Будь умным!

У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.net

Тема 5. Довідковоінформаційні документи Модуль 2 Пресреліз.html

Работа добавлена на сайт samzan.net:


Тема 5. Довідково-інформаційні документи

Модуль 2

  1.  Прес-реліз.
  2.  Звіт.
  3.  Довідка.
  4.  Службові записки.
  5.  Протокол. Витяг з протоколу.
  6.  Листи. Оформлення та класифікація.

Переважна більшість вхідних та вихідних документів є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, установах; є підставою для створення розпорядчих документів. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

До довідково-інформаційних належать такі документи: службові листи, звіт, службові записки, телеграми, довідки, прес-реліз, рапорт, протокол, витяг з протоколу.

Прес-реліз

Прес-реліз (випуск для преси) – це документ, у якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ).

Прес-реліз – це інформаційний документ, що повідомляє громадськість про прес-конференцію, презентацію, виставку, акцію тощо

Існують різні підстави для написання прес-релізів. Головною з них є усвідомлення необхідності ознайомити якомога ширшу аудиторію з подією (подіями), що пов’язані з діяльністю вашої установи, фірми, компанії.

Подія може вважатися об’єктом новин, якщо:

• є цікавою, важливою для широкого кола людей;

• походить із джерела, що заслуговує на довіру;

• стосується подій, що відбулися нещодавно чи відбудуться незабаром;

• пов’язана з певним відкриттям, із захистом інтересів громадян.

Слід враховувати й те, чи є важливими ці події для вас. Якщо ви хочете досягти успіху, треба пам’ятати:

1) не повідомляйте інформацію, що потенційно не здатна привернути увагу громадськості;

2) визначте ЗМІ (національні або регіональні газети, щотижневики, випуски новин на радіо й телебаченні, місцеві телеканали, рекламні оголошення), що позитивно відреагують на ваше повідомлення;

Технологія написання та підготовки прес-релізу:

  •  використовуйте гучний заголовок, щоб привернути увагу репортерів;
  •  подавайте найважливішу частину інформації на початку тексту;
  •  уникайте незаслуженої похвали і необґрунтованих заяв;
  •  будьте максимально точні;
  •  бажаний обсяг матеріалу до 2 сторінок;
  •  включіть відомості про контакти;
  •  зведіть вживання спеціальної лексики до мінімуму;
  •  вичитайте та відредагуйте прес-реліз.

Початкова фраза (мета повідомлення) повинна бути коротким викладом усього прес-релізу, вона має містити найважливішу інформацію вашого повідомлення в кількох вступних рядках. Формулюючи мету, необхідно пам’ятати п’ять запитань: Хто? Що? Де? Коли? Чому? і відповісти на них. Наприклад: На ринку відеопрокату в Україні з’явилися стрічки вітчизняного кінематографа.

Щодо написання тексту прес-релізу не існує єдиних загальних настанов, оскільки повідомлення про створення нової установи, фірми вимагатиме зовсім іншого підходу й міститиме зовсім іншу інформацію, ніж, скажімо, про відкриття у медицині нових ліків. Без сумніву, текст має бути коротким, достовірним і по суті.

Якщо прес-реліз за обсягом перевищує 2 сторінки, бажано робити підзаголовки до головних питань (пунктів) або залишати достатньо вільного місця для того, щоб редактор зміг використати його для написання власних підзаголовків. Тобто, не рекомендують перетворювати текст на один суцільний блок інформації, що може дуже швидко відвернути увагу. Такий текст можуть недочитати до кінця.

Після того, як ви надіслали прес-реліз до редакції, варто зателефонувати згодом (скажімо, наступного дня) для того, щоб дізнатися, чи було його прочитано і який журналіст є «відповідальним» за його подальшу долю. Це значно полегшить спілкування з конкретним виданням і сприятиме встановленню особистих контактів із працівниками редакції.

Умовно можна виділити два різновиди прес-релізу:

  •  стандартний (призначений для інформування про планові події);
  •  спеціальний (призначений для інформування про незаплановані події).

За функціональним призначенням і терміном подання стосовно події прес-релізи поділяють на:

  •  анонс (ознайомлення з подією заздалегідь);
  •  запрошення (запрошення на захід за кілька днів);
  •  інформація (висвітлення заходу одночасно з проведенням);
  •  резюме (підбиття підсумків, визначення планів на майбутнє після закінчення події, заходу).

Реквізити:

  •  назва виду документа;
  •  дата;
  •  назва або логотип установи, яка підготувала документ;
  •  контактна особа, номер телефону, адреса, e-mail для отримання подальшої інформації;
  •  заголовок;
  •  текст (відомості про зміст події, організаторів, місце, час, значення події).

Прес-реліз

ІІ Міжнародна конференція «Лізинг в Україні 2011: нові можливості»

20 травня 2011 у Президент – Готелі у Києві відбудеться ІІ Міжнародна конференція «Лізинг в Україні 2011: нові можливості». У рамках конференції на міжнародному рівні буде розкрито ряд питань щодо нових лізингових можливостей.

Перша конференція, що відбулася в минулому році, мала великий успіх та зібрала понад 100 делегатів з України, Росії, Нідерландів, Італії, Австрії, Бельгії та Польщі. Цього року очікується ще ширше коло учасників. Конференція розрахована на топ-менеджерів лізингових та фінансових компаній, банкірів, страховиків, колекторів, фахівців з права, виробників або постачальників автомобільної чи сільгосптехніки та ін.

Основною метою конференції є створення єдиної комунікативної платформи для обговорення проблем та перспектив розвитку індустрії лізингу в Україні.

Планується, що в рамках конференції буде розглянуто такі питання:

  1.  Огляд та основні тенденції індустрії лізингу в Україні, Росії та країнах ЄС.
  2.  Розвиток лізингу в посткризовий період.
  3.  Аналіз нововведень в оподаткування лізингових операцій.
  4.  Технології підвищення ефективності ведення лізингового бізнесу.
  5.  Специфіка лізингових операцій в різноманітних секторах (нерухомість, відновлювальна енергетика, агробізнес, автопромисловість).
  6.  Успішні бізнес моделі та ризик-менеджмент.

Доповідачами конференції будуть:

  •  Роман Іваненко – голова Ради директорів, Євро Лізинг;
  •  Кржистоф Білецкий – керуючий директор, ІНГ Лізинг Холдінг;
  •  Олена Волошина – голова представництва місії в Україні, МФК;
  •  Петер Крім – генеральний директор, Джон Дір Україна та інші провідні експерти.

Конференція проходитиме за підтримки Європейської Федерації Лізингових Асоціацій – LEASEUROPE. Генеральні патрнери конференції: Euro Leasing, Raiffeisen Leasing Aval. Партнери: Ernst & Young, ING Lease Ukraine, TotalSoft, Arzinger, John Deere.

Ознайомитись з програмою конференції та зареєструватися можна на сайті Організатора події Асоціації «Українське об’єднання лізингодавців»: http://leasing.org.ua чи на сайті ФА Сервіс: http://fas.com.ua.

Контакти: PR-менеджер F.A. Service Ltd. Юліана Чижик, тел.: +38(044) 284-30-81; факс: +38(044)284-30-80; e-mail: pr@fas.com.ua; www.fas.com.ua

Інтерфакс-Україна – Головний інформаційний партнер.

Звіт

Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному папері. Текстові звіти – це, як правило, звіти про виконання роботи за певний період часу. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.

Види звітів: наукові звіти, рекомендаційні звіти, річні звіти, аудиторські звіти, робочі звіти, звіти про поїздки, звіти про розслідування, бюджетні звіти, поліцейські звіти, демографічні звіти, кредитні звіти, оціночні звіти, перевірочні звіти, військові звіти тощо.

Реквізити:

1) заголовок( крім слова «Звіт», подаються відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи);

2) текст звіту:

- вступ (вказується обсяг і завдання, що були поставлені перед виконавцем та період часу);

- основна частина (опис і поетапний хід виконання роботи);

- висновки (пропозиції, зауваження та плани на майбутнє);

- інформація про додатки, якщо вони є.

3) підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт;

4) дата складання звіту;

5) печатка установи (якщо це потрібно).

Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу й містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки. 

У кінці звіту даються пояснення причин повного чи часткового невиконання певної роботи (у разі, якщо таке невиконання є) та викладаються перспективи його виконання з перерахуванням усіх необхідних заходів. Якщо звіти не виходять за межі структурного підрозділу, то печатка та штамп установи не ставляться.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути короткими й відповідати змістові.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

Зразок:

ЗВІТ

про роботу 4-ї дільниці цеху № 5 Миколаївського акціонерного товариства «Північ» за ІІІ квартал 2011 року.

Згідно з наказом директора АТ «Північ» про перевірку водопостачального обладнання № ___ від 1 вересня 2011 р. було виконано повний обсяг робіт з перевірки та підготовки водопостачальної системи до осінньо-зимового сезону.

Роботи проводились за графіком, узгодженим з головним інженером Ващенком Сергієм Петровичем.

Під час виконання робіт було замінено 200 метрів труб охолоджувальної системи дільниці.

Водопостачальна система дільниці повністю готова до безперебійної роботи в осінньо-зимовий період.

21 вересня 2011 року

Майстер 4-ої дільниці цеху № 5 підпис  С. П. Борисюк

Службові записки

Службова записка — це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо.

Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Доповідна записка — це документ, в якому викладається інформація про ситуацію, що склалася, про наявні факти, про виконану роботу. Складається з ініціативи автора або на вимогу керівника. Вона може містити пропозиції, висновки, прохання автора.

Доповідні записки бувають внутрішні та зовнішні; інформаційного, ініціативного чи звітного характеру.

Внутрішні – адресуються керівникові установи чи підрозділу, де працює укладач, зовнішні — керівникові вищої організації.

Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. В кінці подаються висновки і пропозиції. Пишуться від руки чи передруковуються.

Пояснювальна записка – це:

- письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників ( найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи, недбальство);

- документ, який з’ясовує зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту тощо). У такій пояснювальній записці автор обґрунтовує мету, актуальність, новизну документа,стисло викладає його структуру, зміст, функціональне призначення.

Службові записки, які не виходять за межі установи оформлюються на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо скеровуються за межі організації – оформляються на бланку та реєструються (підписує керівник).

За формою доповідна та пояснювальна записки близькі і містять такі реквізити:

1) назва структурного підрозділу;

2) посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка (у давальному відмінку);

3) посада, прізвище ім'я та по батькові (або ініціали) укладача (у родовому відмінку без прийменника від);

4) заголовок (Службова записка/Пояснювальна записка/Доповідна записка);

5) дата;

6) текст: описова частина і пропозиції;

7) підпис.

Зразки:

Голові профкому НУК ім. адм. Макарова

Тубальцеву А.С.

ст. викладача кафедри сучасних мов

Петрович Л. І.

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що 7 березня 2011 року студенти І курсу Ващенко Олексій, Кирилюк Оксана, Сидоренко Дмитро взяли участь у Шевченківському святі, яке проводилося у Миколаївському державному університеті ім. Сухомлинського.

Прошу відзначити цих студентів на загальних зборах університету за те, що вони підготували змістовні номери і гідно представили наш навчальний заклад на цьому заході.

10.03.2011         (підпис)

Голові ВАТ «Мрія»

Кузьменку С.П.

інженера-механіка

Синиці Р.О.

Пояснювальна записка

Сьогодні, 21.02.2011, я запізнився на роботу на півгодини, через те, що в моїй квартирі трапився надзвичайний випадок (зламався водогін), через що я був змушений викликати сантехніка для ліквідації поломки.

Прошу вибачити мене і не вживати заходів покарання.

21.02.2011         (підпис)

Міністерство харчової промисловості  Директору об’єднання

«Харківський хлібозавод № 8»

Бондаренку О.Г.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

18.11.2011 № 16-12/32

Про порушення технічної дисципліни

Доводжу до Вашого відома, що 17.11.2011, у зв’язку з вимкненням електроенергії в загальній мережі заводу з 20.00 до 24.00, було припинено випікання партії хліба, яка складала 150 (сто п’ятдесят) кг.

Мною, начальником цеху № 2 Пасько В.Ю., щодо цього факту було укладено акт, який додається.

Зроблено відповідний запис до технологічного чергового журналу, напівфабрикати хліба передано до складу № 4, накладна додається.

Додатки:

1) акт М 4 – 2 арк. у 2 пр.;

2) накладна Л 247 – 1 арк. в 1 пр.;

Начальник цеху   підпис     В. Ю. Пасько

РАПОРТ

Рапорт (фр., від приносити, повідомляти):

1. Передбачена статутом форма усної або письмової доповіді про що-небудь вищій інстанції, керівництву.

2. Звіт про виконання завдання, взятих на себе зобов’язань тощо.

Рапорт – письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань службового чи особистого характеру; різновид доповідної записки, у якій докладно викладається суть якої-небудь справи.

Рапорти подаються з метою реалізації прав і законних інтересів працівників (наприклад, рапорт про надання відпустки, квартири тощо), інформування про виконану роботу (наприклад, рапорт про приймання дільниці дільничним інспектором міліції тощо), про виявлені недоліки й пропозиції щодо їх усунення.

Рапорт має такі реквізити: 

  •  адресат;
  •  назва виду документа;
  •  текст документа;
  •  відмітка про наявність додатків (якщо вони є);
  •  дата документа;
  •   підпис.

Зразок:

Першому заступнику Міністра внутрішніх справ України

генерал-лейтенанту міліції

Сергійчуку О.А.

Рапорт

На ім’я керівника Апарату Міністра внутрішніх справ України 16 травня 2010 року з Печерського районного суду м. Києва надійшли лист та копія скарги жительки м. Краматорська, Донецької області Подсєкайло С. І. У скарзі вона стверджує про допущені порушення Закону працівниками міліції Краматорського міськвідділу.

У грудні 2002 року прокуратурою Донецької області на підставі заяв Подсекайла О.В. і Подсєкайло С.І. було порушено кримінальну справу стосовно працівників міліції Краматорського міськвідділу Гриневича С.А. і Опішнянського С.В. за ознаками злочину, передбаченого ст. 166 п. 2 КК України (перевищення влади або посадових повноважень).

У ході проведеного прокуратурою м. Славянська слідства встановлено, що працівники міліції Гриневич С.А. і Опішнянський С.В., виконуючи постанову міського суду про адміністративний арешт Подсєкайло О.В., намагалися затримати його. Але сам Подсєкайло О.В. і його дружина Подсєкайло С.І. законним вимогам працівників міліції не підкорились та вчинили опір.

За результатами слідства прокуратура м. Славянська дійшла висновку, що працівники міліції Гриневич С.А. і Опішнянський С.В. діяли в рамках Закону України “Про міліцію”, тому в лютому 2003 року справа відносно них закрита за відсутністю в їх діях складу злочину.

Враховуючи ці обставини, вважаю за необхідне: головному слідчому управління МВС України підготувати відповідні інформацію та матеріали для Печерського районного суду м. Києва.

21.06.2010

Начальник ГСУ МВС України

генерал-майор міліції    підпис  М. П. Марунич

Довідка

Довідка – це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ.

Довідки поділяються на особисті та службові; внутрішні та зовнішні.

Особисті підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи (місце проживання, навчання, роботи; склад сім’ї; стан здоров’я тощо). Створюються на бланках установи, від руки заповнюються індивідуальні свідчення.

Службові повинні об’єктивно відображати стан справ структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і ґрунтовного аналізу отриманих даних про факти й події службового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше для цього використовують бланки організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальний конкретний зміст і реквізити.

Довідки, що відображають основну діяльність організації (службові), можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та засвідчуються печаткою.

Внутрішні – укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Реквізити особистої довідки:

1. Повна назва організації, установи, що видає довідку.

2. Дата видачі, номер.

3. Назва виду документа та його номер (посередині).

4. Текст:

- прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видається довідка (переважно у називному відмінку або давальному після слова «Видано»);

- посвідчення фактів (у тексті слід уникати архаїчних зворотів на зразок: «Цим повідомляємо, що ...», «Пред’явник цього документа…»,«дійсно проживає», «справді працює», «зараз навчається» тощо);

- призначення довідки (назва установи, закладу, до яких подається довідка).

5. Підпис (посада укладача, власноручний підпис, ініціали та прізвище).

6. Печатка.

Штамп підприємства

«___» ____________2011 року

Вих. №____________

ДОВІДКА

Видана (п. і, пб) _____________про те, що він (а) працює у фірмі ___________, обіймає посаду__________ і його/її щомісячна (річна) заробітна плата становить ______ грн.

На час туристичної поїздки в (країну) _____________ в період з ____по _____ за працівником ______________ зберігається робоче місце й заробітна плата.

Директор     підпис   С.В. Петрова

Головний бухгалтер   підпис   К.В. Сергієнко

Печатка 

Протокол

Протокол – це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, конференцій тощо. Протоколом оформляється також діяльність адміністративних та слідчих органів. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення. Протокол – це первинний офіційний документ.

Протокол звичайних зборів веде секретар або інша спеціально призначена особа. Після зборів у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листи реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів та ін. Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря перед тим, як протокол друкуватиметься – для уникнення перекручень і неточностей.

Протокол загальних зборів різних неперіодичних засідань, нарад підписують голова і секретар, а протокол засідань комісій – усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки прийняті рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяються на стислі (записано лише ухвалу або поширену резолюцію), повні (записуються усі виступи доповідачів, запитання, виступи під час обговорення) та стенографічні (хід засідань записується дослівно).

Питання порядку денного в протоколі формулюються у називному, а не в знахідному відмінку, наприклад: «Розгляд і затвердження ... » (форма «Про розгляд і затвердження...» не рекомендується). Жанр виступу («доповідь», «повідомлення», «пропозиція» та ін.), посада і прізвище доповідача називається після формулювання питання.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: Слухали – Виступили – Ухвалили. Після цих слів ставиться двокрапка.

В наступному рядку після слова «Слухали»вказуються прізвище й ініціали доповідача, тема доповіді або повідомлення.

У розділі «Ухвалили» повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції (складається з констатуючої і резолюючої частин). У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання, зазначають досягнення і недоліки. У резолюючій – заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.

Результати голосування записуються так:

За Мащенка С.М. – 25 голосів, проти – 3, утримався – 1.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників більше 10-12 осіб, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання формулюються в називному відмінку).

9. Текст (будується за схемою: СЛУХАЛИ/ВИСТУПИЛИ/УХВАЛИЛИ)

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря).

Витяг з протоколу — відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання з порядку денного. Він надсилається або передається окремим особам чи підприємствам і містить такі реквізити:

1. Назва виду документа, з якого зроблено витяг.

2. Номер протоколу.

3. Назва зборів, засідання, наради.

4. Дата проведення зборів, засідання, наради.

5. Текст (позиції СЛУХАЛИ та УХВАЛИЛИ відповідно до певного питання порядку денного).

6. Підписи голови та секретаря.

7. Дата складання витягу з протоколу.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому він переданий.

ПРОТОКОЛ № 8

зборів орендного швейного об’єднання «Каштан» Укршвейпрому

12. 04. 2011

Усього членів колективу:

Присутні:

Відсутні:

Голова:

Секретар:

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни. Доповідає начальник цеху № 5 Кошовий В.П.

2. Розподіл грошових премій. Доповідає головний бухгалтер Зимня С.В.

1. СЛУХАЛИ:

В. П. Кошового про стан дисципліни в колективі об’єднання «Каштан» та необхідність створення комісії з питань контролю дисципліни.

ВИСТУПИЛИ:

Л.Я. Гриценко, Г.М. Іванова, М. Д. Коваль, М.І. Петренко.з пропозицією включити до складу комісії 15 осіб. Усього виступило 20 осіб з конкретними пропозиціями щодо створення комісії з питань контролю дисципліни у швейному об’єднанні «Каштан».

УХВАЛИЛИ:

  1.  До 20.04.2011 створити комісію з питань контролю дисципліни в об’єднанні в складі 15 осіб. Список додається.

2. СЛУХАЛИ:

С.В. Зимню про розподіл грошових премій між працівниками швейного об’єднання «Каштан».

УХВАЛИЛИ:

  1.  Надати грошові премії у розмірі мінімальної зарплати усім працівникам цеху № 5.

Голова зборів   підпис   С.С. Коробко

Секретар    підпис   М.М. Мостова

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 6

засідання товариства відкритого типу «Україна»

11 січня 2011 року

3. СЛУХАЛИ:

Заяву експерта Грачова Ю.М. з клопотанням колективу про виділення йому путівки до лікувально-профілактичного санаторію «Здоров’я».

УХВАЛИЛИ:

Виділити Грачову Ю.М. путівку до санаторію «Здоров’я » з 1 лютого 2011 року.

Оригінал підписали:

Голова засідання   підпис   Л.Р. Прилуцький

Секретар     підпис   Н.І. Привалова

12. 01.2011

Службові листи

Службовий лист – це документ, що слугує засобом обміну інформацією, встановлення офіційних контактів між організаціями, закладами тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують відповіді ( запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги тощо) й такі, що не потребують відповіді (повідомлення, розпорядження, нагадування, відмови подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні).

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа – поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. Добирати потрібні слова адресант повинен залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова – дотримання міри, доречності й такту.

Вимоги:

  •  друкуються на фірмових бланках або на аркушах паперу лише на лицьовому боці;
  •  виклад чіткий, лаконічний, регламентований (розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом);
  •  не допускається категоричних висловів, тон нейтральний, ввічливий (уникайте категоричності, не забувайте про вступний і завершальний компліменти: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.
  •  не допускається виправлень;
  •  шаноблива форма звертання до адресата у кличному відмінку.

Реквізити:

  •  назва міністерства (для державних структур).
  •  назва й адреса відправника (зліва або на всю ширину аркуша);
  •  номер і дата листа (зліва);
  •  назва й адреса одержувача (справа);
  •  заголовок до тексту(«про...»);
  •  форма звертання;
  •  текст (опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа; висновки та пропозиції);
  •  додатки (назва документів, кількість сторінок);
  •  підпис;
  •  печатка.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над вирішенням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа зопалу, спересердя. Необхідно заспокоїтися, зважити всі «за» і «проти».

Типи листів

За характером інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.

Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи.

Договірний лист – різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист – документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов’язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов’язань і має підвищену правову функцію.

Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування – це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов’язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій.

Рекламаційний лист – це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Лист-претензія – документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному.

Комерційний лист – специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

Харківський державний технічний університет

будівництва та архітектури

вул. Сумська, 42, Харків, 61040

тел. 402-911, 402-104

№ 01-6/24 11.01.2011

Міністерство у справах молоді та спорту

Оргкомітет спартакіади 2011

Семибрату Володимиру Петровичу,

вул. Володимирська,44, м. Київ

Про умови проведення спартакіади

серед вищих навчальних закладів

Шановний Володимире Петровичу!

Просимо Вас надіслати пакет документів щодо умов проведення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів у 2011 році.

Додатки на 10 с. в 1 пр.:

1) характеристика та стан спортивної бази;

2) перелік і характеристика спортивних секцій;

3) список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

Із повагою проректор

з навчально-виховної роботи   підпис   В.С. Микитенко




1. Дисциплінарна відповідальність за екологічні правопорушення
2. . Введение в экономическую теорию
3. Колективні угоди та їх значення у регулюванні трудових відносин
4. статьях мы рассмотрели возможность диагностики гиперактивности основные характеристики такого ребенка го
5. Прийняття та зміна Конституції Угорщини
6. . Доходи бюджетів Закріплені доходи місцевих бюджетів Закріплені доходи є основою с
7. Тема- Корпоративное налоговое планирование План 1 вопрос
8. Реферат Лечебная физическая культура исполнитель- Кирьянова А
9. О налоговых органах в Российской Федерации
10. Трудовой договор- понятие, содержание и форма
11. Вариант от 100610 К источникам конституционного права как отрасли права
12. Пауль Хиндемит
13. ТЕМА- ПОБУДОВА ГРАФІКІВ ФУНКЦІЙ ЗА ДОПОМОГОЮ ГЕОМЕТРИЧНИХ ПЕРЕТВОРЕНЬ ВІДОМИХ ГРАФІКІВ ФУНКЦІЙ
14. 2013 Задачи для тренировки1- Метеорологическая станция ведет наблюдение за влажностью воз
15. Канада
16. Гоголь Николай Васильевич
17. КРЫМСКИЙ ИНЖЕНЕРНО ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Специальность практическая психология Семестр II
18. РЕФЕРАТОВ ПО ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ИСТОРИИ Александр I- замыслы реформ и противоречия внутренней политик
19. 1. Роль монтажных работ в строительстве
20. ЛЕКЦИЯ Почему так говорит Господь Саваоф- вот Я расправлю и испытаю их

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе