тема документації
Работа добавлена на сайт samzan.net:
Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
- Аналіз змісту ДСТУ3843-99 «ДУСД. Основні положення»
- Зафіксувати бібліографічний опис стандарту, його завдання та галузь використання.
ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення .- К. : Держстандандарт України , 2000 .- 7 с.
Державна уніфікована система документації призначена для організації здійснення процесів створення і впровадження уніфікованої управлінської документації система, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, організацій, установ, а також їхню взаємодію з фізичними та юридичними особами усіх форм власності.
Цей стандарт призначено для використання міністерствами (відомствами) , підприємствами, організаціями усіх форм власності з метою впорядкування інформаційних документопотоків.
Стандарт визначає загальні положення з уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів ( УФД) у складі державної уніфікованої системи документації (ДУСД).
- За текстом стандарту відповісти на такі питання:
- Мета створення ДУСД.
Метою створення ДУСД є:
1.Формування системи управлінської документації , що забезпечує функціонування державних органів влади і управління, підприємств, організацій та установ;
2. Реалізація єдиної технічної політики у сфері уніфікації управлінської документації;
3.Створення умов для організації взаємодії юридичних осіб різних форм власності на основі використання УФД;
4. Впорядкування інформаційних потоків між органами державної влади і управління та юридичними і фізичними особами незалежно від форм власності.
− Основні завдання створення ДУСД.
Основними завданнями створення ДУСД є:
1.Встановлення єдиних вимог до порядку розроблення , затвердження, реєстрації, ведення та впровадження УФД;
2. Визначення та встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємозв'язаних техніко-економічних та соціальних показників, що містяться в цих формах.
− З яких частин складаються ДУСД.
Уніфіковані системи документації складаються з:
- Нормативних документів розробників УСД , в яких установлюється склад , зміст та порядок проведення робіт з уніфікації управлінських документів , що входять до складу УСД;
- Уніфікованих форм документів.
- Категорії ДУСД.
Залежно від рівня затвердження уніфіковані форми документів у складі УСД поділяють на такі категорії:
- Державні (міжвідомчі) уніфіковані форми документів;
- Галузеві (відомчі) уніфіковані форми документів;
- Уніфіковані форми документів підприємств, організацій (надалі форми документів підприємств).
- Етапи розроблення ДУСД.
Для забезпечення координації й контролю робіт з розробки державних УФД та підготовлення до їхнього впровадження встановлюють такі стадії виконання робіт:
1 . Організація розроблення УФД ;
2.Розроблення проекту УФД ;
3. Затвердження та державна реєстрація УФД ;
4. Тиражування бланків форм документів ;
5. Впровадження та ведення УФД.
2. Аналіз змісту ДСТУ 3844-99 «ДУСД. Формуляр − зразок. Вимоги до побудови».
2.1. Зафіксувати бібліографічний опис стандарту, його завдання та галузь використання.
ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр −зразок. Вимоги до побудови .− К. : Держстандарт України , 2000 . – 8 с.
Формуляр – зразок будується для множини документів, які об’єднані функціональним призначенням та рівнем використання.
Цей стандарт призначено для використання міністерствами (відомствами), підприємствами, організаціями усіх форм власності під час проектування уніфікованих форм управлінських документів з метою впорядкування і мінімізації інформаційних документопотоків.
- За текстом стандарту відповісти на такі питання:
- До яких характеристик УФД формулюються вимоги при побудові формуляра – зразка .
- Формату паперу.
- Службових берегів.
- Конструкційної сітки.
- Робочої площі.
- Що таке конструкційна сітка.
Така модель називається формуляром – зразком документа і являє собою креслення з розміченими вертикальними та горизонтальними лініями.
- З яких частин складається формуляр – зразок.
- Формат паперу.
- Службові береги.
- Конструкційна сітка.
- Робоча площа
- Які графи з постійними реквізитами містить робоча площа форми документа.
- Графа 1 – для розташування назв реквізитів заголовної частини документа.
- Графа 2 – для розташування кодових позначень реквізитів заголовної частини документа.
- Які вимоги до розроблення УФД ?
- Уніфіковані форми документів , як правило , розробляють і доповнюють у разі використання нових показників для вирішення задач управління.
- Показники у різних уніфікованих формах документів не повинні дублюватися.
- Реквізити уніфікованих форм документів розміщують на основі формуляра – зразка, відповідно до вимог розділу 6 цього документа.
- Реквізити уніфікованих форм документів розміщують з урахуванням раціонального використання обох боків аркушів паперу для форм документів, бланки яких виготовляють друкарським способом. Друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери друкують посередині верхнього берега аркуша.
- Постійні реквізити уніфікованих форм документів повинні передувати змінним реквізитам уніфікованих форм документів.
- Скорочення слів в уніфікованих формах документів повинні відповідати вимогам КНД 50- 054.
- Змістовну частину уніфікованої форми документа слід оформлювати згідно ДСТУ 1.5 -93 Державна система стандартизації України. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів.
- Аналіз змісту ДСТУ 4163 -2003 «ДУСД. УСОРД. Вимоги до оформлювання документів»
- Зафіксувати бібліографічний опис стандарту, його завдання та галузь використання.
ДСТУ 4163 -2003. Державна уніфікована система документації . Уніфікована система організаційно – розпорядчої документації . – К. : Держспоживстандарт України , 2003 . – 22 с.
Цей стандарт призначено для використання міністерствами (відомствами) , підприємствами , організаціями усіх форм власності з метою впорядкування інформаційних документопотоків.
- За текстом стандарту відповісти на такі питання:
- Сфера застосування стандарту.
- Цей стандарт поширюється на організаційно – розпорядчі документи (далі – документи ) – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
- Органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
- Підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі – організацій).
- Цей стандарт установлює : склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
- На які процеси створення ОРД поширюється стандарт.
Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.
- Назвати склад всіх та основних реквізитів.
01 – зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим
02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
03 – зображення нагород
04 – код організації
05 – код форми документа
06 – назва організації вищого рівня
07 – назва організації
08 – назва структурного підрозділу організації
09 – довідкові дані про організацію
10 – назва виду документа
11 – дата документа
12 – реєстраційний індекс документа
13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
14 – місце складання або видання документа
15 – гриф обмеження доступу до документа
16 – адресат
17 − гриф затвердження документа
18 – резолюція
19 – заголовок до тексту документа
20 – відмітка про контроль
21 – текст документа
22 – відмітка про наявність додатків
23 – підпис
24 – гриф погодження документа
25 – візи документа
26 – відбиток печатки
27 – відмітка про засвідчення копії
28 – прізвище виконавця і номер його телефону
29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30 – відмітка про наявність документа в електронній формі
31 − відмітка про надійдення документа до організації
32 – запис про державну реєстрацію
Документи , що їх складають в організації , повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листках), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23).
- Назвіть вимоги до змісту та розташування реквізитів.
- Зображення Державного герба України , герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів − у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм , ширина – 12 мм.
- Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.
- Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.
- Код організації проставляють за ЄДРПОУ [15] після реквізиту довідкові дані про організацію (09).
- Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 вище реквізиту назва виду документа (10).
- Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю.
- Назва організації – автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах.
- Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони – автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07.
- Додаткові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.
- Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації.
- Дата документа – це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.
- Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, інформацію про кореспондента, виконавця.
- Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа , на який дають відповідь.
- Місце складання або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «Довідкові дані про організацію», і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11 , 12.
- Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа.
- Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.
- Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви , дати і номера затверджу вального документа у називному відмінку. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.
- Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.
- Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря – референта; протокол (чого?) засідання управління.
- Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.
- Текст документа містить інформацію, заради за фіксування якої було створено документ. Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни де більшість громадян належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
- Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. На велику кількість додатків складають опис. Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.
- Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку , скороченої – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу і прізвища. Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.
- Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу і прізвища, дати погодження.
- Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.
- Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.
- Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слив «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.
- Прізвище, ім'я та по батькові виконавця документів і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.
- Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
- Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
- Відмітка про надійдення (зареєстрування) документів до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату надійдення документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
- Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно – правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.
- Вимоги до бланків документів та оформлення документів.
- Для виготовлення бланків організаційно – розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327-А4 (210 х297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х420 мм) і А6 (105 х 148 мм).
- Бланки документів повинні мати такі береги, мм:
30− лівий;
10 – правий;
20 − верхній та нижній.
- Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.
- Можна використовувати два варіанти розташованості реквізитів – кутовий і поздовжній.
- Реквізити розташовують у межах, встановлених схемами, з допуском ± 2 мм.
- Встановлюють такі види бланків документів:
- Загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа;
- Бланк листа;
- Бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документів), крім листа.
На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.
- На бланках організацій – суб’єктів України, що мають право згідно із Законом України «Про мови в українській РСР» [6 , 7] використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити 06 , 07, 08, 09 на одному рівні повздовжнього бланка.
- Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною.
- Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна облікувати. Порядкові номери рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.
- Які відмінності містяться у цьому стандарті у порівнянні з 3844-99.
- Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
- Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно – розпорядчих документів.
- Складом реквізитів документів.