Тема ПОДГОТОВКА И СОСТАВЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ При составлении документов используется следующий

Работа добавлена на сайт samzan.net:

PAGE  12

Тема. ПОДГОТОВКА И СОСТАВЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

При составлении документов используется следующий состав реквизитов:

1.  — Государственный герб Республики Беларусь;
2.  — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3.  — код организации: код ОКОГУ по [I] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;
4.  — код документа по [3];
5.  — наименование вышестоящей организации;
6.  — наименование организации;
7.  — наименование структурного подразделения;
8.  — почтовый адрес отправителя;
9.  — коммуникационные и коммерческие данные;
10.  — название вида документа;
11.  — дата;
12.  — регистрационный индекс;
13.  — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14.  — место составления или издания,
15.  — гриф ограничения доступа;
16.  — адресат;
17.  — гриф утверждения;
18.  —-резолюция;
19.  — заголовок к тексту;
20.  — отметка о контроле;
21.  — текст;
22.  — отметка о наличии приложения;
23.  — подпись;
24.  — гриф приложения,
25.  — гриф согласования:
26.  — визы;
27.  — печать;
28.  — отметка об исполнителе;
29.  — отметка о заверении копии;
30.  — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31.  —отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32.  — отметка о переносе данных на машинный носитель.

Рассмотрим подробнее реквизиты, приведенные на схеме в приложении.

1. Государственный герб Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещают в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 17 мм.

Право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам иным государственным организациям.

Гербовые бланки государственных органов и иных организаций должны изготавливаться исключительно типографским способом и подлежат обязательному учету с проставлением на каждом из них типографским способом или нумераторами учетного порядкового номера.

2. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Товарный знак и знак обслуживания (далее — товарный знак) — обозначение, способствующее отличию товаров или услуг одних юридических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц, помещается на бланках документов организаций.

Эмблема организации или товарный знак, зарегистрированные в установленном законом порядке, помещают (по усмотрению организации) на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации», если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Организации негосударственной формы собственности при продольном расположении реквизитов эмблему (товарный знак) организации помещают в центре на верхнем поле бланка — размер 17 мм. При угловом расположении реквизитов эмблема (товарный знак) организации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «Наименование организации».

3. Код организации реквизит  проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

4. Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), утвержденному Постановлением Белстандарта от 29 сентября 1995 г. № 10 и введенному в действие 1 апреля 1996 г.

Код документа при составлении конкретного вида документа проставляется только на унифицированных документах, названия форм которых включены в ОКУД.

5. Наименование вышестоящей организации. При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

6. Наименование организации обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом (уставом, положением, приказом и др.).

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименование. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Пример:

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

(Минздрав)

7. Наименование структурного подразделения. Автором документа может быть структурное подразделение организации. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Пример.

Витебский областной исполнительный комитет

Отдел по архивам и делопроизводству

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации).

Пример:

Министерство финансов Республики Беларусь

Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь

8. Почтовый адрес отправителя. На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес — адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (далее — Правила), утвержденными Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111.

Пример:

ул. Якуба Коласа, 15, 211400, г. Полоцк. Витебская обл.

9. Коммуникационные и коммерческие данные помещают на бланке для письма ниже почтового адреса отправителя: телеграфный адрес, номера телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т. д. Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяются.

Коммерческие данные: номер расчетного счета, наименование банка и т. д.

Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.

10. Название вида документа. Вид документа определяется его назначением и содержанием. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией.

Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В письме название вида документа не указывается.

11. Дата. Место расположения реквизита — верхний левый угол формуляра-образца, начиная от нулевого положения табулятора (или границы служебного поля). На дату отводится 10 знаков: восемь цифр (по две - на число и месяц, четыре - на год) и две разграничительные точки, например: 08.04.2002.

При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов оформляют словесно-цифровым способом.

Пример — 8 июля 2004 г.

12. Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

13. Ссылка на дату и индекс входящего документа. Данный реквизит присутствует на бланке для писем (факсов), так как он предполагает ответ на ранее посланное письмо. Данный реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом, например: на № 01-13/121 от 05.04.2002. На бланках для писем этот реквизит выполняется в виде трафарета:

№

на № от

14. Место составления или издания документа. Его располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Перед населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т. п., например: г. Гомель.

15. Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих секретную и конфиденциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа, выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения» и включает слова «Секретно», «Совершенно секретно», «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставлять номер экземпляра данного документа. Например:

КТ или       Конфиденциально

ЭКЗ. № 3 ЭКЗ. № 1

16. Адресат. От точного написания адресата зависят движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции.

При направлении документа в вышестоящие органы не допускается его отправка другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящего органа.

Если документ адресуется организации, то указывают ее наименование в именительном падеже.

При направлении документа одного содержания в несколько однородных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.

Пример:

Республиканские органы государственного управления

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте.

Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации) — для юридического лица, фамилия, инициалы или фамилия, имя, отчество — для физических лиц;

название улицы, номер дома (офиса), корпуса, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т. п.); почтовый код;

название отделения почтовой связи; название района, области;

страна (для международных почтовых отправлений).

При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города.

Пример:

Министерство юстиции Республики Беларусь ул. Коллекторная,10 220084, г. Минск

Ковалевой А. И. д. Гриневичи, 5 223138, п/оКрайск Логойский р-н Минская обл

17. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу над текстом.

Документ утверждается двумя способами: изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления, решения) или должностным лицом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Директор института

Подпись А.И.Новиков

23.07.2004

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

трудового коллектива

25.06.2004 №15

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Прогресс» Подпись         Б. В. Кравцов 15.06.2005

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Электроника» Подпись         А. И. Свиридов 15.06.2005

18. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.

Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней указываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.

Пример:

Сидорцову М. Н. Прошу подготовить смету и проект договора к 30.06.2005 Подпись 15.06.2005

При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей.

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о связи с основным документом. При этом на документе делается отметка о связи документа и листа с резолюцией.

19. Заголовок к тексту. Все организационно-распорядительные документы, оформленные на бумаге формата А4 должны иметь заголовок.

Формулируется заголовок составителем документа.

Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) «о создании предприятия», протокол (чего?) «заседания Ученого совета», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту».

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Пример:

Об утверждении отчета

и проведении выборов ревизионной комиссии

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения. Пример:

О внедрении СТБ 6.38-2004

Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строчными буквами (кроме заглавной), без кавычек и не подчеркивают.

Место размещения заголовка на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка.

20. Отметка о контроле. Проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле правого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным (синим, зеленым) карандашом или краской.

21. Текст. Это основной реквизит документа. Его печатают через 2—4 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту», начиная от нулевого положения табулятора. Тексты документов печатают, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Абзацы в тексте печатают, начиная от первого положения табулятора (5 печатных знаков от границы левого поля). В тексте документа обычно выделяют две смысловые части. В первой части указывают основание или причину создания документа, а во второй - выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Текстовая часть документа может быть представлена в виде трафарета, анкеты или таблицы. Таблица должна быть построена в соответствии с СТБ 1.5-93. К элементам текста можно отнести реквизиты: заголовок текста; отметка о наличии приложений.

22. Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Пример:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

                       2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 8 мая 2005 г.

                      № 12-7/184 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз. -

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение— не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес посылается приложение.

Пример:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в третий адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано название приложения или нет.

Пример:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в 3 экз.

23. Подпись — обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.

Пример:

Директор института

Подпись

Т.А.Ларионов

Директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела	Подпись	В.В.Федосов
Директор института доктор исторических наук, профессор	Подпись	А. И. Новиков

Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

Пример:

Директор ЗАО «Орион»	Директор ОАО «Электрон»
Подпись     А.А.Иванов	Подпись        Б.В.Егоров

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Пример:

Директор	Подпись	Б.Г.Морозов
Главный бухгалтер	Подпись	Г.А.Егорова
Председатель комиссии	Подпись	А.Г.Лавров
Секретарь комиссии	Подпись	А.П.Иванова
Члены комиссии	Подпись	Л.Е.Сидорцов
	Подпись	Т.А.Тарасова
	Подпись	А.Г.Уралова

                        

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ. Исправление можно сделать чернилами или машинописным способом, поставив «И. о.» или «Зам.». Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.

Если подписываются распорядительные документы, то допускается подписание только первых экземпляров. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

24. Гриф приложения проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция, положение и др.). Гриф приложения располагают в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса, печатается от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Пример:

Приложение 2 к постановлению Министерства здравоохранения Республики Беларусь 30.06.2005 № 55

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Пример:

Приложение к приказу директора ЗАО «Маяк» 18.02.2005 №8

25. Гриф согласования — реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. При многочисленных согласованиях оформляют отдельный лист согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают без отступа от границы левого поля.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного учреждения

«Национальный архив Республики Беларусь»

Подпись              В.Д.Селеменев

25.01.2005

СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства финансов Республики Беларусь 30.01.2005 №12-34/41
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии Министерства образования Республики Беларусь 20.01.2005 № 1

26. Визы — это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.

Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита.

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись      А.В.Смирнов

25.06.2005

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными правовыми актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись      А.В.Смирнов

25.06.2005

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Пример:

Начальник отдела кадров Подпись      Н.Б.Скворцова 20.06.2005

Зав. отделом документоведения Подпись      А.В.Сидорцова 20.06.2005

Реквизит «Визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Пример:

С приказом ознакомлен	Подпись	О.Н.Петров
		10.07.2005

27. Печать. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации ИСПОЛЬЗУЮТСЯ разные по назначению печати — гербовые и простые.

Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь».

В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.

Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

Пример:      

Директор института                      Подпись

С.А.Сидоров

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

28. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

В состав отметки об исполнителе включаются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, который печатают без знаков препинания. Пример:

Иванов       2204051

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже «Отметки об исполнителе».

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов (далее — пт).

29. Отметка о заверении копии. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Пример:

Верно
Инспектор отдела кадров	Подпись	А.Г.Леонов
25.01.2005

Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии — гербовой), в негосударственных организациях — печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример:

Верно

Подпись     А. П. Германович

30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты.

Пример:

В дело 11-10 Подготовлен ответ 15.02.2005 №11-10/130 Подпись 16.05.2005

В дело 5-15 Произведен перерасчет Подпись 20.02.2005

Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности). Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено, дата. №», «Учтено при составлении заявки». «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т. п.

31. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на поступающих документах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа. Для проставления отметки используют штампы.

Пример:

ЗАО «Маяк» 26.02.2005 №342

                                                               

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.

32. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись: «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса, располагается на нижнем поле первого листа документа. При использовании персонального компьютера в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для исключения повторного введения данных о документе в память машины.

Реквизиты по их характеристикам подразделяют:

•  Постоянные реквизиты бланка (1, 2, 5-10, 14);
•  Заполняемые реквизиты бланка (3-4, 11-13, 15-16);
•  Согласование служебных документов (25-26);
•  Способы удостоверения документов (17, 19, 21-24, 27);
•  Служебные отметки на документах (18, 28-32).

Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств

6.1 Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта— не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа.

6.2 При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

1,5 Председатель Комитета

1 по архивам и делопроизводству

1 при Совете Министров

1 Республики Беларусь

1,5 Подпись В. И. Адамушко

1,5 Дата

2 СОГЛАСОВАНО

1,5 Протокол заседания

1 экспертного совета

1,5 01.02.2004 №09

При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

6.3 Название вида документа печатают прописными буквами.

6.4 Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

6.5 Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 им на компьютере.

6.6 При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 — граница левого поля;

1 — после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;

2 — после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 — после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4 — после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;

5 — после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6 — после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7 — после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.

6.7 От нулевого положения печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

6.8 От первого положения печатают начало абзацев в тексте.

6.9 От четвертого положения печатают реквизит «Адресат».

6.10 От пятого положения печатают реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

6.11 От шестого положения печатают расшифровку подписи в реквизите «Подпись».

6.12 От седьмого положения печатают коды по [1] — [3].

6.13 При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.

6.14 Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения. Точку в конце заголовка не ставят.

6.15 Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера.

6.16 При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.17 Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Приложение А

(справочное)

Схема расположения и размеры реквизитов

1. Рынок труда
2. Сортировка является одной из наиболее приятных для умственного анализа категорией алгоритмов поскольку пр
3. Взгляд сквозь время
4. Тема Газораспределительный механизм автомобиля ГАЗ 2410 Волга Выпускник Батыгин Дмитрий Гер
5. тема взаимоотношений развивающегося человека с окружающей средой все многообразие социальных связей разв
6. К вопросу о приоритетах в науке и технике- В В Петров и электрическая дуга
7. Птичка певчая Решад Нури Гюнтекин Птичка певчая OCR SpellCheck- Zmiy zmiy@inbox
8. Вербальная агрессия
9. Сообщество, экосистема, биогеоценоз
10.  Понятия бюджетного планирования и бюджетного процесса Бюджетное планирование важнейшая составная част
11. Методичні рекомендації до написання дипломної роботи зі спеціальності Облік і аудит освітньокваліфікаці
12. Введение12
13. Разрушенное здоровье.html
14. тематическая навигация Тематически сайт подразделяется на следующие разделы и подразделы- Гла
15. Технические средства обеспечения анестезии
16. Предмет и задачи источники периодизация и методы изучения физической культуры и спорта.html
17. СУЩНОСТЬ, ОБЪЕКТЫ, ПРИНЦИПЫ, ФУНКЦИИ И РОЛЬ СТРАХОВАНИ
18. тема работы Выполнила студентка курс группа Фамилия
19. Тема 5 Российская империя в XIX веке Аракчеевщина ~ политика грубой военной дисциплины последних лет пр
20. ТЕМА- МЕДИЦИНСКОЕ СТРАХОВАНИЕ

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе