Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 7
Государственный институт экономики, финансов, права и технологий
В.Г.Казанцев
Технологии использования текстового
процессора и электронных таблиц.
Практикум для студентов заочной формы обучения
Гатчина
2013
=================================================================
Содержание
|
[1] [2] Использование функциональных, специальных клавиш и сочетаний клавиш. [2.1] Простейшие операции с текстом [2.2] Оформление текста.
[3] [4] ПЗ-1. Данные. Проверка данных. Прогрессии. [4.0.1] Создание и общая характеристика книги. [4.0.2] Ввод данных. [4.0.3] Проверка данных [4.0.4] Построение и использование прогрессий. [5] ПЗ-2. Списки. Мастер функций. График функции. Таблица умножения. Адресация ячеек. [5.0.1] Создание списков. [5.0.2] Пользовательский формат даты. Использование Мастера функций. [5.0.3] Небольшая задача. [5.0.4] Построение графика значений синуса угла. [5.0.5] [5.0.6] Простая таблица умножения. Виды ссылок на ячейки. [6] ПЗ-3. Области ввода. Вклады. Условное форматирование. Номера недель. [6.0.1] Таблица умножения с областью ввода. [6.0.2] Таблица расчета процентов по вкладу. [6.0.3] Платежи по займу. [6.0.4] Условное форматирование [6.0.5] Номера недель. [7] Приложение. Сочетания клавиш для работы в Excel. [8] Полезные сочетания клавиш в Windows-7. [9] Панель задач Windows 7 [10] Проводник Windows 7 |
Информационная технология представляет собой комплекс методов (приемов и спосо бов) и средств обработки информации. Один из видов представления информации – тексто вый. Средством обработки такой информации в настоящее время чаще всего является компь ютер (раньше были печатные машинки, ручки и бумага и т.п.). Приемы и способы работы с текстом реализуются с помощью текстовых редакторов и процессоров. Современный тексто вый процессор MS Word является одним из самых богатых по своим потенциальным возможно стям. Имеемые в его составе приемы и способы обработки текстов настолько многообразны, что даже опытные пользователи используют их всего на 5-10%.
В настоящем пособии описано всего одно занятие, в котором дается методика работы с помощью сочетания клавиш, а также приведены приемы и способы оформления текста. Объем описан ных действий рассчитан на хорошо подготовленного пользователя. Тем, кто имеет начальную подго товленность, стоит с ними хотя бы ознакомиться.
Понятно, что за рамками данного занятия остается очень много материала для самостоя тельного освоения (работа с таблицами и формулами, создание рисунков, импорт данных из других приложений, работа со стилями, работа с электронными и Вэб-докуметами и многое другое).
Пособие написано для использования в ОС Windows-97-2003, а также в ОС Windows-7. Для последней версии в тексте указана фраза: В последней версии Word.
==========================================================================
Сочетание – одновременное использование двух или трех клавиш. Чтобы выполнить сочетание, надо нажать и удерживать первую (первые две) клавишу и щелкнуть по второй, а затем отпустить первую.
Наиболее употребляемые сочетания клавиш приведены ниже. Мно гие из них имеют то же значение в других приложениях MS Office.
Ctrl+Esc – открытие меню кнопки Пуск. Или – клавиша между Alt и Ctrl.
Ctrl+N — создание нового документа (файла).
Ctrl+O —открытие существующего файла или документа. С помощью курсорных кла виш и Tab можно прейти к любому элемен ту окна "Открытие документа", после чего активи зиро вать его, нажав Enter.
Ctrl+F12 – также вызов окна "Открытие документа".
Ctrl+F4 -закрытие текущего окна.
Alt+F4 -закрытие текущего приложения (документа). Последним м.б. закрыт Windows.
F12 —команда «Сохранить как...». Shift+ F12 – текущее сохранение текста.
Ctrl+ F2 – предварительный просмотр текста.
Ctrl+P — открытие окна "Печать" (задание параметров печати).
Ctrl+ F6 – переход к следующему окну (вместе с Shift - к предыдущему).
F10 — активизация основного меню (Файл, Правка, ...). Перемещение по пунктам, рас крытие - стрелками, выбор пункта - Enter. Shift+ F10 – вызов контекстного меню.
Набрать три-четыре строки любого текста, можно любыми символами (по 4-5 симво лов и пробел, снова 4-5 символов и пробел, ...). Когда будет набрана четвертая строка, дважды нажать Enter. В первой строке набрать название Понятие стиля. Сохранить файл с именем ИсхТекст.
Сочетание Shift+курсорные клавиши — позволяет выделить посимвольно фрагмент тек ста, с которым необходимо что-либо сделать (удалить, скопировать, под черкнуть и так далее). То же самое делает "протягивание" курсора мыши с левой нажатой кнопкой по выде ляемым символам. Первый прием более точный, особенно если текст мелкий, и более быст рый, если при этом держать нажатой еще и клавишу Ctrl.
Выделение частей текста щелчками мыши:
двойной щелчок мыши на слове выделяет слово;
один щелчок по левому полю выделяет всю строку;
двойной щелчок по левому полю или тройной щелчок в любом месте текста выделяет абзац;
тройной щелчок мыши по левому полю выделяет весь текст. То же делает Ctrl+A.
Если выделять различные участки текста при нажатой клавише Ctrl, выделяются все отдельные части текста.
Выделенные фрагменты текста можно удалять, видоизменять, перемещать, копировать.
Перемещение или перетаскивание выделенного фрагмента: навести курсор, нажать ле вую кнопку мыши и тащить выделенный фрагмент в новое место, отпустить кнопку мыши.
Всего способов копирования текста – 4.
Первый способ копирования – использование сочетаний клавиш:
Ctrl+C — скопировать выделенный фрагмент в буфер обмена.
Ctrl+X — вырезать выделенный фрагмент – т.е. удалить фрагмент текста в буфер обмена.
Ctrl+V — вставить скопированный (вырезанный) фрагмент в место нахождения курсора.
Второй: использование контекстного меню для всех трех действий.
Третий: перетаскивание выделенного текста при нажатой кнопке Ctrl.
Четвертый: использование соответствующих кнопок на ленте в меню Главная.
Если выделить весь текст, а затем щелкнуть клавишу пробела, текст исчезнет. Чтобы отменить по следнее действие, надо сделать сочетание Ctrl+Z. Иногда надо восстановить отмену, тогда ис пользуют Ctrl+Y — отменить действие Ctrl+Z (отмена отмены).
Аналогом указанных сочетаний являются кнопки, содержащие кривые стрелочки (Отме нить и Вернуть). Если раскрыть список символом треугольника возле каждой кнопки, уви дим перечень произведенных изменений в тексте с начала его корректуры. Каждое измене ние, группу, или все их вместе (выбрав курсором мыши) можно отменить или восстановить.
Delete — удаляет следующий за курсором знак. Backspace — удаляет знак, предшест вующий курсору. Ctrl+Delete и Ctrl+Backspace – удаляют группу символов до ближай шего пробела или знака препинания. Можно сказать, и это будет подтверждено другими при мерами, что клавиша Ctrl усиливает действие других функциональных клавиш или сочета ний клавиш.
Курсор можно перемещать двумя способами - мышью и курсорными клавишами. Во вто ром случае полезны следующие сочетания.
Ctrl+ курсорные клавиши —перемещение курсора не на один знак, а на целое слово (кла виши со стрелками «влево» и «вправо») либо на целый абзац (стрелки «вверх» и «вниз»).
Кнопка Ноmе — перемещает курсор к началу строки. Ctrl+Home — в начало документа. Кнопка End — перемещает курсор к концу строки. Ctrl+End — отправляет кур сор в конец документа. Если при этом нажимать еще и Shift, будет выделяться текст по пути перемеще ния курсора от текущей позиции до начала или конца документа.
Ctrl+D при выделенном фраг менте текста откроет окно Шрифт, в котором вы можете преобразовать именно этот фрагмент. Перемещайтесь внутри диалоговых окон с помо щью курсорных клавиш, а между ок нами — используя Tab (для обрат ного движения применяйте Shift+Tab). В окошечках Шрифт, Начертание и Размер ваш выбор будет зак репляться авто матически после пе рехода в следующее окошко. В ок нах Цвет текста, Подчеркивание и Цвет подчеркивания для подтвержде ния выбора щелкните по кнопке ОК. К другим вклад кам диалогового окна — Интервал и Анимация (в последней версии Word анимации нет!!!) — можно перейти, при менив сочетание Ctrl+Tab. Завер шив процесс изменения шрифта, выбора анимации, нажмите Enter (кнопку ОК) или Esc (Отмена) - в зависимости от того, устраивает результат (отображается в око шечке Образец) или нет.
Часто употребляемые команды оформления текста можно применить более про стым спо собом.
Ctrl+R — выравнивает текст по правому краю. Как и последую щие три команды, приме няется к выделенному фрагменту или тому абзацу, внутри которого находится курсор.
Ctrl+L — вы равнивает текст по левому краю.
Ctrl+E — делает текст симмет ричным относительно цент ральной оси.
Ctrl+J — растяги вая пробелы, выравнивает текст по краям.
Ctrl+B — делает выделенный текст (либо слово, на котором находится курсор) полужир ным. Повторное нажатие отменяет этот эффект. Ctrl+I — делает текст наклон ным. Ctrl+U —под черкнутым. Возможны различные комбинации сочетаний: Ctrl+B+I; Ctrl+B+U; Ctrl+I+U. Ctrl+B+1+U — наклон ный полужирный подчеркну тый.
Shift+F3 — делает первую или все бук вы выделенных слов ПРОПИС НЫМИ. Посмот рите изменения букв при последующих нажатиях этого сочетания.
Ctrl+F - найти. Очень полезная команда для поиска слов в длинных текстах. Ctrl+H — найти и заменить. Возможна последовательная или мгно венная замена множе ства одинаковых слов, выражений, дат, чисел на другие. Функциональная клавиша F5 вызывает то же окно, но будет активной вкладка Перейти.
Можно использовать любое из трех указанных способов вызова окна поиска и замены, а затем выбирать необходимую вкладку.
Ctrl+клавиша «=» — уменьшает размер шрифта и чуть опускает его (подстрочник). Повтор ное нажатие отменяет этот эффект. Для надстрочного начертания символов текста применяется сочетание Ctrl+Shift+клавиша«=» .
Его можно установить через меню Сервис, Настройка, кнопка Клавиатура, в левом столбце (рисунок) вы брать Формат, в правом столбце выбрать команду Superscript, а в окне Новое соче тание задать (нажать именно клавиши, но не набирать буквы обозначений клавиш!) ука занное выше сочетание (в окне отобразится: Ctrl++) и нажать кнопку Назначить. Таким же способом можно задать или изменить со четания клавиш для выполнения любых дру гих действий с текстом или файлом.
В последней версии Word эти действия производятся следующим образом: Файл Параметры Настройка ленты Сочетания клавиш – нажать. Откроется окно, в котором можно задать сочетания (найти порядок смены сочетания клавиш можно в справке (F1), введя в поисковую строку «настройка клавиатуры»).
Таким же способом можно задать или изменить сочетания клавиш для выполнения любых других действий (команд) с текстом или файлом. Определенное неудобство состоит в том, что все команды приведены на английском языке.
Сочетания функциональных и дополнительных клавиш для выполнения опе ра ций с текстом, окнами и файлом приведены ниже в таблице. Первой нажимается клавиша Ctrl, Shift или Alt, а затем – функциональная клавиша (F1, F2, …). Утолщенные границы ячеек указывают на наиболее употребляемые клавиши или их сочетания.
Можно заметить, что не все сочетания дублируются командами основного (верхнего) меню (например, для перехода между окнами или для вывода контекстного меню).
|
Кла виша |
Без других клавиш |
Shift |
Ctrl |
Alt |
|
F1 |
Вызов справки (меню Справка) |
Вызов контекстной справки или помощ ника |
|
Переход к следую щему полю |
|
F2 |
Перемещение тек ста или ри сунка |
Копирование текста |
Предварительный про смотр (меню Файл) |
|
|
F3 |
Вставка элемента автотекста. |
Изменение регистра букв текста (меню Формат) |
Удаление выделен ного фрагмента в ко пилку |
Создание элемента автотекста |
|
F4 |
Повтор послед него действия |
Найти или Перейти да лее |
Закрытие окна |
Выход из Word и дру гого приложе ния |
|
F5 |
Перейти (меню Правка) |
Переход к предыду щему исправлению |
Прежние размеры окна документа |
Прежние размеры окна программы |
|
F6 |
Переход к сле дую щей области |
Переход к предыду щей области |
Переход к следую щему окну |
|
|
F7 |
Правописание (меню Сервис) |
Тезаурус (меню Сервис) |
Переместить (окон ное меню) |
Следующая ошибка |
|
F8 |
Расширение выде ления |
Уменьшение выделе ния |
Размер (оконное меню) |
Запуск макроса (меню Сервис) |
|
F9 |
Обновление выде ленных по лей |
Отображение кодов или значений полей |
Вставка пустого поля |
Отображение ко дов или значений полей |
|
F10 |
Активизация пункта основного (верхнего) меню |
Вызов контекстного меню |
Развертывание окна документа |
Развертывания окна программы |
|
F11 |
Переход к сле дую щему полю |
Переход к предыду щему полю |
Блокировка поля |
Отображение кода Visual Basic (меню Сервис) |
|
F12 |
Сохранить как ... (меню Файл) |
Сохранить (меню Файл) |
Открыть (меню Файл) |
Скопировать имеемый (набранный и увеличенный при копировании фрагментов) текст столько раз, чтобы было заполнено ¾ листа. Будем называть этот лист ИсхТекст. В первой строке поставим заголовок: Понятие стиля 1.
1. Скопировать ИсхТекст четыре раза любым способом. Выполнить принудительное разделение после каждой копии страницы Исх Тек ста сочетанием клавиш Ctrl+Enter (аналог меню Вставка-Разрыв). Каж дый фрагмент окажется на своей стра нице, и на каждой странице (всего их будет 5) в заголовке надо указать свою цифру. Задать нумерацию страниц ко мандой Вставка-Номера страниц (рисунок справа).
2. Отформатировать первый абзац на каждой странице (выделив его двойным щелчком мыши по левому полю документа): задать шрифт и размер на панели инструментов Форматирова ние, а затем командами Формат-Абзац изменить элементы стиля 1го абзаца как указано ниже
1-я страница: шрифт Times New Roman, размер 14, отступ первой строки 1 см, выравнивание по ширине;
2-я страница: шрифт Arial, размер 12, выступ первой строки 2 см, выравнивание по левому краю, абзацные отступы слева и справа по 2 см;
3-я страница: шрифт Times New Roman, размер 10, первая строка без отступа, выравнивание по правому краю;
4-я страница: отформатировать как на второй, используя ин ст румент Формат по образцу, вызываемый кнопкой на па нели инструментов (метелка);
5-я страница: отформатировать как на третьей, используя инст румент Формат по образцу, вызываемый кнопкой на панели инструментов (метелка);
3. Задать первой строке на каждой странице стиль Заголо вок 2 командой Формат-Стили и форматирование (рис.справа).
4. Создать оглавление документа в конце текста: перейти туда сочетанием клавиш Ctrl+End и выполнить команду Вставка-Ссылка-Оглавление и указатели. В появившемся окне выбрать вкладку Оглавление, нажать кнопку ОК.
5. На третьей странице в конце текста поместить закладку с именем Стр3 командой: Вставка-Закладка. Появится окно Закладка (рисунок справа), в нем набрать имя закладки (имя закладки должно быть без пробелов!), щелкнуть по кнопке Добавить, окно исчезнет. На месте курсора появится метка серого цвета. На это место при назначении перехода на эту закладку будет произведен возврат из другой части общего документа.
6. Подготовить Автозамену, т.е. замену условного сочетания букв другим, более полным, набором слов. Для этого:
- активизировать диалоговое окно Автозамена командой Сервис-Параметры автозамены;
- в поле заменить: ввести три буквы "фио";
- в поле на: набрать полностью свои фамилию, имя и отчество (или инициалы);
- нажать кнопку Добавить (она на месте кнопки Заменить) и ОК (рисунок слева).
В последней версии Word использовать меню: ФайлПараметрыПравописаниеПараметры автозамены.
Произвести автозамену текста. Для этого перейти на третью страницу в область закладки командами меню: Правка-Перейти-За кладка-(в окне ввести имя закладки Стр3, щелкнуть кнопки Перейти и Закрыть). В это же окно можно попасть, нажав функциональную клавишу F5.
Ввести с клавиатуры сочетание фио и нажать пробел - на месте букв появится полное содер жание фамилии, имени и отчества. Тем самым будет произведена Автозамена фио (буквы для замены набирать обычным шрифтом!) на третьем листе.
Произвести то же самое в конце каждого листа.
7. Изменить регистр букв в первом абзаце каждой страницы (его надо выделить) путем вы полнения команды Формат-Регистр, как ниже указано:
страница 1: ВСЕ ПРОПИСНЫЕ;
страница 2: все строчные;
страница 3: Начать С Прописных;
страница 4: иЗМЕНИТЬ РЕГИСТР.
Посмотрите, как выглядит текст в каждом из указанных абзацев.
В последней версии Word проще всего использовать сочетание Shift-F3.
8. Сохранить документ с разными типами файлов: .doc и Web-страница. В окне проводника значки этих файлов будут выглядеть по-разному. При открытии Вэб-документа он появится в окне обозревателя Internet Explorer.
Можно сделать гипер ссылку на Вэб-документ из документа Word. Для этого надо сде лать в исходном (Word'-овском) документе надпись: Вызов Вэб-Документа, выделить ее и через меню Вставка-Гипер ссылка в поя вившемся окне "Вставка гиперссыл ки" (рисунок слева) назначить этой надписи имя документа (того, кото рый мы только что сохранили, как Web-страницу). Надпись, кото рой назначена гиперссылка, бу дет выде лена синим цветом и подчеркива нием.
Открываемый гиперссылкой Вэб-документ будет отличаться от Word'-овского по строе нием текста и рисунков.
Технология работы в электронных таблицах имеет такой богатый набор приемов и способов, освоить которые в полном объеме практически невозможно. Чтобы освоить необходимые приемы работы, надо в полной мере представлять возможности табличного процессора, владеть элементарными навыками использования вычислительной среды данной прикладной программы, понимать язык описания действий в рамках Excel, использовать основные сер висные программы (Мастера). Этому и посвящаются предлагаемые практические занятия, реализация которых проста – все действия описаны достаточно подробно.
Практические занятия разработаны для MS Excel редакции 1997 года и более поздних версий MS Office (2003, 2007, 2010гг.). Применяются следующие региональные стандарты (уста навливаются или изменяются с помощью панели управления, пункт Язык и региональные стандарты): язык русский, разделитель дробной части – "," (запятая), разделитель элементов списка –";" (точка с запя той), разделитель компонентов даты – "." (точка).
Количество занятий определено тем лимитом времени, который выделяется программой изучения дисциплины. Поскольку возможности Excel практически безграничны, за рамками занятий остается много разделов: работа со списками, табличные формулы, регрессии, задачи оптимизации, финансовые вычисления, кон солидация данных и другие.
Описание некоторых занятий содержит начальные сведения о методах работы, которые уже известны многим пользователям. Наличие таких (иногда избыточных) данных оправданы иллюстра цией прово димых действий дополнительным набором приемов и способов, которые не всегда приво дятся в учебной литературе.
В каждом занятии содержится объем практических действий, которые при достаточной подготовленности пользователей можно выпол нить за 2 учебных часа. В тексте имеются варианты, которые отличаются [в зависимости от версии Excel (для Windows XP или Windows 7)] порядком их выполнения. Полное описание правильных действий указано для версии Windows XP.
В конце пособия приведены сочетания клавиш, которые можно применять при работе в Windows и Excel для ускорения или удобства выполняемых действий.
Некоторые технические характеристики и ограничения Microsoft Excel 2007-2010
Полные данные по IP-адресу: http://office.microsoft.com/ru-ru/excel-help/HP010342495.aspx?CTT=1
|
Параметр |
Максимальное значение |
|
Размер листа |
1 048 576 строк и 16 384 столбца |
|
Ширина столбца |
255 знаков |
|
Общее количество знаков в ячейке |
32 767 знаков, из них в ячейке – 1024 (остальные знаки в строке формул) |
|
Число знаков в верхнем и нижнем колонтитуле |
255 |
|
Количество листов в книге |
Ограничено объемом оперативной памяти (до 255) |
|
Количество цветов в книге |
>16 млн (32-битовый спектр) |
|
Точность представления чисел, разрядов |
15 |
|
Длина записи формулы, знаков, не более |
8 192 |
|
Внутренняя длина формулы, байт, не более |
16 384 байт |
|
Количество итераций, не более |
32 767 |
|
Количество аргументов функции, не более |
255 |
|
Количество уровней вложенности функций |
64 |
|
Допустимая в расчетах дата |
От 1 января 1900 г. до 31 декабря 9999 г. |
|
Количество рядов данных в одной диаграмме |
255 |
Открыть меню кнопки Пуск сочетанием Ctrl+Esc или клавишей Win между Alt и Ctrl, из перечня действий выбрать Создать документ Office. В открывшемся окне на вкладке Общие выбрать Новая книга. [В последней версии Excel через контекстное меню папки с фамилией студента выбрать пункт Создать, выбрать Лист Microsoft Excel; будет создан ярлык листа, его надо открыть двойным щелчком мыши]. Нажать F12 (команда «Сохранить как...») и сохранить книгу под своим именем в своей папке.
Присвоить книге пароль для открытия, для этого через меню Сервис-Параметры-Безо пасность в поле Пароль для открытия файла ввести пароль (сочетание букв, цифр), нажать ОК и ввести пароль еще раз для подтверждения. После этого необходимо снова сохранить файл – уже как текущее сохранение – сочетанием клавиш Shift+F12.
В последней версии Excel пароль вводится по схеме: F12 (команда «Сохранить как...») кнопка «Сервис» пункт «Общие параметры» строка «Пароль для открытия». ...
В новой книге по умолчанию открывается какое-то количество листов – 3, 5, др. Этот па раметр можно изменить через меню Сервис-Параметры-Общие в поле Листов в новой книге. В последней версии Excel: Файл Параметры Общие Число листов.
Всего в книге может быть открыто 255 листов, новые листы открываются через контекстное меню ярлыка листа пунктом Добавить или Вставить. Ознакомьтесь с другими пунктами контек стного меню листа. Присвойте текущему листу имя Данные. Задайте цвет ярлыку листа.
Рабочий лист разбит на ячейки (Cells), которые расположены на пересечении столбцов (Columns) и строк (Rows). Столбцы обозначены буквами (латинскими: одной, двумя или тремя), на листе 28 = 256 столбцов; строки – цифрами, на листе 216 = 65536 строк.
В последней версии Excel число столбцов больше 16384, а число строк – 1048576.
Для перемещения в позицию самого крайнего (правого) столбца нажмите сочетание клавиш Ctrl+, для перехода на са мую последнюю строку надо нажать Ctrl+â. Для возврата в первую ячейку (начало листа) - нажать Ctrl+Home. Вместо этих клавиш можно нажимать следующие: [End, ]; [End, â]; [End, Home]. Запятая означает, что клавиши нажимаются последовательно (это не сочетания!).
Перемещаться по ячейкам можно с помощью функциональных клавиш и сочетаний: En ter, Tab, Shift+Enter, Shift+Tab, , , â, á. Проверьте их действие на листе.
Ввод данных в ячейки завершается нажатием клавиш Enter, Tab, Shift+Enter, Shift+Tab. Обратите внимание, куда перемещается выделение ячейки.
Каждая ячейка имеет адрес. Адрес состоит из двух координат: имени столбца (буквы: от 1 до 2 или 3) и номера строки. Адрес отражается в адресной ячейке (поле имени), которая располага ется над именем столбца А (на рисунке указан адрес ячейки С3). В последней версии Excel адрес последней (правой нижней) ячейки такой: XFD1048576, - знаков очень много, но координат – всего две!
Для перемеще ния в любую ячейку можно использовать следующие способы:
- с помощью клавиш перемещения курсора;
- с помощью команды меню Правка-Перейти, в окне указать адрес; эта же команда задается сочетанием клавиш Ctrl+G; в последней версии Excel пункт меню Правка отсутствует;
- указав адрес ячейки в поле имени (на рисунке указан адрес С3) и нажав Enter.
Для работы с отдельными данными в ячейках необходимо сначала выделить ячейки, а затем производить действия над ними.
Способы выделения с помощью мыши:
- столбец - щелчок на его заголовке или комбинация клавиш <Ctrl+Пробел>;
- строка - щелчок по № строки или комбинация клавиш <Shift+Пробел>;
- несколько столбцов или строк – протаскивание мыши по диапазону обозначений выде ляемых объектов (по именам столбцов или номерам строк);
- всех ячеек рабочего листа - щелчок по кнопке, расположенной на пересечении адрес ных полос.
Для снятия выделения надо щелкнуть мышью по любой ячейке внутри листа.
Выделение блока ячеек (блок – прямоугольная область смежных ячеек): щелкнуть мы шью по левой верхней ячейке, а затем нажать клавишу Shift и щелкнуть по правой нижней ячейке (по диагонали). Можно то же самое получить, протянув курсором с нажатой левой клавишей мыши по блоку ячеек.
Необходимо потренироваться, выделяя те или иные ячейки, блоки ячеек, столбцы и строки. При всей простоте этих действий они требуют определенных навыков.
Повторим еще раз: для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку, набрать данные (число, строка текста или формула) и нажать Enter, Tab, Shift+Enter, Shift+Tab (или щелкнуть кнопку с зе леной галочкой рядом со строкой формул). Введя в ячейки цифру 5 и слово текст, посмот рите, как они позиционированы относительно границ ячейки (рисунок слева). Число распола гается справа, а текст - слева. Это главные при знаки числа и текста!
Если завершать ввод данных нажатием кнопки с зеленой галочкой, остается выделен ной ячейка, куда были введены данные. Это удобно, если надо в дальнейшем производить операции с этой ячейкой (например, строить из нее прогрессию).
Редактирование данных (особенно формул) лучше всего производить в строке формул. Имеется возможность редактировать данные в ячейке – надо нажать функциональную кла вишу F2 или дважды щелкнуть мышью по ячейке. Но после корректуры – нажать Enter.
Ввести в ячейку А3 значение 22.25, а в ячейку А4 – 22,25. Какой разделитель дробной части является правильным? Тот, который набран в числе, то есть в том значении, которое смещено в ячейке вправо. (Правильный разделитель дробной части – запятая).
Ввести в ячейку А5 дату, например, 22.09.10 – она при вводе преобразуется в дату с 4 цифрами обозначения года (по умолчанию). Если расширить столбец А, то будет четко видно, что дата смещена к правой границе ячейки, т.е. она – тоже число.
Применим к ячейке А5 сочетание клавиш Ctrl+1 (Формат ячеек, этот пункт можно вы звать в контекстном меню ячейки). Щелкнем по слову Общий (формат, на вкладке Число). Вместо введенной даты появится число 40443 (то есть дата и в самом деле число!). В Excel все даты хранятся именно в виде чисел, которые представляют собой число дней, прошедших с начала прошлого века (с на чала 1900 года). Такой способ хранения (единый ноль отсчета) позволяет производить с датами арифметиче ские действия и сравнивать их. А формат представления даты (вид на экране) можно выбрать из большого набора шаблонов. На рисунке слева возможные форматы ото бражения даты (только часть форматов!) приведены в столбце Тип:.
Введем в ячейку А6 дату: 15.03.90, а в ячейку А7 формулу: =А5-А6. (Для ввода адреса ячейки в формуле надо щелкать по ячейке). После нажатия Enter наложим на эту ячейку Общий формат (рисунок справа). Получим разность дат – количество дней между ними. Если считать, что в ячейку А6 введен день рождения, то в ячейке А7 будет число уже прожитых дней на момент той даты, которая введена в ячейку А5.
В Excel имеется возможность формирования запрета на ввод "недопустимых значе ний". Например, в ячейку А10 надо ввести числовое значение, большее или равное 10. Если будет введено число, меньшее 10, должно быть выдано сообщение об ошибке.
Выделяем ячейку А10, выбираем команду меню Данные-Проверка («Проверка данных» в последней версии). Появится диалоговое окно с тремя вкладками (рисунок). На первой вкладке Параметры надо задать тип данных и их значения в окнах Условие проверки. На второй и третьей вкладке нужно задать значе ния (сообщения), ко торые будут появляться при вводе и если нарушится ука занное условие.
Попробуйте ввести разрешенное и запретное число и посмотрите результат.
В ячейку В1 введем единицу, в ячейку В2 тройку. Выделим эти две ячейки и размножим (скопируем) их до 10 строки. Получим арифметическую прогрессию, первый член которой равен 1, шаг прогрессии 2, предельное значение 19. Все эти параметры мы ввели вручную.
Построить в столбце С прогрессию четных чисел, начиная с 0 до той же строки.
В столбце D построить арифметическую прогрессию от 0 до 100 с шагом 5.
Кроме ручного способа построения арифметической прогрессии есть способ использова ния меню. Но – всегда надо в ячейку, откуда начнется построение прогрессии, вручную вве сти значение первого ее члена и щелкнуть по кнопке с зеленой галочкой (или нажать Enter и вернуться в ячейку). Итак, в ячейку Е1 вводим 0, возвращаемся в нее и вызываем меню Вставка-Заполнить-Прогрессия. В появив шемся окне Прогрессия выбираем параметры, как показано на ри сунке, и нажимаем кнопку ОК. В столбце Е будет построена ариф метическая прогрессия – точно та кая же, как построенная ранее в столбце D.
В последней версии Excel для вызова окна Прогрессия надо в меню Главная найти на Ленте указанные на рисунке справа места
Перейти на новый лист, назвать его именем График и в столбце А построить арифметическую прогрессию от 0 до 360 с шагом 10 любым из рассмотренных способом. Вернуться на лист Данные.
Простейшей арифметической прогрессией является натуральный ряд чисел, начиная с любого числа. Есть несколько способов построения таких прогрессий.
Прогрессия дат строится еще проще: ввести дату и просто размножить (скопировать) ее до нужного предела – дни будут увеличиваться на единицу.
Убедимся, что число столбцов на листе – 256 (или более 16 тысяч в Excel-2010). Выделим первую строку и в контекстном меню щелкнем пункт Добавить ячейки (Вставить). В ячейку А1 введем единицу, щелкнем по кнопке с зеленой галочкой, вызовем окно Прогрессия, введем пре дельное значение 300 (для Excel-2010 введем 3000000) и нажмем кнопку ОК. Нажмем сочетание Ctrl+, окажемся в самом правом столбце, а номер этого столбца, указанный в 1 строке, будет равен 256 (16384 для Excel-2010).
Построение геометрической прогрессии с помощью меню: введем в ячейку F1 двойку, а в окне Прогрессия зададим параметры: по столбцам, геометрическая, шаг 2, предельное значение 3000000, нажмем ОК. Будет построена геометрическая прогрессия, которая представляет собой последовательность двоек в степени, соответствующей номеру строки. Например, в строке 8 будет число 28=256, в строке 10: 210=1024, в 16 строке: 216=65536, в 20-ой строке: 220=1048576.
Второй способ для построения геометрической прогрессии: ввести 2 начальных значения, выделить ячейки, размножить их, нажав правую кнопку мыши, отпустить кнопку и выбрать в контекстном меню пункт Экспоненциальное приближение.
Для справки: в ходе ПЗ №1 в книге созданы листы: Данные, График
Если ввести в ячейку строку, которая содержит число (например, "глава 1"), то при раз множении содержимого ячейки числовое значение будет увеличиваться на единицу ("глава 2", "глава 3", и т.д.). Полезное свойство для заполнения заголовков таблиц, на пример: "1 квартал", "2 квартал" и т.д.
Введем в ячейку G1 буквы Пн и размножим ячейку вниз. Дни недели будут обновляться до Вс, а затем повторится список. То же самое произойдет, если будет введено полное название дня недели.
Аналогичный эффект будет, если в ячейку Н1 ввести янв или январь, а затем размножить ячейку вниз. После декабря снова повторится полный набор месяцев.
Эти эффекты происходят потому, что в меню Сервис-Параметры-Списки имеются те самые перечни значений, которые повторяются при размножении ячеек (рисунок).
В последней версии Excel это окно находится по следующему пути: Файл Параметры Дополнительно Создавать списки для сортировки и заполнения (в самом конце раздела: внизу).
Можно создать свой список: для этого надо щелкнуть мышью в окне Элементы списка и ввести эти элементы по одному в строке (нажимая после каждого Enter), или все элементы в одну строку, разделяя их запятой, после чего нажать кнопку Добавить. Новый список переместится в левый столбец и его можно будет использовать для автоматического создания списка: ввести значение любого элемента и размножить его.
Открыть или добавить новый лист, которому дать название Титул. Это будет титульный лист книги, из которого будем попадать на нужные листы, нажимая кнопки, которые создадим позже.
Выделим диапазон А1:К20 и сделаем его заливку любым цветом. В ячейку А1 напишем Титульный лист, объединим ячейки А1:Е1 и сделаем размер шрифта 20. В ячейку J1 вызовем Мастер функ ций. Самый простой способ – с по мощью сочетания клавиш Shift+F3. Или: Вставка-Функция (или в последне версии Excel: Формулы-Вставить функцию).
На первом шаге работы Мастера выберем категорию Дата и время и щелкнем по функции СЕГОДНЯ() (рисунок справа), нажмем кнопку ОК. Появится окно второго шага с именем заданной функции (на втором шаге надо вводить значения аргументов) и сообщением, что у этой функции нет аргументов. Нажмем ОК, окно Мастера функций закроется, а в ячейке J1 появится дата.
То же самое проделаем и для ячейки К1. Здесь также появится сегодняшняя дата. Но для этой ячейки изменим ФОРМАТ представления данных. Для этого нажмем сочетание Ctrl+1, ко торое вызывает окно Формат ячеек (см. рисунок ниже). Щелкнув вкладку Число, выделим в столбце Числовые форматы строку (все форматы). В поле Тип: введем четыре буквы "Д". В процессе ввода под надписью Образец будут появляться изображения даты, соответствующие введенному формату.
Так, при значении "ДД" под словом Образец будет число (день), обозначенное двумя цифрами, при значении "ДДД" – день недели двумя буквами, а при значении "ДДДД" – день недели полностью (как на рисунке; регистр вводимых в поле Тип: букв значения не имеет).
Этот пример – самая яр кая иллюстрация того, что же собой представляет ФОРМАТ ДАННЫХ – введенные одной функцией значения отобража ются абсолютно по-разному – в одном случае в формате даты (день, месяц, год), а в другом – в виде названия дня недели.
Расчет дней недели, приходящихся на 13 число каждого месяца, произведем на новом листе, используя полученные выше знания и освоенные приемы.
|
2010 |
|||
|
1 |
=ДАТА($A$1;A2;13) |
=ДЕНЬНЕД(B2;2) |
=ЕСЛИ(C2=5;"Пятница";"") |
Новый лист назвать пт13. В ячейку А1 ввести год. В ячейку А2 ввести 1 и размножить ее до 13 строки при нажатой клавише Ctrl: появится последовательность чисел от 1 до 12. В ячейки В2, С2, D2 с помощью Мастера функций или вручную (с клавиатуры) ввести фор мулы, как показано ниже, а затем размножить их до 13 строки.
|
2010 |
|||
|
1 |
13.01.2010 |
3 |
|
|
2 |
13.02.2010 |
6 |
|
|
3 |
13.03.2010 |
6 |
|
|
4 |
13.04.2010 |
2 |
|
|
5 |
13.05.2010 |
4 |
|
|
6 |
13.06.2010 |
7 |
|
|
7 |
13.07.2010 |
2 |
|
|
8 |
13.08.2010 |
5 |
Пятница |
|
9 |
13.09.2010 |
1 |
|
|
10 |
13.10.2010 |
3 |
|
|
11 |
13.11.2010 |
6 |
|
|
12 |
13.12.2010 |
1 |
В результате на листе будет располагаться отображение задачи, в которой каждому зна чению 13 числа месяца определяется день недели и обозначается цифрой. Особо (словом) отмечается пятница, при ходящаяся на 13 число. Для нового расчета необходимо только ввести год – остальные дан ные будут пересчитаны автоматически.
Перейти на созданный ранее лист График, в котором мы уже построили арифметиче скую прогрессию в столбце А: от 0 до 360 с шагом 10. Это последовательность значений гра дусов. В диапазоне от 0 до 360 градусов полностью изменяются более 90% тригонометриче ских функций.
В ячейку В1 вызовем Мастер функций. В категории Математические выберем функ цию SIN. В появившемся окне в окно аргумента Число надо ввести формулу, которая приве дена в описании аргумента в нижней части окна Мастера (см.рисунок), и нажать ОК.
В ячейке В1 появится 0, в строке формул – введенная нами формула. Для размножения формулы вниз на весь диапазон значений градусов наведем курсор на Маркер заполнения (рисунок слева) и дважды щелкнем левой кнопкой мыши. Формулы автоматически размножатся (скопируются) в столбце В до ячейки В37, для которой слева (в столбце А) еще будет находиться значение градусов.
Итак, в столбце А находятся значения градусов, в столбце В – значения синуса этих гра дусов. Построим график функции синуса.
Есть различия для версий EXCEL.
А) В версии Windows XP выделим диапазон ячеек А1:В37 (например, выделив ячейку В37 и нажав со четание Shift+Ctrl+Home; или на ходясь в ячейке А1 нажмем соче тание Shift+Ctrl+End). Вызо вем Мастер диаграмм через меню Вставка-Диаграмма, или нажав на панели инструментов кнопку с разноцветными столбиками (кнопка называется Добавить диа грамму). В появившемся окне в верхней строке прочтем, сколько шагов содержит процедура по строения диаграммы (графика).
На первом шаге выберем тип и вид диаграммы (рисунок). Перейдя на второй шаг кнопкой Далее>, увидим, что на "черновике диаграммы" изображена явно не синусоида. Из легенды выясним, что это – Ряд1 (синяя линия в ле генде и на графике). Щелкнем вкладку Ряд. В окне Ряд будет вы делена запись Ряд1, внизу этого окна щелкнем кнопку Удалить. Ряд1 будет удален и теперь появится "черновое" изображение синусоиды (смотри два рисунка ниже).
Причиной того, что появился "Не заказанный нами" Ряд1, является недостаток Excel: в дополнение к выделенному нами диапазону данных он присоединяет номера строк и считает их аргументами строящихся функций. Поэтому на рисунках окна второго шага по оси абсцисс обозначен диапазон данных от 1 до 37 – именно столько строк имеется в столбцах А и В.
Для изменения диапазона аргументов (аргументами являются градусы, а не номера строк!) щелкнем мышью в поле Подписи оси Х, потом выделим ячейку А1, нажмем левую кнопку мыши и протянем ее (не отпуская!) до ячейки А37. В поле появится запись, как показано на рисунке слева (Лист3 – это номер листа, а после знака "!" – заданный нами диапазон ячеек на листе, причем в абсолютной адресации). А по оси абсцисс "черновика диаграммы" будут проставлены значе ния от 0 до 360 (градусов).
Щелкнем кнопку Далее, на третьем шаге зададим параметры диаграммы, а затем на чет вертом шаге – разместим ее на текущем листе. Описание действий этих шагов можно посмот реть в справочной системе, все очень просто для исполнения.
Можно изменить значения параметров построенной диаграммы. Для этого надо щелк нуть правой кнопкой мыши по любому элементу (например, по подписи) и из контекстного меню выбрать Формат подписи, а в появившемся окне задать необходимые параметры на нужных вкладках. Можно изменить вид линии графика (Ряд2) через контекстное меню - Свойства рядов данных. Можно вообще как бы повторить каждый шаг работы Мастера от дельно, выбрав его из контекстного меню области построения или области диаграммы. На пример, на шаге Тип диаграммы на вкладке Нестандартные задайте тип графика Вырезан ные сектора. Новый вид графика абсолютно не похож на синусоиду, хотя и построен на тех же исходных данных.
Быстрое создание диаграмм! (Справедливо и для Windows 7). Выделить данные, которые вы хотите использовать (на пример, ячейки В1:В37), и нажать клавишу F11. Excel создаст гистограмму (тип диаграммы, который создается по умолчанию) на отдельном листе (см.рисунок). Можно перейти к этому листу, выделить диаграмму и изменить ее (изменить тип диаграммы, значения по оси абсцисс и ординат, подписи и др.).
В) В версии Windows 7. Здесь нет единого Мастера диаграмм, а все вышеуказанные шаги разнесены по пунктам меню. Для построения диаграммы (графика) выделим диапазон с данными и нажмем пункт меню Вставка. В разделе Диаграммы щелкнем пункт График и выберем тип графика.
Появится диаграмма на этом же листе с той же ошибкой, что и в мастере диаграмм: учтены номера строк. Чтобы их убрать, делаем следующее: щелкаем по графику (активизируем область диаграммы), выбираем меню Конструктор, кнопку Выбрать данные. Появится окно Выбор источника данных (рис.слева). В нем надо удалить Ряд1 из элементов легенды, а затем изменить подписи горизонтальной оси (категории) в правом столбце. Для этого щелкаем по слову Изменить, а затем мышью выделяем значения в столбце А (А1:А37), эти значения градусов появятся в подписях горизонтальной оси.
График по умолчанию использует размещение аргументов между категориями, поэтому синусоида будет выходить не из нуля. Необходимо вызвать через контекстное меню Формат оси (горизонтальной) и параметру Положение оси задать значение по делениям (рисунок слева). В этом же окне можно подобрать значения параметров для отражения значения градусов с заданной периодичностью (например, через каждые 30 градусов).
Так же вызывается окно форматирования вертикальной оси, там надо задать предельные значения ±1,0 (а не 1,5 – по умолчанию, см.рисунок).
Кроме того, с помощью пункта меню Макет (он доступен, если активна область диаграммы) можно задать надписи графика и осей, легенду, подписи данных и др. сведения.
Добавим новый лист, назовем его ТабУмн. Таблица умножения – это таблица размером 11 на 11 ячеек, из которых в первом столбце имеется 10 первых сомножителей, а в верхней строке – 10 вторых сомножителей. Остальная часть таблицы – расчетная, и в каждой ячейке здесь содержится результат перемножения первого и второго сомножителей. Первые сомно жители будем брать из столбца А (ячейки А2:А11), а вторые – из строки 1 (ячейки В1:К1).
Для столбца А: введем в ячейку А2 1 (единицу), в А3 формулу: =А2+1, и эту формулу размножим вниз до 11 строки.
Для строки 1: в ячейку В1 введем 1 (единицу), в ячейку С1 формулу: =В1+1, и эту фор мулу размножим вправо до столбца К. Получим шаблон таблицы умножения.
В ячейку В2 надо ввести формулу: = А2*В1. Скопировав (размножив) эту формулу на несколько ячеек вправо и вниз, убедимся, что вы числения производятся неправильно. На рисунке слева это видно очень хорошо: в ячейке D4 должна быть формула =А4*D1. Для этого надо, чтобы при размножении формул у первого со множителя не менялась буква (имя столбца), а у второго оставался неизменным номер строки. То есть ссылки на ячейки, в которых находятся сомножители, должны быть смешанными.
Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают, в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.
Всего существует три вида ссылок (адресации) на ячейки:
В ячейку В2 запишем формулу = $А2*В$1. Можно вводить знаки доллара непосредст венно с клавиатуры, но проще воспользоваться функциональной клавишей F4. Поэкспери ментируйте: ее последовательные нажатия циклически меняют тип адресации ближайшей к курсору ввода ссылке: В1 $В$1 В$1 $B1 В1.
Теперь формулу из ячейки В2 надо размножить вниз до 11 строки, а затем столбец раз множенных формул скопировать вправо до столбца К. Выполним эти операции с использова нием автоматического заполнения формулами заданного (выделенного) диапазона:
1) щелкнем по ячейке В2 и нажмем сочетание клавиш Shift+Ctrl+End. Будет выделен диапазон ячеек В2:К11 (этот диапазон имеет данные – в строке или столбце, как на рисунке, а приведенное выше сочетание именно такой диапазон и выделяет);
2) активная ячейка сейчас - В2 (она выделена белым цветом). Для размножения формул из нее применим сочетание Ctrl+D (размножение формул вниз), а затем сочетание Ctrl+R (размножение столбца с форму лами вправо). Нужный диапазон таблицы умножения будет запол нен данными (см.рисунок слева).
Эти же операции (размноже ние формул из ячейки В2 в выде ленном диапазоне) можно осуще ствить с помощью меню: Правка-Заполнить-Вниз и Правка-Запол нить-Вправо.
Для последней версии Excel кнопки Заполнить-… находятся там же, где и пункт Прогрессия (см.ПЗ-1. Для перехода: нажать F5 и выбрать закладку ПЗ1).
Остается только оформить эту таблицу должным образом (шрифт, цвет, начертание – все должно разделять исходные данные (множители) и ре зультат – саму школьную таблицу умножения). Дальше построим универсальную таблицу умно жения с областью ввода.
Для справки: после ПЗ №2 в книге должны быть листы: Данные, График, 13пт, Титул, ТабУмн.
Для области ввода надо освободить 6 верхних строк на листе ТабУмн. Или добавить но вые. Выделим строки с 1 по 6, в выделенной области щелкнем правой кнопкой мыши и выберем пункт контек стного меню Добавить ячейки (Вставить - для Excel-2010). Появится 6 пустых строк в верхней части листа.
Самое главное – формулы в ячейках таблицы умножения, которая теперь начнется с 7 строки, автоматически будут пересчитаны (!). В бывшей ячейке В2 (теперь она имеет адрес В8), где была формула =$А2*В$1, появится формула =$A8*B$7. Соответственно изменятся и другие формулы на листе.
Заполним область ввода надписями, как показано на рисунке слева, для этого надо вво дить значения в первом столбце (столбце А), объединять ячейки и задавать формат надписи.
Введем в ячейки D2:D5 единицы и свяжем область ввода с расчетной таблицей: необ ходимые формулы приведены на рисунке выше. Размножим формулы из ячеек А9 (вниз) и С7 (вправо) до необходимого предела. В итоге получим школьную таблицу умножения.
Теперь можно получить любую таблицу умножения для произвольных исходных дан ных, которые можно ввести в диапазоне D2:D5: например таблица умножения для двоек (рис.слева).
Можно построить таблицы умножения для любых сочетаний данных в области ввода. Например, для нечетных значений аргументов. Или для троек. Или для значений, кратных 60.
Построив такие таблицы умножения, мы научились табулировать функцию двух переменных, параметры которых можно изменять. Этот прием можно применять для многих видов вычис лений, например, для расчетов процентов по вкладу.
Для таких расчетов необходимо знать процентную ставку по вкладу, срок размещения вклада и размер самого вклада.
Используем разработанную таблицу умножения с областью ввода. Скопируем ее на но вый лист, назовем его Вклады. Изменим таблицу умножения (см.рисунок ниже): область ввода должна содержать следующие управляющие параметры:
Процентные ставки будут располагаться в столбце Процент, а периоды времени – в строке Годы. В области вычислений должны отображаться суммы, величина которых зависит от срока размещения вклада и от процентной ставки. Предполагаем, что процент по вкладу сложный, начисляется в конце года. В каждом следующем году сумма вклада увеличивается на сумму процента и из нового значения вклада вычисляется процент. При такой схеме сумма вклада на конец периода (P1) рассчитывается по формуле: P1=P0*(1+r)n, где P0 – сумма, размещенная на депозите, r – ставка по депо зиту, n – число периодов (лет). Фрагмент таблицы с расчетными формулами приведен ниже.
Изменение внешнего вида новой таблицы по отношению к исходной таблице умножения можно выявить из приведенных выше рисунков. Ниже приведена последовательность созда ния основной расчетной формулы в ячейке В10 (вместо исходной формулы =$A8*B$7) и размножение ее на всю область значений. Это еще один способ заполнения формулами диа пазона ячеек.
На заполнение формулами таблицы указанным способом уходит около 1 минуты.
Данная таблица позволяет изменять сумму депозита, размер процентной ставки, полу чать результат на определенный временной период. На следующей странице приведена таб лица расчетов в ре жиме отра жения результатов. Из этой таблицы видно, что, разместив вклад под 11% годовых, по лучите удвое ние вклада не ранее, чем через 7 лет (строка выделена курси вом и ячейка обведена овалом).
Переход от отображения формул в ячейках таблицы к режиму отражения результатов расчетов производится с по мощью меню Сервис-Пара метры-Вид-поле формулы (по ставить или снять "галочку"). Тот же результат получится, если нажать сочетание Ctrl+` (это значок на клавише, расположенной над клавишей Tab, где русская Ё).
В последней версии Excel изменение режима отражения данных (формулы или результаты) задается следующим путем: Файл Параметры Дополнительно Показывать формулы, а не их значения (поставить или снять «галочку»).
В состав MS Office входит большое число шаблонов, макетов и образцов документов. Их можно найти в меню кнопки Пуск-Создать документ Office. В открывающемся окне име ется несколько вкладок, каждая из которых открывает набор шаблонов определенной тема тики (например, Базы данных, Презентации, Шаблоны оформления и др.).
Щелкнем вкладку Решения и выберем пункт Рассрочка. (В последней версии Excel: Файл Создать Образцы шаблонов Рассрочка). Откроется книга Excel, в ко торой будет один лист: Таблица рассрочки. Введем значения в область ввода и после щелчка по клавише Enter получим распечатку данных по займу. Параметр Всего в счет процентов пока зывает сумму переплаты.
Если ввести 4 платежа в год (по кварталам) вместо 12, как в приведенной на следующей странице таблице, пере плата составит уже 48361,48р. (на 2 с лишним тысячи рублей больше). Введя несколько соче таний исходных данных можно выбрать оптимальный для нас вариант займа.
Кроме проверки вводимых данных, в Excel имеется средство, с помощью которого легко наложить особый формат (шрифт, границы, цвет) на ячейку или блок. В зависимости от значения, появляющегося в ячейке, ее формат будет меняться.
На листе Данные ввести в блок А16:А40 арифметическую прогрессию (например, вве дем в ячейку А16 единицу, а затем размножим ее вниз при нажатой клавише Ctrl до 40 строки. Получим ряд чисел от 1 до 25).
Требуется наложить на диапазон А16:А40 формат: если число лежит в диапазоне от 1 до 10, то выводится курсивом; если от 11 до 20, то выводится полужирным курсивом в рамке; если больше или равно 21, то выводится красными цифрами на голубом фоне.
Выделить блок А16:А40. Выбрать меню: Фомат-Условное форматирование.
В последней версии Excel: меню Главная Условное форматирование Создать правило Форматировать только ячейки, которые содержат.
В диало говом окне указать для Условия 1: значение между 1 и 10 (заполняется четыре поля ввода – рисунок), щелкнуть кнопку "Формат". Появится новое диа логовое окно с тремя вкладками. На вкладке "Шрифт" вы брать "курсив" и щелкнуть "ОК". По сле этого щелкнуть кнопку "А также»". Диалоговое окно расширится вниз. Заполнить "Усло вие 2", еще раз щелкнуть "А также»" и заполнить "Ус ловие 3". Нажать ОК. Посмотрите, как выглядит формат ячеек в зависимости от значений в ячейках.
Условное форматирование можно задавать формулой. Введем в Е15:Е45 прогрессию дат: в Е15 запишем 01.01.10, щелкнем по зеленой галочке (закончится ввод, поя вится четыре цифры обозначения года), размножим ячейку вниз до 45 строки – появятся даты от 1 до 31 января 2010 года. Нужно выделить красным цветом ячейку, в которой будет отображаться число, соответствующее дню недели Воскресенье, и голубым цветом – суббот ние дни.
Выделим диапазон Е15:Е45, выберем команду меню: Формат-Условное форматирова ние.
В диалоговом окне надо указать для Условия 1 формулу, как показано на рисунке ниже. Щелкнуть кнопку "Формат", вкладку Вид и выбрать красный цвет, щелкнуть ОК, затем за дать параметры (формулу и цвета) для второго условия (суббот), щелкнуть ОК и еще раз ОК. В диапазоне дат столбца Е красным цветом будут выделены воскресные дни января 2010 года, а голубым – субботние.
В последней версии Excel: меню Главная Условное форматирование Создать правило Использовать формулу для определения форматируемых ячеек. Для задания нескольких условий необходимо каждый раз заново вызывать окно условного форматирования или использовать пункт Управление правилами-Создать правило, при этом будут добавляться новые строчки для написания формул.
Перейдем на лист 13пт. Вычислим номера недель в году. Считаем, что номер недели изменяется в понедельник. Поэтому надо определить, какой день месяца приходится на понедельник, и тогда для этого дня вычислить номер недели.
В ячейку F15 с помощью мастера функций введем формулу: =ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(E15;2)=1;"ПН";"") и размножим ее вниз. В ячейку G15 введем фор мулу: =ЕСЛИ(F15="ПН";НОМНЕДЕЛИ(E15;2);""), размножим ее вниз.
В итоге получим значения в столбцах E, F, G – как пока зано на рисунке слева. Можно продолжить прогрессию дат в столбце Е до нужного нам предела, например, до 30 июня. Формулы в столб цах F и G для увеличенного диапазона дат можно размножить двойным щелчком левой кнопки мыши по маркеру размножения из любой ячейки, содержащей формулу.
Условное форматирование ячеек размножается в столбце Е таким же способом (двойным щелчком левой кнопки мыши по маркеру размножения).
Если функции НОМНЕДЕЛИ() нет в перечне соответствую щего раздела Мастера функций, необходимо в меню Сервис вы брать команду Надстройки, выбрать Пакет анализа и на жать кнопку OK.
Для справки: после ПЗ-3 в книге должны быть листы:
Данные, График, 13пт, Титул, ТабУмн, Вклады.
Под сочетаниями здесь понимаются также специальные (á,, или Home, End, …) и функциональные клавиши F1...F12.
Ctrl+Esc – открытие меню кнопки Пуск. Или – клавиша между Alt и Ctrl ().
Ctrl+N — создание новой книги (файла).
Ctrl+O —открытие существующего файла или книги. То же самое - Ctrl+F12. С помощью кур сорных клавиш и Tab можно прейти к любому элементу окна "Открытие документа", после чего активизировать элемент, нажав Enter.
Ctrl+F4 - закрытие текущего окна. Alt+F4 -закрытие текущего приложения (документа). Последним м.б. закрыт Windows.
Ctrl+P — открытие окна "Печать" (задание параметров печати).
Ctrl+F6 – переход к следующему окну (книге); Shift+Ctrl+F6 - к предыдущему окну.
Ctrl+ - переход к самому правому столбцу на листе, переход на са мую последнюю строку - Ctrl+â. Для возврата в начало листа - Ctrl+Home. Вместо указанных клавиш можно нажимать следующие (по две последовательно): End, ; End, â; End, Home.
Ctrl+A - выделить весь текст. То же – щелчок по пересечению адресных строк.
Ctrl+C —копиро вать выделенный фрагмент.
Ctrl+X — вырезать выделенный фрагмент.
Ctrl+V — вставить скопированный (или вырезанный) фрагмент.
Ctrl+Пробел – выделить столбец, где находится активная ячейка.
Shift+Пробел - выделить строку, где находится активная ячейка.
Ctrl+Shift+â(или á,,, или их сочетаний) - выделение диапазона или блока ячеек с данными от текущей активной ячейки.
Ctrl+* (* на цифровой части клавиатуры) – выделить блок (где находится активная ячейка), ограниченный пустыми строкой и столбцом. Активной станет левая верхняя ячейка блока.
Ctrl+1 - вызов окна Формат ячеек.
Ctrl+G – вызов меню Правка-Перейти, в окне указать адрес ячейки. То же – клавиша F5.
Ctrl+D - размножение формул вниз, Ctrl+R - размножение форму л вправо (обе фор мулы выполняют заполнение выделенного диапазона).
Ctrl+Enter - заполнение формулами всего выделенного диапазона (выделяется диапа зон, вводится формула в активную ячейку и нажимается сочетание).
Ctrl+F – найти, Ctrl+H — найти и заменить.
Ctrl+PgDn, Ctrl+PgUp – переход на следующий или предыдущий лист книги.
Ctrl+Z - отменить по следнее действие. Ctrl+Y — возобновить отмененное (отмена отмены).
Shift+F3 - вызов Мастера функций.
Shift+Ctrl+End - выделение блока ячеек, заполненных данными, начиная с текущей.
Shift+Ctrl+Home – выделение группы ячеек от самой последней до первой в блоке.
F2 - редактировать данные в ячейке.
F3 – вызов окна Вставка имени ячейки (при наличии именованных ячеек).
F4 - циклическое изменение типа адресации ячейки.
F10 - активизация основного (верхнего) меню (Файл, ...). Перемещение по пунктам, раскрытие - стрелками, выбор пункта - Enter. Shift+ F10 – вызов контекстного меню.
F11 - автоматическое создание гистограммы для выделенного диапазона данных.
F12 —команда «Сохранить как...». Shift+F12 – текущее сохранение книги.
Alt+F8 – вызов окна Макросы.
Alt+ F11 – вызов окна модулей и проектов VBA.
Клавиша Win (между Alt и Ctrl) - особая, или «секретная»; она применяется на клавиатурах с 1994 года и с каждой модификацией операционной системы приобретает все новые свойства. Далее приведены варианты ее использования в Windows-7. В тексте она обозначена Win.
Win + Tab. Эта комбинация клавиш похожа на Alt+Tab, то есть позволяет переключаться между окнами программ. Но если активной является тема Aero, то переключение осуществляется с красивым 3D-эффектом. Вообще, является ли такое переключение удобством, или лучше для этого использовать мышь, каждый пользователь решает сам для себя.
Win + стрелки. В Windows-7 окна стали более «послушными». Окно теперь можно передвинуть за заголовок вверх экрана, и оно развернётся; если передвинуть в сторону, то откроется только на одну половину экрана; можно также открепить окно перетаскиванием за заголовок. Но эти же действия можно выполнить и указанными комбинациями на клавиатуре, что в некоторых случаях очень и очень удобно.
Win + Home. Свернуть или развернуть все окна, кроме активного.
Shift + Win + и Shift + Win+. Эти горячие клавиши позволяют развернуть окно по высоте и соответственно свернуть его.
Win и «+» или «-» . Масштабирование. В во многих внешних программах есть возможность масштабировать размещенные в окне элементы. Можно, например, при чтении текста в браузере нажать комбинацию Ctrl и «+», и тогда наш текст увеличится в масштабе, что бывает очень удобным. Но увеличивать изображение можно в любом окне. Можно нажать комбинацию Win и + в любом окне Windows, и картинка увеличится, а на экране появиться масштабирующая лупа. Комбинация Win и - уменьшит картинку до первоначальных размеров.
Win + M. Это просто комбинация для сворачивания всех окон. То же самое произойдёт, если кликнуть мышью на прямоугольнике в правой нижней части экрана рабочего стола.
Win + F - Открыть окно поиска.
Win + D. Свернуть все окна или вернуться в исходное состояние (переключатель)
Alt + Enter. Переход в полноэкранный режим и обратно (переключатель; например, в Windows Media Player или в окне командного интерпретатора).
Ctrl + колесико мыши вперед или назад. Изменение размеров всех иконок на рабочем столе.
Alt + F6. Переключение между несколькими окнами одной программы (между окнами Word).
Панель задач находится в самой нижней строке, там же, где и кнопка Пуск.
Win + T. Позволяет переключать фокус между иконками программ на панели быстрого запуска. А если зажать ещё клавишу Shift, то переключение будет происходить в обратном порядке. После наведения фокуса, можно нажать Enter, и программа раскроется или запустится.
Win + 1-9 (на основной клавиатуре). Если нажать эту комбинацию клавиш, можно быстро переключиться на программу, которая соответствует номеру иконки на панели задач.
Shift + Win + цифра (на основной клавиатуре). Это сочетание запустит новую копию программы под соответствующим номером.
Alt + Win + цифра. У каждой программы, закреплённой на панели задач, есть так называемый джамп-лист. Он открывается по клику правой кнопкой или этой комбинацией.
Ctrl + Shift + клик мышкой. Запустит программу от имени администратора.
Shift + правая кнопка мышки. Эта комбинация откроет меню программы, если она запущена (как это было в Windows XP по клику правой кнопкой мыши), и меню иконки, если программа не запущена.
Win + R - Открыть строку Выполнить....
[Win ; ; Enter] – Последовательные нажатия указанных клавиш выключают компьютер.
Win + B. Перемещает фокус в область трея (то есть к тем маленьким иконкам, которые находятся возле часов). Затем можно нажать клавишу контекстного меню и вызвать меню иконки.
Win + E. Открывает папку Мой компьютер.
Win + Pause. Запускает окно Свойства системы, которое также можно открыть через свойства иконки Мой компьютер.
Win + P. Открывает режим презентации (то есть режим выбора дисплея или экрана).
Win + G. Переключения между гаджетами рабочего стола.
Ctrl + Shift + N в любой папке, в том числе на Рабочем столе. Эта комбинация клавиш создаёт новую папку. Быстрее, чем два раза кликнуть.
Shift + Клик правой кнопкой по файлу. Открывает контекстное меню, в котором появится дополнительный пункт Копировать как путь (копирует в буфер обмена полный путь этого файла), а также меню Оправить будет содержать много дополнительных путей.
Shift + Клик правой кнопкой по папке. Открывает контекстное меню, в котором появится дополнительный пункт - Открыть окно команд. То есть запуститься командная строка, и путь в ней уже будет задан к этой папке.
Win + L - Заблокировать компьютер.
Win + U - Центр специальных возможностей.
Win + X - Вызов Центр мобильности (ноутбуки и нетбуки).
Сtrl + Shift + Esc - Открытие диспетчера задач.
PrintScreen. Сделать скриншот (снимок) всего экрана.
Alt + Printscreen. Сделать скриншот текущего активного окна.
Alt + Enter. Вызов «Свойств объекта».