Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ТЕМА 5. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.
Понятие первичного учетного документа.
Наблюдение — это один из способов познания действитель ности, основанный на непосредственном восприятии явлений. Для отражения в учете объектов необходимо прежде всего их наблю дать, т.е. иметь о них первичное непосредственное представление.
В процессе первичного наблюдения фактов хозяйственной дея тельности для регистрации отбираются данные, после обработки которых получают необходимые учетные показатели. Фиксируе мые данные должны поддаваться дальнейшей обработке в систе ме учета. Не должно фиксироваться то, что не будет обрабаты ваться в дальнейшем. Поэтому необходима рациональная программа первичного наблюдения и регистрации данных, кото рая предполагает:
оценку и отбор данных о фактах хозяйственной деятельности
в соответствии с целями и задачами учета;
однозначное и полное описание отобранных для учета свойств
объектов и фактов;
своевременное отражение и передачу данных для дальней
шей обработки.
Первичное наблюдение — это информационное обеспечение системы бухгалтерского учета. Оно направлено на описание и регистрацию данных о хозяйственных операциях.
Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация. Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерс кого учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах произво дятся на основе правильно оформленных первичных документов.
Документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — это письменное свидетельство на правосовершение или подтвер ждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.
Первичный учетный документ составляется в момент соверше ния или непосредственно после совершения хозяйственной операции и предназначен для отражения ее результата на счетах бухгалтерского учета.
Бланк документа — это носитель информации с нанесенными на него постоянными сведениями. Кроме бланков документов носи телями учетной информации служат дискеты, диски при их обра ботке на персональном компьютере (ПК). Они используются в за висимости от средств автоматизации, которые применяются в организации. В условиях автоматизированной подготовки докумен тов и их обработки необходимо изготавливать копии документов на бумажном носителе. Бухгалтерские документы необходимы для обоснования непрерывно совершающихся хозяйственных операций, а также для достоверности, объективности и точности, получаемых в учете показателей. Они являются важным средством контроля за сохранностью и правильным использованием ресурсов. С помощью документов наблюдают за действиями материально ответственных лиц, выявляют и предупреждают потери и недостачи, непроизводи тельные расходы, хищение и бесхозяйственность. Документация — основа для проведения документальных ревизий.
Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное правовое значение при решении спо ров между организациями и лицами.
Условно документ можно разделить на части, основными из которых являются: заголовочная, содержательная, оформляющая. В каждой из частей документа отражаются соответствующие рек визиты, т.е. реквизиты — это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Реквизит (лат. requisition — нужное,требуемое,необходимое).
Главнейший реквизит заголовочной части — это название доку мента (акт приема-передачи основных средств, приходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта и др.), которое печатается на бланке.
Содержательная часть документа бывает табличной или тексто вой. К табличной относятся реквизиты-признаки и реквизиты-осно вания. Реквизиты-признаки включают заголовки таблиц, граф и строк и предназначены для характеристик описываемого объекта. Рекви зиты-основания предназначены для количественной характеристики объекта учета. Реквизиты-признаки могут быть постоянными, пере менными и смешанными (состоящими из постоянной и переменной части). Постоянные печатаются при изготовлении бланков документов, а переменные фиксируются на бланке в процессе его заполне ния. Графы таблиц нумеруются. Для контроля в таблично-содержа тельной части отводятся специальные графы для записи контрольных чисел. В содержательной части отражается сущность документа.
В оформляющей части документа отражается дата составле ния документа, утверждения, согласования, визы, наименование дол жностных лиц, подписавших документы, личные подписи и их рас шифровка, при необходимости печать. Предусматривается место для записи основания исправления ошибок, допущенных при за полнении документа.
Каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:
название (наименование) и номер документа;
дата и место составления документа;
наименование организации, где и от имени которой состав
лен документ;
содержание хозяйственной операции и основание для ее со вершения;
измерители операции (единицы измерения), применяемые в
учете;
подписи лиц, ответственных за совершение операции и офор мление документа и их расшифровка.
При выписке документов на компьютере подписи могут быть заменены личными кодами (электронные подписи). Машинные но сители информации должны содержать отличительный знак для индетификации лиц, оформивших эти подписи.
Все документы денежного, материального, имущественного, рас-четно-кредитного характера должны быть подписаны руководите лем организации и главным бухгалтером. Документы, оформляю щие прием и выдачу материальных ценностей и денежных средств (кассовые ордера, лимитно-заборные карты, товарные и товарно-транспортные накладные и др.) должны содержать подписи лиц, получивших и отпустивших эти ценности.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных до кументов, согласовывается с главным бухгалтером.
Учетные документы составляются от руки или автоматизиро ванным способом на специально заготовленных бланках. Бланки документов печатаются типографским способом и содержат графы, в которые заносят сведения о хозяйственных операциях.
К составлению документов предъявляются определенные требо вания. Все документы должны оформляться своевременно в мо мент совершения операции (или непосредственно после ее совер шения), качественно, содержать достоверные данные и обязательные реквизиты, аккуратно, разборчиво, без подчисток, помарок и неогово ренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или чер ного цвета вручную, на пишущих устройствах, ПК. Дата составле ния указывается: число цифрой, а месяц — прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы. Отдельные документы в соответствии с дей ствующими нормативными положениями относятся к блан кам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов из готавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. К ним относятся товарно-транспор тные накладные, товарные накладные, счета-фактуры по налогу на добавленную стоимость, приходные кассовые ордера и др. Учет блан ков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типо вой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписыва ется руководителем и главным бухгалтером.
Для регистрации хозяйственных операций необходимо приме нять установленные типовые формы документов. При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация самостоятельно разрабатывает и утвер ждает первичные учетные документы, которые должны содержать обязательные реквизиты. Необходимо предусмотреть блокиров ку несанкционированного доступа в банк данных. Внесение ис правлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные документы можно внести исправления лишь по согла сованию с участниками хозяйственных операций, что заверяется подписями тех же лиц.
Ответственность за достоверность содержащихся в докумен тах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должност ные лица, подписавшие этот документ.
Виды документов и их реквизиты.
Классификация первичных учетных документов.
Для облегчения изучения и использования большое разнооб разие первичных документов классифицируется. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:
назначению;
последовательности (времени) составления;
способу использования или степени охвата хозяйственных
операций;
количеству позиций (строк);
месту составления;
форме;
способу заполнения;
воспроизведению информации;
срокам хранения.
По назначению документы подразделяются на распорядитель ные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные — это документы, которые содержат рас поряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов — передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и за писки о приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверенно сти на получение материальных ценностей, путевые листы на пе ревозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значе ние, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.
Исполнительные (оправдательные) документы удостоверя ют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликви дации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск то варов, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждаю щие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учет ных записей.
Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бух галтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различ ного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.
Комбинированные документы объединяют признаки распоряди тельных, оправдательных и частично документов бухгалтерского офор мления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое рас пространение, так как объединение признаков ряда документов со кращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комбини рованным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые орде ра, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.
По способу использования (степени охвата операций) доку менты классифицируются на разовые и накопительные.
В разовых документах отражается одна или несколько однород ных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В нако пительных документах отражаются однородные хозяйственные опе рации в течение определенного периода (дня, декады, месяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество документов и расход бланков.
По последовательности (времени) составления различают первичные, сводные, производные и промежуточные документы.
Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент со вершения операции. Сводные составляются позже на основе пер вичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ра нее полученной под отчет.
По количеству позиций (строк) в документе различают однострочные и многострочные.
В однострочном документе содержится только одна позиция (одно наименование материала, продукции), а в многострочных отражается несколько наименований. Первые выгодно применять при ручной обработке информации, а вторые — при использова нии вычислительной техники. Однострочные документы удобнее группировать вручную.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.
Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.). Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платеж ные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.
По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.
Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные — в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве — карточка учета на доя молока и др.). Большинство документов типовые.
Для оформления многочисленных хозяйственных операций, со вершаемых в организациях, выписывается большое число доку ментов, обработка которых требует больших затрат труда бухгал терских работников.
Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность ус тановления единообразных (унифицированных) форм документов.
Унификация документов — это разработка единых форм доку ментов для учета однородных операций в различных организациях.
Создание унифицированных документов, облегчает их составле ние, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.
По способу заполнения различают документы оформленные вручную, на пишущих машинках, ПК.
По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов
Подлинник — это оформленный и подписанный соответству ющим образом документ в окончательной редакции. Копия — это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка — копия части документа.
По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.
Документирование хозяйственных операций.
Организация системы документооборота.
Основой организации бухгалтерского учета в организации явля ется соответствующая технологическому процессу (характеру хо зяйственной деятельности) схема движения документов. Докумен тирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесении полученных данных в документ (заполнение его реквизитов). Создание сово купности первичных документов представляет собой первичный учет.
Первичный учет — это комплекс приемов по восприятию ис ходной информации и регистрации ее в документах, которые явля ются при этом не только средством оформления всех хозяйствен ных операций, но и одновременно и материальными носителями первичной информации. Сбор исходных первичных данных и за полнение документов — трудоемкий процесс. На первичный учет приходится от 40 до 60% объема всей учетно-экономической рабо ты. Как уже отмечалось выше, первичный учет может осуществ ляться ручным и автоматизированным способом. Программы коди рования, идентификации и обработки данных первичных документов на машинных носителях должны храниться в организации в тече ние срока, установленного для хранения первичных документов, и обладать системой защиты. По требованию участников хозяйствен ных операций и контролирующих органов организация обязана обеспечить визуальный просмотр машинных документов, а также при необходимости сделать заверенные бумажные копии.
Состояние (т.е. достоверность, своевременность) первичного учета зависит от обеспеченности организации разнообразными техни ческими средствами подсчета и измерения количественных вели чин (компьютеры, приборы и устройства, счетчики, весы, мерная тара, линейки и т.д.).
Таким образом, первичный учет — это организованная система наблюдения, измерения и регистрации данных о хозяйственных операциях и других фактах хозяйственной деятельности органи заций, используемая для принятия управленческих решений.
Для обеспечения рационального ведения учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию орга низации. Необходима такая система их выписки и обработки, кото рая способствует максимальному ускорению документооборота.
Документооборот — это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.
С целью рациональной организации бухгалтерского учета в организации должен разрабатываться план-график документообо рота, который утверждается ее руководителем и является обяза тельным для всех работников, связанных с оформлением докумен тов. В плане-графике указываются: назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалте рии, записи в учетные регистры и др., т.е. план-график документо оборота предусматривает необходимый порядок движение доку ментов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.
Правильная организация документооборота имеет большое зна чение для всей бухгалтерской работы. Преобладающая часть доку ментов в организациях составляется в подразделениях (цехах, уча стках) и лица, оформляющие документы, иногда не имеют достаточной специальной подготовки. Поэтому важную роль играет инструктаж работников о порядке составления и прохождения документов. План-график документооборота составляет главный бухгалтер и конт роль за его выполнением также возлагается на главного бухгалте ра.
Учетная обработка документов в бухгалтерии осуществляется следующим образом. Поступившие в бухгалтерию документы дол жны быть всесторонне проверены с трех позиций:
по форме, т.е. в отношении правильности и полноты запол нения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших доку мент; установлении наличия всех требуемых в форме доку мента реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или неправильно сделанных исправлений и т.д.
проверить документ по существу. Это значит выяснить со ответствие хозяйственных операций в документе действую щему законодательству, т.е. ее законность и хозяйственную целесообразность. Например, при проверке авансового отче та по командировке надо знать порядок и нормы оплаты су точных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.
подвергнуть арифметической проверке, т.е. проверить правиль ность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.
Неправильно или неполно составленные документы возвраща ются для выяснения, дополнительного оформления или пересос тавления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизи тов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов глав ный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя органи зации.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подверга ются обработке, которая состоит из следующих этапов:
таксировки;
группировки;
• контировки (проставлении корреспонденции счетов).
Таксировка — это определение денежной оценки хозяйствен ных операций, зафиксированных в документе. Многие поступив шие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показа тели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.
Группировка — предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью яв ляется подготовка сводных данных за какой либо период. Напри мер, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.
Контировка — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением кор респонденции счетов исходя из содержания хозяйственных опера ций. После проставления корреспонденции счетов документы ис пользуются для записи операций по счетам в учетные регистры.
Внедрение в практику учетной работы персональных компьютеров вносит соответствующие изменения и организа цию их документооборота. Компьютерная технология форми рования, обработки и передачи учетной информации позволяет обеспечить на каждом этапе документооборота не только теку щий и последующий ее контроль, но и что очень важно, — предва рительный. Документооборот в условиях применения ПК позво ляет расширить возможности использования учетной информации и обеспечить их надлежащую сохранность.
После составления бухгалтерской отчетности первичные доку менты передаются на хранение. Время хранения документов опре делено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения. Так, годовые бухгалтер ские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников по начислению заработной платы — 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты — 3 года и т.д.
Документы постоянного хранения передаются в ведомствен ные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, Глав ная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений, оборудования).*
В случаях реорганизации или ликвидации организации государ ственной формы собственности ее документы переходят к право преемнику, а если его нет — документы сдаются на государствен ное хранение. При ликвидации или банкротстве организаций негосударственной формы собственности сохранность их докумен тов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их ус тав.
Изъятие документов у организации может производиться только на основании постановлений органов дознания и судов. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку соот ветствующему должностному лицу организации.
С разрешения и в присутствии представителей органов, произ водящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием основа ний и даты их изъятия.
Обеспечение сохранности документов и форм отчетности, а так же документооборота возложено на руководителя организации.
Сущность инвентаризации и цели ее проведения.
Одним из важнейших требований, предъявляемых к учету, яв ляется требование реальности и точности его показателей. Однако при ведении учетных записей могут возникнуть расхождения между показателями учета и фактическим состоянием имущества и фи нансовых обязательств. Причинами расхождений и несоответствия учетных данных фактическому наличию имущества и финансо вых обязательств могут быть:
естественные изменения в имуществе (усушка, утруска, рас-пыливание, выветривание и т.д.);
ошибки, допускаемые при приеме и отпуске имущества (из лишки, недостачи, пересортица и т.д.);
ошибки в учете (арифметические ошибки в подсчетах, опискив документах, неправильные записи и т.д.);
злоупотребления материально ответственных лиц.
Поэтому необходима сверка фактического наличия имущества с учетными данными, которая производится при помощи инвента ризации.
Инвентаризация — это один из элементов метода бухгал терского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки и документального подтверждения фактического наличия имущества (активов) и обязательств, выявления отклоне ний от учетных данных и принятия решений по внесению измене ний в данные бухгалтерского учета.
Проведение инвентаризации регулируется Законом "О бухгал терском учете и отчетности" и Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств.
Инвентаризация имеет очень важное контрольное значение, ее целью является установление:
• фактического наличия денежных средств и материальных
ценностей по ответственным за их сохранность лицам
наличия неполноценного и ненужного организации имуще ства, что дает возможность своевременно принять меры к его реализации, уценке и т.п.;
условий, организации и состояния сохранности денежной на личности, основных средств, продукции и материальных цен ностей и т.п.;
недостатков в постановке первичного и организации бухгал терского учета имущества предприятия, а также состояния внутреннего контроля за их сохранностью и наличием;
ошибок и злоупотреблений, имевших место в документах по движению имущества и в учетных регистрах;
реальности сумм, учтенных по статьям баланса;
обоснованности подбора материально ответственных лиц и
наличия с ними договора о полной материальной ответствен ности.
Инвентаризацию проводят все организации в соответствии с действующими методическими указаниями.
Ее проведение обязательно в следующих случаях:
при передаче активов государственного унитарного предпри ятия в аренду, их купле-продаже;
при смене собственника или реорганизации организации;
при ликвидации организации;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене руководителя организации или другого материально ответственного лица;
при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);
по решению контролирующих, судебных и иных уполномо ченных на то органов.
Проведение инвентаризации должно обязательно соответство вать следующим позициям:
• комиссионность проведения. Инвентаризация проводится спе циально назначенной комиссией;
внезапность проведения. Для проверяемых инвентаризация
должна быть неожиданной;
действительность проведения. Все инвентаризируемое иму щество подлежит обязательному обмеру, подсчету, взвеши ванию и т.д.;
непрерывность проведения. Инвентаризация не должна пре рываться. Если ее нельзя закончить в течение одного дня, тов этом случае на время перерывов в работе (обед, ночноевремя и т.д.) складские помещения опечатываются.
Виды инвентаризаций.
В теории и практике инвентаризации подразделяются на сле дующие виды: полная, частичная, сплошная, выборочная, плановая, внеплановая, необходимая, повторная, контрольно-перепроверочная, перманентная.
Полная инвентаризация охватывает все имущество, как при надлежащее организации, так и принятое на ответственное хране ние, в переработку и прочее, а также все права и обязательства организации. Такую инвентаризацию проводят один раз в год пе ред составлением годового отчета. Ее называют годовой (обяза тельной) инвентаризацией.
Частичная — это инвентаризация, охватывающая отдельные виды имущества организации: основные средства, продукцию, мате риалы, денежные средства и т.п.
Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без ис ключения наличного имущества, предъявленного конкретным ма териально ответственным лицом.
Выборочная — это инвентаризация, при которой проверяют только некоторые (на выборку) ценности у конкретного матери ально ответственного лица.
Плановая — это инвентаризация, проводимая в соответствии с планом работы бухгалтерии организации.
Внеплановая — это такая инвентаризация, которую проводят внезапно, без предварительного плана, по инициативе администрации организации, по сигналам работников (или граждан) о зло употреблении материально ответственного лица и т.п.
Необходимая инвентаризация проводится при смене матери ально ответственных лиц, после стихийных бедствий, при пере оценке материальных ценностей, краже.
Повторная инвентаризация проводится в случае, когда воз никли сомнения не только в качестве проведенной инвентариза ции, но и в том, что материально ответственное лицо заранее знало срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.
Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в пе риод инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охва тывает не менее 10% проверенных ценностей. В случае выявления расхождений руководитель организации требует письменные объяс нения от лиц, проводивших ранее инвентаризацию, и от материаль но ответственного лица. При выявлении фактов приписок, пропус ков ценностей или же других злоупотреблений руководитель распускает такую комиссию и ставит вопрос о привлечении винов ных к ответственности. Немедленно назначается инвентаризацион ная комиссия для проведения повторной инвентаризации.
Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в со ответствии с внутренним планом работы бухгалтерии в течение ка лендарного года по отдельным видам имущества на различные даты.
Способы, сроки, порядок и техника проведения инвентаризации.
Порядок инвентаризации определяется организацией в ее учет ной политике.
Количество инвентаризаций в году, а также конкретные даты их проведения устанавливаются в календарном плане инвентари зационной работы, ежегодно составляемом главным бухгалтером и утверждаемом руководителем организации при создании инвен таризационных комиссий. Эти сведения не подлежат разглаше нию.
В организациях создаются постоянно действующие инвентари зационные комиссии в составе:
руководителя организации (его замены);
главного бухгалтера;
руководителей подразделений;
главных специалистов;
представителей службы внутреннего аудита, независимых
аудиторских организаций.
При большом объеме работ проведение инвентаризаций возла гается, как правило, на рабочие инвентаризационные комиссии, которые выполняют возложенные обязанности под руководством постоянно действующих комиссий.
Условно инвентаризацию можно разделить на три этапа:
подготовительный;
основной (рабочий);
заключительный.
Инвентаризация проводится в присутствии материально ответ ственного лица в следующей последовательности:
перед началом инвентаризации членам рабочих комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председате лям комиссий — контрольный пломбир (печать). В приказе
установлены сроки начала и окончания инвентаризации. Должен быть полный состав членов инвентаризационной комиссии.
комиссия составляет оперативный план проведения инвен таризации. Для этого она предварительно решает, какие виды имущества необходимо проверить в натуре; у каких матери
ально ответственных лиц, кого из специалистов организации необходимо привлечь к проведению инвентаризации;
председатель комиссии проводит инструктаж с лицами, при влеченными для проведения инвентаризации, по вопросам порядка и техники ее проведения, оформления результатов,
сроков начала и окончания;
на местах инвентаризации члены комиссии предлагают ма териально ответственным лицам разнести в книги (карточки)складского учета все приходные и расходные документы и
составить отчет с выведением остатков на момент инвента ризации. На отчете и приложенных к нему документах председатель комиссии делает надпись до инвентаризации и ставит свою подпись и дату.
• комиссия проверяет весоизмерительные приборы, берет у материально ответственного лица расписку о том, что им предъявлены все документы по операциям с инвентаризиру емыми ценностями. В расписке обязательно указывается, что к началу инвентаризации все приходные и расходные доку менты на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все поступившие ценности, оприходованы, а вы бывшие списаны в расход.
Основной этап инвентаризации заключается в фактическом сня тии остатков. Члены комиссии закрывают и опечатывают все ме ста хранения ценностей, подлежащих инвентаризации. Затем при ступают к проверке их путем взвешивания, измерения, пересчета и т.п. Выявление, подсчет и описание имущества в натуре называет ся снятием остатков.
Если проверяемые ценности находятся на различных складах, то все складские помещения, за исключением того, где в данный момент производится инвентаризация, запираются, опечатываются или пломбируются. Члены комиссии несут ответственность за правильный подсчет остатков имущества.
Результаты снятия натуральных остатков обобщают в инвен таризационных описях, составляемых не менее чем в двух экземп лярах. Ошибки и неправильные записи в них исправляют путем зачеркивания неправильного и написания правильного текста (циф ры). Исправления удостоверяются подписями всех участников ин вентаризации и материально ответственными лицами.
Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы циф рами и прописью выводится общий итог натуральных единиц, за писанных по странице независимо от единиц измерения ценнос тей. После окончания записей прописью указывается количество заполненных строк, т.е. число порядковых номеров внесенных наи менований товарно-материальных ценностей. Описи подписыва ются всеми участниками инвентаризации, в т.ч. материально от ветственными лицами. К инвентаризационным описям прилагаются В инвентаризационных описях не допускается оставлять неза полненные строки. В последних листах описей незаполненные стро ки прочеркиваются. На имущество, находящееся на ответствен ном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. В конце описи материально от ветственное лицо дает расписку в том, что предъявлены для про верки все ценности, что инвентаризация проведена в его присут ствии правильно, претензий к инвентаризационной комиссии у него нет и перечисленное в описи имущество принято на ответствен ное хранение.
Правильно оформленные данные инвентаризации передаются в бухгалтерию организации для выведения окончательных резуль татов.
Порядок оформления и отражения в учете и отчетности результатов инвентаризации.
По поступившим инвентаризационным описям в бухгалтерии составляются сличительные ведомости, в которые записывают только те ценности, по которым выявлены расхождения. Сличительные ведомости должны быть подписаны членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
О всех выявленных расхождениях материально ответственные лица дают инвентаризационной комиссии подробные письменные объяснения (в срок 2-3 дня). На основании этих объяснений ко миссия определяет порядок и способы регулирования обнаружен ных расхождений.
Решение инвентаризационной комиссии фиксируют в протоко ле, где приводят подробные сведения о причинах и виновниках недостач и потерь и указывают меры для принятия по отношению к виновным лицам. Протокол заседания инвентаризационной ко миссии утверждает руководитель организации, который выносит окончательное решение.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
На основании документов инвентаризационной комиссии, ут вержденных руководством организации, выявленные инвентариза цией расхождения против данных бухгалтерского учета (излишки, недостача) регулируются в следующем порядке:
излишки активов отражаются по дебету счетов, которыепредназначены для их учета, и кредиту счета "Внереализа ционные доходы и расходы" как внереализационные дохо ды;
биологические потери имущества (продукции, товаров) врезультате хранения в пределах норм естественной убылиучитывают по направлениям ее использования, т.е. в издер жках производства или обращения;
недостачи материальных ценностей, денежных средств и дру гого имущества, а также порча сверх норм естественной убылиотносится на виновных лиц или за счет других источников
возмещения.
Невозмещенные недостачи списываются в дебет счета "Внере ализационные доходы и расходы". При этом для списания недо стач и порчи сверх норм естественной убыли необходимо иметь решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, или отказ на взыскание ущерба с винов ных лиц, или о факте порчи ценностей, полученное от отдела тех нического контроля или соответствующих специализированных организаций.
Возмещение причиненного ущерба производится виновными ли цами не по тем ценам, по которым они учитываются в текущем учете, а по действующим продажным ценам. Поэтому сумма, под лежащая взысканию с виновных лиц, всегда будет больше той, по которой отражено в учете имущество.
Следует отметить, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде ис ключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, по товарно-материальным ценностям одно го и того же наименования в равных количествах. Выявленные недостачи и потеря от порчи ценностей учитываются на счете "Недостачи и потери от порчи ценностей".
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ТЕМЫ
«Документация и инвентаризация»
Сущность и назначение документов.
Обязательные реквизиты документа.
Признаки классификации первичных документов.
Как делятся по назначению бухгалтерские документы?
Характеристика и примеры документов бухгалтерского оформления.
Порядок и сроки хранения документов.
Понятие документов строгой отчетности и порядок их учета.
Сущность документооборота и его организация.
Инвентаризация в качестве способа первичного наблюде ния.
Виды инвентаризаций.
Этапы и порядок проведения инвентаризации.
Обязательность проведения инвентаризации.
Порядок оформления результатов инвентаризации.
Отражение результатов инвентаризации на счетах бухгал терского учета.
15