Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ПЕРЕЛІК ПИТАНЬ ДО ІСПИТУ З ДІЛОВОДСТВА
1.Основні поняття діловодства та документування («діловодство», «документаційне забезпечення управлінської діяльності», «документування», «організація роботи з документами», «документообіг», «зберігання документів»)
1.Діловодство (документаційне забезпечення управління) — діяльність окремих працівників або підрозділів щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій в процесі здійснення управління підприємством.
Документування — це створення документу з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії.Організація роботи з документами .
Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформаційно-пошукових систем з документами і контролю за їх виконанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.
Докуме́нтоо́біг — це рух документів в установі від моменту створення або від одержання зі сторони або до моменту передачі на зберігання до архіву.Об'єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.
Основні етапи документообігу:прийом вхідної кореспонденції;обробка та реєстрація документів;контроль виконання документів;обробка та відправлення вихідної кореспонденції
Зберігання документів
берігання документів відіграє значну роль у справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує не лише цілісність у зберіганні документів протягом встановлених законом термінів, а й можливість користування ними у будь-який момент для отримання різноманітних довідок.
2.Документ, його роль і місце в управлінні. Значення документів, та реалізація в управлінській діяльності, їх функції.
У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта, підприємства створюються документи, які відображають цю діяльність і показують інформаційні зв'язки людини і суб'єкта. Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. Документ як найтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю та ін. Один окремий документ - це одиничний акт документування. Діяльність суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих. В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування та ін. - в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління. Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення.Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Можна також розподілити системи документації за рівнем управління, наприклад, системи документації по міністерству освіти, вузу, школі та ін.
3.Нормативно-методична база діловодства.
Процес діловодства організується за допомогою:
Ø Положень конституції України;
Ø Законів України;
Ø Нормативно-правових актів Президента України, Кабінету міністрів України, Ради міністрів АР Крим;
Ø Інших методичних документів.
Нормативно-методична база діловодства включає:
Законодавчі акти України в сфері інформації, документації та документування.
Укази та розпорядження Президента України, Постанови та розпорядження Уряду України
Правові акти органів виконавчої влади
Правові акти нормативного та інструктивного характеру.
Методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств.
Державні стандарти на документацію.
Уніфіковані системи документів.
Класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.
Методичні документи регламентують:
ü Технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації.
ü Роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення тощо.
Крім того, архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу щодо вдосконалення та організації діловодства, розробляють та затверджують обов’язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.
4.Функції та завдання служби діловодства.
Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:
постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;
забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів;
скорочення документообігу;
Типові функції служби діловодства, до складу яких входять різноманітні види діловодних робіт, умовно можна поділити на технологічні,організаційні, методичні та контрольні.
До технологічних функцій служби діловодства належать:
— приймання та первинне опрацювання вхідних документів;
— реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
— розроблення і проектування бланків документів;
— підготовка вихідних документів до відправлення;
— інформаційно-довідкова робота за документами підприємства.
Організаційними функції:
— попередній розгляд та вчасне подання документів ке-
рівництву підприємства;
— передання документів на виконання безпосереднім виконавцям;
— організація робочих місць працівників служби діловодства;
— організація діловодства за зверненнями громадян;
— організація підвищення кваліфікації працівників підприємства з питань діловодства.
До контрольних функцій належать:
— контроль за строками виконання документів і доручень керівництва;
— контроль за правильністю оформлення документів, що подаються виконавцями на підпис керівництву, та документів, призначених до відправлення;
— контроль за правильністю оформлення
Методичними функціями служби діловодства є:
— розроблення індивідуальної інструкції з діловодства і номенклатури справ підприємства,;
— надання методичної допомоги у проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах підприємствата в установах, що належать до сфери його управління;
— проведення нарад і консультацій з питань
5.Реквізит документа (постійний, змінний). Формуляр документа.
Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів. Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів
Для складання службових документів використовується папір форматів A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).
Як правило, всі вихідні службові документи оформляються на бланках, які виготовляються відповідно до
вимог державних стандартів.
Бланки документів повинні мати поля:ліве — 20 м.верхнє — не менше 10 мм.
праве і нижнє — не менше 8 мм. Бланки організації виготовляються двох видів
бланк для листів;
загальний бланк — для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Крім цього можуть виготовлятись
бланки для окремих видів документів
постанови та розпорядження
наказу та розпорядження керівника організації
протоколу засідання та витягу з нього;
Виготовлення бланків конкретних видів документів здійснюється на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів і допускається, якщо цих документів створюється понад 200 на р.
Бланки виготовляються:українською мовою — для використання в межах України;українською та іноземною мовами — для використання за межами України.
Інші документи, в основному внутрішнього характеру (заяви працівників, службові, доповідні записки, довідки тощо), а також документи, що створюються від імені декількох організацій, оформляються на чистих аркушах.
Для економії часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфіковуватися. Суцільний зв´язний текст документа може складатись на основі трафарету або макета, що містять постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.
Трафаретні тексти розробляються структурними підрозділами, підготовляються у вигляді збірників таких текстів, бланків документів з трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вводяться в дію наказом керівництва.
Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.
Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів.
Оформлення реквізитів службових документів
Державний стандарт на організаційно-розпорядчу документацію встановлює максимальний склад і розміщення реквізитів (формуляр-зразок), що використовуються при складанні управлінських документів. Залежно від найменування і призначення документа оформляються певні, властиві тільки цьому виду елементи офіційного документа (реквізити). Обов´язковими реквізитами документа є:
1) найменування установи — автора документа;
2) назва документа або уніфікованої форми (не зазначається на листах);3) дата;4) індекс;5) заголовок до тексту;6) текст;7) підпис;
8) візи;9) відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Додатковими реквізитами документа є:
1) Державний герб України;2) найменування структурного підрозділу автора документа;3) резолюція;4) гриф затвердження;5) відмітка про засвідчення копії;6) печатка;7) гриф зовнішнього погодження;8) відмітка про додатки;9) адресат;10) індекс пошти, поштова і телеграфна адреси, номер телефону;11) місце складання або видання;12) прізвище виконавця і номер його телефону (для листівобов´язково);13) відмітка про надходження;
14) посилання на індекс і дату вхідного документа;15) відмітка про контроль;16) відмітка про перенесення даних на машинний носій тощо.
Найменування установи — автора документа. Найменування організації вказується у точній відповідності із зазначеним в статуті і зазначається на бланках типографським способом під час їх виготовлення.
Назва виду документа. На всіх документах, крім листів, зазначається його назва (НАКАЗ, ПОСТАНОВА, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, ДОВІДКА тощо), що сприяє швидкому сприйняттю змісту документа.
Назва виду документа вказується на бланку друкарським або машинописним способом під час виготовлення документів або заздалегідь вказується при виготовленні бланків і повинна відповідати компетенції організації та змісту управлінської дії.
Виходячи з назви виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту і особливості його викладу та ступінь обов´язковості виконання його вимог.
7Поняття «бланк документа», вимоги до нього, види бланків. Розташування реквізитів на бланку документа.
Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.
Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланк виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від 01 вересня 2003 року.
Він установлює такі види бланків:
- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листів (Додаток 1);
- бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа (Додаток 2);
- бланк листа (Додаток 3).
Послуговуючись загальним бланком організації, установи, розробляють бланки структурних підрозділів або бланки посадових осіб, якщо ця особа має право підпису документів.
Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити:
o зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;
o емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)-02;
o зображення нагород - 03;
o код організації за ЄДРПОУ - 04;
o назва організації вищого рівня - 06;
o назва організації - 07;
o назва структурного підрозділу - 08;
o місця складання або видання документа - 14.
Проте місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо воно входить до складу назви організації.
Крім цього, загальний бланк може мати такі обмежувальні позначення для реквізитів:
o код форми документа за ДКУД - 05;
o дата документа -11;
o реєстраційний індекс документа - 12;
o заголовок до тексту документа - 19;
o відмітка про контроль - 20.
Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38-90):
для службових листів;
загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).
Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:
кутове - постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті;
поздовжнє - постійні реквізити розташовуються уздовж верхньої частини аркуша.
Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.
Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.
8Правила датування та індексації документа.
Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).
Індексація документів - це присвоєння реєстраційних номерів і необхідних умовних позначок при реєстрації, що вказують на місце їх, виконання та зберігання.
Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікатором. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.
9Правила адресування документа.
Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному. Наприклад:
Видавництво «Освіта»
Коваленку С. М.
Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому.
Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:
До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:
Київський міжрегіональний інститут
удосконалення вчителів імені Б. Грінченка
Відділ кадрів
Васильченку Ф, К.
02152, Київ-52, вул. П. Тичини, 17
Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».
10Оформлення тексту документа.
Текст: інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до нього. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція підприємства. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою. *** Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються.
11Внутрішнє погодження документів: візування.
. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза проекту наказу та вказівки включає:
особистий підпис;
ініціали й прізвище особи, яка візує документ;
дату візування.
У разі потреби зазначається найменування посади особи, яка візує документ. Наприклад,: Заступник головного лікаря з адміністративно-господарчої роботи (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата.
Віза може проставлятись як на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, так і на зворотному, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Візи проставляються на першому примірнику документа. Якщо зауваження й пропозиції до проекту документа займають більше трьох рядків, то вони викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:
Головний економіст
(Підпис) (І. Р. Ігнатенко)
Зауваження й пропозиції. Додаються.
дата
12.Зовнішнє погодження документів.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування установи та посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дата погодження. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження. Наприклад: Аркуш погодження додається.
13Правила проставляння позначок на документі: про надходження документа в організацію, про взяття документа на контроль, про наявність копії документа в електронній формі.
Отметка о поступлении документа в организацию
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса).
Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве, и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Идентификатор электронной копии документа
Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка о контроле
Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.
Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.
14Засвідчення документів печаткою організації. Правила проставлення відбитку печатки.
З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, прикладається печатка.
Печатки можуть бути гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб: що встановлюють акти, які викликають витрату грошових коштів та матеріальних цінностей; до статутів, положень, що вимагають відповідно до нормативних актів наявності відбитка печатки. Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну та трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т. д.
Перелік інших документів, до яких прикладається печатка, визначає установа. Якщо печаткою засвідчується копія документа,вона ставиться перед особистим підписом у такий спосіб, щоб захопити частину слів назви посади особи, що підписала документ.
Відбитком печатки на документі засвідчують підписи відповідальних осіб.
Відбиток проставляють таким чином, щоб він охопив кілька літер назви посади
осіб, які підписали документ. Відбиток печатки має бути чіткий, щоб його можна
було прочитати. При цьому перекривати відбитком печатки особистий підпис по-
садової особи не допускається
15Подання документів на розгляд і резолюцію керівництву. Правила складання та оформлення резолюції на документі.
На розгляд керівництва підприємства документи подають у день їхнадходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час.Керівнику підприємства відразу після реєстрації в папці з грифом«Невідкладно» передають:акти органів державної влади, органів влади Автономної Респуб9ліки Крим і доручення вищих посадових осіб;, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;кореспонденцію, що надходить від установ і організацій вищогорівня.
За підсумком розгляду вхідного документа керівник власноруч безпосередньо на документі робить короткий напис, що містить вказівкищодо виконання цього документа. Цей напис називається резолюція
.
Резолюція максимально може складатися з таких елементів:прізвище(9а) виконавця(9ів) у давальному відмінку;зміст доручення;термін, до якого слід виконати документ;особистий підпис керівника;дата оформлення резолюції.Якщо в резолюції зазначено кілька прізвищ виконавців, то головним виконавцем уважається працівник, чиє прізвище зазначено пер9
шим.Якщо в тексті вхідного документа обумовлено термін виконання, асаме виконання документа не потребує додаткових роз’яснень,керівник зазначає у своїй резолюції тільки посаду(9и) або тільки
прізвище виконавця(ів), проставляє підпис і дату.Резолюцію проставляють на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на березі,
призначеному для підшивання документа у справу. На вхідних листахрезолюцію найчастіше розташовують під реквізитом «Адресат».Не дозволяється написання резолюцій по тексту документа.Оформлення резолюції на окремому аркуші або спеціальному бланку для резолюцій допускається в тому разі, якщо на документі немаєвільного місця або коли в резолюції подано великий перелік виконавцівчи детальний план виконання документа.
16Оформлення додатків до документа.
Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер.
Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка.
У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою: ^ Додаток: на 5 арк. у 2 прим.; якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників
17Правила оформлення додатків до розпорядчих документів.
Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша
У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;
якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників,
якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;
при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до опису на ____ арк.;
18Особливості складання листів.
Службовий лист будь - якої організації має бути складений та оформлений на бланку листа. Якщо бланка листа немає в організації, то службовий лист можна оформити на загальному бланку з обов'язковим відтворенням на ньому довідкових даних про організацію, а саме: поштової адреси, номерів телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреси електронної пошти, інших відомостей у разі потреби. Особливістю складання службового листа є те, що на відміну від усіх інших службових документів у ньому не вказують реквізит 10 - «Назва виду документа».
Порядок адресування службових листів також має певні особливості. Адресатом службового листа може бути організація, її структурний підрозділ або конкретна посадова особа.
Якщо лист адресують організації ( або її структурному підрозділу), то назву подають у називному відмінку
Якщо лист адресують посадовій особі із зазначенням організації і структурного підрозділу, в якому вона працює, то назву організації і назву структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду і прізвище посадової особи - у давальному
У разі адресування листа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата
Якщо лист адресують багатьом однорідним організаціям, то адресата зазначають узагальнено
Службовий лист не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово « копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному листі зазначають тільки одного конкретного адресата.
До реквізиту « Адресат» може входити поштова адреса
Текст службового листа має бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло і коректно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не мають смислового навантаження.
У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.
Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої і має становити три інтервали від поля. Типовий абзац має три частини:
зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі)
фраза (викладається головна інформація абзацу);
коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці).
Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7--10 днів. Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів. Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість. Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.
Якщо у листі звертаються до всього колективу або до групи людей, то використовують такі звертання:
Шановні колеги!Шановні панове!Шановні добродії!Шановні акціонери!
Якщо текст службового листа невеликий за обсягом, його бажано друкувати через півтора міжрядкового інтервалу
Після тексту з нового рядка над реквізитом « Підпис» можна розмістити так звану заключну формулу ввічливості. Найчастіше у службових листах вживають такі форми:
З повагою Зі щирою повагою З повагою й найкращими побажаннями
19Складання та оформлення листа-запиту.
Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи посадової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо.
Оформлюючи запит на товар, що зацікавив вас , ви повинні вказати підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та інші умови поставки. Ціна, як правило, в запиті не обумовлюється, але слід указати, на якій базі, в якій валюті ви маєте намір заплатити. За необхідності можете також попросити надіслати вам проспекти, буклети, каталоги, прейскуранти, креслення тощо або навіть зразки товару. Необхідно також указати термін поставки та до якого числа будете чекати твердої оферти.
У листі-запиті обов'язково вказують:
підставу для запиту;
назву товару (його марку, якість, модель тощо);
умови й термін постачання;
умови оплати.
Оферта - це пропозиція про укладення угоди з докладним зазначенням усіх її умов. Розрізняють вільну й тверду оферти.
Вільна оферта - оферта, яку з метою попереднього вивчення ринку продавець пропонує кільком покупцям.
Тверда оферта - оферта, яку продавець, обумовивши термін дотримання свого зобов'язання, пропонує одному потенційному покупцеві.
20Складання та оформлення відповіді на лист-запит. Складання листа-відмови.
Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:
Шановні панове!
З повагою і найкращими побажаннями...
Шановний пане,..!
У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову оплати за навчання в... (назва навчального закладу). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надси¬лаємо змінений варіант нашої угоди.
Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас.
З повагою ...
Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше завдан¬ня — переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом'якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.
Отже, відмову можна сформулювати так:
Вельмишановний пане... !
Вдячні за інтерес, виявлений до нашого навчального за¬кладу. З приємністю відзначаємо високу кваліфікацію, за¬свідчену Вами на співбесіді.
З повагою...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання з таких причин: ...
На жаль, повинні повідомити Вас про неможливість...
Дуже прикро, проте цього року в нас немає змоги ...
8. Вибачте, але ми не можемо погодитися з ...
Я змушений відхилити Вашу пропозицію, оскільки її умови мене не влаштовують.
Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:
Шановні панове!
З повагою і найкращими побажаннями...
Шановний пане,..!
У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову оплати за навчання в... (назва навчального закладу). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надси¬лаємо змінений варіант нашої угоди.
Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас.
З повагою ...
Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше завдан¬ня — переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом'якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.
Отже, відмову можна сформулювати так:
Вельмишановний пане... !
Вдячні за інтерес, виявлений до нашого навчального за¬кладу. З приємністю відзначаємо високу кваліфікацію, за¬свідчену Вами на співбесіді.
Ми отримали Вашого листа від... (дата), у якому Ви просите матеріально підтримати благодійний фонд «Діти-сироти». Дуже прикро, проте цього року в нас немає ані найменшої змоги зробити навіть незначний благодійний внесок.
З повагою...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання з таких причин: ...
На жаль, повинні повідомити Вас про неможливість...
Шкода, але з огляду на погіршання економічної ситу¬ації ми не можемо...
Дуже прикро, проте цього року в нас немає змоги ...
8. Вибачте, але ми не можемо погодитися з ...
Втішений Вашою пропозицією, та, на жаль, змушений відхилити її через сімейні обставини.
19. Мені прикро (шкода), що цього разу я не зможу взяти участь в обласній олімпіаді з біології.
Я змушений відхилити Вашу пропозицію, оскільки її умови мене не влаштовують.
21Складання та оформлення оферти.
Офе́рта (від лат. offero — пропоную) — пропозиція певній стороні укласти угоду з урахуванням викладених умов. Може мати письмову або усну форму. Оферта вважається прийнятою після її акцепту.
Розрізняють два види оферти: тверду і вільну.
Тверда оферта — це документ, в якому надається письмова пропозиція на продаж визначеного товару, надісланий продавцем одному можливому покупцеві, де вказуються суттєві умови майбутнього контракту й визначено строк дії оферти.
Вільна оферта — це документ, який може бути виданий на одну й ту саму партію товару кільком можливим покупцям; не зв'язує продавця своєю пропозицією і не встановлює строк для відповіді.
Якщо оферту не було прийнято обома сторонами, то одна із сторін може надати іншій контроферту з викладенням свого бачення співробітництва.
Цивільний Кодекс України термін «оферта», розшифровує як пропозицію укласти договір. Для опису дій сторін та суті оферти відведена стаття 641 «Пропозиція укласти договір»:
Пропозицію укласти договір (оферту) може зробити кожна із сторін майбутнього договору. Пропозиція укласти договір має містити істотні умови договору і виражати намір особи, яка її зробила, вважати себе зобов'язаною у разі її прийняття.
Реклама або інші пропозиції, адресовані невизначеному колу осіб, є запрошенням робити пропозиції укласти договір, якщо інше не вказано у рекламі або інших пропозиціях.
Пропозиція укласти договір може бути відкликана до моменту або в момент її одержання адресатом. Пропозиція укласти договір, одержана адресатом, не може бути відкликана протягом строку для відповіді, якщо інше не вказане у пропозиції або не випливає з її суті чи обставин, за яких вона була зроблена.
22Реквізити листа міжнародного зразка.
|
1Заголовок (адрес отправителя) |
|
|
2.Номер док-та |
|
|
3.Дата |
|
|
4.Специальные почтовые отметки |
|
|
5.Уведомление о конфедициальности |
|
|
6.Адресат |
|
|
7.Указание на желательность ознакомления |
|
|
8.Обращение |
|
|
9. Заголовок к тексту |
|
|
10.Основной текст 11.Завершение письма |
|
|
12.Пдпись |
|
|
13.Пометка об исполнении |
|
|
14.Приложения |
|
|
15.Копии письма |
|
|
16.поскриптум |
Заголовок или адрес от правителя может модерж:Фирменный знак,логотип. Наим фирмы. Постовый адрес, эл. Почта. Телеф\факс. Регістр номер. Справочная инф-я.
23Бланк листа міжнародного зразка.
|
(1)Заголовок (адрес отправителя) |
|
|
2.Номер док-та |
2.Номер док-та |
|
3.Дата |
3.Дата |
|
4.Специальные почтовые отметки |
|
|
5.Уведомление о конфедициальности |
|
|
6.Адресат |
|
|
7.Указание на желательность ознакомления |
|
|
8.Обращение |
|
|
9. Заголовок к тексту |
|
|
10.Основной текст |
|
|
11.Завершение письма |
11.Завершение письма |
|
12.Пдпись |
12.Пдпись |
|
13.Пометка об исполнении |
|
|
14.Приложения |
|
|
15.Копии письма |
|
|
16.поскриптум |
24Правила адресування та звернення у листі міжнародного зразка.
Если письмо адресуется определенному лицу или организации (отделу) от определенного лица или организации (отдела), то лицо или организация (отдел) указывается в начале адреса. Перед фамилией лица, которому вы направляете письмо (если, конечно, это не ваш родственник или хорошо знакомый), должна обязательно ставиться одна из форм:
Mr. - должностное лицо - мужчина,
Mrs. - должностное лицо - замужняя женщина,
Miss - должностное лицо - незамужняя женщина,
Ms. - должностное лицо - женщина (независимо от семейного положения).
Без фамилии эти формы не употребляются, а после форм Mr., Mrs., Ms., как правило, ставится точка. (Иногда точка не ставится, особенно в британском варианте английского языка.).
Если вы не знаете пол адресата, напишите его полное имя, опустив вежливое обращение:
Dear Dana Simms:
. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs.), употребляйте нейтральное Ms.
. Если вы пишите двум лицам, обязательно укажите оба имени в приветствии:Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne:
. Никогда не пишите полностью следующие вежливые обращения:Mr., Ms., Mrs. и Dr.:
Адрес иностранного отправителя пишется по традициям страны-отправителя. Например, в английском адресе номер дома ставится перед названием улицы, а название города – после названия улицы. Между номером дома и названием улицы запятая не ставится. До последнего времени было принято оканчивать каждую строчку адреса запятой, а весь адрес точкой. В настоящее время эта практика несколько устарела, и адрес пишется без запятых в конце строчек и без точки в конце.
Общая схема для английского отправителя:
№ дома Улица, № квартиры/офисаГород, ИндексСтрана:Scott Brown5 Green Avenue, Apt. 3Ann Arbor 48104USA
Общая структура международного адреса:
имя получателя (или название организации для адреса юридического лица);
улица, номер дома (при адресовании частным лицам в адрес могут быть включены номер
квартиры, подъезда, этажа);
район (или характерное название квартала, иной части населенного пункта);
город (или иной населенный пункт) и почтовый индекс;
регион (штат, графство, кантон и т.п.);
страна назначения.
25Складання та оформлення тексту листа міжнародного зразка.
Зокрема, для службових листів можуть оформлятись такі змінні реквізити:
адресування;
посилання на дату, номер і адресу відправника (Reference line);
дата (Date);
звернення до адресата - “До відома” (Attention Line);
звернення до адресата - формула ввічливості (Solution);
заголовок (Subject Line);
основний текст листа (Body of the Letter);
заключна формула ввічливості (Complimentary Close);
підпис (Signature);
відмітка про наявність додатків (Enclosure);
відмітка про наявність і розсилання копій даного листа (Connotation).
Найбільш поширеним при складанні ділових листів є бло-ковий стиль (block style). Він дозволяє визначити основні бло-ки службового листа і їх розміщення:
адресування розміщується ліворуч;
дата документа і посилання на реєстраційно-довідкові дані проставляється праворуч;
службовий лист обов’язково має графу “До відома” і звер-тання до адресата, яке розташовується ліворуч;текст друкується від лівого берега без абзаців. Для відок-ремлення частин тексту використовуються міжрядкові інтервали;
Шановний пане! – Dear Sir!
до жінки, якщо невідоме її ім’я:
Шановна пані! – Dear Madam!
до чоловіка, якщо відоме його ім’я:Шановний пане Віктюк! – Dear Mr Viktuk!
до заміжньої жінки:Dear Mis Smith
до незаміжньої жінки:Dear Miss Smith
до жінки, сімейний статус якої невідомий:Dear Ms Smith
26Види розпорядчих документів. Складання та оформлення наказу з основної діяльності.
Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения
Процедура издания приказов вкл:- Инициирование решения,обоснования необх-ти принятия реш.
-Сбор и анализ инф-и по интересующему вопросу
-Подготовка проекта распорядительного док-та.
-Согласование
-Распространение док-та руков.
-Подписание
-регистрация приказа
Приказами по основной деятельности документируют вопрос:
финансово - хозяйственной деятельности предприятий;
открытие филиалов ;
организации структурных подразделений , распределение должностных обязанностей;
• режим работы предприятия;
финансирование определенных программ , проектов ;
внесение изменений и дополнений в штатное расписание и множество других управленческих ситуаций, требующих документного решения .
Текст состоит из 2 частей:констатирующей и распорядительной.
В кост. Части обозначают основание,обоснование либо цель издания приказа.Начин со слов : «З метою…»Обяз указ-ся назв вида док, его автора, дату,рег индекс, заголовок и обачно данные приказанач со слов «На виконанні» Точка в конке конст части не ставиться . Распоряд часть начин со слова «НАКАЗУЮ»,без отступа от левой границы и без ковычек.Распоряд часть делится на пнкты и подпункты кот нумеруются арабскими цифрами.В каждом пункте обознач исполнителя,структур подразд или конкретные должн лица,задача,поручние и термин.
27Складання та оформлення наказу з адміністративно-господарських питань.
Приказы по административно-хозяйственным вопросам - это распорядительные документы, которые выдает руководитель предприятия по собственной инициативе или по инициативе структурных подразделений с целью надлежащего документального оформления различных административно-хозяйственных вопросов. Порядок подготовки этих приказов аналогичен порядку подготовки приказов по основной деятельности (см. № 9, 2011) но различаются сроки их хранения и, соответственно, требования к регистрации, формирования в дела и хранения
Эти приказы создаются когда указанные вопросы требуют правового регилирования:Финансирование опред работ и мероприятий, создание временных рабочих органов для выполнения работ,назначение ответственных лиц. И т.д.
Текст состоит из 2 частей:констатирующей и распорядительной.
В кост. Части обозначают основание,обоснование либо цель издания приказа.Начин со слов : «З метою…»Обяз указ-ся назв вида док, его автора, дату,рег индекс, заголовок и обачно данные приказанач со слов «На виконанні» Точка в конке конст части не ставиться . Распоряд часть начин со слова «НАКАЗУЮ»,без отступа от левой границы и без ковычек.Распоряд часть делится на пнкты и подпункты кот нумеруются арабскими цифрами.В каждом пункте обознач исполнителя,структур подразд или конкретные должн лица,задача,поручние и термин.
28Оформлення спільних наказів двох організацій.
Оформлення спільного наказу
Спільний наказ оформлюють на чистих аркушах паперу формату А4; при цьому віддають перевагу зцентрованому розташуванню реквізитів.
Під час складання та оформлення спільного наказу з основної діяльності кількох організацій одного рівня слід мати на увазі, що:
— назви організацій розміщують на одному рівні;
— у спільному наказі проставляють лише одну дату його видання.
— реєстраційний індекс спільного наказу складається з порядкових реєстраційних номерів, присвоєних документу в кожній організації;
— у спільному наказі має обов’язково бути зазначено місце складення або видання документа;
— заголовок до тексту спільного наказу має стисло і точно визначати смисловий аспект змісту документа. Якщо заголовок перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега й розташовувати центровано над текстом;
— текст складається з двох частин — констатуючої і розпорядчої,
— якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи, наприклад: що додається або (додається). При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту наказу не оформлюють;
— додатки до наказу мають бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату та реєстраційний індекс;
— підписи керівників організацій розміщують на одному рівні в кілька стовпчиків, залежно від кількості організацій, що є авторами цього документа;
— особистий підпис кожного з керівників має бути засвідчений відбитком основної круглої печатки відповідної організації;
— візують наказ у кожній з організацій відповідальні виконавці та зацікавлені посадові особи (найчастіше заступники керівників організацій, керівники юридичних, планово-економічних, фінансових служб). Візи проставляють на примірнику, що залишається у відповідній організації. Цей реквізит розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша наказу;
— за потреби в оцінці доцільності видання спільного наказу, встановленні його відповідності законодавству здійснюють зовнішнє погодження з іншими організаціями та підприємствами. У такому разі в наказі оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який подають до наказу;
— наказ, спільно виданий кількома органами державної влади, підлягає державній реєстрації в Міністерстві юстиції Втім під час оформлення такого наказу слід залишити вільне місце (6 ? 10 см) у верхньому правому куті після номера наказу для проставляння штампу про державну реєстрацію.
Звертаємо вашу увагу на те, що кількість примірників спільних наказів має відповідати кількості організацій, що їх видають. Реквізити і навіть окремі елементи реквізитів на всіх примірниках одного документа мають бути ідентичними, тому в жодному разі не допускаються будь-які зміни в послідовності розташування реквізитів та їх елементів. Невідповідність примірників такого розпорядчого документа як спільний наказ свідчить не лише про низький рівень культури діловодства, а й вважається грубою помилкою з юридичної точки зору.
29.Оформлення витягів з документів (наказ, протокол). Правила засвідчення копії документа.
Відмітку про засвідчення копії наказу проставляють як без посередньо на цій копії для засвідчення її відповідності ори гіналу наказу, так і на витягах із наказу.Цю відмітку розміщують, відступивши на два міжрядкові ін тервали нижче від реквізиту «Підпис». При цьому, якщо копію ви готовлено не шляхом ксерокопіювання вже підписаного ке рівником підприємства наказу, а надруковано на принтері якдругий, третій чи наступні примірники, то наявність особистогопідпису керівника підприємства на цьому примірнику документане потрібна; у реквізиті «Підпис» зазначають лише назву посадикерівника (наприклад, президент компанії, голова правління, генеральний директор
тощо), його ініціал(и) та прізвище.Відмітка про засвідчення копії складається з таких еле ментів: словосполучення
Згідно з оригіналом(без лапок);•
назва посади особи, яка засвідчує копію, її особистий підпис, розшифрування підпису (ініціал(и) і прізвище);дата засвідчення.
У деяких випадках, коли копія важливого документа оформлена на декількох аркушах, засвідчується кожна сторінка (деякі називають це парафуванням). Загальними нормативними документами це не врегульовано. Правила засвідчення копій доцільно регламентувати внутрішнім нормативним документом, наприклад, Інструкцією з діловодства. Наприклад, обов"язково слід зазначити, які посадові особи мають засвідчувати копії документів, у яких випадках проставляється основна (гербова) печатка, а у яких достатньо буде печатки служби діловодства, кадрової служби (якщо такі печатки виготовлялися для цих підрозділів).
30Складання та оформлення заяви.
В заявлении ображаються к руководителю или к заместителю руководителя организации.в больших предприятиях к руководителю самостоятельного структурного подразделения. Ф,И,О, должность руководителя указывается в дательном падеже .Лицо которое обращается в родительном.если обращается работник нужно указывать должность (с маленькой буквы). Если необх об означать аадрес,телефон и т.д.
Каждый элемент с новой строки.Между реквізитами -1,5 / 2 интервала.мжду племенами 6-7 мм
Текстовая часть просьба и обоснования просьбы.
Комплексные еденицы текста заявления:
-предикативные
У зв’язку
З огяду на
Через
Зважаючи
За власним
Надати
Звільнити
Оплатити
Тощо
Прийняти
виплатити
-ключевые
З…до…
З… по…
На…
З…
Відпустку
З посади
На посаду
На навчання
Прошу (ключ слово)
Не рекомендуется в заявлении употреблять большое кол-во личных местоимений.
31Складання та оформлення наказу з кадрових питань.
О приеме на работу
О приеме на работу сотрудника в порядке перевода из другого общеобразовательного учреждения
О назначении на должность по совместительств
О замещении сотрудника, находящегося в отпуске в связи с рождением ребенка
О переводе на другую должность внутри образовательного учреждения
О доплатах
О командировании работника
О поощрении или наказании работников или обучающихся
О предоставлении отпусков
Приказ печатают на бланке предприятия для внутренних документов формата А4. Формуляр приказа содержит следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дату, индекс (15-ок), место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, гриф согласования (в случае необходимости), отметку об исполнении документа, отметку о переносе данных на машинный носитель.
Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
наименование организации - автора документа;
наименование вида документа - "Приказ";
дата, номер;
место издания, заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визы согласования;
отметка об ознакомлении с приказом работника;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения.
К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово "Приказываю" (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: "Принять", "Уволить", "Назначить", "Изменить", "Присвоить" и т. д.
Распорядительная часть кадрового приказа начинается с деслова в форме инфинитива «прийняти,призначити,звільнити,надати,оголосити» которое печатается с отдельной строки без отступа от границы левого поля,большими буквами
Далее обознач. Фамилии работников имя отчество,далее текст приказа.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.
32Оформлення кадрових накази за типовими формами №№ П-1, П-3, П-4.
– № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;
– № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»; –
№ П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».
Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу оформляють на підставі укладеного трудового договору (в письмовій чи усній формі) або контракту (сфера застосування визначена законами України), умови якого обумовлюються сторонами майбутніх трудових відносин (особою, яка працевлаштовується, з одного боку, і власником або уповноваженим ним органом, зазвичай керівником підприємства, установи, організації, з другого).
На практиці з урахуванням законодавства умови трудового договору поділяють на:
– основні:
– додаткові (встановлення строку випробування, індивідуального режиму робочого часу, укладення договору про повну матеріальну відповідальність та ін.).
Види відпусток установлено Законом України «Про відпустки» зокрема:
– щорічні відпустки:
– додаткові відпустки у зв'язку з навчанням (тривалість визначена ст. 13–15 цього Закону);
– соціальні відпустки:
– відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами
– відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку
– відпустка у зв'язку з усиновленням дитини
– відпустка без збереження заробітної плати, що надається працівникові в обов'язковому порядку. Тривалість відпустки визначено статтею 25 цього Закону;
– відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін. Надається за сімейними обставинами та з інших причин на термін, обумовлений сторонами трудових відносин, але не більше 15 календарних днів на календарний рік
При оформленні відпусток проставляються дати періоду роботи щорічних відпусток, періоду відпустки, дата початку відпустки та кількість календарних днів відпустки.
У разі надання працівникові матеріальної допомоги на оздоровлення (як правило, передбачається колективним договором) робиться відмітка «х».
Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору або контракту (додаток 3) готують за розпорядженням керівника підприємства (резолюція на відповідному документі «До наказу»).
Причина припинення трудового договору обов'язково має бути сформульована відповідно до КЗпП з посиланням на його конкретну статтю
Показник «Вихідна допомога» може бути доповнений такими показниками:
Компенсація за ____ календарних днів невикористаної щорічної відпустки.
Утримання за ____ календарних днів, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.
На підставі наказів роблять записи про:
– прийняття і звільнення – у трудовій книжці (розділ «Відомості про роботу») і особовій картці працівника (розділ III);
– надання відпустки – в особовій картці працівника (розділ IV).
33Підготовчі етапи до складання штатного розпису.
1Определение организационной структуры.
2Структура и штатное кол-во.
3Разработка систем доплат и надбавок
4Подбор назв. Должностей
5Подготовка проекта штатного расписания
5,1 определение формы штат распис
5,2 заполнение формы
34Оформлення та затвердження штатного розпису
35Структура і правила оформлення вступної частини протоколу.
Во вступительной части после слова "Присутствуют" указываются фамилии всех присутствующих на заседании членов коллегиального органа или работников, а также приглашенных лиц. Если их количество больше 15 , к протоколу прилагается список присутствующих. В этом случае в вводной части протокола указывается только их общее количество. Фамилии участников заседания размещают в алфавитном порядке (отдельно - члены коллегиального органа, отдельно - приглашенные). После фамилии приглашенного лица указывают название организации которую он представляет, место работы и должность. На многолюдных собраниях и заседаниях указывают только количество присутствующих (присутствующих - 90 человек).
После выборов председателя и секретаря (если это нужно) указывают их фамилии и инициалы:
Председатель инициалы и фамилия.
Секретарь инициалы и фамилия.
После этого ниже размещают повестка дня заседания (перечень вопросов, которые следует рассмотреть).
Вопрос в повестке дня ( порядок денний) размещают по их важности, сложности и времени обсуждения. Простые вопросы рассматриваются последними. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем"? ("Об итогах работы...")
36Структура і правила оформлення основної частини протоколу.
Основная часть протокола состоит из разделов соответствующих пунктов повестки дня. Текст каждого раздела размещается по схеме:
СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПРИНЯЛИ.
Слово "СЛУШАЛИ" пишется большими буквами на одной строчке с цифрой порядкового номера вопросы повестки дня. На следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика.
Затем в форме прямой речи преподают содержание доклада.
Если текст написан, то он прилагается к протоколу, а после фамилии докладчика записывают "текст доклада прилагается".
Слово "ВЫСТУПИЛИ" записывается большими буквами с нового абзаца, а затем указывается фамилия и инициалы лиц, которые выступали и их содержание выступления по форме прямой речи.
Особое внимание уделяется записи выступлений лиц, которые имеют свое особое мнение относительно содержания основного доклада. Не обязательно записывать речь слово в слово. Лучше написать о чем говорил докладчик.
Вопросы к докладчикам и выступающим записывается в такой форме, как они были сформулированы.
Слово "ПРИНЯЛИ" пишется большими буквами ниже с нового абзаца.
Решение, если оно содержит различные вопросы, надо группировать по пунктам и нумеровать арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с новой строки.
Если решением утверждается некий документ, то последний прилагается к протоколу. Формулировки решений должно носить распорядительный стиль без двойного толкования.
Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа (собрания, совещания), а если оно проходит несколько дней, то указываются даты начала и окончания через черточку.
Протоколы совместных заседаний имеют дробный номер с соответствующими номерами протоколов различных органов, которые принимали участие.
Протокол подписывают председатель и секретарь собрания или заседания. К протоколу прилагаются необходимые материалы: доклады, справки и др.
37Складання та оформлення акту.
Акт - документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти та події.. Акти складають по результатам ревізії при прийомні - передачі справ, прийомні об'єктів на випробуваннях, по результатам перевірок. Затверджується (при необхідності) вищестоящою організацією або керівником підприємства. Кількість екземплярів акту визначається нормативами або діловою ситуацією. Акт являється основою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів.
Після складання акту комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, які зазначені в акті, під розписку. Дата акту відповідає дню події або факту.
Особи, які мають зауваження по змісту акта, підписують його з вказанням про свою незгоду і викладають свою думку на окремому додатку.
Основні реквізити акту:
1. Реквізити штампа загального бланку.
2. Код підприємства по 2КПО.
3. Код форми документу по 2КУД
4. Назва виду документа.
5. Дата, індекс.
6. Заголовок до тексту.
7. Гриф затвердження. 8. Текст.
9. Відмітка про наявність додатків.
10. Підпис голови та членів комісії.
11. Відмітка про візування.
12. Відмітка про контроль.
13. Відмітка про виконання документу та направлення його до справи.
Текст акту має наступну структуру: вступна та констатуюча частини, висновки (не обов'язково).
У вступній частині вказують підставу, перераховують членів комісії та її задачі. Прізвища членів комісії - в алфавітному порядку.
В констатуючій частині - описують сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, дають пропозиції.
38Складання та оформлення внутрішньої доповідної записки.
Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем.
Докладная записка имеет следующие реквизиты:
реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;
название вида документа;
дата;
регистрационный индекс;
место составления;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», а лучше таким образом: «По Вашему поручению мною проведена...», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.
Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т.д.)» , «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.
К докладной записке могут прилагаться другие документы. Например, докладная записка о наложении дисциплинарного взыскания может иметь в качестве приложения объяснительную записку нарушителя. В этом случае под текстом располагается реквизит «Отметка о наличии приложения», который оформляется по тем же правилам, что и в письмах
докладная записка подписывается составителем. Соответственно, внутренняя докладная записка будет подписана руководителем структурного подразделения, а внешняя – руководителем организации. Реквизит «Подпись» в докладной записке, как и при подписании других документов, включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи. Регистрация докладной записки осуществляется в журнале регистрации внутренних документов или на карточке (
39Складання та оформлення зовнішньої доповідної записки.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа..
Докладная записка имеет следующие реквизиты:
реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;
название вида документа;
дата;
регистрационный индекс;
место составления;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», а лучше таким образом: «По Вашему поручению мною проведена...», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.
Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т.д.)» , «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.
К докладной записке могут прилагаться другие документы. Например, докладная записка о наложении дисциплинарного взыскания может иметь в качестве приложения объяснительную записку нарушителя. В этом случае под текстом располагается реквизит «Отметка о наличии приложения», который оформляется по тем же правилам, что и в письмах
докладная записка подписывается составителем. Соответственно, внутренняя докладная записка будет подписана руководителем структурного подразделения, а внешняя – руководителем организации. Реквизит «Подпись» в докладной записке, как и при подписании других документов, включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи. Регистрация докладной записки осуществляется в журнале регистрации внутренних документов или на карточке (
40Складання та оформлення службової записки.
СЗ составляются по вопросам матеріально-технического, ифн-го , орг.-го, и хоз-го обеспечения. Они обачно содерж. Определённую просьбу и предложения.
служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.
Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.
автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
адресат (кому направляется документ);
название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);
дату составления и номер регистрации;
заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
текст;
подпись составителя (с указанием должности).
41Особливості складання та оформлення різних видів пояснювальних записок.
Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.
Реквізити записки:
Посада, П.І.Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.
Найменування структурного підрозділу.
Посада, П.І.Б. автора доповідної записки.
Найменування документа.
По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).
Текст.
Перелік додатків,
Дата та місце укладання доповідної записки.
Підпис посадової особи, яка уклала записку.
Вихідний номер.
Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.
Пояснювальні записки поділяються на дві групи:
документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);
з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах бумаги, підписує виконувач).
42Складання та оформлення внутрішньої та зовнішньої довідки.
Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.
Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.
Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.
Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.
Основні реквізити довідки:
Код підприємства, код форми документа.
Реквізити штампа загального бланку.
Назва виду документа.
Дата.
Індекс.
Заголовок до тексту.
Адресат.
Текст.
Відмітка про наявність додатків (якщо є).
Підпис.
Відмітка про направлення до справи.
В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.
43Складання та оформлення резюме.
Общие рекомендации по составлению резюме следующие: резюме должно быть четко структурированным и написанным в официальном стиле. Объем резюме не должен превышать одной-двух страниц.
Контактная информация
Для того, чтобы работодателю или рекрутеру было удобно с вами связаться, в самом начале резюме должна быть указана контактная информация: телефон, адрес электронной почты
Цель резюме
Постарайтесь четко и грамотно сформулировать, что вы в результате подачи резюме хотели бы получить. Недопустимы высказывания типа «Получение интересной высокооплачиваемой работы».
Квалификация/Профессиональные навыки
Помимо знаний, непосредственно относящихся к вашей специальности, укажите уровень знания компьютера, иностранных языков.
Опыт работы
В разделе «Опыт работы», указываются: название компании, профиль деятельности. После каждого места работы следует указывать кратко действительную причину увольнения, избегая общих формулировок. Т.е. не «собственное желание», а истинные причины, побудившие вас уволиться. Если вы в настоящее время работаете, можно указать причины поиска нового места работы.
Образование
Личная информация.
Укажите вашу дату рождения. Если считаете нужным, Вы можете сообщить работодателю ваше семейное положение.
Дополнительные сведения
Вы можете указать информацию, которая не имеет прямого отношения к работе, однако поможет работодателю составить более полное впечатление о вас как личности (ваши хобби, увлечения) или, возможно будет все же применена на новом рабочем месте — навыки вождения (категория, опыт), наличие автомобиля, курсы повышения квалификации и т.п.
44Особливості оформлення організаційно-правових документів.
Організаційно-правові документи - група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, ЇЇ структурних підрозділів і посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов'язки та права на тривалий час.
До організаційно-правових документів відносяться:
статут організації;
положення про організацію, ЇЇ структурні підрозділи;
регламенти роботи колегіальних та дорадчих органів, апарату управління або керівництва;
штатні розклади;
інструкції, правила, пам'ятки. Організаційно-правові документи порівняно з розпорядчими
та довідково-інформаційними є більш загальними та ґрунтовними.
Організаційно-правова документація містить положення суворо обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і виступають правовою основою діяльності підприємства. Ці документи в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом - вищою організацією, керівником даної організації або її колегіальним органом
Організаційно-правові документи з огляду на термін дії, відносяться до безстрокових і діють до їх відміни або до затвердження нових. Порядок внесення змін і доповнень до ОПД та їх перегляду залежить від виду організаційно-правових документів.
Розробляються організаційно-правові документи керівництвом підприємства або підрозділу із залученням кваліфікованих спеціалістів, які добре знають роботу установи як в цілому, так і за окремими напрямками.
Організаційно-правова документація оформлюється на стандартному аркуші паперу з обов'язковим нанесенням всіх необхідних реквізитів: назва установи, найменування документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження, візи тощо.
Текст більшості організаційно-правових документів складається із розділів, які мають власні заголовки і поділені на пункти, що пронумеровані цифрами.
В процесі підготовки організаційно-правові документи в обов'язковому порядку проходять процедуру погодження (візування) з усіма зацікавленими підрозділами та особами, юридичною службою (юристом). Датою набуття чинності певного організаційно-правового документа є дата його затвердження або реєстрації.
45Складання та оформлення положення про структурний підрозділ.
Положення про структурний підрозділ —це організаційно-правовий документ, який встановлює порядок створення структурного підрозділу, його завдання, функції, права та обов’язки, організацію роботи, взаємовідносини з іншими структурними підрозділами підприємства.
Проект положення про структурний підрозділ складає керівник цього підрозділу або інший працівник підрозділу за дорученням керівника.
Положення оформлюють на загальному бланку підприємства, або на бланку відповідного структурного підрозділу, або на чистих аркушах паперу формату А4.
Реквізитами положення про структурний підрозділ є:
назва підприємства;
назва структурного підрозділу;
назва виду документа (ПОЛОЖЕННЯ);
дата документа;
реєстраційний індекс документа;
місце складання документа;
гриф затвердження документа;
заголовок до тексту документа;
текст документа;
підпис;
візи документа.
Під час складення і оформлення положення про структурний підрозділ слід мати на увазі, що:
для оформлення цього документа на бланку доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів.
назва виду документа (ПОЛОЖЕННЯ) може поєднуватися із заголовком до тексту документа
положення про структурний підрозділ затверджується наказом керівника підприємства
дату і реєстраційний індекс положення про структурний підрозділ проставляють у день його затвердження;
візують положення про структурний підрозділ заінтересовані посадові особи
текст положення складається із розділів, кожний з яких може бути поділено на підрозділи, пункти та підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами;
підписує положення про структурний підрозділ керівник цього підрозділу;
Структура положення
Текст положення про структурний підрозділ зазвичай включає такі розділи:
Загальні положення
Основні завдання
Функції
Права та обов’язки
Керівництво
Організація роботи
Взаємодія (службові зв’язки) з іншими структурними підрозділами
Положення підписує посадова особа, яка є його безпосереднім розробником (наприклад, начальник відділу), візує юридична служба (юрист), затверджує керівник підприємства.
46.Складання та оформлення посадової інструкції.
Должностная инструкция - внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, а так же квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, функциональные обязанности, права, ответственность и иногда поощрение работника.
1.Текст должен бать кратким ,четким,точным, логичным и не допускать различны толкования.
2.Все ДИ должны бать взаимосвязанными и н допускать повторений в работе.
Формуляр ДИ:код формы док, назв ораг-ции или структурного подразд, назв вида док,дата (датой является дата её утврждения), регістр индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту,текст,подпись,визы,от метка о налички док в эл виде.
Разделы,подразделы нумеруються арабскими цифрами.Текст может содерж таблицы,рисунки,ссылк,сноски и т.д.
ДИ подписывается лицом кот составляло её,Визы ставит юрист-консульт,пресидатель проф. союза и работник
Структура:1.Общее положения.
Хар-ка работ.
3.Права.
4.Ответственность.
5.Должен знать.
6. Квалификационные требования.
7.Взамоотношения по должности
47.Складання та оформлення телефонограми.
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.
Обсяг ТФГ не повинен перевищувати 50 слів.
При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
48.Форми організації діловодства: централізована, децентралізована, змішана.
Централизовання-Предпологает что в орг-и есть 1 отдел по приёму док-в (либо отдельное лицо).Централиз форма явл наиболее эффективной поскольку обеспечивает полный цикл технолог-й обработки док в одном подразд препр службе ДП. Такая система дат возможность внедрять единую систему эл ДП. Сокращать объём документооборота, квалифицировано проводить экспертизу ценности док. Более рационально исп комп и орг техники.
ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ- в данном случае каждое СП предп самостоят организ делопроизводство.Целесообразно она тогда когда предпр имеет территареально-разделённое струкутуру подразд либо опред специфику деятельности.
СМЕШАННАЯ форма предусматривает частичную централизацию.Таким образом в службе ДП обрабатываются док кот приходят на адрес руководителя преприятия и те док кот непосредственно рассм и и подписывает руководство.Регистрация и учёт док кот приходят на адрес СП их рук совершают эти СП.
Важным условием эффективности смешанной формы ДП явл орг-но методич-е руководство со стороны службы ДП и постоянный кнтроль по состоянию док-в в др СП
49.Приймання й первинне опрацювання вхідних документів.
Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається централізовано діловодною службою.Телеграми і термінова кореспонденція приймається відповідальним черговим працівником, який наступного робочого дня повинен передати отриману кореспонденцію до діловодної служби.У діловодній службі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто” або адресовані громадським організаціям.
При розкритті конвертів працівники перевіряють правильність доставки кореспонденції, цілісність упаковки, відповідність номерів на конвертах і документах, наявність документів у них. У разі відсутності документа або додатків до нього, пошкодженні окремих документів або невідповідності номера документа номеру на конверті складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, другий залишається у діловодній службі.
Документи, які складаються із двох і більше аркушів, скріплюються.Попередній розгляд вхідної кореспонденції
Вся вхідна кореспонденція підлягає обов’язковому попередньому розгляду, який здійснює керівник діловодної служби або інша особа згідно з розподілом обов’язків між працівниками.
Метою такого розгляду є визначення необхідності їх реєстрації, розподіл на групи документів, які обов’язково повинні розглядатися керівництвом, і ті, що передаються безпосередньо структурним підрозділам. Інші документи передаються після реєстрації у структурні підрозділи.
50.Попередній розгляд та розподіл документів.
Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на такі, що потребують обов' язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їхніх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день отримання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів управління, телеграми і телефонограми слід розглядати негайно.
У ході попереднього розгляду документів варто керуватися Положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.
Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.
З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам
51.Рух вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
Документообіг вхідних документів
Доставка документів в організації здійснюється засобами поштового та електронного зв'язку.
Каналами електронного зв'язку надходять телеграми, факсограми, телефонограми, повідомлення електронної пошти.
Документи, які надходять в організацію на бумажних носіях, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглянення керівництвом. Після цього вони передаються виконавцям.
Прийняття та первинна обробка документів здійснюється секретарем керівника.
Конверти з документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою «Особисто»), перевіряється
правильність доставки та цілісність упаковки документів.
На отриманному документі проставляється реєстраційний штамп.
Одним з основних принципів роботи зі вхідними документами є їх попередній розгляд з метою раціонального розподілення по групам.
Перша група документів, яку виділяє секретар керівника — конверти з позначкою «Особисто». В інструкції з діловодства організації, як правило, відзначено, що особиста кореспонденція не відкривається.
Друга група — це документи, які секретар не реєструє, а зразу направляє до структурних підрозділів.
Третя група — документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам (приблизно 15% від масиву вхідних документів).
Четверта група документів складає близько 60%, які направляються секретарем на розгляд керівництва.
Вхідні телеграми приймаються під розписку з проставленням часу та дати прийому, реєструються за тими ж правилами, що й листи, а потім передаються на розгляд керівництва та виконання.
Текст вхідної телефонограми записується отримавачем на спеціальному бланці або в журналі і оперативно передається посадовій особі, якій вона адресована
Документообіг вихідних документів
Основна робота секретаря з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці.
Вихідні документи передаються поштовим або електронним зв'язком.
Документи для відправки передаються повністю оформленими, зареєстрованими зі вказанням поштової адреси або зі вказівкою на розсилку.
Документи, які підлягають відправці, повинні оброблятися і відправлятися у день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.
За допомогою засобів електронного зв'язку здійснюється передача інформації у вигляді телеграм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень.
Телеграми, які створюються в організації приймаються співробітниками служби ДЗУ підписаними, датованими, зареєстрованими, з наявністю візи та відміткою про категорію та вид відправки.
Передача телефонограм здійснюється усно каналами телефонного зв'язку і записується (друкується) отримувачем. [1; 8; 13; 14; 20]
Документообіг внутрішніх документів
Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходження вихідних документів, а на етапі виконання — проходженню вхідних документів. Оформлені документи передаються на підпис керівництву.
Копії підписаних керівниками розпорядчих документів обов'язково передаються до структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться ці питання.
Передача документів між страктурними підрозділами здійснюється секретарями структурних підрозділів або особами, які відповідають за діловодство
52.Основні правила реєстрації документів.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Документы должны регистрироваться один раз.Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
дата получения;
входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
дата документа;
регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем ;
автор (корреспондент) - тот, чей это документ;
заголовок (о чем документ);
резолюция;
срок исполнения;
исполнитель (кто с ним работает);
ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
номер дела (куда документ помещен после исполнения).
Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения.
При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.
53.Журнальні форми реєстрації документів.
Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу близько 600 документів на рік.
Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба вести кілька журналів реєстрації – вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень громадян і т. ін.; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа – в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко застосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.
54.Карткова форма реєстрації документів.
Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють машинописним способом, (переважно) або від руки. Сучасна форма РКК придатна й для заповнення за допомогою ПК.
Бланки РКК формату А5 або А6 . Допускається виготовляти кольорові бланки карток, що полегшує роботу з ними.
Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. В ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.
Реєстраційно-контрольні картки групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Уразі реєстрації службових листів, як правило, фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці.
Ефективність використання карток знижується, якщо картки систематизують по другоступеневих пошукових ознаках, наприклад, по-порядку реєстраційних номерів або відомості у реквізитах, проходження і використання документів фіксують не повно і не чітко.
Для візуального розрізнення карток дозволяється виготовляти з аркушу різного кольору або з кольоровими смугами на верхньому полі. Кольорові розрізнення можна використовувати наступним способом:
вхідні, вихідні і внутрішні документи реєструються відповідно на білих, жовтих, або блакитних картках;
листи , скарги, заяви працівників – на картках з червоною смугою.
. Склад і зміст заповнених граф залежить від того на якій ініціативний документ заповнюється картка – вхідні, вихідні або внутрішні документи.
Кількість екземплярів реєстраційної картки визначається кількістю довідникових контрольних і інших карток у всіх структурних підрозділах, де документи будуть використовувати і контролювати.
55.Автоматизована форма реєстрації документів.
Автоматизована реєстрація здійснюється централізовано за допомогою ПК. Запис на магнітний носій виконується з реєстраційно-контрольних карток, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, прямим введенням з документа таких обов’язкових реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата і індекс надходження для тих , що надійшли); заголовок до тексту або короткий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст документа, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання й індекс документа-відповіді).
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці; хід виконання документа; додатки тощо. Розташування реквізитів може визначатися самим підприємством.
У разі автоматизованої реєстрації документів формується бланк реєстраційних даних.
Завдяки автоматизованим бланкам реєстраційних даних працівники служби документування мають змогу одержати інформацію про всі документи і місце їх зберігання. Як правило, пошук інформації здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач має змогу одержувати інформацію про документ за всіма або кількома реквізитами реєстрації й про місце знаходження документа на даний час.
56.Організація виконання службових документів.
Контроль за виконання документів включає такі види роботи:
постановку документів на контроль;
формування картотеки контрольних документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
перевірку ходу виконання документів (для документів першого рівня контролю);
облік і узагальнення наслідків контролю за виконанням документів;
інформування про хід та підсумки виконання документів;
зняття документів з контролю;
формування картотеки виконаних документів.
Початок контролю – з моменту реєстрації документів. На документах, які ставляться на контроль, проставляється штамп «Контроль» або позначка «К». Одночасно діловодною службою оформляють два примірники контрольних карток, один із яких передається разом з документом виконавцеві; другий примірник передається до контрольної служби та поміщається у контрольну картотеку.
При оформленні контрольної картотеки в «ручному режимі» незалежно від обсягу карток, слід дотримуватися єдиних принципів. Картотека складається, як правило, з 33 секторів, 31 з яких відповідає максимальній кількості днів у місяці, один – для карток до прострочених документів і ще один – для карток до документів, терміни виконання яких визначені на наступні місяці (періоди).. При великому обсязі контрольних документів і значній кількості структурних підрозділів контрольна картотека може будуватися за підрозділами, групами постійних кореспондентів чи за іншими ознаками.
57.Контроль за виконанням документів.
Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канцелярії документів, для яких зазначено термін виконання.
Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним буде той, хто вказаний першим у резолюції
Відповідальність за своєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.
Контроль за виконанням документів в апараті організації здійснюють:
- канцелярія — за дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими документами, що надходять від вищих державні органів, запитами та зверненнями народних депутатів України, зверненнями громадян, дорученнями керівництва за документами, які надійшли від міністерств і відомств, підприємств і організацій, окремими дорученнями керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;
- групи спеціалістів, підпорядкованих структурним підрозділам.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за дотриманням строків виконання документів здійснює діловод або особа, спеціально призначена для цього.
Про результати виконання таємних документів, взятих на контроль, начальник Першого відділу щомісячно доповідає керівнику організації.
Загальний контроль за дотриманням строків виконання документів і доручень структурними підрозділами та узагальнення даних в апараті покладається на загальний відділ.
58.Строки виконання документів.
Документи та доручення вищих державних органів виконуються згідно із зазначеними в них строками.
Доручення Верховної Ради України, Президента України, прем´єр-міністра України та Уряду України, за якими строки виконання не встановлено, виконуються протягом 30 днів; термінові — протягом 5 робочих днів; доручення керівника — 30 днів, термінові — 10 днів.
Для інших документів, терміни виконання по яких не вказані, строки зазначаються згідно з типовими строками виконання, зазначеними в додатку 9.
Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівництвом при розгляді кореспонденції. Дата виконання фіксується у резолюції керівника або зазначається у тексті документа.
Якщо індивідуальний строк виконання документа відрізняється від строку, визначеного для даної групи документів, то терміном виконання визначається індивідуальний строк.
Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати надходження (реєстрації) для вхідних документів та віддати підписання або затвердження для документів, розроблених організацією, якщо в них не визначено інше Зміна строку виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку:
типові строки — прийняттям нового акта, яким їх встановлено;
індивідуальні — посадовими особами, які їх встановлювали.
Продовження строку виконання повинно бути оформлено зразу ж після одержання документа виконавцем або не менше ніж за 2-3 дні до закінчення строку виконання, якщо в процесі виконання з´ясувалось, що виконати документ у встановлений строк неможливо.
Для цього відповідальний виконавець готує мотивоване клопотання про подовження строку на ім´я посадової особи, яка його встановила. Про зміну строку виконання документа в той же день виконавець повідомляє службу контролю канцелярії з відміткою в реєстраційно-контрольній картці. В іншому разі документ вважається невиконаним у встановлений строк
59.Направлення документів до справи.
«Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» проставляють від руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Наявність цієї відмітки свідчить про те, що роботу з документом
завершено, а сам документ підшито до справи.Цей реквізит максимально може містити такі дані:
✒ слова «До справи» і номер справи, в якій документ буде зберігатися;коротку довідку про виконання;назву посади виконавця, його особистий підпис та розшифрування підпису;дату направлення документа до справи:
Крім того, відмітка може мати посилання на дату і номер документа, який було
підготовлено в результаті виконання ініціативного документа:
До справи No 01-14
Лист-відповідь від 01.06.2012 No 01-14/01/209
Секретар
Чоботар
Д. Чоботар
04.06.2012
60.Інформаційно-довідкова робота за документами.
Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.
У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.
Кількість картотек в установі визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності установи.
Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в установі визначається службою діловодства.
. У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
^