Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА
Доцент Бабич Б.П.
ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
(курс лекций)
2003
СОДЕРЖАНИЕ
ТЕМА 1 Введение в курс теории организации
1. Понятие организации и организационного эффекта.
2. Предмет и метод теории организации.
3. Место теории организации в системе научных знаний.
ТЕМА 2 Научные подходы к изучению организации, использованные в теории организации
1. Общая теория систем.
2. Кибернетика
3. Классификация систем.
4. Общее и особенное в научном подходе теории организации.
5. А.А.Богданов – основоположник организационной теории.
ТЕМА 3 Социальные системы и организации
1. Социальные системы.
2. Сущность, признаки организаций.
3. Основные виды организаций (классификация).
4. Основные типы организационных структур.
5. Факторы, определяющие характер организации.
6. Системный подход к формированию организационных структур.
Тема 4 Самоорганизация в природе и обществе
Тема 5 Общие законы организации
3. Закон синергии.
4. Закон самосохранения организации.
5. Закон развития организации.
6. Закон единства анализа и синтеза.
7. Закон композиции и пропорциональности.
8. Закон информированности – упорядоченности.
9. Взаимосвязь законов организации в природе и обществе.
Тема 6 Организационная структура, принципы структуризации
Тема 7 Динамика организации. Принципы процессуализации.
1. Динамика организации
2. Организация коммуникационных процессов
3. Процессы управления конфликтами
4. Принципы процессуализации.
Тема 8 Управление организационным совершенствованием. Принципы рационализации.
Тема 9 Организационная культура
Тема 10 Субъекты и объекты организационной деятельности
Список литературы
ТЕМА 1
Введение в курс теории организации
Вопросы:
1. Понятие организации и организационного эффекта.
2. Предмет и метод теории организации.
3. Место теории организации в системе научных знаний.
1. Понятие организации и организационного эффекта
Термин организация означает устройство, упорядочение, сочетание, соединение кого-либо или чего-либо в единое целое. Организация предполагает внутреннюю упорядоченность частей целого, как средство достижения поставленной цели.
Окружающий мир можно представить как пересечение двух огромных систем: естественной (природной) и искусственной - социальной (общество). Их пересечение образует экономическую систему, в которой природные ресурсы превращаются в средства существования для членов общества.
Общество
Природа
Производство
Природа, как совокупность живых и неживых компонентов, под действием естественных законов становится внутренне организованной системой, саморегулируемой, осуществляющей свое сбалансированное, непрерывное развитие. Общество и экономика являются социальными системами, обязательными и главными компонентами которых являются люди. Это - искусственные системы, созданные умом, трудом и опытом человека.
Человек является существом общественным, социальным. Будучи существом мыслящим, ставящим перед собой определенные цели, он осознал преимущества общественного существования и деятельности.
Созданные им искусственные системы обладают организационным эффектом, свойством синергизма, которое заключается в том, что результат деятельности хорошо организованного коллектива значительно выше, чем суммарный результат деятельности ее участников, действующих автономно. Разность между этими результатами и составляет системный эффект или эффект организованного коллектива.
Социальные системы есть целенаправленные системы: деятельность всех ее участников подчинена достижению общей цели организации, каждый человек, вступая в организацию, становится элементом этой системы. Тем самым он поступается определенными свободами в своем поведении в обмен на дополнительный результат своей деятельности в виде части общего системного дохода.
Поэтому исторически происходит развитие социальных систем в сторону их укрупнения или объединения с помощью более простых связей социальных и экономических. В экономике происходит постоянный процесс обобществления труда, т.е. создания все более крупных, объединенных экономических систем, с одновременным разделением труда, т.е. выделением отдельных предприятий, их подразделений, специализирующихся на отдельных частях производственных процессов или производстве отдельных видов продукции или услуг.
Системный эффект образуется под влиянием следующих факторов:
1. Объединение усилий и взаимодействие в процессе общего труда позволяет выполнять такие работы, которые отдельный малый коллектив или отдельный исполнитель не мог бы выполнить вообще или выполнял бы длительное время с большими затратами труда, т.е. неэффективно.
2. Объединенный труд создает возможность разделения труда, выделения специализированных рабочих мест и подразделений, труд в которых более производителен, а это, в свою очередь, повышает эффективность всей организации.
3. В объединенном коллективе происходит постоянный обмен опытом, идеями, что поднимает возможности каждого исполнителя на более высокий уровень.
4. Только в крупных организациях может быть эффективно использовано прогрессивное высокопроизводительное оборудование и технологии.
5. Крупные организации могут создавать свои научно-экспериментальные подразделения и институты, прогнозирующие развитие предприятия, совершенствующие его продукцию и производственный потенциал.
6. С укрупнением предприятий и их объединением повышается их устойчивость и эффективность функционирования в рыночных условиях, т.к. при этом ненадежные рыночные связи заменяются организационными внутрипроизводственными или межпроизводственными, увеличивается их информационный потенциал и снижаются трансакционные издержки, связанные с использованием рынка.
Организацию рассматривают как единство состояния и процесса:
Организационные отношения - это взаимодействие или противодействие между элементами организации внутри и вне ее при создании, функционировании, развитии и разрушении (ликвидации) организации.
В таком понимании организация носит всеобщий, всеобъемлющий характер: она относится к живой и не живой материи, является творениями природы и разума. Вершина человеческого творчества – социальные организации, представляющие собой многочисленные разновидности объединения людей, совместно реализующих общую цель и действующих на основе определенных процедур и правил.
А организационное творчество природы и созидательная деятельность человека, подвергнутые глубокому и всестороннему исследованию с точки зрения организационного опыта, составляют сущность теории организации, определяют ее собственные цели и роль в системе человеческих знаний.
2. Предмет и метод теории организации.
Любая научная теория выполняет объяснительную функцию, представляет собой систему научных знаний, обобщающих практический опыт и сущность исследуемых явлений, их необходимые внутренние связи, законы функционирования и развития. Теория организации рассматривает явления материального и духовного мира с позиций организационного опыта: любой исследуемый объект рассматривается как отношение между частями целого или целого с окружающей его внешней средой, и определяет единые для любых объектов законы организации, а сами разнородные явления отождествляются через аналогию связей и закономерностей.
Любая теория имеет свой объект и предмет исследования, и систему методов исследования. Объект теории организации (то на что направлена познавательная деятельность исследователя) - организационный опыт окружающей нас действительности: она охватывает материал всех наук и всей жизненной практики, из которой они возникли, изучая и обобщая методы, способы организации природы и человеческой деятельности, устанавливает закономерности и тенденции их развития.
Предмет теории организации (исследуемые с определенной целью стороны, свойства, отношения объекта) – организационные отношения, т.е. связи и взаимодействия между различного рода целостными образованиями и их структурными составляющими, а также процессы и действия организующей и дезорганизующей направленности.
Инструментом теоретического исследования предмета является научный метод (буквально - путь к чему-либо) – упорядоченная деятельность по достижению определенной цели: научный метод – совокупность мыслительных или физических операций, осуществляемых в ходе исследования. Метод теории организации есть набор теоретико-познавательных и логических принципов и категорий, а также научного (формально-логического, математического, статистического, собственно-организационного) инструментария для исследования системы организационных отношений.
Задача теории организации состоит в осмысливании организационного опыта, состоящего из множества факторов: значит, одним из инструментов его познания является индукция – движение мысли от единичного к всеобщему, от знания меньшей степени общности к знанию большей степени общности. В отличие от специальных наук, где обобщающие описания конкретны, в теории организации они должны носить более отвлеченный характер – нужно найти такую формулировку, которая подходила для всего множества разнородных элементов. Для этого используются абстрактно-аналитический метод, позволяющий вычленить из общей массы явлений современного динамичного мира универсальные законы организации, носящие всеприродный характер, с последующим использованием синтеза: дедукция движения от всеобщего к единичному создает условия для новых теоретических обобщений и практических выводов. Абстрагирование – это мысленное выделение существенных свойств и связей предмета, отвлечение от частностей, что позволяет выделить основу изучаемых явлений. Чтобы глубоко изучить явление надо его анализировать, т.е. мысленно расчленить на составные части и оперировать с упрощенными объектами с целью их изучения.
Теория организации базируется на определенных базовых знаниях других наук и создает в свою очередь познавательную и методическую базу для них.
3 Место теории организации в системе научных знаний
Развитие любой науки идет от живого созерцания к абстрактному мышлению, от него к практике. Выделяют следующие этапы развития науки.
1. Наблюдение за происходящими процессами и попытка их анализа с помощью известных из других наук методов;
2. Формализация и систематизация наблюдаемых процессов по классификации;
3. Разработка прикладных научных основ анализа и синтеза наблюдаемых процессов;
4. Обобщение знаний и создание теоретических основ науки (принципы, зависимости, законы и закономерности);
5. Создании методологии исследования процессов созданной классификации;
6. Накопление статических данных об эффективности предложенной методологии и корректировка ее.
Существующие науки можно представить в виде пирамиды: внизу находится масса конкретных наук, обслуживающих различные области и отрасли практической деятельности, а на вершине - науки обобщающие, полученные путем высокой абстракции.
Используя философские категории сущности и явлений, можно сказать, что эти науки выявляют сущность, абстрагируясь от явлений. Сущность в философском понятии отражает внутреннюю, относительно устойчивую и основную совокупность сторон, связей и отношений, определяющую природную основу процессов. Явления отражают сущность, доступную чувственному восприятию.
Категории единичного, особенного и общего объясняют формирование обобщающих наук. С помощью категорий единичного отражается совокупность индивидуальных неповторимых признаков конкретных предметов, событий, процессов. Категория общего позволяет выделить сходные признаки определенных групп явлений. Категория особенного служит для характеристик, которые в одной системе могут рассматриваться как единичные, в другой - как общие.
Теоретические науки мировоззренческого характера путем высокой абстракции (отвлечения от единичного и особенного до уровня всеобщего) выделяют принципы, законы и закономерности, присущие всем прикладным наукам, и тем самым упорядочивает их, повышают их научный уровень, способствуют их дальнейшему развитию.
Вершину пирамиды наук составляют науки высокой абстракции: на уровне всеобщего, определяющие мировоззренческие, научные и методологические основы всех наук; на среднем уровне - науки, полученные абстракцией до уровня особенного в отдельных группах наук: теория управления, теория организации производства (труда) и т.д.; на нижнем уровне - масса прикладных наук, раскрывающих специфические особенности отдельных отраслей, областей деятельности сторон материального мира.
Уровни научного познания:
- всеобщий
- особенный
- единичный (прикладной)
На уровне всеобщего можно выделить три подуровня в области организационно-управленческих наук:
1. Общефилософский, который представляет собой совокупность взглядов, знаний о явлениях окружающего мира (философия, математика, теория информации и др.);
2. Общенаучный, дающий понимание общих подходов, принципов, форм организации систем (теории систем, кибернетика ,теории организации и др.);
3. Методологические науки, образующие систему знаний об управлении в социально экономических системах (менеджмент, статистика, социология, право, макро и микроэкономика, теория управления и др.)
Теорию организации называют научной организацией организаций
Теория организации непосредственно связана с общей теорией систем. Она создает научную основу для всех организационно-управленческих наук. Как и любая наука теория организации выполняет ряд функций, основные из которых:
- познавательная (объяснительная) – раскрытие процессов организации и самоорганизации социальных систем, земномерных тенденций организационного развития;
- методологическая функция: как комплексная интегрирующая науку теория организации исследует целостные системные образования на всех уровнях органически связанных между собой и является методологической базой для других наук, отражающих отдельные (частные) аспекты организационной деятельности.
- рационально-организующая функция заключается в упорядочении и совершенствовании других организационно-управленческих наук на базе всеобщих законов и принципов организации.
ТЕМА 2
Научные подходы к изучению организации, использованные в теории организации
Вопросы:
1. Общая теория систем.
2. Кибернетика
3. Классификация систем.
4. Общее и особенное в научном подходе теории организации.
5. А.А.Богданов – основоположник организационной теории.
1. Общая теория систем
Основоположник общей теории систем Фон Берталанфи показал, что весь мир представляет собой сложную многоуровневую систему, состоящую из массы взаимодействующих систем различного ранга и определил понятие абстрактной системы как комплекс взаимодействующих компонентов или как совокупность элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом и внешней средой.
Основные свойства, которыми должна обладать группа объектов, чтобы ее можно было считать системой:
1. Целостность и членимость, т.е. система - это целостная совокупность (единство) элементов, выполняющих определенную роль в системе и взаимодействующих друг с другом. Элементы существуют лишь в системе, вне ее это лишь объекты, обладающие потенциальной способностью образования системы. Элементы в этом качестве могут быть разнокачественными, но одновременно совместимыми ( при образовании системы).
2. Связи: между элементами системы имеются существенные связи, позволяющие им реализовать свои возможности, которые с закономерной необходимостью определяют интегративные качества этой системы целесность системы обеспечивается связями между элементами внутри нее, которыми должны быть более мощными, чем связи отдельных элементов с внешней средой. В противном случае система не сможет существовать.
3. Организация: наличие системообразующих факторов у элементов системы лишь предполагает возможность ее создания. Для появления целостной системы необходимо сформировать определенным образом упорядоченные связи между элементами, т.е. создать определенную структуру организации системы (архитектуру).
4. Интегративные качества - это качества, присущие системе как совокупности элементов в целом, но не свойственные ни одному из ее элементов в отдельности: совокупное функционирование разнородных взаимосвязанных элементов порождает качественно новые интегративные функциональные свойства целого (системы), не сводящиеся к сумме свойств его элементов и не вытекающие из них.
Основу любой системы составляют определенные элементы, объединенные в процессе ее функционирования различными связями. Считается, что каждый i-й элемент системы имеет вход (xij), через который воздействуют на него другие j-е элементы системы и выход, (yi), которым данный элемент воздействует на другие элементы системы, и технологию (Fi) обработки входных воздействий для получения выходных результатов.
Вход Выход
Xij FF Yi
Система образуется путем объединения выходов одних элементов со входами других.
Внешняя среда
Подразделения:
Управления
Основного М З Д
производства
Вспомогатель-
ного Система
производства
Связи: Материально-продуктовые основного производства
Информационно-управленческие
Продукция и услуги вспомогательного производства
Связи между элементами имеют количественную определенность. Если элемент производит yi конечного продукта, то на его вход должно поступать xij продукции, предшествующего j-го подразделения, величина которого:
xij = aij * yi,
где aij - удельный расход j-го материала на единицу i-й продукции.
Построение любой системы включает формирование определенной номенклатуры элементов, необходимой для ее функционирования в интересах достижения заданной цели и установление рациональных связей выходов одних элементов с входами других согласно стадиям процесса, выполняемых системой.
Социальные системы представляют собой большие и сложные и многоуровневые (иерархические) системы, каждая из которых является подсистемой системы более высокого ранга ( внешней среды).
Внешней средой по отношению к системе являются другие системы и внешние факторы, оказывающие воздействия на систему.
Система, используя свои внутренние возможности, адаптируется к внешним воздействиям, поддерживая устойчивое равновесие и баланс по входам и выходам с внешней средой.
Структура системы - это совокупность ее элементов и связей между ними.
2. Кибернетика
Родоначальник кибернетики - американец Нортберт Винер: в 1948 году вышла его книга «Кибернетика или управление и связь в животном и машине». Кибернетика в переводе с греческого - искусство управления. Как современная наука она занимается изучением систем, форм, методов и средств управления.
В животном мире, в технических процессах, в социальных системах протекают определенные процессы управления, подчиняющиеся общим законам. На высшем уровне абстракции общность управления в том, что любое управление есть информационный процесс, в котором в качестве переобрабатываемого материала используется информация об окружающей среде и внутреннем состоянии системы. Она перерабатывается в управляющую информацию, которая передается соответствующим элементам системы, и они своим действием обеспечивают ей необходимое в данных условиях поведение. Таким образом, кибернетика - учение об общих закономерностях процессов управления информационных их связях в организационных системах.
Кибернетика базируется:
а) на информационном характере процесса управления, что является общим во всех управляемых системах, организмах, комплексах. В общем смысле информация - это сигналы сообщения, знания о каком-либо событии, о чьей-либо деятельности, повышающие осведомленность и снижающие неопределенность. От качества (полноты и достоверности) и своевременности поступления информации зависит достижение целей в управлении.
б) на теории систем: любая кибернетическая система состоит из двух сложных подсистем, единство которых составляет систему управления:
- управляющей, которая реализует процесс обработки информации, воспринимает информацию, характеризующую состояние системы и ее окружения, перерабатывает и генерирует новую информацию;
- управляемой, которая под действием полученной управленческой информации реализует процесс функционирования системы.
в) на моделировании - сведении процессов управления к кибернетическим моделям, (физическим или математическим) изоморфно (одинаково по форме) отражающим управляемую информационную систему. Работа (эксперименты) с моделью позволяет быстро оценивать многие варианты возможных в данной ситуации решений, а также прогнозировать поведение системы в будущем при разных вариантах изменяющихся внешних условий, не затрачивая самой системы. Физические кибернетические модели составляют основу автоматических систем управления, вычислительных систем компьютера.
г) на вероятностном подходе, т.е. признании вероятностного характера процессов и учете их в модели при принятии управленческих решений.
Основные понятия кибернетики:
1. Понятие черного ящика - системы, в которой известны и поддаются внешнему наблюдению лишь входные и выходные величины, а внутреннее ее устройство и процессы в ней протекающие неизвестны (рис. 1.3).
Вход Выход
x y
Если поведение системы определяется состоянием ее входа и выхода, то наблюдая достаточно долго за поведением такой системы или экспериментируя с ней, путем воздействий на вход системы, можно достигнуть такого уровня знаний свойств системы, что окажется возможным предсказывать изменения ее поведения или влиять на него путем воздействия на ее вход для получения необходимого результата (на выходе).
2. Понятие обратной связи (ОС). Процессы получения информации, ее хранение и переработку называют в кибернетике связью. Различают два вида связей:
- прямая связь (ПС) - вид соединения элементов системы управления, при котором выходные воздействия одного элемента передаются на вход какого-либо другого элемента с целью воздействия на его поведение;
- обратная связь (ОС), с помощью которой получают сведения о результатах управляющих воздействий и внешних возмущений, а также обеспечивают нужное соотношение входных и выходных сигналов.
ПС Х У
± ΔУ ОС
Принцип обратной связи универсален и лежит в основе функционирования автоматизированных систем управления в технике, в природе и экономике. Основная идея обратной связи заключается в том, чтобы использовать сами отклонения системы (объекта) от определенного состояния для формирования управляющих воздействий и накопления опыта управления. Использование принципов «черного ящика» и обратной связи позволяет управлять системами в условиях неполной информации.
3.Понятие иерархической системы управления.
Уровни управления:
1. Администрация
2. Цехи (отделы)
3. Участки (бюро)
4. Рабочие места
Иерархия - многоступенчатое управление, характерное для живых организмов и для организованных систем. Каждый уровень управления осуществляет управление нижестоящей ступенью и одновременно является объектом управления уровня более высокого ранга. Информация идет вверх от объекта управления нижних уровней, сжимаясь. Чем более самостоятелен объект, тем больше информации он поглощает, не передает вверх. Сжатая информация на верхних уровнях управления позволяет иметь концентрированное представление об объекте как о целостной системе и высвобождает время руководителя важных стратегических и общесистемных решений. Треугольник на схеме изображает процесс сжатия информации.
x1 y1
Х х2 y2 Y
x3 y3
Сжатие (агрегирование) информации в подразделении. (1.2.3 – Элементы внутренней структуры подразделения).
3. Классификация организационных систем
В классификации выделяются следующие группы систем:
1. Концептуальные и материальные. Концептуальные (абстрактные или идеальные) существуют в духовном мире человека - творческие структуры, не имеющие аналогов в реальном мире (системы духовных норм человека, научные системы, отдельные научные курсы). Материальные (физические или эмпирические) системы, существуют реально и состоят из элементов материального мира (люди, машины, материалы, энергия и т.д.).
2. Естественные и искусственные системы. Естественные, созданные природой, существуют вне зависимости от сознания человека, в них человек является частью экологии и жизни на земле. Искусственные - созданные человеком: технические, социальные, социально технические. Социальные системы включают обязательно людей, это искусственные группировки людей, в большинстве которых человек использует технические средства для достижения своих целей.
3. Открытые и закрытые (или замкнутые) системы – по характеру взаимодействия с внешней средой. Социальные системы являются открытыми, взаимодействующими с окружающей средой: они либо являются частью более крупной системы, либо реагируют на воздействия окружающей среды. Для них характерны незначительное воздействие на окружающую среду и не адекватные обратные воздействия. Закрытыми они часто принимаются для упрощения при исследованиях.
4. Постоянные и временные системы (по продолжительности функционирования во времени). Крупные социальные системы могут сохранять неизменным свое состояние длительное время и условно могут считаться постоянными, но, практически, они все время изменяются, а после решения определенных задач или истечения жизненного цикла деятельности, преобразуются или ликвидируются.
5. Стабильные и нестабильные системы. Социальные системы относятся к нестабильным, склонным к изменениям в процессе адаптации к изменчивой внешней среде. Однако для удобства изучения они в течение короткого периода времени могут рассматриваться как стабильные.
6. Простые и сложные системы. Простые - легко поддаются изучению и хорошо описываются. Сложные - по мере возрастания сложности либо мало поддаются описанию, либо вообще не поддаются.
7. Детерминированные системы – определенные в своем поведении, предсказуемые, функционирующие по известным правилам. Стохастические системы - поведение которых носит вероятностный характер (непредсказуемый).
4. Общее и особенное в научном подходе теории организации
Теория организации нечто большее, чем кибернетика и теория систем: она рассматривает не только все формы организации в природе и обществе, но и организационные процессы, их обслуживающие:
- организация и система – понятие тождественные лишь в той части, которая касается рассмотрения сложных объектов как целостных образований, но организация не только состояние, но и процесс по упорядочению, который имеет свои законы и принципы функционирования (изучаемые теорией организации);
- кибернетика изучает законы функционирования кибернетических систем, которые связаны с восприятием, запоминанием, переработкой и обменом информации: как одна из разновидностей организованного целого они находятся в поле зрения теории организации, а законы их функционирования принадлежат к группе организационных законов и используются в теории организации.
Представление организации как системы позволяет выделить ряд присущих ей общих свойств, наблюдаемых в организациях любой природы: целостность, эмерджентность, гомеостазис. Создание целого осуществляется посредствам интеграции: интеграция – объединение частей в единое целое.
Философское понимание целого (целостности):
Любую организацию можно рассматривать как интегрированное целое, в котором каждый структурный элемент занимает строго определенное место. Понятие целостности (связанности, единства целого) неразрывно связано с понятием эмержентности – наличием качественно новых свойств целого, отсутствующих у его составных частей: свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них, а объединяемые в систему (целое) элементы могут терять некоторые свойства, присущие им вне системы, или приобретать новые. Происходит это вследствие различий во взаимодействии элементов, структурного и функционального построения целостных формирований и за счет других организационных факторов.
Организация, будучи целостными системным образованием, обладает свойством устойчивости, т.е. всегда стремиться восстановить нарушенное равновесие, компенсируя возникающие под влиянием внешних факторов изменения, это явление носит название гомеостазиса (гомео – подобный, стазис – неподвижный).
Но организация, находящаяся в равновесии в процессе развития, под воздействием развивающейся внешней среды периодически утрачивает это качество и переживает новое состояние, называемое «кризис», а преодолевая его приходит к новому равновесию, но уже на другом уровне развития. Устойчивость динамики равновесных состояний в процессе развития системы в кибернетике называют гомеорезисом (гомес – подобный, резис – течение). Используя явление гомеорезиса, мы приходим к управлению как объективно или субъективно реализуемому воздействию на систему с целью перевода ее из одного устойчивого состояния в другое, более соответствующее сложившимся условиям.
Теория организации использует возникшие на базе многих научных направлений методы комплексного и функционального анализа системного и исторического подхода, которые наиболее полно раскрывают целостность организации.
Комплексный подход к изучаемому объекту, раскрывая его интегральные новые качества, позволяет оценить его как целостное явление: комплексный подход предполагает учет всего многообразия факторов, могущих повлиять на результат исследования. Комплексное исследование несводимо к исследованию одного и того же объекта, исходя из различных научных точек зрения, и не является простой суммой знаний некоторых дисциплин: комплексное знание превышает объем знаний пограничных дисциплин и отражает другой уровень сущности явлений. Его применение для изучения столь общего явления, как организация, позволяет значительно расширить представление о ее сущности и тенденциях развития, более и всесторонне раскрыть содержание происходящих процессов, выявить объективные закономерности формирования этой многоаспектной системы.
Системный подход при исследовании свойств организации позволяет установить ее целостность и организованность, а также состав, свойства элементов, проявляющиеся в их взаимодействии, т.е. структуру, как внутреннюю организацию системы, познание многообразия связей, выявление внутриорганизационных отношений и взаимоотношений рассматриваемого объекта с другими, составляющими систему более высокого уровня. (внешняя среда).
Функциональный подход дает возможность изучить проявление целенаправленности и активность деятельности организации, ее функции по отношению к системе более высокого уровня, раскрывает функциональную целостность организации и законы ее поведения (функционирования) «Функцию в системном понимании можно определить как такое отношение части к целому, при котором само существование или какой-либо вид проявления части обеспечивает существование или какую-либо форму проявления целого».
Рассмотренные подходы характеризуют систему как данную качественную определенность, обладающую интегративными системными качествами, а системно-исторический подход предполагает рассмотрение любой организации во времени, в динамике позволяет проследить историю зарождения систем, выявить источники и предпосылки их возникновения, одного качественного этапы развития, причины усложнения и расширения функций, структуры, перехода из одного качественного состояния в другое, выявить закономерности развития в будущем.
Совместное использование этих подходов позволяет теории организации создать свой подход, более полно отражающий сущность, особенности функционирования и направления развития любых организаций.
5. А.А.Богданов – основоположник организационной теории.
В своей основной работе «Тектология (Всеобщая организационная наука)» Богданов А.А. (Малиновский Александр Александрович, 1873-1928), первый том которой вышел в 1912 г, полное издание в двух томах – в 1928 г., предвосхитил многие идеи теории систем, кибернетики, синергетики и многих других организационных школ, чьи труды обогащают наши знания в области организации природы и общества, управления кибернетическими и социальными системами.
Основные положения тектологии изложены ниже.
1. «Всеобщую организационную науку, отмечает А.Богданов, - мы будем называть «тектологией», в переводе с греческого это означает «Учение о строительстве»: «строительство» – наиболее широкий подходящий синоним для современного понятия «организация». Исходным пунктом его теоретических воззрений является необходимость подхода к изучению любых природных и общественных явлений с организационной точки зрения: «не может и не должно быть иной точки зрения на мир кроме – организационной. Природа – великий организатор и сам человек лишь одно из ее произведений. Всякая человеческая деятельность объективно является организующей или дезорганизующей. Организовать -–значит сгруппировать людей для какой-либо цели, координировать и регулировать их действия в духе целесообразного единства».
2. Основная идея тектологии состоит в тождественности организации систем разных уровней – от микромира до биологических и социальных. Это предполагает единство организационных методов в них: «любой продукт духовного творчества, научная теория, поэтическое произведение, системы правовых или нравственных норм, сознательная организация людей, имеют свою архитектуру, представляют расчлененную совокупность частей, выполняющих различные функции, взаимодополняя друг друга. Таким образом, принципы организации везде одни и те же, везде единство организационных методов, которые должны быть обобщены и составить основу тектологии».
3. Самые разнородные явления объединяются общими структурными связями на основании единства и объективности законов организации объектов. Это позволяет Богданову сформулировать задачу и способы ее решения: «Задача тектологии – систематизировать организационный опыт: ясно, что это наука эмпирическая и по своим выводам должна идти путем индукции.
«Тектологическое обобщение проходит три фазы:
Полученные тектологические законы затем используются для новых тектологических и практических выводов путем дедукции. Относительно социальных процессов Богданов считает, что «всякая человеческая деятельность объективно является организующей или дезорганизующей: это значит, что всякую человеческую деятельность можно рассматривать как некоторый материал организационного опыта и исследовать с организационной точки зрения».
4. Богданов одним из первых в мире ввел понятие системности, указав, что организация есть целое, которое больше суммы своих частей. «Принять организационную точку зрения – значит изучить любую систему с точки зрения, как отношения всех и частей, так и отношения ее как целого со средой, т.е. со всеми внешними материалами. Им была разработана идея о структурной устойчивости системы и ее условиях. В самой системе он предложил два универсальных организационных принципа: (два вида закономерностей):
Основу организационного механизма, формирующего любую организационную систему составляют организационные действия – соединение (коньюгация) и разъединение элементов и комплексов. Формирование любой организации – это объединение элементов в единое целое, но результаты при этом могут быть разные. Результат зависит от свойств соединяемых элементов, их соответствия и соотносительности.
Любой элемент по отношению к другим или к системе обладает определенными активностью и сопротивлением. Сопротивление – это та же активность, но взятая с иной точки зрения, как противопоставленная другой активности.
При объединении комплексов возможны три случая:
В результате непрерывного взаимодействия возможно формирование трех видов систем:
5. Богданов ввел понятия, характеризующие этапы развития различных систем целостного образования:
В любой связи двух комплексов можно выделить связку - совокупность общих совпадающих звеньев как особое третье звено между ними. Эта комбинация – ингрессия – всеобщая форма цепной связи, т.е. объединение комплексов посредством общих звеньев, организационная связь, когда активности элементов имеют одно и то же направление, ориентированы одинаково к общим целям, когда они реально дополняют друг друга. Если соединяемые комплексы не имеют общих элементов, то их строение надо изменить чтобы они появились.
Если они есть, то надо привести в такое состояние, чтобы эти элементы оказались общими для новых комплексов.
6. В результате мировой борьбы организационных форм менее целесообразные формы в процессе естественного отбора разрушаются.
В организации может возникнуть место, где собственные активности комплекса нейтрализованы и исчезает всякое сопротивление внешним активностям. Возникает тектологическая граница, которая заполняется внешней средой и комплекс распадается.
Это дезингрессия (расхождение) – образование нейтрализующего разрушающего звена в процессе дезорганизации какой-либо целостности.
Разрыв связей, основанный на дезингрессии, создает отдельные комплексы, это называется кризисом организации: кризис–С – соединительный, конъюгационный, при котором из образовавшихся отдельных комплексов создаются новые ситемы с дальнейшим их преобразованием: кризис–D– дезъюктивный, разъединительный – полученные комплексы разрушаются и поглощаются другими организациями.
Закон необратимости расхождения: если каким-то образом соединить части, полученные в результате расхождения в единое целое, получится новое системное образование (или несколько), имеющее характерные черты, отличные от организационных признаков системы, существовавшей до расхождения (расхождение делает систему не тем, чем она была).
7. Закон относительных сопротивлений или закон наименьших: «суммарная устойчивость комплекса по отношению к окружающей среде есть сложный результат частичных устойчивостей разных частей этого комплекса по отношению к направленным на них воздействиям и определяется наименьшей его частичной устойчивостью, т.е. устойчивость целого во всякий момент зависит от наименьших относительных сопротивлений всех его частей». Максимум структурной устойчивости системы достигается равномерным постоянным распределением активностей между всеми угрожаемыми звеньями.
8. Механизм, регулирующий организацию: основой универсального регулирующего механизма является естественный отбор в природе и подбор в социальной среде. Рынок природы выступает в качестве сложнейшей иерархически организованной системы отбраковок и замещений отбракованных структур новыми, непрерывно рождающимися: это универсальный механизм отбора, действующий и на организменном и надорганизменном уровне.
В результате конкурентной борьбы за те ресурсы (условия), которые обеспечивают равновесие всей системы, часть элементов неизбежно гибнет, замещается все время рождающимися новыми, более соответствующими этим условиям. Вся организационная работа, научная работа, социальная борьба ведутся непрерывно и неуклонно путем подбора: систематическое поддержание комплексов, соответствующих жизненным целям людей и разрушение противоречащих этим целям.
Различают консервативный и прогрессивный подбор:
9. Организационные структуры: каждая организационная система должна обладать устойчивостью во времени не только количественной, но и структурной: практическая устойчивость комплекса зависит не только от количества сконцентрированных в нем активностей – сопротивлений, но и от способа их сочетания, от характера их организационной связи, т.е. от структуры системы.
Богданов различал слитную (современное название – жесткую) структуру, целесообразную при неблагоприятных результатах (по выражению Богданова – при отрицательном подборе) и, при положительном подборе, - четочную структуру (современное название – органическая), основанную на автономии, самоуправлении, федерации. Необходимо подчеркнуть, что органические структуры получили распространение намного позже.
Богданову принадлежит заслуга в разработке личной тектологии (сейчас – самоменеджмент) – науки об организации своей жизнедеятельности, исходным пунктом которой он считал сознание и самосознание, желательное тождество сознание и бытия, действия и бытия.
Самосознание – исходный пункт,первоначально, основной принцип менеджмента, с реализацией которого связаны самопознание, самовоспитание, саморегуляция. «У каждого человека есть своя маленькая и несовершенная стихийно построенная тектология, в практике и мышлении он оперирует тектологически, сам того не подозревая. Он ее получает из общения, формируя наибольшую долю своего опыта и особенно методов его организации.
ТЕМА 3
Социальные системы и организации
Вопросы:
1. Социальные системы.
2. Сущность, признаки организаций.
3. Основные виды организаций (классификация).
4. Основные типы организационных структур.
5. Факторы, определяющие характер организации.
6. Системный подход к формированию организационных структур.
1. Социальные системы. Человечество не смогло бы выжить в борьбе за существование в животном мире, если бы люди не были наделены способностью к мыслительной деятельности, чувствами, интеллектом: только объединяя свои усилия, создавал социальные системы с образованием внутри специализированных подсистем (организаций) человек смог создать современную цивилизацию.
4. Основные типы организационных структур.
Социальная система – это упорядоченность в определенном отношении взаимодействующих индивидов, вещей, процессов, образующая интегративные качества, не свойственные составляющим ее компонентам. Наличие интегративных качеств, целостность, «эмерджентность» – признаки, отличающие социальные системные объекты от несистемных.
В зависимости от сущности, назначения, места в обществе, типа организации, функций, отношения со средой выделяются основные уровни социальных систем:
Обществу присущи и другие системные образования, например административно-территориальные, имеющие несколько уровней: федерация, субъекты федерации (республика, край, область, национальный округ, автономная область), муниципальные объединения (город, поселок, село, деревня, хутор). Особенностью административно-территориальных систем является их четко ограниченные территориальные рамки, наличие отчетливо выраженных и законодательно закрепленных прав, полномочий и ответственности.
|
|
|||
|
Человек, социальные группы, слои |
Орудия и средства труда |
Процессы (экономические, социальные и т. д.). |
Духовные, нравственные ценности |
Основные компоненты социальных систем
Наличие человеческого компонента – сущностная и важнейшая черта социальной системы, отличающая ее от других целостных систем.
В социальной системе любой сложности, любого уровня организации человек, как правило, выступает как существо созидательное, ставящее перед собой определенные цели и стремящееся к их осуществлению. Человек является главным субъектом и объектом управления. Он носитель, преобразователь и пользователь информации, выполняющей в обществе коммуникативную, управленческую, познавательную роль.
2. Сущность, признаки организаций
Наиболее распространенным классом социальных систем, которые формируются и сознательно создаются людьми в процессе их жизнедеятельности, являются различные государственные, хозяйственные и общественные организации.
Организация может быть определена как разновидность социальных систем, объединение людей, совместно реализующих некоторую цель и действующее на основе определенных принципов и правил. Организация – это первичный элемент общественной системы, самая распространенная форма человеческой общности. Она не существует без общества, и общество не может существовать без организаций, которые оно ради своего существования и создает. Организация – объект и субъект общества. Но будучи самостоятельной подсистемой общества, организация имеет специфические потребности, интересы, ценности, предъявляет обществу определенные требования.(Рис.2).
В значительной мере и индивидуальное, и групповое поведение людей определяется их включенностью в организации. Особенно значима роль организаций в регулировании совместной деятельности людей.
В зависимости от поставленных целей социальные организации могут быть образовательными, политическими, экономическими, медицинскими, правовыми. Социальные системы реализуют себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний, они называются хозяйственными организациями. Социально-экономическая организация ее главная цель - получение максимальной прибыли; для социально-культурных организаций - достижение эстетических целей; для социально образовательных - достижение современного уровня знаний, а получение прибыли для них является вторичной целью.
Главные признаки организации:
Исходным моментом, побуждающим людей объединятся в организации является верное представление о том, что путем сотрудничества можно достичь более высоких результатов, как с точки зрения отдельной личности, так и сообщества в целом. Мотивы, по которым люли объединяются в организации можно объединить условно на две группы.
1. Достижение общих целей, через достижение личных целей, что характерно для деловых организаций: человек трудится ради удовлетворения своих личных потребностей (в зарплате, в человеческом общении, в реализации своих способностей, в продвижении по служебной лестнице и признании со стороны коллег) – при правильной организации труда суммарные усилия всех сотрудников организации приведут к успешному достижению общей цели, приносящей доход организации.
2. Достижение личных целей, через достижение общих целей, что характерно для организаций общественного типа (партий, союзов и т.д.): объединенные в партии единомышленики решают общественно значимы проблемы.
Т.о. организация успешно развивается только в том случае, когда достижение общих целей осуществляется одновременно с удовлетворением индивидуальных целей всех членов в коллективе и когда достижение личных целей осуществляется с учетом интересов всей организации.
3. Основные виды организаций (классификация)
Организации, составляющие основу любой цивилизации, можно представить в виде большого набора правовых форм и организационных структур. Их классификация важна по трем причинам:
-группировка сходных организаций по каким-либо параметрам, это помогает в создании минимум, а методик для их анализа и совершенствования;
-возможность определения их численного распределения по классификации для создания соответствующей инфраструктуры: подготовки кадров, контрольных служб и т.д.;
-принадлежность организации к той или иной группе позволяет определить их отношение к налоговым и другим льготам.
Организации могут быть:
-правительственные и неправительственные;
-коммерческие и некоммерческие;
-бюджетные и небюджетные;
-общественные и хозяйственные;
-формальные и неформальные (самостоятельные коллективы, гражданские семьи).
Общественные организации строят свою деятельность на основе удовлетворения потребностей своих членов (профсоюзные) общества (во внутренней среде), а хозяйственные для удовлетворения потребностей и интересов (товары, услуги, информация, эстетика, знания) человека и общества во внешней для организации среде.
В условиях рыночной экономики и конкурентной борьбы почти каждая организация представляет собой самостоятельную саморегулирующую систему, но в то же время любая организация является частью более общей и весьма сложной организационной системы - государства. В зависимости от проводимой на государственном уровне экономической политики осуществляется законодательное и нормативно-ориентирующее регулирование предпринимательских отношений. За государством закрепляются такие функции, как:
В настоящее время принято выделять четыре статуса организаций:
Юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, могут создаваться в форме хозяйственный товариществ, хозяйственных обществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий.
Гражданский кодекс РФ предусматривает следующую форму организаций:
Коммерческие:
- хозяйственные товарищества и общества;
- производственные кооперативы;
- государственные и муниципальные унитарные предприятия.
Некоммерческие:
- потребительские кооперативы;
- общественные и религиозные организации (объединения);
- благотворительные и другие фонды;
- учреждения.
Допускается создание объединений коммерческих и (или) некоммерческих организаций в форме ассоциаций и союзов (рис…).
Юридическим лицом признается организация, которая:
1)зарегистрирована в установленном порядке;
2)имеет расчетный счет в банке;
3)имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество;
4)отвечает по своим обязательствам этим имуществом;
5)может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права;
6)выполняет возложенные обязанности;
7)имеет самостоятельный баланс или смету;
8)может быть истцом или ответчиком в суде.
Неюридическая организация не имеет или имеет, но не выполняет каких-либо из перечисленных пунктов.
Рис. Типология организаций
Краткая характеристика форм организации коммерческой деятельности.
Хозяйственные товарищества и общества – это коммерческие организации с разделенным на доли (вклады) между учредителями уставным капиталом.
Полное товарищество – организация, участники которой в соответствии с заключенным между ними договором занимаются предпринимательской деятельностью от имени товарищества и несут ответственность по его обязательствам всем принадлежащим им имуществом.
Товарищество на вере или коммандитное товарищество (название произошло от франц.commandite – товарищество на вере). Оно отличается от полного товарищества тем, что в нем, кроме полных товарищей, имеются один или несколько вкладчиков, которые несут риск убытков, связанных с деятельностью товарищества, в пределах сумм внесенных ими вкладов. Они не отвечают по обязательствам товарищества своим имуществом и не принимают участия в осуществлении товариществом предпринимательской деятельности.
Акционерное общество (АО) имеет уставный капитал, разделенный на определенное число акций. Участники АО не отвечают своим имуществом по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью АО, в пределах стоимости принадлежащих им акций. В открытом АО участники могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров. В закрытом АО акции распределяются только среди его участников или иного заранее определенного круга лиц.
Общество с ограниченной ответственностью (ООО) учреждается одним или несколькими лицами. Его уставный капитал в соответствии с учредительными документами разделен на доли определенных размеров. Участники ООО не отвечают по его обязательствам, а риск убытков, связанных с деятельностью общества, несут в пределах стоимости внесенных ими вкладов.
Общество с дополнительной ответственностью отличается от предыдущего тем, что все участники такого общества солидарно несут субсидиарную ответственность по договорным обязательствам своим имуществом в размере, кратном стоимости их вкладов, определяемом учредительными документами общества.
Производственный кооператив – добровольное объединение граждан на основе членства для совместной производственной или иной хозяйственной деятельности, (выпуск, переработка и сбыт продукции, строительные и ремонтные работы, торговля, бытовое обслуживание, оказание различных видов услуг), основанной на их личном трудовом и ином участии. Члены производственного кооператива объединяют свои имущественные паевые взносы.
Унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на закрепленное за ней имущество. (Унитарное – от французского слова unitaire или латинского слова unitas – единство, единый объединенный, составляющий одно целое). Имущество унитарного предприятия является неделимым и не может быть распределено по вкладам, долям, паям, в том числе и между работниками предприятия. Это имущество находится в государственной или муниципальной собственности и принадлежит унитарному предприятию на правах хозяйственного ведения или оперативного управления.
В последние годы в нашей стране были созданы определенные условия для широкого развития такой наиболее динамичной и достаточно эффективной формы предпринимательской деятельности, как малые предприятия. Отличительная черта малого предпринимательства – лучшая по сравнению с крупными и средними предприятиями приспособляемость к рыночным условиям и вовлечение в него самых широких слоев населения.
В зависимости от конкретных внешних и внутренних условий возникают различные виды организаций, которые отличаются своей структурой, формой организационных отношений. По статусу и по отношению к своим членам организации могут быть первичными и вторичными.
Первичная организация создается людьми для решения определенных задач, достижения определенных целей. Ее характеризуют юридическая обособленность и хозяйственная самостоятельность, но, будучи созданной людьми, организация действует независимо от ее участников. Люди признают ее главенство над собой, невозможность влиять на решения принципиальных вопросов, подчиняясь ее требованиям, действуют в соответствии с установленными ею правилами, что и свидетельствует о первичности и абсолютной приоритетности организации над ними.
Вторичные организации создаются их участниками, наделяющими их определенными правами и ресурсами, устанавливающими "правила игры", к которым на определенных условиях готовы подчинятся. Это способ интеграции самостоятельных организаций для получения определенных преимуществ в рыночной конкуренции. Существует в двух формах: корпоративной и ассоциативной.
В корпоративных организациях члены готовы для достижения своих целей в определенной степени жертвовать собственным суверенитетом. Создаваемая организация согласовывает эти индивидуальные цели и способствует их достижению путем подчинения общей цели. Для этого она наделяется некоторой независимостью от участников и временным приоритетом, по отношению к ним. Например, акционерные общества в промежутках между собраниями участников диктует им свою волю, и последние подчиняются этим решения, но на периодических собраниях они определяют цели организации и пути ее развития.
Организация ассоциативного типа создается своими членами для повседневной координации их деятельности без потери ими суверенитета. Поэтому не обладает даже условным приоритетом над ними. Все решения принимаются со всеобщего согласия, постоянно действует принцип увязки интересов, защищаемый правом вето со стороны меньшинства, что обеспечивает преобладание интересов членов организации над интересами самой организации.
4. Основные типы организационных структур
Каждая организация имеет свою структуру, которая представляет собой взаимосвязь различных функций и видов деятельности внутри организации. Для эффективного управления организаций необходимо, чтобы ее структура соответствовала целям и задачам деятельности организации и была приспособлена к ним. Организационная структура создает некоторый каркас, который является долговременной основой для формирования отдельных управленческих функций, определяет взаимоотношения работников внутри организации.
Организационная структура, представляющая собой определенную упорядоченность задач, ролей, полномочий и ответственности, создает условия для осуществления предприятием своей деятельности и достижения установленных целей. Она развивается и изменяется под воздействием особенностей стратегии предприятия, его внутренней сложности и изменений во внешней среде.
|
Механистическая |
Органическая |
||
|
Традиционная |
Дивизиональные, (отделенческие) |
Матричные, приспосабливающиеся |
Сетевые |
|
Корпоративные |
Индивидуалистические |
Ориентация на Ориентация
внутренние проблемы на потребителя
По отношению внутренней и внешней среде организации могут быть: жесткими, формализованными в своем действии, ориентированными на внутренние проблемы, действующие как отлаженные машины-механистические,
и с широкой самостоятельностью внутренних подразделений, приспосабливающихся к изменчивой внешней среде, ориентированные на потребителя, действующие как живой организм - органические.
По отношению к входящим в их состав относительно самостоятельным индивидуумам (подразделениям, предприятиям) организации могут быть:
Структурно по уровням взаимодействия организации подразделяются на:
Децентрализованное производство в высоко самостоятельных отделениях с централизованным контролем по результатам деятельности и вложенным инвестициям делает эти отделения заинтересованными центрами получения прибыли. Функциональные подразделения и высшее руководство разрабатывают общие для всех отделений решения, стратегии их развития и стандарты поведения. Между ними устанавливаются информационные, финансовые и производственные связи по решению общесистемных вопросов и, при необходимости, перераспределению ресурсов. Эта структура превосходит традиционную в том, что сочетает статическую эффективность с хорошей маневренностью производства, дифференцированием продукции, однако она лишь незначительно улучшает гибкость в изменении оргструктуры и стратегии.
3.Приспосабливающиеся структуры. Структура, ориентированная
на разработку и производство новых видов продукции (новых программ) получила название матричной структуры, это подвижная и гибкая структура:
в ней, наряду с официальной вертикальной структурой специализированных подразделений разработчиков новой техники и производства, создаются горизонтальные структуры, возглавляемые руководителями проектов (программ), координирующими деятельность закрепленных за ними работников и ресурсов во всех необходимых подразделениях, связанных с разработкой данной темы или разработкой и выпуском продукции. Когда задачи очередной программы выполнены, они возвращаются в свой функциональные подразделения и работают в своей специальной области, аналогично возвращаются и производственные ресурсы.
Преимущество в динамичности стратегии, структур, в маневренности производства. Гибкость структуры в том, что она не замкнута и организационные формы могут быть быстро перестроены. Реакция на изменения возрастает :перед руководителями и специалистами ставятся временные, конкретные задачи, сочетающиеся с их уверенностью в воем будущем служебном положении в организации.
|
Научно-исследовательские и конструкторские работы |
Подготовка производства |
Опытное производство |
Испытательные работы |
Обес-печи-ваю-щие служ- бы |
Структуры, ориентированные на поиск нового, имеют высокую маневренность производства, в сочетании с гибкостью стратегии и организационных форм структуры, это фирмы новаторы. Они имеют основную структуру отделенческого или матричного типа и организуют дополнительные автономные структурные подразделения в виде поисковых творческих групп, которые изучают потребности, планируют и реализуют возможности создания новых видов товаров на основе отдельных проектов. Группа включает все необходимые инженерные и рабочие специальности. Разработанный продукт осваивается в опытном производстве и испытывается на рынке, при подтверждении его коммерческой эффективности (значительного спроса на рынке и рентабельности производства) он передается в одно из существующих производственных отделений, либо формируется специальное производственное подразделение.
Эта структура получила название адхократической: позволяет объединять специалистов разных профессий в сложено функционирующие ad hoc (специальные) проектные команды.
5. Факторы, определяющие характер организации
При создании новой организации или при совершенствовании действующей в процессе ее развития возникает необходимость определения рациональной структуры организации, выбора оптимальных форм организационных отношений. В процессе функционирования любой организации необходимо принимать организационно-управленческие решения, связанные с адаптацией организации к изменяющимся условиям. Существует ряд изменяющихся факторов, непосредственно или косвенно влияющих на характер и состояние организации, которые необходимо учитывать в управленческой деятельности, их можно отнести к четырем группам: внешняя среда, производственно - техническая основа (технология) организации, персонал, цели и стратегии организации.
Эти переменные относятся к трем классам: первичные переменные (изменение величины которых не регулируется или почти не регулируется предприятием) ПП, переменные управления ПУ (которые возможно изменять под воздействием предприятия), переменные эффективности ПЭ – результирующие величины, отражающие результат деятельности предприятия: степень достижения и обеспечения достижения целей организации. Необходимо наиболее полно учитывать состояние и перспективы изменения первичных переменных, максимально воздействовать и рационально сочетать величины управляемых переменных для достижения целей организации, что оценивается по достигнутой величине переменных эффективности.
Тогда критерий эффективности организационно-управленческого решения может быть выражен в общем виде:
ПЭ=F(а, в, ПП<ПУ)МАХ
Здесь а и в – некоторые постоянные параметры систем, которые необходимо учесть в функциональной зависимости.
Как открытая система любая организация является частью внешней по отношению к ней среды: общества и экономики, окружающей природной среды. Она может состояться и эффективно функционировать, если ее деятельность всегда будет востребована: ее предназначение, цели и поведение предопределяются характером внешней среды и предстоящими ее изменениями. Поэтому на первое место выдвигается проблема гибкости и адаптивности (приспособляемости) организации к этим изменениям. Внешняя среда характеризуется как совокупность переменных, которые находятся за пределами предприятия и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны руководства организацией.
Организация в процессе своего функционирования должна постоянно адаптироваться к внешней среде, подстраивать свои цели, оценивать по реакции среды степень их достижения, а также частично регулировать многочисленные материально-энергетические, информационные и другие выходы и входы организации и среды. Внешняя косвенная среда: рыночные, производственно-экономические, социально-культурные, научно-технические и др. субсреды; они воздействуют на все организации и изменяясь, создают новые возможности развития организации и угрозы при игнорировании происходящих в них изменений.
Внешняя среда прямого воздействия – это совокупность организаций и подсистем, связи с которыми возникают вследствие специфической производственно – хозяйственной деятельности данной организации (собственники и акционеры компании, сфера и доминирующий фактор конкуренции, поставщики и потребители, банковский капитал, государственное регулирование и законы, место нахождения и природная среда). Они определяют границы и структуру решаемых в организации задач и оказывают определяющее влияние на организационную структуру и связи.
Цели и стратегии – переменные организационной системы, отчасти являются заданными внешней средой, отчасти регулируемыми. Их изменение зависит от многих внешних и внутренних факторов, имеет сложный характер. Они выполняют наиболее активную, непосредственно направляющую и организующую функцию и влияют на характер и структуру организации.
В целях отражаются как объективные требования к организации со стороны экономических законов и конкретного состояния существующей внешней среды и ее отдельных подсистем, так и субъективное представление руководителей о главной задаче организации.
Цели – это субъективное отражение объективной сущности организации и ее функции в общественной системе; это мотивы и стимулы для людей и групп, участвующих в организации; это основа для построения критериев оценки результатов деятельности организации и ее подсистем и формирования ее организационной структуры и процессов. Без четкого формулирования целей невозможно управление организацией.
Стратегия – это определение основных долгосрочных целей и задач организации (состав продукции и рынков ее сбыта, рынков получения всех видов ресурсов, выявление и развитие внутренних и внешних факторов, дающих преимущество в конкурентной борьбе, направлений роста организации и главных нововведений, источников повышения эффективности деятельности) и утверждение курса действий и распределение стратегических ресурсов, необходимых для достижения этих стратегических целей.
Технология работ определяет продукцию и содержание процесса ее производства и производственную базу организации, во многом предопределяет производственную структуру и методы организации производства, а через них и организационную структуру и связи управления. Относится как к заданным, так и регулируемым переменным: достижение целей в известной степени предопределяется общим уровнем развития производительных сил и научно-технических знаний в данной сфере деятельности, хотя и зависит от уровня осведомленности и возможных технологических решений руководства и располагаемых ресурсов организации. С другой стороны она - предмет сознательного и целенаправленного выбора: процессы внутри организации формируются и совершенствуются в результате внутрихозяйственной управленческой и инженерной деятельности в организации.
Персонал – кадровый состав организации: социально-культурные и профессионально - квалификационные характеристики работников, их собственные цели и стратегии, ценности и мотивационная основа труда. Выступает в двух ролях: как поступивший извне, наделенный определенной квалификацией и опытом, психофизическими качествами, как продукт культуры, образования, традиций, социального опыта, общественного настроения, групповой и классовой принадлежности и испытывающий их воздействие впоследствии, и как развиваемый организацией ресурс: как субъект руководства, принимающий решения и управляющие воздействия и как объект воздействия со стороны системы управления и всей организационной сферы, мотивируемый в направлении поведения, благоприятного для всей организации.К управляемым переменным относятся – организационной структура, происходящие в организации процессы (производственные, управленческие, инновационные), системы мотивации, методы и стиль управления, они формируются руководством организации.Воздействие на переменные организационного управления; реализуется в формировании и совершенствовании организационной структуры, процессов функционирования и развития организации, организационного поведения, коллектива и влияют на переменные эффективности, которые оценивают результат деятельности организации по достижению поставленных целей, включают показатели эффективности организации в целом и ее частей по конечному результату и оценку их соответствия современным требованиям и состоят внешней среды.
Структурная основа модели организации как полной системы
6. Системный подход к формированию организационных структур.
Деятельность менеджера направлена на формирование новых организаций и или организационных подразделений, совершенствование действующих, на принятие организационно-управленческих решений, связанных с ликвидацией проблем, возникающих вследствие рассогласования характера деятельности организации и состояния внешней и внутренней среды, негативно отражающихся на результатах производственно-хозяйственной деятельности организации, при которых необходимо использовать системный подход.
Применяемые ранее традиционные методы принятия решений базировались на индуктивном подходе (от частного к общему): определялась роль и цели отдельных подразделений действующей структуры организации. На базе анализа отчетно-статистических данных устанавливали возможные пути их совершенствования и затем из этих подразделений формировался приемлемый вариант более совершенной организации.
При системном подходе, базирующемся на законах теории систем, применяется дедуктивный метод (от общего к частному): организация рассматривается и формируется как сложная целеустремленная система, состоящая из взаимодействующих подразделений. Из анализа состояния внешней и внутренней среды определяются долговременные цели и стратегия организации. Затем определяется комплекс функций и задачи, обеспечивающие достижение этих целей. Объем работ по отдельным функциям и принятая схема специализации подразделений формируют структуру будущей организации. Таким образом цели и объем необходимых функций определяют будущую структуру, а не наоборот.
Функции управления - относительно самостоятельные, специализи-рованные и обособленные участки управленческой деятельности, они состоят из комплекса задач.
Системный подход признает, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей (подсистем, компонентов, элементов), каждая из которых обладает своими собственными целями, подчиненными общей цели организации, т.е. предполагается необходимость структуризации, (определение структуры целей и подразделений организации).
Структура (от латинского) означает строение, расположение, порядок. Она отражает состав и взаиморасположение составных частей, взаимные связи, устройство и строение системы. Структуризация предполагает расчленение, декомпозицию системы на элементы, которая осуществляется с помощью графа типа дерева связности, состоящего из вершин (элементы системы, комплексы работ, показатели) и ветвей (связей между ними). Построение структуры формируется на базе из двух графов связности: с помощью первого производится декомпозиция (анализ) целей системы и необходимых для достижения ее функций; с помощью второго – синтез структуры - обратное формирование из полученных путем декомпозиции элементов необходимой структуры организации, обеспечивающей выполнение этих функций.
Основные принципы формирования дерева связности:
1. Соподчиненность: элементы низшего уровня подчиняются элементам более высокого уровня, вытекают из них, обеспечивают их реализацию, т.е. подцели нижнего уровня выступают как средства достижения цели высшего уровня.
2 .Сопоставимость: на каждом уровне дерева располагаются элементы сопоставимые по своему масштабу и значимости, они получаются в результате детализации по общему признаку.
3. Полнота: дерево связности на каждом уровне должно включать все элементы этого уровня.
4. Определенность: формировка целей и задач и других элементов дерева должна позволять оценивать степень достижения количественно или, в крайнем случае, в порядковой форме (больше – меньше, лучше - хуже).
5. Непересекаемость (независимость) элементов данного уровня: они не должны быть логически выводимыми друг из друга (иначе это элементы разных уровней).
6. Цели высших уровней имеют более общий характер и носят часто качественную характеристику, по мере продвижения вниз они получают более четкое выражение и количественную определенность.
Построение структуры организации с использованием системного подхода:
Дерево целей и функций организации.
Декомпозиция
целей и
функций (анализ)
Перераспределение
задач по уровням
управления (синтез
структуры):
- оперативное
управление;
- текущее
управление.
Стратегическое
управление
системой
Иерархическая структура организации
(дерево связности структурных элементов)
Функции управления расчленяются, декомпозируются до уровня составляющих их комплексных задач. Те в свою очередь расчленяются на первичные задачи, имеющие определенную трудоемкость выполнения (Tij), выполняемые конкретным подразделением, в конкретные сроки, по конкретной технологии. Затем формируется иерархическая структура организации: определяется характер специализации ее подразделений (специальные функции), в соответствии с которым распределяются первичные задачи. Обычно подразделения формируются по специальным функциям управления (управление персоналом, финансами, маркетингом, снабжением, подготовкой производства и кр.).
Годовая трудоемкость выполняемых задач в i-м подразделении определяет численность работников () в нем:
где - годовой фонд времени рабочего;
- количество j-x задач, выполняемых i-mподразделением в течении года;
- трудоемкость выполнения j - й работы в часах в i – ом подразделении
Количество первичных k – x звеньев в i – ом подразделении.
где - норма управляемости для подразделений к – ого типа.
Одновременно определяются уровни управления, на которых решаются те или иные задачи, руководствуясь следующим: на первом уровне (администрация) решаются задачи стратегического и общесистемного характера, требующие знания информации обо всем предприятии и внешней среде, с временным горизонтом решения год и более; на втором уровне (цеха, отделы) решаются тактические задачи с временным горизонтом до года, требующие информацию по своему подразделению; на третьем уровне (участки, бригады, бюро) решаются оперативные задачи регулирования процессов на основе заданных календарных планов, со сроками решения от нескольких часов до нескольких дней.
Аналогично формируется производственная структура предприятия: по стадиям производственного процесса (заготовительной, обрабатывающей, сборочной) определяется количество рабочих мест:
Фо – годовой фонд времени работы оборудования.
При достаточном количестве рабочих мест формируются цеха, при малом – они объединяются (например: механо-сборочный цех).
Внутренняя структура цехов (участки) определяются, исходя из норм управляемости начальника участка (Ну).
Системный подход для структуризации возникшей проблемы используется при принятии организационно-управленческих решений:
Тема 4
Самоорганизация в природе и обществе
Самоорганизация, т.е. способность любой жизнеспособной целостности самостоятельно изменить внутреннюю структуру и связи (внутренний порядок), позволяет ей сохранять свою целостность в процессе адаптации к изменчивой внешней среде и прогрессивно развиваться, одновременно способствуя сохранению целостности более высокого ранга (внешний порядок) и ее развитию.
Организация как явление это организованное системное образование, обладающее качествами целостности и устойчивости. Организация как процесс включает процессы организуемые и самоорганизуемые.
Самоорганизация – свойство системы приобретать пространственную, временную, функциональную, логическую или иную структуру без специфического воздействия извне.
Самоорганизуемые процессы совершаются сами по себе, благодаря взаимодействию тех или иных факторов, а организуемые – всегда кто-то или что-то (кибернетическая машина) осуществляет, направляет как бы волевым порядком.
В основе реализации всех процессов организации лежит развитие гармоничных взаимоотношений в природных и общественных системах, их содержание, механизмы их реализации по сути не отличаются друг от друга.
Различают:
-процессы самозарождения, самообразования организации – возникновения в качестве нового целостного формирования из некоторой совокупности объектов определенного уровня;
Существенной характеристикой самоорганизации любой системы, ее эволюции является необратимость, выражающаяся в саморазвитии систем и их определенной направленности, которая формирует внутренние кооперативные (коммунальные, согласованные) процессы, которые для социальных систем, в свою очередь, есть результат самоорганизующихся человеческих устремлений, интересов, ценностей и потребностей.
Эволюционные или необратимые процессы – это изменения, которые при отсутствии резких пертурбационных (вызывающих нарушение, беспорядок) воздействий протекают в определенном и в одном и том же направлении.
Самоорганизация – процесс развития мира, функционирующего на принципах «рынка природы» – вся природа участвует в этом рынке, изобретает новые формы организации, новые способы действия, а механизм естественного отбора по определенным правилам отбирает и сохраняет те формы организации, которые наиболее соответствуют «гармонии сегодняшнего дня», равновесию системы.
Равновесие и порядок системы достигается с помощью механизма рынка: в результате конкурентной борьбы элементов системы за те ресурсы (условия), которые обеспечивают равновесие всей системы, часть элементов неизбежно гибнет и замещается все время рождающимися новыми (и самосовершенствованными), более соответствующими этим условиям.
Любой рынок формирует отрицательную обратную связь, которая ограничивает (сдерживает в определенных рамках) возможности бесконечного (в данном направлении, при данной структуре) развития организации (популяции, стремление цены к стоимости). Но положительная обратная связь (свойственная каждой организации) побуждает ее накапливать и увеличивать прогрессивные изменения (в направлении цели), происходящие в системе, что способствует переходу системы в новое качество, обеспечивающее ей равновесие. Всякая система подвержена флуктуациям, или случайным отклонениям от равновесия. Если в результате этого она придет в неустойчивое неравновесное состояние, то благодаря взаимодействию с окружающей средой, эти колебания могут усиливаться и в конце концов приводят к ликвидации прежнего порядка и структуры, но в результате воздействия большого числа случайных факторов в открытых неравновесных системах элементы старой системы приходят к согласованному поведению, вследствие чего в системе возникают кооперативные (объединительные) процессы и спонтанно формируется новый порядок (качественно новый, более высокий уровень организации) и новое равновесие во внешней среде.
Взаимодействие принципов отрицательной обратной связи и внешней среды, ограничивающей развитие устаревших структур и положительной обратной связи системы, побуждающей ее к конструктивным изменениям , формирует механизм самоорганизации и эволюции систем.
Рынок природы выступает в качестве сложнейшей иерархически организованной системы отбора и замещения несовершенных структур новыми, непрерывно рождающимися, это универсальный механизм отбора, действующий на организменном и надорганизменном уровне.
Человек на определенном этапе своей истории использовал эти принципы бессознательно, стихийно: экономический рынок – результат процесса самоорганизации, главное свойство которого – поддерживать состояние условного равновесия и определенного порядка рыночной системы.
Рынок рождается стихией самоорганизации, его условия отбора связаны с общими принципами стабилизации, сохранения гомеостаза структур и систем, которые сами между собой конкурируют, хотя и представляют часть более общей системы.
На определенном этапе развития в механизм самоорганизации природы вмешивается разум человека, способный предвидеть отдельные фрагменты будущего развития, оценить некоторые из следствий отбора или прогнозировать сценарий развития систем и тем самым влиять на характер отбора, совершаемый рынком.
Разум человека, возможности коллективного интеллекта позволяют сочетать механизм традиционного рынка с прогностическими возможностями разума, т.е. целенаправленного изменения рынка в интересах общества. Человеку трудно предвидеть ход развития и найти его оптимальный путь, но он может предвидеть опасности, которые могут ожидать его в будущем, и сформулировать некоторую систему запретов, способную уменьшить их негативную роль в развитии общества или вовсе их избежать и тем самым повысить порядок его организации.
Процесс самоорганизации лежит в основе развития как природы, так и экономической и социальной систем общества. Чем выше находится система на лестнице эволюции, тем сложнее процессы ее самоорганизации.
Объединяющим сходством служит то, что в природе и обществе эволюционные изменения совершается постепенно и обусловлены состоянием окружающей среды и являются результатом адаптации, приспособления к ней живых организмов или социальных коллективов: здесь динамика внутренних факторов самоорганизации определяется закономерностями и логикой сферы естествознания.
Связь и различие между биологической и социальной эволюцией заключены в двойственной природе самого человека: по генетической природе он существо биологическое, но его деятельность осуществляется в обществе (он существо социальное) и не может не отличаться от поведения других живых существ: человек, сохраняя свою биологическую природу, превратился вместе с тем в общественное существо – его деятельность включает не только естественные, природные, но и искусственные «сверхприродные», социальные и культурные факторы.
Поэтому эволюция социально-экономических систем качественно отличается от эволюции природных систем.
Во-первых, основной эволюционный принцип – принцип целесообразности – не проявляется в рамках общества столь же однозначно, как в природной системе: при естественном отборе выживают наиболее приспособленные особи, а человек по сравнению с другими живыми существами располагает более скромными физическими возможностями приспособления. Только свойственные ему дух и интеллект компенсируют физическую слабость по сравнению с другими животными, позволяют ему приспосабливаться к окружающей среде, создавая искусственные структуры (орудия труда, социальные организации и т.п.), компенсирующие его физическое несовершенство. Поэтому многие явления социальной жизни, избыточные с точки зрения целесообразности (мораль, религия, нравственность, идеология, мировоззрение), определяют развитие общества не менее жестко, чем сугубо материальные факторы.
Во-вторых, в ходе биологической эволюции происходит наследование и передача чисто генетических свойств и факторов, но передаются лишь генетические признаки родителей (не все и не всегда), а социально-культурная эволюция сопровождается передачей исторического опыта будущим поколениям, освоением традиций и опыта многочисленных социальных коллективов и общества в целом: навыки, знания, правила поведения, опыт усваиваются, приобретаются, наследуются в ходе обучения и воспитания как в семье, так и в школе и других социальных коллективах и группах, по этой причине социальная эволюция происходит несравнимо быстрее, чем биологическая.
Таким образом, рассматривая различия между биологической и социальной эволюцией, необходимо учитывать то, что если первая протекает стихийно в силу естественных законов самоорганизации, то вторая может управляться, корректироваться и направляться обществом, что становится исходным пунктом во взаимодействии самоорганизации и организации в социальной эволюции.
Специфика человека как биосоциального существа состоит в том, что его превращение в существо «сверхбиологическое» в основном высвободило его из-под власти эволюционных механизмов, и адаптация его превращается не в приспособление к изменениям внешней природной среды, а в активное практическое изменение этой среды сообразно собственным потребностям.
При этом наряду с биологическим удовлетворением непосредственных жизненных потребностей, что является основой его жизнедеятельности, вырастает целый ряд культурных потребностей: человек утверждает свое физическое существование для того, чтобы удовлетворять свои высшие потребности, выраженные в его целях и ценностях.
Возрастание потребностей вызвало применение новых мощных массовых технологий, что приводило к систематическому использованию невозобновляемых природных ресурсов, к использованию возобновляемых природных ресурсов в большом темпе, чем скорость их естественного воспроизводства, что приводит к необратимым явлениям в эволюции Вселенной.
Это делает необходимым не только согласование, но и обеспечение взаимосвязанной совместной эволюции природы и человека (социогенетической, социоэкологической системы), получившей название – «принцип коэволюции».
Человечество, для того, чтобы обеспечить свое будущее, должно не только надлежащим образом изменять характеристики биосферы, удовлетворяя те или иные потребности, «властвовать над природой», но и изменять свои собственные потребности, направлять свои действия сообразно тем требованиям, которые ставит природа (экологический императив). Это означает, что человек, в первую очередь, должен знать границы тех воздействий на биосферу, которые не приведут к бифуркационным значениям ее параметров, что может повлечь непредсказуемые изменения окружающей среды и может возникнуть такая биосфера, в которой места человеку уже не будет.
Термин «коэволюция» был введен экологами, для которых коэволюция – взаимное приспособление видов, она обеспечивает условия взаимного существования и повышение устойчивости биоценоза. Поэтому вместо адаптации они стали говорить о коадаптации, взаимной адаптации двух видов. Таким образом, коэволюция – это вереница последовательно сменяющих друг друга, взаимно обусловленных, нерасторжимо согласованных изменений, которые могут происходить на разных ярусах организации живых систем.
Коэволюция не тождественна самоорганизации, но без самоорганизации коэволюционные процессы невозможны. Самоорганизация имеет дело со структурными состояниями определенной системы, а коэволюция – с отношениями между системами, с корреляцией их эволюционных изменений. В коэволюции решающую роль играет не борьба за существование, а взаимопомощь, согласованность, сотрудничество: сотрудничество и корреляция эволюционных систем (биологических систем в биоценозе, биологических систем со средой – в биогеоценозе, общества с природой в глобальной экологии).
В тектологии Богданова А.А. некоторые идеи, развитые им, близки к идее коэволюции: понятие «организационного комплекса». Высокий внутренний уровень организованности которого обеспечивает ему подвижное динамическое равновесие, что «предполагает существование особых приспособлений, гарантирующих постоянные конъюгационные (объединительные) взаимодействия между всеми разнородными частями целого». Среди такого рода приспособлений он выделяет биорегулятор, то есть двойной регулятор, комбинацию регуляторов, в которых два комплекса взаимно регулируют друг друга: обеспечивают взаимную подгонку взаимодействующих систем или их компонентов, синхранизацию их изменений, корреляцию организационных форм, их взаимного «контроля».
В теории организации идея биорегулятора имеет узловое значение, она не просто кибернетический принцип обратной связи, а основа механизма коэволюции, двойной или взаимно дополнительной регуляции взаимодействующих систем.
Концепция коэволюции является основой для раскрытия и обоснования методологии и методов менеджмента высоких технологий, позволяет более точно охарактеризовывать самоорганизацию и организацию развития систем.
В каждой организации имеются официальные регламентирующие документы на систему управления организации (уставные документы, законодательные и нормативные акты и т.д.). Однако наряду со штатным управленческим процессом в организации происходят процессы, связанные с несанкционированным управлением и организацией, т.е. самоуправление и самоорганизация.
Самоорганизация и самоуправление – естественные процессы, свойственные живой и неживой материи. Однако цивилизация в результате эволюции поставила их в подчинение формализованным иерархическим процессам на уровне государственного, муниципального и др. корпоративного управления.
Взаимосвязь формальной и не формальной организации и управления.
Самоорганизация и самоуправление:
- компенсирует неохваченные области управлением и недостаточность профессионального управления;
- иннициирует развитие искусственного (формального) управления и организации.
В ряде случаев самоуправление и самоорганизация более эффективны, чем искусственные управление и организация. В некоторых случаях они инициируют развитие искусственного управления в организации или же функционируют совместно. Иногда трудно определить, что послужило источником профессионального управления: оно само или элементы самоуправления.
Социальная самоорганизация (как процесс) основана на общественной социальной программе гармонизации общественных отношений, включающей меняющиеся во времени приоритеты установок, интересов, ценностных ориентаций, мотивов и целей относительно постоянных во времени законов организации. Самоорганизация реализуется путем самообучения, самовоспитания самоконтроля. Как явление социальная самоорганизация – это конкретные поступки человека или организации, формы коммуникаций, выводы.
Основные качества, способствующие проявлению самоорганизации, - это инициативность, мужественность, настойчивость, решительность, самоанализ, саморегуляция, самообладание, сдержанность, самодисциплина, терпение, умение предвидеть, самостоятельность, энергичность.
Самообучение – это необходимое самопроизвольное стремление человека или организации к изменениям внутренней базы данных и базы знаний. Самообучение реализуется путем затрат собственного свободного времени и финансовых ресурсов на более полное удовлетворение потребностей и интересов в инфляции, знаниях и общении.
Самовоспитание может относиться как к человеку, так и к организации. Цель самовоспитания – преодоление вредных или создание новых позитивных качеств личности или организации, в том числе формирование активной деловой политики, утверждение своей продукции, технологии или имиджа; самовнушение, самодисциплина и лояльность; самоодобрение и самостимулирование; преодоление отрицательных эмоций.
Самоконтроль – это контроль собственной деятельности человека, коллектива или организации, осуществляемый с целью сравнения результатов деятельности с имеющимися нормами, правилами и стандартами. Это сравнение позволяет человеку или другому объекту организации неформально оценить свою деятельность, выявить свои возможности для улучшения деятельности или убедиться в несоответствии работы своим силам и знаниям.
Самоуправление присуще любой системе. Под самоуправлением понимается автономное функционирование какой-либо социальной системы (коллективов, организаций, объединений и даже одного человека). Оно реализует потребность человека и организации к свободе, самовыражению и самопроявлению. Самоуправление может быть только конкретно, например, для высшего управленческого персонала организации, для персонала конструкторского бюро и т.д. В отличие от регламентного управления в самоуправлении иерархия подчинения или отсутствует, или слабо выражена. Самоуправление предполагает выбор целей, формирование сопутствующим им задач, разработку средств и методов их решения.
Процесс самоуправления служит элементом демократизации общего управления в результате непосредственного участия работников в разработке решений компании, стратегий ее развития и др.
Принципы самоуправления:
Принцип вторичности. Самоуправление не может быть первичным в организации. Любая организация создается для удовлетворения какой-то общественной потребности или интереса. Она включает в систему хозяйственных или общественных организаций с заданной структурой под общим государственным управлением. Если организация не будет следовать законодательным актам государства, она будет ликвидирована. Полностью самоуправляемая организация практически невозможна. Даже предприниматель без образования юридического лица имеет полное самоуправление только в рамках разрешенных сфер деятельности и налоговых регламентов.
Принцип сочетания управления и самоуправления. В любой организации управление и самоуправление должны сочетаться на каждом уровне управления. Данный принцип основан на обязательности удовлетворения потребностей и интересов персонала в организации, относящихся как к управлению, так и к самоуправлению.
Принцип мягкой регламентации. Процесс самоуправления не может быть жестко регламентированным законодательными актами и положениями организации. Самоуправление основано на субъективизме активного персонала. В случае жесткой регламентации самоуправление вырождается в обычное управление с потерей ряда активизирующих потребностей и интересов.
Изначально самоорганизация возникает спонтанно, а затем постепенно формируется самоуправление и, наконец, профессиональное управление, которое создает организационные функции и структуры управления.
Внутренние и внешние возмущающие воздействия приводят к нарушению принятого порядка деятельности в организации (к нарушению гармонии). Вследствие этого возникают процессы, помимо воли и сознания людей стремящиеся сформировать новые пропорции, ввести новые элементы в деятельность организации или вывести из нее устаревшие. Люди являются проводниками (осознанными или неосознанными) этих процессов. Кроме того, возмущающие процессы могут инициироваться и самоуправлением, профессиональным управлением, реализацией функций и структур управления. Таким образом, может быть достаточно много циклов возникновения самоорганизации и вследствие этого самоуправления.
Социальная самоорганизация может быть личной и коллективной. Личная самоорганизация в большей мере рассматривается в психологии и только частично в рамках теории организации в плане информационного обеспечения и формах самоорганизации. Коллективная самоорганизация может происходить в среде:
Тема 5
Общие законы организации
Вопросы:
3. Закон синергии.
4. Закон самосохранения организации.
5. Закон развития организации.
6. Закон единства анализа и синтеза.
7. Закон композиции и пропорциональности.
8. Закон информированности – упорядоченности.
9. Взаимосвязь законов организации в природе и обществе.
1. Общее понятие о зависимостях, законах и закономерностях
Цель организации достигается путем реализации непрерывного производственного процесса, состоящего из многочисленных собственно производственных и управленческих процессов, направленных как внутрь организации, так и во внешнею среду, для формирования и поддержания внешних связей и предотвращения возникающих угроз и негативных воздействий.
По отношению к организации процессы могут быть управляемыми, частично управляемыми и неуправляемыми. Процесс, происходящий в любом управляемом объекте, направлен на преобразование входного воздействия Х (исходного материала, информации) по определенной технологии (алгоритму) в заданный результат У (продукт, действия, информацию).
Алгоритм
Вход Х Y Выход Производственный
процесс
+ Х ОС + Y
ОС Процесс управления
Функция У отражает объективную зависимость результата от входного воздействия Х (механизм действия зависимости), функция У отражает эту зависимость в понимании субъекта управления (механизм использования зависимости), с помощью обратной связи ОС выявляются возникающие отклонение ±ΔУ фактического результата от ожидаемого и производится корректировка входного воздействия ±ΔХ или используемой зависимости У, если систематические отклонения свидетельствуют о ее неточности. Обратная связь может усиливать (+) входное воздействие (+)-положительная ОС, или ослаблять (-)-отрицательная ОС.
Процесс управления обладает следующими особенностями:
Результат
У ОР
ИР ОВ
ЗС ПН Входное воздействие
Х
Процесс воздействия
-запаздыванием обратной связи (ЗС),
-наличием порога нечувствительности (ПН), (ИР),
-ограничением на переменные: входное воздействие (ОВ), результат (ОР),
-интенсивностью изменения результата У от воздействия Х (ИР).
Зависимости между воздействием и результатом в механизме управления могут быть выражены в виде таблиц, графиков, формул, набора статей и параграфов, инструкций, положений.
Зависимости, т.е. связи между входами и выходами процессов, могут включать общее (присущее всем или многим процессам) и особенное (индивидуальное) для данной организации или процесса.
Они могут быть:
- объективными, не зависимыми от воли людей, руководитель должен учитывать неотвратимость их действия и использовать в интересах организации или избегать их;
- субъективными, формируемыми людьми для реализации своих целей (должны в максимальной степени учитывать объективные обстоятельства и зависимости).
Законы – это отражение объективных, необходимых, устойчивых, существенных, повторяющихся отношений (завнемостей) между явлениями в природе и обществе.
В управленческой деятельности закон – это зависимость, которая либо:
- зафиксирована в законодательных документах (конституции, законодательных актах, уставах и т.д.);
- является общепринятой нормой для большой группы людей и организаций (религия, моральные кодексы и т.д.).:
- отражает объективно существующие зависимости на современном уровне познания действительности.
Применительно к теории организации объективные законы есть законы организации, субъективные – законы для организации. Так же как и зависимости, они могут быть представлены в виде таблиц, набора параграфов, инструкций.
Закон – это динамика функционирования организации (зависимости), а положения, статьи и пр. – статика (моменты, отражающие соответствие). Обычно действия переменных закона достаточно обширны, в них указаны возможные сочетания ситуацией и приемов их разрешения. Для упрощения их понимания и использования эти сочетания можно сгруппировать по каким-либо признакам, т.е. создать закономерностей в рамках данного закона. Для каждой закономерности (части закона) можно разработать методические толкования для руководителей и специалистов. Закон изображен пунктиром, закономерности прямой, полученной аппроксимацией, упрощение зависимости при этом достаточно для целей управления в областях 1, 2, 3 каждая из этих закономерностей может использоваться самостоятельно.
Результат
Закономерности
Закон
1 2 3
Ресурс
Р1 Р2 Р3
Прослеживается явная взаимосвязь между зависимостью как причинно-следственным отношением одного явления к другому, закономерностью, как объективно существующим устойчивым связям между явлением, их причинами и следствиями, и законами, отражающими общие, устойчивые, повторяющиеся отношения между ними.
Зависимости, законы, закономерности прослеживают ход любого процесса в организации: зависимости являются основной для формирования нового закона; на основами закона могут быть сформированы закономерности; сами законы и закономерности могут способствовать формированию новых зависимостей.
Организация всегда испытывает воздействия: со стороны закона и со стороны руководителя, если механизм действия и механизм использования согласованы, то это повышает эффективность организации.
Законы организации образуют теоретический фундамент, управления способствуют переходу от эмпирического подхода (метода проб и ошибок) к профессиональному, позволяют правильно оценивать ситуации, и анализировать опыт и принимать обоснованные организационно – управленческие решения.
Законы организации взаимосвязаны, действуют совместно и образуют систему объективных законов. Действия системы законов обеспечивает целостность и развитие взаимосвязанных систем всех уровней природы и общества. В представленных далее законах можно выделить общие законы, действующие в природе и обществе, и законы более применимые к искусственным, социальным системам.
Реализация законов организации в практической деятельности осуществляется через систему принципов, т.е. основных концептуальных
Рис. – Взаимосвязь законов и принципов организации
положений, используемых при формировании организационных структур (структуризации), в процессе функционирования организации (процесуализации) и при постоянном совершенствовании организации (рационализации), обеспечивающих соответствие организации (формы) протекающим в ней процессам (содержанию).
Во взаимодействии компонентов системы (целостности) действует объективный закон приоритета целого над частью. Это требование обусловлено самой природой целого, его возникновением и развитием.
Целое (система) и части (компоненты) едины, они не существуют друг без друга, но их влияние на функционирование системы неодинаково: во взаимодействии целого и части ведущей стороной является целое, которое активно влияет на части (компоненты), преобразуя их согласно собственной природе интегрируя и адаптируя. Части подчинены целому, движутся, развиваются в его границах и сообразуются с ним в реализации своих функций. Отношения между целыми и частью – это отношения равноправных партнеров, одинаково заинтересованных в стабилизации и сохранении организации как системы. В социальных системах такой подход не отрицает возможности определения и предоставления самых широких полномочий, прав и ответственности в границах и рамках единой целостной системы ее компонентам, но предполагает соблюдение единых принципов, стратегических установок, ценностей, нравственных и культурных норм.
Мир, в котором мы живем, неповторим многообразием комбинационных преобразований, но в каждом новом динамически неравновесном состоянии материальные субстелизии совершают экономические действия, используя ограниченные ресурсы с целью сохранения гармоничности и единства целого, т.е. сохранения целостности структур и сред суперсистемы механизмом сохранения и развития любой целостности обеспечивается действием главного закона самоорганизации – «востребованности – включенности»: ни одна новая целостность (организация) не может возникнуть, если она не будет востребована целостностью более высокого порядка (внешней средой организации) и до тех пор сможет быть включенной в нее (выживать) пока ее деятельность будет востребована.
Принцип экогармонии требует, чтобы любая система постоянно горманична (субъектировать) внешней среде, иметь гарманичную внутреннюю структуру, позволяющую наиболее экономично использовать ограниченные ресурсы.
Экономическое выживание любой целостности есть нечто иное как способность своими действиями достигать такого состояния, которое как можно дольше будет востребовано окружающей средой, т.е. будет экогармонично, т.о. под системой (целостностью) понимается целое имеющее свою внутреннюю структуру, созданную из частей, элементов и взаимосвязей, достаточных для экономического выживания в условиях окружающей среды при выполнении определенной целенаправленной деятельности.
В условиях ограниченности ресурсов и пространства системы, соревнуясь друг с другом (конкурируя), стремятся в большей степени соответствовать востребованиям среды.
Каждая организация может быть востребована, если во внешней среде возникает необходимая ниша и она своими экономическими действиями в конкурентной борьбе сможет ее занять.
Принцип конкуренции (соревновательности) – жизнеспособность любой системы зависит от ее конкурентоспособности, а она в свою очередь определяется наличием внутренних конкурентных преимуществ, особенностей, свойств, которые не могут быть скопированы конкурентами.
Конкурентные преимущества (предпосылки экогармоничных действий в перспективе) есть результат высокой организованности, внутренней и внешней: наличие организованных творческих коллективов маркетологов, разработчиков новой продукции, высокой организационной культуры, взаимных организационных связей с поставщиками и потребителями, высокого имиджа у клиентов.
Основные базовые стратегии по созданию конкурентных преимуществ:
Причем эти стратегии могут осуществляться как по всему рынку, так и по отдельному сегменту покупателей, концентрируя деятельность на узко специфицированных потребностях (стратегия концентрации на сегменте). Конкуренция побуждает участников к совершенствованию и развитию позволяет распределять деятельность организаций в соответствии их внутренних особенностей.
3. Закон синергии
Всякая самоорганизующая система (организация) стремится получить наибольший результат, используя возможность своего потенциала и внешнего окружения, что достигается повышением организованности внутренних и внешних связей.
Под потенциалом понимается совокупность возможностей организации по выпуску продукции (оказанию услуг). Возможности организации определяют ресурсы (факторы производства), находящиеся в ее распоряжении:
- технические ресурсы (производственное оборудование, сырье, материалы);
- технологические ресурсы (способы изготовления продукции);
- кадровые ресурсы (численность и квалификация кадров и др.);
- информационные ресурсы (сведения о организации и внешней среде);
- финансовые ресурсы (величина и использование денежных средств, финансовое состояние организации и др.);
- организационные ресурсы (используемые способы принятия решений, организация систем планирования и др.);
- временные ресурсы (располагаемое время).
Существует большая вариантность объединения различных ресурсов в единое целое в процессе их организации, приводящая к огромному разнообразию внутреннего строения состояния организации.
При введении дополнительных ресурсов потенциал может изменяться постепенно, пропорционально ресурсам, или резко, скачкообразно, существенно больше привлеченных ресурсов.
Потенциал организации
1 2 3 4 5
Количество ресурсов
Процесс резкого изменения потенциала аналогичен резонансу, т.е. резкому усилению деятельности в результате совпадения набора элементов и оптимального сочетания их характеристик. В теории управления процесс существенного усиления или ослабления потенциала материальной системы называют синергией.
На рисунке в областях 1 и 5 происходит пропорциональное увеличение потенциала, в области – 3 спад, когда в организации работает слишком много людей и техники, а также при внесении новым ресурсом рассогласования уже имеющимся. Область скачкообразного изменения потенциала (2, 4) может носить созидательный (положительная синергия) или разрушительный (4) характер (отрицательная синергия).
Впервые в 1969 г. немецкий физик Герман Хакен использовал термин «Синергетика» в курсе теории лазерного излучения, термин образован от греческого выражения и означает сотрудничество, согласованное действие, соучастие. Активная среда – кристалл рубина накачивается из вне энергией, в результате атомы возбуждаются и испускают световые волны (информацию переносимую световым полем). Волны отдельных атомов сталкиваются, что приводит к их сложению усилению. Когда амплитуды волн разрозненных объединений становится достаточно большой, то все атомы одновременно начинают действовать согласовано и их излучения превращаются в одну практически бесконечную длинную синусоиду. Это пример самоорганизации – новые структуры волн возникают без вмишательства из вне. При чем система реализует не линейно, т.е. переход от неорганизованного поведения атомов к слиянию их излучения в объединенную волну происходит не плавно, пропорционально увеличению энергии, а скачкообразно в тот момент, когда приток энергии превышает определенный барьер. Т.е. возникающая объединенная волна служит параметром порядка, подчиняет себе атомы: на смену хаосу приходит порядок.
Закон синергии: для любой организации существует такой набор элементов и метод их сочетания, при котором ее потенциал будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, машин, подразделений и т.д.), либо существенно меньше.
Задача руководителя заключается в том, чтобы находить такой набор элементов и связей между ними как в сфере производства, так и управления, при котором синергия носила бы созидательный характер, максимально увеличивая потенциал организации. Он должен создавать организационную систему путем рационального перераспределения связей (коммуникаций в управлении, материальных на производстве ), при котором наиболее полно используются возможности соединяемых элементов, путем формирования оптимальных структурных подразделений, объединение элементов в которых создавало бы дополнительные возможности, отсутствующие у этих элементов в отдельности.
Эффект возникает вследствие объединения усилий, взаимодействия и обмена опытом, усиления творческого начала в работе, разделения труда при формировании подразделений (эффект специализации), расшивки узких мест и более полное использование элементов производства (эффект массовости), эффекта интеграции подразделений по технологической в результате внедрения рациональных рациональных систем стимулирования и мотивации, создания ассоциаций организаций, повышающих их интеграционный эффект за счет перераспределения работ и обмена инновациями.
Современное научное направление – экогармонизм рассматривает синеризм на уровне всей совокупности взаимодействия мировых структур как совокупность действий при самоорганизации внешних и внутренних структур, как сотрудничество, содействие, совместное и однородное функционирование систем по использованию ограниченных ресурсов.
4. Закон самосохранения организации
Закон самосохранения организации: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс).
Под «выживанием» понимается, что организация, ориентируясь в долгосрочной перспективе (тенденции развития внешней и внутренней среды), находит свое место в рыночной среде (нишу, сегмент рынка) и приносит своей деятельностью удовлетворение тем, кто входит в среду ее делового взаимодействия (потребитель продукции, сотрудники организации, ее собственники), т.е. обеспечивает гомеостазие.
Особую роль в этом играет стратегическое управление, согласующее деятельность организации с состоянием внешней среды и изменчивым спросом на продукцию и услуги организации.
Закон самосохранения предполагает, что любая организация, равно как и отдельные элементы, стремится сохранить себя как целое, что требует соблюдения ряда условий: экономию и рациональное использование ресурсов; расширение сферы деятельности; выбор стратегий, не допускающих серьезных потрясений, которые могли бы привести к потери организационной устойчивости:, направление сбереженных средств на сохранение целостности организации, на замену пришедших в негодность элементов, на формирование новых, страхование ресурсов и рисков, создание резервов.
Особую важность приобретает управленческая деятельность, направляемая на снижение влияния жизненных циклов (бизнеса, выпускаемой продукции, потенциала) на состояние и жизненный цикл самой организации, руководствуясь законом ОНТОГЕНЕЗА: жизнь любой организации, осуществляющей определенный вид деятельности, состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга: становление, развитие, угасание. Задача руководства состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей. Понимание этого закона позволяет своевременно установить периоды освоения новых видов деятельности (чтобы нивелировать воздействие жизненных циклов продукции, особенно путем диверсификации), периоды необходимой структурной перестройки продлевать тем самым ж.ц. организации.
Антогемы, термин введенный немецким биологом Э.Геккелем и характеризующий совокупность преобразований, претерпеваемых организмом от заражения до конца жизни.
В природных условиях и социальных системах максимальная длительность жизненного цикла любой целостности (системы, организации) зависит от уровня ее организованности, способного обеспечить минимальными затратами ее работоспособность (необходимые внутренние и внешние связи) при сохранение гармонии с внешней средой.
В значительной степени способствует выживанию и развитию организации увеличение разнообразия ее поведения на базе принципа дополнения, которое вытекает из принципа необходимого разнообразия кибернетических систем (разнообразие поведения управляемой деятельностью должно быстро не менее разнообразие воздействий на нее внешней среды).
Принцип дополнения:
а) внутриорганизационных процессов и функций противоположно-направленными, что позволяет одновременно использовать положительное влияние разных процессов и существенно снижает общий организационный потенциал; так например, специализация дополняется дифференциацией (увеличение номенклатуры выпускаемой продукции данного назначения) и диверсификацией (продукцией разного потребительского назначения), что снижает влияние жизненного цикла каждого вида продукции на жизненный цикл организации;
б) внешнего дополнения: если резервы саморазвития внутри системы исчерпаны, то дальнейшее повышение уровня ее организованности возможно , если система вступает во взаимодействие с внешней средой и системами более высокого уровня организации, в том числе и путем интеграции: вертикальная интеграция предприятий, связанных процессом производства и реализации продукции; горизонтальная – предприятий – конкурентов одного типа, что повышает эмерджентость и конкурентные преимущества нового объединения.
Удержаться на заданных уровнях самосохранения компании помогает страхование ресурсов и рисков.
Страхование - это финансовое обеспечение от возможного указанного ущерба путем периодического взноса в специальное учреждение, которое выплачивает денежное возмещение в случае возникновения такого ущерба.
Руководитель определяет возможные убытки от изменения или выбытия каждого i го ресурса (ΔРi) и примерную возможность наступления такового события (pi), определяют по каждому ресурсу запланированные потери Зпi =ΔРi*Pi , ищет страховую компанию, которая при наступлении (ΔРi Рi) страхового случая выплатила бы всю сумму убытков ΔРi при общих страховых взносах Сi, не превышающих запланированные потери:
Сì<Зпi.
Т.о, организация уменьшая потенциал на величину взноса Сi, в случае наступления ущерба, компенсирует его страховым возмещением ΔРį.
Вывод: закон самосохранения организации ориентирует руководителей на дополнительные капиталовложения в повышение организованности потенциала системы, в формирование конкурентных преимуществ, обеспечивающих ее устойчивость в будущем при возможных негативных тенденциях изменения внешней среды. Неустойчивые системы (которые не могут вернуться в прежнее состояние, после воздействия негативных факторов или перейти в новое состояние более высокой организованности) разрушаются.
Мероприятия, повышающие устойчивость организации к разрушающим воздействиям со стороны внешней и внутренней сред:
1. Мероприятия организационно-экономического характера:
5. Закон развития организации
Развитие – это необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания. Основное содержание развития – самоорганизация системы, перевод ее на более высокий уровень организованности, как по внутренним, так и по внешним связям. Различают две формы развития:
- эволюционную, связанную с постепенными количественными и качественными изменениями;
- революционную, характеризующуюся скачкообразным переходом от одного качественного состояния материи к другому.
Прогрессивное развитие – это переход от низших форм к высшим, регресивное – это деградация, переход к изжившим себя или уже пройденным формам и структурам.
Развитие организации обусловлено:
- изменениями внешней среды (экономика, политика, этика, культура и др.);
- изменениями внутренней среды (перемещение работников, переход на новые технологии и др.);
- потребностями и интересами человека и общества (потребность в самовыражении человека, потребность в прибавочном продукте общества и др.);
- старением и износом материальных элементов (оборудования, человека, технологии);
- изменениями экологии (загрязнение или очищение среды, сокращение или увеличение флоры и фауны);
- техническим прогрессом;
- глобальным состоянием мировой цивилизации.
Развитие основано на жизненном цикле любой материальной системы, которая включает восемь взаимосвязанных этапов: порог нечувствительности (Э1), внедрение (Э2) рост (Э3), зрелость (Э4), насыщение (Э5) ,спад (Э6), крах (Э7) и ликвидация или утилизация (Э8).
Ресурс системы
Т, лет
Э1 Э2 Э3 Э4 Э5 Э6 Э7 Э8
Динамика развития материальной системы
Тангенс угла наклона кривой характеризует: положительная величина – подъем, прогрессивное развитие, отрицательная – спад, регрессивное развитие.
Закон развития: в процессе жизнедеятельности организации происходят необратимые и закономерные изменения, направления на максимальное использование потенциала организации для достижения поставленной цели, в результате чего происходит качественное изменение состояния организации. Побуждающим моментом является кризис организации, вызванный резкими изменениями его внешней (иногда и внутренней) среде, заключающийся в нарушении равновесия в организации, для выхода из которого необходим переход на качественно новый организационно-технологический уровень, т.о. каждая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла и использовать его прирост для повышения своего организованно-технического уровня. Так, цель хозяйственной организации – максимум прибыли достигается в целом за весь цикл, а на первых этапах основная цель – освоение бизнеса и завоевание рынка для последующего извлечения прибыли.
Принцип инерции (запаздывания): изменение потенциала системы Рi начинается спустя некоторое Т3 время после начала воздействия изменений во внешней среде и продолжается некоторое время Тп после его окончания. Инерция свойственна организации и человеку.
Рj
Зона Зона Зона
инерции эластичности инерции
Т3
Тп
Начало Конец
воздействия воздействия
на систему
Принцип эластичности состоит в том, что скорость Сп изменения потенциала системы Рi зависит от самого потенциала Рi : Сп=F(Pi).
Скорость изменения потенциала – угол подъема (спада) кривой характеризует восприимчивость (эластичность) системы к воздействиям. Разные организации по-разному реагируют на события в зависимости от профессионализма персонала, технического, организационного и культурного уровня самой организации.
Принцип непрерывности: процесс изменения потенциала развивающейся системы Рi идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения.
Принцип стабилизации состоит в том, что система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы. Стабилизация осуществляется включением новой продукции в деятельность организации, не дожидаясь спада жизненного цикла продукта А, необходимо включить в деятельность организации продукт Б, затем В, используя денежные средства, полученные в период наиболее благоприятного этапа жизненного цикла предыдущего продукта. При этом устанавливается стабильный или стабильно нарастающий общий выпуск продукции и объема прибыли.
Объём, р
Объём реализации
А Б В
Объём прибыли
+
Т, лет
Чтобы организация стала развивающейся системой, увеличивающей объемы производства и прибыли, необходимо также постоянно вкладывать дополнительные средства в освоение новых видов деятельности, в совершенствование элементов структуры, связей, это будет обеспечивать переход системы на качественно новый организационный уровень и увеличивать ее интегративный эффект.
К (t)
X Y C
Для прироста валового продукта dY/dt необходимы капитальные вложения в систему К(t) за счёт прибыли.
К(t) = k*dY/dt = рY(t), где
k - удельные капитальные вложения на единицу конечного продукта;
р – доля накоплений в валовом продукте Y.
Отсюда уравнение поведения развивающейся системы:
dY/dt = p/k*Yt
это дифференциальное уравнение связывает вложения в систему с её развитием, т.о. увеличением выпуска конечного продукта. Если при t = 0, Y(t) = Y(0)*e at , где а – темп роста конечного продукта.
Направления и пути развития организации обычно определяются при разработке стратегии на длительную перспективу, после анализа состояния и тенденции развития внешней среды (предполагаемых возможностей для развития организации и угроз с ее стороны) в сочетании с анализом сильных и слабых сторон организации (SWOT – анализ).
Основные стратегии развития:
1. Стратегия ограниченного роста в стабильных областях со стабильной технологией: цели устанавливаются в зависимости от достигнутых результатов с учетом изменения внешних и внутренних условий.
2. Стратегия концентрированного роста (усиление позиции на рынке с помощью маркетинговых усилий или горизонтальной интеграции, поиск новых рынков для выпускаемого продукта или производства новых продуктов для уже освоенного рынка).
3. Стратегия интегрированного роста за счет вертикальной интеграции (присоединения внешних организаций по технологической цепочке – поставщиков или потребителей).
4. Стратегия дифференцированного роста – использование дополнительных возможностей производства новых продуктов, заключенных в потенциале предприятия.
5. Стратегия направленного сокращения производства для перегруппировки сия на стадии спада, путем сокращения затрат на текущее производство реализации неиспользованных материально-технических ценностей и концентрации средств для обновления производятся.
Механизм издержек (1)
Рост(Р) Сокращение (С) ОР+С Р+С
Ограничений ОР+Р
РОСТ (ОР)
Механизация (2) Накопления (4)
ресурса (3)
Структурная среда
Обитания (5)
В условиях острой развитие организации идет путем самоорганизации на базе усложнения структуры за счет дефференцации существующей и присоединения структур извне, а также усложнения связей внутренних и внешних (с другими организациями и рынками).
Суть анализа (декомпозициии) – в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза (агрегирования) – в соединении (мысленном или реальном) простых составляющих объекта в единое целое.
Анализ и синтез в человеческом мышлении переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому, говоря о единстве анализа и синтеза, подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности: анализируя, понимаем сущность, внутреннее содержание сложного явления, синтезируя – понимаем его как целостную систему.
Сложность аналитической работы состоит в определении первичного элемента, до которого следует производить разделение (декомпозицию) целого, чтобы не были потеряны важные свойства частей ( с позиции цели анализа).
Анализ причинно – следственных связей между выделенными частями, выявляет необходимые и достаточные условия для поддержания требуемого взаимодействия между частями целого.
Синтез (объединение) осуществляется на базе взаимной необходимости и взаимодействия с целью получения при объединении элементов нового целого работоспособного образования, потенциал которого выше суммы потенциалов объединенных элементов, это явление носит название эмерджентность (аналогично синергии). Эмерджментность больше относится к явлениям (новым товариществам, компаниям, объединениям, союзам и т.д.), а синергия к процессам в элементах организации.
Формулировка закона единства анализа – синтеза: каждая материальная система: живой организм, социальная организация (предприятия, учебное заведение и др.) стремятся настроиться на более экономичный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Эти изменения идут в следующем цикле:
Разделение Преобразование
Преобразование Объединение
Использование закона единства анализа и синтеза: разложив сложную систему на составляющие части, получаем исходные элементы формирования для новых систем. Всякая вновь организованная система возникает в значительной степени за счет изменения, перераспределения и группировки существующих элементов в новых образования.
Сущность действия закона анализа и системы на всех уровнях природы и общества: при изменившихся условиях некоторые системы не в состоянии сохранить свою целостность, т.к. ее внутренний потенциал ниже потенциала окружающей среды, и они лишаются возможности отдавать энергию, начинают рассыпаться на элементы и тем самым увеличивают предложение элементов, находящихся в свободном состоянии. Они распределяются в пространстве, концентрируются в зонах спроса, создают новое многообразие и вновь выступают в коммунальные взаимоотношения при их структуризации. Многообразие элементов создает предпосылку создания новой системы, а коммунальность, т.е. процесс объединения собственных потенциалов элементов путем взаимодополнения друг с другом до определенной целостности, создает эту систему (новую целостность).
7. Закон композиции и пропорциональности
В окружающем нас мире все приспособлено для совместного существования: все лишнее, избыточное постепенно уходит, а недостаточное постепенно развивается, достигая некоторого временного равновесия. При этом осуществляются центростремительные (объединительные) и центробежные (разъединительные) процессы.
Гармония – это единственный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека.
Гармония в организации направлена на достижение определенной цели. Если конкретная цель не поставлена, то гармонизация все равно идет для какой-то неформальной цели. Гармонизацию остановить нельзя, а направить можно. Гармония имеет системное начало, она объективна и не зависит от желания и воли человека, который может либо помочь ей, либо испортить естественный ее ход.
Гармония предполагает наличие совокупности элементов, процессов и их соотносительность (пропорциональность).
Закон композиции: элементы структуры должны быть подобраны, расположены и взаимосвязаны, чтобы достигались внутренняя слаженность, или гармония, и фундаментальное соответствие организационной ситуации (размер организации, используется техническая система, состояния внешней среды).
Т.о. закон композиции отражает необходимость согласования целей организации (дерево целей): они должны быть направлены на поддержание основной цели более общего характера (общая цель организации предоопрределяется внешней средой, цели внутренних подразделений -–должны обеспечивать достижения общей цели, т.е. выступать совместно как средства достижения этой цели).
Закон пропорциональности отражает необходимость определенного соотношения между частями целого, а также их соразмерность, соответствие или зависимость.
Пропорциональность в значении «соотношения» предполагает определение количественные соотношения между частями целого (соразмерность, направление пропорции и соответствие между ними).
Пропорциональность в значении «зависимость отражает также отношения между частями целого, при которых изменение одной из них влечет изменение другой во столько же раз.
закон композиции и пропорциональности: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).
Р1,Р2,…Рн >0 Наличие ресурсов
Композиция (набор) К1,К2,…Кн>0 Коммуникации между ресурсами
n
Пропорциональность в наборе (кi*xi) Pmax ,
i=1
где Pi – ресурс системы в области i ;
Ki – коэффициент наилучшей соотносительности или подчинение в наборе элементов.
Практика использования закона состоит в обоснованном выборе состава и сочетания необходимых элементов организации и обеспечении требуемой их пропорции.
С этим законом связан Закон наименьших, как его характеризует А. Богданов, «громадного жизненного и научного значения», сформулирован им следующим образом: «Суммарная устойчивость комплекса по отношению к данной среде есть, очевидно, сложный результат частичных устойчивостей разных частей этого комплекса по отношению к направленным на них воздействия». Другими словами, «структурная устойчивость целого определяется наименьшей его частичной устойчивостью». Этот общеорганизационный закон относится к любым видам целостных образований в природе и в обществе. Наглядным примером проявления закона наименьших является элементарная цепь, состоящая из звеньев неодинаковой прочности. Она выдерживает тот вес, который выдержит наиболее слабое в отношении прочности ее звено. Точно также логическая цепь доказательств рушится, если хотя бы одно из ее звеньев не выдерживает ударов критики.
Важно учесть, что, как правило, система подвергается неравным воздействиям в разных своих частях, Так, если композиция не гармонична внешней среде, то воздействия ее на отдельных участках структуры организации, могут быть существенными, а если сопротивление этого участка (сила внутренних связей) не будет им соответствовать (пропорциональность), то участок может быть нарушен и нарушится целостность организации.
Т.о. иерархия целей в организации играет очень важную роль, т.к. она устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию всех структурных элементов организации на достижении общей. Для правильного выбора и согласования целей, а также формирования мотивационного механизма для исполнителей в социальных организациях действует общий закон учета системы потребностей.
Но для более эффективного развития целого и его части индивидуальное разнообразие должно соответствовать общей социальной стратегической цели как его составная часть.
В организационных социальных системах действует общий закон учета системы потребностей – индивидуальных, групповых, общефирменных и общественных. Действиями людей всегда движут потребности и интересы, ведущими из которых являются экономические и социальные – это обусловлено их природой и ролью в социально-экономической структуре мотивов жизнедеятельности человека.
Американский исследователь А. Маслоу всю совокупность потребностей разделил на две группы: первичные и вторичные потребности. В свою очередь, первичные потребности Маслоу подразделил на физиологические, потребность в безопасности и защищенности. Вторичные потребности включают в себя социальные потребности, иногда называемые потребностями в причастности, социального взаимодействия, привязанности и поддержке, потребности в уважении и самоуважении, уважении со стороны окружающих, самоуважении, реализации потенциальных возможностей и роста как личности.
По мнению бихевиористов, в каждый конкретный момент времени человек стремится к удовлетворению потребности, которая для него является более важной или сильной. Прежде чем потребность следующего уровня станет наиболее мощным определяющим фактором в поведении человека, должна быть удовлетворена потребность более низкого уровня.
Поскольку с развитием человека как личности расширяются его потенциальные возможности, потребность в самовыражении никогда не может быть полностью удовлетворена. Поэтому и процесс мотивации поведения отдельной личности и социальной группы посредством потребности бесконечен.
Для того чтобы следующий, более высокий уровень потребностей начал влиять на поведение людей, не обязательно полностью удовлетворять потребность более низкого уровня.
Предприятие (организация) является самостоятельным хозяйствующим субъектом рынка, что объективно порождает у его коллектива свои экономические, социальные и иные потребности и интересы. Отдельные группы фирмы (предприятия) исходя из функциональных видов деятельности решают разные задачи с разной степенью сложности, трудоемкости и интенсивности. Все это создает различные потребности и интересы у различных групп трудового коллектива.
Система интересов и потребностей должна составлять основу целевого механизма управления. Управление, учитывающее многообразие совокупности индивидуальных, групповых и фирменных интересов, будет эффективным.
8. Закон информированности – упорядоченности.
Система управления организацией представляет совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними (внутренних и внешних связей), а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.
Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это сообщения, сведения любого происхождения и назначения, результаты мыслительной деятельности. управленческая информация – это часть данных, несущих новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного решения.
Информационная среда управления (ИСУ) включает:
Основная задача ИСУ – доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время.
хотя сам источник информации носит объективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении происходит прием, преобразование и передача ее человеком. работник может сам организовать информацию (инструкции, приказы и т.д.), в этом случае субъективность информации заложена в самом начале.
Задача субъекта управления в ИСУ:
В управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.
Объем информации рассматривается с двух сторон:
Имеет три уровня:
Достоверность информации (Д) – доля реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации.
Ценность информации (Ц) характеризуется предел возможности снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) за счет принятия правильного решения, характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость.
Насыщенность информации (Н) – соотношение полезной и фоновой (для лучшего восприятия основной – предварительной настройки на тему, поднятия эмоционального уровня и пр.) информации.
Открытость информации (О) – возможность предоставления различным контингентам людей (секретная, конфедициональная д.с.п.), открытая (публичная).
Среда обработки информации определяется:
Информационная среда в виду ее важности является объектом управления наряду с другими ресурсами, она подчиняется действительно закона информированности – упорядоченности. Под упорядоченностью понимаем гармоничное развитие всех элементов организации: систем управления, персонала, подразделений и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) и пропорциональности.
Формулировка закона информированности – упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде и более породнена к ее восприятию, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).
База данных (НХИ) определяется сочетанием (С) уровней соответствующих показателей среды: НХИ (i.i.r.g) <=> С(УПi., СПi, ВРк, Утп),
где i, i, к, п – уровни соответствующих параметров.
С повышением уровня информированности за счет качества принятого управленческого решения снижаются затраты на производство С в управляемом объекте, но увеличиваются затраты на сбор и обработку информации Зп. Поэтому существует оптимальный объем информации Ио, достаточный для принятия приемлемого решения при наименьших суммарных затрат на производство и на информацию. (С+Зп):
Затраты
Следствие закона: информированность работника после достижения критического уровня переходит в его компетентность.
Руководитель, учитывая характеристики информации (объем, ценность, насыщенность и достоверность) и характер управленческой среды (уровень профессионализма, сложность процесса, время на разработку, уровень информационных технологий и технических средств) должен формировать необходимые информационные потоки, информационные базы, т.е. создавать первоклассный информационный ресурс своей организации.
Т.о., исследование механизмов закона информативности нас к выводу, что внутренняя организованность целого и внешних связей его предопределена возможностями преодоления информационной неопределенности в системе: она возрастает по мере сокращения этой неопределенности и, наоборот, по мере роста приближает систему к хаосу.
Каждый из законов организации отражает механизм проявления тех или иных количественных и качественных сторон организационных отношений. Так, например, закон синергии раскрывает влияние организационных преобразований на повышение синергетического эффекта любой системы и, как следствие, упрочение нн жизнестойкости. Закон наименьших характеризует зависимость устойчивости организованного целого от устойчивости его наиболее слабого звена, в закон самосохранения связывает выживаемость системы с рациональным расходованием ее собственных ресурсов. Благодаря познанию законов организации мы открываем для себя неисчерпаемое многообразие форм существования организационных отношений в природе и человеческой деятельности, а через осмысление механизмов взаимодействия этих законов раскрываем истоки системной целостности окружающего нас мира и его составных частей.
законы организации действуют не изолированно, а во взаимосвязи с друг другом, образуя своеобразную систему. В этой системе законов можно выделить их координационное (по горизонтали) и субординационное (по вертикали) взаимодействие. В первом случае законы как бы имеют собственные сферы действия, не подменяя, а взаимодополняя друг друга. Такое взаимодополнение, к примеру, явно прослеживается между, скажем, законом наименьших и законом пропорциональности. Благодаря действию последнего можно через установление рациональных пропорций подтянуть слабые звенья системы до ушедших вперед в своем развитии.
познание совокупного, системного проявления законов позволяет понять природу их действия и влияния на формирование и разрушение целостных образований самого различного происхождения и размера (от Вселенной до элементарной клетки). Так, создание организованного (самоорганизованного) целого является следствием такого объединения частей (элементов), при котором происходит наращивание его синергетического эффекта, а разрушение – следствием того, что синергетический эффект становится отрицательным (закон синергии). Любое образованное целое проявляет тенденции к самосохранению через устойчивость связей и равновесие (закон самосохранения), к саморазвитию – через непрерывность изменений, протекающих в нем под воздействием внутренних и внешних факторов (закон онтогенеза); к поддержанию информационной определенности в данном объекте, препятствующей развитию процессов дезорганизации (закон информативности); к структурной перестройке путем дифференциации и интеграции частей (закон анализа и синтеза); к поддержанию количественных и качественных соотношений между частями целого, что повышает его жизнестойкость и эффективность функционирования (закон пропорциональности), и, наконец, к обеспечению структурной устойчивости через укрепление наиболее слабо организованного звена (закон наименьших). Такова, в самых общих чертах, логика действия законов организации, направленная на обеспечение организованности и упорядоченности окружающего мира.
Ядром и фундаментом совокупного действия законов организации выступает закон синергии: все организованные процессы в конечном счете сводятся к образованию и развитию организационных комплексов (организационного целого), обеспечению их устойчивости и неустойчивости, слиянию и разъединению, переходу из одного состояния в другое. При этом общим конечным результатом действия законов организации выступает синергетический эффект. Его прирост характеризует повышение уровня организованности целого (системы), положительность влияния внутренней упорядоченности на выживаемость, устойчивость жизнедеятельности системы, а его снижение (отрицательное значение) характеризует дезорганизованность, вызывающую разрушение и гибель целостных образований.
Тема 6
Организационная структура, принципы структуризации
Организации создают структуры, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структура организации – это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации, установленная схема взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов.
Структуры отличаются сложностью, (т.е. степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (т.е. степенью использования заранее установленных правил и процедур), соотношением централизации и децентрализации (т.е. уровнями, на которых принимаются управленческие решения).
Структурный подход предполагает структуризацию: использование разделения труда, охвата контролем, децентрализации и департаментализации.
В процессе проектирования организации необходимо на базе структуризации происходящих в ней процессов определить первичные элементы работ и их количество, затем путем последовательных группировок сформировать управленческие подразделения организации, установить рациональные связи между ними и уровни иерархии управления. При этом необходимо исходить из принципов приоритета целей над функциями, а функций над структурой и их диалектического единства: функции выступают как средство реализации целей и основа для формирования структур.
В общем виде функция – это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели, подчиненной общей цели организации. Функции, выполняемые в организации можно разделить на три большие группы.
К производственным относятся функции основного, вспомогательного и обслуживающего производства товаров, услуг, информации или знаний, выполняемые специалистами: рабочими, техниками, инженерами, конструкторами и др.
Функции управления
управленческой деятельностью
Функции управления
Функции управления
производством
Производственные
функции
Взаимодействие функций в организации
Функции управления производством (планирование, организация, координация, стимулирование и контроль деятельности работников, занятых в основном, вспомогательном и обслуживающем производствах) выполняются менеджерами (мастерами, руководителями групп и др.), имеющими в своем подчинении специалистов, действия которых они направляют своими решениями.
Функции управления управленческой деятельностью (стратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность), выполняют руководители, имеющие в своем распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации.
Функции управления образуют следующую иерархию:
Каждая функция, процедура и операция имеют три главных параметра:
- трудоемкость выполнения в часах,
Производственные функции направлены на реализацию производственного процесса, включающего основные, вспомогательные и обслуживающие процессы, состоящие в свою очередь из технологических процессов изготовления продукции и услуг, состоящих из отдельных технологических операций.
Технологическая операция – это законченная часть техпроцесса, выполняемая конкретным работником, на конкретном оборудовании над конкретным изделием.
Основу формирования организационных производственных структур составляет разделение труда и специализация: проектирование начинается со структуризации (расчленения) трудовых процессов, которые должны выполняться в организации, с разделения их на первичные работы (операции), выполняемые работниками определенных специальностей. Нижний предел разделения труда – относительная законченность работы, достаточное разнообразие трудовых приемов, исключающее монотонность труда, наличие элементов творчества, выбора, повышающих интерес к работе. Из этих работ формируется на базе принципа специализации (группировка по технологической однородности, совместимости и узкой номенклатуре работ) и отдельные рабочие места и первичные подразделения. Углубление специализации способствует лучшему использованию возможностей работников и применяемого ими оборудования, побуждает к совершенствованию технологии выполняемых однородных работ, упрощает коммуникации и процесс принятия решений.
Разделение может быть горизонтальным, постадийным, по ходу производственного процесса, между отдельными структурными единицами, и вертикальным, по уровням иерархии управления, по уровням власти.
Процесс объединения и определенного организационного обособления специализированных исполнителей схожих работ в соответствующие структурные блоки (цехи, отделы, службы, департаменты) получил название департаментализции.
Обособленные исполнители путем дальнейшей трудовой кооперации, производственных и управленческих связей, объединяются в единую относительно самостоятельную организацию с необходимым набором выполняемых работ, обеспечивающих достижение общей цели. Таким путем организация может расширяться практически беспредельно.
Без фактического взаимодействия частей не может быть организованного целого, между частями должна существовать определенная координация их деятельности, совокупность устойчивых связей, составляющих основу структуры организации. Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и ее частях, служат каналами передачи распорядительской и отчетной информации, создавая стабильность в организации, они являются формальными т.е. закрепленными в положениях о подразделениях и структурных схемах организации. Горизонтальные (не формальные) связи между равными по положению в иерархии и по статусу частями служат для наиболее эффективного их взаимодействия при решении возникающих проблем. Они укрепляют вертикальные связи и делают организацию более устойчивой к внутренним и внешним изменениям.
В зависимости от признаков и критериев разделения организации на блоки принято различать департаментализацию: функциональную, территориальную, производственную, проектную и смешанную.
При функциональной департаментализации работников и деятельность группируют в соответствии с функциями, выполняемыми в рамках фирмы (производство, маркетинг, финансы, управление персоналом, бухгалтерский учет). Соответствующие департаменты состоят из экспертов и специалистов в определенных областях, что обеспечивает наиболее обоснованное и эффективное решение проблем. Недостаток – цели департамента могут противопоставляться целям организации (функционализм).
Территориальная департаментализация – создание групп людей на определенной территории, где осуществляется в той или иной форме деятельность организации, они подчиняются руководителю, несущему полную ответственность за деятельность организации, при этом лучше и оперативнее учитываются местные условия, создается возможность подготовки местного персонала.
Производственная департаментализация применяется в больших компаниях с диверсифицированным производством, деятельность и персонал группируются вокруг продукции, производство которой часто не очень взаимосвязано. Концентрация власти и ответственности в департаментах позволяет его руководителю эффективно координировать все виды деятельности в области данного производства, а персоналу развивать опыт в соответствующих областях деятельности.
Проектная департаментализация: в проектной организации со своей постоянной структурой деятельность и люди различных подразделений необходимых специальностей временно сосредоточены вокруг руководителя конкретного проекта (темы, программы), отвечающего за все виды деятельности от начала до полного завершения проекта, после чего исполнители возвращаются в свои специализированные по различным областям проектной деятельности подразделения.
Смешанная департаментализация выступает как комбинация перечисленных форм для того, чтобы использовать их сильные и исключить слабые стороны в возникающих напряженных и сложных условиях внешней и внутренней среды.
Во всех этих случаях все виды работ группируются таким образом, чтобы каждый работник отчитывался только перед одним руководителем, а количество работников, подотчетных одном руководителю, должно быть строго ограничено: охват контролем (норма управляемости) означает сколько людей в данных конкретных условиях может быть эффективно объединено одним руководителем. Это зависит от:
Сокращение числа лиц, подчиненных одному руководителю (узкий охват контролем), порождает структуру управления, представляющую собой узкую высокую пирамиду, это целесообразно, если подчиненные не имеют соответствующей подготовки для выполнения работы (1).
1) 2)
При большом охвате контролем организация принимает форму плоской колоколообразной структуры, что может быть эффективно при использовании высокообразованной рабочей среды (2).
Централизация – это концентрация принятия решений, сосредоточение властных полномочий (ресурсов, деятельности) на верхнем уровне управления организацией. При децентрализации процесс принятия ряда основных решений перемещается вниз, к руководителям, наиболее тесно связанным с конкретным вопросом, по которому принимается решение.
Целесообразно централизовать функцию, если:
Преимущества децентрализации:
Децентрализация приводит к высокой автономности в принятии решений в отдельных подразделениях, к расширению свободы от непосредственного централизованного контроля, поэтому растет ответственность подразделений за их прибыльность или убыточность, а подразделения представляют собой относительно автономные, замкнутые на себя небольшие компании в структуре основной компании (центры получения прибыли).
Организации с меньшим количеством уровней и более широким охватом контролем оказываются более гибкими и динамичными, чем централизованные пирамидные структуры. Широкий охват контролем облегчает передачу власти вниз, ее децентрализацию, сокращает сети коммуникаций.
На соотношение централизации и децентрализации влияют: размеры организации, технология производства продукции и услуг, окружающая среда.
Размер организации влияет на ее сложность: с увеличением количества работников увеличится стремление к созданию специализированных по связанным функциям подразделений (горизонтальная дифференциация), она потребует вертикальную дифференциацию, чтобы координировать эти подразделения, а это потребует усиления формализации, для удобства управления.
Технология оказывает разное воздействие на различные части организации: чем ближе подразделения к оперативной работе, тем это влияние сильнее; рутинные известные повторяющиеся технологии влияют на процессы централизации, нерутинные требуют использования знаний специалистов, требуют децентрализации, делегирования полномочий.
Неопределенность внешней среды непосредственно влияет на организационную структуру: высокая неопределенность и изменчивость внешней среды побуждают организацию к децентрализации, к органической структуре, определенная и стабильная среда побуждает к механистической структуре с высокой формализацией.
Децентрализация невозможна без делегирования полномочий (см. рис. ), которое осуществляется в случаях:
Определение предназначения
организации, формирование
структуры управления.
Распоряжение финансовыми
средствами на стратегическое
развитие
Разработка миссии организации
Формирование кадрового состава
Разработка долгосрочных
стратегических целей, проектов
и целевых программ
Формирование технико-
технологической базы
Определение целей
подразделений, отделов и
служб
Текущее и оперативное
планирование и распорядительство
Составление планов-графиков,
разработка производственных
заданий
Полномочия руководителей
Возможность делегирования части работ
Рисунок - Схема делегирования полномочий по уровням управления
Принципы делегирования:
Делегирование – не способ уйти от ответственности: это форма разделения управленческого труда, позволяющая повысить его эффективность. Руководитель, не умеющий или не желающий пользоваться методами делегирования, не может считаться настоящим руководителем.
Если передача полномочий низшим уровням осуществляется без закрепления за ними соответствующих ресурсов, то требуется развитие горизонтальных (неформальных) связей, для получения всей информации, относящейся к общим ресурсам и возможностям их использования.
Наиболее распространенные формы горизонтальных связей:
Возможные решения конфликтных ситуаций, которые могут возникать из-за того, что решение, предпочтительное по критериям одного подразделения, может не соответствовать критериям другого:
Выбор руководителя группы:
3. Формирование организационных структур с использованием принципов структуризации.
Проектирование организационной системы представляет собой процесс создания идеального прообраза будущей организации, в котором особое место отводится формированию организационной структуры.
Научно-обоснованный процесс формирования структур использует методы системного подхода и требования законов теории организации, которые базируются на соблюдении следующих принципов:
- корректная формулировка целей и подцелей проектируемой организации с учетом их актуальности, новизны и возможности практической реализации;
- постановка всех управленческих задач, без которых реализация целей окажется невыполнимой;
- обоснованное распределение применительно к этим задачам функций, прав и ответственности по вертикали управления - от генерального директора предприятия до исполнителей;
- выявление всех необходимых связей и отношений по горизонтам управления с целью координации деятельности всех функциональных звеньев и вспомогательных служб в рамках выполнения общих текущих задач и реализации перспективных производительных программ;
- органичное сочетание вертикали и горизонтали управления путем нахождения оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации управления;
- соблюдение правил композиции и декомпозиции, сформулированных законами анализа и синтеза, композиции и пропорциональности.
При формировании организационной структуры необходимо определить исходную позицию и начальные условия, исходя из принципов: приоритет объекта над субъектом; адаптивности.
Для этого нужно оценить влияние внешней среды, отыскать нишу своей будущей деятельности и выявить начальные условия, что выполняется в
следующей последовательности.
Первый этап проектирования установление целей организации с учетом состояния внешней среды и потребностей общественного развития, исходя из принципов: целеполагания, приоритета функций над составом звеньев.
Цель деловой организации базируется на коммерческой идее, поэтому она определяется на основе анализа рынка и соответствующих маркетинговых исследований, в значительной степени выбор зависит от предпочтений и стиля управления руководства.
Цель должна быть актуальной, достижимой, реальной, понятной исполнителям, соизмеримой с возможностями и выполняемой в конкретные сроки. При этом социальная ориентация цели должна быть по двум точкам зрения: с позиции запросов потребителя и с позиции устойчивого развития самой организации и удовлетворения социальных потребностей собственного коллектива.
Для создания целеустремленной единой организации главная цель декомпозируется на цели-ориентиры в той последовательности, которая наилучшим образом способствует достижению главной цели.
После развернутой во времени последовательности целей-ориентиров определяют стратегическую концепцию организации и выбирают общую стратегию, которая значительно влияет на характер необходимой оргструктуры, так например:
- стратегия роста с выходом на новые бурно развивающиеся сегменты рынка требует органических структур, децентрализованных;
- стратегия обороны, заключающаяся в защите своего сегмента рынка, в условиях стабильного рынка, требует механической, функциональной структуры, ориентированной на единый продукт ;
- стратегия анализа, предполагающая работу на многих рынках, при наличии многих конкурентов, требует матричной или адхократической структуры.
Следующий этап проектирования – создание организационной структуры, основой для ее разработки служит общая схема функционального взаимодействия предполагаемых подразделений (организационная модель). К принципиальным характеристикам оргструктуры можно отнести принятую систему целей-ориентиров, которые нужно решать, общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их реализацию, принятые принципы специализации подразделений, количество уровней управления, степень централизации и децентрализации, основные формы взаимоотношения с внешней средой, общие требования к экономическому механизму и формам обработки информации, при этом ориентируется на принцип минимума сложности.
На ее базе происходит разработка состава основных подразделений и связей между ними при этом руководствуется принципами: диапазон контроля; охват контролем; пределы автономности; сочетание централизации и децентрализации; взаимосогласованности вертикали и горизонтали; полная координация.
Затем производят регламентацию оргструктуры: разработку количественных характеристик аппарата управления, регламентирующих положений о подразделениях, должностных инструкций и т.п. При этом ориентируется на принципы: единства распорядительства; сбалансироваемости обязанностей прав и ответственности.
Затем производят оценку эффективности сформированной структуры организации по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям или по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям.
Использованные в тексте принципы структуризации представляют совокупность концептуальных положений, определяющих правила построения рациональных организационных структур. Руководствоваться ими необходимо: при построения структур новых организаций; при оценке рациональности существующих и проектируемых структур; при коррекции существующих структур; при проведении структурной реорганизации.
Формулирование отмеченных в тексте принципов
1. Целеполагание:
структура должна соответствовать целевой ориентации организации, которая задается миссией и стратегическими целями организации – они предопределяют рациональную структуру. Прежде чем формировать структуру, необходимо установить цели организации, согласовать с нею подцели ее звеньев, т.к. цель предопределяет способы ее достижения и необходимые действия.
2. Приоритет функций над составом звеньев:
достижение установленных целей предполагает осуществление организацией определенных функций, видов деятельности, которые должны обеспечиваться соответствующей структурой: ее конфигурацией, наличием соответствующих звеньев и определенных связей между ними, рациональным закреплением конкретных подразделений за каждой функцией. Приоритетная цепочка: цель – функции – структура.
3. Приоритет объекта над субъектом:
структура определяет жизнедеятельность организации при существующих объективных внешних и внутренних условиях и при различном состоянии субъективных факторов: если объективные требования к формированию рациональной структуры и субъективные ориентации коллектива и отдельных работников соответствуют друг другу, то оптимальное функционирование организации обеспечено.
только адаптивная структура, способная приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды, может обеспечить способность организации к сохранению своего равновесия, к выживанию в условиях неожиданных и существенных изменений. Это достигается гибкостью структуры, способностью организации к саморегуляции деятельности.
предполагает обеспечение согласованности различных функциональных структур: четкая система координационных связей между центром и периферией; эффективная межблоковая координация; четкая взаимная координация структурных подразделений различных уровней. Система координации должна быть единой для всей организации, что обеспечивается через общий центр.
чем проще структура, тем легче в ней достичь полной структурной скординированности всех структурных звеньев и связей, что достигается:
каждый структурный элемент должен обладать определенной автономностью, которая, с одной стороны, позволяет ему функционировать как самостоятельной целостной микроструктуре, с другой, - не должна допускать нарушения целостности и единства организации. Пределы автономности устанавливаются на основе критерия тесноты связи: теснота взаимной внутренней связи компонентов подразделений должна быть выше, чем теснота их связи с другими подразделениями организации (иначе подразделение не будет автономным), но теснота связи подразделения с другими подразделениями должна быть значительно выше, чем с другими перерастает организациями (иначе автономность перерастает в отделенность).
централизация и децентрализация находятся в единстве и взаимодополняют друг друга: в рациональных структурах должен быть установлен оптимальный уровень централизации, позволяющий обеспечивать эффективное функционирование организации и наиболее полную реализацию ее целей в данный конкретных условиях, и децентрализации, способствующей структурной гибкости, развитию адаптивных возможностей системы, что позволяет быстро и оперативно реагировать на различные и неожиданные ситуации уже на уровне отдельных звеньев. Это достигается за счет оптимального перераспределения функций между подразделениями и уровнями управления (прав принятия решений и распоряжения ресурсами).
в рациональных структурах строения и функционирование сетей вертикальных и горизонтальных связей должно быть тесно согласовано, что обеспечивается по следующим направлениям:
Организационная структура управления должна быть построена на взаимном согласовании деятельности вертикально и горизонтально расположенных звеньев.
рациональная структура – это структура, в которой установлена четкая персональная закрепленность полномочий распорядительства по каждому конкретному вопросу на каждом уровне и по отношению к каждому объекту управления (подразделению или работнику), за конкретным руководителем:
рациональная структура – это структура, в которой установлен оптимальный диапазон контроля. Он должен быть достаточно широк, чтобы обеспечить управляемость и скоординированность функционирования организации. Но он не должен быть чрезмерен, чтобы не нарушать автономности подразделений, не подавлять активность и адаптивные способности членов организации.
Для конкретной организации в конкретной ситуации существует свой оптимальный диапазон контроля, он определяется:
прав и ответственности: предполагает структуру, в которой каждый руководитель на своем уровне имеет наряду с обязанностями соответствующие права (и необходимые ресурсы), иначе он не может нести за их осуществление персональную ответственность.
предполагает структуру с учетом (норм)управляемости руководимого звена – нельзя превышать численность подчиненных звеньев (или работников), иначе снижается качество управления.
4. Выбор организационных структур.
Все факторы, определяющие характер (конфигурацию) организационной структуры, да и сами структуры можно отнести к пяти дивизиональная группам:
1. Пять базовых структур: простая, механическая бюрократия, профессиональная бюрократия, дивизиональная, адхократия.
2. Пять способов координации в них: взаимные подстройки, прямой контроль, стандартизация процессов, навыков и знаний, результатов труда.
3. Пять частей организации: директорат, управленческое звено, производство, служба поддержек, техноструктура и четыре группы ситуационных факторов, определяющих характер организации: возраст и размер организации, техническая система организации, внешняя среда организации; власть и мода.
Структура организации преследует две цели: разделение труда на отдельные задачи и координация действий по их решению.
Все способы координации можно отнести к пяти координационным механизмом, посредствам которых организации координируют свою деятельность:
А)
Менеджер
Аналитик
Оператор Оператор
Б) В)
Вход Рабочие Выпуск
Навыки процессы результаты
А) Взаимное согласование
Б) Прямой контроль
В) Стандартизация навыков (знаний), процесса труда и его результата
а) Взаимное согласование (взаимные подстройки) способствуют координации труда благодаря простому процессу неформальных отношений, контроль над процессом труда осуществляется самими работниками.
б) Прямой контроль (прямое руководство) способствует координации потому, что ответственность за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действием возлагается на одного человека.
в) Процесс труда может координироваться и в отсутствие взаимного согласования действий или прямого контроля, их можно стандартизировать, когда координация достигается еще на стадии разработки, до начала процесса труда:
- стандартизация рабочих процессов предполагает точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда;
- стандартизация выпуска, когда специфицируются результаты труда, например параметры изделия или норма выработки (как они этого добиваются это их дело);
- стандартизация навыков и знаний (квалификации) означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников.
По мере усложнении деятельности организации выбор средств координации меняется: от взаимного согласования к прямому контролю и стандартизации рабочих процессов (преимущественно), выпуска или знаний и навыков и, наконец, вновь к взаимному согласованию.
Пять частей организации (типов труда):
- стратегический уровень (стратегическое управление), директорат;
- срединный уровень, управленческое звено (менеджеры);
- операционный уровень, производство (выпуск продукции);
-техноструктура: технократы и профессионалы по выработке стандартов;
- поддерживающие службы (вспомогательный персонал).
Техноструктура Управленческое Службы поддержки
(технократы и звено (средин- (вспомогательный
профессионалы) ный уровень) персонал)
менеджеры
Основу организации составляют операторы – люди выполняющие базовую работу по производству продуктов или выполнению услуг, это операционное ядро, в простейших организациях операторы самодостаточны и координируют свои действия с помощью взаимных согласований.
С развитием организации возникает потребность в человеке, который взял бы руководство операторами, возникает стратегический уровень (директорат).
Усложнение организации приводит к увеличению числа менеджеров не только начальников над операторами, но и руководителей над начальниками – образуется серединная линия – иерархия промежуточных полномочий между операционным ядром и стратегической вершиной – управленческое звено.
Усложнение организации требует обращения к такому средству координации как стандартизация, которой, в основном, занимаются сотрудники-аналитики, они образуют техноструктуру, расположенную вне иерархии линейных полномочий.
Развитие организации вызывает потребность в обслуживающем персонале от столовой до юрисконсультов и отдела по связи с общественностью, что образует подразделения поддерживающих служб.
В результате структуризации типов труда и координации выделяются пять типовых структур:
- простая;
- механистическая бюрократия;
- профессиональная бюрократия;
- адхократическая;
- дивизиональная.
Простая структура основана на производстве единого продукта, руководящая часть в ней обладает всеми полномочиями при помощи прямого контроля (доминирования лица, формирующего стратегию, прямым руководством) не имеющая вспомогательных служб. Оптимальна для простейших инноваций и быстро меняющейся среды.
Механистическая бюрократия: координация осуществляется за счет стандартизации труда, а основную роль (устанавливать стандарты) играет техноструктура, структура склонна к преобладанию управленческого звена и обслуживающих служб, она хорошо подходит для массового производства в условиях стабильной окружающей среды.
Профессиональная бюрократия – структура, в которой основной частью является производственный персонал и профессионалы, основным типом стандартизация - координации знаний. Хорошо подходит для выполнения функций, требующих сложных знаний в условиях стабильной внешней среды (поликлиника, учебное заведение).
Адхократия – структура, в которой основным принципом координации являются взаимные подстройки, а основной частью структуры - персонал поддержки. Этот тип структуры гибкий, способный адаптироваться к меняющимся условиям. Способность к перегруппировке позволяет профессионалом формировать коллективы для решения уникальных заданий, например, связанных с инновационной активностью.
Дивизиональная структура, частями которой могут быть структуры других типов. Основным типом координации является стандартизация результата, а основной частью - управленческое звено. Эта структура лучше подходит для выполнения разнообразных и диверсифицированных функций.
Элементы структуры должны быть подобраны таким образом, чтобы достигалась внутренняя слаженность, или гармония, и фундаментальное соответствие организационной ситуации.
Ситуационные факторы являются независимыми переменными, т.е. заданными ограничениями:
- возраст и размер организации;
- техническая система организации;
- внешняя среда организации;
- власть (тип собственности, мнение руководства, мода)
Возраст и размер во многом аналогично воздействуют на структуры:
начинается с малой простой организации с неразвитой органической структурой из единомышленников, которая переходит в стадию предпринимательства: власть переходит одному главному руководителю, координирующему деятельность организации в основном методом прямого контроля. Взрослея и увеличиваясь, организация формирует структуры и переходит на новую стратегическую стадию: рабочие задания специализированы, строится иерархия полномочий, для координации посредствам стандартизации создается техноструктура. Дальнейший рост и взросление побуждают к диверсификации бюрократической структуры с делегированием полномочий подразделениям, приводит к дивизиональной структуре. Затем некоторые организации могут выйти на стадию матричной структуры, когда организация выходит за пределы дивизионализации и частично возвращается к органической структуре.
Техническая система, используемая в операционном ядре организации, ее сложность, в значительной степени влияет на характер организации: чем более регулируемая техническая система (хорошо разбивается на простые узкоспециализированные задачи, предсказуема), тем сильнее формализуется операционная деятельность и бюрократизируется операционная структура, чем сложнее (труднее для понимания) техническая система, тем более развита неоперационная структура (многочисленный вспомогательный персонал), тем избирательной децентрализация (участие вспомогательного персонала в принятии решений), тем шире используется взаимодействие (приноравливание) для координации действий специалистов. Автоматизация операционного ядра, требует увеличения доли специалистов, которые ввиду сложности системы используют неформальные отклонения, т.е. структура становится более органичной.
На оргструктуру влияет характер внешней среды. Выделяются четыре показателя внешней среды:
1. Стабильность: окружающая среда может варьироваться от стабильной до динамичной (непредсказуемой), результат дестабилизирующих факторов (политика государства, неожиданные повороты в экономике, неожиданные изменения в спросе и предложении, поведении конкурентов и т.п.).
2. Сложность: внешняя среда варьируется от простой до сложной (для понимания которой необходимо использовать знания многих наук, причем рационализированное знание относим к простому, независимо от его принципиальной сложности, т.к. оно разбивается на легко постижимые части.
3. Разнообразие рынка: варьируется от интегрированных (единых) до диверсифицированных, влияющих на оргструктуру через разнообразие выполняемой работы.
4. Враждебность: окружение варьируется от благоприятствующего до враждебного (что зависит от конкуренции, взаимоотношения с внешними группами, от доступности ресурсов), что требует от структуры необходимую скорость реакции.
Влияние характера среды на оргструтуру
|
Стабильная |
Динамичная |
|
|
Сложная |
Децентрализованная Бюрократичная (стандартизация навыков) |
Децентрализованная Органическая (взаимное согласование) |
|
Простая |
Централизованная Бюрократическая (стандартизация процессов труда) |
Централизованная Органическая (прямой контроль) |
В динамике структуры важную роль играют факторы власти: наличие внешнего контроля (прямого со стороны владельцев, косвенного со стороны, например, поставщиков), личного стремления членов организации к власти (к контролю над людьми, над решениями, влияющими на процессы своего труда) и текущей моды, присутствующей в культуре (социальных нормах), в которой действует организация.
Чем жестче внешний контроль над организацией, тем более централизованной и формализованной является ее структура; стремление к власти членов организации приводят к излишней централизации структуры; мода обуславливает принятие структуры своего времени (и своей культуры), иногда даже вразрез с интересами организации.
Необходимо отметить, что различные ситуационные факторы воздействуют на структуру на разных уровнях: факторы возраста и размера сильнее всего отражают на срединной линии, побуждая к смене предпочтительного механизма координации, вызывая структурные перемены; техническая система, располагаясь в операционном ядре, больше всего влияет на него; максимальное действие внешней среды испытывают менеджеры и аппаратные специалисты, близкие с стратегической вершине, значительное оно и на среднем уровне; фактор и мода власти влияют на все уровни, хотя и выборочно.
Характеристика и выбор организационных структур
|
Простая структура |
Механистическая бюрократия |
Профессиональная бюрократия |
Дивизиональная (отделенческая) |
Адхократия |
|
|
Основной коорди-национный меха- низм |
Прямое руководство (контроль) |
Стандартизация труда |
Стандартизация квалификаций (умений) |
Стандартизация результатов (выпуска) |
Взаимное согласо- вание (подстрой- ки) |
|
Ключевая часть организации |
Директорат |
Техноструктура |
Операционный уровень |
Управленческое звено |
Служба поддерж-ки и операцион-ное ядро |
|
Директорат |
Доминирует |
Концентрирует власть |
Внешние связи, разрешение конфликтов |
Стратегический портфель, контро-ль результатов |
Внешние связи мониторинг про-ектов |
|
Операционное ядро |
Неформальный труд, незначитель-ная свобода дей-ствий |
Однооборазный, формализованный труд, незначитель-ная свобода дей-ствий |
Квалифицирован-ный стандартизо-ванный труд, зна-чительная индиви-дуальная автоно-мия |
Тенденция к фор-мализации в силу дивизионализации |
Отсеченный (в адм. адх.) или слившийся с ад-министративным труд в неформаль-ных проектных группах (в операц. адх.). |
|
Управленческое звено |
Незначительное |
Развитое и диф-ференцированное |
Развитая, контро-лируемая профес-сионалом |
Формализация стратегий, опера-тивное управле-ние |
Развитая, но сме-шанная со вспо-могательным пер-соналом |
|
Техноструктура |
Отсутствует |
Развита для стан-дартизации труда |
Незначительна |
Многочисленная (особенно контро-ль за результатами |
Небольшая, учас-тие в проектах |
|
Служба поддерж-ки |
Незначительна |
Развитая для снижения неопре-деленности |
Развитая для под-держки профес-сионалов |
Развита, разделена между корпора-цией и подразде-леням |
Доминирует |
|
Возраст и размер |
Обычно молодая небольшая(первая стадия) |
Обычно давно су-ществующая и крупная (вторая стадия) |
Разные |
Обычно давно су-ществующая и очень крупная (третья стадия) |
Обычно молодая |
|
Техническая система |
Простая, но регу-лируемая |
Регулируемая, но не автоматическая, не развитая |
Не регулируемая и не развитая |
Делимая или как в механистической бюрократии |
Очень развитая, часто автоматизи-рованная (в адм.адх.) нерегу-лируется и не раз-вита (операц.адх.) |
|
Внешняя среда |
Простая и дина-мичная, иногда враждебная |
Простая и стабильная |
Сложная и стабильная |
Относительно простая и стабиль-ная (разнообраз-ные рынки) |
Сложная и динамичная |
|
Власть и мода |
Контроль руково-дителя, часто владельца, модная |
Технократический и иногда внешний контроль, не мод-ная |
Контроль профес-сиональнных операторов, мод-ная |
Контроль менед-жеров середин-ного уровня, модная |
Контроль специа-листов, очень модная |
Тема 7
Динамика организации. Принципы процессуализации.
1. Динамика организации
2. Организация коммуникационных процессов
3. Процессы управления конфликтами
4. Принципы процессуализации.
1. Динамика организации.
Статистика организации – это структура, она как архитектура сооружения, как анатомия организма создает предпосылки долговременного существования и функционирования.
Форма динамического существования системы – процесс – единое последовательное и качественно-определенное движение системы. Формирование организованных, внутренние упорядоченных процессов определяется как динамическая организация, или процессуализация.
Средством достижения цели организации является производственный процесс по выпуску продукции или услуг в соответствии с изменчивым спросом для их реализации и получении прибыли, который нуждается в постоянной организации.
Для его организации и организации системы, управления предприятием необходимо организовать управленческий информационный процесс.
Управление осуществляется путем воздействия на коллектив работников предприятия, для чего необходимы коммуникационные процессы, процессы устранения конфликтов, мотивации исполнителей, с тем, чтобы иерархическая организационная система стала системой принятия и реализации управленческих решений, направляющих и побуждающих коллектив к активным и заинтересованным действиям по достижению общей цели.
Для этого все эти взаимосвязанные процессы должны быть организованны и взаимосогласованные на базе принципов процессуализации, вытекающих из законов организации.
2. Организация коммуникационных процессов.
Успешная и согласованная деятельность коллектива организации как в области производства продукции и услуг, так и в области управления организацией возможна при постоянном совершенствовании системы коммуникаций в организации.
Коммуникация – это общение людей в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, чувствами, информацией. Без чего невозможны совместная деятельность и управление.
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между людьми с целью обеспечения понимания информации, являющейся предметом обмена.
В коммуникационном процессе можно выделить четыре базовых элемента: отправитель, т.е. лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее; сообщение, т.е. собственно информация, закодированная с помощью символов; канал, т.е. средство передачи информации; получатель, т.е. лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов, задача которых – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.
Обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.
Рис. 1 - Процесс коммуникаций как система с обратной связью и шумом
На эффективность обмена информацией значительное влияние оказывает обратная связь. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Согласно некоторым исследованиям двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи), будучи более медленным, чем односторонний (обратная связь отсутствует), тем не менее, эффективнее снимает напряжение, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщения. Обратная связь позволяет обеим сторонам подавлять шум, т.е. то, что искажает смысл передаваемого сигнала, сообщения. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, различны – от использованного языка и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл информации в процессах кодирования и декодирования, до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации (физический шум) (рис. 2).
Исходная информация
Получатель слышит то, что хочет услышать
Отправитель и получатель имеют разные
индивидуальные особенности
Отправитель и получатель имеют разное восприятие
Слова имеют разный смысл
Шум
Информация искажена
Рис. 2 – Препятствия на пути коммуникаций
В принципе определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе коммуникационного процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла сообщения. Но уровень искажений можно регулировать в допустимых пределах, сохраняя основной смысл передаваемой идеи.
В организации руководители, сотрудники аппарата управления, конкретные исполнители связаны между собой различными видами делового и неформального общения, потоками информации, которые в совокупности представляют единую коммуникационную систему.
Принята следующая типология коммуникаций: между организацией и внешней средой и внутрифирменные коммуникации (между подразделениями организации; внутри подразделений по уровням производства и управления; межличностные коммуникации, неформальные коммуникации — рис. 3).
В процессе коммуникаций между организацией и внешней средой удовлетворяются собственные информационные потребности, обеспечиваются связи с клиентами, поставщиками, общественностью, государственными органами, формируется и поддерживается имидж организации, решаются определенные маркетинговые задачи.
Внутрифирменные коммуникации бывают вертикальными (восходящими и нисходящими), т.е. между различными иерархическими уровнями, и горизонтальными (между различными подразделе ниями).
Нисходящий уровень вертикальных коммуникаций — это передача информации с высшего уровня на низший о текущих задачах, рекомендуемых процедурах, технологиях, изменении приоритета, уточнение конкретных заданий и т.п.
Восходящий уровень вертикальных коммуникаций — это передача информации с низшего уровня на высший о возникших идеях относительно рационализации процесса производства. Если руководитель решит, что идея заслуживает поддержки, он сообщает о ней на следующий, более высокий уровень. Инициатива, возникшая на низшем уровне, должна подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления.
Коммуникации по горизонтали между различными функциональными подразделениями дополняют информацию по нисходящей и восходящей вертикали и необходимы для координации их деятельности. Они способствуют формированию сплоченности и равноправных отношений в организации.
Коммуникации между руководителем и подчиненным непосредственно связаны с обменом информации по вертикали, они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя.
Рис. 3 - Система коммуникаций в организации
Коммуникации между руководителем и его командой в целом позволяют повысить эффективность действий команды, поскольку в обмене информацией участвуют все члены команды, Такого рода коммуникационный процесс позволяет более четко, а главное, оперативно и с меньшими ошибками определить стратегические и текущие цели и задачи организации.
Коммуникации между неформальными группами и сообществами, имеющимися в организации, могут охватывать целый набор связей — от бытовых до связей, касающихся производственных процессов, кадровых перестановок и т.п. Часто эти отношения называют «слухами», имеющими, как правило, неточный характер.
Внутрифирменные коммуникационные системы представляют собой совокупность коммуникационных процессов, призванных удовлетворить потребности разных уровней принятия решений в информации. Они последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием различных аналитических методов.
Коммуникационный процесс, в коммуникационных системах унифицирован и базируется на использовании электронно-вычислительной техники.
Эффективность коммуникационных сетей повышается путем их сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интегративные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования инфор мации. Информационное обеспечение предполагает предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-про изводственных задач, и проведение административно-организаци онных, научно-исследовательских и производственных мероприя тий, обеспечивающих эффективное распространение информации.
Иногда понятие «коммуникация» отождествляют с понятием «информация» или рассматривают коммуникацию как следствие информационного обеспечения управления. Однако коммуникация — это явление социально-экономическое, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми, функционирования сознания и осуществления деятельности.
Коммуникация отражает такие понятия «неинформационного» содержания, как долг, ответственность, ценности, интересы, уста новки, опыт, интуиция и др. Именно они составляют основу ком муникации и определяют ее характер, особенности, тип, роль в совместной деятельности. Информация — это лишь внешнее проявле ние коммуникации, ее результат. Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Коммуникация опосредуется информацией, но не тождественна ей. Связи отражают интересы и ценности, стремление совместно выполнить какую-нибудь работу. Это рождает и питает информационные потоки в рабочих группах.
Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и группы людей. Без информации невозможно было бы установление связей. Информация выступает как средство коммуникации.
Понимание коммуникации как связей, основу которых составляют интересы и ценности, имеет большое практическое значение. Информация эффективна в том случае, когда она воспринимается в соответствии с определенными интересами, когда она понимаема и принимаема.
Информация— это отражение в сознании человека окружающего мира, зафиксированное каким-либо способом, и поэтому обладающее свойством воспроизводимости, использующееся как средство коммуникации людей, познания и осознания мира, накопления и сохранения знаний.
Система коммуникаций в организации при должном к ней отношении со стороны менеджера, предпринимателя позволяет сфор мировать в рабочих группах и в фирме в целом здоровый социально-психологический климат и обеспечить надлежащее качество и эффективность деятельности персонала фирмы.
Взаимопонимание и целенаправленная деятельность отдельных групп исполнителей и коллектива организации в целом возможна при наличии действенного механизма правления конфликтами в организации и постоянном его совершенствовании.
Конфликт — это необходимый элемент социально-экономичес ких отношений, который дает выход социально-психологической напряженности, порождая изменения в деятельности организации. Немало конфликтных ситуаций наносит существенный вред орга низации, разлагая ее изнутри, но некоторые конфликты способ ствуют выработке наиболее эффективной стратегии организации, помогают ей завоевать господствующее положение на рынке про дукции и услуг.
Конфликт (от лат. conflictus, т.е. столкновение) — это столкнове ние противоположных или несовместимых сил, отсутствие согла сия между двумя сторонами и более, которые могут быть конкрет ными лицами или группами лиц.
Организационный конфликт — одно из типичных проявлений конфликта как социологического феномена, существующего на раз ных уровнях общественной жизни — в отношениях между отдель ными людьми в первичных коллективах, внутри больших и малых организаций, между организациями, между государствами и их объе динениями и т.п.
Предмет конфликта — это объективно существу ющая или мыслимая (воображаемая) проблема, служащая причи ной спора, столкновения мнений между сторонами. Определить пред мет конфликта — значит определить его границы и сущность. Объект конфликта — это любое явле ние, группа явлений природы и общества или процессы социаль ной реальности.
В теории конфликтов выделяют четыре основных типа конфлик тов: внутриличностный, межличностный, конфликт между лично стью и группой и межгрупповой конфликт.
Внутриличностный конфликт возникает у самого индивида и нередко проявляется в его взглядах и целях. Конфликт во взглядах проявляется в том случае, когда человек признает несостоятельность своих мыслей, ценностных установок, поступков и действий в тех или иных ситуациях, в силу чего начинает рефлексировать, ощущать дискомфорт и пытается выйти из этого состояния путем изме нения своих ценностных установок, поиска новой информации, изу чения опыта других. Конфликт целей происходит при выборе взаи моисключающих целей. Его интенсивность повышается с ростом качества альтернатив
Внутриличностный конфликт часто принимает форму рядово го конфликта, когда человеку предъявляются противоречивые тре бования относительно того, каким должен быть результат его ра боты, или когда служебные требования не согласуются с личност ными интересами и ценностными установками.
Межличностный конфликт возни кает в результате столкновения двух индивидов или нескольких, находящихся в оппозиции друг к другу относительно понимания целей, ценностей, расположении или поведения. В организациях этот вид конфликта, на основе различного восприятия того или иного решения, несовпадения взглядов, цен ностей, целей, психологической несовместимости.
Внутригрупповой конфликт — затрагивает всех чле нов группы и влияет на групповые взаимоотношения и результаты работы в целом, часто возникает в ре зультате изменения баланса сил в группе (смена руководства, появ ление неформального лидера, образование новых групп). Конфликт между отдельной личностью и группой также относится к данному типу конфликтов в организации.
Организация — это совокупность формаль ных и неформальных групп, между которыми могут возникать спо ры, дискуссии, иногда перерастающие в межгрупповые конфликты. Неформальные группы, обнару жив, что действия руководителя несправедливы по отношению к их единомышленникам, могут сплотиться и попытаться выступить против руководителя
Противостояние двух групп и более может иметь профессионально-производственную, социальную или эмоциональную основу. При слабом управлении такие конфликты часто носят интенсивный и эмоциональный характер и оказывают отрицательное воздействие не только на вовлечение в него групп, но и на организацию в целом и на каждого индивида — участника конфликта.
Развитие группового конфликта может привести к внутриорганизационному конфликту, который чаще всего ассоциируется с противостоянием и столкновениями, возникающими на почве того, как были спроектированы отдельные работы или организация в целом, а также на почве распределения властных полномочий в организа ции. Выделяют четыре разновидности этого конфликта:
Бывают также естественные (объективные) и искусственные (субъективные) конфликты. Естественные конфликты возникают в результате стихийного стечения обстоятельств, обострения отноше ний между группами людей по поводу удовлетворения их первич ных потребностей; искусственные конфликты создаются людьми для реализации определенных целей.
Правильная оценка типа конфликта в значительной степени по могает менеджеру принять адекватные меры по его разрешению.
Управление конфликтами предполагает определение и анализ основных причин конфликтов. В литературе называются различные причины конфликтов: ограниченность ресурсов, которые надо де лить, различия в представлениях и ценностях, манере поведения, жизненном опыте, образовании и культуре, неудовлетворительные коммуникации и т.п
Решению проблемы предотвращения и преодоления конфлик тов помогает диагностика конфликтов, надо прогнозировать воз никновение конфликтов и оценивать их возможные последствия. Такого рода диагностирование является составной частью предупреждения конфликтов, которое наиболее целесообразно в случае возможного возникновения дисфункционального конфликта, когда энергия и ресурсы сторон растрачиваются на достижение целей, несовместимых с целями организации.
Система методов диагностики конфликтов:
• регулярное деловое общение с сотрудниками, особенно вызы вающими опасение, дифференцированный подход к людям;
• принципиальные, основанные на деловой аргументации и от сутствии эмоций индивидуальные беседы;
• склонение потенциальных участников конфликта к взаимным уступкам, которые на ранней стадии обычно не воспринимаются как действия, попирающие чье-либо достоинство;
• принятие управленческого решения, способного устранить при чины конфликта.
Диагностика конфликта подразумевает:
• определение симптомов и условий возникновения конфликта;
• изучение объекта и предмета конфликта;
• характеристику участников (субъектов) конфликта;
• выяснение обстоятельств и объективных причин для конфлик тной ситуации;
• оценку непосредственного повода конфликта;
• представление об уровне напряженности конфликта;
• составление модели конфликта;
• разработку плана действий для разрешения конфликта.
Стили разрешения конфликтов:
руководитель стремится разрешить конфликт с помощью административной власти, экономического давления, не считаясь с интересами сторон;
Выбор стиля поведения руководителя в конфликтных ситуациях (рис.) определяется рядом факторов:
Рис. 4 - Применимость различных стилей разрешения конфликтов
Успех любой деятельности в области бизнеса и управления все в большей степени зависит от умения руководителя, менеджера обес печивать солидарные, сплоченные отношения в организации, раз решать конфликты наиболее приемлемыми способами с наимень шим ущербом для фирмы.
Наряду системами коммуникации, стимулирования, управления конфликтации важную роль в интеграции коллектива отводится совершенствованию организационной культуры фирмы.
4. Принципы процессуализации.
Принципы процессуализации – совокупность концептуальность положений, определяющих правила построения производственных и управленческих процессов во времени и согласовании материальных, информационных и других потоков между подразделениями (исполнителями). Их использование позволяет обеспечить четкую целевую ориентацию процесса, эффективную реализацию и упорядоченность на всех стадиях осуществления.
1. Направленность - организационные процессы должны осуществляться в одном четко определенном системой целевой ориентации направлений, целевых ориентиров процессов путем взаимосогласования цели, и ориентирующих воздействий.
2. Прямоточность - это поступательный процесс, ведущий к намеченной цели по кратчайшему пути с минимумом отклонений, без возвратных движений, с наименьшей длительностью цикла: все отдельные стадии процесса должны находиться на одном пути прямоведущим к достижению общей цели.
3. Результативность - реализация процесса должна обеспечить получение результата соответствующего целевой ориентации процесса. Целевые ориентиры должны быть реально достижимыми и соответствующими конкретно сложившейся ситуации. Результат определяется состоянием системы, осуществляющей данный процесс, и других взаимодействующих с ней систем, а также состоянием процесса как такового.
4. Эффективность - цена затрат на получение конкретного результата: эффективный процесс должен обеспечивать получение наилучшего результата на единицу затрат соответствующих ресурсов, только эффективный процесс может быть целесообразным.
5. Восприимчивость процесса к целенаправленным воздействиям обеспечивает его управляемость. Это способность воспринимать воздействия субъекта управления и отражать их в изменении хода реализации, параметров и результативности, что достигается:
6. Информативность - способность процесса нести в себе информацию, необходимую для управления этими процессами, в форме, доступной для восприятия субъектом управления: о ходе процесса, его направленности, формах реализации, об основных качественных характеристиках, количественных параметрах и уровне результативности.
Это обеспечивает возможность:
7. Надежность - процессы должны обладать высокой степенью надежности:
Надежность обеспечиваться:
8. Оперативность – осуществление организационного процесса должно осуществляться своевременно, без задержек, излишних временных разрывов и не выходить за пределы определенных границ, что обеспечивается:
9. Гибкость - способность процесса к оперативным изменениям в ходе своего осуществления:
Обеспечивается:
10. Параллельность - одновременное осуществление отдельных частей общего процесса, при этом они должны быть ориентированы в одном направлении и согласованы по срокам и параметрам реализации. Параллельно могут выполняться процессы:
11. Ритмичность - равномерное осуществление процесса, в строго установленных пропорциях, устойчиво, в течение длительного периода:
В зависимости от сферы изменений:
Ритмичность достигается:
12. Синхронность (греческого – одновременный) предполагает обеспечение четкого временного соответствия между отдельными составными частями процесса: фазами, периодами, операциями, действиями. Основные виды:
Синхронность необходима для всех циклических процессов, осуществляемых живыми системами, а также в управляемых системах (реальный масштаб времени). Целенаправленно синхронизировать можно только закономерные, детерминированные и управляемые процессы.
Тема 8
Управление организационным совершенствованием. Принципы рационализации.
Жизнь любой организации сводится к двум группам процессов: функционирования и развития.
Функционирование – деятельность организации, непосредственно связанная с сохранением ее как целого на основе постоянного поддержания сложившихся отношений и связей, обмена ресурсами, энергией и информацией как внутри себя, так и с внешней средой: состав элементов организации остается неизменным, их размеры и связи между ними могут изменяться (количественные преобразования). Поддерживается состояние устойчивого равновесия – гомеостазиса.
В процессе развития происходит качественные преобразование организации и ее отдельных элементов в соответствии с изменившимися требованиями внутренней и внешней среды, организация восстанавливает нарушенное в результате накопившихся изменений внутреннее и внешнее равновесие и переходит к качественно новому состоянию. В процессе развития системы отмирают прежние элементы и связи и возникают новые, в большей мере соответствующие изменившимся условиям. Поддержание устойчивости динамики равновесных состояний в процессе развития системы называют гомеорезисом.
В основе организационного развития лежат организационное проектирование и организационная рационализация:
В результате проектирования создается документ – организационный проект, реорганизации – план организационно-технических мероприятий.
В процессе проектирования создается новая организация: формируются организационные структуры, схемы управления, процедуры и пр. с учетом намечаемых технологических, информационных, административных, личных взаимосвязей тех, кто будет сотрудничать в рамках организации; организация представляется в идеальном состоянии в общих чертах ориентированная на реальные условия.
Рационализация – постоянное совершенствование действующих организаций, которое происходит в процессе реорганизации. Она может быть: элементной (изменение отдельных связей, условий), частичной (преобразование отдельных подразделений), общей (затрагивает все объекты и стороны деятельности организации, коренное обновление структуры, системы управления и пр.).
Жизненный цикл организации включает ряд этапов ее развития от ее зарождения до прекращения существования или коренной реорганизации, каждый из которых имеет определенные цели, признаки, организационные процессы и стили руководства.
Возникающие в процессе развития организации кризисы стиля руководства, вызванные в том числе и увеличением организации, требуют определенной ее рационализации.
Этап 0 – предпринимательства, коллектив единомышленников, организационное проектирование, формирование жизненного цикла продукции, выделение лидера.
Этап 1 – рождение организации, творческая атмосфера, упор на техническую компетентность, отношение коллективности, неформального общения, простая структура, определение главной цели – выживания за счет жесткого руководства, основная задача – выход и закрепление на рынке; по мере роста организации – кризис стиля руководства (руководство одним лицом, потребность в профессиональных методах управления).
Этап 2 – развитие организации: линейно-функциональная структура, главная цель – кратковременная прибыль и ускоренный рост; основная задача – укрепление и захват части рынка; выживание за счет жесткого руководства, формализации управления, регламентации деятельности; кризис автономии, необходима передача полномочий подразделениям.
Этап 3 – зрелость, выработка дивизиональной структуры: главная цель – систематический, сбалансированный рост, формирование миссии и индивидуального имиджа; эффект руководства за счет делегирования полномочий (децентрализации руководства); основная задача – рост по разным направлениям, завоевание рынка, учет разнообразных интересов покупателей; кризис потери контроля с увеличением организации и стремлением подразделений к независимости.
Этап 4 – бюрократического роста, централизация общих функций, старение организации, высшая ступени ее зрелости: главная цель – сохранить достигнутые результаты («завоеванные позиции»); основная задача – обеспечить стабильность, (максимизация прибыли); эффект руководства – за счет координации действий; кризис – надвигающийся спад производства и способности организации к инновациям вызывают кризис бюрократизации.
Этап 5 – преодоление упадка через сотрудничество и поиск новых форм возрождения и обновления, формирование новых команд руководителей, способных на это; главная цель – оживление деятельности по всем функциям; главная задача – омоложение; рост – за счет коллективизма, совместного творчества, переход к матричной структуре. Внутренние противоречия как источник роста (особенно противоречие между формой – организации и содержанием – процессом производства) порождают очередные кризисы, требующие очередной более или менее значительной рационализации организации, в основном за счет перехода к фазе инновационного развития, ориентированный на создании комфортных и творческих условий труда, на инновационное решение возникающий проблем (адхократия).
Изменение внешних по отношению к организации условий и внутренних характеристик требует постоянного совершенствования организации. Проектирование организации определяют как поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных: в особенности совершенствующегося производственного процесса и изменчивых и динамичных внешних условий. Применяется разработанный на базе системного подхода метод проектирования (совершенствования дейстующих и разработки новых) организаций, включающей три основных этапа (см. схему.):
Этапы
научно- теоретический Аналитический Проектный
Рис. 3.9 – Этапы и структуры организационного проектирования
На научно-техническом этапе проектанты, используя свои знания и опыт по решаемой проблеме, проводят обзор литературы, существующих аналогичных проектов, углубляют знания и производят структуризацию проблемы: определяют факторы, влияющие на решение, характер первичных переменных, ограничивающих возможности развития объекта, анализируются основные организационные структуры, допустимые в данных условиях, изучаются действующие методы предпроектного анализа, моделирования и проектирования структур, действующие нормативные материалы и типовые проектные решения. Завершается этап разработкой
концепции проекта, в которой в концентрированном виде, формулируются основные идеи, приоритеты и направления проектных разработок. В результате авторы концепции и исполнители проекта получают четкое представление о целях, направлениях проектирования, характере будущего объекта, а также содержание необходимых направлений и материалов анализа внешней и внутренней среды, критериях оценки качества проектных решений и состояния анализируемого объекта.
На аналитическом этапе выполняется направленный сбор информации об объекте в соответствии с концепцией путем изучения технической, технологической, экономической документации, непосредственного наблюдения за организацией (схемы структурные, взаимосвязи, использование рабочего времени, отклонения от нормативов), опроса руководителей и специалистов с помощью анкет и интервью, и собственно анализ: системный, диагностический и экономический. Системный анализ позволяет изучить структуры организации, оценить соответствие ее выявленным целям и принятым концепциям; диагностический анализ выявляет проблемы организации, вытекающие из ее несовершенства, и причины их порождающие; экономический анализ оценивает результаты деятельности и потери организации в финансовом выражении. Материалы анализа обрабатываются, группируются в соответствии с направлениями, принятыми в концепции, оформляются в виде ориентированных таблиц и графиков, из которых непосредственно вытекают пути последующего совершенствования организации.
На проектном этапе в соответствии с данными анализа и направлениями, выбранными в концепции, производится системная структуризация процессов производства и управления, их группировка и формирование на их базе производственных и управленческих структур, разрабатывается нормативная регламентирующая документация, механизмы стимулирования, мероприятия по устранению выявленных проблем. Широко используются для выбора оптимальных вариантов математические методы и ЭВМ.
В процессе анализа возможна корректировка принятой концепции, если: выявлены допущенные в процессе теоретического поиска упущения; отсутствует необходимая информация, предусмотренная концепцией; выявлены материалы, позволяющие принять более эффективные направления проектирования, чем предусмотренные концепцией.
На схеме показаны взаимные связи в процессе проектирования этапов разработки проекта и концепции: ее организующая роль и обратимая связь – возможная корректировка пройденных этапов.
Существует четыре основных взаимодополняющих метода проектирования организационных структур.
1. Метод аналогий состоит в примени организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т.п.). Применяются два взаимодополняющих подхода:
а) использование существующих у действующих предприятий аналогичной характеристики организационных форм, доказавших свою эффективность для определенного набора исходных условий;
б) использование разработанных проектными организациями типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.
2. Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов (экспертов) с привлечением ее руководителей и других работников, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие места» в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке, исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления.
3. Метод структуризации целей предусматривает разработку системы целей организации и последующее совмещение ее с разрабатываемой оргструктурой (рассмотрен в предыдущей теме), к разработанный структуре создается документация, регламентирующая деятельность, ответственность, права и т.п.;
4. Метод организационного моделирования предполагает использование прикладных программ, реализующих организационные модели (иерархических управленческих структур, распределения функций, оценки функционирования оргструуктур в конкретных условиях и др.) при проектировании оргструктуры.
Обычно проектирование организационных структур управления основывается на совместном использовании указанных методов с учетом возможности их применения в конкретных условиях.
Своевременное приведение структуры организации в соответствие с изменившиеся условиями является одной из важнейших задач управления. Необходимость рационализации организации определяется серьезными причинами, оправдывающими затраты на корректировки структуры:
- неудовлетворительное функционирование предприятия, когда традиционные меры по снижению роста издержек, расширению сужающихся рынков не дают нужных результатов;
- перегрузка высшего руководства, требующая перераспределения прав и функций;
- отсутствие ориентации на перспективы (стратегического видения) требует преобразования организационных форм;
- разногласия по организационным вопросам, связанные с несовершенством структур;
- рост масштабов деятельности и увеличение ее разнообразия при значительном изменении требуют реорганизации;
- объединение (слияние) хозяйствующих субъектов обязательно влечет изменения в действующие структуры;
- изменение технологии управления или технологии производственных процессов ориентирует всегда на структурные изменения.
Каждое из отмеченных обстоятельств приводит к пересмотру стратегии и изменению структуры. Приведение структуры в соответствие со стратегией: использование стратегически значимых видов деятельности в качестве основных блоков при создании организационной структуры, а также поиск эффективных путей обеспечения связей на различных уровнях управления и между ними и координация соответствующих усилий различных подразделений и отдельных сотрудников.
Процесс коррективов организационной структуры управления должен предусматривать:
- систематический анализ функционирования организации и ее среды с целью выявления проблемных зон;
- разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;
- гарантию того, что программа нововведений содержит максимально простые и конкретные предложения по изменению;
- последовательную реализацию планируемых перемен: введение незначительных изменений имеет большие шансы на успех, чем изменения крупномасштабные;
- поощрение повышения уровней информированности сотрудников, что позволяет им лучше оценить свою причастность и усилить их ответственность за намеченные перемены.
Рационализация направлена не только на совершенствование оргструктур, но и организационных систем: совершенствование научной организации труда (в производстве и управлении), результатов труда, средств труда и технологических процессов:
|
Направление рационализации |
Рационализация |
|
Усовершенствование научной организации труда |
Создание наиболее благоприятных условий труда. Устранение перегрузок и нервного перенапряжения. Улучшение производственной эстетики. Обеспечение наиболее комфортных режимов отдых. Уменьшение влияния излучений, шумов, вибрации загазованности. |
|
Усовершенствование результатов труда |
Повышение качества исходного сырья, материалов и готовой продукции. Упорядочение сбора, обработки и хранения информации. Расширение номенклатуры и ассортимента выпускаемой продукции. Улучшение потребительских свойств выпускаемой продукции. Расширение спектра охватываемых услуг. Стандартизация, унификация и нормализация изделий. |
|
Усовершенствование средств труда |
Модернизация производства. Техническое переоснащение предприятия. Использование современного оборудования. Снижение энергоемкости. |
|
Усовершенствование технологических процессов |
Использование средств автоматизации и новых коммуникационных технологий. Интенсификация производственных процессов. Применение НОУ-ХАУ. |
При проведение радикальных преобразований, в которых учувствуют большинство подразделений от слаженности их деятельности зависит успех рационализации. Для согласования их усилий и управления ходом работ используют сетевые графики на базе ориентированного графа, в котором вершины означают события, стрелки – работы, они позволяют использовать компьютерные программы для формирования и оптимизации графиков, а также регулирования выполнения комплекса работ.
Принципы рационализации представляют собой совокупность правил постоянного совершенствования организации (структур и процессов), предполагают осуществление прогрессивных нововведений, повышение организованности, стимулирование творческого характера деятельности.
Включает:
- концепцию рациональной организации (необходимый для достижения цели уровень организованности, основную идею рационализации, тип и основные характеристики рациональных структур и процессов);
- концепцию самой рационализации (основную идею процесса рационализации, характер изменения структуры и процессов в организации, основные направления рационализации с выделением этапов, необходимые ресурсы, в т.ч. временные, критерии рациональности, свидетельствующие о достижении необходимого уровня организованности).
2. Алгоритмизация: научно обоснованная рационализация предполагает использование предварительно разработанного алгоритма – четкой логически выстроенной и внутренние детерминированной программы действий:
- алгоритма самого процесса рационализации;
- алгоритмической базы последующего устойчивого функционирования организационной системы.
Алгоритмизация предполагает:
- ориентацию действий на важнейшие цели;
- установление возможных ситуаций и вариантов действий для наиболее вероятного их развития;
- конкретность и подробность программы действий.
Алгоритмизация важна: для крупных и сложных систем, в сложных ситуациях, при высокой ответственности процессов, осуществляемых системой.
3. Нормализация условий, в которых существует, функционирует система (они должны обеспечить возможность существования системы, сохранения ее целостности и поддержания равновесия во внешней среде, реализации ее целей, эффективного выполнения основных функций решения важнейших задач), что достигается:
- изменением внешней среды (отдельных факторов или в целом);
- переходом в другую внешнюю среду (организацию, рынок, регион, сферу деятельности);
- изоляцией от влияния внешней среды;
- изменениям параметров внутренней среды, определяющих функционирования системы.
4. Системность: организация должна быть целостной единой системой структурно упорядоченной с единой ориентированной и согласованной системой реализации процессов. И сам процесс рационализации должен быть системным: всякое изменение организации должно быть согласовано с другими изменениями, на каждом этапе должна формироваться целостная система с уровнем организации все более приближающемуся к идеалу, намеченному в концепции.
Бессистемная рационализация не может привести к нужным результатам, или приведет к дезорганизации.
5. Классификация: выработка концепции и определение направления рационализации основываются на классификации систем, факторов среды, структур, структурных элементов и внутрисистемных связей, процессов, что позволяет:
- определить конкретный класс (тип) любого элемента организации на основе этого – его возможности, уровень рациональности, соответствие усыновленным целям и существующий ситуации;
- подразделить любую совокупность элементов организации на отдельные виды и на основе этого привести между ними соответствующие распределение ролей, функций, ресурсов;
- выбрать конкретные классификационные типы различных элементов организации, которые должны быть включены в новую более рациональную систему.
6. Концентрация усилий на главном объекте (главной сфере, направлении) предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему.
Концентрация на главной сфере рационализации предполагает выделение направления рационализации главной идеи, заключенной в ее концепции, что обеспечивает большую надежность, оперативность и результативность рационализации.
7. Специализация: сосредоточение на определенной области деятельности самой системы, ее подсистем и элементов, она носит всеобщий характер – все системы целенаправленной ориентации, как живые, так и неживые и их элементы в той или иной степени специализированы.
Это позволяет обеспечить:
- распределение функций и задач по отдельным исполнителям соответственно их возможностям;
- установлением роли и места каждого структурного элемента в системе;
- четкую ориентацию исполнителей на осуществление определенной деятельности;
- большую оперативность и надежность реализации процессов.
Рациональная специализация устанавливается на всех уровнях системы, чем ниже уровень соответствующего структурного элемента, тем более специализированной должна быть его деятельность.
Для обеспечении рациональной специализации необходимо обеспечить:
- соответствующую целевую ориентацию исполнителей;
- формирование специализированного потенциала, создающего возможность выполнения данной деятельности;
- четкую согласованность между отдельными специализированными процессами.
8. Стандартизация: использование системы стандартов типовых видов организационных элементов, включает разработку стандартов и формирование на их основе конкретных элементов конкретных организаций.
Разработка стандарта целесообразна:
- если ярко выражена типичность соответствующих видов организационных элементов;
- если данные типы элементов имеют многократную повторяемость (многократное использование стандарта);
- если необходимо обеспечить единообразие по наиболее важным сторонам и свойствам организационных элементов;
- если необходима предварительная подготовленность к формированию соответствующих организационных элементов.
Стандарты устанавливаются субъектом для исполнителей. Основные объекты стандартизации: процессы, процедуры, результаты, структуры, системы обеспечения деятельности.
Соотношение стандартного и нестандартного в каждом стандартизированном элементе должно отражать и общие требования к нему и особенности реальности реальной ситуации.
10. Персонификация: персонификация полномочий и ответственность за функционирование структур и осуществление процессов (в т.ч. и рационализации). В сфере управления персонифицируется: установление ориентиров деятельности, принятие решений, координирующее руководство, распоряжение ресурсами, контроль за деятельностью, оценка результатов деятельности, ответственность за создание условий деятельности исполнителей. В сфере исполнения – внутрисистемные горизонтальные связи, принятие к исполнению заданий, выполнение конкретных действий в рамках основной деятельности, пользование ресурсами, ответственность за результаты деятельности.
11. Регламентация: установление определенного порядка функционирования организации: регламентация самого процесса рационализации; конкретная регламентация важных сторон жизнедеятельности организации; формирование четко действующей системы регламентации, т.е. предварительно разработанного порядка осуществления процессов и функционирования структур (устанавливаются субъектом управления для исполнителей).
Регламентация д.б. оптимальной: излишне регламентированная деятельность дезактивирована, снижается возможность оперативного реагирования на непредвиденные изменения, недостаток регламентации снижает степень предварительной готовности к осуществлению направленных процессов и делает их менее управляемыми.
Тема 9
Организационная культура.
В самом общем понимании культура представляет собой исторический определенный уровень развития общества, творческих сил и способностей человека, выраженный в типах и формах организации жизни и деятельности людей, а также в создаваемых или материальных и духовных ценностях, т.е. она охватывает две сферы быта:
● материальную – предметные результаты деятельности людей (машины, сооружения, результаты познания, произведения искусства, нормы морали, права и т.д.);
● духовную – человеческие силы и способности, реализуемые в деятельности (знания, умения, навыки, уровень интеллекта, правильное и эстетическое развитие, мировоззрение, способы и формы общения людей.
В культуре как единой и целостной системе можно в различных видах жизнедеятельности выделим такие виды культуры, как, например, политическую, производственную, правовую, бытовую, языковую, организационную и др.
Организационная культура – это культура обеспечения упорядоченности и согласованности функционирования социальных организаций различного уровня.
Организационная культура - набор наиболее важных предположений, принимаемых членами организаций и получающих выражение в заявляемых организацией ценностях, задающих людям ориентиры их поведения и действий через "символические" средства духовного внутриорганизационного окружения.
Различают три основных составляющих организационной культуры:
1. Концепции (предположения, базовые ценности), позволяющие направлено ориентироваться в своих действиях.
2. Обозначения (символы), передающие ценностные ориентации членам организации.
3. Обряды (ритуалы), объединяющие коллектив организации.
Концепции или предположения, которых придерживаются члены организации в своем поведении, выражают функциональные, этические, экономические и другие ценности организации, которые указывают ее членам пути следования, когда выбор не является достаточно определенным, а также какое поведение считать допустимым и недопустимым в тех или иных условиях.
Обозначения или символы, посредством которых ценностные ориентации передаются членам организации, представляют собой совокупность объектов или событий, которые придают общий смысл действиям членов организации, облегчают коммуникацию и взаимопонимание между зависящими друг от друга и принимающими общие решения лицами.
Обряды или ритуалы - совокупность запрограммированных событий, позволяющих выявить ценности и отношения, которые рассматриваются организацией в качестве основополагающих и побуждающих тем самих участников сделать из них своеобразную систему отсчета, подразумеваемую в момент принятия ими решений. Шесть основных типов ритуалов:
2. Ритуалы, связанные с понижением в должности.
3. Ритуалы признания (прилюдное вручение премий),
4. Ритуалы обновления (семинары для передачи или укрепления оргкультуры.
5. Ритуалы умиротворения конфликтов (коллективные переговоры).
6. Ритуалы включения или интеграции (неформальные встречи, празднества, побуждающие участников идентифицировать свои ценности с ценностями организации).
Организационная культура является продуктом организационной деятельности и, в свою очередь, инструментом организации коллектива.
Выделяют следующие черты.
Субъективной организационной культуры руководитель (менеджера):
● дружелюбное отношение к каждому работнику;
● искренняя посильная помощь работнику в семейных делах;
● положительный имидж во внешней среде;
● умение убеждать;
● спортивная походка;
● опрятный внешний вид;
● современный стиль в одежде и внешности;
● терпимость к рутиной работе.
Экономическое значение организационной культуры:
1. Улучшает общение и сокращает объем и издержки обмениваемой информации.
2. Значительно уменьшается неопределенность поведения и реакции участников в нештатных и двусмысленных ситуациях.
3. Сокращаются затраты на мотивацию исполнителей: организационная культура автоматически побуждает к действию в нужном направлении.
Сочетание трех основных организационных направлений: рациональной внутренней иерархической структуры организации, действующих стимулирующих механизмов и высокой организационной культуры обеспечивают высокую сплоченность и единство социальных организаций, необходимую для гибкой адаптации и устойчивости их в рыночных условиях.
Тема 10
Субъекты и объекты организационной деятельности.
Организационная деятельность – это создание или усовершенствование механизма управления организацией в соответствии с целями и задачами организационных систем, представляющих собой совокупность структуры и способов функционирования ее элементов. Применительно к социальной системе под организационной деятельностью подразумевается:
● объединение людей в группы;
● интеграция деятельности членов коллектива организации (люди работают вместе, сообща);
● интеграция целей всех членов коллектива (люди работают для достижения общей цели).
В зависимости от возложенных на них функциональных обязанностей члены коллектива могут быть как субъектами, так и объектами организационной деятельности. Понятия «субъект» и «объект» являются относительными, а не абсолютными. Они характеризуют роль членов коллектива в разработке и принятии управленческих решений.
Субъект управления – это управляющая подсистема в системе управления или отдельный ее элемент. Субъект – это источник управляющего воздействия или лицо, принимающее решение (ЛПР). Лицо, принимающее решение – принятия собирательное. Это может быть не только один человек, но и группа, коллектив организации принимающий решение (коллективный субъект организационной деятельности).
Объект управления – это управляемая подсистема, то, что подвергается управлению со стороны субъекта. Другими словами, это приемник и исполнитель управляющего воздействия, представленного в виде набора функций или задач. В роли объекта может выступать как человек, так и машина. Состояние объекта управления зависит от управляющих воздействий со стороны субъекта управления.
Один и тот же человек может быть одновременно и субъектом (по отношению к непосредственным исполнителям или к материальным объектам), и объектом (по отношению к вышестоящим должностным лицам). Организационная деятельность субъектов и объектов управления организацией регламентируется положениями об отделах и службах, а также должностными инструкциями.
Управленческая функция «организация» входит в состав всех конкретных функций управления, она может быть разделена на ряд подфункций управления, обеспечивающих организацию общих функций управления (рис. 1).
Рис. 1 – Взаимосвязь функций и подфункций управления
Социальная организация как объект общественной системы включает в себя трудовой коллектив. Субъектом организационной деятельности являются челны коллектива, оказывающие активное влияние на деятельность организации. Участие в работе организации предусматривает анализ происходящих событий и явлений, творческое осмысление рабочего цикла и оказание воздействия на него в целях повышения эффективности деятельности организации и получения наибольшего экономического эффекта.
В качестве обобщенного субъекта управления деловой организацией выступает административно-управленческий аппарат. Его участие в организационной деятельности наиболее очевидно. Он состоит из сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, принимающих и утверждающих управленческие решения, организующих их исполнение с последующим контролем.
К субъектам организационной деятельности относятся ректор института, президент компании, генеральный директор, коммерческий директор, технический директор, заместители директора по экономическим вопросам, по персоналу, по маркетингу, по качеству, по капитальному строительству, начальники функциональных подразделений, менеджеры и т.д.
Объект организационной деятельности в рамках должностных обязанностей выполняют процедуры подготовки, согласования и исполнения решений, а также все операции, относящиеся к этим процедурам. Объект организационной деятельности получает задание, осмысливает его, проводит информационную работу, выполняет поручение или заказ, сдает выполненную работу заказчику или использует ее в своей организации и т.д.
Мы уже отмечали, что один и тот же сотрудник может быть одновременно и субъектом и объектом организационной деятельности. Например, старший продавец является субъектом по отношению к рядовым продавцам, выполняющим его поручения, но в то же время он выступает объектом по отношению к директору магазина. Заметим, что субъект организационной деятельности может быть одновременно и своим объектом, поскольку он может выполнять работу, данную самому себе. Более того, рядовые работники могут в то же время быть коллективным субъектом организационной деятельности, например, в форме собрания акционеров.
Субъектами организационной деятельности на уровне страны в РФ являются: Президент, Председатель Правительства, члены Совета Федерации и депутаты Государственной думы, федеральные министры и т.д. В зависимости от объекта организационного воздействия субъектами могут быть лидеры общественных объединений, неформальные лидеры, организационные комитеты, союзы и т.д.
Активное участие в работе организации предусматривает анализ, творческое осмысление происходящих процессов и оказание воздействия на ее работу. С переходом к рыночной экономике произошло значительное расширение функций, которые необходимо выполнять любой деловой организации. Теперь организация должна сама определять свою цель на основе анализа потребностей общественного развития, выбирать стратегию действия, обеспечивающую выживаемость в условиях острой конкурентной борьбы, формировать свою структуру и отношения в коллективе, распоряжаться ресурсами и результатами своего труда.
Менеджер как субъект организационной деятельности должен уметь анализировать ситуацию и представлять свое дело с наиболее выгодной стороны. При этом он должен знать, как справиться с рисками, которые неизбежны при ведении любого дела.
Особе значение имеет творчески подход к решениям, принимаемым менеджером, поскольку управление – это не только наука, но и искусство. При принятии решений субъект организационной деятельности должен руководствоваться как рациональными принципами, основанными на расчете и математической логике, так и иррациональными, на основе опыта, интуиции, неформальной логики и даже предчувствий.
Список литературы
1.Смирнов Э.А. Основы теории организации, 1998 г.
2. Мильнер Б.З. Теория организации (курс лекций), 1998 г.
3. Мильнер Б.З. Теория организации, 2000г.
4. Гиг Дж. Ван Прикладная общая теория систем - В 2-х томах, 1981 г.
5. Теория организации: Учебник / Под. Ред. В.Г. Алиева, М.1999г.
6. Смирнов В.А. Теория организации: Учебное пособие, 2000г.
7. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория организации: Учебное пособие – М.2002г.
8. Богданов А.А. Технология (Всеобщая организационная наука) В 2 кн. – М.: Экономика, 1989г.
9. Беляев А.А., Коротков Э.М. Системология организации: Учебник, М.2002г.
10. Трепль Н.Н. Предприятия и его структура: Учебное пособие, М. 2000г.
11. Милцберг Г. Структура в кулаке. Создание эфф.организации СПб 2001г.
12. Прыкин Б.В. Стратегия экономики. Природный экогармоном. Учебное пособие . М.2000г.
13. Клод Менар. Экономика организаций. М. 1996г.