Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лабораторная работа № 5 СУБД MS Access: основы работы
Цель работы: изучение основных принципов работы и способов создания баз данных в среде MS Access.
8.1 Краткие сведения о MS Access
База данных (БД) - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Система управления базой данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.
Объекты MS Access:
Таблицы – основной объект любой БД; в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в БД; таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства ).
Запросы – объект, служащий для отбора и анализа данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.
Формы – объект, служащий для ввода новых данных, а также отображения их с помощью специальных средств оформления.
Отчеты – объект, предназначенный только для вывода данных на печатное устройство.
Страницы – специальный объект БД (MS Access 2000) выполненный в коде HTML и размещаемый на Web – странице, осуществляющий интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.
Макросы и модули – это категории объектов, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД.
Загрузка программы: Пуск – Программы – Microsoft office – Microsoft Access (ярлык – «золотой ключик»).
СУБД MS Access предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов БД. Эти средства можно классифицировать как:
При разработке таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства – работать в режиме Конструктора. При разработке форм, отчетов, наоборот, лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами. Это связано с тем, что для данных объектов большую роль играет внешний вид (дизайн этих объектов). Разработка Страниц, Макросов и Модулей в рамках общетехнического курса «Информатика» не рассматривается, так, как эти средства ориентированы на профессиональных разработчиков баз данных.
Работа с любыми объектами Access начинается с окна базы данных. Окно БД содержит перечень всех объектов БД на закладках. Окно БД открыто первоначально на закладке «Таблицы». Справа на панели окна БД сосредоточены три кнопки управления: «Открыть», «Конструктор», «Создать».
8.2 Работа с таблицами
Таблицы являются основными объектами любой БД. Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей БД являются поля и записи.
Поля - (вертикальные) столбцы данных в таблицах. Каждое поле представляет собой элемент, зарезервированный для данных определенного типа.
Записи - (горизонтальные) строки данных в таблицах. Каждая запись представляет собой элемент связанных данных.
Свойства полей БД:
Имя поля определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой. Имена полей используется в качестве заголовков столбцов таблиц. Имя поля не должно содержать точки. Например: Ф.И.О. - неверное имя поля. Правильное имя – ФИО.
Тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле. Таблицы БД, как правило, допускают работы с большим количеством разной типов данных, чем MS Excel.
MS Access работает со следующими типами данных:
- текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);
- Поле Мемо – специальных типов данных для хранения больших объектов текста (до 65 535 символов);
- числовой – тип данных для хранения действительных чисел.
- денежный – тип данных для хранения денежных сумм.
- счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием.
- дата/ время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
- логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например ДА или НЕТ).
8.2.1 Создание таблиц
Существуют два основных способа создания таблицы: «вручную» и с помощью мастера таблиц. Следуя выше приведенным рекомендациям, рассмотрим способ создания таблицы «вручную».
Для создания таблицы «вручную» следует:
Появившееся окно Конструктора таблиц фактически является бланком для создания и редактирования структуры таблиц.
В первом столбце вводят имена полей, которые станут именами столбцов будущей таблицы. Тип данных для каждого поля задается во втором столбце из раскрывающейся списка, открываемого кнопкой выбора типа данных. Эта кнопка – скрытый элемент управления. Она отображается только после щелчка на каждой строке столбца «тип данных» на поле бланка. В MS Access очень много таких скрытых элементов управления, которые не отображаются, пока ввод данных не начат.
Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными, их можно настраивать по желанию.
При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт «ключевое поле».
Ключевое поле или первичный ключ – это поле, значения которого однозначно определяют запись в таблице.
Закончив создание структуры таблицы, окно закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне БД. Оттуда ее можно открыть в случае необходимости.
Созданную новую таблицу открывают в окне БД двойным щелчком на ее значке или нажатием на кнопку «Открыть». Новая таблица не имеет записей – только названия столбцов, характеризующих структуру таблицы. Заполнение таблицы данными производится обычным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Шириной столбцов можно управлять методом перетаскивания их границ. Можно использовать автоматическое форматирование столбцов «по – содержимому». Для этого – установить указатель мыши на границу между столбцами (в строке заголовков столбцов), и когда указатель сменит форму, выполнить двойной щелчок.
После наполнения таблицы данными сохранять их не надо – все сохранится автоматически. Однако, если при работе с таблицей произошло редактирование ее макета (например, изменялась ширина столбцов), то СУБД попросит подтвердить сохранение этих изменений.
Если возникнет необходимость изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), таблицу надо открыть в режиме Конструктора. Для этого следует выделить ее в окне БД и щелкнуть на кнопке «Конструктор».
8.2.2 Создание межтабличных связей
Реляционная связь между таблицами имеет два основных назначения:
- обеспечение целостности данных;
- автоматизация задач обслуживания базы.
Связь между таблицами позволяет:
- либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц;
- либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.
Создание межтабличных связей происходит в специальном окне «Схема данных», которое открывается кнопкой на панели инструментов или командой Сервис – Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. При этом одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. Главная – это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полужирным шрифтом).
На «Схеме данных» с помощью мыши необходимо выделить ключевое поле главной таблицы и, не отпуская кнопки мыши, перетащить это поле в связанную таблицу. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно «Изменение связей». Следующим шагом необходимо установить флажки «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей», затем нажать кнопку «ОК». Флажок «Обеспечение целостности данных» запрещает удалять данные из ключевого поля главной таблицы. Если вместе с ним включены флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей», то, соответствию, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.
8.3 Работа с запросами
При формировании и выполнении Запроса опрашивается активная база данных. Результат (ответ) представляет собой временную результирующую таблицу, которая может просматриваться на экране или распечатываться.
С помощью запросов выполняются такие операции как отбор данных, их сортировка и фильтрация. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. В общем случае результирующая таблица может не соответствовать ни одной из базовых таблиц базы данных. Ее поля могут представлять набор из полей разных таблиц, а ее записи могут содержать отфильтрованные и отсортированные записи таблиц, на основании которых формировался запрос.
Основными типами запросов являются:
- Запросы на выборку - информация получается из таблиц на основе заданного критерия.
- Перекрестные запросы - используется критерий, задаваемый для группировки данных таблицы в табличном формате. Перекрестные запросы наиболее сложны в использовании, но очень полезны в ряде ситуаций.
- Итоговые запросы – выполняются вычисления по всем записям какого-либо числового поля.
8.3.1 Создание запроса
Запросы могут создаваться двумя способами: “вручную” и с помощью мастеров запроса. Имеется четыре мастера запросов:
Следуя выше приведенным рекомендациям, рассмотрим способ создания запросов “вручную”. Для этого:
В окне БД на закладке “Запросы” нажать кнопку “Создать”. В окне “Новый запрос” выбрать “Конструктор” и нажать кнопку “ОК”. Открывается окно бланка запроса. Бланк запроса состоит из 2-х областей. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован. Эти таблицы выбираются из окна «Добавление таблицы», открывающегося на панели инструментов кнопкой “Добавление таблицы”.
Нижняя область бланка разбита на столбцы - по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы. Для заполнения этих столбцов в верхней области бланка щелкают двойными щелчками на названиях полей, необходимых для результирующей таблицы (запроса) при этом автоматически заполняются столбцы в нижней области бланка. Формируется структура запроса: заполняются строки: “Поле”, “Имя таблицы”, из которой выбрано это поле.
Если необходимо, чтобы отобранные данные были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. Для этого в нижней области бланка имеется специальная строка «Сортировка». При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки. Возможна многоуровневая сортировка: сразу по нескольким полям. В этом случае данные сортируются по полям слева направо.
В строке Вывод на экран по умолчанию все поля, включенные в запрос, выводятся на экран, но это не всегда целесообразно. Сброс флажка «Вывод на экран» запрещает отображение содержимого данного поля на экране.
В строке Условие отбора задается критерий (индивидуальное условие) для каждого поля, по которому выбираются данные из полей таблиц. Символы, используемые при задании критериев отбора:
- > (больше), < (меньше), = (равно), >< (не равно).
Например: а) Условие отбора по текстовому полю «ФИО» задано >К. Это значит в поле «ФИО» будут выбраны фамилии, начинающиеся на буквы от К до Я.
б) Условие отбора по числовому полю «Цена» задано <100. Это значит в поле «Цена» будут только значения меньше 100.
- * - замена нескольких символов.
Например: Условие отбора по текстовому полю «ФИО» задано *ов. Это значит в поле «ФИО» будут выбраны фамилии, оканчивающиеся на «ов», независимо от того, сколько впереди символов.
- ? - замена одного символа.
Например: Условие отбора по числовому полю «Цена» задано ?0. Это значит в поле «Цена» будут выбраны только значения 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90.
- is null – поиск по «пустому» значению поля;
- is not null – поиск по «не пустому» значению поля.
Например, в исходной таблице поле "Размер премиальных" содержит помимо размера премии у некоторых сотрудников пустые, незаполненные строки у сотрудников, которые не получили премии. Условие отбора по полю "Размер премиальных" задано is null. Это значит в результирующей таблице (запросе), при условии ввода в нее поля "ФИО", будут выданы фамилии сотрудников, не получивших премию.
- «between значение 1 and значение 2» - поиск по интервалу между значением 1 и значением 2.
Например, условие отбора по полю "Дата рождения" задано between 01.01.82 and 31.12.82. Это значит в поле "Дата рождения" будут выбраны только даты родившихся в 1982 году.
При задании условий отбора в строку по нескольким полям между ними устанавливается логическое “И”, в столбец - логическое “ИЛИ”. Сформировав в бланке запроса по образцу структуру запроса, его закрывают, дают ему имя и далее запускают двойным щелчком на значке в окне База данных. Запустить запрос можно также в окне бланка запроса, щелкнуть на Панели инструментов кнопку с восклицательным знаком красного цвета. Порядок действий рассмотренный выше, позволяет создать простейший запрос, называемый запросом на выборку.
8.4 Работа с формами
Формы - это средства для ввода данных. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать с помощью специальных средств оформления. Формы предоставляют пользователю только те поля, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме могут размещаться специальные элементы управления для автоматизации ввода.
Таким образом, формы, с одной стороны, позволяют пользователю вводить данные в таблицы базы данных без постороннего доступа к самим таблицам, с другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм.
Простая форма - форма, которая создается на базе только одной таблицы или запроса.
Сложная форма - форма, которая основывается на полях из нескольких связанных таблиц или представляет собой композицию из нескольких форм.
8.4.1 Создание формы
Существует два вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса. Формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации, хотя способ создания формы "вручную" также существует.
Полностью автоматические средства создания форм называются автоформами. Существует три вида автоформ:
- "в столбец" - все поля одной записи отображаются в столбец;
- ленточная - одновременно отображается группа записей;
- табличная - по внешнему виду не отличается от таблицы, на которой она основана.
Для создания автоформы следует:
1. Открыть вкладку Формы в окне Базы данных и нажать кнопку Создать.
2. В открывшемся окне Новая форма выбрать тип автоформы, а также таблицу (или запрос), на которой она будет основываться, нажать ОК.
3. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматические и немедленно готова к работе, то есть к вводу или отображению данных.
Автоформа создает только простые формы.
8.4.2 Создание формы с помощью мастера
Мастер форм - специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастера форм можно запустить из основного окна Базы данных щелчком на значке Создание формы с помощью мастера на вкладке Формы.
1. На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы (или запросы0 и поля, которые войдут в будущую форму.
2. На втором этапе выбирается внешний вид формы.
3. На третьем этапе выбирается стиль оформления формы.
4. На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем.
8.5 Работа с отчетами
По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных на печатное устройство. В отчетах используются специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных средств оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т.п.).
8.5.1 Создание отчета
Отчеты, как и формы, проектируются тремя способами: “вручную”, автоматически (Автоотчет) и автоматизированным способом (Мастер отчетов). Рекомендуется создавать отчеты двумя последними способами, а редактировать структуру готового отчета в режиме Конструктора. Автоотчет запускается по команде: База данных - Создать - Новый отчет - Автоотчет в столбец. Кроме автоотчета "в столбец" существуют "ленточные" автоотчеты. Их структуры аналогичны соответственно форме "в столбец" и ленточной форме.
Мастер отчетов запускается по команде: База данных - Создать - Новый отчет - Мастер отчетов. Мастер отчетов работает в шесть этапов: выбор базовых таблиц или запросов; выбор полей, отображаемых в отчете; выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.
Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Дополнительно отчет содержит разделы верхнего и нижнего колонтитулов, где печатается служебная информация, например номера страниц. В отдельных разделах отчета оформляются заголовки групп, если для каких-то полей отчета применена группировка.
8.6 Упражнения
8.6.1 Создание базовых таблиц
1. Запустите программу MS Access.
2. В окне MS Access включите переключатель Новая база данных и ОК.
3. В окне Файл новой базы данных выберите папку Мои документы и дайте файлу имя Деканат. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных MS ACCESS и щелкните на кнопке Создать. Откроется окно новой базы - Деканат: база данных.
4. Открыта вкладка "Таблицы". Щелкните на кнопке - Создать.
5. В окне Новая таблица выберите режим Конструктор, щелкните ОК. Откроется бланк создания структуры таблицы.
6. Для первой таблицы введите следующие поля:
|
Имя поля |
Тип поля |
Описание |
|
№ зачетной книжки |
Числовой |
|
|
ФИО |
Текстовый |
|
|
Год рождения |
Дата/время |
|
|
Пол |
Текстовый |
|
|
Адрес |
Текстовый |
|
|
№ группы |
Числовой |
7. Щелкните на поле Год рождения. В нижней части бланка Свойства поля из раскрывающегося списка задайте формат поля: Краткий формат даты.
8. Задайте Ключевое поле. Уникальным полем в таблице является поле № зачетной книжки. Выделите его щелчком правой кнопки мыши, откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.
9. Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте первой таблице имя сведения о студентах.
10. На вкладке Таблицы создайте вторую таблицу Сведения о группах. Для этого нажмите на кнопку Создать.
11. Повторив действия пунктов 6-9, создайте таблицу Сведения о группах, в которую входят следующие поля:
|
Имя поля |
Тип поля |
Описание |
|
№ группы |
Числовой |
|
|
Курс |
Числовой |
|
|
Количество студентов |
Числовой |
|
|
ФИО куратора |
Текстовый |
Ключевое поле - № группы
12. В окне Деканат: база данных откройте по очереди созданные таблицы и заполните их: в таблице Сведения о студентах 20 записей, а в таблице Сведения о группах 5 записей. Причем № группы таблицы Сведения о студентах должно содержать все номера групп (они могут и должны повторяться) из таблицы Сведения о группах.
13. Закончив работу, закройте таблицы.
8.6.2 Создание базовых таблиц
1. Находясь в основном окне БД Деканат, найдите на панели инструментов кнопку Схема данных или выполните команду строки меню Сервис - Схема данных.
2. Одновременно с открытием окна Схема данных, открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таблицы выберите Сведения о группах, нажмите кнопку Добавить. Затем выберите Сведения о студентах, нажмите кнопку Добавить. Щелкните на кнопку Закрыть.
3. В окне Схема данных откроются списки полей таблиц Сведения о группах и Сведения о студентах. При нажатой левой кнопке мыши выделите в таблице Сведения о группах ключевое поле № группы, мышью перетащите это поле в таблицу Сведения о студентах. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей.
4. Установите флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление полей и Каскадное удаление связанных записей.
5. Закройте окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотрите образовавшуюся связь. Тип связи один – ко – многим (1 - ), что означает в одной группе учатся много студентов.
6. Закройте окно Схема данных.
8.6.3 Создание запроса на выборку
Задание: Из общего списка студентов данного факультета выберите студентов только 1 курса; студентов, фамилии которых начинаются с буквы «А»; студентов одной группы; студентов, родившихся в одном месяце; найдите сведения о студентах по № зачетной книжки.
1. Находясь в основном окне БД Деканат, откройте вкладку Запросы и щелкните на кнопку Создать.
2. В окне Новый запрос выберите режим Конструктор и ОК. Откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы выберите таблицу Сведения о студентах и щелкните на кнопке Добавить.
3. Выберите таблицу Сведения о группах и щелкните на кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.
4. Поместите в нижнюю область бланка следующие поля из таблицы Сведения о студентах: ФИО, Год рождения, Адрес; из таблицы Сведения о группах – поле Курс.
5. Задайте сортировку по возрастанию по полю ФИО (по алфавиту от А до Я).
6. Для поиска (или отбора) студентов 1 курса из общего списка студентов задайте условие отбора для поля Курс: в соответствующую строку введите 1.
7. Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя Студенты 1 курса.
8. В окне Деканат: база данных откройте только что созданный запрос и просмотрите результирующую таблицу.
9. Для поиска студентов, фамилии которых начинаются с определенной буквы (например, А) повторите пункты с 1 по 6 , затем задайте условие отбора для поля ФИО. В соответствующую строку бланка запроса введите: А* .
10. Просмотрите созданный запрос. Для чего в окне бланка запроса на Панели инструментов щелкните на кнопку ! – «восклицательный знак».
11. Закройте запрос и введите его имя - Фамилии на А.
12. Аналогично найдите сведения о студентах, родившихся в один месяц. Дайте запросу имя Родившиеся в одном месяце.
13. Найдите студентов, учащихся в одной группе. Дайте запросу имя Студенты одной группы.
14. Найдите студентов, номера зачетных книжек которых больше определенного номера.. Дайте запросу имя По № зачетной книжки.
8.6.4 Создание итогового запроса
В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле. Может также исполняться иная итоговая функция.
Задание: подготовить итоговый запрос, с помощью которого можно определить суммарный размер стипендии студентов разных курсов.
1. В окне Деканат: база данных откройте вкладку Таблицы, выберите таблицу Сведения о студентах.
2. Щелчком на значке Конструктор откройте таблицу в режиме проектирования: необходимо создать дополнительное поле Размер стипендии, в котором будут храниться сведения о размере стипендии каждого студента.
3. Выделите поле № группы и нажмите на клавишу INSERT, перед полем № группы будет вставлено новое поле. Введите имя нового поля Размер стипендии и определите его тип - Денежный.
4. Закройте окно конструктора. При закрытии подтвердите необходимость изменить структуру таблицы.
5. Откройте таблицу Сведения о студентах и заполните содержанием поле Размер стипендии.
6. Закройте таблицу Сведения о студентах.
7. Откройте закладку Запросы и щелкните на кнопку Создать.
8. В окне Новый запрос щелкните на кнопке Конструктор.
9. В открывшемся окне Добавление таблицы выберите таблицы Сведения о студентах и Сведения о группах. Закройте окно Добавление таблицы.
10. В нижнюю область бланка запроса по образцу введите следующие поля: из таблицы Сведения о группах - Курс, из таблицы Сведения о студентах - Размер стипендии.
11. Для поля Курс введите сортировку по возрастанию.
12. На Панели инструментов щелкните на кнопку - групповые операции (или меню Вид/групповые операции). В нижней части бланка появится строка Групповые операции. Все поля, отобранные для запроса, получат в этой строке значение группировка.
13. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае - Курс), оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкните в этой строке, появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.
14. Для поля Размер стипендии выберите итоговую функцию Sum для определения суммарного размера стипендии.
15. Закройте бланк запроса и дайте ему имя Суммарная стипендия по курсам. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.
16. Проверьте на вкладке Запросы наличие шести запросов: "Студенты 1 курса", "Фамилии на А", "Родившиеся в одном месяце", "Студенты одной группы", "Суммарная стипендия по курсам".
8.6.5 Создание автоформы
Задание: создайте три простые формы с помощью автоформ: "в столбец", ленточную и табличную.
1. В основном окне Деканат: база данных откройте вкладку Формы и щелкните на кнопку Создать.
2. В окне Новая форма выбрать тип автоформы - "в столбец" и в правом нижнем углу окна из раскрывающегося списка выбрать таблицу Сведения о студентах. Нажать ОК. Автоформа формируется автоматически. Дать ей имя Форма сведения о студентах.
3. Повторите пункты 1-3 для создания ленточной автоформы на базе таблицы Сведения о группах, дайте ей имя Форма сведения о группах.
4. Повторите пункты 1-3 для создания табличной формы на базе запроса Студенты 1 курса. Дайте ей имя Форма студенты 1 курса.
8.6.6 Создание формы с помощью Мастера форм
Задание: Создайте сложную форму на базе двух таблиц.
1. В основном окне Деканат: база данных откройте вкладку Формы и щелкните на кнопку Создать.
2. В окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна. ОК.
Примечание. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в следующем диалоговом окне Создание форм.
3. В окне Создание форм выберите имя таблицы Сведения о студентах. С помощью кнопки перенесите в правый пустой столбец Выбранные поля все поля из левого столбца Доступные поля, содержащего поля таблицы Сведения о студентах.
4. Выберите имя таблицы Сведения о группах. Из столбца Доступные поля перенесите в правый столбец Выбранные поля поле Курс. Нажмите кнопку Далее.
5. В появившемся следующем окне Создание форм выберите внешний вид формы - в один столбец. Нажмите Далее.
6. В следующем окне Мастер предлагает несколько различных стилей оформления формы. Просмотрите их (слева появляются изображения этих стилей и виды подписей на них). Выберите стиль "Сумерки" и нажмите Далее.
7. Задайте имя формы Ввод данных о студентах. Нажмите кнопку Готово.
8. Просмотрите готовую форму. Введите данные для нового студента.
9. Закройте окно формы Ввод данных о студентах.
10. Откройте вкладку Таблицы. Выберите таблицу Сведения о студентах. Нажмите кнопку Открыть. Просмотрите, появились ли в ней сведения о новом студенте.
11. Закройте таблицу Сведения о студентах.
8.6.7 Создание автоотчета
1. В основном окне Деканат: база данных откройте вкладку Отчеты и нажмите на кнопку Создать.
2 В окне Новый отчет выбрать тип автоотчета - "в столбец" и в правом нижнем углу окна из раскрывающегося списка выбрать запрос Родившиеся в одном месяце. Нажать ОК.
3. Автоотчет формируется автоматически. Дать ему имя Отчет о родившиеся в одном месяце.
4. Повторите пункты 1-3 для создания ленточного автоотчета на базе запроса Фамилии на А, дайте ему имя Отчет о студентах, фамилии которых начинаются на А.
8.6.8 Создание отчета с помощью Мастера отчетов
Задание: Создайте итоговый отчет на базе двух таблиц.
1. В основном окне Деканат: база данных откройте вкладку Отчеты и нажмите на кнопку Создать.
2 В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна. Нажмите кнопку ОК.
Примечание. При использовании Мастера отчетов источник данных для отчета следует указывать в следующем диалоговом окне Создание отчета.
3. В окне Создание отчета выберите имя таблицы Сведения о студентах. С помощью кнопки перенесите в правый пустой столбец Выбранные поля все поля из левого столбца Доступные поля, содержащего поля таблицы Сведения о студентах. Выберите имя таблицы Сведения о группах. Из столбца Доступные поля перенесите в правый столбец Выбранные поля поле Курс. Нажмите кнопку Далее.
4. В следующем окне Мастера отчетов выбираются уровни группировки. Выбрать группировку по полю Курс. Нажать Далее.
5. В следующем окне задается порядок сортировки записей по полям (не более четырех), если это необходимо. Выбрать сортировку по возрастанию по полю ФИО. В этом же окне формируется итоговый отчет. Для этого нажать кнопку Итоги. В появившемся окне задать по полю Размер стипендии вычисление функции Sum, для этого поставить флажок под этой функцией. Нажать Далее.
6. В появившемся окне Создание отчета выберите вид макета для отчета - ступенчатый, ориентация - книжная. Нажмите Далее.
7. В следующем окне Мастер предлагает несколько различных стилей оформления отчетов. Просмотрите их (слева появляются изображения этих стилей и виды подписей на них). Выберите стиль "Строгий" и нажмите Далее.
8. Задайте имя отчета Отчет о студентах по курсам. Нажмите кнопку Готово.
9. Просмотрите готовый отчет и закройте окно отчета.
8.7 Индивидуальные задания
Создайте базу данных для заданной предметной области (варианты заданий выдаются преподавателем).
База данных должна содержать:
9
PAGE 6