Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Пензенский государственный университет
(ПГУ)
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
по дисциплине: Документоведение
Выполнил: Н.А .Емельянова
Принял преподаватель:
Ю.Ю.Фионова
2013г.
Содержание
1.Введение……………………………………………………………………..3
1.1Анализ документов……………………………………………………….
1.2Приказ……………………………………………………………………
1.3Выписка из приказа……………………………………………………..
2.Объяснительная записка………………………………………………………
3.Справка……………………………………………………………………
3.1 Создание условного документа…………………………………….
3.2Создание докладных записок……………………………………….
3.3Создание письма……………………………………………………..
3.4 Создание протокола………………………………………………
4. Заключение…………………………………………………………
5.Список использованных источников…………………………………….
Введение
Делопроизводство – одна из функций управления. Делопроизводство – есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники. Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовки их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как ДОУ (документационное обеспечение управления). Такое определение более точно отображает весь комплекс работ с документами в организации.
ДОУ выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного подразделения. Это может быть управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или специально назначенное лицо.
Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.
Для всех организаций, учреждений РФ независимо от форм собственности или функций установлены единые требования по составлению, оформлению документов и работе сними. Эти требования изложены в основных положениях государственной системы ДОУ (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурных дел и др. нормативно-методических документов.
Работа управленческого аппарата как любая работа сегодня строится на основах научных организаций труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.
При решении задач ДОУ используется электронная техника по 2 направлениям: документирование и организация работы с документами.
От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность, надежность, экономичность, культура работы аппарата, возможность работы с этими документами в будущем.
В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительной документацией, которая условно подразделяется на три группы:
Руководство любой организации независимо от ее организационно-правовой формы наделяется правом издания распорядительных документов.
Распорядительные документы – это вид письменного документа в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц.
Распорядительные документы, с точки зрения сферы своей деятельности, подразделяются на:
Состав распорядительных документов действующих на основе единоначалия зависит от статуса организации, от ее принадлежности к форме собственности. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота власти принадлежит одному лицу – руководителю, принимаемые решения в ходе регулирования деятельности фиксируются в распорядительных документах (приказах, распоряжениях).
Организационные документы – это комплекс документов, содержащих правила создания организации: выбор организационно-правовой формы, структуры, штатной численности, состава должностей, формирование совещательных органов управления, установление режима работы и системы охраны, организацию оценки труда, порядок организации и ликвидации.
Справочно-информационные документы – это документы, предназначенные для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принято к сведению.
Для обработки организационных, распорядительных и справочно-информационных документов используется ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ГОСТ 2.105.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач стоящих перед данным учреждением.
По содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Приказ издается в следующих случаях:
Процесс разработки приказа можно разделить на несколько этапов:
Обеспечение правильности оформления приказов - обязанность службы ДОУ или если маленькое предприятие – секретаря.
Подготовка проекта приказа может быть поручена одному или нескольким лицам. Главное условие, обеспечивающее качество документа – компетентность лиц, его составляющих.
Собрав и изучив материалы по данному вопросу и получив полную ясность в этом вопросе, а также определив цель издания проекта приказа приступают к составлению и его оформлению.
Согласование осуществляется путем визирования (когда внутреннее согласование) или проставления грифа согласования (когда внешнее согласование).
Визирует документ составитель и руководитель структурного подразделения, которое вносит проект, а также все указанные в проекте исполнители и юрисконсульт. Визы проставляются на 1-вом экземпляре проекта, чаще всего на оборотной стороне последнего листа. Внешнее согласование проводится в случае необходимости, и оформляются на отдельном листе. Юридическая служба при визировании должна определить соответствие проекта документа действующему законодательству и проверить отсутствие противоречий ранее изданному приказу.
Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты, необходимые при оформлении: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметка о контроле. Могут также использоваться отметка об исполнителе и идентификатор электронной копии документа.
При подготовке проекта документа допускается заранее напечатать обозначения месяца, года, а число проставляется от руки должностным лицом, регистрирующим документ.
Подписывает 1-й экземпляр руководитель организации. Дата проставляется в день подписания и регистрации. После подписания приказ регистрируется в специальном журнале и вступает в силу с момента его подписания если в его тексте не указан другой срок исполнения. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года. Если проект готовится в вышестоящую организации, то он оформляется не на бланках, а на обычных листах и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений к приказу со ссылкой на них соответствующих пунктов приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется реквизит Приложение. Приложение к приказу подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне листа приложения. Если в приложении к приказу даны документы. Изданные органами власти или управления, то в правом верхнем углу делается надпись «Постановление Правительства…»
Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Если приказ изменяют или отменяют полностью или частично, ранее изданные документы по этому вопросу то первый из последних пунктов должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указанием его даты, номера, заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…»
В Приказе, который был взят с места прохождения практики, следующие ошибки:
Так как документ оформлен на продольном бланке, данные реквизиты должны быть оформлены по центру. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы.
1.2Выписка из приказа
Под выпиской из распорядительного документа понимают копию части подлинного документа (в данном случае копия части приказа).
В наименовании документа указывается ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Воспроизводится полностью констатирующая часть текста, из распорядительной части выписывается тот пункт, который необходим. Далее воспроизводится реквизит подпись без личной подписи. Выписка заверяется проставлением реквизита отметка о заверении копии. Этот реквизит содержит слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, дату заверения. Подпись сотрудника, заверившего копию оформляют по полной форме с проставлением печати.
Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно».
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа.
Реквизиты, необходимые при оформлении: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о заверении копии.
В Выписке из приказа, которая была взята с места прохождения практики, следующие ошибки:
Так как документ оформлен на продольном бланке, данные реквизиты должны быть оформлены по центру. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы. Инициалы должны стоять перед фамилией. Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно».
Под объяснительной запиской понимают документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо факта, события. По содержанию объяснительные записки можно разделить на 2 группы:
Объяснительная записка включает в себя: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает объяснительную записку составитель.
В объяснительной записке, которая была взята с места прохождения практики, следующие ошибки:
Регистрационный номер пишется на одной строке с датой. Личная подпись ставится после наименования должности, затем на этой же строке пишется расшифровка подписи.
1.4 Докладная записка
Под докладной запиской следует понимать документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора, так и по указанию руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на: инициативные, информационные и отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние оформляются на бланке, внутренние – на обычном листе бумаги.
Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, его номер телефона.
Внутренняя докладная записка включает в себя: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает докладную записку составитель.
В Докладной записке, который был взят с места прохождения практики, следующие ошибки:
Регистрационный номер пишется на одной строке с датой. Личная подпись ставится после наименования должности, затем на этой же строке пишется расшифровка подписи. Заголовок к тексту пишется слева над текстом документа, отступив от реквизитов бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. В заголовке кратко отражается содержание документа, он отвечает на вопрос "О чем".
1.5 Справка
Под справкой понимают документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.
Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящей организации, а также сторонних организаций.
Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.
Справки личного характера выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и д.р.
Справка имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать.
В Справке, которая была взята с места прохождения практики, следующие ошибки:
2 Создание условного документа в виде инициативного письма с разработкой бланка общего вида
Гипермаркет «АЛЬЯНС» Директору
ул. Ленина, 342, г.Сердобск 442894 Охранного агентства «ПОСТ»
Тел/факс: (84167) 5-78-32 В.М.Варикову
ОКПО 57643902, ОГРН 12649604672245 ул. Первомайская, 36
ИНН/КПП 5813971001/5823789099
31.05.2009 № 231
О предложении услуг
Уважаемый господин Вариков!
Гипермаркет «АЛЬЯНС» предлагает Вам возобновить пользование кредитной карточкой, так как это бережёт ваши силы, средства и деньги. Если Вы согласны принять предложение, просим ответить в течение недели, и мы с превеликим удовольствием разблокируем кредитную карточку.
Приложение: Договор об оказании услуг гипермаркета «АЛЬЯНС» № 34 на 3 л. в 1 экз.
С уважением,
Директор Подпись Д.Е.Тагоровский
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем.
Под протоколом следует понимать документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятие решений на собраниях, заседания.
В ходе курсовой работы мною были изучены правила оформления организационных, распорядительных и справочно-информационных документов.
Я приобрела практические навыки составления данных документов.
Управление любым предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.
Знание основ делопроизводства необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
1. Делопроизводство (Организации и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359 с.
2. Основы делопроизводства.
3. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р6.30 – 2003). Госстандарт России, Москва.
6