Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ДЛЯ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ № 2.1 – 2.10
1. Назначение и типы программных средств обработки текстов
2. Текстовый процессор Microsoft Word
3. Операции с файлами документов
4. Использование графических объектов
5. Таблицы Microsoft Word
6. Поля
7. Проверка правописания
8. Оглавление и указатели
9. Шаблоны и мастера
10. Автоматизация выполнения задач с помощью макрокоманд
11. Изменение настроек и параметров Microsoft Word
1. Назначение и типы программных средств обработки текстов
Значительная доля времени современных персональных компьютеров расходуется на обработку разнообразной текстовой информации:
Обработку текстовой информации на компьютере обеспечивают пакеты прикладных программ — текстовые редакторы (текстовые процессоры). Различают текстовые редакторы встроенные (в Norton Commander, в Турбо Паскале и т.п.) и самостоятельные (Editor, Lexicon, MultiEdit, Microsoft Word).
В процессе подготовки текстовых документов можно выделить следующие этапы:
• набор текста;
• редактирование;
• орфографический контроль, форматирование текст, разметка страниц;
• печать (просмотр перед печатью текста на экране, печать на бумаге). Базовые операции редактирования:
• редактирование строки текста с вставкой, заменой и удалением символов;
• удаление символов, строк, блоков;
• поиск и замена фрагментов текста;
• перемещение, копирование элементов текста;
• изменение начертания символов: светлое, полужирное, курсив, с подчеркиванием (дополнительные возможности изменения шрифта);
• автоматический перенос текста на новую строку;
• создание таблиц и диаграмм;
• форматирование абзацев и разметка страниц;
• контроль лексики;
• построение оглавлений и указателей;
• просмотр перед печатью образа текста на экране, смена шрифтов печати.
Большинство современных редакторов текстов позволяют одновременно обрабатывать несколько документов или несколько частей одного документа, размещая их в разных окнах. Например, распространенный в России текстовый редактор Лексикон имеет 10 окон редактирования, MultiEdit позволяет одновременно обрабатывать до 100 документов.
Реализация функций редактирования строки символов в редакторах осуществляется клавишами редактирования (ВасkSрасе, Delete, Insert, <-, ->, Ноmе, Еnd). Для реализации остальных функций редактирования используются функциональные клавиши или меню.
В большинстве современных текстовых редакторов имеется справочная система, для вызова которой часто используется клавиша F1.
Текстовым процессором обычно называют мощный текстовый редактор, располагающий продвинутыми возможностями по обработке текстовых документов. Современные текстовые процессоры предусматривают множество дополнительных функций, позволяющих намного упростить набор и модификацию текстов, повысить качество отображения текста на экране, качество распечатки документов. Среди этих функций:
• форматирование символов (использование различных шрифтов и начертаний);
• форматирование абзацев (выравнивание по ширине страницы и автоматический перенос слов);
• оформление страниц (автоматическая нумерация, ввод колонтитулов и сносок);
• оформление документа (автоматическое построение оглавлений и указателей);
• создание и обработка таблиц;
• проверка правописания и т.д.
Таким образом, от понятия «простой текст как объект обработки текстового редактора» мы приходим к понятию «документ как объект обработки текстового процессора». Файл, представляющий собой документ, содержит, помимо алфавитно-цифровых символов, обширную двоичную информацию о форматировании текста, а также графические объекты. Например, текстовый процессор Microsoft Word позволяет создавать документы, включающие графические объекты, звук.
При выборе текстового редактора для работы нужно учитывать многие факторы: и сложность создаваемых документов, и масштаб (объемы) текстов, и требования к качеству документа на бумаге, и характер материалов (например, простой текст или таблицы, формулы, уравнения и т.п.).
Наиболее известные ныне редакторы текстов можно условно разделить «по специализации» на три группы:
• процессоры общего назначения (Лексикон, Microsoft Word, WordPerfect и др.);
• редакторы научных документов (ChiWriter, ТеХ и др.);
• редакторы исходных текстов программ (MultiEdit и встроенные редакторы систем программирования Ваsiс, Раsсаl, С и т.д.).
Разумеется, с помощью Лексикона можно подготовить и текст программы, а с помощью MultiEdit — документ общего назначения. «Специализация» редактора заключается в том, что в нем добавлены (или оптимизированы) функции, которые необходимы для обслуживания документов определенного типа. Например, MultiEdit позволяет выделять цветом смысловые сегменты исходных текстов программ, ChiWriter удобен для набора математических выражений и т.д.
Кроме того, особое место в группе пакетов, работающих с документами, занимают так называемые издательские системы — РаgеМаkеr, Ventura, QuarkXPress и др. Как правило, издательские системы специализируются на подготовке набранного документа к тиражированию (создание макета издания). Для набора текста удобнее применять текстовые процессоры (типа Microsoft Word), а для создания и редактирования иллюстраций — графические системы (типа CorelDRAW — векторные изображения или Adobe Photoshop — растровые изображения). Впрочем, издательские возможности процессора Word так велики, что почти любую книгу можно подготовить к печати, не прибегая к услугам издательских систем. Кстати, верстка данной книги выполнена в Microsoft Word.
2. Текстовый процессор Microsoft Word
Microsoft Word — это приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. Он является одной из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение сотен операций над текстовой и графической информацией. С помощью Word можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ — от простой за писки до оригинал-макета сложного издания.
Во-первых, Word дает возможность выполнять все без исключение традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:
• набор и модификацию неформатированной алфавитно-цифровой информации;
• форматирование символов с применением множества шрифтов True Туре разнообразных начертаний и размеров;
• форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);
• форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразных указателей);
• проверку правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.
Во-вторых, в процессоре Word реализованы возможности новейшей технологии связывания и внедрения объектов (ОLЕ), которая позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. Встроенные объекты можно редактировать средствами этих приложений.
В-третьих, Word — одна из первых общедоступных программ, которая позволяет выполнять многие операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам, и готовить полноценные оригинал-макеты для последующего тиражирования в типографии.
В-четвертых, Word — это уникальная коллекция оригинальных технологических решений, которые превращают нудную и кропотливую работу по отделке текста в увлекательное занятие. Среди таких решений — система готовых шаблонов и стилей оформления, изящные приемы создания и модификации таблиц, функции автотекста и автокоррекции, форматная кисть, пользовательские панели инструментов, макроязык и многие-многие другие.
Следует помнить, что Word использует графическую технологию и шрифты Тruе Туре, поэтому некоторые вопросы редактирования решаются в Word принципиально иначе, чем в простых текстовых редакторах. Например, для оформления абзацев, таблиц, рисунков используются линии, рамки, узоры и другие элементы графической природы, не имеющие аналогов в текстовом режиме.
Из-за того, что Word является слишком универсальной программой, он не лишен недостатков. Некоторые процедуры проще и быстрее выполнить в менее мощных, но более специализированных приложениях. Как считают многие пользователи, из-за своей универсальности Word имеет низкую производительность при наборе чернового текста (по сравнению с простыми редакторами). По замыслу разработчиков Word должен обслуживать сотни изощренных фантазий пользователя и потому выглядит иногда «тугодумом» при исполнении слишком простых функций. Если вы постоянно Заняты подготовкой крупных блоков сравнительно однородной текстовой информации (например, статей или брошюр на гуманитарные темы), вас вполне устроит описанный выше основной набор операций (ввод и модификация текста, работа с фрагментами, поиск и замена). А эти операции гораздо быстрее выполняет простой текстовый редактор (например,WordPad). Подготовленный текстовый файл можно затем форматировать средствами Word.
Другой «недостаток» Word — высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений и химических формул.
Кроме того, Word не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры (атласов, альбомов, журнальных обложек), а также доя редактирования высококачественных иллюстраций.
В зависимости от своих потребностей и мощности компьютера пользователь может выбрать один из нескольких вариантов установки Word: минимальный, выборочный, стандартный, полный.
Рассмотрим обработку документов в среде текстового процессора Word, входящего в состав пакета программ Microsoft Office 2000.
Ссылка на Word обычно находится в группе Microsoft Office Диспетчера программ или в пункте Программы Главного меню (Windows 95/98).
Запуск процессора Word. Для запуска текстового процессора Word вы можете воспользоваться любым из стандартных способов, например, щелкнув кнопку Пуск, и затем последовательно выбрав в Главном меню Windows пункты: Программы, Microsoft Word.
Общий вид окна приложения Word (совместно с окном документа) показан на рис.1. Помимо стандартных элементов окно может содержать дополнительные панели. Число панелей и набор инструментов в них можно изменять.
Особенностью интерфейса в программах, входящих в Microsoft Office 2000, является отображение только часто используемых команд и панелей инструментов. Меню можно легко развернуть, чтобы отображались все команды Office. После выполнения какой-либо команды она добавляется в сокращенное меню. Для, увеличения рабочего пространства панели инструментов располагаются в одной строке. При нажатии кнопки на панели инструментов эта кнопка добавляется на сокращенную панель инструментов.
Рис.1. Окно Microsoft Word
2.1. Основные элементы текстового документа
Работая с редактором Word, вы имеете дело с символами, словами, Строками и предложениями текста.
Символы, слова, строки, предложения. В позицию текстового курсора может быть введен любой символ (с кодом 32—255) из любого шрифта, подключенного к Windows. Символ — минимальная единица текстовой информации. Если для какого-то символа текущего шрифта нет клавиши (или вы не помните ее), например, «№», «ё», введите символ клавиши Alt + NNN, где NNN — десятичный код символа. Для вставки символа можно выбрать в меню Вставка команду Символ, затем выбрать вкладку Символы или Специальные символы, указать нужный символ и щелкнуть кнопку Вставить.
Слово — это произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с обоих концов служебными символами. Служебный символ — это пробел, точка, запятая, дефис и т.п. Строка — произвольная последовательность символов между левой и правой границей абзаца. Предложение — произвольная последовательность слов между двумя точками.
Абзац. В большинстве простых текстовых редакторов абзац — это группа смежных строк файла, первая из которых начинается с отступом (в начале строки находится несколько пробелов), а все последующие начинаются с отличного от пробела символа. Концом абзаца считается строка, за которой следует либо конец файла, либо строка с отступом.
В процессоре Word абзац — это просто произвольная последовательность символов, замкнутая символом «Возврат каретки» (код 13), который вводится нажатием Enter. Допускаются и пустые абзацы (одиночные символы «Возврат каретки»). Абзац — простейшее, но фундаментальное понятие Word. Абзац всегда начинается с новой строки, однако, в отличие от многих текстовых редакторов, Word не требует обязательного отступа вправо в первой (красной) строке абзаца. Первая строка может начинаться с отступом влево по отношению к остальным строкам абзаца («висячая строка»), с нулевым отступом или, как обычно, с отступом вправо.
Word фактически рассматривает абзац как поток текста в одну длинную «строку», размещая набранные слова в строке страницы и перенося слово на новую строку, если оно не уместилось в текущей.
2.2. Создание нового документа и задание параметров текста
Для создания нового документа в Word можно щелкнуть в панели инструментов «Стандартная» ярлычок .
Поставьте курсор в начало страницы и вводите текст. Для переключения языка вводимых символов (RU-EN) прижмите клавишу Alt и щелкните левую клавишу Shift. Чтобы быстро сменить язык, можно щелкнуть индикатор в правой части панели задач, указывающий текущий язык, а затем выбрать нужный язык из списка.
При вводе текста необходимо следовать основному стандарту редактирования. При этом для перехода на новую строку не нужно нажимать клавишу Enter. Когда набираемый текст достигает правого края абзаца, Word автоматически переходит на новую строку. При этом если необходимо, на новую строку будет перенесено либо последнее слово текущей строки, либо часть слова (если включен автоматический перенос). Закончив набор абзаца, нажмите клавишу Enter. В текстовом процессоре Word символ ¶, посылаемый в текст, при нажатии Enter является не концом строки, а концом абзаца. Если вы хотите перейти на новую строку в пределах абзаца, нажмите Shift + Enter.
Позиция ввода очередного символа отмечается текстовым курсором — мерцающей вертикальной чертой. Конец набранного текста (жирная горизонтальная черта) появляется в обычном режиме отображения и в режиме فтруктуры документа. Позиция текстового курсора называется также точкой вставки (insertion point). Эта точка определяет позицию документа, в которой появляются:
• копируемый (перемещаемый) фрагмент документа;
• содержимое буфера обмена при выполнении команды Правка-Вста-вить (Edit-Past);
• таблица, создаваемая в документе по команде Таблица-Добавить таблицу (Таblе-Insert ТаЫе...);
• рисунок, вставляемый в документ по команде Вставка-рисунок (Insert-Picture...) и другие объекты.
Структурный элемент документа, в котором находится текстовый курсор, называется текущим — текущее слово, текущий абзац, текущая страница и т.д.
В отличие от большинства текстовых редакторов Word позволяет выдавать на экран изображения непечатаемых символов (пробела, маркера конца абзаца, маркера конца ячейки, символа Таb). Пробел отображается небольшой черной точкой, маркер конца абзаца — символом ¶, маркер конца ячейки таблицы — символом ¤, табуляция — символом «→». При отделке текста эти символы помогают управлять размещением абзацев, переносами, форматированием ячеек таблиц и т.д. В панели инструментов «Стандартная» имеется флажок ¶, с помощью которого можно включить или выключить показ на экране всех непечатаемых символов. Рекомендуется выключать этот флажок перед печатью документа, перед составлением оглавления и указателей.
Перемещение по документу. Для перемещения по документу можно использовать мышь и клавиатуру. Перемещение по документу с помощью мыши осуществляется следующим образом:
Выделение текста и рисунков. Операции по копированию, переносу и удалению фрагментов текста выполняются с выделенным текстом (при этом выделенный фрагмент текста выглядит инверсным — белым на черном фоне). Текст выделяют с помощью клавиш перемещения курсора, удерживая прижатой клавишу Shift. Для выделения текста можно использовать те же сочетания клавиш, что и для перемещения курсора, нажав дополнительно клавишу Shift. Например, сочетание клавиш Ctrl + → перемещает курсор к следующему слову, а сочетание клавиш Ctrl + Shift + → выделяет текст от курсора до начала следующего слова.
Для выделения текста с помощью мыши установите курсор в начале выделяемого фрагмента, прижмите левую кнопку и перемещайте курсор мыши. В конце выделяемого фрагмента отпустите кнопку мыши. Можно для выделения фрагмента текста установить курсор мышки слева от текста (при этом курсор мыши приобретает форму стрелки, наклоненной вправо), затем прижать левую кнопку и перемещать курсор мыши вниз или вверх. В конце выделяемого фрагмента отпустить кнопку мыши. Фрагмент текста выделен.
Вставка символов. Часто бывает нужно вставить в текст символ, который отсутствует на клавиатуре. Для вставки специальных символов, букв национальных алфавитов и других нестандартных символов предназначена команда Символ (меню Вставка). Для быстрого ввода необходимых символов можно назначить сочетание клавиш. Например, чтобы вставить в текст знак «§», поместите курсор туда, куда необходимо вставить символ, затем в меню Вставка выберите команду Символ, а затем — вкладку Символы. Найдите на вкладке нужный символ и щелкните кнопку Вставить, как показано на рис.2.
Рис.2. Окно вставки символа
Если вы хотите, чтобы в последующих сеансах редактирования данный символ вставлялся нажатием комбинации клавиш, щелкнув кнопку Клавиша, откройте окно Настройка, активизируйте поле Новое сочетание клавиш и нажмите комбинацию клавиш, которая будет вставлять символ, например Alt + Р. Обратите внимание, чтобы данная комбинация клавиш не имела текущего назначения, т.е. не использовалась для задания другой команды. Если задаваемая вами комбинация клавиш уже имеет текущее назначение, то нажатием ESC отмените заданную комбинацию и назначьте другую комбинацию для вставки выбранного символа. Для назначения заданной комбинации клавиш щелкните кнопку Назначить и закройте окна Настройки. Закройте окно вставки символов, щелкнув кнопку Закрыть или нажав клавишу ESC.
Если в поле Шрифт окна Символ выбрать шрифт Wingdings или MonoTypesSorts, то можно будет вставить в документ символы типа:
Кроме того, специальный символ можно ввести, набрав его код на цифровой клавиатуре. Word также автоматически заменяет некоторые сочетания клавиш символами. Так, символы «—>» заменяются стрелкой.
Отмена выполненных операций. Работая с процессором Word, часто ошибаются не только начинающие, но и опытные пользователи. Иногда ошибку легко исправить вручную (например, заново ввести текст или удалить и заново вставить рисунок). Однако Word запоминает до 100 последовательных операций и позволяет одним щелчком мыши отменить почти любую выполненную команду (точнее, аннулировать результат команды). Командой считается всякая операция, которая изменяет текст в документе. Операция, которая меняет внешний вид текста на экране, но не изменяет содержимое документа (перемещение по тексту, выделение), командой не считается. А вот изменение шрифта, ввод символов, вставка рисунков — это команды.
Для отмены команды используется команда Отменить в меню Правка [Edit-Undo] (Отменить). Если выбрать эту команду, будет отменена последняя выполненная команда. Щелкнув еще раз, мы отменим предпоследнюю команду и т.д. Таким образом, вы как бы пропускаете кинопленку в обратном направлении.
Если вы отменили команду случайно, можете восстановить ее, щелкнув команду Вернуть. Этим щелчком вы как бы возвращаете кинопленку на кадр назад. Команду Отмена можно задать, используя ярлык Отменить в панели инструментов Стандартная.
Перемещение и копирование текста или рисунков. Допускается перемещать и копировать текст и рисунки в пределах одного документа, а также в другие документы и даже в другие приложения.
Для перемещения или копирования текста или рисунков на небольшое расстояние внутри окна выделите текст или рисунок, который необходимо переместить или скопировать, и с помощью мыши перетащите его на нужное место. Для копирования выделенного фрагмента при перетаскивании удерживайте прижатой клавишу Ctrl.
Для перемещения или копирования текста или рисунков на большое расстояние или в другой документ выделите текст или рисунок, который необходимо переместить или скопировать, затем, щелкнув правую клавишу мыши, вызовите контекстное меню (рис.3).
Рис.3. Контекстное меню
Для перемещения выделенного фрагмента выберите в меню команду Вырезать.
Для копирования выделенного фрагмента выберите в меню команду Копировать.
Если текст или рисунок следует скопировать в другой документ, перейдите в него.
Установите курсор туда, куда следует поместить текст или рисунок, и в меню выберите команду Вставить.
Копилка. Существует возможность перенесения нескольких объектов из разных частей одного или нескольких документов и вставки их единой группой в другое место документа с помощью копилки. Копилка накапливает объекты в виде элементов автотекста, так что их можно использовать для вставки неоднократно. Для изменения набора объектов в копилке необходимо ее предварительно очистить.
Для «накопления» выделите текст или рисунок, который следует поместить в копилку, а затем нажмите клавиши Сtrl + F3. Повторите этот шаг для каждого объекта, который следует поместить в копилку.
Для просмотра содержимого копилки выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем — команду Автотекст, после чего в списке элементов автотекста выберите Копилка. Содержимое копилки появится в поле Образец, как показано на рис.4.
Рис.4. Окно Автозамена с просмотром содержимого Копилки
Для вставки всей группы объектов, накопленных в копилке, установите курсор туда, куда следует вставить содержимое копилки. Для вставки содержимого копилки с ее одновременной очисткой нажмите клавиши Ctrl + Shift + FЗ. Если вы хотите сохранить содержимое .копилки, то для вставки содержимого копилки без ее очистка выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем — команду Автотекст, после чего из списка элементов автотекста выберите Копилка, а затем нажмите кнопку Вставить.
Поиск и замена текста. В процессе редактирования иногда требуется осуществить поиск текста, который часто выполняется затем, чтобы заменить его. В Word существует возможность поиска и замены текста, форматирования и специальных символов: символов абзаца (¶), полей, рисунков и т.п.
Для поиска текста выберите команду Найти в меню Правка или щелкните клавиши Сtr1 + F. В поле Найти введите искомый текст и нажмите кнопку Найти далее. Чтобы прервать поиск, нажмите клавишу ЕSС.
Для замены текста выберите в меню Правка команду Заменить. В поле Найти введите искомый текст, в поле Заменить на введите текст для замены. Щелкните кнопку Найти далее. Если данный текст будет найден, то поиск будет остановлен, а искомый текст будет выделен жирным начертанием. Щелкните кнопку Заменить для замены текста. Если вы хотите заменить все вхождения искомого текста, то щелкните кнопку Заменить все.
Для описаний сложного условия поиска включите флажок Подстановочные знаки в диалоговом окне поиска и введите образец поиска в поле Найти. Чтобы выбрать нужный подстановочный знак нажмите кнопку Специальный и выберите знак из списка. Подстановочные знаки можно вводить непосредственно в поле Найти.
2.3. Использование справки Microsoft Word
Microsoft Word имеет мощную справочную систему. Для вызова справки следует нажать F1 или щелкнуть в меню пункт «?». После этого на экран будет выведено окно справки, показанное на рис.5.
Рис.5. Окно справки Word 2000
Как видно из рисунка, окно справки Microsoft Word аналогично справке Windows 98 и носит гипертекстовый характер. Для изучения возможности и порядка использования справочной системы можно выбрать на вкладке Содержание раздел Получение справочных сведений, тему Получение справочных сведений во время работы, а далее выбрать в правой части окна нужную тему справки. Например, при щелчке на ссылке, «Получение справочных сведений из меню Справка», можно будет познакомиться с получением справочной информации из меню Справка редактора Word. Для возврата к предыдущему окну справки нужно щелкнуть кнопку Назад в панели инструментов окна справки. Для печати справки можно щелкнуть кнопку Печать в панели инструментов окна справки. Для изменения параметров окна справки щелкните кнопку Параметры. После изучения назначения различных компонентов справочной системы закройте окно справки.
2.4. Форматирование текста
С целью повышения информативности текста применяется его форматирование. Различают следующие основные атрибуты символов текста: гарнитура (рисунок символов), размер, начертание. Например, основной текст данной книги напечатан шрифтом Times New Roman, размер символов 11 пунктов (1 пункт = 1/72 дюйма). Можно задать параметры форматирования и затем вводить текст. Часто форматирование применяется к уже введенному тексту. Для задания параметров форматирования предназначены команды меню Формат. Для этих же целей используется и панель инструментов форматирования, назначение основных инструментов которой представлено на рис.6.
Рис.6. Назначение основных инструментов панели форматирования
Для применения форматирования к ранее введенному тексту необходимо его выделить, затем на панели инструментов Форматирование выбрать название шрифта в поле Шрифт, в поле Размер шрифта задать необходимый размер шрифта. Если нужно изменить начертание, то нажмите кнопку Ж (полужирный), К (курсив) или Ч (подчеркивание). Для задания цвета символов щелкните стрелку на ярлыке Цвет текста и в предложенной палитре выберите нужный цвет.
Если символам текста требуется придать особую выразительность, то применяются эффекты «Утопленный», «Приподнятый», «Контур» и «С тенью». Для их применения выделите текст, который необходимо отформатировать, затем в меню Формат выберите команду Шрифт. Выбрав в окне Шрифт вкладку Шрифт, включите необходимые параметры в группе Эффекты, как показано на рис.7.
Рис.7. Окно определения параметров форматирования символов
Щелкнув вкладку Интервал, Анимация, вы можете определить интервал между символами, а также выбрать вид эффекта анимации.
Кроме того, Word позволяет повернуть текст, растянуть его или разместить вдоль кривой. Далее будут описаны возможности компонента WordArt для создания фигурного текста.
Форматирование абзацев. При форматировании используются следующие атрибуты абзаца:
• отступ — изменение положения текста относительно левого и правого полей;
• отступ первой строки — положение текста в первой строке относительно левой границы абзаца;
• междустрочный интервал — величина расстояния между строками текста. По умолчанию используется одинарный междустрочный интервал. Выбранный междустрочный интервал появится между всеми строками текста в выделенном абзаце или в абзаце, содержащем место вставки.
Выравнивание — выравнивание выделенных абзацев относительно отступов.
Часто изменяемые атрибуты абзаца имеют ярлыки в панели форматирования:
Для изменения форматирования абзаца нужно установить курсор в абзац (при этом абзац является выделенным), воспользоваться инструментами в панели форматирования или в меню Формат выбрать команду Абзац.
В поле Выравнивание выбрать вариант выравнивания строк абзаца. В группе параметров Отступ ввести значения отступа абзаца от левого и правого поля страницы, определить положение текста в первой строке относительно левой границы абзаца (нет, Отступ, Выступ). Если выбрано положение первой строки с отступом или выступом, то в поле на: задать величину отступа. В группе Интервал определить значение интервала перед и после абзаца, выбрать величину междустрочного интервала. При этом вы имеете возможность оценить все изменения параметров абзаца, наблюдая, как изменяется положение текста абзаца в поле Образец.
Границы и заливка. Для выделения текста или абзаца текст используются границы, для повышения выразительности текста задний план заполняется каким-либо узором выбранного вами цвета.
Чтобы выделить абзац границей, сделайте щелчок в любом месте абзаца. Чтобы установить границу только для определенного текста, такого, как слово, выделите текст. Выберите команду Границы и заливка в меню Формат. Для получения подсказки о любом параметре нажмите кнопку с вопросительным знаком «?», а затем щелкните интересующий вас параметр диалогового окна.
На вкладке Граница выберите нужные параметры: вариант рамки, тип, цвет и толщину линии. Просмотрите в поле Образец выбранную схему оформления абзаца или текста. При этом вы можете щелчком кнопки включить или выключить границы. Убедитесь, что в списке Применить к выбран верный параметр (абзацу или тексту). Щелкнув кнопку Параметры, вы можете определить отступ границ от текста. Выбрав вкладку Заливка, определите цвет заливки, тип узора и цвет фона. Убедитесь, что в списке Применить к выбран верный параметр (абзацу или тексту).
Выбрав вкладку Страница, вы можете определить границы на странице. В поле Применить к определите диапазон применения границ на странице: ко всему документу, этому разделу и т.п.
Для вступления в силу заданных вами параметров оформления абзаца (текста) с границей и заливкой щелкните кнопку ОК. Для отмены нажмите клавишу ESC.
Для привлечения внимания читателя начало абзаца иногда оформляется буквицей. Для оформления буквицы установите курсор в абзац с текстом, затем в меню Формат выберите команду Буквица. В диалоговом окне Буквица выберите параметр В тексте или На поле, выберите шрифт, задайте высоту буквицы в строках и расстояние до текста и щелкните кнопку ОК.
2.5. Стили
Совокупность всех атрибутов оформления текста называется стилем. Стили задают внешний вид различных элементов текста в документе, например заголовков, надписей под рисунками и основного текста. Стили позволяют применить к абзацу или слову целую совокупность атрибутов форматирования за одно действие.
Если требуется изменить форматирование какого-то одного элемента текста, то достаточно изменить стиль, который был применен к этому элементу.
Стили значительно облегчают форматирование документа. Кроме того, с их помощью создаются структуры и оглавления.
Использование стилей, позволяя добиться единообразия оформления документа, в то же время обеспечивает возможность быстрого изменения форматирования текста во всем документе. Например, для того чтобы изменить размер символов основного текста во всем документе, форматированного стилем Обычный, не нужно выделять весь текст в документе, да и не получится, так как основной текст не является сплошным, некоторые участки текста оформлены другим стилем, например Заголовок1, и т.п. Для выполнения такой замены размера символов достаточно изменить стиль оформления и применить его, как во всех частях документа, оформленных данным стилем, тогда произойдет заданное вами изменение размера символов.
Стили также применяются для создания оглавления и структур. Например, при выборе команды Оглавление и указатели в меню Вставка Word автоматически создают оглавление документа на основе заголовков.
Текущий стиль форматирования текста отображается в поле списка стилей в панели инструментов Форматирования.
Чтобы применить стиль абзаца, поместите курсор в любое место абзаца или выделите несколько абзацев, которые требуется отформатировать. Чтобы применить атрибут символа (например, полужирный или курсив) из стиля абзаца, а также стиль символа, выделите текст, который нужно отформатировать. Чтобы быстро применить стиль, выберите стиль абзаца или символа в поле Стиль на панели инструментов Форматирование.
Больше возможностей в применении стиля предоставляет пользователю команда Стиль в меню Формат. В открывшемся затем окне Стиль выберите нужный стиль в списке Стили, а затем нажмите кнопку Применить. Если нужный стиль отсутствует в списке, выберите другую группу стилей в поле Список.
Имена стилей абзацев перед названием содержат символ абзаца (¶); отличительной особенностью стилей символов является значок в виде подчеркнутой буквы «а», как показано на рис.8.
Рис.8. Диалоговое окно выбора стиля
Если необходимо изменить стиль, то, вызвав окно Стиль, в поле Стили выберите стиль абзаца, за которым требуется назначить следующий стиль, а затем нажмите кнопку Изменить, чтобы раскрыть окно Изменение стиля. Нажмите в этом окне кнопку Формат, а затем выберите атрибут текста, например Шрифт, который требуется изменить. Измените выбранный атрибут и нажмите кнопку ОК, а затем измените таким же образом остальные атрибуты стиля. Для применения стиля нажмите кнопку Применить.
Копирование форматирования. Microsoft Word имеет возможность копирования форматирования символов и абзацев. Для этого вначале выделите текст, в котором содержится нужное форматирование, и нажмите кнопку Формат по образцу. После этого курсор мыши приобретет вид кисточки. Укажите курсором мыши текст, к которому следует применить форматирование, и щелкните левую кнопку мыши.
Если нужно перенести выделенное форматирование на несколько фрагментов, то дважды щелкните кнопку Формат по образцу. После копирования форматирования повторно нажмите кнопку мыши при завершении работы.
2.6. Автоматическое форматирование документов и сообщений
Word помогает создать привлекательный и легко читаемый документ. Word проводит анализ использования каждого абзаца в документе (например, абзац является заголовком или элементом нумерованного списка), затем к каждому элементу применяет соответствующий стиль. При этом автоматически форматируются как гиперссылки адреса Интернета, сетей и электронной почты, к частям документа, выделенным звездочками (*) и знаками подчеркивания, применяется полужирный или подчеркнутый шрифт соответственно, два дефиса (- -) заменяются длинным тире ( — ) и т.д. По умолчанию при первом запуске программы Word автоформатирование включено. Для изменения настройки автоформатирования выберите команду Автозамена в меню Сервис, а затем — вкладку Автоформат при вводе и задайте нужные параметры. Для получения сведений о любом параметре нажмите кнопку с вопросительным знаком, а затем щелкните этот параметр.
2.7. Разметка страницы
Страница имеет следующие структурные элементы:
• основной текст;
• верхний и нижний колонтитулы;
• сноски.
Основной текст страницы — это строки и абзацы, таблицы и рисунки. Некоторые из абзацев могут быть заголовками; рисунки могут иметь подписи.
Колонтитул — это «скользящий» по страницам текст, который размещается в верхней или нижней части страницы и содержит некоторую информацию, которая как-то идентифицирует данный документ (номер раздела, название документа или раздела, дату, марку фирмы и т.п.). В колонтитул входит номер страницы. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой странице документа. В этой книге заданы разные колонтитулы для четной и нечетной страницы, а на первой странице каждой главы колонтитул отсутствует.
Чтобы вставить и отредактировать колонтитулы, необходимо выбрать команду Вид-Колонтитулы. После этого на экран будет выведена панель инструментов настройки колонтитулов и откроется окно редактирования колонтитула (рис.9).
Рис.9. Панель инструментов настройки колонтитулов
Назначение инструментов панели показывает всплывающая подсказка. После завершения редактирования колонтитулов щелкните кнопку Закрыть.
Сноска — это примечание к тексту, которое может находиться либо в нижней части страницы (обычная), либо в конце документа (концевая). Каждая сноска помечается либо автоматически (порядковым номером со сквозной нумерацией — 1, 2, ...), либо пометкой по вашему выбору (например, звездочкой или номером). Сноска и ссылка на нее (т.е. номер или пометка) также имеют стиль оформления.
Чтобы вставить сноску, необходимо в меню Вставка выбрать команду Сноска, затем в окне Сноски определить вид сноски, обычная или концевая, задать нумерацию. Для выбора дополнительных параметров сноски щелкните кнопку Параметры. Для завершения создания сноски щелкните кнопку ОК. Чтобы отредактировать сноску, надо в меню Вид выбрать команду Сноски.
У страницы документа имеются следующие параметры:
• размер бумажного листа, на котором будет напечатан документ;
• ориентация листа: книжная, когда высота листа бумаги больше его ширины, или альбомная (высота листа меньше его ширины);
• поля — расстояние от края страницы до текста (сверху, внизу, справа, слева);
• положение колонтитулов от края страницы;
• способ вертикального выравнивания текста между верхним и нижним полями.
Для определения параметров страницы выберите в меню Файл команду Параметры страницы. Вы можете уточнить назначение того или иного элемента диалогового окна Параметры страницы, используя кнопку «?» для вызова всплывающей подсказки.
Выбрав в окне Параметры страницы вкладку Размер бумаги, определите размер бумажного листа и его ориентацию. На вкладке Поля вы можете определить расстояния от края бумаги до текста, задать ширину переплета, положение колонтитулов, а также включить опцию Зеркальные поля, чтобы при печати на обеих сторонах листа внешние и внутренние поля страниц, образующих разворот, имели одинаковую ширину. В поле Применить выберите диапазон применения заданных параметров и для вступления их в силу щелкните кнопку ОК.
Основные параметры страницы можно изменить и в режиме разметки или предварительного просмотра. Для изменения левого и правого полей страницы укажите на границу поля на горизонтальной линейке (рис.10).
Рис.10. Изменение правого поля страницы
Когда указатель примет вид двусторонней стрелки, мышью перетащите границу поля. Аналогично, для изменения верхнего и нижнего полей страницы укажите на границу поля на вертикальной линейке. Когда указатель примет вид двусторонней стрелки, перетащите границу поля.
Примечание. Чтобы изменить параметры страницы лишь для части документа, выделите соответствующие страницы, а затем вызовите диалоговое окно Параметры страницы. Определив нужные параметры, из списка Применить выберите параметр К выделенному тексту. До и после выделенных страниц будут автоматически вставлены разрывы раздела. Если документ уже разбит на разделы, щелкните нужный раздел или выделите несколько разделов, а затем измените параметры страницы.
2.8. Добавление фона
Чтобы сделать документы более привлекательными, Word позволяет использовать различные виды фона, в том числе текстурную заливку. Следует учесть, что фон будет виден только в режиме просмотра Электронный документ. В качестве фона можно использовать различные рисунки. Для задания фона в меню Формат выберите команду Фон и в палитре цветов можно выбрать цвет фона. Если вы хотите определить цвет, фона, отсутствующий в палитре, то выберите вариант Дополнительные цвета и в окне Цвета выберите нужный цвет. Если вы хотите определить текстуру фона или выбрать в качестве фона какой-либо рисунок, то выберите вариант Способы заливки, затем в окне Заливка определите нужный вам вариант заливки или рисунок фона.
Word позволяет создать подложку, которая будет видна в напечатанном документе как «водяные знаки». Включение в документ рисунков и использование их в качестве подложки мы рассмотрим далее.
2.9. Отображение обрабатываемого документа на экране
В отличие от стандартного текстового файла, документ Word может иметь довольно сложную структуру: каждая страница, помимо основного текста, может содержать верхние и нижние колонтитулы, сноски, рисунки, таблицы и т.п.
В зависимости от задачи, которую вы решаете в данный момент, можно выбрать один из четырех вариантов представления документа в окне Word (рис.11):
• Обычный режим;
• режим Электронный документ;
• режим Разметка страницы; режим Структура документа.
Какие режимы отображения использовать? Наиболее универсальным является режим Разметка страницы.
Рис.11. Изменение режима отображения документа в окне Word
В этом режиме вы видите документ именно таким, каким он появится на бумаге после распечатки, поэтому редактирование документа с включением в него графических объектов, таблиц целесообразно вести именно в режиме разметки страницы; более того, некоторые элементы документа (например, колонтитулы, буквицы, кадры, рисованные объекты) можно вставлять только в этом режиме.
Основной недостаток режима Разметка страницы — низкая производительность, особенно при прокрутке документа и вводе символов, поэтому при черновом наборе больших участков текста необходимо установить режим Обычный. Скорость Word при этом заметно повышается, однако в этом режиме вы не видите ни колонтитулов, ни сносок, ни номеров страниц (границей раздела между страницами служит пунктирная черта). Обычный режим устанавливается по умолчанию.
Чтобы изменить режим отображения, необходимо воспользоваться любым из способов:
• выбрать пункт меню Вид и щелкнуть мышью на одной из четырех команд: Обычный, Электронный документ, Разметка страницы или Структура (эти команды образуют группу полей выбора);
• щелкнуть мышью на любой из четырех кнопок в группе полей выбора в левой части горизонтальной полосы прокрутки окна документа.
Режим Структура документа следует устанавливать только в одном случае: при форматировании заголовков документа.
Режим Электронный документ — новая функция Word, появившаяся в Microsoft Office 97. В Microsoft Word 2000 эта функция носит название Web-документ. Она изменяет разметку страницы для упрощения процесса чтения документа на экране. Текст при этом печатается более крупными буквами, а длина строки изменяется, чтобы полностью умещаться на экране.
Масштаб изображения документа. Word позволяет также установить масштаб изображения документа на экране. Масштаб изображения можно указать в процентах, причем 100% означают нормальный размер элементов, 200% — вдвое увеличенное изображение, 50% — вдвое уменьшенное изображение.
Для установки масштаба можно использовать поле Масштаб с раскрывающимся списком в панели инструментов Стандартная. После щелчка мышью на кнопке Масштаб раскрывается окно списка вариантов масштаба изображения документа, как показано на рис.12. Выбрав в этом списке нужный вариант, вы получите изображение документа с указанным масштабом.
Рис.12. Поле масштаб
Более широкие возможности для выбора масштаба предоставляет команда Масштаб в меню Вид. После выбора этой команды на экране раскрывается окно, в котором можно задать опции масштабирования.
Какой выбрать масштаб? Безусловно, удобнее всего такое изображение, при котором вся строка страницы видна на экране. Обратите внимание на два часто используемых варианта, предусмотренные в списке масштабирования: по ширине страницы (Page With) и целая страница (Whole Page).
Первый вариант позволяет видеть на экране всю строку страницы, а второй — всю страницу целиком.
Если вы хотите увидеть на экране несколько страниц документа, то, выбрав опцию несколько страниц и щелкнув кнопку с изображением нескольких страниц на экране, выберите нужное количество страниц, как показано на рис.13.
Рис.13. Окно выбора масштаба изображения документа
Чтобы вывести на экран возможно большую часть документа, можно переключиться в полноэкранный режим. В этом режиме на экран не выводятся отвлекающие внимание элементы экрана, такие, как панели инструментов и полосы прокрутки. Для переключения в полноэкранный режим в меню Вид выберите команду Во весь экран.
3. Операции с файлами документов
Сохранение документа на диске. Для сохранения документа на диске выберите в меню Файл пункт Сохранить как или щелкните мышью по кнопке Сохранить в панели инструментов Стандартная. В диалоговом окне записи файла откройте нужную папку (например, Новая папка), затем в поле имя файла задайте название документа (например, Пример файла), в поле Тип файла выберите тип документа и щелкните кнопку Сохранить (рис.14).
Рис.14. Диалоговое окно сохранения файла
Вы можете сохранить документ Word как Web-страницу, для чего выберите команду Сохранить как Web-страницу в меню Файл, а затем найдите и откройте нужную папку, введите имя документа в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
Просмотр документа перед печатью. Чтобы увидеть, как будет выглядеть каждая страница созданного вами документа при печатана бумаге, перейдите в режим предварительного просмотра. Для этого в меню Файл выберите команду Предварительный просмотр или щелкните соответствующую кнопку в панели инструментов Стандартная. После этого в окне Word будет выведено изображение страницы документа так, как она будет напечатана на установленном в системе принтере, а под строкой меню будет выведена панель инструментов просмотра. Для уточнения назначения каждого инструмента можно воспользоваться всплывающей подсказкой.
Если вы хотите увидеть в режиме предварительного просмотра сразу несколько страниц документа, то, щелкнув мышью кнопку Несколько страниц в панели инструментов просмотра, как показано на рис.15, выберите нужное количество страниц и отпустите кнопку мыши. После этого в окне Word будет выведено изображение заданного вами количества страниц документа. Например, на рис.16 документ просматривается перед печатью сразу на четырех страницах.
Рис.15. Выбор числа страниц
Если щелкнуть мышью на документе в режиме предварительного просмотра, то курсор мыши приобретает форму лупы. Если в лупе изображен знак «+», то щелчок мыши по странице документа увеличивает масштаб ее изображения до 100%. После этого в лупе изображен знак «-», и при повторном щелчке мышью на странице документа масштаб изображения документа становится первоначальным. Вы можете убрать с экрана изображение элементов окна Word, оставив только изображение документа. Для этого вы должны щелкнуть кнопку Во весь экран. Отменить полноэкранный режим можно, щелкнув клавишу ESC.
Рис. 10.16. Просмотр документа перед печатью
Если вы хотите внести изменения в документ в режиме предварительного просмотра, то откройте страницу, подлежащую редактированию, увеличьте масштаб ее изображения и щелкните кнопку Увеличение в панели инструментов просмотра. Когда указатель изменит вид с лупы на обычный текстовый указатель, внесите необходимые изменения в документ. Чтобы восстановить прежний масштаб изображения, нажмите кнопку Увеличение, а затем щелкните документ.
Если последняя страница документа содержит всего несколько строк текста, можно попытаться уменьшить число страниц в документе, нажав кнопку Подгонка страниц в режиме предварительного просмотра.
Уменьшение числа страниц достигается за счет уменьшения размера шрифтов, используемых в документе. Так как не существует быстрого способа восстановить исходные размеры шрифтов после сохранения и закрытия документа, поэтому после выполнения уменьшения числа страниц просмотрите изменения, внесенные при подгонке страниц, и, если они вас не устраивают; немедленно выберите команду Отменить подгонку страниц в меню Правка.
Чтобы выйти из режима предварительного просмотра, нажмите кнопку Закрыть.
Печать документа. Для вывода созданного документа на печать включите принтер, заправьте бумагу. Можно напечатать документ, щелкнув мышью по кнопке Принтер в панели инструментов Стандартная или в режиме просмотра, щелкнув кнопку Печать в панели инструментов просмотра. После этого принтер выполнит печать документа с заранее установленными параметрами.
Если вы хотите при печати документа определить параметры печати, отличающиеся от установленных по умолчанию, то для печати документа выберите в меню Файл команду Печать. В диалоговом окне Печать выберите принтер, выберите часть печатаемого документа и задайте номера печатаемых страниц или все страницы, количество копий (по умолчанию — 1 экземпляр).
Для определения дополнительных параметров качества печати щелкните кнопку Свойства. В окне Свойства: принтер, выбирая вкладки Качество, Изображение, Бумага и др. (их состав может отличаться в зависимости от выбранного принтера), просмотрите и переустановите параметры настроек принтера.
Для вступления в силу внесенных изменений параметров печати щелкните кнопку ОК в окне Свойства: принтер. Для печати документа с установленными параметрами щелкните мышью по кнопке ОК в окне Печать.
Просмотр состояния принтера и печатаемых документов. Как только вы запускаете процесс печати, рядом с часами на панели задач Windows 95/98 появляется значок принтера. Для просмотра состояния принтера и печатаемых документов дважды щелкните мышью этот значок. После этого на экране раскроется окно состояния принтера со списком печатаемых документов (рис.17).
Рис.17. Окно состояния принтера
Если вам необходимо остановить печать документа, то в окне состояния принтера укажите этот документ, а затем в меню Документ выберите команду Отменить печать. Для получения подробных сведений о печати вызовите окно справки Word, на вкладке Содержание выберите тему Печать, в ней выберите Печать документов. Дважды щелкая мышью на нужном разделе, просмотрите справочную информацию. По окончании изучения справочной информации закройте окно справки.
Открыть ранее созданный документ. Диалоговое окно Открытие документа Word позволяет открывать документы, располагающиеся в различных областях. Можно открывать документы, хранящиеся на жестком диске компьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ. Кроме того, можно открывать документы в сети.
Для того чтобы открыть документ на диске выберите в меню Файл пункт Открыть или щелкните мышью по кнопке Открыть в панели инструментов Стандартная. В панели Открытие документа откройте папку, в которой содержится документ (чаще всего документы записываются в папку «Мои документы»), укажите нужный файл и щелкните мышью по кнопке Открыть.
Рис.18. Окно преобразования файла
Если документ был ранее сохранен в файле формата, отличающегося от Word, то Word выполняет преобразование файла в свой формат.
Для контроля за таким преобразованием в параметрах настройки Word (меню Сервис, команда Параметры, вкладка Общие) должна быть включена опция Подтверждать преобразование при открытии. Если эта опция включена, то на экран выводится окно подтверждения преобразования файла, показанное на рис.18. В этом окне нужно указать тип открываемого документа и щелкнуть ОК.
4. Использованиеဠграфических объектов
Как было описано ранее, файл, представляющий собой документ Word, содержит, помимо алфавитно-цифровых символов, информацию о форматировании текста, графические объекты. В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в составе Clip Gallery. Clip Gallery содержит большое количество профессионально выполненных рисунков, предназначенных для оформления документов: от географических карт до изображений людей и от зданий до театральных занавесов.
Найти нужный рисунок очень просто. Для этого выберите в меню Вставка команду Рисунок, команду Картинки, а затем — вкладку Графика или Картинки. Clip Gallery предоставляет возможность поиска рисунка с необходимыми характеристиками, а также имеет собственную справочную систему, содержащую сведения о добавлении, обновлении и изменении рисунков. Для поиска необходимого рисунка или получения дополнительных сведений нажмите кнопку Справка на вкладке Графика или Картинки.
Также существует возможность вставки рисунков и отсканированных фотографий из других программ и файлов. Для вставки рисунка из другой программы выберите команду Рисунок в меню Вставка, а затем — команду Из файла. После этого в окне Добавить рисунок найдите папку с рисунком, укажите рисунок и щелкните кнопку Добавить. Для поиска нужного файла щелкните кнопку Отбор и в диалоговом окне Расширенный поиск файлов определите условие поиска (например, для поиска всех файлов, в имени которых присутствует слово ореn, введите это слово в поле Значение, как показано на рис.19).
Рис.19. Определение условия поиска файлов рисунков
Для выполнения поиска щелкните кнопку Найти. После этого в окне Добавить рисунок будет выведен список найденных файлов. Выделите нужный и щелкните кнопку Добавить. Кстати, таким образом добавлено в документ данной книги большинство рисунков.
Microsoft Word имеет встроенные средства для создания и редактирования рисунков. Для отображения в окне Word панели инструментов рисования щелкните кнопку Рисование в панели инструментов Стандартная. На панели инструментов рисования расположены инструменты для рисования, управления и форматирования всех видов графических объектов (рис.20).
Рис.20. Назначение инструментов Панели рисования
Назначение большинства инструментов этой панели интуитивно понятно, их названия и назначения можно просмотреть с помощью всплывающей подсказки.
При выделении рисунка на экране появляется панель инструментов Настройка изображения, которую можно использовать для обрезки изображения, добавления границ, регулировки яркости и контрастности, а также для использования рисунка в качестве подложки (рис.21).
Рис.21. Настройка изображения
Word 2000 предоставляет возможность добавить или удалить кнопки на панель инструментов рисования.
Для создания рисунка Microsoft Word выберите в меню Вставка команду Объект, а затем — вкладку Создание. Из списка Тип объекта выберите тип Рисунок Microsoft Word. C помощью панели инструментов Рисование вставьте и отредактируйте нужные графические объекты. По окончании работы выберите в меню Файл команду Закрыть и вернуться.
Графический объект можно преобразовать в подложку. Для этого, щелкнув мышью на рисунке, вызовите панель инструментов Настройка изображения. Щелкнув кнопку Изображение на панели инструментов Настройка изображения в меню, выберите Подложка, как показано на рис.22.
Рис.22. Преобразование рисунка в подложку
При желании здесь же можно выполнить настройку яркости и контрастности рисунка. Чтобы изменить обтекание рисунка текстом, выберите вкладку Обтекание и задайте другие параметры в группе Обтекание.
Чтобы добавить текст, прикрепленный к графическому объекту (кроме линий), выделите этот объект, а затем введите нужный текст. Для добавления текста в любое место страницы, в том числе и на графический объект, выберите в панели инструментов Рисования инструмент Надпись и растяните рамку надписи, после чего введите текст. Для изменения формата текста надписи выделите ее, выберите команду Шрифт в меню Формат и задайте нужные параметры.
Поворот текста осуществляется путем выбора соответствующего параметра в диалоговом окне Направление текста (меню Формат). Так как надписи являются графическими объектами, для изменения их границ, фона и других параметров используйте панель инструментов Рисование.
Рис.23. Панель инструментов редактирования фигурного текста
Для создания фигурного текста используйте кнопку Добавить объект Word Art на панели рисования. При этом на экране развернется панель инструментов редактирования, показанная на рис.23. По сравнению с предыдущими версиями в Word 2000 появились новые возможности: добавление объема, текстурные заливки и др.
5. Таблицы Microsoft Word
Microsoft Word имеет возможность разместить информацию на листе в сложном формате, включив ее в ячейки таблицы. Таблица состоит из толбцов и строк. Основной структурный элемент таблицы — ячейка, т.е. фрагмент документа на пересечении столбца и строки. Ячейку таблицы можно считать «микродокументом» — это обычный фрагмент документа, который подчиняется почти всем законам «нормального» текста. Ячейка может состоять из нескольких строк (абзацев), может содержать рисунки и рисованные объекты; текст ячейки можно форматировать по обычным правилам (включая выравнивание). Однако ячейка не может содержать другую таблицу.
Можно создать новую чистую таблицу и заполнить пустые ячейки, либо можно преобразовать существующие абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу. Можно также создать таблицу на основе существующего источника данных, такого как база данных или электронная таблица. Кстати, табличная информация в данной книге оформлена с помощью таблиц Word.
Наиболее быстрый путь создания простой таблицы -— щелкнуть кнопку Добавить таблицу в панели инструментов Стандартная, а затем, перетащив курсор мыши по сетке, указать нужное число строк и столбцов. Можно преобразовать существующий текст в таблицу, для чего сначала нужно выделить его, а затем выбрать в меню Таблица команду Преобразовать в таблицу.
С помощью новой команды Нарисовать таблицу в панели инструментов Стандартная можно легко создать более сложную таблицу — например такую, которая содержит ячейки разной высоты или различное количество столбцов на строку — метод, сходный с рисованием таблицы от руки.
Для выделения элементов в таблице используются следующие способы:
|
Объект |
Способ выделения |
|
Ячейка |
Щелкните левую границу ячейки |
|
Строка |
Щелкните левую границу строки |
|
Столбец |
Щелкните верхнюю часть столбца таблицы или границу |
|
Несколько ячеек, строк или столбцов |
Переместите указатель при нажатой кнопке мыши через ячейку, строку или столбец, или выделите одну ячейку, строку или столбец, а затем, удерживая клавишу Shift, щелкните другую ячейку строку или столбец |
|
Текст в соседней ячейке |
Нажмите клавиши Tab |
|
Текст в предыдущей ячейке |
Нажмите клавиши Shift + Tab |
|
Вся таблица |
Щелкните таблицу, а затем нажмите Alt + 5 на цифровой клавиатуре при выключенной клавише NumLock |
Для обращения к ячейке таблицы применяется способ именования, знакомый всем с детской игры в «морской бой»: строки нумеруются цифрами (1,2,3,...); столбцы нумеруются буквами (А, В, С, В, Е, Р,...).
Над числовым содержимым ячеек таблицы возможно выполнение простейших вычислений. Запись формулы начинается со знака «=». Для записи формулы в ячейку выделите ячейку, в которую будет помещен результат. Выберите команду Формула в меню Таблица. Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула. В списке Вставить функцию выберите функцию. Например, для складывания чисел выберите Sam, затем укажите операнды через запятую (например, А1,В2) или задайте диапазон ячеек-операндов (например, А2:G4).
Основные операции с таблицами рассмотрим на примере.
1. Создать таблицу «Ведомость успеваемости Петрова Васи в 1 четверти» (рис.24).
Рис.24. Исходная таблица
2. Вставить строку с предметом Информатика перед химией, для чего выделить строку с записью Химия и в меню Таблица выбрать команду Добавить строку. Ввести название предмета Информатика в новую строку. Изменить ширину столбца с названиями предметов, чтобы название предмета Информатика умещалось в нем (рис.25).
Рис.25. Таблица с добавленными и выровненными строками,
столбцами и заполненная оценками
3. Вставить столбец для оценок перед столбцом Средний балл, для чего выделить столбец с записью Средний балл и в меню Таблица выбрать команду Добавить столбец.
4. Уменьшить ширину столбцов, для чего, установив указатель мыши на правую границу столбца, прижать левую кнопку мыши и оттащить границу столбца левее, тем самым уменьшая ширину столбца. Выполнить для всех столбцов, кроме столбца с названием предметов.
5. Выровнять ширину столбцов с оценками, для чего выделить столбцы, в которых будут оценки и средний балл, затем в меню Таблица выбрать команду Выровнять ширину столбцов.
6. Объединить ячейки в верхней строке в столбцах оценок и выровнять текст заголовка Оценки по центру.
7. Объединить 5 левых ячеек в нижней строке.
8. Выровнять все строки по высоте, для чего, выделив все строки в меню Таблица, выбрать команду Выровнять высоту строк.
9. Заполнить ячейки оценок примерными данными.
10. Для расчетов среднего балла по каждому предмету указать ячейку, в меню Таблица выбрать команду Формула. В окно Формула ввести формулу расчета среднего значения диапазона данных (b2:e2).
= АVЕRАGЕ(b2:е2) (рис.26).
Рис.26. Запись формулы
Аналогично задать формулы для вычисления среднего балла по каждому предмету.
11. Для расчетов среднего балла успеваемости по всем предметам задать формулу = АVЕRАGЕ(b2:е5)
В результате должна получиться таблица, показанная на рис.27.
Рис.27. Таблица с результатами расчетов
12. Отформатировать таблицу, для чего, выделив таблицу, в меню Таблица выбрать команду Автоформат, а затем в окне Автоформат таблицы, как показано на рис.28, выбирая в поле Форматы вариант форматирования таблицы, в поле Образец просматривать, как будут выглядеть таблицы с таким вариантом оформления. Завершите выбор варианта форматирования, нажав клавишу ОК.
Рис.28. Окно выбора варианта формата таблицы
Если нужно удалить из таблицы ячейку, строку или столбец, то следует выделить удаляемый элемент, затем в меню Таблица выбрать команду Удалить (ячейки, строки, столбцы). При удалении ячеек выбрать нужный параметр: со сдвигом влево, со сдвигом вверх, удалить всю строку, удалить весь столбец.
6. Поля
В документах Word предусмотрен особый структурный элемент — поле (field). Информация, которая вводится в поля, служит специальным целям. Например, если вы введете в строку текста поле Date, на месте этого поля при открытии документа будет автоматически появляться текущая дата. Если вы введете в строку поле index, Word автоматически включит значение этого поля (которое вы наберете или укажете) в предметный указатель.
Любое поле можно ввести с помощью команды Поле в меню Вставка, однако для наиболее важных типов полей (например, для номера страницы, даты, оглавления и предметного указателя) предусмотрены отдельные команды в пункте меню Вставка, например, Номера страниц, Дата и время, Оглавление и указатели.
С помощью переключателей на вкладках Вид и Печать окна команды Параметры меню Сервис вы можете выдать поля на экран и (или) на печать. Следует различать код поля и значение поля. Поле выдается на экран и печать в фигурных скобках, причем сначала указывается код, а затем значение поля, например: ХЕ «Окно: документа». С помощью полей ведется, в частности, непосредственный обмен данными в приложениях Windows.
Для вставки поля щелкните то место документа, куда следует вставить специальные переменные данные (номер страницы, текущую дату и т.п.). Выберите в меню Вставка команду Поле, как показано на рис.29.
Рис. 10.29. Меню Вставка с командами вставки различных полей
В диалоговом окне Поле укажите категорию, а затем выберите имя поля. Чтобы добавить ключи и другие параметры к коду поля, нажмите кнопку Параметры.
Для получения сведений об определенном поле или параметре выберите имя поля или параметр, а затем нажмите клавишу F1. Для вставки поля щелкните кнопку ОК.
2. Чтобы отобразить или скрыть коды всех полей документа, нажмите клавиши Alt + F9.
7. Проверка правописания
В текстовом процессоре Microsoft Word 2000 имеются мощные средства проверки правописания и правки текста.
Проверка на наличие орфографических и грамматических ошибок выполняется одновременно по ходу ввода текста и возможные ошибки выделяются прямо в документе. При этом автоматически предлагаются возможные варианты правильного написания. Для вывода списка вариантов следует щелкнуть выделенный текст правой кнопкой мыши. По желанию пользователя при проверке орфографии пропускаются слова, состоящие из прописных букв и/или содержащие цифры, а также пропускаются имена файлов и адресов Интернета.
Существуют два способа проверки правописания:
• по мере ввода текста с пометкой возможных орфографических и грамматических ошибок; для исправления ошибки вызовите контекстное меню и выберите правильный вариант написания;
• после завершения работы можно проверить документ на наличие орфографических и грамматических ошибок; обнаруженную ошибку исправляют после чего поиск ошибок продолжается.
Для выполнения проверки документа на наличие орфографических и грамматических ошибок перейдите в начало документа и щелкните кнопку Правописание в панели инструментов Стандартная или в меню Сервис выберите команду Правописание. Можно запустить контроль правописания документа, щелкнув клавишу F7. При обнаружении ошибки на экран будет выведено окно с сообщением об ошибке и вариантами правильного правописания (рис.30).
Рис.30. Окно сообщения об ошибке при проверке правописания
Внимательно прочитайте текст в окне Нет в словаре, в окне Варианты прочитайте список вариантов исправления выделенной ошибки. Для получения сведений о любом параметре нажмите кнопку с вопросительным знаком, а затем щелкните этот параметр. При нахождении возможных ошибок правописания внесите соответствующие исправления в диалоговом окне Правописание. Возможно также непосредственное исправление ошибки в документе.
Настройка параметров проверки правописания. Настройка параметров проверки правописания позволяет добиться оптимального соотношения между строгостью и скоростью проверки, а также позволяет подключить специальные словари. Например, при необходимости проверки орфографии в тексте с техническими терминами или иностранными словами, которые не распознаются программой проверки орфографии, используйте вспомогательные или дополнительные словари. Чтобы задать предпочтительный вариант правописания отдельных слов, можно воспользоваться словарем исключений.
Для проверки орфографии в иностранном тексте следует предварительно установить словарь для соответствующего языка. После этого необходимо пометить требуемый текст, как текст данного языка. В ходе проверки орфографии Word автоматически подключает необходимые словари, когда встречает текcт, помеченный таким образом. Для настройки проверки орфографии и ускорения этого процесса для каждого используемого языка можно создать отдельный вспомогательный словарь и словарь исключений.
8. Оглавление и указатели
Microsoft Word обеспечивает возможность автоматического формирования оглавления — списка разделов документа с указанием номеров страниц.
Первым этапом создания оглавления является применение встроенных стилей заголовков («Заголовок 1—9») к заголовкам, которые следует включить в оглавление. При желании вместо встроенных стилей заголовков можно использовать стили структуры или пользовательские стили. Кроме того, в оглавление можно включить внедренные заголовки (несколько первых слов абзаца, оформленных специальным образом).
Для вставки оглавления нужно выбрать в меню Вставка команду Оглавление и указатели, затем открыть вкладку Оглавление, в поле Форматы выбрать вариант оформления оглавления, выбрать число уровней заголовков, включаемых в оглавление, задать вариант заполнителя. Для определения дополнительных параметров оглавления щелкнуть кнопку Параметры. В окне Параметры оглавления можно определить доступные стили, на основе которых формируется оглавление, и указать их уровень. Завершить редактирование параметров и закрыть окно Оглавление и указатели. После этого будет собрано оглавление: Word найдет все заголовки, оформленные указанными стилями, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.
Созданное оглавление удобно использовать для быстрого перемещения по документу, просматриваемому на экране: для перехода к любому заголовку документа достаточно щелкнуть соответствующий ему *номер страницы в оглавлении.
Указатель — алфавитный список определяемых автором ключевых слов с указанием номеров страниц, на которых они упоминаются в документе. В указатель могут быть включены слова, фразы, символы, ссылки на фрагменты текста, занимающие несколько страниц, а также перекрестные ссылки.
Создание предметного указателя начинается с пометки элементов указателя (слов, фраз или символов) в документе. Для пометки слова-элемента указателя выделите слово, затем в меню Вставка выберите команду Оглавление и указатели, затем на вкладке Указатель щелкните кнопку Пометить. В окне Определение элемента указател проверьте значение полей Основной элемент, Дополнительный и щелкните кнопку Пометить. Для того чтобы пометить все такие слова, входящие в документ, щелкните кнопку Пометить все.
После завершения пометки слов как элементов указателя в меню Вставка выберите команду Оглавление и указатели, затем на вкладке Указатель выберите вид указателя, количество колонок и щелкните кнопку ОК для сборки указателя. Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.
Для экономии времени можно выполнить автоматическую пометку элементов указателя с помощью файла словаря. Для этого нужно создать файл словаря, открыть документ, для которого* следует создать указатель. В меню Вставка выбрать команду Оглавление и указатели, а затем — вкладку Указатель. Для автоматической пометки элементов предметного указателя щелкните кнопку Автопометка, затем в поле Имя файла введите имя нужного файла словаря и нажмите кнопку Открыть. При этом в документе выполняется поиск каждого элемента, содержащегося в первом столбце файла словаря. При обнаружении в качестве элемента предметного указателя используется соответствующий текст из второго столбца. При этом помечается только первое вхождение каждого элемента файла словаря в каждом абзаце.
9. Шаблоны и мастера
Microsoft Word имеет специальные средства для экономии времени при создании стандартных документов: шаблоны и мастера.
Мастер — компонент, упрощающий процесс создания и форматирования документа определенного типа. С помощью мастера Word организует диалог с пользователем в процессе создания документа, при котором пользователь, отвечая на вопросы мастера, уточняет состав документа, положение определенных элементов в документе. В результате такого диалога введенные данные размещаются в соответствующих местах, и им присваивается нужный формат. Например, мастер факсов поможет создать грамотно оформленное сообщение для отправки по факсу, а мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем выбора готовых элементов письма. Кроме того, раз введенные сведения об адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т.п.) автоматически сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически. Мастер Web-страниц поможет вам быстро создать проcтой Web-документ для размещения в Интернет.
Шаблон — особый вид документа, являющийся образцом оформления документа. В нем может быть текст или формат, одинаковый для всех документов этого типа, стили, элементы автотекста, макросы, панели инструментов и т.п.
Использование шаблона при создании документа. Для создания документа на основе существующего шаблона в меню Файл выберите команду Создать, далее в диалоговом окне Создание документа выберите вкладку с подходящим шаблоном, укажите шаблон, в поле Создать укажите вид файла: документ и щелкните кнопку ОК. В окне Word раскроется шаблон письма, как показано на рис.31, в котором вы можете ввести данные своей фирмы, реквизиты получателя и текст письма. Для получения дополнительных сведений об использовании этого шаблона и создании на его основе своего шаблона щелкните кнопку ⍌ в окне документа.
Рис.31. Создание письма на основе шаблона Стандартное письмо
После завершения редактирования сохраните файл созданного вами письма.
Создание шаблона. Для создания шаблона в меню Файл выберите команду Создать, далее в диалоговом окне Создание документа выберите вкладку с подходящим шаблоном, укажите шаблон, в поле Создать укажите вид файла: шаблон и щелкните кнопку ОК. Добавьте текст или рисунки, которые должны «появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. Оформите необходимые постоянные элементы создаваемого шаблона, обозначьте поля для изменяющихся частей документа.
Для сохранения созданного шаблона в меню Файл выберите команду Сохранить как. По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом .окне Сохранение документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны. Обратите внимание, что в поле Тип файла в нижней части появившегося диалогового окна уже указано Шаблон документа (при этом расширение имени файла задано как .DOT).
Изменение шаблона. Для изменения шаблона в меню Файл выберите команду Открыть, а затем откройте шаблон, который требуется изменить. Если в диалоговом окне Открытие документа нет списка шаблонов, выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Измените любые из имеющихся в шаблоне надписей, рисунков, стилей, форматов, макросов, элементов списка автотекста, панелей инструментов, настроек меню и сочетаний клавиш. Нажмите кнопку Сохранить.
10. Автоматизация выполнения задач с помощью макрокоманд
Если в Word необходимо многократно выполнять какую-то задачу, то лучше всего это сделать с помощью макрокоманд (макроса). Макрос — это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения ежедневной работы. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.
Макросы часто используются для следующих целей:
• ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;
• объединения сложных команд;
• упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;
• автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.
Макросы можно создавать двумя способами: с помощью диалогового окна Запись макроса и в редакторе Visual Basiс. Первый способ позволяет быстро создавать макросы при минимуме усилий. При этом макрос записывается в виде последовательности инструкций на языке программирования Visual Basiс для приложений. Для изменения инструкций макрос следует отредактировать в Visual Basiс. В редакторе Visual Basiс можно также написать очень мощные и сложные макросы; которые не могут быть записаны первым способом. Для получения более подробных сведений об использовании языка программирования Visual Basiс в Microsoft Word выберите раздел Справка по Visual Basiс на вкладке Содержание в справочной системе Word.
После присвоения макросу кнопки панели инструментов, команды меню или сочетания клавиш для его выполнения будет достаточно выбрать команду в меню, нажать кнопку на панели инструментов или нажать сочетание клавиш. Чтобы запустить макрос, можно также выбрать команду Макрос в меню Сервис, команду Макросы, а затем — имя макроса, который требуется выполнить.
Макросы хранятся в шаблонах или документах. По умолчанию макросы сохраняются в шаблоне «Обычный», чтобы они были доступны всем документам. Если макрос, сохраненный в шаблоне «Обычный», используется только в документах определенного типа, можно скопировать этот макрос в шаблон этого типа и удалить его из шаблона «Обычный».
Для копирования, удаления или переименования макросов используйте диалоговое окно Организатор. Чтобы открыть диалоговое окно Организатор, выберите команду Макрос в меню Сервис, а затем — команду Макросы и нажмите кнопку Организатор.
Запись макроса — способ создания макроса, при котором записывается последовательность команд, задаваемых пользователем при образцовом выполнении поставленной задачи. Word как бы следит за пользователем и запоминает, что и как тот делает. Эту последовательность команд Word запоминает в макрокоманде, которую он может потом, по желанию пользователя, многократно и безошибочно выполнять.
Для создания макроса методом записи выберите в меню Сервис команду Макрос, а затем — команду Начать запись. В поле Имя макроса введите имя нового макроса. Выберите в поле Макрос доступен для шаблон или документ, в котором будет храниться макрос. При желании введите краткое описание макроса в поле Описание. Для присвоения макросу кнопки на панели инструментов или команды меню нажмите кнопку Панели. Выберите записываемый макрос в списке Команды и перетащите его на панель инструментов или в меню. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы начать записывать макрос. После этого на экране появится панель записи макроса с двумя кнопками (рис.32).
Рис.32. Панель записи макрокоманды
Кнопка Пауза нужна для приостановки записи макроса, чтобы выполнить действия, которые не должны быть записаны в последовательность команд макрокоманды. Кнопка Остановить запись завершает запись макроса.
Если вы хотите присвоить макросу сочетание клавиш, которые, его вызывают, то при его создании, вслед за определением имени, доступных шаблонов или документов в поле Назначить макрос нажмите кнопку Клавиши. Выберите записываемый макрос в списке Команды, введите сочетание клавиш в поле Новое сочетание клавиш, а затем нажмите кнопку Закрыть для записи макроса.
Выполните действия, которые следует включить в макрос. Для окончания записи макроса щелкните кнопку Остановить запись на панели записи макроса.
Примечание. Действия, проделанные в окне документа с помощью мыши, не записываются в макрос, поэтому для записи таких действий, как выделение текста или перемещение курсора используйте клавиатуру. Мышь может быть использована только для выбора нужных команд и параметров.
Изменение макроса. Для редактирования макроса выберите в меню Сервис команду Макрос, а затем — команду Макросы. Выберите имя макроса, который требуется отредактировать, в списке Имя Изменить. После этого текст данного макроса будет раскрыт в окне редактора Visual Basiс Внесите в текст макроса необходимые исправления, удалите ненужные действия или добавьте инструкции, которые нельзя записать обычным способом. После окончания редактирования макроса закройте окно редактора Visual Basiс, как показано на рис.33.
Рис.33. Окно редактора Visual Basiс с текстом макроса
Для получения более подробных сведений об использовании языка программирования Visual Basiс в Microsoft Word выберите раздел Справка по Visual Basiс на вкладке Содержание в справочной системе Word.
Запуск макрокоманды. Для запуска макрокоманды можно использовать один из следующих способов: Выбрать команду Макрос в меню Сервис, затем выбрать команду Макросы (для вызова списка макросов можно также щелкнуть Alt + F8), в списке макросов выбрать нужный и щелкнуть кнопку Выполнить.
Можно вызвать макрос, щелкнув назначенную ему при записи команду в меню, кнопку на панели инструментов или комбинацию клавиш.
Завершение работы Word. Для завершения работы процессора Word вы можете воспользоваться любым из стандартных способов, например, нажав комбинацию клавиш Alt + F4, или щелкните мышью по кнопке закрытия окна Word .
Если в момент закрытия окна Word обнаружит, что вы внесли изменения в документ, но не сохранили его в файле, на экран поступит диалоговое окно, в котором вы должны указать, сохранять обрабатываемые документы или нет. В ответ на предложение «Сохранить изменения в файле ...» щелкните мышью по кнопке Да, если вы хотите сохранить изменения в файле, по кнопке Нет, если вы не хотите сохранять сделанные вами изменения. Если вы передумали завершать работу текстового процессора, то щелкните мышью по кнопке Отмена.
11. Изменение настроек и параметров Microsoft Word
Microsoft Word имеет широкий набор возможностей настройки и изменения параметров с учетом потребностей и вкусов пользователя.
Одной из часто используемых возможностей настройки Word является настройка панелей инструментов в окне редактора. Панели инструментов содержат кнопки и/или меню. Панели инструментов можно настраивать: добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов, чтобы их было легко найти и использовать. Даже Главное меню — это специальная панель инструментов, расположенная в верхней части экрана, которая содержит такие меню, как Файл, Правка и Вид и т.п. Настройка главного меню осуществляется точно так же, как и любой другой встроенной панели инструментов, например, в главное меню можно добавлять и удалять кнопки и меню. Единственное исключение: главное меню нельзя скрыть.
Изменение состава меню и панелей инструментов. Для изменения состава панелей инструментов выберите команду Панели инструментов в меню Вид. Щелкнув левой кнопкой мыши на строке с названием панели в списке доступных панелей инструментов, включите нужную панель.
Для перемещения панели инструментов: щелкните маркер перемещения на закрепленной панели инструментов или заголовок перемещаемой панели инструментов, как показано на рис.34 и перетащите панель инструментов на новое место. Если подвести панель инструментов к краю окна, она автоматически станет закрепленной панелью инструментов у данного края окна.
Рис.34. Панель Главное меню Word
В меню можно добавлять команды, а также часто используемые стили, элементы списка автотекста и шрифты. Для добавления команд или других элементов в меню выполните следующую последовательность действий: сначала отобразите панель инструментов, содержащую меню, в которое нужно добавить команду или другой элемент. Затем выберите команду Настройка в меню Сервис, а затем — вкладку Команды и выберите нужную категорию команды из списка Категории. (Например, чтобы добавить команду, выполняющую макрос, выберите категорию Макросы, чтобы добавить команду, применяющую стиль, выберите категорию Стили, чтобы добавить команду, применяющую шрифт, выберите категорию Шрифты и т.п.). Потом перетащите нужную команду или макрос из списка Команды в меню на панели инструментов. Когда меню раскроется, не отпуская кнопки мыши, укажите место в меню, где необходимо вставить команду, а затем отпустите кнопку мыши.
Для удаления команды из меню отобразите панель инструментов, содержащую меню, из которого требуется удалить команду, и выберите команду Настройка в меню Сервис. Оставив открытым диалоговое окно Настройка, откройте меню, из которого требуется удалить команду, на панели инструментов и перетащите удаляемую команду за пределы меню.
Word позволяет пользователю изменить набор кнопок на панели инструментов. Для добавления кнопки на панель инструментов отобразите панель инструментов, на которую требуется добавить кнопку, затем выберите команду Настройка в меню Сервис, а затем — вкладку Команды. Из списка Категории выберите нужную категорию кнопки. Например, чтобы добавить кнопку, применяющую форматирование символа, выберите категорию Формат. После этого найдите нужную команду или макрос и перетащите из списка Команды на панель инструментов.
Для удаления кнопки с панели инструментов отобразите панель инструментов, с которой требуется удалить кнопку, затем нажмите клавишу АН и, удерживая ее, перетащите кнопку за пределы панели инструментов.
Microsoft Word обеспечивает возможность настройки различных контекстных меню, которые появляются при нажатии правой кнопки мыши или специальной клавиши Контекст на клавиатуреMicrosoft. Для настройки контекстных меню выберите команду Настройка в меню Сервис, а затем на вкладке Панели инструментов установите флажок Контекстные меню. После этого на экране будет выведена панель Контекстные меню с тремя типами команд: Текст, Таблицы, Рисование.
Для удаления команды из контекстного меню выберите тип команды на панели инструментов Контекстные меню, а затем откройте контекстное меню, в котором содержится удаляемая команда (например, на рис.35 из контекстного меню Встроенный рисунок можно удалить команду Название). Перетащите удаляемую команду за пределы меню.
Рис.35. Настройка контекстных меню Word
Чтобы добавить команду в контекстное меню, выберите тип команды на панели инструментов Контекстные меню, а затем откройте контекстное меню, которое требуется изменить. В диалоговом окне Настройка выберите вкладку Команды. Перетащите нужную команду из списка Команды в открытое контекстное меню, а затем отпустите кнопку мыши.
Примечание. Контекстные меню нельзя удалить совсем. Однако для команд этих меню допускается изменение значков, отображение значка и/или текста и переименование. Кроме того, команды контекстных меню можно перемещать и копировать так же, как и команды любого другого меню.
Подробную информацию о настройках Word можно получить в справке Microsoft Word по теме Настройка Microsoft Word.
Изменение параметров Word. Для изменения параметров Word служит команда Параметры в меню Сервис. После этого на экране раскроется окно настройки параметров, вкладки которого предоставляют пользователю возможность изменить параметры Word Для получения справки по конкретному параметру нажмите кнопку всплывающей подсказки и щелкните на этом параметре, как показано на рис.36.
Рис.36. Вкладка Вид окна Параметры с всплывающей подсказкой
по параметру Показывать графические объекты
Последовательно выбирая различные вкладки: Вид, Общие, Правка, Печать, Сохранение, Правописание, Исправления, Пользователь, Совместимость и Расположение, с помощью всплывающей подсказки изучите назначение различных параметров настройки Word. Задав нужные значения параметров, пользователь может завершить изменения настроек, щелкнув кнопку ОК.