Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Назва реферату: Інформаційні бази даних
Розділ: Фінанси
Інформаційні бази даних
1. Принципи побудови баз даних.
Специфіка економічної інформації.
Важливою складовою управлінської інформації є економічна інформація, які відтворює соціально-економічні процеси, як в сфері виробництва, так і в невиробничій сфері в усіх органах і на всіх рівнях управління. Економічна інформація відображає виробничо-господарську діяльність за допомогою системи натуральних і вартісних показників. Це дозволяє широко застосовуванти обчислювальну техніку в економіці. Ще однією специфічною характеристикою економічної інформації є її циклічність. Для більшості виробничих і господарських процесів характерна повторюваність складових її стадій та інформації, яка відображає ці процеси. Циклічність економічної інформації дозволяє використовувати спеціалізовані програми машинної обробки. Важливе значення для машинної обробки має форма представлення інформації. Економічна інформація обов’язково відображається на матеріальних носіях та передається по каналах зв’язку. Для підвищення достовірності ведеться обробка лише юридично оформленої інформації. Ще одною характерною рисою економічної інформації є її обсяги. Якісне управління економічними процесами неможливе без детальної інформації про них. Вдосконалення управління та збільшення обсягів виробництва супроводжується збільшенням супутніх інформаційних потоків. Економічні показники описують різні елементи як прості, так і складні. Кожен елемент (об’єкт, явище чи процес) володіє певними властивостями. Наприклад, матеріал описується вагою, габаритами, має ціну , відноситься до конкретного виду матеріальних ресурсів та інше. Відомості можуть бути різних рівнів та мати складну ієрархічну структуру. Дані про постачальника може включати його ім’я та адресу, номенклатуру продукції, що може поставлятися, умови постачання та інше. В свою чергу кожна з перерахованих властивостей може становити окремий елемент інформації з складною внутрішньою структурою. Але степінь деталізації інформаційних елементів не безконечна. Неподільний інформаційний елемент отримав назву реквізит по аналогії з реквізитом документу, що найчастіше використовується в економічній роботі. Синонімами цього терміну є елемент даних чи атрибут.
Інформаційні бази даних в організаціях.
Інформаційні бази даних включають весь комплекс статистичних показників, які характеризують господарську діяльність організації в цілому і її підрозділів, а також, фактологічний матеріал про всі фактори, які впливають на стан і тенденції розвитку організації. При формуванні бази даних вирішуються питання про систему збереження і обновлення даних, а також обгрунтовується ув’язка даних, їх взаємна узгодженість, можливість проведення порівняння і співставлення оцінок даних, що зберігаються в банку даних. Це має суттєве значення при об’єднанні первинних даних в укрупнені групи (файли) із своїми реквізитами. Бази даних неперервно обновлюються з врахуванням вимог основних користувачів банку даних.
На сьогодні в абсолютній більшості організацій створені і використовуються бази даних, в яких зберігається постійно обновлювана, максимально деталізована і систематизована по різноманітних ознаках інформація про кадровий склад працівників. Це дозволяє оперативно відслідковувати укомплектованість штатів, переміщення кадрів всередині організації, набір і звільнення працівників, заходи спрямовані на підвищення їх кваліфікації.
Організація інформаційних баз даних.
Користування банками даних, введених в ЕОМ, різко прискорює процес отримання інформації з джерел первинної інформації.
Комплексна автоматизована обробка інформації забезпечує об’єднання в єдиний комплекс всіх технічних засобів обробки інформації з використанням найновішої технології, методології і різноманітних процедур по обробці інформації. Створення комплексної автоматизованої системи передбачає використання всього комплексу технічних засобів обробки інформації, перехід до єдиної системи обробки всіх видів інформації.
Всією системою інформації керує, як правило, спеціалізований апарат управління. Він може містити наступні служби:
обчислювальний центр для обслуговування організації в цілому;
центральну службу інформації;
інформаційні системи у виробничих підрозділах, які складаються з таких відділів: обробки і аналізу інформації, обробки вхідної і вихідної документації, збереження і видачі інформаційних матеріалів, обслуговуванням обчислювальної техніки.
Деколи є доцільним створювати архівні центри збереження записів, в яких інформація зберігається на оптичних носіях великої ємності і може бути в найкоротший термін представлена по запиту через локальну обчислювальну мережу.
Як правило, у великих організаціях створюється центральна служба ведення записів і формування банку даних, в функції якої входить уніфікація всіх видів записів, як основи створення ефективної системи інформації. Ця служба розробляє єдину програму вдосконалення системи записів і надає допомогу в цьому всім користувачам.
Інформаційна база даних повинна задовольняти наступним вимогам:
структура бази даних повинна дозволяти легко розчленяти її на складові частини, які розміщуються в окремих вузлах мережі, забезпечувати простоту доступу до будь-якої підбази, захист від несанкціонованого доступу до тих чи інших даних і високу продуктивність в роботі з даними;
структура інформаційної бази повинна забезпечувати адекватність змісту зовнішньої (документальної) і внутрішньої (комп’ютерної) форми зберігання інформації про об’єкти чи процеси, з якими працює виконавець;
структура інформаційної бази і схема її розподілення по вузлах локальної обчислювальної мережі повинна забезпечувати можливість єдиного або одночасного процесу корегування декількох однакових баз даних, що зберігаються у різних вузлах, або ж заміну скорегованої бази даних одного вузла на всіх інших, зв’язаних з ним єдиною інформаційною мережею;
структура інформаційної бази повинна бути мінімально надлишковою і одночасно зручною для архівування даних.
Основні види записів.
На основі спеціальних програм, призначених для полегшення доступу і використання потрібної інформації розробляються різноманітні системи ведення записів. До найважливіших видів записів в організації відносяться наступні:
- технологічна документація, креслення, інженерно-конструкторські розрахунки;
- наукова документація, дослідно-конструкторські розробки, патенти та інша виробнича власність;
- дані обліку і фінансової звітності, фінансова документація;
- розрахунок заробітної плати працівників;
- тексти контрактів і супроводжуюча документація;
- тексти річних звітів і протоколів зборів акціонерів;
- дані для здійснення багатоваріантних розрахунків в рамках програм маркетингу по продукції і по господарському підрозділу;
- дані для розробки планів і показників самих планів.
Звичайно записи первинних даних діляться на дві групи:
Первинні - статистичні, які включають фінансові звітні показники, а також різноманітну текстову інформацію (доповіді, повідомлення, звіти про поточну господарську діяльність фірми чи перспективи розвитку);
Вторинні - складені на основі інформації першої групи пропозицій і рекомендацій, пов’язаних з питаннями управління організацією в цілому і по окремих підрозділах.
Означення бази даних.
Для зручності вводу - виводу, збереження та обробки інформації в організаціях почали використовувати бази даних. Бази даних стали реальністю завдяки створеним комп’ютерам і пристроям довготермінової пам’яті, здатних зберігати у цифровій формі значні обсяги інформації. Комп’ютер з допомогою відповідного програмного забезпечення дозволяє оперувати необхідною інформацією, яка є у довготерміновій пам’яті, представляти її в потрібній формі та послідовності. Вперше термін база даних появився ще в 1962 році.
База даних - це впорядкована сукупність спеціально організованих і логічно зв’язаних інформаційних елементів, яка відображає стан об’єктів та їх характерні параметри у розглядуваній предметній ділянці. На відміну від простих наборів даних бази даних володіють характерними перевагами відносно організованої іншим чином інформації:
для баз даних характерним є однократний ввід та багатократне використання інформації, введена інформація застосовується для вирішення багатьох проблем, забезпечується її багатоцільове і сумісне використання;
бази даних існують незалежно від конкретних прикладних програм, що забезпечує уніфікацію засобів організації даних і незалежність прикладних програм від організації даних;
бази даних володіють модельністю (структурованістю, що відображає певну предметну ділянку);
бази даних дозволяють встановити мінімально необхідний рівень надлишковості даних (тобто дані не дублюються при їх використанні різними користувачами);
в базі даних забезпечується дотримання стандартів представлення даних, що спрощує їх створення та обслуговування;
в базах даних забезпечується централізоване управління інформаційними ресурсами, синхронна підтримка даних для всіх прикладень, включаючи мови запитів і засоби захисту.
В банку даних здійснюється збереження та пошук інформації, завантаження та обновлення даних, їх реорганізацію та відновлення. Основні вимоги до банку даних: інтеграція баз даних і цілісність кожної з них, незалежність, мінімальна надлишковість даних, що зберігаються, і здатність до їх розширення. Важливою умовою ефективного функціонування банку даних є забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступу або випадкового знищення даних, що зберігаються.
Оцінка ціни інформації.
Специфіка інформації.
Внаслідок унікальних властивостей інформація не підпорядковується таким самим законам, що й матеріальні ресурси і продукти, що призводить до невизначеної ситуації, яка характеризується такими особливостями:
Не розроблені принципи власності на інформацію, оскільки по-перше, залишається невирішеним до кінця питання обмеження на розповсюдження інформації, тобто використання інформації одним користувачем не суперечить використанню її іншими (подвійна приналежність – суспільна і приватна); по-друге, як правило, знання закладені в інформаційному продукті особистого використання не можуть зберігатися у таємниці на протязі тривалого часу; по-третє, інформаційні продукти на відміну від інших, не відчужуються від виробника – їх виробництво і споживання практично нерозривні; по-четверте, продавець не позбавляється товару, а тиражує його серед користувачів, які отримують до нього доступ після купівлі.
Практично відсутня властивість “витрачання“, якою характеризуються всі матеріальні продукти. Інформацію можна розглядати, як ресурс або частину оборотних коштів і одночасно її частина використовується, як основні засоби, що створює складності при визначенні вартості обслуговування користувачів.
Вартість інформації, на яку опираються у торгівлі інтелектуальними продуктами, не завжди має однозначне вирішення через динамічну зміну життєвого циклу інформаційних продуктів. Крім того на відміну від матеріального виробництва, розповсюдження і тиражування інформаційного продукту обходиться відносно дешево, а на його створення потрібні значні хоча і одноразові вклади.
Для інформаційних продуктів характерне урізноманітнення форм представлення за рахунок розробки додаткових послуг чи супровідних продуктів з метою ширшого охоплення різних груп споживачів (наприклад, обслуговування специфічних процесів, обробка додаткової інформації та інше).
Не розроблено методики оцінки цінності інформації, більше того відсутні єдині критерії визначення ефективності інформаційного забезпечення. До найбільш дискусійних в сучасній економіці відносяться питання про ціну на інформацію.
Визначення ціни виходячи з граничної вартості.
Сучасні концепції управління, які орієнтують організації на оптимізацію процесів функціонування для задоволення конкретних потреб споживачів і тим самим дозволяють одержувати конкурентні переваги, отримують все більше застосування в менеджменті. Такі концепції вимагають постійного відслідковування внутрішньої ситуації та змін у зовнішньому середовищі, зокрема на ринку, з метою цілеспрямованого зменшення невизначеності в знаннях у керівників організацій. А це насамперед вимагає забезпечення інформацією управління. Відповідно до семіотичної теорії інформація - це відомості або знання, що зменшують невизначеність. Але оскільки, як правило, керівник (організацій) не має всієї необхідної інформації в тій чи іншій конкретній ситуації, потрібно отримувати її ззовні, а інакше кажучи, її купляти. В зв'язку з цим виникає питання про ціну інформації.
Відповідно до однієї з точок зору ціни на товари встановлюються виходячи з граничної вартості, мінімальної для одиниці товару, що покупець згоден сплатити, поки той ще приносить йому хоча б якусь користь. Звідси випливає, що вимірювати граничну вартість треба шляхом роздрібнення товару на визначені частини, одиниці. А яка одиниця може служити для виміру інформації - біт, байт, стандартна машинописна сторінка? Але ж інформація не зводиться лише до кількісних характеристик, тому що її якість її різна. Крім того, закономірне і таке питання: чи допускається у відношенні інформації закон зменшення корисності або, іншими словами, чи дійсно при придбанні додаткової інформації її корисність зменшується? Очевидно, що вартість інформації з одного боку це її грошове вираження, тобто ціна, і з іншого боку це та ціна, якою в даний момент вона володіє. Розглянемо підходи до визначення вартості інформації, що використовується в системах управління, запропонованих американським економістом Дж. Кантера.
Приклад перший - складські системи. Наявність певної інформації дозволило створити систему, що дає економію на товарних запасах у 200 тис. дол. Витрати на функціонування системи складають 15% загальних витрат на збереження. Вартість інформації в цьому випадку визначається, як 0,15х200 000=30 тис. дол.
Приклад другий - система стратегічного планування. Тут ціною інформації буде вартість її придбання ззовні (у зовнішньої організації). А граничною вартістю інформації є розмір економії, отриманий від її застосування. Керівництво організації змушене оцінювати інформацію на основі вартості її придбання і граничної вартості, визначити яку насправді вкрай складно. У цьому випадку вартість інформації, як товару, визначається працею, вкладеною в її виробництво, тобто витратами на виробництво.
Визначення вартості інформації з погляду оцінки можливого прибутку або економії від її використання.
Стан питання визначення вартості інформації з погляду оцінки можливого прибутку або економії від її використання тісно пов’язане з такими чинниками, як от характер, вартість, значення. Це можна пояснити наступним:
По-перше, організаціям необхідна інформація, що вирішальним чином могла б вплинути на процес управління і функціонування. При її відсутності процес управління неможливий. До такого типу інформації відносяться відомості про ціни на ринках і промислових стандартах у країнах, де організація веде свій бізнес. Особливою є інформація неекономічного характеру, наприклад про внутрішньополітичні кроки уряду, що впливають на ведення бізнесу.
По-друге, як розрахувати ефект від застосування отриманої інформації? Мова, звичайно, не йде про промислове шпигунство, коли сума економії від придбання інформації (скажемо, про новий промисловий зразок) прямо залежить від засобів і часу, що були б витрачені на розробку аналогу. Питання полягає в тому, щоб визначати економію від залучення в процесі управління організацією інформації, отриманої за допомогою маркетингових досліджень. Самі по собі результати таких досліджень мало що значать для успіху (або неуспіху) бізнесу. Важливо, наскільки правильно керівництво використає маркетингові дослідження для планування своєї діяльності і управління. Більше того, успіх залежить також і від того, наскільки точно будуть виконані плани і, як швидко вони зможуть корегуватися при зміні зовнішньої ситуації. Природно припустити, що в різноманітних організацій у випадку застосування одної і тієї ж вихідної інформації при веденні бізнесу результати будуть різними. Відповідно й економія від цієї інформації буде відрізнятися, що обумовлюється комплексом внутрішніх чинників у кожній конкретній організації. Таким чином, ситуація не зводиться лише до забезпечення організації інформацією. А оскільки розмір економії неоднаковий, то і гранична вартість одної і тієї ж інформації буде різною.
По-третє, сама інформація несе в собі ряд якісних розходжень. І взагалі інформація, як щось, що сприяє зменшенню рівня ризику від ухвалення рішення, має неоднозначний характер. Ця неоднозначність полягає в тому, що одних даних, що відбивають об'єктивно існуючі факти, для ухвалення рішення мало, потрібно ще їхня відповідна інтерпретація, тобто створення і коректування моделі поводження організації і її навколишнього середовища відповідно до цих даних. Без такої моделі план дій організації скласти неможливо. Щоб така інтерпретація відбивала реальний стан справ і була корисною для практичного прийняття рішень, необхідна ще і додаткова інформація для зниження рівня початкової невизначеності. Придбання додаткової інформації призводить, як правило, до серйозних витрат. Причому, заздалегідь дуже рідко відомо, наскільки прибуток, отриманий від залучення цієї інформації, окупить витрати, пов'язані з її одержанням. Якщо розвивати цей логічний ланцюжок далі, тоді побачимо, що для максимального зменшення непевності при прийнятті рішень буде потрібна безконечна кількість інформації. Таким чином, можна зробити висновок, що потреби керівництва будь-якої організації в інформації практично не обмежені. Проте існує й інформація, застосування якої в бізнесі дозволяє чітко визначити суму додаткового прибутку, що було проілюстровано в наведеному раніше прикладі зі складуванням. Там, де можна обчислити величину економічного ефекту і вартість витрат на інформацію, ефект від застосування нового методу розраховується, як різниця між розглянутими величинами.
Інформація сприяє зменшенню невизначеності вибору рішень, які забезпечують існування і функціонування будь-якої системи (компанії, бізнесу, нарешті, конкретного людини) у навколишньому світі. Вона забезпечує раціональне формування товарних потоків в організації. Цей процес для організації важливий і необхідний, оскільки існує зв'язок між виживанням організації і поліпшенням її внутрішньої організації. Таким чином відомості формально можуть вважатися новою інформацією, оскільки раніше не були відомі керівництву організації. Але вони насправді не є дійсно новою інформацією, оскільки не містять нічого, що могло б зменшити непевність при прийнятті рішень про те, як повинна діяти організація далі, щоб забезпечити виживання й успіх.
У класичному маркетингу це питання розглядалося і знайшло своє відображення у поділі маркетингової інформації на внутрішню і зовнішню. Але класичний маркетинг не класифікує різноманітні види необхідної інформації за важливістю, не дає методики її добору і сортування, зокрема, що добувати в першу чергу, а що в останню. А це дуже важливо, оскільки ресурси будь-якої організації, як правило, обмежені і перед нею стоїть питання, як краще розподіляти ресурси. До того ж не завжди існує можливість, коли поліпшення лише внутрішніх фірмових параметрів, наприклад тієї ж раціоналізації товаропотоків, дасть більший економічний ефект, ніж збір інформації про нові параметри ринку. Таким чином, керівництво організації практично не може обійтися без інформації, які добувають маркетингові підрозділи організацій, для зменшення ризику під час прийняття рішень.
Із сказаного випливає висновок: підхід до визначення вартості нової інформації для управління організацією (нової в описаному вище змісті) із погляду оцінки можливого прибутку або економії від її використання неможливо чітко обгрунтувати. Лише в дуже невеликому числі випадків можна лише орієнтовно обчислити розмір такого прибутку або економії.
Визначення ціни інформації, як суми витрат на її придбання.
На практиці переважна більшість організацій підходить до оцінки витрат на інформацію виходячи насамперед із своїх реальних можливостей і ціни на послуги “продавців“ інформації, наприклад організацій, що ведуть маркетингові дослідження. А оскільки в управлінні будь-якої організації існує градація важливості витрат, то фінансування придбання інформації (простіше говорячи, виділення засобів на проведення маркетингових досліджень) здійснюється в більшості випадків, або по залишковому принципі, або ж на основі екстраполяції рівня старих витрат.
Перед тим, як купувати інформацію, організація повинна визначити, що саме вона повинна придбати. Допустимо, це питання вирішене. Тоді перед керівництвом організації підводиться таке питання: скільки організація може витратити на її придбання? Постановка цього питання сама по собі є свідчення, що організація свою інформаційну діяльність фінансує по залишковому принципі. Проблема вибору зводиться до того, якими шляхами можна одержати необхідну інформацію і який із них найбільше вигідний (тобто найдешевший). У цьому випадку граничну вартість інформації можна визначити, як мінімальну ціну, що організація може заплатити за придбання відповідної інформації. Але потреби управління в інформації безмежні. Придбання додаткових відомостей потребує все нових і нових засобів, у той час, як насичення ними не наступає (зрозуміло, мова йде не про кількісне насичення - можливості пропустити через управлінський апарат той чи інший обсяг інформації у вигляді звітів, доповідей, паперів і ін.). Тут поняття “гранична вартість“ взагалі втрачає зміст і починає діяти трудова теорія вартості - за інформацію просять стільки, скільки затратили на її придбання, плюс якусь норму прибутку. На практиці це проявляється в тому, що ціни на консультаційні і маркетингові послуги ростуть, дещо випереджуючи поточні темпи інфляції.
Проте питання на якій підставі визначати реальну вартість інформації все-таки залишається. Класичні посібники по торгівлі інформацією, як правило, притримуються розглянутої вище схеми встановлення плати за інформацію відповідно до трудових витрат на її здобування і радять не захоплюватися визначенням вартості проданої інформації “по конкретному результату“ (тобто відповідно до суми економії або додаткового прибутку).
Використання інформаційного коефіцієнта корисної дії (ККД) для оцінки інформації.
Потреба в інформації в будь-якій системі (компанії, організації, бізнесу або економіки в цілому) первинна, але необхідний мінімальний обсяг споживаних зведень визначається умовами її виживання - тим максимально допустимим рівнем невизначеності, що вона може собі дозволити, щоб вижити. Тут під обсягом розуміється не обсяг інформації, виражений в байтах або машинописних сторінках, а розмаїтість знань про навколишній світ, що освітлюють його з достатньою повнотою. В цьому випадку обсяг інформації, що отримується системою, повинна визначатися не стільки максимально можливим розміром ресурсів, які вона спроможна виділити на одержання додаткових відомостей, скільки її спроможністю їх сприйняти, осмислити і якісно переробити. Саме ця спроможність - “інформаційний ККД системи“ - обумовлює раціональний розмір ресурсів, що потрібно виділити для придбання додаткової інформації.
Наприклад, припустимо, що існує деяка організація, перед якою стоїть задача спланувати свій бюджет. Керівництво організації з великою часткою впевненості може спланувати (хоча б на рівні простої екстраполяції старих результатів), скільки вона спроможна виробити і продати продукції, розмір прибутку і витрати. Але після затвердження цих статей бюджету піднімається питання, яка частина засобів організації піде на заходи, пов'язані з маркетингом, у тому числі і на одержання інформації? Найчастіше виділяють, користуючи методом екстраполяції - стільки ж, скільки й у минулі періоди часу. При цьому виходять із таких міркувань. Якщо обсяг засобів, що виділяються, зменшити, то очевидно, що інформації для ухвалення рішення не вистачить і організація не зможе функціонувати. Збільшення ж цього обсягу, звичайно, може призвести до успіху, але лише в тому випадку, якщо вся додатково добута інформація буде адекватно сприйнята і перероблена органами управління. Останнє, природно, не означає, що чим більше комп'ютерів у організації, тим вона успішніше переробляє інформацію. Переробити інформацію - це означає перетворити її в щось таке, що сприяє виробленню правильних рішень. Оскільки апарат управління будь-якою організацією має обмежену пропускну спроможність (згадуваний вище “інформаційний ККД“), тоді надлишок інформації – це гроші, викинуті “на вітер“. Тривіальним і, як не дивно, надійним рішенням у таких випадках є залишити все, як є. Можна, звичайно, удосконалювати апарат управління організацією, але чи окупиться це?
Якщо підходити до потреби організації в інформації, як до функції спроможності її переробки, то поняття “вартість інформації“ і відповідно “ціна інформації“ одержують дещо інший зміст. Ціною інформації в такому випадку буде той параметр, що характеризує її важливість для споживаючої системи. Критерієм важливості в цьому випадку виступає не економія від використання добутої інформації, не додатковий прибуток від її застосування, а те, наскільки вона ефективно може бути перероблена в системі. Природно, що такий критерій задається самою системою, тим, наскільки добре вона пристосована до переробки інформації.
Звичайно вважається, що ефективніше замовляти або одержувати готові результати маркетингових досліджень, ніж самому їх проводити. Аргументом на користь такої думки є твердження, що спеціаліст, що займається маркетинговими дослідженнями, краще знає методику їх проведення й ефективніше може їх організувати. Але це означає, що система управління замовника погано пристосована до переробки інформації, тобто що організація, яка володіє вихідною “сировиною“ для обробки, просто не спроможна відсівати зайву інформацію, що надійшла на переробку, чи з достатньою якістю, чи в необхідні терміни. Спеціаліст ж є тією “системою“, що знає технологію відсіву зайвої й об’єднання необхідної інформації, тому його робота ефективніша.
Таким чином, можна зробити такі висновки. По-перше, коли система спроможна достатньо гнучко перебудовувати свої процеси переробки інформації, можливе скорочення її вартості (ефективність переробки буде підвищуватися). По-друге, така перебудова системи можлива і доцільна лише в тому випадку, коли розроблені універсальніші правила, відповідно до яких варто переробляти інформацію без застосування додаткових сил і засобів. Організації, що зможуть організувати свій процес управління таким чином, без сумніву, одержать значні переваги.
Сучасний стан інформаційних технологій в промислово розвинутих країнах характеризуються наступними тенденціями:
Наявність великої кількості реально функціонуючих баз даних великих обсягів, що містить інформацію практично по всіх видах діяльності людства.
Створення технологій, що забезпечує інтерактивний доступ масового користувача до цих інформаційних ресурсів. Технічною основою цьому є державні та приватні системи зв’язку та передачі даних загального та спеціалізованого призначення, об’єднані в національні, регіональні і глобальні інформаційно-обчислювальні мережі.
Розширення функціональних можливостей інформаційних систем, що забезпечують одночасну паралельну обробку баз даних з різною структурою даних, мультиоб’єктних документів, гіперсередовищ. Створення багатофункціональних проблемно-орієнтованих інформаційних систем різного призначення.
Включення в інформаційні системи елементів інтелектуалізації інтерфейсу користувача з різними проблемно-орієнтованими інформаційними системами.
Стан впровадження інформаційних технологій в Україні.
На сьогодні в Україні для типових традиційних організацій перспективи широкого використання інформаційних технологій уявляються скоріше теоретично, аніж в практичній площині. Для їх керівників існує ряд таких аспектів, як сумнівні економічні вигоди, зародковий стан інформаційних технологій в Україні, традиційні форми праці і методи управління, що нівелюють очікувані переваги. Крім того, до останнього часу концепція повністю автоматизованого підприємства залишається міражем. Однак ігнорувати розвиток інформаційних технологій, навіть посилаючись на важке економічне становище, не можна. Мова повинна йти про пріоритети їх впровадження, пошук ефективних шляхів управління процесом залученням інформаційних технологій, хоча б для того, щоб уникнути критичного відставання в цій галузі. Це висуває на перший план необхідність планування найефективнішого їх розвитку. Цьому може найбільше сприяти глибоке наукове вивчення та узагальнення процесів розвитку і впровадження інформаційних технологій, а також активне поширення знань в цій області. Досвід показує, що відношення до інформаційних технологій змінюється в залежності від рівня знань користувача в ділянці прикладних задач інформаційних технологій, а також від потенційних можливостей скорочення непродуктивних операцій.
Майбутнє інформаційних технологій будь-якої країни насамперед залежить від трьох наступних факторів. По–перше – це наявність правового поля, яке дозволяє розбудовувати підприємництво в сфері інформаційних технологій, та реальне забезпечення авторських прав. Адже інформаційні технології – це така ж галузь економіки, як і всяка інша. По-друге, на розвиток інформаційних технологій впливає економічний фактор, який відображає бажання конкретної країни створити ефективну економіку. Адже саме інформаційні технології дозволяють організаціям працювати ефективніше, представляючи відповідні інструменти і платформи. По-третє, це наявність місцевих організацій, які зацікавлені в розвитку ринку інформаційних технологій країни. Жодна організація, що знаходиться поза межами місцевого ринку, не в змозі заставити його розвиватися. Майбутнє всякого місцевого ринку в руках вітчизняних організацій.
Враховуючи ситуацію в Україні та міжнародну практику щодо розвитку ринку інформаційних послуг очевидна необхідність переходу до системи державної координації та регулювання розвитку інформаційної інфраструктури. Формування інфраструктури ринку інформаційних послуг повинно координуватись і регулюватись державою з врахуванням особливостей інформації, як товару, попиту і потреб в інформаційних послугах і продуктах, інформаційну культуру споживачів та фаховий рівень інформаційних працівників.
Найдалекоглядніші керівники в застосуванні інформаційних технологій в організації та розбудові інформаційної інфраструктури в країні насамперед бачать ширші ринкові можливості, що обумовлюватимуть більшу гнучкість та менші накладні витрати виробництва.
позик, залучення приватного капіталу;
застосування найбільш прогресивних форм цільового кредитування по мінімальних ставках, застосування його інвестиційного потенціалу банків, іноземних та вітчизняних кредиторів;
активне використання інвестиційного потенціалу банків, іноземних та вітчизняних кредиторів для формування трудового потенціалу;
здійснення антимонопольних заходів, тому що відсутність державного регулювання взаємовідносин на ринку інформаційних послуг сприятиме його монополізації з боку потужних зарубіжних організацій.
Впровадження інформаційних систем менеджменту.
Розробці та впровадженню інформаційних систем менеджменту сприяють наступні аспекти:
здешевлення автоматизованих функцій обробки інформації;
зростання продуктивності і потужності комп’ютерної техніки, що дозволяє створювати ефективні програмні засоби з елементами штучного інтелекту;
посилення комунікативності обчислювальних засобів, створення розподіленої мережі обробки даних, що забезпечує кращу живучість і оперативність інформаційних систем, а також гнучкість пристосування до конкретних умов;
поява широкого класу компактних обчислювальних пристроїв, які можуть працювати, як на робочому місці експерта, так і в складі технологічного обладнання.
З іншої сторони на потреби організацій в інформаційних системах менеджменту впливають напрямки розвитку підприємництва в світі. Створення всесвітньої інформаційної системи, міжнародний поділ і кооперація праці, еволюція центрів світової економіки, економічна інтеграція перетворюють всю структуру світового господарства. Тому конкуренція на основі співробітництва стає все важливішою для прийняття рішень в підприємництві. Можна навести наступні причини цього процесу:
Відомі організації, як правило, вже цілком визначили власні позиції на локальному або внутрішньому ринку. Об’єктом їх уваги здебільшого став світовий ринок. Для цього навіть великі організації потребують спільників. Одним із способів гарантування такої кооперації є спільні підприємства, число яких безупинно зростає (наприклад, у 80-ті роки у США створювалось у два рази більше, ніж у 60-роки);
Продукти і послуги все більше стають більш наукомісткими і базуються на інтенсивному використанні інформації. Такі продукти найкраще створюються в атмосфері співробітництва, в якій знання активно поширюються, а не старанно зберігаються;
Як правило, нові продукти і послуги охоплюють весь портфель технологій, а не тільки якусь одну - головну. В зв’язку з цим можна назвати небагато підприємств, які володіють достатньо широкими знаннями і досвідом в сфері їх компетенції, щоб використовувати в себе всі необхідні технології. Тому потрібно співробітництво. Україна має для цього достатньо розвинуті наукові організації, кваліфікований персонал і низьку заробітну плату працівників, що є додатковою конкурентною перевагою.
Трансформація економіки України призвела до орієнтації господарських підприємств на широке використання економічної інформації, що спричинило пропозицію інформаційних продуктів і послуг та появу інформаційних підприємств.
Переваги впровадження інформаційних систем менеджменту.
Ефективне застосування в цілому інформаційних систем менеджменту залежить від можливостей використовуваних апаратних засобів та програмного забезпечення, а також підготовленості персоналу для використання інформаційних технологій.
Сучасні розробки інформаційних систем менеджменту просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючим вимогам до забезпечення інформацією своїх споживачів.
Використання різноманітних форм автоматизації управлінської праці змінює основні компоненти системи управління та забезпечує якісно нові функціональні можливості роботи адміністративно-управлінського персоналу. Однак важливо не переоцінювати роль управлінсько-інформаційної техніки. Вона виконує лише функції забезпечення процесу прийняття рішення на підставі деякої інформації. Головні напрямки робіт в галузі автоматизації менеджменту виявляються в організаційній, соціальній, кадровій перебудові управлінської діяльності.
Отже необхідно виділити основні переваги для організацій, які їм надає використання передових інформаційних технологій в управлінні. Так, застосування сучасних засобів міжособистого зв’язку та обробки інформації у повсякденній роботі менеджерів дозволяє значно скоротити витрати на рутинну та малоефективну роботу і підвищити ефективність ділових переговорів. Важливе значення в автоматизації менеджменту має передача інформаційних масивів. Передача великих інформаційних потоків на значні відстані здійснюється з допомогою різноманітних видів ліній зв’язку. Впровадження інформаційних систем менеджменту надає можливість розглядати проблеми у взаємопов’язаному комплексі і підняти ефективність праці менеджерів на якісно новий рівень, який дозволить чіткіше та точніше дотримуватися загальної політики та стратегії організації, а також загальноприйнятих правил та нормативів, з більшою ефективністю управляти персоналом на основі підтримання найтісніших зворотних зв’язків, розумно ставитися до ризику на основі методів глибокого аналізу проблеми, використовуючи інформаційне середовище організації, ефективно організовувати колективну працю.
Зокрема, менеджери вищої ланки зможуть ширше та чіткіше окреслювати перспективи на основі глобальної інтелектуальної обробки інформації. В свою чергу, менеджери нижчих ланок розширять свої повноваження за рахунок автоматичного узгодження їхніх рішень в інформаційній системі менеджменту без вимушеного погодження на вищих ланках управління. Створюються нові горизонти для ефективної співпраці, оскільки з одного боку забезпечуються можливості на якісно вищих рівнях представляти чи передавати інформацію (відеоінформацію, гіпертексти, мультимедіа), а з другого зникають бар’єри віддалі, оскільки зникають проблеми з’єднання і передачі інформації без спотворень.
Сучасні інформаційні системи менеджменту, як правило, працюють в масштабі реального часу, супроводжуючи певні процеси. Це означає, що процес відображення інформації проходить динамічно і при цьому забезпечується достатній запас часу для вчасного прийняття оптимальних рішень користувачем.
Перелік можливих переваг інформаційної системи менеджменту.
З ускладненням об’єкту управління і посиленням впливу факторів зовнішнього середовища інформаційні системи менеджменту сприятимуть:
створенню ефективних людино-комп’ютерних систем прийняття рішення на основі поточних даних інформаційного поля;
створенню реальної інформаційної основи для прийняття оптимальних рішень шляхом забезпечення вчасності подання, достовірності та повноти інформації як про внутрішню діяльність, так і про зовнішні фактори, пов’язані з цією діяльністю;
проведенню ненав’язливого контролю за діяльністю всіх ланок працівників сфери менеджменту, планування їх роботи і вчасної оцінки результатів;
об’єднанню в єдиному інформаційному полі підприємства класичних напрямків управлінської діяльності: виробничого, організаційного, маркетингового, фінансового, бухгалтерського, кадрового та проектно-конструкторського;
зростанню ефективності управління шляхом збільшення прямих витрат часу працівників управлінського апарату безпосередньо на виконання задач аналізу за рахунок зниження затрат на неефективну (очікування зустрічей, переміщення) та малоефективну діяльність (збір та обробку інформацію);
спрощенню доступу до даних інформаційного поля таким чином, що це не вимагає спеціальної перепідготовки керівного складу підприємства для користування, з однієї сторони, та впорядкуванню цього доступу та забезпечення захищеності даних з іншого боку;
підвищенню продуктивності праці, як за рахунок прискорення технологічного процесу, так і за рахунок швидкості та гнучкості переналадки на нові види виробів і нові режими операцій;
розширенню номенклатури існуючих виробів або виконуваних робіт при одночасному зростанні міри змінності номенклатури виробів;
зростанню різноманітності варіантів можливої поведінки організаційно-технічної структури, який обумовлюється переносом багатьох питань управління з верхніх рівнів на нижчі.
розширенню активної сфери управлінської діяльності, як всередині підприємства (в тому числі на дочірніх організаціях, розташованих на периферії), так і в операціях ззовні за допомогою прискорення обміну інформацією та усунення проміжних ланок управління через організацію прямого, своєчасного доступу до інформаційного продукту (наприклад, точної інформації про хід виробничого процесу розгорнутої в часі);
кращу координацію внутрішньої діяльності шляхом оперативного розповсюдження більш інформативних та наочних засобів відображення і прийому-передачі повідомлень, що в свою чергу забезпечить ефективнішу взаємодію підрозділів - суміжників;
виділення необхідного і неперервного часу для менеджерів всіх ланок на такі високоефективні види діяльності, як аналіз та прийняття рішень за рахунок економії малопродуктивної діяльності;
використання якісно кращої технології системного аналізу та проектування оперативного управління на нижній та середніх ланках управління виробництвом.
Рекомендації формування інформаційної системи менеджменту.
Суттєвим фактором позитивної динаміки в діяльності організації може стати перебудовуваний господарський механізм у відповідності з ринковими умовами, який еволюціонує в сторону збільшення самостійності і відповідальності всіх ланок управління організацій. Очевидна об’єктивна необхідність у якісно кращій технології системного аналізу і проектування діяльності організації обумовлена з одного боку ускладненням керованого об’єкту та режиму його функціонуванням, а з другого - суттєвим посиленням потенційних можливостей засобів інформаційних технологій. Прискорення комп’ютеризації процесів управління визначає нові вимоги до комп’ютеризації процесів проектування самих інформаційних систем менеджменту. Ускладнення об’єкту управління (конкретної організації) та режиму його функціонування призводить до невпинного зростання складності структури інформаційних систем менеджменту, більшої динамічності змін інформаційних баз та гнучкості використовуваних алгоритмів управління. При цьому основний акцент при розробці інформаційних систем менеджменту ставиться вже не на першочергове скорочення термінів проектування, а на забезпечення їх достатньої адекватності та гнучкості у відповідності з динамікою розвитку організації.
Особливості управління розвитком інформаційної системи менеджменту в організації.
Під час проектування комплексної інформаційної системи менеджменту насамперед необхідно уникнути наступних двох помилок:
Багато організацій, прагнучи знайти кращі рішення для комп’ютеризації кожного з напрямків діяльності кінець кінцем після довгої і кропіткої роботи по аналізу ринку, вибору і впровадження систем, отримують настільки різноманітний системний ландшафт, що він не піддається управлінню. Всі системи, які, так добре вирішують задачі в своїй ділянці, не можуть подати загальну картину, і не враховуючи стану решти систем. Одною з важливих умов для комплексного вирішення проблеми автоматизації є розгляд підприємства, як одного цілого, тобто створення однієї комплексної моделі, що відображає основні і допоміжні види діяльності. Нерідко також трапляється, що системи, які використовуються на підприємствах, не є перешкодою на шляху гнучкої адаптації їх до зміни зовнішніх і внутрішніх умов. Хоча в більшості випадків багаточисленні системи різних виробників або власної розробки не в стані взаємодіяти один з одним, тобто обмінюватися інформацією.
Часто одні і ті ж дані вводяться в різні системи по декілька разів. В кращому випадку передача даних проходить за допомогою інтерфейсів, але це ускладнює і часто виключає роботу в реальному часі. Тобто існує проблема представлення актуальних і коректних даних “в даному місці в даний час”. Крім цього, існують прикладні програми, які можуть в кращому випадку відображати існуючі застиглі структури і бізнес-процеси, не маючи можливості швидко переналагоджуватися. Маючи різні системи і не маючи стратегії їх розвитку і впровадження, дуже важко і довго вносити в ці системи узгоджені зміни. Численні інтерфейси також є “вузьким місцем” такої системи, яка розвивається стихійно.
Питання постійного розвитку інформаційної системи менеджменту в організації повинно знаходитись під постійною увагою з боку керівництва. Важливими завданнями системи управління розвитком інформаційної системи менеджменту в організації є такі:
визначення основних напрямків розвитку системи збору, обробки і збереження первинних даних;
визначення основних напрямків розвитку технології обробки інформації;
координація діяльності по збору і обробці даних різноманітних звітів на вищому рівні управління і у виробничих підрозділах з метою підвищення якості і своєчасності поступлення оперативної інформації по організації в цілому;
застосування сучасних методів прогнозування розвитку організації на моделях її складових підсистем та системи в цілому на основі ретроспективного аналізу та вивчення процесів, що протікають в системі під впливом об’єктивних законів.
Практично всі підприємства та організації України знаходяться у важкому економічному становищі. Але, якщо мати на увазі неминучість процесу оздоровлення вітчизняної економіки взагалі, розвиток оптового ринку і майбутню конкуренцію виробників, необхідно вже зараз, одночасно з проведенням технічного переоснащення, розпочинати роботи по впровадженню інформаційних систем управління економічно-господарською діяльністю. На Україні ще збереглися цілі наукові школи з кваліфікованими спеціалістами, які, нехай і на імпортній техніці, але можуть розробляти і впроваджувати інформаційні системи менеджменту високого класу. Згадати про це слід також і з економічних міркувань: не кожне підприємство може дозволити викласти чималу суму за встановлювану систему західної фірми, вартість якої складає сотні тисяч доларів.
Невірно вибрана концепція розвитку інформаційної інфраструктури може привести до необгрунтованих витрат коштів, наприклад, через несумісність окремих інформаційних технологій. Розглянутий підхід повинен передбачати: - обгрунтування важливості, яку матимуть інформаційні технології для досягнення довготривалого успіху; - визначення шляхів, що забезпечать використання технології, як складового компоненту управління; - розробку раціонального аналітичного підходу до планування розвитку інформаційних технологій. Отже, вміло скерована, селективна і логічно обгрунтована організаційна робота консультативної групи експертів може сприяти підвищенню ефективності роботи організації в цілому, що приведе, як до збільшення чистого прибутку і до утвердження організації на ринку, так і до підвищення продуктивності праці працюючих в організації. Саме управління інформаційними технологіями в організаціях дозволяє одночасно досягнути на перший погляд ніби суперечливих цілей - високої якості та низьких затрат. Адже впровадження інформаційних технологій, при умові систематичної уваги до них, відкриває широкі можливості у напрямках скорочення затрат та підвищення якості продукції. Розглянутий підхід до управління інформаційними технологіями в Україні є найбільш прийнятливим та актуальним, оскільки він сприятиме ефективному впровадженню інформаційних технологій, при раціональних обсягах капіталовкладень.
Рекомендації для впровадження інформаційної системи менеджменту в організації.
Впровадження інформаційної системи менеджменту в конкретній організації вимагає проведення значних обсягів робіт. Наближений перелік етапів, що передують впровадженню інформаційних систем полягає в наступному:
Визначення вимог до збереження інформації і її характеру в залежності від цілеспрямованості.
Розробка системи збереження, використання і представлення інформації при централізованому і децентралізованому управлінні.
Визначення потреб в технічних засобах (в тому числі, в комп’ютерній техніці) на підприємстві в цілому і в кожному його підрозділі.
Розробка програмного забезпечення, створення і апробація системи збереження та обробки інформації.
Проведення багатоваріантних розрахунків в процесі розробки спеціалізованих програм маркетингу, планування, контролю, збору і обробки цифрової інформації та інших.