МГГЭИ Жариков В
Работа добавлена на сайт samzan.net:
УДК 37.09
ББК 74.202.5
М74
Моздор С. В. – магистрант 1-го года обучения «МГГЭИ»
Жариков В. В.,
научный руководитель к.т.н., д.э.н., профессор кафедры «Менеджмент
организации»
"Взаимодействие участников проекта. Процессы и функции управления проектами"
Рабочие группы формируются под конкретные задачи проекта. Синхронизация действий осуществляется через совет делегатов от рабочих групп. Участники рабочих групп самостоятельно вырабатывают принципы взаимодействия в группе. Группы могут привлекать к решению задач участников других групп. Успешные формы взаимодействия как внутри групп, так и между группами, могут быть взяты на "вооружение" новыми участниками проекта. Мы готовы предлагать некоторые алгоритмы деятельности, которые хорошо зарекомендовали в процессе реализации проекта.
Рабочие группы трудятся и выкладывают черновики на гугл-сайте, доступ к которому имеют только участники групп. Они проводят конференции в закрытых skype-чатах рабочих групп. Помимо них в календаре событий каждый желающий может разполагать события самой разной тематики в соответствии с категориями событий.
Также есть открытые для свободного входа чаты общего дела. Конференции могут проходить через программы для групповых звонков skype, Team speak 3 или VZOchat, а также с изпользованием дополнительных средств таких как: программа для совместного просмотра рабочего стола Mikogo или онлайн сервис совместного редактирования презентаций Prezi. Группы могут изпользовать сервисы управления проектами, например, Планфикс, а также репозитории для хранения общих документов.
Оргструктура и алгоритм вхождения в дело
0 - Человек, изучив стратегию общего дела,
1 - ставит задачу, заботясь о том, чтобы её выполнение лежало в русле этой стратегии, он же становиться ответственным за её решение (на схеме закрашенные смайлики).
2 - Либо он присоединяется к уже выполняемой задаче, а значит и к
3 - уже существующей рабочей группе, которая формируется вокруг каждой задачи. Один человек может быть участником нескольких рабочих групп, если везде успевает.
4 - Задач в нашем общем деле много, и они объединены по большей части по признаку отраслевой принадлежности и решаются в соответствии с этапным планом. Каждая рабочая группа отрасли может состоять из нескольких подгрупп и, в случае большого количества групп в отрасли, может формировать свой
5 - координационный совет отрасли, в который входят все ответственные по задачам отрасли. Совет отрасли координирует работу всей группы отрасли. Отрасль направляет своего представителя в
6 - Координационный совет всего общего дела, который осуществляет общее планирование и согласование действий всех рабочих групп. На начальных этапах Координационный совет дела может состоять непосредственно из делегатов от рабочих групп.
7 - Формирование и поддержание в актуальном состоянии стратегии проекта является прямой обязанностью участников Координационного совета.
Возможно создание временных координационных советов для решения комплекса задач, решают которые несколько рабочих групп. В случае если координатор (любого уровня) не тянет (не выполняет своих задач), группа из своей среды выдвигает нового. Или Координационный совет просит заменить представителя группы, аргументируя причины такой просьбы.
Инструментарий деятельности рабочих групп общего дела
Skype — программа, с помощью которой можно осуществлять групповые звонки. Групповая связь осуществляется бесплатно, если у всех участников звонка есть Skype. До 24 человек в может одновременно участвовать в конференц-звонке. Это основное наше средство координации действий, совместного труда и просто общения. Вы можете присоединиться к skype-чатам самой разной тематики.
TeamSpeak (Сокращенно TS) — программа для голосового общения при помощи микрофона. Вы подключаетесь к серверу, к которому подключаются и другие пользователи, и попадаете на главный канал. Далее вы можете выбрать любой канал, перейти на него и разговаривать с людьми, сидящими на нём. TeamSpeak можно использовать как для того, чтобы общаться с напарниками во время многопользовательских сетевых игр, так и для проведения деловых переговоров, конференций, обмена файлами или простых бесед.
Ссылка на инструкцию по входу на сервер kob.su.
VZO chat — VZOchat это небольшая, дружелюбная и абсолютно бесплатная программа, которая способна превратить ваш персональный компьютер или ноутбук в полноценный терминал видеоконференцсвязи. VZOchat позволяет проводить различные типы видео конференций (режимы "6 на 6" человек "1 на 120" и другие, как доступные через сайт VZOchat-а, так и закрытые) с отличным качеством и имеет при этом низкие требования к скорости вашего Интернет соединения и производительности компьютера.
Google-сайты. Сайты Google являются самым простым способом сделать информацию доступной для людей. Люди могут работать вместе на сайте, могут добавлять файлы вложений, информацию из других приложений Google (например, Google Docs, Google Calendar, YouTube и Picasa), и новое содержание в любой свободной форме. Создание сайта вместе так же легко, как редактирование документа, и вы всегда можете контролировать, кто имеет доступ, являетесь ли это просто вы сами, ваша команда, или вся ваша организацию. Вы даже можете публиковать веб-сайты в мировой сети. Google Sites веб-приложение доступно с любого подключенного к Интернету компьютера.
У нашего общего дела есть общий гугл-сайт всех рабочих групп, где каждая из них имеет свою страницу. Доступ к нему имеют только участники рабочих групп. Новые группы и участники могут подключаться к этому сайту через координаторов групп в совете.
Mikogo. Система удалённого управления компьютером и показа своего рабочего стола нескольким людям. Удобно, когда нужно коллективно поработать над одним графическим или любым другим файлом — спектр возможностей широк. Очень удобна для организации онлайн-семинаров до 11 человек с показом участниками друг другу презентационных материалов.
Prezi. Создайте удивительные динамичные презентации в сети. Презентации с возможностью совместной работы над ними нескольких людей.
Planfix. Система управления проектами. Работа над проектами, задачами, поручениями, управление проектами и бизнес-процессами, своевременное отслеживание и уведомление о предстоящих делах и задачах, организация встреч, важные даты у ваших сотрудников и клиентов, контакты, обсуждения, статистика по проектам и задачам — вот далеко не полный перечень того, что может ПланФикс. Некоторые рабочие группы изпользуют среду Планфикс в своей деятельности.
В мире уже давно признано, что управление проектами — особая область менеджмента, применение которой дает ощутимые результаты. Профессионалы в этой области высоко ценятся (в США это третья по средней величине оплаты профессия после юристов и врачей), а сама методология управления проектами стала фактическим стандартом управления на многих тысячах предприятий и применяется в той или иной степени практически во всех крупных корпорациях. В прошлом году приняты стандарты управления проектами ANSI, разработан проект стандартов управления проектами ISO 10006.
В нашей стране не все и не всегда правильно понимают предмет управления проектами, часто путая управление проектами с составлением бизнес-планов. В этой статье мы попытаемся кратко охарактеризовать предмет и сущность управления проектами, основываясь на признанных в мире стандартах этой дисциплины, но с учетом принятых у нас подходов и методов.
Управление проектами дает ощутимые результаты во всех областях приложений, чем и объясняется растущая популярность этой технологии. Для руководителей информационных служб она представляет интерес и как технология, которую полезно внедрить на своих предприятиях, и как средство управления собственными проектами, к которым можно отнести и разработку программного обеспечения, и внедрение тех или иных информационных систем, и прочие изменения, носящие уникальный характер и временные по своей природе.
Сущность управления проектами
Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.
«Временное» означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. «Уникальных» означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг.
Уникальность продуктов или услуг проекта обусловливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.
В качестве примеров проектов можно привести строительство, разработку любой новой продукции, проведение ремонтных работ, внедрение информационной системы на предприятии, проведение избирательной кампании, съемки кинофильма и многое другое, что отвечает приведенному определению.
Управление проектами — это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить этим требованиям и ожиданиям, необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.
Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.
Прежде всего у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями мы будем далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).
Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений, в частности ресурсных.
Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.
Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта, и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.
Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.
Процессы управления проектами
Управление проектами — интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта — часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязи.
Проект состоит из процессов. Процесс — это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:
- процессы управления проектами — касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);
- процессы, ориентированные на продукт — касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.
В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:
- процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;
- процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
- процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
- процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
- процессы управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
- процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.
Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разной интенсивностью на всех стадиях проекта.
Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами — результат выполнения одного становится исходной информацией для другого.
И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).
В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.
Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.
Взаимосвязи процессов
Процессы инициации
Инициация включает единственный подпроцесс — авторизацию, то есть решение начать следующую фазу проекта.
Процессы планирования
Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами — это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.
Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.
- Цели продукта — это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.
- Цели проекта — это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.
В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т. д. Кроме того, планирование проекта — это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.
Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта:
- планирование качества — определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;
- планирование организации — определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
- назначение персонала — назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
- планирование взаимодействия — определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;
- идентификация риска — определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
- оценка риска — оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
- разработка реагирования — определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
- планирование поставок — определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
- подготовка условий — выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.
2. Реферат на тему- Характер современных войн и вооруженных конфликтов Выполнила- студентка 3
3. Курсовая работа- Особенности расследования взяточничества.html
4. ОСНОВЫ КОЛИЧЕСТВЕННОГО АНАЛИЗА 13
5. РЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени кандидата политических наук Москва 1999 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИС
6. на тему Разработка системы транспортного обслуживания экономического района грузовыми автомобилями
7. Оценка эффективности инвестиционного проекта
8. Софисты
9. Роль заимствований в английском языке
10. Штукатурные работы с основами охраны труда
11. ревизионная деятельность По комплексу городского хозяйства Проверка государственного унитарного пред
12. реферату- Техніка та виробництво 2030 рр
13. тематическая проверка состояния тормозной системы как в целом так и отдельных ее элементов
14. вариантов на заданную тему
15. Тоталитарное искусство
16. х этажного детского яслисада в городе Костроме
17. профилактического факультетов Заведующий кафедрой- проф
18. Финансовый анализ предприятия АО
19. Пластмастер Наименование- ЧУП Пластмастер
20. Статья 211. Государственные нормативные требования охраны труда Государственными нормативными требованиям