Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Информационные системы в экономике
Ивлиев М.К.
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АИС ПРЕДПРИЯТИЙ
1. Понятие, состав информационного обеспечения
Информационное обеспечение (ИО) автоматизированных информационных систем – это совокупность методов и средств систематизации, структурирования, описания, хранения и ведения данных.
Информационное обеспечение АИС предприятия включает первичные, отчетные, нормативно-методические документы, классификаторы информации, файлы (массивы) информации, хранимой в ЭВМ.
Выделяют внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение АИС. Информация представлена, соответственно, на бумажных носителях и в электронном виде (на машинных носителях). Товарные, платежные документы, договоры, планы, внутренние инструкции и многие другие документы, формируемые ЭВМ, представлены на бумажных и машинных носителях.
В управленческой деятельности должны учитываться многочисленные законодательные и нормативные документы. Для быстрого поиска подобной информации на предприятиях используются справочные правовые системы (СПС). Для решения задач управления предприятием используются также информационные ресурсы сети Интернет.
Следует отметить, что для управления предприятием наряду с документированной используется и недокументированная информация (устные сообщения, распоряжения и т.п.).
Информационное обеспечение АИС предназначено для отражения информации, характеризующей состояние предприятия, производственных, торговых, финансовых операций, товарных запасов, других объектов, процессов, в т.ч. внешних, и служащей основой для принятия обоснованных управленческих решений.
В АИС предприятия используются общероссийские классификаторы информации. Для решения внутрифирменных задач разбатываются корпоративные (локальные) классификаторы информации. Определяется состав, содержание, производится ввод в ЭВМ условно-постоянной (нормативно-справочной) информации, необходимой для автоматизации решения учетных, финансовых, коммерческих и других задач. В разработке (доработке) информационного обеспечения АИС участвуют менеджеры, финансисты, экономисты, бухгалтеры и другие специалисты предприятия, хорошо знающие специфику его деятельности и решаемых задач.
Тиражируемые программные комплексы для АИС предприятий обеспечивают решение многочисленных регламентированных государством задач, в т.ч. бухгалтерского (финансового), управленческого, налогового, кадрового, складского учета и наиболее распространенных типовых нерегламентированных задач планирования, анализа. Однако на каждом среднем, крупном предприятии имеются такие специфические внутрифирменные нерегламентированные задачи, которые не предусмотрены тиражной программой. Для автоматизации их решения производится доработка тиражного прграммного комплекса, вносятся изменения, дополнения в нормативно-справочную информацию (справочники). Финансисы, экономисты, менеджеры и другими специалисты предприятия (заказчика) участвуют в постановке автоматизируемых специфических задач прогнозирования, планирования, контроля, анализа, оперативного управления, в т.ч. разрабатывают формы выходной информации. Для решения этих задач используются собственные и/или заимствованные методы, алгоритмы, формы представления информации и т.п. Например, каждое предприятие самостоятельно определяет как вести оперативный учет, контроль, анализ закупок, продаж, запасов, выполнения договоров.
К условно-постоянной (нормативно-справочной) относится информация, которая в течение длительного времени остается неизменной, многократно используется при обработке информации (решении задач) и считается постоянной при коэффициенте стабильности больше 0.6. Коэффициент стабильности определяется отношением количества позиций номенклатуры (реквизитов), не изменяющихся в течение квартала, года, к общему количеству этих позиций на начало года, квартала.
Программные тиражные комплексы для управления предприятиями включают регламентированные государством формы первичных товарных, платежных документов, бухгалтерской, налоговой и другой внешней отчетности, наиболее часто используемые формы внутренней отчетности. Имеются средства для формирования локальных классификаторов информации, разработки нужных пользователям форм документов, отчетов для внутрифирменного использования. Справочники (электронные карточки) контрагентов, сырья, материалов, товаров и др. включают некоторый типовой базовый набор реквизитов, который, который дополняется для автоматизации решения специфических задач предприятия.
Совокупность взаимосвязанных данных на машинных носителях образуют базу данных (БД) АИС предприятия. Базой данных называют также набор файлов, относящихся к одному информационному объекту. В соответствии с информационно-логическими (инфологическими) моделями описания данных различают иерархические (древовидные), сетевые и реляционные БД. Различают однопользовательские и многопользовательские, распределенные и централизованные БД.
Создание, редактирование базы данных, сохранение целостности, поиск информации, формирование результирующих документов (отчетов), вывод на печать производится с помощью системы управления базой данных (СУБД). С помощью СУБД проектировщики разрабатывают структуру таблиц базы данных, все необходимые запросы для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователям в удобном виде. Запросы пишутся с использованием унифицированного набора инструкций SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов). Особенность запросов состоит в том, что они берут данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.
2. Общероссийские классификаторы информации
Классификатор – документ, представляющий систематизированный свод (перечень) наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации. Классификация – разделение множества объектов на подмножества по сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Иными словами, классификация (классифицирование) – это процесс отнесения объектов заданного множества к группировкам (классам) какой-либо системы классификации, образованной на основе использования совокупности признаков, присущих этим объектам.
Имеющиеся общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации разработаны на основе отечественного опыта, накопленного при создании общесоюзных классификаторов, и принятой в международной практике системы учета и статистики.
С помощью общероссийских классификаторов решается проблема унификации межведомственных потоков информации, номенклатур и классификаторов, используемых различными Федеральными органами управления и международными организациями. Они позволяют упорядочить и унифицировать экономические и социальные показатели, обеспечивают однозначность и сопоставимость данных.
Совокупность общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению образуют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК).
Объектами классификации и кодирования в ЕСКК являются технико-экономические и социальные объекты, используемые в различных областях хозяйственной деятельности, и их свойства. Такими областями деятельности являются статистика, финансы, банковское дело, бухгалтерский учет, стандартизация, сертификация, производство продукции и предоставление услуг, таможенное дело, торговля.
В ЕСКК используется блочное построение позиций классификаторов, включающее блоки идентификации, наименования и дополнительных классификационных признаков.
Межотраслевую координацию работ по разработке, ведению и развитию ЕСКК осуществляют Госстандарт и Госкомстат России. Общероссийские классификаторы ведутся на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России. Ведение классификатора – поддержание классификатора в достоверном (актуальном) состоянии.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации обязательны для использования предприятиями, организациями, учреждениями независимо от формы собственности.
Примеры общероссийских классификаторов (ОК): предприятий и организаций (ОКПО), продукции (ОКП), видов экономической деятельности (ОКВЭД), видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП), основных фондов (ОКОФ), валют (ОКВ), единиц измерения (ОКЕИ), управленческой документации (ОКУД), органов государственной власти и управления (ОКОГУ), экономических регионов (ОКЭР), объектов административно-территориального деления (ОКАТО), услуг населению (ОКУН), организационно-правовых форм (ОКОПФ), форм собственности (ОКФС).
При таможенных операциях применяется товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД), при государственном финансовом планировании и контроле – бюджетная классификация расходов и доходов и другие классификаторы.
В классификаторах множество объектов разделены на подмножества по сходству или различию в соответствии с принятыми методами классификации. Отнесение объектов (предприятий, товаров и т.п.) к группировкам (классам) производится на основе использования совокупности признаков, присущих этим объектам.
Предприятиям, организациям присваиваются коды по ОКВЭД, ОКПО, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и другие коды. Эти и другие подобные коды печатаются в первичных и отчетных документах (бухгалтерских, финансовых, налоговых, статистических и др.). В бухгалтерском балансе (форма № 1, код по ОКУД 0710001) отражается ИНН, код по ОКПО, код вида деятельности по ОКВЭД (если несколько видов указывается основной), код организационно-правовой формы по ОКОПФ, код формы собственности по ОКФС. В товарной накладной (форма №ТОРГ-12, код по ОКУД 0330212), утвержденной постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 г., указываются коды: организации по ОКПО, грузоотправителя по ОКПО, поставщика по ОКПО, плательщика по ОКПО, единиц измерения по ОКЕИ.
Для ведения государственной статистики производства, закупок, продажи товаров, установления ставок налогов, сборов и других целей используются товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности, общероссийский классификатор продукции, общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг. Коды товаров по ТН ВЭД проставляются в грузовых таможенных декларациях и других документах по импорту и экспорту товаров. Применительно к определенным кодам товаров по ТН ВЭД определены ставки ввозных и вывозных таможенных пошлин.
ОКП включает промышленную и сельскохозяйственную продукцию, в т.ч. товары народного потребления. В ОКП применяется шестиразрядное кодовое обозначение каждой позиции. Код товара по ОКП (седьмой знак – контрольный разряд) включает признаки: класс (два знака), подкласс, группа, подгруппа, вид. Например, мясо и птица – 921009, изделия колбасные – 921300, продукция рыбная пищевая товарная (без рыбных консервов) – 926000, масла растительные 914100, обувь кожаная – 259000, телевизоры – 658100.
В ОКП детализация ассортимента произведена по отраслевым, сырьевым, технологическим, видовым и другим признакам. Например, 140000 – металлопродукция прочая и некондиционная, 148000 – металлоизделия культурно-бытового назначения и хозяйственного обихода, 148100 – посуда хозяйственная стальная эмалированная, 148110 – посуда хозяйственная стальная эмалированная для приготовления горячих блюд, 148111 – кастрюли, 148112 – кофейники, 148113 – сковороды, 148114 – чайники. 850000 – изделия швейные , 851000 – одежда верхняя, 851100 – пальто и полупальто, 851150 – пальто и полупальто из шерстяных тканей 851151 – пальто и полупальто из шерстяных тканей мужские. 970000 – продукция растениеводства сельского и лесного хозяйства, 971000 – зерновые и зернобобовые культуры, 971500 – крупяные культуры, 971520 – гречиха, 971521 – зерно гречихи, 971522 – семена гречихи, 971528 – зерноотходы гречихи, 971529 – солома гречихи.
Коды товаров по ОКП используются, например, в унифицированных формах федерального государственного статистического наблюдения «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», в т.ч. о розничной и оптовой продаже товаров.
В общероссийском классификаторе видов экономической деятельности, продукции и услуг выделяются класс, подкласс, вид продукции. Например, семизначный код по ОКДП 1513481 означает: 15 (подраздел) – производство пищевых продуктов и напитков, 151 (группа) – переработка и консервирование мяса, рыбы, фруктов, овощей, масел, жиров, 1513 (подгруппа) – переработка фруктов и овощей, 1513000 (класс продукции) – овощи и фрукты переработанные, 1513060 (подкласс продукции) – консервы плодово-ягодные и фруктовые, 1513481 (вид продукции) – соки плодово-ягодные натуральные.
Коды предприятий-контрагентов (поставщиков, покупателей), выпускаемой продукции и т.п. по общероссийским классификаторам наряду с другой условно-постоянной (нормативно-справочной) информацией однократно вводятся в ЭВМ при заполнении справочников. Коды, наименования и другие реквизиты контрагентов, материалов, товаров и т.п. многократно используются для автоматической печати в товарных, платежных и других первичных документах, в различных формах отчетности.
Общероссийские классификаторы экономической информации и соответствующие коды предназначены в основном для государственной статистики (систематизации и обобщения информации), автоматизации передачи и обработки данных в масштабе страны, республики, области, министерства, ведомства, государственного контроля и анализа налоговой, финансовой информации предприятий.
3. Методы классификации и кодирования информации
Система классификации – совокупность методов и правил классификации и ее результат, т.е. система классификационных группировок (классов). Система классификации может быть представлена также в виде перечня признаков классификации (фасетов) и их значений и правил образования группировок путем комбинирования признаков-фасетов.
Основными методами классификации являются иерархический и фасетный, методами кодирования – последовательный, параллельный, порядковый и серийно-порядковый.
Иерархический метод классификации – последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. Он характеризуется тем, что исходное множество объектов, например товаров, последовательно разделяется по одному признаку на группировки (подмножества) первого уровня деления, затем каждая группировка в соответствии со своим признаком делится на группировки следующего уровня и т.д. Совокупность группировок образует при этом иерархическую древовидную структуру в виде перевернутого дерева, которую часто изображают в виде ветвящегося графа. Число уровней (ступеней) определяет глубину классификации. На каждом уровне деления используется чаще всего один признак. Основная проблема при разработке классификатора заключается в выборе оптимальных структурных характеристик системы классификации – последовательности признаков и основания деления.
Фасетный метод классификации – параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. Он характеризуется тем, что исходное множество объектов может независимо делиться на классификационные группировки, каждый раз с использованием одного из выбранных признаков. Используется совокупность фасетов, представляющих собой признаки (свойства) объектов классифицируемого множества, каждый фасет-признак описывается полным набором своих значений. Например, признак "Материал" содержит список значений: капрон, лен, хлопок, ... , шелк; признак "Цвет" включает значения: желтый, зеленый, ... , фиолетовый с соответствующими кодами. На основе совокупности фасетов может быть образовано множество систем классификации, каждая из которых определяется фасетной формулой, т.е. последовательностью фасетов-признаков, используемых для ее построения.
Система кодирования – совокупность методов и правил кодирования классификационных группировок и объектов классификации заданного множества. Это совокупность символов (знаков) и правил, определяющих метод обозначения множества объектов с помощью комбинаций символов. В качестве синонима системы кодирования используется понятие «код». Код – это знак или совокупность знаков, принятых для обозначения классификационной группировки и (или) объекта классификации. Различают коды цифровые, алфавитные (буквенные) и алфавитно-цифровые. Код (кодовое обозначение) образуется в соответствии с правилами кодирования и характеризуется длиной – числом знаков (разрядов) и структурой – и условным обозначением состава и последовательности расположения знаков в коде.
Различают последовательный, параллельный, порядковый и серийно-порядковый методы кодирования. Последовательный метод кодирования – образование кода классификационной группировки и (или) объекта классификации с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при и е р а р х и ч е с к о м методе классификации, и его присвоение. Для кодирования каждого свойства объекта используется один или несколько разрядов кода, однако значение свойства определяется не только символами этих разрядов, но и комбинацией символов на предыдущих разрядах.
Параллельный метод кодирования – образование кода классификационной группировки и (или) объекта классификации с использованием кодов независимых группировок, полученных при ф а с е т н о м методе классификации, и его присвоение. Каждое свойство объекта кодируется независимо с помощью одного или нескольких разрядов в пределах одной кодовой комбинации.
Порядковый метод кодирования – образование кода из чисел натурального ряда и его присвоение. Множеству объектов кодовые обозначения могут присваиваться в порядке возрастания чисел (номера студентов в журнале и т.п.).
Серийно-порядковый метод кодирования – образование кода из чисел натурального ряда, закрепление отдельных серий или диапазонов этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками и их присвоение. Множество объектов предварительно разбивается на ряд подмножеств, а кодирование в пределах каждого п о д м н о ж е с т в а осуществляется методом последовательной регистрации в пределах отдельного диапазона (серии кодовых обозначений). Например, местным поставщикам района (города) присваиваются коды с 001 по 099, поставщикам других районов области – с 100 по 199, поставщикам других областей – с 200 по 300.
4. Штриховое кодирование
В современных информационных системах для автоматизации ввода и обработки данных о движении товаров от производства до конечного потребителя используют различные системы кодирования. Система штрихового кодирования продукции и получения информации о ней с помощью считывающих устройств носит название автоматической идентификации. Широкое распространение получила система автоматической идентификации, основанная на применении штриховых кодов EAN-13, EAN-8, UCC/EAN-128, разработанных Европейской ассоциацией товарной нумерации EAN (в н. в. Международная ассоциация EAN). Штрих-коды EAN-13 используется для всех видов потребительских товаров. EAN-8 используется только для тех товаров, на которые технически невозможно нанести EAN-13 из-за малого размера. Штрих-коды UCC/EAN-128 применяются для кодирования транспортных упаковок.
В России функции национальной организации по штриховому кодированию выполняет Ассоциация автоматической идентификации ЮНИСКАН, которая является членом Международной ассоциации EAN и представляет интересы в основном отечественных предприятий и организаций.
Наиболее широкое распространение получил код EAN-13, включающий тринадцать цифр. Первые три цифры называются префиксом и присваиваются Международной ассоциацией EAN. Ими обозначаются национальные организации, которые уполномочены EAN использовать систему кодирования EAN на национальном уровне. Префиксы 460-469 в коде EAN-13 присвоены ЮНИСКАН/EAN Россия. Префикс 460-469 означает, что предприятие зарегистрировано в ЮНИСКАН/ EAN Россия, в том числе находящееся не только в России, но и в других государствах. Следующие четыре цифры – код, который присваивается соответствующей национальной организацией EAN предприятию, производящему или реализующему товар под своей торговой маркой. В России они присваиваются Ассоциацией ЮНИСКАН. Следующие пять цифр (8-12 разряды кода) присваиваются товару непосредственно самим предприятием. Это обычно порядковый номер товара, который не несет смысловой информации, в т.ч. о его потребительских свойствах. Последняя цифра (13-й разряд кода) является контрольной и используется для проверки правильности считывания кодов сканером. Штрих-код служит для однозначной идентификации товара. Необходимые подробные сведения о товаре (штрих-код, наименование, цена и др.) хранятся в базе данных АИС оптового или розничного торгового предприятия.
Все большее распространение получают двухмерные штриховые коды, позволяющие хранить и легко вводить в компьютер большой объем информации, оказываются полезными во многих приложениях. Особенный интерес вызывает у пользователей новая символика Aztec Code, которая представляет собой новую универсальную символику двухмерного (2D) штрихового кода. Код представляет собой квадрат, содержащий матрицу квадратных элементов, в центре которой располагается "мишень" ("bullseye"), составленная из концентрических квадратов. Aztec позволяет эффективно кодировать как малые, так и большие объемы данных (цифры, текст или байты).
Двухмерный штриховой код печатается, например, на листе под платежным поручением, позволяет в банке автоматически считывать содержащиеся в нем данные. Компактный двумерный код печатается по правому краю листа налоговой формы.
.
5. Корпоративные (локальные) классификаторы информации
Наряду с использованием общероссийских классификаторов при создании АИС для решения задач внутрифирменного управления предприятия разрабатывают корпоративные (локальные) классификаторы информации, отражающие специфику, особенности работы, ассортимент производимой продукции, закупаемых для реализации товаров, требования, детализация внутрифирменного планирования, учета, контроля, анализа и т.п. К ним относятся классификаторы видов деятельности (для многопрофильных фирм), материалов, товаров, нематериальных активов, контрагентов, подразделений (филиалов, отделов, складов и т.п.), материально-ответственных лиц, доходов и расходов и др.
При создании АИС предприятий для внутрифирменного оперативного учета, контроля и анализа разрабатываются корпоративные классификаторы (иерархические справочники) товаров, контрагентов (поставщиков, покупателей), учитывающие специфику работы, ассортимент выпускаемой продукции, закупаемых и реализуемых товаров, состав и особенности автоматизируемых задач. Конкретная разновидность товара, отраженная в электронной карточке "привязывается" к соответствующей группе, подгруппе, виду по классификатору. Это необходимо для автоматизированного получения аналитических справок, отчетов о поступлении, продаже, запасах товаров в нужном разрезе.
В программных комплексах предоставляется возможность создания многоуровневых иерархических справочников (классификаторов) товаров с присвоением или без присвоения цифровых кодов классификационным группировкам (значениям признаков). Классификатор создается как надстройка над справочником товаров и содержит ссылки на отдельные записи справочника. Он служит для удобства поиска данных, получения нужных отчетов. Пользователь может отключить классификатор и воспользоваться неструктурированным списком. При большом ассортименте товаров использование классификатора существенно ускоряет загрузку справочника в оперативную память, требуется меньший её объем (с ЖМД загружается только необходимая часть справочника, например разновидности нужного склада, товарной группы).
При создании классификатора на основе выделенных товарных групп, подгрупп разрабатывается структура кода товаров, составляются классификаторы по каждой подгруппе товарной группы.
При разработке классификатора товаров предполагается, например, что число товарных групп не превышает 99. Поэтому на код товарной группы отводится два знака. При создании АИС предприятия разрабатывается такая структура кода товаров, которая позволит автоматически получать внешнюю и внутрифирменную отчетность о поступлении, продаже, запасах товаров с нужной степенью детализации ассортимента.
Для разработки классификатора товаров по товарной группе выявляются основные, существенные, наиболее важные для коммерческой работы, решения учетных и других задач признаки классификации. Например, по некоторым товарным группам могут быть выделены две подгруппы – «Отечественные товары» и «Импортные товары». В целом классификатор должен отвечать требованиям бухгалтерского, налогового, статистического, количественно-стоимостного, оперативного учета, соответствовать детализации ассортимента в текущей оперативной отчетности о поступлении, продаже и запасах внутригруппового ассортимента товаров. Иначе придется и при функционировании АИС нужные сведения для текущей коммерческой работы, составления отчетов, справок собирать, систематизировать и обрабатывать вручную. Следует подчеркнуть, что изменение структуры кода и классификатора товаров после внедрения АИС требует значительных затрат труда и средств на "перепривязку" к классификатору нескольких сотен или тысяч разновидностей товаров.
Не вошедшие в классификатор (код) признаки товаров, необходимые для различия их разновидностей, автоматизации решения разных задач включаются в состав условно-постоянной информации о товарах, хранимой в базе данных (электронные карточки).
Разработка классификатора товаров производится с учетом следующих рекомендаций:
– наименования значений признаков товаров располагаются в алфавитном порядке, им присваиваются порядковые номера (коды) в зависимости от максимально количества значений каждого признака (например, при количестве подгрупп меньше 10 используются однозначные порядковые номера, на этот признак отводится один разряд в коде товара);
– наименования значений признаков товаров, в т.ч. сокращения, должны быть пригодными для автоматической печати в различных товарных документах, аналитических отчетах. Это требование особенно важно, если для сокращения трудозатрат и дублирования информации предусмотрено автоматическое составление наименования товара по коду из значений признаков;
– длина значений признаков товаров, составляющих наименование товара (вид, признаки 1 и 2), не должна превышать определенного максимального количества знаков (букв, цифр, пробелов), например, не более 15 для каждого (возможно сокращение наименований);
– одинаковые наименования значений признаков товаров для подгрупп одной товарной группы имеют одинаковые коды (эта рекомендация относится ко всем товарным группам, использующим одинаковые значения признаков);
– резервируются номера (коды) для новых значений признаков, чтобы их включение в список не нарушало алфавитного порядка.
Номера (коды) видам товаров, их признакам для локального классификатора присваиваются произвольно. Они предназначены для использования в рамках производственной, торговой фирмы (может иметь свою оптовую базу и сеть магазинов, в которых применяются одинаковые коды товаров). Значениям признаков товаров типа женские, женское, женский (туфли, пальто, костюм) присваиваются разные коды или используется универсальное для всех видов товаров сокращенное наименование «женск.».
Рассмотренный ниже пример структуры кода товаров (классификатор) основаны на сочетании иерархического (три уровня – группа, подгруппа, вид товара) и фасетного методов классификации (признак 1, признак 2). Рекомендуемая длина кода товаров – до 10 знаков. Чем длиннее код, тем больше ошибок возникает при вводе данных в ЭВМ. Попробуйте за один прием без ошибки написать или ввести в ЭВМ 20-ти значный номер (код) банковского расчетного счета. Такое длинное число пишется в два-три приема, сверяется с оригиналом. Пяти-семиразрядные коды воспринимаются большинством людей легко, поэтому при вводе их в ЭВМ допускается мало ошибок.
При описании классификаторов используется формальное представление структуры кодовой комбинации. Наглядным в структуре кода является изображение каждого цифрового разряда символом Х.
Структура кода товара товарной группы 44 "Головные уборы"
ХХ Х ХХ ХХ ХХ
Группа товара
Подгруппа
Вид
Пол, возраст,
назначение (признак 1)
Материал (признак 2)
Коды и наименования подгрупп
|
Код |
Наименование |
|
1 |
Фетровые головные уборы |
|
2 |
Швейные головные уборы |
Классификатор подгруппы 1 "Фетровые головные уборы"
|
Вид |
Пол, возраст, назначение (признак 1) |
Материал (признак 2) |
|||
|
Наименование |
Код |
Наименование |
Код |
Наименование |
Код |
|
Береты |
01 |
детские |
01 |
велюровые |
01 |
|
Кепи |
07 |
женские |
02 |
под замшу |
10 |
|
Кепи-береты |
12 |
мужские |
03 |
синт. ворсов. |
40 |
|
Шляпы |
70 |
подростк. |
15 |
трик. ворсов. |
41 |
|
школьные |
30 |
фетровые |
50 |
||
|
шерст. гладк. |
60 |
||||
|
шерст. ворс. |
61 |
Код товара и его расшифровка по классификатору
441700350 – Шляпы мужские фетровые
441700210 – Шляпы женские под замшу
Классификатор подгруппы 2 "Швейные головные уборы"
|
Вид |
Признак 1 |
Признак 2 |
|||
|
Наименование |
Код |
Наименование |
Код |
Наименование |
Код |
|
Береты |
01 |
детские |
01 |
велюровые |
01 |
|
Жокейки |
02 |
женские |
02 |
замшевые ик |
03 |
|
Кепи |
07 |
мужские |
03 |
иск. кожи |
07 |
|
... */ |
пляжные |
10 |
иск. меха |
08 |
|
|
Панамы |
30 |
подростковые |
15 |
капроновые |
15 |
|
Пилотки |
31 |
спортивные |
20 |
льняные |
18 |
|
Тюбетейки |
45 |
солнцезащитн. |
22 |
... |
|
|
Ушанки |
47 |
школьные |
30 |
трик. полотна |
30 |
|
Фуражки |
50 |
х/б |
35 |
||
|
Шапочки |
67 |
шерстяные |
40 |
||
|
Шапки |
68 |
шелковые |
42 |
||
|
Шляпы |
70 |
*/ Отражены не все наименования.
Структура кода контрагентов зависит от состава автоматизируемых задач, содержания статистических отчетов и других факторов. Например, в форме отчетности «Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности организации» выделяются государственные, муниципальные унитарные предприятия, акционерные общества, прочие организации. Если в коде или условно-постоянной информации базы данных нет признака, отличающего контрагентов по форме собственности, то выборку данных для этой отчетности и при функционировании АИС придется выполнять частично вручную. В структуре кода контрагентов могут быть отражены, например, местонахождение, отраслевая (ведомственная) принадлежность, форма собственности. Последние разряды кода (три-четыре знака) обычно отводятся на порядковый номер контрагента.
Структура кода контрагентов
ХХ ХХ Х ХХХ
Регион РФ
Отрасль
Форма собственности
Порядковый номер
Следует отметить, что признаки «Вид контрагента», «Коммерческие отношения» и др. могут быть включены в состав условно-постоянной информации о контрагентах.
По каждому выделенному в структуре кода контрагента признаку составляется классификатор (справочник).
Классификатор регионов РФ (фрагмент)
|
Код |
Наименование |
|
01 |
Адыгея |
|
02 |
Башкортостан |
|
03 |
Бурятия |
|
04 |
Горный Алтай |
|
... |
... |
|
88 |
Эвенкийский автономный округ |
|
89 |
Ямало-Ненецкий автономный округ |
Местонахождение контрагентов может быть другим в зависимости от масштабов, сферы деятельности предприятия. Если требуется составлять отчеты не только по регионам РФ, но и проводить анализ закупок и продажи товаров по странам СНГ, другим зарубежным странам, то на признак «Местонахождение» контрагента следует отвести не два, а три разряда. Можно выделить, например, серии номеров для обозначения регионов РФ с 001 по 099, стран СНГ с 101 по 115, стран ЕС с 120 по 150 и т.п. Соответственно, может быть получена статистика не только по каждой области, республике РФ и стране мира, но и по группам стран.
Значения разрядов кода контрагента по указанной выше структуре не составляют его наименование. По ним предприятием может быть получена, например, статистика о продаже товаров контрагентам по регионам РФ, отраслям, формам собственности. Наименование контрагента включено в состав условно-постоянной информации (справочник контрагентов).
6. Условно-постоянная информация
Многие признаки товаров, контрагентов, не отраженные в коде и необходимые для отличия их разновидностей при автоматизации решения разных задач, включаются в состав условно-постоянной информации о товарах, хранимой ЭВМ (карточки товаров, контрагентов).
При создании АИС предприятия определяется и обосновывается необходимый единый перечень признаков для всех реализуемых групп товаров. Если для товара тот или иной признак не характерен, например «Модель», «Цвет», то при заполнении электронной карточки товара он пропускается (соответствующее поле экранной формы и таблицы базы данных будет пустым).
Для однозначной идентификации разновидности товара, отличающейся от другой хотя бы одним признаком (размером, цветом и т.п.), не отраженном в коде, используют порядковый (регистрационный) номер товара (ПНТ). При вводе в ЭВМ условно-постоянной информации о товаре он автоматически присваивается каждой очередной разновидности. При его длине, например 5 знаков, можно отличить 99999 разновидностей товаров. Подобная длина ПНТ требуется при большом ассортименте товаров для автоматизации оперативного учета, контроля и анализа поступления, продажи, запасов, например, одежды и других изделий по расцветкам, размерам, фирмам-изготовителям и другим признакам.
Перечень условно-постоянных признаков (реквизитов) товаров, которые необходимо хранить в базе данных, определяется спецификой предприятия, ассортиментом товаров, степенью его детализации, необходимостью автоматизации решения различных задач.
Условно-постоянные признаки товаров (фрагмент)
|
№ п/п |
Наименование |
Назначение |
|
1. |
Порядковый (регистрационный) номер |
Однозначная идентификация товара |
|
2. |
Локальный (фирменный) код |
Учет товаров в нужном разрезе |
|
3. |
Код по ТН ВЭД |
Таможенное оформление товарных операций |
|
4. |
Код по ОКП |
Статистические отчеты |
|
5. |
Штрих-код (ЕАN-13) |
Регистрация поступления, продаж, запасов |
|
6. |
Код партии |
Связь с карточкой партии |
|
7. |
Полное наименование товара |
Печать в товарных и других документах |
|
8. |
Краткое наименование товара |
Печать в отчетах |
|
9. |
Код единицы измерения по ОКЕИ |
Печать в товарной накладной и других документах |
|
10. |
Учетная (покупная) цена без НДС, (руб. коп.) |
Складской учет |
|
11. |
Ставка НДС (%) |
Печать в накладных, счетах-фактурах, расчет сумм |
|
12. |
Масса нетто (кг) |
Печать в актах о приемке товара, расчет массы нетто |
|
13. |
Масса брутто (кг) |
Печать в актах о приемке товара, товарных накладных, расчет массы груза |
|
14. |
Артикул |
Печать в накладных, учет продаж по артикулам |
Выделяют коммерческие, потребительские, технологические, учетно-финансовые и другие признаки, отличающие одну разновидность товара от другой. Родственные признаки товаров для удобства ввода данных в ЭВМ могут быть разбиты на группы или разделы (закладки в экранной форме), например, «Потребительские свойства», «Технологические признаки». Наряду с указанными разделами в экранной форме помещают закладку типа «Оборот». Она предназначена для выдачи оперативной справки о закупке, реализации, запасе данной разновидности товара, отклонении от норматива, прогнозе продажи и т.п.
При заполнении электронной карточки товара значения признаков формируются автоматически (например, порядковый номер предлагается программой), вводятся вручную (закупочная цена) или выбираются из заранее сформированных справочников (код и наименование единицы измерения).
Фрагмент классификатора (справочника)
единиц измерения по ОКЕИ
|
Код |
Единица измерения |
|
055 |
кв. м |
|
113 |
куб. м |
|
166 |
кг |
|
168 |
т |
|
382 |
руб. |
|
384 |
тыс. руб. |
|
715 |
пар |
|
796 |
шт. |
Для отражения в экранной форме карточки товара наименование единиц измерения подгружается из данного справочника, что сокращает ручной ввод данных. В зависимости от используемой в программе структуры базы данных, технологии обработки информации код и наименование единицы измерения для печати в товарных накладных и других документах берутся из карточки товара или по коду наименование подгружается из справочника единиц измерения. В последнем случае исключается дублирование информации.
Если по большинству товаров используется одинаковая ставка НДС, то программа может быть настроена на автоматический выбор из «Справочника ставок НДС» основной ставки, например 18% (по умолчанию).
Справочник ставок НДС
|
Код |
Ставка |
|
1 |
Ставка НДС 18.00% |
|
2 |
Ставка НДС 10.00% |
|
3 |
Без налога (НДС) |
При использовании для автоматизации ввода данных в ЭВМ сканеров штрих-кодов в состав условно-постоянных признаков включается, например, «Штрих-код (ЕАN-13)". Может быть использован «Локальный (фирменный) штрих-код», содержащий отличные от ЕАN-13 признаки, необходимые для автоматизированного решения учетных, коммерческих и других задач.
Масса нетто товара может быть указана, например, с точностью до грамма. Для ювелирных изделий такой точности недостаточно, требуется также описание вставок (тип, количество, характеристика камней, масса в каратах, цена за карат).
Следует отметить, что при партионном учете товаров в электронных карточках партий отражается "Код поставщика", "Код изготовителя (производителя)", "Сертификат", "Дата поступления", "Дата изготовления (выпуска)", "Срок (дата) годности". Последние три реквизита являются переменной информацией, характерной для данной партии товара, в состав условно-постоянной информации не включается.
При определении максимально необходимого количества знаков для каждого из признаков, следует учесть все возможные их обозначения для различных товаров. На признак «Размер», например, для швейных изделий предусмотрено 11 знаков. Этого достаточно для записи размеров типа 170-96-84, 170-104-100. Но для записи данных о поступившем товаре с обозначением размера 164, 170-104-100 требуется минимум 16 знаков. Для швейного изделия может быть, например, указано два артикула ткани (одна отделочная или подкладочная). Подобные «тонкости» надо учитывать при выборе программы (сравнить типовой перечень признаков карточки товара с необходимым для данного торгового предприятия, выяснить возможность включения новых).
Если включается признак типа «Код цвета», то определяются коды и наименования расцветок (справочника расцветок). При заполнении карточки в экранной форме в соответствующем поле будет подгружаться заранее сформированный пользователем справочник, из которого выбирается нужная расцветка для данной разновидности товара.
Ниже указаны некоторые задачи, автоматизация решения которых требует включения соответствующих признаков в состав условно-постоянной информации о товарах. Контроль запасов товаров, оперативный учет продажи и запасов сезонных, импортных и отечественных, покупных, собственных (собственного производства) и принятых на реализацию товаров, расчет объема груза, провозной платы, учет продажи взаимозаменяемых товаров, комплектов, товаров в разной упаковке и с разным количеством в упаковке, продажа товаров с использованием Интернет-технологий. Решение последней задачи предполагает, например, хранение изображения товара.
Следует отметить, что такие признаки, как «Количество», «Сумма», «Дефекты», «Основание отпуска», «Способ доставки» «Форма оплаты» и т.п. не являются условно-постоянными признаками (характеристиками) товаров. Признак «Отпускная цена» можно отнести к условно-постоянным, если отпускная цена товара является одинаковой во всех случаях независимо от покупателя (постоянным покупателям нередко предоставляется скидка), объема реализуемой партии товаров и других факторов.
Состав условно-постоянной информации о контрагентах определяется в основном составом реквизитов товарных накладных, актов, счетов-фактур, платежных и других первичных документов, форм отчетности предприятий. Он определяется также необходимостью автоматизации решения задач контроля и анализа расчетов с контрагентами, выполнения договоров.
В товарных документах отражаются реквизиты грузоотправителей и грузополучателей. Не всегда поставщики и покупатели, с которым заключены договоры, являются грузоотправителями и грузополучателями. В платежных поручениях и других документах используются понятия «Плательщик» (покупатель товара) и «Получатель» (поставщик – получатель денег за товар).
В базе данных о каждом контрагенте, например, отражается порядковый (регистрационный) номер (для однозначной идентификации), код вида контрагента (ускорение поиска контрагентов в справочнике, анализ поставок, продаж ), код коммерческих отношений (предоставление скидок, учет закупок, продажи товаров), корпоративный (локальный) код, код по ОКПО, ИНН, полное и краткое наименование, юридический и фактический адрес, ФИО руководителя, главного бухгалтера, сайт, адрес электронной почты, максимальный кредит, банковские реквизиты, реквизиты грузополучателя (грузоотправителя), реквизиты страховой компании и др.
При отгрузках товаров по железной дороге необходимы, например, коды станций назначения, которые для конкретного грузополучателя (грузоотправителя) могут быть разными для вагонов и контейнеров.
Если включается признак типа «Код вида контрагента», то указываются их возможные варианты, которые могут храниться в базе данных в отдельной таблице (справочнике).
|
Код |
Виды контрагентов |
|
1 |
Получатели налогов, отчислений в фонды |
|
2 |
Поставщики |
|
3 |
Покупатели |
|
4 |
Поставщики и покупатели |
|
5 |
Прочие |
Следует отметить, что с целью сокращения объема информации в справочнике хранится код вида контрагента (один знак, если их не более 9), а наименование подгружается из справочника видов контрагентов. В экранной форме карточки контрагента наименование вида отражается. Значения подобных полей заполняются выбором из списка. Списки формируются в соответствующих закладках (разделах НСИ о контрагентах).
Получателями налогов, отчислений в различные фонды являются государственные и общественные федеральные и местные организации. При формировании платежных поручений будет выбрана данная группа контрагентов, что значительно ускоряет поиск нужного.
Среди поставщиков могут быть выделены в отдельном справочнике «Поставщики – производители, получатели (денег), грузоотправители», «Поставщики – получатели (денег), грузоотправители, не производители», «Поставщики – получатели (денег), не производители, не грузоотправители», а среди покупателей «Покупатели – плательщики, грузополучатели», «Покупатели – плательщики, не грузополучатели». Например, для оптового торгового предприятия покупатель «Универмаг» является плательщиком и грузополучателем, магазин №5 является грузополучателем, а плательщиком (покупателем) – организация (фирма), в которую входит данный магазин. В первом случае в товаросопроводительном документе ()товарной накладной) в строке «Грузополучатель» указывается «Он же», во втором – наименование и адрес магазина.
Признак коммерческих отношений необходим для выделения, например, постоянных и временных поставщиков, покупателей (надежность, предоставление скидок), по долгосрочным договорам и разовым сделкам, товарообменным (бартерным) операциям, по передаче на реализацию. Соответствующий признак устанавливается, если торговая фирма поддерживает несколько курсов валют для различных контрагентов (клиентов).
Для автоматизации решения задач предприятия, не предусмотренных тиражируемой (типовой) системой (ERP-системой), в справочник контрагентов включаются соответствующие реквизиты. Например «Максимальный кредит», для блокирования документального оформления, отгрузки товаров покупателю при долге больше установленной суммы, «Расстояние» - для автоматизации расчета стоимости доставки товара.
В экранной форме наряду с закладками «Общие данные», «Банковские реквизиты» для оперативного получения информации по контрагентам используются, например, закладки «Резерв» (список зарезервированных товаров для покупателя на основе выписанного счета на оплату), «Расчеты» (сумма на начало, закуплено (продано) товаров, оплачено (получено) за товары, сумма на конец (на дату запроса).