Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 14
Тема №8. Информационно-поисковая система по документам организации
Учебные вопросы:
Цель занятия: в ходе занятия уяснить, что регистрация документов – это, с одной стороны, составная часть технологии обработки документов, а с другой – неотъемлемая часть информационно-поисковой системы по документам предприятия.
Время: 2 часа
Литература:
Организация информационно-поисковой системы (ИПС) предполагает наличие банка данных о документах учреждения или предприятия. Это позволяет всем должностным лицам, прежде всего, работникам службы ДОУ, в любой момент времени получить информацию о документах, определить, в каких документах содержатся требуемые сведения, найти их.
В организации создаются ИПС ручного типа, механизированные и автоматизированные, но не зависимо от типа информационно-поисковые системы включают:
1.
1.1. Значение и общие правила регистрации документов
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксируется факт его создания, отправления или получения1.
В обеспечении учета, контроля и поиска документов, регистрации принадлежит ведущая роль. Именно регистрация является первым этапом при создании иформационно-поисковых систем по документам организации. Она позволяет сформировать базу данных о документах, является основой для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы.
Для достижения целей регистрации осуществляется ввод в информационно-справочную систему сведений о документах (система может быть традиционной ручной или автоматизированной). При занесении показателей (реквизитов) документа в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком. Это позволяет получить сведения о поступлении и отправке документов, количественные данные для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени, провести и анализ причин роста или снижения количества документов. Кроме того, регистрация документов дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации и т.д.
Избранная система регистрации существенным образом влияет на всю систему документационного обеспечения управления: технологию контроля исполнения документов, организацию информационно-справочной работы, обеспечение сохранности документов. Для современных учреждений и организаций характерен постоянный рост объемов документооборота, и большая часть поступающих, внутренних и отправляемых документов регистрируется.
Регистрация является одной из наиболее трудоемких производственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.
Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность. Кроме того, нужно иметь в виду, документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их составления и отправки. При регистрации входящих документов происходит подтверждение не только их получения, но и ответственности получившей организации за использование заключенной в них информации.
Регистрируются документы, поступившие от органов государственной власти и управления, от вышестоящих органов управления или направленные в их адрес; важнейшие внутренние документы: приказы, протоколы и т.д.; входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документ. Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа, поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п. Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень не регистрируемых документов, который должен разрабатываться в каждой организации. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем организации.
Форма организации регистрации может быть централизованной и децентрализованной. При централизованной форме все документы – входящие, исходящие и внутренние – регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь или должностное лицо в секретариате.
В крупных учреждениях или компаниях, а также в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализованно. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству учреждения или предприятия, и важнейшие внутренние документы, например, приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство. В условиях использования автоматизированной системы ДОУ предпочтение отдается централизованной регистрации. В этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения или предприятия.
При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако, однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.
Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по любым каналам связи: по почте, электронной почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Телеграммы регистрируют немедленно после их получения и сразу передают адресату.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.
1.2
Индексирование документов
При регистрации каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный индекс, который означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее.
Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.
Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так, базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.
Например: 02 – 10/15, где 02 – 10 – это индекс дела по номенклатуре, 15 – порядковый номер документа. В соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие может добавлять к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т.п. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке: 15/02 – 10, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.
Индексами внутренних организационно-распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в пределах каждого вида документов. Регистрационные индексы возрастают, как правило, в течение календарного года, но могут присваиваться в пределах учебного года (в учебных заведениях или срока полномочий каких-либо выборных органов).
Документ, подготовленный несколькими организациями, должен иметь в составе индекса порядковые номера, присвоенные ему в каждой организации.
При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе, и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются); на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним также не индексируются); на внутренних документах.
1.3
Регистрационные формы
Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах документационного обеспечения управления в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки. Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720). Карточная форма регистрации документов получает распространение в развитых странах с начала 1900-х гг. В России ее начинают активно применять в 1970-х гг., после выхода в свет ЕГСД.
В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.
Сведения о входящих документах включают:
Сведения об исходящих документах содержат:
Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм приведен в приложении №1.
Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов. Состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д.
На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:
При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрации в разных журналах.
В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Следует отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, время отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др.
Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например, конфиденциальную документацию, документы об образовании, документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах.
В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применить, если объем документооборота невелик (порядка 500 документов в год). При значительных объемах документооборота журнальная регистрация имеет ряд существенных недостатков:
Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.
Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.
Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку (РКК).
Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона назначена для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной карточки была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных картотек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещаются в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документами.
Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:
Однако на сегодняшний день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создать базу данных по документам организации.
2.
Важной составляющей информационно-поисковой системы по документам предприятия являются информационно-справочные массивы, содержащие полную информацию о документах.
Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат информационно-справочные картотеки, сформированные из регистрационно-контрольных карточек, содержащих совокупность данных о документах.
Ручные справочные картотеки представляют собой ящик (или несколько ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные карточки, накапливаемые в течение года.
При организации карточек используются разные схемы их построения: в зависимости от структуры учреждения или предприятия, степени централизации справочной работы, характера запросов, их частоты и других факторов. Справочный аппарат должен наиболее полно и разносторонне раскрывать содержащуюся в документах информацию, обеспечивать оперативный поиск документов и быстроту получения запрашиваемых сведений.
Карточки в картотеках располагаются по группам (рубрикам) в зависимости от целей
Поиска. Группы карточек отделяются друг от друга разделителями, на которых надписываются названия рубрик. Систематизация карточек производится по определенным принципам, выбор которых зависит от работы с документами конкретной организации.
Систематизация по структурному принципу предполагает, что рубрики картотеки соответствуют структуре организации или учреждения. Названиями рубрик будут являться названия структурных подразделений. Систематизация может проводиться и по вопросам деятельности организации, которые в таком случае будут названиями рубрик. Такая схема чаще всего используется в небольших фирмах при централизации справочной работы.
Номинальный принцип – это расположение карточек в соответствии с видами и разновидностями документов. Рубрики в этом случае будут иметь названия : «Решения», «Распоряжения», «Приказы» и т.д.
По предметно-вопросному принципу карточки располагаются в соответствии с содержанием документов. В каждую рубрику группируются карточки по определенному вопросу деятельности предприятия или структурного подразделения.
Корреспондентский принцип предполагает расположение карточек по рубрикам, соответствующим определенным корреспондентам или группам корреспондентов.
В соответствии с хронологическим принципом карточки располагаются в картотеке по датам поступления, отправления или исполнения соответствующих документов.
Алфавитный принцип чаще всего используется при построении карточек по письмам и заявлениям граждан. Карточки в таких картотеках располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий заявителей.
Как правило, при разработке схемы построения информационно-справочных картотек используется не один, а несколько принципов. Рубрики картотек могут делиться на подрубрики.
Порядок расположения карточек внутри рубрик может производиться по алфавиту, подчиненности, степени важности и т.д. глубина детализации при этом может быть различной. Сочетание различных принципов формирования справочных картотек дает возможность глубже раскрывать состав и содержание зарегистрированных документов, что облегчает задачу их поиска или наведения справок.
Основой для построения картотек может служить номенклатура дел организации или структурного подразделения. Если рубрики соответствуют статьям номенклатуры, то сохраняется такая же последовательность их расположения.
Часто справочная картотека делиться на две части: картотека на исполнение и картотека на неисполненные документы. Первая часть служит для поиска данных о документах в процессе их исполнения, вторая – используется для поиска исполненных документов, например, по определенному вопросу.
Количество картотек и схемы их построения в разных организациях различны. Это зависит от объема документооборота; степени централизации работ по регистрации, контролю исполнения, справочной работы; территориального распоряжения структурных подразделений организации; содержания большинства справочных запросов потребителей информации. Например, при централизированной системе регистрации справочные картотеки формируются, как правило, в службе делопроизводства; при децентрализированной системе – в структурных подразделениях; при смешанной – картотеки ведутся и в службе делопроизводства, и в структурных подразделениях.
Справочные картотеки передаются на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой организации. Однако ведение справочных картотек является трудоемкой работой, требующей для этого участка специальных работников. Поэтому именно этот участок работы при использовании традиционных (ручных) технологий делопроизводства был наиболее слабым в службах ДОУ.
В настоящее время возможности ведения информационно-справочной работы по документам предприятия значительно расширяется за счет внедрения автоматизированных информационных систем.
Контрольные вопросы
Приложение 1
Приложение 6 к ГСДОУ, утв.
Приказом Главархива СССР
от 23.05.1988 №33
Правила заполнения основных реквизитов
регистрационно-контрольных форм (РФК)
|
Реквизиты |
Пояснения по их заполнению |
|
Название вида документа |
Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется |
|
Автор (корреспондент) |
При регистрации поступающего документа записывается название организации(лица) – автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации |
|
Дата документа |
Дата, присвоенная документу организацией-автором, переносится на РФК: число, месяц, год |
|
Индекс документа |
Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится на РФК: с поступившего или отправляемого документа |
|
Дата поступления |
Дата поступления документа в организацию переносится на РФК с регистрационного штампа |
|
Индекс поступления |
Индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится при регистрации поступления на РФК из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами |
|
Заголовок документа или краткое содержание |
Переносится заголовок, сформулированный на документе. При отсутствии заголовка на документе он формулируется в соответствии с положениями ГСДОУ |
|
Резолюция |
Переносится на РФК с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель |
|
Срок исполнения |
Проставляется число, месяц, год. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа |
|
Отметка об исполнении |
Краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа |
|
Дело № |
Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел |
Приложение 2
Форма регистрационного журнала для входящей документации
|
Дата получения |
Входящий регистрационный номер |
Корреспондент |
Номер и дата документа |
Краткое содержание |
Резолюция |
Исполнитель |
Приложение 3
Форма журнала регистрации входящих и внутренних документов
|
Дата |
Регистрационный номер |
Корреспондент |
Краткое содержание |
Исполнитель |
Количество листов |
Номер дела |
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.