Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Шаблоны документов используют для быстрой подготовки типовых документов, оформляемых в соответствии с определенными требованиями. Мастера по подготовке типовых документов обеспечивают быструю подготовку документов в процессе диалога с пользователем и уточнения определенных параметров будущего документа.
Если вы не знаете, как приступить к созданию письма, или у вас просто нет времени на написание писем, используйте мастер писем или шаблоны писем для быстрого создания делового или личного письма и конверта к нему. Автору предлагается выбрать один из трех профессионально разработанных стилей писем - стандартный, современный, изысканный. Для печати писем можно использовать обычную бумагу или фирменные бланки.
Для запуска мастера писем:
Мастер задаст все необходимые вопросы и на основании полученных ответов выберет макет и основное содержимое письма:
Вам следует:
в первом диалоге Мастера писем шаблон, например, "Современное письмо", стиль делового письма, например, "Строгий", и щелкнуть на кнопке Далее;
во втором диалоге выбрать адресата и форму обращения к нему и щелкнуть на кнопке Далее;
во третьем диалоге выбрать реквизиты письма и щелкнуть на кнопке Далее;
в четвертом диалоге указать отправителя и типовую заключительную информацию для Вашего письма, и щелкнуть на кнопке Готово.
Задание 1. Создайте файл письма с использованием Мастера писем.
Теперь Ваша задача состоит в заполнении документа Вашей информацией. Вы щелкаете курсор в место вставки текста и начинаете ввод.
Текст шаблона, взятый в квадратные скобки, является полем. Поля - это специальные коды для автоматической вставки данных в документ (Даты и времени, фамилии автора, страниц, оглавления и т. д.), что позволяет ускорить процесс создания записки.
Если Вам нужно вести в поле свой текст:
выделите текст в квадратных скобках;
и введите свой собственный текст.
Задание 2. Заполните документ содержанием.
Можно изменить стиль письма. Для этого:
Задание 3. Измените стиль письма. Сохраните его под новым именем.
Чтобы изменить форматов графических объектов:
Задание 4. Измените размеры, положение и заливку графических объектов в письме.
Можно сохранить готового письма как шаблона. Для этого:
При создании следующего письма выберите этот шаблон.
Задание 5. Создайте шаблон на основе созданного письма, сохраните его под именем Письмо партнеру.dot. Закройте файл с письмом и файл с шаблоном. Откройте созданный Вами шаблон.
При использовании мастера писем и шаблонов писем получается одинаковый результат – красиво оформленное практически готовое письмо. Отличие состоит в том, что мастер разрабатывает макет письма в соответствии с указаниями автора, а макет шаблона определяется при его разработке.
Чтобы создать письмо на основе шаблона, выберите команду Создать в меню Файл, а затем – нужный шаблон письма, например, «Изысканный» на вкладке "Письма и факсы". Щелкнуть на опции «Документ» и затем ОК. Далее введите в письмо недостающий текст.
Задание 6. Создайте письмо на основе какого-либо шаблона. Заполните его текстом.
Введите в письмо фамилию, адрес и любые другие сведения, которые следует включить в каждое письмо, а затем сохраните измененное письмо как шаблон (см. выше в этой главе).
Задание 7. Создайте свой шаблон письма.
Считается, что служебная записка является наиболее часто используемым типом делового документа, поэтому быстрому созданию хорошо оформленной записки придается большое значение.
Мастер записок MS Word поможет быстро и без особых усилий создать служебную записку профессионального качества. И поскольку разработка макета страницы возлагается на мастера, автор может полностью сосредоточиться на составлении сообщения.
Автору предлагается выбрать один из трех профессионально разработанных стилей записок и воспользоваться либо Мастером записок, либо сразу готовыми шаблонами записок.
Для запуска мастера записок выберите команду Создать в меню Файл, а затем – Мастер записок на вкладке "Записки". Щелкнуть на опции «Документ» и затем ОК. Затем проведите диалог с Мастером:
В первом диалоге выберите стиль оформления записки. Щелкните на кнопке Далее.
Во втором согласитесь со стандартным названием - "Служебная записка". Щелкните на кнопке Далее.
В третьем диалоге щелкните элементы, которые Вам нужно дополнительно поместить в записку. Щелкните на кнопке Далее.
В четвертом диалоге указывается адресат и, если нужно вписываются адресаты, кому будут отправлены копии служебной записки. Щелкните на кнопке Далее.
В следующем диалоге указываются выходные данные документа - инициалы автора и машинистки. Далее
И в последнем диалоге задается оформление колонтитулов документа. Кнопка Готово.
Мастер на основании полученных ответов составит служебную записку.
Задание 8. Создайте Служебную записку от декана факультета ректору института о выделении средств для покупки компьютерной техники с использованием Мастера записок. Введите в записку текст соответствующего содержания (сколько компьютеров, каких, нужны ли принтеры и т.д.)
Задание 9. Аналогично документам типа "Письмо" (см. выше) измените стиль оформления записки.
Аналогично документам типа "Письмо" можно использовать при создании служебных записок шаблоны.
Задание 10. Создайте записку на основе какого-либо шаблона, например, «Изысканная записка». Заполните ее текстом.
Аналогично документам типа "Письмо" можно войти в режим работы с колонтитулами (Вид/Колонтитулы) и внести изменения в оформление записки.
Задание 11. Измените графические объекты в Вашем документе, измените колонтитулы.
Записку Вы можете сохранить как документ, и как шаблон:
Выберите команду Сохранить как в меню Файл.
Из списка “Тип файла” в нижней части появившегося окна диалога выберите либо «Документ Word», либо как «Шаблон документа» (при этом расширение имени файла изменится на .dot).
После этого для создания служебной записки достаточно будет выбрать команду Создать в меню Файл и указать нужный шаблон. Сведения о вашей организации в новом документе будут расположены как в указанном шаблоне.
Задание 12. Создайте новый шаблон служебной записки.
Word позволяет быстро создать фирменный бланк профессионального качества для частного лица или организации. Проще всего разработать фирменный бланк на основе одного из трех стандартных шаблонов писем, содержащих готовый макет и образцы текста, а также автоматически обновляемые номера страниц и дату.
Как уже упоминалось выше, проще всего разработать фирменный бланк на основе одного из трех стандартных шаблонов писем:
Задание 13. Создайте шаблон бланка. сохраните его под именем Фирменный бланк.dot.
Задание 14. Измените вид Вашего бланка: удалите ненужную информацию из колонтитулов, разместите в верхнем колонтитуле таблицу в три столбца. Вставьте в первый столбец эмблему Вашего предприятия, во второй название предприятия, в третий - его адрес. Оформите бланк обрамлением и заливкой разделов. Сохраните его. Закройте файл с шаблоном. Откройте созданный Вами шаблон.
После завершения работы с документами используйте Word для поиска орфографических ошибок и опечаток, подбора правильных слов и создания списков.
Если под опечатками отсутствуют красные волнистые линии. Выберите команду Параметры в меню Сервис, вкладка "Правописание", а затем установите флажок "Автоматически проверять орфографию" и "Предлагать автоматически замену".
Если большая часть короткого письма расположена в верхней части страницы. Чтобы выровнять письмо на странице, выберите команду Параметры страницы в меню Файл, а затем – "По центру" из списка "Вертикальное выравнивание" на вкладке "Макет".
Задание 15. Если у Вас еще не включен режим автоматической проверки орфографии, включите его. Разместите текст документа на странице в соответствии с Вашим вкусом.
PAGE 10