Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекція №85-86
Тема Організація виконання документів
Мета: визначати виконавця документа; організовувати зберігання документів в процесі їх виконання
План
Самостійне вивчення
Порядок передачі документів виконавцю
Вихідні документи, у тому числі виготовлені за допомогою друкарських засобів, обробляються й надсилаються в день їх одержання до виконавців, але не пізніше наступного дня, поштовим, кур'єрським чи електричним зв'язком.
Не допускається надсилання або передавання документів без їх реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, в якій буде зберігатися його копія. Документи, що надсилаються установою, сортуються, упаковуються, оформлюються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку.
Службові документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт або іншу упаковку, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв інформації. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому. Службові документи можуть надсилатися разом із супровідним листом. Копія супровідного листа обов'язково підшивається до справи на загальних умовах.
Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано співробітниками служби діловодства або кур'єрською службою відповідно до поштових правил.
Засобами електричного зв'язку здійснюється передавання інформації у вигляді телеграм, телетайпограм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень.
Окремі види документів, інформація яких передається каналами електричного зв'язку, може потребувати надсилання паперового оригіналу адресату. Перелік та порядок надсилання таких документів визначаються інструкцією з діловодства установи з урахуванням функціонуючих технічних і програмних засобів.
Вихідні телеграми приймаються працівниками служб діловодства завізовані, підписані, датовані і зареєстровані з відміткою про категорію та вид поштового відправлення. Відправлення телеграм здійснюється згідно з Поштовими правилами.
Передавання телеграм здійснюють відповідно до «Правил користування телеграфним зв'язком», які затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 4 березня 1997 р. № 208 (із змінами, внесеними відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 22.04.97 № 380, від 06.05.2001 № 450, від 13.09.2001 № 1171).
Передавання телефонограм проводиться усно каналами телефонного зв'язку і записується (друкується) одержувачем.
Про передавання-приймання телеграми роблять відповідний запис у журналі реєстрації телефонограм, а бланк з текстом телефонограми підкладають до відповідної справи за номенклатурою. Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію й призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки для факсів, як правило, використовують папір дуже тонкий і нетривкий (якщо для апарата застосовують звичайний друкарський папір, то копіювати не обов'язково).
Електронні повідомлення (ЕП) використовують як для пересилання повідомлень користувачами комп'ютерів всередині однієї організації, так і для передавання повідомлень іншим організаціям, що мають відповідні апаратні та програмні засоби.
Електронне повідомлення надає абонентам (службовим особам, підрозділам організації, іншим абонентам системи ЕП) можливість обмінюватися між собою інформацією через електронні поштові скриньки і дошки оголошень. Кожному абоненту ЕП надається індивідуальна «поштова скринька» на одному із серверів ЕП з наданням унікального ідентифікатора — адреси електронної пошти. Обмін електронними повідомленнями здійснюється через систему серверів ЕП.
2. Порядок оброблення і проходження внутрішніх
документів
Розглянуті керівництвом документи повертаються в службу діловодства, де в реєстраційно-контрольну картку (далі — РКК) вноситься зміст резолюції, а документ передається на виконання. Проходження внутрішніх документів на етапах підготовки і оформлення повинне відповідати проходженню вихідних документів, а на етапі виконання — вхідних документів.
Внутрішнє приймання-передавання документів здійснюється службою діловодства за внутрішнім реєстром з обов'язковою фіксацією факту приймання-передавання документа чи пакета документів. Реєстри формуються в окрему справу і зберігаються у канцелярії чи іншому структурному підрозділі, що відповідає за організацію документообігу.
Документи, рішення з яких виконуються декільком структурними підрозділами, передаються почергово або, з метою оптимізації виконання, одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцеві, названому в резолюції першим.
Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються особою, що організовує виконання.
При необхідності невідкладного рішення стосовно документа, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.
Проекти розпорядчих документів після підготовки й узгодження із зацікавленими підрозділами і посадовцями передаються до юридичної служби для перевірки відповідності змісту документів чинному законодавству, а потім до служби діловодства, яка здійснює контроль за правильністю оформлення.
Оформлені документи передаються на підпис керівництву відповідно до права підпису документів і розподілу обов'язків.
Копії підписаних керівниками розпорядчих документів в обов'язковому порядку надсилаються до структурних підрозділів, відповідальних за питання, що порушуються в документі.
Передання документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів структурних підрозділів або осіб, відповідальних за діловодство. Документи передаються з відповідною відміткою в РКК за реєстром.