Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекція №92
Тема Інформаційно-довідкова робота з документами
Мета:
План
Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням РКК або автоматизованих банків реєстраційних даних.
У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість РКК, з яких складаються самостійні картотеки.
Кількість картотек визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності облдержадміністрації.
Для підвищення ефективності роботи пошукової системи загальним відділом розробляються такі - класифікаційні довідники:
- класифікатор з питань діяльності облдержадміністрації;
- класифікатор видів документів;
- класифікатор кореспондентів;
- класифікатор резолюцій;
- класифікатор виконавців;
- класифікатор результатів виконання документів;
- номенклатура справ.
У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
Довідкова картотека будується з реєстраційних карток. Роздільниками в ній будуть назви структурних підрозділів або напрямку діяльності підприємства. Усередині цих розділів картки зручніше розміщати за алфавітом кореспондентів або питань ді-яльності. Звичайно окремо ведеться картотека на звертання клієнтів (пропозиції, заяви, скарги і т.п.) і на законодавчо-нормативні і розпорядницькі документи (будується по тематичному принципу).
В оперативній роботі знаходяться картки за поточний і минулий рік. Загальний термін збереження карток — 3 роки. У картотеці законодавчо-нормативних і розпорядницьких документів картки зберігаються до заміни документів новими.
Значно розширюються можливості інформаційно-довідкового обслуговування при автоматизованій системі реєстрації. Сучасні системи керування базами даних дозволяють наводити довідки по будь-якій комбінації даних, включених у реєстраційну картку документа. Довідка може видаватися:
S за конкретним документом — де знаходиться, стадія підготовки, результат виконання, місце збереження;
■S за темою (змістом) — конкретний документ, група документів;
■S за автором — конкретний документ документи автора, усі документи автора по визначеному питанню, усі документи автора за зазначений період;
"S за оегіоном — коаїна область місто оайон
Відправлення документів. Відправлення вихідних документів проводиться секретарем дорадчої служби.
Одержавши документ до відправлення, насамперед, перевіряють правильність його оформлення:
• наявність підпису;
• наявність дати (якщо відсутня на документі, що відправляється, то її проставляють);
• наявність заголовка;
• правильність адресування;
• якщо документ призначений разовому кореспондентові — наявність адреси;
• наявність усіх сторінок у документі і всіх зазначених додатках.
Ці елементи оформлення обов'язкові при відправленні документа як поштою, так факсом. Якщо документ оформлений не-правильно або представлений не в повному комплекті — він по-вертається виконавцеві для доробки.