Тема-Электронный документооборот и защита документов Иваново 2004.

Работа добавлена на сайт samzan.net:

Министерство экономического развития и торговли

Российский государственный торгово-экономический университет

Ивановский филиал

ЕРШОВ Б.Л.

ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
В ЭКОНОМИКЕ

Конспект лекций

Тема: Электронный документооборот и защита документов

Иваново 2004

УДК 681.3:338

Е20

Б.Л. Ершов. Основы информационных технологий в экономике : Учеб. пособие/ Ивановский филиал Рос. гос. торгово-эконом. ун-та. – Иваново, 2004. 124 с.

.

Предназначено для организации аудиторных и самостоятельных занятий студентов специальностей 060800 Экономика и управление на предприятии  (торговли, ресторанно-гостиничного бизнеса и туризма), соответствует  Государственному образовательному стандарту, утвержденному в 2000 г., и соответствующим ему учебным планом Российского государственного
торгово-экономического университета.

Табл.9. Ил. 52. Библиогр.: 19 назв

ISBN          Б.Л. Ершов,

2004

Глава 1
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
И ЗАЩИТА ДОКУМЕНТОВ

1.1. Понятие документа и документооборота

Деятельность любой организации, любого человека в настоящее время неразрывно связана с различного рода документами.

Документом называется информация, оформленная по установленному образцу и представленная на бумажном носителе.

Отрасль знаний и деятельности человека, посвященная работе с документами, называется делопроизводством.

Любой документ, кроме содержательной части имеет следующие реквизиты: наименование и сведения об организации, номер и дату документа, почтовые реквизиты получателя, фамилию,  инициалы и должность получателя, подпись отправителя и сведения об исполнителе (авторе), т.е. лице, подготовившем документ и отвечающем за дальнейшую работу с данным документом в организации-отправителе.

Документ, подготовленный частным лицом, содержит в целом те же реквизиты, за исключением наименования и сведений об организации и номера документа.

Документооборотом называется весь комплекс операций, сопровождающих существование документа в организации: создание, редактирование, регистрация, учет, рассылка исполнителям, контроль исполнения, хранение, сдача в архив и уничтожение. Создание и редактирование документа не требуют особенных комментариев.

Регистрация и учет документов предполагают ведение реестра документов, с помощью которого можно установить список действующих документов, реквизиты, содержание, местонахождение конкретного документа и лиц, ответственных за работу с этим документом.

Контроль исполнения – это мероприятия, обеспечивающие отслеживание получение ответа на документ в виде ответного документа и принятия соответствующих мер.

Хранение документов является комплексом мероприятий, обеспечивающих постоянное местонахождение документа в заранее установленном месте, сохранность документа и доступ к нему в установленном порядке. Документы, которые редко используются, сдаются в специальный фонд, который называется архивом. Документы, потерявшие актуальность вследствие истечения срока хранения, уничтожаются физически. Уничтожение документов – мероприятие, приводящие документы в полную непригодность, как к применению, так и к прочтению. Уничтожение документов оформляется специальным актом.

1.2. Понятие электронного документа
Виды электронных документов

Развитие информационных технологий вызвало появление особого рода документов – электронных документов.

Электронный документ – это документ, существующий не на бумажном носителе, а в виде комбинации электромагнитных импульсов и просматривающийся на экранах мониторов персональных компьютеров

Электронный документ может быть распечатан, тогда мы получим бумажную копию электронного документа.

Существует много видов электронных документов. В основном они различаются по технологии их создания и наличию связей данных (рис. 1.1.).

Технология создания определяет тип информации, содержащейся в документе, формат хранения данных на диске и ее представление в памяти машины. Текстовые, графические, табличные документы, как правило, создаются в среде текстовых, графических и табличных процессоров, входящих в состав офисных пакетов и операционных систем. Документы баз данных являются отчетами, которые строятся разнообразными системами управления базами данных (СУБД). Презентации – это

Рис. 1.1. Классификация электронных документов

наборы графических материалов (слайдов), которые дополнены системой управления, определяющей последовательность их показа. На сегодняшний день самой распространенной системой создания и реализации презентаций является Power Point (компонент пакета MS Office).

Смешанные документы содержат информацию различных типов. Обычно это документы, созданные в MS Word с встраиванием различных объектов – рисунков, фрагментов баз данных, слайдов презентаций и т.д.

Простые документы ориентированы на работу в среде одной операционной системы (или родственных систем) и одного офисного пакета. Перенос такого документа в другую среду и на другую аппаратную платформу имеет непредсказуемые последствия с точки зрения представления документа на экране.

Web-документы являются аппаратно-независимыми документами. Они ориентированы на применение в среде глобальных и локальных сетей. Такие документы часто называют web-страницами. Множество таких документов, объединенных тематически и расположенных в одном каталоге сервера, называется web-сайтом. Для просмотра web-страниц применяются специальные программы, называемые броузерами.

 Независимые  документы не имеют никакой связи данных между собой. В лучшем случае данные из одного документа скопированы простой вставкой из другого через буфер обмена или простой вставкой файла. Такие документы редактируются каждый в отдельности.

Связанные документы получаются посредством технологии связывания и слияния документа-клиента (приемника данных) и фрагментов
документов-серверов (источников данных). Редактирование любого источника данных немедленно будет приводить к изменению документа-клиента. Для этого достаточно перезагрузить документ или, там где это возможно, применить команду "Обновить".

Подчиненные документы являются системами документов, среди которых один является ведущим (главным), а остальные – подчиненными (вложенными). Ведущий документ может содержать только описание структуры системы подчиненных документов, а вложенные могут существовать в виде отдельных файлов. При просмотре, печати и редактировании главный документ можно перевести в режим открытия всех подчиненных документов. Тогда на экране монитора и на принтере  представляется единый документ, охватывающий содержание всей системы документов, со сквозной единой нумерацией страниц, оглавлением и т.д.

1.3. Достоинства и недостатки электронных документов

Появление электронных документов породило множество проблем, основными из которых являются:

•  авторизация документа;
•  защита документа от несанкционированного доступа;
•  защита документа от несанкционированных исправлений;
•  защита документа от перехвата;
•  подтверждение получения.

Следует отметить, что указанные проблемы существовали и до появления электронных документов, но решались достаточно просто в техническом отношении.

Авторизация документа – однозначное и доказательное установление авторства отправителя и полного соответствия текстов отправленного и полученного документов.

Защита документа от несанкционированного доступа – обеспечение невозможности прочтения документа и внесения в него исправления посторонним лицом.

Защита документов от несанкционированных исправлений – обеспечение невозможности внесения исправлений в документ после его подписания.

Защита документа от перехвата – обеспечение невозможности получения документа посторонними лицами с целью предотвращения получения его адресатом или снятия копии.

Подтверждение получения – получение сообщения, имеющего доказательную силу в любой инстанции (вплоть до суда) о вручении документа адресату.

К достоинствам электронных документов можно отнести:

•  легкость изготовления, корректирования, поиска, доставки адресатам, тиражирования;
•  возможность совмещения в одном документе текстовых и нетекстовых материалов;
•  возможность создания в любом документе ссылок на другие документы, являющихся средством вызова соответствующей информации на экран монитора;
•  снижение объема бумажных копий документов и стоимости документооборота.

Эти достоинства делают электронные документы очень привлекательными, а возникшие проблемы решаются средствами информационных технологий, доступными на современном этапе.

1.4. Создание электронных документов

Электронные документы в системе электронного документооборота создаются следующими способами:

•  вручную, набором текста с клавиатуры компьютера и созданием  графических и прочих нетекстовых материалов средствами компьютерной техники;
•  манипулированием структурированными данными, хранящимися в информационной системе организации;
•  получением по калам связи;
•  сканированием документов с последующим распознаванием текста;
•  применением программ голосового ввода текста.

Создание документов "вручную" являются тривиальными операциями применения компонентов пакета MS Office (процессоров Word и Excel, системы создания презентаций Power Point). Создание документов посредством манипулирования данными будет кратко рассмотрено позднее, подробно с этим вопросом можно ознакомиться в [8].

Получение документа по каналам электронной связи, особенно из информационно-вычислительных сетей, изначально обеспечивает электронную форму представления и делает его пригодным как для файлового способа организации информации, так и для применения в базах данных.

Сканирование документа является сравнительно новым способом получения копии документа, быстро ставшего привычным для множества пользователей. Сканирование протекает в два этапа: сначала создается электронная копия образа документа как графического объекта, а потом, в случае необходимости, происходит распознавание текста. После первого этапа документ можно хранить как графический объект и распечатывать на принтере. После второго этапа документ хранится в виде текста и внедренных в него нетекстовых объектов и после несложной обработки может быть помещен в базу данных. Подробно со сканированием документов следует познакомиться в ходе самостоятельной работы.

Современные технологии позволяют создавать документы с помощью систем распознавания речи. Для русскоязычных документов такие системы являются достаточно редкими.

Особую проблему представляет перевод документов на язык пользователя. В настоящее время существует достаточно много систем машинного перевода. К ним, в частности, относятся "Сократ", входящий в состав пакета "Русский офис", и мощный машинный переводчик "Prompt". Следует иметь в виду, что качество перевода не обеспечивает стопроцентное соответствие оригинала и перевода1.

1.4.1. Создание систем связанных и
подчиненных документов 

Связанными документами называются документы, в которые  импортированы целые файлы или их фрагменты способом связывания или слияния. В системе связанных документов один или несколько документов являются приемниками информации и называются документами-клиентами. Остальные документы являются источниками информации и называются документами-серверами.

Схема взаимодействия документов-клиентов с документами серверами приведена на рис. 1.2. В документах-клиентах размещены ссылки на наборы данных (файлы) или на фрагменты файлов. Данные импортируются в документы-клиенты командой "Вставка из файла/Связывание" или через буфер обмена с применением команды "Специальная вставка". При просмотре документа приложение читает ссылку, отправляет запрос в документ-сервер, получает данные и отображает из на экране.

В данном случае можно выполнять связывание одного документа-клиента с множеством различных наборов данных (или их фрагментов): текстовыми и графическими файлами, листами книги Excel, базами данных и другими объектами.

Получение системы связанных документов по технологии слияния принципиально похоже на рассмотренный способ. Но документ-клиент может быть слит только с одним набором данных, что не исключает связь
документа-клиента с множеством других источников. Документ-сервер должен быть таблицей данных, созданной в среде Word, Excel, Access и т.д.
В документе клиенте размещаются ссылки на столбцы таблицы.  

Рис. 1.2. Схема взаимодействия связанных документов и способы их создания

При просмотре или печати документа приложение, обрабатывающее документ, подставляет вместо ссылок одну строку таблицы данных за другой.
В результате можно просмотреть или распечатать один за другим множество экземпляров документа-клиента с разными импортированными данными.

Система подчиненных документов создается в режиме "Структура документа" (в более ранних версиях Word в режиме "Главный документ").
В этом режиме имеется возможность. После перехода в указанный режим появляется панель управления "Подчиненные документы", которая позволяет добавить или удалить вложенный документ, развернуть или все вложенные документы или свернуть их до ссылки. Далее созданные подчиненные документы могут редактироваться в составе главного документа или как отдельные независимые файлы.

1.4.2. Создание и просмотр Web-документов

Существует достаточно много технологий создания web-сайтов и web-страниц:

•  написание страницы на языке HTML и встраивание в нее скриптов, написанных на языках VbScript и JavaScript;
•  описание страницы на языке программирования Java;
•  CGI- и SSI-технологии создания интерактивных страниц;
•  PHP-технология, основанная на применении интерпретируемого языка описания страниц и скриптов;
•  ASP-технология, которая обеспечивает передачу броузеру готового html-документа, на котором представляются готовые результаты выполнения на сервере различных скриптов, входящих в код страницы;
•  Macromedia Flash – технология создания высококачественной интерактивной анимации с применением звука при  небольших размерах файла web-страницы.

Простейшей из них является технология написания кода web-страницы на языке HTML. Команды этого языка называются тегами и, в основном, описывают форматирование текста и используемые на странице материалы. Простейшую страницу можно написать в примитивном редакторе "Блокнот" среды Windows. Однако написание достаточно сложной страницы требует знания большого числа тегов.

Поэтому более прогрессивной технологией является написание кода страницы в специальном HTML-редакторе, приемы работы с которым очень похожи на приемы работы с обычным редактором Word. Наиболее популярными HTML-редакторами являются Front Page фирмы Microsoft, Netscape Composer фирмы Netscape и Dreamweaver фирмы Macromedia. Используя HTML-редакторы, рядовой пользователь может создавать достаточно сложные web-страницы.

Расширить возможности этой технологии позволяет применение языка DHTML (динамического HTML), который позволяет встраивать в код страницы различные скрипты, написанные на специальном интерпретируемом макроязыке.

Web-страница имеет следующие составные части:

•  сформатированное рабочее поле, на котором, обычно с помощью таблиц, выделены служебные и содержательные области;
•  заголовок, содержащий название страницы и, обычно, логотип организации;
•  система навигации, обеспечивающая перемещение по странице и сайту;
•  текстовые, графические, звуковые и видеоматериалы, а также различные объекты, позволяющие работать с материалами самого разного типа;
•  ссылки, обеспечивающие переход на другие разделы внутри страницы и гиперссылки, обеспечивающие переход в дугие документы;
•  скрипты, позволяющие получить самые разные эффекты.

Подробно технология создания wed-страницы  будет рассмотрена на практическом занятии.

Для просмотра web-документов применяются броузеры. Наиболее популярными из них являются Internet Explorer (входит в состав операционной системы Windows), Netscape Navigator, Opera и многие другие. Следует иметь в виду, что возможности различных броузеров отличаются друг от друга. Например, Netscape Navigator не поддерживает некоторые технологические возможности, предлагаемые Microsoft. Пример рабочего окна броузера показан на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Окно броузера Internet Explorer

Команда "Файл", как обычно, вызывает меню команд работы со страницей как целым объектом – загрузить, печатать и т.д. Команда "Правка" вызывает меню команд работы с буфером обмена Windows. Команда "Вид" управляет оформление окна броузера, в частности включает и убирает панели инструментов. Важной командой из меню "Вид" является "Кодировка". Она позволяет изменять таблицу кодировки символов, если документ выведен в нечитаемом виде.

В строке "Адрес" помещены сетевые адреса отображаемых и отображавшихся страниц. Кнопка "Переход" обеспечивает переход к любой из просмотренных в текущем сеансе страниц.

Команда "Сервис" вызывает меню команд, не вошедших в упомянутые выше меню. Среди команд меню "Сервис" очень полезной является команда "Свойства обозревателя", которая позволяет настроить множество параметров и отключить загрузку рисунков, видео, звуков и т.д., что дает возможность сэкономить время и уменьшить объем трафика при работе в глобальной сети.

Важнейшими операциями при работе с броузером являются: ввод адреса сайта или страницы, перекодировка страницы, перемещение по страницам, выделение фрагмента страницы для печати или переноса в другой документ, печать web-страницы и ее выделенного фрагмента, настройка броузера.

1.5. Предоставление документов в общее пользование
и защита документов

При работе в информационной сети необходимо создать специальный каталог (или каталоги) общего пользования. При управлении доступом на уровне ресурсов (например, в среде сети Windows 95/98) достаточно открыть окно "Свойство" папки общего пользования, в котором выбрать вкладку "Доступ" (рис. 1.3).

Включением кнопки общий ресурс каталог объявляется каталогом общего пользования. Тогда ему присваивается имя, под которым он будет известен абонентам сети.  Выбор типа доступа определяет уровень прав пользователя при доступе к информации от чтения до любой операции, в том числе и удаления.

Рис. 1.3. Вкладка "Доступ"

Выбор доступа, определяемого паролем, позволяет защитить папку от доступа со стороны посторонних для владельца ресурса абонентов сети (при незнании ими пароля), разрешить части пользователей читать информацию, а части пользователей – полный доступ к информации. При управлении доступом на уровне пользователей администратор сети назначает каждому пользователю права доступа к папкам общего пользования. Изложение основ администрирования сети не входит в задачу настоящего раздела пособия. Любой документ, созданный средствами MS Office в среде Windows

может быть защищен паролем. Для этого необходимо командой "Сервис/Параметры" открыть окно "Параметры", на котором выбрать вкладку "Сохранение", на которой помещены два текстовых окна для ввода паролей, дающих право чтения документа и полного доступа к документу.

1.6. Регистрация, учет, контроль и хранение документов
в электронном документообороте

В любой организации существует система регистрации, учета и контроля документов, которая решает взаимосвязанные задачи обеспечения должного порядка в пользовании документами и их хранении. Электронный документооборот лишь меняет технологию их выполнения

Учет документов предусматривает хранение в специальных журналах  информации о поступавших извне, созданных внутри организации и разосланных документах, а также информации об их местонахождении, форме существования и месте хранения. Все указанные журналы, по существу, являются файлами, хранящими данные, которые наиболее удобно представлять в табличном виде, поэтому журналы моделируются таблицами различных баз данных (например, Access), в том числе и в среде табличного процессора Excel.

Хранение документов в электронном документообороте производится на жестких дисках компьютеров рабочих мест и на сервере организации. Поэтому для хранения документов файловыми менеджерами создается система папок, аналогичная системе папок традиционной технологии документооборота. Система папок дополняется системой поиска папок и документов.

Хранение документов возможно как в развернутом, так и заархивированном виде. Рекомендуется периодическое архивирование области дискового пространства, выделенной под хранение документов.

Контроль документов предполагает учет лиц, которым поручена работа с документом, проверку сроков исполнения документа (включая и подготовку ответа на документ).

1.7. Системы документооборота

По данным [5] на рынке офисных пакетов доминируют компании Microsoft, Lotus Development (ныне вошла в состав фирмы IBM), Novell, SoftIntegro (партнер Novell) и PaperWise. Наиболее известны пакеты Microsoft Office,  Borland Office (он же Correl Office) фирмы Novell, Lotus SmartSuite. Из пакетов других фирм можно выделить пакеты безбумажного документооборота Group Wise 4.1 фирмы Novell, Novell SoftSolution компании SoftIntegro. В табл. 1-3 показан состав наиболее часто применяющихся офисных  пакетов.

Таблица 1-1

Состав основных компонентов наиболее часто применяющихся офисных пакетов

Тип компонента	Офисный пакет
	Correl Office	Lotus SmartSuite	Microsoft Office
Текстовый процессор	WordPerfect	AmiPro	Word
Электронная таблица	Quattro Pro	Lotus 1-2-3	Excel
Система управления базами данных	Paradox	Lotus Approach	Access
Система презентаций	Нет	Freelance Graphics	PowerPoint
Прочие	Нет	Organaizer	Shedule, Outlook

Следует отметить, что первенство среди простых пакетов документооборота  держит пакет MS Office.

Литература

1.  Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. 2-е издание. – СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2001.
2.  Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.
3.  Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. – М. : Финансы и статистика, 1996.
4.  Основы современных компьютерных технологий: Учебное пособие/Под ред. проф. Хомоненко А.Д. – СПб.: КОРОНА принт, 1998.
5.  Экономическая информатика. Учебник. Под ред. д.э.н., проф. Евдокимова В.В. - СПб.:Питер, 1997.
6.  Информатика: Учебник. – 3-е перераб. изд. / Под ред. проф. Н.В. Макаровой. – М., Финансы и статистика, 2001.
7.  Ершов Б.Л. Основы экономической информатики и вычислительной техники, ч.1,2 : Учеб. пособие, Иваново, 2002.
8.  Ершов Б.Л. Программные средства офисного назначения: Учеб.пособие, Иваново, 2003
9.  Пакеты программ офисного назначения: Учеб. пособие  / Под ред. проф. Назарова С.В.. – М.: Финансы и статистика, 1997.

1 Например, фамилия "Repin" часто переводится как "Перебулавка" (re – пере pin – иголка, булавка), хотя фамилии не переводятся, а транслитерируются, т.е. пишутся подходящими символами языка пользователя.

Электронные документы

классификация по:

наличию связи:

Независимые

Связанные

Подчиненные

технологии создания:

Текстовые

Графические

Табличные,
(созданные в среде
табличных  процессоров)

Документы
баз данных

Презентации

Смешанные простые
  Web

Документ-клиент № n

. . .

Документ-сервер № 1

. . .

Документ-сервер № m

Документ-клиент № 1

Набор данных

Набор данных

Ссылка на набор данных

Вставка из файла/Связывание

Фрагмент

Ссылка на фрагмент

апрос

Данные

Копирование в буфер

Специальная вставка Связывание

Запрос

Данные

Доступ

         локальный ресурс

         общий ресурс

    Сетевое имя

Ресурс

     только чтение

полный

      определяется паролем

Пароль для:

чтения                полного доступа

Доступ

ОК

Отмена

1.  

1. Лабораторная работа 1
2. Введение.8
3. ТЕМА- Неокейнсианство Исполни
4. 1 Материальный баланс
5. Тема 4 Российское государство и его конституционно ~ правовой статус 1
6. 2 Зведений кошторисний розрахунок вартості будівництва Зведений кошторисний розрахунок у сумі
7. АДЕЛЬФАН АДЕЛЬФАН DELPHNE СИБАГЕЙГИ Швейцария СОСТАВ- 1 табле
8. 12 месяцев 130 063 90 2 Сt Wlk-Cler Wlk белая и п
9. Тюменская государственная медицинская академия Министерства здравоохранения и социального развития Ро
10. дипломная педагогическая практика специальность 050709 Преподавание в начальных классах
11. сцепленный доминантный тип наследования встречается крайне редко и точно установлен лишь для нескольких за
12. І Паєвського Здається портрет побудовано за тими ж композиційними канонами
13. Диагностированием называют процесс определения технического состояния объекта без его разборки по внеш
14. Ярославская государственная сельскохозяйственная академия УТВ
15. Мой клинический опыт лечения пограничной личности
16. Состояние фауны гидроидов Еремеевского порога Белого моря ранней весной
17. менеджмент организации III курс очное обучение Научный руководитель- г
18. читель3 сл мороз2 сл
19. Проблемное обучение
20. Проблема регулирования естественных монополий в России

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе