Введение [0

Работа добавлена на сайт samzan.net:

Запросы и отчеты в MS Access.

[0.1] Введение [0.2] Создание простого запроса с помощью Мастера запросов [0.3] Изменение запроса с помощью Конструктора запросов [0.4] Создание запроса на выборку с помощью Конструктора [0.5] Создание запроса на выборку с условиями [0.6] Запросы с параметрами [0.7] Создание вычисляемых полей в запросах [0.8] [0.9] Передача результатов запроса в другие приложения [0.10] Создание отчета с помощью Мастера отчетов [0.11] Преобразование отчета в формат документов Word и Excel

Введение

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. Для этих целей предназначены запросы, формы и отчеты.

Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

1.  Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.
2.  Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.
3.  Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).
4.  Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения

Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Запросы на выборку  содержат конкретные значения дат, названий, имен и т. д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами.

Создание запросов интересно не только тем, что можно в виде одной таблицы представить данные из нескольких связанных таблиц и отобрать нужные записи из этих таблиц. Можно создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются  вычисляемыми.  Это существенно расширяет возможности запросов. Простейшим примером вычисляемого поля в запросе может быть поле, которое объединяет имя и фамилию человека.

В Microsoft Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office.

Одной из важнейших функций, которые обычно предоставляют СУБД, является возможность создания различных отчетов. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления.

Создание простого запроса с помощью Мастера запросов

1.  Цель: вывести ФИО пациентов, их диагнозы и лечащих врачей.
2.  Открыть базу данных «База-ЛПУ», которую достраивали на предыдущем занятие.
3.  В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык  «Запросы».
4.  В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке  «Создание запроса с помощью мастера» или нажать на кнопку «Создать» в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне  «Новый запрос»   выбрать  «Простой запрос»  и нажать на кнопку  ОК (Рисунок 1)

Рисунок  Окно базы данных «База_ЛПУ»

1.  В появившемся окне  «Создание простых запросов» в поле со списком «Таблицы и запросы» выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса (Рисунок 2):

•  из таблицы «Пациенты» – Фамилия, Имя, Отчество
•  из таблицы «ИБ-Диагнозы» – кодДиагноза, кодТипаДиагноза
•  из таблицы «Врачи» – Фамилия, Имя, Отчество

1.  Нажать «Далее» и ввести название запрос «Пациенты и их диагнозы» (Рисунок 3)
2.  Нажать «Готово»
3.  Двойным щелчком посмотреть результат запроса «Пациенты и их диагнозы» (Рисунок 4)

Рисунок  Создание простых запросов

Рисунок  Сохранение запроса

Рисунок  Результат запроса «Пациенты и их диагнозы»

1.  Цель: вывести ФИО пациентов, отделения и предоставляемые услуги

Аналогично пункту 1 создать запрос «Предоставляемые услуги», причем выбрать следующие таблицы (Рисунок 5):

•  из таблицы «Пациенты» – Фамилия, Имя, Отчество
•  из таблицы «Отделения» – Наименование
•  из таблицы «Услуги» – Наименование

Рисунок  Создание запроса «Предоставляемые услуги»

Рисунок  Результат запроса «Предоставляемые услуги»

Изменение запроса с помощью Конструктора запросов

1.  Цель: убрать из запроса «Пациенты и их диагнозы» ФИО врачей и расположить пациентов в алфавитном порядке, а также скрыть тип диагноза и добавить режимы

1.  Выделить в списке существующих запросов запрос "Пациенты и их диагнозы" и нажать кнопку «Конструктор» на панели инструментов окна  «База_ЛПУ».
2.  Чтобы сохранить этот запрос и измененный запрос (оба фаила) необходимо нажать «ФАЙЛ» - «Сохранить как», ввести новое название запроса: "Пациенты и их диагнозы_измененный". После этого можно вносить изменения.
3.  Чтобы произвести сортировку достаточно в открывшемся окне конструктора запроса для столбца «Фамилия» в строке «Сортировка» выбрать «по возрастанию»
4.  Чтобы удалить ФИО врача необходимо:
5.  выделить столбцы с фамилией, именем и отчеством врачей
6.  нажать «DELETE»
7.  Чтобы скрыть тип диагноза необходимо  с соответствующего столбца снять галочку в строке «Вывод на экран»
8.  Чтобы добавить режимы необходимо
9.  щелкнуть правой кнопкой мыши по полю с таблицами  и выбрать «Добавить таблицу»
10.  выбрать таблицу «ИБ-Режимы» (Рисунок 7) и нажать «Добавить»
11.  двойным щелчком мыши по полю «кодРежима» перенесите его в пустой столбец конструктора

Рисунок  Добавление таблицы «ИБ-Режимы»

1.  На рисунке 8 представлен конструктор после всех изменений:

Рисунок  Конструктор запроса "Пациенты и их диагнозы_измененный"

1.  Цель: добавить в запрос «Предоставляемые услуги» ФИО врачей и расположить пациентов в алфавитном порядке

Аналогично пункту III произвести изменения в запросе «Предоставляемые услуги»

Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

1.  Цель вывести всех пациентов по  отделениям
2.  В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык  «Запросы».
3.  В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке  «Создание запроса в режиме конструктора» или нажать на кнопку «Создать» в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне  «Новый запрос»   выбрать  «Конструктор»  и нажать на кнопку  ОК (Рисунок 1)
4.  В окне  «Добавление таблицы» для построения нового запроса
5.  выбрать таблицу «Пациенты», нажать кнопку «Добавить»
6.  аналогично выбрать таблицу «ИсторииБолезни», таблицу «Палаты», таблицу «Отделения»
7.   после выделения двух таблиц  нажать кнопку «Закрыть»
8.  Двойным щелчком перенесите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» из таблицы «Пациенты», поле «Наименование» из таблицы «Отделения».
9.  Сохранить данный запрос как «Список пациентов» и затем посмотреть результат запроса

Создание запроса на выборку с условиями

1.  Цель вывести всех пациентов, которые лежат в одном отделении, например в отделении интенсивной терапии (ОИТ)

1.  Открыть запрос «Список пациентов» в режиме конструктора
2.  Чтобы выбрать пациентов только для одного отделения, например для ОИТ, необходимо в столбце «Наименования» и в строке «Условия отбора» набрать: ОИТ (Рисунок 9)
3.  Открыть результат запроса и затем сохранить

Рисунок  Конструктор запроса «Пациенты ОИТ»

1.  Цель: вывести пациентов, для которых фамилия начинается с одной из букв от «В» до «Л».
2.  Аналогично пункту V или I создать запрос с полями: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения», «Пол» из таблицы «Пациенты»
3.  Произвести для фамилий сортировку в алфавитном порядке
4.  Сохранить запрос как «Пациенты В-Л»
5.  Аналогично пункту VI создать условие, используя таблицу 1
6.  Сохраните результат

Таблица 1

Описание	Пример	Результат
Точно соответствует определенному значению	«ОИТ»	Записи, в которых поле «Отделение» содержит «ОИТ»
Не соответствует определенному значению	Not «ОИТ»	Записи, в которых значением поля «Отделение» не является «ОИТ»
Начинаются с заданной строки символов	Like С*	Записи, в которых фамилии начинаются с буквы «С»
Не начинаются с заданной строки символов	Not like С*	Записи, в которых фамилии не начинаются с буквы «С»
Не содержат заданную строку	Not like «* синусит»	Записи с названиями болезней не содержит слово «синусит»
Содержат пустые значения	Is Null	Записи, в которых данное поле не содержит значения
Не содержат пустых значений	Is Not Null	Записи, в которых данное поле содержит ненулевое значения
При сортировке  в алфавитном порядке следуют за определенным значением	>= «Иванов»	Записи пациентов, начиная с Иванова и вплоть до конца алфавита
Входят в определенный диапазон	Like «[A-Г]*»	Записи, в которых фамилии начинаются с одной из букв от «А» до «Г»
Совпадают с одним из двух значений	«лек1» Or «лек2»	Записи для «лек1» или «лек2»

Запросы с параметрами

1.  Цель: вывести пациентов, которым прописано определенное лекарство, причем при выполнении запроса оператор может выбирать название лекарственного препарата.
2.  Создать запрос на выборку или с помощью Мастера или в режиме  Конструктора, выбрав следующие поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество» из таблицы «Пациенты»; «Название», «Доза», «Приемов в день» из таблицы «Лекарственные препараты» (аналогично пункту I или V). Конструктор запроса приведен на рисунке 10
3.  Сохранить запрос как «Лекарственный препарат для пациентов»

Рисунок  Конструктор запроса «Лекарственный препарат для пациентов»

1.  В столбце «Название» и строке «Условие отбора» набрать: [лекарственный препарат:]
2.  Запустить запрос, ввести в окно «Введите значение параметра»: название лекарства

Создание вычисляемых полей в запросах

1.  Цель в запросе «Лекарственный препарат для пациентов» рассчитать количество лекарственного препарата для всех пациентов
2.  Открыть конструктор запроса «Лекарственный препарат для пациентов»
3.  В пустом столбце в строке «Поле» нажать Shift+F2
4.  В появившемся окне набрать: всего: ([Дата отмены]-[Дата назначения])*[Доза, мл]*[Приёмов в день](Рисунок 11)

ВНИМАНИЕ! Проверьте правильность полей: они должны быть точно  такими же как и в таблице.

1.  Нажать ОК
2.  Сохранить и запустить запрос

Рисунок  Окно «Область ввода» с выражением для расчета количества дней

Передача результатов запроса в другие приложения

1.  Цель: открыть запросы с помощью Microsoft Word и Microsoft Excel

Способ 1:

1.  В окне базы данных выделить имя экспортируемого запроса «Предоставляемые услуги»
2.   выбрать в меню  «Сервис» команду  «Связи с Office» и подкоманду  «Публикация в MS Word»
3.  Произвести форматирование таблицы так, чтобы она поместилась на странице
4.  Сохранить результат

Способ 2:

1.  В окне базы данных выделить имя экспортируемого запроса Пациенты и их диагнозы_измененный»
2.  Выполнить команду  «Экспорт» из меню  «Файл»
3.  В поле  «Тип файла»  окна  «Экспорт объекта» выбрать тип файла  «Формат RTF»  (Rich Text Format), а в поле «Имя файла» ввести имя файла «Диагнозы» и нажать кнопку «Экспорт2»
4.  Открыть в MS Word файл «Диагнозы» и произвести необходимое форматирование, сохранив результат

Передача в  Microsoft Excel

1.  Загрузите данные запроса «Пациенты и их диагнозы» в Microsoft Excel, используя команду меню  «Сервис», «Связи с Office», «Анализ в MS Excel»
2.  Сохраните результат.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов

1.  Цель создать отчет, в котором указаны все пациенты на определенном отделении (например, ОИТ)
2.  На панели объектов окна базы данных «База_ЛПУ» щелкнуть по ярлыку  Отчеты
3.  Двойным щелчком на «Создание отчета с помощью мастера» запустить мастера отчетов
4.  В появившемся окне «Создание отчетов» выбрать запрос «Список пациентов» и переместить нужные поля в область «Выбранные поля» (Рисунок 12), нажать «Далее»

Рисунок  Мастер отчетов: выбор полей

1.  Выбрать в следующем окне «Отделения», чтобы изменить вид отчета (Рисунок 13), нажать «Далее»

Рисунок  Изменить вид отчета

1.  В следующем окне можно осуществить группировку данных (Рисунок 14), нажать «Далее»
2.  В следующем окне выбрать «Фамилия», чтобы осуществить сортировку пациентов по алфавиту, нажать «Далее» (Рисунок 15)
3.  В следующих окнах выбрать любой вид отчета, а также стиль, затем нажать «Готово»

Рисунок  Окно для группировки

Рисунок  Окно для сортировки

Рисунок  Окно для выбора вида макета отчета

1.  Цель составить отчет по всем болезням для каждого пациента
2.  Запустить мастер отчетов и выбрать поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество» из таблицы «Пациенты»; «кодДиагноза» и «кодТипаДиагноза» из таблицы «ИБ-Диагнозы»
3.  В окне группировки выбрать группировку по Фамилии (Рисунок 17)

Рисунок  Группировка пациентов по фамилии

1.  Цель составить отчет об общем расходе лекарственного препарата
2.  Запустить мастер отчетов и запрос «Лекарственный препарат для пациентов»
3.  Выбрать все поля, кроме «Названия» (Рисунок 18)

Рисунок  Окно выбора полей для отчета

1.  В окне сортировке поставить сортировку по полю «Доза, мл», а также нажать на «Итоги…» (Рисунок 19)
2.  В окне «Итоги», поставить галочки под «Sum» для «Приёмов в день», «всего» (Рисунок 20)
3.  В следующих окнах мастера выбрать вид и стиль отчета.
4.  Проанализировать полученный отчет

Рисунок  Окно сортировки

Рисунок  Окно «Итоги»

Преобразование отчета в формат документов Word и Excel

1.  Аналогично пункту X осуществить перенос отчета «Лекарственный препарат для пациентов» в MS Word и MS Excel
2.  Сохранить  полученные документы

PAGE   \* MERGEFORMAT 10

1. Криминалистическая характеристика технологического блока элементов организованной преступной деятель
2. Владимир Соловьев в Москве
3. Язык прораммирования С++
4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ для студентов педиатрического факультета ВВЕДЕНИЕ В КУРС СТОМАТОЛОГИИМЕТ
5. Побудова ПРструктур ПРструктури формують залежно від напрямів їх діяльності.html
6. Разработка системы мероприятий по борьбе с рапсовым пилильщиком и рапсовым цветоедом на рапсе1.html
7. участниками конкурса
8. Варіант 3 Тестові завдання Елементи матриці позначаються- відповідними маленькими літерами з дво
9. Тема 5 Ответственность в исполнительном производстве 1
10. мемлекет пен ы~ты~ мемлекеттік ы~ты~ ж~йені~ пайда болу мен даму процесін; 2 адамзат тарихыны~ т~рл
11. Акционерные общества
12. Взаимодействие семьи и школы в процессе физического воспитания школьников
13. статья О кооперации
14. .Л. Андреева В. Н. 1982 chille picult Orlov ~ Тысячелистник остроконечный stercee био conitum septentrionle Koelle ~ Аконит Боре
15. Тема- Розрахунок маси деталей та їх класифікація Мета роботи- 1
16. Основные вопросы, характеризующие право как науку
17. Системи оброблення економічної інформації
18. Акцизы- проблемы и перспективы
19. Под информационной моделью понимается условное представление проблемной области формируемое с помощью к.html
20. Ребенок в возрасте девяти месяцев

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе