і. Фактично дані розташовані в стовпчиках і рядках робочого листа опрацьовуютьсяякнабірполі
Работа добавлена на сайт samzan.net:
7. Електронна таблиця як база даних
Табличний процесор Excel можна використовувати не тільки для розв'язання обчислювальних задач, але і для ведення нескладних баз даних. Справа в тому, що Excel надає у розпорядження користувача великий набір команд, які дозволяють виконувати операції зі списками. При цьому під списком мається на увазі послідовність рядків, які містять в однакових стовпчиках подібні за типом дані. Фактично дані, розташовані в стовпчиках і рядках робочого листа, опрацьовуються як набір полів, що утворять записи, тому список може розглядатися як база даних.
Щоб скористатися можливостями Excel для опрацювання списків, потрібно просто створити відповідний фрагмент таблиці на робочому листі, а потім виділити одну з комірок у
списку і вибрати одну з команд опрацювання списків у
підменю пункту головного меню Данные (див. рисунок 8.14).
Рис. 8.14. Підменю команд для роботи з базою даних
Excel автоматично визначає й опрацьовує весь список відповідно до обраної команди. В разі виникнення труднощів при визначенні списку з’явиться вікно, в якому Excel запропонує виконання певних дій для уточнення, які саме дані слід вважати заголовками стовпчиків.
При звертанні до команди Форма Excel читає дані і створює діалогове вікно форми даних, що дозволяє легко переглядати, змінювати, добавляти і видаляти записи зі списку або бази даних, а також відшукувати конкретні записи по введеному користувачем критерію. У цьому вікні (див. рисунок
8.15) вказані заголовки всіх полів бази даних і є вікна для введення або редагування значень цих полів для поточного запису, а також кнопки, за допомогою яких виконуються ті чи інші дії. Коли користувач вводить або змінює дані в полях цього вікна, Excel змінює вміст відповідних комірок у списку.
Рис. 8.15. Діалогове вікно форми даних
При використанні форми даних в кожний конкретний мо- мент часу відображається тільки один запис (номер поточного запису відображається у верхній правій частині діалогового ві- кна). Для переходу до іншого запису використовуються кнопки Назад (попередній запис) або Далее (наступний запис). Крім того, для вказаних цілей можна скористатися полосою прокрутки.
Для створення нового запису досить клацнути на кнопці
Добавить — в вікні форми зникнуть значення всіх полів, у вер- хній правій частині вікна з’явиться надпис Новая запись. Далі слід по черзі переходити від одного вікна введення до іншого і вводити потрібні значення полів. Для закінчення введення запису досить натиснути Enter або клацнути по кнопці Далее.
Для видалення поточного запису слід клацнути мишкою по кнопці Удалить та підтвердити свій намір у відповідь на запит, що з’явиться.
Для пошуку записів у вікні форми слід клацнути на кнопці Критерии. Виконання цієї команди приведе до появи діалогово- го вікна форми даних без запису. Далі в потрібних полях слід ввести умови пошуку і натиснути кнопку Далее. Excel виведе перший запис, що задовольняє умові пошуку. Для виведення на- ступного такого запису слід знову натиснути кнопку Далее. Як- що записів більше немає, то користувач почує звуковий сигнал. Якщо ж користувач вирішив повернутися до попередніх записів, то слід натиснути кнопку Назад. Для виходу з режиму пошуку досить просто вийти з вікна форми, тобто закрити це вікно.
В умовах пошуку для числових полів та полів типу Дата
можна використовувати оператори порівняння (=, <, >, <>, <=,
>=). Причому, перший з наведених операторів використовувати не обов’язково, досить просто ввести шукане значення. В умо- вах для текстових полів можна використовувати символи під- становки * та ?. Наявність на певному місці символу * свідчить про те, що на даному місці і за ним далі можуть бути будь-які символи. Символ ? використовується для завдання будь-якого символу тільки в тій позиції, на якій знаходиться символ ?. На- приклад, якщо необхідно знайти всі дані про співробітників, у яких прізвище починається з букви К, то умова для пошуку у
полі Прізвище буде мати вигляд К*. Якщо ж треба відібрати співробітників, у яких прізвище починається з букви К, а чет- вертою літерою неодмінно повинна бути літера а, то умова бу- де мати вигляд К??а*. Зауважимо також, що у випадку, коли вказані тільки перші символи текстового поля відбираються всі значення, які з цих символів розпочинаються (тобто символ * використовувати не обов’язково).
За допомогою команд Данные ÞСортировка можна впорядкувати рядки таблиці (записи бази даних) відповідно до
вмісту певних стовпчиків (значень певних полів бази даних).
Активація вказа- них команд приз- водить до появи діалогового вікна, у якому можна зазначити, по яко- му полю проводи- ти сортування в першу чергу, по якому — в другу, по якому — потім (див. рисунок
8.16). По кожно- му з заданих по- лів уточнюється порядок сортува- ння (за зростан- ням або за спа-
данням значень). Кнопка Парамет- ры... дає можли-
Рис. 8.16. Завдання умов сортування
вість при необхідності створити і застосувати користувацький порядок сортування (відмінний від звичайного числового, часового або лексикографічного), а також перейти до сортування по стовпчиках, а не по рядках. Зауважимо, що в разі необхідності сортування тільки деякої частини списку (під- множини бази даних) необхідно попередньо виділити потрібні
рядки (або стовпчики), а вже потім в підменю Данные вибрати команду Сортировка. Якщо ж на момент активації вказаних команд була виділена тільки одна комірка, то сортується вся база даних.
За допомогою команд ДанныеÞФильтр можна локалізувати деяку підмножину даних у списку. Підменю команди Фильтр містить два варіанти: Автофильтр і
Расширенный Фильтр. Відпрацьовування першої із цих команд
призводить до появи в комірках із заголовками стовпчиків кнопок розкриття списку всіх значень даного стовпчика. Клацання мишки на будь-якому із них призводить до того, що видимими залишаються лише рядки з указаними значеннями. При цьому інші рядки будуть тимчасово сховані. Крім конкретних значень у розкритих списках (див. рисунок 8.17) з'являються також команди, які забезпечують сортування даних (Сортировка по возрастанию, Сортировка по убыванию); знаходження певної кількості найбільших або найменших значень (Первые 10…) та завдання більш складної умови з використанням нерівностей (Условие…).
Рис. 8.17. Приклад задання автофільтру
Рис. 8.18. Вікно умов пошуку
Активація команди Первые 10… призводить до появи діалогового вікна (див. рисунок 8.18), в якому можна вказати, скільки саме та яких саме (з найбільшими чи найменшими значеннями даного стовпця) записів слід показати. Крім того, можна замість параметра элементов списка ввести % от количества элементов і тоді можна вивести певну кількість відсотків записів.
Активація команди Условие … приводить до появи діалогового вікна
Пользовательский автофильтр, в
якому можна ввес-
ти більш складні умови по заданому полю з викорис- танням одного або двох операторів порівняння Excel (див. рисунок 8.19). Якщо використо- вуються два опера- тори порівняння,
то вони можуть бу- ти об’єднані логіч-
Рис. 8.19. Завдання складних умов
ними операторами И або ИЛИ. В першому випадку відбира- ються ті записи, для яких справедливі і перша, і друга умова, в
другому — тільки ті записи, для яких справедлива хоча б одна з умов.
Для числових полів і полів типу «Дата» оператори порів- няння — це звичні для користувача співвідношення: равно, не
равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно.
Для текстових полів можна використовувати більш специфічні оператори порівняння: начинается с, не начинается с, заканчи- вается на, не заканчивается на, содержит, не содержит. В прикладі, показаному на рисунку 8.19, задається виведення тільки тих записів, для яких значення поля З/п знаходяться в межах від 800 до 1500, включно.
Звернемо увагу ще на деякі можливості застосування ав- тофільтру. По-перше, якщо стовпчик містить порожні комірки, то в кінці розкритого списку автофільтру з'являться варіанти Пустые та Непустые. При бажанні вивести тільки ті записи, в яких задане поле не має даних, потрібно задати Пустые як умову добору. Якщо потрібно сховати рядки з порожніми комі- рками в цьому полі, слід задати Непустые. По-друге, якщо наприкінці стовпчика з числовими значеннями помістити формулу, яка їх опрацьовує (наприклад, обчислює середнє значення), то обчислене значення також з’явиться в списку мо- жливих значень і його можна буде використати при завданні умов автофільтру.
Щоб видалити автофільтр для конкретного стовпчика не- обхідно розкрити відповідний список автофільтра і вибрати в ньому Всё. Щоб скасувати всі застосовані автофільтри, потріб- но вибрати в меню Данные команду Фильтр і потім Отобра- зить все. Для видалення всіх автофільтрів і їхніх кнопок слід вибрати команду Автофильтр ще раз, видаляючи таким чином галочку поруч із назвою цієї команди в підменю Фильтр із ме- ню Данные.
Послідовність команд ДанныеÞРасширенный Фильтр застосовується при необхідності відбору підмножини бази даних за більш складними умовами, ніж при використанні автофільтру. Зокрема, команда Расширенный фильтр дозволяє:
· задати умови із логічними операторами И або ИЛИ для декількох стовпчиків;
· задати три або більше умов для конкретного стовпчика з використанням логічних операторів;
· задати умови, що розраховуються, наприклад, показати на екрані тільки тих співробітників, у яких заробітна плата принаймні на 25 відсотків більша ніж середня по фірмі.
Крім того, команда Расширенный фильтр може викорис- товуватися для вилучення рядків із списку і вставки копій цих рядків в іншу частину поточного листа Excel. Рядки можна ви-
лучати також за допомогою команди Автофильтр, але при
цьому копіювання і вставку прийдеться виконувати самостійно, а команда Расширенный фильтр може це зробити сама.
На відміну від команди Автофильтр команда Расширен-
ный фильтр потребує завдання умови вибору рядків в окремо- му діапазоні робочого листа. Оскільки при фільтрації можуть бути приховані цілі рядки, діапазон умов краще помістити ви- ще або нижче списку. Якщо список буде розширятися, то діа- пазон умов варто розмістити вище списку.
Діапазон умов повинен містити принаймні два рядки. В
першому обов’язково розміщується назва стовпчика (поля), по якому задається умова, в другому та наступних — власне самі умови. Заголовки в діапазоні умов повинні точно збігатися з за- головками стовпчиків у списку. Для забезпечення точності ці заголовки найкраще створювати, виділяючи заголовки стовп- чиків у списку і копіюючи їх у верхній рядок діапазону умов. У діапазон умов слід включати заголовки тільки тих стовпчиків, що використовуються в умовах добору.
При регулярному використанні декількох наборів умов
для фільтрації того самого списку краще помістити кожний на- бір умов в окремий діапазон. І якщо діапазонам умов призначи- ти імена і потім використовувати їх замість посилань, то у вікні діалогу Расширенный фильтр буде значно простіше переклю- чатися з одного фільтра на інший.
Слід мати на увазі, що:
· при накладенні двох або більше умов ИЛИ для одного стовпчика слід розташувати умови вибору нижче заголовку стовпця в різних рядках;
· при накладенні умов для двох стовпчиків з використан- ням оператора И слід ввести імена цих стовпчиків в суміжні клітинки, а умови повинні знаходитись нижче заголовка на од- накових рядках;
· при накладенні умов з використанням оператору ИЛИ для двох стовпчиків слід ввести імена цих стовпчиків в суміжні клітинки, а умови повинні знаходитись нижче заголовка на різ- них рядках.
Так, в прикладах, наведених на рисунку 8.20, умови діапа- зону В30:В32 відповідають записам, в яких поле Прізвище на- буває або значення Сидоров, або значення Іванов, тобто в від-
фільтрованій базі даних будуть записи лише про співробітників
з прізвищами Сидоров та Іванов. Умови діапазону D30:E31 від- повідають записам, в яких співробітник працює на посаді еко- номіста і має при цьому стаж, який перевищує 180 місяців. Умови діапазону G30:H32 відповідають записам, в яких спів- робітник або працює на посаді економіста і має при цьому стаж, який перевищує 60 місяців, або працює на посаді бухгал- тера і має при цьому стаж, який перевищує 48 місяців. Умови діапазону D34:F36 відповідають записам, в яких співробітник або працює на посаді економіста і має при цьому стаж, який перевищує 60 місяців, або працює на посаді бухгалтера і має склад сім’ї, який перевищує 2 особи.
Рис. 8.20. Приклади завдання умов для розширеного фільтру
При накладенні умов на текст слід дотримуватися таких правил:
· при введенні в поле умови рядка тексту відбувається по- шук значень, які точно співпадають з введеним рядком тексту;
· при введенні в поле умови однієї букви відбувається по- шук значень, які починаються з цієї букви;
· при введенні умови > текст відбувається пошук значень, які розпочинаються з наступних за алфавітом букв по відно- шенню до першої букви рядка текст; якщо перші букви спів-
падають — порівнюються другі букви, потім — треті і т.д.;
· при введенні умови < текст відбувається пошук значень, які розпочинаються з попередніх за алфавітом букв по відно- шенню до першої букви рядка текст; якщо перші букви спів-
падають — порівнюються другі букви, потім — треті і т.д.
Приклад заповненого діалогового вікна Расширенный фильтр, показаний на рисунку 8.21 , задає пошук в діапазоні
$A$1:$L$25 записів за умовами, які записані в діапазоні
$D$30:$L$31, причому найдені записи пропонується розмісти- ти в діапазоні, який розпочинається з комірки $A$38.
Рис. 8.21. Діалогове вікно Расширенный фильтр
При завданні умов для розширеного фільтру можна вико- ристовувати значення, обчислені за деякими формулами. Пра- вила завдання таких умов дещо відрізняються від звичайних:
· не можна використовувати як заголовок стовпця умов за- головок поля бази даних; слід або залишити умову без заголов- ка, або ввести як заголовок стовпця умов відносну адресу назви поля бази даних чи значення цього поля в першому рядку;
· при використанні в формулі посилань на інші комірки таблиці слід використовувати абсолютні адреси;
· слід враховувати той факт, що при проведенні обчис- лень Excel не враховує регістр символів.
Наприклад, якщо в діапазоні комірок $A$1:$L$25 знахо- диться база даних про співробітників деякої установи, причому є
поле Зарплата , заголовок якого знаходиться в комірці Е1, то для
відбору записів про співробітників, які мають зарплату, вищу від середньої по установі, можна в діапазоні умов спочатку ввести відносну адресу поля Зарплата, тобто Е1, а нижче — умову
=Е2>СРЗНАЧ($Е$2:$Е$25)
Зробимо ще кілька зауважень по роботі з командою Рас- ширенный фильтр.
1. Якщо назначати діапазон умов у вікні діалогу Расши- ренный фильтр, то Excel призначає цьому діапазону ім'я Кри-
терии. Це ім'я використовується для переміщення по робочому
листі. Наприклад, якщо потрібно повернутися в діапазон для зміни умови, потрібно натиснути F5 і вибрати Критерии у вікні діалогу Переход .
2. Порожня клітина у діапазоні умов означає «будь-яке значення» для відповідного стовпчика. Якщо включимо поро- жній рядок у діапазон умов, то одержимо невідфільтрований список. Щоб цього не сталося, необхідно бути дуже уважним при вилученні рядків умов із діапазону. Якщо цей рядок більше не потрібний, то недостатньо його видалення. Необхідно також змінити діапазон умов у вікні діалогу Расширенный фильтр.
3. При кожному виконанні команди Расширенный фильтр Excel переглядає повний список, а не поточну множину
раніше відфільтрованих рядків. Тому не обов’язково виконува- ти команду Отобразить все перед тим, як змінити фільтр.
Відзначимо тільки, що в Microsoft Excel є великий набір стандартних функцій, що полегшують опрацювання й аналіз
даних у списку. Щоб використання цих функцій не призводило
до помилок, необхідно при введенні даних у список притримуватися приведених нижче рекомендацій.
1. На листі не варто поміщати більш одного списку. Деякі
функції опрацювання списків, наприклад, фільтри, не дозволяють опрацьовувати декілька списків одночасно.
2. Між списком і іншими даними листа необхідно лишити, щонайменше, один порожній рядок і один порожній стовпчик.
Це дозволяє Microsoft Excel швидше виявити і виділити список
при виконанні сортування, накладенні фільтра або вставці підсумкових значень, які обчисляються автоматично.
3. У самому списку не повинно бути порожніх рядків і
стовпчиків. Це спрощує ідентифікацію і виділення списку.
4. Важливі дані не варто поміщати біля лівого або правого краю списку; після застосування фільтра вони можуть виявитися схованими.
5. Заголовки стовпчиків повинні знаходитися в першому рядку списку. Вони використовуються Microsoft Excel при упорядкуванні звітів, пошуку й організації даних.
6. Шрифт, вирівнювання, формат, шаблон, межа і формат великих і малих літер, присвоєні заголовкам стовпчиків списку, повинні відрізнятися від формату, заданого рядкам даних.
7. Список повинний бути організований так, щоб у всіх рядках в однакових стовпчиках знаходилися однотипні дані.
8. Перед даними в комірці не варто вводити зайві пробіли, тому що вони впливають на сортування.
При створенні великих списків для фіксації верхнього ря-
дка, щоб він весь час залишався на екрані при прокручуванні списку, необхідно використовувати команду Закрепить об- ласть пункту меню Окно, тоді лінія нижче першого рядка є межею закріпленої області. При виконанні цієї команди необ- хідно щоб активною була перша клітина першого запису.
2. Предмет и пределы доказывания
3. Масштабы почвенной деградации Приморского края
4. Реферат- Факторинг или форфейтинг - что лучше
5. адм устр во Северная Европа 1 Исландия Рейкьявик
6. Нравственные устои и поэзия декаданса. С. Я. Надсон.html
7. 1 Аны~тал~ан интегралды~ аны~тамасы Аны~тал~ан интеграл ертеректе жазы~ фигураларды~ ауданын табу негізі
8. Развитие Интернета в Кита
9. тематизировать свои знания
10. Состав годового и периодического бухгалтерских отчетов на российских предприятиях
11. Использование Стоунхенджа для развития научного туризма
12. Методика формирования произношения в начальной школе 5 вида
13. Міжнародний туризм визначається як важливий напрямок міжнародного співробітництва в конкретній діяльнос
14. Модели работы мозга
15. Изучение химического равновесия и принципа Ле Шателье в 9 классе с использованием компьютера
16. Повесть о разорении Рязани Батыем
17. Адашев Алексей Федорович
18. Поправка к Конституции Российской Федерации Д. Медведев
19. koobru А
20. ВАРІАНТ 2 Питання N 1 Представники яких- родин вірусів мають найбільш виражені онкогенні властивості 1.