Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
|
[1] Лабораторная работа 1. Автоматизация офиса: основные возможности текстового процессора [1.0.1] Шаблоны документов [1.0.2] Стили [1.0.3] Оглавление, указатели, списки иллюстраций и таблица ссылок [1.0.4] Использование разрывов страниц и разделов [1.0.5] Использование главного документа [1.0.6] Вставка объектов [1.0.7] Контрольные вопросы |
Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.
Общие шаблоны, включая шаблон Normal.dot содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документов, например шаблоны записок или факсов в диалоговом окне Шаблоны, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на соответствующих шаблонах.
Общие шаблоны
При работе над документом, как правило, можно использовать только настройки, сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Normal.dot. Для использования настроек, хранящихся в другом шаблоне, можно загрузить нужный шаблон в качестве общего шаблона. После загрузки шаблона элементы, сохраненные в этом шаблоне, доступны в любом документе до окончания текущего сеанса работы с Microsoft Word.
Загруженные шаблоны выгружаются при завершении работы Microsoft Word. Надстройки и шаблоны, которые требуется загружать при каждом запуске Microsoft Word, следует скопировать в подпапку Startup папки Microsoft Office.
Шаблоны документов
Шаблоны, сохраненные в папке Шаблоны, отображаются на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны. Чтобы создать в диалоговом окне Шаблоны пользовательские вкладки для шаблонов, создайте новую подпапку в папке Шаблоны, а затем сохраните шаблоны в этой подпапке. Имя, заданное для подпапки, будет присвоено новой вкладке.
При сохранении шаблона Microsoft Word автоматически выбирает расположение, заданное для типа файлов шаблоны пользователя (меню Сервис, команда Параметры, вкладка Расположение). По умолчанию используется папка Шаблоны и ее подпапки. Шаблоны, сохраненные в других папках, не будут отображаться в диалоговом окне Шаблоны.
Любой файл с расширением DOC, сохраняемый в папке Шаблоны, также используется как шаблон.
Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к тексту, таблицам и спискам, чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования.
Например, вместо форматирования названия в три приема, когда сначала задается размер 16 пунктов, затем шрифт Arial и, наконец, выравнивание по центру, то же самое можно сделать одновременно, применив стиль заголовка.
Вся работа со стилями производится в области задач, которая открывается из главного меню: Формат→Стили и форматирование…
Создание стилей
Стиль создается нажатием кнопки «Создать стиль» в области задач. Новому стилю задается имя и тип.
Ниже приведены типы стилей, которые можно создать и применить.
Если в качестве основы для создания стиля списка, стиля абзаца или стиля знака требуется использовать уже отформатированный текст, выделите этот текст, а затем создайте новый стиль на основе форматирования и других свойств выделенного текста. Следует учитывать, что в случае изменения в документе какого-либо элемента форматирования базового стиля в этом документе будут соответствующим образом изменены также все стили, основанные на базовом стиле.
Затем задается стиль следующего абзаца и форматирование, применяемое к создаваемому стилю. Форматирование стиля можно настроить более точно, используя кнопку «Формат»
Чтобы использовать измененный стиль в документах, основанных на том же шаблоне, установите флажок Добавить в шаблон. Измененный стиль будет добавлен в шаблон, присоединенный к активному документу.
Существует также возможность автоматического обновления стилей, когда Microsoft Word отслеживает изменение форматирования текста, в котором содержится некоторый стиль, а затем обновляет данный стиль и соответствующим образом изменяет формат всех элементов текста, оформленных этим стилем. Автоматическое обновление стилей рекомендуется выполнять опытным пользователям, которые уже работали со стилями.
Изменение стиля
Если требуется быстро изменить внешний вид текста, отформатированного с помощью одного из стилей, достаточно переопределить этот стиль. Предположим, что при форматировании все заголовки в документе были выровнены по левому краю с использованием полужирного шрифта Arial Narrow размером 14 пунктов, а затем возникала необходимость изменить это форматирование на выравнивание по центру с использованием шрифта Arial Narrow размером 16 пунктов. Для этого вовсе не требуется заново форматировать каждый заголовок — достаточно лишь изменить свойства стиля.
Чтобы изменить стиль, достаточно в области задач вызвать контекстное меню для того стиля, который необходимо изменить и выбрать пункт «Изменить…» Изменение стиля происходит таким же образом, как и его создание.
Удаление стиля
В области задач Стили и форматирование щелкните правой кнопкой мыши стиль, который требуется удалить, а затем выберите в контекстном меню команду Удалить.
Если удалить созданный пользователем стиль абзаца, то ко всем абзацам, оформленным данным стилем будет применен стиль «Обычный», а сам стиль будет удален из области задач.
Создание оглавления
Наиболее простым способом создания оглавления является использование встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков.
Если встроенные форматы уровней структуры или стили заголовков уже используются, выполните следующие действия.
При сборке оглавления можно указать стили, в том числе пользовательские, которыми в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление. Делается это следующим образом:
Создание предметного указателя
Предметный указатель содержит список терминов и тем, обсуждаемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя необходимо пометить в документе элементы предметного указателя, а затем выполнить сборку предметного указателя. При пометке элемента предметного указателя Microsoft Word добавляет в документ специальное поле XE.
Предметный указатель можно создать для следующих элементов:
Чтобы пометить такие объекты, необходимо выполнить следующие шаги:
Чтобы пометить такие объекты, необходимо выполнить следующие шаги:
Файл словаря создается следующим образом:
Чтобы Microsoft Word пометил весь текст, который следует включить в указатель, включите в первый столбец словаря все возможные формы искомого текста. Например, введите слова время, времени и временем в три разные ячейки левого столбца, а затем введите слово время в соответствующие ячейки правого столбца.
Чтобы ускорить создание словаря, откройте файл словаря и документ, для которого следует создать предметный указатель. Выберите команду Упорядочить все в меню Окно, чтобы одновременно видеть и словарь, и документ. Затем скопируйте текст, который требуется отметить, в первый столбец словаря.
Таким образом, автоматическая пометка элементов предметного указателя с помощью файла словаря происходит следующим образом:
Microsoft Word осуществляет поиск в документе каждого фрагмента текста, содержащегося в первом столбце файла словаря. Найденные фрагменты текста помечаются как элементы предметного указателя, для чего используется соответствующий текст из второго столбца. При этом в каждом абзаце помечается только первое вхождение данного элемента файла словаря.
После того как все элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель. Microsoft Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.
Специальные знаки, такие как @, помещаются в начало предметного указателя. Если выбран вид указателя, включающий заголовки для алфавитных групп, то знаки группируются под заголовком # (знак номера).
При использовании данных полей предоставляются дополнительные возможности по созданию предметного указателя. Например, можно создать индекс только для части документа.
Непосредственно создание предметного указателя происходит следующим образом:
Создание списка иллюстраций
Список иллюстраций – это список названий рисунков, диаграмм, графиков, слайдов или других иллюстраций, использованных в документе, с указанием номеров страниц, на которых они находятся.
Чтобы создать список иллюстраций , укажите названия рисунков, которые требуется включить в список.
При построении списка иллюстраций Microsoft Word выполняет поиск названий, сортирует их по номерам и отображает список иллюстраций в документе. Делается это следующим образом:
При добавлении, удалении, перемещении или изменении названий или прочего текста в документе необходимо вручную обновить список иллюстраций. Например, при изменении названия и перемещении его на другую страницу следует убедиться, что в список иллюстраций включено измененное название и номер страницы.
Работа с разрывами страниц и разделов происходит в окне, вызываемом из главного меню Вставка→Разрыв.… Различают:
Разрыв страницы – это место, где заканчивается одна страница и начинается другая. В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страницы
По умолчанию вставка разрывов страницы, но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив «принудительные» (жесткие) разрывы страниц.) в Microsoft Word производится автоматически при заполнении страницы текстом или рисунками. В случае необходимости можно вставить разрыв страницы вручную там, где это требуется. Это дает возможность, например, начинать каждую главу или раздел документа с новой страницы.
При работе с документами с большим числом страниц часто возникает необходимость снова и снова изменять расположение разрывов страниц. Чтобы этого избежать, используйте описанные ниже приемы для управления расстановкой автоматических разрывов страниц. Microsoft Word позволяет, в частности, запретить вставку разрыва посередине абзаца или строки таблицы, а также разрыв между двумя определенными абзацами (например, между заголовком и последующим текстом).
Осуществляется разрыв страницы следующим образом:
Текст, следующий за курсором, будет перемещен в начало следующей колонки.
При вставке принудительного разрыва строки текущая строка обрывается, и текст продолжается на следующей строке. Предположим, например, что стиль абзаца включает в себя отступ перед первой строкой. Чтобы избежать появления отступа перед короткими строками текста (например, в написании адреса или в стихотворении), каждый раз, когда нужно начать новую строку, вместо того чтобы нажимать клавишу ENTER, вставляйте принудительный разрыв строки.
Укажите место разрыва строки.
Нажмите клавиши SHIFT+ENTER.
Или:
Знаки разрыва строки относятся к знакам форматирования и не отображаются на экране в обычном режиме. Для отображения этих знаков включите отображение знаков форматирования, для чего нажмите кнопку Непечатаемые знаки на стандартной панели инструментов.
Раздел. Часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы.
Word позволяет создавать разделы нескольких типов: со следующей страницы, на текущей странице, с четной страницы, с нечетной страницы. Для выбора типа создаваемого раздела
Главный документ – это документ-контейнер, объединяющий в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов). С помощью главного документа можно настраивать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы
Главный документ содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними. При работе над документом в группе главный документ должен храниться в сети, чтобы пользователи имели возможность совместно работать с данным документом, разделив его на несколько вложенных документов.
Для создания главного документа необходимо создать структуру, а затем в этой структуре сделать заголовки вложенными документами. В качестве вложенных документов в главный документ также можно добавлять существующие документы.
Создание структуры нового главного документа
Для перемещения заголовка на более высокий уровень нажмите кнопку Повысить уровень с зеленой стрелочкой, направленной вправо.
Для перемещения заголовка на более низкий уровень нажмите кнопку Понизить уровень с зеленой стрелочкой, направленной влево.
Сохранение главного документа
При сохранении главного документа каждому вложенному документу автоматически присваивается имя файла. Имя файла составляется из первых знаков заголовка документа. Например, вложенный документ, который начинается с заголовка «Глава 1», будет назван «Глава 1.doc»
Работа с главными документами
В главном документе можно создать оглавление, предметный указатель, перекрестные ссылки и колонтитулы для всех вложенных документов.
Шаблон, используемый в главном документе, определяет стили, которые используются при просмотре и печати всего документа. Кроме того, можно использовать различные шаблоны или различные настройки в шаблонах для главного и различных вложенных документов.
Для работы с главным документом можно использовать режим структуры. Например, можно выполнить следующие действия.
Работа с вложенными документами
Для работы с содержимым вложенного документа откройте его из главного документа. Свернутые вложенные документы отображаются в главном документе как гиперссылки. По щелчку такой гиперссылки соответствующий вложенный документ открывается в отдельном окне.
Вставка уже созданных пользователем объектов происходит в диалоге, вызываемом из главного меню (Вставка→Объект…). Microsoft Word поддерживает множество типов стандартных объектов среды Windows. Наиболее часто используемыми из них являются рисунки, диаграммы и формулы
Вставка рисунков
Вставка рисунков происходит следующим образом:
Или иначе:
Откройте диалог вставки объекта.
На закладке “Создание” выберите объект “Рисунок Microsoft Word” или “Точечный рисунок”. Если рисунок находится в файле, то на закладке “Создание из файла”
По умолчанию Microsoft Word внедряет рисунки в документ. Можно уменьшить размер файла путем связывания рисунка. В диалоговом окне Добавление рисунка (меню Вставка, подменю Из файла) щелкните стрелку, расположенную справа от кнопки Вставить, а затем выберите команду Связать с файлом.
Внедрение – это способ вставки данных, созданных в одном приложении, таких как диаграмма или формулы, в другое приложение. При внедрении объекта его данные становятся частью документа. Все изменения, вносимые в объект, отражаются в документе.
Для вставки рисунков, фотографий, звуков, видеоклипов и других файлов мультимедиа можно также использовать Коллекцию клипов Microsoft.
Вставка организационных диаграмм