Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
1. Іншомовна лексика в професійному мовленні.
2. Поняття про документ. Види документів. Основні реквізити документів.
3. Терміни в професійному, фаховому, мовленні.
4. Групи документів за призначенням. Загальні вимоги до складання документів.
5. Складні випадки керування й узгодження.
6. Укладання організаційних документів.
7. Особливості використання граматичних форм дієслів у професійному мовленні. Безособові дієслівні конструкції.
8. Статут, положення, інструкція. Загальна характеристика.
9. Числівники в діловому мовленні.
10. Правила оформлення сторінки, рубрикації тексту, оформлення заголовків.
11. Узгодження прикметника з іменниками на означення певних професій посад, звань.
12. Вимоги до офіційного листування.
13. Прийменники у професійному мовленні. Синонімія прийменникових і безприйменникових форм.
14. Види документів. Загальні вимоги до складання документів.
15. Правопис складних слів.
16. Транспортні документи.
17. Публічний виступ. Підготовка до виступу.
18. Скласти наказ щодо особового складу.
19. Правопис прізвищ, імен, по батькові в документації
20. Скласти протокол загальних зборів колективу підприємства.
21. Синтаксичні особливості професійних текстів.
22. Правила. Статут. Положення.
23. Особливості використання прийменників у професійному мовленні.
24. Інструкція. Види інструкції. Реквізити.
25. Складноскорочені слова, абревіатури та графічні скорочення.
26. Скласти лист – вибачення.
27. Основні вимоги до мовлення.
28. Оформлення довідково-інформаційних документів: службові записки, довідки.
29. Нормативність і правильність мовлення. Норми літературної мови.
30. Оформлення і призначення обліково-фінансових документів.
31. Багатозначні слова і слова – омоніми. Пароніми.
32. Службові листи. Різновиди. Реквізити.
33. Синоніми, пароніми в професійному мовленні.
34. Документи щодо особового складу. Заява. Автобіографія. Характеристика.
35. Мовленнєвий етикет спілкування.
36. Поняття про резюме. Реквізити документа.
37. Сутність і зміст етики ділового спілкування.
38. Скласти витяг з протоколу.
39. Синтаксичні структури у професійному мовленні.
40. Виробничий протокол. Витяг з протоколу.
41. Службова бесіда.
42. Скласти доручення.
43. Стилі мовлення.
44. Укладання фахових документів.
45. Культура мовлення під час дискусії.
46. Документи щодо особливого складу. Реквізити. Різновиди. Умови складання.
47. Основні види ділового спілкування. Мовленнєвий етикет у діловому спілкуванні.
48. Акт. Умови і специфіка складання.
49. Форми та функції ділового спілкування.
50. Укладання фахових документів.
51. Телефонна розмова. Культура телефонного діалогу.
52. Поняття про наказ. Реквізити наказу. Різновиди наказів.
53. Особливості лексики та синтаксичної організації офіційно-ділового стилю.
54. Страхові документи.
55. Основні правила ділового спілкування. Переговори.
56. Етикет службових листів.
57. Професіоналізми в професійному мовленні.
58. Скласти лист – запит.
59. Підготовка до виступу. Засоби активізації уваги слухачів під час виступу.
60. Розпорядження. Реквізити розпорядження. Організаційний наказ.
Як відомо, діловий стиль української мови сформувався пізно, тому в основному він спирався на давні зразки й на те, що було створене в цьому плані в інших народів. Тому не випадково в діловому стилі сьогодні так багато запозичень.
Іншомовні слова – слова запозичені з різних мов. Іншомовні слова вимагають до себе критичного ставлення. Їх слід вживати у разі потреби, коли немає відповідного еквівалента в українській мові, або вони дістали міжнародне визнання. До міжнародних належать терміни фінансові, бухгалтерського обліку, поштово-телеграфних зв'язків (бланк, штраф, бандероль, віза, гриф, маркетинг, менеджер, фінанси, бюджет, авізо, дебет).
Щоб правильно застосовувати іншомовні слова, треба дотримуватись таких правил:
– не вживати у тексті іншомовні слова, якщо є відповідники в українській мові /апелювати – звертатися, аргумент – підстава, доказ, домінувати – переважати, екстраординарний – особливий, координувати –погоджувати, лімітувати – обмежувати, пріоритет – першість, репродукувати – відтворювати, симптом – ознака, шеф – керівник/;
– запозичене слово слід вживати правильно, відповідно до його значення (Ефективність режиму економії залежить від того, наскільки лімітуються фінансові витрати). У цьому реченні половина слів запозичені, а словолімітуються вжите ще й неточно, оскільки ліміт – це гранична норма, то лімітуються не витрати, а кошти;
– не вживати в одному тексті власне українське слово та його іншомовний відповідник (координувати – погоджувати, екстраординарний –- особливий, фіксувати – записувати, лімітувати – обмежувати, прерогатива – перевага, симптом – ознака).
При виборі запозиченого чи власнемовного слова слід звертати увагу на відтінки у його значенні (сервіс – обслуговування: сервіс – це будь-яке обслуговування, а обслуговування – тільки побутових потреб населення).
Отже, і добір, і вживання іншомовного слова в професійному тексті диктуються кількома обставинами й мають вирішуватися кожного разу з урахуванням конкретного тексту.
Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці тощо.
Види документів:
за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;
за походженням — службові (офіційні) та особисті;
за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;
за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
за напрямком — вхідні й вихідні;
за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;
за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);
за ступенем гласності — секретні й несекретні;
стадіями створення —
- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);
- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;
- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.
за складністю — прості й складені;
за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаєтьсяділоводством.
Документи створюють з затвердженою формою, тобто відповідно до формуляр-зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, які заниваються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.
Бланк — друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію (довідка).
Реквізити документу:
|
№ з/п |
Реквізит |
Розташування та правила оформлення |
|
1 |
2 |
3 |
|
1. |
Державний герб України |
Посередині бланку або у кутку над серединою рядка з назвою організації |
|
2. |
Емблема організації чи підприємства |
Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку |
|
3. |
Зображення державних нагород |
У верхньому лівому кутку або посередині документа |
|
4. |
Код підприємства, установи, організації |
У верхньому правому кутку |
|
5. |
Код форми документа |
У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи |
|
6. |
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа |
|
|
7. |
Повна назва установи, організації або підприємства — автора документу |
У верхньому лівому кутку. |
|
8. |
Назва структурного підрозділу |
У лівому верхньому кутку |
|
9. |
Повна поштова адреса, номер телефону, номер рахунку, реквізити банку |
У верхньому лівому кутку |
|
10. |
Назва виду документу |
Зліва або посередині сторінки (крім листів) |
|
11. |
Дата |
Датується днем його підписання або затвердження. На бланках — у верхній частині разом із індексом. Якщо документ створений не на бланку, то дата ставиться під текстом зліва. Словесно-цифровий спосіб (13 березня 2009 р.), цифровий спосіб (13.03.2009 р.) запису дати |
|
12. |
Індекс |
У верхній частині зліва (номер документа): шифр структурного підрозділу, номер справи, реєстраційний номер документа: № 36-10/2007 |
|
13. |
Посилання на індекс та дату вхідного документу. |
У верхній частині документу: дата та індекс: на № 36-10/27 від 10.03.2009 р. |
|
14. |
Місце укладання документа |
У верхній частині сторінки зліва: назва міста чи населеного пункту. |
|
15. |
Гриф обмеження доступу до документа |
З правого боку під кодом форми документа: «ДСК» («для службового користування»), «СЕКРЕТНО», «ЦІЛКОМ СЕКРТЕНО» |
|
16. |
Адресат |
З правого боку у верхній частині документу |
|
17. |
Гриф затвердження |
У верхній правій частині документу |
|
18. |
Резолюція |
Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому кутку. |
|
19. |
Заголовок до тексту |
Друкується малими літерами, розміщується під назвою документу, відображає головну ідею документу (здебільшого починається з прийменника «про…»). |
|
20. |
Відмітка про контроль |
З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документу. Її проставляють за формою «К» або «Контроль» |
|
21. |
Текст |
Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля). Складається з таких логічних елементів: — вступ; — доказ; — закінчення. |
|
22. |
Відмітка про наявність додатків |
Частіш за все наприкінці тексту документу |
|
23. |
Підпис |
Підписують, як правило, перший примірник документу. До складу підпису входять: — найменування посади (з лівого боку); — підпис (між назвою посади і прізвищем); — ініціали і прізвище особи, яка підписала документ (праворуч) |
|
24. |
Гриф погодження |
Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис» |
|
25. |
Віза |
Внутрішнє погодження документу (на першому примірнику документа) |
|
26. |
Печатка |
Проставляється таким чином: захоплює кілька літер посади особи, яка підписала документ. |
|
27. |
Відмітка про засвідчення копій |
У правому верхньому кутку пишеться слово «копія», під підписом відмітка про завірення копії. |
|
28. |
Прізвище виконавця та номер телефону |
Обов’язковий реквізит на вихідних документах. Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа |
|
29. |
Відмітка про виконання документа й направлення його до справи |
Розміщується в лівій або центральній частині ніжнього поля першої сторінки документа |
|
30. |
Відмітка про наявність документа в електронній формі
|
Містить повне ім’я файлу і .його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Ставлять у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа. |
|
31. |
Відмітка про надходження |
Розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа. |
Доповідна записка — це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.
Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника.
За місцем виникнення:
— внутрішні — адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач;
— зовнішні — адресуються керівникові вищої організації.
Поділяються на інформаційні, звітні, ініціативні.
Різновидом ініціативної доповідної записки є пропозиція — довідково-інформаційний документ, що містить конкретні пропозиції з певних питань.
Пояснювальна записка — це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника.
Реквізити:
1. Посада прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка.
2. Назва документа.
3. Заголовок.
4. Зміст записки.
5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.
6. Дата складання документа.
В межах установи оформлюється на звичайному аркуші паперу.
Аркуш: А4, поля: ліве — 35 мм, праве — 8 мм, верхнє, нижнє — 20 мм, нумерація починається з другої сторінки.
|
|
Слово має бути сказане так, щоб воно мало акцент доцільності. (Лесь Курбас)
Спеціальні слова або словосполучення, що дають точне визначення чи пояснення предметам, явищам, діям з якої-небудь галузі знання — науки, культури, техніки, політики, економіки, називаються термінами. Терміни мають точне, конкретне значення й тому позбавлені образності, емоційно-експресивного забарвлення. Діловому стилю притаманна термінологія, яка утворюється із активної лексики (діловодство, справочинство); запозичується із інших мов (бланк, бюджет); утворюється за допомогою власних слів та іншомовних або із запозичених складників (фотокамера, фототелеграф, фототелетайп) тощо. Значення термінів зафіксовані у державних стандартах, спеціальних словниках, довідниках. Ось чому вони (терміни) і повинні вживатися лише в зафіксованому значенні. Кожна вузька галузь науки має свої терміни: медичні вживаються у медицині, технологічні — в техніці і т. д. Проте деякі терміни мають кілька значень, зокрема в діловодстві. Наприклад: справа — означає один документ і сукупність документів, інше значення має словосполучення юридична справа. Правильне значення того чи іншого терміна допомагає з'ясувати контекст. При утворенні похідних форм терміна необхідно користуватися лише тими формами, які подаються в словнику чи довіднику, бо вільне словотворення може стати причиною неправильного використання та сприймання. Слід уникати використання застарілих, нестандартних термінів, що перейшли до повсякденного вжитку і втратили своє термінологічне значення, наприклад: фронт, фактор. Це ускладнює розуміння змісту документа. Отже, терміни кожної сфери науки потребують особливої уваги, постійної роботи зі словниками й довідниками. Кожна галузь науки, техніки, виробництва, мистеїггва має свою термінологію. Можна виділити такі основні групи термінологічної лексики: математичну (множення, кут, дільник, квадрат); фізичну (молекула, електрон, калорія, енергія, вольт); електротехнічну (контакт, струм, заземлення, ізоляція); радіотехнічну (антена, радіоцентр, радіоприймач); літературознавчу (драма, поема, анапест, сюжет, персонаж); лінгвістичну (фонема, фонологія, афікс, іменник, сполучник, синтаксис, лексикологія, пароніми, діалект, метатеза, гіпотаксис, парадигма); філософську (метафізика, базис, діалектика); фінансову (банк, кредит, дебет, баланс, фінансувати); хімічну (азот, водень, кисень, іонізація, хімічна реакція, оксиди); |
Текст поділяють на абзаци — частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень. Треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші — на початку і в кінці. У виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного — двох речень.
Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.
В діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми словосполучень. Це прискорює складання і сприйняття документа. Дієприслівникові звороти слід вживати на початку речень.
Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.
Форми викладу в текстах документів:
1) від першої особи однини, наприклад: “Вважаю за потрібне повідомити, що ...”;
2) від першої особи множини, наприклад: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо.
3) від третьої особи однини, наприклад: “Комісія виявила...”, “Управління вважає...”,”Відділ здійснює такі функції...”. Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.
Стандартизація тексту документів — це відбір певних слів, типових мовних зворотів, установлення правил побудови речень і словосполучень, що сприяє підвищенню загальної культури професійного мовлення.
Залежно від рівня стандартизації тексту документи поділяють на дві категорії:
а) документи з текстами високого рівня стандартизації;
б) документи з текстами низького рівня стандартизації.
Документи з текстами високого рівня стандартизації — це документи, які складають за затвердженою формою, використовуючи типові й трафаретні тексти.
Типові тексти — це тексти-зразки, на основі яких легко побудувати тексти аналогічного змісту. При цьому важливо якнайточніше зберегти основні формулювання тексту-зразка (наприклад, заяви, доручення, розписки тощо).
Трафаретні тексти — це тексти, які містять постійну інформацію документів певного виду. Постійну інформацію дослівно відтворюють (друкують) на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені пропуски (наприклад, довідка, акт, особова картка і т.д.).
Документи з текстами низького рівня стандартизації — це документи, у яких добір слів, словосполучень, побудова речень кожного разу залежать від конкретних ситуацій. За способом викладу документи цієї категорії поділяють на розповіді, описи, міркування.
У текстах-розповідях ідеться про події, явища, факти в хронологічній послідовності (автобіографія, протокол, пояснювальна записка).
У текстах-описах характеризують явища, предмети, людей, перераховуючи їхні ознаки, властивості, особливості (характеристика, резюме, звіт, наказ, рекомендаційний лист).
Текст-міркування розкриває внутрішні зв’язки певних явищ і доводить визначену тезу. Розрізняють дедуктивний спосіб міркування (від загального до часткового) й індуктивний (від часткового до загального) (доповідна записка, службовий лист, акт).
Усі три способи викладу в документі можуть поєднуватися.
У текстах документів можуть уживатися скорочені слова. При цьому типи і способи скорочення слів визначаються чинним “Українським правописом” і ДСТУ 3582-97 “Інформація та документація. Скорочення слів в український мові в бібліографічному описі”.
Розрізняють кілька типів скорочень (абревіатур):
1. Скорочення, які утворені з частин слів, називають одиничні установи, заклади тощо і пишуться з великої літери: Укрінформ, Рівнерада, Мін’юст, Кабмін;
2. Скорочення, які утворені з частин слів, називають родові назви і пишуться з малої літери: райрада, медінститут, техробітник;
3. Скорочення, які утворені з початкових (ініціальних) літер, пишуться великими літерами і можуть відмінюватися: ВАТ, ТО, ІРА, НДІ; у ВАКу, до ТЮГу;
4. Графічні скорочення, які вимовляються повністю й скорочуються лише на письмі; при цьому зберігається написання великих і малих літер, дефісів; на місці скорочення ставиться крапка (крім стандартних скорочень мір: м, см, мм): півд.-зах., Півн. крим. канал, акад., див., і т.ін., напр., до н.е., о., оз., пор.
Слова не скорочуються на голосний (крім початкового в слові) і на ь, наприклад: укр., україн., українськ.
Мовний етикет — це правила мовленнєвої поведінки, вироблені національним колективом мовців.
Дотримання правил етикету в писемному професійному мовленні є свідченням поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих ділових стосунків.
Правила мовного етикету особливо добре слід знати тим, хто складає ділові листи. Їм потрібно завжди пам’ятати так зване “золоте правило” ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість.
Основними правилами мовного етикету в писемному мовленні є такі:
1. Розпочинати лист слід із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості, при цьому потрібно використовувати офіційні форми звертань, наприклад: Шановний Іване Андрійовичу! Шановна пані Ясинська! Високоповажний Міністре! Шановний пане директоре!
2. Займенники Ви, Ваш і под. треба писати з великої літери як вияв поваги до адресата.
3. У початковій фразі варто ввічливо висловити — залежно від ситуації — подяку, підтвердження, прохання, посилання на попередній лист, розмову, зустріч тощо, наприклад: Ми щиро вдячні Вам за те, що... Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого листа... У відповідь на Ваш запит повідомляємо... Звертаємося до Вас із проханням...
4. Невдоволення та відмову потрібно також висловлювати ввічливо і коректно, наприклад: Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... . Гадаємо, що це лише непорозуміння.
5. Щоб пом’якшити тон листування, слід активні форми дієслова замінити пасивними, увести вставні слова, пор.: Ви досі не висловили пропозицій щодо нашого спільного проекту. — Пропозиції щодо нашого спільного проекту Вами досі не висловлено. За такі результати праці Ви не можете отримати премії. — На жаль, за такі результати праці Ви не можете отримати премії.
6. У завершальному реченні можна повторити подяку, ще раз перепросити, висловити запевнення чи сподівання, наприклад: Дозвольте ще раз подякувати Вам... Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку. Запевняємо, що ми зробимо все можливе для вчасного завершення... Сподіваємося на плідну і взаємовигідну співпрацю.
7. Закінчувати лист слід прощальною фразою на зразок: З повагою... Із вдячністю і пошаною... З найкращими побажаннями...
8. Постскриптум (РS, приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку неодмінно треба повідомити. Після постскриптуму знову потрібно поставити дату і підпис.
Синтаксичні норми часто пов'язані зі способом підрядного зв'язку слів у словосполученні - керуваннням. Керування - синтаксичний зв'язок слів, при якому залежне слово має той відмінок, якого вимагає головне слово. Моделі поєднання слів таким підрядним зв'язком відображають специфіку мови, закономірності сполучуваності слів.
Керування може бути пряме (безприйменникове) - одержати рекламації, обирати депутата і опосередковане (прийменникове), тобто залежне слово приєднується до головного за допомогою прийменника - одержати від заводу, чекати на подругу. Воно також буває сильне і слабке. При сильному керуванні - наявність залежного слова зумовлюється семантикою керуючого слова (читати книжку, виконати доручення, скаржитися на втому), слабкому - виступає між словами, між якими зв'язок, хоч і можливий, але зовсім не обов'язковий {подарунок від брата, подарунок для брата)5.
Типові порушення в побудові словосполучень, пов'язаних зв'язком керування, є результатом низького мовно-культурного рівня, недостатнього знання української мови. Перевірте, наприклад, чи правильні відмінки вживаєте: завідувач кафедри, командувач армії, згідно з наказом, відповідно до розкладу, усупереч проханню, ужити заходів. Складними випадками керування, що можуть призвести до помилок, є:
1) близькозначні слова-синоніми можуть вимагати різних відмінків: оволодіти (чим ?) англійською мовою - опанувати (що?) англійську мову
навчатися (чого?) мови - вчити (що?) мову властивий (кому?) - характерний (для кого?) багата (на що?) - славиться (чим?) сповнений (чого?) - наповнений (чим?) дорівнювати (чому?) - рівнятися (на що?) торкатися (чого?) - доторкатися (до чого?) знущатися (з кого?) - збиткуватися (над ким?) та ін.;
2) слова-пароніми мають не тільки різне значення, а й різне керування (чи можливості керування):
оснований (на чому?) на правилах - заснований (ким?) науковцем повстати (на що? проти чого?) на боротьбу - постати (перед чим?) перед очима;
стилізований (під що?) під старовину - стилістичний аспект форсувати (що?) справу - форсити (чим?)модним взуттям переможений (у чому?) у змаганні - переможний наступ підсумовувати ( що?)витрати - сумувати (за чим?) за літами та ін.;
3) нерозрізнення керування в українській і російській мовах: однакове за значенням дієслово у різних мовах може вимагати від додатків неоднакових відмінкових форм: дякувати (кому?) учителеві - благодарить (кого?) учителя завдавати (чого?) шкоди - причинять (что?) вред постачати (що?) зброю - снабжать (чем?) оружием потребувати (чого?) ліків - нуждаться (в чем?) в лекарствах наслідувати(кого?) актора - подражать (кому?) актеру вибачте (кому?) мені - извините (кого?) меня повідомити(кого?) його - сообщить (кому?) ему навчити (чого?) грамоти - научить (чему?) грамоте набути (чого?)досвіду - приобрести (что?) опыт не минути (чого?) кари - не уйти (от чего?) от наказания не перебирати (чого?) висловів - не стесняться (в чем?) в выражениях
припадати (до чого?) до душі - приходиться (по чем?) по душе радіти (за кого? з чого?) - радоваться (кому? чему?) та ін.;
4) неправильне використання прийменників. Вони можуть бути зайві, напр.:
декларуючи про передачу землі- треба декларуючи передачу землі майте про це на увазі -треба майте це на увазі вага досягає до 60 кг - треба вага досягає 60 кг немає сумнівів про те, що... - треба немає сумнівів, що... не поступаються за рівнем - треба не поступаються рівнем повниться від щастя - треба повниться щастям та ін., або, навпаки, правильними будуть конструкції з прийменниками, напр.:
скупий словами - треба скупий на слова хворий грипом - треба хворий на грип
уболівання нашою долею - треба уболівання за нашу долю та ін.;
5) помилки у прийменниковому керуванні дуже часто стосуються вживання прийменника по і пов'язані з упливом російських конструкцій, у яких є цей прийменник. Варто запам'ятати основні відношення, які виражає прийменник по в українській мові. Він може означати зокрема мету дії (піти по гриби, по воду, по хліб, по молоко, по лікаря), місце і напрямок дії (по всій долині, рух по поверхні, покотитися по підлозі), вказувати на сферу діяльності (колеги по роботі, подруги по навчанню), на кількісні відношення (по 10 осіб у групі, по 8 годин на добу). У багатьох випадках використання прийменника по неправильне, замість нього потрібно вживати інші прийменники або взагалі безприйменникову конструкцію. Наведімо приклади типового перекладу російських прийменникових структур:
а) прийменником з;
лекции по математике - лекції з математики
конференция по экономической статистике - лекції з економічної статистики
по вине подчиненного - з вини підлеглого
проректор по научной работе - проректор з наукової роботи
исследования по проблеме безработицы - дослідження з проблеми безробіття
по многим причинам - з багатьох причин
по инициативе предприятия - з ініціативи підприємства
по всякому поводу - з усякого приводу
по необходимости - з (доконечної) потреби
по техническим причинам - з технічних причин
б) прийменником за:
по итогам квартала-за підсумками кварталу
по указанию декана - за вказівкою декана
по приказу ректора - за наказом ректора
по специальности - за фахом
по собственному желанию - за власним бажанням
работать по совместительству - працювати за сумісництвом
по факту - за фактом
жить по адресу - мешкати за адресою
прибыл по назначению - прибув за призначенням
по примеру - за прикладом
по натуре - за вдачею
по привычке - за звичкою
па нашим подсчетам - за нашими підрахунками по результатам - за результатами по всем правилам - за всіма правилами
в) прийменником на:
называть по имени - називати на ім'я
по просьбе коллеги - на прохання колеги
по требованию коллектива - на вимогу колективу
по заказу телезрителей - на замовлення телеглядачів
по приглашению - на запрошення садиться по местам - сідати на місця проживать по улице - мешкати на вулиці рассуждения по теме - міркування на тему расходы по бюджету - видатки на бюджет
г) прийменником^:
по делам службы - у службових справах по направлению к городу-у напрямку міста встречаться по выходным - зустрічатися у вихідні осталось по наследству - залишилось у спадок комиссия по делам молодежи - комісія у справах молоді
д) прийменником через: по болезни - через хворобу
по уважительной причине - через поважну причину
по невнимательности - через неуважність
списать по негодности - списати через непридатність
е) прийменником для:
комитет по борьбе с коррупцией - комітет для боротьби з корупцією
комиссия по изучению условий труда - комісія для вивчення умов праці задачи по проведению профилактики -завдання для проведення профілактики
план по созданию - план для створення
отпуск по уходу за ребёнком - відпустка для догляду за дитиною
є) прийменником щодо:
по отношению к делу - щодо справи
рекомендации по улучшению - рекомендації щодо поліпшення меры по усилению борьбы - заходи щодо посилення боротьби
ж) прийменником після:
по окончании института - після закінчення інституту по прибытии поезда - після прибуття поїзда по истечении срока - після закінчення терміну по возвращении - після повернення
з) без прийменника:
поговорить по душам - поговорити відверто
по поште-поштою
по телефону - телефоном
по вторникам - щовівторка схема по обслуживанию - схема обслуговування план по продаже - план продажу та ін.;
6) часто вживається за російським зразком прийменник при. В українській мові він має відповідники з прийменниками:
за: при жизни ученого - за життя ученого, при этих условиях - за цих умов;
під час: при встрече - під час зустрічі, при чтении - під час читання;
з /зі: при мне - зі мною;
у: при мне билет - у мене квиток, при всех -у присутності всіх. Часові відношення можна виражати іншими синтаксичними конструкціями, напр.:
при обработке данных - коли опрацьовують відомості
при этих словах - сказавши це
при подписке газеты - передплачуючи газету;
7) причиною порушення синтаксичних норм може бути ситуація, коли біля дієслів, які вимагають неоднакових відмінків, уживається спільний додаток, напр.: Я люблю (що?) і захоплююся (чим?) футболом; Ми маємо прагнути до вдосконалення (чого?) і повного опанування (чим?) методами; Оцінці підлягають і якості людей, важливі для самого процесу організації і управління, які сприяють (чому?) чи ускладнюють (що?) здійснення процесу, впливають (на що?) і спрямовують (що?) його. Про цей тип помилки було згадано тоді, коли йшлося про вимоги до побудови однорідних членів речення.
Дотримання синтаксичних норм керування сприяє чіткості формулювання, точності викладу, а отже, зрозумілості, дохідливості ділового чи наукового стилю.
ІНСТРУКЦІЯ
Це правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) для встановлення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, урядових осіб і громадян. До документів цього виду належать правила, рекомендації, методичні рекомендації тощо.
Заголовок до тексту інструкції обмежує коло питань, об'єктів, осіб, на яких поширюються вимоги інструкції.
Текст інструкції складається із розділів, які діляться на пункти і підпункти. Інструкція починається розділом "Загальні положення", у якому розкривається мета її видання, вказується галузь поширення, викладається порядок використання, наводяться відомості загального характеру. Текст інструкції має вказівний характер, для цього використовуються формулювання зі словами "повинен", "слід", "потрібно", "необхідно", "не допускається" тощо. Текст викладається від третьої особи або ж використовується безособова форма.
Датою інструкції є дата її затвердження керівником установи.
Інструкція пишеться на бланку.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Гриф затвердження.
3. Заголовок.
4. Текст.
5. Коди.
6. Дата.
7. Індекс.
8. Місце видання.
9. Підписи.
Окрему групу становлять посадові інструкції працівникам. Вони містять:
— загальну частину;
— функції працівника;
— обов'язки працівника;
— права працівника;
— взаємини (посадові зв'язки);
— оцінку роботи;
— відповідальність працівника.
Посадову інструкцію розробляє керівник працівника, діяльність якого вона регламентує. Затверджує посадову інструкцію керівник підрозділу.
Зразок:
Акціонерне товариство "Аско" тел. 419-39-67,
вул. Тимошенка, 2, м. Київ, 04212 факс 419-47-84
12.12.2000 № 3847/389
Обласним філіям акціонерного товариства "Аско"
інструкція
про порядок приймання,
використання приватизаційних сертифікатів
і виплати дивідендів акціонерам
Згідно з чинним законодавством та у зв'язку із введенням Кабінетом Міністрів України Декрету "Про систему приватизації державного майна" АТ "Аско" встановлює такий порядок використання приватизаційних сертифікатів і виплату дивідендів акціонерам:
1. Філії, які належать АТ "Аско", можуть приймати сертифікати від населення України для реального використання.
2. Згідно з постановою АТ "Аско" обласні приватизаційні центри повинні вчасно виплачувати акціонерам дивіденди.
3. Кожен акціонер, вклавши приватизаційний сертифікат у розвиток будь-якого промислового підприємства, стає частково його власником.
Голова АТ "Аско" (підпис) /. Б. Хмара
Зразок посадової інструкції:
Загальний бланк організації
ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник директора з кадрів
Завідувач Особистий підпис П. П. Лис
машинописного бюро 14.06.2001
Посадова інструкція
СТРУКТУРА ТЕКСТУ
1. Загальні положення.
2. Функції.
3. Права.
4. Посадові обов'язки.
5. Відповідальність.
6. Взаємини (посадові зв'язки).
Керівник структурного
підрозділу (підпис) Розшифрування
До справи 488-5. Працівника ознайомлено В. Д. Друзь
2. ПОЛОЖЕННЯ
Це правовий акт, який встановлює основні правила організаційної діяльності установ та їх структурних підрозділів; його складають переважно під час створення нових підприємств чи установ. Затверджується вищими органами або керівниками установ.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Герб.
3. Назва установи.
4. Дата.
5. Місце видання.
6. Заголовок.
7. Гриф затвердження.
8 Текст, у якому вказуються:
— - мета створення установи;
— основні завдання;
— функціональні зв'язки з іншими установами;
— - основні та обігові кошти;
- призначення службових приміщень;
— виробничо-господарська діяльність підприємства;
Зразок формуляра:
ЗАТВЕРДЖУЮ Ректор (підпис) 00.00.00 Розшифрування підпису
ПОЛОЖЕННЯ про структурний підрозділ
СТРУКТУРА ТЕКСТУ
1. Загальне положення.
2. Основні завдання.
3. Функції.
4. Права й обов'язки.
5. Керівництво.
6. Взаємини, зв'язок.
7. Майно і кошти.
8. Контроль, перевірка і ревізування діяльності.
9. Реорганізація і ліквідація.
Керівник структурного
підрозділу (підпис) Розшифрування підпису
До справи 36-45 Г. А. Пиріг
Зразок:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядженням Президента України
від 13 липня 2001 року №188/2001-рп
ПОЛОЖЕННЯ
про серію подарункових видань "Книга від Президента України"
1. "Книга від Президента України" є серією подарункових раритетних видань.
2. У зазначеній серії видаються кращі твори, що є надбанням національної культури, літератури, мистецтва, які увійшли до світової духовної спадщини.
3. Перелік книг серії визначається її редакційною колегією, яку за посадою очолює Глава Адміністрації Президента України.
Персональний склад редакційної колегії затверджує Президент України за поданням її голови.
4. Книги серії вручаються вітчизняним та іноземним державним та громадським діячам, іншим особам, а також установам та організаціям як пам'ятний раритетний подарунок на згадку про Україну, урочисту подію, ювілей тощо.
5. Книги серії вручає Президент України або від його імені та за його дорученням представники органів державної влади.
6. Тираж кожної книги становить 1000 примірників. Редакційна колегія в разі потреби може прийняти рішення про видання додаткової кількості примірників книги.
Книги серії є номерними.
Глава Адміністрації
Президента України В. Литвин
3. ПРАВИЛА
Це службові документи, у яких викладаються настанови чи вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки юридичних та фізичних осіб.
За формою і змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною.
Реквізити:
1. Гриф затвердження.
2. Назва виду документа.
3. Заголовок (короткий виклад призначення правил).
4. Дата.
5. Номер.
6. Текст (може складатися із пунктів).
7. Підпис особи, відповідальної за складання правил. Виконання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, і тому їх можна віднести до правових документів.
СТАТУТ
Це зведення правил, що регулюють основи організації і діяльності установ певної галузі господарства. Реквізити:
1. Гриф затвердження.
2. Назва виду документа.
3. Заголовок.
4. Текст, що складається з таких розділів:
Текст статуту розбивають на параграфи (статті, пункти), які групують у розділи (позначаються римськими цифрами).
Статути після їх затвердження підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.
Зразки:
Зразок формуляра статуту про заснування малого підприємства:
ЗАРЕЄСТРОВАНО ЗАТВЕРДЖЕНО
ухвалою виконкому засновником (засновниками)
Директор
(назва районноТ Ради) (назва підприємства,
Ради народних депутатів
(області, міста) організації-засновника)
від " " 20_ р.
№ л
Голова виконкому
(прізвище, ім'я та по батькові)
Статут
(повна назва малого підприємства)
ПОГОДЖЕНО СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО
реєстраційний №
Ухвалено на загальних зборах
трудового колективу
" " 20 р. протокол № від
ЗАТВЕРДЖЕНО
Указом Президента України
від 15 серпня 1997 року №827/97
7. Безособова предикативна форма на -но, -то
1. Незмінювана форма дієслова твориться від пасивних дієприкметників шляхом заміни закінчення на суфікс -о: написаний - написано, забитий - забито, зроблений - зроблено, розглянутий - розглянуто.
Ця форма, як і безособові дієслова, уживається в ролі присудка в безособових реченнях. При ній не буває підмета, але є прямий додаток, виражений 3. (чи Р.) відмінком без прийменника: рішення прийнято, звіт заслухано, усі роботи розглянуто, помилок не помічено.
2. Використовувати форму на -но, -то треба замість пасивних дієприкметників, коли є потреба наголосити на дії, а не на ознаці.
Від форм пасивних дієприкметників вони відрізняються тим, що не змінюються і в реченні виконують тільки предикативну функцію: виступають головним членом безособового речення, наприклад: Усім надано рівні можливості.
Слід писати: Постанову прийнято одностайно; а не Постанова прийнята одностайно; але: Бійці були виснажені після важкого бою.
3. Безособова форма виражає дію, минулу недавно: Останній урок закінчено, книжки здано. Якщо ж ідеться про давно закінчену або майбутню дію, то додається допоміжне дієслово було або буде: На нашому подвір'ї було посаджено кущі калини й горобини;Незабаром буде пущено нову лінію метрополітену.
Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах
1. Треба використовувати тільки книжні дієслова та їх фор
ми: активізувати, дезінформувати, деномінувати, добираєть
ся, домінувати, дрейфуючи, знаменувати, подається, регла
ментувати, символізувати, формулюючи й т. ін.).
неправильно правильно
важити зважувати
рихтуватися збиратися
балакати говорити
слабувати хворіти
договорюватися домовлятися
поспівати устигати
пришедші які (що) прийшли
позичати авансувати
відчитуватися звітувати
повідати розповідати, повідомляти,
інформувати
тикати говорити «ти»
сидя сидячи
шоферувати працювати шофером
сипонути насипати
2. Уникати умовного способу:
неправильно правильно
Підприємства змогли б вико- Підприємства виконають
нати замовлення, якби,?. (зможуть виконати)
замовлення, якщо...
Виконавець повідомив би Вас завчасно, коли б... Завчасне повідомлення - виконавця можливе лише
за умов...
3. Уживаючи ті чи інші форми наказового способу, слід ураховувати конкретну ситуацію, умови спілкування та норми мовного етикету.
4. В актах, наказах, розпорядженнях, службових листах, інструкціях, дорученнях та под. уживають неозначену форму дієслова (інфінітив).
Але слід пам'ятати, що нормативною є форма на -ти, а не на -ть:
неправильно правильно
говорить говорити
запроваджувать запроваджувати
5. У документах більшість дієслів має форму 3-ї особи од-| нини, але неприпустиме використання коротких форм:
неправильно правильно
допомога допомагає
оббіга оббігає
,6. Надавати перевагу активним конструкціям над пасивними або ж використовувати безособову конструкцію з дієслівними формами на -но, -то. У таких текстах ідеться про на-I слідки якихось заходів чи подій у момент мовлення:
\ неправильно правильно
Завдання було достроково Наша група достроково
виконане нашою групою виконала завдання.
Головна увага ним Головну увагу він приділив...
приділяється...
Інспектори, які Інспектори, яких призначає
призначаються комісією... комісія...
Випробування проводяться Випробування проводять
у запланованому режимі. (проведено) у запланованому режимі.
7. Не вживати розмовних (калькованих) та дієслівних форм теперішнього часу:
неправильно правильно
носе носить
робе робить
8. Уживати теперішній час на позначення майбутнього, якщо акцентується обов'язковість чогось: Мітинг розпочинається завтра об 11.00.
9. Уникати вживання форм давноминулого часу:
неправильно правильно
інформація надходила була інформація надходила
я виконав був я виконав
проект (були) узгодили були проект узгодили
звернення надійшло було звернення надійшло
10. Не порушувати норми вживання форм залежного слова:
неправильно ~ правильно
свідчити факти свідчити про факти
відзначати про успіхи відзначати успіхи
довести про інформацію довести інформацію
опанувати професією опанувати професію
доторкатися приладу доторкатися до приладу
піклуватися за (кого) піклуватися про (кого)
шкодувати гроші шкодувати грошей
11. Надавати перевагу складеним формам дієслів недоко-наного виду в майбутньому часі:
неправильно правильно
завтра відпочиватимемо завтра будемо відпочивати
перерахуватимемо будемо перераховувати
працюватимем сьогодні будемо працювати сьогодні
розпочинатиметься буде розпочинатися
12. Широко використовувати дієприкметники та дієприслівники, але уникати ненормативних форм або заміняти їх іменниками, іменниками із прийменниками (описова конструкція), дієсловами:
неправильно правильно
оточуюче середовище довкілля; навколишнє середо-
вище
знаючий працівник обізнаний працівник; тямущий
(тямкий) працівник, який добре знає (розбирається, володіє)
керуючий відділом керівник відділу
бувші учасники колишні учасники
туючий запитувач; який (той, хто)
запитує (задає запитання)
подорожуючий подорожній; той, хто подорожує
грачючий який грає; гравець
рахуючий прибутки рахівник; який (хто) рахує
прибутки
головуючий зборами голова зборів
пануюча думка панівна думка
знеболюючий засіб засіб знеболення
перемігший переможець; який (що) переміг
ріжучий інструмент різальний інструмент
спрямовуюча рейка напрямна рейка
кажучий промову мовець; який (хто) говорить
початкуючий поет поет-початківець г
відстаючий клас клас, котрий (який, що)
відстає, відсталий клас захоплюючий краєвид захопливий, привабливий,
принадний краєвид
хвилюючі враження зворушливі враження
хвилюючий стан бентежний стан
хвилююча новина животрепетна (збудна) новина
не дивлячись на незважаючи (невважаючи) на
об'єктивні причини об'єктивні причини
ведучий архітектор провідний архітектор
лікуючі властивості лікувальні властивості
Однак окремі форми активних дієприкметників теперішнього часу з суфіксами -уч (-юч), -ач (-яч) почали використовувати, але у функції означення, а не головного компонента дієприкметникового звороту, наприклад:
неправильно правильно
добробут, зростаючий зростаючий щороку добробут щороку (або добробут, що зростає
щорічно)
Це ж стосується й активних дієприкметників минулого часу із суфіксом -л-:
неправильно правильно
яблука, замерзлі від морозу замерзлі яблука Сабо яблука,
що замерзли від морозу)
Сфера використання активних дієприкметників — в основному термінологічна лексика1: блукальний нерв, кроків ний екскаватор, повідне, тягове колесо, різальний диск, то нізувальні речовини, резонуюча камера, діючий вулкан, носій на (несна) поверхня крила, працюючий двигун, лімітуваль-. ний режим.
13. Форми 2-ї особи однини, 1-ї та 2-ї особи множини дозволяють уникати форми давайте в наказовому способі. Обійтися без неї можна й за допомогою додаткових слів.
неправильно правильно
давайте проголосуємо проголосуймо
давайте почнемо є пропозиція почати
або пропоную почати
давайте привітаємо прошу привітати нашу гостю
нашу гостю або вітання нашій гості
Дієслово давайте вживається лише у своєму прямому значенні, коли ця форма заохоти поєднується з іменником, що означає певні предмети: Давайте Ваші посвідчення; Розрахунки і креслення давайте мені.
Хоча й у цих випадках інтонаційно та за допомогою невер-бальних засобів (жесту) можна спонукати до дії: Ваші посвідчення, будь ласка; Прошу розрахунки і креслення.
14. Існує дві рівнозначні форми написання дієслів із числівниками: а) Шість бригад не виконало (не виконали) план. Але за непрямого порядку слів лише — Не виконало план шість бригад; б) Двоє студентів пішло до їдальні (сумісна дія — пішли разом); Двоє студентів пішли до їдальні (роз'єднана дія — кожен пішов окремо).
15. Із кількісними словами ряд, низка, більшість, меншість, багато, мало, кількість дієслова вживаються в однині: ряд підприємств надіслав, більшість працівників з'явилося.
16. Якщо субстантивне слово виражено числівниками: сто, тисяча, мільйон, мільярд та под., то дієслово слід уживати в однині: сто гривень витрачено; тисячу тонн завезено.
17. За наявності слів разом, спільно дієслово (присудок) ставиться в однині'. Адміністрація заводу спільно із профкомом розглянула... Але ставиться у множині, коли однорідні підмети вжиті через кому або через сполучники і, й (та у значенні і): Адміністрація заводу та профком розглянули...
18. Дієслово вибачаюсь (-ся) має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою від себе — я, порівняйте: збираюся (я збираю себе), умиваюся (я вмиваю себе). Отже:
неправильно правильно
Я вибачаюсь (-ся), Вибачте мені (даруйте, пере-
вибачаюсь (-ся) прошую); прошу вибачення.
Пробачте!
Ла це треба вибачитися За це треба попросити пробачення або Треба перепросити.
Я хочу вибачитися Даруйте, завинив (винуватий).
Я не хотів завдати Вам прикрощів (Вас образити)! Прошу Вас, не ображайтеся. Я завинив перед Вами. Мені дуже прикро (жаль,
шкода), що так сталося. Я завдав Вам стільки клопоту (прикрощів, турботи, хвилювань, неприємностей)! Я відчуваю провину перед Вами.
19. Слід уникати лінгвістично необгрунтованого вживання частки -ся, -сь:
неправильно правильно
Робота аналізується за Роботу аналізують за такими такими вимогами. вимогами.
20. Дія, названа присудком, і дія, названа дієприслівником, обов'язково мають виконуватися одним суб'єктом:
неправильно правильно
Замовляючи проспекти Замовляючи проспекти у видавництві «Майдан», у видавництві «Майдан», вони вам коштуватимуть ви заплатите за них на 30% дешевше. на 30% менше.
Узагальнюючи довідкові Узагальнюючи довідкові матеріали, нашу увагу матеріали, ми звернули увагу
привернув минулорічний акт на минулорічний акт інвентаризації. інвентаризації.
|
|
...У кожному слові людському увага до мови доконечна річ для того, щоб думка знайшла свою справжню кришталеву форму. (М. Рильським)
Здебільшого в ділових паперах не обходяться без цифрових даних. Вони вимагають спеціального оформлення. Так, однозначні числа, що не мають посилань на одиниці виміру, в ділових паперах записуються словами. Наприклад: Акціонерне товариство «Нікос» планує закупити не більше двадцяти автомобілів. Коли ж число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифрами. Наприклад: До магазину терміново завезли 150 центнерів картоплі, 40 центнерів яблук. Складні чи складені числівники записуються цифрами. Наприклад: На історичний факультет прийнято 156 студентів. Порядкові числівники вводяться в документи з відповідним відмінковим закінченням. Наприклад: Сьогодні ми виконали своє перше виробниче завдання. Складні слова, де перша частина позначається цифрою, можуть бути написані так: 50-процентний і 50 %; 100-кіло-метровий і 100 км. Іноді виникають труднощі у вживанні форм однини та множини числівників. Наприклад: Більшість спеціалістів вирішила. Більшість спеціалістів вирішили. Більшість спеціалістів вирішило. Тут усі три варіанти відповідають нормам сучасної української мови. Форма однини рекомендується, якщо у складі речення є слова такого типу: більшість, меншість, решта, частина, ряд, група, безліч, багато, мало і т. д. Наприклад: Решта пацієнтів теж обстежена; Більшість американських бізнесменів прибула в Україну. Форма множини рекомендується при однорідних членах речення. Наприклад: і вже не один, а безліч планерів оперізують (а не оперізує) небо. Якщо ж використовуються числівники на позначення великої кількості (а також іменники: сто, тисяча, мільйон, мільярд), то переважає однина. Наприклад: Чотириста вісімдесят підприємців прибуло (а не прибули) на виставку; В село повернулось (а не повернулись) сімдесят дев'ять молодих спеціалістів. Якщо вживаються числівники до десяти, то пишеться форма множини. Наприклад: чотири брати, два керівники, три менеджери. Велике значення має використання числівників в усному мовленні. Готуючи доповідь чи звіт, числівники треба записувати прописом і проставляти наголос. Краще будувати речення так, щоб числівники вживалися у називному відмінку. Слід запам'ятати наголошення числівників одинадцять, чотирнадцять. |
10 . Оформлення сторінки
Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297x210мм) та А5 (148x210мм) Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля — ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм, верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).
Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу.
Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту Також не бажано:
1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;
2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;
3) переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку
Нумерація сторінок, У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
Оформлення титульної сторінки
Титульна сторінка — перша (іноді третя) сторінка книги, наукової роботи, реферату, яка містить відомості про автора, тему, призначення, місце і рік видання, назву видавництва тощо. Титул слугує для початкового знайомства з працею, тому важливо, щоб на ньому були зафіксовані відомості, які характеризують її.
Титул може містити такі елементи:
1) прізвище та ініціали автора;
2) назву установи, від імені якої видається праця;
3) заголовок, що характеризує тему;
4) підзаголовок, який уточнює тематику;
5) рік видання (написання);
6) серію, до якої належить друкована праця;
7) вказівку про тип видання (рекомендації, посібник тощо);
8) номер частини, тому, випуску;
9) черговість видання, починаючи з другого;
10) вказівку, з якої мови перекладено працю, прізвище перекладача і редактора перекладу;
11) прізвище автора вступної статті або післямови, укладача коментарів;
12) рекомендації відповідних установ ("Рекомендовано Міністерством освіти України як навчальний посібник"; "Затверджено до друку вченою радою Інституту мовознавства імені О.О.Потебні НАН України").
У збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазначають, а друкують перед статтею або після неї.
Якщо праця написана колективом авторів, то їх прізвища зазначають на звороті титульної сторінки під анотацією або в передмові.
Ще на звороті титульної сторінки можуть зазначатися:
1) вказівки, за яким виданням друкується книга;
2) відомості про постанову вченої ради тощо;
3) повідомлення про матеріали, на основі яких укладено книгу;
4) першоназва книги, яка в іншому виданні вийшла зі зміною заголовка;
5) вказівка про присудження автору почесного звання за цей твір;
6) повідомлення про додатки на вкладних аркушах;
7) відомості мовою оригіналу про видання, що є основою для перекладача (місце видання, назва видавництва тощо).
Традиційно відомості на титульній сторінці оформляються посередині аркуша.
Якщо титул починається із ініціалів та прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього поля. Якщо ж на титулі є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього поля пишуть їх, а прізвище автора зазначають через п'ять інтервалів від цих даних.
Назва книги пишеться великими буквами на 30-му інтервалі від верхнього зрізу сторінки. Якщо у заголовку декілька рядків, то кожний рядок пишеться через два інтервали.
Назва видавництва, місце і рік видання пишуться на межі нижнього поля маленькими літерами.
Рубрикація тексту
Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.
Абзац — це відступ управо \ початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.
Типовий абзац має три частини:
1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова);
2) фраза (міститься основна інформація абзацу);
3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).
Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4—6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.
Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова.
Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:
А. Б. В. Г. Д
І. II. III. IV. V
1 2. З 4. 5
1) 2) 3) 4) 5)
а) б) в) г) ґ)
Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:
1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;
2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;
3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;
4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:
1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:
розділи — 1.; 2.; 3.;
номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.3.;
номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.
Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.
11. Прикметник узгоджується з іменником на означення певних професій, посад та звань жінок лише в чоловічому роді.
неправильно -правильно
старша викладачка -старший викладач
досвідчена інженер- досвідчений інженер
нова професорша- новий професор
винахідлива капітан -винахідливий капітан
12. Вимоги до офіційного листування
ОФОРМЛЕННЯ ДІЛОВОГО ЛИСТА
|
Офіційне листування охоплює листи чи іншу форму кореспонденції, що надсилаються офіційним особам від імені інших офіційних осіб. |
13. – 23. І. Прийменники, що передають відношення мети
Відношення мети виражають прийменники для, з метою, на предмет, задля, заради, ради, в ім'я. Нейтральний прийменник для є домінантою цього синонімічного ряду, він уживається в усіх стилях мовлення. Прийменник з метою має відтінок книжності і використовується в офіційно-діловому та науковому стилях. Для офіційно-ділового мовлення характерний прийменник на предмет. Прийменники задля, ради, заради, в ім'я, в інтересах реалізують відтінок присвяти, що обов'язково має враховуватися при їх використанні.
Із словом заходи на позначення мети вживаються прийменники щодо, до, для. Найширше використовуються конструкції з прийменниками щодо, до: заходи щодо зміцнення дисципліни, заходи до поліпшення умов праці. Сполучення іменника заходи з прийменником по (заходи по вихованню, заходи по охороні) не відповідає літературній нормі.
До взаємозамінних належать такі конструкції: берегти на всякий випадок — берегти про всякий випадок, йти по гриби — йти за грибами, склянка для сметани — склянка на сметану.
125
ІІ. Прийменники, що виражають причинові відношення
Прийменник завдяки містить вказівку на причину, яка сприяє здійсненню чогось, прийменник через (і його досить часто вживаний ненормативний російський мовний із-за) вказує на причину, що заважає здійсненню чогось. Отже, слід говорити: виконав завдання завдяки твоїй допомозі, зробив помилку через неуважність.
Для позначення причинових відношень з обмеженим колом іменників уживаються прийменники від, з: кричати від (з) болю, плакати з (від) радості, підскочити від (з) несподіванки тощо.
III. Прийменники, що виражають часові відношення
Паралельно вживаються конструкції: на ту пору — в ту пору, за всіх часів — в усі часи, за давніх часів — у давні часи, під час війни — за часів війни, через два дні — за два дні.
Стилістично розрізняються конструкції: з дня народження — від дня народження, з дня заснування — від дня заснування. Перші з наведених конструкцій породжені впливом (інтерференцією) російської мови, а тому їх вживання в науковому та офіційно-діловому стилях не допускається. Як нейтральна і розмовна розрізняються конструкції: після вечері — по вечері.
IV. Прийменники, що виражають просторові відношення
Синонімічними зв'язками об'єднуються такі прийменники цієї групи: біля — близько — коло — поряд (з) — поруч (з), край — кінець, обіч — обабіч — збоку — побіч (розм.) — обік (розм.), напроти — навпроти — проти — супроти — насупроти (розм.), серед — посеред.
Нормативними є конструкції: їхати до міста, йти до школи, завітати до музею, мешкати на вулиці Франка, будинок по вулиці Васи-ленка, надсилати на адресу, мешкати за адресою, серед яких, серед села, навпроти будинку.
V. Прийменники, що передають відношення відповідності
Синонімічний ряд утворюють прийменники: відповідно до, згідно з, залежно від, виходячи з, у світлі, у дусі, у розрізі. Всі наведені прийменники характерні для офіційно-ділового мовлення. Прийменникової сполуки у відповідності до в українській мові немає, вона є калькою російського прийменника в соответствии с.
VI. Прийменники, що передають допустові відношення
Розрізняються сферою вживання синоніми незважаючи на і попри. Прийменник попри використовується тільки у розмовному і художньому стилях. Його стилістично нейтральний синонім не має функціональних обмежень. Не відповідає сучасним нормам української мови вживання у ролі прийменника словосполучення не дивлячись на (результат калькування російського прийменника несмотря на). Слово (не) дивлячись (на) функціонує в сучасній українській мові лише як дієприслівник: Учень відповідав, не дивлячись на дошку.
VII. Прийменники, що передають об'єктні відношення
Синоніми стосовно, стосовно до, щодо мають тотожні значення. В усному мовленні, публіцистиці, художніх творах переважно вживається прийменник щодо. Прийменникам стосовно, стосовно до, що вирізняються відтінком книжності, надається перевага у науковому й офіційно-діловому мовленні.
|
Прийменник по в діловому мовленні |
|
Для українського ділового мовлення важливе правильне вживання прийменника по, особливо тоді, коли йдеться про переклад з російської мови на українську. Адже російські конструкції з прийменником по в українській мові перекладаються цілим рядом конструкцій з прийменниками: за: за свідченням; за власним бажанням; за дорученням; за наказом; за вказівкою; менеджер за професією і т. д.; з: з питань комерційної торгівлі; з ініціативи; дослідження з уфології; курс лекцій з української мови; з багатьох причин; з певних обставин; з нагоди (чогось) і т. д.; на: на замовлення; на вимогу; на пропозицію; на мою адресу; для: курси для вивчення; комісія для складання актів; після: після одержання посвідчення; після повернення; після від'їзду; після розгляду (чогось) і т. д.; у (в): викликати у службових справах; у вихідні; в усіх напрямках; по: черговий по району; наказ по відділенню; спеціаліст по проектуванню споруд; колеги по роботі; по можливості; комітет по сприянню малим підприємствам і підприємцям і т. д. |
14. Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів
Класифікація документів
Документ - основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.
Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.
Види документів визначають за такими ознаками:
найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
походженням - службові (офіційні) й особисті*
• службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;
• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення - внутрішні та зовнішні:
• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
напрямком - вхідні й вихідні;
формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):
• стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);
• індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:
• звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги;
• термінові - зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);
• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;
ступенем гласності - секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;
стадіями створення - оригінали, копії й виписки:
• оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;
• копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;
• за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);
• якщо документ загублено, видається його другий примірник - дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;
складністю - прості (односкладові) й складні;
строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;
носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
Разом пишуться:
1. Усі складноскорочені слова й похідні від них: держбанк, колгосп, міськом, держстрах, універмаг; колгоспний, комсомольський.
Сюди належать і всі складноскорочені слова з першими частинами авіа-, авто-, біо-, зоо-, водо, газо-, гідро-, електро-, мета-, метео-, соціо-, стерео-, супер-, теле-, термо-, турбо-, фото- й подібні: стереосистема, газопостачання, метеослужба, агрокомплекс.
2. Складні слова, першою частиною яких є кількісний числівник (коли він не позначається цифрою): двобічний, трипроцентний, сімдесятиріччя, трикутник, двадцятишеститисячний, двовладдя.
3. Складні іменники, утворені шляхом поєднання за допомогою сполучного звука двох або кількох основ: самокат, лісосплав, краснопис, чорнозем, верболіз.
4. Складні іменники, утворені шляхом поєднання дієслова в 2-й особі однини наказового способу з іменником: вернигора, горицвіт, перекотиполе.
5. Іменники, утворені шляхом поєднання трьох ібільше основ: веломотоспорт.
6. Складні прикметники, співвідносні з складними іменниками, що пишуться разом: електросиловий, самохідний.
7. Складні прикметники, утворені від сполучення іменника та узгоджуваного з ним прикметника: народно-поетичний, первіснообщинний.
8. Складні прикметники з другою дієслівною частиною: деревообробний.
9. Складні прикметники, у яких перша частина співвідноситься з прислівником: доброзичливий.
10. Складні прикметники, утворені з 2-х або кількох прикметників, якщо основне смислове навантаження передається останнім прикметником: вузькодіалектний.
11. Складні прикметники, що виступають як наукові терміни: головоногі, грудочеревна (перепона), умовнорефлекторна (дія).
Через дефіс пишуться:
1. Повторення того самого слова з метою підсилення його повного значення, зокрема, в дієсловах для підсилення інтенсивності дії: писав-писав, ходив-ходив; у прикметниках і прислівниках для вираження великої міри, ознаки: білий-білий, легенький-легенький, багато-багато, синьо-синьо, тихо-тихо.
2. Поєднання синонімічних слів: гидко-бридко, зроду-віку, тишком-нишком, часто-густо; антонімічних слів: більш-менш, видимо-невидимо; близьких за значенням слів, що передають єдине поняття: батько-мати (батьки), хліб-сіль (їжа); слів із тим самим коренем, але з різними закінченнями, префіксами і суфіксами: великий-превеликий, давним-давно, з давніх-давен, з діда-прадіда, мало-помалу, повік-віки, радий-радісінький, сила-силенна, тихий-тихесенький.
Примітка. Два однакових іменники, з яких один має форму називного відмінка, а другий – орудного, пишуться окремо: кінець кінцем, одним одна, честь честю, чин чином. Так само йзайменники: сама самотою.
3. Поєднання слів, що означають приблизність: день-другий, година-дві, не сьогодні-завтра, три-чотири.
Примітка. Поєднання слів зі значенням приблизності або певних числових меж можуть складатися й з двох числівників, позначених цифрами. У таких випадках між ними ставиться тире 3–4 (дні), учні 8–11 класів.
4. Складні вигуки та звуконаслідування: гей-гей, ого-го, бом-бом.
5. Звуки в словах, що вимовляються протяжно: По-о-дай, то во-о-ни наморились уже йта-а-к біля мене. (Тесленко); По-о-лк, стій!
6. Літерні абревіатури з належними до них цифрами: Ту-154, ЗІЛ-131.
7. Літерні найменування паралельних класів у школах: 7-А, 10-В.
8. Терміни, до складу яких входить літера алфавіту: П-подібний, Т-подібний.
9. Літерні скорочення складних слів, які пишуться разом або через дефіс: с.-г. — сільськогосподарський; с.-д. — соціал-демократ, соціал-демократичний; ст.-сл. — старослов’янський.
Але скорочення, утворені від словосполук, пишуться окремо: с. г. — сільське господарство.
10. Іменники, що означають науковий ступінь, спеціальність, професію:
магнітолог-астроном, член-кореспондент.
11. Іменники, що означають державні посади, військові звання: генерал-губернатор, генерал-майор.
12. Іменники, у яких перше слово підкреслює основну прикмету чи особливість предмета, що передається другим словом: блок-система, жар-птиця, крекінг-процес.
13. Іменники, що означають складні одиниці виміру: кіловат-година.
14. Складні іменники з першою складовою частиною віце-, екс-, лейб-, максі-, міні-, обер-, унтер-, штаб- (штабс-): віце-президент, екс-чемпіон, штабс-капітан.
15. Складні прикметники, що співвідносяться із складними іменниками, що пишуться через дефіс: дизель-моторний, соціал-демократичний, блок-системний.
16. Складні прикметники, утворені з двох чи більше прикметникових основ, що означають рівноправні поняття (між компонентами можна ставити і): аграрно-сировинний, плоско-опуклий, столярно-механічний.
17. Складні прикметники з першою частиною на -ико (-іко): діалектико-матеріалістичний, політико-економічний, ритміко-інтонаційний.
18. Складні прикметники з першою частиною військово-, воєнно-: військово-морський, воєнно-стратегічний.
Виняток: військовозобов’язаний, військовополонений.
19. Складні прикметники, у яких перша складова частина не має прикметникового суфікса, але за змістом однорідна з другою частиною й приєднується до неї за допомогою сполучного звука о або е: м’ясо-вовняний, крохмале-патоковий.
Передача російських власних назв українською мовою
1. Російські власні назви передаються якомога ближче до російського звучання, але за вимогами норм українського правопису: Соловьёв – Соловйов, Ульянов — Ульянов, Румянцев — Рум’янцев, Пугачёв — Пугачов, Прокофьев — Прокоф’єв, Ананьин — Ананьїн, Королёв — Корольов.
2. Особливості правопису російських власних назв:
а) російська буква и у власних назвах передається через і: Пушкін, Мічурін;
б) російська буква и передається через и:
• у префіксі при- та суфіксах -ик-,-иц-, -ич-, ищ-: Новиков-Прибой, Рудич, Радищев, Углич;
• після ж, ч, ш і ц: Пущин, Чичиков, Цимлянськ;
• у словах Сибір, Симбірськ, Владивосток, Владимир, П’ятигорськ, Семипалатинськ;
в) російська буква е (якщо вона стоїть після приголосного) передається звичайно через е: Державін, Лермонтов, Серпухов;
г) Але російська е передається через є:
• у суфіксах -єв-, -єєв-, якщо вони стоять після приголосних: Фадєєв, Сергєєв (але: Тютчев, Муромцев, Плещеєв, Бондарев);
• якщо в українській мові є споріднене слово з постійним і: Пєшков (бо пішки), Звєрєв (бо звір), Твердохлєбов (бо хліб).
16….
17. Існують три типи підготовки до публічного виступу:
o написання повного тексту промови;
o запис головних положень (тез та аргументів);
o виголошення промови експромтом.
Перший тип підготовки (написання тексту)
рекомендується для відповідальних, офіційних ситуацій. Написання повного тексту промови певним чином дисциплінує оратора, адже в нього є можливість ретельно продумати формулювання власних думок і точно розрахувати тривалість промови.
Виступ з попередньо написаним текстом промови може здійснюватися трьома шляхами:
o промову читають за рукописом;
o промову повністю вивчають напам'ять;
o промову виголошують з опорою на текст.
Найменш прийнятною для успішного публічного виступу є промова, яку читають за рукописом. Вона не є живим словом. Оратору важко встановити контакт з аудиторією тому, що записи утворюють певний бар'єр між ним та слухачами. Погляд оратора в таких випадках зосереджений на тексті, а не на аудиторії. Відповідно, йому важко слідкувати за реакцією слухачів. Аудиторія навряд чи позитивно сприйматиме таку промову (згадайте вашу реакцію на виступи ораторів "за папірцями").
Промова, яку повністю вивчають напам'ять, вимагає чималих зусиль від оратора. Вона сприймається більш позитивно, ніж промова, яку читають. Однак під час виступу існує небезпека "застопоритися", адже точний словесний текст важко відтворювати, особливо великий.
Найбільш прийнятною є промова, яку виголошують з опорою на текст. В аудиторії створюється уявлення про вільне володіння оратором даним матеріалом. У досвідченого оратора в таких випадках є можливість під час виступу вносити зміни до промови залежно від реакції слухачів. Однак для початкуючого оратора існує небезпека перейти до читання своєї промови. Це пов'язане з хвилюванням і з думкою про те, що краще, ніж написано, навряд чи вдасться сказати.
Втім на початкових етапах бажаним є писати текст промови. Такі вправи сприяють формуванню стилю та вдосконаленню навичок письмової комунікації. Дійсно, вважати, що з першого разу можна точно виразити свою думку - це у більшості випадків занадто велика самовпевненість. Недоліки тексту стають виднішими, наприклад, наступного дня. І в оратора є можливість їх виправити та не припускатися недоречностей під час виступу. Для цього писати промову слід на одному боці окремих аркушів паперу, кожний з яких має завершуватися цілим реченням.
Другий тип підготовки (запис головних положень)
є оптимальним для досвідченого оратора. Текст не фіксується раз і назавжди. Промова допускає зміни під час виступу залежно від того, як аудиторія її сприймає.
Однак навіть за відсутності повного тексту риторика рекомендує певні положення записувати, а при виступі зачитувати. Це цитати й цифровий матеріал. Адже цитата, яку зачитують, сприймається як заздалегідь точна. Крім того, найменша неточність у таких матеріалах може змінити смисл повідомлення. Наприклад, помилка у цифрах, перестановка слів може призвести до суттєвого викривлення інформації. Деякі оратори, правда, цим користуються. Коли їх викривають, то вони посилаються на "погану" пам'ять або обмовку.
Якщо оратор вибирає такий тип підготовки до промови, то йому варто записати:
1) перші та останні фрази промови;
2) формулювання тез та аргументів;
3) цитати й цифровий матеріал.
При цьому тексти, що охоплюються пунктами 1 і 2 краще вивчити напам'ять, а матеріалу пункту 3 можна зачитувати при виступі.
Третій тип підготовки (умовно) - це імпровізована промова.
Проте, як відомо, найкращий експромт - це підготовлений експромт. Перевагою імпровізованої промови можна вважати розвиток впевненості у собі. Якщо оратору вдалось підготувати промову за кілька хвилин і його виступ був успішним, то значення для нього подібного досвіду важко переоцінити. З іншого боку, це може призвести до того, що в подальшій діяльності оратор відмовлятиметься від ретельної підготовки й буде покладатись на натхнення.
Таким чином, для здобуття майстерності в мистецтві публічних виступів потрібно:
o готуватись до промови (писати текст або головні положення);
o читати промову тільки в тих випадках, коли вибір слів має надзвичайно важливе значення (з політичної, юридичної або іншої точки зору).
Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази щодо особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу". Реквізити наказу такі;
1) назва підприємства або установи, що видає наказ;
2) назва виду документа;
3) назва місця видання наказу;
4) номер;
5) дата підписання;
6) короткий зміст наказу;
7) текст наказу;
8) підстава для складання;
9) підпис керівника підприємства (установи).
Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.
Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку слід із прізвища, ім'я та по батькові працівника. Далі зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.
У наказі щодо групи питань їх викладають у такій послідовності: прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу постійну роботу (на одному й тому самому підприємстві, в установі, організації); звільнення з роботи; надання відпусток; заохочення; стягнення.
Прізвища працівників у кожній групі питань треба подавати в алфавітному порядку.
Є певні вимоги й щодо викладу тексту наказу.
1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають: а) на яку посаду приймається працівник; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (постійна, тимчасова, за сумісництвом); г) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем); д) умови оплати праці.
2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують: а)вид і мотивування переведення (у зв'язку з виробничою потребою, за станом здоров'я, вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу, для заміни відсутнього працівника); б) посаду (спеціальність, кваліфікацію); в) дату і термін переведення (постійно або тимчасово); г) умови оплати праці, пільги й компенсації, передбачені чинним законодавством.
3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами); б) загальну кількість робочих днів; в) дату виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.
4. У наказах про звільнення працівників вказують: а) дату звільнення; б) мотивування.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу всіх згаданих у ньому осіб, які розписуються в оригіналі.
Зразок наказу:
ХАРКІВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ імені ГРИГОРІЯ СКОВОРОДИ
НАКАЗ
18.06.2007№209 Щодо особового складу
ПРИЗНАЧИТИ:
1. ГРИГОРЕНКО Наталію Юхимівну на посаду асистента кафедри органічної хімії з 01 липня 2007р., встановити посадовий оклад 420 гривень.
Підстава: заява Н. Ю. Григоренко з візами завідувача кафедри органічної хімії та декана природничо-географічного факультету.
НАДАТИ:
2. ОЛЕФІРЕНКУ Ігореві Миколайовичу, доценту кафедри психології, чергову відпустку з 01.07.2007 по 24.07.2007 на 24 календарні дні, за період роботи...
Підстава: графік відпусток і заява І. М. Олефіренка. ЗВІЛЬНИТИ:
3. КОВАЛЬЧУК Олену Василівну, лаборанта кафедри історії України, із посади з 01 липня 2007р. у зв 'язку з виходом на пенсію.
Підстава: заява О. В. Ковальчук. Ректор (підпис) Ф. М. Васильєв
Українські прізвища вимовляються і пишуться за правилами вимови та за загальними нормами українського правопису. Наприклад: Литвиненко, Гапоненко, Писаренко, Шевченко, Марченко, Муляр, Кравченко, Назар, Удовенко, Пугач, Солов 'яненко. Тимошенко, Юрчук.
Ряд прізвищ слов'янського походження в українській мові мають деякі особливості:
1) у російських прізвищах ё передається сполученням йо на початку слова та в середині після голосних, а також після твердих приголосних, якщо ё у вимові відповідає сполученню йо. Наприклад: Иопюв, Майоров, Водойомов, Муравйов, Соловйов, Воробйов;
2) якщо ё означає звук о після м'якого приголосного, то тоді пишеться сполучення ьо. Наприклад: Синьов, Дегтярьов, Пушкарьов, Лавреньов, Треньов;
3) під наголосом після шиплячих ж, ч, ш, щ та ц завжди пишеться о. Наприклад: Чижов, Свящов, Баїашов, Лихачов, Лобачов, Кольцов. У ненаголошеній позиції пишеться е. Наприклад: Горячев, Чебишев, Коришев, Солнцев, Кривенцев, Плющев, Лещев;
4) російська літера е після приголосних передається в українській мові літерою е. Наприклад: Мельник, Вербицький, Александров, Демидов, Шевцов, Кобзаревич, Леонов, Мошек, Сапек, Гашек, Луспекаев, Білевич. Але звук е в російських прізвищах, що відповідає українському і, передається буквою є. Наприклад: Бєлкін, Беляев, Сєдіна, Пєшковський, Мєстківський;
5) російська літера и в основах прізвищ на початку слова та після приголосних передається літерою і. Наприклад: Іващенко, Івко, Ісаченко, Ісаєв, Іллєнко, Нікітін, Фірсов, Бірюков, Ліненко.
Після шиплячих ж, ч, ш, щ завжди пишеться и. Наприклад: Живков, Жиловенко, Жигалюк, Кочигін, Чигрін, Чирва, Шишарова, Шииіацький, Щиглов, Щипачов;
6) російська літера и у середині слів після голосних, апострофа та м'якого знака передається через ї. Наприклад: Руїн, Воїнович, Мар "ін, Захар "їнов, Ільїн, Переїденко;
7) російський звук ы завжди передається літерою и. Наприклад: Фортаїи, Черниш, Малишевський, Цимбал, Циганенко, Білих, Куцих;
8) літера и завжди пишеться в прізвищах, утворених від імен та коренів, спільних для української і російської мов. Наприклад: Мироненко, Сидоров, Тихонов, Максимов, Данилов, Григорчук, Виноградов, Винокур;
9) російський суфікс -ев, -еев передається через є після приголосних (за винятком шиплячих, р та ц). І Іаприклад: Матвеев, Федосеев, Євсеев, Патрікєєв, Веденеев; Медведев, Каменев. Гундарев, Жухарев. Малишев, Баришев, Зайцев, Мальцев, Пахарев, Андреев, Хомічев, Мариничев, Онищенко;
10) у префіксі при- завжди пишеться и. Наприклад: Приходько, Присяжнюк, Прилуцький, Пригорілов, Прибережний, Привалов, Придніпровський, Приймаков, Прийденко, Придорожній;
11) у суфіксах -ич, -ик пишеться и. Наприклад: Зінкевич, Мазуркевич, Базшевич, Зозулевич; Перепелятник, Рудик, Цилюрик, Дудник, Малик, Антосик, Бендрик;
12) слов'янські прізвища, незалежно від походження, пишуться з ь у суфіксах -ськ, -цьк, -зьк. Наприклад: Вишневецький, Новицький, Липовицький, Іваницький, Корецький, Саврицький, Хмельницький, Купецький, Залюбовський,Зелінський, Петровський, Тройський, Міщерський, Печерський, Матусовський, Броварський.
Імена по батькові
При творенні чоловічих імен по батькові вживаються суфікси -ович, -йович. Наприклад: Русланович, Сергійович, Іванович, Ігорович, Юрійович, Максимович, Свгенович, Богданович, Андрійович, Маркіянович, Васильович, Семенович.
При творенні жіночих імен по батькові вживається суфікс -івн(а), після голосних -ївн(а). Наприклад: Миколаївна, Іванівна, Юліанівна, Лук'янівна, Ярославівна, Артемівна, Владиславівна, Василівна, Бориславівна, Романівна, Олександрівна, Сергіївна.
Деякі з імен по батькові випадають з цих загальних правил, їх слід пам'ятати:
Григорій - Григорович, Григорівна Сава - Савич (-ович), Савівна Ілля - Ілліч, Іллівна Микита - Микитович, Микитівна
Яків Якович (-левич,), Яківна (-лівна)
Лука Лукич, Луківна
У родовому відмінку жіночі імена по батькові мають лише
закінчення -івн(и), -ївн(и), у давальному--івн(і), -ївн(і).
Наприклад:
Р, в. Людмили Тимофіївки (неправильно: Тимофіївної)
ВікторіїВолодимирівни(неправильно: Володимирівно'!")
Д. в.Людмилі Тимофіївні (неправильно: Тимофіївній)
Вікторії Володимирівні (неправильно: Володимирівн і й).
20. …
21. Готуючи текст для публічного виступу, слід пам'ятати про суттєву різницю між писемним і усним його варіантами. Речення, значні за кількістю слів і ускладнені за будовою багатьма
відокремленими обставинами, означеннями, вставними і вставленими конструкціями, цілком можливі в науковій статті,монографії та под., і зовсім не бажані в лекції, доповіді, промові й под. Помічено, що сприймання усного тексту залежить від довжини речення (кількості в ньому слів), довжини слова (кількості багатоскладових, довгих слів), кількості особових займенників (які сприймаються на слух легше, ніж безособові). На відміну від писемного, в усному тексті бажані питальні, окличні й риторичні, а не лише розповідні речення, наприклад:
Чи можливий такий результат?! Безперечно, — скажу я вам.
За яких умов? —логічно запитаєте ви.
Моя доповідь і наведені в ній викладки є відповіддю на це питання.
Не словесні, а смислові повтори необхідні в усному мовленні для наголошування основної думки, підкреслення ключового моменту й посилення враження від сказаного. Досягається це за рахунок багатої синонімії української мови, не повторюючи форми вираження. Однак слід уникати повторювання нетипових для усного мовлення складних сполучників: завдяки тому що, унаслідок того що, через те що й под. оскільки вони гальмують сприйняття й не сприяють створенню в аудиторії вільної, невимушеної атмосфери. Окрім повторів, використовують й інші способи привернення чи утримання уваги слухачів, таких як: зміна порядку слів(інверсія), градація (посилення), протиставлення (антитеза), оклична й питальна інтонація, риторичні запитання, пауза та ін. Речення слід будувати таким чином, щоб ключова фраза була розміщена в його першій частині. Набагато легше сприймається на слух зміст, коли речення починається Н. відмінком, ніж декількома конструкціями в непрямих відмінках із прийменника - ми, наприклад:
Неправильно Правильно
В останньому університетському Професор Бойчишин
збірнику, у першому його розділі, у своїй статті, яка
розміщено статтю професора розміщена в останньому
Бойчишина, де йдеться.». університетському
збірнику, зазначив...
У письмових текстах його частини закріплені за певним місцем на аркуші й виділені шрифтом чи засобами рубрикації (абзац, параграф, розділ тощо). В усному — можливі відступи, умотивовані повтори й перенесення окремих текстових частин. Якщо писемний текст має форму монологу, то усний не виключає діалогових і навіть полілогових варіантів. Наявність правильно побудованих дієприслівникових зворотів (або їхніх замінників), як правило, на початку речення, дозволяє більш образно подати навіть сухий технічний текст, наприклад:
Неправильно Правильно
Не дивлячись на обмежене Незважаючи на обмежене
фінансування.... фінансування...
Попри обмежене
фінансування...
Дарма що нам обмежили
фінансування...
По закінченні навчання.., Закінчивши навчання...
При рахуванні треба... Рахуючи, треба...
По одержанні коштів... Одержавши кошти...
Перевагу слід надавати простим реченням, у яких зберігається прямий порядок слів: підмет іде перед присудком, означення — перед означуваним словом:
Неправильно Правильно
Було досягнуто високого рівня Наше підприємство досягло
якості продукції, запланованого запланованого високого рівня
нашим підприємством, якості продукції.
Спільним для писемного й усного варіанту тексту є висока частотність у використанні та повторюванні стійких словосполучень (кліше) і водночас відсутність зайвих слів, які ускладнюють сприйняття. Якщо підмет названий живою особою, то присудок матиме форму активного стану. Негативно впливають на мову зайві слова й тавтологія. Не можна будувати речення з одночасним підпорядкуванням одного слова двом стрижневим.
Неправильно Правильно
Школярі навчалися Школярі навчалися
у просторому класі, який переобладнали у просторому,
переобладнаному
класі
складу підмета входять числівники два, обидва, три, чотири. Але якщо вжито безособову конструкцію з дієприкметником на -но, -то, присудок має стояти в однині: Було розглянуто три перших варіанти.
22. Дотримуючись вимоги лаконічного, максимально стислого письма, під час укладання ділових паперів на позначення понять чи значень широко користуються системою скорочень, яка розроблена й рекомендована Держстандартом України (ДСТУ 3582 — 97), що чинний від 1998 року.
Основні правила скорочення:
1. Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від роду, числа, відмінка й часу.
2. Неприпустиме одне скорочення для двох різних за значенням слів без додаткового пояснення.
3. У скороченому слові слід залишати не менше ніж дві букви, незалежно від прийому, який використовується. Під час відсікання крапка ставиться, а під час стягування ні.
4. Скорочення слова до однієї початкової літери припускається тільки для загальноприйнятих скорочень:
к. (карта), м. (місто), с. (сторінка) та ін.
5. Іменники та інші частини мови, крім прикметників і дієприкметників, скорочують лише за наявності їх у переліку особливих випадків скорочень слів. Під час скорочення іменників ураховуються відмінкові закінчення однини або множини:
д-р (доктор), д-ри (доктори)
м-во (міністерство), м-ва (міністерства) та ін.
6. Прикметники й дієприкметники, що закінчуються на:
-авський -ентальний -ільський
-адський -енький -інський
-ажний -ерський -ірський
-азький -еський -істий
-айський -ецький -ічий
-альний -євий -ічний
-альський -ивний -кий
-аний -инський -ний
-анський -ирський -ній
-арський -истий -ований
-ативний -иський -овий
-атський -ицький -овськнй
-ацький -ичий -одський
-евий -ичний -ольський
-енський -іальний -Орський
-ельний -івний -ський
-ельський -івський -уальний
-енип -ійний -чий
-енний -ійський -яний
-енський -ільний -янський
скорочують відсіканням цієї частини слів.
7. Прикметники, що закінчуються на: -графічний, -логічний,
-помічний, -навчий скорочують відсіканням частини слова:
-афічний, -огічний, -омічний, -авчий:
географічний — геогр., соціологічний — соціол. і под.
8. Прикметники, що утворені від власних імен, скорочуються відсіканням частини -ський:
шевченківський — Шевченків, франківський — франків, і под.
9. У прикметників, утворених від географічних назв і назв народів (як в етнографічному.г-так і в адміністративному значенні), зберігають найповнішу для розуміння форму скорочення:
грузинський народ — грузин, народ
Бориспільський край — Бориспіл. край
Луганська область — Луган. обл. і под.
Якщо назви району й області збігаються, то вони скорочуються ідентично:
Харківська область — Харк. обл.
Харківський район — Харк. р-н і под.
10. Якщо відсіченій частині слова передує літера й або голосний, то слід зберігати наступний за ним приголосний:
калійний — калійн.
олійний — олійн.
червоний — червон. і под.
11. Якщо скороченню підлягає тільки одна літера, то слово не скорочують:
вищий — вищ., але вища — не скорочують
учений — учен., але вчена — не скорочують
міський — міськ., але міська — не скорочують і под.
12. Якщо відсіченій частині слова передує апостроф, то слід зберігати наступний за ним голосний і приголосний:
торф'яний — торф'ян.
слов'янський — слов'ян, і под.
13. Якщо відсіченій частині передує літера ь, то скорочувати • слід на приголосний, що стоїть перед ним:
грецький — грец.
гуцульський — гуцул.
сільський — сіл. і под.
14. Якщо відсіченій частині передує подвоєний приголосний, то скорочуване слово зберігає один із приголосних:
законний — закон,
іменний — імен,
щоденний — щоден. і под.
15. Якщо слово може скорочуватися відсіканням різної кількості літер, то відсікають максимальну, слідкуючи лише за тим, щоб не затемнювалося безпосереднє значення скорочуваного слова:
експериментальний — експерим.,
а не експериментал., експеримент,
фундаментальний — фундам.,
а не фундаментал., фундамент,
графічний — графіч.
комічний — коміч.
континентальний — континент, і под.
16. У складних іменниках, що пишуться через дефіс, відсікають кожну складову частину або одну з них, якщо ці іменники наведено в додатку 2.
17. У словосполученні скорочують кожне слово:
видавничий відділ — вид. від.
допоміжна картка — допом. карт.
умовний друкований аркуш — ум. друк. арк. і под.
В окремих усталених словосполученнях слова скорочують тільки в складі даного словосполучення:
без року — б. р.
без ціни — б. ц.
вихідні дані — вих. дан.
і так далі — і т. д. та под.
18. У географічних назвах, що пишуться через дефіс, відсікають другу складову частину, якщо вона має закінчення -ський:
місто Кам'янець-Подільський —
м. Кам'янець-Поділ. місто Корсунь-Шевченківський —
м. Корсунь-Шевченків. і под.
Примітка. Географічні назви, що є складними іменниками та пишуться через дефіс, не підлягають скороченню:
Івано-Франківськ, Михайло-Олександрівка, Олексієвб-Дружківка та под.
19. У складних прикметниках, що пишуться через дефіс, відсікають кожну складову частину або одну з них відповідно до загальних правил скорочення:
греко-католицький — греко-католиц.
фізико-математичний — фіз.-мат.
хіміко-технологічний — хім. -технол. і под.
20. У складних прикметниках, що пишуться разом, відсікають другу частину слова відповідно до загальних правил скорочення:
агролісомеліоративний — агролісомеліор.
лісогосподарський — лісогосп. і под.
21. Однокорінні прикметники та дієприкметники, що відрізняються лише префіксами, скорочуються однаково:
карпатський — карпат.,
закарпатський — закарпат.,
прикарпатський — прикарпат. і под.
22. У складних словах, що пишуться разом, скорочують або першу, або останню частину слова чи залишають перші літери слів, які утворюють складне слово:
відеофонограма — відеофоногр.
діафільм — дф
міська державна адміністрація — міськдержадмгн. і под.
23. Відсікати слово до однієї початкової літери не можна, окрім слів, що наведеш в додатку 2.
24. Якщо слово є єдиним членом речення (у відомостях, що відносяться до назви), його не відсікають:
Безпека життєдіяльності: Підручник,
а не Безпека життєдіяльності:
Підруч. Лікарські рослини: Словник-довідник, ;
а не Лікарські рослини: Слов. -довід,;
1 але Біологія: Підручник для 10-го класу — Біологія: Підруч. для 10-го кл.,
Лікарські рослини: Словник-довідник лікаря
Лікарські рослини: Слов. -довід, лікаря.
Лексичні та графічні скорочення
Лексичні скорочення (абревіатури) функціонують як самостійні слова. Графічні ж скорочення не є словами й використовуються лише на письмі. На відміну від лексичних вони обов'язково розшифровуються та читаються повністю.
Лексичні скорочення бувають декількох типів:
1. Ініціальні (абревіація)— утворені з початкових букв слів, що означають поняття; вони, у свою чергу, поділяються на:
а) буквені — читаючи їх, треба вимовляти букви: КБ, ЖБК, ХГЗтаін.;
б) звукові — читаючи їх, вимовляють звуки: ЗАГС, ЦУМ, Ту-154, Ан-24 та ін.;
в) буквено-звукові (змішані) — частина слова вимовляється за буквами, частина — звуками: ЖЕК, ТЕЦ та ін.
2. Складові скорочення — утворені з частин складів слів: завгар, техред, лінкор, міськком, Харзеленбуд та ін.
3. Частково скорочені слова — утворені з частини або частин слів і повного слова: Донвугілля, Татнафта, госпрозрахунок, рембаза та ін.
4. Відсікання (усічення): зал., зав., пом., акад., доц. таін.
5. Телескопічні скорочення — утворені з початкової та кінцевої частини складових слів: рація (із ра[діостан]-ція), біоніка (із біо[логія] та [електро]ніка) й ін.
6. Змішаного типу (комбіновані): НДІторгмаш, ХарБТІ й ін. Розрізняють декілька типів графічних скорочень:
— крапкові: ст., див., їм. таін.;
— дефісні: з-З, б-ка, ш-ттаін.;
— скіснолінійні (дробові): р/р, а/с (крапка не ставиться);
— нульові (курсивні) — на позначення фізичних, метричних величин, валют та ін. лише після цифрових назв: 2 хв, 47 кг, 250 г, 400 грн та ін. (крапка не ставиться);
— комбіновані: півд,-зах., півн.-схід. та ін.
Графічні скорочення, як правило, не подвоюються, виняток становлять рр. (роки).
У документах припускається використання лише загально-нормативних графічних скорочень, зафіксованих у державних стандартах та словниках.
Не можна перевантажувати текст графічними скороченнями, наприклад:
НП, що сталася на ПУ півд. -схід, міської РМС через порушення ПТБ інженером Ковтуном В. С.
Не можна скорочувати:
1) імена та імена по батькові (крім:ініціалів): не Мих. Серг. Грушевський, а М. С. Грушевський (як виняток — з однаковими прізвищами: Гр. Тютюнник — Григір, бо є Григорій Тютюнник);
2) псевдоніми:
не Ж. Занд, а Жорж Занд
не Л. Українка, а Леся Українка
не П. Мирний, а Панас Мирний;
3) подвійні прізвища:
не Б.-Хом'як,
а Богачевська-Хом'як
не Ж.-Стоша, а Жукевич-Стоша
не К. -Яценко, а Кучук-Яценко
26. Листи-вибачення необхідно направляти у випадках:
Письмові вибачення мають структуру, яка не несе особливих відмінностей від структури звичайного ділового листа, але в темі буде кращим варіантом, якщо ви зробите тему листа нейтральною, не акцентуючи увагу на тому, що цей лист-вибачення. Хай краще лист підпише топ-менеджер компанії. Необхідно створити враження, що керівник усвідомлює всю важливість помилково створеної проблеми і, з величезним жалем про те, що трапилося, готовий просити вибачення у потерпілої сторони. Текст вибачення впливає на відновлення професійної репутації вашої компанії або посадової особи.
Залежно від форми, текст поділяють на: вступну частину, основну і висновок. Вибачення приносять всього лише один раз у вступній частині листа. Другий абзац являє собою основну частину. Необхідно пояснити причину того, що сталося. Уникайте фраз «маленька проблема», невелика затримка »і т. п. Третій абзац цей вираз засмучення, жалю. Висновок повинен виражати надію про те, що подібний випадок більше повториться.
Не забувайте, що, якщо все зробите правильно, то, замість незадоволеного працівника іншої компанії або клієнта, отримаєте декілька постійних.
27. Мовленнєва культура особистості великою мірою залежить від її зорієнтованості на основні риси бездоганного, зразкового мовлення. Щоб бути зразковим, мовлення має характеризуватися такими найважливішими ознаками:
правильністю, тобто відповідати літературним нормам, ще діють у мовній системі (орфоепічним, орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);
змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми й головної думки висловлювання, докладне ознайомлення з наявною інформацією з цієї теми; різнобічне та повне розкриття теми, уникнення зайвого;
послідовністю, тобто логічністю та лаконічністю думок;
багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок у межах відповідного стилю, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;
точністю, яка великою мірою залежить від глибини знань та ерудиції особистості, а також від активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, які найбільш відповідають висловлюваному змісту;
виразністю, для досягнення якої слід виділяти найважливіші місця*свого висловлювання і виражати власне ставлення до предмета мовлення;
доречністю та доцільністю, яка залежить насамперед від того, наскільки повно й глибоко людина оцінює ситуацію спілкування, інтереси, стан, настрій адресата. Крім цього, треба уникати того, що могло б уразити, викликати роздратування у співбесідника, і вказувати на помилки співрозмовників у тактовній формі.
Отже, високу культуру мовлення людини визначає досконале володіння літературною мовою, її нормами в процесі мовленнєвої діяльності.
Культура мовлення — це ще й загальноприйнятий мовний етикет: типові формули вітання, побажання, прощання, запрошення тощо. Неабияке значення має й тон розмови, вміння вислухати іншого, вчасно й доречно підтримати тему. Уважність, чемність і ввічливість — основні вимоги мовного етикету.
Загальна характеристика документів. Службові записки
Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.
Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:
Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.
Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).
Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.
Реквізити доповідної записки:
Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.
Пояснювальні записки поділяються на дві групи:
Приклад укладення службової записки:
Відділ стандартизації Головному технологові
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
25.09. 00 №72-15/138
Про подання матеріалів до
проекту СТП
Прошу в термін до 5 жовтня 2000 року подати до відділу стандартизації перелік фрез, що використовуються на підприємстві, для занесення до стандарту підприємства "Інструмент різальний. Фрези. Посібник з вибору."
Начальник відділу стандартизації (підпис) П. Р. Діденко
Довідки - їхні види та правила оформлення
Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.
Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.
Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.
Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.
Основні реквізити довідки:
В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.
29. Нормативність (дотримання усіх правил усного і писемного мовлення);
Правильність - одна з визначальних ознак культури мовлення. Мова має свої закони розвитку, які відображаються у мовних нормах. Вільно володіти мовою означає засвоїти літературні норми, які діють у мовній системі. До них належать правильна вимова звуків і звукових комплексів, правила наголошування слів, лексико-фразеологічна, граматична, стилістична нормативність, написання відповідно до правописних і пунктуаційних норм.
|
Норми літературної мови |
Регулюють правильність |
Приклади |
|
Орфоепічні |
вимови звуків, звукосполучень, наголошення слів |
[веидец,:а], [шчи'пйти], [ноушу], [к'іхтї], [іиноо%]9позйочі, добрддій |
|
Орфографічні |
написання слів |
пів'яблука, пів-Європи, бриньчати, деренчати |
|
Лексичні |
вживання слів у властивих їм значеннях, правильне поєднання слів |
будь-яке (любе - непр.) питання, випрасував (погладив - непр.) одяг, наступна (слідуюча - непр.) зупинка |
|
Граматичні |
творення слів, уживання форм слів, побудови слів і речень |
по містах і селах (по містам і селам - непр.), згідно з наказом, відповідно до наказу (згідно наказу - непр.), найбільший (самий більший - непр.) |
|
Стилістичні |
використання мовних засобів, властивих певному стилю |
Ти (з якого питання - непр.) чому плачеш? Серед проблем, якими займається колектив, чільне місце (займає - непр.) посідає... |
|
Пунктуаційні |
вживання розділових знаків |
Це можехй так, а може, й ні. |
1. Оформлення відкриття рахунків у банку.
2. Заява-зобов'язання.
3. Відмова від акцепту.
4. Акт.
5. Трудові угоди.
6. Доручення.
7. Квитанції.
8. Накладна.
9. Розписка.
Обов'язковою умовою здійснення фінансово-розрахункових операцій є документування їх. Система фінансово-розрахункової документації покликана забезпечити повну збереженість грошових, а також інших ресурсів, точне виконання фінансових, банківських та інших операцій, вчасне відображення виробничих операцій, запобігання фінансовим порушенням і зловживанням, можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб, право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.
Основна риса фінансово-розрахункової документації - її сувора стандартизація.
31. -33. Текст — головний елемент документа, що містить сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. Під час складання тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей. :
Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.
Точність мовлення вимагає співвіднесеності змісту висловлювання з реальною дійсністю. Вона залежить від уміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови. Точним мовлення може бути за умови знання предмета мовлення, мови, володіння її лексичним багатством. Найбільше можливостей для вираження точності мають багатозначні слова, терміни, синоніми, омоніми, пароніми.
Для багатозначних слів та омонімів основним джерелом точної передачі значення слова є контекст. Омоніми (слова, які звучать однаково, але мають різне значення) принципово відрізняються від багатозначних слів, бо їх значення не пов'язані між собою, а між значеннями багатозначного слова існують зв'язки.
У словниках багатозначні слова й омоніми подаються по-різному. Омоніми подаються окремими статтями і позначаються вгорі арабськими цифрами, наприклад:
блок1 — вантажопідйомний пристрій;
блок2 — технічний термін; використовується на будівництві;
блок3 — об'єднання, угруповання.
Або:
захід1 — сторона світу;
захід2 — дія, сукупність дій, засобів для здійснення чого-небудь;
захід3 — про небесне світило.
Значення багатозначного слова виділяються в одній словниковій статті арабськими цифрами, як-от:
Акт — 1) дія, вчинок; 2) документ; 3) дія у театрі. Але є слова, які можуть бути водночас багатозначними й омонімами, приміром:
громада1 — 1) суспільство, спільність, угруповання; 2) релігійне об'єднання, община; 3) (історичне) збори селян; 4) назва політичного угруповання в Англії (Палата громад); громада2 — великий предмет, нагромадження чого-небудь. Для ділового мовлення важливе явище синонімії, адже воно покликане якнайточніше відтворювати відтінки людської думки. Незнання синонімічних можливостей слова часто призводить до помилок. Уміле використання синонімів (слів, які мають близьке або тотожне значення, але відрізняються звучанням) робить мовлення багатшим, досконалішим. Добираючи слова з синонімічного ряду, треба враховувати відтінок у значенні, стильову належність:
документи — ділові папери, папери, джерела, першоджерела; думка — твердження, ідея, задум; застосовувати — використовувати, запроваджувати; реалізація — виконання, здійснення, втілення, проведення; період — етап, епоха, ера, час, пора, вік, проміжок часу; рішення — вирішення, розв'язання, розв'язок, ухвала, постанова, вирок, присуд.
Звичайно, багато слів-синонімів неважко розрізнити за значенням, як-от: робітник — працівник — співробітник.
Але, скажімо, замісник і заступник примусять замислитися щодо тотожності значень, бо замісник — це людина, яка тимчасово виконує чиїсь обов'язки, а заступник — офіційна назва постійної посади. Заступник працює водночас з керівником, а замісник — на місці відсутнього керівника.
Особливої точності й однозначності вимагають терміни (слова чи словосполучення, які називають явища, предмети спеціальних галузей людської діяльності). Значення термінів розкривається в тексті. Серед термінологічної лексики є низка слів, якими послуговуються представники різних галузей: аргумент, дослідження, теорія, визначення, фактор, справа, стимул. Але найчастіше терміни використовуються у певній сфері мовлення. Наприклад, в адміністративно-діловій: циркуляр, акт, ухвала, формуляр, бюджет, протокол тощо. У справочинстві не бажані нестандартні терміни, оскільки вони утруднюють складання і розуміння ділових паперів.
Отже, до термінів ставляться такі вимоги:
2) має вживатися з одним значенням;
3) утворюючи похідні форми, слід дотримуватися літературних норм і не робити цього на власний розсуд;
4) якщо значення терміна викликає сумніви, слід звернутися до тлумачного словника.
Під час складання ділової документації певні труднощі викликають пароніми (спільнокореневі слова, схожі за вимовою і будовою, але різні за значенням). Незначна різниця у вимові ускладнює їх засвоєння, призводить до неправильного вживання слова. Тому, щоб уточнити значення та правопис потрібної лексеми, варто звертатися до відповідних словників. Так, скажімо, необізнаній людині важко розрізнити значення прикметників, що мають спільний корінь: споживний -споживчий — споживацький. Насправді ж кожна лексема має своє значення: споживний — той, що придатний для споживання, їстівний: поживні речовини; споживчий — який служи гь для задоволення потреб споживання: споживчий ринок; споживацький — властивий тому, хто прагне задовольнити власні потреби: споживацькі інтереси.
З точністю мовлення багато спільного має логічність, (іо характеризує мовлення з огляду на його зміст, а також забезпечує смислову послідовність змісту. Логічність мовлення передбачає точність і правильність вживання слів, словосполучень, речень. Однак це можливо за умови логічного мислення. Тому треба вчитися чітко й послідовно мислити.
Наслідком неохайного ставлення до добору слів є тавтологія (невиправдане повторення спільнокореневих слів) та плеоназм (вживання зайвих слів), використані без певної стилістичної мети. У документах вони поширеніші, ніж можна було б сподіватися. Надмірне захоплення "зайвими словами" не створює враження чогось значного, глибокого, а лише підкреслює звичайний, буденний, іноді й убогий зміст*: вільна вакансія; прейскурант цін; моя автобіографія; свій автопортрет; передовий авангард науки; власноручний підпис руки тощо.
Щоб запобігти цим недоречностям, слід знати, що причинами помилок у логіці викладу найчастіше бувають:
1) поєднання логічно несумісних слів: жахливо вдалий день;
2) використання зайвих слів: моя власна думка;
3) заміна особової форми дієслова активного стану зворотним дієсловом: вибачте мені — вибачаюся;
4) неправильне чергування низки однорідних членів речення: акти і документи;
5) неправильна координація присудка із складеним підметом: дехто з нас знали;
6) порушення порядку слів (частин речення) у реченні: Секретарка сиділа у приймальні, яку ми вперше бачили;
7) вживання дієприслівникових зворотів на місці підрядних речень: Повернувшись у село, випускнику вузу обіцяли ро-боту за фахом;
8) порушення смислового зв'язку між окремими висловлюваннями у тексті: На факультеті п'ять гуртків, які працюють при кафедрах, вони функціонують вже понад десять років;
9) невміння поділити текст на абзаци.
Логічність і точність викладу впливає на розуміння й сприйняття змісту висловлювання слухачем або читачем.
Доречним є текст, у якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення.
Доречність мовлення нерозривно пов'язана з його чистотою. Для чистоти мовлення важливим є вживання слів, що відповідають літературній нормі. Руйнують чистоту мовлення діалектні, просторічні слова, канцеляризми, професіоналізми, іншомовні слова. Надмірне використання їх засмічує мову, робить її громіздкою, важкою для сприйняття. Ці слова варто вживати лише в разі потреби. Щодо іншомовних слів, то слід використовувати ті, які стали міжнародно визнаними — фінансові терміни, терміни бухгалтерського обліку, поштово-телеграфних зв'язків, діловодства, зовнішньої торгівлі: віза, гриф, бланк, кредит, штраф тощо.
Бажано заміняти у тексті іншомовні слова українськими відповідниками; вживати слова іншомовного походження у тому значенні, яке зафіксоване у словниках; не слід в одному і тому самому документі використовувати іншомовне слово і власне українське, ліпше надати перевагу останньому. Щоб полегшити сприйняття й оформлення документів, слід пам'ятати, що завжди можна знайти відповідники:
адекватний — рівний, відповідний, однаковий;
апелювати — звертатися;
інцидент — випадок, пригода, непорозуміння, неприємна подія;
компенсація — відшкодування, оплата;
прерогатива — перевага, привілей;
пріоритет — перевага, першість, переважне право;
рентабельний — вигідний, доцільний, прибутковий тощо.
У діловому мовленні особливо актуальною є проблема штампів — готових зразків для висловлення думки: вищезазначені, що нижче підписалися, беручи до уваги, зупинитися на питанні, доводити до відома, взяти за основу. Недоречне їх використання призводить до беззмістовної фрази, до неконкретного змісту. Не варто переносити в усне мовлення кліше писемного ділового мовлення, які в документі є логічними зв'язками між частинами. Канцеляризми — складні, громіздкі слова та фрази. За формою вони відповідають нормам літературної мови, що утруднює боротьбу з ними:
У справі підвищення кваліфікації на сьогоднішній день ми маємо...
Має місце наявність порушення техніки безпеки виробництва...
Виконати планове завдання по лінії усіх показників...
Належить розробити заходи щодо усунення наявних недоліків...
Вирішили акцентувати увагу на впровадженні нових форм організації праці...
Приступили до конкретної реалізації намічених планів...
Беззмістовною мову робить і надмірне вживання вставних слів, які нічого не виражають у тексті: значить, отже, взагалі, ну, так би мовити, розумієте, буквально та ін. Часте вживання "пустих слів" створює враження некомпетентності, нерішучості, низької мовної культури.
На рівні вимови чистота мовлення досягається дотриманням норм наголошення:
випадок
виписка
виклик
виробіток, але: вимова
видавництво виховання;
пдзначка
посвідка, проте: читйння питйння надання навчйння завдання;
вміння
вчення, але: знаннА званнА; літбпис рукопис , живопис машинопис
гуртожиток, однак: листопад снігоп&д.
Проте є слова з подвійним наголосом:
Щоб мовлення було переконливим, живим, необхідно використовувати фразеологізми, допустимі в офіційно-діловому, стилі. Цілком природно будуть вжиті стійкі сполуки такі, як:
круглий стіл докласти зусиль внести лепту увійти в ритм (у роль) держати курс.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або до виконання прохань, викладених у документі.
Текст складається з таких логічних елементів:
1) вступу (зазначається привід, що став причиною укладення документа, викладається історія питання та ін.);
2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);
3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).
Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, — складним.
Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ'відсутній) порядок розташування логічних елементів.
У діловому спілкуванні чільне місце посідають службові листи.
Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією, основний засіб встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями тощо.
За кількістю адресатів розрізняють такі службові листи:
За функціональними ознаками листи поділяються на такі, що потребують відповіді, й такі, що не потребують відповіді.
Групи однотипних службових листів:
Класифікаційні ознаки листа як документа:
Послідовність реквізитів службового листа така:
Ділові листи не повинні бути надто довгими і трафаретизованими.
Вимоги до оформлення реквізитів службового листа:
Адресат
Назву установи і структурного підрозділу адресата оформляють у називному відмінку, найменування посади, прізвище, ім’я, по батькові — у давальному відмінку.
Якщо лист адресований установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи.
Адреса адресата у листі вказується у такій послідовності: «Куди», «Кому», «Адреса»; на конверті — «Кому», «Куди», «Адреса».
Дата
На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів необхідно розмістити номер розрахункового рахунка у відділенні банку.
Текст
Починати листа необхідно з ввічливої форми звертання. Текст листа повинен складатися з двох частин: опису фактів або подій; висновків та пропозицій.
Абзац складається 5 інтервалами від поля і містить:
Віза
Підписує службовий лист переважно керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу, зазначаючи посаду, звання, ранг, статус. Остання інформація службового листа — віза виконання, підпис на копію.
Постскриптум
Постскриптум (P.S.) можливий лише за умови, якщо після написання листа сталася подія, про яку адресант неодмінно має повідомити адресата. Після цього реквізиту необхідно поставити підпис.
Особливості оформлення сторінки:
Правила ввічливості традиційно вимагають відповіді на лист протягом 7-10 днів.
Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід протягом трьох днів повідомити про його одержання й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.
Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.
Лист-вітання можна надсилати впродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про врочистість.
Основні відомості про найпоширеніші у професійному спілкуванні листи
До цієї групи документів належать: заяви, скарги, пропозиції, накази щодо особового складу, автобіографія, характеристика, резюме, контракти з найму працівників, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, особова справа.
Заява
Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.
За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.
У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:
У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності виставленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).
Заява пишеться від руки в одному примірнику.
Характеристика
Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.
Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.
Основні реквізити характеристики:
Автобіографія
Автобіографія — це опис свого життя.
Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографіях обов'язково зазначаються:
Заголовок ("Автобіографія") пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора—праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія — розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія — документ з точним поданням фактів.
Автобіографія — обов'язковий документ особової справи.
Зростаюча увага до питань соціолінгвістики, зокрема до питань мовної комунікації, принципів моделювання комунікативного акту, функціонування мови в усіх сферах суспільної діяльності є однією з важливих особливостей сучасного і зарубіжного мовознавства. У колі цієї загальної проблематики досить важливим є також вивчення мовленнєвого етикету — правил мовленнєвої поведінки. Ці правила закріплені в системі стійких висловів, прийнятих даним колективом носіїв цієї мови на певному етапі розвитку суспільства в особливих ситуаціях спілкування.
Головна особливість спілкування як процесу — взаємодія. Процес спілкування охоплює соціальну взаємодію членів суспільства — їх спільну діяльність, інтсрукцію і власне комунікацію. Упорядкованість досягається за допомогою правил і норм, які регулюють характер спілкування залежно від його мети і засобів. Спілкуючись, індивіди повинні рахуватися із соціальними нормами, звичаями, традиціями, що існують у даному суспільстві. Така необхідність нормативного регулювання спілкування, на думку Л. М. Архангельського, продиктована потребою "забезпечення цілісності суспільства як системи, стійкості взаємопов´язаних видів соціальної діяльності" .
Життя будь-якого суспільства неможливе без дотримання соціальних норм і звичаїв, які регулюють суспільну діяльність і якнайтісніше пов´язані з процесом формування особистості, її соціалізацією.
Соціальні норми взаємин у суспільстві складалися поступово й природним шляхом. Корені їх у будь-якому етносі сягають сивої давнини, беруть початок з того часу, коли людина вперше вступила в суспільні відносини.
Жодна суспільна формація не обходилася без норм людської поведінки і спілкування. На певному етапі історичного розвитку, приблизно за часів Людовика XIV (XVII століття) норми зовнішньої культури поведінки — правила пристойності, гарного тону — отримали загальну назву "етикет". За визначенням авторів "Словника з етики", етикет — це "сукупність правил поведінки, що регулюють зовнішні прояви людських взаємин (поводження з оточуючими, форми звертань і привітань, поведінка в громадських місцях, манери і одяг)"2.
Етикет функціонує в суспільстві як сукупність двох форм поведінки: мовленнєвої і немовленнєвої.
Мовлення людини — це своєрідна візитна картка, це свідчення рівня освіченості людини, її культури, а разом з тим, через сукупну мовленнєву практику мовців — це і показник культури суспільства.
Культура мовлення — це система вимог, регламентацій стосовно вживання мови в мовленнєвій діяльності (усній чи писемній).
Культурою мови називають дотримання усталених мовних норм усної і писемної літературної мови, а також свідоме, цілеспрямоване, майстерне використання мовно-виражальних засобів залежно від мети й обставин спілкування1.
Головним завдання культури мови є:
• виховання навичок літературного спілкування;
• пропаганда й засвоєння літературних норм у слововжитку, граматичному оформленні мови;
• у вимові та наголошуванні;
• неприйняття спотвореної мови, або суржику.
Людина з низькою культурою мовлення порушує правила слововживання, граматики, вимови та наголошення, написання.
Якщо ж людина володіє культурою мовлення, то про неї кажуть, що це людина розвинутого інтелекту і високої загальної культури.
У чому ж виявляється культура мовлення?
Насамперед, у таких аспектах, як нормативність, адекватність, естетичність, поліфункціональність мовлення.
Нормативність — це дотримання правил усного та писемного мовлення: правильне наголошування, інтонування, слововживання, будова речень, діалогу, тексту, це дотримання загальноприйнятих стандартів. Наше завдання — розвинути в собі здатність оптимального вибору мовних засобів відповідно до предмета розмови.
Український народ здавна відзначався культурою мовних стосунків. Так, турецький мандрівник Евлія Челебі після перебування в 1657 році в Україні писав, що українці — це стародавній народ, а їхня мова всеосяжніша, ніж перська, китайська, монгольська. До речі, його цікавили лайливі слова в різних мовах. Так от, у цій "всеосяжній" українській мові йому вдалося знайти аж чотири лайливих вирази: "щезни, собако", "свиня", "чорт", "дідько".
Культура мовлення суспільства — це чи не найяскравіший показник стану його моральності, духовності, культури взагалі. Словесний бруд, що заполонив мовлення наших співгромадян, мовленнєвий примітивізм, вульгарщина — тривожні симптоми духовного нездоров´я народу.
Нині культура і мова виявилися об´єднаними в царині духовних вартостей кожної людини і всього суспільства. Мабуть, ніхто не буде заперечувати, що через низьку культуру мови виявляються виразні ознаки бездуховності.
Мовна неграмотність, невміння написати елементарний текст, перекласти його з української мови на російську чи навпаки чомусь перестали сприйматись як пляма на службовому мундирі.
Мовна культура кожної людини і студентів зокрема має стати надійною опорою у вираженні незалежності думки, розвиненості людських почуттів. Обов´язковою ознакою високої мовної культури є володіння лексичним багатством рідної мови. Кожна культурна людина з вищою освітою має вчитися глибше пізнавати тонкощі рідної мови, сприймати гру відтінків рідного слова (учитися серцем сприймати красу слова). Адже українська мова може здивувати і захопити. Зверніть увагу на:
— її синонімічне багатство (наприклад синоніми до слова "бити" — вдарити, відшмагати, вгріти, випарити, випороти, висікти, віддухопелити, врізати, впекти, всипати, вшкварити, гамселити, гатити, гепнути, дзвякнути, дубасити, духопелити, затикати, заїхати, калатати, катувати, клепати, кокнути, кулачити, мазнути, місити, молотити, обамбурити, одшкварити, спороти, періщити, пороти, потрошити, свиснути, сікти, стукнути, тарахнути, телепнути, товкти, тріснути, тюжити, ударити, усмалити, уперіщити, урізати, хвоськати, хльоскати, цьвохнути, частувати, чухрати, шмагати, шкварити, шмагнути, шмиргнути);
— багатство фразеологічних зворотів та крилатих висловів (байдики бити; дивитися чортом; Богу душу віддати; брати за барки; вивести на чисту воду; витрішки продавати; втерти носа; дати гарбуза; вашими устами та мед пити; валити з хворої голови на здорову; в гречку скакати; втопити в ложці води; сидіти на шиї). Але потрібно пам´ятати, що подібні вирази можна використовувати в розмовно-побутовому мовленні і заборонено — в офіційному;
— багатство українських прізвищ свідчать про спостережливість, гумор народу: Білозір, Всдибіда, Вернигора, Вирвихвіст, Вівчарик, Волоцюга, Гарник, Гречкосій, Гуляйвітер, Дармограй, Дзига, Забіяка, Закусило, Залицяйло, їжакевич, Киця, Кривошия, Круть, Макодзьоб, Морикінь, Неїжборщ, Нетудихата, Салоїд, Те-рпеливець тощо);
— багатство прислів´їв і приказок про всі сторони життя. Напр.: про шлюб і кохання: "Сухарі з водою, аби серце з тобою", "До любої небоги нема далекої дороги", "Кому як мара, а кому як зоря", "Я його так люблю, як сіль в оці, а коліку в боці", "Вона за ним сохне, а він і не охне", "Жінка чоловікові подруга, а не прислуга", "Не заглядайся на чужих жінок, бо свою згубиш" та ін.
— лексичне багатство. Українська мова може звучати на найрізноманітніших регістрах: по-простацькому і найвишуканіше. Нею можна передавати найтонші настроєві гами, надається вона й до найповажнішого інтелектуального мислення й творення.
Мовлення спеціаліста — його візитна картка. Це стосується як володіння українською мовою, так і іншими мовами. Не забуваймо вислів: "Скільки людина знає мов, стільки разів вона людина". Володіння нормами будь-якої мови — це свідчення рівня освіченості спеціаліста, його культури.
Якщо ж спеціаліст володітиме і культурою мовлення, то про нього казатимуть, що це людина розвинутого інтелекту і високої загальної культури.
Тому під час занять потрібно привчати себе слідкувати за тим, чи дотримуються виступаючі правил усного та писемного мовлення (правильне наголошування, інтонування, слововживання, будова речень, діалогу, тексту). Це дотримання загальноприйнятих стандартів. Потрібно розвивати здатність оптимального вибору мовних засобів відповідно до предмета розмови.
Порада: учіться слухати себе та інших з погляду нормативності. Будьте вдячними тому, хто виправляє ваші мовленнєві помилки. Свої ж зауваження, поради та рекомендації іншим робіть тактовно, делікатно.
Експериментально доведено, що грубе слово як негативний подразник діє кілька секунд, але реакція на нього триває декілька годин і навіть днів. Як наслідок — порушення нервової та серцево-судинної діяльності людини, її хвороба, а іноді й смерть.
Тому висока культура мовлення — не інтелігентська забаганка, а життєва необхідність для народу.
Основні ознаки культури мови:
1) змістовність (потрібно продумувати текст і основну думку висловлювання; розкривати їх повно; говорити й писати лише те, що добре відомо; не говорити й не писати зайвого; добирати матеріал, якого не вистачає);
2) правильність і чистота (дотримуватися норм літературної мови);
3) точність (добирати слова і будувати речення так, щоб найточніше передати зміст висловлювання);
4) логічність і послідовність (говорити і писати послідовно, забезпечувати смислові зв´язки між словами і реченнями в тексті;
складати план виступу чи лекції; систематизувати дібраний матеріал; уникати логічних помилок);
5) багатство (використовувати різноманітні мовні засоби, уникати невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень);
6) доречність (ураховувати, кому адресовано висловлювання, як воно буде сприйняте при певних обставинах спілкування);
7) виразність і образність (добирати слова і будувати речення так, щоб якнайкраще, якнайточніше передати думку, бути оригінальним у висловлюванні і вміти впливати на співрозмовника).
Звичайно, основною комунікативною якістю мовлення є правильність — об´ємна і складна ділянка культури мовлення. Щоб говорити правильно, потрібно досконало володіти нормами літературної мови (норма — це загальноприйнятий звичай вимовляти, змінювати, записувати слово, будувати речення, текст відповідно до стилю мовлення). Правильне мовлення передбачає користування усіма мовними правилами, уміння будувати висловлювання, що відповідає обраному типу і стилю.
Знання цієї системи, а ще більше — повсякденна їх реалізація, гармонія знань і внутрішнього світу людини, без перебільшень, є своєрідним барометром духовної зрілості нації.
Як досягти високої культури мовлення, виразності й багатства індивідуальної мови?
Поради:
• виробіть стійкі навички мовленнєвого самоконтролю і самоаналізу;
• не говоріть квапливо — без пауз, "ковтаючи" слова;
• частіше "заглядайте у словник" (М. Рильський), правопис, посібники зі стилістики тощо;
• постійно збагачуйте свій інтелект, удосконалюйте мислення, бо немає думки — немає мови;
• постійно збагачуйте себе новими мовними засобами зі сфери професійного мовлення свого і близьких фахів;
• вивчайте мовлення майстрів слова;
• читайте хоч би періодично українську класичну і сучасну літературу та публіцистику, пресу з тим, щоб мати "на слуху" рівень розвитку сучасної української літературної мови;
• постійно будьте уважними до своєї мови і мови найближчих осіб, колег, дбайте про автоматизм гарного мовлення;
• сприймайте мову як свою людинолюбну сутність, як картину світу, як порадника і помічника в суспільному житті;
• оволодівайте жанрами, видами писемного мовлення, зокрема ділового мовлення;
• привчайте себе до системного запису власних думок та спостережень, щоденникових записів, сімейної хроніки тощо;
• виробіть звичку читання "з олівцем у руках";
• жоден цікавий і вартісний вираз не повинен бути втрачений для вас.
Кожна людина повинна дбати про культуру свого мовлення.
Відомо, що етикет підніс типові висловлювання у ранг нормативного, зовнішньо обов´язкового поводінкового імперативу. Тому кожен спеціаліст має дбати про дотримання правил мовного етикету.
Що ж таке мовний етикет ?
Мовний етикет — це сукупність мовних засобів, які регулюють нашу поведінку в процесі мовлення. Термін етикет походить від французького слова etiguette, що означає ярлик, етикетка.
Український мовленнєвий етикет, на думку М. Стельмаховича, — це національний кодекс словесної добропристойності, правила ввічливості. "Він сформувався історично в культурних верствах нашого народу й передається від покоління до покоління як еталон порядної мовленнєвої поведінки українця, виразник людської гідності й честі, української шляхетності й аристократизму духу... Українське виховання застерігає дітей і молодь від вживання грубих, лайливих, образливих слів" .
Мовленнєвий етикет висуває перед людьми, що спілкуються, певні вимоги. їх розмова має бути ввічливою, статечною, пристойною, а самі комуніканти мають виявляти один до одного уважність і чемність.
С. К. Богдан зазначає, що мовний етикет українців є унікальною, універсальною моделлю їх мовної діяльності. Знання цієї системи, а ще більше — повсякденна їх реалізація, гармонія знань і внутрішнього світу людини, без перебільшень, є своєрідним барометром духовної зрілості нації .
Подібне традиційне розуміння мовленнєвого етикету встановилося в лінгвістичній, соціо- і психолінгвістичній літературі. Проте мовленнєвий етикет можна розуміти й значно ширше — як форму нормативної мовленнєвої поведінки в суспільстві в цілому . Так, дослідники англійського мовленнєвого етикету стверджують, що коло етикетних засобів значно ширше: сюди входять і евфемізми ("слова і вирази, які вживаються з метою уникнення слів з грубим чи непристойним змістом або з неприємним у певних умовах забарвленням, напр.: поважного віку замість старий, говорити неправду — брехати"), і способи найменувань.
Головне призначення етикету, в тому числі й мовленнєвого, — встановлення сприятливого контакту між людьми, регулювання їх взаємин на основі принципу ввічливості. Адже мета спілкування — вплив однієї людини на іншу, регуляція поведінки об´єкта спілкування суб´єктом .
Без знання прийнятих у суспільстві правил мовного етикету, не володіючи вербальними формами вираження ввічливих взаємин між людьми, особистість не може правильно встановити різноманітні контакти з оточуючими, тобто, не може з найбільшою користю для себе і для оточуючих здійснити сам процес спілкування.
Існують формули мовного етикету. Відомо, що спілкування можливе за наявності: мовця, адресата, до якого звернена мова; мети і теми мовленнєвої діяльності. Схематично код мовленнєвої ситуації можна зобразити так: "хто — кому — чому — про що — де — коли". Етикетною вважається тільки та ситуація, для якої суттєвими є відмінності між мовцями (їхній вік, соціальний статус, стать тощо). Структуру мовного етикету визначають такі основні елементи комунікативних ситуацій, які властиві всім мовцям: звертання, привітання, прощання, вибачення, подяка, побажання, прохання, знайомство, поздоровлення, запрошення, пропозиція, порада, згода, відмова, співчуття, комплімент, присяга, похвала тощо. З-поміж них вирізняють ті, що "вживаються при зав´язуванні контакту між мовцями — формули звертань і вітань; при підтриманні контакту — формули вибачення, прохання, подяки та ін.; при припиненні контакту — формули прощання, побажання тощо. Це — власне етикетні мовні формули" .
Названі елементи мовного етикету "покликані репрезентувати насамперед увічливість співбесідників". Дотримуючись правил мовного етикету, ми "передусім засвідчуємо свою вихованість, шану і уважність до співрозмовника, привітність, приязнь, прихильність, доброзичливість, делікатність, тобто риси, віддавна притаманні нашому народові"1
Ситуації "ввічливого контакту" між комунікантами — необхідна й важлива складова частина процесу спілкування.
Вислови мовленнєвого етикету, закріплені за певними ситуаціями ввічливих взаємин між комунікантами, у результаті багаторазової повторюваності стали стійкими формулами спілкування, стереотипами — типовими, стійко повторюваними конструкціями, що використовуються практично в усіх ситуаціях спілкування і являють собою готові формули не лише з точки зору їх морфолого-синтаксичної структури, а й з точки зору їх лексичної наповненості. Без таких стереотипних виразів, механічно відтворюваних у типових мовленнєвих ситуаціях ввічливості, обійтися, очевидно, неможливо. Вони вмотивовані стилістично, функціонально, оскільки забезпечують точність, однозначність і економність процесів спілкування.
Мовленнєвий етикет студентів, як етикет взагалі (складова культури), не існує поза часом і простором. Це обов´язково конкретний етикет конкретного суспільства (чи його прошарку) на певному історичному етапі розвитку цього суспільства.
Загальна ж функціональна типологія одиниць мовленнєвого етикету українського народу може бути представлена у такому вигляді (наводимо приклади найбільш типових формул):
1. Етикетні одиниці, якими виражається вітання: Добрий ранок! Доброго ранку! Добрий день! Доброго дня! Добридень! Добрий вечір! Здрастуйте! Здоров був! Здоровенькі були! Доброго здоров ´я! Моє шанування! Вітаю Вас! Радий (-а) вітати Вас! Скільки літ, скільки зим! Яким вітром? Салют! Радий (рада) вас (тебе) бачити (вітати)!
Поради:
• Вітаючись, добирайте ту вітальну формулу, яка підходить для даної ситуації.
• Вітаючись, привітно посміхайтеся. Дивіться людині у вічі.
• Вітаючись, не тримайте руки в кишенях. Зніміть рукавички (у рукавичках може дозволити собі вітатися лише жінка).
• Якщо ви молодший, вітайтеся першим.
• Якщо ви кудись зайшли (до установи, до квартири чи хати друзів), вітайтеся першим (першою).
• Жінку має вітати чоловік (руку для вітання першою подає жінка).
• Підлеглий має привітати свого керівника (а руку може подати першим керівник).
• Незалежно від віку, статі, посади тощо першим (першою) вітається той (та), хто заходить до кімнати (кабінету).
• Ідучи в гості, не забудьте, що першою маєте привітати господиню, потім господаря, потім гостей (у тому порядку, як вони сидять).
2. Формули із значенням прощання: Прощайте! Прощавайте! До зустрічі! До побачення! Щасливо! Дозвольте попрощатись! Бувай (бувайте) здорові! Дозвольте відкланятись! На добраніч! Щасливої дороги! Будь щасливий (-а, -і)! Я з Вами не прощаюсь! Ми ще побачимось! Ми ще зустрінемось!
3. Вислови вибачення: Вибачте, пробачте, даруйте, прошу вибачення, я дуже жалкую, мені дуже шкода, прийміть мої вибачення, винуватий (-а), приношу свої вибачення, перепрошую, не гнівайтесь на мене, я не можу не вибачитись перед Вами; якщо можеш, вибач мені; не сердься на мене; вибач (-те), будь ласка; дозвольте просити вибачення, я не можу не просити у Вас пробачення...
4. Мовленнєві одиниці, що супроводжують прохання: Будь ласка, будьте ласкаві, будьте люб´язні, прошу Вас, чи не змогли б Ви чи можу я попрохати Вас..., маю до Вас прохання..., чи можу звернутися до Вас із проханням..., дозвольте Вас попросити..., якщо Ваша ласка..., ласкаво просимо..., якщо Вам не важко..., не відмовте, будь ласка, у проханні..., можливо, Ви мені допоможете...
5. Формули подяки: Спасибі! Дякую! Прийміть мою найсер-дечнішу (найщирішу) подяку! Не знаю, як і дякувати вам (тобі)!
6. Конструкції побажальної модальності: Будь(-те) щасливий (-а, і)! Щасливої дороги! Успіхів тобі (Вам)! Хай щастить! Зичу радості (гараздів, успіхів)! З роси і води!
7. Формули привітань з певної нагоди: Поздоровляю з Вітаю (Вас, тебе) з Прийми (-іть) поздоровлення (привітання) з З Новим роком! З днем народження!
8. Типізовані фрази ритуалу знайомства: Знайомтесь ....Я хочу представити тобі (Вам).... Дозволь(-те) представити (познайомити, рекомендувати) .... Рекомендую .... Маю честь представити (рекомендувати) тощо.
9. Звертання: мамо, тату, доню, сину, сестро, брате, бабусю, дідусю, пані, пане, панно, паничу, панове, добродію, добродійко, добродії, товаришу, товариство, друже, приятелю, подруго, колего...
10. Згода, підтвердження: Згоден, я не заперечую, домовилися, Ви маєте рацію, це справді так, авжеж, звичайно, певна річ, так, напевно, обов´язково, безперечно, безсумнівно, безумовно, ми в цьому впевнені, будь ласка (прошу), гаразд (добре), з приємністю (із задоволенням)...
11. Заперечення: Ні; ні, це не так; нас це не влаштовує; я не згодний (згоден); це не точно; неможна; не можу; ні, не бажаю; Ви не маєте рації; Ви помиляєтесь; шкодую, але я мушу відмовитись; нізащо; це даремна трата часу; дякую, я не можу; про це не може бути й мови...
12. Співчуття: Я Вас розумію; я відчуваю Вашу схвильованість (Ваш біль, Вашу стривоженість. Ваше хвилювання); це болить і мені; це не може нікого залишити байдужим; я теж перейнялася Вашим болем (горем, тривогою); я співпереживаю (Вашу втрату, Вашу тривогу); треба триматися, людина сильна; не впадайте у відчай (час усе розставить на місця, час вилікує, загоїть рану, втамує біль)...
13. Пропозиція, порада: Дозвольте висловити мою думку щодо..., а чи не варто б..., чи не спробувати б Вам..., чи не були б Ви такі ласкаві прийняти мою допомогу (вислухати мою пропозицію, пораду), чи не погодилися б Ви на мою пропозицію...
Як бачимо, кожна із ситуативно-тематичних груп становить синонімічний ряд етикетних одиниць, які різняться за семантичними і стилістичними ознаками. Наявність синонімічних рядів обумовлює можливість вибору одиниці в комунікативному акті, оскільки особистість характеризується не лише тим, що вона робить, але й тим, як вона це робить. Вибір етикетних одиниць ко-мунікантами передусім залежить від таких визначальних екстралінгвістичних факторів, як:
1) соціальна роль;
2) вік;
3) місце проживання;
4) стать;
5) культурно-освітній рівень адресата й адресанта, соціальна дистанція між ними;
6) характер ситуації спілкування;
7) специфіка взаємин між комунікантами;
8) меншою мірою вибір потрібної етикетної одиниці зумовлений особистісними характеристиками мовця, його психологічними установками (наприклад, схильність до руйнування мовленнєвого шаблону, намагання виявити свою індивідуальність у ситуаціях-стереотипах).
Поради:
• Завжди контролюйте себе що — кому — чому — про що — де — коли ви говорите.
• Дотримуйтесь правил мовного етикету.
• Засвідчуйте свою вихованість, шану і уважність до співрозмовника, привітність, приязнь, прихильність, доброзичливість, делікатність.
36. Резюме
Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.
Як скласти гарне резюме
Саме по собі резюме, навіть найгарніше, нікому роботи не дасть. Але воно дає вам шанс виділитися в потоці інформації, що попадає в компанію або в кадрове агентство. Добре складене резюме збільшує ваші шанси зацікавити роботодавця своєю кандидатурою й одержати запрошення на особисту співбесіду.
Єдиного стандарту для складання резюме (або CV - від латинського "Curriculum Vitae", "шлях життя") у світовій і вітчизняній практиці не існує. Найбільш звичним для кадровиків є коротке (на 1-2 сторінки) резюме, складене за хронологічним принципом.
Гарні, конкретні резюме можуть відрізнятися одне від одного деталями своєї побудови. Але є кілька головних вимог, виконуючи які ви робите своє резюме більш ефективним. До них можуть бути віднесені:
Цілеспрямованість. Добре, якщо з резюме легко зрозуміти, на яку роботу ви претендуєте і чому вас можуть розглядати як гідного кандидата для цієї роботи. Для цього рекомендую вводити в резюме роздягнув "Мета", а при описі досвіду роботи конкретно показувати ваші функції і досягнення.
Зручність сприйняття резюме. У людини, що переглядає пачку резюме, для первинного ознайомлення з кожним з них звичайно є 1-2 хвилини. Після цього резюме буде або відібрано для більш детального вивчення і можливої роботи з вами як з кандидатом, або відправлено в базу даних (у кращому випадку), або викинуто.
Для зручності сприйняття резюме повинне бути добре структурованим, досить крупно і красиво видрукуваним, а також не містити другорядних даних і дрібниць (наприклад, про батьків, віросповідання і т. д.).
Культура складання й оформлення. Граматичні помилки, суржик, помилки, рукописне оформлення й інші подібні вади не роблять честі авторові резюме. За інших рівних умов у першу чергу зацікавляться тим кандидатом, чиє резюме культурно оформлено.
Невдалі резюме звичайно є результатом недотримання зазначених вище основних вимог. Приведемо кілька типових помилок:
Зайво об'ємне резюме. Якщо ви представляєте резюме не за попередньою домовленістю, а у відповідь на оголошення про вакансії, то ідеальним обсягом є одна сторінка. Для фахівця з великим досвідом і довгим послужним списком припустимі дві сторінки. Думаю, що резюме в три-чотири сторінок може бути правильним при відправленні по попередній конкретній домовленості, або при напрямку його в агентство, що займається підбором керівників вищої ланки (Executive Search).
Рукописне резюме. Якщо ви претендуєте на одержання престижної і високооплачуваної роботи, ви зобов'язані знайти можливість красиво віддрукувати ваше резюме. Не пройшовши цього тесту, ви навряд чи будете розглядатися як серйозний кандидат. Грубою помилкою варто вважати представлення в компанію або кадрове агентство заповненого від руки бланка анкети, отриманого зовсім в іншому місці (наприклад, вирізаного з газети).
Резюме з зайвою інформацією. Що тільки не вказують у резюме. Наприклад, дворянське походження, знак зодіаку, дати народження близьких родичів, численні захоплення. І навіть ріст, вага і достоїнства фігури, при цьому претендуючи не на посаду фотомоделі, а зовсім на іншу роботу.
Резюме, що є випискою з трудової книжки. Докладно перелічуються всі підприємства і посади, навіть зведення про занесені в трудову книжку подяках. І нічого про конкретну роботу і досягнення. А саме ці зведення з резюме характеризують кваліфікацію претендента і є дуже важливими для роботодавця.
Недбало і неграмотно складені резюме. Очевидна неохайність резюме мимоволі асоціюється з діловими якостями його автора.
Склавши варіант резюме, спробуйте ввійти в роль потенційного роботодавця і подивитися на ваше резюме його очима. І, можливо, вам стане ясним, як поліпшити резюме і зробити його більш ефективним.
37. Етика ділового спілкування - вчення про прояв моралі і моральності в діловому спілкуванні, взаєминах ділових партнерів. [2]
В основі етики ділового спілкування повинна бути координація, а по можливості і гармонізація інтересів.
Етика ділових відносин є професійною етикою, що регулює систему відносин між людьми у сфері бізнесу. Принципи - це абстраговані, узагальнені уявлення, які дають можливість тим, хто на них спирається, вірно формувати свою поведінку, свої дії, своє ставлення до чого-небудь.
Принципи етики ділових відносин, тобто професійної етики, дають конкретному співробітнику в будь-якій організації концептуальну етичну платформу для рішень, вчинків, дій, взаємодій і т.п.
Загальноприйнятим є центральне положення так званого золотого стандарту: «У рамках службового положення ніколи не допускати по відношенню до своїх підлеглих, до керівництва та колегам свого службового рівня, до клієнтів і т.п. таких вчинків, яких би не бажав бачити по відношенню до себе ». [3]
2.Необхідна справедливість при наділення співробітників необхідними для їх службової діяльності ресурсами (грошовими, сировинними, матеріальними та ін)
Третій принцип вимагає обов'язкового виправлення етичного порушення незалежно від того, коли і ким воно було допущено.
Згідно з четвертим принципом, званому принципом максимуму прогресу, службову поведінку і дії співробітника визнаються етичними, якщо вони сприяють розвитку організації (або її підрозділів) з моральної точки зору.
Логічним продовженням четвертого принципу є п'ятий принцип-принцип мінімуму прогресу, відповідно до якого дії співробітника або організації в цілому етичні, якщо вони хоча б не порушують етичних норм.
Сутність шостого принципу в наступному: етичним є терпиме ставлення співробітників організації до моральних принципів, традицій та іншим, які мають місце в інших організаціях, регіонах, країнах.
Сьомий принцип рекомендує різне поєднання індивідуального релятивізму і етичного релятивізму до вимог загальнолюдської етики.
Згідно восьмому принципом індивідуальне та колективне начало одно признаваемость за основу при розробці та прийнятті рішень у ділових відносинах.
Дев'ятий принцип нагадує, що не слід боятися мати власну думку при вирішенні будь-яких службових питань. Однак нонкоформізм як риса особистості повинен виявлятися в розумних межах.
Десятий принцип - ніякого насильства, тобто «Натиску» на підлеглих, що виражається в різних формах, наприклад, у наказовій, командної манері ведення службового розмови.
Одинадцятий принцип-сталість впливу, що виражається в тому, що етичні стандарти можуть бути впроваджені в життя організації не одноразовим наказом, а лише за допомогою безперервних зусиль з боку і менеджера, і рядових співробітників.
Дванадцятий принцип - при впливі (на колектив, на окремих співробітників, на споживача тощо) враховувати силу можливої протидії.
Тринадцятий принцип полягає в доцільності авансування довірою до почуття відповідальності співробітника, до його компетенції, до почуття обов'язку і пр.
Чотирнадцятий принцип настійно рекомендує прагнути до безконфліктності.
П'ятнадцятий принцип - свобода, не обмежує свободи інших.
Шістнадцятий принцип можна назвати принципом сприяння: співробітник повинен не тільки сам надходити етично, але і сприяти такому ж поведінці своїх колег.
Сімнадцятий принцип свідчить: не критикуй конкурента.
Мається на увазі не тільки конкуруюча організація, але і «внутрішній конкурент» - колектив іншого відділу, колега, в якому можна «побачити» конкурента.
Принципи етики ділових відносин повинні служити підставою для вироблення кожним співробітником будь-якої фірми власної особистої етичної системи.
Перелік принципів може бути продовжений з урахуванням специфіки діяльності тієї чи іншої організації. Існує принципи професійної етики.
Спільним для всіх професій є вимога максимально високої якості роботи в межах обумовлених можливостей. Неприпустимо протиставлення корпоративних інтересів інтересам клієнта.
Общеупотребительно вимога ставлення до клієнта, відвідувачеві, покупцеві і т.д., як до суб'єкта, а не об'єкту професійної діяльності, неприпустимість маніпулювання, введення людей в оману, в багатьох професіях розуміється як принцип «інформованої згоди». [4]
Інформована згода існує в усіх професіях і відображає вимога дотримання права людини на інформацію, що стосується його особисто або його інтересів, гарантоване Декларацією прав людини. [5] Воно означає також неприпустимість дезінформування та замовчування важливої інформації.
Інформована згода означає максимальну інформацію, надану фахівцями, щодо існування здоров'я, часу, матеріальних витрат, можливих наслідків або втрат, втрат можливостей чи моральної шкоди гідності.
Ця інформація є умовою добровільного прийняття клієнтом, пацієнтом, учням, відвідувачем змісту форм, методів, прийомів, часу, ціни і якості його обслуговування (лікування), навчання і передбачуваного результату з урахуванням можливих ускладнень.
Спільним для всіх професій є принцип збереження професійної таємниці, конфіденційності відомостей про клієнтів, інформаційних запитах, послуги, технології, рецептах.
Конфіденційність стосовно до роботи фахівця слід розуміти як неразглашаемость відомостей, що стосуються фахівця і стали надбанням фахівця в результаті виконання ним службових обов'язків або у зв'язку з ними.
Повага прав власності - важливий принцип професійної етики.
У багатьох професіях сьогодні принципом є колегіальність.
Важливим принципом професійної діяльності в умовах демократії є право на критику.
Екологічний принцип зобов'язує фахівців піклуватися про чистоту приміщень і повітря, профілактичні заходи в періоди епідемій, заощадженні тепла, води, електроенергії як умов охорони природи і людини.
Гедонізм-принцип етики, згідно з яким, прагнення до насолоди та уникнення страждань є природним правом людини.
Гедонізм зобов'язує професіонала до оптимізму, енергійності, умінню надихати й надихатися.
Культура усного і писемного мовлення часто буває серцевиною професійної етики. Важливими показниками її є стиль спілкування, функціональна грамотність.
Етичні вимоги до мови і мови в професійному спілкуванні прості, але виконання їх непросто. Це відповідальність за кожне сказане слово. Це правильність мови і мови. Це стислість, виразність і дотримання норм мовного етикету.
На закінчення цієї глави скажу, що в світі існують різноманітні види етичних кодексів, хартій, декларацій.
У Росії ж процес розробки кодексів тільки починається. У медицині, журналістиці, юриспруденції відроджуються традиції доблесного служіння Батьківщині, приймаються відповідні документи, що відображають загальносвітові стандарти.
38. Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).
Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:
1. Скорочені - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення.
2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.
3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.
В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.
У формуляр протоколу включають наступні реквізити:
1. Найменування організації та її підвідомств.
2. Назва документа (протокол).
3. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).
4. Дата засідання.
5. Місце засідання.
6. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).
7. Заголовок до тексту.
8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).
9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).
10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).
11. Текст.
12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.
13. Підписи голови та секретаря.
14. Гриф затвердження (якщо необхідно).
Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.
В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).
В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.
В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.
Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.
Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.
З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.
Схема складання витягу з протоколу:
Відомство
Найменування
підприємства
ВИТЯГ З ПРОТОКОЛА
12.05.00 №567
м. Хмельницький Найменування протоколу
ПОРЯДОК ДЕННИЙ
1. Затвердження плану роботи Доповідач Савчук П. Л.
2. СЛУХАЛИ:
Савчук П. Л. Ознайомив...... і далі по тексту.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1_______________
39. Синтаксичні структури у професійному мовленні.
Основний різновид канцелярського стилю має своїм завданням представити всі обставини справи в усіх її логічних взаємозв'язках разом з висловленим в одному цілому. Звідси виникає культура складних речень за способом підрядності в канцелярському стилі. (Л. Щерба)
У діловому мовленні складне речення, як і просте, обслуговує потреби мовного спілкування (як усного, так і письмового). Різні типи синтаксичних структур дають надзвичайно багаті можливості для якнайточнішого вираження змісту ділових паперів та передачі різноманітних логічних відношень.
Складні синтаксичні структури відрізняються від простих речень своєю будовою: членами простого речення є слова або словосполучення, а членами складних конструкцій є кілька моделей речень (прості речення поєднуються і стають частинами складних речень).
Одна з основних вимог до речень будь-якого типу у діловому мовленні є вимога чітко й містко виражати значний за обсягом і складний за змістом матеріал. Речення має бути цілісним і передавати інформацію в усій складності залежностей і зв'язків. Синтаксичні зв'язки у реченнях називають за функцією залежного члена речення: означальні (між означенням і підметом, додатком, обставиною), обставинні (між присудком і обставинами), додаткові (між присудком і додатком), присудкові (між підметом і присудком).
З метою пов'язання компонентів думки, у діловому мовленні найчастіше серед різних типів синтаксичних одиниць використовують займенникові зв'язки (це займенники цей, такий, той, а також займенникові слова типу даний, відомий та ін.). Для встановлення різних відношень між однорідними членами використовуються сполучники типу: якщо не ... то, не тільки ... а й та ін. Логічний зв'язок між компонентами думки, послідовність Цих компонентів виражаються за допомогою вставних слів по-перше, по-друге, отже, таким чином та ін. З цією ж метою використовуються синтаксичні конструкції типу незважаючи на..., завдяки... та ін.
У діловій документації переважає розповідна форма викладу Присудок ставиться здебільшого у формі теперішнього часу, перевага надається пасивним конструкціям {прибуток — одері жується, система освіти — перебудовується та ін.). Синтаксис ділових паперів характерний вживанням інфінітивних конструкцій (перебудувати, втілити, фінансувати та ін.), дієприслівникових і дієприкметникових зворотів; використанням серед дієслівних форм першої особи множини теперішнього і майбутнього часу (розглянемо, пропонуємо, звернемося та ін.), розщепленого присудка (виявити увагу, вести переговори та ін.).
Серед синтаксичних структур складних речень у ділових паперах широко вживаються сполучники /, але, а, зв'язки між простими реченнями в межах складного синтаксичного цілого здійснюються за допомогою сполучників через те що, перш ніж, після того як та ін., а для позначення складних логічних зв'язків використовуються багатослівні сполучники типу відповідно до того, у зв 'язку з тим та ін.
Досить рідко вживаються у діловому стилі модальні частки ніби, начебто, неначе, а також питальні конструкції.
Загалом, використовуючи різні синтаксичні структури у діловому мовленні, слід добиватися, аби виклад був простим і зрозумілим.
40. …
41. ДІЛОВА БЕСІДА. Мета зустрічі між двома чи більше діловими партнерами - обговорити, вирішити певні питання, налагодити комерційні стосунки тощо.
Уміння вислухати людину, зрозуміти її - неабияке мистецтво, тому під час ділової бесіди віддають перевагу тим співрозмовникам, які уважно сприймають висловлювані погляди і докази свого партнера та говорять лише по суті, стежачи при цьому за його реакцією і відповідно коригуючи власні дії.
З урахуванням залежності ефективності розмови від поведінки і характеру її учасників, вичленовують такі основні моменти будь-якої ділової бесіди:
1. Встановлення місця й часу зустрічі (попередня домовленість про розмову на "своїй", на "чужій" чи на "нейтральній" території).
2. Спосіб вступу в контакт. За етикетом правила "бесіди" диктує "власник" території, а на нейтральній території ініціатива належить тому, хто прийшов перший: це привітання, жести, початкові фрази для мобілізації уваги співрозмовника.
3. Постановка мети (мета бесіди подається у формі проблеми, яку слід вирішити, або як конкретне завдання).
4. Фіксування домовленості й вихід із контакту. Співрозмовники підбивають підсумки бесіди, фіксують (бажано письмово) взаємні зобов'язання й розподіляють ініціативу щодо реалізації ухвалених рішень.
Є кілька різновидів ділових бесід залежно від мети і характеру поставленого завдання.
Службова бесіда - один із різновидів ділової бесіди. Найчастіше - це розмова керівника з підлеглим. На думку психологів, такі бесіди сприяють підвищенню інтересу працівника до роботи, налагодженню тривалого ділового контакту, підсилюють авторитет керівника і довіру підлеглого.
Фахівці виробили певні правила ведення службових бесід. До такої бесіди треба готуватися заздалегідь. Слід поцікавитися особистістю майбутнього співрозмовника, його нахилами, захопленнями. Напруженості на початку розмови можна уникнути завдяки приязній і ввічливій манері звертання, інтересу до особистих і службових справ співрозмовника. Розмова стане приємнішою й невимушеною, якщо підлеглий пересвідчиться у щирості намірів керівника.
У вирішальний момент бесіди - після з'ясування фактів, позиції підлеглого і викладення керівником свого розуміння справи - начальник має стимулювати дальшу діяльність працівника, поставивши перед ним конкретне завдання. У цій ситуації керівникові треба бути вкрай обережним і тактовним. Слід пам'ятати, що у взаєминах керівника і підлеглого наказовий тон спілкування, навіть якщо людина має право розпоряджатися, викликає або протест, або пасивність. Коли людина відчуває, що нею намагаються маніпулювати як річчю, у неї виникає бажання ухилитися від цього або зробити ступінь тиску мінімальним. Беручи це до уваги, керівникові слід вживати коректних за формою і змістом словесних і несловесних засобів, повідомляючи підлеглого про поставлене перед ним завдання.
Під час бесіди треба говорити чітко, переконливо, не поспішаючи. Протягом бесіди варто змінювати інтонацію, акценти, щоб мова не була монотонною, невиразною. Важливо, щоб підлеглий і особливо керівник до кінця вислуховували одне одного, якомога уважніше сприймали сказане співрозмовником.
Керівникам рекомендують дотримуватися таких правил службової бесіди:
1. Визначте перед собою конкретні завдання.
2. Заздалегідь складіть план бесіди.
3. Визначте час, потрібний для досягнення своєї мети.
4. Виберіть місце й час проведення бесіди з урахуванням впливу її на результати.
5. На початку бесіди створіть атмосферу взаємодовіри.
6. Від початку й до завершення бесіди дотримуйтесь основного напряму, що веде до поставленої мети.
7. Будьте на висоті становища.
8. Зафіксуйте набуту інформацію в придатній для подальшого використання формі.
9. Припиняйте бесіду, досягнувши поставленої мети.
У свою чергу до запрошених на бесіду ділових людей теж висувається низка вимог.
Основна вимога - пунктуальність. На місце зустрічі треба прийти на п'ять хвилин раніше від призначеного часу. Слід заздалегідь уточнити адресу, вид транспорту, яким ви поїдете. Навіть коли вам і не подадуть знаку, що незадово-лені запізненням, за вами у цій фірмі збережеться репутація людини неввічливої.
Вважається, що неохайний вигляд - це неповага до співрозмовника. Отже, одягатися треба охайно в традиційному стилі: повсякденний костюм, скромна краватка, добре вичищене взуття.
Прийшовши за дві-три хвилини до зустрічі в приймальню, чітко назвіть секретареві свої ім'я, прізвище, мету приходу.
Під час бесіди слід уважно слухати співрозмовника, не можна робити нервових рухів, крутити в руках якісь предмети або щохвилини поглядати на годинник.
Відповідати на запитання потрібно якомога чіткіше й лаконічніше, бо безперервне красномовство справляє таке саме несприятливе враження, як і бурмотіння та заїкання. У ділових бесідах фіксований не тільки початок, а й закінчення. Трапляється, захопившись відповідями, відвідувач згадує про власне запитання, коли час зустрічі вичерпався.
Нарешті, не можна затягувати бесіду - розмову варто завершити за мить до того, як відчуєте себе зайвим.
Найважливішими етичними принципами в бесіді керівника з працівником при прийомі на роботу є:
конфіденційність (забезпечення умов для щирої і відвертої бесіди, особливо при викладенні причин звільнення з колишньої роботи);
доброзичливість (ставлення до співрозмовника має бути позитивним, схвальним; ваше схвалення і психологічна проникливість допоможуть йому точніше висловити свої думки, не замовчуючи істотного; навпаки, негативне ставлення відразу викличе у співрозмовника захисну реакцію, почуття невпевненості, настороженість, потайливість);
психологічна проникливість (здатність до розуміння іншої людини, її емоційного стану, вміння підтримувати розмову, вирішувати конфліктну ситуацію, давати належну оцінку культурі мови, виразу обличчя співрозмовника);
тактовність (повага до співрозмовника, обережність у висловлюваннях, вміння надати йому психологічну підтримку і словом, і жестом тощо).
ТЕЛЕФОННА РОЗМОВА - один з різновидів усного ділового мовлення. Має свої специфічні особливості, оскільки співрозмовники не бачать одне одного. Тому в ділових телефонних розмовах слід якомога ширше використовувати лексичні можливості української мови: багату синоніміку, точність термінології. Обов'язково уникайте елементів професійного жаргону, діалектизмів, елементів просторіччя (зневажливих слів, образливої іронії, негативних експресивних оцінок). Володіючи формулами ввічливості, не забувайте про інтонаційні можливості мовлення.
Оскільки ділові партнери часто спочатку знайомляться заочно, по телефону, дуже важливо справити на співрозмовника добре враження. Для цього слід дотримуватися ряду вимог, на яких наголошував відомий український економіст В. Терещенко, читаючи курс лекцій з організації та управління на основі узагальнення свого тридцятирічного досвіду роботи у США:
1. Якщо ви телефонуєте в установу чи незнайомій людині, то спершу відрекомендуйтеся: з вами розмовляє такий-то (ім'я, по батькові, прізвище, представник якої організації, вкажіть посаду); після цього запитайте ім'я, по батькові й прізвище свого співрозмовника. Усе це говоріть без поспіху, розбірливо, щоб можна було записати. У великих установах подібні записи веде, як правило, секретар.
2. Завжди закінчує розмову той, хто телефонує, а не той, кому дзвонять, тому що іноді у вас може бути два питання. Перше ви вичерпали - вам відповіли й поклали трубку. А у вас ще одне питання, і тому ви змушені телефонувати повторно.
3. Розмовляти по телефону належить чітко й стисло. Інакше - тисячі й тисячі непотрібних телефонних дзвінків, перевантаження телефонних ліній. Слід заздалегідь продумувати свою розмову, щоб замість кількох хвилин не розтягувати її на півгодини.
4. Правильне, раціональне використання телефону має і такий аспект - розміщення апарату. Треба ретельно обміркувати це питання ще тоді, коли установу обладнують. Для цього слід заздалегідь знати, де будуть робочі місця, які потребують телефонного зв'язку, щоб найдоцільніше розмістити телефонні апарати. Як показує досвід, потрібен телефон спільного користування, розміщений у зручному для всіх місці.
Ділове спілкування по телефону можна подати у вигляді схеми.
1. Початковий етап спілкування - момент встановлення зв'язку.
2. Повідомлення мети дзвінка - виклад справи.
3. Завершення телефонного спілкування - закінчення розмови.
1. Встановлення зв'язку часом забирає багато часу й зусиль, особливо у людей багатослівних і неорганізованих.
Початкові фрази в службовій розмові мають вказувати не лише на те, що зв'язок між сторонами встановлено, а й визначити ці сторони. Службова особа, знявши трубку, зобов'язана одразу назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, а також сказати, від чийого імені говорить (установа, службова особа та ін.). Звичайно, у відповідь теж називають себе й установу або себе й свою посаду (при цьому сторони вітаються).
Якщо той, хто телефонує, забув назвати себе, співрозмовнику слід перепитати. Так само не слід сподіватися, що ваш голос обов'язково впізнають: це може викликати непорозуміння й забирає час у ділової людини. На анонімний дзвінок можна не відповідати й покласти трубку.
Коли той, хто телефонує, не впевнений у правильності набраного номера, він послуговується формулами ввічливості: "Пробачте, це...", "Перепрошую...".
В офіційній розмові по телефону неприпустиме звертання без привітання.
Ознакою особливої ввічливості вважають такі початкові фрази:
- Чи можна попросити".
- Чи не можна покликати."
- Ви можете покликати...
- Чи не могли б ви попросити...
- Вам не важко попросити...
2. Виклад справи - це введення в курс справи, постановка питання, обговорення ситуації, позитивна або негативна відповідь. Кожен із цих етапів слід будувати чітко, коротко, без зайвих подробиць. Обговорення певної ділової ситуації - найважливіший і найдовший за тривалістю етап будь-якої телефонної розмови. Отже, потрібен лаконізм. Він досягається за рахунок детально продуманого переліку головних і другорядних питань, які вимагають короткої конкретної відповіді.
Встановлено, що короткі фрази легше сприймаються на слух, ніж довгі та ще й ускладнені подробицями і повторами. Ведення надто довгих службових розмов - прояв безцеремонності та неповаги до тих, хто чекає звільнення телефону.
Розмову по телефону не можна перетворювати на монолог: викладаючи багатоаспектне питання, слід передавати інформацію частинами, по можливості частіше робити паузи, щоб міг включитися співрозмовник.
Коли співрозмовник зупиняється, він цим самим дає знак, що чекає підтвердження зрозумілості викладеного, а тоді продовжить думку. Пауза може означати, що якусь частину розповіді закінчено, думку завершено. Це створює певний ритм у розмові й дає можливість уникнути перебивання, переривання думки.
Трапляється, що з якихось причин зв'язок під час розмови переривається. Побутує правило, за яким під час розмови і по службовому, і по домашньому телефону знову набирає номер той, хто подзвонив.
3. Ініціатива закінчення розмови належить зазвичай тому, хто подзвонив, але якщо співрозмовник значно старший за віком або за службовим становищем, слід дати можливість закінчити розмову йому. Молодший за віком чи за становищем може лише повідомити старшому про те, що він уже з'ясував усі питання, які в нього виникли.
Якщо викликаний по телефону службовець - жінка, то співрозмовник має зачекати, щоб розмову закінчила вона.
Різноманітні довідки по телефону дають чітко, діловито, водночас спокійно, ввічливо й не припиняють розмови доти, поки співрозмовник не зрозуміє всього того, що йому було сказано.
Є декілька найважливіших правил телефонного етикету.
Якщо ви не запам'ятали прізвища чи імені та по батькові вашого співрозмовника, краще вибачитися й перепитати ще раз, ніж користуватися займенником ви та безособовими конструкціями.
При розмові про третю особу її слід називати на ім'я та по батькові або на прізвище (говорити вінневвічливо).
Тільки близьких друзів і знайомих можна поздоровляти по телефону зі святом чи сімейною подією, запитувати про стан здоров'я хворого члена родини. Людей, з якими ви підтримуєте офіційні стосунки, поздоровляти слід особисто.
Не слід телефонувати на роботу з особистих питань чи з приводу приватної справи, якщо це не зумовлено крайньою потребою.
Просити про послугу по телефону можна лише у людини, близької вам або рівної вам за своїм службовим становищем.
Перш ніж зателефонувати комусь додому, треба ретельно продумати час (не занадто пізно чи рано).
Висловлювати співчуття по телефону неприпустимо (лише особисто або листом).
Телефоном не користуються для вирішення складних і відповідальних питань. Така заочна розмова може зашкодити справі.
42. Доручення – це документ, яким організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.
Залежно від суб’єкта дії доручення поділяються на:
- особисті, (особа доручає особі);
- офіційні, (установа доручає собі чи установі).
- Разові і на тривалий період
Якщо ж термін дії доручення не вказується, то воно зберігає силу протягом року.
Максимальне термін дії доручення не може перевищувати 3 років. Недатоване доручення не має юридичної сили.
Особа чи установа, яка украла доручення, може в будь-який час його скасувати, а особа, якій доручення видано, -- відмовитися від нього. Угода про відмову від цього права недійсна. Із припиненням дії доручення втрачає силу будь-яке передоручення третій особі.
Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.
Р е к в і з и т и о с о б и с т о г о д о р у ч е н н я :
1. Назва виду документа.
2. хто доручає (П.І.Б.)
3. кому добучає (П.І.Б. в давальному відмінкові)
4. що доручається (числові дані пищшуться словами і цифрами)
5. назва установи чи організації в якій будуть отримані матеріальні цінності
6. дата видачі доручення
7. Підпис особи, яка склала доручення.
8. Завірення підпису.
Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.
Р е к в і з и т и о ф і ц і й н о г о д о р у ч е н н я :
1. Штамп.
2. Номер.
3. Дата.
4. Назва виду документа.
5. Текст.
6. Зразок підпису особи, який видано доручення.
7. Підпис керівника установи.
8. Печатка.
Текст доручення містить такі відомості:
- прізвище ім’я, по батькові, посада особи (в офіційному дорученні – назва установи), яка видає доручення;
- прізвище, ім’я, по батькові, посада особи, якій видається доручення;
- назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;
- напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;
- термін дії доручення;
- назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається доручення.
Примітка. Усі вільні місця, графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати.
43. Стиль (від латин. Stilus – паличка для письма). Сталь літературної мови – різновид мови (її функціонувальна підсистема), що характеризується відбором таких засобів із багатоманітних мовних ресурсів, які найліпше відповідають завданням спілкування між людьми в даних умовах. Це своєрідне мистецтво добору й ефективного використання системи мовних засобів із певною метою в конкретних умовах й обставинах. Д. Свіфт влучно зауважив, що стиль – це власне слова на власному місці.
Кожний стиль має:
Ø сферу поширення і вживання (коло мовців);
Ø функціональне призначення (регулювання стосунків, повідомлення, вплив, спілкування тощо);
Ø характерні ознаки (форма та спосіб викладу);
Ø система мовних засобів і стилістичних норм (лексику, фразеологію, граматичні форми, типи речень тощо).
Ці складові конкретизують, оберігають, певною, мірою обмежують, унормовують кожний стиль і роблять його досить стійким різновидом літературної мови. Оскільки стилістична норма є частиною літературної, вони не забезпечує останню, а лише використовує слова чи форми в певному стилі чи з певним стилістичним значенням.
Наприклад, слова акт, договір, наказ, протокол, угода є нормативними для офіційно-ділового стилю, хоча в інших стилях вони також можуть нести забарвлення офіційності, якщо їх використання буде стилістично виправдане.
Досконале знання специфіка кожного стилю, його різновидів, особливостей – надійна запорука успіхів у будь-якій сфері спілкування.
Термін “стиль мовлення” слід розглядати як спосіб функціонування певних мовних явищ. Розрізнення стилів залежить безпосередньо від основних функцій мови – спілкування, повідомлення і діяння. впливу.
Високорозвинута сучасна літературна українська мова має розгалужену системі стилів, серед яких:
q розмовний,
q художній,
q науковий,
q публіцистичний,
q епістолярний,
q офіційно-діловий,
q конфесійний.
Для виділення стилів мовлення важливе значення мають форми мови – усна й писемна, розмовна і книжна. Усі стилі мають усну й писемну форми, хоча усна форма більш притаманні розмовному стилю, а інша – переважно писемна. Оскільки останні сформувалися н книжній основі їх називають книжними.
Структура текстів різних стилів неоднакова, якщо для розмовного стилю характерний діалог (полілог) то для інших – переважно монолог.
Відрізняються стилі мовлення й багатьма іншими ознаками. Але спільним для них є те, що вони – різновиди однієї мови, представляють усе багатство їх виражальних засобів і виконують важливі функції в житті суспільства – забезпечують спілкування в різних його сферах і галузях.
У межах кожного функціонального стилю сформувалися свої різновиди – підстилі – для точнішого й доцільнішого відображення певних видів спілкування та вирішення конкретних завдань.
Поряд із функціональними стилями, ураховуючи характер експресивності мовних елементів, виділяються також урочистий, офіційний, фамільярний, інтимно-ласкавий, гумористичний, сатиричний та ін.
Основні ознаки стилів та їх жанрів можна подати у вигляді таблиці:
|
Назва стилів |
Види творів, у яких стиль реалізується |
Основні ознаки стилів і жанрів мовлення |
|||
|
Мета мовлення |
Сфера спілкування |
Форма реалізації стилю |
Мовні особливості стилю |
||
|
Розмовний |
обмін інформацією, думками, враженнями, прохання чи подання допомоги, виховний вплив |
побутові стосунки з родичами, друзями, знайомими |
діалог |
широко використовуються побутова лексика, фразеологізми, емоційно забарвлені й просторічні слова, звертання, вставні слова, неповні речення тощо |
|
|
Науковий |
дисертація, монографія, стаття, підручник, лекція, відгук, анотація |
повідомлення про результати наукових досліджень |
наука, техніка, освіта |
монолог |
характерні мовні засоби: терміни, спеціальна фразеологія, складні синтаксичні конструкції; повні речення; логічність, точність, обґрунтованість викладу |
|
Офіційно-діловий |
закон, кодекс, статут, наказ, указ, оголошення, доручення, розписка, протокол, акт, інструкція, лист тощо |
регулювання офіційно-ділових стосунків |
офіційно-ділові стосунки |
монолог (діалог) |
переважають стилістично нейтральні мовні засоби: стандартна канцелярська лексика, складні речення, немає емоційно забарвлених слів; виклад гранично точний |
|
Публіцистичний |
виступ, нарис, публіцистична стаття, памфлет, фейлетон, дискусія |
обговорення, відстоювання та пропаганда важливих суспільно-політичних ідей, сприяння суспільному розвитку |
громадсько-політичне життя |
монолог (діалог) |
використовуються суспільно-політична лексика, емоційно забарвлені слова, риторичні запитання, вигуки, повтори; тон мовлення пристрасний, оцінний |
|
Художній |
трагедія, комедія, драма, водевіль, роман, повість, поема, вірш, байка |
різнобічний вплив на думки й почуття людей за допомогою художніх засобів |
мистецтво слова |
монолог |
застосовуються всі мовні засоби, особливо широко — слово в переносному значенні |
45. . Дискусія. Форми проведення дискусій. Культура мовлення під час дискусії”
Наше життя так чи інакше містить різні форми прояву суперечок та дискусій. Особливе значення мають професійні дискусії, які мають призводити до вирішення певних професійних питань і т.п. У зв’язку з цим виникає питання правильного ведення дискусій. Це в першу чергу стосується психології ведення дискусії, логічної та мовної культури дискусій.
Основні правила дискусії.
1. Всі відкрито висловлюють свої думки.
2. Всі точки зору повинні поважатися.
3. Слухайте інших не перебиваючи.
4. Не говоріть занадто довго та занадто часто.
5. Водночас говорить лише одна особа.
6. Дотримуйтесь позитивних ідей та стосунків.
7. Не критикуйте себе та інших.
8. Незгоди й конфлікти відносно ідей не повинні бути направлені на конкретну особу.
Примітки:
1. Дуже важливо, щоб всі погодились з кожним пунктом правил, “ратифікували” їх. Це дозволить далі посилатися на ці правила як на “закон поведінки” під час дискусій.
2. Зауваження щодо порушень не повинні бути брутальними або образливими. Можуть бути застосовані будь-які форми.
3. Перелік правли не є сталим і непорушним. Учасники можуть змінювати та доповнювати його. Але важливо написати його разом. Це спочатку створить атмосферу спільних зусиль, а не накинутих настанов.
Форми організації дискусії
"Дерево рішень" (метод усіх можливих варіантів)
Суть методу і його мета:
Ця методика застосовується при аналізі ситуацій і допомагає досягнути повного розуміння причин, які призвели до прийняття того чи іншого важливого рішення в минулому.
Учасники дискусії розуміють механізм прийняття складних рішень, а викладач з великою точністю заносить у колонки переваги і недоліки кожного з них. В ході обговорення учасники дискусії заповнюють таблицю.
Проблема
Варіант
переваги |
недоліки
Методика проведення обговорення:
1. Ведучий (головуючий) ставить задачу для обговорення.
2. Учасникам надається основна інформація по проблемі, історичні факти, дати, події тощо (це може бути частиною домашнього завдання).
3. Ведучий (головуючий) ділить колектив на групи по 4-6 чоловік. Кожній групі роздаються таблиці та яскраві фломастери. Визначається час на виконання завдання (10-15 хв.).
4. Учасники дискусії заповнюють таблицю й приймають рішення по проблемі.
5. Представники кожної групи розповідають про результати. Викладач може порівняти отримані результати, відповісти на питання учасники дискусіїв.
48. А К Т
Акт - це документ, складений однiєю або декiлькома особами, який пiдтверджує якi-небудь факти або подiї.
Акти складають при аварiях, нещасних випадках, при передачi товарно-грошових цiнностей однiєю особою iншiй, пiсля прийняття завершених будiвельних об’єктів, при проведеннi випробувань нової технiки, при iнвентиризацiї, при перевiрках i т.д.
У необхiдних випадках акти затверджуються вищими органiзацiями або керiвниками пiдприємств.
Акт оформляється на бланку або на чистому аркушi паперу. Основнi реквiзити акту:
6 - назва мiнiстерства;
7 - назва пiдприємства;
8 - назва структурного пiдроздiлу;
10 - назва виду документа;
11 - дата встановлення фактiв;
12 - номер або iндекс документа;
14 - мiсто складання;
17 - гриф затвердження;
19 - заголовок тексту;
21 – текст;
22 - вiдмiтка про додатки;
23 - пiдписи голови i членiв комiсiї, iнколи присутнiх.
Текст акту складається з двох частин.
Перша частина називається в с т у п н а.
У вступнiй частинi вказується пiдстава для складання акту (наказ керiвника), перераховуються в алфавітному порядку члени комiсiї i присутнi.
Друга частина називається к о н с т а т у ю ч а.
В констатуючiй частинi описується суть i характер описуваної роботи, встановленi факти, даються пропозицiї i робляться висновки. Iнодi констатуюча частина може бути у виглядi таблицi. Акт складається у двох-трьох примiрниках. В кiнцi тексту акта повiдомляється мiсце зберiгання кожного примiрника. Якщо особа, яка пiдписує акт не згодна з одним з його пунктiв, з висновками, то вона викладає свою думку на окремому аркушi, який додається до акту.
49. Історично склалися дві форми спілкування: безпосереднє і опосередковане.
Безпосереднє спілкування — це мовне спілкування у найбільш розвиненому виді. Воно підкріплюється мімікою, жестами, інтонацією тощо. По суті, в цьому виді спілкування вся людська сутність стає своєрідним його «знаряддям».
Спілкування суттєво впливає на розвиток усіх потреб людини; в ньому завжди наявний комунікативний момент.
На основі безпосереднього спілкування виникло опосередковане: письмо (зауважимо: тут має місце втрата міміки, жестів, інтонації тощо), масові засоби інформування: газета, радіо, телебачення, книга, відео, комп’ютер, музичні записи тощо.
Уся система безпосереднього І опосередкованого типу спілкування впливає на розвиток як особистості, так І взаємин між людьми. Останнє особливо важливе, бо в процесі спілкування людина «присвоює» ті багатства, які створені і притаманні іншим, і водночас привносить у цей процес те, що вона засвоює з власного досвіду. Не випадково говорять: «З ким поведешся, від того і наберешся».
У процесі спілкування знаходять свій вияв своєрідна суперечність: з одного боку, людина пристосовується до життя суспільства, засвоює його досвід, добуті людством наукові і культурні досягнення, а з другого, — вона відособлюється, формується її індивідуальна неповторність, самобутність. У спілкуванні проявляються такі основні його функції:
Інформативно-комунікативна. З нею пов’язані усі процеси, які охоплюють сутність таких складників спілкування, як передача-прийом інформації, відповідна реакція.
Регулятивно-комунікативна. Відбувається процес коригування поведінки, коли людина може вплинути на мотиви, мету, програму, прийняття рішень.
Афективно-комунікативна. Відбувається взаєморегу-ляція та взаємокорекція поведінки, здійснюється своєрідний контроль над усією сферою діяльності партнера. Тут можуть реалізуватися можливості навіювання, наслідування, вживаються усі можливості переконання [66].
Зрозуміло, що залежно від тієї чи іншої форми проходить і саме спілкування, від неї залежить його зміст та відповідна поведінка людей. Справжньою культурою лілового спілкування є уникнення приниження та образи партнера.
50….
51. Основні вимоги до етикету телефонної розмови
Погана підготовка, невміння виділяти головне, чітко і грамотно висловлювати свої думки призводять до значних утрат робочого часу (до 20-30%). Так стверджує американський менеджер А. Маккензі. Серед 15 головних причин втрати робочого часу, на його думку, перше місце займають телефонні розмови, які залежать від емоційного забарвлення. Лишня емоційність збільшує час телефонної розмови.
Відомо також, що при телефонній розмові спостерігається таке явище, як надто насичена розмова.
Вона може бути джерелом напруги між двома сторонами, тому потрібно дотримуватись певної міри, оскільки можна втратити сенс розмови, що спричинять конфлікти.
Перші ознаки перенасиченості розмови:
Тоді слід вийти з контакту з партнером, щоб зберегти ділові відносини. Крім того, ведучи довгі телефонні розмови, ви можете отримати репутацію зануди. Мистецтво ведення телефонної розмови полягає в тому, щоб коротко сказати все, що потрібно і отримати відповідь.
Основою успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції.
Ефективність телефонної розмови залежить від емоційного стану людини, від настрою. Під час розмови потрібно вміти зацікавити співрозмовника своєю справою. Тут вам допоможе правильне використання методів переконання. Це можна зробити за допомогою інформації, голосу. Потрібно тільки звертати увагу на ці “дрібниці” під час телефонної розмови. Самому ж потрібно говорити рівно, стримано, стримувати свої емоції, старатися не перебивати співрозмовника. Якщо ваш співрозмовник проявляє схильність до суперечок, виказує несправедливі звинувачення, то наберіться терпіння і не відповідайте йому тим самим, частково признайте його правоту, намагайтесь зрозуміти мотиви його поведінки. Намагайтесь коротко і ясно викладати свої аргументи. В телефонній розмові краще не використовувати професійних виразів, які можуть бути незрозумілі співрозмовнику.
Потрібно пам’ятати, що швидке або заповільне проголошення слів затрудняє сприймання. Особливо слідкуйте за проголошенням чисел, імен, сіл, міст, прізвищ, які погано сприймаються на слух, їх потрібно говорити складами або навіть передавати по буквах.
Фахівці з проблем усного ділового спілкування пропонують дотримуватися таких правил ведення телефонної розмови.
Якщо телефонуєте ви:
Якщо телефонують вам:
Не варто телефонувати в особистих справах зі службового телефону, а в службових справах недоречно телефонувати додому тій особі, котра має їх виконати (розв'язати). У разі, якщо вам телефонують на роботу в особистих справах, відповідайте, що ви неодмінно зателефонуєте після роботи.
І насамкінець, не зловживайте займенником я, адже ваша розмова — діалог, а не монолог.
Етикет ділової телефонної розмови має у своєму запасі цілий ряд реплік, наприклад:
Як ви мене чуєте?
Вибачте, дуже погано чути? І т.д.
Перед з тим, як подзвонити кому-небудь пам’ятайте, що тривалість телефонних дзвінків негативно впливає на нервову систему, непотрібні телефонні розмови порушують робочий ритм, мішають вирішенню важливих питань, вимагають глибокого аналізу.
Дзвінок на домашній телефон діловому партнеру, співробітнику для службової розмови може бути виправданий тільки серйозною причиною, кому ви б не дзвонили – начальнику чи підлеглому. Вихована людина не буде дзвонити після 22 год., якщо для цього немає вагомої причини або не отримано попередньої домовленості на цей дзвінок.
Як показують аналізи, в телефонній розмові 30-40% займають повторення слів, фраз, непотрібні паузи і лишні слова. Відповідно до телефонної розмови треба ретельно готуватися: заздалегідь підібрати усі матеріали, документи, мати під рукою потрібні номера телефонів, адреси організацій, календар, ручку, папір і т.д. перед тим, як набрати номер потрібно чітко і точно визначити ціль розмови і свою тактику. Складіть план бесіди, запишіть питання, які хочете вирішити або дані, які хочете отримати, продумайте у якому порядку ви запитуватимете співрозмовника. Чітко сформулюйте їх, першою фразою, старайтесь зацікавити співрозмовника. При обговоренні декількох питань, по черзі закінчуйте обговорення одного питання і переходьте до наступного. За допомогою таких фраз намагайтесь виділити одне питання від іншого. Наприклад: І так по цьому питанню ми заговорилися. Можу я вважати, що по цьому питанню ми досягли згоди? І т.д.
Рекомендації
3. Підготовка до ділової телефонної розмови
При підготовці до ділової бесіди по телефону, постарайтесь відповісти на наступні запитання:
Для підготовки до ділової розмови по телефону в особливості міжміської і міжнародної, краще підготувати спеціальний бланк у якому майбутню розмову записують з розрахунком прогнозуючих відповідей.
По закінченню ділової телефонної розмови потратьте 3-5 хвилин на аналіз змісту і стилю розмови. Проаналізуйте свої враження. Найдіть слабкі місця у розмові. Постарайтесь зрозуміти причину своїх помилок.
Висновки
Отже, телефонна розмова — один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими екстрамовними причинами:
Основою успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції.
Ефективність телефонної розмови залежить від емоційного стану людини, від настрою. Під час розмови потрібно вміти зацікавити співрозмовника своєю справою. Тут вам допоможе правильне використання методів переконання. Це можна зробити за допомогою інформації, голосу. Потрібно тільки звертати увагу на ці “дрібниці” під час телефонної розмови. Самому ж потрібно говорити рівно, стримано, стримувати свої емоції, старатися не перебивати співрозмовника. Якщо ваш співрозмовник проявляє схильність до суперечок, виказує несправедливі звинувачення, то наберіться терпіння і не відповідайте йому тим самим, частково признайте його правоту, намагайтесь зрозуміти мотиви його поведінки. Намагайтесь коротко і ясно викладати свої аргументи. В телефонній розмові краще не використовувати професійних виразів, які можуть бути незрозумілі співрозмовнику.
НАКАЗ - розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції. Накази видають на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.
Розрізняють накази про особовий склад та накази із загальних питань.
Накази про особовий склад належать до окремої групи кадрових документів і регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різноманітних відпусток, стягнення, заохочення, відрядження тощо.
Накази із загальних питань у свою чергу поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів.
Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації.
Наказ і виконання розпоряджень вищих органів видається під час створення, реорганізації чи ліквідації структурних підрозділів, при підсумовуванні діяльності установ, затвердженні планів тощо.
Зазначені накази мають такий склад реквізитів:
1) назва організації;
2) назва виду документа (НАКАЗ);
3) дата підписання;
4) місце видання; 5)індекс;
6) заголовок до тексту;
7) текст;
8) підпис керівника;
9) відмітка про погодження; 10) візи.
Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. Констатуюча частина має такі елементи:
- вступ (вказується причина видання наказу);
- доведення (переказуються основні факти);
- висновок (викладається мета видання наказу).
Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то у констатуючій частині вказують назву, індекс, дату, заголовок до тексту та зміст того розділу розпорядчого документа, який був підставою для видання цього наказу. Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані для виконання, не потребують роз'яснень.
Зверніть увагу на те, що констатуюча частина починається словосполученнями У зв'язку...; Згідно із...; Відповідно до...; Для виконання...; З метою...
Розпорядча частина починається словом "НАКАЗУЮ", яке друкується великими літерами на окремому рядку, а сама вона поділяється на пункти, кожен з яких нумерують арабськими цифрами. В останньому пункті зазначають осіб, на котрих покладено контроль за виконанням наказу. Текст розпорядчої частини викладається у наказовій формі і включає інфінітивні дієслова (доручити, здійснити, призначити).
Наказ підписує лише перший керівник установи. Візи розміщують нижче від підпису керівника таким чином:
Проект наказу внесено: Начальник виробничого відділу
(підпис) О.П. Бойко
Проект наказу погоджено:
1. Головний інженер (підпис) І.В. Козир
2. Головний юрисконсульт (підпис) К.І. Степовик
Зразок наказу
Міністерство машинобудування, військово-промислового комплексу і конверсії України
КИЇВСЬКЕ НАУКОВО-ВИРОБНИЧЕ ОБ'ЄДНАННЯ "ЕЛЕКТРОНМАШ"
НАКАЗ
17 червня 1996 р. м. Київ № 10
Про затвердження інструкції з діловодства розпорядчих документів
З метою подальшого вдосконалення порядку документування та організації роботи з розпорядчими документами НАКАЗУЮ:
1. Затвердити інструкцію про діловодство розпорядчих документів (додаток).
2. Керівникам структурних одиниць об'єднання і головного заводу забезпечити виконання підпорядкованими працівниками вимог, викладених в інструкції.
3. Вважати недійсними накази по об'єднанню від 14.03.90 за № 32 "Про затвердження інструкції про порядок документування розпорядчих документів та організації роботи з ними" та від 06.09.91 за № 517 "Про вдосконалення діловодства розпорядчих документів".
4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника ВОУГЗ Стрюченка В.І.
Генеральний директор (підпис) В. Мова
Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, із керівниками структурних підрозділів, котрих стосуються пункти наказу, із юристом організації, який засвідчує, що цей документ не суперечить правовим актам і розпорядженням вищих органів.
53. Синтаксичні засоби офіційно-ділового стилю підпорядковані адекватності комунікації, тобто спілкування. Практика контекстуального творення на цьому рівні вимагає добору із загальнонаціональної мовної системи мовних засобів, викликаних екстралінгвістичними показниками — сферою, умовами та метою спілкування.
Граматичні одиниці — різні частини мови, а також синтаксична організація речення і словосполучення у взаємозв’язку створюють той стилістичний колорит мовлення, який надає тексту певного комунікаційного спрямування, забезпечує логіко-семантичну адекватність мовлення.
Як і лексичні засоби, синтаксичні засоби офіційно-ділового стилю не становлять чогось неповторного — їх можна знайти в будь-якому іншому функціональному стилі. Проте в діловому мовленні вони виявляються найяскравіше, саме за їх участю забезпечується інтелектуально-комунікативна (чи регулювально-волюнтативна) функція стилю.
Спостереження над синтаксичною будовою в офіційно-діловому стилі дає підставу зробити висновок, що у доборі структурно-синонімічних граматичних засобів оформлення думки також існують певні закономірності, «санкціоновані» суспільством для певного різновиду мовлення як найдоцільніші.
У граматичному, а особливо у синтаксичному оформленні документів виявляється чи не найбільший серед інших різновидів мовлення потяг до автоматизації й стандартизації мови, викликаний прагненням до максимальної економії зусиль та часу — комунікативною доцільністю. Стереотипність, консерватизм граматичних засобів у офіційному стилі більше помітний, ніж лексичних.
Оскільки стиль визначається не лише функціонально маркованими одиницями, всім ладом, всією мовною організацією, добір граматичних одиниць забезпечує основну специфічну рису офіційно-ділового мовлення: точність, яка не допускає різнотлумачення, та певну шаблонізацію викладу.
Для чіткішої організації тексту запроваджується поділ на параграфи, пункти, підпункти.
Із морфологічних засобів офіційно-ділового стилю найхарактернішими є:
На синтактичному рівні точність, нейтральність, стандартизованість забезпечується:
Синтаксис ділових паперів (особливо словосполучень) характеризується численними мовними кліше — усталеними початками й закінченнями тих чи інших документів. Наприклад, оголосити подяку (догану), порядок денний, накласти стягнення, укласти угоду, нота протесту, встановлення стосунків тощо. У дипломатичному різновиді офіційно-ділового мовлення етикет «міжнародної ввічливості» визначив практично зручні правила звертання, так звані компліменти, або етикетну форму початку та кінця листування. Наприклад, вельмишановний добродію, пане; з повагою, з пошаною тощо. До речі, ці клішовані вирази характерні також для інших видів документів, зокрема комерційних листів.
Характерною ознакою мови ділових паперів є наявність розщепленого присудка — заміна простого присудка у формі особового дієслова словосполученням інфінітива з віддієслівним іменником. Як от: не зобов’язатися, а взяти зобов’язання; не постановити, а прийняти постанову; не протестувати, а виявити протест тощо.
Типовою рисою розщепленого присудка, як і зв’язаних дієслівно-іменних сполучень взагалі, є вживання при іменнику означення, що надає експресивного забарвлення і свідчить про живу форму та активність конструкції: видавати постанови й нормативні акти, розробляти та здійснювати конкретні заходи, збирати спеціальну таксу, забезпечити докорінне поліпшення тощо.
Поряд із стандартизованими дієслівно-іменними словосполученнями в офіційно-діловому стилі існує велика кількість клішованих конструкцій з прийменниками. Наприклад, прийнято в експлуатацію, подати у відставку, на загальних підставах, в адміністративному (робочому) порядку, у режимі використання, зустріч у верхах, у даний відрізок часу та ін.
Найбільш частотним у мові ділових документів є використання прийменників для, до, що керують родовим відмінком, з, який керує орудним та знахідним відмінками, у (в) — давальним тощо. Наприклад: Передати справу до прокуратури для притягнення до відповідальності винного у нестачі матеріально-товарних цінностей або У зв’язку з обмеженим збутом продукції використання потужностей для виробництва … недоцільно.
Характерною особливістю офіційно-ділових паперів є утворення складних відіменних прийменників. До таких сполучень належать:відповідно до, згідно з, у відповідності з, у зв’язку з, на додаток до і т. д. Як правило, цими складними прийменниками починається певний діловий документ (заява, наказ, протокол тощо). Офіційно-ділові стандарти-словосполучення, штампи, кліше функціонують як результат загальної тенденції розвитку стилю до стандартизації (як обов’язкова ознака офіційно-ділового стилю).
Для офіційно-ділового стилю особливо характерне вживання переважно неозначено-особових, безособових та інфінітивних синтаксичних конструкцій.
Загальний характер викладу в мові ділових паперів позначився не лише на доборі форм присудка, а й на його місці — у кінці речення.
Зосередженню уваги на реальному результаті дії сприяє використання предикативної форми на -но, -то, яка позначає процес поза діячем, що мислиться узагальнено (наприклад, у заяві зазначено).
Типовим для офіційно-ділового мовлення є те, що у простому (може бути ускладненому) реченні для зосередження уваги на результаті дії нерідко використовуються дієслова-присудки у формі пасивного стану. Як от: Генеральний директорпризначається Радою управляючих і затверджуєтьсяГенеральною конференцією строком на 4 роки.
У межах складного синтаксису в мові ділових паперів спостерігається певна вибірковість конструкцій, зокрема більша частота складнопідрядних, повторюваність підрядних з’ясувальних, означальних, конструкцій мети та умови. Інші різновиди складного речення менш поширені. Вибірковістю та уніфікацією саме таких складних речень, як і простих, офіційно-діловий стиль перегукується з науковим різновидом літературного мовлення. Місце підрядного речення у даних складних структурах залежить від акцентування уваги на аргументуванні мети, умови, причин, наслідків тощо. Наприклад: Якщо ж Ви захочете детальніше ознайомитися з якимось із пропонованих варіантів, ми будемо раді надіслати зразок.
Порядок взаємного розміщення головних та підрядних речень підпорядкований логічній взаємозалежності різних фактів.
Однією з ознак офіційно-ділового синтаксису є надзвичайна величина, громіздкість речень. Особливо це стосується певних його жанрів, зокрема дипломатичних конвенцій, меморандумів, декларацій тощо. Проте така тенденція стилю не утруднює розуміння тексту завдяки логічній підпорядкованості міркувань, уточнення основної думки підрядними реченнями. Сам факт підрядності свідчить про взаємозв’язок і зв’язок між явищами, потребу ж деталізувати обставини вимагає використання не простих, а розгорнених складних синтаксичних будов. Наприклад: Міждержавна комісія, яку очолять Президент Кучма та віце-президент Гор, базуючись на цих здобутках, має втілювати у життя багатообіцяючий потенціал українсько-американського партнерства — Президент Кучма і віце-президент Гор проводитимуть щорічні зустрічі й керуватимуть роботою Комісії, яка здійснюватиметься у чотирьох Комітетах: з питань зовнішньої політики, безпеки, торгівлі, інвестицій, а також постійного економічного співробітництва.
54.
|
Страхові документи |
|
П'ята група документів - страхові документи - відбивають взаємовідносини між страховиком та страхувальником. Роль страховика полягає у відшкодуванні збитків, яких зазнав страхувальник від нещасного випадку, проти сплати страхової премії. До страхових документів належать: • страховий поліс - документ, що видається страховиком, який підтверджує договір страхування та містить умови укладеного договору, в якому страховик зобов'язується за конкретну плату відшкодувати страхувальнику збитки, пов'язані з ризиками та нещасними випадками, зазначеними у договорі. Страховий поліс видається страховим товариством страхувальнику після сплати ним страхової премії. Існують страхові поліси різних видів та різних назв залежно від порядку оформлення страхування та характеру ризику. За рейсовим полісом об'єкт страхування страхується на певний період. За змішаним полісом об'єкт страхується як на певний рейс, так і на певний строк. Рейсовий страховий поліс оформляється на бланках страхового товариства та підписується страховиком і страхувальником або його експедитором у порту відвантаження товарів. Рейсовий страховий поліс містить такі основні дані: назву страхувальника, умови страхування, розмір страхової суми (тобто розмір відшкодування, що сплачує страховик у випадку загибелі або пошкодження застрахованого товару), розмір страхової премії, яка вноситься страхувальником як оплата за страхування; • генеральний поліс - це договір тривалого характеру між страхувальником та страховиком. У ньому зазначається строк його дії, обсяг та границі відповідальності страховика, строки платежу страхової премії та інші спеціальні умови і застереження; • страховий сертифікат - документ, котрий видається страховим товариством страхувальнику, який засвідчує, що страхування було здійснено і що був виданий поліс. Такий сертифікат на конкретний вантаж використовується в основному у тому випадку, якщо товари застраховані відповідно до умов генерального або невалютного полісу. На вимогу страхувальника він може обмінюватися па страховий поліс, оскільки у багатьох країнах законодавство визнає як судовий доказ тільки страховий поліс; • страхове оголошення (декларація) - документ, який використовується, якщо страхувальник повідомляє своєму страховику докладні відомості про окремі відправлення, на які поширюється договір страхування або генеральний поліс, укладений між сторонами; • рахунок страховика - документ, що видається страховиком із зазначенням суми виконаного страхування з вимогою оплати цієї суми; • коверкот - документ, який видається страховиком (страховим маклером, агентом тощо) для повідомлення страхувальника про те, що його інструкції щодо страхування виконані, або в засвідчення здійсненого агентом страхування на користь страхувальника; • абандон - відмова вантажо- або судновласника від своїх прав на застраховане майно на користь страховика при зобов'язанні останнього сплатити страхувальнику повну страхову суму; • договір страхування - угода між страхувальником та страховиком, що регулює їх взаємні зобов'язання відповідно до умов даного виду страхування, або угода, за якою одна сторона (страховик) бере на себе зобов'язання за обумовлену винагороду (страхова премія) відшкодувати збитки іншій стороні (страхувальнику), які виникли внаслідок передбачених у страховому договорі випадковостей (страхового випадку); • поліс валютований - поліс по морському страхуванню, в якому зазначена страхова сума; • претензія - вимога, що пред'являється страхувальником страховику у зв'язку з настанням страхового випадку, який мав місце внаслідок випадковостей, закладених в умовах страхування; франшиза - умови страхового договору, які передбачають звільнення страховика від відшкодування збитків, що не перевищують певного резерву. |
Ділове спілкування - це складний багатоплановий процес розвитку контактів між людьми в службовій сфері. Його учасники виступають в офіційних статусах і орієнтовані на досягнення мети, конкретних завдань. Специфічною особливістю названого процесу є регламентованість, тобто підпорядкування встановленим обмеженням, що визначаються національними і культурними традиціями, професійними етичними принципами.
Діловий етикет містить у собі дві групи правил:
- Норми, що діють у сфері спілкування між рівними за статусом, членами одного колективу (горизонтальні);
- Повчання, що визначають характер контакту керівника і підлеглого (вертикальні).
Загальною вимогою вважається привітне і попереджувальне ставлення до всіх колег по роботі, партнерів, незалежно від особистих симпатій і антипатій.
Регламентованість ділової взаємодії виражається також в увазі до мови. Обов'язкове дотримання мовного етикету - розроблених суспільством норм мовної поведінки, типових готових "формул", що дозволяють організувати етикетні ситуації вітання, прохання, подяки і т.д. (наприклад, "здрастуйте", "будьте ласкаві", "дозвольте принести вибачення", " щасливий, познайомитися з Вами "). Ці стійкі конструкції вибираються з урахуванням соціальних, вікових, психологічниххарактеристик.
Спілкування як взаємодія припускає, що люди встановлюють контакт один з одним, обмінюються визначеною інформацією для того, щоб будувати спільну діяльність, співробітництво. [1]
Щоб спілкування як взаємодія відбувалася безпроблемно, воно повинно складатися з наступних етапів:
- Установка контакту (знайомство). Передбачає розуміння іншої людини, представлення себе іншій людині;
- Орієнтування в ситуації спілкування, осмислення що відбувається, витримка паузи;
- Обговорення цікавить проблеми;
- Рішення проблеми.
- Завершення контакту (вихід з нього).
Службові контакти повинні будуватися на партнерських засадах, виходити з взаємних запитів і потреб, з інтересів справи. Безперечно, таке співробітництво підвищує трудову і творчу активність, є важливим чинником технологічного процесу виробництва, бізнесу. [2]
2. Види ділового спілкування
За способом обміну інформацією розрізняють усне і письмове ділове спілкування.
Усні види ділового спілкування, у свою чергу, поділяються на монологічні і діалогічні.
До монологічним видів відносяться:
- Привітальна промова;
- Торгова мова (реклама);
- Інформаційна мова;
- Доповідь (на засіданні, зборах).
Діалогічні види:
- Ділова розмова - короткочасний контакт, переважно на одну тему.
- Ділова бесіда - тривалий обмін інформацією, точками зору, що часто супроводжується прийняттям рішень.
- Переговори - обговорення з метою досягнення угоди з якогось - якого питання.
- Інтерв'ю - розмова з журналістом, призначений для друку, радіо, телебачення.
- Дискусія;
- Зустріч (збори);
- Прес-конференція.
- Контактний ділова розмова - безпосередній, "живий" діалог.
- Телефонна розмова (дистантних), що виключає невербальну комунікацію.
У прямому контакті і безпосередній бесіді найбільше значення мають усна і невербальна комунікації.
Бесіда передача повідомлень по телефоні є самими розповсюдженими формами комунікацій, їх відрізняє безпосередній контакт і велика розмаїтість способів спілкування, що дозволяє без праці сполучити ділову (формальну) і особисту (неформальну) частини всякого повідомлення.
Письмові види ділового спілкування - це численні службові документи: діловий лист, протокол, звіт, довідка, доповідна і пояснювальна записка, акт, заява, договір, статут, положення, інструкція, рішення, розпорядження, вказівку, наказ, доручення та ін
За змістом спілкування може бути розділене на:
- Матеріальне - обмін предметами і продуктами діяльності;
- Когнітивне - обмін знаннями;
- Мотиваційний - обмін спонуканнями, цілями, інтересами, мотиву-ми, потребами;
- Деятельностное - обмін діями, операціями, уміннями, навичками.
По засобах спілкування можливо розподіл на такі чотири види:
- Безпосереднє - здійснюване за допомогою природних органів, даних живій істоті: руки, голова, тулуб, голосові зв'язування і т.д.;
- Опосередковане - пов'язане з використанням спеціальних засобів і знарядь;
- Пряме - припускає особисті контакти і безпосереднє сприйняття один одним людей, у самому акті спілкування;
- Непряме - здійснюється через посередників, якими можуть виступати інші люди.
56. Листи раніше писали тільки від руки. Тепер їх нерідко друкують на машинці (або на комп´ютері), але підписують неодмінно власноруч.
Неохайно виглядають листи, написані на аркушах, вирваних із зошита. Якщо лист складається з кількох сторінок, то їх нумерують. Будь-який лист варто писати чисто, розбірливо, охайно. У листах не треба нічого закреслювати — адресат мимоволі зацікавиться тим, що саме ми похабцем роздумали йому повідомити. Дату ставлять на початку листа.
У тексті листа всі займенники необхідно писати з великої літери, наприклад, "Хотів би привітати Вас", "Одержав Вашого листа", "Дуже хотів би Вас привітати".
Залежно від характеру і змісту листа його завершують словами "З повагою", "Приміть мої найкращі побажання" тощо.
Якщо в листі міститься питання, у конверт не треба вкладати марку для відповіді. За надані послуги слід подякувати не телеграмою, а листом (або особисто).
Листи із вдячністю за гостинність висилають приблизно за тиждень після від´їзду.
Лист із вітаннями з нагоди одруження співробітника(ці) вашої установи висилають упродовж восьми днів від моменту одержання повідомлення про цю подію.
Співчувальний лист надсилають упродовж 10 днів від моменту одержання повідомлення. Такий лист вимагає особливої сердечності, у ньому не має бути банальних висловлювань. За правилами ввічливості слід відповісти на отримане співчуття, але людина, котра пережила втрату близького, не завжди може це зробити. На таке мовчання не потрібно ображатися. Якщо ж відповідь можлива, лист має бути дуже стислим: "Щиро дякую за слова співчуття. Мені приємно було дізнатися, що у важку хвилину Ви розділили зі мною моє нещастя".
Анонімні листи — явище огидне й не має жодного виправдання. Навряд чи хтось ризикне назвати бодай один випадок, коли анонімка послугувала якійсь справедливій, корисній справі. Вона —свідчення непорядності та підступності. Причому найдивовижнішим є те, що той, хто її пише, усвідомлює непорядність власних дій, тому й не підписується.
Відповідати на отриманий лист бажано впродовж 6-Ю днів. Однак не варто закидувати листами товаришів по службі і знайомих, аби листи не перетворювалися на тягар. У листі завжди потрібно відповісти на поставлені вам питання.
Ділові листи до співробітників апарату управління мають бути підкреслено офіційними і коректними: "Надішліть мені, будь ласка, Ваш відгук", "Чи не зможете Ви...", "Будь ласка, напишіть мені...", "Хотів би знати Вашу думку...", "Дуже прошу Вас надіслати мені...", "Будьте люб´язні, дізнайтеся...", "Не могли б Ви надіслати...", "Викладіть докладніше Вашу думку...", "Не відмовте мені в повідомленні, що і коли зроблено" тощо.
Діловий лист — не тільки один із найважливіших засобів повідомлення, а й основний різновид ділового листування, що допомагає здійснювати підприємницьку і комерційну діяльність фірм, компаній, підприємств.
Діловий міжнародний етикет передбачає:
Листи, що належать до ділової кореспонденції, розподіляють на:
З цього переліку комерційних листів найбільші труднощі виникають при складанні листів-пропозицій до партнера, зокрема й покупця з метою переконати його придбати товар. При написанні таких листів конче важливим є психологічний аспект. На початку листа слід зацікавити адресата ("Найбільша перевага нашої продукції полягає в тому, що"); запропонувати зниження ціни ("Два наші верстати йдуть на світовому ринку за ціною одного"), натякнути на актуальність пропозиції ("Сьогодні всі країни близького зарубіжжя користуються продукцією нашої фірми").
Потім бажано зробити акцент на описанні товару і повідомити про його високу якість або позитивні результати в разі його використання. Щоб стимулювати інтерес у покупця, доцільно звернутися до почуттів або до логіки, або до тому й до того одразу. Так, наприклад, продавець холодильників може зробити наголос на логіці ("двадцятирічна гарантія") або на емоціях ("Таких холодильників ще ніхто у вашому місті не має").
Доволі непросто буває скласти лист-відмову на претензію партнера. Треба, щоб попри відмову, у клієнта про вас лишилася позитивна думка. Неодмінно слід зберегти із ним ділові зв´язки. Відмова має логічно випливати з попереднього змісту листа.
Доброзичливе, позитивне завершення листа має створити у клієнта враження, що ви більше зацікавлені в ньому самому, ніж у відмові.
Лист, отриманий у присутності третіх осіб, можна розгорнути і мигцем проглянути текст. Докладне читання варто відкласти на потім. Якщо лист терміновий, необхідно сказати: "Вибачте, але це дуже терміново" і дочитати до кінця. Не слід читати вголос отриманого листа, спершу не дочитавши його до кінця. Інакше може виникнути необхідність перервати читання на півслові. Неприпустимо читати чужі листи. Неетично цікавитися змістом листів, адресованих підлеглим, і навпаки, підлеглі співробітники не читають листів, адресованих керівникові.
57. Професіоналізми – слова й мовленнєві звороти, характерні для мови людей певних професій. Оскільки професіоналізми вживають на позначення спеціальних понять лише у сфері тієї чи іншої професії, ремесла, промислу, вони не завжди відповідають нормам літературної мови. Професіоналізми виступають як неофіційні (а отже, експресивно забарвлені) синоніми до термінів. З-поміж професіоналізмів можна вирізнити науково-технічні, професійно-виробничі, просторічно-жаргонні. Вони доволі різноманітні щодо семантичних характеристик.
На відміну від термінів, професіоналізми не мають чіткого наукового визначення й не становлять цілісної системи. Якщо терміни – це, як правило, абстрактні поняття, то професіоналізми – конкретні, тому що детально диференціюють ті предмети, дії, якості, що безпосередньо пов'язані зі сферою діяльності відповідної професії, наприклад:
1. Слова та словосполучення, притаманні мові моряків: кок – кухар; камбуз – кухня; кубрик – кімната відпочинку екіпажу; бак – носова частина корабля; чалитися – приставати до берега; ходити в море – плавати;компас, Мурманськ, рапорт тощо.
2. Професіоналізми працівників банківсько-фінансової, торговельної та подібних сфер: зняти касу, підбити, прикинути баланс.
3. Назви фігур вищого пілотажу в льотчиків: штопор, бочка, петля, піке та ін.
4. Професіоналізми користувачів ПК: мама – материнська плата, клава – клавіатура, скинути інформацію – переписати, вінт – вінчестер.
5. Професіоналізми музикантів: фанера – фонограма, ремікс – стара мелодія з новою обробкою, розкрутити(пісню, ім'я) – розрекламувати.
Професіоналізми утворюються різними шляхами:
– вживання загальнонародного слова у специфічному значенні: човник /деталь швейної машинки/, липовий баланс;
– шляхом усічення основ слів: кібер /кібернетик/, термояд /термоядерна реакція/; скорочення слів: мехмат /механіко-математичний факультет/;
– зміною в наголошені слів: атомний – атомний, компас – компас, рапорт – рапорт;
– шляхом перенесення /метафори/: дно – нижня частина виробу, машина - комп'ютер, удар – одиниця швидкості станка;
– зміни граматичних категорій (вживання іменників абстрактних та речовинних назв у множині): масла, олії, жири, води, пшениці;
– шляхом префіксації і суфіксації: заморозити рахунки, збити в купу рахунок, бюлетенити, відгул, документувати, дообладнання, недовнесок, пливучість, бойовитість, маршрутизація, задебетувати.
Професіоналізми зберігають емоційність, вони іноді передають якийсь образ: проектувати з чистого місця; зводити, підбивати рахунки; дебет кредит обганяє; липовий баланс; заморозити рахунки.
Здебільшого професіоналізми застосовуються в усному неофіційному мовленні людей певного фаху. Виконуючи важливу номінативно-комунікативну функцію, вони точно називають деталь виробу, ланку технологічного процесу чи певне поняття й у такий спосіб сприяють кращому взаєморозумінню. У писемній мові професіоналізми вживаються у виданнях, призначених для фахівців (журналах, буклетах, інструкціях).
У практиці ділового спілкування треба бути обережним щодо їх вживання у службовому папері. Документ у цьому випадку може перетворитися з офіційного у неофіційний або викликати непорозуміння, ускладнити ділові стосунки.
58. ист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи посадової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо.
Часто лист-запит — це комерційний документ, звертання покупця до продавця із проханням надати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж прислати пропозицію на поставку товару.
Як правило, запити роблять на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, рекламних оголошень у засобах масової інформації тощо. Оформлюючи запит на товар, що зацікавив вас , ви повинні вказати підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та інші умови поставки. Ціна, як правило, в запиті не обумовлюється, але слід указати, на якій базі, в якій валюті ви маєте намір заплатити. За необхідності можете також попросити надіслати вам проспекти, буклети, каталоги, прейскуранти, креслення тощо або навіть зразки товару. Необхідно також указати термін поставки та до якого числа будете чекати твердої оферти.
Зразок запиту пропозиції на поставку запасних частин може бути таким:
Шановні____________________ !
Посилаючись на переговори з вашим представником _______________ , просимо вислати нам тверду пропозицію на поставку запасних частин до комбайнів «Дон». У пропозиції просимо вказати повну назву, тип, технічні характеристики, ціну й вагу кожної позиції специфікації, а також можливий термін і загальний обсяг поставки. Просимо також окремо вказати вартість упаковки та транспортування.
Зазначте також, будь ласка, точну дату надсилання нам вашої пропозиції.
Наперед вдячні вам.
З повагою___________
(підпис)
59. Підготовка до виступу
Для того, щоб підготуватись до конкретного виступу потрібно пройти такі етапи:
1) визначити тему і її назву;
2) сформулювати мету;
3) підібрати матеріал;
4) вивчити і осмислити відібрану літературу;
5) записати прочитане.
До речі, викладаючи основні положення структури підготовки до виступу і самого виступу можна побачити схожість із поділом класичної риторики на розділи: інвенція – етап задуму, намірів, ідей, формулювання гіпотези майбутнього виступу; диспозиція – поняття про структурування промови; елокуція – закони мовного вираження предмета спілкування; елоквенція – дослідження тропів і риторичних фігур; меморія – запам’ятовування змісту промови; акція – підготовка оратора зовнішньо і внутрішньо до виступу [3].
Підготовка до виступу починається із визначення й уточнення теми. Будь-яка тема є частиною великої проблеми і являє собою одну з її частин. Важливо усвідомити це і не прагнути в одному виступі осягнути неосяжне.
Чим слід керуватися, обираючи тему?
По-перше, ви повинні бути добре обізнаними у цій темі, мати певний досвід.
По-друге, те, про що ви збираєтесь говорити, повинне викликати інтерес у слухачів.
По-третє, тема виступу має бути актуальною, значимою.
Назва виступу повинна відповідати таким вимогам:
а) відображати його суть, тобто в лаконічній формі відображати основну ідею виступу;
б) мати рекламний характер: бути цікавою, привертати увагу, торкатися інтересів тих, для кого призначена, збуджувати уяву;
в) бути ясною, чіткою, по можливості короткою.
Щоб ваш виступ був результатним, ставте перед собою три запитання:
а) кому я буду говорити?
б) навіщо? З якою метою?
в) що повинні засвоїти слухачі?
«В. Маяковський, виступаючи на одному із зібрань у 1929 р. говорив, що всі суперечки із ворогами, і з друзями про те, що важливіше – «Як робити?» чи «Що робити?» перекриваються літературним лозунгом «Навіщо робити?», тобто встановлюється примат (лат. – перше місце, старшинство) мети над змістом і формою.
Якщо оратор не подумає про призначення виступу, він не матиме успіху у підготовці його і виголошенні» [4, с. 23].
В залежності від різноманітних факторів мета може визначатися так:
– поінформувати;
– пояснити;
– зацікавити;
– переконати, запевнити;
– закликати до дії;
– надихнути.
«Психолог В.Сахаров називає такі дії, які сприяють виробленню навичок відбору літератури:
1. Пригадування раніше прочитаної літератури з теми виступу.
2. Перегляд особистої бібліотеки чи каталогу.
3. Перегляд каталогів у бібліотеці
4. Перегляд у останніх номерах журналів переліку опублікованих за останній рік статей.
5. Перегляд бібліографічних видань (літописів, книг, журналів і т.п.)
6. Перегляд довідників» [4, с. 25].
Важливий етап підготовки ораторського виступу – вивчення відібраної літератури.
Ораторові необхідно вибрати з літератури те, що можна буде використати у виступі, тобто прочитати відповідні розділи і зробити потрібні записи.
Після того як матеріал до промови підібраний, записуючи його, інформацію потрібно правильно систематизувати. Систематизація промови залежить від кількості використаних джерел. Наприклад, «Феофан Прокопович детально аналізує архітектоніку похвальної промови, її розміри, 5 основних джерел винайдення думки на честь осіб:
– природа людини, яка охоплює душу і тіло;
– доля особи;
– навчання;
– вчинки, дії;
– обставини, другорядні дані» [5, с. 50].
Щодо запису інформації для майбутньої промови, то найбільш простий вид запису – це виписки. Їх рекомендується робити на окремих картках. Вони не завжди повинні бути дослівними.
Фактографічне конспектування необхідне, коли важливо передати слово в слово зміст постанови, нового закону, рекламної інформації і т.п.
В інших випадках рекомендуються інші види роботи з джерелами. Вільне конспектування – передача змісту тексту своїми словами. Оціночне конспектування – критичний розбір змісту, коли поряд із судженнями автора наводяться свої. При творчому конспектуванні думки автора доповнюють, розвивають, узагальнюють. Нарешті – лекторське конспектування – це представлення матеріалу на папері так, як він звучатиме в аудиторії
60. Розпорядження - поширений в управлінській практиці документ.
Особливий різновид цього документа представляє Розпорядження - правовий акт , що видається одноосібно керівниками законодавчих , виконавчих органів державної влади , судових органів Російської Федерації , суб'єктів Російської Федерації , органів місцевого самоврядування в межах компетенції , визначеної законом » нормативно- правовими актами. Такі розпорядження містять подзаконное офіційне рішення , прийняте з дотриманням встановленої процедури і породжують юридичні наслідки . Розпорядження обов'язкові для виконання всіма органами управління , господарюючими суб'єктами незалежно від організаційно -правої форми , а також громадськими об'єднаннями , посадовими особами та громадянами, які проживають на даній території.
Приклад оформлення розпорядження
Розпорядження , що зачіпають інтереси громадян, мають бути опубліковані протягом двох тижнів в офіційних виданнях і набирають чинності з дня їх опублікування. За місцем їх розробки такі розпорядження зберігаються постійно .
Розпорядження - розпорядчий документ , що видається керівником або його заступниками єдиноначалію для вирішення оперативних питань , з питань інформаційно -методичного характеру , а також з питань , пов'язаних з організацією виконання наказів , інструкцій та інших актів.
Як правило , розпорядження мають обмежений термін дії і поширюються на вузьке коло виконавців ( структурних підрозділів).
Розпорядження по оформленню не відрізняється від наказу , має такий же формуляр як за складом , так і по розташуванню реквізитів (див. рис. 3.2 . ) .
Однак поширена практика видання розпоряджень , які не містять констатуючій частині . У такому випадку текст розпорядження починається безпосередньо з пунктів , що формулюють розпорядчі дії . Якщо необхідність пояснення видання розпорядження все-таки існує , то вона обгрунтовується у вступній частині , а текст розпорядчої частини починається зі слова « ПРОПОНУЮ » або « ЗОБОВ'ЯЗУЮ ».
Розпорядження набирає чинності з моменту його підписання. Реєстрація розпоряджень ведеться окремо від інших видів документів . Реєстраційні індекси привласнюються в межах календарного року і , як правило , складаються з порядкових номерів.