Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ЛЕКЦІЯ №105
Тема: Оформлення справ
Мета: охарактеризуйте процес оформлення справ; назвіть операції, що включають повне оформлення; з’ясуйте нумерацію та пере нумерацію аркушів справ
План
Самостійне вивчення
Складання описів справ
Формування справ завершується після закінчення року, коли підшито останні документи за цей рік. Протягом ще двох років справа може використовуватись у роботі, а потім її оформляють для подальшого зберігання в структурному підрозділі або передавання на архівне зберігання.
Оформлення справ - це їх підготовка для зберігання відповідно до встановлених архівних правил. Оформлення справ здійснює працівник, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі. Залежно від цінності документів та строків зберігання справ проводиться їх повне або часткове (спрощене) оформлення.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) з метою економії коштів і часу підлягають спрощеному оформленню. Насамперед перевіряється їх відповідність номенклатурі справ, однак аркуші не нумеруються і залишаються в теках або швидкозшивачах, засвідчувальні написи не складаються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
Основну увагу приділяють справам постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Відповідно до архівних правил проводиться їх повне оформлення, що включає такі операції:
• пересистематизацію документів справи;
• нумерацію аркушів у справі;
• складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;
• складання засвідчувального напису;
• оправлення справи;
• оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
• внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви установи або структурного підрозділу, реєстраційного індексу справи, крайніх дат, заголовка справи).
Для зручності користування справами має проводитись їх пересистематизація, тобто розміщення документів за хронологією надходження (від січня по грудень).
З метою забезпечення збереженості і закріплення порядку розміщення документів, включених до справи, всі їх аркуші (крім засвідчувального напису і внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів є неприпустимим. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Аркуші справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами справи, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.
Аркуші, більші за формат А4, підшиваються за один бік і нумеруються як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюються до розмірів формату А4.
Аркуші з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєно одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.
Підшиті в справах конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім - кожне вкладення в конверті.
Документи з власною нумерацією аркушів, підшиті у справах, зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.
За наявності в нумерації аркушів справи численних помилок здійснюється їх перенумерування, під час якої старі номери закреслюються однією похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
У разі наявності в нумерації аркушів окремих помилок допускається застосування літерних номерів аркушів (51-а, 142-6 тощо).
Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, наприклад таких, облік яких зумовлений специфікою даної документації (з грифом обмеженого доступу, особові та судові справи, про присудження вчених ступенів і звань тощо). Складати внутрішній опис рекомендується також на справи, заголовки яких недостатньо розкривають зміст документів, що у подальшому полегшує користування ними, пошук необхідної інформації. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства. Наприклад, вкладання внутрішніх описів до справ, що містять накази з особового складу, стає в нагоді при користуванні ними.
Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розміщено кожен документ.
До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому зазначаються цифрами та літерами кількість документів, включених до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписує його укладач. Якщо справу попередньо було оправлено або підшитого без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицевої обкладинки справи.
Засвідчувальний напис справи (див. додаток 65) складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Його складають на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша. Складати засвідчувальний напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша не дозволяється.
У засвідчувальному напису зазначаються цифрами й літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.
У засвідчувальному напису мають застерігатися такі особливості нумерації документів справи: наявність літерних і пропущених номерів аркушів; номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо; номери великоформатних аркушів; номери конвертів з вкладеннями й кількість аркушів укладень.
Підписує засвідчувальний напис особа, яка його склала.
За наявності великої кількості перенумерованих аркушів наприкінці справи складається новий засвідчувальний напис. При цьому старий засвідчувальний напис перекреслюється і постійно зберігається в справі.
Документи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу підшиваються на чотири проколи суворою ниткою і беруться у тверду обкладинку. Для обкладинок справ постійного зберігання використовується безкислотний картон.
Під час брошурування документів не дозволяється зашивати їх текст. Якщо текст документа надруковано надто близько до лівого краю, потрібно наростити корінці документа.
Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оформляють за встановленою формою .
Заголовок справи переноситься на її обкладинку з номенклатури. Водночас він потребує обов'язкових перевірок й уточнення шляхом поаркушного перегляду справи. Заголовок має точно, коротко, в узагальненій формі відбивати основний зміст документів. У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (уточнюється назва установи або структурного підрозділу в разі змін протягом року, проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності, копій-ність документів тощо), що підвищують його інформативність.
Наприклад:
Накази №№ 1-45 директора ВАТ «Енергія» за 2005 рік; Статистичні звіти з праці за 2002 рік (ф. № 1-Т);
Протоколи №№ 1-6 засідань науково-методичної комісії Інституту за 2006 рік (копії).
Оригінальність документів справи спеціально не обумовлюється.
Якщо у діловодстві накази з основної діяльності велися разом із наказами з особового складу, їх формують у різні справи. При цьому в заголовку номери наказів не зазначають, оскільки порядок наказів порушено. Ця особливість має бути відбита в передмові до опису.
На обкладинках справ проставляють дати документів, уміщених до них. Дата справи може не зазначатися лише на обкладинках справ, що містять річні плани та звіти, оскільки їх дати відбито в заголовках справ.
Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів, тобто дати реєстрації (складання) найранішого і найпізнішого документів, включених до справи.
Якщо справою є журнал реєстрації наказів з основної діяльності, то її датою будуть точні календарні дати першого і останнього записів у журналі. Крайніми датами справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (для документів, які затверджуються) або складання першого й останнього протоколів, уміщених до справи. Крайніми датами особової справи є дати підписання наказів про прийняття і звільнення особи, на яку заведено справу.
У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словами.
За наявності у справі документів (додатків, довідок, оглядів тощо), дата яких не збігається з крайніми датами справи, нижче за ці дати з нового рядка роблять запис: «У справі є документи за____рік».
Обов'язковим реквізитом обкладинки справи є відомості про кількість аркушів у справі, що проставляється на підставі засвідчувального напису справи, та строк зберігання справи (на справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постійно»).
На обкладинці справи проставляють її номер за описом і, за погодженням з архівом установи, номери опису та архівного фонду.
Написи на обкладинках справ мають бути чіткими, їх наносять світлостійким чорним чорнилом або пастою.
У разі вміщення до справи титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначають тільки номери архівного фонду, опису і справи. Наклеювати титульний аркуш на обкладинку справи забороняється.