Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Цель работы: Ознакомление с основными понятиями СУБД Access 2003 на примере учебной базы данных компании «Борей». Освоение технологии конструирования реляционных таблиц.
Краткие сведения
СУБД Access 2003 использует реляционную модель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. - relations).
Важнейшим этапом проектирования базы данных является разработка информационно-логической модели предметной области, не ориентированной на СУБД, но отражающей предметную область в виде совокупности информационных объектов и их информационных связей.
СУБД Access 2003 позволяет работать с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Таблицы служат для хранения данных в определенной структуре.
Запросы создаются для выборки данных из одной или нескольких связанных таблиц.
Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра табличных данных на экране в удобном виде.
Отчеты являются выходными документами, предназначенными для вывода на принтер.
Страницы доступа к данным - это WEB- страницы, обеспечивающие функциональность стандартных форм и отчетов Access: ввод, редактирование и представление данных. Страницы доступа к данным можно открывать в программах просмотра WEB-страниц (например, Internet Explorer) и использовать для ввода, просмотра и отбора информации в базе данных.
Макросы используются для автоматизации различных процедур обработки данных, являются программами, состоящими из макрокоманд высокого уровня. Макропрограммирование в Access не требует знания языка VisualBasic. Имеющийся в Access набор из около 60 макрокоманд обеспечивает практически любые действия, необходимые для решения задач.
Модули являются программами на языке, которые служат для реализации нестандартных процедур обработки данных.
Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB.
Таблицы
Таблицы составляют основу базы данных - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спланирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.
Таблица - это объект БД, который хранит данные определенной структуры. Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы -это поле. Столбец содержит однотипную информацию.
Длина имени таблицы - не более 64 символов.
Длина имени поля - не более 64 символов.
Количество полей в одной таблице - не более 255.
Количество записей - неограниченно.
Суммарный объем информации во всей БД - не более 1 гигабайта.
Для каждого поля необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.
Таблица может содержать следующие типы полей (всего 8):
Текстовый Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.
Поле Меню Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Меmо- поле может содержать до 65 535 символов.
Числовой Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина - до 8 байт. Точность -до 15 знаков.
Дата/время Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.
Денежный Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.
Счетчик Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно
для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.
Логический Значения "Да"/"Нет", "Истина'/Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.
Поле объекта ОLЕ Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол ОLЕ, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных MicrosoftAccess через элемент управления в форме или отчете.
Гиперссылка - позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри поля или страницы на том же компьютере, в локальной сети или в Internet.
Индексирование полей таблицы. Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.
Первичный ключ - это специальный тип индекса, который однозначно идентифицирует каждую запись. В первичный ключ могут входить несколько нолей, но значение первичного ключа должно быть уникальным для каждой записи. Первичные ключи используются для установления связей между таблицами.
Связи между таблицами. Таблицы могут быть связаны отношениями один –к -одному, один -к многим и многие – к - многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.
При установлении связей, нужно определить какая таблица является главной, а какая - подчиненной.
Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требую неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.
Наиболее часто используются отношения один- ко - многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.
Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.
Рекомендации для ввода данных в таблицы Для ввода в поле текущей записи значения из того же поля предыдущей записи нажать клавиши <Ctrl> и <">. (Двойной апостроф на русском регистре - на клавише "2").
Задание 1. Создать базу данных Университет. База данных должна содержать 4 взаимосвязанных таблицы: Факультет, Специальность, Группа, Студент.
Таблица Факультет:
- Номер факультета - ключевое поле числового типа, байтовое;
- Наименование факультета - текстовое поле, 30 символов;
- Декан - тестовое поле, 15 символов.
Таблица Специальность:
- Номер специальности - ключевое поле числового типа, длинное целое;
- Наименование специальности - текстовое поле, 40 символов;
- Стоимость обучения - денежного типа.
Таблица Группа:
- Номер группы -ключевое поле числового типа, целое;
- Номер специальности - числовое поле, длинное целое;
- Номер факультета - числовое поле, байтовое;
- Номер курса - числовое поле, байтовое.
Таблица Студент:
- Номер зачетной книжки - ключевое поле числового типа, длинное целое;
- Номер группы - числовое поле, целое;
- Фамилия - текстовое поле длиной 15 символов;
- Дата рождения - поле типа «дата»;
- Коммерческий - логическое поле (да/нет).
Технология создания таблицы Студенты
1. Создать новую базу данных, щелкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели.
2. На вкладке «Общие» дважды щелкнуть по значку «База данных». В окне «Файл новой базы данных» ввести имя базы данных «Университет».
3. В окне базы данных щелкнуть по кнопке «Создать». В окне базы данных выбрать режим создания таблицы с помощью мастера.
4. На 1-м шаге работы мастера выбрать в качестве образца таблицу «Студенты» и, дважды щелкая по образцам полей, включить в создаваемую таблицу поля:
- код студента
- фамилия
- специализация
Из таблицы сотрудники:
- дату рождения
- код отдела
5. Переименовать поля в соответствии с заданием:
код студента - номер зачетной книжки
специализация - коммерческий
код отдела - номер группы.
Щелкнуть по кнопке «Далее».
6. На шаге 2 в окне «Создание таблиц» дать имя таблице «Студент» и сохранить включенным переключатель «Microsoft Access автоматически определяет ключ». Щелкнуть по кнопке «Далее».
7. На шаге 3 установить переключатель Изменить структуру таблицы и нажать на кнопку Готово.
8. Провести корректировку типов данных в соответствии с заданием.
9. С помощью копки Вид инструментальной панели перейти в режим таблицы и приступить к вводу данных.
10. Ввести данные для 12-ти групп хотя бы по 5 студентов в каждой с различным набором признаков.
11 . После ввода данных сохранить базу данных.
Освоение приемов работы с фильтрами в таблицах
Задание 4. Найти студентов, фамилия которых начинается на заданную букву, например на букву «В». Список найденных студентов должен быть упорядочен по алфавиту. Для поиска использовать расширенный фильтр. Технология:
1. Для установки расширенного фильтра ввести команду ЗАПИСИ/Фильтр/Расширенный фильтр. Появится окно с бланком фильтра.
2. Указать поле, по которому должна происходить фильтрация. В окне бланка дважды щелкнуть по полю «Фамилия», расположенном в таблице «Студент». Поле «Фамилия» появится в 1-ой строке «Поле» нижней половины бланка (столбец 1).
3. Указать в строке бланка «Сортировка» порядок сортировки. Для этого щелкнуть левой клавишей по этой строке в 1-м столбце. Появится список вариантов сортировки. Выбрать «по возрастанию».
4. Ввести условие отбора. Для этого ввести в 3-ю строку 2 символа: В*
5. Применить фильтр. Для этого можно воспользоваться 3 способами:
- выполнить команду ЗАПИСЬ/Применить фильтр.
- щелкнуть по кнопке инструментальной панели «Применение фильтра»
- щелкнуть правой клавишей по свободной зоне бланка и в контекстном меню выбрать пункт «Применить фильтр».
6. Отмена фильтра. Для просмотра таблицы в полном виде нужно выполнить команду «Удалить фильтр» либо в меню ЗАПИСИ, либо в контекстном меню, либо с помощью соответствующей кнопки инструментальной панели.
Задание 5. Найти студентов, родившихся в заданном году с помощью расширенного фильтра.
1. Вызвав контекстное меню, очистить бланк фильтра
2. Ввести в 1-ый столбец бланка условие для поля дата рождения >= заданная дата, а во 2-ой столбец для того же поля условие <= заданная дата,
Задание 6. Найти студентов, родившихся в заданном году и обучающихся на коммерческой основе в заданной группе.
Для решения задачи использовать 4 столбца бланка с названиями полей: дата рождения, дата рождения, номер группы, коммерческий.
Задание 7. Предварительно создав в режиме конструктора, вести данные в таблицы: Группа, Факультет, Специальность.
В таблице Группа поле «Номер группы» должно быть того же типа и с того же размера, что и в таблице Студенты. В эту таблицу следует ввести 12 строк, в том числе 3 строки с теми же номерами групп, что и в таблице Студент.
Аналогично, в таблице Факультет поле «Номер факультета» должно быть того же типа и того же размера, что и в таблице Группа. В таблице должно быть 3-5 строк, в том числе строки с такими же номерами факультетов, что и в таблице Группы.
В таблице Специальность поле «Номер специальности» должно быть того же типа и того же размера, что и в таблице Группа. В таблице должно быть 3-5 строк, в том числе строки с такими же номерами специальностей, что и в таблице Группа.
Защита базы данных
Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл МDЕ.
Установка пароля
Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль.
Для установки пароля следует открыть базу данных в монопольном режиме (команда ФАЙЛ/Открыть, в списке кнопки Открыть выбрать режим Монопольно) и выполнить команду СЕРВИС/Защита/Задать пароль базы данных.