Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Зміст
1.Введення.
1.1.Поняття бази даних.
1.2.Основні терміни для праці з базою даних.
2.Постанова задачі.
2.1.Визначення зв`язку між таблицями.
3.Опис виповнення праці по створенню бази даних.
3.1.Створення таблиці у базі даних.
3.2.Створення нової таблиці у базі даних в режимі конструктора.
3.3.Створення звя`зку між таблицями.
3.4.Створення запитів.
3.4.1.Створення запиту за допомогою конструктора.
3.4.2.Опис створених запиту в режимі конструктора.
3.4.3.Запити з параметрами.
3.4.4.Ітогові запити.
3.4.5.Запит з вичесленням полів.
3.4.6.Перехрестний запит.
3.4.7. Створення запиту на поновлення
3.5.Створення звіту.
3.6.Створення форм.
3.7.Створення підлеглих форм.
3.8.Створення кнопкової форми.
4.Інструкція з використання.
5.Заключення.
Список використанної літератури.
1.Введення.
Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на персональних комп’ютерах досить давно. Взагалі, база даних – це набір записів і файлів, які організовані спеціальним чином. В комп’ютері, наприклад, можна зберігати прізвища і адреси друзів або клієнтів. Можливо, зберігати всі свої листи, і вони згруповані по адресатам, або набір файлів з даними по фінансовим справам: отримані або виставлені рахунки, витрати по чековій книжці або балансам. Один з типів баз даних – це документи, які набрані за допомогою текстових редакторів і згруповані за темами. Другий тип – файли електронних таблиць, які об’єднані в групи по характеру їх використання. Щоб керувати даними, які розкидані по сотням таблиць і файлів використовуються системи керування базами даних (СКБД). Microsoft Access 97 саме є такою системою.
Майже всі сучасні системи побудовані на реляційній моделі керування базами даних. Назва “реляційна” пов’язана з тим, що кожний запис в такій базі даних має інформацію, яка відноситься тільки до одного конкретного об’єкту. В реляційній СКБД всі дані представлені в вигляді таблиць. Інформація про об’єкти визначеного виду представляється в табличному вигляді – в стовпчиках таблиці містяться різні характеристики об’єктів – атрибути (наприклад, адреси клієнтів), а рядки призначені для опису величин всіх атрибутів окремого об’єкта (наприклад, дані про конкретного клієнта). В випадку, коли використовуються функції СКБД для вибору інформації з однієї або декількох таблиць (виконується запит, що є темою даної дипломної роботи), результат представляється у вигляді таблиці. Більше того, можна виконати запит із використанням результатів іншого запиту. Можна об’єднати інформацію з декількох таблиць або запитів.
Система керування базами даних дає можливість контролювати структуру і опис даних, роботу з ними і організацію колективного користування інформацією. СКБД також суттєво збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих об’ємів інформації, яка зберігається в численних таблицях. СКБД включає в себе три основних типа функцій: визначення даних, їх обробка й керування даними. Усі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access.
В базі даних Access основними об’єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі.
1.1.Поняття бази даних.
База даних (БД) -- це сукупність взаємозв'язаних даних, що зберігаються разом. Основними та невід'ємними властивостями БД є такі:
- для даних допускається така мінімальна надлишковість, яка сприяє їх оптимальному використанню в одному чи кількох застосуваннях;
- незалежність даних від програм;
- для пошуку та модифікації даних використовуються спільні механізми;
- як правило, у складі БД існують засоби для підтримки її цілісності та захисту від неавторизованого доступу;
В комп’ютері , наприклад, можна зберігати прізвища та адреси друзів, або клієнтів. Можливо , ви зберігаєте усі свої листи, і вони сгруповані по адресатам, а можливо, у вас є набір файлів з фінансовими даними: отриманими, або виставленими рахунками, витратами по чековій книжці, або балансам.
Один із типів баз даних – це документи, набрані за допомогою текстових редакторів та сгруповані по темах.Інший тип–файли електронних таблиць, об’єднані в групи по характеру використання.
Система управління базами даних надає вам повний контроль над процесом визначення даних , їх обробкою та використанням СУБД також істотно полегшує обробку великих об’ємів інформації, які зберігаються в багаточи- сленних таблицях.Різноманітні засоби СУБД забезпечують виконання трьох основних функцій: визначення даних,обробка даних та оперування даними.
Всі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в FoxPro.
Дані – це набір різнорідної неорганізованої інформації, подібний до рахунків, кинутих у ящик столу, або сюжету останнього поганого роману. І якщо ви коли-небудь намагались знайти потрібний вам рахунок у своєму ящику, або хороші розділ поганого роману, ви знаєте, що самі по собі дані не принесуть користі .Для того щоб дані стали корисними, вам потрібний засіб управління ними –система управління базою даних. Вам потрібно упорядкувати усі розкидані рахунки з тим, щоб можна було легко знайти те, що потрібно в даний момент. Організований набір даних і є базою даних.
1.2.Основні терміни для праці з базою даних.
Термін схема (Schema) використовується для опису всіх об'єктів бази даних, які створені деякими користувачем. Для кожного нового користувача автоматично створюється нова схема. Для створення таблиць і уявлень наявність схеми не обов'язково. Якщо у вас планується інсталяція тільки однієї логічної бази даних, то ясно, що можна обійтися і без схеми. Але якщо планується, що одна і та ж СУБД буде використовуватися для підтримки декількох баз даних, то належна організація об'єктів баз даних у схеми може значно полегшити супровід цих баз даних. На практиці схема часто асоціюється з об'єктами певного користувача фізичної бази даних. Крім схеми, не обов'язковими елементами програмного середовища реляційних баз даних є кластери і каталоги.
Кластер (Cluster) - це об'єкт, що задає спосіб спільного зберігання даних в декількох або однієї таблиці. Даний об'єкт являє собою групу каталогів, до яких можна звертатися через одне з'єднання з сервером бази даних (програмна компонента СУБД). Одним з критеріїв використання кластеру є наявність спільних ключових полів в кількох таблицях, які використовуються в одній і тій же команді SQL. Зазвичай кластерізованние стовпці або таблиці зберігаються в базі даних у вигляді таблиць хешування (тобто спеціальним чином).
На практиці процедура створення каталогу визначається реалізацією СУБД на конкретній операційній платформі. Під каталогом розуміється група схем. На практиці каталог часто асоціюється з фізичним базою даних як набором фізичних файлів операційної системи, які ідентифікуються її ім'ям.
Для проектувальника схема бази даних - це загальне логічне уявлення відносин закінченої бази даних. З точки зору SQL, схема - це контейнер для таблиць, уявлень і інших структурних елементів реляційної бази даних. Принцип розміщення елементів бази даних у кожній схемі повністю визначається проектувальником бази даних.
До числа основних об'єктів реляційних баз даних відносяться таблиця, подання та користувач.
Таблиця (Table) є базовим елементом реляційної бази даних. Вона являє собою одиницю зберігання даних - відношення. Таблиця ідентифікується в базі даних своїм унікальним ім'ям, яке включає в себе ідентифікацію користувача. Таблиця може бути порожньою або складатися з набору рядків.
Представлення (View) - це пойменована динамічно підтримувана СУБД вибірка з однієї або декількох таблиць бази даних. Оператор вибірки обмежує видимі користувачем дані. Зазвичай СУБД гарантує актуальність вистави - його формування проводиться кожного разу, коли подання використовується. Іноді подання називають віртуальними таблицями.
Користувач (User) - це об'єкт, що володіє можливістю створювати або використовувати інші об'єкти бази даних і запитувати виконання функцій СУБД, таких як організація сеансу роботи, зміна стан бази даних і т. д.
Для спрощення ідентифікації та іменування об'єктів в базі даних підтримується такі об'єкти, як синонім, послідовність і визначені користувачем типи даних.
Синонім (Synonym) - це альтернативне ім'я об'єкта (псевдонім) реляційної бази даних, яке дозволяє мати доступ до даного об'єкту. Синонім може бути загальним і приватним. Загальний синонім дозволяє всім користувачам бази даних звертатися до відповідного об'єкту за його псевдонімом. Синонім дозволяє приховати від кінцевих користувачів повну кваліфікацію об'єкта в базі даних.
Послідовність (Sequence) - це об'єкт бази даних, який дозволяє генерувати послідовність унікальних чисел (номерів) в умовах багатокористувацького асинхронного доступу. Зазвичай елементи послідовності використовуються для унікальної нумерації елементів таблиць (рядків) в операціях модифікації даних.
Певні користувачем типи даних (User-defined data types) являють собою певні користувачем типи атрибутів (домени), які відрізняються від підтримуваних (вбудованих) СУБД типів. Вони визначаються на основі вбудованих типів. Певні користувачем типи даних утворюють ту частину середовища СУБД, яка організована відповідно до об'єктно-орієнтованої парадигмою.
Для забезпечення ефективного доступу до даних у реляційних СУБД підтримуються ряд інших об'єктів: індекс, таблична область, секція.
Індекс (Index) - це об'єкт бази даних, який створюється для підвищення продуктивності вибірки даних і контролю унікальності первинного ключа (якщо він заданий для таблиці). Повністю індексні таблиці (index-organized tables) виконують роль таблиці та індексу одночасно.
Табличне простір або область (Tablespace) - це іменована частина бази даних, яка використовується для розподілу пам'яті для таблиць та індексів. У Oracle 9i - це логічне ім'я фізичних файлів операційної системи. Всі об'єкти бази даних, в яких зберігаються дані, відповідають деяким табличним просторів. Більшість об'єктів бази даних, в яких дані не зберігаються, знаходяться в словнику даних, розташованому в табличному просторі SYSTEM.
Секція (Partition) - це об'єкт бази даних, який дозволяє представити об'єкт з даними у вигляді сукупності подоб'ектов, віднесених до різних табличним просторів. Таким чином, секціонування дозволяє розподіляти дуже великі таблиці на декількох жорстких дисках.
Для обробки даних спеціальним чином або для реалізації підтримки посилальної цілісності бази даних використовуються об'єкти: зберігається процедура, функція, команда, тригер, таймер і пакет (Oracle). За допомогою цих об'єктів бази даних можна виконувати так звану порядково обробку (record processing) даних. З точки зору додатків баз даних прогресивна обробка - це послідовна вибірка даних по одному рядку, її обробка і перехід до обробки наступного рядка.
Дані об'єкти реляційної бази даних являють собою програми, тобто виконуваний код. Цього код зазвичай називають серверним кодом (server-side code), оскільки він виконується комп'ютером, на якому встановлено ядро реляційної СУБД. Планування та розробка такого коду є одним із завдань проектувальника реляційної бази даних.
Збережені процедури (Stored procedure) - це об'єкт бази даних, що представляє пойменований набір команд SQL і / або операторів спеціалізованих мов програмування обробки бази даних (наприклад, SQLWindows або PL / SQL).
Функція (Function) - це об'єкт бази даних, що представляє пойменований набір команд SQL і / або операторів спеціалізованих мов програмування обробки бази даних, який при виконанні повертає значення - результат обчислень.
Команда (Command) - це пойменований оператор SQL, який заздалегідь відкомпілювати і зберігається в базі даних. Швидкість обробки команди вище, ніж у відповідного йому оператора SQL, тому що при цьому не виконуються фази синтаксичного розбору та компіляції.
Тригер (Trigger) - це об'єкт бази даних, який представляє собою спеціальну збережену процедуру. Ця процедура запускається автоматично, коли відбувається пов'язане з тригером подія (наприклад, до вставки рядка в таблицю).
Таймер (Timer) відрізняється від тригера тим, що запускає, подією для збереженої процедури є подія таймера.
Пакет (Package) - це об'єкт бази даних, який складається з пойменовані структурованого набору змінних, процедур і функцій.
У розподілених реляційних СУБД є спеціальні об'єкти: Знімок і зв'язок бази даних.
Знімок (Snapshop) - локальна копія таблиці віддаленої бази даних, яка використовується для тиражування (реплікації) таблиці або результату запиту. Знімки можуть бути модифікується або призначеними лише для читання.
Зв'язок бази даних (Database Link) або зв'язок з віддаленою базою даних - це об'єкт бази даних, який дозволяє звернутися до об'єктів віддаленої бази даних. Ім'я зв'язку бази даних, грубо кажучи, можна представити як посилання на параметри доступу до віддаленої бази даних.
Для ефективного управління розмежуванням доступу до даних в Oracle підтримує об'єкт роль.
Роль (Role) - об'єкт бази даних, що представляє собою сукупність пойменовані привілеїв, які можуть призначатися користувачам, категоріям користувачів або іншим ролям.
2.Постанова задачі.
Предметна область: “Ресторан(Інформація для відвідувачів)”
Меню: Код категорії, назва категорії.
Блюда: Код блюда, назва, вид кухні, назва категорії, чи є вегетаріанським, код інгрідієнта, час приготування (в хв.), чи є у ресторані, ціна.
Інгрідієнти: Код інгрідієнту, назва, калорійність, ціна, чи є у ресторані.
Состав блюда: код блюда, код інгридієнта, расхід на порцію.
2.1.Визначення зв`язку між таблицями.
СУБД Access дає змогу створити об’єкти бази даних, у яких буде міститися інформація з різних таблиць. Для цього необхідно встановити зв’язок між таблицями. Під час створення зв’язку будуть об’єднані (зв’язані) записи в цих таблицях. При цьому користуються умовними термінами, говорять про базову та підлеглу таблиці. В обох таблицях повинні бути поля, які мають однакові значення. Тоді зв’язком між таблицями буде ця пара полів (одне в базовій таблиці, друге в підлеглій). Зв’язані поля можуть мати різні імена, але тип полів має збігатися.
Поле має однозначно ідентифікувати запис таблиці. Такі поля називають ключовими. Під час зв’язування записи таблиць поєднуються за однаковими значеннями в ключових полях.
База даних, яка утримує кілька зв’язаних між собою таблиць, називається нормалізованою БД, тобто такою, в якій:
а. Відсутні в таблицях значення, що повторюються;
б. кожна таблиця має ключ;
в. усі записи однозначно ідентифікуються ключем.
У MS Access виділяють три типи ключів: лічильник, простий та складений.
Лічильник. Зручно обирати ключем поле типу Лічильник. Це поле автоматично змінює свої значення під час введення нового запису. Зв’язок між таблицями БД будуть здійснювати однакові числові поля.
Простий ключ. Якщо поле утримує такі унікальні значення, як код або інвентарний номер, його можна об’явити ключем.
Складний ключ. Якщо під час створення простого ключа можна говорити про майбутній зв’язок загалом, то під створення складного ключа необхідно визначити тему зв’язку таблиць (отже, і поля), проаналізувати, чи повторюються значення в полях таблиці.
Таким чином, перед створенням складного ключа необхідно визначити тип зв’язку – відношення кількості значень у ключових полях таблиць:
а. «Одне до багатьох»;
б. «Багато до багатьох»;
в. «Одне до одного».
Алгоритм визначення або зміни ключового поля:
1)Відкрити таблицю в режимі конструктора.
2)Виділити одне або кілька полів, які будуть визначені як ключові.
3)Вибрати команду Правка/Ключове поле або скористатися кнопкою “Ключове поле” на панелі інструментів.
Алгоритм створення зв’язку між таблицями(зв’язок між таблицями здійснюється у вікні схеми даних БД):
Відкрити вікно “Схема даных” із пункту меню “Сервис” (або активізувати значок цього самого вікна).
1)У меню “Связи” вибрати команду “Добавить таблицу” (або скористатись відповідним інструментом). На екрані з’явиться вікно схеми з вікном “Добавление таблицы”, яке містить назви вже створених об’єктів конкретної БД.
2)У вікні “Добавление таблицы” вибрати об’єкт бази даних “Таблицы”.
3)Виділіть послідовно всі назви таблиць та натисніть кнопку “Добавить”.
4)Вікно “Добавление таблицы” можна закрити.
5)За допомогою мишки перетягнути ключове поле з однієї таблиці в іншу – зв’язок встановлений і зображени однієї таблицій лінією між таблицями з визначенням відношення.
3.1 Створення таблиці у базі даних.
Під час створення бази даних, дані зберігаються в таблицях — тематичних списках рядків і стовпців. Створюємо таблиці “Меню”, “Блюда”, “Інгрідієнти”, “Состав блюда”. Розробку бази даних завжди слід починати зі створення таблиць — навіть перед створенням будь-яких об’єктів бази даних. Перед створенням таблиць слід ретельно вивчити вимоги й спланувати базу даних, щоб визначити, які потрібно створити таблиці.
3.2.Створення нової таблиці у базі даних в режимі конструктора.
У вікні бази даних в режимі конструктора таблиць замість панелі інструментів бази даних відображує панель інструментів конструктора таблиць. Для переміщення між полями використовуйте клавіші управління курсором: стрілка-управо, стрілка-вліво і так далі або клавіші Tab, Shift+Tab.
Властивості поля визначають параметри поля: розмір, тип даних і так далі Властивості полей таблиці задаються в режимі конструктора таблиць. У верхній частині вікна (мал. 23.15) наводиться список полів, в якому обов'язково вказується Ім'я поля (Field Name) і Тип даних (Data Type) . Інформація, введена в поле Опис (Description) відображуватиметься в рядку стану таблиці при виборі поля. Опис не повинен перевищувати 255 символів. Цю властивість можна не задавати.
Тип даних (Data Type) визначає, яку інформацію можна ввести в поле. У списку вічка, що розкривається, передбачені наступні типи даних:
-Текстовий (Text)
- Поле Memo (Memo)
-Числовий (Number)
-Грошовий (Currency)
-Дата/время (Date/Time)
-Лічильник (AutoNumber)
-Логічний (Yes/No)
-Поле об'єкту OLE (OLE Object)
-Гіперпосилання (Hyperlink)
-Майстер підстановок (Lookup Wizard)
Панель властивостей містить ряд додаткових властивостей поля, приведемо деякі з них:
-Розмір поля (Field Size)
-Формат поля (Format)
-Нові значення (New Value)
-Маска введення (Input Mask)
-Число десятинних знаків (Decimal'Places)
-Підпис (Caption)
-Значення за умовчанням (Default Value)
-Умова на значення (Validation Rule)
-Повідомлення про помилку (Validation Text )
-Обов'язкове поле (Required)
-Порожні рядки (Allow Zero Length)
-Індексоване поле (Indexed)
На вкладці Підстановка (Lookup) властивості поля може вибиратися Тип елементу управління (Display Control) який впливає на відображення даних при введенні. Наприклад, якщо у вас тип даних: Текстовий (Text) то ви можете відображувати його як Поле (Text Box), Список (List Box) або Поле із списком (Combo Box).
Властивості таблиці дозволяють більш повно описати таблицю, але їх можна не вводити. Аби задати властивості таблиці, відображуватимете її в режимі конструктора і натискуйте на панелі інструментів кнопку Властивості (Properties) або натискуйте клавіші Alt+Enter.
Властивості таблиці :
-Опис (Description)
-Умова на значення (Validation Rule)
-Повідомлення про помилку (Validation Text)
-Фільтр (Filter)
-Порядок сортування (Order by)
-Ім'я підтаблиці (Subdatasheets Name)
-Підлеглі поля (Link Child Fields)
-Основні поля (Master Fields)
-Висота підтаблиці (Subdatasheet Height)
-Розгорнута підтаблиця (Subdatasheet Expanded)
-Орієнтація (Orientation)
3.3.Створення зв’язку між таблицями.
3.4.Створення запитів.
Запит дозволяє отримати з однієї або декількох таблиць бази даних необхідну інформацію, що відповідає заданій умові, виконати обчислення над даними, додати, змінити або видалити записи в таблиці. За допомогою запиту можна оновлювати дані в таблиці, додавати і видаляти записи, він може служити основою для форми або звіту.
Запит можна створити за допомогою майстра або в режимі конструктора. Як завжди, найбільш простий спосіб побудови запиту передбачає використання майстра. Режим конструктора (Query Design) дозволяє задавати не лише умови вибору даних, але і порядок сортування. Запити зберігаються як окремі об'єкти і відображуються у вікні бази даних.
3.4.1.Створення запиту за допомогою конструктора.
Створення запиту в режимі конструктора надає великі можливості в порівнянні з майстром простого запиту. У діалоговому вікні Новий запит (New Query) виберіть в списку в правій частині вікна елемент Конструктор (Design View) і натискуйте кнопку OК. На екрані відображуватиметься вікно запиту в режимі конструктора і діалогове вікно Додавання таблиці (Show Table) (мал. яке дозволяє вибрати, по яких таблицях і запитах або їх комбінації буде створений новий запит. Вікно запиту розділене посередині по горизонталі. У верхній частині вікна відображують списки доступних в запиті полів всіх таблиць, в нижней — специфікація запитів. Кожен стовпець відображує поле, використовуване для виділення тих записів, які будуть включені в запит.
На вкладці Таблиці (Tables) діалогового вікна Додавання таблиці вкажіть назва вихідної таблиці. Натискуйте кнопку Додати (Add) аби додати список полів цієї таблиці у верхню частину вікна запитів. Для додавання полей таблиці в запит можна двічі клацнути її ім'я. При складанні запиту по декількох таблицях виберіть необхідні таблиці, а потім натискуйте кнопку Закрити (Close). На екрані відображуватиметься вікно, що дозволяє виконати налаштування запиту в режимі конструктора (мал. 24.8). У нижній частині вікна відображує порожній бланк запиту, який призначений для визначення запиту або фільтру в режимі конструктора запиту або у вікні розширеного фільтру.
3.4.3.Запити з параметрами.
На етапі створення запиту на завжди можна визначити, які значення повинен відшукувати Access. Потрібно включити в запит параметр, і при кожному виконанні запиту Access буде вимагати конкретні умови відбору.
Щоб визначити параметр, потрібно ввести в рядок “Условие отбора” замість конкретного значення ім’я або фразу, яка вміщена в квадратні дужки. Те, що вміщене всередині квадратних дужок, Access розглядає як ім’я параметра. Воно виводиться в вікні діалогу при виконанні запиту, тому в якості імені параметра розумно використовувати змістовну фразу. В одному запиті можна задати декілька параметрів, при цьому ім’я кожного параметру повинно бути унікальним і інформативним.
Створення запиту “Самые дорогие блюда по категориям”:
3.4.4.Підсумкові запити.
Іноді цікаві не окремі записи таблиці, а підсумкові значіння по групам даних. Для обчислення підсумкових значінь потрібно натиснути кнопку Групповые операции на панелі інструментів конструктора запитів, щоб у бланку QBE з’явився рядок Групповая операция. Коли натиснути кнопку Групповые операции на панелі інструменті, Access використовує установку Группировкав рядку Групповая операция для любого поля, який занесений в бланк запиту. Тепер записи по кожному полю групуються, але підсумок не підводиться. Для отримання підсумків потрібно замінити установку Группировка в рядку Групповая операция на конкретну підсумкову функцію. Створення запиту Количество блюд в каждой категории:
3.4.5.Запит з обчисленням полів.
Можна виконувати обчислення з любими полями таблиці і зробити обчислюваний вираз новим полем в наборі записів. Для цього можна використати любі із вбудованих функцій Access . Окрім цього, поля запиту можуть містити дані, які отримані за допомогою арифметичних операцій над полями таблиці. Обчислюване поле може також містити результат конкатенції (об’єднання) значінь текстових полів або рядкових (текстових) констант. Щоб створити рядкову константу, потрібно заключити текст в подвійні або одинарні лапки. В якості операції конкатенції використовується символ “&”. Наприклад, можна створити поле, яке буде містити результат об’єднання поля Прізвище і поля Ім’я: [Прізвище]& [Ім’я].
3.4.6.Перехрестний запит.
Access підтримує особливий тип підсумкових запитів, який називається перехресними запитами. Вони дозволяють побачити обчислювані значення в вигляді перехресної таблиці, яка нагадує електронну.
Для побудови перехресного запиту потрібно виділити ім’я потрібної таблиці в вікні бази даних і вибрати Новый запросзі списку кнопки Новый объектна панелі інструментів. В вікні діалогу вибрати Конструктор, а потім у вікні конструктора вибрати команду Запрос/Перекрестный. Access додасть в бланк запиту рядок Перекрестная таблица. В цьому рядку для кожного поля перехресного запиту може бути вибрана одна з чотирьох установок: Заголовки строк, Заголовки столбцов, Значение(яке виводиться в чарунках перехресної таблиці) і Не отображается. Для перехресного запиту потрібно визначити у крайньому випадку одне поле в якості заголовків рядків, одне для заголовків стовпчиків і одне поле значень. Кожне поле, яке є заголовком стовпчиків, повинно мати в рядку Групповая операция установку Группировка. Для поля, яке використовується в якості заголовків рядків, в рядку Групповая операция повинна бути встановлена операція Группировка, вибрана одна з підсумкових функцій або введений вираз, який містить підсумкову функцію. Для поля з установкою Значениевибрати одну з підсумкових функцій або ввести вираз, який використовує підсумкову функцію.
Створення запиту “Стоимость вин которые есть в наличии”:
3.4.7. Створення запиту на поновлення.
Допустимо, що запит на вибірку створений. Тепер можна змінити запит так, щоб він поновлював рядки таблиці. В режимі конструктора в меню Запросіснують команди для чотирьох типів запитів на зміну: Созданиетаблицы, Обновление, Добавление, Удаление. Окрім цього, для перетворення типу запита можна скористатися списком кнопки Тип запросана панелі інструментів. Треба вибрати пункт Обновление, щоб перетворити запит на вибірку в запит на поновлення. При подібному перетворенні запита Access змінює заголовок його вікна і додає рядок Обновлениев бланк QBE. Він використовується для введення нових значень (або виразів), які повинні замінити в відібраних записах існуючі дані.
Якщо потрібно повністю убезпечити себе від любих випадковостей, то перед виконанням запиту на поновлення робиться резервна копія таблиці. Для цього перейти в вікно бази даних, вибрати таблицю, яка буде поновлюватися, і скористатися командою Правка/Копировать. Потім вибрати команду Правка/Вставитьі, коли Access виведе на екран відповідне вікно діалогу, надасть копії таблиці інше ім’я.
Створення запиту “Добавление времени приготовления”:
3.5.Створення звіту.
Звітом називається організована і така, що відформатувала інформація, узята з бази даних і призначена для виводу на друк. Він може мати вигляд таблиці або оформлений по розробленій користувачем вільній формі. Звіт дозволяє вибрати критерії, згідно з якими витягується інформація з бази даних. Його можна доповнити малюнками, діаграмами, коментарями.
У звіті можна групувати і сортувати дані, представити дані на діаграмі, обчислити підсумкове значення, наприклад, визначити виручку, отриману від продажу товарів на певну дату. Звіти дозволяють задати зовнішній вигляд відображення інформації у віддрукованому вигляді. Їх можна використовувати для аналізу даних і передачі їх в інші організації. Звіт можна відправити по електронній пошті, опублікувати в Інтернеті.
Звіт можна створити на базі однієї або декількох таблиць або запитів. Велика частина відомостей в звіті поступає з базової таблиці, запиту або інструкції SQL, що є джерелом даних для звіту. Останні відомості звіту зберігаються в його структурі. У проекті Microsoft Access можна створювати форми і звіти для бази даних SQL Server за допомогою тих же інструментів, що використовуються для їх створення в базі даних Microsoft Access.
Створення звіту в режимі конструктора.
Режим конструктора надає найбільші можливості в створенні звіту. Якщо звіт вже відкритий, то для переходу в режим конструктора натискайте кнопку Вигляд на панелі інструментів. Частина форми, звіту або сторінки доступу до даних, наприклад, заголовок, примітка або область даних називається розділом. У режимі конструктора розміщувані в звіті розділи видно у вигляді смуг.
Розділи друкуються таким чином:
Заголовок звіту (Report Header) — друкується у верхній частині першої сторінки звіту.
Верхній колонтитул (Page Header) — друкується у верхній частині кожної сторінки. '
Заголовок групи (Group Header) — використовується для виділення кожної групи, якщо передбачається групувати звіт, наприклад, по датах.
Область даних (Details) — містить дані, які друкуються для кожного з тих записів в таблиці або запиті, на яких заснований звіт.
Примітка групи (Group Footer) — поміщається в кінці групи або записів при роздруку таких розрахунків як проміжні або підсумкові суми.
Нижній колонтитул (Page Footer) — відображується в нижній частині кожної сторінки. Зазвичай містить таку інформацію як номер сторінки, дата, інформація про автора.
Примітка звіту (Report Footer) — друкується під нижнім колонтитулом на останній сторінці звіту.
Для створення зв'язку між звітом і його вихідними даними застосовуються елементи управління. Ними можуть бути поля, що містять імена або числа, написи для заголовків. Поля можна поміщати в будь-який розділ звіту, але, як правило, їх розміщують в області даних. Аби додати в полі рамку тексту, перетягнете її із списку полий таблиці або запиту, на підставі якого зроблений звіт, в звіт.
Спосіб відображення відомостей в кожному розділі визначається розташуванням елементів управління, такі як написи і поля. Виділите елементи управління: поле, прапорець, прямокутник або кнопка, які будуть розміщені в звіті. У, меню Формат (Format) виберіть команду Групувати (Group) . Відзначимо, що для створення групи потрібно виділити хоч би два елементи управління.
Створення звіту “Меню”:
3.6.Створення форм.
Для більш зручного відображення інформації, що міститься в базі даних, використовуються форми. У повсякденному житті ми зазвичай заповнюємо форми, наприклад, коли вносимо плату за квартиру або телефон.
Форми зазвичай використовують для наступних цілей:
- для введення нових даних в таблицю, їх редагування і видалення;
- для вибору даних, їх попереднього перегляду і для друку звіту;
- для відкриття інших форм або звітів.
При створенні форми зручно користуватися діалоговим вікном Нова форма (New Form) . Відображувати це вікно на екрані можна наступними способами:
- виділити таблицю або запит в базі даних і вибрати команду Форма (Form) у меню Вставка (Insert);
- натискувати кнопку Новий об'єкт (New Object) на панелі інструментів і в списку, що розкривається, вибрати Форма (Form);
- у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виділити значок Форми (Forms) і натискувати на панелі інстру
ментів кнопку Створити (New).
Всі таблиці і запити, доступні як джерела даних форми приведені в списку, що розкривається, в нижній частині вікна.
3.7.Створення підлеглих форм.
В діалоговому вікні Нова форма (New Form) вибрати в списку Майстер форм (Form Wizard).
У списку, що розкривається Таблиці і запити (Tables/Queries) виберіть джерело даних. Двічі клацніть мишею імена полів, які ви хочете перемістити із списку Доступні поля (Available Fields) у список Вибрані поля (Selected Fields). Якщо ви захочете змінити порядок полів в списку Вибрані поля, то натискуйте кнопку < і поверніть виділене, поле в список Доступні поля.
При створенні форми з декількох таблиць в списку Таблиці і запити виберіть нове джерело даних. Якщо не встановлені зв'язки між таблицями, по яких створюється форма, то на екрані з'явиться .сообщение про помилку. Відношення між таблицями, наприклад, один 'ко багатьом, встановлюється у вікні Схема зв'язків (Relationships).
У наступному діалоговому вікні майстер пропонує вибрати вигляд представлення даних. За умовчанням, в правої зони вікна вгорі показані поля головної форми, узяті з однієї таблиці, а нижче в поглибленої області — поля підлеглої форми з іншої таблиці. Наприклад, ми можемо переглядати відомості про товари в головній формі, відображуючи в підлеглій формі їх ціну. Якщо ви хочете переглядати дані в зв'язаних формах, то поставте перемикач в положення Зв'язані форми (Linked forms).
Потім положенням перемикача виберіть зовнішній вигляд підлеглих форм: стрічковий (Datasheet) або табличний (Tabular). Натискуйте кнопку Далі (Next). На екрані з'явиться вікно вибору стилю. Якщо ви не хочете особливим чином виділяти поля або застосовувати спеціальні ефекти, то виберіть Стандартний (Standard) стиль, який пропонується за умовчанням.
У останньому діалоговому вікні майстра задаються імена головною і підлеглих форм. Багато розробників використовують в іменах головної і підлеглої форми префікси frm і sbf, аби зробити очевиднішою зв'язок між формами. Якщо хочете проглянути довідку про роботу з формою встановите прапорець Вивести довідку по роботі з формою (Display Help on working with form) ?
3.8.Створення кнопкової форми.
Кнопкова форма-меню створюється для швидкого доступу до створених форм і звітів.
Для створення, зміни і видалення кнопкових форм служить диспетчер кнопкових форм, необхідно виконати наступне:
Натискаю кнопку Створити.
Відкриється вікно Зміна елементу кнопкової форми.
Вибираю в полі Команда «Відкрити форму для додавання», а в поле Форми - форму «Блюда».
У полі Текст вікна Зміну елементу кнопкової форми вводжу ім'я елементу кнопкової форми «Блюда».
Натискаю кнопку ОК.
Натискаю кнопку Створити.
Відкриється вікно Зміна елементу кнопкової форми.
Вибираю в полі Команда «Перейти до кнопкової форми», а в полі Кнопкова Форма – по черзі всі створені нами форми.
Натискаю кнопку ОК
Для того, щоб можна було вийти з БД через головну кнопкову форму створюю ще один елемент, в полі команди вибираю Выход.
На кожній сторінці Кнопочної форми є кнопка назад, яка вертає на попередню сторінку.
Щоб Головна кнопкова форма запускалася при завантаженні Бази даних «Ресторан» Виберемо команду Сервіс > Параметри запуску. У списку Форма знайдемо ім'я створеної кнопкової форми.
4.Інструкція з використання.
При відкритті бази даних з’явиться головная форма, з допомогою якої і буде виконуватися вся робота с базой. На формі знаходиться чотири кнопки. Користувач може подивитися необхідну йому інформацію натиснувши на необхідну кнопку. Подивимося роботу с базой на прикладі:
Головна форма:
Натиснемо на кнопку Блюда. На екрані з’явиться наступна форма:
На цій формі можна подивитися інформацію про блюда, добавити нове, та стерти непотрібне. За допомогою кнопки «Состав данного блюда» можна подивитися з яких інгрідієнтів складається вибране блюдо:
Заключення.
В автоматизованній СКБД, до числа яких відноситься і MS Access, людина використовує комп’ютер для доступа к даним, які зберігаються в таблицях, вбивавши дані в ці таблиці через специальні форми та вилучивши їх за допомогою запитів. Запити дозволяють вилучати тільки потрібні дані. Потіи зроблені у вигляді звіту вони виводяться на монітор або принтер.
Данна база даних “Ресторан” догоджає усім вказаним вимогам. Має описану структуру даних. Надає зручний користувальний інтерфейс. Забезпечує необхідне кількість звітів для представлення даних у вигляді структуризованих документів. База даних також має значну кількість запитів, які відповідають усім вимогам предметної області.
Список літератури.
1. Вейскас Джон. Эффективная работа с Access 7.0, - Санкт-Петербург: 1998,-835 с.
2. Дейт К. Введение в системы баз данных, - Москва: 2000, -845 с.
3. Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс інформатики, - К: 1997,- 300 с.
4. Послед Борис Access 2000. Базы данных и приложения. Лекции и упражнения. – К: ДиаСофт. – 2000, -512 с.
5. Збірник нормативних документів з безпеки життєдіяльності. Витяг з державних санітарних правил і норм.- Під редак. проф.Сачкова Л.С.,- Київ: 2000,- с.738-739.
6. Сибаров Ю.Г.Охрана труда в вычислительных центрах. – Москва : 1990.