Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Челябинск, 2012 г.
Содержание:
Введение………..………………………………………………………….……...3
Глава 1. Теоретические основы системы набора персонала в дошкольном учреждении……..…………….…………………………….........7
Сущность системы набора персонала ………………………..………7
Особенности системы набора персонала…………………...……….19
Методы системы набора персонала в дошкольном учреждении….28
Выводы по 1 главе…………………………..…………………………..….33
Глава 2. Экспериментальная работа по совершенствованию системы набора персонала на примере МДОУ детский сад № 31 KB………….….36
2.1. Характеристика объекта исследования…………..………….………36
2.2. Исследование технологии набора персонала в дошкольном учреждении....................................................................................................48
2.3. Рекомендации по совершенствованию системы набора персонала.……………………………………………...…………………....58
Выводы по 2 главе………………………………………………………….62
Заключение…………...……………..…………………………………………64
Глоссарий………...……………………………………………………………...67
Список использованной литературы…………………………………...…...69
Приложение………..……………………………………………………..……..75
Введение
Осуществляемые в России экономические реформы существенно изменили статус предприятия. Рынок ставит предприятие в новые отношения
с государственными организациями, с производственными и другими партнерами, работниками. Устанавливаются новые экономические
и правовые регуляторы. В связи с этим меняются отношения между руководителями предприятий, руководителями и подчиненными, между всеми работниками внутри предприятия.
Меняется отношение к персоналу предприятий, так как социальная направленность экономических реформ поворачивает их лицом к человеку, персоналу предприятий. Рыночная экономика ставит ряд принципиальных задач, важнейшей из которой является: максимально эффективное использование кадрового потенциала. Для того чтобы этого достигнуть необходимо управление персоналом организации, которое тесно взаимосвязано со стратегическим управлением всей организацией. Решение этой задачи диктуется потребностями производства в условиях конкуренции на рынках сбыта продукции. Новый подход к управлению персоналом все более базируется на признании приоритета личности перед производством, перед прибылью, перед интересами предприятия, фирмы, учреждения. Управление человеческими ресурсами – главная функция любой организации. Кадровая служба по сравнению с другими подразделениями приобретает первостепенное значение в работе организации. Новая кадровая технология - главный источник перемен в организации.
Одной из важнейших проблем на современном этапе развития экономики большинства стран мира является проблема в области работы
с персоналом. При всем многообразии существующих подходов к этой проблеме в различных промышленно развитых странах основными наиболее общими тенденциями являются следующие: формализация методов
и процедур набора кадров, разработка научных критериев их оценки, научный подход к анализу потребностей в управленческом персонале, выдвижения молодых и перспективных работников, повышение обоснованности кадровых решений и расширение их гласности, системная увязка хозяйственных и государственных решений с основными элементами кадровой политики.
Актуальность данной работы заключается в том, что набор персонала занимает ведущее место в системе управления. От организации набора персонала зависят все конечные результаты работы. Анализ теоретических источников и практики деятельности организаций позволил нам выявить ряд противоречий между:
необходимостью совершенствования процесса набора персонала и недостаточным методическим обеспечением данного процесса;
необходимостью разработки инновационных методов привлечения персонала и сложившимся стереотипом использования традиционных методов набора персонала.
Выявленные нами противоречия помогли нам сформулировать проблему исследования, которое заключается в поиске эффективных способов набора персонала и разработке технологии привлечения сотрудников в организацию.
Актуальность данной проблемы позволила нам определить тему работы: «Совершенствование системы набора персонала в дошкольном учреждении».
Объектом исследования является система набора персонала.
Предметом исследования является совершенствование системы набора персонала.
Целью исследования является изучение теоретических аспектов
и разработка рекомендаций по совершенствованию системы набора персонала в МДОУ детский сад №31 КВ.
Гипотеза исследования: система набора персонала в дошкольном учреждении будет эффективна, если:
1) определена технология процесса привлечения персонала, включающая в себя: анализ потребностей в персонале, анализ рабочего места, определение источников поиска персонала и требований к работнику;
2) обеспечено взаимодействие с учреждениями среднего и высшего профессионального образования по подготовке специалистов.
Реализация поставленной цели потребовала решения следующих задач:
изучить современные подходы к организации процесса набора персонала;
выявить особенности системы набора персонала;
провести анализ системы набора персонала в МДОУ детский
сад № 31 КВ;
разработать рекомендации по совершенствованию системы набора персонала в МДОУ детский сад№31 КВ.
Методологической базой исследования послужили теории
и концепции, сформированные в трудах очень известных экономистов:
И.В. Бизиковой, М.И. Бухалкова, А.К. Гастева, Шкатулла В.И. и др. Тема работы широко рассматривается в работах отечественных специалистов Базарова Т.Ю., Веснин В.Р., Герчикова И.Н., Егоршин А.П., Кибанова А .Я.
Для решения поставленных задач в квалификационной работе использовался комплекс эмпирических и теоретических методов исследования: изучение литературы по теме исследования, аналитический обзор и выводы, сравнительный анализ, анализ документов.
Теоретической основой исследования являются труды отечественных ученых Т.Ю. Базарова, Ю.Г. Одегова, Н.А. Саломатина, В.И. Шкатуллы и других. Работы зарубежных ученых и практиков таких, как Десслер Г., Десслер Г.Мескон М.Х.,
База исследования: Муниципальное дошкольное образовательное учреждение детский сад № 31 комбинированного вида.
Практическая значимость исследования определяется разработкой конкретных мероприятий по совершенствованию системы набора персонала в МДОУ детский сад№ 31 КВ.
Дипломная работа состоит из введения, в котором обосновывается актуальность выбранной темы, ставятся цели, задачи, основной части, заключения в котором даются выводы в целом по работе и списка литературы.
Построенная таким образом работа, позволяет наиболее ясно показать всю многогранность управления персоналом.
Глава 1. Теоретические основы управления персоналом
в общеобразовательном учреждении
1.1. Сущность системы набора персонала
Любая организация практически всегда испытывает потребность
в персонале. Необходимость привлечения персонала предполагает: выработку стратегии привлечения, которая бы обеспечила согласованность соответствующих мероприятий с общеорганизационной стратегией; выбор варианта привлечения; определение перечня требований к кандидатам; установление уровня оплаты труда, способов мотивации и перспектив служебного роста; осуществление практических действий по привлечению персонала. В процессе набора и создания резерва работников для занятия вакантных должностей организация удовлетворяет свою потребность в кадрах [3; с.113].
Набор персонала - массовое привлечение персонала в какую-либо организацию, с целью создания необходимого резерва кандидатов на замещение вакантных мест.
Когда организации необходимо принять новых работников, появляются два вопроса: где искать потенциальных работников и как известить будущих работников об имеющихся рабочих местах? Есть два возможных источника найма: внутренний (из работников организации) и внешний (из людей, до этого никак несвязанных с организацией).
Масштабы и методы набора рабочей силы в организации определяются:
факторами внутреннего характера — стратегией развития фирмы и результатами ее деятельности, состоянием внутреннего рынка труда, возможностями подготовки кадров;
положением на национальном рынке рабочей силы.
Учет этих обстоятельств приводит к использованию двух возможностей (источников):
Привлечение персонала своей организации со стороны. Схематические данные подхода представлены на рисунке 1.
НАБОР ПЕРСОНАЛА
Внутреннее привлечение персонала
Привлечение персонала извне
Рост
Производи-тельности
Дополнительная (сверхурочная) работа
Перераспределение заданий (перемещения, перевод на другую работу)
Набор новых работников
Лизинг персонала (временный наем)
Перераспределение заданий, обеспечивающее покрытие потребностей в персонале
Перераспределение заданий, обеспечивающее устранение потребности в персонале
Рис. 1. Привлечение персонала организации со стороны
Основную роль в процессе управления персоналом выполняет служба управления персоналом или отдел кадров. Его основной функцией является удовлетворение потребности организации в персонале.
Различают следующие основания для создания нового персонала:
при создании организации;
при расширении организации;
при замене работников, уволившихся из организации [4,с.56].
Основной задачей в управлении персоналом является удовлетворение
спроса организации на работников в качественной и количественном отношении.
При этом следует ответить на вопрос: «Где и когда потребуются работники?» [22, с. 78].
Набор кадров предполагает системный подход и осуществляется в несколько этапов представленных на рисунке 2.
Определение потребности в персонале
Разработка плана покрытия
потребности в кадрах по
годам, профессиям и т.д.
Прогноз выбытия
План набора работников со стороны
Изучение деловых и личностных качеств работников на предприятии
Определение возможности
к перемещению и
выдвижению
Разработка требований к деловым и личным качествам
Разработка и реализация
плана подготовки персонала
Создание резервов кадров на выдвижение
Замещение вакантных
должностей
Поступление со
стороны
Рис. 2. Этапы формирования программы подбора
Многие учреждения практикуют набор на работу внутри самой организации, отбирая претендентов из числа работников самой организации. Преимущества такой практики в том, что люди, занимающиеся набором, могут заранее знать претендентов на эту должность, их качества как работников (что, впрочем, может оказаться и недостатком, искажать восприятие информации).
Основные внутренние источники набора персонала:
резерв кадров на выдвижение;
переводимые и перемещаемые работники организации;
совмещение должностей внутри организации;
- работники, прошедшие подготовку и переподготовку в учебных заведениях и центрах по направлению организации.
Если недостаток ощущается в работниках достаточно высокого уровня, следует искать кандидатов на вакантные должности путем продвижения старых работников по служебной лестнице. При этом используется метод извещения всех работающих в организации о вакантных должностях.
Методы внутреннего набора разнообразны. Отдел персонала может проинформировать все подразделения об открывшихся вакансиях, доводя информацию до каждого из работающих; предложить порекомендовать на работу кого-то из своих знакомых или родственников.
Основные источники набора персонала представлены в Приложении 1 (схема 1 -«Внешние источники набора персонала», схема 2 - «Внутренние источники набора персонала»).
Можно отметить, что наиболее популярным методам набора за счет внешних резервов является рассылка информации об открывающейся ва- кансии с приглашение квалифицированных работников, а внутренними - уведомление всех своих служащих о любой открывающейся вакансии. Это дает им возможность подать заявление до того, как будут рассматриваться заявления людей со стороны, а также обращение к своим работникам с просьбой порекомендовать на работу их друзей или знакомых.
Кибанов А.Я., Одегов Ю.Г., Карташова Л.B., Поршнев А.Г., Базаров Т.Ю., Шлендер П.Э. представители отечественной и зарубежной теории управления персоналом считают что, когда организации необходимо принять новых работников, возникают два вопроса: где искать потенциальных работ- ников на вакантные места (источники) и как известить заявителей об имеющихся вакансиях (методы). Имеются два возможных источника набора: внутренний (из работников самого предприятия) и внешний (из людей, до того никак не связанных с предприятием). В таблице 1 представлены достоинства и недостатки каждого из этих источников набора.
Таблица 1.
Сравнение источников набораПреимущества Недостатки
Внутриорганизационное привлечение рабочей силы
Предоставление шансов для роста (повышает привязанность к организации, улучшает психологический микроклимат на производстве).
Незначительные затраты на привлечение рабочей силы (набор).
Знание претендентом данной организации.
Поддержание уровня оплаты труда в данной организации (в случае срочного приема на работу в условиях завышенной оплаты данного вида труда, существующей в данный момент на рынке труда). Меньше возможностей для выбора.
При известных условиях высокие затраты на повышение квалификации.
Возможное заблуждение, сформировавшееся в данной организации относительно конкретного работника.
Разочарование среди коллег в случае неодобрения факта выдвижения какого-то работника на должность начальника, возможное появление напряженности или соперничества.
Слишком тесные взаимоотношения среди коллег, проявление панибратства при решении деловых вопросов.
Занятие штатных должностей или назначение на новую должность «ради сохранения мира».
Продолжение Таблицы 1.
Освобождаются первоначальные должности для молодых кадров.
«Прозрачность» кадровой политики.
Управляемость за счет кадрового планирования.
Целенаправленное повышение квалификации персонала.
Избежание неэкономичной текучести кадров
Организация знает достоинства и недостатки работника. Нежелание сказать «нет» сотруднику, проработавшему длительное время на данном предприятии. Снижение активности работающих в результате автоматизма при повышении в должности, в этом случае полагаются на преемственность (заместитель всегда становится преемником!). «Семейственность», приводящая к застою.
С точки зрения количества перевод на новую должность не удовлетворяет потребность в рабочей силе, а с точки зрения качества это происходит часто лишь в случае повышения квалификации, а при вертикальном назначении на должность — вместе с обучением выполнению руководящих функций.
Привлечение рабочей силы вне рамок организации
Более широкие возможности выбора.
Новые импульсы для организации.
Человеку со стороны легче добиться признания.
Прием на работу непосредственным образом покрывает потребность в рабочей силе.
Появление новых идей и приемов работы.
Меньшая угроза возникновения интриг внутри организации Более высокие затраты на привлечение рабочей силы.
Большая доля принимаемых на ра боту со стороны содействует росту текучести рабочей силы («Здесь все равно ничего нельзя достигнуть!») Отрицательное воздействие на психологический микроклимат в организации. Более высокая степень риска испытательного срока.
Отсутствие знаний о производстве (необходимое введение в курс дела требует затрат денежных средств и времени).
Расход большего количества времени на занятие штатной должности, долгий период привыкания.
Новому для организации человеку, «поставленному впереди других», приходится вначале заниматься устранением напряженности.
Блокирование возможностей служебного роста.
Извещение о вакантных должностях. Если недостаток ощущается в работниках достаточно высокого уровня и администрация организации не против, следует поискать кандидатов на вакансии путем продвижения старых работников по служебной лестнице. При этом можно использовать следующие принципы:
- обнародуйте все вакансии, открытые для повышения или перевода, примерно за неделю до начала набора со стороны;
опубликуйте основные подходы и критерии, по которым будет проводиться набор на должность;
распространите достаточное количество бланков заявлений;
проинформируйте всех заявителей о дальнейших действиях в случае принятия их на предлагаемую должность [10, с. 63].
Размещение объявлений в СМИ. Объявления о вакансиях публикуются для привлечения ищущих работу. Наиболее распространенной является публикация в газетах объявлений типа «Требуются...». Для публикации подобных объявлений можно использовать также специальные издания, доски для объявлений, передачи по радио и ТВ и т.д.
Реклама о приеме на работу играет роль не только самостоятельного источника для привлечения необходимых фирме кандидатов на вакантные должности, но и универсального способа информации при найме работников. В этой связи очень важны принципы составления рекламных объявлений. Если фирма ориентирована на эффективный результат с минимально возможными затратами, сообщаемая в объявлении информация должна быть ясной, четко выверенной, не содержать обещаний, которые фирма не сможет выполнить. Иначе фирма столкнется с такими проблемами:
отделу персонала придется работать с большим числом кандидатов, отсеивая и тех, чьи ожидания заведомо не могут быть удовлетворены;
если такие кандидаты не будут отсеяны в ходе набора, то велика вероятность, что они уволятся, обнаружив, что фирма не может удовлетворить их ожиданий. Рекламные объявления о приеме на работу должны содержать информацию о ключевых элементах:
о организации, предлагающей работу;
о самой работе;
о важнейших требованиях, предъявляемых к кандидатам;
о предполагаемом заработке, льготах и поощрениях;
информацию о том, куда и кому обращаться см. Приложение 2.
Выбор средства массовой информации (СМИ) определяется особенностями аудитории:
еженедельная и многостраничная пресса — для работодателей;
массовые ежедневные издания — для ищущих работу.
Кроме СМИ, к приоритетным тематическим направлениям можно отнести издание собственной печатной продукции.
Кадровые агентства. В последнее время очень активно действуют Государственная служба занятости, но наряду с ней создаются и частные агентства по найму. Это достаточно эффективный способ набора персонала, так как сразу же идет набора по профессиональным качествам. Основные показатели, характеризующие работу частных агентств по подбору персонала показаны в таблице 2.
Таблица 2.
Основные показатели, характеризующие работу частных агентств
по подбору персонала
№ п.п.Основные критерии Показатели и характеристики работы
1 Специализация - по отраслям (например, фармацевтика, высокие технологии, быстро оборачивающиеся товары народного потребления);
- по сферам деятельности предприятия (маркетинг, финансы);
- по должностному уровню (руководители высшего звена, руководители среднего звена, секретари);
Продолжение Таблицы 2.
- по регионам;
- по характеру заключения договоров (временные и постоянные работники, работающие на условиях гражданско-правового характера).
2 Качество работ - точность выполнения заказа (количество отобранных кандидатов по отношению к числу тех, кто не подошел для работы в организации);
- скорость выполнения заказа.
3 Условия работы - требования «эксклюзивности» заказа (т.е. запрещается обращаться с тем же заказом в другое агентство);
- стоимость выполнения заказа;
- предоставление скидок постоянным клиентам;
- возврат гонорара или замена кандидата в период испытательного срока.
4 Репутация агентства - число постоянных клиентов;
- отзывы постоянных клиентов;
- продолжительность работы.
5 Профессиональный уровень сотрудников - образование;
- опыт работы;
- используемые методы;
6 Дополнительные услуги - обзоры заработной платы;
- консультации по трудовому праву, оценке персонала и другим аспектам кадровой работы;
- расчеты налогов с заработной платы;
- обучение работников кадровых служб.
Набор в учебных заведениях. Используя этот метод, организация посылает в учебные заведения работника, называемого «вербовщик», который проводит беседы с кандидатами, одновременно описывая им жизнь своей организации. После предварительных бесед вербовщик предлагает выбранным кандидатам нанести визит на фирмы в более позднее время. Далее со студентом идет такая же работа, как и с обычными кандидатами.
Одна из основных проблем при наборе служащих связана с желанием нанимающего «выгоднее продать» свою компанию. Он может завысить положительные моменты или занизить трудности работы в компании. В результате у потенциального кандидата могут возникнуть необоснованные ожидания. Исследования показывают, что возникновение такого рода ожиданий при найме ведет к росту неудовлетворенности трудом и увеличению текучести кадров. Для решения этой проблемы некоторые из компаний разработали программы под названием «Реалистичное знакомство с вашей будущей работой», которые дают возможность нанимающемуся увидеть и положительные, и отрицательные стороны. Внедрение таких программ позволило в значительной мере избежать разочарования и сократить текучесть кадров.
В условиях рынка рабочей силы предприятие имеет возможность в более короткие сроки найти необходимую рабочую силу, а в отношении занятых - обеспечить более гибкое их использование и высокий уровень дисциплины труда.
Однако главный принцип комплектования предприятия кадрами со стороны - не пассивное ожидание желающих устроиться на работу, а активное привлечение рабочей силы.
Формы и методы привлечения рабочей силы достаточно многообразны. Большое значение имеет пропаганда преимуществ данного предприятия в производственной сфере (условия труда, уровень заработной платы), в социальной (возможности профессионально-квалификационного продвижения), в непроизводственной (возможность пользования детскими садиками, базами отдыха, получения жилья). С этой целью помещаются объявления в средствах массовой информации, предоставляются сведения в территориальные подразделения службы занятости, с которыми предприятия заключают соответствующие договоры [21, с. 32].
Формы привлечения рабочей силы различаются в зависимости от категории персонала. Если для рядовых работников, руководителей низшего и среднего звена используются объявления в печати с последующим набором подходящего претендента самим предприятием либо с помощью консультантов из оценочных центров, то на должность руководителей высокого ранга или специалистов редких профессий работники привлекаются через специализированные фирмы. Последние используют собственные банки данных о претендентах на конкретную должность, свои профессиональные связи, включая переманивание работников с других предприятий и организаций.
Одной из основных форм привлечения специалистов и квалифицированных рабочих является заключение предприятием договоров с соответствующими учебными заведениями, причем заказ нередко бывает персональным, т.е. на конкретных людей, отобранных кадровыми службами, с указанием необходимых изменений в содержании подготовки специалистов и рабочих в соответствии со спецификой их будущей работы. За рубежом предприятия часто устанавливают контакты с вузовскими отделами трудоустройства, имеющими к тому же связи с региональной службой занятости, свои банки данных о выпускниках и потребностях в кадрах. В составе такого отдела кроме сектора, ответственного за связи с предприятиями и организациями, с региональной службой занятости, есть юридическая служба, сектор маркетинговых исследований, сектор консалтинга, диагностики и профориентации. К сожалению, в отечественных вузах подобной структуры нет, что усложняет процедуру набором подходящих кадров. В последнее время наметилась тенденция к расширению такого рода услуги, как подготовка кадров и повышение их квалификации на договорной основе с предприятиями-изготовителями новой техники, с тем чтобы обеспечить опережающую подготовку рабочих и специалистов к внедрению на предприятии новой техники и технологии.
Большую помощь в наборе кадров могут оказать контакты (договоры) со службами занятости, а в некоторых случаях и с частными фирмами, занимающимися подбором кадров на хоздоговорной основе, консультированием предприятий и организаций по вопросам найма и другим вопросам, связанным с подбором и оценкой кадров непосредственно на предприятии. Особенно распространена такая практика в зарубежных организациях. Например, подобных фирм во Франции свыше тысячи. Преимущества этого пути:
набор кадров специалистами своего дела, владеющими необходимой методикой;
набор из большого числа лиц (в картотеке желающих найти работу или сменить свое рабочее место на новое часто находится до 10 тыс. фамилий);
возможность решить проблему путем набора со стороны без широкой рекламы появившейся вакансии.
Преимущества пользования услугами фирм для кандидата на должность состоят в том, что он имеет возможность:
узнать о потребности в работниках других работодателей;
осуществить поиск альтернативных вариантов своей занятости без необходимости самостоятельного хождения по работодателям;
обеспечить конфиденциальность поиска новой работы и др.
[4, с. 32]. Такого рода организации эффективно функционируют в нашей стране.
Во многих городах проводятся ярмарки вакансий, где трудящиеся, имея доступ к информационному банку, могут выбрать предприятие и работу по специальности исходя из своих требований к условиям и оплате труда, социальной сфере предприятия, получить профессиональную и юридическую консультации, взять направление на переобучение.
Одной из форм привлечения кадров в организацию являются "Дни открытых дверей", куда приглашаются желающие получить работу в данной организации. Если на ярмарке вакансий кадровики организаций соревнуются друг с другом за кадры, то при проведении дней открытых дверей они выбирают из претендентов наиболее подходящих работников.
Значительно облегчает процесс трудоустройства высвобождаемых работников и функционирование заводских бирж труда Их сотрудники работают на общественных началах, помогая кадровой службе предприятия [7, с.21].
Как отмечалось выше, в практике зарубежных стран находят применение аренда (лизинг) рабочей силы одной организации на договорной основе у другой, испытывающей финансовые трудности организаций, где рабочая сила временно оказалась излишней. Однако, чтобы использовать эту форму в отечественной практике, необходимо внести изменения в Кодекс законов о труде с целью регламентирования данной формы трудовых отношений и обеспечения защиты интересов работников.
Таким образом, в данном параграфе нами было определено понятие «управление персоналом», выявлены цели и задачи данного процесса, проанализированы источники набора, формы и методы привлечения персонала.
1.2. Особенности организации управления персонала
При организации устройства персонала на работу устанавливаются трудовые отношения между собственником рабочей силы и ее покупателем. Изданию приказа предшествует большая работа по набору наиболее подходящего претендента из желающих занять данное рабочее место, причем функции набора берет на себя работодатель как покупатель рабочей силы.
Значимость набора определяется желанием работодателя найти наиболее подходящего работника, в которого с достаточной степенью гарантии можно было бы помещать капитал, затрачивать средства на его подготовку и развитие.
Каждая из сторон стремится заключить ее выгодно для себя:
работодатель - найти наиболее подходящего работника для выполнения конкретного вида работ с учетом всего комплекса предъявляемых к исполнителю требований;
работник - получить работу, соответствующую его наиболее значимым "интересам, потребностям (материальным, духовным, бытовым), его личным качествам, способностям, то есть работа должна соответствовать не только желаниям и интересам работника, но и его возможностям освоить в полной мере данную профессию и качественно выполнять порученную работу.
Политика и практика набора кадров различаются в зависимости от принципов и стратегии, принятых фирмами [8,с.32].
Американские фирмы исходят из принципа «Человек для рабочего места", подбирая работника с учетом заранее сформулированных требований для конкретной должности. В Японии используется иная философия: там рабочее место приспосабливают к человеку. Если в американском подходе внимание обращается на знания, личностный, умственный потенциал, практический опыт работника, то японская система практически не придает им значения, так как в любом случае пожизненный наем и карьера начинаются с простейшего рабочего места и постепенного врастания работника в коллектив фирмы. Подходящее рабочее место подыскивается путем ротации.
В американской системе ставка делается на высокомобильную рабочую силу в стране, а набор кадров больше нацелен на решение текущих проблем как предприятия, так и работника. Японская же система рассчитана на стабильность коллектива и на решение долгосрочных задач работника и фирмы.
Оценивая отечественную практику, можно сделать вывод о тяготении к принципу «Человек для рабочего места», то есть подбор работника под тот набор должностных обязанностей, видов работ, которые закрепляются за данным рабочим местом.
Обеспечение организации персоналом соответствующей квалификации с минимальными издержками на его прием включает в себя следующие этапы:
осознание потребности организации в сотруднике;
формулировка требований к вакантному рабочему месту и к кандидату на его занятие;
подбор и набор кандидатов;
собственно прием на работу.
Именно с привлечения персонала начинается процесс управления персоналом. Посредством привлечения кандидатов, обладающих необходимыми качествами, организация стремится обеспечить достижение своих стратегических и тактических целей. На основании сравнения плана по приему персонала с численностью работающих на предприятии служба персонала определяет вакантные рабочие места, которые необходимо заполнить.
Основными этапами планирования потребностей персонала являются:
Оценка наличных трудовых ресурсов;
Оценка будущих потребностей;
Разработка программы по развитию трудовых ресурсов.
Процесс планирования потребностей в персонале представлен в Приложении 3.
Чтобы нанять соответствующих работников, нужно в деталях знать какие задачи они будут выполнять во время работы, и каковы индивидуальные и групповые характеристики этих работ. Эти знания получают посредством анализа содержания работы.
Анализ содержания работы — это процесс систематического и подробного исследования ее содержания. Точное представление о характере самой работы, квалификации и качествах претендента, требующихся для ее выполнения, весьма важная, часто недооцениваемая часть предварительной подготовки при наборе и наборе персонала. Такой анализ можно провести, используя различные методы. Если это касается рутинных работ, то простое наблюдение может быть хорошим источником информации. Иногда прибегают к помощи непосредственных исполнителей или их начальников (мастеров, бригадиров и т.п.). Однако при таком исследовании сильно влияние субъективных факторов, так как люди на любом должностном уровне обычно преувеличивают важность своей работы. Метод прямого систематического анализа состояния работы с использованием перечня контрольных вопросов может быть с успехом взят на вооружение любым менеджером см. таблица 3.
Таблица 3
Перечень вопросов и требований для систематического анализа работы
Блок 1Основные характеристики работы:
Что делается?
Когда это делается?
Почему это делается?
Где это делается?
Как это делается?
Блок 2 Ответственность:
Ответственность за подчиненных.
Ответственность за оборудование.
Ответственность за материалы.
Финансовая ответственность.
Блок 3 Рабочие взаимоотношения:
Взаимоотношения с вышестоящими работниками.
Взаимоотношения с коллегами.
Взаимоотношения с работниками других отделов.
Взаимоотношения с общественностью, клиентами.
Взаимоотношения с подчиненными.
Блок 4 Требования, предъявляемые работой:
Требуемый уровень производительности и результатов.
Требуемые навыки и опыт.
Требуемые аналитические способности.
Требуемые аналитические способности.
Требуемые физические данные и состояние здоровья.
Требуемый уровень мотивации и социальные навыки.
Блок 5 Условия труда:
Физические условия и окружающая среда.
Социальные условия и рабочий коллектив.
Экономические условия, включая вопросы оплаты.
Блок 6 Проверка выполнения работы:
Проверка работы исполнителем.
Проверка работы начальником.
На основе анализа содержания работы можно составить документ –должностную инструкцию — с кратким изложением основных задач, требуемых навыков, ответственности и полномочий исполнителя.
Следующий этап подготовительной работы - составление требований к тому типу исполнителя, необходимому для выполнения работы. На основании предшествующего анализа необходимо как можно более точно определить навыки, знания, квалификацию и качества, которые понадобятся при выполнении данной работы, а также практический опыт и черты характера. В большинстве случаев стремятся определить именно желательные характеристики. Однако отобрать идеального кандидата не всегда удается. Поэтому необходимо установить и тот основной минимум требований, которым должен удовлетворять претендент.
Правда, здесь есть еще одно важное обстоятельство: претендент должен вписываться в существующую рабочую обстановку, в коллектив, где ему предстоит работать. Регулирование процесса кадрового обеспечения предприятия приведено на схеме Приложении 4.
Одной из важных составляющих набора является профессиональная ориентация работника, заключающаяся в оказании ему помощи в выборе профессии. Выбор профессии требует от работника взвешенных решений с учетом советов специалистов в этой области.
Профессиональная ориентация включает:
- профпропаганду - формирование у молодежи интереса к определенным видам труда исходя из потребностей предприятия, разъяснение престижности рабочих профессий, воспитание у молодежи чувства уважения к этим профессиям;
профконсультации - помощь молодому человеку в выборе рода трудовой деятельности с учетом его желаний и потребности предприятий и ор- ганизаций в кадрах;
профессиональный подбор - определение круга профессий, наиболее подходящих для данного человека с учетом его психофизиологических и личностных данных;
профонабора - специально организуемое исследование с целью определения пригодности человека к данной работе. Пригодность к профессии (работе) устанавливается с учетом степени соответствия индивидуальных психофизиологических и моральных качеств (сила, уравновешенность, внимание, восприятие, память и т.п.), уровня образования, специальных знаний, навыков и умений [11, с. 58].
В проведении профессиональной ориентации заняты территориальные специализированные учреждения (оказание помощи, прежде всего школьникам, молодежи), территориальная служба занятости (работа с безработными). Казалось бы, предприятия должны стоять в стороне от этой работы, так как сюда обращаются лица, уже имеющие определенную профессиональную подготовку. Однако это не так. На предприятие обращаются и молодые люди в расчете не только на работу, но и на приобретение профессиональной подготовки. Кроме того, на предприятии есть большое число лиц, нуждающихся в повторной профориентации. Сюда относятся:
лица, оставившие работу по собственному желанию или в связи с сокращением;
лица, занятые трудом, но готовые сменить место работы и профессию из-за неудовлетворенности, в том числе низкой зарплатой, отдаленности места работы от дома, плохого состояния здоровья и т.п.;
- работники, уволенные в связи с сокращением штатов, реорганизацией или ликвидацией предприятия, но по разным причинам не желающие или неготовые к подобному повороту судьбы, вследствие чего испытывающие недовольство, чувство протеста;
инвалиды и лица с временной нетрудоспособностью, с ограниченными к трудовой деятельности, желающие освоить посильную профессию и получить соответствующую работу;
- уволенные в запас военнослужащие, а также эмигранты, беженцы
[14, с. 56].
Профориентация как этап в трудоустройстве работников позволяет:
- познакомить с возможными вариантами трудоустройства;
определиться человеку профессионально, чтобы можно было с пользой для себя и для предприятия реализовать трудовой потенциал;
сформировать практический интерес к выбору профессии и принятию конкретного решения в отношении вида деятельности [13, с. 41].
Высокая эффективность проведения профориентации при наборе на работу проявляется в наращивании трудового потенциала предприятия, обоснованном и своевременном профессиональном самоопределении работника с учетом возможностей реализации своих способностей и склонностей, а также в сокращении сроков и стоимости профессионального обучения, повышении удовлетворенности трудом.
Организационно профориентация проходит в различных формах. В частности, она может выступать как самостоятельная целевая задача, не связанная непосредственно с наймом работника и реализуемая в форме профессиональной консультации. Но выводы в отношении соответствия человека требованиям данной профессии могут быть получены и непосредственно в ходе найма.
Профессиональный набор, как и профотбор наиболее подходящего работника из нескольких кандидатов, связан с проведением комплексного обследования, сравнительного анализа личных качеств данного человека с неким эталоном требований, предъявляемых профессией. Эти требования могут быть представлены в форме профессиограмм, разрабатываемых для отдельных профессий и должностей.
В ходе обследования с целью получения прогноза профессиональной пригодности работника применительно к сфере будущей трудовой деятельности выясняются:
- состояние здоровья с целью выявления показаний и противопоказаний к определенным видам деятельности с медицинской точки зрения;
психофизиологические качества в сопоставлении с требованиями, отраженными в профессиограмме;
личностные качества (активность, чувство ответственности, уравновешенности, оригинальность мышления и т.п.) и др. [5, с. 81].
По результатам профориентации кроме заключения о профпригодности даются рекомендации человеку о возможных направлениях развития и совершенствования его способностей и рационального использования потенциала.
Деятельность организации в области профориентации, несмотря на ее очевидную целесообразность, в период, предшествующий переходу к рыночным отношениям, не получила широкого распространения и прежде всего из-за пресловутого дефицита кадров, когда принимали на работу без разбора, из-за отсутствия на предприятиях достаточно подготовленных специалистов в области профотбора, а также необходимого оборудования и приборов.
Появление рынка труда и, как следствие, конкуренция за право занять вакантное рабочее место, стремление предприятия создать работоспособный в жестких рыночных условиях коллектив не могут не изменить отношение организации к профориентационной работе и тщательному набору кадров.
Организация набора должна отвечать его целям, не ущемлять интересы личности, обеспечивать строгое соблюдение законодательства о труде, учитывать, с одной стороны, сроки набора, связанные с его проведением затраты, а с другой - ответственность должности, на которую проводится подбор работника.
В мелких фирмах набором новых работников занимается непосредственно сам руководитель, в средних - отдел кадров, а на большом предприятии - кадровая служба, включающая, как правило, специализированное структурное подразделение (сектор найма), укомплектованное соответствующими специалистами. Внутри организации подбором персонала занимается руководитель структурного подразделения. Однако более результативно такую работу выполнят специалисты из отделов кадров по заявкам руководителей структурного подразделения, за которыми остается окончательное решение по представленным кандидатурам.
При отсутствии в организации опытных специалистов по профессиональному набору кадров к данной работе могут привлекаться консультанты специализированных фирм. Успешность набора кадров зависит от:
- знания потребностей заказчика, особенностей деятельности организации, ее структуры, стратегии развития, организационной культуры;
- знания характера вакантной должности, ее роли, сферы ответственности занимающего её работника и других к нему требований [9, с. 31].
Одно из основных требований к организации набора состоит в том, чтобы независимо от того, кто выполняет работу по набору кадров - структурное подразделение организации располагают необходимой информацией, касающейся вакантных рабочих мест. Такая информация должна охарактеризовать содержание труда (выполняемые функции и работы), требования к компетенции работника (знания, опыт), необходимые способности и индивидуальные особенности (физические, интеллектуальные и т.п.), противопоказания.
В зарубежной практике потенциальными поставщиками информации о требованиях к работникам являются те, кто организует труд и платит деньги, так как характеристика работы, предмет и средства труда, требования к квалификации (перечень обязанностей и ответственности, условия труда и т.д.), с одной стороны, являются факторами, определяющими уровень оплаты труда, а с другой - представляют собой информацию для подбора работников при найме. В отечественной, же практике набором занято одно структурное подразделение (отдел кадров), а организует труд, его оплату - другое: отдел труда и заработной платы, который чаще всего не входит в единую кадровую службу предприятия. Таким образом, в данном параграфе мы рассмотрели:
политику и практику набора персонала в американской, японской и отечественной фирмах;
этапы планирования потребностей в персонале;
процесс планирования потребностей в персонале;
- профессиональную ориентацию работников - одну из важных составляющих набора.
1.3. Методы системы набора персонала
Набор работников нельзя осуществлять, лишь ориентируясь на какой - то один признак или решение одной задачи. Набор работников, отвечающих по своим профессиональным, деловым и личностным качествам требованиям организации, требует комплексного подхода. Комплексный подход к набору персонала состоит из следующих задач:
четко представлять, что представляет из себя должность, которая должна быть заполнена;
определить личностные и деловые качества, необходимые для эффективного выполнения данной работы;
найти возможные источники и методы набора подходящих кандидатов;
определить какие методы позволят лучше всего оценить пригодность кандидатов для необходимой работы обеспечить введение нового работника в должность и в организацию.
Анализ работы является центральным пунктом планируемого комплексного подхода, который позволяет получить должностную инструкцию и определение требование должности. Должностная инструкция определяет основное содержание работы, которая должна выполняться работником, занимающим данную должностную позицию. Требования к должности в дополнение к должностной инструкции указывают на то, какими качествами должен обладать человек, чтобы успешно выполнять работу: опыт, технические знания и навыки, физические характеристики, состояние здоровья, внешность, мотивация, интеллектуальные способности, формальные характеристики, а также другие специальные требования, такие как: возможность переезда в другой город и частные командировки. Для педагогических работников - это умение общения с покупателями, коммуникабельность, творческий подход к работе.
Конечно, вряд ли можно найти идеального или абсолютно подходящего кандидата. Поэтому требования к должности должны быть реалистичными и допускать определенную степень гибкости [22, с. 94].
1 этап Набора кадров:
К двум наиболее широко применяемым методам сбора информации, требующейся для принятия решения при наборе, относятся испытания и собеседования.
1). Испытания.
Поведенческие науки разработали много видов различных испытаний, которые помогают предсказать, сколь эффективно сможет кандидат выполнять конкретную работу. Один из видов испытаний набора предусматривает измерение способности выполнения задач, связанных с предполагаемой работой.
В качестве примера можно привести машинопись или стенографию, демонстрацию умения работать на станке, демонстрацию речевых способностей путем устных сообщений или письменных работ. Другой вид испытаний предусматривает оценку психологических характеристик, таких как уровень интеллекта, заинтересованность, энергичность, откровенность, уверенность в себе, эмоциональная устойчивость и внимание к деталям. Для того чтобы такие испытания были бы полезными для набора кандидатов, требуется значимая корреляция между высокими оценками, набираемыми в ходе испытаний, и фактическими показателями работы. Руководство должно дать оценку своим испытаниям и определить, действительно ли люди, хорошо справляющиеся с испытаниями, оказываются более эффективными работниками, чем те, которые набирают меньшее количество баллов.
Персональные анкеты, хотя они и не относятся к истинным средствам определения способностей или психологических характеристик, тоже успешно применяются для сравнительной оценки уровня квалификации.
Так, например, конкретные сведения, которые требуется указать в персональной анкете для приема на работу в на ООО «Вирс» - это сведения о: стаже предыдущей работы, зарплате, характере образования и оконченном учебном заведении, хобби и т.д., тоже используются для набора кандидатов, такие биографические данные помогают отличить более эффективных от менее эффективных служащих, уже работающих в данной организации. Пример подобной анкеты приведен в Приложение 5.
2). Собеседование.
Собеседование до сих пор является наиболее широко применяемым методом набора кадров. Подбор руководителя высокого ранга требует десятков собеседований, занимающих от нескольких недель до нескольких месяцев.
2 этап Набора кадров.
Задача первичного набора заключается в определении ограниченного числа кандидатов, с которыми организация могла бы работать индивидуально.
На этом этапе руководитель отдела кадров проводит индивидуальные собеседования с отобранными кандидатами.
Цель собеседования - оценить степень соответствия кандидата портрету идеального сотрудника, его способности выполнять требования должностной инструкции, потенциала профессионального роста и развития, способности адаптироваться в организации.
Важно помнить, что собеседование является двухсторонним процессом - не только организация оценивает кандидата, но и кандидат оценивает организацию с точки зрения ее соответствия его собственным интересам и запросам. Сотрудник отдела человеческих ресурсов должен предоставить максимально объективную и полную информацию об организации, чтобы заинтересовать кандидата и, в тоже время , избежать приема нежелательных работников.
Типы собеседований.
Существуют несколько классификаций собеседований по набору персонала, одни из наиболее распространенных являются следующие:
биографические,
ситуационные,
критериальные.
Биографические собеседования строятся вокруг фактов из жизни кандидата, его прошлого опыта. Биографическое собеседование дает возможность оценить то, что кандидат уже сделал в своей жизни и на основании этого предположить, насколько успешно он сможет работать в должности.
Ситуационные собеседования заключаются в решении одной или нескольких проблем (практических ситуаций). В качестве таковых часто используются реальные или гипотетические ситуации, связанные с будущей профессиональной деятельностью кандидата.
Критериальное собеседование представляет собой интервью, во время которого кандидату задают вопросы о том, чтобы он сделал в определенной ситуации, а его ответы оцениваются с точки зрения заранее выработанных критериев.
После собеседования с начальником отдела кадров вновь происходит отсев кандидатов не прошедших новых испытаний в процессе набора. Самые лучшие готовятся к следующему этапу набора.
3 этап Набора кадров.
Собеседование с руководителем отдела.
Если руководитель подразделения удовлетворен результатами собеседования, проведенного в отделе кадров, он назначает встречу с кандидатом. Здесь оцениваются, прежде всего, профессиональные качества кандидата, его способность выполнять производственные функции. Одновременно руководитель оценивает степень своей личной профессиональной совместимости с кандидатом и вероятность успешной интеграции последнего в подразделении.
Кроме того, руководитель предоставляет кандидату детальную информацию о своем подразделении, вакантной должности, функциях, которые придется выполнять кандидату в случае его приема на работу. Результаты собеседования фиксируются руководителем и детально анализируются.
этап Набора кадров.
Выбор кандидата и предложение.
На основе результатов собеседования руководитель (с помощью руководителя отдела кадров) выбирает кандидата, который наиболее подходит для данной должности. Затем отделом кадров готовится письмо - предложение кандидату о принятие его на должность с информацией о предстоящей деятельности.
этап Набора кадров.
Испытательный срок.
В настоящее время распространился опыт приема на работу с испытательным сроком от нескольких месяцев до одного года, дающий возможность оценить кандидата непосредственно на рабочем месте без принятия на себя обязательств по его постоянному трудоустройству. В период испытательного срока кандидат исполняет должностные обязанности в полном объеме, получает вознаграждение, однако, может быть уволен по его окончании без каких - либо последствий для организации.
В течении испытательного срока руководитель подразделения уделяет особое внимание кандидату и оценивает его с точки зрения потенциала работы в данной должности и организации. Для повышения эффективности испытательного периода руководителю подразделения и кандидату рекомендуется совместно определить цели работнику- новичку и оценить их выполнение в конце срока. Этот метод представляет объективную основу для решения, которое принимает в конце испытательного срока руководитель - принять или не принять кандидата на постоянную работу.
6 этап Набора кадров.
Решение о наборе.
Если во время испытательного срока работник зарекомендовал себя как специалист с хорошими знаниями и способностями его переводят в разряд постоянных работников.
Решение о наборе, о зачислении кандидата на работу является самым важным моментом, кульминацией процесса наборе. Оно должно быть максимально объективным, и надо предпринять все, чтобы прийти к вер- ному решению. Принять такое решение помогает анализ работы и продуманная система оценки деловых и личностных качеств кандидата.
Вывод по первой главе
Проведенный нами анализ литературы по проблеме исследования позволил нам сделать следующие выводы.
Целью набора персонала является прежде всего укомплектование,
а там, где необходимо, создание резерва кандидатов на все рабочие места
в организации с учетом возможных кадровых и организационных изменений, увольнений, перемещений, уходов на пенсию, окончания сроков контрактов, изменений направлений и характера деятельности организации и ее подразделений.
Основной задачей набора персонала на работу является удовлетворение спроса организации на работников в качественной
и количественном отношении. При этом следует ответить на вопрос: «Где и когда потребуются работники?».
Исследования, проведенные на выбранном предприятии, выявили целый ряд проблем на 1м этапе набора кадров, снижающих эффективность собеседований как инструмента набора кадров.
Основа этих проблем имеет эмоциональный и психологический характер. Так, например, существует тенденция принятия решения о кандидате на основе первого впечатления, без учета сказанного в остальной части собеседования. Другая проблема заключается в тенденции оценивать кандидата в сравнении с лицом, с которым проводилось собеседование непосредственно перед этим. Если предыдущий собеседник выглядел особенно плохо, то последующий посредственный кандидат будет выглядеть хорошо или даже очень хорошо. Есть у проводящих интервью и такая тенденция, как оценка более благоприятно тех кандидатов внешний вид, социальное положение и манеры которых в большей мере напоминают их собственные.
Мы поняли, что наиболее популярным методом набора за счет внешних резервов является рассылка информации об открывающейся вакансии с приглашение квалифицированных работников, а внутренними - уведомление всех своих служащих о любой открывающейся вакансии, что дает им возможность подать заявление до того, как будут рассматриваться заявления людей со стороны, а также обращение к своим работникам
с просьбой порекомендовать на работу их друзей или знакомых.
Формы и методы привлечения рабочей силы достаточно многообразны. Большое значение имеет пропаганда преимуществ данного предприятия
в производственной сфере (условия труда, уровень заработной платы), в социальной (возможности профессионально-квалификационного продвижения), в непроизводственной (возможность пользования детскими садиками, базами отдыха, получения жилья). С этой целью помещаются объявления в средствах массовой информации, предоставляются сведения
в территориальные подразделения службы занятости, с которыми предприятия заключают соответствующие договоры.
В американской системе ставка делается на высокомобильную рабочую силу в стране, а набор кадров больше нацелен на решение текущих проблем как предприятия, так и работника. Японская же система рассчитана на стабильность коллектива и на решение долгосрочных задач работника
и фирмы.
Оценивая отечественную практику, можно сделать вывод о тяготении к принципу «Человек для рабочего места», т.е. подбор работника под тот набор должностных обязанностей, видов работ, которые закрепляются за данным рабочим местом.
По нашему мнению, одной из важнейших составляющих набора персонала является профессиональная ориентация работников, заключающаяся в оказании ему помощи в выборе профессии. Высокая эффективность проведения профориентации при наборе на работу проявляется в наращивании трудового потенциала предприятия, обоснованном и своевременном профессиональном самоопределении работника с учетом возможностей реализации своих способностей
и склонностей, а также в сокращении сроков и стоимости профессионального обучения, повышении удовлетворенности трудом.
Глава 2. Экспериментальная работа по совершенствованию системы набора персонала на примере Муниципального дошкольного образовательного учреждения №31 комбинированного вида
2.1. Характеристика объекта исследования
Для воспитания детей дошкольного возраста, охраны и укрепления их физического развития и психического здоровья, развития индивидуальных способностей и необходимой коррекции нарушений развития этих детей в помощь семье действует сеть дошкольных образовательных учреждений.
Дошкольное образовательное учреждение является некоммерческой организацией и не ставит извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности.
Учредителем Учреждения является комитет образования Администрации города Сатки и Саткинского района.
Муниципальное дошкольное образовательное учреждение детский сад № 31 Саткинского муниципального района было открыто 10 декабря 1992 года, как учреждение развивающего типа. Коллектив детского сада возглавляет заведующая Кожун Эльмира Зангизаровна.
Кожун Э.З. - педагог с высшим образованием. Работая в детском саду, она хорошо знает свои кадры, демократично управляет ими, полностью доверяет сотрудникам. Все вопросы жизни коллектива решает комплексно, побуждая своих сотрудников быть принципиальными в высказывании мнений, активными и самостоятельными при решении самых разнообразных вопросов, с достоинством выходить из самых сложных ситуаций. Детский сад активно участвует в городских и районных конкурсах. На данный момент МДОУ имеет 2 категорию и статус комбинированного вида, это повысило престиж детского сада в городе Бакале.
Юридический адрес: Российская Федерация, Челябинская область, Саткинский район, город Бакал, улица Калинина, дом 10.
В детском саду работают: 1 - заведующая, 1 - старший воспитатель,
1 - завхоз; 31 педагог: 24 - воспитателя, 1 - социальный педагог, 1 - педагог- психолог, 1 - педагог изодеятельности, 1 - учитель-логопед, 1 - инструктор по плаванию, 1 - инструктор по физкультуре, 2 - музыкальных руководителя;
1 - старшая медицинская сестра; 5 - работников пищеблока, обслуживающий персонал - 21 человек.
Всего в МДОУ детский сад № 31 работают 61 человек.
В МДОУ д/с № 31 установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями.
Основными социальными заказчиками деятельности ДОУ выступают, прежде всего, родители, общество и школа. Деятельность МДОУ направлена на удовлетворение потребности семьи и общества в уходе за детьми, их гармоничном развитии и воспитании.
Численность воспитанников МДОУ детский сад №31 составляет 205 детей: раннего возраста - 51 ребенок, дошкольного возраста - 154 ребенка. В учреждение принимаются дети в возрасте от 1 года до 7 лет, проживающие в городе и районе.
Коррекционная группа логопункта комплектуется из числа детей средней, старшей и подготовительной групп детского сада по рекомендации районной психолого-медико-педагогической консультации.
В детском саду:
4 группы ясельного возраста
8 групп дошкольного возраста
Группы в учреждению комплектуются по одновозрастному принципу. В ДОУ взаимодействие в системе управления осуществляется между коллективами «взрослые-взрослые», «взрослые-дети».
Дошкольное учреждение работает по программам М.А. Васильевой - «Программа воспитания и обучения в детском саду», В.И. Логиновой - «Детство».
Направления и задачи деятельности детского сада № 31:
обеспечение охраны и укрепление здоровья детей;
обеспечение качественного дневного ухода за детьми;
обеспечение социального, познавательного, физического, творческого развития каждого ребенка в условиях групповых и индивидуальных форм работы.
Услуги:
образовательные программы в группах полного дня (10,5 часов);
образовательные услуги в условиях групп кратковременного пребывания (2 часа);
индивидуальные программы для детей с особыми потребностями, включенных в массовые группы (речевое развитие);
обучение плаванию - логопедическая группа;
оздоровительные процедуры (физиопроцедуры, фитотерапия, коррекционная гимнастика, закаливание);
посещение ДКГ (дворца культуры горняков), дома Творчества, музыкальной школы, школы искусств, библиотеки;
ведется кружковая работа «Бисероплетение», «Шахматы», «Здоровье».
На базе детского сада № 31 многократно проводились разнообразные обучающие семинары, консультационные пункты, совещания для педагогов, психологов, руководителей дошкольных учреждений (2002 г., 2006 г., 2008 г.); обучающие семинары под руководством методиста Вербиной В.М.,
2003 г. - областной семинар для руководителей дошкольных учреждений по организации работы с семьей, 2009 г. - семинар для руководителей дошкольных учреждений "Наглядные формы работы с родителями в ДОУ", 2009 г. - совещание для руководителей "Организация работы ДОУ в летний оздоровительный период", 2009г. - совещание для руководителей ДОУ "Здоровьесберегающие технологии в образовательном процессе».
Коллектив ДОУ № 31 постоянно принимает участие в разнообразных конкурсах:
в 2004 г. получили Грант Главы города Сатки и Саткинского района (Некрасов) победителю конкурса «Детский сад года».
в 2008 г. получили Почетную грамоту коллективу МДОУ д/с №31 KB занявший 1 место в смотре зимних участков среди дошкольных учреждений.
в 2009 г. вручили Грамоту коллективу МДОУ за театральную постановку «Серая шейка» за активное участие и проявленную творческую фантазию в экологическом форуме «Зеленая планета».
в 2009 г. вручили Грамоту «Управление по физической культуре, спорту и туризму» команда МДОУ д/с №31 KB за активное участие в эстафете руководителей бюджетных организаций Саткинского муниципального района.
Воспитанники ДОУ постоянно участвуют в разнообразных конкурсах в районе и городе:
в 2008 г. заняли 3 место в традиционных соревнованиях между воспитанниками дошкольно-образовательных учреждений «Уральский крепыш».
в 2008 г. наградили команду занявшая 4 место в интеллектуальной игре «Одиссея разума».
в 2009 г. воспитанник ДОУ занял 2-е место в вокальном конкурсе среди детей-дошкольников.
в 2009 г. за 1 место в соревнованиях детей «Красный, желтый, зеленый».
- в 2009 г. наградили команду занявшая 3 место в интеллектуальной игре «Одиссея разума».
в 2009 г. заняли 1 место в спортивных соревнованиях «Веселые старты» посвященные Дню защиты детей.
За годы работы коллектив детского сада № 31 многократно отмечался родителями в благодарственных письмах, газетных статьях. Много теплых и ласковых слов говорилось о нашем садике за эти годы, слов искренней благодарности за понимание, доброту, заботу.
Но не только родители, городские средства массовой информации газета Горняк Бакала, газета Саткинский рабочий, телевидение Скат Саткинского района тоже многократно освещали работу дошкольного учреждения. Статьи и репортажи о работе ДОУ № 31. Информация в СМИ, положительные отзывы родителей и несомненно высокий уровень работы коллектива ДОУ создали детскому саду имидж учреждения, где ребенку оказывается целый спектр оздоровительных, педагогических, психологических услуг.
Существенным фактором успешной реализации профессионально- педагогической деятельности в МДОУ детский сад № 31 является готовность кадров к ее осуществлению, которая в полной мере обусловлена уровнем развития профессионального мастерства. Изучение состояния осуществляемого в ДОУ повышения квалификации кадров позволяет говорить о том, что оно имеет относительно непрерывный и постоянный характер. В повышении квалификации кадров ранее основные предпочтения были отданы курсовой подготовке кадров, а также методической и научно-методической работе. Однако, следует подчеркнуть, что в последние годы заметно усилилась роль методической и научно- методической работы, что было связано с перенесением центра тяжести в повышении квалификации в ДОУ.
Особую роль в МДОУ детском саду №31 играют опытные педагоги, которые объективно представляют собой ее «золотой фонд». Их опыт и знания - достояние всего педагогического коллектива. Они ревностные хранители традиций школы. Из их числа выделяются наставники молодых сотрудников. Для большинства педагогов-наставников передача опыта имеет большое значение, ибо они реализуют себя таким образом в наиболее продуктивных формах отношений.
Инструментом совершенствования внутриколлективных отношений является возрастной состав. Коллектив составленный из разных возрастов, требует от каждого его члена приложения больших усилий. Сочетание людей разного возраста дает положительные результаты: младшие всегда с уважением относятся к более старшим педагогам, легко поддаются их влиянию, подражают им, а старшие помогают молодым, передают им свой опыт. Таким образом осуществляется преемственность.
Важной характеристикой готовности педагогических работников к осуществлению профессионально-педагогической деятельности является их профессиональная компетентность. Обычно профессиональную компетентность педагогических работников соотносят с выполнением ими своих функций. От того, какова компетентность кадров, зависит качество выполняемых ими функций. Качественным выражением профессиональной компетенции педагогических работников, как правило, является категорийный уровень последних (наличие или отсутствие у педагогов квалификационных категорий).
Работа с детьми требует от человека большого напряжения, физических и духовных сил. Поэтому между работниками МДОУ создана атмосфера творчества и сотрудничества, взаимное уважение, правильная организация труда, демократический стиль общения, поддержка и оказание помощи педагогическим работникам со стороны администрации и коллег, моральное и материальное стимулирование, аттестация педагогических кадров.
Под управлением дошкольным образовательным учреждением понимают целенаправленную деятельность, обеспечивающую согласованность труда сотрудников; научно обоснованное воздействие на воспитателей, обслуживающий персонал, детей, родителей и общественность в целях оптимального решения проблем воспитания и обучения детей дошкольного возраста.
К персоналу, занятому не основной деятельностью относятся работники, занятые на капитальном ремонте зданий и сооружений, занятые в торговле и общепите, медперсонал, работники детских и оздоровительно-спортивных учреждений.
Кроме этого персонал основной деятельности распределяется в зависимости от выполняемых функций на ряд групп:
рабочие;
административно-управленческий персонал, в том числе:
руководители,
специалисты,
технические исполнители.
Рассмотрим организационную структуру управления на рисунке 3.
Рис.3. Организационная структура управления
Управление образовательным учреждением осуществляется на основе соответствующей нормативно-правовой базы, которая в том числе определяет компетенцию, права, ответственность учредителей и самого образовательного учреждения.
Управление учреждением строится на принципах единоначалия и самоуправления. Формами самоуправления является общее собрание трудового коллектива, педагогический совет, общешкольная конференция с участием родителей и учащихся, совет школы. Непосредственное руководство учреждением осуществляет заведующая ДОУ. Разграничение полномочий педагогического совета и общего собрания трудового коллектива, а также заведующей закреплено в Уставе образовательного учреждения см. Приложение 6.
Через все формы работы с кадрами (семинары и практикумы, консультации и тренинги, внедрение имеющегося опыта и создание нового) решаются задачи по активизации творческого потенциала каждого работника детского сада.
За образцовое выполнение трудовых обязанностей, успехи в обучении и воспитании детей, продолжительной беспечностью в работе, новаторство в труде и другие достижения в работе администрацией ДОУ применяются следующие поощрения:
а) объявление благодарности;
б) предоставления к награждению;
в) денежное вознаграждение.
Оплата труда работников устанавливается на основе Единой тарифной сетки в соответствии с тарифно-квалификационными требованиями.
Заведующий в пределах имеющихся в Учреждении средств на оплату труда самостоятельно определяет форму и систему оплаты труда, размер доплат и надбавок, премий и других выплат стимулирующего характера по согласованию с Советом педагогов.
Неисполнение трудовой дисциплины, т.е. неисполнение или ненадлежащее по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей влечет за собой наложение дисциплинарного взыскания или применение мер общественного воздействия:
а) замечание;
б) выговор;
в) строгий выговор;
г) увольнение.
В соответствии с Конституцией РФ граждане имеют право на труд. Обязанность и дело чести каждого способного к труду граждан РФ - добросовестный труд в избранной им области общественно полезной деятельности, соблюдение трудовой дисциплины.
Работники МДОУ детский сад №31 обязаны:
а) работать честно и добросовестно, строго выполнять учебный режим, трудового Устава муниципального дошкольного образовательного учреждения и Правил внутреннего трудового распорядка, соблюдать дисциплину труда: вовремя приходить на работу, соблюдать установленную продолжительность рабочего времени, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации;
б) систематически повышать свою профессиональную квалификацию;
в) быть примером в поведении и выполнении высокого морального долга как в ДОУ, так и вне его;
г) полностью соблюдать требования по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной охране, предусмотренные соответствующими правилами и инструкциями;
д) беречь общественную собственность и воспитывать у учащихся бережное отношение к государственному имуществу.
Имущество учреждения является муниципальной собственностью, формируется за счет бюджетных и внебюджетных средств.
Развитие материально-технической базы учреждения осуществляется самим учреждением в пределах, закрепленных за ним бюджетных и собственных средств.
Нам представляется актуальным анализ внутренних и внешних факторов организации на предмет выявления сильных и слабых сторон, а также окружения оказывающего на учреждение непосредственное или опосредованное влияние, известным в широких кругах как SWOT-анализ см. таблица 4.
С его помощью были выявлены сильные стороны организации и определены основные направления приложения усилий, а также выявлены отрицательные факторы неблагоприятно влияющих на деятельность фирмы и проанализированы возможности их преодоления.
Таблица 4.
SWOT-анализ МДОУ детский сад № 31Сильные стороны Слабые стороны
большие возможности оказания услуг (воспитание и обучение детей, психологическое и физическое развитие)
наличие специализированных знаний у персонала в данной отрасли
компетентность в ключевых вопросах, квалифицированный менеджмент
опыт работы в данной области
имидж фирмы
хорошее знание специфики данной работы
наличие спонсоров
льготы неблагополучным семьям -отсутствие собственного программного обеспечения
недостаток финансовых средств
возможные ошибки использования финансов
отсутствие методической литературы
разработка проекта
редко используются средства коммуникаций
Возможности Угрозы
- удобное расположение учреждения
- масштабы региона
- рост возможностей учреждения
- большое количество людей пользующиеся услугами учреждения
- надежные работники
- опыт работы в данной области
- эффективное использование информации - высокая конкуренция
- недобросовестность некоторых сотрудников
- налоговая политика государства
- инфляционное воздействие
- рост цен на ресурсы
Социально-правовые предпосылки развития мастерства педагогических работников находят выражение в нормативно-регламентирующих документах:
- Закон РФ «Об образовании»;
региональная целевая программа «Кадры: повышение качества
управленческого и педагогического персонала;
- Устав образовательного учреждения;
специально разработанные положения.
Для реализации права педагогических работников на повышение квалификации в учреждении МДОУ детский сад № 31 созданы дополнительные социальные условия:
оптимальная нагрузка на работников, учитывающая возможность работы по повышению квалификации;
санитарно-гигиенические условия (гигиена труда, техника безопасности и охрана здоровья работников);
материально-финансовое обеспечение повышения квалификации работников.
В учреждении созданы потребностно - стимулирующие условия повышения квалификации. Эти условия включают в себя меры и мероприятия, побуждая педагогических работников к повышению квалификации и развитию профессионального мастерства. В частности, благоприятными для профессионального роста являются следующие созданные в учреждении условия:
атмосфера творчества и сотрудничества в педагогическом коллективе, демократический стиль общения;
поддержка и оказание помощи педагогическим работникам со стороны администрации и коллег;
моральное и материальное стимулирование;
аттестация педагогических кадров.
Важную роль в повышении квалификации и развития педагогов играют внутриличностные предпосылки: уровень образованности и умелости, креативности и другие личностные качества, а также готовность работников к самосовершенствованию.
Наиболее приемлемым основанием для определения состава системы методической работы в учреждении является выявление круга задач, которые должны соответствовать реализации главной цели этой работы - формированию высокоэффективной системы индивидуальной и коллективной педагогической деятельности. Данные задачи сводятся к следующим:
ознакомление педагогов с новыми педагогическими идеями и технологиями;
внедрение новых педагогических идей и технологий;
обобщение опыта внедрения новых педагогических идей и технологий.
Заведующая детского сада создает кадровый резерв - ведет собственную электронную базу резюме.
Ведет оперативный поиск и подбор нужных предприятию специалистов. Планирование потребности в кадрах на ближайшую и дальнюю перспективу. Подает заявки на подбор в центры занятости, в газеты, проводит собеседования с соискателями.
Создание системы мотивации труда. В компании существует система поощрения лучших работников. Она включает в себя: премии, подарки. Проведение спортивно-оздоровительных мероприятий для работников.
Контроль за оформлением документов и ведение документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников. Ведет установленную отчетность по кадровым вопросам. Принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка.
Заведующая совместно с методистом организуют профессиональную и социально-психологическую адаптацию новых специалистов; ведет работу по аттестации персонала, по применению практической психологии в регуляции организационных взаимоотношений, разрабатывает и применяет современные методы управления персоналом; организует работу с увольняющимися работниками.
Одной из самых важных обязанностей методиста или по другому старшего воспитателя является обучение кадров - организация тренингов, обучающих семинаров, курсов повышения квалификации. Он подбирает и разрабатывает средства оценки качеств персонала.
Методист оформляет информационный стенд, на котором находятся образцы заявлений, нормативные документы, правила внутреннего распорядка, поздравления с праздниками, план мероприятий и праздников.
Больше 60% рабочего времени заведующей занимает работа с документами – оформление командировок, приказов, отпусков, распоряжений по личному составу.
В условиях нестабильности экономики фактическая потребность детского сада в персонале определенных категорий непрерывно меняется под воздействием внутренних и внешних факторов. Подобные изменения не всегда означают увеличение или сохранение потребности в рабочей силе. Сокращение групп учреждения может привести к уменьшению численности персонала, как по отдельным категориям, так и по всему составу.
Поэтому определение реальной потребности в рабочей силе и прогноз ее изменения должны стать основой совершенствования управления кадровой политики МДОУ детский сад № 31.
2.2. Исследование технологии набора персонала в дошкольном учреждении
Набор кадров заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация отбирает наиболее подходящих для нее работников. Эта работа проводиться в детском саду № 31 буквально по всем специальностям — педагогам, специалистам и рядовых сотрудников. Необходимый объем работы по набору в значительной мере определяется разницей между наличной рабочей силой и будущей потребностью в ней.
Набор вербовка (recruitment) — это совокупность мер, предпринимаемых организацией для установления контакта и привлечения кандидатов на вакантные должности — включает множество действий, которые использует организация для привлечения на работу кандидатов, обладающих возможностями и взглядами, требуемыми для достижения целей организации.
Методов поиска персонала существует великое множество. Приведем наиболее распространенные, применяемые в МДОУ д/с № 31 KB:
1. Внутренний поиск:
в детском саду № 31 предпочитают проводить набор в основном внутри своей организации. Продвижение по службе своих работников обходится дешевле. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает моральный климат и на этом этапе при управлении планированием кадров руководство отбирает наиболее подходящих кандидатов из резерва, созданного в ходе набора.
заведующая обращается к сотрудникам с предложением приглашать на работу своих знакомых, размещает в заведениях внутренние объявления на эту тему. Естественно, что все пришедшие по таким каналам кандидаты проходят стандартную и достаточно жесткую систему набора.
2. Внешний поиск:
- он включает в себя размещение бесплатных объявлений в газетах «Горняк Бакала» и «Саткинский рабочий», на Саткинском телеканале СКАТ, на бесплатных тематических сайтах в Интернете.
- самопроявившиеся кандидаты. Для того, чтобы самопроявившихся кандидатов было больше предприятие проводит «дни открытых дверей», приглашая всех желающих познакомиться с организацией, условиями труда и т.д.
- детский сад осуществляет подбор специалистов среди выпускников; или учащихся различных специализированных курсов или профильных учебных заведений. Преимуществом этого метода является то, что люди, пришедшие учиться на специализированные курсы, изначально обладают определенной стартовой мотивацией.
- государственные агентства занятости (биржа труда).
Процентное соотношение различных источников набора, использованных работающими сотрудниками МДОУ детский сад №31 показано в таблице 5.
Таблица 5.
Соотношение источников найма
Размещение
объявлений
на ТВ, в газе-
тах, на сайтах
интернета
и т.д.................
Скачать полный текст работы
Совершенствование электронного документооборота
1. Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения
делопроизводство автоматизация больница документооборот
1.1 Документационный оборот: история создания, понятие, виды, разновидности и способы ведения
Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ? Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете. Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.
Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».
В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».
Значение этого понятия не изменилось и до настоящего времени. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение: делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются:
- в оформлении деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
- в создании условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль движения документов и сроки их исполнения);
- в создании условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
- в создании условий для хранения документов.
Документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) отправления в дело». Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.
Виды документационного оборота
В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов в учреждение (входящие документы).
Два других потока берут свое начало в самом учреждении. Их образуют исходящие документы (то есть направляемые за пределы учреждения) и внутренние документы (то есть документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).
Вместе с тем в каждом из трех видов документооборота документы совершают свой путь.
Классификация деловых документов
Существует множество способов классификации управленческих документов. Например, некоторые из них:
1). По содержанию (важнейший вид классификации):
- по административным вопросам,
- вопросам материально-технического снабжения,
- планирования,
- бухгалтерского учета,
- подготовки кадров,
- лечебно-профилактической деятельности и т.д.;
2). По происхождению документы делятся на официальные и личные.
Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).
Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.
3) По месту составления документы делятся на:
- внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);
- внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его.
4). По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.
Особенности организации управления входящими документами
В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:
- организацию доставки (получения) документов;
- первичную обработку документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- регистрацию документов;
- рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) учреждения.
Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, курьерской либо с помощью технических средств коммуникации (телефонограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail).
Организация первичной обработки документов включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок). В Областной детской клинической больнице прием входящей корреспонденции производится секретарем главного врача.
Доставка в учреждение заказной корреспонденции осуществляется почтальонами и курьерами. Прием производится под роспись в уведомлении о вручении либо в журнале отправки документов.
Предварительно рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на:
- подлежащие передаче непосредственно главному врачу учреждения здравоохранения или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов. Обычно таким способом передается информация ограниченного доступа: врачам-специалистам (психиатрам, наркологам, фтизиатрам, дерматовенерологам, инфекционистам), судебно-медицинским экспертам, главному бухгалтеру;
- регистрируемые и нерегистрируемые: не регистрируются журналы, газеты (хотя подлежат учету), листовки, рекламы, афиши и т.п. Вся же оставшаяся корреспонденция подлежит обязательной регистрации.
Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами учреждения здравоохранения.
Регистрация документов производится в соответствии с установленным в учреждении порядком. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение журналов входящей корреспонденции.
Рассмотрение документов руководством учреждения (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов (копий документов) исполнителям.
Особенности организации управления исходящими документами
В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление исходящими документами предусматривает:
- прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителя;
- регистрацию документов;
- тиражирование документов;
- подготовку документов к отправке;
- сортировку документов;
- передачу документов.
Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.
Прежде всего, надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправлением) производится проверка:
- соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;
- правильности оформления документа;
- комплектности документа (в части на предмет наличия соответствующих приложений);
- наличия и достоверности сведений об адресате;
- наличия и достоверности листа рассылки при отправке документа четырем и более адресатам.
Документы, не отвечающие установленным требованиям, подлежат доработке исполнителями (либо для оперативности сотрудниками отдела документационного обеспечения). Документы, полностью соответствующие установленным требованиям, подлежат регистрации в соответствии с вышеописанным порядком. Тиражирование документов, подлежащих отправке, производится для сохранения в делах учреждения контрольного экземпляра (либо копии) документа. Чаще выпускаются два экземпляра документа: один адресату, другой - в дело. При отправке нескольким адресатам дополнительно изготавливается требуемое количество экземпляров документа.
Последующая подготовка документов к отправке производится либо секретарем-стенографисткой, либо секретарем-машинисткой. При этом принимаются во внимание соответствующие положения правил оказания почтовой связи.
Подготовка к отправке включает:
- простановку на конвертах (упаковках) адресатных данных (для этого в отделе имеется специальный штамп с полным наименованием учреждения, почтовым адресом и телефоном);
- фальцовку (перегиб в соответствии с размерами конверта или упаковки) документов и вложение их в конверты (упаковки) в соответствии с адресными данными;
- заклеивание конвертов (упаковок);
- маркировку конвертов (снабжение их значками почтовой оплаты). Обычно это делается уже в отделении почтовой связи.
Последующая сортировка исходящей корреспонденции производится по видам отправлений и (или) по адресатам назначения. В отделении почтовой связи на заказную исходящую корреспонденцию составляется реестр (в двух экземплярах), один из которых затем передается секретарю.
Управление исходящими документами, отправляемыми непосредственно учреждением, производится с соблюдением ряда особенностей. Так, отправке телеграмм предшествует выполнение действий обеспечивающих соответствие указанных документов положениям правил предоставления услуг телеграфной связи. В частности, исходящие телеграммы принимаются секретарем главного врача завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка учреждением исходящих телефаксограмм сопровождается выполнением следующих действий: прием подлежащего передаче документа, проверка правильности его оформления, проверка наличия приложений, регистрация исходящего документа, передача документа посредством факсимильного аппарата.
Отправка учреждением исходящих телефонограмм производится адресатам в соответствии с прилагаемым к тексту списком телефонов (как минимум включающего сведения об основном и запасном телефонных номерах, кодах междугородней (международной) связи).
Отправка учреждением исходящих сообщений электронной почты E-mail, содержащих в качестве приложения электронные версии документов (их машинные файлы), производится с простановкой в теле письма пометки «Соответствует оригиналу». Ответственным исполнителем за отправку данных писем является секретарь главного врача.
Особенности организации управления внутренними документами
Обмен данными документации (отправка и получение или передача и прием) производится:
- лично - исполнителями документов непосредственно адресатам (если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений учреждения, например, заявка от отделения стационара в отдел материально-технического снабжения);
- через секретарей отдела документационного обеспечения - между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения здравоохранения (например, акты сверок, товарные накладные, счета и т.д. из склада в бухгалтерию), требующих регистрации;
- посредством каналов внутренней электронной связи (локальной межмашинной сети). Данный способ передачи информации в учреждении находится в стадии разработки и введении в эксплуатацию;
- посредством почтовой, курьерской связи или по каналам факсимильной, телефонной связи, например, головной организации и его обособленными структурными подразделениями.
Наиболее тщательного рассмотрения заслуживает процедура создания внутренних документов. Здесь нужно уточнить, что в зависимости от управленческой ситуации создание внутренних документов может осуществляться должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения:
- в инициативном порядке;
- в ответ на заранее полученный документ (после его рассмотрения);
- во исполнение поручения (указания) руководства учреждения;
- во исполнение требований законодательных, нормативно-правовых и локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов.
- при подготовке ответов на поступившие в адрес учреждения обращения юридических и физических лиц.
В общем случае процедура подготовки внутренних документов включает:
- определение вида и темы документа (например, справка к проекту штатного расписания);
- подбор информационных материалов (например, документов, ранее поступивших в учреждение);
- определение предварительного варианта структуры документа;
- составление чернового варианта содержания документа;
- редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа;
- оформление проекта документа;
- согласование проекта документа, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;
- представление проекта документа на подпись (утверждение).
При определении вида и темы документа принимаются во внимание:
- функциональное назначение документов, образующих управленческую документацию учреждения;
- информационный повод для письменного обращения к адресату.
Определившись с видом и темой документа (например, предстоит подготовить письмо-запрос в связи с отсутствием в поступившем ранее от деловых партнеров учреждения здравоохранения проекте договора о сотрудничестве некоторых важных сведений), можно приступить к подбору информационных материалов. В рассматриваемом случае к ним, помимо проекта соглашения, следует также причислить материалы деловой переписки по указанному вопросу за определенный период, аналитические документы, отражающие основные результаты договорной работы за последний год, документы, определяющие приоритеты в деятельности учреждения здравоохранения и т.д.
При определении состава информационных материалов следует стремиться к тому, чтобы получить в свое распоряжение достоверную, точную и актуальную информацию. Объем этой информации (количество наименований информационных материалов) должен быть достаточным для ясного и убедительного изложения содержания документа.
Определение предварительного варианта структуры документа следует производить исходя из требований, предъявляемых к структуре соответствующих видов документов. В ряде случаев по соображениям практической целесообразности структура подготавливаемого документа может быть уточнена.
Составление чернового варианта содержания документа следует производить таким образом, чтобы обеспечить его ясность и убедительность. Формируя содержание, необходимо придерживаться заранее определенной структуры документа, а также соответствующего стиля изложения.
Редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа имеют целью выявить и устранить в проекте документа ошибки и неточности, оптимизировать его структуру и стили изложения. Содержание уточненного варианта документа также должно быть надлежащим образом проверено на предмет отсутствия в нем сведений, составляющих охраняемую законом тайну.
Окончательный выверенный проект документа оформляется в соответствии с установленными на этот счет требованиями. Оформление имеет целью обеспечить юридическую силу документа, упростить его изучение, а, в конечном счете, способствовать сокращению сроков принятия управленческого решения, повышению его эффективности.
Согласование проекта документа с заинтересованными сторонами производится для оценки обоснованности его содержания, а также для определения соответствия проекта документа законодательным, нормативно-правовым и локальным актам и ранее принятым управленческим решениям. В необходимых случаях по итогам согласования проект документа уточняется и переоформляется.
Полностью подготовленный проект документа представляется на подпись (утверждение).
Подводя итог об особенностях управления документами в процессе документооборота, следует отметить сроки их подготовки. В общем случае документы исполняются либо в сроки, установленные резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения.
При этом документы, для которых в резолюции или иным аналогичным образом указана конкретная дата исполнения, должны исполняться в указанный срок. Документы, для которых конкретная дата исполнения в резолюции не указана, должны быть исполнены в срок, не превышающий 30 дней с даты резолюции.
Документы, исполняемые в соответствии с резолюцией, имеющие пометку «Срочно», подлежат исполнению в течение 3 дней, а имеющие пометку «Оперативно» - в течение 10 дней с даты резолюции. Наконец, для исполнения документов в связи с поступление в адрес учреждения письменных обращений отводится до 15 дней, за исключением случаев, когда содержание письменных обращений подвергается проверке.
Способы ведения
При организации работы с документами в учреждении здравоохранения предпочтительно используется смешанная форма организации. При смешанной форме организации работы с документами часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль сроков исполнения, изготовление, оперативное хранение) сосредотачивается в отделе документационного обеспечения управления, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
При данном способе ведения документации организуется такая работа с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль их исполнения) проводится для одних массивов документов централизованно (в отделе документационного обеспечения), а для других - децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования: если документ адресован руководству организации, он регистрируется секретарем главного врача, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т.д.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль их исполнения, информационно-справочную работу в структурном подразделении.
В данный момент практически во всех учреждении здравоохранения предпочтительно существует бумажный (неэлектронный) способ ведения документационного оборота. Вся регистрируемая документация фиксируется в определенных журналах и в большинстве случаев представляется в виде бумажных носителей.
В некоторых отделах существует частично электронное ведение документооборота. Например, в отделе документационного обеспечения, с помощью программы электронной регистрации документов ведется контроль исполнения поступающей и внутренней документации. В других отделах существуют свои базы данных: в бухгалтерии, отделе кадров, отделе материально-технического снабжения. В регистратуре поликлиники существует база данных регистрации пациентов по всем приписным участкам. Во многих стационарных и поликлинических отделениях больницы существуют свои базы данных на пациентов, состоящих на диспансерном учете.
Отличия делопроизводства, документооборота и деловых процедур
В сфере производства программного обеспечения в области работы с документами часто употребляются термины «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив», «деловые процедуры» и другое. Как правило, все эти понятия часто используются как синонимы.
В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей даже по самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, уже необходимо создание некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.
Возникает необходимость классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства.
Отличия делопроизводства от документооборота
Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство - это комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления предприятия или организации. Иногда говорят, документационное обеспечение управления является основной функцией делопроизводства.
Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.
Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.
Документооборот - движение документов в рамках документационного обеспечения управления.
Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.
Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках документационного обеспечения управления.
Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
Электронный архив
В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как сканирование распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в базе данных. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».
В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Существует мнение, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота». Этого не может быть, т.к. по сути документооборота документы перемещаются в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.
Делопроизводство и деловые процедуры
Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, процедура прохождение периодического медицинского осмотра работниками сторонних организаций может выглядеть следующим образом:
1. представитель сторонней организации звонит или предоставляет заявку с прилагающимся списком сотрудников в лечебно-профилактическое учреждение для заключения договора на прохождение периодического медицинского осмотра;
2. заключается договор в 2 экземплярах на предоставление данной услуги;
3. выписывается счет на прохождение периодического медицинского осмотра определенной группой лиц;
4. счет передается в бухгалтерию;
5. бухгалтерия получает деньги за предоставленную услугу, что фиксируется в бухгалтерской системе;
6. услуга предоставляется определенной группой специалистов;
7. количество и полнота предоставленных услуг фиксируются службой медицинской профилактики и данные передаются в бухгалтерию;
8. выписывается счет-фактура и накладная на прохождение периодического медицинского смотра;
9. счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.
Отличие делопроизводства от деловых процедур
В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 8 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Деловая процедура может быть устроена и более сложно при наличии формальных отношений.
Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за бизнес или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.
Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Возможно, это связано с тем, что документоведение, как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX века в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т.д.
Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.
Западные системы автоматизации делопроизводства в России
Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):
1. системы workflow (автоматизации деловых процедур);
2. системы groupware (коллективной работы);
3. системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов);
4. системы электронной почты (служат для обмена документами).
Сейчас это деление достаточно условно по причине того, что, например, Lotus Domino объединяет все эти и еще некоторые другие технологии. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, электронной почты, популярность с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2-3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).
1.2 Современный подход к организации документационного обеспечения управления и правовая основа его ведения
Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.
2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.
3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль сроков их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.
4). Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме Единой государственной системы документационного обеспечения управления с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.
5). Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в таком «электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).
Рис. 1. Примерная схема электронного документооборота
В ближайшем будущем (ориентировочно в ближайшие полгода, основываясь на финансовое состояние учреждения) планируется введение внутренней электронной сети по больнице, полный переход на электронный документационный оборот в учреждении (электронная регистрация документов, передача корреспонденции по внутренней сети ответственным исполнителям).
Конечно, полностью перейти на электронную систему документооборота в данный момент не получиться, т.к. еще во многих учреждениях, на предприятиях существует бумажный способ ведения делопроизводства. Но с помощью развития современной техники есть уверенность, что эта проблема будет решаться.
Но с переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно.
Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.
В связи с этим в отделе документационного обеспечения документы в электронной виде создаются на компьютерах, которые могут быть получены по электронной почте. Кроме того, возможен способ перевода документа, поступающего в учреждение в бумажном виде, в электронную форму путем сканирования.
Созданные и полученные из вне документы систематизируются с помощью создания папок с документами. Систематизация может проходить несколькими способами:
- основанная на номенклатуре дел учреждения;
- по географическому признаку;
- по должностному признаку;
- по исполнительности документа определенным должностным лицом, отделом, отделением, учреждением (организацией).
В отделе документационного обеспечения чаще используется систематизация электронных документов путем создания папок по исполнителям документов: у каждого заместителя главного врача, начальника, отдела, заведующего отделением имеется отдельная папка; также имеются папки документов отделений учреждения здравоохранения. Отдельно имеется папка приказов по основной деятельности. По номенклатуре дел созданы папки организаций и учреждений, которым отправляются запросы, ответы на запросы, либо информационные письма.
По окончании календарного года создается архивная папка, куда заносятся вся документация за истекший год.
Одним из основных вопросов, определяющих использование компьютерных технологий в любом учреждении, является надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:
- устойчивого электропитания;
- резервного копирования;
- антивирусной защиты.
Решение первой задачи - это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров (источники бесперебойного питания (ИБП)).
Третье обеспечение сохранности документов в электронной форме - использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.
В конечном счете, для обеспечения нормальной работы компьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимающих минимум времени:
- все время должна работать в фоновом режиме антивирусная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами;
- каждая дискета, диск или флеш-карта, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вирусов.
В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относят:
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
3. ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 года).
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2008 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление делами.
5. Основные правила работы ведомственных архивов.
6. Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный).
Централизованным бюро нормативов по труду разработано достаточное количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:
1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 года
№72);
2. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.09.1993 года №152);
3. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.06.1984 года №189/11-64);
4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).
1.3 Ведение документационного оборота в медицинском учреждении
Одной из особенностей документооборота учреждения здравоохранения является его видовой состав документов, (например, в любом отделе документационного обеспечения учреждения здравоохранения Города Екатеринбурга существует примерно одинаковый состав документов). В первую очередь он связан с медицинской деятельностью учреждения:
1. Распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций:
- Приказы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;
- Приказы Министерства здравоохранения Свердловской области
- Распоряжения Правительства свердловской области;
- Распоряжения главы Города Екатеринбурга;
- Постановления главы Города Екатеринбурга;
- Приказы комитетов и управлений администрации Города Екатеринбурга (отдельно в дело для важности вынесены приказы комитета по здравоохранению при администрации Города Екатеринбурга);
- Приказы главного врача учреждения здравоохранения по основной и административно-хозяйственной деятельности;
- Должностные инструкции отдела документационного обеспечения.
2. Документы рекомендательного характера:
- Решения расширенного заседания коллегии Министерства здравоохранения Свердловской области;
- Решения думы Города Екатеринбурга, решения различных комиссий при администрации Города Екатеринбурга;
- Выступления на врачебных планерках и планерках заместителей главного врача;
- Протоколы аппаратных совещаний, различных комиссий (например, тарификационной комиссии);
- Приглашения и т.д.
3. Письма:
- Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;
- Министерства здравоохранения Свердловской области;
- Учреждений и организаций Свердловской области по вопросам здравоохранения;
- Учреждений и организаций Города Екатеринбурга по вопросам здравоохранения;
- Администрации Города Екатеринбурга;
4. Письма-запросы о деятельности учреждения здравоохранения.
5. Письма-ответы:
- на запросы органов внутренних дел, прокуратуры, федерального суда, мирового суда по поводу нахождения лиц на диспансерном или консультативном учете; на стационарном или амбулаторном лечении; а также статистические данные за какой-либо период по травмам криминального характера, дорожно-транспортным происшествиям, по освидетельствованию лиц, управляющих транспортными средствами;
- на запросы предприятий по производственным травмам;
- по обращениям и жалобам граждан личного характера.
Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.
С учетом объема документопотоков и их цикличности организуется вся работа отдела документационного обеспечения: определен количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами оргтехники.
В учреждение часто приходит корреспонденция, которая не вскрывается: имеющая гриф «Лично», адресованная общественным организациям (например, профсоюзному комитету учреждения), а также должностным лицам, имеющим доступ к секретной информации или информации ограниченного пользования. К ним относятся врачи-специалисты (психиатры, наркологи, фтизиатры, дерматовенерологи, инфекционисты, онкологи), судебно-медицинские эксперты, главный бухгалтер, начальник материально-технического снабжения, начальник отдела по гражданской обороне и мобилизационной работе и специалист данного отдела по бронированию медицинских работников.
Практически в каждом структурном подразделении имеется доступ к секретной информации или информации ограниченного доступа, поэтому сотрудники данный подразделений при поступлении на работу в учреждение подписывают соглашение о неразглашении врачебной тайны.
2. Характеристика Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница и анализ документационного оборота в учреждении
2.1 Общая характеристика учреждения Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница
Областная детская клиническая больница №1 была открыта в 1957 году. История больницы складывалась из нескольких периодов. В феврале 1957 года - стационар больницы насчитывал сначала 15, а затем 50 коек для детей с соматическими заболеваниями разного профиля. Размещалась больница в поселке «Ромашка» на берегу озера Балтым в небольшом деревянном корпусе.
Рис. 2. Главный корпус ГУЗ ОДКБ №1
В 1964 году была открыта областная детская консультативная поликлиника, в 1967 - во вновь выстроенных кирпичных корпусах больницы открыты первые в области специализированные детские отделения соматического профиля на 170 коек. В 1979 году закончено строительство нового корпуса Областной детской клинической больницы, где выделены специализированные отделения соматического профиля и впервые на Урале открыты специализированные хирургические отделения. В 1994-1998 гг. пущены в строй еще 2 новых лечебных корпуса больницы, в которых размещаются детский онкогематологический центр, лабораторные, диагностические и соматические отделения.
C мая 2005 г. по январь 2007 г. по немецкому проекту проводилось строительство нового корпуса Центра детской онкологии и гематологии общей площадью 8500 кв. м в соответствии с современными международными требованиями, предъявляемыми к помещениям, предназначенным для оказания высокотехнологичной медицинской помощи, включая трансплантацию гемопоэтических стволовых клеток. Открытие нового корпуса состоялось 3 февраля 2007 года. В состав центра входят 4 клинических отделения, рассчитанные на 87 коек, в том числе 6 реанимационных и 6 трансплантационных. Создан уникальный лабораторный комплекс, состоящий из 5 лабораторий.
ОДКБ №1 сегодня - это крупный детский многопрофильный больничный комплекс, оснащенный современным диагностическим и лечебным оборудованием, в котором оказывают специализированную медицинскую помощь детям Свердловской области, Уральского федерального округа и других субъектов Российской Федерации.
Возглавляет ОДКБ №1 главный врач, кандидат медицинских наук, заслуженный врач РФ Боярский Сергей Николаевич.
ОДКБ №1 является медицинским учреждением, имеющим лицензию Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития №ФС-99-01-005595 от 04.09.2009 г. 5Б - самой высокой категории в педиатрии и лицензию №ФС-99-01-005302 от 30.04.2009 г. на проведение высокотехнологичной медицинской помощи больным с онкологическими и гематологическими заболеваниями, трансплантацию органов и тканей.
Пять лет подряд больница награждается дипломом Ассоциации детских больниц «ЛУЧШАЯ ДЕТСКАЯ БОЛЬНИЦА РОССИИ». В больнице работают 309 высококвалифицированных врачей, из них 50 имеют ученую степень (кандидаты и доктора наук). 70% врачей имеют высшую квалификационную категорию. Ежегодно в больнице проходят лечение 12000 детей, выполняется 3000 хирургических операций, более 80000 детей получают консультации в поликлинике. Многие отделения больницы являются уникальными.
На базе ОДКБ г. Екатеринбурга ежегодно проводятся неонатологические, хирургические, неврологические и другие специализированные конференции для детских врачей Уральского федерального округа. Сотрудники больницы принимают активное участие в зарубежных и отечественных научно-практических конференциях, съездах и симпозиумах.
ОДКБ - это:
· высокая компетентность специалистов;
· современные методы лабораторной, функциональной, ультразвуковой, рентгенологической, радиологической, рентгенкомпьютерной и магниторезонансной диагностики;
· консультативные приемы высококвалифицированных специалистов;
· база шести кафедр Уральской государственной медицинской академии;
· уникальные хирургические технологии;
· все виды современного обезболивания;
· единственные в Уральском регионе детский онкогематологический центр, отделение хирургии новорожденных детей, урологии, торакальной хирургии, отделение детского диализа (Рис. 3).
В составе ОДКБ:
· 22 лечебных отделения на 564 койки, из них 3 реанимационных отделения на 30 коек
· поликлиника на 250 посещений в смену, где ведут прием 79 специалистов по 24 специальностям
· амбулаторное отделение раннего возраста по адресу ул. 8-е Марта, 1
· отдел функциональной, лучевой, эндоскопической диагностики, лабораторный отдел, отдел клинической иммунологии, лабораторный отдел онкоцентра
· оснащенные высокотехнологичным оборудованием операционный блок, отделение переливания крови, централизованное стерилизационное отделение
· пансионат, магазин, столовая
Рис. 3. Детский онкогематологический Центр
Специализированные центры ОДКБ
· областной реанимационно-консультативный центр для новорожденных детей;
· областной реанимационно-консультативный центр для детей старше одного месяца;
· областной центр клинической иммунологии;
· областной уронефрологический центр;
· областной центр для детей с эндокринологической патологией;
· областной центр эпилепсии и пароксизмальных состояний;
· областной центр детской гастроэнтерологии и гепатологии;
· областной детский кардиологический центр;
· областной детский ревматологический центр;
· межрегиональный центр детской онкологии и гематологии
Государственное учреждение здравоохранения Областная детская клиническая больница является многопрофильным лечебно-профилактическим учреждением, осуществляющим диагностику, лечение, профилактику и реабилитацию заболеваний и другую медицинскую и медико-социальную деятельность в соответствии с нормативными актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Фонда обязательного медицинского страхования, утвержденными в установленном порядке инструкциями, методиками и протоколами ведения больных. Право на осуществление определенных видов деятельности удостоверяется лицензией.
Учреждение обеспечивает оказание медицинских услуг населению в соответствии с муниципальным заказом, государственными, территориальными и страховыми программами.
Вспомогательные лечебно-диагностические подразделения:
- Клинико-диагностическая лаборатория;
- Бактериологическая лаборатория;
- Лаборатория клинической иммунологии;
- Отделение лучевой диагностики;
- Кабинет эндоскопических исследований;
- Отделение функциональной диагностики.
Областная детская клиническая больница строит свои отношения с другими учреждениями, предприятиями, организациями и гражданами во всех сферах деятельности на основе договоров. В своей деятельности Областная детская клиническая больница учитывает интересы потребителей, обеспечивает качество работ, услуг.
Цены (тарифы) на оказываемые учреждением платные услуги определяются в соответствии с правовыми актами органов местного самоуправления.
Основными обязанностями учреждения являются:
1. Планирование и осуществление деятельности, обеспечивающей первоочередное выполнение Государственного заказа на оказание медицинской помощи населению Города Екатеринбурга, участие в реализации целевых программ на муниципальном, уровне субъекта и федеральном уровнях.
2. Прохождение в установленном порядке лицензирование для участия в выполнении Государственного заказа и программ обязательного и добровольного медицинского страхования.
3. Планирование и анализ деятельности Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница, проведение анализа показателей заболеваемости, инвалидности и смертности населения Города Екатеринбурга.
4. Осуществление эффективного использования средств, полученных из источников финансирования учреждения.
5. Несение ответственности в пределах предоставленных полномочий за нарушение договорных, кредитных, расчетных обязательств, правил хозяйствования, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
6. Проводить возмещение ущерба, причиненного нерациональным использованием земли и других природных ресурсов, загрязнением окружающей среды, нарушением правил безопасности производства, санитарно-гигиенических норм и требований по защите здоровья работников.
7. Обеспечивать своих работников безопасными условиями труда и нести ответственность в установленном порядке за вред, причиненный работнику увечьем, профзаболеванием либо иным повреждением здоровья, связанным с исполнением им трудовых обязанностей.
8. Нести ответственность в установленном порядке за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и других).
9. Предоставлять в вышестоящую организацию необходимые статистические и сметно-финансовые документы в полном объеме по утвержденным законодательством формам и по всем видам деятельности.
10. Согласовывать с вышестоящей организацией структуру учреждения.
11. Самостоятельно, либо путем заключения договора на бухгалтерское обслуживание со специализированным учреждением, осуществлять оперативный бухгалтерский учет результатов производственной, хозяйственной и иной деятельности, вести статистическую и бухгалтерскую отчетность, предоставлять отчеты о результатах деятельности в порядке и сроки, установленные Вышестоящей организацией, законодательством Российской Федерации.
12. Реализовать платные работы и услуги по ценам и тарифам, установленным комитетом по ценам, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Областная детская клиническая больница работает в рамках Приоритетного национального проекта «Здоровье».
Основными целями национального проекта в здравоохранении являются:
- Укрепление здоровья населения России, снижение уровня заболеваемости, инвалидности, смертности.
- Повышение доступности и качества медицинской помощи.
- Укрепление первичного звена здравоохранения, создание условий для увеличения объема оказания медицинских услуг на догоспитальном этапе.
- Развитие профилактической направленности здравоохранения.
- Удовлетворение потребности населения в высокотехнологичных видах медицинской помощи.
Основные направления Приоритетного национального проекта:
- Развитие первичной медицинской помощи.
- Подготовка и переподготовка врачей общей (семейной) практики, участковых врачей - терапевтов и педиатров.
- Увеличение заработной платы медицинским работникам первичного звена, фельдшерско-акушерских пунктов и отделений скорой медицинской помощи.
- Укрепление материально-технической базы диагностической службы первичной медицинской помощи, скорой медицинской помощи.
- Профилактика ВИЧ-инфекции, гепатитов В, С, выявление и лечение больных с вирусом иммунодефицита.
- Дополнительная иммунизация населения в рамках национального календаря прививок.
- Введение новых программ обследования новорожденных детей.
- Дополнительная диспансеризация работающего населения.
- Оказание медицинской помощи женщинам в период беременности и родов в государственных и муниципальных учреждениях здравоохранения.
Обеспечением населения высокотехнологической медицинской помощью является:
- Увеличение объема оказания высокотехнологичной медицинской помощи.
- Строительство новых центров высоких медицинских технологий, подготовка для этих центров высококвалифицированных врачей, средних медицинских работников.
За 2009 год закуплено необходимое дополнительное медицинское оборудование для межтерриториального неонатального центра, что позволяет оказывать качественную специализированную помощь новорожденным города и 12 районов области. Приобретен электроэнцефалограф - анализатор, до этого времени отсутствующий в детской больнице, обновлено устаревшее физиотерапевтическое оборудование, и лабораторное оборудование.
Таблица 1
Наименования исследований
2008 г.
2009 г.
Урографические исследования
67
85
Эндоскопические исследования
293
433
УЗИ - исследования
6813
11002
Лабораторные исследования
126 119
235 212
Электроэнцефалографические исследования
С марта 2009 г. - 67 исследований
2.2 Совершенствования электронного документооборота
В данном разделе рассмотрена методика и специфика расчета экономической эффективности.
В основе описания экономической эффективности лежат сопоставление существующего в внедряемого технологических процессов.
В данном случае под существующим процессом подразумевается та методика занесения в базу данных, которую использовал бы бухгалтер, если не было бы автоматизированного решения задачи.
Бухгалтеру необходимо было бы брать накладные и счета-фактуры в договорном отделе и вручную заносить информацию из этих документов в бухгалтерскую программу. Хотя штат бухгалтерии невелик, эта работа всё равно занимает значительное количество времени. С помощью автоматизации эта выполняется за несколько минут.
Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.
В дальнейшем будем понимать под экономической эффективностью меру соотношения затрат и результатов функционирования.
Экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих:
- прямой эффект;
- косвенный эффект.
Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.
Косвенный эффект характеризуется увеличением прибыли, привлечением большего числа покупателей, снижением затрат на сырьё и материалы.
К трудовым показателям относятся следующие:
1. абсолютное снижение трудовых затрат ( Т)
Т=T2-T1 (1)
Где Т1-трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;
Т2-трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту;
2. коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К)
К=Т/Т2 *100% (2)
3. индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (Y):
Y=T1/T2. (3)
На рынке автоматизированных систем для крупных организаций и финансово-промышленных групп на сегодня можно выделить два основных субъекта: это рынок автоматизированных банковских систем (АБС) и рынок корпоративных информационных систем промышленных предприятий. Не смотря на сильную взаимосвязь этих двух рынков систем автоматизации, предлагаемые на них решения, пока еще не достаточно интегрированы между собой, чего следует ожидать в недалеком будущем. Создавая свои отделы и управления автоматизации, предприятия и банки пытались обустроиться своими силами. Однако периодическое «перетряхивание» инструкций, сложности, связанные с разными представлениями пользователей об одних и тех же данных, непрерывная работа программистов по удовлетворению все новых и новых пожеланий отдельных работников и как следствие - недовольство руководителей своими программистами несколько остудило пыл как тех, так и других. Итак, первый подход к решению этой проблемы сводился к проектированию «снизу-вверх». В этом случае, при наличии квалифицированного штата программистов, вполне сносно были автоматизированы отдельные, важные с точки зрения руководства рабочие места. Общая же картина «автоматизированного предприятия» просматривалась недостаточно хорошо, особенно в перспективе. Быстрый рост числа акционерных и частных предприятий и банков позволил некоторым компаниям увидеть здесь будущий рынок и инвестировать средства в создание программного аппарата для этого растущего рынка. Из всего спектра проблем разработчики выделили наиболее заметные: автоматизацию ведения бухгалтерского аналитического учета и технологических процессов (для банков это в основном - расчетно-кассовое обслуживание, для промышленных предприятий - автоматизация процессов проектирования и производства, имеется в виду не конкретных станков и т.п., а информационных потоков). Учитывая тот факт, что ядром АИС безусловно является аппарат, обеспечивающий автоматизированное ведение аналитического учета, большинство предприятий начали с детальной проработки данной проблемы. Системы были спроектированы «сверху», т.е. в предположении, что одна программа должна удовлетворять потребности всех пользователей.
К единовременным затратам разработчика относятся затраты на теоретические исследования, постановку задачи, проектирование, разработку алгоритмов и программ, отладку, опытную эксплуатацию, оформление документов.
В смету затрат на разработку ПО включаются:
материальные затраты;
основная и дополнительная зарплаты;
отчисления на социальные нужды;
стоимость машинного времени на подготовку и отладку программ;
стоимость инструментальных средств;
накладные расходы.
Таблица 2. Содержание стадий разработки программного обеспечения
Стадии
Содержание работ
Трудоемкость
дни
%
Техническое задание
Изучение и анализ предметной области, изучение и анализ области внедрения, работа с консультантами, постановка задачи, составление и согласование технического задания с руководителем.
20
13,33
Эскизный проект
Построение концептуальной модели системы, описание входных и выходных данных, способов их преобразования. Разработка структур данных.
25
20,00
Технический проект
Разработка технического проекта. Построение структуры классов и определение способов их взаимодействия.
25
20,00
Рабочий проект
Написание программ, утилит и дополнительных модулей информационной системы, отладка программного обеспечения, тестирование.
60
33,34
Внедрение
Разработка справочной и технической документации, подготовка и защита отчета. Регистрация.
20
13,33
Итого:
150
100
Материальные затраты.
Под материальными затратами понимают стоимость всех материалов, использующихся в процессе разработки и внедрения ПО (в том числе стоимость бумаги, дискет, картриджа или красящей ленты и прочих материалов) в действующих ценах.
В процессе работы использовались материалы и принадлежности, представленные в таблице 3.
Таблица 3. Материалы и принадлежности, использованные в процессе разработки
Наименование
Количество, шт.
Цена, руб.
Стоимость, руб.
Дискеты
5
14
70
Бумага
400
0,4
160
Ватман
5
10
50
Ручка
2
5
10
CD-RW диск
2
30
60
Папка
2
15
30
Картридж
1
150
150
Итого:
530
Основная и дополнительная заработные платы
Основная заработная плата при выполнении проекта включает зарплату всех сотрудников, принимающих непосредственное участие в разработке ПО. В данном случае необходимо учитывать основные зарплаты разработчика (студента), руководителя дипломного проекта, консультанта по экономической части. Таким образом, основная заработная плата Зосн при выполнении рассчитывается по формуле:
, (4)
где Зср.дн.j - среднедневная зарплата j-го сотрудника, руб./день; Тоб.j - общая трудоемкость проекта j-го сотрудника, дни; n - количество сотрудников, принимающих непосредственное участие в разработке ПО.
Основная зарплата разработчика определена из расчета 7000 руб. в месяц при среднем количестве рабочих дней, равных 20:
. (5)
Дополнительная заработная плата равна 10% от основной:
.
Итого основная и дополнительная заработная плата составляют:
.
Отчисления на социальные нужды.
Отчисления на социальные нужды составляют на сегодняшний день 26% от общего фонда заработной платы, следовательно:
.
Стоимость машинного времени на подготовку и отладку программ.
Стоимость машинного времени Зомв зависит от себестоимости машино-часа работы ЭВМ СМЧ, а также времени работы на ЭВМ ТЭВМ, и включает амортизацию ЭВМ и оборудования, затраты на электроэнергию, зарплату обслуживающего персонала.
Себестоимость машино-часа ЭВМ и принтера равны соответственно:
,
.
Время работы на ЭВМ и принтере равны соответственно:
.
Затраты на оборудование.
,
где АМ - амортизационные отчисления, руб.; Оф - стоимость ЭВМ и оборудования, руб.; Нам - норма амортизации, %; Тм - время использования оборудования, дни
Затраты на электроэнергию.
,
Затраты на обслуживающий персонал.
Данный вид затрат отсутствует.
Таким образом, стоимость машинного времени на подготовку и отладку программ равно: .
Стоимость инструментальных средств.
Стоимость инструментальных средств включает стоимость системного программного обеспечения, использованного при разработке проекта в размере износа за этот период. Расчет производить аналогично расчету амортизационных отчислений оборудования, представим его в таблице 4.
Таблица 4. Стоимость системного программного обеспечения
Программное обеспечение
Стоимость, руб.
MS WINDOWS 2000 Prof
2420.00
Delphi 7
12400.00
Microsoft Office XP Professional
6311.00
Итого:
21131
Затраты на амортизацию инструментальных средств:
руб.
Расчет стоимости машинного времени
;
руб./ч.
Накладные расходы.
Накладные расходы составляют 30% от основной заработной платы разработчиков ПО, а значит:
.
Итак, смета затрат на разработку приведена в таблице 5.
Таблица 5. Смета затрат на разработку ПО
Элемент затрат
Стоимость, руб.
Материальные затраты
530.00
Основная и дополнительная зарплата
57750
Отчисления на социальные нужды
15015
Оплата машинного времени
1652,18
Стоимость инструментальных средств
1454,56
Накладные расходы
16245
Итого:
94975,22
2.3 Анализ документационного оборота в ГУЗ Областная детская клиническая больница
Основным направлением отдела документационного обеспечения при организации документационного оборота является информационное обеспечение аппарата управления учреждения здравоохранения.
Отдел является структурным подразделением учреждения здравоохранения и непосредственно подчиняется заместителю главного врача по медицинскому обслуживанию населения района.
Отдел документационного обеспечения имеет круглую печать с обозначением наименования учреждения здравоохранения и штамп с полным наименованием учреждения с почтовым адресом и контактными телефонами.
Основной задачей отдела документационного обеспечения является организация и осуществление грамотного делопроизводства, документооборота и архивного дела в учреждении здравоохранения.
Отдел документационного обеспечения в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
1. Обеспечение организации делопроизводства в учреждении здравоохранения в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива в учреждении здравоохранения;
2. Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
3. Осуществление контроля своевременного прохождения, исполнения и качественного оформления документов, анализ исполнительской дисциплины;
4. Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности учреждения здравоохранения, их оперативное хранение, а также организация работы экспертной комиссии по экспертизе документов, в том числе подведомственных учреждениях здравоохранения;
5. Организация методической помощи в работе с документами, в том числе и нижестоящих учреждениях здравоохранения;
6. Обеспечение режима доступа и использования документной информации;
7. Для выполнения возложенных функций в отделе документационного обеспечения предусмотрены следующие должности:
- секретарь главного врача;
- секретарь-стенографистка;
- секретарь-машинистка;
- делопроизводитель.
Проанализируем процесс формирования документооборота Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница: документооборот состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (главным врачом, заместителями главного врача, врачами-специалистами, заведующими отделениями, начальниками отделов и т.д.) и пунктами технической обработки документов: отделом документационного обеспечения управления.
Поступающий в Областную детскую клиническую больницу документы образуют поток входящей корреспонденции, которая проходит необходимые стадии обработки (поступление документации; регистрация или отправка поступившей документации: почтой, по факсимильной и электронной связи, лично на руки; передача документации на рассмотрение руководства: главного врача или его заместителей; передача документов непосредственным исполнителям или в подразделения; ведение контроля исполнения документов).
В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.
Кроме того, в организации циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы, - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.
Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.
Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этого организуется вся работа отдела документационного обеспечения, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами оргтехники.
Для передачи документов учреждения используются: телефон, факсимильные аппараты, компьютеры. В некоторых случаях информация поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, на персональные компьютеры, минуя отдел документационного обеспечения. Одним из сдерживающих факторов массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции являются проблемы юридической силы корреспонденции. Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретают важнейшее значение для всей организации документооборота.
Обработка поступивших документов проводится в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни.
Корреспонденция, не вскрывающаяся при поступлении и обработке, сразу же сортируется по адресатам. При распределении документации по исполнителям для большинства документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. Делопроизводитель или секретарь главного врача самостоятельно распределяет документы на потоки - для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При распределении документов учитывается:
- важность содержания;
- вид документа: закон, распоряжение, приказ, письмо, отчет и т.д.;
- сложность и новизна поставленных вопросов;
- авторство, т.е. общественное положение лица - автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
- реальная срочность исполнения документа.
Главный врач, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае, отдел документационного обеспечения должен быть уведомлен, кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документа.
Главный врач не должен задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (в исключительных случаях - на следующий день) возвращены в отдел документационного обеспечения.
В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, а также средствами оргтехники. Исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.
Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности, например, при группировании различных опросов, отчетов, заявлений, жалоб граждан, других документов. Но в отделе данная последовательность составления дел обычно не применяется.
Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.
В отделе документационного обеспечения создается своя номенклатура дел, которая составляется на следующий год в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается главным врачом и приобретает статус нормативного акта. Утвержденная номенклатура дел в отделе действует в течение года. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный главным врачом, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный делопроизводителем и архивариусом Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница, является документом постоянного срока хранения организации.
Передача документов в архив
Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности учреждения здравоохранения, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени происхождения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
В своей практической деятельности архивы органа или учреждения здравоохранения руководствуются законодательством Российской Федерации, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Федеральной архивной службы России, положениями об архивах учреждения здравоохранения.
Архивы учреждения здравоохранения хранят документы аппарата указанных органов, а также организаций - предшественников.
В архивы учреждения здравоохранения передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
После окончания делопроизводственного года (оперативного хранения документов в отделе документационного обеспечения) к номенклатуре дел отделом документационного обеспечения (делопроизводителем) составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:
- дела со сроками хранения до 10 лет;
- дела со сроком хранения свыше 10 лет;
- дела со сроком хранения «постоянно».
К ним так же относятся «переходящие» дела и дела, сроки хранения которых определены не окончательно, - «с отметкой ЭПК».
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в отделах, других структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Прием и регистрация обращений граждан
Прием и регистрация обращений граждан осуществляется одним из сотрудников отдела документационного обеспечения. В случае поступления документа непосредственно в какое-либо структурное подразделение учреждения здравоохранения он должен быть передан в отдел документационного обеспечения или соответствующему ответственному лицу для регистрации.
При поступлении повторных обращений граждан им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого документа. В верхнем правом углу повторных обращений и на карточках делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Работа с документами для служебного пользования
Гриф «Для служебного пользования» ставится на отдельных документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.
Документы (издания) с грифом «Для служебного пользования»:
Необходимость проставления грифа «Для служебного пользования» определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Документы (издания) с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
Уничтожение дел, документов с грифом «Для служебного пользования» происходит в том случае, если они утратили практическое значение и не имеют исторической ценности.
3. Оценка эффективности реализации проекта совершенствования электронного документооборота
3.1 Проблемы, существующие в отделе документационного обеспечения
Обучение и повышения квалификации работников
В отделе документационного обеспечения работают специалисты со следующим образованием:
- среднее специальное юридическое образование с незаконченным высшим образованием по государственному и муниципальному управлению (опыт работы в данном учреждении - 7 лет);
- среднее техническое образование по обслуживанию электронно-вычислительных машин (опыт работы в данном учреждении - 3,5 года). Специалист начал обучение по среднему специальному образованию «Государственное и муниципальное управление»;
- среднее специальное образование по специальности «Социальный работник» (специалист временно принятый на период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком до трех лет) (опыт работы 0,7 года).
Делая вывод из вышесказанного, можно сказать, что работа в отделе документационного обеспечения строится в основном не на базовых знаниях, а на опыте работы. У большинства работников отдела существует необходимость пройти повышение квалификации по специальности «Делопроизводство и документооборот на предприятии».
По договоренности с руководством учреждения здравоохранения данная проблема решаема. В декабре 2009 года один специалист прошел повышение квалификации по данной специализации.
Отсутствие качественного контроля деятельности отдела;
Около семи лет назад, когда создавался отдел документационного обеспечения, должностной инструкцией были предусмотрены следующие должности (таблица 6).
Таблица 6. Список должностей, предусмотренных должностной инструкцией
Структурное подразделение
Наименование должности
Количество должностей
Основание
1
2
3
4
Отдел документационного обеспечения
Заведующий канцелярией - начальник отдела
0,25
п. 1.1.11 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165
Канцелярия
Секретарь главного врача
1,00
Вместо 1,00 (одной) должности секретаря - машинистки п. 1.1.13 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165
Делопроизводитель
0,50
п. 1.1.12 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165
ИТОГО:
1,75
Машбюро
Секретарь - машинистка
1,00
п. 1.1.13 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165
Начальник документационного отдела фактически совмещал должности заведующего канцелярией, делопроизводителя и секретаря главного врача. В машбюро 2 ставки - секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка, а также оператор копировальных и множительных машин и 2 архивариуса. В связи с частой сменой работников в отделе возникла сложная ситуация. Работник в должности начальника документационного отдела перевелся в отдел кадров, а на его месте остался секретарь главного врача с совмещением должности делопроизводителя. Фактически отдел остался без начальника. Не ведется отчетность по ведению документационного оборота, нет качественного контроля по ведению документации. Хотя документационный отдел и подчиняется заместителю главного врача по организационно-методической работе, он не в состоянии вести качественный контроль работы отдела.
К тому же в связи с сокращением в отделе остались следующие должности:
- секретарь главного врача 1,0 ставка;
- секретарь-машинистка 1,0 ставка;
- секретарь-стенографистка 1,0 ставка;
- делопроизводитель (0,5 ставки);
- архивариус 1,0 ставка.
В начале года главным врачом Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница было подано ходатайство о пересмотре штатного расписания отдела документационного обеспечения со следующими данными:
- Вывести из штатного расписания общебольничного персонала 1,0 штатную единицу секретаря.
- Ввести в штатное расписание общебольничного персонала 1,0 штатную единицу секретаря-машинистки.
- Утвердить в штатном расписании общебольничного персонала следующие штатные единицы:
- Секретарь-машинистка - 2,0 штатные единицы.
В итоге получается следующее штатное расписание (таблица 7):
Таблица 7. Список должностей по штатному расписанию
1
Секретарь-машинистка
4 разряд
2,0
2,0
2
Секретарь-стенографистка
5 разряд
1,0
1,0
3
Делопроизводитель
3 разряд
1,0
1,0
Должность заведующего архивом теперь относится к отделу статистической информации.
В связи с этим общий контроль за отделом условно переходит секретарю главного врача, у которого самый большой объем работы, самая нервная и ответственная работа, а оклад остается таким же, как у секретаря-машинистки.
Трудности в переходе на электронную систему документационного обеспечения управления.
В настоящее время многие организации перешли на электронную систему документационного обеспечения управления. В Государственном учреждении здравоохранения Областная детская клиническая больница этому препятствуют несколько причин. Среди них такие, как финансовые и технические трудности в оборудовании средствами компьютерной техники, лицензирование компьютерных программ, а также некоторая боязнь полного перехода на электронную систему документооборота.
Но после улучшения финансовой ситуации учреждения планируется установка внутренней компьютерной сети и переход на электронную систему документационного обеспечения управления. Перехода на полную электронную систему документооборота не получится, т.к. некоторая часть документов только в печатном виде имеет юридическую силу.
Заключение
Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами учреждения здравоохранения, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение.
Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть документально зафиксированы, чтобы определять требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами. Особое внимание следует уделять другим информационным системам и правилам (стратегиям, политикам), применяемым внутри учреждения, чтобы сохранять корпоративную целостность среды управления информацией.
Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официальная документация, определяющая порядок анализа и оценки документов, на основе которой принимают решения о включении документов в систему управления документами и их хранении там, должна быть подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству.
Правила создания документов и данных о документах и их включения в систему управления документами должны быть внедрены в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.
Долгосрочное планирование деловой деятельности и меры в случае непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что документы, важные для продолжительного функционирования организации, защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости.
Библиографический список
1. Конституция Российской Федерации. 1993 г.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1 - 2.
3. Трудовой Кодекс Российской Федерации. 2002 г. С изменениями, 2007 г.
4. Федеральный закон Российской Федерации от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» с изменениями.
5. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 №2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации».
6. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
7. Федеральный Закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2005 №125-ФЗ.
8. Федеральный закон Российской Федерации от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании». Стандарт по оптимизации процесса документирования.
9. Федеральный закон Российской Федерации от 20.02.1995 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Утратил силу с 27.07.2007.
10. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2007 №149-ФЗ.
11. Федеральный закон Российской Федерации «О персональных данных» от 27.07.2007 №152-ФЗ. Вступил в силу с 16.10.2007 года.
12. Закон Российской Федерации от 25.10.1991 №1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями).
13. Закон Российской Федерации от 23.09.1992 №5520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» с изменениями.
14. Закон Российской Федерации от 01.06.2006 №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
15. Постановление Совмина-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г. №191.
16. Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного Герба РФ» с изменениями.
17. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 №1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
18. Постановление Госстандарта России от 30.03.99 №97. Введен в действие с 1 января 2000 г.
19. Федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002-2010 гг.)
20. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ 7.70 - 2004. Система стандартов по информационному, библиотечному и издательскому делу. Вступил в силу с 1994 года.
21. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
22. ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Издательство стандартов, 1998.
23. ГОСТ Р 1.5 - 2002. «Стандарты. Общие требования к построению изложения, оформлению, содержанию и обозначению».
24. ГОСТ Р 6.30-2004. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
25. ГОСТ Р 1.0-2005 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения». Правила применения национальных стандартов.
26. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2008. Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Управление документами. Общие требования». Дата введения 2008-07-01.
27. Приказ Федерального агентства Российской Федерации по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2008 г. №28-ст «Национальный стандарт Российской Федерации. Управление документами». Введен с 01 июля 2008 г. впервые.
28. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2008 №1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Зарегистрирован в Минюсте №10194 от 27.09.2008. Вступил в действие с 23.11.2008 г.
29. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Главное архивное управление при Совете Министров СССР. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). М., 1991. Действие прекращено в 2006 г.
30. «Типовой регламент внутренней организации федерального органа исполнительной власти». Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2006 №452 (редакция от 15.10.2008).
31. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приказ министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2006 №536. Зарегистрирована в Минюсте 27.01.2007 №7418.
32. «Унификация текстов управленческих документов». Методические рекомендации. ДР191-98.
33. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Дата введения 1 июля 1994 года.
34. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. ВНИИДАД, М. 2000.
35. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. М. 2000.
36. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Постановление Минтруда Российской Федерации от 25.11.94 №72. - М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995.
37. Расчет численности персонала службы документационного обеспечения управления. Ежеквартальный журнал «Делопроизводство» №4, 2007 г.
38. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
39. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. М., 2002, 152 с.
Размещено на Allbest.ru