У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.net

Данные в таких базах представляются в виде таблицы состоящей из однотипных записей

Работа добавлена на сайт samzan.net: 2015-07-10

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 1.2.2025

PAGE  46

ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ И ТЕРМИНЫ ПРОГРАММЫ

Ms Access представляет собой систему обслуживания реляционных (взаимосвязанных) баз данных (БД) с графической оболочкой. Данные в таких базах представляются в виде таблицы, состоящей из однотипных записей.

База данных –  это совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку.

Каждая таблица состоит из строк  (записей) и столбцов (полей).

Таблица определяется своей структурой (полями), т.е. какими именно столбцами (насколько детально) описывается объект. Определить структуру таблицы это указать, какие поля (столбцы) в ней имеются, задав им имена, типы и свойства.

При заполнении таблицы, вся информация об одном объекте (строка) называется записью.

Каждая строка таблицы в реляционных БД уникальна. Для обеспечения уникальности используются ключи.

Система обслуживания включает в себя:

  •  ввод данных в ЭВМ,
  •  отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам),
  •  преобразование структуры данных,
  •  вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде.

Наличие четко определенной структуры упрощает и ускоряет процесс обработки (поиска) данных в базе.

Ms Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. Благодаря графической оболочке процесс связывания таблиц становится простым и наглядным.

В состав пакета Ms Access входит ряд специализированных программ, решающих отдельные задачи, - так называемых Мастеров.


ОКНО БАЗЫ ДАННЫХ

В этом окне осуществляются все операции обработки входящих в базу объектов. Центральную часть этого окна занимает поле списка включенных в базу объектов. При создании новой БД список объектов пуст.

В общий файл базы могут входить разнородные объекты. Различают следующие объекты (кнопки в окне БД):

Объекты (кнопки в окне БД):

ОБЪЕКТ

НАЗНАЧЕНИЕ

Таблица

Набор данных по конкретной теме. Данные таблицы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов).

Запрос

Служит для отбора данных. Он позволяет выбрать из БД только необходимую информацию, которая соответствует определенному условию и нужна для решения определенной задачи.

Форма

Бланк, подлежащий выполнению, или маска, накладываемая на набор данных. Бланк-форма позволяет упростить процесс заполнения базы данными. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к БД.

Отчет

Выбранная из БД информация представленная в виде распечатки.

Макрос

Автоматизируют выполнение конкретной операции БД без программирования

Модуль

Содержат программы на языке Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.


СКВОЗНОЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ ДЛЯ ИЗУЧЕНИЯ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ ACCESS.

ЭТАП 1
РАБОТА С ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗОЙ ДАННЫХ.

ШАГ 1.Создание базы данных (БД).

Понятие БД. Структура, типы полей. Свойства полей.

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАНЫХ

  1.  Выберите команду «Файл ->Создать» или соответствующую кнопку панели инструментов. «Новая база данных».
  2.  Введите имя новой БД в поле «Имя файла», обратите внимание на месторасположение будущей БД, что бы впоследствии не тратить время на его поиски, нажмите кнопку OK.

Ms Access открывает окно «база данных» с заданным именем в его заголовке.

Создание таблиц БД происходит в несколько этапов:

  •  определение структуры;
  •  ввод данных;
  •  редактирование данных и структуры.

  1.  Определение структуры.

Создать БД можно двумя способами: по собственному проекту или с использованием Мастера таблиц. Мы будем создавать таблицы конструктором.

  1.  В окне БД щелкните по кнопке ТАБЛИЦА и, убедившись, что появился список таблиц, выберите команду СОЗДАТЬ.
  2.  В появившемся диалоговом окне выберите режим создания   КОНСТРУКТОР.
  3.  Определите структуру таблицы: имена полей, типы данных и их свойства.

Имена полей должны быть уникальными, типы данных соответствовать информации, которую в эти поля необходимо будет заносить, например, в числовое поле нельзя вносить текстовую информацию.

Свойства полей для каждого типа данных имеют свои характеристики и настраиваются индивидуально в нижней части окна конструктора таблицы, накладывая на вводимую информацию еще большие ограничения.  Эти ограничения необходимы для уменьшения задействованных в хранении и обработке информации ресурсов ПК.


Структура БД определяется и изменяется в режиме Конструктора таблиц.


НАИМЕНОВАНИЕ СТОЛБЦА В ОКНЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ

НАЗНАЧЕНИЕ СТОЛБЦА В ОКНЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ

Имя поля

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля (до 64 символов включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок).

Тип данных 

В столбце Тип данных определяется тип данных в поле. По умолчанию – текстовый. Щелкнув по правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывающегося списка. 

Описание

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. При вводе данных в это поле в строке состояния появляется текст описания.

КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ

Выделить его и нажать кнопку Ключевое поле. Содержимое этого поля не может повторяться от записи к записи.

(Переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab.)

Характеристики полей:

ТИП ПОЛЯ

ВИД ДАННЫХ

РАЗМЕР ПОЛЯ

Текстовый

Символьный

От 0 до 255 (по умолчанию 50)

MEMO

Большие текстовые  данные

До 64000 символов

Числовой

Числа.

От выбора подтипа данных зависит точность вычислений. Можно задавать различные форматы.

В свойстве Размер поля выбирается из списка.

Дата/Время

Данные хранятся в специальном фиксированном числовом формате.

Денежный

Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части числа.

Счетчик

Значение этого поля нельзя устанавливать принудительно.

Логический

Может содержать только одно из двух значений «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл».

Поле объекта OLE

Рисунок, звукозапись и др. Не может быть ключевым, его нельзя индексировать.

Гиперсвязь

Адреса Web-страниц.

ЗАДАНИЕ

  1.  Создайте однотабличную БД с указанными полями и предложенным типом данных;
  2.   задайте полям приведенные ниже свойства;
  3.  установите первичный ключ;
  4.  при необходимости, добавьте или удалите поля;
  5.  сохраните структуру (закрытием окна), задав при этом название таблицы.

Некоторые свойства полей, использованные в задании:

Размер поля.

Для числовых полей – насколько большие эти числа

Для текстовых полей – максимальное количество символов вводимой информации.

Формат поля

Для числовых полей – оформление числа

Для даты и времени – форма представления дат.

Маска ввода

Позволяет избавить пользователя от ввода повторяющихся символов в информации.

Например, для краткого формата  даты – 00.00.00, что позволяет при заполнении даты вводить только цифры, для телефона семизначного – 000-00-00, что позволяет избавиться от набора разделительной черты.

Значение по умолчанию

Используется для полей разных типов. Значение появляется в незаполненном поле.

Условие на значение

Вводимое в поле значение подвергается проверке на указанное условие.  Условие можно формировать Построителем, используя встроенные функции, константы, операторы.

Функция Date(), вызванная из встроенных функций, представляет собой сегодняшнюю дату. Приведенное в примере условие означает, что введенная дата должна бать прошедшей.

Сообщение об ошибке

Сообщение об ошибке необходимо заполнять только в случае указанного условия на значение. Текст, введенный в эту строку, будет появляться на экране в том случае, если введенное значение не удовлетворяет условию на значение.

Некоторые функции

Некоторые операторы

Название

назначение

Название

назначение

Sum()

Сумма

Between

Между

Avg()

Среднее

And

И

Count()

Количество

Not

Не

Int()

Целая часть

Or

Или

Date()

Текущая дата

Like

Подобно

Min()

Минимум

Mod

Остаток от деления

Max()

Максимум

<>

Не равно

IIf()

Условие к выполнению действий

>

Больше

Abs()

Модуль

<

Меньше

Sqr()

Корень квадратный

=

равно


ТАБЛИЦА «ОТДЕЛ КАДРОВ»

Имя поля

Свойства поля, которые необходимо задавать.

Код сотрудника

Ключевое поле, счетчик, совпадения не допускаются

Фамилия

Размер поля по необходимости.

Имя, отчество

Размер поля по необходимости.

Должность

Размер поля по необходимости.

Телефон

Размер поля. Маска ввода

Дата начала трудового стажа

Краткий формат даты, маска ввода, условие на значение, сообщение об ошибке.

Дата поступления на предприятие

Краткий формат даты, маска ввода, значение по умолчанию,  условие на значение, сообщение об ошибке.

Оклад

Формат поля, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке.

Дата рождения

Краткий формат даты, маска ввода

Пол

Выполнить подстановкой из списка значений:

Семейное положение

Количество детей (иждивенцев)

Размер поля по необходимости

  1.  Ввод данных.

ЗАДАНИЕ

Откройте таблицу.

(Ввод записей выполняется в режиме открытой таблицы.)

Введите (ПРИДУМАЙТЕ САМИ)  пять – шесть записей.

  1.  Редактирование данных

Действия

Пояснения

Переход между столбцами и к следующей записи.

Клавиши Tab, Shift+Tab. В нижнем левом углу окна стрелки перехода.

Переход к нужной записи.

Команда «Правка -> Перейти».

Добавление записи к базе  

В конец таблицы (нижняя пустая строка) ввести содержимое в пустое поле новой записи.

Удаление записи

Команда «Правка -> Удалить».

Добавление рисунка или другого объекта

Команда «Вставка -> Объект».

РАБОТА С ДАННЫМИ ТАБЛИЦЫ.

Действия

Выполнение

Корректировка информации

Вручную или командами «Правка -> Найти»,

«Правка -> Заменить».

Изменение порядка следования полей

Путем перетаскивания заголовков выделенных полей в нужное место.

Изменение высоты строк и ширины столбцов.

Мышью

Сортировка данных.

Выделить нужный столбец (поле) и выбрать команду «Записи -> Сортировка» или кнопку на панели инструментов.

Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию

Команда «Записи -> Фильтр».

Варианты действий:

  •  в таблице можно выделить поле или его часть, а затем команду «Фильтр по выделенному» или «Исключить выделенное»;
  •  можно вызвать команду «расширенный фильтр», настроить отбор по полю (полям) и затем  команду «Применить фильтр»;
  •  команда «Изменить фильтр» для внесения изменений в действия по расширенному фильтру.

Удаление с экрана одного из полей

Команда «Формат -> Скрыть столбцы».

Сделать видимым скрытый столбец

Команда «Формат -> Отобразить столбцы»

Зафиксировать столбцы

Команда «Формат -> Закрепить столбцы».

Обратное фиксации действие

Команда «Формат -> Освободить все столбцы».


ЗАДАНИЕ

  1.  Внесите изменения в созданную таблицу:
  2.  В штатном расписании внесены изменения.  Должность, указанная в таблице, называется по-другому. Измените должность или часть ее названия.
  3.  Измените в таблице порядок следования полей;
  4.  Скройте поля «пол» и «семейное положение»;
  5.  Измените (мышью) размеры (ширину) столбцов;
  6.  Зафиксируйте столбцы «фамилия» и «имя отчество»;
  7.  Отсортировать фамилии по алфавиту;
  8.  Сделать видимыми только некоторых сотрудников (критерии для «фильтр по - выделенному» или «расширенный фильтр» задать самим, исходя из имеющихся в таблице данных).

  

ШАГ 2. Запросы выборки к БД. 

Сортировка, условия отбора, псевдоимя, ввод формул.

В результате запроса Access выдает только ту информацию, которая была запрошена. Запрос может строиться на основе одной или нескольких таблиц, а также на основе других запросов.  Запрос позволяет выбрать поля, отобрать записи с необходимыми данными, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы.

Простой запрос

Применяется в тех случаях, когда необходимо только выбрать поля из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, без наложения каких-либо ограничений на отбираемые записи.

Запрос на выборку

Бланк запроса представлен в виде таблицы. До формирования запроса эта таблица пуста.

Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым надо работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в результат выполнения запроса, для задания сортировки по ним, а также для задания условий отбора записей.

Для включения нужных полей из таблиц в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:

  •  В строке «Поле» щелчком мыши вызвать появление кнопки списка, раскрыть список (содержащий все поля выбранных таблиц) и выбрать из него нужное поле. 
  •  Перетащить нужное поле из списка полей таблицы схемы данных в строку «Поле».

Особенности задания условий

  •  В качестве операторов используются операторы сравнения и логические операторы: =, <, >, <>, Between, In, Like, And, Or, Not. Если в выражении отсутствует оператор, то подразумевается оператор =, недостающие (неизвестные) буквы в условиях по текстовым полям заменяются *.
  •  Текстовые значения должны обязательно заключаться в кавычки, если они содержат пробелы или знаки препинания. В противном случае вводить их не обязательно.
  •  Условия отбора могут задаваться по нескольким полям, если они заданы в одной строке, то выполняются одновременно – и одному условию удовлетворяют отобранные данные и другому, если в разных строках, то отбор данных происходит по «ИЛИ» - или одному условию удовлетворяют отодранные данные, или другому.

Например:

Вывести список женатых мужчин.

Вывести список женщин, у которых есть дети.

Вывести список сотрудников, у которых должность содержит указанную букву или фамилия начинается на указанную букву.

Сотрудники, родившиеся в 1975 году.

Сортировка данных в запросе

Запрос с параметром

Параметрический запрос – это запрос, при выполнении которого пользователю предлагается ввести значение какого-либо параметра. Это удобно, так как для изменения параметра не надо переходить в режим конструктора. Система должна нас запрашивать значение параметра, на экране будет появляться диалоговое окно «Введите значение параметра» до вывода на экран результата запроса..

В одном запросе может быть задано несколько параметров.

Вычисляемые поля в запросах (псевдоимя)

В запросе можно создавать новые поля, значения которых формируются с помощью действий (вычислений) на основе данных в других полях. При вычислениях могут использоваться арифметические выражения и встроенные функции Access. Выражение вносится в пустую ячейку строки «Поле» с использованием следующего синтаксиса: [Имя поля]: выражение.

Что бы создать новое расчетное поле, установите курсор в пустое поле

и нажмите значок построителя


ЗАДАНИЕ

Вывести на экран:

  1.  Фамилии сотрудников с их должностями, расположенными  в алфавитном порядке.
  2.  Сотрудников, у которых есть дети, с указанием их количества в порядке убывания.
  3.  Список мужчин по алфавиту фамилий (пол не показывать).
  4.  Список женщин по алфавиту фамилий (пол не показывать).
  5.  Список женатых мужчин.
  6.  Список замужних женщин, у которых есть дети.
  7.  Список сотрудников, у которых должность содержит указанную букву или фамилия начинается на указанную букву.
  8.  Список сотрудников, родившихся в 1975 году.
  9.  Фамилии сотрудников (по алфавиту) с расчетом стажа работы. Стаж = текущая дата - дата начала трудового стажа.
  10.  Фамилии сотрудников (по алфавиту) с расчетом стажа работы на конкретном предприятии. Стаж на предприятии = текущая дата – дата поступления на предприятие.
  11.  В новом поле (псевдоимя) получить фамилию, имя и отчество и вывести его на экран с окладами в порядке возрастания.
  12.  Фамилии и должности сотрудников с расчетом их возраста. Показать только сотрудников, возраст которых от 30 до 40 лет


ШАГ 3. Отчеты.

Отчеты ленточные и столбиковые.

Отчеты создаются для вывода на печать информации из БД.

Создание отчета

При создании отчета Access использует информацию только из одной таблицы или запроса. Если необходимо использовать информацию из нескольких таблиц, то прежде ее следует объединить в новом запросе.

Для создания отчетов можно использовать КОНСТРУКТОР, МАСТЕР, АВТООТЧЕТЫ. Для начала изучения используем автоотчет.

Ленточный автоотчет выбирается при построении отчета в виде таблицы (информация в нем про каждый объект формируется в строку - ленточку). Столбиковый отчет является прототипом карточного отчета (информация в нем про каждый объект формируется в столбец).

Порядок создания следующий:

  1.  Выберите кнопку Отчет, а затем команду Создать.
    1.  Укажите источник данных, из которых формируется отчет.
    2.  Выберите «Автоотчет: ленточный», если формируете таблицу и «Автоотчет: в столбец», если готовите карточки.
    3.  После того, как отчет сформировался, перейдите в режим КОНСТРУКТОРА и  измените его с помощью возможностей панели инструмента «Формы». Конструктор имеет несколько основных зон:

При выполнении ниже приведенного задания по формированию отчетов, для  пунктов с первого по третий  использовать автоотчет: ленточный, для четвертого и пятого – автоотчет: в столбец.

ЗАДАНИЕ

Сформировать следующие отчеты:

  1.  Список сотрудников, имеющих детей с указанием их количества,  для вручения подарков к новому году,
  2.  Список мужчин для поздравления с праздником «День отечества»,
  3.  Список женщин для поздравления с праздником «8 Марта»,

  1.  Визитки сотрудникам,
  2.  Нагрудные знаки сотрудникам.


ШАГ 4. Простейшие формы.

Формы создаются для вывода на экран информации из БД.

Создание формы

  1.  Выберите кнопку Форма и нажмите команду Создать.
  2.  Форма создается на основе таблицы или запроса, выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы.
  3.  Из диалогового окна выберите Мастер форм (Конструктор).
  4.  В диалоговом окне Создание форм выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы и определите поля, которые  будут помещены в форму.
  5.  Далее определите внешний вид формы.
  6.  Затем - стиль оформления формы.
  7.  В последнем окне задайте заголовок (название) формы.
  8.  Сохраните форму.
  9.  При необходимости откорректируйте ее Конструктором, используя возможности панели инструментов «Формы».

ЗАДАНИЕ

Сформировать  следующие формы:

  1.  Служебная информация о сотруднике.
  2.  Личная информация о сотруднике.

При создании форм должны быть использованы кнопки для переходов по записям и для обработки записей.


ШАГ 5. Кнопочная форма.

ЗАДАНИЕ:

Создайте форму, не относящуюся не к одной таблице (без полей). Эта форма будет являться формой «Главного меню». На этой форме с помощью панели инструментов «Панель элементов» расположить кнопки открытия созданных форм и просмотра имеющихся отчетов. 


ЭТАП 2
РАБОТА С МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗОЙ ДАННЫХ

ШАГ 6. Создание многотабличной БД.

Добавить в БД еще четыре таблицы, задавая им указанные типы полей и свойства.

ТАБЛИЦА «ТОВАРЫ»

Имя поля

Свойства поля, которые необходимо задавать.

Код товара

Ключевое поле, счетчик, совпадения не допускаются

Наименование товара

Размер поля по необходимости

Марка

Размер поля по необходимости

Цена

Формат поля (денежный), число десятичных знаков (2).

Торговая наценка

Размер поля (одинарное с плавающей точкой), формат поля (процентный), число десятичных знаков (0).

Количество товара

Размер поля по необходимости

ТАБЛИЦА «ПОКУПАТЕЛЬ»

Имя поля

Свойства поля, которые необходимо задавать.

Код фирмы

Ключевое поле, счетчик, совпадения не допускаются

Название фирмы покупателя

Размер поля по необходимости

Реквизиты

Размер поля по необходимости

Телефон (создать шаблон поля).

Размер поля. Маска ввода

Ответственное лицо (фамилия, имя, отчество)

Размер по необходимости


ТАБЛИЦА «СДЕЛКА»

Имя поля

Свойства поля, которые необходимо задавать.

№ сделки

Ключевое поле, счетчик, совпадения не допускаются

фамилия

(Сотрудник, заключивший сделку со стороны Вашего предприятия)

Подстановка.

Заполнить списком значений соответствующего поля из таблицы «ОТДЕЛ КАДРОВ»

Название фирмы

Подстановка.

Заполнить списком значений соответствующего поля из таблицы «ПОКУПАТЕЛЬ»

дата сделки

Маска ввода


ТАБЛИЦА «СОДЕРЖИМОЕ СДЕЛКИ»

Имя поля

Свойства поля, которые необходимо задавать.

№ сделки

Одно из ключевых полей. Подстановка.

Заполнить списком значений соответствующего поля из таблицы «СДЕЛКА»

Наименование товара

Одно из ключевых полей. Подстановка.

Заполнить списком значений соответствующего поля из таблицы «ТОВАРЫ»

Количество проданного товара

Размер поля по необходимости

Чтобы поставить на два поля ключи одновременно, надо выделить в режиме Конструктора две строки (два поля) и поставить ключ.


ШАГ 7.Установить связи между таблицами.

Установка связей между таблицами.

Установив ключевое поле для каждой таблицы, можно установить взаимосвязи между ними. Для этого в таблицах должны быть поля, тип данных и размер которых совпадают (эти поля могут иметь одинаковые имена).

  1.  Выберите команду «Сервис -> Схема данных» или щелчок на соответствующую кнопку панели инструментов. Первый запуск команды предлагает окно  Добавление таблицы, если такого окна на экране не появилось, выберите команду «Связи -> Добавить таблицу» или щелчок на соответствующую кнопку панели инструментов.
  2.  Мышью соединить поля, которые хотим связать и Обеспечить целостность данных.

ЗАДАНИЕ

Установите связи между таблицами по образцу.

Внесение данных в таблицы начинается с исходных таблиц, т.е. с тех, у кого имеются исходящие связи (1). Затем заполняются все остальные, последней заполняется  сводная таблица, имеющая только входящие связи.


ЗАДАНИЕ

Заполните данными таблицы, количество записей указывается преподавателем.

Порядок заполнения следующий:

  1.  Заполняются таблицы с исходящими связями, т.е. таблицы из которых связь выходит «1».  Таблицы с исходными данными заполняются вручную. Проявите фантазию.
  2.  По мере заполнения исходных таблиц, возможно заполнение таблиц
    с входящими связями, которые могут использовать данные исходных таблиц неоднократно.

Для проверки правильности выполненной работы можно задать по паре данных в исходных таблицах, но для дальнейшей работы по формированию запросов, форм, отчетов необходимо иметь больше исходных данных (пять-шесть записей), а  таблицы с входящими связями должны иметь повторяющиеся данные из исходных таблиц.


ШАГ 8.Запросы выборки к многотабличным БД. 

Запросы к многотабличным БД отличаются от однотабличных количеством таблиц выбранных конструктором запросов, для отбора информации.

  1.  Выберите те таблицы, поля которых Вам необходимы для отбора (задания условий) и отображения (вывода на экран) информации.

Поля необходимо выбирать из исходных таблиц, а не из тех, в которых они заполнялись подстановкой.

  1.  Если таблиц оказалось несколько (больше одной), то посмотрите, связаны ли они. Добавьте ту (те) таблицы (см. схему данных), которые их свяжут.

Добавление лишней таблицы, такая же ошибка, как и ее отсутствие.

Простой запрос.

(См ШАГ 2)

ЗАДАНИЕ

Вывести на экран:

  1.  Наименование товаров с указанием номеров сделок, в которых они проходили, с данными по фирмам покупателям  в порядке заключения дат сделок.

После добавления связующей таблицы конструктор запроса отобразит:

Результат конструктора запроса с выбранными полями из исходных таблиц следующий:

  1.  Наименования фирм покупателей с их ответственными лицами с указанием товаров, которые они приобрели в порядке возрастания цен по этим товарам.
  2.  Номера сделок с указанными в них товарами и количеством его приобретения в порядке убывания.

Запрос с условием.

(См ШАГ 2)

ЗАДАНИЕ

Вывести на экран:

  1.  Товары с ценами выше Вами указанной (выбрать самим на основании имеющихся в таблице данных) и количеством товара больше указанного.
  2.  Товары с ценами выше Вами  указанной (выбрать самим на основании имеющихся в таблице данных) или количеством товара больше указанного.
  3.  Сделки с датами заключения от одной Вами указанной до другой Вами   указанной.
  4.  Сделки с названиями товаров, названия которых начинаются на указанную Вами букву с информацией об их ценах, наценках и количествах товара.
  5.  Отобрать сотрудников, фамилии которых начинаются на букву «С», при этом названия товаров, которые они продавали начинаются на указанную букву и проданы в период после указанной даты
  6.  Отобрать фирмы, купившие товар указанный товар в количестве
    не менее 2.
  7.  Отобрать товары, названия которых начинаются на указанную  букву и проданы после указанного числа.
  8.  Отобрать все фирмы  указанного типа с любыми названиями с количеством купленного товара свыше указанного

Ввод формул с расчетом значения поля, псевдоимя.

(См ШАГ 2)

ЗАДАНИЕ

Вывести на экран:

  1.  Премия=0,5 * оклад.
  2.  Товары с указанием цены, торговой наценки и подсчетом результирующей цены продажи товара.

Цена продажи = цена +  цена *  торговая наценка.

  1.  В одно поле записать наименование товара и его марку и к этому длинному имени  указать его количество  в наличии.

Ввод формул с условием.

 IIf («expr»; «truepart»; «falsepart»)

Пример:

Начисление премии в размере двойного оклада каждому сотруднику у которого есть дети.

ЗАДАНИЕ

Вывести на экран:

  1.  Установить премию к празднику «8 марта»: всем женщинам по 1000 рублей, мужчинам по 500рублей
  2.  Установить премию к «новому году: каждому сотруднику из расчета оклад на самого себя и по окладу на каждого ребенка.
  3.  Рассчитать скидку на продажу товара:

Скидка =

  1.  Рассчитать стоимость товара для распродажи:

Стоимость для распродажи =

  1.  Рассчитать новогоднюю скидку на продажу товара:

Новогодняя скидка =

Запрос с параметром.

(См ШАГ 2)

ЗАДАНИЕ

Вывести на экран:

  1.  По конкретной фирме покупателю (выберите параметром) купленные товары и их количества, цены, номера сделок.
  2.  Номера сделок заключенных конкретного числа (выберите параметром дату сделки) с названием купленного товара и его количеством.


Итоговые запросы (групповые)

Групповые операции позволяют выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для других полей этих групп определенную статистическую функцию: суммирования Sum, расчета среднего значения Avg и некоторые другие.

Групповой запрос создается из режима конструктора. Дополнительно в этом режиме задается команда «Вид -> Групповые операции» или нажимается кнопка «Групповые операции». При этом в бланке запроса появляется строка «Групповая операция», в которой для всех полей записано «Группировка». Для групповых вычислений по некоторому полю нужно заменить в нем

слово «Группировка» на нужную статистическую функцию, выбираемую из списка.

В одном запросе может быть указано несколько групповых функций. 

Например: Для каждого номера сделки определить количество наименований товара в сделке и общее количество проданного товара.

ЗАДАНИЕ

Вывести на экран:

  1.  Для каждого вида товара (поле группировки) получить результат расчета суммы количества его реализации.
  2.  Для каждой фирмы покупателя (поле группировки) получить количество наименований товара, которые она закупила.
  3.  Для каждого сотрудника (поле группировки Фамилия) результат расчета количества проданного им  товара.
  4.  Для каждого номера сделки (поле группировки) получить  результат расчета количества наименований товаров по сделке.
  5.  Для каждого номера сделки (поле группировки) результат расчета количества товаров по сделке.
  6.  Для каждого вида товара результат расчета суммы выручки от его реализации.
  7.  Для каждой фирмы покупателя  получить количество наименований товара, которые она закупила.


ШАГ 9. Перекрестный запрос.

Перекрестные запросы.

В перекрестном запросе формируется таблица (тапа электронной таблицы Excel), в которой левый столбец образует заголовки строк из значений одного поля, верхняя строка образует заголовки столбцов из значений другого поля, а на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, вычисленные по значениям третьего поля.

Например: На пересечении граф «№сделки» и «Наименование товара» получить количество проданного товара в каждой сделке.

Перекрестный запрос можно создавать Мастером и Конструктором запросов.

При работе Конструктором необходимо:

  •  Построить простой запрос с необходимыми полями;
  •  Преобразовать его в перекрестный запрос командой «Запрос -> Перекрестный»;
  •  Задать в нужном поле расчет на группировку;

Задать в строке «Перекрестная таблица» Конструктора запросов необходимые заголовки строк, столбцов и значения, которые рассчитываются на их пересечении.

В режиме конструктора данный запрос выглядит следующим образом:

При работе Мастером необходимо:

  •  Построить подготовительный простой запрос, в котором имеются  все необходимые поля, так как перекрестный запрос Мастером можно строить только к одной таблице (запросу)
  •  Нажать кнопку «Создать» и выберем пункт «Перекрестный запрос»:
  •  Выбрать поля, значения которых будут использованы в качестве заголовков строк (допускается выбор не более трех полей);
  •  Выбрать поля для использования из значений в качестве заголовков столбцов;
  •  Выбрать какие вычисления необходимо провести для каждой ячейки на пересечении строк и столбцов;
  •  Задать имя запросу.

ЗАДАНИЕ

Вывести на экран:

  1.  В новой таблице-запросе на пересечении граф Фамилия и Номер сделки получить суммарное количество проданного товара этим сотрудником.
  2.  В новой таблице-запросе на пересечении граф Фамилия и Товар получить суммарное количество каждого товара проданного этим сотрудником.
  3.  В новой таблице-запросе на пересечении граф Фирма и Товар получить число сделок указанной фирмы по указанному товару.
  4.  В новой таблице-запросе на пересечении граф Товар и Номер сделки получить суммарное количество этого товара в этой сделке.

Запросы на изменение  бывают разрушительными, поэтому отнеситесь к их выполнению очень серьезно.


ШАГ 10. Запрос на создание таблицы.

Допустим необходимо создать специальную таблицу автоматически.

Создадим запрос с использованием условия, убедимся в том, что в выборку попадают только нужные записи, а затем преобразуем запрос в таблицу командой «Запрос -> Создать таблицу».

ЗАДАНИЕ

Вывести на экран:

  1.  Создать таблицу с указанием фирм, которые в заданный период времени сделок не заключали.


ШАГ 11. Запросы добавление, замену и удаление записей.

Запрос на обновление записей.

Создадим запрос с использованием конструктора, убедимся в том, что в выборку попадают только нужные записи, а затем преобразуем запрос в таблицу командой «Запрос -> Обновление». В появившейся строке «Обновление» введем выражение для изменяемых полей.

ЗАДАНИЕ

Вывести на экран:

  1.  Увеличить исходную цену в 1,5 раза.

Запрос на добавление записи

При выполнении такого запроса записи из одной таблицы добавляются в другую. Добавлять записи можно только в уже существующую таблицу. Выполним этот запрос – убедимся в том, что в выборку попадают только нужные записи. Создадим запрос с использованием конструктора на основе имеющейся таблицы.

Отметим, что в режиме добавления записей не всегда должно совпадать количество полей в исходной и результирующей таблицах. Access автоматически определяет поля с одинаковыми именами и добавляет в них данные, а остальные поля игнорирует.

Запрос на удаление записи.

Создадим запрос с использованием конструктора на основе имеющейся таблицы. Выполним этот запрос – убедимся в том, что в выборку попадают только нужные записи.

Теперь преобразуем этот запрос в запрос на удаление записей. Зададим команду из меню «Запрос -> Удаление».

ЗАДАНИЕ

Вывести на экран:

  1.  Удалить из таблицы товар, цена которого ниже указанной.
  2.  Удалить из таблицы сделки, даты которых ранее указанной.


ШАГ 12. Формы.

Создание. Свойства. Оформление. Подчиненная форма. Расчеты.

(См. ШАГ 4)

Формы для связанных таблиц

В сложных (составных) формах можно одновременно отобразить информацию из двух или более связанных таблиц (запросов). Сложная форма состоит из нескольких простых форм, причем в одну форму (основную) вставлены другие (подчиненные). Такая форма показывает на экране те записи подчиненной формы, которые связаны (указаны) выбранным значением основной формы.

Порядок создания сложной формы следующий:

  1.  Разберитесь, к каким таблицам или запросам будете делать сложную форму. Если данные связанных форм будут использовать запрос, то предварительно создайте его, включите в схему данных, добавьте связь с полученным запросом по одноименному полю.
  •  основную форму делают к таблице (запросу), из которой выходит «1».
  •  подчинённую форму к таблице (запросу), в которую входит «» той же связи.
  1.  Создайте форму для таблицы, в установленных связях у этой таблицы стоит «1» – основная форма.
  2.  Создайте форму для таблицы, в установленных связях у этой таблицы стоит «» – подчиненная форма. Задайте этой форме через команду «свойства», закладка «макет» следующий  вид отображения:

т.е. лишите ее, таким образом, собственной возможности  управления.

  1.  В режиме конструктора откройте основную форму и поместите в нее мышью подчиненную форму из списка форм.
  2.  Подчиненная форма


ДОБАВЛЕНИЕ ВЫЧИСЛЯЕМЫХ ВЫРАЖЕНИЙ В ФОРМЫ

Расчеты в простых формах

  1.  Откройте форму в режиме конструктора.
  2.  Выберите команду «Вид -> Панель элементов».
  3.  Выберите пиктограмму ПОЛЕ панели элементов.
  4.  Для расчета нового поля каждой записи, выберите мышью пустое место в «области данных», для получения итогового расчета поле поместите в область «примечание формы».
  5.  Для появившегося в форме свободного поля измените необходимые свойства (команда «Вид -> Свойства»).
  •  Для свойства «Данные» (закладка Данные) введите Построителем нужное выражение. В качестве выражения может быть использована встроенная функция.
  •  Для свойства «Формат поля» (закладка Макет) выберите нужный тип данных.
  •  Для свойства «Имя» (закладка Другие) задайте имя поля или запомните полученное.
  1.  Перейдите в режим формы. Проверьте результат расчета.

Расчеты в сложных формах

  1.  Для сложных форм к связанным таблицам указанную процедуру необходимо проделать для подчиненной формы, расположив сформированное поле в ее примечании.
  2.  В основной форме тоже выбрать пиктограмму ПОЛЕ, но в свойстве «Данные» этого поля указать ссылку на рассчитанное поле подчиненной формы.


ЗАДАНИЕ

Сформировать следующие формы:

Простые формы с расчетом

  1.  Информация об имеющихся товарах с расчетом  количества их наименований.

(Форма к таблице «товары», в примечании расчет количества наименований товаров.)

  1.  Информация о товаре с расчетом его остатка на складе.

(Форма к запросу, в котором имеется количество товара из таблицы «Товары»  и количество проданного товара из таблицы «Содержимое сделки», в области данных расчет остатка каждого товара.)

остаток = количество - количество проданного товара

Сложные формы без расчета

  1.  По выбранному товару (основная форма к таблице «Товары»), № сделки, в которой его продавали с отображением  количества проданного (подчиненная форма к таблице «Содержимое сделки»).
  2.  По выбранному сотруднику (основная форма к таблице «Отдел кадров»), информацию о сделках, которые он заключил с датами этих сделок (подчиненная форма к таблице «Сделка»).

Сложные формы с расчетом

  1.  По выбранному в форме (основной) номеру сделки и ее дате получить на экране весь товар (подчиненная форма), указанный в этой сделке, с расчетом общего количества товара по этой сделке.
  2.  По выбранной фирме и ее ответственному лицу получить на экране весь товар, приобретенный фирмой покупателем и его количество.
  3.  По выбранному товару отобразить на экране все фирмы покупатели этого товара. Рассчитать выручку по каждому выбранному товару.


ШАГ 13. Отчеты. 

Создание, группировка, расчеты.

(См. шаг 3)

Ранее уже рассматривалось формирование отчетов с помощью Автоотчетов: ленточных и в столбец. Если на шаге 3 Вам не удалось уделить их формированию должного внимания, то самое время сейчас вернуться к шагу 3, а затем вновь к шагу 13.

Для формирования группировки и расчетов в отчетах нам понадобится еще две дополнительные зоны: заголовок группы и примечание группы. Если Вы использовали конструктор или автоотчеты, то отобразить эти зоны на экране можно командой «Вид –> Сортировка и группировка»

В прмечании группы формулы вводятся тем же способом, что и впримечании форм  (см. Расчеты в простых формах).

Значительно упрощается задача построения отчетов с помощью Мастера отчетов:

  1.  Выберите кнопку Отчет и команду Создать.
    1.  Отчет создается на основе таблицы (запроса), выберите имя таблицы, являющейся источником данных Отчета.
    2.  Из диалогового окна выберите Мастер отчетов.
    3.  В диалоговом окне Создание отчета выберите имя таблицы, являющейся источником данных отчета и определите поля, которые  будут помещены в отчет.
    4.  Задать уровни группировки данных и поля группировки.
    5.  Указать порядок сортировки и вычисления, которые необходимо выполнить с группой.
    6.  Определить вид макета отчета.
    7.  Выбрать требуемый стиль.
    8.  Сохраните отчет.
    9.  При необходимости откорректируйте его Конструктором.

 

ЗАДАНИЕ

Подготовить к печати:

  1.  С группировкой по номеру сделки выдать информацию о товаре, его количестве, цене, суммы уплаченной за товар и получить данные о выручке в каждой сделке.
  2.  С группировкой по товару выдать информацию о фирме покупателе, номере контракта, сумме уплаченной за товар и получить данные о выручке по каждому товару.
  3.  С группировкой по фирме покупателю выдать информацию о товаре, его количестве, сумме уплаченной за товар и получить данные о сумме уплаченной фирмой.


ШАГ 14. Меню работы с БД 

(см. шаг 5)

Что бы сделать работу законченной вернитесь к кнопочной форме (шаг 5) и  работе с кнопками. Во все  созданные формы добавить кнопки перехода по записям, кнопки добавления и удаления записей, кнопки закрытия формы (возврата к кнопочному меню). На кнопочной форме разместить  все кнопки открытия имеющихся форм и просмотра созданных отчетов.

Следующим этапом попробуйте поработать самостоятельно. Для этого ниже приведен сборник заданий по созданию многотабличных БД.


СБОРНИК ЗАДАНИЙ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Задания на разработку многотабличных БД представлены в виде схем данных. При проектировании БД необходимо самостоятельно задавать конструктором таблиц кроме типов данных в полях еще и их свойства: размеры,  форматы, условия на значение и сообщения об ошибках, значения по умолчанию, маски ввода, расставляйте ключевые поля и используйте подстановки для заполнения списками значений и подстановками из других таблиц (см. задания).

Затем:

  •  Запросы к разработанным БД сформулируйте по своему варианту самостоятельно, исходя из имеющихся в таблицах данных и, ориентируясь на виды запросов и формулировки предложенного методического пособия.
  •  Создайте формы: простые, сложные, с расчетом, кнопками перехода и с обработкой записей.
  •  Отчеты должны  иметь расчеты по группам и общие итоги.
  •  Объединить все результаты должна кнопочная форма открытия всех форм и просмотра отчетов.

Желаем успехов в дальнейшем освоении возможностей программы. Рады, если смогли Вам помочь! 


ВАРИАНТ 1

«БИБЛИОТЕКА»


ВАРИАНТ 2

«ПРОВЕДЕНИЕ ЗАНЯТИЙ»


ВАРИАНТ 3

«АВТОМАСТЕРСКАЯ»

ВАРИАНТ 4

«СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР ПО РЕМОНТУ ЭЛЕКТРОПРИБОРОВ (ОРГТЕХНИКИ»

ВАРИАНТ 5

«БЮРО ДОБРЫХ УСЛУГ» 

ВАРИАНТ 6

«ПРАЧЕЧНАЯ-ХИМЧИСТКА»


ВАРИАНТ 7

«ПУНКТ ПРОКАТА»

ВАРИАНТ 8

«СТРОИТЕЛЬНАЯ ФИРМА»


содержание

[0.1] ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ И ТЕРМИНЫ ПРОГРАММЫ

[0.2]
ОКНО БАЗЫ ДАННЫХ

[1]
СКВОЗНОЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ ДЛЯ ИЗУЧЕНИЯ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ ACCESS.

[1.1] ЭТАП 1
РАБОТА С ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗОЙ ДАННЫХ.

[1.1.1] ШАГ 1.Создание базы данных (БД).

[1.1.2] ШАГ 2. Запросы выборки к БД.

[1.1.3]
ШАГ 3. Отчеты.

[1.1.4]
ШАГ 4. Простейшие формы.

[1.1.5]
ШАГ 5. Кнопочная форма.

[1.2]
ЭТАП 2
РАБОТА С МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗОЙ ДАННЫХ

[1.2.1] ШАГ 6. Создание многотабличной БД.

[1.2.2]
ШАГ 7.Установить связи между таблицами.

[1.2.3]
ШАГ 8.Запросы выборки к многотабличным БД.

[1.2.4]
ШАГ 9. Перекрестный запрос.

[1.2.5]
ШАГ 10. Запрос на создание таблицы.

[1.2.6]
ШАГ 11. Запросы добавление, замену и удаление записей.

[1.2.7]
ШАГ 12. Формы.

[1.2.8]
ШАГ 13. Отчеты.

[1.2.9]
ШАГ 14. Меню работы с БД

[2]
СБОРНИК ЗАДАНИЙ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

[3] содержание




1. тема творчества японского романиста ~ одиночество человека его часто бесплодные поиски смысла жизни и выход
2. Башкирский государственный университет Гуманитарный факультет Кафедра иностранных языков
3. Реферат- Организация международных грузовых автомобильных перевозок
4. Реферат- Правовой статус личност
5. Шаблоны функций Объявления и описания функцийшаблонов начинаются с ключевого слова templte англ
6. Злость Нежность
7. вариантов нормального развития организма который часто зависит от врожденных генетических особенностей ст
8. Детали машин1
9. БИЗНЕСПЛАНИРОВАНИЕ НА АВТОТРАНСПОРТНОМ ПРЕДПРИЯТИИ для студентов специальности 190601 Автомобили и авто
10. Беспутный так с ворчливой укоризной называли его пожилые женщины

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе