Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Глава 13 Учет денежных средств
13.1. Учет кассовых операций и денежных документов
Денежные средства организаций находятся в кассе в виде налич ных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставлен ных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.
Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе ус тановлен Инструкцией ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 04.10.93 г. № 18.
В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хра нить свободные денежные средства в учреждениях банков.
Организации производят расчеты по своим обязательствам с дру гими организациями, как правило, в безналичном порядке через бан ки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавли ваемые ЦБ РФ в соответствии с законодательством Российской Фе дерации.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая орга низация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установлен ной форме.
Прием наличных денег организациями при осуществлении рас четов с населением производится с обязательным применением кон трольно-кассовых машин.
Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходу ются на цели, указанные в чеке.
Ведение кассовых операций возложено на кассира, который не сет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пре делах усыновленного банком лимита для оплаты мелких хозяйствен ных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной пла ты работникам организации, пособий по временной нетрудоспособ ности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера - 5 дней).
Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (ф. № КО-1), расходный кассовый ордер
274
(ф. KO-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых орде ров (Ф- КО-3), Кассовая книга (ф. КО-4), Книга учета принятых и вы данных кассиром денежных средств (ф. КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 по согласова нию с Минфином РФ и введены в действие с 01.01.99 г.
Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приход ными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записы вают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные орде ра подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется раз решительная подпись руководителя организации, подпись руководи теля на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кас совые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пи шущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправле ния, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. При ем и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособ ности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ор дера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывают ся фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение де нег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получе нии денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.
Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздат чикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных Денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных Документов оформляются подписями.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты по собий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
275
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скре. пить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись; «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № __».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы состав ляют один общий расходный кассовый ордер.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их до кументы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журна ле регистрации приходных и расходных кассовых документов. Рас ходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-пла тежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.
При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответ ствующий день, обеспечивается также формирование данных для уче та движения денежных средств по целевому назначению.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронуме рована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. , Количество листов в ней должно быть заверено подписями руково дителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кас сир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выво дит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой кни ге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в кон це дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Под чистки и не оговоренные исправления в кассовой* книге запрещают ся. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главно го бухгалтера организации.
При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы
276
Нормируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой кни ги»- Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира».
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспе чить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине ру ководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном за конодательством порядке.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Дос туп в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
На весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализаци ей составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расхо ды по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость про дукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-по жарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения.
Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Уч тенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатул ках хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководи телем организации, результаты ее фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель организации сооб щает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принад лежащих данной организации, запрещается.
В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимо сти временной его замены исполнение обязанностей кассира возла гается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заклю чается договор о полной материальной ответственности.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитыва-
277
ются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии ко миссии из лиц, назначенных руководителем организации. О резуль татах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.
В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, вып латы пособий по социальному страхованию, стипендий могут произ водиться по письменному приказу руководителя организации (реше нию, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоя щим Порядком для кассиров.
В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии зак лючения с ним договора о материальной ответственности.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной налич ности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осу ществления ревизии кассы приказом руководителя организации на значается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении реви зией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги долж на проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых опе раций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалте ров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассо вой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассо вых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).
Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступле ние денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:
• 1 «Касса организации»;
• 2 «Операционная касса»;
• 3 «Денежные документы» и др.
278
На субсчете 1 «Касса организации» учитывают денежные сред ства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с инос транной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обо собленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 2 «Операционная касса» учитывают наличие и дви жение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эк сплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот суб счет открывается организациями при необходимости.
На субсчете 3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиа билеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.
Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и операций по валютному счету
Для учета операций в иностранной валюте в организациях созда ется специальная касса, которой устанавливаются лимиты в иност ранной валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкция ми, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).
Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения опера ций по приему и выдаче валюты из кассы.
При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособ ность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.
В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызыва ющая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки, поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспо собности, от клиентов кассиром не принимаются.
Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности, клиенту не возвращаются. Они записываются в отдель ный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вы зывающая сомнение». Клиенту выдается квитанция о том, что при нятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.
Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких ино странных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в дол лары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступ ной для посетителей.
279При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой сво бодно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.
Для обособленного учета наличия и движения наличной иностранной валюты к счету 50 «Касса» открывают соответствующие субсчета.
Учет денежных документов
Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие де нежные документы учитывают на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по посту пившим и выбывшим документам.
Синтетический учет денежных документов осуществляется в жур нале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журна лу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.