тема 5 Hbituellement l journ~e de trvil dns les orgnistions comence ~ 9 heures du mtin
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Habituellement la journée de travail dans les organisations comence à 9 heures du matin. La directeur peut venir au travail à tout moment mais la secretaire doit être à son poste 15 au 30 minutes avant le début de la journée de travail.
Au travail la secretaire doit être prevoyant, responsible, poli, ponctuelle, qualifiée. Elle a besoin de connaître leur langue maternelle. Elle a besoin de connaître tous les programmes informatiques. Elle doit tout prévoir en moindres datailes pour eviter les malentendus.
En ettendant (в этот промежуток времени) elle doit poreparer le cabinet de son supérieure et son poste pour le travail. Par ex: Elle doit aérer la piéce (проветрить помещение), arrosser les fleurs (полить цветы), faire la vaisselle (помыть грязную посуду). Aussi elle doit preparer la lieu de travail. Elle doit assurer, que l’ordinateures sont prêt à l'emploi (компьютер готов к использованию), que il y a toute la papertrie (канцтовары).
Quand le directeur entre dans le bureau, la secretaire lui doit daluter et après elle doit lui rappele le programme de la journée. Après il est nécessaire classer le courrier du matin.
La secretaire – la main droite de son supérieure, parce que la secretaire prevoit les divers rendez-vouz et deplacement de son supérieure. La secretaire doit liberer son superieure des soucis materiels que pourraient lui faire perdre un temps precieux.
Pour cela la secretaire doit suimre une demarches coherante, lui permettant de tout organiser sans oublier.
Pendant la journée de travail la superieures a beaucoup de différentes réunions c'est pourquoi la secretaire doit prendre les divers rendez-vous avec les personnes que doit rencontrer son supérieure. Elle doit assurer que la rencontre est possible. S’il y a plusieures rendez-vous successifs, il faut ménager des plages de temps asses importantes entre les divesed rencontres poor qu’un retard d’un seul rendez-vous e’entraine pas des retards en cascade.
Aussi, au cours de la journée, le directeur parle beaucoup au téléphone, c'est pourquoi la secrétaire doit être responsable pour les appels téléphoniques. Elle a besoin de savoir quand il faut connecter une personne avec le directeur et quand elle peut répondre au téléphone lui-même. Il est necessaire de savoir comment il faut communiquer par téléphone.
Au cours de la journée de travail la secrétaire doit préparer un grand nombre de documents. Certaines catégories de documents il faut passer à d'autres organisations. Il faut savoir comment rédiger des documents en bonne et due forme.
La secretaire a besoin savoir la dactylographie. il faut imprimer sur l'ordinateur rapidement à la fois en russe et en anglais.
Au cours de la journée de travail peut être les divers réunions, c’est pourquoi la secretaire doit savoir la sténographie. Après la réunion il est necessaires d’élaborer/ etablir (составить) un rapport de la réunion.
A six heures du soir, la journée de travail se termine. Directeur rentre à la maison. La secrétaire doit préparer le bureau pour le jour suivant.
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