооборота в Уфимском филиале Федерального государственного предприятия Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта 3.1 Общая характеристика деятельности Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ 3.2. Системы электронного документооборота, используемые в работе Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ 3.3. Рекомендации по усовершенствованию СЭД Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ |
3 9 9 16 25 33 33 39 47 58 58 64 71 74 79 |
ВВЕДЕНИЕ
Во втором десятилетии XXI века в России продолжается проведение реформ, направленных на оптимизацию деятельности организаций и предприятий различных форм собственности. Особенно активно подвергаются реорганизации системы управления, в том числе и документационное обеспечение деятельности всех видов организаций.
Статистические данные, показывают, что значительная часть рабочего времени специалиста предприятия занимает документирование информации и поиск необходимого документа. Роль делопроизводственного документооборота возросла, также растет специализированный документооборот, связанный с документированием специфических функций деятельности предприятии: бухгалтерской, оперативного учёта, документирования технологических процессов, складского учёта и т.д. Вследствие этого, в любой организации возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации, решаемая наиболее эффективно за счёт внедрения систем электронного документооборота.
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации1.
Актуальность данного исследования определяет то, что современное развитие общества характеризуется углублением экономических связей, повышением уровня публичности различных органов. В связи с этим возрастает роль информации во всех процессах деятельности государственных и муниципальных органов, а также в деятельности коммерческих организаций. Научно-техническая революция обеспечивает возможность модернизации всех сфер жизнедеятельности в информационном аспекте, тем самым давая возможность практически реализовать концепцию информационного общества.
Источниковой базой выпускной квалификационной работы являются нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами. Были изучены как федеральные законодательные акты, так и межведомственные нормативные документы. Стоит отметить, что современная российская нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами, не до конца отражает мировые тенденции развития в этой области. Для раскрытия поставленной проблемы нами были рассмотрены и использованы Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон РФ от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Также исследованы международные стандарты, прежде всего MOReg 2, который является общеевропейским стандартом для автоматизированных систем документооборота, а также российский стандарт ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота», утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 18.10.2011г. за № 466-ст, ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003г. N 65-ст. Анализ этих нормативно-методических документов позволил выработать основные критерии для анализа СЭД.
Таким образом, источниковой основой исследования послужили законодательство РФ, регламентирующее информационные ресурсы и их использование. Особое внимание было уделено следующим ГОСТам и стандартам: ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота».
Следует отметить, что вопросы создания, управления большими потоками дискретной и аналоговой документацией в организации в качестве отдельного предмета исследования в научной литературе России недостаточно изучены. Первые публикации, раскрывающие данную тематику, появились на страницах журнала «Делопроизводство» в конце ХХ – начале XXI века. Теоретики документоведения вместе с практикующими работниками служб документационного обеспечения управления объясняли основные принципы внедрения систем электронного документооборота, стимулируя активное использование новых информационных технологий в делопроизводственных процессах.
Вопросы информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности раскрываются в работах и статьях М.В. Ларина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой.2 Они проанализировали современный этап развития ДОУ, начиная с внедрения компьютерных технологий, выделили экономические, правовые, а так же организационно-технические стороны проблемы информатизации общества. Особо данные авторы рассмотрели методы воздействия государства на структуру документации в негосударственной сфере экономики.
Следует отметить, что многие работы этого периода базировались на зарубежном опыте, тогда, как в более поздних статьях нашли свое отражение материалы российской практики.
Особо выделяются публикации известных документоведов М.В. Ларина и М.П. Бобылевой, касающиеся применения методологии информационного менеджмента в управлении потоками документов. Применение данной технологии управления они обосновали, проанализировав компоненты информационного менеджмента и корпоративного документационного обеспечения на примерах ведомств и организаций.3
В учебнике А.С. Гринберга дается новая концепция документационного обеспечения управления, которая выражается в изменение взгляда на документооборот предприятия.4
С.Л. Кузнецов в своих работах дает рекомендации по созданию системы электронного документооборота в организациях, выбору программного обеспечения автоматизации делопроизводства, данный исследователь изучил новейшие информационные продукты, технологии, которые ежегодно демонстрировались на выставках и конференциях представителями ведущих компаний в области электронного документооборота и автоматизации управления.5
Статьи О.Г. Харитоновой, П.Н. Кочетковой помогают организациям плавно перейти от бумажного к электронному документообороту, то есть оптимизировать документооборот компании.6
Публикации Т.В. Князевой обозревают текущею ситуацию российского и международного рынка информационных решений класса СЭД.7
Вопросы документирования управленческих функций системами электронного документооборота доступно разбирают в своих работах В.И. Андреева (она рассматривает кадровое делопроизводство), В.Ф. Янковая (в ее исследованиях речь идет непосредственно о службе ДОУ).
В 2011 году начал издаваться журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота». Следует отметить, что потребность в периодическом издании, которое бы отражала все тонкости электронных систем документооборота организаций, назрела давно. Издание периодического журнала, посвященного проблемам внедрения систем электронного документооборота, подчеркивает их важность.
Объектом для своего исследования мы выбрали российские системы электронного документооборота. Предметом исследования является сравнительные анализ структуры данных систем СЭД.
Цель исследования – сформулировать критерии анализа СЭД и провести на их основе сравнительный анализ СЭД на рынке программных продуктов.
Для достижения цели ставятся следующие задачи:
изучить основные понятия систем электронного документооборота (СЭД);
рассмотреть имеющиеся классификации систем электронного документооборота;
провести анализ современного состояния российского рынка СЭД;
разработать основные критерии выбора систем электронного документооборота (СЭД);
провести анализ систем электронного документооборота (СЭД) ведомственной охраны железнодорожного транспорта Российской Федерации;
дать оценку применяемым системам электронного документооборота (СЭД) ведомственной охраны железнодорожного транспорта Российской Федерации.
В выпускной квалификационной работе были использованы такие методы исследования, как системный анализ, структурно-функциональный анализ.
Системный анализ позволил проанализировать функции и технологии СЭД. Структурно-функциональный анализ позволил выделить наиболее значимые критерии оценки СЭД и на их основе провести функциональный анализ российских и зарубежных СЭД.
Новизна данной работы обусловлена отсутствием общепризнанных подходов к СЭД.
Научно-практическая значимость состоит в том, что результаты, полученные в ходе анализа СЭД на рынке программных продуктов, могут быть использованы в организациях при выборе СЭД для последующего внедрения.
Для решения выбранных задач была выбрана следующая структура исследования: выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.
Глава 1. Теоретические основы системы электронного документооборота (СЭД)
1.1 Определение ключевых понятий и терминов СЭД в российском законодательстве и документоведении
Системы электронного документооборота стали логическим продолжением вертикальных приложений, используемых западными специалистами, работающими в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами и бухгалтерскими программными оболочками, применяемыми для обработки счетов и расчетов зарплаты. Требования, предъявляемые к вертикальным приложениям, стали основой для систем электронного документооборота.
Быстрое развитие информационных технологий не позволило в данный момент унифицировать многие понятия и термины, относящиеся к системе электронного управления документами. Это позволяет исследователям и практикам давать свои определения.
Основной структурной единицей СЭД является документ. Надо отметить, что в системе электронного документооборота используют как традиционные документы, так и электронные.
Под термином документ принято понимать «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Данное определение сформулировано в Федеральных законах и в государственных стандартах: ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело» и ISO 1548998.
Термин «электронный документ» до 2011 года определялся, как «документированная информация, представленная в электронной форме, пригодная для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах»9.
Но данное определение устарело, так как концепция электронного документа за последние годы изменилась. Современный электронный документ – это не просто графический образ, это форма знакового вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения взаимосвязанных компьютерных технологий.
Законодательство РФ дает следующие определение электронного документа.
Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 №149-ФЗ, – «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе»10.
Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» трактует электронный документ следующим образом: «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия»11.
Как видим, акцент в понятии «электронный документ» делается на придании ему юридической силы, с помощью электронной подписью (ЭП).
Электронной подписью согласно Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» является «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию»12. Средства электронной подписи – это «шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи»13. Ключом электронной подписи является «уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи»14. Тогда как ключ проверки электронной подписи – это «уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи)»15.
Следует отметить, что законодательство РФ различает три вида электронной подписи: простая электронная подпись, неквалифицированная электронная подпись, квалифицированная электронная подпись. В СЭД как правило используются все три вида.
Первая подтверждает факт формирования подписи пользователем с помощью кодов, паролей или других средств. Данная подпись не подлежит обязательной сертификации.
Неквалифицированная электронная подпись должна быть получена в результате криптографического преобразования сведений содержащихся в документе с помощью ключа электронной подписи. Она обязательно должна определять пользователя, который подписывает электронный документ, регистрировать любые изменения, производимые в электронном документе после его фактического подписания. Данная подпись создается с помощью средств электронной подписи и также не подлежит обязательной сертификации.
Квалифицированную электронную подпись следует регистрировать у юридического лица, которое на законном основании осуществляет деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей. Основным отличием неквалифицированной электронной подписи от квалифицированной электронной подписи состоит в дополнительной проверке электронной подписи путем сверки с эталонной, указанной в квалифицированном сертификате. При создании и проверке такой подписи следует только применять средства электронной подписи, соответствующие требованиям, установленными Федеральным законом16.
Средствами электронной подписи являются шифровальные (криптографические) средства, которые создают или проверяют электронные подписи, либо создают или проверяют ключи электронной подписи.
Кроме того, Федеральный закон «Об электронной подписи» определяет понятие «корпоративная информационная система». Корпоративная информационная система – это «информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц»17. Тогда как информационной системой общего пользования является «информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано»18. Более общие понятие информационной системы дается в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором информационная система определяется, как «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»19.
Согласно информационной концепции, удостоверение некоторой информации является основной функцией документа. Что же такое информация? Информация – это любые сведения (сообщения, данные) в любой форме представления, о чем либо.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления20. Как видно из определения, нет существенной разницы между традиционным и электронным документом. Электронный документооборот является технологией, обеспечивающий жизненный цикл документа электронными средствами. Кроме того, с юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому, наряду с совершенствованием информационных технологий, важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.
Электронный документооборот включает в себя создание, обработку, передачу, учет и хранение информации документов осуществляющих на основе использования электронно-вычислительных сетей21. Упорядочение движения документов между группами пользователей или отдельными пользователями организации есть управление электронным документооборотом. Движением документов в электронных системах является не физическое перемещение, а уведомление пользователя о передаче ему прав на изменение, использования и контроль данного файла.
Так как в современные системы электронного документооборота принято включать различные типы файлов: текстовые, табличные, содержащие изображения, видео и аудио данные, Web-документы, для их хранения программируют специальные хранилища либо сохранение производиться в иерархии файловой системы.
Главное назначение систем СЭД – это интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия, организация работы с ними. В системах электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки их исполнения, движение, а также контроль всех версий и подверсий документа. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл документооборота организации – от постановки задачи на создание документов до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. Кроме того, СЭД объединяет разрозненные потоки документов территориально удаленных организаций в единую систему. Системы электронного документооборота должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства и документооборота организации22.
Наиболее удачным нам представляется следующее определение системы электронного документооборота.
СЭД – это электронная система, обеспечивающая строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий23.
Основным направлением работы системы электронного документооборота является регистрация действия и события, а так же обеспечение процессов работы с документами.
Следовательно, под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет вести работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между персоналом: передача документов, выдача заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправка уведомлений и т.п24. В широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, приникающая в весь производственный процесс, содержащая в себе и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сопоставить с «кровеносной системой» организации25.
Сокращение СЭД (система электронного документооборота) является распространенным термином для определения задач автоматизации деятельности организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе с документами. Наравне с «СЭД» в профессиональной терминологии употребляются и другие обозначения в качестве синонимов или близких понятий:
САД – система автоматизации документооборота;
СУД – система управления документами;
САДО – система автоматизации документационного обеспечения;
САДП – система автоматизации деловых процессов;
САДД – система автоматизации делопроизводства и документооборота;
КИС – корпоративная информационная система;
АСУД –автоматическая система управления документами;
КАСУ– корпоративная система автоматизации делопроизводства и т.п.26
Таким образом, несмотря на сравнительную молодость систем электронного документооборота, на сегодняшний день оформилась совокупность понятий и терминов, позволяющая наиболее полно определить сущность СЭД и разрабатывать дальше проблемы теории и практического применения СЭД.
1.2. Обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России
В настоящее время все чаще предприятия и организации России для улучшения обеспечения жизненного цикла документов и организации работы с ними используют системы электронного документооборота. Данный программный продукт разрабатывается и поставляется как зарубежными, так и российскими компаниями.
По мнению экспертов Петербургской компании DSS Consulting, которая много лет занимается маркетинговыми исследованиями российского IT-рынка, около 60% российского рынка в 2012 году контролировали пять компаний: EMC (Documentum), «1С» (1С: Документооборот), Directum (DIRECTUM), Cognitive Technologies (ЕВФРАТ) и Microsoft (DocsVision). Тогда как, согласно данным совместного исследования, проведенного IDC Россия и компанией Логика бизнеса, лидерами в данной отрасли деятельностями являются следующие системы: IBM Notes/Domino (более 25%), Microsoft Sharepoint (около 17%), 1С: Документооборот (порядка 14%), Directum (12%)27.
На основание данной оценки, предоставляем обзор кратких характеристик наиболее популярных СЭД, представленных в России.
Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами, является новым решением для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов документов предприятия, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного. Кроме того данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ, на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.
Обновленная платформа предоставляет клиентам новые возможности, благодаря соединению учета ресурсов и координации движения документов.
Имеющиеся функциональные возможности вводят разнообразные технологии обработки документов, независимость от применяемой системы управления базами данных, доказывают, что данная версия стоит на одну ступень выше по сравнению с предшествующими версиями.
Программа позволяет использовать разнообразные способы обработки документов с разграничением прав доступа к ним, применяя новейшие методики управления документооборотом, в том числе сложившиеся в России.
С помощью программы «1С Документооборот» можно: осуществлять работу с помощью веб-браузеров, уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота. Кроме того, возможно улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами, обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом, наладить работу пользователей с документами28.
Система документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы», – это комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение электронного документооборота в организации.
Программа «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами, оптимизируя бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба29.
СЭД «ДЕЛО» решает, следующие задачи:
– регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями;
– поддержка электронной подписи;
– сортировка документов по реестрам;
– обеспечение работы с партионной почтой (штрих-код);
– создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности;
– контроль исполнения поручений;
– создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;
– настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;
– обеспечение доступа ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)
– перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.
– подписание файлов и реквизитов документов ЭЦП, а так же ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).
Легкость установки и настройки системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.
Комплексное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству30.
Система электронного документооборота «БОСС-Референт» была представлена на рынке в 1996 году группой компаний «АйТи». В 2011 году произведено последние обновление этого продукта, веден новый интерфейс с приложениями для iPad, которое востребовано руководителями компаний и организаций.
Преимущества СЭД «БОСС-Референт» состоят в наличие технологичной архитектуры, которую поддерживает платформа IBM Lotus, а так же опытность сотрудников фирмы.
Следует отметить и другие преимущества данной системы электронного документооборота.
– Полная автоматизация процессов обработки документов;
– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;
– Работа с системой через Lotus и через web;
– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;
– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях;
– Возможность наращивать масштаб системы при расширение функционала.
Работа СЭД «БОСС-Референт» в органах федеральной и региональной власти улучшает качество оказания государственных услуг, повышает исполнительскую дисциплину, благодаря управляемости бизнес-процессов, делает деятельность государственных структур более открытой, создавая платформу для комплексной информационной системы типа «электронного правительства». Кроме того, происходит уменьшение расходов для обеспечения деятельности органов власти.
Тогда как работа больших холдингов с распределенной архитектурой управления или мелких организации делается более управляемой, ввиду возможности быстро реагировать на изменения рынка. Данное обстоятельство повышает конкурентоспособность фирмы на рынке31.
Система «ЕВФРАТ» разработана для автоматизации процессов управления бизнеса, а так же улучшения эффективности документооборота в компаниях всех типов и размеров. Система оптимизирует работу как небольшой локальной организации, например канцелярии, отдела, департамента, так и работу больших холдингов с разветвленной схемой документопотоков. При этом «ЕВФРАТ» не навязывает свои решения, он подстраивается под требования локально-нормативных актов.
После ввода системы электронного документооборота «ЕВФРАТ» появляется воспользоваться следующими преимуществами автоматизации документооборота и бизнес-процессов:
– Полная автоматизация процессов обработки документов;
– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;
– Работа с приложениями СУБД (MS Office, MS SQL, Oracle, MySQL, «1С: Бухгалтерия»);
– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;
– Работа с документом в графическом редакторе без программирования независимо от вида материального носителя;
– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях по протоколу https;
– Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала.
– Оптимизация бизнес-процессов компании происходит за счет внедрения технологий WorkFlow и BPM32.
«DIRECTUM» относиться к корпоративному контенту рынка СЭД.
Предметно-ориентированная платформа, разработанная специалистами компании, стала основой для архитектуры системы электронного документооборота. Инструмент разработки IS-Builder открывает большие возможности для адаптации продукта согласно потребностям клиента. Преимущества данной СЭД:
– Настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;
– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;
– Работа с системой через мобильные устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)
– Создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности;
– Полная автоматизация процессов обработки документов;
– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;
– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях;
– Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала, под его бизнес-процессы и задачи силами IТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора
– Контроль исполнения поручений;
– В основу положен обычный Windows-интерфейс настольного клиента. http://www.directum.ru/
Набор компонентов, модулей и решений сделают возможным выбрать оптимальный состав системы для решения прикладных задач бизнеса33.
Компания EMC является одним из старейших игроков российского рынка корпоративных систем электронного документооборота. Если раньше клиентами данной компании были крупные холдинги и государственные структуры, то сегодня разработаны программные продукты и для мелких компаний.
EMC «Documentum» — это «конструктор», из которого можно собрать оптимальную систему для эффективной работы бизнеса. Собирается необходимый функционал для решения широкого круга бизнес - задач предприятий. Система показывает прекрасные результаты при работе в распределенной структуре предприятия. Кроме того, осуществляет синхронизацию информации, а также централизованное администрирование.
Решения, построенные на промышленной платформе EMC «Documentum», обеспечивают:
– масштабируемость (например, хранение миллиардов объектов и сотен терабайт данных);
– высокую производительность;
– широкий спектр сервисов для решения текущих и будущих задач (создание различных электронных архивов, библиотек, порталов и т.д.);
– безопасность: защищенное хранилище, защищенное соединение, использование сертифицированной электронной цифровой подписи.
– надежность: архитектура обеспечит непрерывность бизнес-процессов, что позволит ликвидировать любые остановки работы системы, независимо от их причин34.
Компания «DocsVision» отделилась от компании «Digital Design». в 2005 году, продолжив заниматься производством программных продуктов. В 2007 году Microsoft обновила линейку своей продукции, выпустив приложения, поддерживающие спецификацию Windows Workflow Foundation. Чтобы соответствовать основным требованиям международного стандарта в области качества ISO 9001, было принято решение о переводе системы электронного документооборота на новую платформу, что позволило уменьшить затраты на содержание базового слоя управления процессами, а так же представило возможность безболезненно интегрировать данную систему с приложениями других разработчиков. Новшества сделали систему «DocsVision» более масштабируемой, давая возможность создавать решения как для корпораций, так и для малого бизнеса.
«Нижним» слоем архитектуры данной СЭД стали готовые решения от Microsoft, что дает возможность интегрировать данную систему в системы клиента, а так же использовать в своих разработках сторонние технологии.
Ввод системы электронного документооборота «DocsVision» дает следующие преимущества:
– помогает автоматизировать управленческую деятельность на всех ее этапах;
– делает прозрачным исполнение заданий и движение документов;
– обеспечивает топ-менеджера мобильным рабочим местом;
– автоматизирует проведение протоколов совещаний и планерок;
– автоматизирует регламент обработки обращений граждан, согласно действующему законодательству РФ35.
Таким образом, сделанный выше анализ позволяет прийти к выводу, что в настоящее время на отечественном рынке представлены системы электронного документооборота, произведенные ведущими фирмами. Они успешно конкурируют между собой, так как каждая СЭД обладает соответствующим набором качеств, делающих ту или иную систему удобной в конкретной ситуации. Но потребителю перед лицом такого разнообразия СЭД на рынке приходится делать для себя сложный выбор.
1.3. Классификация СЭД
Следует отметить, что все системы корпоративного электронного документооборота (СЭД), согласно мировой классификации, условно разделяют на две базовые группы: ERP (Enterprise Resource Planning) планирование ресурсов предприятия и ECM (Enterprise content management) управление корпоративным информационным контентом36.
СЭД ERP является специализированным интегрированным пакетом прикладного программного обеспечения, который предоставляет общую модель данных и процессов для всех видов деятельности организации. Кроме того, данный продукт позволяет сбалансировать стратегию производства с операциями управления информационными ресурсами, финансовыми активами и персоналом.
Тогда как в СЭД EСМ-системы слагаются из взаимодействующих между собой приложений, которые возможно купить и использовать по отдельности. Эта система объединяет производственную инфраструктуру предприятия с техническими решениями управления всеми этапами фиксации неструктурированной информации различных типов и форматов.
Следует отметить, что развитие компьютерных технологий позволяет выделить третью группу в системах корпоративного электронного документооборота, универсальную, которая соединила стратегическое планирование ресурсов предприятия с информационным менеджментом37.
Аналитическая компания IDC, зарекомендовавшая себя на рынке исследования информационных технологий, рекомендует использовать более расширенную классификацию корпоративных СЭД. Согласно ей корпоративные информационные системы делятся на следующие виды38.
• Вusiness process EDM автоматизация бизнес-процессов;
• Еnterprise-centric EDM интеграция бизнес-процессов
• Content Management Systems системы управления контентом;
• Information Management Systems системы управления информацией;
• Imaging Systems системы управления изображениями/образами;
• WorkFlow Management Systems системы управления потоками работ.
СЭД, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM), используются для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым.
Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированных на бизнес-процессы. Как правило, решения этого класса не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются как общекорпоративные технологии.
Системы управления контентом (Content Management Systems) обеспечивают создание, доступ и управление контентом, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
Системы управления информацией (Information Management Systems) или порталы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы).
Системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму. Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
Системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems) предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы)39.
Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями.
Рыночному сегменту программного обеспечения управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.).
Аналитики компании «Электронные Офисные Системы, предлагают следующую классификацию СЭД: «западные» EMC-платформы ведущих мировых разработчиков, российские системы электронного документооборота, в основе, не использующие EMC-платформы и российские системы электронного документооборота, в основе которых лежат «западные» EMC – платформы40.
Первую группу составляют проектные решения модульного типа на базе продуктовой линейки, например: Content Manager (Oracle), Directum(EMC), FileNet(IBM), Livelink ECM-e DOCs (OpenText), Lotus Domino/Notes(IBM), SharePoint Server (Microsoft). Как правило, набор возможностей предоставляемых такими системами, реализуется в нескольких интегрированных продуктах, так как в одном данные платформы не могут реализовать весь функционал, что делает эти системы довольно громоздкими.
Так называемые единые системы управления корпоративной информацией предприятий Enterprise Content Management System («западное» обозначение продукта) обеспечивают:
— всестороннее управление жизненным циклом корпоративной информации;
—полный контроль над документопотоками, гарантируя ввод, создание, управление, изменение, распространение, публикацию, запись и хранение деловой информации, основанные на правилах, нормативных документах, принятых в организации.
— полный контроль жизненного цикла документов с учетом масштабов и отраслевой специализации предприятия41.
Системы электронного документооборота второй группы являются отечественным продуктом. Они создавались в целях автоматизации документооборота, с учетом специфики российского делопроизводства. Данные системы электронного документооборота отличаются от «западных» EMC – платформ также, как традиционный документооборот «русских» компаний от документооборота зарубежных фирм. За основу были взяты рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и были предложены решения для управления официальными документами, такие, как например: Кодекс: Документооборот (Консорциум "Кодекс"); Гран-док (Гранит), Евфрат (СognitiveTechnologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Оптима (OptimaWorkflow), 1С: Документооборот и 1С: Архив (1 С). Такие системы являются специализированными решениями для управления официальными документами. Поскольку основой для разработки систем данной группы стали рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), это ориентируют продукт на большие коммерческие организации и государственные учреждения, в которых преобладает иерархические структуры управления и вертикальное направление документопотоков.
Следует отметить, что так называемая «коробочная» технология не позволяет сразу решить весь спектр задач ЕСМ, но благодаря возможности вносить необходимые дополнительные настройки, существенно сокращается трудоемкость операций по обработке больших документопотоков в службах обеспечения процессов делопроизводства.
Системы электронного документооборота третий группы являются надстройками над программными платформами ЕСМ. В них соединились положительные качества предыдущих групп. Полную функциональность данного вида систем обеспечивает «западная» платформа, которая дает возможность применять данные решения для обеспечения бизнес-процессов. Наибольший эффект от внедрения получают в тех сферах, где в помощь к функционалу платформы добавляют прикладные решения, адаптированные под соответствующую предметную область.
Наиболее известным примером интеграции базовых функций платформы ЕСМ с дополнительными приложениями, учитывающими российские нормативно-методические требования к документообороту, являются системы на базе IBM Lotus Domino /Notes:
– БОСС-Референт (АйТи);
– OfficeMedia (InterTrust);
на базе Microsoft SharePoint Servere:
– Enterprise Office Solution for SharePoint (ЭОС);
– KnowDocs (Ittilan);
– WSS Docs (WSS Cjnsulting)42.
Российские исследователи рынка СЭД предлагает классификацию систем в соответствии со спецификой задач, решаемых данным программным продуктом в общей структуре документооборота организации. В этом случае эксперты выделяют такие группы решений, как системы WorkFlow, системы делопроизводства, электронные архивы документов, системы коллективной обработки документов и комплексные системы управления документами.
Термин WorkFlow характеризует системы, направленные на автоматизацию большого числа бизнес-процессов компании, при этом удельный вес каждого из них невелик. WorkFlow позволяет работать с такими бизнес-процессами, контент которых подвергается постоянным изменениям и дополнениям. Важной особенностью является возможность работы с неструктурированными данными.
Системы делопроизводства — это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого документа. Системы делопроизводства, как правило, ориентированы на отдельные сферы применения: финансы, производство, управление продажами, хотя отчетность, генерируемая ими, пронизывает всю организационную структуру предприятия.
Электронные архивы представляют собой интегрированные в информационную систему предприятия систематизированные каталоги корпоративных документов. Перевод бумажных версий в электронные осуществляется посредством разных методов, в том числе, методов поточного сканирования. Электронные архивы состоят непосредственно из хранилища документов, программного обеспечения, обеспечивающего взаимодействие архива с элементами информационной системы: серверами, приложениями (модульная система), а также верхней надстройки — программного обеспечения, управляющего хранилищем и модульной системой ввода-вывода.
Системы коллективной обработки документов предполагают поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установку уровня их прав и полномочий43.
Комплексные системы синтезируют функции отдельных приложений и подсистем и подразумевают комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия44.
Таким образом, мы проанализировали несколько предложенных документоведами классификаций систем электронного документооборота. В качестве оснований для данных классификаций были взяты самые различные признаки СЭД. Проведенный анализ показывает, что из-за исключительного разнообразия функциональных и иных признаков СЭД универсальной классификации на сегодняшний день не существует и вряд ли пока возможно ее создание.
Глава 2. Пути решения проблемы выбора системы электронного документооборота
2.1 Основные критерии выбора СЭД
Основным критерием для выбора СЭД должно быть соответствие целям и задачам, которые будут решены вводом данного программного обеспечения, например. Остановимся подробнее на анализе возможных целей и задач использования СЭД.
Если цель – минимизация затрат на хранение информационной составляющей бизнес-процессов, то задачами могут быть45:
– создание единого хранилища для оперативной документации организации;
– создание структурированного хранилища документации в соответствии с номенклатурой дел организации;
– создание единого хранилища для архивной документации организации;
– организация централизованного доступа к документам;
–поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
– удешевление хранения бумажных документов.
Если цель – оптимизация затрат на обеспечение ежедневной работы с документами, то задачами могут быть46:
– минимизация традиционного документооборота;
– сокращение расходов на управление документопотоками организации;
– автоматизация деятельности подразделений работающих с документами;
– введение корпоративных стандартов в работе с документами;
– сокращение расходов на копирование документов и обеспечение контроля их печати;
– создание системы документооборота, соответствующей международным нормам;
– введение автоматизированной системы согласования документов;
– минимизация сроков прохождения документа по вертикали управления;
–автоматизация деятельности предприятия;
– уменьшение скорости поиска документов;
– исключение потери документов;
– введение автоматизированной специализированной отчетности.
Если цель – увеличение прибыли оптимизацией контроля бизнес- процессов организации, то задачами могут быть47:
– создание структурированного реестра документации в соответствии с номенклатурой дел организации;
– сокращение сроков согласования документов;
– обеспечение прозрачности документопотока;
– обеспечить контролируемость этапов работы с документами;
–повышение исполнительской дисциплины за счет специализированной отчетности;
– введение электронного ознакомления с документами под роспись;
– автоматизация исполнения резолюций и поручений по документам;
– повышение эффективности корпоративного управления по всем вертикалям власти;
– повышение уровня информационной безопасности за счет механизмов ЭЦП и аудита системных событий;
– предоставление руководству гибкого аналитического инструмента для получения информации о качестве работы с документами;
– обеспечение распространение корпоративных стандартов и их неукоснительное соблюдение.
– оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
Следует выделить также технологический критерий: насколько подходит компьютерное оборудование, информационные сети для внедрения выбранной системы электронного документооборота, соответствует набору функций требованиям предприятия. Кроме того, следует выяснить, конфликтует ли данная система с уже имеющимся программным обеспечением или возможна полная интеграция. Составляющие технологического критерия выбора СЭД, таким образом, это48:
– Распространенность системы электронного документооборота на региональном рынке;
–Возможность интеграции системы электронного документооборота с системами доминирующими на региональном рынке;
–Интегрированность с имеющимися лицензионными продуктами Microsoft, Windows;
– Возможность работы как по оптоволоконной сети, так и по спутниковой;
– Доступ с мобильного компьютерного оборудования: ноутбука, смартфо́на, iPad, iPhone;
– Возможность репликации данных;
Кроме того, следует учитывать человеческий фактор при выборе СЭД, в том числе:
– Консерватизм персонала, нежелание переобучаться;
– Низкая образованность, компьютерная безграмотность работников;
– Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства;
– Синдром служащего «советского типа», т.е. нежелание непосредственно работать с компьютером;
– Частые изменения структуры предприятия;
– Низкая формализация бизнес-процессов;
– Наличие традиционного документооборота у постоянных бизнес- партнеров.
Следует выделить критерий надежности при выборе системы электронного документооборота. Основными требованиями к обеспечению безопасности систем электронного документооборота являются49:
– Обеспечение стабильности технического комплекса объекта информатизации;
– Генерация и поддержка изолированной программной среды;
– Высокая образованность, компьютерная грамотность работников;
– Контроль и поддержка стабильности электронной среды существования электронных документов;
–Встроенное межсетевое экранирование;
– Обеспечение сохранности документов;
–Возможность быстрого восстановления данных;
– Аудит системных событий;
–Разграничение прав доступа;
– Обеспечение защиты доступа;
–Встроенная криптографическая защита;
–Протоколирование действий пользователей;
–Обеспечение юридической значимости электронного документа;
–Аутентификация пользователей и разделение доступа;
–Обеспечение защиты от доступа не авторизованных пользователей;
–Шифрование данных;
– Автоматическое резервное копирование базы данных;
–Встроенная электронно-цифровая подпись.
Учет финансовых ресурсов предприятия для ввода системы электронного документооборота также следует отнести к критериям отбора СЭД. При расчете тотальной стоимости системы следует обратить внимание на следующее50:
– Фактор «Цена – качество», т.е. соответствие функционала стоимости;
– Наличие регионального центра обслуживания;
– Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала, под его бизнес-процессы и задачи силами ИТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора.
– Возможность изменения системы под бизнес-процессы организации силами специалистов заказчика.
Информационные менеджеры выделяют при выборе системы электронного документооборота в качестве критерия уровень зрелости предприятия в отношении организации электронного документооборота51.
Если в компании нет понимания необходимости организации работы с документами по всей вертикали предприятия, а также сотрудники не имеют опыта и квалификации работы с компьютером, то надо поднять этот уровень перед внедрением СЭД.
Осознание необходимости совершенствования работы с документами является начальным уровнем зрелости готовности организации к вводу СЭД.
К сожалению, деятельность по оптимизации документооборота ведется без четкого планирования службой делопроизводства. Любые изменения процесса документирования происходят по запросу начальства без внесения их в нормативные акты. В данном случае целесообразным будет постепенный ввод СЭД (одного-двух наиболее важных модуля для автоматизации работы с документами на ограниченном количестве рабочих мест).
Следующие уровни зрелости, готовности организации к введению системы электронного документооборота характеризуются прописанными процедурами совершенствования документооборота, обученным персоналом, осознанием необходимости изменений организации работы с документами по всей вертикали предприятия. В данных предприятиях возможен ввод полномасштабной СЭД, соответствующий требованиям бизнес-процессов.
Критерием для выбора поставщика СЭД станет просмотр презентации системы, возможность поработать с демоверсией, отзывы пользователей данного программного обеспечения.
Кроме того, надо рассматривать требования к хранению информации в СЭД.
Что касается критерия объема хранящейся информации, то если нужно обеспечить хранение миллиардов объектов и сотен терабайт, необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Эта технология позволяет хранить наиболее часто используемые данные на быстрых и дорогих носителях, в то время как малозначимая информация автоматически переносится на дешевые носители с меньшей работоспособностью.
Критерий наличия архива большого объема на бумажных носителях, требует системы с встроенным модулем, с подсистемами массового ввода документов. Тогда как необходимость специфических форматов хранения документов, в том числе изображений документов, крупномасштабных чертежей и другая инженерно-конструкторская документация делает востребованными системы с встроенным графическим модулем 2- D или 3- D52.
Таким образом, мы можем назвать следующие критерии выбора СЭД для организации или предприятия: соответствие целям и задачам организации; технологический критерий, критерий подготовленности персонала к внедрению СЭД, критерий надежности СЭД, критерий учета финансовых возможностей организации; уровень готовности предприятия к введению СЭД, критерий выбора поставщика СЭД, критерий объема хранения информации и наличия архива. То есть организация при выборе подходящей системы электронного документооборота должна учитывать все названные критерии. Причем данным набором дело не ограничивается, поскольку наука и практика не стоит на месте, появляются новые реалии и обстоятельства.
2.2.Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса
Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой жизнедеятельности и административные реформы, происходящие в работе государственных органов и предприятий всех видов собственности. Сегодня системы электронного документооборота действуют во всех правительственных и государственные организациях. Иначе говоря, крупные корпорации и государственные учреждения определились с выбором платформ и системных интеграторов. Возросла готовность во всех группах населения России к восприятию компьютерных технологий. Одним из направлений реализации данного явления в малых и средних предприятиях становится развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота.
Во многих небольших организациях возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Требование силовых структур РФ о соблюдении законности в сохранении информационных ресурсов привело к возрастанию роли делопроизводственного документооборота. Надо отметить, что кроме специализированного документооборота, связанного с документированием специфических функций деятельности предприятии (бухгалтерской, оперативного учёта, документирования технологических процессов, складского учёта и т. п.) стало актуальным внедрение систем электронного документооборота.
Специалисты утверждают, что необходимость во внедрениеи СЭД формируется, когда количество документов, составляющий ежегодный документооборот предприятия или организации, достигает 4000-4500 единиц. А также, когда уровень зрелости документооборота (готовность к организации электронного документооборота) компании будет выше нулевого53.
Но в реальных условиях ввод систем электронного документооборота на малом предприятии надо начинать, когда временные или финансовые затраты на поиск нужного документа, начинают мешать нормальному функционированию бизнеса.
Следует отметить, что СЭД не решает все проблемы предприятия. Основная цель внедрения СЭД состоит в создание эффективной среды управления, а так же в отладке функционирования всех отделов предприятия или организации. Его задачей является повышение эффективности документооборота, что впоследствии поможет повысить эффективность работы всей организации.
Отражением любой деятельности предприятия являются документы, как электронные, так и традиционные. Успешность бизнеса во многом зависит от состава и направления документопотоков организации. Поэтому следует выделить время и финансы для организации эффективного документооборота с использованием современных компьютерных технологий.
СЭД предоставляет возможность одновременной работы с документами разными пользователями, находящимися в разных помещениях, как часто бывает на малом предприятии, где некоторые сотрудники не имеют своего рабочего места в офисе. Например, бухгалтер или экономист работают из дома, тогда как руководитель, секретарь и менеджер по продажам проводят свой рабочий день в арендуемом или собственном помещение. У таких организаций нет дополнительных площадей с мощным сервером и программистов, готовых настраивать и поддерживать большую систему документооборота.
Кроме того, информационные ресурсы малого предприятия, как правило, неоднородны: часть договоров, прайс-листы, деловая переписка, хранятся в бумажном виде, тогда как финансовая документация, приказы хранятся в электронном виде. Большая часть документов имеется в электронном и бумажном виде, программное обеспечение не всегда может поддерживать все версии документов, а также гарантировать безопасность их хранения. Это ведет к потере документов и неразберихе в их хранении. СЭД дает возможность поиска по метаданным, позволяющим обнаружить документ по любому из ключевых полей: дата создания, адресат, тип документа и т.п.
На российском рынке СЭД есть много программах продуктов, оптимизированных именно под малые и средние предприятия. Их особенность: легкая установка, минимальные настройки, простой «мануал» и относительная дешевизна54.
Многие руководители небольших компаний используют в своей работе привычные офисные приложения, например: проводник Windows для управления файлами и электронную почту. Но некоторые, на первый взгляд, простые задачи без правильной организации документооборота оказываются довольно сложным процессом, так как руководитель не имеет четкого представления о состояние документа. Он не может точно знать, кто, когда и какие правки внес в документ, где находится нужная его редакция, в какой именно папке лежат сгруппированные документы. Хаос в документации заставляет руководителя тратить существенное время на упорядочивание документов и контроль за деятельностью предприятия, усложняя основные задачи.
Следует отметить, что развитие компьютерных технологий в организации документопотоков улучшило эффективность работы с документами. Сегодня значительно проще и быстрее работать с документами. Использование электронных шаблонов, хранящиеся в электронных приложениях, вместо готовых типографских форм, значительно увеличило производительность офисного труда. Вопрос, использовать или нет кроме традиционного бумажного документа электронный, не ставиться. В настоящие время технические возможности позволяют самим создавать электронные документы и организовывать их обмен. Есть утвердившаяся практика обмена электронными документами. Передать документ в компьютерной форме значительно проще, чем организовывать доставку бумажного письма с курьером или по обычной почте. Тем более что правовой аспект электронного документооборота больше не является препятствием. Изменения, произошедшие в российском законодательстве, сделали электронный документ юридически значимым55. Но электронный документ – это не электронный документооборот. Кроме того, введение системы электронного документооборота не означает полный отказ от традиционных документов на бумажных носителях, так как некоторые должны быть в бумажной форме по закону, например: сертификаты, патенты и другие официальные бумаги, или из-за невозможности изменить некоторые бизнес-процессы. Курьеров или экспедиторов проще обеспечить обычной накладной, чем iPad'ами.
Следует заметить, что введение системы электронного документооборота начитается с осознания цели его внедрения. Понимание задач, которые будут решены, делают успешным установление СЭД. Проанализируем некоторые системы электронного документооборота, используемые на в малых и средних предприятиях в соответствии с целями их использования.
Если задачей внедрения СЭД является снижение риска потери документа и обеспечение организации централизованного доступа к документам, следует обратить внимания на возможности организации электронных архивов документов. Именно этот модуль станет центральным в системе электронного документооборота. При желании добиться снижения затрат на повседневную работу с документами и само делопроизводство необходимо автоматизировать делопроизводство, введя модуль электронного документооборота. Это актуально для компаний с активным внутренним и внешним документооборотом. Если внедрение СЭД должно повысить качество оперативного управления предприятием, что характерно для компаний с большим количеством типовых процессов, внедряющие процедуры управления качеством ISO 9000, CMMI, также следует автоматизировать делопроизводство, введя модуль электронного документооборота.
Следует еще раз подчеркнуть, что выбор цели внедрения системы электронного документооборота особенно важен. Не надо ставить завышенные цели, так как это значительно повышают стоимость внедрения, что соответственно увеличивает риск провала введения СЭД.
Еще одной типичной ошибкой установки системы электронного документооборота является ожидание того, что автоматизация сама по себе поможет оптимизировать сам процесс документооборота.
Особое внимание следует уделить финансированию проекта. Бюджет следует рассчитывать, учитывая всех сотрудников организации. В случае экономии на полномасштабном введении СЭД появляется большая вероятность разочароваться в системах электронного документооборота. После определения целей и задач автоматизации руководитель малого предприятия может переходить к следующему этапу – выбору системы электронного документооборота.
Сформулировав свои требования к СЭД, владелец малого предприятия старается найти подходящую ему систему электронного документооборота среди представленных на российском рынке. Сегодня, в отличие от второй половины 2000-х годов, рынок СЭД ориентирован не только на крупных клиентов. Малые и средние предприятия имеют выбор: «коробочная» или «облачная» СЭД, разработанная для внедрения в маленькие фирмы, а не сокращенная версия «большой» системы. Системы электронного документооборота для использования в условиях малого и среднего бизнеса имеют довольно низкую стоимость покупки и сопровождения, а также не сложные в использование. Что адекватно требованиям небольших и средних компаний.
Большинство производителей СЭД сформировали свежий взгляд на автоматизацию документооборота среднего и малого бизнеса, внедрили новые решения. В линейке предложений производители обозначают данные программные продукты, как «тонкий клиент» либо «малый портфель». Поэтому сейчас выбор системы электронного документооборота стал сложной задачей. Попробуем сформировать алгоритм выбора СЭД исходя из целей и задач, которые стремиться решить предприятие, внедряя электронный документооборот.
Условно все системы электронного документооборота для малых и средних организаций делятся на 3 большие группы:
1. Системы организации архива (хранилища) документов. Задачей данной группы является организация централизованного доступа к документам, снижение риска потери документа.
2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота. Задачей этой группы является автоматизация делопроизводства, снижение затрат на повседневную работу с документами.
3. Комплексные системы автоматизации документооборота. Задачей данной группы является повышение качества оперативного управления предприятием56.
Следует отметить, что за редким исключением, во все современные СЭД входят элементы каждой из трех групп, но универсальные системы электронного документооборота встречаются редко. Как правило, система направлена на автоматизацию какой-то одной группы процессов.
Рассмотрим каждую группу систем электронного документооборота для малых и средних организаций более подробно.
Системы организации архива документов делятся на два вида. Первый специализируется на хранение, обработки и использование сверхбольших объемов документов, что встречается в малых и средних предприятиях нечасто. Как правило, организации специализирующиеся на массовом обслуживании частных лиц и организаций, являются заказчиками таких программных продуктов. Например: предприятия ЖКХ, оказывающие коммунальные услуги, страховые компании, кредитные организации. Второй вид систем организации архива документов более востребован. Он может обеспечивать только базовую функциональность работы с документами: централизованное хранение файлов документов и организацию доступа сотрудников к ним. В состав этого продукта чаще всего входят файл-сервер с электронной почтой либо веб-система организации групповой работы с документами. Использование этих систем характерно при штате не более десяти человек или при объеме документооборота около 20-25 единиц в месяц. Основной плюс в использование второго вида СЭД – дешевизна и простота.
Каждая вторая система, представленная на российском рынке СЭД, относиться к системам автоматизации делопроизводства с элементами документооборота. К обязательным функциям данной группы относятся: архив документов, автоматизация делопроизводства, документооборот.
В состав модуля «архив документов» входят следующие блоки: хранение и архивирование документов, поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам, сканирование и распознавание документов.
Модуль автоматизации делопроизводства особенно развит в данных программных продуктах. Он предназначен для регистрации документов, организации номенклатуры дел, а так же для разграничения прав доступа.
Третий модуль называется «документооборот». В его задачи входит организация маршрутизации документов, выдача поручений, визуализация бизнес-процессов57.
Последняя группа систем электронного документооборота для малых и средних организаций выделяемая нами – это комплексные системы автоматизации документооборота. Преимущества данных систем состоят в автоматизации процессов, связанных с документооборотом и оперативным управлением предприятия. Эти системы во многом аналогичны корпоративным СЭД. Дороговизна внедрения подобных СЭД, скорее, оправдана в крупных организациях (холдингах) за счет того, что систем этого класса, сложности в их освоение, а так же обязательное участия ИТ-специалиста во внедрении делают этот продукт мало востребованным для малых и средних организаций. Однако, выбор этой системы предоставляет широкие возможности по ее модификации в соответствии с потребностями предприятия, т.е. можно сделать систему, сбалансированную по функциям как в области делопроизводства, так и в области документооборота.
Кроме того, при полном внедрении систем электронного документооборота малого и среднего бизнеса надо учитывать и другие факторы. Иначе положительных результатов от внедрения СЭД не следует ждать.
Оценивая стоимость СЭД, надо учитывать цену всего проекта. К сожалению, довольно часто недобросовестные продавцы большую часть затрат скрывают в дополнительных модулях, инфраструктурном программном обеспечении, услугах по обследованию, внедрению и сопровождению системы.
Обязательно, кроме презентации или демонстративной модели, следует посмотреть на действующую систему, аналогичную востребованной вашем предприятием, желательно уже используемую клиентами поставщика выбранного решения. Только в этом случае вы увидите все особенности ее работы. Ни одна красивая презентация или «лабораторная» демонстрация системы не покажут реальные особенности работы с ней58.
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) – ответственный шаг для средних и малых предприятий, если нет уверенности в правильности сделанного выбора, поэтому необходимо попробовать установить и поработать с бесплатными версиями систем электронного документооборота. Как правило, они имеют ограничения на срок бесплатного использования (3 месяца) и количество подключаемых компьютеров.
Таким образом, к проблеме выбора СЭД следует относиться малым и средним предприятиям следует относиться весьма внимательно, взвешивать все «за» и «против», так как верный выбор будет способствовать эффективной работе предприятия, а неправильный выбор, напротив, создаст массу сложностей.
2.3. Выбор корпоративной системы электронного документооборота
Научно-техническая революция обеспечивает возможность модернизации органов государственной власти и крупных коммерческих организаций. Практическим воплощением концепции информационного общества в корпорациях становиться использование системы корпоративного электронного документооборота (КСЭД).
КСЭД характеризуется тем, что данное решение обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации.
Основными пользователями корпоративной СЭД являются крупные государственные организации, производственные предприятия, финансовые учреждения и другие структуры, деятельность которых характеризуется большими документопотоками.
Корпоративные системы электронного документооборота применяются в корпоративной инфраструктуре для создания, хранения, использования документов в процессе совместной работы всеми пользователями, имеющими авторизованной доступ с единовременной публикацией каждой версии документа в локальной сети корпорации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогичные таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СЭД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей59.
Основное отличие и преимущество КСЭД по сравнению с другими программными продуктами состоит в том, что данное решение, обеспечивает единую универсальную среду доступную для совместной работы над всеми видами документов, получаемыми в результате деятельности организации, не зависимую от масштаба организации.
Кроме того, использование корпоративной системы документооборота, возможно, всеми сотрудниками, имеющими авторизированный доступ из всех структурных подразделений организации, не зависимо от их местонахождения.
Основанием для введения общекорпоративной системы электронного документооборота могут, являются следующие цели и задачи60:
1. Формирование единой корпоративной культуры по координированию работы со всеми видами документов.
2. Выработка стандартов работы с документами предприятия.
3. Квалифицированное управление документами в процессе их создания, разработки, согласования, утверждения, регистрации, использования, хранения, рассылки.
4. Эффективный контроль всех этапов жизненного цикла документа, включая архивирование и маршрутизацию.
5. Оптимизация использования информационных ресурсов компании, в том числе следующих деловых процессов: маршрутизация, архивирование.
6. Создание информационных порталов. Системы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использовать информацию в распределенной корпоративной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных61.
Платформа КСЭД дает возможность быстро создать специальные информационные приложения. Данные системы обеспечивают процессы делопроизводства и документооборота, не изменяя порядок прохождения документов и информации принятой в организации.
Выделяя производственный аспект целей системы корпоративного электронного документооборота, следует отметить, что КСЭД должна обеспечивать документирование органов государственного управления, правоохранительных органов, финансово-банковскую деятельность, торгово-закупочную деятельность, в том числе электронную торговлю, производственную деятельность холдингов.
Причем решение задач одной группы не будет соответствовать задачам другой группы.
Создание архитектуры электронного правительства стало целью федеральных программ «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)» и «Информационное общество (2011 - 2020 годы)». Система корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечение органов государственного управления выбирается по итогам проведения открытого тендера. Данная КСЭД должна решать следующие задачи.
– Горизонтальное и вертикальное взаимодействие как между министерствами и ведомствами, так и между федеральным правительством, региональными и муниципальными органами власти.
–Планирование интеграции информации для общего использования между ведомствами.
–Визуализация и контроль эффективности воздействия электронных систем в деятельности министерств, агентств, служб в целом и по отдельности.
– Повышение качества обслуживания простых граждан органами государственной власти за счет оптимизации деловых процессов.
–Улучшение использования времени, денежных средств, а также трудозатрат всеми группами населения России за счет уменьшения степени административного регулирования.
– Экономия временных, финансовых средств с помощью повторного использования автоматизированных деловых процессов, общих документированных данных, разработанных ранее.
– Повышение эффективности работы органами государственной власти за счет возможности использовать обмен опытом и результатом в режиме реального времени.
– Достижение полного взаимодействия органами государственной власти без снижения требований к безопасности с помощью общих компонентов инфраструктуры и общих прикладных и базовых требований62.
Корпоративная система электронного документооборота для документационного обеспечение органов государственного управления создавалась в несколько этапов, но в ней поддерживается связь между всеми модулями на всех уровнях, не зависимо от времени ввода в эксплантацию. Архитектура КСЭД находиться постоянно в активном состоянии, быстро отвечая на новые требования внешней среды, которые формируют потребности населения. Она решает отдельные локальные задачи и охватывает все сегменты предметной области жизненного цикла систем.
Увидеть работу корпоративной системы электронного документооборота в действии возможно в почти любом государственном учреждение Российской Федерации, где с ее помощью обслуживают и предоставляют услуги граждан. В данных системах отразилась деятельность нашего государства по поддержанию и развитию инфраструктуры, рынка связи и телекоммуникации.
Система корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечения финансово-банковской деятельности, в отличие от системы корпоративного электронного документооборота органов государственного управления, выбирается самостоятельно каждым учреждением. Решение, какая КСЭД будет использоваться в данной финансовой организации, принимает совет директоров и/или собрание учредителей, без объявления публичного конкурса.
Система корпоративного электронного документооборота для финансово-банковской деятельности должна решать задачи соответствующие потребностям данного сектора рынка. Следует отметить, что сегмент отличается большим количеством игроков и различается сферами деятельностями: кредитование, инвестирование, банковское обслуживание, обеспечение платежей и т.п. В финансовых организациях происходить активный документооборот, котором документопотоки почти соответствуют денежным потокам. Основной подход, используемый для создания КСЭД в банковской сфере это ввод автоматизированных банковских систем (АБС) с интегрированной учетной системой. Главной особенностью данных корпоративных систем электронного документооборота является повышенная защита доступа к ним, не авторизированных пользователей. Архитектура банковской СЭД представляет собой полное взаимодействие модуля автоматизации деловых процессов АБС с платежными системами, что делает их уязвимыми в отношение доступа с стороны корпоративной почты.
Банковская корпоративная СЭД должна решать следующие задачи:
– осуществлять международные расчеты;
– гарантировать работу платежных систем;
– регистрировать договора;
– вести отчетно-статистическую документацию;
–регистрировать организационно-распорядительные документы63.
В ее задачи входит:
– Подготовка документа, согласование проекта с организациями, подразделениями банка, утверждение документа, электронная аннотирование и регистрация документа не зависимо от его материального носителя, автоматическое тиражирование и рассылка документа, автоматический контроль исполнения документов, автоматическое уведомление разработчика документа и/или руководителя о завершении срока действия, автоматизированное формирование архивов, автоматизированное внесение изменений в документ, так же автоматизированное формирование резолюции, автоматическое тиражирование и рассылка документов, автоматический контроль исполнения документов.
–Введение нормативно-справочной информации, путем экспортирования информационно-справочных систем из внешних источников информации, экспортирования нормативной и справочной информации из внешних источников, а так же самостоятельное формирование и ведение классификаторов, систем обозначений и справочников системы ЭДО банка.
–Управление жизненным циклом договоров. Автоматизация подготовки договора: подготовка шаблонов договоров, электронная подготовка замечаний, заключений по договорам (банковского счета, кредита и т.п.) включая возможность параллельного внесения замечаний несколькими сотрудниками из разных подразделений. Маршутиризация пути движения договора по подразделениям банка. Контроль процесса обработки договора пользователями системы. Подписание договоров, в том числе электронной подписью.
–Поиск документов банка. Терминологический поиск документа по заголовку, по тексту и т.п., а так же поиск документа по именованию, исполнителю, адресату, временным характеристикам, по набору реквизитов.
–Мониторинг процессов работы с документацией. Происходит через контроль текущего состояния документа. Предоставление отчетных данных по текущему этапу жизненного цикла документа. Перечню заданий по документу с данными об исполнителях и контрольных сроках, перечню просроченных заданий по документу с данными об исполнителях, перечню выполненных заданий по документу с данными об исполнителях, перечню выполненных заданий по документу, для которых нарушен срок исполнения, с данными об исполнителях. Контроль исполнительской дисциплины по сотруднику и подразделению, предоставление следующих данных: перечень заданий сотрудника (подразделения) по исполнению документа, перечень простроченных заданий сотрудника (подразделения), перечень выполненных заданий сотрудником (подразделением) за данный период времени, перечень выполненных заданий сотрудником (подразделением), для которых был нарушен срок исполнения, перечень не выполненных заданий сотрудником (подразделением), для которых была задана причина отказа от исполнения, перечень заданий с измененными сроками исполнения. Процент исполнительской дисциплины сотрудника (подразделения) за заданный период времени.
–Создание различных форм отчетности. Автоматизированное формирование перечней и описей дел исполнителя (подразделения). Автоматизированное формирование отчётно-статистической документации. Автоматизированное формирование других отчетов, создаваемых по требованию банка.
–Поддержка распределенной структуры. Создание репозитория и распределительного хранилища документов. Поддержка филиальной инфраструктуры информационной базы. Документационное взаимодействие с национальном банком, валютной биржей и системой международных банковских расчетов.
–Разграничение прав доступа пользователей к документам банка. Определение группы пользователей имеющих доступ к библиографическому описанию документа, доступа к полнотекстовому документу. Определение группы пользователей имеющих права на чтение данных, права на аннотирование документа, права на редактирование документа, права на внесение изменений в документ, права на удаление документа, права на согласование (визирование) документа, права на подписание документа, права на экспертизу документа. Кроме того, определение группы пользователей имеющих право на автоматическое изменение набора прав для документа в ходе изменения его состояний жизненного цикла и статуса пользователя64.
Оценивают качество работы корпоративной системы электронного документооборота финансово-банковского учреждения почти ежедневно, производя финансовые операции с банковскими картами, осуществляя платежи через терминалы либо в самом банке.
Системы корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечения торгово-закупочной деятельности мы раскроем через системы электронного документооборота электронной торговли. Электронная торговля входит в число активно развивающихся областей использования компьютерных технологий. Она базируется на современных сетевых технологиях: веб-серверах, электронной почте, банкинге (дистанционном банковском обслуживание) и т.д. Сущностью этого направления торговли является в формирование и использование единого информационного пространства Internet для обеспечения эффективного взоимодействия между участниками коммерческих операций: продавцами, покупателями, складами, транспортниками, банками, таможней и другими организациями.
Электронная торговля включает в себя не только широко распространенный и известный класс электронных магазинов, в нее входят электронные биржи, электронные корпоративные и / или государственные системы закупок, торговопроводящие сети, электронные аукционы. Особенностью данного вида деятельности состоит в использование электронных средств связи и электронных документов, что делает ведение традиционного документооборота является не целесообразным.
В структуре любой системы электронного документооборота электронной торговли взаимодействуют торговые блоки и финансовые компоненты, для решения задач данного вида деятельности.
Чаще всего целями введения КСЭД электронной торговли являются:
– публикация информации, через размещение на собственной сайте, сайте государственных закупок и других сайтах соответствующей направленности;
–введение реестров товаров и планов закупок;
–аккредитация (регистрация) с введением информации;
– создание конкурсов с наименованием каждого конкурса, определением места сроков проведения, описанием лотов, списком членов конкурсной и экспертной комиссии, способом оценки результата;
– создание торгов в виде запросов котировок, с ведением перечня котировочной комиссии;
– создание и проведение аукционов, с созданием и регистрацией в системе заявок, публикаций о проведении, автоматической проверкой допуска участников;
–подведение итогов торгов65.
Следует подчеркнуть, что электронная торговля является организатором комплексных услуг, моделирующих работу существующего рынка товаров и услуг в электронном виде, соответственно позволяя субъектам государственного и частного секторов экономики осуществлять полный цикл товарооборота. Системы электронного документооборота электронной торговли обеспечивают безопасный юридически значимый внешний оборот информации в виде электронных файлов, подписанных электронно-цифровой подписью. Кроме того, КСЭД отображает юридически корректное удаленное управление финансовыми и товарными средствами.
Следует отметить, что, несмотря на то, что корпоративные системы электронного документооборота решают различные задачи, в соответствии с поставленными целями, их объединяет большое количество документов (более 5000), а так же авторизированных пользователей и потребителей.
Глава 3. Использование систем электронного документооборота в Уфимском филиале Федерального государственного предприятия Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта (ФГП ВО ЖДТ)
3.1 Общая характеристика деятельности ФГП ВО ЖДТ и его Уфимского филиала
Для более полного анализа современной ситуации кратко остановимся на истории становления данной службы.
Свой исторический путь военизированная охрана железнодорожного транспорта начала после принятия в апреле 1921 декрета «Об организации охраны складов, пакгаузов и кладовых, а равно сооружений на железнодорожных и водных путях»66, в данном документе впервые было предложено анализировать причины и условия, побуждающие людей совершать крупные хищения на транспорте. Кроме того, в нем были разработаны рекомендации по совершенствованию охраны железнодорожных путей. Первым руководителем стал инициатор данного декрета Ф.Э.Дзержинский, который сделал выводы о трудности наведения порядка карательными методами органов ВЧК и милиции и о преимуществах наведения порядка руками честных сознательных железнодорожников67.
Храбрость и мужество стрелков охраны, высокая дисциплина и отличная боеспособность подразделений остановили массовые нападения на железнодорожные объекты, грузовые и пассажирские поезда.
На съезде начальников охраны железных дорог в сентябре 1925 года были обсуждены текущие проблемы военизированной охраны железнодорожного транспорта, в том числе кадровые вопросы: отбор работников, обучение личного состава; вопросы модернизации материально-технического обеспечения: обмундирование, вооружения, укрепление технических сооружений; усиление мер по борьбе с хищениями, совершенствование охраны объектов. Основным вопросом повестки дня стала борьба с бандитизмом.
Отдельно выделили особенности несения службы особыми вооруженными подразделениями, занятыми наведением порядка на перронах станций, в зданиях вокзалов и у билетных касс, аналогичных по своей структуре воинским подразделениям. Данные отряды стрелковой охраны стали прообразом военизированной ведомственной охраны железнодорожников68.
В 1930 году происходит к основным функциям добавились новые, в том числе предупреждение и тушение пожаров на объектах железной дороги.
1941год стал переломным в истории нашей страны и соответственно в истории ведомственной охраны железной дороги. С началом Великой Отечественной войны работа железнодорожного транспорта была подчинена одному - бесперебойной доставке грузов для нужд армии. Все важные объекты: мосты, тоннели, станции, производственные и технические склады, телеграфные и телефонные станции и линии связи, - были взяты войсками НКВД под контроль. Был опубликован указ Президиума Верховного Совета СССР «Об уголовной ответственности за самовольный проезд в товарных поездах и за самовольную без надобности остановку поезда стоп-краном»69. Многие стрелки охраны были мобилизованы в действующую армию или ушли на фронт добровольцами. Стрелковая охрана путей сообщения стала называться военизировано-пожарной охраной НКПС.
Чрезвычайный пропускной режим, который действовал на каждом объекте железнодорожного транспорта, значительно укрепил дисциплину и порядок на подконтрольной территории службы охраны.
В 1949 году было утверждено Положение о военизированной охране Министерства путей сообщения (МПС). Для личного состава введены звания и форма одежды. Впервые было четко записано, что военизированная охрана МПС состоит из стрелковых и пожарных подразделений70.
На первые возлагается охрана грузов в парках станций и в пути следования, а также охрана объектов железнодорожного транспорта. Они обеспечивали пропускной режим, вели борьбу с незаконным проездом граждан на грузовых поездах, следили за соблюдением общественного порядка. Основные обязанности пожарных подразделений - пожарно-профилактическая работа, ликвидация очагов возгорания, которые возникают на железнодорожном транспорте.
На дорогах были созданы отделы, которые подчинялись начальнику дороги. Отделы состояли из отрядов, которые дробились на дивизионы, стрелковые взводы, пожарные команды, пожарные поезда и команды служебного собаководства.
С 1951 года военизированная охрана МПС стала единственной вооруженной охраной железных дорог. Она осуществляла охрану грузов на станциях и в пути следования; особо важных искусственных технических сооружений и специальных помещений; охрану денежной наличности, перевозимой кассирами-плательщиками; соблюдение пропускного режима на территории железнодорожных станций; борьбу с самовольным проездом в грузовых поездах; обеспечение пожарной безопасности всего железнодорожного хозяйства71.
В 1956 году на промежуточных станциях стали создаваться пикеты для осмотра вагонов во время коротких стоянок.
В это же время создаются совместные специализированные группы военизированной охраны и милиции для предупреждения хищений путем систематического патрулирования. Совместные спецгруппы дежурили на участках круглосуточно.
В первые годы ХХ1 века в организации произошли следующие изменения: военизированная охрана МПС России была переименована в ведомственную охрану МПС России, которая в целях совершенствования структуры управления ведомственной охраной Министерства путей сообщения Российской Федерации из службы стала филиалом федерального государственного учреждения, с подчинением Федеральному агентству железнодорожного транспорта ФГП ВО МПС России.
Последние крупные изменения на федеральном уровне произошли в организации 20 мая 2005 года, когда приказом Федерального агентства железнодорожного транспорта №19, Федеральное государственное предприятие «Ведомственная охрана Министерства путей сообщения Российской Федерации» (ФГП ВО МПС России) было переименовано в Федеральное государственное предприятие «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» (ФГП ВО ЖДТ России).
В настоящие время ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ России, куда входит Уфимский отряд Куйбышевской железной дороги, работает в соответствии с Федеральными законами РФ «О ведомственной охране», «Уставом железнодорожного транспорта Российской Федерации», Постановлением Правительства РФ « О ведомственной охране МПС России» и Положением «О порядке охраны объектов на железнодорожном транспорте РФ»72, выполняет задачи по обеспечению защиты охраняемых объектов от противоправных посягательств, принимает меры по предупреждению нарушений пропускного и внутриобъектового режима.
Скоро исполнится сто лет, как Федеральное государственное предприятие «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» осуществляет деятельность по сохранности грузоперевозок, защите объектов железнодорожной инфраструктуры, а так же пожарную безопасность железнодорожного транспорта, стоя на страже интересов государства, граждан и холдинга «Российские железные дороги» от Калининграда до Сахалина, от Мурманска до Астрахани, везде где пролегают стальные магистрали железнодорожных путей.
Функционирование железнодорожного транспорта представляет собой сложный и специфический процесс, стабильность которого зависит от слаженной работы всех его участников. Работа подразделений органично вписана в технологию грузовых перевозок, в систему обеспечения безопасности движения и другие элементы перевозочного процесса.
Учитывая значимость вопросов, решаемых ведомственной охраной, Указом Президента Российской Федерации предприятие включено в перечень стратегических.
В настоящее время подразделения Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» гарантируют охрану свыше 2300 объектов железнодорожной инфраструктуры, в том числе более 1500 относящихся к стратегическим объектам73.
Ежесуточно стрелки ведомственной охраны по всей сети железных дорог сопровождают десятки тысяч вагонов с номенклатурными грузами, в т.ч. взрывчатые материалы и металлы, светлые нефтепродукты и дорогостоящее технологическое оборудование, транзитные и импортные грузы в ускоренных контейнерных поездах.
Пожарную профилактику на стационарных объектах и подвижном составе осуществляют более 400 пожарных инспекторов. В постоянной готовности к действиям находятся 307 пожарных поездов, в том числе 66 специализированных, с повышенными тактическими возможностями по ликвидации аварийных ситуаций с опасными грузами.
Сегодня ведомственная охрана железнодорожного транспорта – это более 60 тысяч квалифицированных работников; это разветвленная и современная материально-техническая база целевого назначения с собственными основными фондами и центрами подготовки кадров74.
ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ России является лидером на рынке охранных услуг в сфере железнодорожного транспорта.
Филиал ФГП ВО ЖДТ России на Куйбышевской железной дороге является структурным подразделением ОАО «Российские железные дороги», которое выполняет задачи по обеспечению защиты охраняемых объектов от противоправных посягательств, принимает меры по предупреждению нарушений пропускного и внутриобъектового режима; пресекает преступления и административные правонарушения на охраняемых объектах железной дорожной сети находящихся под охраной; препятствует несанкционированному проникновению на охраняемые объекты, осуществляет поиск и задержание лиц находящихся в зоне ограниченного доступа; осуществляет контроль соблюдения противопожарного режима в зоне отчуждения и на объектах; активно содействует в установленном порядке в, тушении пожаров, а также в ликвидации последствий аварий, катастроф, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций на объектах ЖДТ; обеспечивает проведение мероприятий направленных на сохранность сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайн.
Уфимский отряд ведомственной охраны на железнодорожном транспорте входит в состав органов по обеспечению общественной безопасности в республике Башкортостан. Он взаимодействует с Уфимским линейным отделом внутренних дел на транспорте, структурным подразделением регионального Управления внутренних дел на транспорте.
Деятельность Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ РФ состоит из круглосуточного сопровождения грузовых составов между станциями Уфа, Бензин, Черниковка, Загородная и другими станциями республики Башкортостан, а также станциями Аша, Миньяр, Корпачева находящимися на территории Челябинской области. Кроме того осуществляется сбор информации о происшествиях и чрезвычайных ситуациях на объектах станции Уфа, Черниковка, Дема и во время следования с охраняемыми грузами.
Обеспечивают круглосуточная и почасовая охрана объектов и территорий, железнодорожных вокзалов станций Уфа, Бензин, Черниковка, Загородная, Дема, Инзер, Стерлитамак, Туймазы Карламан, Шакша. Особо выделяется деятельность по предупреждению хищений изделий из цветного металла и умышленного повреждения оборудования на железной дороге.
Уфимский отряд ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ России имеет многоуровневую структуру. Руководство текущей деятельности осуществляет директор филиала А.А. Митягин, который осуществляет контролирует деятельность стрелковых команд станций Дема, Инзер, Черниковка, Стерлитамак, ОИС Дема, Карламан, Шакша, Стерлитамак, Равтау, станционных охранных постов на четырех мостах через реку Белую, пожарные поезда станций Дема, Инзер, Стерлитамак, Туймазы.
Работа подразделения традиционно высоко оценивается руководителями Минтранса России, Росжелдора, МВД России и ОАО «РЖД»75.
3.2. Системы электронного документооборота, используемые в работе Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта
Для документирования бизнес-процессов Уфимского отдела ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта используются следующие системы электронного документооборота: АСКИД автоматизированная система контроля исполнения документов, АСУ СК ДОГ система контроля документации охраны грузов, ЕАСАПР претензионная деятельность системы несохранных перевозок, «1С: Кадры и зарплата» и «1С:Бухгалтерия».
Основными системами электронного документооборота для работы Уфимского отряда является АСУ СК ДОГ: электронная система контроля документации охраны грузов в подвижных составах и на станциях.
Данный программный продукт разрабатывался в ООО «НТЦ ТРАНССИСТЕМОТЕХНИКА», дочерней компании проектно-конструкторского технологического бюро автоматизированных систем управления железнодорожным транспортом МПС РФ (ПКТБ АСУЖТ). Целью создания стала автоматизация управления технологическими процессами работы грузового железнодорожного транспорта, увеличение эффективной отдачи от использования инфраструктуры сети железнодорожных дорог.
Проектирование и внедрение системы электронного документооборота АСУ СК ДОГ в Куйбышевском филиале ОАО «Российские железные дороги», куда входит Уфимский отряд, состоялось в 2001-2002 году. Платформа Lotus Notes стала основой этого программного продукта.
В рамках единой системы были объединенные технологии Lotus и Notes. Итоговый программный продукт, как считают его разработчики, обладает уникальными качествами76.
От Notes был взят модуль «инструментальные средства для создания и совместной обработки данных неограниченным числом групп множества пользователей на распределенной территории с равным доступом к разделяемым данным» (Механизм синхронизации базы данных в территориально разделенных организационных структурах).
Модуль изоляции операционной системы в архитектуре клиент/сервер Notes оптимально распределяет обработку информации между центральным сервером (сортировка и индексирование данных) и локальными персональными ЭВМ (работа с базой данных).
Модуль Безопасности основан на технологии BSAFE от фирмы RSA Security Inc. Данное средство обеспечивает только санкционированный доступ к данным сети документационного обеспечения ОАО «Российские железные дороги». Состоит из пяти блоков: идентификация пользователей, контроль доступа, поддержка конфиденциальности, проверка источника информации, поддержка целостности данных.
Имеется также группа специальных модулей СУ ЗПУ (контроль запорно-пломбировочных средств), СНПП (учет нахождения вагонов), ИСС перевозочного процесса (справочная система перевозок).
СУ ЗПУ является системой управления запорно-пломбировочными устройствами, задачами которой является автоматизированный контроль использования пломбировочных устройств от изготовления, складского хранения, хранения в местах пломбирования до установки на вагонах, цистернах, контейнерах и снятия со средств перевозки грузов. Ведется статистическая отчетность истории каждой ЗПУ, используемой в масштабах станции, отделения железной дороги, всей сети железных дорог России. Система автоматически регистрирует и контролирует использования ЗПУ на вагонах, цистернах, грузовых платформах, регистрируя любые остановки вагонов с объяснением причины, используя технологию контроля и учета производственного процесса, улучшая организацию перевозки и приема грузов на всем пути передвижения по железным дорогам РФ77.
Электронная система учета нахождения вагонов (СНПП) в зоне ответственности ОАО «Российские железные дороги» автоматически осуществляет подготовку, сбор и хранение статистической отчетности о времени нахождения вагонов на каждом участке железной дороги (станция, железнодорожный перегон, железнодорожный мост, места отстоя вагонов), исключая зоны ответственности других предприятий. Доступ к этому модулю возможен с всех рабочих станций и со серверов.
Автоматизирование документирование деятельности организации перевозок грузов является модулем обмена электронных документов-сообщений. В его задачи входит оформление договора перевозки, переадресовка груза, перегрузка, пересечение границы на безбумажной основе. На основании данных документов автоматически генерируются отчеты, так называемое «электронное транспортное досье» (ЭТД). ЭТД является базой данных, работающей в реальном масштабе времени и хранящей информацию о проводимых с отправками в пути следования технологических операциях.
Информационно-справочная система перевозок обеспечивает получение достоверной информации о всех процессах перевозки на станциях опорных центров и в их подразделениях в режиме реального времени. Сведения, предоставляемые программой, могут быть текущими, архивными, статистическими и прогнозными. Любые информационные данные, отображаемые на экране, можно вывести на печать в виде соответствующих справок.
Электронная система обеспечения документирования претензий о несохранных перевозках (ПД СНП) введена в 2003-2004 году на Куйбышевской железной дороге для оптимизации рабочих процессов перевозки. Особенность способа подачи претензии и специфичность рассмотрения споров по грузовой перевозке, порядок оформления которых предусматривается транспортными уставами или кодексами, сделала необходимым введение данной системы78.
Данная система является «коробочным» продуктом. В его состав входят модули: автоматизация актово-розыскной работы, АРМ пунктов коммерческого осмотра поездов и вагонов, модуль учета и анализа искажений сведений о грузе в перевозочных документах (АИСГ), модуль учета и анализа оперативной информации о грузах, задержанных на пограничных переходах, модуль учета и анализа безопасности грузовых перевозок, а так же система автоматизации юридической деятельности (САЮД).
Модуль автоматизации процесса составления актов уменьшил временные затраты при составлении актов розыскной работы. В рамках работы подсистемы вводится новые значения в соответствующие графы базы данных на основание требований правил.
Сгенерированный отчет БД актов позволяет своевременно производить по ним служебное расследование. Анализ накопленных сведений позволяет выявить наиболее проблемных грузоотправителей, станции и железные дороги.
Автоматизированная система осмотра поездов и вагонов (АСКО ПВ), является инструментом Автоматизированного Рабочего Места котроллера грузовой станции. В рамках данного модуля на основание базы данных создаться отчеты по заданным параметрам. Например, электронный архив неисправностей составляет БД: несохранных перевозок, несохранных перевозок с признаками хищений, архив неисправностей.
Кроме того АСКО ПВ имеет несколько подсистем контроля: автоматического весового контроля, идентификации состояния и целостности пломбировочных устройств, тепловизионный комплекс дистанционного контроля загрузки вагонов.
Автоматизированная система исполнения документов и поручений (АСКИД) разработана самарской компанией RELEVANT и внедрена специалистами отдела АСУ Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ РФ79.
Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».
АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:
- создавать (регистрировать) новые карточки документов,
- создавать (регистрировать) новые поручения,
- отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,
- контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,
- контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,
- осуществлять текстовый обмен информацией между всеми исполнителями поручений,
- фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),
- осуществлять поиск поручений по различным критериям,
- просматривать архив выполненных и закрытых поручений,
- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel документы
- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.
- получать новые поручения от руководства,
- осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,
Внедрение системы бухгалтерской отчетности, расчета заработной платы и кадрового учета на платформе «1С» осуществили работники отдела АСУ уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ РФ.
Данная система обеспечивает ведения бухгалтерского и налогового учета, формирование налоговых деклараций, контроль за своевременностью и полнотой уплаты налогов в соответствии с законодательством Российской Федерации, контроль за состоянием расчетов ФГП Ведомственной Охраны с поставщиками, подрядчиками и другими контрагентами, контролирует своевременностью и полное начисление ЗП с соответствующими доплатами; а также обеспечивает документирование всех процессов работы сектора работы с персоналом.
Таким образом, в документировании деятельности Уфимского филиала Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» используется несколько СЭД, разработанных ООО «НТЦ ТРАНССИСТЕМОТЕХНИКА» и другими производителями. Они имеют свои преимущества и недостатки, на которых мы остановимся ниже.
3.3. Рекомендации по усовершенствованию СЭД Уфимского филиала ФГП ВО ЖДТ
Системы электронного документооборота, обеспечивающие документирование бизнес-процессов деятельности Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта отвечают основным требованиям, предъявляемым к СЭД в государственных корпорациях. Использование данных систем электронного документооборота выявляют плюсы и минусы программного обеспечения. Главный недостаток состоит в том, что комплекс систем электронного документооборота Уфимского отряда Ведомственной Охраны ЖДТ РФ является так называемым «зоопарком» (выражение программистов), т.е программные продукты используемые для документационного обеспечения деятельности не взаимодействуют между собой, который существенно снижает достоинства этих систем.
Достоинствами систем электронного документооборота Уфимского Отряда Ведомственной Охраны РЖД стало то, что они обеспечивают доступ с любого персонального компьютера локальной сети, даже если оператор Владивостока хочет узнать нахождение вагона в Мурманске, он получает данные одним щелчком мыши и тут же может распечатать накладную на груз.
СЭД является масштабируемой. Она обеспечивает доступ к базам данных хранящимся в системе электронного документооборота (загружается) в течение 10 – 15 секунд, доступ к электронной карточке документа, содержащий контекст, структуру документа, все действия совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, идентификационные данные (метаданные) 25 - 30 секунд,
Время простоя систем электронного документооборота при сбоях и перезагрузке составляет 1- 2 часа, восстановление электронного документа из резервной копии происходит за1 час.
Минимизированы риски потери электронных документов, осуществляется не менее одной резервном копировании электронных документов не менее 1 копии, хранящихся в СЭД.
Большой объем базы данных для хранения электронных документов гарантирует хранение обрабатываемых в ФГП Ведомственной Охраны РЖД электронных документов за 5 лет.
Следующее важное достоинство: безопасность данных обеспечивается на высоком уровне. Коэффициент надежности СЭД не менее 0,95. Локальная компьютерная сеть компании ОАО «Российские Железные Дороги» защищена сетевым экраном. Доступ к базам данных возможен только авторизированному пользователю после ввода пароля. Защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда предусмотрена обработка служебной информации ограниченного доступа - не ниже класса 1Г
Разумеется, этими достоинствами преимущества СЭД Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта не исчерпываются, тем более что они в основном созданы именно для нужд данного предприятия.
Следующий недостаток обусловлен тем, что нормативные требования к документам не изменили после внедрения СЭД, хотя, как известно, одной из главных задач СЭД является уменьшение время работы с документом и оптимизация расходов на документооборот. В результате все без исключения документы распечатываются и подшиваются в папки, что увеличило расходы на документирование.
АСУ СК ДОГ, электронная система контроля документации охраны грузов в подвижных составах и на станциях, должна автоматизировать управление технологическими процессами работы грузового железнодорожного транспорта, увеличить эффективность отдачи от использования инфраструктуры сети железнодорожных дорог. Использование технологии Lotus/ Notes в качестве платформы дает возможность интегрировать в данный программный продукт другие системы электронного документооборота. Но АСУ СК ДОГ не может работать совместно с электронной системой обеспечения документирования претензий о несохранных перевозках (ПД СНП). Так, для составления претензии вручную переносятся данные из системы управления запорно-пломбировочными устройствами в розыскной акт, чтобы выявить остановки, где предположительно совершено хищение.
Созданная и совместная работающая на распределенной территории с равным доступом к разделяемым данным система затрудняет ввод информации в базу данных. Так, возникла курьезная ситуация, когда названия некоторых станций были внесены с ошибками, и теперь вводить эти названия надо с теми же ошибкой, иначе система не распознает название. Для исправления ошибки надо писать докладную директору филиала, чтобы он, в свою очередь, написал докладную директору Куйбышевской железной дороги, а тот должен составить докладную в отдел АСУ холдинга ОАО «Российские Железные Дороги». Только так можно ликвидировать ошибки с внесением информации в базы данных.
Исходя из вышесказанного, мы выработали следующие предложения.
В идеальной системе электронного документооборота должен охватываться весь цикл документооборота организации, т.е. должны автоматически отслеживаться любые изменения в документах, с возможностью автоматического создания нужного отчета использую базу данных организации.
- Необходимо усилиями специалистов совместить программные продукты, используемые для документационного обеспечения деятельности, так как пока они не взаимодействуют между собой (например, АСУ СК ДОГ и ПД СНП и др.), что создает много сложностей в документообороте.
- Следует облегчить процесс ввода информации в базу данных, который пока затруднен и не дает возможности быстро вносить коррективы.
- Необходимо срочно изменить нормативные требования к документам, так ведение документации после внедрения СЭД «по старинке» сводит на нет многие ее преимущества.
Идеальная система электронного документооборота Уфимского филиала Ведомственной Охраны ЖДТ РФ:
- должна быть многопользовательской, так как треть персонала обеспечивающего работу сети железных дорог работает с документами (пока этого нет);
- она должна обеспечивать строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне Уфимского филиала Ведомственной Охраны ЖДТ РФ с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.
- должна присутствовать всесторонняя интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия.
Внедрение систем электронного документооборота в процессы обеспечения документирования работы железнодорожного транспорта способствует достижению главной цели деятельности холдинга ОАО «Российские железные дороги» оптимизации процессов производства. А именно повышения производительности труда железнодорожников и качества перевозочного процесса, исключению потерь времени, более рациональному использованию трудовых и материальных ресурсов.
Заключение
Внедрения системы электронного документооборота почти во все коммерческие или государственные структуры стало реальность наших дней.
Фактически СЭД уже осуществляют документационное обеспечение деятельности любого учреждения, не зависимо от его формы собственности или количества сотрудников. В каждом офисе, на каждом компьютере установлено то или иное программное обеспечение, задачей которого является оптимизация работы с документами. Где-то это пакет приложений Microsoft Office и документационное обеспечение бухгалтерии, где-то - полномасштабная система документооборота.
Рынок СЭД чрезвычайно разнообразен. Появляется множество новых систем, обновляют свои предложения уже зарекомендовавшие себя производители, что особенно делает актуальным вопрос выбора именно той системы, которая будет соответствовать потребностям именно вашей организации. Как отмечают все специалисты, системы электронного документооборота сравнялись по стоимости, предлагаемому функционалу, за исключением специальных разработок. Кроме того, в линейке каждого продукта есть альтернативные предложения для крупных компаний и мелких фирм.
Эти обстоятельства делают еще более сложным выбор систем электронного документооборота.
В целях оптимизации выбора системы электронного документооборота были решены следующие задачи.
Раскрыты основные понятия и термины, относящиеся к системе электронного документооборота: электронный документ, электронный документооборот, электронная подпись, корпоративная информационная система, составлен список альтернативных наименований СЭД.
Дан аналитический обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России, с описанием кратких характеристик наиболее известных отечественных и зарубежных офисныхпрограммам: «1С:Документооборот 8», «Дело», «LanDocs», «Optima Workflow», «Евфрат», «EffectOffice», «Documentum», «LotusDomino.doc», «Directum», «БОСС- Референт».
Исследованы имеющиеся мировые и отечественные классификации систем электронного документооборота: по стране происхождения технологии, по размеру предприятия, по количеству функционала.
Сформулированы основные критерии выбора СЭД. Системы электронного документооборота разделены в соответствие целям и решаемым задачам.
Анализ рынка СЭД позволил выявить перспективные инновационные технологии в СЭД: развитие технологий электронного документооборота и решений класса ЕСМ, автоматизация архивного дела, корпоративные порталы для разворачивания в организации единой точки доступа до корпоративного контента и бизнес-приложений. Кроме того, следует отметить, что государство явилось стимулятором рынка. Появляется множество новых нормативных актов, легализующий электронные документы в различных сферах деятельности (госуслуги, финансовая деятельность, государственное управление) и требующих от СЭД функциональности для работы с электронными документами, причем с подлинниками, а не электронными образами, как это было раньше.
Каждый потребитель СЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческий персонал, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.
При решении широкого спектра задач организаций каждый желает, чтобы система настраивалась «под себя» и в тоже время она должна быть «коробочным» продуктом, который будет внедряться, и поддерживаться силами коллектива. Конечно, можно получить идеальное настраиваемое решение, которое бы учитывало все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от нескольких месяцев до года и даже более и требует немалых финансовых затрат. Но, как известно сроки внедрения должны быть минимальным, а обучение персонала быстрым, «безболезненным» и желательно без отрыва от производственной деятельности.
Система должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее ее расширение (за счет добавления новых модулей, к примеру, сканирования, электронных библиотек, хранилищ документов, web-приложений и т.д.).
Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средство разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. Также уделяется внимание средству разработки программы. Чем известнее и распространеннее средство разработки, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, опять же, тем меньше стоимость их услуг, т.к. они не являются «эксклюзивном».
Очень важным является способность программы к интеграции с другими продуктами. Многие пользователи хотели бы видеть свою используемую систему, в которой ведется работа с документами (делопроизводства, бухгалтерии, отдела кадров, сметной и проектной документации и т.д.) как единую корпоративную.
Потребитель должен внимательно подходит и к выбору разработчика СЭУД. Оценивать, сколько он уже существует на рынке автоматизированных систем, как себя зарекомендовал среди пользователей и конкурентов, каким образом осуществляет техническую поддержку продуктов, как часто выпускает обновление системы и многое другое.
Таким образом, популярность той или иной автоматизированной системы зависит от дружественности ее интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности, актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки. В погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество. Конечно, развитые функциональные возможности с учетом современных требований, безусловно, плюс. Но, стоит подумать об их востребованности в дальнейшем.
В данном исследовании были рассмотрены различные классификации и разновидности систем электронного делопроизводства и документооборота, в том числе корпоративные системы, а также основные процессы работы с документами, которые обеспечивают современные системы электронного делопроизводства и документооборота.
Были определены различия выбора для систем электронного документооборота больших корпораций и малого бизнеса.
Исследована хозяйственная деятельность Уфимского отряда Ведомственной охраны РЖТ.
В ходе исследования были даны основные характеристики СЭД ведомственной охраны железнодорожного транспорта Российской Федерации РФ. Выявлены некоторые плюсы и минусы. Даны рекомендации по усовершенствованию системы электронного документооборота ФГП Ведомственная охрана.
Решенные задачи помогли достичь основной цели данной выпускной квалификационной работы, а именно определить основные критерии выбора СЭД. Знание этих критериев позволит избежать основных ошибок при вводе системы электронного документооборота в деятельность предприятия.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Нормативно-правовые акты
Литература
Интернет-ресурсы
1 Дымова М. В. Обзор систем электронного документооборота // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2011. – №.3. – С.21.
2 Кузнецова Т.В. Журналу «Делопроизводство» – 15 лет // Делопроизводство. – 2012. – № 3. – С. 3.
3Бобылева, М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. – М.: Термика, 2010. – С 5.
4 Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. − М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – С 4.
5 Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С.7.
6 Харитонова, О.Г., Кочеткова, П.Н. Зачем нужна система электронного документооборота?// Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2011. – № 1. – С. 3.
7 Кузнецова, Т.В., Делопроизводство: организация и технологии документационного обеспечения управления: учебник для вузов. − М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. – С. 4.
8 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р 51141-98 // Изд-во стандартов. – 1998. – С.45.
9Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С.74.
10 Федеральный Закон от 27.06.2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. – 2006. – №.4131. – С.14
11 Федеральный Закон от 06.04.2011 г. № 63 «Об электронной подписи» // Российская газета. – 2011. – №.5451. – С.16
12 Там же. С.16
13 Там же. С.16
14 Там же. С.17
15 Там же. С.17
16 Федеральный Закон от 06.04.2011 г. № 63 «Об электронной подписи» // Российская газета. – 2011. – №.5451. – С.16
17 Федеральный Закон от 27.06.2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. – 2006. – №.4131. – С.14
18 Федеральный Закон от 06.04.2011 г. № 63 «Об электронной подписи» // Российская газета. – 2011. – №.5451. – С.16
19 Федеральный Закон от 27.06.2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. – 2006. – №.4131. – С.14
20 Кабашов, С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. − Уфа: ДизайнПолиграфСервис, 2008. – С 107.
21 Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. − М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – С 79.
22 Подолина О. Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции, выгоды.– М.: InterTrust (Статьи и интервью), 2014. – [Электронный ресурс] URL:http://www.intertrust.ru/press_center/articles/page5.html. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
23 Гайкович В.М. Электронные системы. – М.: Мир, 2009. – С.17
24 Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. − М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – С 45.
25 Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С.7.
26 Колесов А.А. Понятия СЭД и ECM.– М.: PC Week («Компьютерная неделя»), 2010. –[Электронный ресурс] URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
27 Информационная безопасность (рынок России) .– М.: TADVISER Гоударство. Бизнес. ИТ.(Бизнес форум), 2013. –[Электронный ресурс] URL: http://www.intertrust.ru/press_center/articles – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
28 1«С»: Программное обеспечение . – М. 1«С», 2014. – [Электронный ресурс] URL: http:// www.1c.ru /. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
29 СЭД Дело: Система электронного документооборота. //ЭОС. Электронные офисные системы, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http://www.info-pro.ru/.-(дата обращения: 20.02.2014 г.).
30 БОСС-Референт: Описание системы.– М. БОСС-Референт, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http:// www.boss-referent.ru /. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
31 Эффект Офис – Эффективный электронный документооборот // Effect Office, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http://www.effectoffice.com.(дата обращения: 20.02.2014 г.).
32 DIRECTUM: Система электронного документооборота. // DIRECTUM, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http://www.directum.ru/.-(дата обращения: 20.02.2014 г.).
33 DIRECTUM: Система электронного документооборота. [электронный ресурс]// DIRECTUM, 2014. – URL: http://www.directum.ru/.-(дата обращения: 20.02.2014 г.).
344. EMC : Documentum //TERRALINK, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http://www.terralink.ru/ecm/products/emc/emc_ documentum/?yclid=5705395578907986260www.directum.ru/.-(дата обращения: 20.02.2014 г.).
35 Docsvision: Автоматизация документооборота // Docsvision, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http://www docsvision.com. /.-(дата обращения: 20.02.2014 г.).
36 Граванова Ю. Выбор СЭД: методы классификации. – М.: CNews.ru: Обзоры и обозрения , 2005. – [Электронный ресурс] URL: http://www.cnews.ru/reviews/free/software2005 /. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
37 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: Учебное пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С.41.
38 IDC. – М.: IDC Analyze the Futute, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http://idcrussia.com/ ndex.html. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
39 Колесов А.А. Понятия СЭД и ECM . – М.: PC Week («Компьютерная неделя»), 2010. – [Электронный ресурс] URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
40 Асеев Г.Г. Электронный документооборот. – М.: Издательство: Кондор, 2007. – С.317.
41 Подолина О. Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции, выгоды. – М.: InterTrust (Статьи и интервью), 2014. – [Электронный ресурс] URL:http://www.intertrust.ru/press_center/articles/page5.html. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
42 Колесов А.А. Понятия СЭД и ECM. – М.: PC Week («Компьютерная неделя»), 2010. – [Электронный ресурс] URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
43 Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. – 2003. – № .4. – С.24
44 Подолина О. Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции, выгоды. – М.: InterTrust (Статьи и интервью), 2014. – [Электронный ресурс] URL:http://www.intertrust.ru/press_center/articles/page5.html. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
45 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С.74.
46 Асеев Г.Г. Электронный документооборот. – М.: Издательство: Кондор, 2007. – С.317.
47 Колесов А.А. Понятия СЭД и ECM. – М.: PC Week («Компьютерная неделя»), 2010. – [Электронный ресурс] URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
48 Асеев Г.Г. Электронный документооборот. – М.: Издательство: Кондор, 2007. – С.317.
49 Информационная безопасность (рынок России). – М.: TADVISER Гоударство. Бизнес. ИТ.(Бизнес форум), 2013. –[Электронный ресурс] URL: http://www.intertrust.ru/press_center/articles – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
50 Колесов А.А. Понятия СЭД и ECM. – М.: PC Week («Компьютерная неделя»), 2010. – [Электронный ресурс] URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346. – (дата обращения: 20.02.2014 г.).
51 Асеев Г.Г. Электронный документооборот. – М.: Издательство: Кондор, 2007. – С.317.
52 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С.74.
53 Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. – 2003. – № .4. – С.24
54 Князева Т.В. Системы электронного документооборота: анализ и выбор. – М.: Гильдия управляющих документацией, 2010. – С.99.
55 Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. − М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – С 53.
56 Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. – 2003. – № .4. – С.24
57 Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. – 2003. – № .4. – С.24
58 Ларин М.В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2010. – С.11.
59 Саттон М. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. – СПб.: Азбука, 2002. – С.42.
60 Там же
61 Саттон М. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. – СПб.: Азбука, 2002. – С.42.
62 Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. – 2003. – № .4. – С.24
63 Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. − М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – С 104.
64 Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. − М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – С 172.
65 Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. − М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – С 158.
66Декреты Советской власти: Апрель 1921 г. – М.: Археографический центр, 1997. –Т 14. – С.189.
67 Сайт Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации». // О предприятие ФГПУ ВО РЖТ, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http:// www.zdohrana.ru/about.-(дата обращения: 20.02.2014 г.).
68 Сайт Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации». // О предприятие ФГПУ ВО РЖТ, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http:// www.zdohrana.ru/about.-(дата обращения: 20.02.2014 г.).
69 Указы Президиума Верховного Совета СССР/1941. //Викитека -свободная библиотека, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http:// http://ru.wikisource.org/wiki/1941.-(дата обращения: 20.02.2014 г.).
70 Павлова, Е. К 90 – летию ведомственной охраны железнодорожного транспорта // Сигнал – 2011. – №.621. – С.1
71 Сайт Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации». // О предприятие ФГПУ ВО РЖТ, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http:// www.zdohrana.ru/about.-(дата обращения: 20.02.2014 г.).
72 Павлова, Е. К 90 – летию ведомственной охраны железнодорожного транспорта // Сигнал – 2011. – №.621. – С.2
73Сайт Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации».[электронный ресурс] // О предприятии ФГПУ ВО РЖТ, 2014. – [Электронный ресурс] URL: http:// www.zdohrana.ru/about.-(дата обращения: 20.02.2014 г.).
74 Павлова, Е. К 90 – летию ведомственной охраны железнодорожного транспорта // Сигнал – 2011. – №.621. – С.1
75 Рубанова, В. О работе отрядов // Сигнал – 2013. – №.715. – С.5
76 О порядке организации технологических процессов по обеспечению работы программного обеспечения филиала ФГП ВО ЖДТ на Куйбышевской железной дороге. Инструкция //
77 О порядке организации технологических процессов по обеспечению работы программного обеспечения филиала ФГП ВО ЖДТ на Куйбышевской железной дороге. Инструкция //
78 Там же
79 Там же