Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
; .'■ ■ . • ■ • ■ ■■ .•" . актуально
Облік та реєстрація документів в організації
Шттсть обробки документів в - будь-який' організації — це вірна шрука підвищення ефективності діяльності такої структурну иіло пу Звідси і правильно на- шгоджеиа система документообігу, у якій важлива роль належать обліковт операціям, стає технологічною основою діяльності організації щодо виконаннярЬ- нихуправ.тсьтх рішень, їїотреікс врахування те, що облік, який включає реєстрацію до- мжніте, кріп фіксації факту творення- відправки, отримання та знищення, дозволяє здійснювати контроль за виконанням тументш, пошук за різними параметрами.; оперативно використовувати наявну в документі Інформацію.
Не можливо уявити діяльність будь-якої організації без існування діловодних операцій, У залежності від обсягів документообігу, специфіки діяльності організації діловодні операції можуть виконувати як окремо призначена особа (діловод), так і цілі відділи (канцелярія, секретаріат і т.п.) і навіть ще більші структури - управління (управління справами, управління документального забезпечення і т.п.}.
Зважаючи на достатньо значний перелік діловодних операцій, які повинні реалізовуватись в організації, в межах даної статті акцентуємо увагу лише на обліку та реєстрації.
І^щощеному, наочному вигляді роль обліку та реєстрації в організації можливо представити наступним чином: (див. рис. 1). Безпосередньо облік документів в організації забезпечується їх реєстраційним записом реквізитів документа (облікових даних) за встановленою формою. Наявність на документі реєстраційного номера свідчить про те, що він офіційно включений до інформаційного масиву організації та знаходиться під її контролем та «відповідальністю.
Саме завдяки здійсненню обліку документів фактично реалізуються подальші діловодні операції в організації.
_ Загальні особливості щодо реалізації облікових операцій для вітчизняних держав- :;шх.:установ встановлюються державними ^стандартами на організаційно-розпорядчу »документацію та «Примірною інструкцією з ^діловодства у міністерствах, інших цент- •ріьних органах виконавчої влади, Раді міністрів. Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», яка затвер- Іджена Постановою Кабінету Міністрів Укра- §іи від 1 /жовтня 1997 року №1153.
Саме на основі цієї «Примірної інструк- ■р,:»-міністерства, інші центральні орга- Щщконавчої влади, Рада міністрів Автономної Республіки Крим, місцеві органи жонавчої влади, розробляють та затвердиш, відповідні інструкції з діловодства
у власних апаратах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери їх управління (див. рис. 2).
Так, під реєстрацією документа розуміється фіксування факту створення або надходження документа до організації шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання, з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в організації, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.
Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклату
рою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59. У випадку, якщо документ підготовлений декількома організаціями, загальний реєстраційний номер включає номера всіх авторів документу у тій послідовності, в якій організації-виконавці визначені в цьому спільному документі.
Основним принципом реєстрації документів в організації є однократність. Кожний документ повинен реєструватись в даній організації лише один раз:
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший - він повторно не реєструється.
Під час реєстрації доцільно забезпечувати певну систематизацію. Підготовлені документи (внутрішні) під час реєстрації можуть поділятися на групи та види документів, кожна з яких повинна реєструватись окремо. Наприклад, накази по особовому складу, протоколи засідань, звіти, доповідні записки тощо. У цьому випадку, порядкові реєстраційні номери надаються документам в межах кожної групи, яка обліковується.
Для підготовлених (внутрішніх) документів часто використовується спрощена індексація (нумерація). Зокрема, наказ № 45, протокол № 14, акт № 9 тощо.
Відразу слід обумовитись, що не всі документи повинні реєструватись в організації. Категорії документів, які не підлягають реєстрації визначаються окремим переліком та затверджуються керівником організації.
Зокрема, примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною
Рис.1
№ 1/2012 Бизнес и безопасность 29
АКТУАЛЬНО
службою організації, може містити наступні типи (види) документів:
Крім того, до переліку можуть бути включені документи, які не обліковуються у діловодній службі організації, а реєструються у відповідних структурних підрозділах (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації тощо), наприклад:
Зважаючи на останню тезу, в організаціях
питаннями реєстрації документів можуть займатися не лише окремі структури (канцелярії), але й інші структурні підрозділи. Звідти, на практиці виділяють декілька способів забезпечення реєстрації в організаціях, серед яких централізований, децентралізований та мішаний.
При цьому найбільш ефективним вважається централізований. У даному випадку окремий структурний підрозділ організації (канцелярія, управління справами тощо) централізовано здійснює всі облікові операції. Така система організації діловодства дозволяє ефективно створити й єдиний довідковий центр, контролювати й координувати потік документів, встановити єдиний порядок реєстрації тощо.
На відміну від попереднього, децентралізований спосіб передбачає реєстрацію документів безпосередньо на місцях їх створення, тобто у структурних підрозділах організації. З урахуванням певної специфіки діяльності організації подібний спосіб також може мати свої переваги.
З урахуванням специфіки діяльності організації, може застосовуватись і мішаний спосіб, коли частина документів реєструється централізовано, а частина децентралізовано - у структурних підрозділах. Саме у цьому випадку частина документів може не реєструватись у канцелярії.
Практика діловодної роботи невеликих приватних організацій свідчить про те, що реєстрація може здійснюватись й переважно для вхідних документів, а облік внутрішніх взагалі іноді не ведеться. Але тоді робота щодо контролю за виконанням документів охоплює лише вхідні документи. Проте така практика неможлива навіть у тих випадках, коли потрібно офіційно реалізовувати внутрішні розпорядчі вказівки керівництва організації і встановлювати подальшу відповідальність за їх невиконання.
ЗО Бизнес и безопасность № 1/2012
АКТУАЛЬНО
|
В1§ |
Дата |
Кореспондент |
Короткий |
Резолюція |
Позначка |
||
|
Ш |
да- |
надходження та |
та індекс |
зміст |
або кому |
про |
|
|
и |
■ |
Індекс |
одержаного |
направлений |
виконання |
||
|
щ |
документа |
документа |
документ |
документа |
|||
|
Ц |
Зразок змісту журнальної облікової форми вхідних документів організації
Зразок змісту журнальної облікової форми підготовлених (внутрішніх)
документів організації:
|
-.та... індекс іг: "документа |
Кореспондент |
Короткий зміст |
Позначка про виконання |
; Вважається, що журнальна форма реєстрації документів на території України, яка ■'вхоріадо царської Росії, була введена ще у XVIII столітті. Підставою для її введення Генеральний регламент 1720 року. Цим житом виділяються обов’язки діло- -юї діяльності, що закріплюється за са- V'остійним підрозділом - канцелярією. Важно фігурою канцелярії стає секретар, шрежала відповідальність за орга- р~діловодства, підготовку справ до слання, доповідь справ на засіданні коле- едення довідкової роботи за справами, рмлення рішень і контроль за їхнім ви- нням, зберігання печатки. Крім секре- ,#шіаду канцелярії входили: нотарі- еестратор, актуаріус, канцеляристи, копр перекладачі, перекладач (для усного кладу) і вахмістр (для охорони). Канце- »приймались та обліковувались і сек- іідокументи.
У пущеному світі вітчизняними організаціями журнальна форма реєстрації документів 55!'раєіьея, якщо річний документообіг не віщує 500 - 600 документів. До зруч- ей відноситься й те, що при невеликих січних-обсягах реєстрації документів, жур-
ім того, перевага у виборі журнальної ми: надається у випадку обліку доку- к суворої звітності (ліцензії, дипломи, щтватощо) або при реєстрації доку- ів, які .містять інформацію з обмеже- нпг.-і доступом. В інших випадках більш нйю обліковою формою вважається
ральна форма передбачає записи ^Зіящокумента послідовно у хронологіч- ■юслідовності. Звідти основною пошу- ковою-ознакою документа стає дата 'їх над- хедження (або створення для підготовлених документів) та реєстраційний номер, ук необхідних відомостей здійснюєть- іляхом перегляду сторінок з реєстра- ігйними відомостями документа й займає лссиилривалий час.
більші ускладнення при використанні журнальної форми обліку виникають при . хідності підготовки тематичних довідок .. кількох документах або пошук усіх до- нтів, які стосуються вирішення окремого питання.
й використанні журнальної форми об- ие виключена багаторазова реєстрація то і того ж документа. Наприклад, при
розділами, де також фіксуються переміщення документа.
Журнальна форма реєстрації документів дозволяє одночасно здійснювати реєстрацію тільки одному діловоду. Отже, значний обсяг документів призведе до збільшення часу на реалізацію цієї процедури в організації.
Не зручним є й реалізація контролю за виконанням документів при використанні журнальної форми обліку. Для ефективного вирішення цього завдання часто додаткового заводять допоміжні картки.
З врахуванням зазначеного, карткову форму обліку документів, переважна більшість діловодів, вважає набагато зручнішою при значному обсягу документообігу в установі.
При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в організації. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.
Існують різні способи ведення карткового обліку документів.
В організаціях, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії та структурного
підрозділу, якому картка передається ра-’ зом з документом). У разі постановки документа на контроль - виготовляються три примірники картки.
Досить часто у якості карток в організаціях використовують копії верхнього аркушу документа (як правило, зменшеного масштабу), де розміщені основні відомості (автор, назва, дата, індекс тощо).
З метою візуального розпізнавання документів за групами (тематика, терміни, виконавець тощо) на реєстраційні картки можуть наноситись кольорові позначення, або використовуватись різнокольорові реєстраційні картки.
Реєстраційні картки можуть групуватись в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Переважно, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.
Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.
Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.
З метою забезпечення ефективності пошукових систем, до яких долучаються реєстраційні картки, в організаціях створюють, так звані класифікаційні довідники, які можуть включати:
Зрозуміло, що дані пошукові функції легше всього реалізовувати з використання автоматизованих систем. Проте пошукові системи з використанням паперових карток у сучасному світі ще продовжують виконувати свої функції.
Лицьовий бік картки обліку документів
|
Автор документа або кореспондент |
Назва виду документа |
Термін виконання |
|
Дата та індекс надходження |
Дата та індекс документа |
|
|
- |
||
|
Заголовок документа або короткий зміст |
||
|
Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець |
||
|
Позначка про виконання |
Розписка в одержанні документа |
|
Зворотний бік картки обліку документів
|
Контрольні |
відмітки |
||
|
фонд № |
опис |
№ |
справа № 1 |
№ 1/2012 Бизнес и безопасность 31
АКТУАЛЬНО
Реєстраційні картки можуть мати лицьовий та зворотній бік. У цьому випадку, лицьова сторона використовується для реєстрації вхідних документів, зворотна - для підготовлених (внутрішніх) документів.
Підчас підготовки листів-відповідей, відомості щодо них заносяться на зворотній бік картки, яка вже використовувалась для реєстрації вхідного листа.
У державних установах, відповідно до вищезазначеної вітчизняної «Примірної інструкції...» визначено наступний зразок єдиної реєстраційно-контрольної картки (див стор. 27).
Разом з тим, незважаючи на всі переваги карткової реєстрації документів, її серйозним недоліком є відсутність певних гарантій щодо збереження самих облікових карток в картотеці і можлива легкість їх підміни. Що особливо важливо стосовно діловодства, яке містить інформацію з обмеженим доступом. Для уникнення цієї проблеми створюють додаткові, спеціальні форми обліку самих карток.
З метою уникнення вилучення аркушів із журнальних форм обліку, їх прошивають, а аркуші журналів нумерують в правому верхньому куті. Для фіксації прошивки журналів обліку кінці ниток після прошивки склеюють та скріплюють печаткою організації і роблять відповідну позначку. Наприклад, у журналі обліку вхідних документів пронумеровано та скріплено печаткою 200 (двісті) аркушів.
Розглядаючи питання обліку документів, не можливо не згадати про державний облік документів. Відповідно до загально прийнятого визначення, встановленого Державним комітетом архівів України, під цим визначенням розуміється встановлення належності документів, кількості, складу і стану в одиницях обліку та відображення цих відомостей в облікових документах.
При цьому для архівних установ, обліковим документом є документ установленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів. Облік документів фіксує їх приналежність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує їх організаційну упорядкованість, адресний пошук та контроль за їх наявністю, належністю, станом, місцем та умовами зберігання.
У якості одиниці обліку архівних документів виступає одиниця виміру кількості архівних документів.
Так, для документів з паперовими носіями основними обліковими одиницями є архівний фонд, справа. Для документів зі спеціальними носіями - основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку. Одиницею зберігання є класифікаційна одиниця, яка є фізично відокремленим архівним документом чи сукупністю документів, що має самостійне значення. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами; науково-технічні документи - за групами і комплексами.
Державний облік документів повинен бути організований і забезпечений згідно з принципами централізації, уніфікації, достовірності облікових документів на всіх стадіях роботи (у діловодстві, в архівних підрозділах державних органів, підпри
ємств, установ, організацій, державних архівних установах, архівних відділах міських рад), динамічності.
Кожний з перерахованих принципів має своє тлумачення.
Централізація забезпечується зосередженням в органах управління архівною справою відомостей про кількість та склад архівних фондів і одиниць зберігання.
Уніфікація обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що забезпечує наступність обліку на всіх стадіях роботи з документами - у діловодстві, в архівному підрозділі, в архівній установі - через регламентацію системи основних облікових документів та вимог до їх ведення.
Динамічність забезпечується своєчасним та оперативним внесенням змін до основних облікових документів і облікових баз даних або складанням нових облікових документів та щорічним поданням документів для централізованого державного обліку.
Для порівняння, об’єктами обліку бібліотечного фонду виступають видання (книги, брошури; аркушеві видання, буклети, карткові видання, плакати, поштові картки; журнальні видання, газетні видання), аудіовізуальні документи (фонодокументи; відеодокументи; кінодокументи; фотодокументи; документи на мікроформах) та електронні видання.
Основними одиницями обліку всіх видів документів, які включені до бібліотечного фонду (крім газет), є назва і примірник. Основними одиницями обліку газет є річний комплект газети та її назва (незалежно від зміни назви видання). Самостійні видання, об’єднані в одній оправі (конво- лют), обліковуються як окремі примірники і окремі назви.
Додатки до друкованих документів (мали, атласи, таблиці, покажчики до географічних назв, ноти, грамплатівки, плакати, оптичні диски і т.ін.), якщо вони не мають самостійного значення, окремо не обліковуються. Вони отримують інвентарний номер основного документа.
Сергій Князєв, кандидат юридичних наук, с.н.с.
Інститут захисту інформації з обмеженим доступом, м. Київ
Перелік використаних джерел:
(із змінами).
ного архівного фонду України. Введено в і дію наказом Державного комітету зрш України від 11 червня 2002 року реєстровано в Міністерстві юстиції25 нерв-< ня 2002 року за N° 533/6821 (із змінами). 1
N° 530/13797 (із змінами).
- К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003. - 383с. "4
32 Бизнес и безопасность № 1/2012