Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Практическая работа
Тема: «Дерево целей. Построение взаимодействия различных уровней целей».
Ход работы:
Рассмотреть ниже приведенные темы и простроить дерево целей.
1. Дерево целей
2. Дерево целей пример
3. Дерево целей организации
4. Построение дерева целей
5. Дерево целей предприятия
6. Метод дерева целей
7. Дерево целей и задач
8. Дерево целей компании
9. Дерево стратегических целей
10. Дерево целей фирмы
11. Понятие дерево целей
12. Дерево целей проекта
13. Методика дерево цель
Дерево целей - это структурированный иерархический перечень целей организации, в котором цели более низкого уровня подчинены и служат для достижения целей более высокого уровня.
Соответственно, наверху находится главная, генеральная цель организации. Поскольку достижение генеральной стратегической цели организации является достаточно сложной задачей, то производят декомпозицию цели - разложение цели на несколько более мелких целей, совокупное достижение которых приводит к достижению основной цели. Далее процесс повторяют для каждой более мелкой цели нижнего уровня до тех пор, пока в результате декомпозиции цель не станет достаточно простой, чтобы быть достижимой, реалистичной и возможной для исполнения точно в соответствии с содержанием и в запланированное время (см. принципы S.M.A.R.T.).
При построении «дерева целей» его проектирование идет по методу «от общего к частному». Прекращение декомпозиции цели на более мелкие прекращается в тот момент, когда дальнейший процесс является нецелесообразным в рамках рассмотрения Главной цели. Правильно построенное дерево целей в дальнейшем легко может быть преобразовано в план-график или диаграмму Ганта.
Построение дерева целей само по себе представляет лишь методику разработки стратегии достижения поставленной генеральной цели. Соответственно, результат и качество построенной иерархической совокупности целей зависит в основном от квалификации специалиста, составившего дерево целей. По аналогии с обычными инструментами, сам метод представляет собой инструмент, значительно облегчающий работу, но результат применения метода зависит от исполнителя. Если в Вашем распоряжении, находится, например, паяльник, то с его помощью, возможно, изготовить, например, радиоприемник, но само по себе наличие в ваших руках этого инструмента, не гарантирует достижения результата.
Рассмотрим данный тезис на примере. Предположим, что мы поставили перед собой Генеральную цель "увеличить прибыль компании". Пока не будем обращать внимание на "размытость", неконкретность цели и неопределенность ее во времени, поскольку данный пример всего лишь иллюстрирует применение метода построения дерева целей. Исходя из простой логики, увеличить прибыль можно двумя методами - увеличением доходной части или сокращением расходной. И уже в данной, относительно простой ситуации, необходимо сделать выбор между двумя "стратегиями" увеличения доходности. Даже если мы на втором уровне составления дерева целей принимаем как цели второго уровня обе стратегии, то дальнейшая декомпозиция целей потребует достаточно высокой квалификации автора.
На текущем этапе дерево целей выглядит следующим образом:
1. Увеличить прибыль компании.
1. Увеличить доходы.
2. Сократить издержки.
Как методы увеличения доходов, так и методы сокращения издержек должны быть не абстрактными, выписанными из очередного учебника, а иметь прямое отношение к конкретному бизнесу конкретной компании. В противном случае, от такого построения пользы будет не больше, чем от этого учебника. К сожалению, обычно пример построения дерева целей представляет собой просто перечень всех возможных вариантов стратегий абстрактной организации. Реальное дерево целей, наоборот, содержит в себе четкую декомпозицию выбранной автором стратегии.
Итак, в нашем примере "бесполезное дерево целей" приобретет примерно следующий вид:
1. Увеличить прибыль компании.
1. Увеличить доходы.
1. Повысить цены на продукцию.
2. Увеличить объемы продаж каждому покупателю.
3. Расширить географию продаж.
4. Расширить ассортимент.
5. Сосредоточиться на наиболее доходных позициях.
6. Увеличить долю рынка за счет вытеснения конкурентов .
2. Сократить издержки.
1. Сократить постоянные издержки.
1. Внедрить автоматизацию ключевых бизнес-процессов.
2. Провести изменение структуры управления предприятием.
3. Провести сокращение персонала.
2. Сократить переменные издержки.
1. Провести глубокую автоматизацию производственных процессов.
2. Уменьшить материалоемкость изделия.
3. Усовершенствовать технологию производства изделия.
Если опустить даже тот факт, что, например, пункты 1.1.4 и 1.1.5 внутренне противоречат друг другу, а пункты 1.1.2 и 1.1.3 представляют собой реализацию совершенно разных стратегических подходов к продажам, то все равно, какую пользу можно извлечь из данного "сборника рецептов"? Абсолютно никакой. Получился "бег во все стороны". Совершенно неясно, какую стратегию должна избрать компания, чтобы решить свою Главную цель. И, самое главное, как же конкретно этого добиться?
Основная ценность построения дерева целей - отображение способа достижения Генеральной цели через составление иерархического перечня понятных и достижимых целей нижнего уровня. Если при ознакомлении с деревом целей по прежнему неясно, как достичь Главную или какую-либо из целей более низкого уровня, то дерево целей составлено абсолютно бесполезно.
Алгоритм построения ДЕРЕВА ЦЕЛЕЙ.
Люди – существа целеполагающие, поэтому у них есть единственный выбор: либо умело ставить цели, либо делать это неэффективно, третьего не дано.
1. Постановка цели.
Вначале цель формулируется виде нескольких предложений, которые отвечают на вопрос «Что?». Что мы увидим, когда цель будет достигнута: что собой будет представлять компания, что это будут за товары и услуги, что будут люди думать об этой компании и т.п. Поспешная конкретизация может спровоцировать искаженные (и даже ложные) представления о целях. Важнее как можно богаче описать образ цели. А затем, уже обдумать какие признаки являются важными для будущего компании.
2. Определение цели
Определение понятия цели поможет нам установить критерии, по которым в будущем можно будет убедиться, движемся мы к намеченной цели или нет и время, когда мы ее достигнем. Определение поможет нам разобраться с теми ограничениями, которые, возможно, мы будем накладывать на наши цели. Чем более жестко нам удастся определить понятие нашей цели, тем проще нам будет установить критерии и ограничения.
Определение стратегической цели – очень важный этап целеполагания, так как только он обеспечивает такие важные качества цели, как:
• Конкретность и измеримость цели.
• Осознанное согласие представителей различных групп влияния по поводу выработанных целей.
3. Декомпозиция цели.
Стратегическая цель – это цель, которая отнесена по времени в достаточно отдаленное будущее, и, как правило, существенно отличается от того, что мы имеем в настоящее время. Встает вопрос, какие события и состояния компании и ее элементов заполнят временное пространство между настоящим и будущим. Ответ на этот вопрос и дает декомпозиция стратегической цели на подцели.
Декомпозиция цели совершается в виде сложной классификации, которая допускает сочетание трех видов операций над понятием, выражающим цель и полученным на предыдущих шагах.
Эти операции определены ниже:
• Таксономическое деление понятия, выражающего цель. Данное логическое деление своим результатом имеет иерархию цели и подцелей, построенную на отношении «род-вид». Можно в качестве одной из характеристик стратегической цели взять «снижение издержек в течение года на 15%». Например, Вы имеете торговые точки в сельской местности и в городе, и для этих двух разных видов торговых точек надо выделить две подцели.
• Деление «часть-целое», выражающего цель. Часто бывает так, что стратегическая цель представляет собой сложное понятие, в котором содержится многоаспектный набор существенных характеристик цели, и они обязательно должны быть отражены в подцелях, чтобы не быть утраченными. В таком случае требуется аналитическое расчленение будущего состояния компании, выраженного в цели. В нашем примере целым является «снижение издержек в городских торговых точках на 10%», а частями: «расширение площадей на 50%» и «оборудование складских помещений автоподъемниками»
Логическое и аналитическое деления должны соответствовать определенным требованиям:
• Деление должно быть полным (адекватным), то есть в ходе деления должны быть названы все части (виды), которые в своей взаимосвязи составляют целостный предмет (класс).
• Деление должно быть исключающим, то есть выделяемые в ходе его части (виды) не должны содержать в себе совместно принадлежащих им элементов (подвидов).
• Деление должно производиться по одному основанию. Содержание высказывания о цели может быть сложным и допускает деления по любым существенным для анализа основаниям. Но избранное основание должно выдерживаться до конца и не подменяться в ходе деления другим.
• Нельзя допускать «скачков» в делении, когда среди частей более крупного членения оказывается составная часть одной из них.
4. Формулирование ограничений.
Это такие характеристики цели (состояния системы, способы поведения, типы отношений и т.п.), которые с точки зрения разработчиков целей не должны иметь место ни при каких обстоятельствах. Например, «в технологических решениях мы никогда не пойдем по чужим следам, даже если бы нам пришлось их прокладывать заново». Ограничения обычно, будучи принятыми, не подвергаются пересмотру, так как они часто связаны с ценностями людей, либо с ограничениями, которые накладываются обществом (например, национальные стандарты безопасности, экологические требования и т.п.)
5. Анализ вариантов
Когда первый набросок дерева целей приобрел более или менее законченный вид, необходимо проделать анализ вариантов достижения той или иной подцели. Если формулировка цели отвечает на вопрос «Что?», то варианты отвечают на вопрос «Как?». Чем глубже мы продвигаемся в декомпозиции главной цели, тем яснее становится, что достичь тех или иных подцелей можно различными путями. Необходимо выбрать наилучшие и подумать о запасных вариантах. Практика работы с деревом целей в управленческом консультировании показывает, что высший персонал, не имеющий опыта стратегического управления, часто путает «подцели» и «варианты», что снижает качество проработок.
6. Когда получено хорошо продуманное дерево целей, довольно легко сформулировать задачи для конкретных подразделений и людей (если, конечно, старая структура компании окажется пригодной для реализации новых стратегических целей).
6. Это важно!!!!
• Нередко приходится слышать от руководителей частных компаний, что «с целью все ясно, надо получать прибыль». Такое представление о цели, является ошибочным и даже губительным в стратегическом планировании. В таком высказывании фиксируются ситуации, когда менеджеры, фактически занимаясь тактическим и оперативным управлением, считают, что они заняты стратегией компании. Серьезный бизнес не может «написать на своем знамени» такую цель, если, конечно, не хочет проиграть в борьбе с конкурентами в долгосрочной перспективе. В такой «свежей» и модной формулировке цели российским предпринимателям видится некоторая деловая энергия, но, по сути, это ложная и иногда даже разрушительная установка. Правильнее говорить о векторе многих целей, которые преследуют группы влияния, имеющие отношение к этому бизнесу.
• В работе с целями надо сохранять способность к компромиссам, поскольку наша рациональность ограничена, а наши действия несовершенны в нашем вечном стремлении к гармонии.
• Умение ставить хорошо сформулированные цели, в которой уже содержатся ресурсы – одно из самых значительных качеств лидера.
• Эффективными являются те цели, достижение которых не требует чрезмерных усилий, но совершается «как естественной движение к предустановленной гармонии»
• При построении дерева целей – старайтесь не делать ТИПОВУЮ ОШИБКУ - Не расписывайте дерево по отделам или направлениям работы в вашей компании, как описано во многих учебниках теоретиками. Старайтесь смотреть на цель с чистого листа без каких-либо усвоенных жизнью шаблонов и ложных ценностей. Не смотрите на структуру компании, делайте декомпозицию необходимой и достаточной, но свободной от каких-либо готовых сценариев.
7. Состояние.
Состояние настроя. Руководитель, познающий себя на Пути стратегического планирования, прежде всего, обязан быть в настрое и в состоянии Себя, Своих свобод и открытости мышления. Основной постулат – постоянство: изучение себя в упражнениях каждый день. И не столь важно: дробятся ли знания, тратится на них больше или меньше времени. Главное – ежедневное оттачивание навыка выполнения. Своего навыка в Своем исполнении. Все должно идти как на духу. Не должно быть навязанных ограничений и предрассудков, дабы сохранить чистоту и свежесть мышления.
8. Инструменты.
На чем строить дерево целей. 1 вариант – на бумаге формата А4 с ручкой и листочком, 2 вариант – на компьютере в программе Mind Manager.
На начальном этапе мы советуем Вам использовать самое простое – это бумагу и ручку. Причем лучше взять ручку хорошую, которые продаются в футлярах. Таким образом, сам процесс построения дерева целей будет под собой подразумевать основательность и качественность, прежде всего в подходе. На практике, люди, начинающие осваивать дерево целей в программе, нарабатывают себе привязку – строить дерево, когда есть компьютер – данное свойство не является эффективным. Потому как появляются, постоянные «причины» откладывания применения технологии.
Плюс к тому, когда Вы рисуете на бумаге – Вы соприкасаетесь с сутью технологии и навыком настолько близко, что это позволяет Вам быстрее вникнуть в природу этого явления. Далее после применения этого навыка спустя 1 месяц Вы заметите одну интересную вещь – при встрече практически с любой задачей или проблемой – у Вас автоматически без бумаги и ручки в голове будет выстраиваться готовый вариант как действовать. То есть мышление будет структурироваться намного быстрее, чем раньше. Это очень ценная компетенция для мудрого Руководителя, который предприниматель не только в работе, но и по жизни.
9. Что дальше? – Для тех, кто хочет освоить дерево целей на ПРАКТИКЕ
Готовое дерево цели «Освоить основы технологии Дерево целей через 1 месяц после прочтения статьи» - представлено, чтобы облегчить Вам данную задачу. Информации о том, как строить дерево целей – много. Но людей, которые, в конечном итоге, овладевают этим непростым навыком – больше с годами не становится, потому, как лишь малое количество людей способно заставить себя взять ручку и просто рисовать, не поддаваясь сомнениям, страху, что получится неправильно и другим деструктивным началам.
Никто не говорит что это легко, иногда приходится рисовать по 10 деревьев одной цели, чтобы качественно осмыслить происходящий процесс. Мало того, очень часто бывает, что сама формулировка цели меняется по ходу декомпозиции – и это нормально. Ключ к успеху – СИСТЕМАТИЧЕСКИ ТРЕНИРОВАТЬСЯ и осмысливать то, что Вы делаете – не более…Успехов Вам на этом нелегком и, вместе с тем, интересном Пути.
В этой статье мы рассмотрим, что из себя представляет дерево целей организации, как производиться его построение, уровни декомпозиции, которые определяются масштабами и сложностью назначенных целей, а так же иерархичностью построения менеджмента структуры организации.
Итак, что понять для чего нужно построение дерева целей, начнем с того, что же такое сами цели организации – это определенные задания или миссии предприятия, которые в процессе управления доступны для реализации.
Какие же характеристики определяют свойства и специфику целей?
Сюда следует отнести следующие:
- направленность цели;
- конкретизация;
- измеримость задачи;
- консенсус-характеристика, т.е. наличие согласованности и отсутствие противоречивости с другими целями организации и ее возможностями;
- возможность контроля за ее досягаемостью в процессе управления, а так же возможность коррекции по более оптимальному пути;
- определенность во времени;
- четкая формулировка.
Именно для структуризации всех поставленных задач производиться построение дерева целей в виде своеобразного модельного графика с отображением уровней достижения, определенной иерархичностью менеджмента самого предприятия.
Разработка дерева целей происходит следующим образом: в вершине такого смоделированного графика размещена основная базовая миссия организации, фундамент же состоит из задач, которые представляют сформулированные работы и выполняются указанным образом в назначенные сроки.
Для каждой организации характерна постановка не одной, а нескольких базовых целей, что так же отмечается в дереве целей организации.
Очень важный момент – это моделирование как самой иерархии целей, а так же наблюдение за их развитием в процессе динамики в определенные временные рамки.
Все цели можно разделить на:
- учитывая направленность действия цели – внутренние, внешние;
- направленность действия предприятия – социальные, экологические, экономические и другие;
- по их осуществлению – материальные и процессуальные цели;
- по срокам – длительные, средние и коротко-срочные;
- учитывая направленность по виду деятельности – тактические, стратегические, оперативные;
- по обновлению – поддерживающие имеющийся уровень, постепенного развития, обновления;
- по уровням управления – индивидуальные, групповые, цели подразделений, цели организации;
- приоритет – цели базовые, планировочные или развития.
Что бы отобразить систему целей с указанием внутренних и внешних потребностей организации производиться разработка дерева целей предприятия. Таким образом, дерево целей организации – это графическая модель целевых взаимосвязей для демонстрации распределения всех имеющихся целей на основные и подцели, задачи, действия.
Основной идеей дерева целей организации является декомпозиция – способ отображения системной структуры и разделение ее на составляющие. Дерево целей организации определяет состав функций самой системы управления персоналом предприятия и оценивает комплексно работу каждой отдельной группы, отображая основную стратегию по достижению поставленных целей.
Что нужно для составления дерева целей
Если вы только учитесь стратегическому планированию или строите дерево целей для себя, то кроме самого желания быть успешным, нужны: чистый лист бумаги А4 (на обучающем этапе – возможно стопка бумаги), ручка.
Если готовите презентацию дерева целей: в таком случае подойдут многие программы на ПК (Mind Manager, простенький SmartArt MS Word, …)
Этапы построения дерева целей
1. Формулировка стратегической цели. Это вершина дерева, так же может быть глобальная большая и очень сложная цель, в отличии от стратегической, в возможности ее конечной достижимости. (пример, стратегическая – увеличение продаж, глобальная – увеличение капитала в определенную сумму; стратегическая – личностный рост, глобальная – выучить 5 ин. языков). Эта цель отвечает на вопросы: что я (мы, организация) хотим получить или получать в прошествии такого-то срока? Кем я хочу быть? Чего хотим достигнуть или достигать? Ответ – записываем в вершину.
2. Записываем условия, под-цели способствующие осуществления глобальной стратегической цели. Отвечая на вопросы,: при каких условиях возможна реализация поставленной цели? Какие задачи или цели нужно решить, что бы осуществить цель номер 1? См. пример ниже.
2.1. Выделить те цели и задачи, условия, которые зависят напрямую от нас (себя), или поддаются косвенному нашему влияния, или наоборот – являются абсолютно от нас независимыми. Обычно это формулируют как внутренними, внешними или косвенными условиями. Подпишите, соответственно, условия, цели или задачи. Этот пункт можно пропустить. Но иногда он тоже нужен.
3. Дробим дальше цели, делаем ту же процедуру, что и в случае в п.2, но только в отношении 2-го ряда целей. Наша задача выстроить последовательную иерархию до тех пор, пока все цели на сведутся к реализации конкретной мелкой задачи, то ли разово выполненной, то ли находящейся в постоянном цикле.
Общие рекомендации к построение дерева целей
Достраиваем дерево на одном листе. Но если нужно что-то вычеркнуть для наглядности лучше начать с нового чистого листа.
Дробить цели нужно последовательно. Т.е. они должны быть подчинены друг другу, и не было больших прыжков.
Записывая ту или иную ступень в иерархии – важно помнить, всегда есть еще один вариант.
Самые мелкие цели – должны быть максимально простыми, реализация которых реализует, так же просто, более высшую цель.
Тренироваться и еще раз тренироваться. В идеале вы спустя некоторого времени достигнете такого успеха в построении целей – что будете делать это почти автоматически.
Не боятся ошибок. Ошибки – необходимое условие в успешном обучении.
Стратегические цели представляют собой результаты, которых стремится достичь компания в перспективе. Цели могут быть поставлены перед компанией в целом, перед ее структурными подразделениями, перед конкретными исполнителями. Цели в отличие от целевых установок отличаются ясностью, измеримостью, достижимостью, соотнесением со стратегией, а также иметь привязку ко времени.
Цели должны удовлетворять условиям:
• Измеримость: все цели имеют количественное выражение (относительное, или абсолютное).
• Ясность: цели настолько точные и ясные, что невозможно их неправильно истолковать.
• Необходимость и достаточность: цели сформулированы для всех направлений деятельности.
• Достижимость: и начальник, и подчиненный уверены, что цель достижима.
• Привязка ко времени: установлены сроки достижения цели.
• Согласованность по времени: установлена четкая очередность достижения целей.
• Согласованность по иерархии управления: целевые показатели структурных подразделений не противоречат целевым показателям компании в целом.
Постановка стратегических целей начинается с миссии. Ведь миссия - это краткий, четко сформулированный документ, объясняющий цель создания организации, ее задачи и основные ценности, в соответствии с которыми определяется направление деятельности компании. Имея краткое описание направлений самого высокого уровня - миссии, видения и стратегии - компания разрабатывает стратегические цели и задачи, понятные каждому сотруднику.
В соответствии с методологией Системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard) стратегические цели разбиваются на четыре блока:
• Финансы.
• Клиенты.
• Бизнес-процессы.
• Рост и обучение.
Пример стратегической цели в блоке «Финансы»: • Рост доходов.
Компания может добиться роста доходов, развивая отношения с клиентами, понижая издержки и повышая производительность.
Как только компания определит, кто ее целевой покупатель, она сможет сформулировать цели и показатели предполагаемого предложения потребительной ценности.
Пример стратегических целей в блоке «Клиенты»:
• Своевременно предлагать продукты и услуги, обладающие высоким качеством и низкой ценой.
• Увеличение клиентской базы.
Для достижения стратегической цели, указанной в блоке «Клиенты», необходимо поставить множество стратегических целей в блоке «Бизнес-процессы».
Укажем некоторые:
• Своевременная доставка товаров, материалов поставщиками.
• Снижение издержек производства.
• Повышение эффективности технологических процессов.
• Улучшение качества производства.
• Своевременная доставка до клиентов.
Для реализации всех указанных стратегических целей в блоках «Финансы», «Клиенты», «Бизнес-процессы» необходимо постоянное обучение сотрудников предприятия. Для реализации стратегических целей необходимы высокого уровня компетенции. Умение управлять качеством и процессом доставки необходимо для сохранения клиентской базы. Привлечение клиентов строится на умении общаться и вести переговоры, способность знать и понимать клиентскую среду, потребности покупателей, формулировать предложение ценности и успешно провести сделку требует навыков, которым необходимо обучать.
После того, как все стратегические цели сформированы, их объединяют в группы по компании в целом и по подразделениям. Руководитель подразделения выстраивает работу своего подразделения, распределяя стратегическую цель своего подразделения на тактические цели (задания) своих подчиненных. Иерархическое выстраивание дерева целей должно быть выстроено таким образом, чтобы стратегические цели предприятия трансформировались в конкретные тактические цели (задачи) каждого конкретного сотрудника.
Дерево целей (аналогично разрабатывается дерево проблем) – метод структуризации задач, проблем, целей для их разукрупнения и конкретизации. Построение дерева целей и задач заканчивается на уровне определения исполнителей. В процессе построения дерева целей нередко используются алгоритмы совместной работы экспертов, но, все же, в основе метода – не групповая работа как таковая, а особая логика рассуждения.
Для структуризации может применяться метод диаграмм сродства, когда цели группируются с помощью перемещения целей, написанных на самоклеющихся блоках и помещенных на какой-то поверхности (столе, письменной доске и пр.). Объектом диаграмм сродства является также распределение целей и функций по блокам орга-низационной структуры. При построении дерева целей применяется системный анализ, основанный на учете внутренних и внешних факторов. Внешний анализ направлен на наиболее полное выявление эффектов по всем направлениям, связанным с решением поставленной проблемы. Для этого проблема «подвешивается» к завершающим целям и проводится количественная оценка эффектов от их реализации. Внутренний анализ проблемы предполагает построение дерева проблем. При анализе проблем использованы критерии: новизна, возможность решения, значимость, сложность, напряженность, которые могут оцениваться экспертно и количественным показателем, например, для напряженности:
Ni - ni(t) : Ni,
где Ni – желаемый уровень удовлетворения потребности;
ni(t) – текущий уровень удовлетворения потребности.
Процесс построения дерева целей является сложным, итеративным. В начале, на базе разработанного сценария строится первоначальный вариант дерева целей. Затем (возможно – с помощью экспертных опросов) производится уточнение структуры дерева целей и задач. Каждый этап этого процесса также представляет собой многошаговую циклическую экспертную процедуру, число шагов которой равно количеству уровней (порядку) дерева целей. На каждом шаге процесса определяется состав элементов соответствующего уровня дерева целей и задач.
Принцип «дерева» наиболее полно соответствует реальной системе, как социальных проблем, так и социальных целей, какими они предстают в социальной действительности, где что-то является ключевым (для проблем) или конечным (для целей), а остальное – производным различных порядков от ключевого или конечного.
В идеале оба «дерева» должны обеспечивать десегрегацию проблем и целей на все более детальные составляющие предыдущего уровня, получение производных различных порядков, логически вытекающих одна из другой, и выявление существенно новых про-блем или соответственно – достижение уже выявленных.
Теоретический инструмент исследования проблемно-целевых ситуаций можно представить в виде «проблемно-целевого ромба», вершины которого составляют конечная цель (самоцель) – с одной стороны, и ключевая (основополагающая) проблема – с другой, а оба ребра на разных уровнях соответствуют целям и проблемам различных порядков.
Линия соприкосновения идет по самому нижнему, самому конкретному, детализированному, дезагрегированному уровню каждого «дерева» где достижение какой-то частной, конкретной цели подразумевает решение соответствующей частной, конкретной проблемы. Но дальше логика построения того и другого «дерева» при-обретает своеобразие, «Дерево целей» строится как бы «сверху вниз»: определяется конечная цель и самоцель системы, затем – производные от нее цели второго порядка, без достижения которых невозможно достичь конечной, затем – производные цели третьего и последующих порядков, обусловливающие достижение предыдущих, и т.д., вплоть до нижнего, максимально конкретизированного, дезагрегированного уровня. «Дерево проблем» логически начинается именно с последнего.
Графически это можно изобразить в виде проблемно-целевого ромба, ориентирующего исследователя на комплексный подход к изучению целей и проблем всех порядков как единой иерархической системы.
Наиболее сложным вопросом является ранжирование целей и проблем в рамках одного уровня, которое позволяет определить собственно основные направления развития и последовательность (приоритетность) достижения целей и решения задач в их рамках. Часто такая оценка проводится экспертным путем, что не исключает использование количественных (например, статистических) методик в процессе сбора и анализа оценок экспертов.
В качестве пример количественной методики анализа экспертных оценок в процессе ранжирования целей можно привести следующий алгоритм.
1. Создание рабочей группы (назначение ответственного) по проведению экспертизы.
2. Формирование группы опрашиваемых экспертов (от 10 до 200).
3. Оценка репрезентативности выбранной группы (как среднего арифметического компетентности участников группы).
В сложных проблемах сама формулировка и уточнение цели является задачей нетривиальной. Можно сформулировать цель в общем, например, «управлять предприятием». Но подобная обобщенная формулировка не покажет, а чем же конкретно, с помощью чего и каким образом управлять? Грамотная постановка и представление цели позволяют не только получить достаточно четкое понимание процесса решения проблемы, но и увидеть этапы и средства достижения цели.
Естественным и наиболее продуктивным путем определения целей является последовательная детализация и уточнение исходной общей формулировки. Широкое распространение получил метод, получивший название «дерево целей».
Дерево целей представляет собой графическое изображение связи между целями системы и средствами их достижения, в качестве которых выступают подцели (на нижнем уровне - задачи).
Для достижения генеральной цели необходимо реализовать несколько целей 1-го уровня (главных целей), выступающих как средство по отношению к генеральной цели. Для достижения этих целей 1-го уровня потребуется выполнение целей 2-го уровня и т.д. Подцели последующего (нижнего) уровня, для реализации которых не требуется дополнительных увязок «цель-средства», называются задачами. Задача служит базой для построения программ достижения отдельных целей. Решение задачи представляет собой комплекс мероприятий, т.е. ресурсов и действий, с помощью которых обеспечивается достижение нужной цели. Этот комплекс мероприятий может быть поставлен в соответствие терминальной вершине дерева целей, которая обозначает задачу.
При построении дерева целей особое внимание следует уделять выбору генеральной цели. Иногда построение начинается сразу с нескольких главных целей, совокупность которых и представляет собой генеральную цель. В этом случае генеральная цель формулируется как некоторая искусственная, обобщенная формулировка известных главных целей.
При дальнейшем построении дерева целей цель верхнего уровня разбивается на ограниченное число подцелей (обычно 5-7). Это ограничение является неслучайным и обусловлено свойством оперативной памяти человека, способной раздельно оперировать именно таким количеством самостоятельных объектов. Опыт показывает, что эксперту очень трудно дать сравнительную оценку более 5-7 разнородных элементов, решающих одну общую задачу.
Разбиение цели верхнего уровня на подцели называется декомпозицией цели. Общее разделение множества целей по уровням (стратам) называется стратификацией, а группирование подцелей по некоторым признакам – их классификацией.
Другой важной операцией является ранжирование целей. При ранжировании целей каждая из них оценивается с точки зрения вклада в достижение цели верхнего уровня. В результате каждой подцели присваивается вес, который называется коэффициентом относительной важности (КОВ). Значение КОВ можно проиллюстрировать на небольшом фрагменте дерева целей, где главной является цель «повысить рентабельность реализованной продукции». Исходя из известного соотношения
Р = П/С,
где Р – рентабельность реализованной продукции;
П – балансовая прибыль от реализации продукции;
С- себестоимость реализованной продукции,
указанную выше цель можно разбить на две составляющие: «повысить прибыль от реализации продукции», «уменьшить себестоимость продукции». Обозначим КОВ первой цели как a1; второй – как a2. Пусть, сравнивая важность подцелей, эксперт установил такие значения КОВ - a1 = 0,7; a2 = 0.3. Эти значения можно интерпретировать так: повышение рентабельности реализованной продукции может быть достигнуто за счет повышения прибыли от реализации продукции и снижения себестоимости продукции. При этом из 100% суммарной важности подцелей 70% - отводится цели «повышение прибыли» и 30% - цели «снижение себестоимости».
Отметим, что рассмотренный пример является одной из конкретных реализаций дерева целей, которая связывает собой определенные экономические показатели. Такие деревья целей еще называют деревьями показателей.
В общем случае построению «дерева целей» предшествует построение графа целей и задач, тождественного графу операций, обеспечивающих достижение генеральной цели функционирования и развития системы. Формально дерево отличается от графа отсутствием замкнутых циклов. Циклы появляются тогда, когда один элемент может выступать в качестве подцели не одной, а нескольких целей.
Говоря о разработке дерева целей, необходимо различать два различных подхода, связанных с различным пониманием содержания и структуры самого дерева.
Первый подход. В узком смысле слово «построение дерева целей, как ведущая целевая разработка системы (операции), подразумевает последовательную детализацию целей, осуществляемую по линии: главная цель – подцели 1-го уровня - подцели 2-го уровня и т.д. В основу такой детализации положен функционально-содержательный принцип: каждый целевой элемент разбивается на целевые элементы той же природы, только более дробные.
Второй подход. Взамен построения «чистой» иерархии целей реализуется комплекс операций по образованию цепи: «цель - мероприятие – ресурсы», т.е. сразу строится совокупное программное дерево, включающее как собственно цели, так и мероприятия по их достижению и требуемое ресурсное обеспечение мероприятий. В этом случае дерево целей объединяет последовательно дерево задач (проблем), дерево мероприятий и дерево ресурсов. Тем самым построение дерева целей далеко выходит за рамки целевой разработки системы (операции) и объединяет структурную и ресурсную разработки. В этом случае структура и содержание дерева целей предопределяются программой в целом, т.е. программным деревом.
В процессах анализа и синтеза организационно-экономических систем дерево целей играет важную роль, т.к. позволяет дать полный ответ на вопрос «что должна делать система», т.е. каково ее назначение. При этом уже при построении дерева целей можно в основном определить структуру самой системы. Иначе говоря, можно ответить на вопросы не только «что должно выполнять предприятие» но и «кто должен это выполнять».
Каждая цель 1-го уровня может представлять собой некоторую службу (направление деятельности) предприятия и объединять в себе комплекс задач этой службы. Так, достижение цели «выпуск рекламно-информационного справочника» происходит за счет сбора информации, создания электронной версии справочника и его распространения. Подцели более низких уровней, в свою очередь, могут соответствовать отделам той или иной службы, рабочим группам или отдельным исполнителям. Очевидно, что конкретная структура предприятия будет также зависеть и от объемов выполняемой работы. В примере со сборником, возможно, сбором информации и его распространением будут заниматься одни и те же люди. В любом случае построение дерева целей позволяет упорядочить собственные представления о деятельности предприятия и спроектировать его примерную организацию.
Отметим некоторые рекомендации, которые могут быть полезны при построении дерева цели:
- при декомпозиции следует уменьшить самостоятельность целей, т.е. стремиться выбрать такое разложение подцелей, для достижения которых существуют не зависящие друг от друга способы и средства достижения. Объединение подцелей одной ветви «дерева» означает достижение цели более высокого уровня (конъюнктурность);
- глубина декомпозиции цели должна быть такой, чтобы на нижнем уровне были независимые задачи (чтобы не было «или-или»). Они должны быть обеспечены информацией, необходимой для синтеза показателей, которые дали бы характеристику достижения подцелей, и критериев, с помощью которых можно было бы выбирать альтернативные средства достижения целей;
- дерево целей можно назвать деревом отношения часть-целое на множестве целей (задач). Это значит, что подцели одного уровня не связываются какими-то условиями последовательного их достижения. Точнее, для построения дерева целей, в общем случае, не является важным, в какой последовательности должны достигаться подцели, т.е. решаться задачи, расположенные на одном уровне. Хотя, не исключено, что такая информация может иметь важное значение для определенных задач. Поэтому исследователь вправе усовершенствовать дерево целей и задать на множестве целей порядок, установив, например, их определенную нумерацию или связав порядок достижения целей с их КОВ;
- при декомпозиции цели целесообразно ограничиваться 5-7 подцелями (об этом уже говорилось выше). Общее количество уровней целесообразно ограничивать 4-5-ю в зависимости от масштаба объекта. Чрезмерное дробление целей усложняет распределение функций между исполнителями, это означает излишнее усложнение организационной структуры системы;
- в хорошо организованной системе за выполнение каждой цели должен нести ответственность один единственный орган управления (структурный элемент). Иначе говоря, иерархия «дерева целей» должно совпадать с иерархией «дерева» организационной структуры предприятия. В противном случае будут задачи, которые одновременно решаются несколькими отделами предприятия или отделы, которым нечего делать.
В заключение главы отметим следующее. В литературе по теории систем подчеркивается важность целевого структурно-логического анализа проблем: не решение, а постановка задач; не достижение, а выдвижение цели; не доказательство, а формулирование теоремы являются критерием «интеллектуальности», особым качеством человеческой психики, отличающим ее от психики животных и от возможностей ЭВМ. Эффективность принимаемых решений полностью определяется качеством целевой проработки решаемых проблем и задач.
Стратегические цели предприятия в дальнейшем разделяются (декомпозируются) на цели более низкого уровня, и таким образом, строится так называемое "дерево целей" или иерархия целей предприятия, в которой достижение целей нижнего уровня является необходимым и достаточным условием для достижения целей верхнего уровня. Применение "дерева целей" является ключевым элементом процесса реструктуризации предприятия. В рамках первого шага реструктуризации должны быть построены иерархии результатов или показателей эффективности деятельности предприятия, соответствующие "дереву целей". Только такой метод ("сверху вниз") может гарантировать соответствие проектируемой бизнес-системы требованиям, которые предъявляют собственники к бизнес-системе. Иначе говоря, именно требования собственников к бизнес-системе являются тем определяющим фактором, который оказывает влияние на всю конфигурацию бизнес-системы.
В целом, определение "дерева целей" компании позволяет выстроить универсальный (в рамках бизнес-системы) и непротиворечивые комплекс иерархий: задач; результатов работ; критериев достижения целей; компетенций и т.д.
Системность элементов менеджмента Требование к системности при проектировании или перепроектировании (реструктуризации) предприятия, исключительно важно. Только соблюдение требования системности позволяет достаточно уверенно смотреть в будущее и прогнозировать работоспособность предприятия после реструктуризации. В рамках реструктуризации бизнес-систем, наша практика позволила выработать два эффективных инструмента позволяющих либо существенно оптимизировать деятельность существующей бизнес-системы, либо спроектировать новую систему управления, лишенную "генетических" недостатков существующей. Эти инструменты — "Матрица аутсорсинга BKG" и "Универсальная процессная модель BKG". Матрица аутсорсинга BKG С помощью "матрицы аутсорсинга" могут быть проанализированы работы. Компетенции, процедуры, подразделения, направления и другие субъекты управления.
. Матрица аутсорсинга BKG. Любая работа, процедура, компетенция и т.д. рассматривается с двух точек зрения — соответствия стратегическим целям бизнес-системы и соответствия предложениям на открытом рынке. В результате разнесения по полям матрицы, вырабатываются управленческие решения: покупать ли эту работу (услугу, компетенцию и т.д.) на внешнем рынке, и соответственно, уничтожать в собственной бизнес-системе — поле "Покупай"; создавать ли альянсы и СП с носителями знаний и умений для того, чтобы научиться делать соответствующую работу (продукт, услугу и т.д.), обучать ли персонал — поле "Учись"; развивать ли (инвестировать ли в ...) компетенции, работы, направления, подразделения и т.д. — поле "Развивай"; являются ли работы, услуги, направления, подразделения и т.д. стратегически важными, нуждаются ли они в защите от недружественных действий конкурентов и т.д. — поле "Защищай"; являются ли работы, услуги, направления, подразделения и т.д. носителями потенциально важных компетенций и конкурентных преимуществ, позволяющих развивать и диверсифицировать бизнес — поле "Выделяй" (в отдельный бизнес либо направление деятельности); являются ли работы, услуги, направления, подразделения и т.д. стратегически важными для других предприятий и неважными для бизнес-системы, есть ли смысл выделить их в отдельные направления деятельности и продать тем, кому они стратегически важны — поле "Продавай".
В "Матрице аутсорсинга BKG" центральное поле обладает неопределенностью, поэтому те объекты управления, которые попадают туда, так или иначе должны разноситься по остальным 8-ми полям матрицы при уточнении стратегических целей бизнес-системы. Этот инструмент крайне прост и эффективен при реструктуризации бизнес-систем, имеющих в своей основе стабильные стратегические цели, но накопивших излишние компетенции, работы, персонал и т.д.
В случае если бизнес-система коренным образом отличается от представления и желаний собственников, если в компании сильны клановость, неформальные лидеры, кумовство, компания развивается по своим собственным законам, руководители перегружены текучкой и не могут разобраться, кто и что делает, необходимы более радикальные инструменты реструктуризации. В такой ситуации проще и эффективнее проектировать бизнес-систему "с чистого листа".
Универсальная процессная модель BKG. Для того чтобы разложить стратегические цели компании на отдельные составляющие, необходим некий шаблон (правило), в соответствии с которым моделируется деятельность бизнес-системы. Несомненно, такой шаблон должен быть универсальным и непротиворечивым, т.е. отвечать критериям системности. Тогда такой шаблон сможет быть применен к любому типу систем — от детского садика, до Газпрома. Для точного и подробного описания деятельность компании и возможности разбить такую деятельность на составные части, мы используем стандарт IDEF 0, который был разработан в США в рамках подготовки программы разработки "шаттла". Применение этого стандарта позволило увязать деятельность более чем 3 тысяч фирм — разработчиков, поставщиков, производителей, сервисных и финансовых организаций.
. Стандарт проектирования IDEF0 Деятельность компании (направления, дивизиона, подразделения, вплоть до отдельного работника) описывается с помощью пяти типов определений: результатов, получаемых в процессе деятельности (продукты, услуги, информация, материальные средства, документы и т.д.); ресурсов (продуктов, услуг, материальных средств и т.д.) необходимых для получения требуемых результатов в рамках деятельности; управления (контроля, ограничений, регламентов), регулирующих деятельность по переработке ресурсов в результат; механизмов и компетенций, необходимых для переработки ресурсов в требуемый результат; формального описания основной деятельности в рамках процесса. Такой формат представления позволяет описать, практически любую деятельность.
Более того, в аналогичном формате описываются элементы, составляющие основной описываемый процесс (т.н. декомпозиция), как это показано на иллюстрации. При описании и проектировании бизнес-систем применяется так называемый процессный подход — подход, описывающий деятельность предприятия не через функции (предметные области деятельности), а через заведомо формализованные процессы деятельности. Под процессами здесь и далее понимается "целенаправленная деятельность из последовательности работ по переработке четко определенных ресурсов в четко определенные результаты по заданным регламентам (технологиям), ограниченная во времени и в пространстве".
Таким образом, мы устанавливаем границы процессов путем описания (формализации) ресурсов и результатов деятельности. Каждое такое описание дает ответ на стандартный при проектировании систем вопрос "4W" — "кто?, что?, где?, как?". Универсальная процессная модель BKG Универсальная модель BKG достаточно логична, и описывает основные виды деятельности предприятия, которые могут быть ограничены (т.е. определены границы) с точки зрения результатов их деятельности.
При таком подходе выделяется восемь общих, типовых видов (процессов) деятельности: "Выработка согласованных условий деятельности" — все виды деятельности по определению "правил игры" бизнес-системы, т.е. стратегическое планирование, политики, регламенты деятельности, в том числе организационная структура компании. Результат деятельности процесса — регламенты системы управления; "Развитие" — все виды деятельности по разработке нового продукта, выработке производственных технологий, в том числе требований системы качества. При определенных обстоятельствах, например для небольших бизнес-систем, этот процесс может сливаться с процессом "выработка согласованных условий деятельности".
Результат деятельности — производственные регламенты; "Продажи" — все виды деятельности, связанные с формированием потока обязательств между бизнес-системой и окружающей средой, нацеленных на предоставление окружающей среде ценностей, востребуемых ею. Результат процесса — поток обязательств, в общем виде — дебиторская задолженность и планы предприятия; "Производство" — все виды деятельности, связанные с переработкой ресурсов в готовую продукцию в объемах, качества и количества, соответствующих требованиям внешней среды. Результат процесса — готовая продукция; "Воспроизводство ресурсов" — все виды деятельности, направленные на получение из внешней среды производственных ресурсов в количестве и качеством, соответствующим требованиям процесса "производство".
Результат — ресурсы (комплектующие, материалы, информация и т.д.) в производстве; "Воспроизводство механизмов" — все виды деятельности, направленные на обеспечение бизнес-системы основными средствами и оборудованием в количествах и по качеству соответствующих требованиям производства восребуемой внешней средой ценности. Основной результат процесса — работоспособные основные средства в эксплуатации; "Расчеты" — все виды деятельности, связанные с обменом готовой продукции на денежные средства, работы с дебиторской и кредиторской задолженностями, распределением денежных средств.
Основной результат процесса — чистый денежный поток; "Воспроизводство компетенций" — все виды деятельности, связанные с обеспечением бизнес-системы необходимыми компетенциями (знаниями, опытом, умениями) и их носителями (персоналом). Основной результат процесса — персонал, обладающий необходимым уровнем компетенций. Несомненно, модель достаточно идеалистична. Но ее главная характерная особенность и отличие — в универсальности, в применимости к любой бизнес-системе. Часть видов деятельности предприятия не находят своего отражения в модели, например работа бухгалтерии. Это связано с тем, что бухучет и налоговый учет не имеют непосредственного отношения к производству продукции / услуг, предлагаемых на внешний рынок. Это — исполнение требований законодателя, не имеющее непосредственного отношения к бизнесу.
Другие аспекты деятельности, подсистемы управления, такие как планово-бюджетная система, информационное обеспечение (IT — система), юридическое и административно-хозяйственное обеспечение, и т.д. не отражаются в модели, поскольку "размыты" по бизнес-системе, присутствуют во всех процессах модели. Более того, эти виды деятельности являются чистыми функциями — практически невозможно однозначно формализовать результаты их деятельности. Поэтому моделирование таких подсистем, их реструктуризация и выработка регламентов происходит по локальным специализированным моделям. Например — юрисконсульт в рамках своей работы может разрабатывать документы, вести претензионное исковую работу, консультировать работников по различным аспектам, анализировать документацию контрагентов и т.д. Эта деятельность описывается как некая функция, имеющая множество входов и выходов, поэтому описание ее в виде некоего формализованного процесса, как последовательности работ, бессмысленно.
Рассмотрим более подробно понятие ««дерево» стратегических целей» (ДСЦ). Следует заметить, что если относительно понятия ««дерево» целей» имеются многочисленные публикации, то проблемы формирования ДСЦ остаются, к сожалению, без внимания. В общем случае, «дерево» целей - это иерархически упорядоченная (в пространстве и во времени) система целей, вершину которой образует синтез коммерческих, социальных и экологических целей, а основание - рабочие цели отдельных бизнес-единиц.
Для общенационального задания эффективного «дерева» стратегических целей необходимо иметь соответствующую организационную структуру с тем, чтобы каждой ячейке структуры соответствовала определенная ячейка «дерева» целей. Таким образом, должна иметь место процедура «рассыпания» системы целей по структурным элементам организации.
Остановимся подробнее на основных сущностных характеристиках ДСЦ, которые вытекают из определения стратегии:
1) неопределенность перспективы (чем дальше в будущее, тем выше уровень неопределенности);
2) много вариантность;
3) операциональное (необходимость задания системы целей в БСК);
4) самоорганизация.
Из неопределенности будущего вытекают два аспекта относительно ДСЦ:
1) много вариантность как средство борьбы с неопределенностью;
2) определение правил и алгоритмов принятия решений, поскольку параметры из отдаленного будущего невозможно задавать количественно.
Относительно первого аспекта, связанного с много вариантностью, в зависимости от характеристик внешней и внутренней среды можно выделить как минимум три возможные траектории стратегического развития: оптимистическую, несколько наиболее вероятных и пессимистическую. Соответственно и в ДСЦ должны присутствовать многовариантные характеристики системы целей.
Особо следует подчеркнуть, что имеет место существенное различие между понятиями ««дерево» стратегических целей» и «оболочка целей».
При разработке ДСЦ можно выделить две его составляющие:
1) консервативную, или «оболочку целей», структура которой идентична рациональной организационной структуре фирмы;
2) собственно «дерево» стратегических целей.
Цели фирмы – это кратко- и долгосрочные результаты деятельности, которые фирма надеется достигнуть. Определение четких целей помогает выработать эффективную стратегию и позволяет трансформировать миссию компании в конкретные действия.
Цели выражают собой управленческое обязательство добиться конкретных результатов в определенных временных рамках. Они формируются посредством декомпозиции миссии на составляющие и обеспечивающие ее цели.
Выявление и анализ целей компании осуществляется с помощью построения иерархического графа дерева целей. Для более четкого представления о целях рассмотрим основные отличия миссии компании от ее целей.
Основные отличия миссии от целей
Основные отличия миссии компании от ее целей могут быть определены в следующих четырех измерениях:
1. Временной аспект. Миссия не имеет временных критериев. Цели же всегда временны и предполагают наличие сроков, когда они должны быть достигнуты.
2. Фокусировка. Миссия имеет направленность на внешнюю для компании среду, например, достичь признания или стать лидером в отрасли. Цели, напротив, чаще всего относятся к внутренним аспектам компании и выражаются в терминах использования имеющихся ресурсов для достижения конкретных внутренних показателей.
3. Специфика. Миссия выражается в терминах, имеющих общий, относительный характер, относящихся к образу компании, ее фирменному стилю. Цели, как правило, выражаются в терминах определенных результатов и предполагают их достижимость.
4. Измеряемость. И миссия, и цели в некотором смысле, могут быть измерены. Но измеряемость миссии имеет относительно качественный характер, тогда как положения, утверждаемые в целях, имеют абсолютный, количественный характер.
В основе формирования целей используется декомпозиция миссии на составляющие и обеспечивающие ее цели; результатом формирования является дерево целей.
Основные требования к построению дерева целей
При построении дерева целей к целям предъявляется ряд требований:
- Ясность и четкость формулировки каждой цели, не допускающей произвольных толкований;
- Цели каждого уровня должны быть сопоставимы по своему масштабу и значению;
- Формулировка целей должна обеспечить возможность количественной или порядковой оценки степени ее достижения;
- Полнота разукрупнения: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, что достижение всех целей нижнего уровня означало бы достижение целей верхнего уровня;
- Цель вышестоящего уровня не является простой суммой целей нижнего уровня;
- Цель нижестоящего уровня определяется вышестоящими;
- Цель нижестоящего уровня является средством для достижения вышестоящей цели;
- По мере перехода к низшим уровням цели все более конкретизируются;
- Все дерево целей – единая, но детализированная цель.
При построении дерева целей их структуризация может быть произведена как минимум по четырем критериям:
- по горизонтам планирования (кратко -, средне- и долгосрочный);
- по уровню обобщения или приоритетов (корпоративный, средний и оперативный уровень);
- по направлениям деятельности (финансовые, маркетинговые, разработка нового продукта, информационная оснащенность и т.д.);
- по направленности усилий компании (развитие, стабилизация).
Имидж – это восприятие фирмы клиентами, поставщиками и другими субъектами рынка компании.
Компания может выбрать одну из этих целей или попытаться достичь сразу всех.
Методологические подходы при формировании миссии и целей
При формировании миссии и целей компании наиболее часто используются следующие методологические подходы:
- Анализ внутренних нормативных документов компании,
- Проведение интервью с топ-менеджерами компании.
Как правило, только анализ внутренних нормативных документов не позволяет формировать полноценную миссию и взаимосвязанное с ней структурированное дерево целей. В этой связи, целесообразней использовать оба методологических подхода.
Любая система управления по определению есть целенаправленная система, имеющая иерархическое строение и организованная для достижения целей, называемых целями функционирования системы управления.
Значение целей функционирования велико. Во-первых, потому, что в организациях должны приниматься только такие решения, которые реализуют ее цели функционирования.
Во-вторых, во избежание "паразитной" деятельности организации, т.е. деятельности, мешающей достижению цели функционирования организации, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и исполнителя. Для этого необходим постоянный контроль реального состояния системы и сравнение его с целями, задачами функционирования системы.
Отсюда следует, что любая организационная деятельность в системе оправдана только в том случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся организационная деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых она создавалась.
Цели - это конкретизация миссии организации в форме, доступной при управлении процессам их реализации.
Для них характерны следующие черты и свойства:
• четкая ориентация на определенный интервал времени;
• конкретность и измеримость;
• непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;
• адресность и контролируемость.
Предназначение организации образует фундамент для установления целей организации в целом, ее подразделений и функциональных систем (маркетинг, нововведения, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует свои цели, логически вытекающие из общей цели предприятия.
Определение целей функционирования является одним из наиболее важных этапов проектирования системы управления. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех организационно-административной деятельности. Неправильное или нечеткое формулирование цели функционирования приведет к тому, что система управления, даже если она должным образом устроена, работает не с полной отдачей, не эффективно, так как усилия аппарата управления расходуются не целенаправленно. В реальных организациях, как правило, приходится иметь дело с целой совокупностью целей. Задача руководителя организации любого уровня - суметь учесть все многообразие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценить ситуацию и выработать оптимальные решения.
В ряде случаев для характеристики целей функционирования употребляется совокупность параметров, что затрудняет оценку степени достижения цели и требует выбора критериев, по которым можно судить о степени достижения цели. Если нет критериев выбора или оценки степени достижения целей функционирования, нет и самих целей функционирования.
Как правило, организации ставят и реализуют не одну, а несколько целей, которые важны для их функционирования и развития. Наряду со стратегическими целями и задачами приходится решать огромное количество текущих и оперативных. Кроме экономических — стоят социальные, организационные, научные и технические задачи. Наряду с регулярно повторяющимися, традиционными проблемами менеджеры должны принимать решения по непредвиденным ситуациям и т.д. Классификация целей позволяет конкретизировать задачу целеполагания и использовать соответствующие механизмы и методы, наработанные для разных групп целей.
Существует два типа целей с точки зрения периода для их достижения: долгосрочные и краткосрочные. В основе разделения целей на эти два типа находится временной период, связанный с продолжительностью производственного цикла. Цели, достижение которых предполагается к концу производственного цикла, можно отнести к долгосрочным.
Отсюда следует: в различных отраслях должны быть различные временные промежутки для краткосрочных и долгосрочных целей. Однако на практике обычно краткосрочными считаются цели, которые достигаются в течение одного года, соответственно долгосрочные цели достигаются через два-три года.
Разделение на долгосрочные и краткосрочные цели имеет принципиальное значение, так как эти цели существенно различаются по содержанию. Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, конкретизация и детализация в таких вопросах, как кто, что и когда должно быть выполнено. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями, устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными.
В зависимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания миссии в каждой организации устанавливаются свои собственные цели, особенные как по набору параметров организации (желательное состояние которых выступает в виде общих целей организации), так и по количественной оценке этих параметров. Однако, несмотря на ситуационность в выборе целей, выделяются четыре сферы, применительно к которым организации устанавливают цели, исходя из своих интересов.
Этими областями являются:
- доходы организации;
- работа с клиентами;
- потребности и благосостояние сотрудников;
- социальная ответственность.
Краткосрочные цели выводятся из долгосрочных, являются конкретизацией и детализацией долгосрочных целей. Они "подчинены" им и определяют деятельность организации в краткосрочной перспективе. Краткосрочные цели как бы устанавливают вехи на пути достижения долгосрочных целей. Именно через достижение краткосрочных целей организация шаг за шагом продвигается в направлении достижения своих долгосрочных целей.
В любой крупной организации, имеющей несколько различных структурных подразделений и несколько уровней управления, складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого уровня. Особенность иерархического построения целей в организации состоит в том, что, во-первых, цели более высокого уровня всегда носят более широкий характер и имеют более долгосрочный временной интервал достижения. Во-вторых, цели более низкого уровня выступают своего рода средствами для достижения целей более высокого уровня. Иерархия целей в организации играет очень важную роль, так как она устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех подразделений организации на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации по достижению ею целей организации в целом.
Одними из самых важных целей для стратегического управления являются цели роста организации. Данные цели отражают соотношение темпа изменения объема продаж и прибыли организации, темпа изменения объема продаж и прибыли по отрасли в целом. В зависимости от того, каково это соотношение, темп роста организации может быть быстрым, стабильным или может наблюдаться сокращение. Соответственно эти темпам роста могут устанавливаться цель быстрого роста, цель стабильного роста и цель сокращения.
Проект — это целенаправленная деятельность. Вопрос «зачем?» является одним из главных вопросов при разработке проекта. Цель должна быть сформулирована максимально точно, чтобы ее выполнение можно было проверить.
Для достижения цели обычно требуется выполнить множество локальных целей (подцелей). Одной главной цели могут соответствовать несколько наборов локальных целей.
Структуру целей проекта принято называть деревом целей. Дерево целей — это схема, показывающая, как генеральная (главная) цель разбивается на подцели. Дерево целей имеет иерархическую структуру. В каждом блоке дерева записывается название локальной цели.
Дерево целей — это информационная модель проекта в виде схемы, отражающей представление главной цели в виде подцелей.
В качестве примера рассмотрим проект ремонта школы во время летних каникул.
Пусть генеральной целью проекта является проведение выборочного косметического ремонта школы за период летних каникул в условиях, когда имеются ограничения на расход финансовых средств. Уточнение генеральной цели будет происходить за счет выделения подцелей 1-го уровня.
Предположим, подцелями 1-го уровня будут: проведение подготовительных работ, проведение косметического ремонта кабинетов, выполнение малярных работ в рекреациях, частичная замена оборудования столовой (плит, посудомоечной техники, холодильников).
Структура продукта
В результате целенаправленной деятельности по проекту должен появиться новый объект — продукт или услуга. Этот объект может представлять собой целый комплекс более простых продуктов и услуг, то есть иметь сложную структуру.
Структура продукта — это информационная модель проекта в виде схемы, отражающей структуру создаваемого объекта.
Продолжим рассмотрение приведенного выше примера проекта. «Продуктом» этого проекта является отремонтированная школа, что отображается на уровне 0. На 1-м уровне следует указать, что конкретно входит в понятие отремонтированной школы. Если ориентироваться на указанную в примере цель, то 1-й уровень будет содержать следующие объекты: отремонтированные кабинеты, окрашенные рекреации, столовую с замененным оборудованием. Какие именно кабинеты должны быть отремонтированы, указывается на 2-м уровне структуры продукта: кабинеты математики, биологии, английского языка.
Структура разбиения работ
Определив цель проекта и структуру продукта, следует приступить к построению структуры разбиения работ. На самом верхнем уровне записывается название проекта. Все последующие уровни отражают названия комплексов работ. Самый нижний уровень структуры состоит из названий конкретных работ, которые выполняются работниками на местах.
Декомпозицию работ следует проводить до тех пор, пока не отпадет необходимость в дальнейшей детализации указанных в структуре работ. Работы необходимо закодировать
Структура разбиения работ (СРР) — это информационная модель проекта, отражающая комплексы работ, детализированные по уровням. По каждой ветке дерева детализация производится до появления простых работ, на которых заняты непосредственные исполнители.
На 0-м уровне должно быть указано название проекта, то есть ремонт школы.
На 1-м уровне будут находиться работы в соответствии с подцелями 1-го уровня, а именно четыре комплекса работ:
- подготовительные работы (1.0);
- проведение косметического ремонта кабинетов (2.0);
- выполнение малярных работ в рекреациях (3.0);
- частичная замена оборудования столовой (4.0).
Определим 2-й уровень работ, детализировав комплексы работ 1-го уровня:
Проведение подготовительных работ:
- вынос мебели из помещений (1.1);
- освобождение стен от цветов, пособий, картин (1.2);
- снятие занавесок и карнизов (1.3).
Проведение косметического ремонта кабинетов:
- подготовка поверхностей (2.1);
- побелка потолков (2.2);
- оклейка стен обоями (2.3);
- окраска оконных рам (2.4).
Выполнение малярных работ в рекреациях:
- зачистка старого слоя краски (3.1);
- грунтовка (3.2);
- шпаклевка (3.3);
- окраска стен (3.4).
Частичная замена оборудования столовой:
- демонтаж старого оборудования (4.1);
- прокладка кабеля (4.2);
- установка нового оборудования (4.3);
- проверка работоспособности нового оборудования (4.4).
Попробуйте самостоятельно выделить подцели 3-го уровня для ветви «Частичная замена оборудования столовой».
Использование метода Дерево целей производится в соединении с экспертными процедурами. Место ряда экспертных вероятностей и оценок могут занять разнообразные математические модели и оценки, полученные на основе формализованных методов анализа.
Методы анализа и моделирования целей опираются на процедуры декомпозиции, синтеза и оценки. Сначала общие цели сводятся к частным, упорядочиваются в виде дерева целей. Расщепление проводится до целей, поддающихся количественной или качественной оценке. В результате формируется система частных оценочных критериев. В свою очередь, частные критерии сворачиваются в агрегаты для получения оценок более общих целей и упорядочиваются в виде дерева показателей. В итоге дерево вербально заданных целей проецируется в некоторое дерево оценочных показателей.
Построение дерева идет «сверху вниз», от общих целей к частным, путем их дезагрегирования, декомпозиции и редукции. Так, достижение главной цели обеспечивается за счет реализации целей первого уровня.
В свою очередь, каждая из этих целей может быть декомпозирована на цели следующего, более низкого уровня. В основе декомпозиции могут лежать различные основания, например, по областям деятельности, а внутри областей – по подобластям, по элементам организованной структуры, по региональной структуре системы и т.д.
Один из основных принципов построения дерева целей – полнота редукции: каждая цель данного уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, чтобы их совокупность полностью определяла понятие исходной цели. Исключение хотя бы одной подцели лишает полноты или меняет само понятие исходной цели.
Представление главной цели в виде дерева целей может оказаться неполным, так как могут быть потеряны присущие её свойства. Проблема полноты в этом случае решается за счет квалификации эксперта, формирующего полное описание, и использования более сложных структур, например, путем превращения дерева целей в граф более общего вида.
Оценка важности целей может быть выражена в их ранжировании. В этом случае каждой цели приписывается порядковый номер, показывающий её относительную важность для достижения соответствующей цели более высокого уровня. Другим способом является нормирование по значимости.
Многие цели по своей природе не поддаются формализации, и, следовательно, их не удается точно измерить. Другие же цели измеримы, но их величины несопоставимы одна с другой. Поэтому, чтобы осуществить общее ранжирование всего дерева целей, используются условные показатели и оценки.
Ранжирование и нормирование целей часто осуществляется на основе метода экспертных оценок. При этом на основе индивидуальных оценок выводят общую усредненную оценку.
PAGE 9