Модуль Создание базы данных в среде Microsoft ccess 2007 Вы будете изучать- Создание и редактирование ба

Работа добавлена на сайт samzan.net:

PAGE   \* MERGEFORMAT 3

Модуль

Создание базы данных в среде Microsoft Access 2007

Вы будете изучать:

•  Создание и редактирование базы данных реляционного типа
•  Создание форм
•  Формирование запросов
•  Создание отчётов

Цель модуля:

познакомить со средствами создания базы данных в среде Microsoft Access 2007, редактирования, осуществления ввода данных, формирования запросов и отчётов

После изучения модуля вы сможете:

•  Создавать структуру реляционной базы данных
•  Разрабатывать схему данных, устанавливать связи между таблицами
•  Вводить и редактировать данные
•  Разрабатывать формы ввода данных
•  Формировать запросы  к базе данных
•  Создавать отчёты  для вывода данных

Литература:

1.  Информатика для юристов и экономистов [Текст] : учебник / под ред. С.В. Симоновича.  – СПб. : Питер, 2004. -688 с.: ил. – 4000 экз. – ISBN 2-272-00249-0.
2.  Информатика: Учебник.- 3-е перераб. изд./ Под ред. Н.В. Макаровой.-М.: Финансы и статистика, 2005.- 768 с.: ил. ISBN 5-279-02202-0
3.  Информатика. Серия «Учебники, учебные пособия».// Под ред. П.П. Беленького.– Ростов н/Д: Феникс, 2002.– 448 с., ISBN 5-222-02513-6

Дополнительная литература:

1.  Панкратова Л.В. Контроль знаний по информатике: тесты, контрольные задания, экзаменационные вопросы, компьютерные проекты [Текст] : / Л.В. Панкратова, Е.А. Челак. – СПб. : БХВ-Петербург, 2004. -448 с.: – 2000 экз. – ISBN 5-94157-371-5.
2.  Сафронов И.В. Задачник-практикум по информатике 2003  [Текст] : / Игорь Сафронов – СПб. : БХВ, 2004. -432 с.: – 3000 экз. – ISBN 5-94157-186-0
3.  Кузнецов А.А. Информатика. Тестовые задания./Кузнецов А.А., Пугач В.И., Добудько Т.В., Матвеева Н.В.–2-е изд., испр.–М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2003.– 232 с. 5-94774-091-5
4.  Щикот С.Е. Комплексные тестовые упражнения по информатике / С.Е. Щикот, С.О. Крамаров, В.В. Перепелкин.Изд. 2-е, доп.-Ростов н/Д: Феникс, 2005.-288 с. (Экзамен без страха и упрека)

Глоссарий:

База данных (БД) –поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области

Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных  и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации

Структурирование – введение соглашений о способах представления данных

Реляционная БД (от англ. слова relation - "отношение") –БД, содержащая информацию, организованную в виде двумерных таблиц.

Запись базы данных - это строка таблицы или совокупность логически связанных полей

Поле - столбец таблицы, который соответствует неделимой единице информации–реквизиту

Запросы – средство выбора данных из одной или нескольких таблиц. Результат запроса – это набор строк и столбцов.

    Формы – электронный аналог бумажного бланка, предназначенный для просмотра и редактирования данных.

Отчеты – предназначены для формирования выходного документа, с последующим выводом на печать.

Ключ (ключевое поле) – элемент, по которому можно определить значения других полей. Ключ однозначно определяет запись. Ключи строятся по одному или нескольким полям. Ключевые поля используются для создания межтабличных связей.

Первичный ключ– это поле или группа полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице

Альтернативный ключ – это поле или группа полей, несовпадающих с первичным ключом и уникально идентифицирующих каждую строку в таблице

Упражнение 1. Создание структуры базы данных  «СКЛАД» и установление связей между таблицами

1.  Загрузите Access.Воспользуйтесь системным меню ПУСК/ПРОГРАММЫ/Microsoft ACCESS

В окне Microsoft ACCESS выберите  Новая пустая база данных , обязательно укажите имя файла  и местоположение базы данных, например так

и нажмите Создать.

1.  Приступим к созданию таблицы Товары. Перейдите на вкладку РежимТаблицы и выберите режим создания таблицы Конструктор, сохраните таблицу с именем Товары, нажмите ОК.

Рис. 1 Режим Конструктора

1.  Приступим к заполнению Полей и Типов данных

Рис. 2 Создание структуры таблицы Товары

Сделайте поле Номер товара ключевым  (Значок ключа отражается ).

1.  Аналогично создайте таблицу Заказы в режиме Конструктора. Для создания новой таблицы выбрать вкладку Создание, Таблица.

Рис.3 Создание структуры таблицы Заказы

Назначьте поле Номер заказа ключевым полем.

1.  Создайте ещё одну таблицу Клиенты, аналогично первым двум.

Рис. 4 Создание структуры таблицы Клиенты

1.  Занесите данные в таблицы. Начнём с таблицы Клиенты. Щелкните по слову Клиенты, появится форма для ввода данных. Внесите данные о 5-и клиентах, например

Рис.5 Ввод данных в таблицу Клиенты

1.  Занесите следующие данные в таблицу Товары

Рис. 6 Ввод данных в таблицу Товары

1.  Занесите данные в таблицу Заказы. Обратите внимание, что номера товаров должны  совпадать с номерами товаров из таблицы Товары (возможные значения от 1 до 4), а номера клиентов- с номерами клиентов из таблицы Клиенты (1, 2, 3, 4, 5).

Рис.7 Ввод данных в таблицу Заказы

1.  Установим отношения между таблицами. Для этого откройте закладку Работа с базами данных, Щелкните по инструменту Схема данных . На экране появились диалоговое окно Добавление таблицы.

Рис.8 Добавление таблицы

1.  Выберите таблицу Заказы и щелкните по кнопке Добавить. Точно также добавьте таблицы Клиенты и Товары. Закройте окно Добавление таблицы.
2.  Установим отношения между таблицами Товары и Заказы, поле связи Номер товара. Для этого установите указатель в поле Номер товара (таблица Товары) и,  удерживая кнопку, перетащите указатель в поле Номер товара (Таблица Заказы). Отпустите кнопку мыши. Появится окно Изменение связей.

Рис. 9 Изменение связей

1.  Установите флажок в Обеспечении целостности данных, Каскадном обновлении связанных полей, Каскадном удалении связанных записей и нажмите на кнопку Создать.
2.  В схеме данных появится отношение «один-ко-многим». Каскадное удаление и обновление записей означает,  что если какой-либо товар будет удален из таблицы «Товары», произойдет автоматическое удаление записей из таблицы «Заказы».
3.  Аналогично создадим отношения между таблицами «Клиенты» и «Заказы».

В результате схема данных приобрела вид

Рис. 10 Схема данных

Замечание. Если вам не удалось установить отношения между таблицами, проверьте типы данных таблиц и занесенные данные.

1.   Закройте схему данных и Access.

Упражнение 2. Приёмы заполнения и редактирования баз данных

1.  Добавьте новых клиентов в БД

Рис.11 Добавление записей

1.  Отсортируйте значения поля Фамилии таблицы Клиенты по алфавиту. Для этого выделите редактируемое поле и нажмите кнопку .

Рис.12 Сортировка по полю

1.  Удалите 2 поля Имя и Отчество в таблице Клиенты в режиме Конструктор.

1.  Выполните поиск записей по образцу. Для этого установите курсор в поле Фамилия,  щелкните по кнопке  , которая позволяет найти запись по выделенному значению.

Введите в поле Образец фамилию, например, Петров, в поле Поиск в выберите пункт Фамилия и щелкните по кнопке Найти далее. В результате поиска выделится фамилия Петров.

Рис.13 Поиск записей по образцу

Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелкните по кнопке Найти далее. Можно искать часть слова, меняя значение в поле Совпадение.

1.  Использование фильтра

Щелкните по окошку Дата заказа, появится стрелка выбора - выберите, например, заказы на 18.02.2009 и 21.02.2009

Щелкните по кнопке Фильтр . Появится таблица, в которой будут только выбранные записи. 

Рис.14 Результат работы фильтра

Отмените выбор. Для этого надо щелкнуть по Снять фильтр с Дата заказа.

Самостоятельно В таблице «Товары» отберите все записи со сроком годности до15.10.2010.

Упражнение 3. Создание запроса в Конструкторе

1.  В окне базы данных надо выбрать закладку Конструктор Запросов. Окно Конструктора состоит из 2-х частей (рис.15). В верхней части размещаются таблицы, из которых выбираются данные и отношения между таблицами (1). В нижней части перечисляются поля таблиц, условия отбора и формулы для расчетов (2).

Рис.15 Окно запроса

Выбирайте поочередно все таблицы из списка и нажимайте кнопку Добавить. Затем закройте окно диалога.

Выбираем поля для запроса. Из таблицы «Товары» выберите поле Товар, из таблицы «Заказы» — поля Номер заказа, Номер клиента, Количество. Из таблицы «Клиенты» — Фамилию.

В окне Конструктора в строке Условие отбора поля Товар введите подсказку в виде [Введите название товара]. Сбросьте флажок в строке Вывод на экран для поля Товар.

Рис.16 Формирование запроса Вид товара

Нажмите кнопку Выполнить для запуска запроса   

Появится окно с вашей подсказкой. Введите название какого-нибудь товара, например, Чай.

Рис.17 Ввод значения параметра

После нажатия Ок, на экране появятся выбранные данные:

Рис.18 Результат запроса Вид товара

Закройте окно запроса и сохраните его под именем Вид товара.

Рис.19 Сохранение запроса Вид товара

1.  Добавьте в запрос Вид товара вычисляемое поле Сумма. Для этого на вкладке Запросы щелкните по запросу Вид товара, а затем по кнопке Конструктор.

Найдите свободный столбец (после поля Количество) и впишите формулу в строку Поле. Стоимость заказа: [Товары]![Цена]*[Заказы]![Количество].

Замечание: Имена таблиц и полей записываются в квадратных скобках. Надпись [Товары]![Цена] означает, что поле Цена выбирается из таблицы «Товары».

Рис.20 Создание вычисляемого поля

Поля Стоимость заказа физически нет в таблице, оно является вычисляемым и рассчитывается всякий раз при выполнении запроса.

Выполните запрос, например на чай.

Рис.21 Результат вычислений по полю Стоимость заказа

Сохраните изменения запроса.

1.   Создайте запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количеством больше 50. Выберите все поля таблицы «Товары», для поля Цена в строке Условие отбора укажите >30, для поля Количество в строке Или укажите >50.

Рис. 22 Формирование запроса с условием

Выполните запрос, например по кофе. Получится следующий результат:

Рис.23 Результат запроса по условию

Упражнение 4. Создание формы

1.  Создадим форму для всех полей таблицы «Заказы». Перейдите на вкладку Создание, Формы. Щелкните по кнопке Другие формы. Выберите Мастер форм и нажмите ОК.

 

Рис. 24 Форма Заказы

1.  Аналогично создайте форму для таблицы «Клиенты», включив в неё только следующие 3 поля:

Рис. 25 Форма Клиенты

1.  Создадим форму для просмотра заказов каждого клиента. Для этого щелкните по кнопке Создание на вкладке Формы, Несколько элементов. В качестве источника данных выберите все поля таблицы «Заказы». Добавим доступное поле Фамилия из таблицы Клиенты.

Рис. 26 Совмещение формы Заказы с фамилией

Рис. 27 Добавление поля Товары

Рис.28 Добавление полей Товар и Дата заказа

Упражнение 5. Создание отчёта

Отчет позволяет получить результаты запросов в наглядной форме как на экране, так и в виде распечатки.

Создадим отчет по итоговому запросу. Для этого: щелкнем мышью на объекте Отчеты. Выберем Создание отчета с помощью мастера. В диалоговом окне произведем следующие действия:

•  Выберем запрос Заказы. Из него выберем все поля (кнопка >>). Далее.
•  пропустим группировку. Далее.
•  выберем порядок сортировки по полю Дата заказа по возрастанию. Далее.
•  выберем макет ступенчатый. Далее.
•  Выбираем требуемый стиль. Далее
•  имя отчета Заказы. Готово.

Просмотрим результаты создания отчета. При необходимости можно изменить  название отчета, наименования столбцов, ширину столбцов и т.д. Это можно сделать, выйдя из режима просмотра и войдя в режим Конструктора.

Рис.29 Отчёт по заказам

      Самостоятельно: создать ещё 2 отчёта - Товары и Клиенты

База данных готова. В ней можно редактировать исходные данные, вводить новые записи и удалять старые; изменять запросы, редактировать формы и отчеты.

Пример отчёта Клиенты

Рис.30 Пример отчёта по клиентам

Рис.31 Пример отчёта по товарам

Тесты  по модулю «База данных»

1. Что такое база данных:

Любой текстовый файл
Организованная структура для хранения информации
Любая информация, представленная в табличной форме
Любая электронная таблица 

2. Какое из перечисленных свойств не является свойством реляционной базы:

Несколько узлов уровня связаны с узлом одного уровня
Порядок следования строк в таблице произвольный
Каждый столбец имеет уникальное имя
Для каждой таблицы можно определить первичный ключ 

3. Какая база данных строится на основе таблиц и только таблиц:

Сетевая
Иерархическая
Реляционная

4. Какой из ниже перечисленных элементов не является объектом MS Access:

Таблица
Книга
Запрос
Макрос
Отчет 

5. В какой модели баз данных существуют горизонтальные и вертикальные связи между элементами:

Сетевой
Иерархической
Реляционной
Объектно-ориентированной 

6. Какой из ниже перечисленных запросов нельзя построить:

Простой
Перекрестный
На создание таблицы
Параллельный
Записи без подчиненных 

7. Что такое поле:

Столбец в таблице
Окно конструктора
Текст любого размера
Строка в таблице

8. Что такое запрос:

Окно конструктора
Связанная таблица
Главная таблица
Средство отбора данных 

9. В чем заключается функция ключевого поля:

Однозначно определять таблицу
Однозначно определять запись
Определять заголовок столбца таблицы
Вводить ограничение для проверки правильности ввода данных 

10. Какого раздела не существует в конструкторе форм:

Заголовка
Верхнего колонтитула
Область данных
Примечание
Итоговый

11. К изменению файла базы данных приводят запросы

параметрические и итоговые  на обновление, добавление, удаление  параметрические, итоговые, перекрестные  на выборку и итоговые.

12. Поиск данных в базе данных...

определение значений данных в текущей записи  процедура определения дескрипторов базы данных  процедура выделения из множества записей подмножества, записи которого удовлетворяют поставленному условию  процедура выделения данных, однозначно определяющих записи

13. Запрос к базе данных “Недвижимость” с полями “Комнаты”, “Площадь”, “Адрес”, “Стоимость” для вывода списка двухкомнатных квартир общей

площадью свыше 50 квадратных метров должен содержать выражение:

•  Комнаты=2 и Площадь>50;
•  Комнаты=2 и Площадь=50;
•  Комнаты=2 или Площадь<50;
•  Комнаты>=2 или Площадь>50;

14.  Структура файла реляционной базы данных (БД) меняется:

•  при удалении любого поля;
•  при изменении любой записи;
•  при удалении диапазона записей;
•   при уничтожении всех записей;

15.Предположим, что некоторая база данных содержит поля ФАМИЛИЯ, ГОД РОЖДЕНИЯ, ДОХОД. Какая из перечисленных ниже записей этой БД будет найдена при поиске по условию ГОД РОЖДЕНИЯ>1958 OR ДОХОД<3500 ?

•  Петров,   1956, 3600;
•  Иванов,   1956, 2400;
•  Сидоров,  1957, 5300;
•  Козлов,   1952, 4200;

1. Согласовано
2. Тема урока Колво часов I четверть36 часов
3.  В таблицу базы данных СКЛАД содержащую 5 столбцов информации о товаре наименование поставщик количество
4. Типология обычно стремится выделять и рассматривать наиболее важные языковые характеристики которые пред
5. Иммунитет государства, его виды
6. і Перш ніж сформулювати задачі про потік на мережі наведемо деякі означення
7. Введение История монополии достигает глубокой древности
8. Наиболее широкой сферой применения психологического консультирования на сегодняшний день является помощ
9. Механізми удосконалення регіонального управління інвестиційною діяльністю.html
10. ЗАДАНИЕ ’ 1 Произвести расчет основных техникоэкономических показателей работы механического цеха прибо.html
11. маслянные длинноходные амортизаторы
12. 1 Требования к суппозиторным основам
13. реферат дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата технічних наук3
14. закон русский договоры Руси с Византией нормы христианской морали Кормчие Книги Номоканоны ~ византийс
15. История мировых войн XX века- аналитический обзор электронных ресурсов
16. Теоретические аспекты и виды договора аренды
17. Предмет та методи макроекономічного аналізу
18. . Синтаксис як розділ граматики
19. відмінно 2 Феднова Я
20. общее количество потребителей

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе