Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ОРЛОВСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
УТВЕРЖДАЮ
Н.Г. Подчерняев
«____» ____________________2011 г.
Тема № 10
«Понятие и значение документационного обеспечения управления (делопроизводства) в органах внутренних дел»
(специальность 030501 65- Юриспруденция,
030505 65 – Правоохранительная деятельность
для всех профилей подготовки, заочная форма обучения)
2 часа
ПЛАН
Введение
Основные вопросы:
1. Понятие делопроизводства, его составные элементы и основные источники нормативного регулирования.
2. Виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел. Обязанности сотрудников органов внутренних дел по организации и осуществлению делопроизводства.
3. Документирование в органах внутренних дел. Требования предъявляемые к подготовке и оформлению документов.
4. Документооборот в органах внутренних дел.
Заключение
Литература
ТСО:
- комплекс светотехнической, звуковой и аудио-визуальной аппаратуры;
- мультимедийные презентации.
Лекция подготовлена преподавателем кафедры ИТ в ДОВД, кандидатом юридических наук, капитаном милиции Семеновым Е.Ю.
Лекция обсуждена и одобрена на заседании кафедры
«14» января 2011 г. Протокол № 1
Введение
Актуальность проблемы организационного совершенствования деятельности органов внутренних дел имеет особенно важное значение в настоящее время. В условиях возрастающего динамизма социально-эконо мических отношений уже стало аксиомой, что владеющий информацией - владеет ситуацией. Именно поэтому организации работы с информацией и с документами в экономически развитых странах уделяется самое пристальное внимание, вопросы совершенствования организации делопроизводства ставятся в один ряд со сложнейшими научными исследованиями.
В процессе управленческой деятельности органы и подразделения внутренних дел получают и сами создают различные документы, причем с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.
Большинство функциональных обязанностей сотрудников ОВД предполагает, что в числе профессиональных навыков, которые необходимы для их выполнения, важнейшими (до 80% времени сотрудников уходит на работу с документами) являются навыки по составлению, оформлению и изготовлению документов. Поэтому эффективность деятельности сотрудников ОВД связана с вопросами документирования и организации работы с документами.
В рамках данной лекции мы рассмотрим задачи, функции, принципы делопроизводства в органах внутренних дел; основы его организации, а также нормативно-правовое регулирование.
§1. Понятие делопроизводства, его составные элементы и основные источники нормативного регулирования
Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространенным носителем информации в современном государственном аппарате является бумага . В настоящее время в связи с широким распространением ЭВМ в качестве носителей информации используются, лазерные диски, флеш накопители и др.
Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве . Осуществление функций любого органа управления, в том числе и органов внутренних дел, связана с составлением, получением, направлением различных документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.
Анализ функциональных обязанностей сотрудников органов внутренних дел показывает, что в числе профессиональных навыков, которые необходимы для их выполнения, важнейшими (до 80% времени сотрудников уходит на работу с документами) являются навыки по составлению, оформлению и изготовлению документов. Обладание сотрудниками органов внутренних дел такими навыками, знание ими основ делопроизводства - важнейшие условия сокращения затрат времени и сил на работу с документами.
Состояние делопроизводства в государственном аппарате (и, в частности, в органах внутренних дел) во многом отражает уровень профессионализма его сотрудников, сложившийся стиль его работы. Одновременно оно оказывает позитивное или негативное воздействие на функционирование самого аппарата. Нерациональное документационное обеспечение управления образует большие экономические и организационные издержки.
Стремление к рационализации информационного и документационного обеспечения управления породило необходимость создания Государственной системы делопроизводства. В настоящее время сложилась система основных нормативно-методических документов межотраслевого характера, с помощью которой обеспечивается правильное документирование управленческой деятельности. В нее входят: Государственная система стандартизации (ГСС), Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТ 16487-83, ГОСТ 6.30–97 и другие.
Государственная система стандартизации (ГСС) - это система правил и положений, которые определяют порядок проведения работ по стандартизации в стране во всех отраслях народного хозяйства, на всех уровнях управления.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.
В соответствии с ГСДОУ общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, внутренних дел, арбитража, учреждений, организаций и предприятий. Документационное обеспечение деятельности организаций, действующих на основе специальных положений, а также порядок работы с секретными документами и документами "ДСП" устанавливается еще и специальными инструкциями.
Основные положения ГСДОУ и ГОСТа 16487-83 формулируют понятие делопроизводства.
Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
В структуре этой деятельности выделяются два элемента: документирование и документооборот.
Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов, документооборот - движение документа внутри органа, то есть совершение технических операций по получению, регистрации, хранению документов и т.п.
Деятельность аппарата государственного управления, в том числе и органов внутренних дел по документированию и осуществлению документооборота, регламентирована множеством нормативных актов. В их числе можно выделить группу специальных актов, изданных для регулирования делопроизводства и группу нормативных актов, основным предметом регулирования которых являются различные общественные отношения, не связанные с осуществлением делопроизводства.
К группе специальных источников нормативного регулирования делопроизводства относится, прежде всего, ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие с 1 июля 2003 г.
В органах внутренних дел, организация и ведение делопроизводства осуществляется на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих ГОСТу 1.
Инструкция по делопроизводству должна устанавливать порядок построения и деятельности делопроизводственного подразделения органа, определять лиц, ответственных за определенные участки делопроизводства, функциональные обязанности личного состава органа по осуществлению делопроизводства, порядок взаимоотношений делопроизводственного подразделения с другими службами.
Вторую группу источников составляют нормативные (законодательные и подзаконные, в том числе и ведомственные) акты, которые, наряду с регулированием различных сторон деятельности органов внутренних дел, регламентируют и некоторые аспекты делопроизводства. Так, уголовно-процессуальный кодекс содержит нормы, закрепляющие структуру и обязательные реквизиты некоторых видов процессуальных документов. Аналогичные нормы содержатся в Гражданско-процессуальном кодексе и Кодексе об административных правонарушениях.
Нормативные акты МВД России, изданные по вопросам обеспечения режима секретности в органах внутренних дел, устанавливают также и порядок работы с секретными документами.
Приказами МВД России, регламентирующими оперативно-розыск ную деятельность органов внутренних дел, одновременно устанавливается порядок оформления, учета, регистрации, хранения оперативно-розыскных документов. Некоторые приказы Министерства, регулирующие конкретные направления деятельности органов внутренних дел, их служб и подразделений, содержат образцы бланков различных видов служебной документации, определяют порядок их заполнения.
§2. Виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел. Обязанности сотрудников органов внутренних дел по организации и осуществлению делопроизводства
Различают общее, специальное, секретное и несекретное делопроизводство.
Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.) аппарата управления.
Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.
Секретное делопроизводство - документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений.
Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.
Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдик ционной деятельности не требует применения таких правил.
Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:
1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.
2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.
3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.
4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве.
5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.
6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.
Большая роль в решении этих задач отводится специальным делопроизводственным подразделениям (секретариатам, канцеляриям), которые осуществляют централизованное документационное обслуживание всех служб и подразделений органа внутренних дел.
Канцелярии органов внутренних дел (в МВД, УВД - секретариаты) выполняют следующие функции: они осуществляют прием, регистрацию документов, ведут учет документации, поступающей в орган внутренних дел, отправляемой или хранящейся в органе, вручают документы исполнителям. Канцеляриями производятся работы по изготовлению и размножению документов, оформлению и отправке исходящих документов. Ими организуется и осуществляется хранение документов. На канцелярии возложены методическое руководство всеми подразделениями органа по всем вопросам делопроизводства и контроль за своевременностью исполнения и правильностью оформления документов работниками отраслевых и функциональных подразделений. Секретариаты МВД, УВД, кроме того, осуществляют методическое руководство деятельностью канцелярий подчиненных органов внутренних дел и контроль за состоянием делопроизводства в этих органах.
Структура и штатная численность канцелярий органов внутренних дел зависят от уровня органа, объема его работы, количественной характеристики документооборота. В городских и районных органах внутренних дел большинство функций делопроизводственного подразделения выполняется секретарем. При этом секретарь органа функционально связан с инспекторским (оперативным) и руководящим составом органа внутренних дел и его подразделений. Это предполагает необходимость знания всеми сотрудниками органа основных обязанностей секретаря по организации и осуществлению делопроизводства. К ним относятся: оформление и хранение внутренней документации (приказов, планов, отчетов и т.п.); прием и регистрация поступающей в орган внутренних дел корреспонденции, вручение по указанию начальника органа внутренних дел документов исполнителям; регистрация и отправка исходящей корреспонденции; подготовка документов к сдаче в архив, к уничтожению и уничтожение документов; осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения и правил оформления документов сотрудниками органа внутренних дел и др.
Общая организация делопроизводства в органе внутренних дел возложена на его руководителя. Он обязан: обеспечить необходимые условия для работников, ведущих делопроизводство, контролировать их работу; принимать исчерпывающие меры, исключающие утрату документов, разглашение содержащихся в них секретных сведений, организовывать периодические проверки фактического наличия всех зарегистрированных документов. Руководитель организует отбор документов для постоянного и временного их хранения, ежегодно, с учетом важности, однотипности и сроков хранения поступающих документов, утверждает номенклатуру дел. Он должен своевременно (в день представления секретарем) рассматривать поступающую в орган внутренних дел корреспонденцию, определять исполнителей, сроки исполнения, а при необходимости и порядок исполнения документов, определять документы, исполнение которых требует особого контроля.
На лиц инспекторского (оперативного) состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства2: своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление; неукоснительное соблюдение установленных правил работы с секретными документами. В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции. Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений БЭП, НОН и т.д. обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы. На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности.
§3. Документирование в органах внутренних дел. Требования предъявляемые к подготовке и оформлению документов.
Деятельность сотрудников органов внутренних дел связана с повседневным составлением, оформлением, изучением самых различных документов. В науке управления, как уже было отмечено выше, в качестве документов рассматриваются любые носители информации, которые могут обращаться в документационных системах, подвергаясь процессам, поиска, передачи, хранения.
В Федеральном законе Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 года дается следующее определение: «документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». К вышеуказанному определению документа можно добавить, что документ в делопроизводстве означает средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Следовательно, основным назначением документа являются фиксация и сохранение необходимой информации. Так, например, документы, составляемые в органах внутренних дел, содержат информацию об оперативной обстановке, о результатах деятельности отдельных служб и подразделений, о лицах, совершивших правонарушения, о скрывшихся от суда и следствия и т.д. Которая, будучи зафиксированной в документах, неоднократно используется сотрудниками органов внутренних дел при анализе возникающих проблем, разработке и осуществлении мер по их разрешению.
Рассматривая значение документов в управленческой (внутриорганизационной) деятельности органов внутренних дел, можно сказать, что они являются формой реализации всех функций процесса управления. Так, например, планирование внешне выражено в составленном плане работы органа для подразделения. Осуществление такой функции процесса управления, как контроль, заканчивается обычно составлением акта или справки о проверке, отчета о выполненной работе и т.п. Между тем, рассмотрение документа как формы реализации функций процесса управления не означает, что во всех случаях реализация каждой функции должна сопровождаться составлением документов. Документ - это лишь одна из форм реализации управленческой деятельности. Правильно организованное управление должно ограничиваться необходимым минимумом документов, широко используя бездокументационные формы осуществления управленческих функций.
Документы, составляемые в органах внутренних дел, являясь одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами, выполняют также коммуникативную функцию. Так, посредством служебных писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляет им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, и т.п.
Юридическое значение документов, составляемых в органах внутренних дел, состоит в том, что они являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение. Например, составленный работником милиции протокол об административном правонарушении фиксирует имеющую доказательственное значение информацию об обстоятельствах проступка, о личности правонарушителя. Выданное гражданину разрешение на приобретение оружия является официальным удостоверением наличия у данного лица соответствующего права. Справка о результатах проверки работы органа внутренних дел, подразделения или его отдельного сотрудника служит официальным удостоверением состояния этой работы и т.п.
Способность документов служить юридическим доказательством обусловливает возможность контроля законности и эффективности деятельности органов внутренних дел (их подразделений и сотрудников) посредством изучения составляемых ими документов. Так, при изучении документов, содержащих сведения о расстановке сил и средств, о результатах их использования могут быть сделаны выводы об эффективности деятельности органа. Изучение материалов уголовных дел, постановлений о наложении административных взысканий позволяет оценить состояние законности в деятельности органа и его отдельных сотрудников и принять меры к устранению выявленных нарушений.
В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России, правовые акты ненормативного характера, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.
Нормативный правовой акт (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) – письменный официальный документ принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.
Приказ – правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Положение, устав – нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.
Инструкция, наставление – правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.
Правила – нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
Распоряжение – документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.
Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).
Требования к подготовке и оформлению документов. При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации. Текст документа отражает его основное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера.
При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
- документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.
- документ должен быть написан служебно-деловым стилем.
- изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.
- применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.
- документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.
- документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.
- документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
- в документе не должно быть помарок и исправлений.
Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации. Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).
Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:
30 – левое;
20 – правое;
20 – верхнее;
20 – нижнее.
Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации;
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование органа внутренних дел;
09 – справочные данные об органе внутренних дел;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;
30 – идентификатор электронной копии документа;
31 – гриф ограничения доступа к документу.
Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах.
Над наименованием подразделения центрального аппарата МВД России, подразделения, непосредственно подчиненного МВД России, указывается полное наименование – «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное – «МВД России».
Над наименованием других органов внутренних дел указывается сокращенное наименование – «МВД России», сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящего органа внутренних дел.
Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного или после него.
Наименование филиала (территориального отделения, представительства) указывается в том случае, если филиал (территориальное отделение, представительство) является автором документа, и располагается ниже наименования органа внутренних дел.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений органа внутренних дел, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: дату «5 февраля 2007 г.» следует оформить следующим образом: «05.02.2007». Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 февраля 2007 г.».
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других необходимых сведениях.
Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Текст документа составляется, как правило, на русском языке. Допускается составление текста документа на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и учреждения, не находящиеся в ведении субъектов Российской Федерации, в обязательном порядке составляются на русском языке.
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.
Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
отп. 2 экз.
1 – в адрес
2 – в дело АД МВД России
исп. В.А. Жуков
239 03 26
07.02.2007
В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа могут проставляться инициалы и фамилия исполнителя, его служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.
Гриф ограничения доступа к документу является реквизитом официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например – «Лично», «Литер «М» и другие).
На документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги, проставляются следующие обязательные реквизиты оформления документов:
- наименование вида документа;
- дата документа;
- подпись документа;
- регистрационный номер документа;
- авторство документа (указывается в бланке).
Таким образом, совершенствование стиля работы государственного аппарата, в том числе МВД и его органов, предполагает очищение управленческой деятельности от бумаготворчества, отказ от составления излишних документов, сокращение затрат времени и сил на составление документов. Сокращению объема служебной переписки служат разработка и внедрение современных методов информационно-аналитической работы, в том числе реализуемых на ЭВМ; сокращение отчетности органов внутренних дел и их служб, упрощение их форм; совершенствование критериев оценки деятельности работников аппарата управления, ориентирование их на непосредственную живую, организаторскую работу в подчиненных органах и подразделениях и др.
§4. Документооборот в органах внутренних дел
Документооборот3 - это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.
Движение документов осуществляется посредством выполнения ряда делопроизводственных операций, которые образуют следующие стадии документооборота: прием и первоначальная обработка документов (корреспонденции), исполнение документов, отправка корреспонденции, хранение документов. Прием и первоначальная обработка поступающих в орган внутренних дел документов производится работниками канцелярии, которые проверяют правильность доставки корреспонденции, целостность упаковки секретной корреспонденции, а также целостность вложений. Все конверты за исключением писем в адрес общественных организаций и конвертов с пометкой "лично", вскрываются работниками канцелярии.
Находящиеся в них документы регистрируются в специальных журналах, карточках, самая же удобная форма регистрации это машинная (ЭВМ), где указываются порядковый регистрационный номер (входящий номер), дата поступления документа в канцелярию, его название и краткое содержание, данные об отправителе документа. На документе проставляется штамп с изображением государственного герба. В штампе отражаются регистрационный входящий номер документа и дата его поступления.
Регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в органе внутренних дел, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота.
Зарегистрированные документы передаются начальнику органа внутренних дел4, который в тот же день должен рассмотреть поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а при необходимости срок и порядок исполнения документа. При определении срока исполнения документа начальник органа руководствуется действующими нормативными актами, регламентирующими порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, порядок исполнения других документов. Так, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в орган внутренних дел; документы, поступающие из вышестоящих органов внутренних дел должны быть исполнены в течение 10 суток. Однако, исходя из содержания документа, общей загруженности сотрудника, которому поручается его исполнение, и других обстоятельств, начальник органа может установить и более сжатые сроки исполнения документа.
Руководитель, определяя порядок исполнения документа, не требующего дополнительной проверки, сам принимает по нему решение, исполнение которого поручается соответствующему сотруднику органа внутренних дел. Если принятие решения требует дополнительных проверочных действий, руководитель поручает их производство подчиненному сотруднику, определяя общую направленность этих действий. При этом указание руководителя не должно содержать окончательного решения по документу. В противном случае утрачиваются объективность и целесообразность последующих проверочных действий.
В резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте первого листа документа, руководитель отражает результаты рассмотрения документа.
Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию. Работник канцелярии отражает в регистрационном журнале, в котором зарегистрирован рассмотренный документ (в регистрационной карточке или ЭВМ), содержание резолюции руководителя и вручает документ исполнителю под расписку в этом журнале.
Исполнение документа как стадия документооборота выражается в подготовке исполнителем нового документа (например, рапорта, ответного письма), в его техническом изготовлении (печатании, размножении); при необходимости производятся визирование, согласование подготовленного проекта документа и его подписание руководителем органа.
Исполнение документов может заключаться в выполнении проверочных действий, в исполнении содержащихся в документе предписаний и в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства.
Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе или резолюции, в случаях когда исполнение документа не требует подготовки новых документов, может сделать отметку об исполнении на документе в форме справки, в которой указывается, что выполнено исполнителем по документу. Об исполнении документа докладывается руководителю, который подписывает ответное письмо (если оно составлялось), а на документе производит надпись "в дело", что является свидетельством окончания стадии исполнения документа. Исполненные документы сдаются в канцелярию для отправки или хранения.
Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции: регистрация документа в журнале учета исходящей корреспонденции; проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, в котором указывается исходящий номер документа и дата его отправки; написание на конверте адреса; вложение документа в конверт; составление реестра и сдача корреспонденции на предприятие связи. Все указанные операции по отправке корреспонденции выполняются работниками канцелярии.
Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования.
Систематизации исполненных документов служит номенклатура дел, утверждаемая ежегодно начальником органа внутренних дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел органа и его структурных подразделений, подлежащих заведению в наступающем году. Этот список охватывает весь объем документации, подлежащей хранению в органе внутренних дел, с указанием сроков ее хранения.
Большое разнообразие создаваемых и поступающих в орган внутренних дел документов, подлежащих хранению, требует их группировки и систематизации по предметно-логическому признаку (например, планы работы органа и отчеты об их исполнении; приказы по личному составу; заявления, жалобы граждан и материалы их проверок и т.п.).
Основанием для группировки исполненных документов по тематическим комплексам (делам) является номенклатура дел. При разработке номенклатуры учитывается состав входящих и исходящих документов, количество документов по отдельным направлениям деятельности органа внутренних дел, степень секретности.
В каждом органе, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, заводятся дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы.
Делом называется совокупность документов, относящихся к определенному участку (направлению) деятельности органа внутренних дел, с указанием наименования, номера по номенклатуре, грифа секретности, даты заведения и завершения, количества содержащихся в нем листов и срока хранения.
Документы внутри дела систематизируются в хронологическом порядке. В каждое дело подшивается 250-300 листов. Если число документов превышает этот объем, то заводится второй том дела с тем же номером номенклатуры. Законченные дела подшиваются и скрепляются сургучной печатью.
На оперативном хранении у секретаря, находятся дела, срок хранения которых не превышает трех лет. При более длительном сроке хранения они в течение первого года хранятся у секретаря, а затем передаются на хранение в архивы МВД, УВД.
Изъятие документов, помещенных (подшитых) в дела, производится по разрешению начальника органа внутренних дел (секретариата МВД, УВД). Вместо изъятого документа в дело помещается карточка-заместитель, в которой указывается, какой документ, на скольких листах, кем и когда изъят, срок хранения, куда приобщен или отправлен.
Дела подлежат уничтожению по истечении срока хранения. Экспертная комиссия органа внутренних дел отбирает такие дела, составляет акт, утверждаемый начальником органа, который направляет в МВД, УВД. С разрешения последнего производится уничтожение дел.
Одним из важнейших условий рациональной организации документооборота в органах внутренних дел является быстрое прохождение документов по всем стадиям документооборота. Этому служит, прежде всего, разработка рациональных схем прохождения документов, которые исключали бы дублирование операций по регистрации, обработке документов в структурных подразделениях органа внутренних дел, излишние согласования, визирования документов. При определении порядка прохождения документов (схемы документооборота) в органе внутренних дел следует исходить из необходимости рассмотрения начальником органа документов, поступающих из органов государственной власти, из вышестоящих органов внутренних дел, документов, касающихся принципиальных вопросов деятельности органа внутренних дел в целом. Другие же входящие документы могут направляться для рассмотрения непосредственно заместителям начальника органа (руководителям служб). Установление такого порядка ускорит движение документов, освободит начальника органа от излишней информации. Однако оно требует, чтобы предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции осуществлялось квалифицированным работником канцелярии, имеющим необходимый минимум юридической подготовки, хорошо знающим функции служб и подразделений органа, функциональные обязанности сотрудников.
Значительному ускорению процесса движения документов в органах внутренних дел способствовало бы решение вопроса о предоставлении исполнителям права самостоятельной подписи некоторых видов документов (запросов на характеристики, ответов на некоторые запросы, поступающие из других органов внутренних дел и подразделений, и т.п.). Это не только ускорит документооборот и сократит затраты времени сотрудников на работу с документами, но и повысит ответственность исполнителей за качественную их подготовку.
Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные к установленному сроку, докладывая о них руководителю органа внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый (специальный) контроль. К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие. В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает начальник органа при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа "Взято на контроль" или индекса "К" на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную картотеку. Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную картотеку, напоминают исполнителям за один-два дня до истечения срока о необходимости своевременного исполнения документа. О неисполненных документах, находящихся на особом контроле, работники канцелярии докладывают руководителю органа внутренних дел.
В настоящее время во многих МВД, и крупных УВД применяются автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД) на базе использования современных ЭВМ, которые обеспечивают оперативность и полноту контроля за своевременностью исполнения документов.
Заключение
Аккуратность, бесперебойность, оперативность, компетентность управленческой деятельности руководителя и его аппарата во многом зависят от хорошей организации работы подразделения делопроизводства и режима, качества подготовки его кадров, обеспечения условий их труда. От того, насколько своевременно, оперативно и в полном объеме руководящий и оперативно-начальствующий состав будут знать нормативные акты, строго и неуклонно руководствоваться ими, в значительной степени зависят конечные результаты правоохранительной деятельности в целом.
В нынешних условиях деятельности органов внутренних дел существующая в ряде аппаратов управления недооценка значения современной организации делопроизводства и работы секретариатов недопустима. Культура управленческой деятельности предполагает отсутствие бюрократических извращений, четкость постановки контроля и проверки исполнения, знание и соблюдение норм, регламентирующих работу аппарата управления, прав и обязанностей граждан, умелое пользование предоставленными полномочиями, юридически грамотное оформление документов. Можно без особого труда догадаться, что наличие или отсутствие этих и других компонентов «культурности» управленческой деятельности во многом связано или напрямую зависит от уровня подготовки, компетентности, качества работы сотрудников органов внутренних дел, а если смотреть шире - от места и роли их в системе аппаратов управления.
Литература
Нормативно-правовые акты
Конституция Российской Федерации. – М., 1993.
Федеральный закон РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" // "Собрание законодательства РФ", 14.01.2002, № 2, ст. 127.
Федеральный закон РФ от 27.07.2006г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448.
Федеральный закон РФ от 07.02.2011г. № 3-ФЗ "О полиции" // "Российская газета", № 25, 08.02.2011
Указ Президента РФ от 19.07.2004 № 927 "Вопросы Министерства внутренних дел Российской Федерации" // "Собрание законодательства РФ", 26.07.2004, № 30, ст. 3149. (ред. от 21.03.2007).
Указ Президента РФ от 25.07.2006 № 763 "О денежном содержании федеральных государственных гражданских служащих" // "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3459. (ред. от 17.12.2007)
Указ Президента РФ от 17.03.2008 № 351 "О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена" // "Собрание законодательства РФ" от 24 марта 2008 г. № 12, ст. 1110
Послание Президента РФ Федеральному Собранию от 30.11.2010 // "Парламентская газета", № 63, 03-09.12.2010
Постановление ВС РФ от 23.12.1992 № 4202-1 "Об утверждении Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации и текста присяги сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации" // "Ведомости СНД и ВС РФ", 14.01.1993, № 2, ст. 70.
Постановление Правительства РФ от 31.03.1994 № 280 "О порядке установления факта выполнения военнослужащими и иными лицами задач в условиях чрезвычайного положения и при вооруженных конфликтах и предоставления им дополнительных гарантий и компенсаций" // "Собрание актов Президента и Правительства РФ", 11.04.1994, № 15, ст. 1180.
Постановление Правительства РФ от 24.11.2009 № 953 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти" // "Собрание законодательства РФ", 30.11.2009, № 48, ст. 5832
Директива МВД РФ №2 ДСП от 1 декабря 2010 г. "О приоритетных направлениях деятельности органов внутренних дел и внутренних войск МВД России и ФМС России в 2011 г."
Решение расширенной коллегии МВД России "Об основных результатах оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел и внутренних войск в 2010 году и приоритетных задачах на 2011 г."
Решение коллегии МВД России №2 КМ/1 от 28.04.2009 "О состоянии научного обеспечения деятельности системы МВД России и задачах на период 2009-2011 годов"
Приказ МВД РФ от 23.11.2002 № 115 "О введении в действие систем оценки деятельности органов внутренних дел, отдельных подразделений криминальной милиции и милиции общественной безопасности, органов предварительного расследования".
Приказ МВД РФ от 02.06.2005 № 444 "О полномочиях должностных лиц МВД России по составлению протоколов по делам об административных правонарушениях и административному задержанию" // "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 31, 01.08.2005.
Приказ МВД РФ от 18.10.2005 № 840 "Об организации планирования в системе органов внутренних дел Российской Федерации"
Приказ МВД РФ от 04.12.2006 № 987 "О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации"
Приказ МВД РФ от 21.11.2008 № 1006 "Об упорядочении подготовки ненормативных правовых актов"
Приказ МВД РФ от 24.12.2008 № 1138 "Об утверждении Кодекса профессиональной этики сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации"
Приказ Генпрокуратуры РФ № 39, МВД РФ № 1070, МЧС РФ № 1021, Минюста РФ № 253, ФСБ РФ № 780, Минэкономразвития РФ № 353, ФСКН РФ № 399 от 29.12.2005 "О едином учете преступлений" // "Российская газета", № 13, 25.01.2006.
Учебники и учебные пособия
Бавсун И.Г. Документационное обеспечение управления органами внутренних дел: учебно-практическое пособие. - Омск: Омская акад. МВД России, 2006. – 95с.
Бикбулатов Ю.А. Документационное обеспечение управления органами внутренних дел: Учебно-практическое пособие. - Омск: Омская академия МВД России, 2006.
Болехивская А.Д. Основы управления в органах внутренних дел: учебное пособие. – Краснодарский ун-т МВД России, 2007. – 37с.
Камышников А.П., Махинин В.И. Основы управления в правоохранительных органах. – М.: Изд-во "Щит-М", 2007. – 240с.
Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: МЦФЭР, 2007. – 432с.
Основы управления в органах внутренних дел. Учебник / под ред. В. П. Сальникова. - СПб. : Фонд "Университет", 2006. - 296 с
Семенов Е.Ю. Основы управления и делопроизводство в органах внутренних дел. Альбом схем. – Орел: Орловский юридический институт МВД России, 2010. – 70с.
Семенов Е.Ю. Основы управления и делопроизводство в органах внутренних дел. Курс лекций. – Орел: Орловский юридический институт МВД России, 2010. – 170с.
Создание документа: нормативные правовые акты по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации: норсы, правила, образцы / Под ред. Майданова В.А. - М.: Программ-Центр, 2007.
Шилов Ю.В. Основы управления в органах внутренних дел: учебное наглядное пособие. – Пермский филиал НА МВД России, 2006. – 145с.
1 См.: Приказ МВД от 4 декабря 2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».
2 См. «Квалификационные требования к должностным категориям основных служб органов внутренних дел».
3 См. Приказ МВД России от 04.12.2006 № 987 «Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации»
4 Нерегистрируемые документы (личные письма, телеграммы, открытки и пр, адресованные общественным организациям, и документы с пометкой "лично" передаются по назначению.