Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
5.4. МЕТОДИКА ВЕДЕННЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКА
В СИСТЕМІ “БЕСТ-ПРО”.
Центральним в інформаційній системі “БЕСТ-ПРО” є модуль Главная книга/Головна книга, тому методику ведення бухгалтерського обліку в системі розглянемо на його прикладі.
Основна функція модуля - здійснення зведеного бухгалтерського обліку на основі первинних документів, формування внутрішньої та зовнішньої звітності.
Для її виконання в модулі організовано гнучке настроювання плану бухгалтерських рахунків (плану рахунків), підтримку мультивалютних рахунків, багаторівневий аналітичний облік, автоматичне формування проведень, контроль за процесом формування проведень, можливість формування довільної кількості планів рахунків, довільної звітності та бухгалтерських проведень по будь-якому документу системи в режимі реального часу чи пакетнім режимі.
ІС повністю документована, тобто, проведення формуються виключно на основі певних первинних документів. Усі бухгалтерські записи авторизовані.
На рис. 5.28 представлено головне вікно модуля та перелік його режимів функціонування.
Рис. 5.28. Головне меню модуля Главная книга/Головна книга.
Перші два режими Настройка/Настроювання та План счетов/ План рахунків призначено для попередніх технічних та оперативних настроювань.
Наприклад, в режимі Настройка/Настроювання визначається порядок формування і відправлення проведень, здійснюється настроювання типових операцій і параметрів контролю допустимих кореспонденцій.
В Плане счетов/ Плані рахунків формується список бухгалтерсь-ких рахунків, організується аналітичний облік, визначаються допустимі кореспонденції.
Режими Вступительный баланс/Вступний баланс і Бухгал-терская справка/Бухгалтерська довідка – призначені для введення поточної інформації.
Так, в режимі Вступительный баланс/Вступний баланс здійс-нюється введення початкових залишків по всім об’явленим в системі синтетичним і аналітичним рахункам окремо по кожній бухгалтерській книзі. Це етап формування вступного баланса підприємства на дату початка автоматизації.
В режимі Бухгалтерская справка/Бухгалтерська довідка доку-ментально оформлюються різноманітні господарські операції, для яких в системі відсутні первинні документи (наприклад, закриття бухгалтерських рахунків у кінці звітного періода).
Наступні режими Главный журнал/Головний журнал, Главная книга/Головна книга, Оборотные ведомости/Оборотні відомості і Оборотно-сальдовый баланс/Оборотно-сальдовий баланс – призначені для отримання оперативної інформації про стан фінансово-господарської діяльності на об’єкті управління, а також для формування управлінської звітності.
В режимі Управление периодами/Управління періодами реалізу-ється процедура закриття звітного періоду, в процесі якої здійснюються необхідні розрахунки і виконується перевірка коректності системи обліку. В режимі можна також реалізувати процедуру “відката”, тобто повернення до закритого періоду.
Режим Отчеты/Звіти дозволяє отримати всі стандартні звіти, передбачені типовою конфігурацією ІС “БЕСТ-ПРО”, а також за допомогою редактора звітів сформувати власні.
В режимі Аналитические картотеки/Аналітичні картотеки настроюються аналітичні картотеки і довільні аналітичні довідники для використання в якості аналітичної картки.
Отже, функціонування інформаційної системи “БЕСТ-ПРО” почина-ється з настроювання плану рахунків, а саме з організації аналітичного обліку.
Аналітичний облік в системі ведеться на спеціальних аналітичних рахунках, які називаються аналітичними картотеками.
Аналітична картотека – це набір структурно настроєних карток. Реквізитний склад картки визначається користувачем і може включати в себе дані із різних системних чи довільно створених довідників і картотек. Кожна картка (рис. 5.29) може містити до п’яти рівнів укладеності.
Рис. 5.29. Екранна форма аналітичної картки.
Створення аналітичних карток виконується в закладці Картотека режиму “Аналітичні картотеки” шляхом виконання наступних дій:
Реквізити аналітичної картки – це додаткові рівні деталізації синтетичних рахунків, які в системі “БЕСТ- ПРО” об’єднані в плани рахунків і називаються бухгалтерськими книгами.
Користувач може настроїти довільну кількість бухгалтерських книг, для чого потрібно викликати пункт Вид/Вид головного меню модуля, а у спадному меню - пункт Выбрать бухгалтерскую книгу/Вибрати бухгалтерську книгу.
Записи плану рахунків ( рис. 5.30) розподілено на три типи:
Для створення розділа після натиснення на клавішу Ins у спад-ному меню вибірається пункт Раздел/Розділ і заповнюються поля, що хара-ктеризують властивості розділу, а саме: назва розділа рахунків (довільна), тип розділа (балансовий чи забалансовий) та довжина номера рахунка (максимальна довжина 6 знаків).
Рис. 5.30. Екранне вікно плану рахунків.
Основною властивістю консолідуючого рахунка є те, що сальдо по ньому визначається на основі записів, які містяться у всіх його субрахунках.
Процес створення консолідуючого рахунка починається з натис-нення на клавішу Ins та вибору у спадному меню пункта Счет консолидирующий (Субсчет консолидирующий)/Рахунок консолідуючий (Субрахунок консолідуючий). Після чого заповнюються поля, які характеризують рахунок : код і назва (наприклад, 65 “Розрахунки за страхуванням”), тип рахунка (активний, пасивний, активно-пасивний), та встановлюються прапорці. Прапорецем Сворачивать сальдо/Звертати сальдо помічаються активно-пасивні рахунки, якщо виникає потреба у визначенні звернутого сальдо.
Прапорець Сальдо не имеет/Сальдо не має встановлюється для синтетичних рахунків, які на кінець місяця не повинні містити сальдо (наприклад, рахунок 70 “Доходи від реалізації”).
Крім того, по кожному синтетичному рахунку визначається стурк-тура його субрахунків. Структура субрахунка – це позиційний код, який вводиться в поле Структура счета/Структура рахунка. Довжина кода субрахунка певного рівня визначається кількістю введених символів ”Х”, рівні ж визначаються пропусками.
Наприклад, маскою типа: “ХХ ХХ Х” визначається така структура коду – ХХ - синтетичний рахунок; ХХ – субрахунок першого рівня; Х – субрахунок другого рівня.
Детальний - це рахунок, який не містить субрахунків. Процес його створення подібний до описаного вище за виключенням того, що у спадному меню викликається пункт Счет детальный/Рахунок детальний.
З метою контроля за правильністю формування проведень створю-ється таблиця кореспонденцій, настроювання якої здійснюється у вікні плана рахунків. Для чого спочатку курсор підводиться до рядка з назвою синтетичного рахунка, для якого створюється кореспонденція, а потім переходять до пункта поміченого закладкою Коресп. В закладці (рис. 5.31) вибірається таблиця В дебет счета с кредита счетов/В дебет рахунка з кредита рахунків в разі налаштування кредитуємих рахунків або В кредит счета с дебета счетов/В кредит рахунка з дебета рахунків – для настроювання списка дебетуємих рахунків і натискується клавіша F4. У переліку рахунків, що з’явиться, клавішею Пробел/Пропуск помічаються дозволені кориспондуючі рахунки і для збереження інформації натискується кнопка ОК.
Рис. 5.31. Екранне вікно формування кореспонденцій.
Для автоматичного формування проведень використовуються типові операції. Принципи налаштування типових операцій загальні для системи в цілому, відрізняються лише списки доступних змінних і функцій. Наприклад, для зручності настроювання типових операцій використовуються константи, введення яких здійснюється на закладці Константы/Константи пункту меню Главная книга=>Настройки/Головна книга=>Настоювання.
Створення типових операцій починається з виклика розділа Проводки/Проведення пункта меню Главная книга=>Настройки/Головна книга=>Налаштування. Потім після натиснення клавіши Ins заповнюються поля “код операції” і “назва операції. І, нарешті, визначається зміст проводки одним із існуючих в системі способів.
Наприклад, табличний спосіб (рис.5.32) передбачає настроювання списка проведень з посиланням на програму розрахунка суми кожного проведення.
Для створення ж шаблона проведення потрібно: встановити перемикач Способ задания проводок/Спосіб задання проведень у положення Табличный/Табличний; встановити курсор на назву таблиці з проведеннями (ліва панель вікна) і натиснути клавішу Ins; ввести кореспон-
Рис.5.32. Екранне вікно табличного способа задання проведень.
дуючі рахунки (права панель вікна) шляхом вибору із списку, який відкривається по клавіші F3; ввести алгоритм визначення суми проведення у спеціальному вікні Редактор проведення, який викликається кнопкою “Сума проведення” і натиснути кнопку ОК.
Програмний спосіб настроювання типової операції передбачає наявність програми формування проведень за довільно заданими алгорит-мами, що формується в редакторі програм, для виклику якого премикач Способ задания проводок/Спосіб задання проведень встановлюється у положення Программный/Програмний і натискується клавіша F4.
Правила роботи з редактором програм не відрізняються від правил роботи зі звичайним текстовим редактором, за виключенням деяких особливостей. Наприклад, по клавіші F3 викликається довідник з переліком доступних елементів програми. Перелік містить три розділи:
Розділ Поля/Поля - це список доступних пареметрів, які харак-теризують типову операцію. При налаштуванні програми типової операції використовуються різноманітні змінні і функції (додаток 5), які забезпечують доступ до даних системи, їх список розташовано в розділі Функции/Функції. А в розділі Операции/Операції містяться інструкції з використання вмонтованої мови програмування.
Для введення певного елемента в програму налаштування типової операції до нього підводиться курсор і натискується клавіша Enter. Якщо в текст програми вводяться функції, то потрібно відкоригувати значення введених змінних і натиснути клавішу F2.
Приклад програмного способа формування проведень представлено на рис. 5.33.
Рис. 5.33. Екранне вікно програмного способа формування проведень.
Після настроювання параметрів роботи модуля вводяться залишки по синтетичним і аналітичним рахункам на початок звітного періоду.
Дата початку звітного періода встановлююється в модулі Общие справочники/Загальні довідники при заповненні параметрів картки підприємства.
Введення початкових залишків починається з вибора у головному меню системи пункта Главная книга/Головна книга, а в ньому – режима Вступительный баланс/Вступний баланс.
Залишки по балансовим рахункам вводяться окремо по кожному плану після виклика у спадному меню пункта Вид режима Выбрать бухгалтерскую книгу/Вибрати бухгалтерську книгу. Крім того, при вико-нанні цієї операції керуються такими правилами:
Рис. 5.34. Екранне вікно введення залишків по аналітичному рахунку.
Наступним етапом автоматизації бухгалтерського обліку в системі є формування проведень.
Всі проведення (проводки) формуються лише на основі первинних документів, реєстри яких розташовано у певних модулях. Проведення первинних документів здійснюється в два етапи: спочатку у кожному модулі в спеціальнім вікні Ввод и модификация проводок по документу/Введення і модифікація проведень по документу по кожному документу формуються проведення. Потім виконується операція по відправленню документа в Главный журнал/Головний журнал. Після цього коригування документа заборонено. Якщо виникає потреба у внесенні змін по певному документу, то потрібно відкликати проведення із Головного журнала .
Розрізнюють два режима формування проведень: під час реєстрації первинного документа та в пакетнім режимі. У першому випадку в момент реєстрації документа натисненням комбінації клавіш Alt-E викликається вікно формування проведень, а якщо в реєстрі документів встановлено прапорець Реестр автоматическое формирование проводок/Реєстр авто-матичне формування проведень, то вікно формування проведень буде виводитись автоматично при реєстрації кожного документа.
Формувати проведення можна вручну та шляхом вибору потрібної операції із довідника типових операцій.
Ручне введення проведення здійснюється в такій послідовності: у таблиці проведень натискується клавіша Ins; із списка, який з’являється по клавіші F3, вибіраються рахунки по дебету і кредиту; якщо по рахунку ведеться аналітичний облік, із списку, який викликається системою автоматично або по комбінації клавіш Alt+F3, вибірається аналітична картка; в разі відсутності певної аналітичної картки потрібно її створити; по клавіші F3 визначається валюта проведення; вводиться сума проведення і для збереження даних натискується кнопка ОК.
При формуванні проведення по попередньо налаштованому шаблону типової операції (рис. 5.35) для вибору операції із списку до поля Операция/ Операція підводиться курсор і натискується клавіша F3. Якщо сформоване таким чином проведення виявилось некоректним, то по клавіші F4 відчиняється вікно для її редагування.
Рис. 5.35. Екранне вікно формування проведення (проводки).
Другим варіантом передбачено формування проведень у спеці-альнім режимі бухгалтерської обробки документів. Доступ до проведень безпосередньо із документів у цьому випадку закрито. Формування проведень здійснюється у режимі Главная книга => Настройки /Головна книга => Настроювання пункт Параметры/Параметри.
Господарські операції, які не можна пов’язати з будь-яким первин-ним документом, вводяться в модулі Головна книга за допомогою Бухгалте-рских справок/Бухгалтерських довідок. Наприклад, саме в цьому модулі вводиться вся інформація по закриттю звітного періода, взаєморозрахункам, пероцінці валюти тощо. На відміну від інших в екранній формі документа Бухгалтерська довідка присутнє вікно проведень, таким чином, для них завжди діє режим формування проведень «по документу».
Сформовані і проведені у модулях системи первинні документи відправляються до Главного журнала/Головного журнала. Таким чином, у Головному журналі відображається список господарських операцій (верхнє вікно екрана – Реестр операций/Реєстр операцій – рис.5.36), а також проведення, сформовані по кожній операції (нижнє вікно екрану – Проводки по операции/Проведення по операції – рис.5.36).
Відправлення документів до Головного журнала може здійснюва-тись по документу і в пакетнім режимі. Для відправлення по документу в реєстрі документів або в спеціальнім режимі бухгалтерської обробки його помічають до відправлення (клавішою Пропуск або командами меню Правка-Отметить/Отметить все/Снять отметки//Правка-Відмітити/ Від-мітити все/Зняти відмітки).
Рис. 5.36. Екранна форма Главного журнала/Головного журнала.
При відправленні документа система контролює: вірогідність рахун-ків в проведеннях; допустимі кореспонденції; відсутність дубюючих записів; вірність заповнення реквізитів аналітичної картки.
Натисненням комбінації клавіш Alt+Р, якщо не виявлено помилок, виконується проведення помічених документів в Головному журналі.
Якщо встановлено режим пакетного відправлення, при виконанні групової обробки документів програма автоматично відправить проведені документи до Головного журналу. Документи, які відправлені до Головного журнала, в реєстрах документів модулів виокремлені чорним кольором.
Користувачеві надається докладна інформацію про кожний документ, який відправлено до Головного журнала. Але в ньому міститься велика кількість таких документів. Тому для зручності роботи передбачена інша форма показу проведеннь – Главная книга/Головна книга (рис.5.37).
Режим призначено для перегляду і аналіза бухгалтерських записів по обраному користувачем синтетичному рахунку. Дані по кожному такому рахунку згруповано у розрізі звітних періодів, при цьому, автоматично визначаються підсумкові обороти за звітний період і поточне сальдо по рахунку. Вибір рахунку здійснюється натисканням клавіші F3 в полі Счет/Рахунок. Для прегляду списку проведень по рахунку натискається клавіша Enter. Список проведень – це реєстр проведень в кореспонденції з обраним рахунком бухгалтерського обліку, упорядкований по датам виконання господарських операцій. Його можна настроїти. По клавіші Enter, у вікні авторизації операції, система представить повну інформацію про документ, на основі якого сформовано проводки, а також про користувача, за ініціативою якого проводки відправлено до Головного журналу.
Рис. 5.37. Екранна форма Главной книги/ Головної книги.
Як і Головна книга режим Оборотно-сальдовый баланс/Оборотно-сальдовий баланс призначено для аналіза оборотів і сальдо по рахункам за певний період. Вибір періода здійснюється по клавіші F3 в полі Период/ Період.
Екранна форма оборотно-сальдового балансу (рис.5.38) представлена у вигляді трьох закладок: входящий остаток/залишок на початок періоду, обороты за период/обороти за період, исходящий остаток/залишок на кінець періода.
Обороти показано в цілому по рахунку, а також у розрізі проведень за певний період. Для перегляда реєстра проведень в закладці Обороты за период/Обороти за період до потрібного рахунку підводиться курсор і натискується клавіша Enter. Як і в попередніх, в цьому режимі можна отримати повну інформацію про первинний документ, викликавши вікно авторизації. Обороти і сальдо по рахунках, на яких здійснюється аналітичний облік, відображаються у розрізі аналітичних карток. Аналітичні дані для перегляду викликаються по клавіші Enter. Повторне натиснення цієї клавіши призводить до відображення списка проведень, на основі яких виконувались обчислення. По цій же клавіші викликається і вікно авторизації проведень.
Рис. 5.38. Екранна форма Оборотно-сальдовый баланс/Оборотно- сальдовий баланс
Для формування довільних таблиць по даним Головної книги призначено режим Оборотные ведомости/Оборотні відомості. Відомості, які настроююься в цьому режимі можуть бути одного з трьох видів: дебетові, кредитові, сумові. Залежно від типа відомості в її рядках відображаються відповідно дебетуємі чи кредитуємі рахунки, а у стовпцях- кореспондуючі рахунки.
В режимі Отчеты/Звіти формується загальносистемна бухгалтер-ська та зовнішня фінансова звітність. Наприклад, синтетичні звіти:
містять інформацію про залишки та обороти коштів на синтетичних рахунках у розрізі дат і кореспондуючих рахунків. Ці звіти використовуються для аналіза фінансово-господарської діяльності на підприємстві.
Для формування звіту у вікні вибору звітних форм (рис. 5.39) курсор підводиться до потрібної назви і натискується клавіша Enter. У вікно запиту, що з’явиться на екрані вводяться певні параметри (наприклад, звітний період, валюта і т.ін.) та нактискується кнопка ОК.
Рис. 5.39. Екранне вікно звітних форм.