ПРЕДМЕТ МЕТОД И ЗАДАЧИ КУРСА 1

Работа добавлена на сайт samzan.net:

1. ПРЕДМЕТ, МЕТОД И ЗАДАЧИ КУРСА

1.1. Основы организации учета и контроля в системе управление предприятием

Специализация любой области науки непосредственно связана с четким определением целей, задач, предмета и методов его исследования. Учет и контроль можно рассматривать как специфические виды управленческой работы. В хозяйственной деятельности предприятия применяется бухгалтерский, статистический, финансовый, управленческий, оперативный и стратегический учеты. Необходимость постоянного усовершенствования методов управления обуславливает особую актуальность наиболее эффективной организации каждого из них.

Бухгалтерский учет, как наиболее распространенный, совмещает в себе все виды хозяйственного учета и применяется в микроэкономике субъектами предпринимательской деятельности независимо от форм собственности и методов хозяйствования. Он представляет собой упорядоченную информационную систему, которая отбивает состояние и движение имущества, расчетов и обязательств, собственных и заемных средств и финансовых результатов методом сплошной, непрерывной документальной и взаимозависимой регистрации хозяйственных операций.

В то же время бухгалтерский учет есть только одной из частей системы управления предприятием. Он должен организовываться согласно нуждам в принятии эффективных управленческих решений. Стандартизация учетных процедур уступает местом наиболее гибким системам учета, сориентированным на анализ возможностей предприятия.

Система учета любого предприятия составляет одну из частей его общей информационной системы. Значимость этой системы, с точки зрения управления, зависит от целого ряда факторов, таких, как место, которое отводится учетной информации - составной части общей информации, примененной для принятия управленческих решений; степень доверия руководителей разных уровней к получаемой ими учетной информации; в какой мере стимулирования руководства влияет на результативность хозяйственной деятельности.

Рационально организованная система учета должна обеспечивать эффективную деятельность предприятия. Основой для ее повышения будет усовершенствование основных учетных подсистем таких, как финансовый и управленческий учеты.

Традиционно финансовый учет был связан с обеспечением информацией внешних пользователей, особенно акционеров, кредиторов, заказчиков, работников предприятия и их контрагентов, таких, как профсоюзные организации, налоговые органы и т.ін. Управленческий учет должен был подготавливать информацию для принятия управленческих решений. Однако на больших предприятиях службы управленческого и финансового учетов частично перекрываются своими функциями. На малых предприятиях система финансовой отчетности часто выполняет функции системы управленческого учета и используется руководством для управления предприятием.

Таким образом, рационально организованная система учета и контроля должна рассматривать как единое целое все виды учета, ориентируя их на стратегическое принятие решений и накладывая критерий "необходимости" на всю информацию, которая создается на  предприятии. Сферой такого стратегического учета будет область сечения разный финансовых функций.

Итак, формальная низменность функций финансового и управленческого учетов становится менее заметным, поскольку информация обычно находится в общих информационных системах менеджмента. При этом все субъекты хозяйствования, создавая динамическую систему учета, осуществляют определенный набор процедур, которые формируют обліково-контрольно-аналітичний процесс. Этот процесс можно определить как совокупность процедур обработки первичной информации о хозяйственных процессах, которые осуществляются предпринимателем с целью активного влияния на их постоянное совершенствование и повышение эффективности хозяйствования.

Создание благоустроенной информационной системы достигается регламентацией таких общих и единых для всех субъектов методологических основ, использование совокупности которых обеспечило бы наибольший эффект в управлении финансово-хозяйственной деятельностью. Эффективность организации учета может быть представлена своевременностью формирования информации о финансово-имущественном положении субъекта, степенью ее достоверности, доступности и целесообразности для заинтересованных пользователей.

Правовые основы регулирования, организации и ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности определены Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности". Этот закон распространяется на всех юридических лиц, созданных согласно законодательству Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Государственную политику в сфере бухгалтерского учета реализует Министерство финансов Украины, Национальный банк Украины, Государственное казначейство Украины, министерства и другие центральные органы исполнительной власти в пределах полномочий, предусмотренных законодательством. Наибольшие полномочия в сфере государственного регулирования бухгалтерского учета принадлежат Министерству финансов, которое утверждает национальные положения (стандарты) бухгалтерского учета и другие нормативно-правовые акты.

Для обеспечения научного обоснования и гармонизации национальной системы учета согласно международным стандартам бухгалтерского учета созданный Методологический совет, который действует как совещательный орган при Министерстве финансов Украины. Главными ее задачами является организация разработки и рассмотрения проектов национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета, усовершенствование организационных форм и методов учета, методологическое обеспечение внедрения современной технологии сбора и обработки обліково-економічної информации, разработка рекомендаций относительно усовершенствования системы подготовки, переподготовки и повышение квалификации бухгалтеров.

Таким образом, принципы и методы ведения бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности определяются национальными положениями (стандартами) бухгалтерского учета. Нужно обратить внимание на то, что с учетом специфики банков и бюджетных учреждений не все П(С)ТАК КАК распространяются на эти сферы деятельности.

Порядок ведения и организации учета в банках и бюджетных учреждениях характеризуется определенными особенностями, которые отличные от бухгалтерского учета предприятий. С учетом этого порядок учета и составление отчетности в банках отнесено к компетенции Национального банка Украины. Соответственно Государственному казначейству Украины предоставленные полномочия относительно установления порядка учета в бюджетных учреждениях.

С учетом отраслевых особенностей, Министерства и другие центральные органы исполнительной власти в пределах своей компетенции разрабатывают на базе национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета методические рекомендации относительно их применения. Рядом с тем формы финансовой отчетности предприятий и банков соглашаются с Государственным комитетом статистики Украины. Функциями Госкомстата в сфере бухгалтерского учета есть также изучения состояния первичного учета и статистической отчетности и проверка достоверности статистических данных. Общая схема регламентации бухгалтерского учета и финансовой отчетности приведена на рис. 1.1.

В пределах предприятия организация учета и контроля должна удовлетворять нужды системы управления предприятием, в условиях которой учет и контроль могут рассматриваться с одного стороны как виды деятельности, а с другого - как виды информации, которая подразделяется на техническую, социальную, экономическую и т.п..

Нормальное функционирование любой системы управления требует правильной организации информационного ее обеспечения, т.е. наличия совокупности обработанных данных, которые удовлетворяют требованиям управляющего блока. Каждую управляющую систему должна обеспечить информацией соответствующая информационная система, которая имеет необходимый информационный фонд, людей и технические средства.

С целью практического использования каждая информационная система должна быть выражена в виде конкретной модели, с помощью которой решаются задачи системы. Такие модели должны быть не только максимально целенаправленными, но и непрерывно упорядочиваться и организовываться в процессе функционирования системы.

Организация как смысловое понятие содержит в себе порядок, сохранение и поддержку определенной благоустроенности системы в целом, формирование наиболее рационального соотношения ее элементов и частей. Под организацией также понимается совокупность мер, направленных на обеспечение выполнения принятых решений при наиболее рациональном использовании ресурсов.

Таким образом, целенаправленная деятельность относительно создания системы обліково-економічної информации и непрерывного ее упорядочение и усовершенствование с целью полнейшего обеспечения процесса производства и управление необходимыми обліково-економічними данными носит название организацией учета и контроля.

Рис. 1.1. Регулирование бухгалтерского учета и финансовой

отчетности в Украине [4,с.19]

Организационные принципы учета, контроля и анализа длительное время основывались на практическом опыте бухгалтеров, ревизоров-контролеров и других исполнителей, занятых выполнением учетных и контрольных функций. В настоящее время возникшая проблема более рациональной координации взаимосвязей учетных и контрольных процедур. Это объясняется тем, что приемы, которые основываются на практическом опыте руководителя, не всегда в достаточной мере обеспечивают оптимальный уровень организации.

В современных условиях трансформационной экономики изменяются функции учета. Его данные используются разными специалистами. Исследование экономической информации и ее переработка согласно целей бухгалтерского учета должна рационально объединять процессы работы, материальные элементы производства, т.е. средства работы (машины, оборудование, инвентарь, с помощью которого обделывается информация), предметы работы (первичная информация) и интеллектуальные алгоритмы (программы работы ЭВМ).

Для этого система обліково-аналітичної информации должна быть упорядочена, все ее элементы - системно взаимозависимыми, подчиненными целям и задачам учету. Такая благоустроенность может быть достигнута научной организацией, которая припускает использование в бухгалтерском учете системы приемов, разработанных наукой на основе обобщения передового практического опыта и направленных на использование в обліково-аналітичному процессе.

Одной из форм выражения модели обліково-економічної информации  предприятия или производственного объединения есть проект организации учета - інструктивно-методичний документ, в котором заранее излагаются порядок и технология осуществления учета и контроля.

Разрабатывается проект организации учета на основании действующих и обязательных для предприятия общегосударственных и отраслевых типичных нормативных документов учетным аппаратом предприятия или специализированной организацией по договору с учетом конкретных условий и особенностей предприятия. Он состоит из нескольких разделов: общего, (в котором отображают степень централизации учета, организационные форм и методы учета) и проектов по каждой учетной подсистеме.

Проект каждой из подсистем учета, в свою очередь, состоит из трех частей. В первой, общей части излагаются вопрос, которые характеризуют подсистему в целом, ее задачи, особенности. Во второй - технология интегрированной системы обработки учетных данных: носители первичной и исходной информации, методы, способы и приемы учетной работы, методика и техника контрольной работы, технические средства учета, порядок составления отчетности. В третьей части освещаются вопрос организации работы учетного персонала (положение об отделах, объеме и составе работы, графики работы, должностные рабочие инструкции).

Успех разработки проекта и его качественный уровень зависят от общего организационного уровня предприятия и ряда предпосылок, таких, как наличие рациональной структуры управления предприятием, эффективной системы планирования, автоматизации учетных работ. Ведение учета и контроля, согласно заранее разработанному и согласованному со всеми заинтересованными органами и службами проектом, значительно повышает уровень бухгалтерского учета и оперативно-экономического контроля. Для этого формирования проекта организации учета и дальнейшее его внедрение и использование должно основываться на  определенных принципах.

1.2. Принципы организации учета и контроля

Организация всей системы хозяйственного учета должна создавать условия для того, чтобы в цикле оперативного, текущего и перспективного управления возможно было бы:

сосредоточивать функции управления в центрах принятия решений и за счет этого достигать согласованности действий в планировании, учета, контроле, регулировании и экономическом анализе на всех уровнях управления (в производственных подразделах, отделах и службах предприятия);

осуществлять на этой основе широкое и вместе с тем целесообразное делегирование полномочий и ответственности не только в отношении линейных и функциональных руководителей, но и в отношении работников учета, которые призваны осуществлять контроль целесообразности и законности хозяйственных операций;

координировать работу учетного аппарата, который находится в линейных и функциональных центрах принятия решений и ответственности;

совершенствовать систему информационных связей внутри предприятия;

создавать организационные условия для развития и взаимопроникновение методов планирования, учета, контроля и экономического анализа.

В основу такой организации учета должны быть положены принципы, которые качественно отличаются от принципов жесткой централизации. Они должны найти свое отображение как при организации учетных и контрольных структур, так и при организации учетного и контрольного процесса. По нашему мнению, к принципам организации учетных и контрольных структур можно отнести:

1. Принцип подчиненности общей логике организации управления предприятием. Организация учета вообще и бухгалтерского аппарата в частности, не может строиться вне связи с организацией системы управления в целом. Именно поэтому й логика, на которой она основывается, должна определять выбор конкретных форм организации учета.

2. Принцип целесообразного приближения функции учета к центрам принятия решений. Организация учета не должна строиться одинаково в разных за сложностью производствах. В каждом конкретном случае введения бухгалтеров в линейные и функциональные центры ответственности или принятие решений или вывод их из этих центров должно диктоваться общими интересами предприятия, основываться на объективной необходимости таких решений.

3. Принцип делегирования полномочий и ответственности бухгалтеров. На протяжении многих десятилетий формировалась и развивалась концепция единоличной ответственности главного бухгалтера за все недосмотры и недостатки на всех обособленных участках учетной работы, которые возглавляются старшими бухгалтерами, начальниками секторов, групп, бюро. Однако он не в возможности самостоятельно решать все вопросы и единолично отвечать практически за все, что происходит на предприятии. Поэтому целесообразная передача конкретных полномочий и ответственности на уровень руководителей секторов и бюро, сохранение за ними ответственности за общую, принципиальную постановку дела.

4. Принцип взаимодействия функций. Организация учета должна создавать возможности укрепления общего цикла управления предприятием и ее относительно обособленными объектами (средствами работы, предметами работы, трудовыми ресурсами, производством, сбытом, денежными ресурсами) не только за счет лучшего взаимодействия бухгалтеров с другими специалистами цехов, отделов и служб, но и и на основе взаимного обогащения методов планирования, учета, контроля, экономического анализа.      

5. Принцип взаимодействия разных видов учета. Организация бухгалтерского учета должна строиться с таким расчетом, чтобы можно было достигать четкого его взаимодействия с другими видами учета, прежде всего с оперативным. Только на этой основе можно решать задачи последовательности информации, когда речь идет об объектах, которые в разное время отображаются в оперативном и бухгалтерском учете, или проблемы дополнения информации, когда объекты этих двух видов учета не совпадают.

6. Принцип адекватности организационной и технологической структур, когда, например, учет запасов строится адекватно организации складского хозяйства (за каждым материально-ответственным лицом), а учет расходов - соответственно видам продукции.

7. Принцип эффективного объединения централизации и децентрализации. Для любой системы повышения качества ее функционирования возможное лишь за счет рационального соединения и взаимодействия отдельных ее частей. Чем более сложная система и досконаліша ее внутренняя структура, тем более успешно она управится с поставленной целью. Поэтому эффективная организация учетных структур может быть достигнута только в случае правильного определения границ размежевания и соединение централизованного и децентрализованного подходов.

Рациональная организация учетных и контрольных структур припускает использование, кроме рассмотренных, еще и ряда других принципов. В частности, основой для эффективной организации учетного и контрольного процессов могут служить только результаты системного анализа всех процессов, которые происходят как внутри предприятия, так и его связей с внешней средой. Именно поэтому особой актуальности приобретает принцип системности. При этом максимальный эффект можно получить, если оптимизировать или все элементы системы, или отдельные и наиболее значительные из них.

Принципы целостности, всебічності, субординации, системоутворюючих взаимоотношений, динамичности, непрерывности и комплексности представляют собой разные аспекты принципа системности. Однако, поскольку они имеют сильное важное значение, их можно рассматривать как отдельные принципы. Так, целостность учета и контроля оказывается в комплексном использовании всех источников экономической информации. Ориентация на отдельные источники (плану, нормативные, учету и т.п.) приводит к нарушению системного подхода.

Непрерывность отображения хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете предусмотрена законодательными актами и обуславливает потребность организации непрерывного обліково-аналітичного процесса в пространстве и времени. Непрерывность дает возможность комплексно отображать объект учета за весь период деятельности, всесторонне отобразить предпринимательскую деятельность согласно поставленным задачам.

Наряду  этим, все характеристики системы следует рассматривать не как постоянные, а как те, что изменяются. Это обуславливает также важность принципа опережающего рассмотрения. Он означает постоянное наличие проблем, которые нуждаются в прогнозировании наиболее возможного состояния системы в будущем. Относительно бухгалтерского учета это может означать, например, внедрение нормативного метода учета расходов на производство.

Принцип системоутворюючих взаимоотношений требует определения именно тех взаимосвязей, которые обеспечивают целостность и развитие системы. При этом аспекте целостность бухгалтерского учета обеспечивается приемами двойной записи, бухгалтерской корреспонденцией счетов, делением счетов на синтетические и аналитические.

Всебічність припускает необходимость учета всех внутренних связей и отношений системы, всех факторов, которые влияют на ее функционирование. Субординация требует строить иерархию элементов и отношений согласно заранее четко определенным критериям (мобильность, адекватность и т.п.). Необходимость в приспособлении организации учета и контроля согласно нуждам управления предприятием и отраслевой структуры обуславливает важность обеспечения адаптивности предприятия.

При организации учетного и контрольного процессов необходимо придерживаться технологического принципа специализации и кооперации, который припускает разделение труда секторов, групп бухгалтерии и отдельных исполнителей и соисполнителей обліково-аналітичних работ. Создание участков и рабочих мест проводится согласно технологическому процессу и однородности операций, которые выполняются.

Кооперация осуществляется путем объединения усилий специализированных подразделов бухгалтерии и ориентацией их на всестороннее отображение объектов предпринимательской деятельности. Специализация может усиливаться согласно пользователям информации и объектов учета (основной и оборотный капитал, операции менеджмента и маркетинга, финансовое состояние).

Пропорциональность организации учета заключається в поддержке правильного соотношения в информационном обслуживании подразделов бухгалтерии с целью обеспечения беспрерывного и ритмического получения ими экономической информации для ведения соответствующих видов учета. Пропорциональность отдельных обліково-аналітичних процедур обеспечивает всестороннее и качественное изучения объектов учета в сроки, установленные графиком и программой работ.

Параллельность в обліково-аналітичному процессе обеспечивает одновременное выполнение учетных процедур для разных по смыслу хозяйственных операций, которые осуществляются субъектом предпринимательской деятельности.

Прямоточність разрешает рационально организовать информационные потоки между участниками обліково-аналітичного процесса. Она не допускает дублирования учетных процедур разными исполнителями. Например, организация учета кассовых сделок нуждается в создании прямых потоков информации еще и для одновременного учета и контроля банковских операций, подотчетных сумм, ценных бумаг и т.п..

Ритмичность обліково-аналітичного процесса обеспечивается равномерным выполнением учетных процедур. Это возможное лишь при условии правильной организации работы исполнителей всех уровней. Для этого составляются графики документооборота и проводка инвентаризаций, формируются должностные инструкции и организационные регламенты.

Непосредственное построение учетного процесса должна основываться на принципах бухгалтерского учета и принципах формирования финансовой отчетности предприятия.

В разных странах принципы бухгалтерского учета исторически обусловлены и имеют определенные расхождения, поскольку они формировались в зависимости от национальных особенностей экономического и социального развития, форм собственности и способов хозяйствования. Однако интеграция национальных экономик в мировое хозяйство, интернационализация экономики оказывают содействие формированию международных стандартов (норм) бухгалтерского учета деятельности субъектов хозяйствования.

Согласно П(С)ТАК КАК 1, принцип бухгалтерского учета – правило, которым следует руководствоваться при измерении, оценке и регистрации хозяйственных операций и при отображении их результатов в финансовой отчетности. Также это основы, с помощью которых  осуществляются учетные функции в микроэкономической среде, т.е. у субъектов хозяйственной деятельности.

Статья 4 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности", выделяет десять принципов построения учетного процесса:

полноты. Он предусматривает, что все хозяйственные операции подлежат регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-нибудь исключений. Финансовая отчетность должна содержать всю информацию о фактических и потенциальных следствиях хозяйственных операций и событий, способных повлиять на решение, принятые на ее основе;

автономности, когда активы и обязательства предприятия должны быть отделены от активов и обязательств других предприятий и владельцев этого предприятия. Каждое предприятие рассматривается как юридическое лицо, отделенное от его владельцев. В связи с этим личное имущество и обязательства владельцев не должны отображаться в финансовой отчетности предприятия;

стабильности (последовательности). Он требует постоянного и ежегодного применения предприятием избранных методов учета;

непрерывности. Оценка активов и обязательств предприятия осуществляется, исходя из предположения, которое его деятельность будет продлеваться и в дальнейшем, а предприятие не намерена ликвидироваться или существенным образом сократить масштабы своей деятельности;

начисление и соответствия доходов и расходов. Для определения финансового результата необходимо сравнить доходы отчетного периода с расходами, которые осуществлено для получения этих доходов. При этом доходы и расходы отбиваются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности в момент их возникновения независимо от даты или поступление средств;

превалирование сущности над формой. Операции учитываются согласно их сущности, а не только исходя из юридической формы;

исторической себестоимости. Приоритетной есть оценка активов предприятия, исходя из расходов на их производство или приобретение, т.е. за фактической себестоимостью;

осмотрительности. Применение в бухгалтерском учете методов оценки, которые предотвращают занижение обязательств и расходов или завышению оценки активов и доходов предприятия;

единого денежного измерителя. Этот принцип предусматривает, что измерение и обобщения всех хозяйственных операций предприятия в его финансовой отчетности осуществляется в единой денежной единице;

периодичности - дает возможность распределения деятельности предприятия на определенные периоды времени с целью составления финансовой отчетности.

Рациональная организация учетного и контрольного процессов должна осуществляться таким образом, чтобы отвечать интересам заинтересованных пользователей. Именно поэтому важное место в организации общего обліково-контрольного процесса занимает финансовый учет, который должен обеспечить информацией внешних пользователей, которые не имеют доступа к внутренней информации предприятия.

Через это организация учетного процесса должна отвечать нормам пунктов 14-14   П(С)ТАК КАК 1 – "Общие требования к финансовой отчетности". Они определяют качественные характеристики информации, которые содержатся в этом стандарте:

доходчивость. Информация, предоставленная в финансовой отчетности должна быть доходчивой и рассчитанной на однозначное толкование  ее пользователями при условии, что они имеют достаточные знания и заинтересованные в восприятии информации;

уместность. Учетная информация должна быть уместной и предоставлять возможность своевременно оценить прошлые, действительные и будущие события, подтвердить и откорректировать оценки, сделанные в прошлом;

достоверность. Информация финансовых отчетов не должна содержать ошибок которые могут повлиять на решение пользователей;

сравнимость. Финансовая отчетность должна предоставлять возможность пользователям сравнивать финансовые отчеты за разные периоды, а также финансовые отчеты разных предприятий.

Раньше пользователями бухгалтерской отчетности были преимущественно государственные органы. Именно поэтому качественные характеристики информации определялись их нуждами, и не требовали учета обозначенных принципов. Сейчас П(С)ТАК КАК 1 определяет пользователя финансовой отчетности как физическое или юридическое лицо, которое имеет потребность в информации о деятельности предприятия для принятия решения.

Международные стандарты учета, в отличие от национальных положений, определяют пользователя бухгалтерской отчетности не только как лицо, которое заинтересовано в данных о деятельности предприятия, но еще и владеет минимальной информацией о порядке составления отчетности и привычками ее использование. Последнее замечание очень важное. Страны мероприятия не пошли путем бесконечного упрощения финансовой отчетности предприятия, хотя там бухгалтерский учет излагают даже в средней школе. Это положение дает возможность получать необходимую информацию управленцам с минимальным объемом знаний.

Характер западной бухгалтерии при этом имеет как бы два круга. Первый круг  -  учет финансовых потоков (поступлений от реализации товаров и услуг, заимствованных финансовых средств, расчетов с контрагентами, прибылей). Его результатом является финансовая отчетность предприятия, которое регламентируется МСБУ и государством. Второй круг - учет, связанный с преобразованием факторов бизнеса в продукты и услуги в результате производственной деятельности. Это учет материальных потоков, расходов и себестоимости. Основными пользователями его информации есть не государство и не внешние контрагенты, а исключительно менеджеры компании. Поэтому в организацию учета и регламентацию конечных результатов учетного процесса никто не вмешивается. Это право руководителя, который, впрочем, может и здесь придерживаться МСБУ.

В результате такого деления достигается более точный учет результатов деятельности предприятия, ведь финансовые и материальные потоки не совпадают за временем возникновения (например, когда поступают деньги за реализованную продукцию, в процессе производства ведется учет уже совсем других ресурсов). Все это оказывало содействие появлению управленческого учета.

Учитывая все сказанное выше, необходимо отметить, что рационально организованная система учета должна обеспечивать пользователей достоверной информацией. Раньше достоверными были отчеты, которые целиком отвечали действующему законодательству. С введением П(С)ТАК КАК отчетность считается достоверной, если она не содержит ошибок, которые возникают при оценке и отображении статей в отчетности с учетом требований стандартов.

Кроме обозначенных требований, рационально организованная система учета должна представлять только важную информацию. Соответственно П(С)ТАК КАК 1 информация считается важной, когда ее отсутствие или неправильная оценка может повлиять на экономические решения пользователей. Существенность зависит от объема конкретной статьи отчетности и ошибок, допущенных в связи с неверным отображением информации. Например, случайные и незначительные поступления или расходы, как правило, не влияют на мысль внешнего пользователя, который разрешает их отнести к статей других доходов или расходов.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТНОГО ПРОЦЕССА

2.1. Общее построение и содержание учетного процесса

Организация бухгалтерского учета на предприятии зависит от большого количества факторов, таких, как форма собственности, правовой^-правовой-организационно-правовой статус предприятия, характер технологии и объемы деятельности, численности персонала и т.п.. Ответственность за организацию учета и фиксирование фактов осуществления всех операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и форм отчетности на протяжении установленного срока несет  владелец или уполномоченный орган (должностное лицо), что руководит предприятием.

Для обеспечения учетного процесса предприятие самостоятельно выбирает структуры, формы, методы, процедуры и технические средства. При этом необходимо учитывать, что учетный процесс состоит из большого количества блоков, которые должны быть конкретизированы и представленные в технологическом, организационном и структурном аспектах.

При организации учетного процесса следует отличать технологические приемы, которые отображают обработку информации, от методологических правил, которые определяют метод учета. При изменении методов и правил учета обычно не изменяется структурное построение учетного процесса.

Конкретизация технологии бухгалтерского учета в каждом частном случае будет значительно отличаться, однако каждого раза ее основу будут формировать механические, перерабатывающие и творческие операции. Такие операции дают возможность совершенствовать структуру учетного процесса, правильно проводить низменность и кооперацию работы, определять места исполнителей и нормировать их работу, строить графики процессов. Таким образом, совокупность операций со сбора и обработки информации будет определять учетный процесс и его этапы, к которым относят первоначальный, текущий и итоговый учеты (рис.2.1).

Рис. 2.1 Структурное построение учетного процесса

Первым этапом учетного процесса является первичный учет. Его содержание составляют первичные наблюдения и восприятия факта осуществления хозяйственного явления или процесса, его измерение в натуральном и стоимостном выражении, фиксирование в носителях учетной информации - документах. Все это возможно лишь тогда, когда объекты учета конкретизированы в виде учетных номенклатур, определенные соответствующие носители учетных номенклатур, технология и обеспечения учетного процесса.

Организация каждого из обозначенных видов учета имеет свои особенности. Относительно первичного учета, особенности его организации сведено в табл.2.1

Таблица 2.1

Составные организации первичного учета

Элемент	Примечание
Выбор носителей данных	Фиксирование учетной информации отбивается в любом документе или его заменителю, который требует их предыдущего отбора
Составление перечня документов	Документы с учетом большого их количества и разнообразия необходимо систематизировать. Исходя из этого, отдельному вопросом организации первичного учета есть формирования по каждой подсистеме учета альбомов первичных документов
Движение первичных документов	Необходимость объясняется тем, что восприятие, измерение и фиксирования фактов и явлений осуществляются исполнителями в разные периоды
Сокращение трудовых расходов	Опыт показывает, что на образование первичных носителей информации (документов) тратят приблизительно 40-40 процентов общего времени всей учетной работы
Контроль и анализ первичных данных	Обосновывается необходимостью решения вопросов обеспечения достоверности и полноты первичных данных, их связи с решениями конкретных людей, своевременности их отображения
Отождествление данных	Поскольку они фиксируются в соответствующих носителях информации, их необходимо сопоставлять с реальными событиями и процессами

Следующим этапом учетного процесса является текущий учет (регистрация данных первичного учета в системе счетов и учетных регистров). Основные его операции, которые подлежат организации, делятся на такие виды: регистрация (запись), арифметические действия (добавление, отнимание, умножение, деление, расчеты); группирование и перегруппировка данных. Каждый вид операций состоит из отдельных работ, количество которых зависит от конкретных условий предприятия. Рациональная организация этого этапа учета должна сокращать количество бухгалтерских работ.

Текущий учет, как часть учетного процесса, определяет те организационные элементы, совокупность которых формирует его как объект организации. Этими объектами є учету номенклатуры текущего учета (данные, показатели), носителе учетных номенклатур (учетные реестры и документы, которые составляют на этом этапе учетного процесса); документооборот и соответствующее обеспечение. Каждый объект организации состоит из разных видов работ. Их содержание и отличает эти объекты от объектов организации первичного учета, которые имеют то же самое название. Новое содержание приобретают номенклатуры текущего учета, которые на этом этапе выступают в виде учетных реестров.

Бухгалтерский учет не только информирует о состоянии, изменениях хозяйства, его элементы, осуществляет контроль за наличием, движением, использованием объектов хозяйствования, а и выполняет функцию оценивания результатов работы. Такое оценивание происходит на основании обобщения данных на итоговом этапе. Его можно охарактеризовать как упорядоченную совокупность операций по формированию показателей, которые отображают результаты производственной и хозяйственной деятельности предприятия за определенный период.

Организация итогового учета зависит от качества организации первичного и текущего учета. Формирование итоговых показателей, составление отчетных форм - это довольно трудоемкий процесс. Следует иметь в виду, что он происходит по относительно короткий период, когда треба выполнить довольно большую работу по подготовке сложных показателей, заполнение разных отчетов и контрольных таблиц.

Сложность организации этого этапа учетного процесса заключається еще и в потому, что, кроме учетных данных, показателей первичного и текущего учета, необходимые данные планирования, нормирование, финансов (бюджетирование), оперативного и статистического учетов, а также предыдущих отчетных периодов. Наличие этих данных и показателей дает возможность не только оценить результаты работы хозяйства, а и проявить тенденцию развития. На этом этапе учетного процесса к работе привлекают работников других экономических служб хозяйства. Итоговый учет как этап учетного процесса определяет свои объекты, которые должны быть организованы: номенклатуру, носителе номенклатур, движение носителей и обеспечение учета.

Итак, независимо от технических средств технология учетного процесса во всех случаях предусматривает такие объекты организации: номенклатуру, носителе данных, движение носителей, обеспечение процесса. Характерным при этом есть то, что указанные объекты организации используются на всех трех этапах учетного процесса - первичному, текущему и итоговому.

2.2. Основные этапы организации бухгалтерского учета

Организация любого динамического процесса, связанного с использованием средств и предметов работы, а также и самой работы, состоит из ряда последовательных этапов (стадій). Организовывает и непосредственно осуществляет этот процесс бухгалтерия, которая находится в структуре предприятия и на которая положена учетные функции в системе управления. Основные этапы организации учета и контроль приведен на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Основные этапы организации бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет ведут беспрерывно на протяжении все времени, пока предпринимательская структура осуществляет хозяйственную деятельность, вплоть до ее ликвидации. Бухгалтер, как правило, не берет участия в разработке устава и порядка организации предприятия. Официально работа бухгалтера начинается после регистрации предприятия. Тем не менее довольно часто бухгалтеру самому приходится осуществлять регистрацию. В основному такая ситуация составляется на небольших предприятиях. Последовательность государственной регистрации субъектов предпринимательская деятельность приведена в табл. 2.2.

Организация учета и контроля на этапе государственной регистрации скадається в получении следующих документов: устава (первый экземпляр); свидетельств о государственной регистрации; о регистрации в статуправлении, налоговой администрации, пенсионном фонде; свидетельство плательщика НДС; договора с банком об обслуживании; справки из центра занятости; печати и углового штампа.

Следующая, передпроектна стадия предусматривает создание постоянных и временных структур (служб), задачам которых будет разработка и внедрения схемы организации учета и контроля. Она также предусматривает создание информационной базы для предыдущего анализа и следующего проектирования схемы учета и контроля с учетом действующих организационных форм и структур управления и специфики деятельности предприятия.

Дальше, на методической стадии, формируется учетная политика предприятия. Определяются основные методы отображения процессов хозяйственной деятельности за временным и экономическим содержанием (методы начисления износа, распределения расходов, оценки запасов и т.п.).

Технологическая стадия организации учетного процесса выполняет производственную функцию относительно переработки первичной документации о хозяйственной деятельности предприятия согласно функциям бухгалтерского учета. Она отбивает как реализуется избранная методология в учетных регистрах, схемах отображения на счетах, и состоит из нескольких элементов.

Во-первых, на этой стадии выбирается форма бухгалтерского учета. Этот процесс основывается на том, что, согласно действующему законодательству, субъекты хозяйственной деятельности (юридическое и физический лица) самостоятельно выбирают форму учета из числа утвержденных органами держуправління (Министерством финансов, Госкомстатом, отраслевыми министерствами и ведомствами).

Форма организации бухгалтерского учета - это определенная система взаимозависимых учетных реестров (хронологических и системных) определенной формы и содержания для осуществления учета наличия и движения имущества (средств), изменения правовых отношений, а также процессов хозяйственной деятельности.

Учетные регистры являются носителями определенной формы, построенные согласно экономическому группированию информации об активах, капитале и обязательства экономического субъекта.

Формы ведения бухгалтерского учета различаются за следующими признаками:

количеством учетных реестров, которые применяются, их назначением, содержанием и внешним видом;

последовательностью и способами записи в учетных регистрах;

связью регистров хронологического и систематического, синтетического и аналитического учета;

способами и техническими средствами записи хозяйственных операций в соответствующие реестры.

К формам учета выдвигается ряд требований, в частности, они должны:

обеспечивать полноту и реальность отображения в учетных регистрах всего кругооборота средств, оперативный и текущий контроль управленческих решений, сохранение собственности, эффективное использование материальных, трудовых и денежных ресурсов на предприятии;

быть экономическими, ведь расхода работы на сбор, обработку и передачу информации довольно значительные, что принуждает искать пути, способы и средства максимального их снижения, одновременно повышая оперативность и качество учета;

максимально отвечать нуждам сведения информации. В регистрах необходимо иметь такое группирование записей, которое бы разрешало получить все отчетные показатели, не применяя выборку и не обращаясь непосредственно к первичным документам;

обеспечивать правильное объединение синтетического и аналитического учетов. Организация аналитического учета дает широкие озможность для дальнейшего усовершенствования форм учета и упрощение бухгалтерского учета вообще;

обеспечивать своевременное отображение в учете хозяйственных операций и составление отчетности, которая повышает полезность бухгалтерского учета, разрешает своевременно сообщать о ходе выполнения текущих планов и улучшает управление предприятием;

наиболее полно удовлетворять требования экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия. Важным источником анализа есть данные бухгалтерского учета. Формы ведения бухгалтерского учета должны строиться таким образом, чтобы в процессе текущего учета можно было группировать и систематизировать материал согласно потребностям анализа.

Предприятие самостоятельно избирает форму ведения бухгалтерского учета, под которой в данном случае понимается состав, структура и порядок формирования учетных регистров, которое определяется характером и масштабом деятельности, нуждами управления, объемом информации, которая обделывается, имеющимися средствами, которые разрешили бы автоматизировать учет, и т.п.. Можно не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать собственные, оригинальные, включая формы учетных регистров, программы регистрации и обработки информации. Вместе с тем необходимо придерживаться общих методологических принципов, которые установлены в централизованном порядке, а также технологии обработки учетных данных.

Избирая определенную форму бухгалтерского учета, предприятие должно придерживаться ее на протяжении определенного времени (но не меньше года). О возможном изменении принятой формы бухгалтерского учета в следующем учетном периоде необходимо указать в Приказе об учетной политике или Примечаниях к финансовой отчетности.

Рационально организованная форма учета должна обеспечивать:

получение необходимой информации о хозяйственных процессах;

группирование и регистрацию первичных документов;

повышение производительности работы учетчиков в процессе подготовки первичных данных, их обработки и записи в учетные регистры;

уменьшение количества ошибок при регистрации и обобщении учетных данных;

хранение информационного фонда, который оказывает содействие принятию эффективных управленческих решений.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. За ее разглашение виновное лицо несет ответственность, установленную законодательством Украины и внутренними нормативными документами предприятия.

Производительность работы учетчиков в значительной мере зависит от избранной формы учета и ее организационной структуры. Если форма базируется на разделении труда бухгалтеров, разрешает отделить логические, контрольные функции бухгалтера от счетных, арифметических, то скорость обработки данных существенно возрастает.

Следующим шагом на технологическом этапе организации учетного процесса будет разработка рабочего плана счетов. Он определяется сформированной методологией учета. Рабочий план счетов содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета соответственно требованиям своевременности, полноты и достоверности учета и отчетности. В нем может быть использованное столько счетов и субсчетов, сколько необходимо для отображения хозяйственной деятельности.

Включая счета в рабочий план, бухгалтер основывается проблемами предприятия. Каждый хозяйственный субъект разрабатывает свой собственный рабочий план счетов, который отображает специфику области, вида деятельности, определяет содержание аналитического процесса и управленческого учета.

Еще более важным этапом в организации учетного процесса есть выбор форм первичной документации. От этого зависит достоверность учетного отображения хозяйственного процесса, его полнота и правовое обеспечение. В практике бухгалтерского учета используются как типовые формы первичной документации, которые утверждены центральными статистическими органами и предназначены для использования в разных видах хозяйственной деятельности (прибыльная накладная, товарно-транспортна накладная, кассовый приходный ордер), так и специализированные, утвержденные министерствами и ведомствами и предназначенные для учета отдельных видов деятельности (дорожное письмо автомобиля, накладная на приход пряжи, маршрутное письмо в производстве обуви).

Задачей главного бухгалтера на технологической стадии есть выбор таких форм первичной документации, которые отвечали бы характеру и содержанию предпринимательской деятельности и имели бы соответствующее обоснование. Поскольку первичная документация выступает основным доказательством в рассмотрении имущественных, финансовых и других споров, то она должна иметь реквизиты, предусмотренные соответствующими нормативными актами.

Дальше для обеспечения ритмического и своевременного поступления в бухгалтерию первичных документов из подразделов предприятия и непрерывного отображения хозяйственной деятельности в системе бухгалтерского учета составляются графики документооборота. Также разрабатывается технология обработки учетной информации, которая припускает технологическую подготовку производства обліково-аналітичної информации по смыслу, формой и параметрами, которые предусмотрено техническим заданием на создание автоматизированной системы обработки информации на ЭВМ.

Следующим большим этапом организации бухгалтерского учета есть организационная стадия. Она описывает, как организовываются способы учета с точки зрения построения бухгалтерской службы, ее места в системе управления.

Эта стадия начинается из формирования бухгалтерии. Согласно статье 8 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности", вопрос организации бухгалтерского учета на предприятии находятся в компетенции владельца (владельцев) исполнительного ли органа (должностного лица). Они также несут ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение отработанных документов, регистров и отчетности на протяжении установленного срока.  

Согласно пункту 4, статьи 8 этого закона, для обеспечения ведения бухгалтерского учета предприятие в лице владельца (владельцев) исполнительного ли органа (должностного лица) самостоятельно выбирает формы его организации:

введение в штат предприятия должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;

пользование услугами специалиста по бухгалтерскому учету, зарегистрированному как предпринимателя, который осуществляет предпринимательскую деятельность без создания юридического лица;

ведение на договорных основах бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией или аудиторской фирмой;

самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно владельцем или руководителем предприятия. Эта форма организации бухгалтерского учета не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна обнародоваться.

Руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неуклонное выполнение всеми подразделами, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерным требованиям к соблюдению порядка оформления и представление к учету первичных документов. Для этого он нанимает главного бухгалтера и поручает ему создание отдельного подраздела в структуре предприятия - бухгалтерию.

Главный бухгалтер или лицо, на которое положено ведение бухгалтерского учета предприятия:

обеспечивает соблюдение на предприятии установленных единых методологических основ бухгалтерского учета, составление и предоставление в установленный срок финансовой отчетности;

организовывает   контроль   за   отображением   на   счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;

выступает соучастником в оформлении материалов, связанных с недостатком и возмещением потерь от краж, недостатков и порчу активов предприятия;

обеспечивает проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах и других отделенных подразделах предприятия.

Главный бухгалтер в зависимости от объемов деятельности, которая требует непрерывного учета, планирует структуру бухгалтерии и определяет ее штатную численность. Для всех работников бухгалтерии, согласно распределению обязанностей, составляются должностные инструкции. В них отбивается объем работ, что должен выполнить бухгалтер, его права и обязанности, технологические связи с другими работниками бухгалтерии и подразделами предприятия. Также определяются места, где создаются документопотоки или осуществляется контроль бухгалтерии за хозяйственными операциями.

После прохождения методического, организационного и технологического этапов производится соответствующая схема и обосновывается избран вариант организации учета, его утверждение компетентными лицами и организациями. На этом этапе проводится еще и формирование проекта организации учета и реализация утвержденного варианта схемы.

2.3. Основы разработки учетной политики предприятия

Термин«учетная политика предприятия» вошел у употребление в конце восьмидесятых лет как свободный перевод на русский язык словосочетания «accounting policies». Он использовался в стандартах выданных Комитетом по международным стандартам бухгалтерского учета.

В экономической литературе приводятся разнообразные его определение:

"учетная политика предприятия представляет собой совокупность принципов и правил, которые регламентируют методические и организационные основы ведения бухгалтерского учета на предприятии в условиях действующей нормативной базы на данный момент времени" [19, с. 48];

"... совокупность способов ведения бухгалтерского учета, избранных предприятием как соответствующие условия хозяйствования" [1, с. 7];

"... это совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учета, который сообщается предприятием, исходя из общепринятых правил и особенностей своей деятельности" [10, с. 10].

Согласно пункту 3 Г(С)ТАК КАК 1 – "Общие требования к финансовой отчетности" учетная политика – это совокупность принципов, методов и процедур, которые используются предприятием для составления и предоставление финансовой отчетности.

Метод бухгалтерского учета как наука сложился 500 лет тому, и никакой общественно-экономический порядок, как показывает практика, не может его изменить. Изменения происходят только в техническом и организационном планах. Они направлены на более рациональное и эффективное использования метода. В связи с этим международные стандарты предусматривают не совокупность методов и способов ведения бухгалтерского учета, а принципов и правил организаций и технологической основы реализации способов учета.

Именно поэтому учетная политика предприятия представляет собой совокупность принципов и правил (вариантов) организации и технологии реализации способов (метода) бухгалтерского учета на предприятии с целью формирования максимально оперативной, полной, объективной и достоверной финансовой и управленческой информации предприятия.

Учетная политика может существенным образом отличаться на разных предприятиях. Она должна формироваться на основе совокупности основных принципов и правил, выбор которых требует проводки системного анализа и учета таких факторов:

1) форма собственности и правовой^-правовой-организационно-правовой статус предприятия (государственное, частное, акционерное общество и т.п.); отраслевая принадлежность и вид деятельности (промышленность, строительство, торговля, сельское хозяйство и т.п.); организационная структура управления и наличие  структурных подразделов; размеры (масштабы деятельности, объемы продажа, численность персонала и т.ін.);

2) текущие и долгосрочные цели предпринимательства, наличие четко сформулированной стратегии хозяйского-финансово-хозяйственного развития (привлечение дополнительных финансовых ресурсов, укрепление конкурентных позиций на рынке, осуществление инвестиционных программ, повышение котировок акций, возможность самостоятельных действий по вопросам ценообразования);

3) особенности деятельности - производственной (технологическая структура, потребляемые ресурсы), коммерческой (организация снабжения и сбыта, системы и формы расчетов, взаимоотношения с покупателями), финансовой (взаимоотношения с банками и другими финансовыми институтами, налоговой системой), управленческой (структура, независимость от владельцев, отчетность перед ними, уровень технического обеспечения, в том числе компьютерной техникой);

4) кадровое обеспечение - уровень квалификации персонала (опыт, привычки, степень понимания задачи, которые стоят перед ним, и проблем, способность их розрішати); система материального поощрения эффективной работы работников предприятия и материальной ответственности за возложенные обязанности;

5) хозяйственная ситуация - развитость инфраструктуры рынка, состояние хозяйственного, налогового, бухгалтерского законодательства, благоприятность инвестиционного климата;

6) наличие технического оснащения функций управления (обеспечение ЭВМ, средствами оргтехники, программными средствами);

7) наличие   эффективной системы информационного обеспечения предприятия (за всеми необходимыми для предприятия направлениями).

Организация учетной политики состоит из двух уровней. Во-первых, это политика государственных органов относительно развития учета в Украине. Во-вторых - политика конкретного предприятия направленная на обеспечение надежности финансовой отчетности.

Учетная политика формируется на основе совокупности основных принципов и правил, выполнение которых представляется безусловным. Наличие таких принципов и правил обосновывается назначением бухгалтерского учета в условиях рыночной экономики, который призвано формировать полные и достоверные данные об имущественном и финансовом положениях предприятия, выступать способом общения деловых людей, быть составляющей общегосударственной системы формирования макроэкономических показателей. Все это становится возможным лишь на основе единых подходов и правил ведения учета.

Принципы и правила - это не стопроцентная унификация учетного процесса. Эти правила устанавливают рамки в построении системы учета на предприятии, которых необходимо придерживаться при выборе учетных процедур и разработке учетного процесса. При формировании учетной политики предприятия по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного варианта с нескольких, что допускаются  законодательными актами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета на Украине.

Иногда нормативные документы вообще не содержат конкретных рекомендаций относительно правил учета отдельных фактов хозяйственной жизни. Если система не устанавливает способ ведения бухгалтерского учета за конкретным вопросом, то при формировании учетной политики предприятие самостоятельно разрабатывает соответствующий способ, исходя из действующих положений. В любом случае должна быть выдержанное одно важнейшее условие - единство учетной политики на предприятии.

Во-первых, это означает применение избранных способов всеми структурными подразделами предприятия, включая выделенные на отдельный баланс, независимо от места их расположения. В худшем случае формированная разными подразделами учетная информация будет несравнимой и несоответствующей. Во-вторых, в отношении какого-то одного конкретного вопроса предприятие должно использовать один избранный способ, если системой нормативного регулирования учет предусмотрен несколько путей. Кроме того, формирование учетной политики целесообразно осуществлять в тесной взаимосвязи с налоговым планированием.

Учетная политика, избранная предприятием, подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией. Основное назначение этой документации заключается в том, чтобы зафиксировать составу учетной политики, обеспечить одинаковую и (за возможностью) точную реализацию их в практике предприятия всеми структурными подразделами и каждым исполнителем.

Необходимость в этом обусловливается двумя факторами. Во-первых, нормальная деятельность предприятия невозможная без упорядоченности его внутренней жизни, одним из аспектов которого есть бухгалтерский учет. Во-вторых, влияние учетной политики на результаты работы предприятия настолько важный, что требует решения первого руководителя предприятия.

Рис. 2.3. Образцовая схема взаимосвязи структурных подразделов на этапе выбора вариантов учетной политики и налогового планирования

Вообще особое внимание треба обратить на процедуру формирования учетной политики на предприятиях. В ней должны принимать участие специалисты не только бухгалтерской службы, но и других функциональных подразделов и служб, в том числе финансового, юридического отделов, подразделов внутреннего аудита и ревизионной комиссии. Образцовая связь обозначенные подразделы приведены на рис. 2.3

К сожалению, в то же время П(С)ТАК КАК 1 не дает подробных рекомендаций из раскрытия учетной политики. Однако в пункте 25.1. он требует обязательного ее отображения в примечаниях к финансовой отчетности предприятия, рядом с (пункт 25.2.) информацией, которая не приводится в отчетности, но есть обязательной за соответствующими стандартами и с информацией (пункт 25.3.), что содержит дополнительный анализ статей отчетности.

Согласно международному стандарту бухгалтерского учета № 1 - "Раскрытие учетной политики", рекомендуется в примечаниях к финансовой отчетности отображать:

 в части общих положений: политику консолидации, конвертирование иностранных валют, методы оценки активов, события после даты баланса, аренду, приобретение на выплаты, операции за их оплатой и соответствующие проценты, налоги, долгосрочные контракты, привилегии;

в части активов: дебиторскую задолженность, товарно-матеріальні запасы, активы, которые амортизируют, и износ сільгоспкультур,  землю для дальнейшего использования и стоимость ее освоения, инвестиции в дочерние, ассоциированные компании и другие инвестиции, исследование и разработки, патенты и товарные знаки, гудвилл;

в части обязательств и обеспечений: гарантии, контрактные обязательства и непредвиденные события, расхода на пенсии и программы пенсионного обеспечения, выплаты при освобождении работников и сокращении штатов;

в части прибылей и ущерба: методы признания дохода, расхода на эксплуатацию ремонт и модернизацию, прибыли и убытки от реализации имущества, резервы за счет прибыли.

Согласно пункту 23 Г(С)ТАК КАК 1 предприятие должно освещать избранную учетную политику путем описания:

принципов оценки статей отчетности;

методов учета отдельных статей отчетности.

Кроме примечаний к финансовой отчетности, к числу документов, которые оформляют учетную политику, относятся приказы и распоряжения руководителя предприятия, внутренние правила, инструкции, положение, регламенты и процедуры, решение владельцев (общего собрания акционеров) и т.п.. Выбор конкретного типа документа зависит от внутреннего распорядка предприятия и характера вопроса учетной политики.

Большое значение для оформления учетной политики имеют разного рода проектные материалы из организации бухгалтерского учета. Среди них – графики документооборота, план организации бухгалтерского учета, рабочие проекты автоматизированного ведения учета, должностные инструкции. Цель их издания - оформить порядок применения тех или других способов, избранных предприятием, определить, как технически должны использоваться разные элементы учетной политики. Кроме документов, специально посвященных учетной политике, следует отметить важность учредительных документов (устав, учредительный договор), которые закладывают основы построения всей хозяйственной и управленческой системы предприятия.

Разные составу учетной политики оформляются документами разного уровня. Методические, организационные и, вероятно, отдельные технические способы ведения бухгалтерского учета должны быть зафиксированы в приказах и распоряжениях руководителя предприятия, поскольку именно на нем лежит вся полнота ответственности за организацию бухгалтерского учета и создание необходимых условий для правильного его ведения. Большая же часть технических способов ведения учета может регламентироваться инструкциями и правилами, установленными главным бухгалтером, а также проектными материалами из организации учета на предприятии.

Основным документом, который раскрывает содержание учетной политики, есть специальный приказ, который разрабатывает главный бухгалтер предприятия и несет ответственность за его формирование. Руководитель утверждает настоящий приказ об учетной политике и несет ответственность за его содержание. Именно его подпись делает приказ действующим. Настоящий приказ содержит перечень всех пунктов принятой на отчетный год учетной политики. Желательно к каждому пункту в приказе приводить нормативное обоснование (указать, на основании какого нормативного документа принятое то или другое положение об учетной политике). По нашему мнению, в приказ об учетной политике предприятия необходимо включить составу, которые приведены в табл. 2.3

Образцовый вариант приказа об учетной политике, сформированном с учетом рассмотренных ее элементов, приведенный в приложении А.

Избранные предприятием способы ведения учета должны применяться, как правило, с 1 января года, который идет за годом издания документа, который оформляет решение о принятии учетной политики. Однако в отдельных случаях может определяться другая конкретная дата начала применения того или другого способа учета.

Новые предприятия, которые только создаются, должны оформлять свою учетную политику по возможности в кратчайший срок. В начале деятельности предприятия, когда еще несформированная структура бухгалтерии и недостаточно информации о будущем развитии бизнеса, очень тяжело определиться с учетной политикой. Оформление учетной политики должно быть сделано в срок не позднее 90 дней со дня приобретения предприятием прав юридического лица или государственной регистрации.

Таблица 2.3

Перечень элементов учетной политики предприятия

Составные элементы учетной политики	Нормативно-правовое регулирование
Выбор организационной формы учета	Регулируется ЗУ "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности"(далее –  Закон) г.ІІІ, ст.8, п. 4
Выбор формы бухгалтерского Учета	Закон, г.ІІІ, ст. 8, п. 5
Ответственность руководителя. Обязанности главного бухгалтера.	Закон, г.ІІІ, ст. 8, п. 6, п. 7
Технология обработки учетной информации	Закон, г.ІІІ, ст. 8, п. 5, абз. 4
Основные средства : сроки полезного использования; группы основных средств; методы начисления износа; порядок переоценки; порядок учета расходов на ремонт;	П(С)ТАК КАК 7 "Основные средства" в соответствии п.7 - п. 14 по субсчетам и по п.5.1 в соответствии п. 26 в соответствии п. 16 - п. 21 в соответствии п. 14, п.15
Нематериальные активы: признание и оценка методы начисления износа	П(С)ТАК КАК 8 "Нематериальные активы" в соответствии п.6 - п.18 в соответствии п.25 - п.31
Запасы: методы списания при убытии; способы амортизации МШП; порядок оценки товаров в торговле.	П(С)ТАК КАК 9 "Запасы" в соответствии п.16 - п.21 в соответствии гг.1,п.26 Г(С)ТАК КАК 7 в соответствии п.22
Дебиторская задолженность: порядок оценки задолженности; расчет резерва долгов.	П(С)ТАК КАК10"Дебиторская задолженность" в соответствии п.5 - п.7 в соответствии п.8 - п.12
Расхода: признание расходов; группирование расходов; калькирование себестоимости.	П(С)ТАК КАК 16 "Расхода" в соответствии п.5 - п.9 в соответствии п.11
Метод определения дохода	П(С)ТАК КАК 15 "Доход", п.10
Порядок ведения налогового учета	Определить методику накопления информации для составления налоговой отчетности.

На протяжении года предприятие должно строго соблюдать принятой учетной политики. Однако, поскольку его хозяйственная деятельность - явление многостороннее и непостоянное, то и его учетная политика не может оставаться неизменной. Порядок внесения изменений регламентирован специальным разделом П(С)ТАК КАК 6 - "Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах".

Согласно пункту 9 этого стандарта учетная политика может изменяться, только если меняются уставные требования;  меняются требования органа, который утверждает  положение  (стандарты)  бухгалтерского  учета;  изменения обеспечат более достоверное отображение событий или операций в финансовой отчетности предприятия. Пункт 10 стандарта говорит, что не считается изменением учетной политики ее установления для событий или операций, которые отличаются по смыслу от предыдущих событий или операций; событий или операций, которые раньше не происходили.

При необходимости можно внести изменения в учетную политику, но только с начала нового отчетного года. В случае изменения учетной политики в примечаниях к финансовой отчетности следует раскрыть причины и сущность изменения, сумму корректирования нераспределенной прибыли на начало отчетного года или привести обоснование невозможности ее достоверного определения.

Особое внимание необходимо уделять соответствию учетной политики хозяйственной ситуации. В частности, на учетную политику могут повлиять такие события в хозяйственной жизни, как запрет или ограничения той или другой деятельности; изменение условий договора, которые заключаются с потребителями продукции работ, услуг, в том числе с государственными органами, поставщиками материально-технических ресурсов, услуг; введение и отмена государственного регулирования цен на продукцию; реструктурирование источников формирования финансовых ресурсов; изменение условий внешнеэкономического режима; уровень инфляции и т.п..

Все изменения избранной учетной политики должны быть обоснованными. Если меняются методические способы ведения учета, то это припускает наличие серьезных экономических факторов и преимущество использования новых способов. Обоснованием перехода к использованию новых технических приемов учета может быть рационализация и оптимизация учетного процесса. В результате реорганизации предприятия происходят изменения в организационном аспекте системы учета, в частности может превратиться структура бухгалтерской службы.

Следствия изменений тех или других способов, которые составляют учетную политику предприятия, неодинаковые. Если изменения касаются ее технических и организационных аспектов, то это в большей мере обозначается на качественных характеристиках самого учетного процесса. Корректирование же методических приемов может отразиться на финансовых результатах деятельности предприятия и тем самым изменить картину имущественного и финансового положения предприятия, которое в свою очередь, влияет на выводы и действия пользователей финансовой отчетности.

В связи с изменением учетной политики предприятие должно определить порядок регулирования сумових разностей, которые возникают при переходе к использованию новых способов ведения учета. Другими словами, необходимо решить, куда будет отнесена сумова разность, которая возникла: или включенная у расхода производства, или отнесенная на чистую прибыль, или капитализированная.

Так же, как и учетная политика, документальному оформлению подлежат и измени в ней. Имеется в виду необходимость, кроме отображения изменений в примечаниях к финансовой отчетности, изданию соответствующего распорядительного документа и доведение его к сведению всех заинтересованных должностных лиц и других работников предприятия.

При тех или других изменениях учетной политики особенно тщательно необходимо подходить к определению даты, из которой в учетную практику вводится новый прием. Его ведение не должно усложнить учетный процесс или воспрепятствовать нормальному его ходу. Теоретически новый способ учета можно ввести с любой даты, избранной предприятием. Однако с точки зрения практики наиболее приемлемым моментом есть 1 января. Корректирование учетной политики с начала нового отчетного года обеспечивает последовательность учетного процесса на протяжении года и большую доказательность показателей, которые формируются в бухгалтерском учете.

Принятая предприятием учетная политика должна раскрываться для внешних пользователей финансовой информации. При этом под раскрытием информации имеется в виду перевод ее гласности. Необходимость в этом связана с назначением финансовой информации о деятельности предприятия. Чтобы проанализировать состояние предприятия на основе его финансовой отчетности, необходимо знать, как сформировались те или другие показатели, которое привело к их изменению: реальное улучшение-ухудшение дел или корректирование методов расчета показателей. Другими словами, заинтересованный пользователь бухгалтерской отчетности должен иметь возможность понять и оценить те или другие данные, включенные в нее.

В отчете, который обнародуется, подлежат описанию не все составу учетной политики, а лишь основные ее положение. Под основными понимаются те положения учетной политики, которые существенным образом влияют на представление об имущественном и финансовом положениях предприятия, его результаты деятельности, а также те, которые разрешают сделать полезные выводы.

Раскрытие информации об учетной политике и ее изменениях в финансовой отчетности является предпосылкой сравнения деятельности одного предприятия в разные периоды, а также финансовых отчетов разных предприятий. Таким образом, пользователи приобретают возможность оценить, насколько сравнимые данные отдельных статей финансовой отчетности того или другого отчетного периода, того или другого предприятия.

Раскрытие учетной политики в финансовой отчетности не исключает неправильного или неточного отображения фактов хозяйственной деятельности предприятия. Оно не снимает из предприятия ответственности за нарушение установленных правил ведения бухгалтерского учета и составление отчетности. В силу важности следствий принятия учетной политики для внутренней жизни предприятия и для внешних пользователей бухгалтерская информация является объектом пыльного контроля со стороны разных заинтересованных органов и лиц.

Внутренний контроль учетной политики обеспечивается службами внутреннего аудита и ревизионной комиссией. Служба внутреннего аудита должна сосредоточиться главным образом на соответствии учетной политики установленному порядку учета и отчетности, обоснованности принятия администрацией тех или других решений с точки зрения влияния их на конечные результаты деятельности предприятия, а также точности воплощения избранной учетной политики. Она должна наблюдать за учетной политикой в интересах владельцев предприятия, т.е. за тем, насколько принятые дирекцией предприятия решения реализуют целые собственников.

Внешний контроль учетной политики, избранной предприятием, может быть осуществленный независимой аудиторской организацией, а также государственными контролирующими органами, которые владеют соответствующими полномочиями.

Информация об учетной политике, как неотъемлемая составляющая бухгалтерской отчетности, есть одним из объектов аудиторской проверки. В процессе проверки устанавливается соответствие избранной предприятием учетной политики характера и условиям деятельности этого предприятия, а также действующим правилам его деятельности и общепризнанным процедурам. Проверяя учетную политику, аудитор предоставляет консультационной помощи предприятию. Вторая сторона аудиторской проверки учетной политики связана с необходимостью отображения в отчетности реального положения дел на предприятии. Поскольку результаты такой проверки служат основой для действий контрагентов предприятия, то мысль аудитора об учетной политике также очень важная.

Основой для аудиторского исследования учетной политики есть внутренняя документация предприятия, в том числе проекты организации бухгалтерского учета, организационно-распорядительная документация, внутренние правила и регламенты, проектная документация на организацию автоматизированного ведения учета, учетная документация, бухгалтерская отчетность и т.п.. Анализ всех названных документов разрешит составить довольно полное представление об учетной политике и ее реализации на практике.

В отличие от аудиторского исследования учетной политики предприятия контроль налоговых органов преследует лишь одну цель - установление соответствия избранных предприятием способов ведения бухгалтерского учета требованиям и распоряжениям налогового законодательства. При этом очевидно, что налоговые органы не волнует проблема соответствия установленных правил характера и особенностям деятельности конкретного предприятия.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ И УЧЕТНЫХ НОМЕНКЛАТУР

4.1. Учету номенклатуры и носители учетной информации

Бухгалтерский учет как упорядоченная система обобщения информации о деятельности юридических лиц, в отличие от оперативного и статистического учета, основывается на методе документирования. Этот метод припускает сплошное и непрерывное документирования всех операций, которые происходят в деятельности предприятий, учреждений и организаций. Только документированные хозяйственные операции могут быть приняты к учету.

Порядок создания, принятие, отображение в бухгалтерском учете, а также сохранение первичных документов, учетных регистров, отчетности предприятиями и их объединениями независимо от форм собственности определяет "Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете", утвержденное приказом Министерства финансов Украины №88 от 24 марта 1995 г. и зарегистрированное в Министерстве юстиции Украины  05.06.95 г. № 168/704.

Его использование разрешает предприятиям организовать работу со значительным объемом бухгалтерской информации и требует научной организации учетного процесса, и даже в условиях ручной работы - разработки учетных номенклатур. Без этого невозможной становится автоматизация бухгалтерской работы. Формирование учетных номенклатур - важный момент организации учета и контроля, поскольку их наличие оказывает содействие ликвидации дублирования в учете, обоснованному выбору первичных документов, учетных реестров, формированию документооборота и решению широкого круга других вопросов.  

Итак, учетная номенклатура - это перечень средств предприятия, источников их образования и результатов хозяйственной деятельности, которые должны найти отображение в бухгалтерском учете. Они формируются в зависимости от фактических условий деятельности предприятия, требований управления и нужд в информации для проводки контроля. При разработке учетных номенклатур особое внимание уделяют поэтому, к какому этапу учетного процесса они относятся, поскольку каждый из них имеет свои особенности и требования.

Первым этапом учетного процесса является первичный учет. Организация первичной информации начинается с выяснение состава хозяйственных операций и объектов, которые должны найти отображение в системе учета на предприятии. Для этого за каждым разделом учета составляются подробные перечни всех объектов для получения исходной информации, которые называются учетными номенклатурами. Потом в номенклатурах выделяются объекты и операции, которые могут и должны найти свое отображение в учете путем предыдущего их фиксирования в первичных носителях учетной информации.

При разработке и анализе учетных номенклатур необходимо обеспечить укрупнение единиц измерения учетной информации. Это будет оказывать содействие уменьшению количества носителей информации и снижению объемов учетных работ. Целесообразно укрупнять партии материалов, которые отпускаются производству, применять укрупненные расценки на оплату труда, избегать отпуска готовой продукции небольшими партиями.

В действующем предприятии перечень объектов первичного учетного оформления (номенклатуры) определяется на основании существующей организации производства, работы, технологии и других сформированных условий. Основная задача организации заключается в том, чтобы после анализа существующих номенклатур пополнить их отсутствующими объектами и отстранить из них все чрезмерности, дублирование и устаревшие объекты.

В новых предприятиях, когда учет организуется сызнова, треба определить весь перечень объектов первичного документирования. Для этого треба хорошо знать технологию производства, предвиденную организацию работы, систему снабжения и сбытую. Номенклатуру объектов документирования следует строить с учетом опыта аналогичных действующих предприятий.

Учету номенклатуры разрабатываются учетным аппаратом предприятия под руководством главного бухгалтера. К этой работе привлекаются плановый отдел, отдел работы и заработной платы, отдел снабжения и сбыта, вычислительный центр и другие службы, заинтересованные в наиболее полном, рациональном документировании операций и процессов для оперативного контроля и анализа работы предприятия.

При наличии учетных номенклатур можно более обоснованно выбирать и проектировать первичные документы, определять объем учетных работ. После окончательной обработки учетных номенклатур их оформляют в виде табл. 4.1 и выбирают носители информации из каждого объекта бухгалтерского документирования.  

Таблица 4.1

Характеристика первичных учетных номенклатур за объектом учета

Характеристика данных для учета (название номенклатур)	Измерители	В каких материальных носителях отображаются	Сфера использования учетных данных	При- метки
	нату-ральні	вар-тесные

Итак, в процессе организации бухгалтерского учета понятия номенклатуры есть центральным. Оно отображает признака реально существующих предметов, которые є объектами практической деятельности с создание, сбора обработки, хранение, поиска, распространение и использование документально оформленной информации. Однако как информация, так и учету номенклатуры могут быть не документальными - не закрепленными, и документированными - закрепленными на соответствующем носителе, который предназначен для передачи в пространстве и времени.

Носители исходных данных - важный элемент процесса сбора обліково-економічної информации в системе управляння предприятием. От их вида, состава, информационной вместительности, трудностей с составление и обработке зависит действенность всей информационной системы. Выбор носителей первичной информации обусловливается составом технических средств, которыми распоряжается предприятие, и избранной формой бухгалтерского учета.

Организация текущего учета также начинается из изучения состава учетных номенклатур, которые необходимо отразить, но уже в системе учетных реестров и на разных расчетных формах. В основу разработки учетных номенклатур текущего учета положенная система показателей внутренней и внешней отчетности, план счетов, классификация объектов, которые определены нормативными актами и методическими рекомендациями.

По своей технологии выбор и оформления учетных номенклатур текущего учета аналогичный выбору их на этапе первичного учета. Для этого за всеми учетными участками составляют подробный перечень тех объектов, которые представляют интерес с точки зрения управления предприятием. Однако сам процесс формирования номенклатур текущего учета более сложный, поскольку  он тесно переплетается с группированием объектов учета за разными признаками, их наличием и движением. По своему смыслу учету номенклатуры текущего учета бывают двух видов: простые (т.е. такие, которые в будущем не будут детализированы) и сложные (их треба дальше детализировать). Они являются основой будущего рабочего плана счетов.

Номенклатуры итогового учета представляют собой систему показателей, которые характеризуют состояние, явления и процессы, которые отображают факты хозяйственной жизни предприятия. Их формирование зависит от многих факторов, которые влияют на организацию итогового учета. Однако наиболее важной есть отчетность, которую подает та или другая хозяйственная система, периодичность этой отчетности, сроки ее представления, источника получения информации. За этими признаками номенклатуры итогового учета можно поделить на группы, которые приведено в табл. 4.2

Таблица 4.2

Классификация номенклатур итогового учета

Признак	Классификация
Характер	Финансовые и внутрихозяйственные
Содержание	Статистические, оперативные, бухгалтерские
Периодичность	Текущие, месячные, квартальные, полугодичные, годовые
Структура	Директивные и расчету
Консолидация	Сведенные и за структурными подразделами

Главной особенностью организации номенклатур заключительного этапа учетного процесса есть то, что она регламентируется законодательством Украины, методическими рекомендациями относительно заполнения отдельных показателей отчетности и стандартами бухгалтерского учета. Поэтому каждую такую номенклатуру выбирают, просматривая эти нормативные акты.

При разработке учетных номенклатур итогового учета необходимо учитывать еще и то, что они тесно связаны с нормированием, планированием, бюджетированием, контролем и анализом. Именно поэтому в составе учетной номенклатуры итогового учета, кроме фактических данных должны входить также плановые и нормативные показатели, а также показатели отклонений в абсолютном и относительном выражениях.

Во всех случаях при формировании номенклатур каждого из учетных этапов необходимо соблюдать утвержденных в государственных нормативных актах и внутренних документах предприятия положений, во избежание лишней работы. Уже после окончательного выбора номенклатур переходят к организации выбора и разработки носителей информации.

4.2. Организация документирования хозяйственных операций на предприятии

Рациональная организация документирования припускает применение наиболее совершенных документов, выбор рациональных способов самого документирования и соблюдение положения о документах и записях в бухгалтерском учете. В процессе документирования важно обеспечить две условий:

отображение в документе действительного содержания хозяйственной операции, которая случилась, факта или процесса, т.е. обеспечение достоверности;

обеспечение минимальных расходов рабочего времени на составление документа.

Таким образом, можно выделить два основных этапа документирования:

восприятие и измерение необходимых параметров хозяйственного процесса или операции;

фиксация в первичном документе воспринятой информации.

Восприятие и измерение операций и процессов может осуществляться непосредственно человеком или разными техническими средствами, приспособлениями, устройствами, приборами. Большинство операций, связанных с учетом производства, могут быть воспринятые разными автоматическими, полуавтоматическими и механическими устройствами - счетчиками, датчиками и т.п.. Средства механизации первичного учета оказывают содействие объективности и точности учета, уменьшению расходов учетной работы и ее облегчению, высвобождению времени у оперативных работников для управления производством.

На составление первичных документов тратится много времени, поэтому следует обеспечить максимальное сокращение трудовых расходов на этом участке учетной работы. Трудоемкость документирования уменьшается применением технических средств и механизацией фиксации данных в обычных первичных документах.

Значительно облегчается и упрощается процесс фиксации постоянных реквизитов в документах печатанием их типографским способом. Например, в первичных документах из учета производства можно отпечатать наименование и номера операций обработки, расценки и нормы времени, в документах из учета готовой продукции и ее реализации - наименование и шифры готовых изделий, единицы измерения, оптовые цены, проценты торговых надбавок и скидок.

В современных условиях в бухгалтерском учете бумажные первичные документы пока еще преобладают над электронными носителями первичной обліково-економічної информации, однако бумажный документ как носитель первичной информации не исключается и в условиях АСУ.

Практика показывает, что одинаковые хозяйственные операции могут оформляться разнообразными за своим построением документами, которые различаются по объему зафиксированной информации, сложности и трудоемкости составления и обработки, степени аналітичності. Тому вибір первичных документов, которые более целесообразно применять в данном предприятии, является важным звеном в организации учета.

Вообще документация - это способ оформления хозяйственных операций соответствующими документами. Документ (согласно ГОСТ 6.10. 2-75 "Унифицированные системы документации. Сроки и определения") - это материальный объект, который содержит в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, который имеет, согласно действующему законодательству, правовое значение.

Бухгалтерский документ - это документ, который содержит ведомости о хозяйственной операции и представляет собой юридическое доказательство ее осуществления. Поскольку в деятельности каждого предприятия образовывается множество документов, рациональное организация учета и контроля невозможная без проводки их классификации, один из вариантов которой приведено на рис. 4.1

Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанием, т.е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическое согласование отдельных показателей.

При выборе форм первичных документов следует ориентироваться на более рациональные из них. Рациональными считаются документы, которые удобно и просто составлять, обрабатывать и отбивать данные в регистрах учета. Они должны содержать максимум контрольно-аналітичної информации и отвечать установленным стандартам.

Необходимо учитывать, что при механизированной обработке следует использовать багаторядкові документы, а при обработке вручную - однорядковые. Оперативный контроль за работой предприятия лучше вести по данным разовых документов, а не накопительных, так как при применении первых более короткий промежуток времени от момента составления документа к получению информации в службах контроля. Кроме того, применение багаторядкових документов ведет к уменьшению их количества и трудоемкости составления.

Выбор форм документов при проектировании учета в предприятии облегчается тем, что маются типичные межотраслевые документы. В соответствии с п.2.7 и п.2.8 Положение № 88 все первичные документы можно поделить на следующие группы:

составляются на бланках типовых форм, утвержденных Министерством статистики Украины;

составляются на бланках специальных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины (выдаются в альбомах отраслевых первичных документов);

составляются на самостоятельно изготовленных бланках, специальная форма для которых не предусмотрена;

составляются на бланках строгой отчетности.

Кроме этого, во исполнение мероприятий по реализации Государственной программы перехода Украины на международную систему учета и статистики Министерством статистики Украины утверждены типовые формы первичной учетной документации, например из учета основных средств (приказ Министра статистики № 352 от 29.12.95, введенного в действие с 01.01.96 г.); из учета сырья и материалов (приказ Министра статистики № 193 от 21.06.96, введенного в действие из ноября 1996 г.); из учета МШП (приказ Министра статистики № 145 от 22.05.96, введенного к действию из ноября 1996 г.) и т.п..

Среди типовых документов есть обязанности для применения без любых перемен и дополнений, например документы из учета средств, расчетов. Но есть и формы, которые только рекомендованные и на основе которых разрабатываются отраслевые или специализированные документы. Нередко первичные документы приходится проектировать непосредственно в предприятии на основе уже сформированных теоретических принципов и практического опыта. Для этого необходимо определить, к какой классификационной группе относится документ, установить требования относительно его реквизитов и форму их расположения на бланке.

В процессе организации учета к каждому первичному документу разрабатываются короткие указания о порядке его составления, продвижение, обработки и использование, с учетом того, что к учету должны приниматься лишь правильно оформленные документы. Эти документы для предприятия выбираются учетным аппаратом под руководством главного бухгалтера и при участии других заинтересованных служб предприятия.

В соответствии со ст. 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" первичные документы должны иметь следующие основные реквизиты: название документа (формы); дата его составления; название предприятия, от лица которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицы измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, которые разрешают идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.

Если в документе нет одного или нескольких основных реквизитов, то он не может быть основанием для отображения операций в бухгалтерском учете. Кроме того, в зависимости от характера операций к первичному документу могут быть добавлены дополнительные реквизиты.

В соответствии с п.1.3. Положение № 88 все первичные документы должны составляться на украинском языке. Рядом с украинским может использоваться другой язык, определенный ст. 11 Закона Украины "О языках в Украине".

Записи в первичные документы могут осуществляться как ручным, так и машинным способом. При осуществлении записей вручную, в соответствии с п. 2.10. Положение № 88, они выполняются с использованием чернил только темных цветов. Соответственно п. 2.3, если документ изготовлен машинным способом, он должен быть записан на материальном носителе информации, изготовленный, размеченный и закодированный согласно требованиям.   

Кроме технической стороны внесения записей в первичные документы, большое значение имеет и юридическая сторона, т.е. вопрос их содержания (соответствия нормам действующего законодательства, логической взаимосвязи показателей и т.п.), которые определяют юридическую силу документа, который составляется.

Руководитель предприятия утверждает перечень лиц, которые имеют право давать разрешение, подписывать первичные документы на осуществление хозяйственной операции, связанной, например, с отпуском материальных ценностей, расходами средств, нематериальных активов, дефицитных товаров и другого имущества. В каждом случае, согласно п. 2.14 Положения № 88, ответственность за своевременное и качественное составления документов, передачу их в установленные графиком сроки для отображения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, которые составили и подписали эти документы. Ответственность за порчу документов также несет предприятие. Никакие причины не могут быть оправданием, кроме обозначенных в законодательстве.

Для того, чтобы получить учетную информацию, треба сформировать необходимые показатели хозяйственной деятельности, зафиксировать их в разных носителях учетной информации - первичных документах, а потом зафиксировать их в учетных реестрах текущего учета: ведомостях, журналах-ордерах, машинограммах и т.ін.

Учетн регистр - эт сведенн ведомост, составленн за экономическ признак хозяйственн в хронологическ последовательност их выполнени согласно первичн документ или друг носитель информации, котор они заменя; эт специальн таблиц, предназначенн для отображени документально оформленн хозяйственн операци в систем счет, накоплени и сохранени учетн информаци; эт носител специальн формат, предназначенн для хронологическ, систематическ или комбинированн накоплени, группировани и обобщени информаци из первичн документ, который принят к учет.

Учетные регистры по аналогии с первичными документами также подлежат определенной классификации, которая необходимая для улучшения организации учета и контроля. Один из вариантов такая классификация приведена на рис. 4.2.

Содержание и структура учетных регистров подчинена форме бухгалтерского учета и способам обработки обліково-економічної информации. Данные к учетным регистрам переносятся только после проверки первичных документов по смыслу и структурой.

Для синтетического и аналитического учета хозяйственных операций предприятий и учреждений применяют учетные регистры, рекомендованные Государственным комитетом по бухгалтерскому учету. Ответственность за достоверность информации, которая отображена в регистре, несет лицо, которое его составила и подписала.

Текущий учет связан с использованием большого количества расчетов. Расчетные таблицы имеют индивидуальных характер. Методика и техника их разработки такая же, как и в случае выбора первичных документов. Значительная часть расчетных таблиц рекомендована в централизованном порядке. Вместе с тем многие из них разрабатывается непосредственно на предприятии. Кроме этого, текущий учет связан с необходимостью предоставления большого количества справок, которые также є носителями информации текущего учета.

На этапе итогового учета подготавливают два вида носителей информации: отчетные формы и расчетные таблицы. Отчетные формы разрабатывают на основе особенностей хозяйственной деятельности предприятия, которые потом формируют в рабочие альбомы документов и разрабатывают инструкции по заполнению каждой из форм.

4.3. Пути уменьшения количества документов

Рядом с улучшением форм первичных документов, повышением требований к качеству их содержания и рационализацией движения путем более обоснованного проектирования важным элементом организации первичного учета есть уменьшения количества документов. Оно может достигаться разными путями, основные из которых приведено ниже.

1. Применение багатострокових документов вместо однорядковых, накопительных - вместо разовых. Например, при организации учета оплаты труда целесообразно вместо разовых нарядов использовать многодневные и даже месячные или соединить их с ведомостями учета изготовления продукции. Возможно также внедрение маршрутных писем и бригадных нарядов вместо индивидуальных. Отпуск материалов в производство необходимо документировать лімітно-заборными картами, а актами-требованиями оформлять только дополнительный отпуск. Необходимое также использование таких лимитных карточек, в которых можно сразу учитывать расходы нескольких видов материалов.

2. Устранение чрезмерного дробления объектов учета. Это требование есть наиболее актуальным при ведении управленческого учета и выделении на предприятии центров ответственности. Относительно бухгалтерского учета, то она предусматривает, например, что материалы с составов раціональніше выделять более большими партиями; вместо поопераційного учета расчетов заработной платы лучше вести ее учет за количеством продукции, которая поступила на состав готовых изделий. Недопустимое дробление партий изделий при маршрутной системе учета, выдачи деталей или материалов на ремонт объектов основных средств.

3. Применение одного документа для сопредельных и взаимосвязанных хозяйственных операций. Так, когда количество материалов согласно сопроводительному документу поставщика отвечает количеству материалов, которые поступили к предприятию, необходимый документ (приходный ордер) на их оприходование можно заменить отметкой кладовщика (особый штамп) на счете или транспортной накладной поставщика.

4. Регистрация хозяйственных операций непосредственно в учетных регистрах без составления первичных документов. Во многих предприятиях некоторые хозяйственные операции не оформляются первичными документами, а отображаются сразу в учетных регистрах. Например, вместо составления первичного документа на выдачу материалов получатель расписывается непосредственно в карточке складского учета, для этого в ней предполагается особая графа. Карточка в конце месяца передается на обработку в бухгалтерию.

5. Создание комплексных первичных документов. Уменьшение количества документов можно достичь созданием комплексных документов, в которых отбиваются несколько объектов бухгалтерского документирования. Примером может служить маршрутно-технологічний письмо, которое заменяет маршрутное письмо, сменное рапорт, требование на материалы, сообщение о недостатке, накладной на приходование готовых изделий. Т.е. вместо пяти-шести самостоятельных документов, которые применялись раньше, действует один.

6. Применение бездокументального способа движения материалов и полуфабрикатов. Количество документов может быть снижено, когда, например при передаче деталей из механических цехов к тем, что занимаются сборкой не будет составляться никаких документов. Количество изготовленных деталей механическими цехами можно оформлять в конце месяца, исходя из количества собранных машин.

7. Бездокументальный обмен инструментов. К уменьшению количества документов ведет также обмен инструментов и приспособлений путем замены на непригодные, которые поворачиваются в состав. Обмен проводится штука за штуку, без оформления каких-нибудь документов. Такой же порядок применяется при обмене инструментов между составами и цехами с целью ремонта, заточение или замены недоброкачественных или испорченных деталей при собирании.

8. Использование документов продолжительного пользования. Например, тіж самые инвентарные описания основных средств можно применять для проверки наличия объектов несколько раз, внося в описания лишь выявленные изменения за период между проводкой инвентаризаций.

9. Применение способа выборочного документирования. Некоторые хозяйственные операции не обязательно подвергать сплошному документированию. Текущий простой оборудования и качество продукции более целесообразно выборочно учитывать.

Существует еще множество разных путей уменьшения количества первичных документов. Они будут различаться для каждого конкретного предприятия, однако во всяком случае это приведет к упрощению учета, снижение трудоемкости учетных работ и расходов на ведение учета.

4.4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

При заполнении первичных документов и учетных регистров возможное возникновение разных ошибок. Они могут возникать при разных обстоятельствах, однако в каждом случае предприятию нужно употреблять все необходимые меры по предотвращению несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета.

В тексте и цифровых данных первичных документов, в учетных регистрах и отчетах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибок осуществляется в зависимости от характера ошибки и времени ее выявление (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Способы выявления ошибок в первичных документах  и учетных регистрах

Ошибки, которые возникают в процессе бухгалтерского учета, можно поделить за разными признаками. Так, за причинами возникновения выделяют три обстоятельств: утомление, невнимательность работника, неисправность вычислительной техники. Во избежание этих ошибок в процессе организации учета и контроля, нужно создать такие условия сотрудникам, за которые они бы не утомлялись, повышали свою квалификацию, и обеспечить систематическое профилактическое обследование техники.

По месту возникновения выделяют такие группы ошибок: в записях (тексте), числовых показателях и разнесении аналитических показателей.

По значению выделяют локальные и транзитные ошибки. Локальные спричиняють искривление информации лишь в том документе или реестре, где их допущено, и не приводят к ошибкам в других регистрах. Транзитные, наоборот, приводят к изменениям еще и в других регистрах. Они опасные тем, что искривляют данные на счетах, которые потом отображаются в отчетности.

Исправление ошибок в финансовой отчетности регламентируется П(С)ТАК КАК 6 "Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах". Этот стандарт очень лаконичный, и все же таки он определяет концепцию исправления ошибок, которые допущены при составлении финансовых отчетов за предыдущие периоды и выявлены при подготовке финансовых отчетов за отчетный период.

Вообще П(С)ТАК КАК 6 даже не дает ни определение понятия "ошибка", ни перечня возможных ошибок. Такой перечень можно найти в МСБУ 8 "Чистая прибыль или убыток, важные ошибки и изменения в учетной политике". Согласно нему ошибки могут возникать при математических подсчетах, при использовании учетной политики, в случае неверной интерпретации фактов хозяйственной деятельности или при недосмотре и мошенничестве.

В каждом случае порядок исправления ошибки предусматривает корректирование сальдо нераспределенной прибыли на начало отчетного периода и повторное отображение соответствующей сравнительной информации. Этот порядок относительно ошибок прошлого период приведен на рис. 4.4.

Нужно отметить, что между периодом, когда была допущена ошибка, и периодом, когда она была выявлена, может пройти несколько лет. Тогда сальдо нераспределенной прибыли треба корректировать на начало каждого года. Данные финансовых отчетов за все предыдущие годы треба перерассчитать.

Требование относительно необходимости представления в финансовой отчетности сравнительной информации можно понимать таким образом, который вполне достаточно привести перечень статей отчетности, которые были перечислены с целью исправления ошибки, а также отобразить характер проведенных расчетов в приложениях к отчетности.

Нужно отметить, что МСБУ 8 рассматривает не ошибки вообще, а только важные, т.е. те, что могут повлиять на достоверность финансовой отчетности. Однако выявление всех ошибок есть одной из основных требований относительно рациональной организации учета и контроля. Итак, при отображении хозяйственных операции на счетах бухгалтерского учета и учетных регистрах должны быть безошибочные показатели, которые характеризуют деятельность предприятия.

Исправление ошибок еще более необходимое, когда они влияют на базу налогообложения, а тем самым и на размер налогов, которые были начислены в предыдущих периодах. Именно поэтому при выявлении ошибки бухгалтеру треба сопоставить размер начисленных налоговых обязательств периода, в котором была допущена ошибка, с теми, что реально выходят. Нужно отметить, что изменения обычно затрагивают нескольких налогов одновременно.

Рис. 4.4.  Последовательность исправления ошибок в финансовой отчетности

Очень важным есть период времени между допущением ошибки и ее исправлением, поскольку от его продолжительности будет зависеть размер пени за некоторыми налогами. Так, согласно п. 17.1.3. Закона Украины "О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетом и государственными целевыми фондами", предусмотрено, что в случае занижения налоговых обязательств плательщик платит 5% от суммы недоплаты за каждый из налоговых периодов, установленных для такого налога, сбора, начиная из периода, на который приходится такая недоплата, и заканчивая периодом поступления налогового сообщения. Эти санкции не применяются, когда плательщик самостоятельно, к началу проверки контролирующими органами, проявил ошибки и выполнил все обязательные условия предусмотрены законодательством, а именно: уплатил печали недоплаты и штраф в размере 10% от этой суммы. Также плательщик представляет уточненную декларацию, расчет суммы недоношенных налогов, письменное объяснение о допущенных, выявленные и исправленные ошибки и копию документа, который подтверждает оплату к налоговой администрации.

Кроме этого, нужно отметить, что согласно п. 5.2.7 Закона Украины "О прибыли" к валовым розходів включают суммы расходов, не учтенных в предыдущих периодах в связи с допущением ошибок и выявленных в отчетном налоговом периоде при расчете налоговых обязательств.

Относительно исправления ошибок при расчете НДС нет  четких разъяснений ГНАУ. Через это также треба руководствоваться нормами положения № 88, т.е. исправление в книгах приобретения товаров и книгах учета продажи должно происходить общеустановленным чином (рис. 4.3), а именно: ошибки исправят корректурным способом. Однако после сдачи Декларации с НДС, необходимо заполнять специальное приложение №2 "Расчет корректирования сумм НДС".

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

5.1. Понятие документооборота

В современных условиях наибольший эффект дают методы рационализации документов, так как именно их обработка составляет наибольший удельный вес в общих трудовых расходах работников бухгалтерии. Высокая «рентабельность» упрощение документаційних процессов на всех уровнях управления производством обусловливается следующими причинами:

1.  Рационализация документов и применение более экономических методов их обработки не нуждаются в значительных материальных средствах и могут быть достигнутые в пределах текущих расходов каждого предприятия.
2.  Эффективность мероприятий в области совершенствования информационных процедур (формирование, передачи, обработки документов) может быть реализованная на предприятии практически немедленно.
3.  Потребность в капитальных вложениях для механизации процессов обработки документации в 3-4 разы меньшая, чем в основном производстве.
4.  Рационализация документопотоків помогает существенным образом сократить количество ошибок в документах

5. Составлением первичные документы заняты 30-40% всех работников учета. Нередко учетные функции выполняют также старшие мастера, мастера, бригадиры и даже рабочие основного производства, которое нуждается в рационализации их работы.

Именно поэтому работы по механизации и автоматизации бухгалтерской работы нужно объединять с комплексом мероприятий по усовершенствованию организационной структуры, информационной базы, внутреннего документо-обращения и нормативного хозяйства. Первоочередной задачей в этом направлении есть рационализация существующих на каждом предприятии видов информации и документов.

Для получения сведенных данных необходимая заранее определенная  система движения первичной учетной информации во времени и просторные. Упорядоченное продвижение первичной информации в процессе ее создания (получение извне), преобразование, обработки и обобщение в системе бухгалтерских счетов называется циркуляцией первичной информации. Продвижение первичных документов, как носителей информации с момента их составления и к передаче в архив предприятия, образует документооборот.

Циркуляция первичной информации и документооборот представляют собой важнейший объект организации учета. От того, как рационально будут построенные и как быстро носители будут составляться, передаваться в органы учета и там обделываться, зависит скорость получения сведенной учетной информации, используемой для управления и контроля. Документооборот организуется учетным аппаратом под руководством главного бухгалтера предприятия.

Рационально организованные циркуляция и документооборот в предприятии припускают минимальный разрыв времени между осуществлением хозяйственных операций и получением при этом необходимых обобщенных сведений органами регулирования производства и управление предприятием; применение наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижение первичной информации к месту ее обработки; расположение структурных подразделов между собой таким образом, чтобы облегчить операционный поток.

Организация циркуляции и документооборота в предприятии предусматривает предыдущее планирование, регулирование документопотоків и контроль за соблюдением принятого порядка.

В предприятиях, где маются проекты организации учета, вопрос организации документооборота является составной частью этих проектов, а в предприятиях, где указанных проектов еще нет, разрабатываются самостоятельные планы документооборота.

Следует отметить, что в учетном процессе продвигаются не только первичные документы, а еще и учетные реестры и отчетные формы. Это нуждается в отладке определенной взаимосвязи исполнителей учетного процесса, который также относится к задачам организации документооборота и документопотоків. Документопотік - это совокупность операций передачи с одного робого места на другое данных, зафиксированных на нескольких носителях учетной информации. Итак, объектом организации есть не только движение документов, а и движение целых массивов информации. Самая же организация должна охватывать все операции - от первой записи к сдаче документа в архив.

Важной составляющей организации движения документов будет правильное определение продолжительности документооборота, под которой следует понимать период времени, на протяжении которого любой документ находится в процессе обработки в структурных подразделах (у исполнителей) и в продвижении между ними. Она будет зависеть от времени:

движения документа между всеми исполнителями (внутри подразделов и между ними), занятыми его обработкой;

перемещение документов между двумя сопредельными исполнителями, которые определяется уровнем организации внутризаводской системы передачи документов;

пролежування документов в ожидании обработки, которая зависит от организации порядка адресования документов на предприятии и производительности работы работников;

что затрачивается исполнителями на сбор необходимых данных для обработки документов, которая определяется существующей на предприятии системой сохранения и поиска данных;

непосредственной обработки документов, которая зависит от классификации кадров, организации  рабочих мест и создание необходимых условий работы;

ожидание передачи документов на следующую операцию обработки, которая также зависит от сформированной на предприятии организации внутренних передач документов;

расхода которого остаются неучтенными.

Кроме того, продолжительность документооборота зависит от числа исполнителей, уровней управления и степени прямоточності движения документов. Во всяком случае рациональная организация документооборота должна предусматривать максимальную для конкретного предприятия скорость передачи документов и минимальных расходов времени на их обработку.

5.2. Стадии документооборота

Обработка документов и данных состоит в преобразовании входной информации в исходную разными механическими и логическими операциями, которые могут быть осуществлены разными механическими или логическими операциями вручную или с применением вычислительных машин. Наиболее существенными есть операции по передаче и обработке документов.

Условно документооборот можно поделить на четыре стадии: работа с носителями информации в процессе их составления или получение извне; продвижение от места составления к месту обработки; продвижение в процессе обработки; продвижение после обработки к месту постоянного хранения. Каждая стадия состоит из нескольких позиций, количество которых будет отличаться в зависимости от сложности носителя информации и продолжительности пути его обработки. В общем виде схему организации документооборота можно обобщить в виде черт. 5.1.

Рис. 5.1 Организация документооборота на предприятии

В условиях использования ПЕОМ после каждой из приведенных на черт. 5.1 стадій треба предусмотреть передачу документа к вычислительному центру и возвращению его на предыдущий путь. Кроме того, каждый из приведенных этапов предъявляет свои требования к организации движения документов и нуждается в определенном планировании. Создание системы документооборота на предприятии нуждается в формировании необходимых внутренних документов, основные из которых и последовательность их создание приведено на рис. 5.2

Рис. 5.2. Этапы создания системы управления документооборотом

Так, документооборот на стадии составления и продвижение первичных документов включает: составление детального перечня всех работ, которые выполняются на предприятии; выбор форм первичной документации за каждым учетным объектом; выбор технических средств и способов составления носителей первичной информации; установление состава лиц, ответственных за правильное и своевременное составления тех или других первичных документов; определение времени документирования каждого вида хозяйственных операций и процессов.

Общая продолжительность документооборота должна быть минимальной, что достигается разными путями. Прежде всего треба установить, когда должны составляться первичные документы: к осуществлению хозяйственной операции, в процессе ее осуществления  или после истечения. Дальше устанавливается частота сдачи документов на обработку.

В документообороте необходимо максимально сократить количество лиц, которые принимают участие в составлении документов, которое будет оказывать содействие общему сокращению времени. Нужно установить еще и рациональную последовательность составления и продвижение документов, которая будет предусматривать максимальное распространение предыдущего контроля и устранение встречных документопотоків. На передачу информации к бухгалтерии треба установить твердые сроки. Они будут зависеть от важности объектов учета, способов сбора информации, наличия технических средств, и т.п..

Документооборот на стадии обработки документов строится в зависимости от избранной организационной формы бухгалтерского учета. Его проектирование целесообразно осуществлять параллельно к проектированию технологического процесса обработки информации. Рациональная организация документооборота будет предусматривать установление максимально коротких отрезков времени на обработку первичных документов за каждой операцией, каждому исполнителю и в целом за стадией. Установленные сроки обработки документов должны обеспечивать своевременность получения данных для осуществления оперативного контроля и ведение синтетического и аналитического учетов.

Организация документооборота предусматривает использование функционального принципа разделения труда (документы продвигаются между функциональными подразделами предприятия) или деления за объектами учета (первичные документы принимаются соответствующими подразделами по принадлежности).

Операции текущего учета (стадии обработки) можно поделить на четыре вида: продвижение документов, арифметические действия, группирование и перегруппировка. Поскольку документооборот на этой стадии связан с большими массивами документов, его рациональная организация нуждается в обеспечении рационального принятия документов. Поэтому при принятии документов к бухгалтерии нужно строго выполнять требования Положения № 88. Схематично порядок принятия документы приведены на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Порядок принятия первичных документов

Запрещается принимать документы, которые не отвечают требованиям к их заполнению, противоречат действующему законодательству, такие, что поднимают договорную и финансовую дисциплину, противоречат установленному внутреннему порядку предприятия или наносят вред государству. Для исключения вероятности повторного использования документа на нем относится соответствующая отметка и только после этого документ считается таким, что прошел определенную стадию документооборота.

Следующей операцией текущего учета являются составления бухгалтерской проводки, т.е. определение будущей системы записей (регистрации) данных документа в системе счетов. В дальнейшему движение документа зависит от формирования показателей в аналитическом и синтетическом разрезах.

Организация документооборота на стадии обработки документа предусматривает еще и организацию движения в итоговом учете. За характером и содержанием работ она не отличается от предыдущих этапов, тем не менее требует более жесткой регламентации и учет требований потребителей итоговой информации. Для этого составляют перечень адресатов и форм отчетности, используя табель-календарь отчетности. Во всех документах из организации документооборота на этом этапе четко определяют, когда тот или другой документ передают к главной бухгалтерии для анализа и взаимосвязи со всеми основными подразделами  предприятия.

Заключительной стадией документооборота будет сохранение документов. Они к составлению месячного баланса будут находиться в распоряжении подотчетных лиц, которые их используют для ведения учета. После этого их сшивают у папки и сохраняют в текущем архиве бухгалтерии. По окончании текущего года все документы сдают в архив предприятия согласно общему положению о формировании архивных материалов. Для этого в каждом секторе учета выделяют ответственное лицо для оформления таких операций.

Сохранность документов обеспечивается их регистрацией в специальных регистрах и сопроводительных ярлыках. По каждому первичному документу треба установить порядок его учета и сохранение.

5.5. Организация бухгалтерского делопроизводства

Организация работы с документами представляет собой важную часть бухгалтерской работы на предприятии. От качества такой организации будет зависеть эффективность принятия управленческих решений и всей хозяйственной деятельности. Если на предприятии не налаженная четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и самое управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передача информации, верной постановки довідково-інформаційної службы, организации поиска, хранение и использование документов.

Деятельность предприятия, связанная с составлением документов и организацией работы с ними, называют делопроизводством. Организация работы с документами включает создание условий, которые обеспечивают движение, поиск и хранения документов в делопроизводстве; ведение корреспонденции (переписка);  прием и отправку документов, которые поступают и выходят; регистрацию и контроль за выполнением; хранение обработанных документов в текущем архиве.

Порядок организации работы с документами в учреждениях, организациях, предприятиях с разными формами собственности, регламентированный Законом Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24 декабря 1993 года № 3814-ХІІ. На основании статьи 14 указанного закона предприятия, независимо от форм собственности, имеют право создавать архивы (архивные подразделы) для постоянного или временного сохранения документов, которые накопились за время его деятельности, передавать документы Национальному архивному фонду на сохранение в государственные и другие архивные учреждения. Вместе с тем, юридические лица обязаны обеспечить сохранность документов их деятельности.

Основным нормативным документом, который регламентирует работу с документами с момента их создания к передаче в архив, есть "Образцовая инструкция по делопроизводству", утвержденная Постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 г. № 1153. С целью регламентации процесса делопроизводства, организации приемов и способов составления и обработки документов предприятие может самостоятельно разрабатывать инструкции по делопроизводству. Такая инструкция является нормативным документом. При ее составлении необходимо учитывать специфику работы предприятия, масштабы его деятельности, объемы документооборота, штат персонала и другие факторы, которые влияют на работу с документами.

Эту инструкцию утверждает своим приказом руководитель предприятия. В приказе указывают сроки введения инструкции в действие, лиц, ответственных за внедрение инструкции целиком и отдельных ее частей, а также мероприятия по организационному, правового и материально-технического обеспечения планомерного ее внедрения. В инструкции, как правило, отображают основные вопросы организации делопроизводства. Их перечень и образец инструкции приведено в приложении Б.1. На отдельных предприятиях вместо инструкции составляют соответствующий стандарт, который регламентирует лишь часть процессов делопроизводства. Чаще всего в нем отображают правила оформления документов, организации контроля за их выполнением и документооборот.

Основными видами работ, которые обеспечивают правильную организацию работы с документами, есть составления номенклатуры дел и их формирование. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, которые создаются в делопроизводстве учреждения и оформленные в соответствующем порядке с указанием сроков сохранения. Как правило, индивидуальная номенклатура дел учреждения состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделов и формируется на основании изучения документов по всем вопросам их деятельности. Основные графы номенклатуры дел структурный подраздел приведен в табл. 5.4.

Расположение дел в номенклатуре структурного подраздела должно отвечать степени важности вопросов с учетом взаимосвязи документов, включенных в конкретные дела. Первой располагается группа дел, которая включает документы органов высшего уровня, дальше - группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решение и т.п.), планово-отчетная и бухгалтерская документация и переписки. Внутри каждой из этих групп документы располагаются за степенью важности. Например, годовые планы, дальше - квартальные, месячные.

Таблица 5.4

Структура номенклатуры дел структурного подраздела

Графа	Характеристика
индекс дела	Каждая дело, что включенная в номенклатуру дел, должна иметь соответствующую условную пометку. Индекс дела структурного подраздела состоит из индекса структурного подраздела и порядкового номера в пределах подраздела. В случае наличия в деле томов индекс относится на каждом томе
заголовок дела (поэтому, части)	После выполнения документов они группируются у дела, которым присваивают наименование (заголовки), что воссоздают состав и содержание документов в делах. Основной частью заголовка является изложение вопроса, за которым заводится дело. Заголовок должен быть коротким, четким, предельно точным. В нем указывается: вид документа, автор, корреспондент, период, за который созданный документ
количество дел, томов, частей	В конце делопроизводственного года номенклатура дел структурного подраздела обязательно закрывается итоговой записью, в которой указывается количество и категории фактически заведенных за год дел. Итоговая запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделе
срок  хранения	Напротив заголовка каждого дела указывается срок сохранения и ссылка на нормативный документ, который его определяет.
примечания	В них делаются оценки о переходных делах, об учреждении и включении новых дел, о должностных лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архивный подраздел учреждения и другие учреждения для их продолжения и т.п.

В номенклатуру дел включаются незаконченные делопроизводством дела, которые поступили от других учреждений для их продолжения, в том числе справочные и контрольные картотеки, номенклатуры дел, документы, созданные с помощью персонального компьютера. Дела по вопросам, решение которых длится больше одного года (переходные дела), высокомерничают в номенклатуру дел каждого года на протяжении всего термина их решения.

Номенклатура дел структурного подраздела учреждения составляется в трех экземплярах, на каждом из которых обязательно заполняются грифы согласования с экспертной комиссией структурного подраздела (это характерно для больших предприятий) и руководителем архивного подраздела (должностным лицом, что ответственная за архивный подраздел). Первый экземпляр сохраняется в структурном подразделе, второй передается в канцелярию, третий используется для формирования дел и поиска нужного документа.

Номенклатуры дел структурных подразделов после их рассмотрения и анализа сводятся в единую (сведенную) номенклатуру дел предприятия. При ее разработке может использоваться структурный или функциональный принцип внутреннего построения. Как в номенклатуру дел структурного подраздела, так и в сведенную номенклатуру включаются наименование дел, которые отбивают все документированные участки работы предприятия. Сведенная номенклатура дел после ее окончательной доработки согласовывает с експертно-перевірною комиссией соответствующего архива, после чего утверждается руководителем учреждения. Предприятия, которые не передают документы на государственное сохранение, согласовывают номенклатуры дел с комиссиями органов высшего уровня.

В конце делопроизводственного года номенклатура дел учреждения обязательно закрывается итоговой записью. Итоговая запись скрепляет своей подписью руководитель делопроизводственной службы. О наличии заведенных за год дел сообщается в архивный подраздел учреждения.

Сведенная номенклатура дел учреждения, как и номенклатура дел структурного подраздела, ежегодно (не позднее ноября-декабря) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений она перепечатывается, снова утверждается и вводится в действие с 1 января.

Сведенная номенклатура дел подлежит повторному составлению и согласованию с соответствующим государственным архивом один раз в пять лет или в случае изменений в структуре, функциях и характере работы предприятия (если оно передает документы на постоянное сохранение в государственные архивы).

На основании номенклатуры дел осуществляется их формирование. Формирование дел - это группирование документов у дела согласно номенклатуре дел. При формировании дел нужно придерживаться следующих правил:

группировать у дела только оригиналы (в случае их отсутствия - заверенные в установленном порядке копии) правильно оформленных и выполненных документов, не допускать включения у дела черновых, личных документов, документов, которые подлежат возвращению и размноженных копий;

группировать у дела документы одного делопроизводственного года (за исключением личных, судебных, переходных дел). Личные дела формируются на протяжении всего времени работы лица в учреждении;

группировать у дела отдельно документы постоянного и временного сроков сохранения (поэтому годовые планы и отчеты, которые имеют постоянный срок сохранения, подшиваются отдельно от квартальных). Годовые планы и отчеты входят в состав дела того года, к которому они относятся, независимо от времени их доработки. Как исключение, документы постоянного и временного сроков сохранения, связанные с решением одного вопроса, могут группироваться на протяжении делопроизводственного года в одно дело. После истечения года или перед передачей дела в архивный подраздел учреждения документы должны быть разложены по отдельным делам;

формировать в одном деле документы постоянного, в другом - документы временного срока сохранения;

включать в дело документы только с одного вопроса или группы подобных вопросов, которые составляют единый тематический комплекс, сначала инициативный документ, а потом - все другие в логической последовательности;

если документы по своему смыслу и сроком сохранения не могут быть сгруппированы в дела, предусмотренные номенклатурой, заводится новое дело с обязательным внесением ее наименования и термина сохранения в действующую номенклатуру дел;

дело не должна превышать 250 листов ( 30-40 мм.).

Кроме того, есть определенные требования относительно расположения документов внутри дела:

распорядительные документы вместе с приложениями группируются у дела за их характером и хронологией;

уставы, положения, инструкции и другие документы, которые утверждены распорядительными документами, которые являются приложениями к ним, располагаются вместе с указанными документами. Если они утверждены как самостоятельные, их группируют в отдельные дела;

приказы группируются в разные 4 дела (за основной деятельностью; о приеме и освобождении работников; о предоставлении отпусков; о наложении взыскания на работника; за административно-хозяйственными вопросами). Если в учреждении создается незначительное количество приказов временного сохранения, допускается формирование 2-х последних видов приказов в одно дело;

документы заседания коллегиальных органов группируются в две дела: протоколы и документы к ним (доклада, справки и т.п.) и документы из организации заседаний (повестка дня, проекты и копии решения);

протоколы группируются в хронологическом порядке и за номерами;

доверенность органов высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируются у дела за направлениями деятельности учреждения. При небольшом количестве таких документов они формируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются за датами;

утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в делах отдельно от проектов этих документов;

документы по личным делам группируются в хронологическом порядке, по мере их поступления в такой последовательности: внутренние описания документов, включенных в дело; заявление о приеме на работу; личный листок учета кадров; автобиография; извлечения из приказов о назначении, передвижении, освобождении; дополнение к личному листку учета кадров; дополнение к личному листку о поощрении; справки и т.п..

Документы с момента их создания (поступление) и к передаче в архивный подраздел учреждения сохраняются в делах по месту формирования. В небольших предприятиях целесообразно сохранять дела централизованно в канцелярии, однако  это не касается бухгалтерских документов.

С целью повышения оперативности поиска документов размещение дел в шкафах должно отвечать размещению заголовков в номенклатуре. Для удобства на двери шкафа прикрепляется экземпляр номенклатуры дел. В случае сохранения дел в структурных подразделах сохранность документов и дел обеспечивается их руководителями.

Выдача дел во временное пользование посторонним предприятиям осуществляется с разрешения руководителя учреждения. На выданное дело заводится карта-заменитель дела, в котором указывается структурный подраздел, номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения. Предполагаются графы для подписи в получении и приеме дела.

Изъятие документа с дела постоянного срока сохранения запрещается. В отдельных случаях (по требованию судебных органов) изъятие документов допускается с разрешения руководителя учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии (приложение Б.2). Выдача первичных бухгалтерских документов, а также их изъятие по требованию правоохранительных органов осуществляется согласно "Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете".

Важным этапом организации бухгалтерского делопроизводства есть определения сроков хранения документов. Основой для этого есть Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41. Он включает документы, которые будут образованы при документировании однотипных управленческих функций, а также документацию, созданную в результате производственной и научно-технической деятельности учреждений, организаций и предприятий.

Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, которые отбивают основные направления деятельности предприятий. Разделы имеют подразделы с более узким колом вопросов. Документы в разделах и подразделах Перечня размещены за степенью значимости их видов и вопросов, которые в них отбиваются, и в логической последовательности.

Сроки сохранения документов в Перечне дифференцированы за двумя группами организаций.  К первой группе относятся организации, в результате деятельности которых образуются документы, которые имеют научную историко-культурную ценность и подлежат включению в состав национального архивного фонда (НАФ). Вторая группа включает организации вспомогательного характера, непосредственно от которых документы в состав НАФ не поступают. Для каждого из типов предприятий расчет сроков сохранения документов проводится с 1 января года, который идет за годом завершения их делопроизводством.

Поскольку в процессе работы учреждений создается много документов, ценность которых разная, поэтому все они распределяются за группами: документы временного сохранения (до 10 лет включительно); документы продолжительного сохранения (свыше 10 лет); документы постоянного сохранения, которое в установленные сроки передаются к государственным архивам.

Дела постоянного и продолжительного (свыше 10 лет) сроков сохранения после их истечения в делопроизводстве сохраняются два года в структурных подразделах, потом передаются в архивный подраздел учреждения. Дела временного сохранения (до 10 лет включительно) могут сохраняться в структурных подразделах к исчерпанию срока их сохранения за номенклатурой дел, а также могут передаваться в архивный подраздел учреждения по согласованию с его руководителем.

Подготовка документов к передаче в архивный подраздел учреждения включает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описаний дел; передачу дел к архивному подразделу учреждения и обеспечение сохранности документов. Под экспертизой ценности документов понимается изучение их на основании принципов и критериев их ценности с целью определения сроков сохранения документов, отбора их на сохранение или для уничтожения.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством постоянно действующей комиссии учреждения. К ее составу,  который утверждается руководителем предприятия, включаются руководители делопроизводственной службы и архивного подраздела, опытные работники его структурных подразделов и обязательно - бухгалтерии. Главой комиссии назначается заместитель руководителя организации, а секретарем - руководитель архивного подраздела.

На своих заседаниях экспертная комиссия рассматривает подготовленные делопроизводственной службой (канцелярией) сведенную номенклатуру дел учреждения; сведенные описания дел постоянного, продолжительного сохранения и за личным составом; акты об изъятии документов учреждения к уничтожению. Экспертиза ценности документов проводится на основании номенклатур дел и вышеуказанного Перечня типовых документов.

По результатам экспертизы в зависимости от ценности документов составляются описания документов постоянного и продолжительного сроков сохранения и акт о выделении для уничтожения документов, которые не подлежат сохранению. Выделение документов для уничтожения и составление об этом акта проводится после подготовки описаний дел постоянного и продолжительного (свыше 10 лет) сроков сохранения за этот же период; акты о выделении для уничтожения документов, не подлежащих сохранению, рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описаниями дел.

Правила работы архивов обязывают предприятия систематически описывать документы постоянного и продолжительного сохранения и документы за личным составом. В предприятиях с большим объемом документов их упорядочения проводится ежегодно. Составляются годовые описания дел постоянного сохранения, а также акты о выделении для уничтожения документов со временным сроком сохранения. Предприятиям, в которых создается небольшое количество документов, а также тем, которые не передают их на постоянное сохранение, разрешается проводить упорядочение документов один раз в несколько лет в меру их накопления.

Дела включаются в акт о выделении документов для уничтожения, если предусмотренный для них срок исчерпан до 1 января года, в который составлен акт. Этот акт, форму которого приведено в приложении Б.3, составляется, как правило, на дела всего підприємства. Если в акте указанные дела нескольких структурных подразделов, то название каждого структурного подраздела указывается перед группой заголовков этого подраздела.

При внесении документов в акты необходимо обязательно учитывать все примечания к статей Перечня. Например, бухгалтерская документация уничтожается после 3-х лет сохранения при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, которые находятся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, - ревизии. В случае возникновения расхождений, споров, следственных и судебных дел документы сохраняются к вынесению окончательного решения. Это примечание конкретизирует сроки сохранения большинства первичных бухгалтерских документов.

1. Оренбургский государственный университет ОГУ Экзаменационный билет 1
2. по теме Элементы небесной механики- Понятие о центральном гравитационном поле
3. Сфера услуг гражданско-правовое регулирование
4. Реферат- Прес-служба Кабінету Міністрів України
5. Педагогические условия формирования умений учебной деятельности младших школьников
6. Основные направления использования информационных технологий на предприятии.html
7. Контрольная работа- Анализ дебиторской и кредиторской задолженностей предприятия
8. ДОКЛАД Персональный контроль- сущность задачи содержание
9. природные все естественные ресурсы принимаемые человеком в процессе производства леса вода пахотные зе
10. Опера Гаэтано Доницетти Анна Болейн Anna Bolen
11.  Технология изготовления изделий из КМ
12. Проектирование электромеханического привода1
13. История Малороссии
14. Географическое положение региона4 2
15. ХРОМАТОГРАФИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ АНАЛИЗА Вопросы- Принципы хроматографического разделения веществ
16. МЕТОД ВЕРОЯТНЫХ СЛОВ
17. Источники электропитания электронных устройств
18. уголовного законодательства составляют нормы Общей части УК РФ предусматривающие правовые основания привл.html
19. Мистер Доджсон и Льюис Кэрролл
20. Человек в новом информационном обществе

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе