Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

Подписываем
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Текстовый процессор Microsoft Word 2007
Методические указания к выполнению лабораторной работы № 4
«Работа с таблицами»
Таблицы служат средством визуального представления данных и используются в качестве структур для их хранения. Таблицы являются источниками данных для диаграмм. В основе большинства бланков лежат также таблицы. Таблицы служат основными объектами баз данных. Скрытые, невидимые таблицы составляют основу большинства Web-страниц.
Порядок действий
При выборе варианта Постоянная все столбцы получают равную ширину.
При выборе варианта По содержимому для каждого столбца устанавливается ширина, пропорциональная физическому размеру данных, находящихся в нем.
Вариант По ширине окна применяют при создании таблиц для web-страниц. Ширина столбцов в этом случае устанавливается автоматически в соответствии с шириной окна программы.
При использовании данного способа все, что нужно для создания таблицы задается через графическую карту.
Недостатком приема является то, что он позволяет создавать таблицы ограниченного размера (до 10x8). Но это ограничение не имеет особого значения, потому что расширить уже созданную таблицу не составит большого труда.
Порядок действий
Экспресс- технология эффективна тем, что позволяет одним щелчком создавать таблицы, оформленные профессионально.
Порядок действий
Разработка новых экспресс-таблиц
Список заготовленных экспресс-таблиц, входящих в состав программы, можно пополнить. Если у вас есть таблица, которую хотелось бы сохранить на будущее в качестве образца, выделите ее и выберите команду Вставка > Таблицы > Экспресс-таблицы > Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-таблиц.
Таблицы Microsoft Word имеют простую прямоугольную структуру, образованную строками по горизонтали и столбцами по вертикали. На пересечении строк и столбцов образуются ячейки.
Операции выделения объектов и их элементов являются подготовительными. Последующие команды относятся к выделенному фрагменту. Рассмотрим, как выделять таблицу целиком, а также ее отдельные элементы: строки, столбцы и ячейки.
Выделение таблицы целиком
Если в документе Word навести указатель на таблицу, то рядом с ее верхним левым углом появится специальный маркер. Он предназначен для операций с таблицей как с единым целым.
Выделение строк
При приближении к таблице слева указатель меняет форму. Он превращается в белую контурную стрелку. Такая форма указателя говорит о том, что программа готова к выделению строк.
Если нужно выделить несколько смежных строк, протяните мышь вниз при нажатой основной кнопке и отсчитайте нужное количество строк. Завершив выделение, отпустите кнопку.
Известен также прием выделения группы строк при нажатой клавише CTRL. Он позволяет выделять отдельно стоящие (несмежные) строки. Выделив первую строку группы, переместите указатель к очередной строке и щелкните основной кнопкой мыши, удерживая клавишу CTRL в нажатом положении.
Выделение столбцов
При непосредственном приближении к таблице сверху указатель мыши тоже меняет форму, он превращается в черную вертикальную стрелку. Один щелчок основной кнопки мыши выделяет тот столбец, над которым указатель установлен.
Выделение ячеек
У ячеек свой курсор выделения. Он представляет собой черную наклонную стрелку, направленную на... северо-восток. Такую форму указатель мыши принимает, если подвести его к левой границе ячейки. Ячейка выделяется одним щелчком основной кнопки.
Общий принцип удаления объектов Word для таблиц не работает, потому что удаляется не таблица, а ее содержимое. Рассмотрим операции удаления таблиц и их элементов.
Удаление таблицы целиком
Для удаления таблиц и их элементов воспользуйтесь инструментальной лентой.
Порядок действий
Удаление строк и столбцов
Выделите строку (группу строк) или столбец (группу столбцов) и выберите команду Работа с таблицами > Макет > , нажмите кнопку Удалить, в открывшемся окне выберите Удалить столбцы или Удалить строки.
При удалении строк или столбцов через контекстное меню пользуйтесь командами Удалить строки или Удалить столбцы.
Удаление ячеек
Программа Word 2007 допускает удаление отдельных ячеек. Выделив одну или несколько ячеек (непременно смежных), их можно удалить как с помощью ленты (Работа с таблицами > Макет > Удалить>Удалить ячейки), так и с помощью контекстного меню (Удалить ячейки).
Однако пользоваться этой возможностью не рекомендуется, так как удаление отдельных ячеек неизбежно приводит к нарушению прямоугольной структуры таблицы.
Если подумать, то от практики удаления отдельных ячеек всегда можно отказаться. В частности, эту операцию можно заменить другими операциями, например слиянием ячеек.
Операции вставки строк и столбцов противоположны операциям их удаления и служат для расширения таблицы. Как и операции удаления, их можно выполнить двумя способами: средствами инструментальной ленты
или средствами контекстного меню
При вставке строк или столбцов важно однозначно объявить программе, где именно должна произойти вставка. Делается это установкой курсора в одной из ячеек таблицы. Все вставки происходят относительно этой ячейки: справа-слева-сверху-снизу.
Групповая вставка строк или столбцов
Если нужно вставить несколько строк или столбцов, воспользуйтесь следующим правилом. За одну команду программа вставляет столько элементов, сколько их было выделено в таблице в момент подачи команды. То есть, если вы хотите вставить три строки, следует предварительно выделить три строки, либо три смежные ячейки одного столбца. Если нужно вставить четыре столбца, следует выделить четыре столбца, либо четыре смежные ячейки строки.
Операции объединения и разбиения ячеек предназначены для управления структурой таблиц. Эти средства позволяют начать работу с прямоугольной таблицы простейшей структуры и, постепенно усложняя ее, привести таблицу к более сложному виду.
Объединение ячеек
В результате объединения несколько ячеек сливаются в одну. Происходит такое слияние по команде Объединить ячейки, которая может быть выбрана как с помощью контекстного меню, так и с помощью элементов управления ленты. Перед выбором команды объединяемые ячейки должны быть предварительно выделены и, они должны быть смежными. При этом выделять ячейки следует протягиванием мыши (или перемещением курсора при нажатой клавише SHIFT). При выделении ячеек серией щелчков при нажатой клавише CTRL, объединение не срабатывает, даже если ячейки смежные.
Разбиение ячеек
По своей сути операция разбиения ячеек является противоположной операции их объединения. Она тоже инициализируется командой Разбить ячейки инструментальной ленты или контекстного меню, но выполняется более сложно. Дополнительная сложность связана с тем, что программе нужны указания: на сколько равных частей делить ячейку, сколько делений должно быть по вертикали и горизонтали и как поступать, если в момент выдачи команды в таблице была выделена не одна ячейка, а несколько смежных ячеек.
Порядок действий
Разбиение таблицы
Для разбиения таблицы нет необходимости выделять в ней что-либо. Вполне достаточно, чтобы курсор находился в одной из ее ячеек. Относительно текущей ячейки и происходит разбиение, в результате которого таблица делится на две части по горизонтали (текущая ячейка отходит к нижней таблице). Операция предназначена в первую очередь для разбиения длинных таблиц при переходе с одной страницы на другую.
Порядок действий
Таблицы — это информационные объекты особого вида, в которых их линейные размеры, а также размеры их элементов (строк, столбцов и ячеек) играют важную роль, поскольку через них происходит взаимодействие структуры таблиц с содержанием.
Автоматическое управление размерами строк и столбцов по мере ввода данных — одна из особенностей текстового процессора Microsoft Word.
Автоподбор
Автоподбор — средство преодоления визуальной неоднородности таблиц. Если для таблицы включен режим автоподбора, ее внутренние границы становятся динамичными, а ячейки - эластичными. При вводе текста в эластичную ячейку ее границы автоматически смещаются таким образом, чтобы текст располагался оптимально.
Включение автоподбора
Действие режима автоподбора распространяется на всю таблицу в целом. Если он включен для одной ячейки, то он включен и для всех остальных ячеек. Если он выключен для какой-то ячейки, то и для других ячеек он не действует.
Существует две разновидности механизма автоподбора: по содержимому ячеек и по ширине окна. Различие между ними заключается в условиях, согласно которым автоматически перевёрстывается таблица. При автоподборе по содержимому общая ширина таблицы считается неизменной и равной ширине поля набора печатной страницы. То есть, этот режим соответствует разработке печатных документов.
При автоподборе по ширине окна общая ширина таблицы является величиной переменной, зависящей от текущих параметров просмотра, что соответствует разработке web-страниц. Включается автоподбор либо через контекстное меню, либо с помощью инструментальных средств ленты.
Порядок действий
Работа с таблицами > Макет > Размер ячейки > Автоподбор > Автоподбор по содержимому или Работа с таблицами > Макет > Размер ячейки > Автоподбор > Автоподбор по ширине окна.
Отключение автоподбора
Режим автоподбора автоматически выключается, если зафиксировать ширину какого-либо элемента таблицы.
Порядок действий
В отличие от форматирования текстовых абзацев форматирование таблиц имеет свои особенности, которые вытекают из двойственной табличной природы. С одной стороны, таблицы имеют структуру, с другой — содержание. Форматировать можно как тот, так и другой компонент. Основные средства структурного форматирования таблиц представлены на вкладке Работа с таблицами > Конструктор. Эта контекстная вкладка открывается на инструментальной ленте при активизации таблицы в документе.
Применение экспресс-стилей таблиц
Табличные экспресс-стили представлены в группе Стили таблиц на вкладке Работа с таблицами > Конструктор и организованы по принципу интерактивной галереи. Это означает, что при перемещении указателя мыши по галерее стилей форматирование текущей таблицы меняется автоматически — остается только выбрать тот стиль, который наиболее подходит.
Настройка экспресс-стилей таблиц
Форматирование таблиц связано с их структурой. Например, первая строка таблицы может содержать заголовки столбцов, а может и не содержать их. Аналогично первый столбец может содержать заголовки строк, а может быть самым обычным столбцом данных. Наличие таких структурных элементов как итоговая строка (последняя строка) или итоговый столбец (последний столбец) также определяет создатель таблицы.
То, какие структурные элементы должна содержать таблица, определяется с помощью группы флажков Параметры стилей таблиц, которая находится на вкладке Работа с таблицами > Конструктор. В группе представлены шесть флажков, каждый из которых отвечает за определенный элемент таблицы.
Правка табличных экспресс-стилей
Взяв за основу один из табличных экспресс-стилей и слегка модифицировав его в соответствии с особенностями своего документа, можно получить новый.
Модификацию стиля выполняют в диалоговом окне Изменение стиля.
Окно Изменение стиля открывают следующим образом:
Правку стилей, встроенных в программу, всегда начинайте с задания имени для модифицированного стиля — это поможет в дальнейшем не запутаться среди стилей модифицированных и немодифицированных.
Порядок действий
Средством для работы с рамками таблицы и ее элементами является диалоговое окно Границы и заливка (Работа с таблицами > Конструктор > Стили таблиц > Границы > Границы и заливка).
Порядок действий
Таблицы Word — не только средства организации данных в электронных и печатных документах, но это еще и средство представления данных. Рассмотрим некоторые приемы, связанные с представлением в таблицах текстовой информации, а также сортировку данных.
Каждая ячейка таблицы существует на правах абзаца. С точки зрения программы, ячейка — это абзац, даже если в ней стоит всего одна цифра или буква. А это означает, что к ее содержимому применяется некий стиль оформления абзацев. Если в момент создания таблицы вы не обратили внимания на стиль, то при заполнении ячеек данными могут возникнуть трудности. Абзацный стиль для заполнения таблиц текстовыми данными следует подготовить заранее. Рассмотрим особенности этого стиля.
Высота символов
Данные в таблицах не являются основным текстом. Это дополнительный материал, поэтому при вертикальном расположении страницы А4 в таблицах можно применять шрифт высотой 9-10 пунктов, а при горизонтальном расположении — высотой 7-8 пунктов.
Тип шрифта
При создании таблицы основным типом шрифта является шрифт без засечек. В редакции Word 2007 года комплект шрифтов для таблиц представлен шрифтами без засечек: Саlibri, Соrbel и Саndara.
Начертание шрифта
Применение шрифта без засечек однозначно определяет возможные начертания символов в ячейках таблиц. Курсивное (наклонное) начертание практически исключено. Для этой группы шрифтов оно не подходит. Подчеркивание — не желательно, так как в таблице и без подчеркивания хватает горизонтальных линий. Зато полужирное начертание в таблицах встречается часто, особенно в ячейках первой строки, первого столбца и в итоговых ячейках.
Строка заголовков
В таблицах не нужно подчеркивать структуру текста высотой шрифта — она выражена с помощью горизонтальных и вертикальных линий. Поэтому в таблицах заголовки столбцов можно оформлять шрифтом меньшего размера, чем данные в ячейках.
Абзацные отступы
В обычном тексте отступы от левого поля позволяют управлять соподчиненностью абзацев: чем больше отступ, тем выше уровень абзаца. В таблицах в этом нет необходимости, ведь в них любую соподчиненность можно представить с помощью структуры. Поэтому все абзацные отступы в таблицах делают нулевыми.
Настройка полей ячейки
Ячейка может иметь четыре поля: верхнее, нижнее, левое и правое. Величина поля определяет минимальный интервал, который устанавливается между соответствующей границей ячейки и содержащимися в ней данными. Величину полей назначают пропорционально высоте шрифта. Из практики известно, что хорошо смотрятся поля 30-40% от высоты шрифта.
Порядок действий
Междустрочные интервалы
Для таблиц интервалы следует делать минимальными: либо одинарными, либо с минимальным коэффициентом (до 1,2).
Интервалы между абзацами
В таблицах следует придерживаться простого правила: «Одна ячейка — один абзац».
Интервалы между ячейками
Для задания интервалов между ячейками в таблицах используют следующий порядок действий.
Порядок действий
Вертикальное направление текста
Основная проблема, возникающая при вводе данных в таблицы, — недостаток места в ячейках, что особенно проблемно при заполнении строки заголовков. Один из приемов преодоления этой проблемы — вертикальное расположение текста. Выполняется он специальным форматированием ячеек средствами вкладки Макет
Порядок действий
Сортировка — представление данных в упорядоченном виде. И хотя текстовый процессор не является средством упорядоченного хранения данных, механизмы сортировки данных в таблицах в нем предусмотрены. В частности, таблицы позволяют выполнять сложную многопараметрическую сортировку с использованием нескольких критериев.
Настройка сортировки
Данные сортируются по столбцам. По каким именно — зависит от настройки, которая выполняется в диалоговом окне Сортировка.
Сортировка может быть многоступенчатой: сначала данные сортируются по одному столбцу, затем - по другому и так далее. Количество ступеней сортировки — до трех. Порядок сортировки — прямой (по возрастанию) или обратный (по убыванию).
Порядок действий
Настройка дополнительных параметров сортировки
Дополнительные параметры сортировки позволяют:
Дополнительные параметры сортировки настраивают в диалоговом окне Параметры сортировки, которое открывается командной кнопкой Параметры в диалоговом окне Сортировка.
ЗАДАНИЕ 1. Создайте любым способом таблицу «Атрибуты форматирования текста на титульной странице ». Оформите ее по приведенному образцу, используя, где необходимо, операции объединения и разбиения ячеек.
Атрибуты форматирования текста на титульной странице
ЗАДАНИЕ 2. Создайте таблицу «Счет» любым способом. Сделайте необходимые расчеты. Отсортируйте данные таблицы по названию товара (порядок сортировки прямой).
Образец готового документа «Счет»
ЗАМЕЧАНИЕ.
Для проведения расчетов воспользуйтесь вкладкой Макет и кнопкой Данные | Формула:
В окне Формула введите нужную формулу:
Формулы можно просматривать (Shift+F9):
Формулы можно пересчитывать: меняя исходные, результирующие данные можно пересчитать – пересчет формул (F9).
ЗАДАНИЕ 3. Создайте и оформите таблицу «Журнал регистрации входящих документов» похожую на приведенный образец. При оформлении обратите внимание на разницу в высоте строк и вертикальное расположение текста в некоторых столбцах таблицы.
ЗАДАНИЕ 4. Оформите таблицу, как можно более похожую на этот образец.
Обратите внимание на то, что этот бланк состоит из совершенно одинаковых частей, одна из которых называется ИЗВЕЩЕНИЕ, а другая - КВИТАНЦИЯ. Поэтому нужно оформить только ИЗВЕЩЕНИЕ, а КВИТАНЦИЮ получить копированием первой части. Для оформления ИЗВЕЩЕНИЯ вам понадобится таблица, состоящая из 6 столбцов и 10 строк. При оформлении используйте там, где необходимо объединение ячеек. Обратите внимание на то, как использованы обрамления в этом бланке. Обратите также внимание на то, что размеры шрифтов в разных ячейках таблицы разные.