Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
224
7. ПЕРВИЧНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ (ДОКУМЕНТАЦИЯ И
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ)
7.1. Понятие о бухгалтерских документах, их роль и значение
Бухгалтерский учет базируется на всей информации об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях организации, и поэтому он является сплошным и непрерывным. Такое системное наблюдение может быть осуществлено только путем регистрации, т.е. путем документации (документирования).
Документация – это первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с помощью документов и в местах их совершения. Документация, таким образом, является одной из основных методических приемов бухгалтерского учета. Она является как формой и способом отражения сведений о фактах хозяйственной жизни, так и средством обоснования учетных записей и источником составления свидетельств (доказательств) для решения различных экономических и правовых вопросов.
Таким образом, обязательным условием отражения фактов хозяйственной жизни в системном бухгалтерском учете является оформление их первичными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим требованиям, предъявляемым к ним (они должны быть достоверными, ясными, объективными и др.).
Документ1 – это оформление в установленном порядке свидетельства о существовании, совершении в настоящем или будущем факта хозяйственной жизни или письменное доказательство факта. Ни один факт хозяйственной жизни не может быть отражена в бухгалтерском учете на счетах без подтверждения ее соответствующими документами. Нет документа в учете и контроле означает, что нет хозяйственной операции (то есть трансформации факта), нет (не может быть) записей на счетах бухгалтерского учета.
Документы являются основой построения всей системы бухгалтерского учета. Поэтому качество всего бухгалтерского учета в организациях в
значительной мере зависит от качества первичных документов.
Таким образом, носителями первичной исходной информации бухгалтерского учета являются документы. Они составляются на местах и в определенное время свершения хозяйственных операций. В них отражаются или распоряжения на совершение хозяйственных операций, или факт их совершения, или то и другое. Этот процесс в бухгалтерском учете называется документированием хозяйственных операций.
Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.
Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др. Документы служат доказательством, подтверждающим поступление и расходование ценностей. Они подтверждают достоверность и обоснованность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявлять возможные ошибки в бухгалтерских записях.
Юридическое значение документов заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля за налоговые правонарушения и др. Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.
Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных аудиторских проверок, так и инициативных с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных предметом договора между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.
Документы имеют важное значение для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных (холостых) расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство.
В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях организации.
Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что они являются основным поставщиком оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования технологических процессов и др. с целью повышения эффективности производств. Путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления в организации можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности.
Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации и в ее отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например, производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др. по отдельным видам производства продукции.
В экономической литературе в последние годы идут дискуссии по поводу определения или трактовки терминов «документация», «первичный учет», «первичная учетная информация». Так, профессор П.С.Безруких отмечает, что «…термин «первичный учет» не вполне удачен. Известно, что учетные данные, содержащиеся в первичных документах, используются в бухгалтерском учете, статистике и оперативном учете, иными словами, являются первоосновой во всех видах учета. Поэтому нельзя рассматривать первичные документы как первичный учет, а бухгалтерский учет и статистику - как вторичный учет» [14, с.18]. Профессор Н.Г. Белов название «первичный учет» считает также неудачным. Он отмечает: «Этот термин нельзя признать удачным, поскольку не существует понятий вторичного, третичного и т.д. учета. Поэтому более правильно начальный этап учетного процесса называть документацией хозяйственных операций…» [15, с.3]. Другие авторы, например, профессор Г.Г. Кирейцев считает, что роль документирования определяется через реализацию функций первичного учета, а именно: информационную, контрольную, воспитательную, а также функцию правовой защиты субъектов хозяйствования [47, с.113-125].
В научной и учебной литературе часто авторы отождествляют понятия «первичный учетный документ», «сводный учетный документ», «первичный учет», «сводный учет». Поэтому следует пояснить, что первичный учетный документ представляет собой материальный носитель сообщения о факте хозяйственной жизни и свидетельство (доказательство) того, что данный факт существует, произошел или произойдет. Сводный учетный документ - это документ, в котором в обобщенном виде отражают различные данные, составление такого документа не связано с сообщением о факте хозяйственной жизни. Сводный учетный документ отражает итог сведений первичных документов, сгруппированных по определенным признакам, имеет юридическую силу только при подтверждении соответствующих реквизитов данными первичных учетных документов и т.д.
Первичный учет - это непрерывное наблюдение (путем документирования) за объектами наблюдения и регистрация сообщений о фактах, связанных с ними, с целью осмысления и познания их содержания. Первичная учетная информация является содержанием первичного учетного документа, оформленного в процессе первичного учета (наблюдения). Первичный учет отдельные специалисты называют «системой первичного учета», что является не совсем обоснованным. Первичный учет представляет собой одну из стадий процесса бухгалтерского учета. Системой же можно считать совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований по их оформлению. Вышеотмеченные спорные вопросы также носят исторический характер, то есть не являются новыми. Так, понятия «документ», «документация», как отмечает М.В.Ларин, в своем развитии претерпели существенные изменения [57, с.6]. Первоначально латинское «doceo» означало «учу», «извещаю». Позднейшая производная форма «documentum», в узком смысле слова означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности.
В русском языке понятие «документ» появилось в XVIII веке. Пётр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув прежде всего правовое значение документа. В XIX веке выделяется новый аспект - роль и значение документа в управлении. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось в ХХ веке (в энциклопедическом словаре 1913 г. отмечается, что документ: вообще всякое письменное доказательство) и в нынешнем столетии усиливается, независимо от технических средств составления и способов обработки документов. Это условие закреплено в статье 9 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете» (от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ), где отмечено: все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться документами.
7.2. Классификация документов
Для непрерывного и сплошного отражения всех распоряжений на совершение хозяйственных операций и фактов хозяйственной деятельности в организациях используются большое число различных по вариантности, форме, содержанию и назначению документов. Для лучшего понимания их назначения, а также правильности использования способов отражения в документах сведений о хозяйственных фактах они подлежат классификации (группировке) по определенным признакам.
Классификация документов нужна также для дальнейшего совершенствования (моделирования), унификации, стандартизации документов, практического понимания их содержания и повышения ответственности за качественное их составление. Кроме того, классификация документов имеет дидактическое значение в учебном процессе по теории бухгалтерского учета, а поэтому она должна быть расширенной.
Так, классификация документов производится по назначению, объему содержащихся в них сведений, способу отражения в них хозяйственных операций, месту их составления, способу обработки и количеству учетных позиций и по другим признакам (рис. 7.1).
По назначению бухгалтерские документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжения, задания, приказ руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций.
Рис. 7.1. Классификация бухгалтерских документов
К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, расходные кассовые ордера на выдачу наличных денег из кассы, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение материальных ценностей и др.
Некоторые распорядительные документы одновременно, после осуществления по ним хозяйственных операций, становятся исполнительными (оправдательными) документами, т.е. подтверждают факты совершения хозяйственных операций.
Исполнительные (оправдательные) документы представляют собой документы, удостоверяющие факты совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу и т.д. Исполнительные (оправдательные) документы являются источником информации текущего и последующего контроля хозяйственных операций.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерской службы организации с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: расчетно-платежные ведомости, ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки, расчеты бухгалтерии, накопительные ведомости и т.п.
Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и содержит корреспондирующий счет с кредитом счета «Касса».
По объему содержащихся в документах сведений они делятся на первичные и сводные.
Первичные документы составляют на оформление хозяйственных фактов (операций) в момент их совершения. В них содержатся первоначальная исходная информация о конкретных фактах (операциях). К ним относятся накладные, акты на списание основных средств, чеки и др.
Сводные документы отражают ряд однородных по экономическому содержанию фактов (операций) в течение определенного периода времени. К ним относятся отчеты о движении материальных ценностей, отчеты кассира, ведомости движения продукции и др. Сводные документы, таким образом, представляют сводку данных первичных документов. Они имеют большое значение для сокращения учетной работы и количества составляемых бухгалтерских документов.
По способу отражения сведений документы подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается (регистрируется) один факт хозяйственной жизни. К ним относятся расходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования-накладные, счета-фактуры и др. В накопительных документах отражаются ряд однородных повторяющихся фактов (операций), которые регистрируют постепенно, по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей, и тем самым, способствуют снижению трудоемкости бухгалтерской работы и других служб организаций.
По месту составления документы подразделяются на внешние и внутренние. Внутренние документы оформляются непосредственно в организации. Все документы, которые составляются в других организациях и поступают в данную организацию со стороны, относятся к внешним.
По способу фиксации и обработки информации документы подразделяются на документы составляемые в ручную, на пишущей машинке, на ЭВМ и др.
По количеству учетных позиций документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.
Документы, в которых регистрируются факты (операции) одной позиции (например, прихода или расхода одного вида материалов по одному номенклатурному номеру), называются однопозиционные. Документы, в которых отражаются факты (операции) нескольких определенных видов объектов, называются многопозиционными (многострочными). Другие признаки группировки, приведенные на рис.7.1 не требуют комментарий. Приведенная классификация документов может быть дополнена такими признаками группировки как: по степени унификации; по времени составления; по характеру отражаемых фактов.
Кроме сказанного выше, целью данной классификации документов является: обеспечение упорядоченности в работе с документами и документно - коммуникационной деятельности; повышение оперативности работы исполнителей по документированию сведений о фактах хозяйственной жизни; экономия труда и повышение его производительности в процессе первичного учета и качества обработки первичных данных; повышение информативности и контрольной функции документов.
7.3. Реквизиты и требования, предъявляемые к оформлению документов
В выше изложенных параграфах отмечено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны подтверждаться документами, то есть носителями сведений о фактах хозяйственной жизни. Эти документы служат первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Для обеспечения оперативности, достоверности бухгалтерского учета документ должен составляться доброкачественно и содержать достоверные данные (показатели).
Показатели документа, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции, характеризующие содержание и придающие юридическую силу этой операции, называются реквизитами2.
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты.
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
В отношении документов, содержащих коммерческую тайну, установлены ограничительные доступы (часть 1 статьи 139 ГК РФ оговаривает условия, когда документ или носитель информации может составлять коммерческую тайну), а также ответственность за незаконное разглашение и использование сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну (такая ответственность установлена в статье 183 УК РФ - вступило в действие с 1 января 1997 г.).
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основании первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин и персональных ЭВМ. Производить записи простым карандашом запрещается. Документы должны оформляться четко, без помарок, в объеме требуемых реквизитов, свободные строки перечеркиваются.
Информативность и контрольная функция первичного учета чрезвычайно важны, так как на основании его данных ведется аналитический и синтетический учет, составляется отчетность и выражается аудиторское мнение о ее достоверности, осуществляется оперативное управление хозяйственными процессами.
В этой связи возникает объективная необходимость оптимизации документов, их упорядоченности, усовершенствования в направлении ликвидации ненужных реквизитов и ненужных форм документов, унификации и стандартизации документов, создания унифицированной системы документации (УСД).
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкции и операций по обработке, регистрации и хранению. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения по возможности в делопроизводство. УСД – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. При унификации, стандартизации и создании УСД необходимо руководствоваться государственной системой стандартизации и общероссийским классификатором управленческой информацией.
7.4. Организация документооборота
При организации первичного учета в организации следует иметь в виду, что это весьма трудоемкий процесс, поэтому проблема его упрощения и совершенствования актуальна и, как показывает практика, сложная и длительная по времени. Решение её зависит от специалистов многих служб организации. При этом, если не будет создана система организации первичного учета в организации, вряд ли будет эффективна работа системы управления в целом.
Своевременность получения информации для нужд управления в значительной мере зависит от четкости составления графика документооборота. Документооборот- это движение документов от момента их составления до сдачи в архив. График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бухгалтерского учета в организации. Он является средством, способствующим полному обслуживанию рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и других работников, принимающих участие при составлении документов. Как средство, способствующего полного обслуживания рабочего места, график документооборота обеспечивает:
- ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;
- выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;
- выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;
- выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.
График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и других работников, связанных с предоставлением информации, обеспечивает:
- своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;
- своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организацией.
График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственного задания, а его нарушение - нарушением трудовой и производственной дисциплины.
При установлении состава первичных документов, включаемого в график документооборота, используют Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета.
Соблюдение сроков составления и сдачи документов в бухгалтерию организации обуславливает необходимость определения должностных лиц учетной, плановой, технологической и других служб, принимающих участие в составлении, подписании и сдаче документов на последующие стадии их обработки.
Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается путем указания ответственных лиц по составлению и использованию документов по целевому назначению, а также выполнению работ в момент составления документа.
Подготовленный график документооборота утверждается руководителем организации, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. Ниже приведена примерная схема графика документооборота (на примере составления документов по учету основных средств) (табл. 7.1.).
До разработки схемы (графика) документооборота необходимо в организации сперва разработать план-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за правильность оформления и своевременность представления необходимой информации. План-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ можно оформить по ниже приведенной форме:
|
№ п/п |
Наименование должности по штатному расписанию, Ф.И.О. работника бухгалтерской и других служб, ответственных за ведение учета, отчетности и представления информации |
Ведет бухгалтерские счета (№, название) |
Составляет первичные и сводные документы (форма, №) |
Ведет и составляет регистры учета, отчетность, представляет информацию |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Таблица 7.1. Примерная схема графика документооборота
|
Номер формы |
Наименование документа |
Назначение документа |
Количество экземпляров |
Когда составляется |
Кто составляет (должность и фамилия) |
Выполняемые работы в момент составления документа |
Кто подписывает документ |
Кому представляется (должность) |
Когда представляется в бухгалтерию (число, месяц) |
Выполняемые работы в бухгалтерии организации |
Какие регистры (№№ форм) составляются на основании документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
ОС-1 |
Акты приема-передачи основных средств |
Оформление поступления, внутрихозяйственного перемещения и передачи в эксплуатацию |
2 |
В момент приема и передачи |
Комиссия |
Указывается: наименование; техническая характеристика; состояние объекта и местонахождение |
Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации |
Бухгалтеру по учету основных средств |
На следующий день после оформления |
Контроль, указание балансовой стоимости, инвентарного номера и суммы износа объекта |
Инвентарные карточки (ф.ОС-6; ОС-7; ОС-13), журнал-ордер №13 |
|
ОС-3 |
Акты приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов |
Оформление сдачи и приема объектов после ремонта и реконструкции |
2 |
В момент приема и сдачи |
Комиссия |
Указывается: наименование объекта; ремонта или реконструкции; содержание и сроки сдачи выполненных работ |
Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации |
Бухгалтеру по учету основных средств |
На следующий день после оформления |
Контроль, указание балансовой стоимости, инвентарного номера, суммы износа, сметной и фактической стоимости ремонта или реконструкции |
Инвентарные карточки (ф.ОС-6, ОС-7) и технический паспорт |
|
ОС-4 |
Акт о ликвидации основных средств |
Оформление выбытия (ликвидации) объектов |
2 |
В момент списания |
Комиссия |
Указывается: наименование; год введения в эксплуатацию; причины списания (ликвидации) объекта |
Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации |
Бухгалтеру по учету основных средств |
На следующий день после оформления |
Контроль, указание первоначальной стоимости, сумма износа и инвентарного номера. Определение результатов от ликвидации |
Инвентарные карточки (ф. ОС-6, ОС-12, ОС-13) |
|
И т.д. |
Важными предпосылками для рациональной разработки плана-графика распределения обязанностей по выполнению учетных работ, а также в целом для организации учета являются:
- ознакомление со структурой и особенностями технологии и организации производственных процессов и видов деятельности. Изучение структуры управления организацией, условий работы её отделов, взаимоотношений отдельных подразделений организации и её бухгалтерии, определение порядка документации. Без изучения указанных особенностей невозможно правильно построить первичный, аналитический и синтетический учет;
- определение характера и объема необходимых учетных сведений. В современных условиях хозяйствования и экономически обоснованного руководства работой организации нужна объективная и достоверная информация о ходе и результатах производства, себестоимости продукции (работ, услуг), расчетных взаимоотношениях с клиентами, объемах реализации и других важнейших показателях. Так как эту информацию представляет бухгалтерия, главный бухгалтер организации совместно с руководящими работниками заранее определяет объем необходимой информации, её содержание и сроки представления;
- изучение действующих законоположений и инструктивных документов по учету, отчетности и налогообложению.
План-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ утверждается руководителем организации и представляет собой элемент учетной политики организации.
7.5. Порядок обработки и хранения документов бухгалтерского учета
В документах не допускаются неаккуратные оформления, подчистки и незаверенные исправления. С целью предупреждения возможных злоупотреблений все кассовые и банковые документы, а также документы, по которым произведены начисления заработной платы или другие выплаты, подлежат погашению специальным штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.
В зависимости от назначения и установленного порядка обработки документов они выписываются в одном или нескольких экземплярах. После совершения хозяйственных операций документы в соответствии с разработанным графиком документооборота представляются в бухгалтерию организации, где их проверяют и обрабатывают, а затем используют для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.
Документы подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.
Формальная проверка документов заключается в установлении правильности оформления документов путем проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписей лиц, ответственных за совершение операций, четкости представления измерителей, своевременности составления и т.д.
Неправильно (некачественно) составленные документы не имеют юридической и доказательной силы, а поэтому проведенные по ним операции считаются недействительными или незаконными. Формальная проверка способствует повышению ответственности лиц составляющих и подписывающих документы.
Арифметическая проверка или счетная проверка проводится для определения правильности арифметических подсчетов (путем подсчета итогов, проверки правильности осуществления расчетных процедур, например, расчета распределения косвенных расходов, начисления амортизации, определения накидок, скидок и т.п.).
Проверка по существу заключается в установлении совершения хозяйственных операций, соответствия их требованиям экономической и хозяйственной целесообразности. При обнаружении в документе ошибок, неясностей и других недостатков бухгалтерия возвращает его для исправления или для пересоставления. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.
Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации. Обработка документов начинается с таксировки.
Таксировка – это оценка натуральных показателей в денежном (стоимостном) выражении. Для проведения таксировки в документах проставляются цены и определяют суммы. Таксировке подвергаются документы, содержащие только натуральные показатели. К ним относятся документы, составляемые в первичных подразделениях организаций: акты на ликвидацию основных средств, документы по поступлению продукции от собственного производства различных отраслей, например, в сельском хозяйстве – акт на оприходование приплода животных, дневник поступления продукции овощеводства и садоводства и др.
После таксировки документы подвергаются группировке. Группировку проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально-ответственных лиц и структурных подразделений, а также отдельно по поступлению (приходу) и расходованию материальных ценностей и денежных средств. Отдельные документы группируют в зависимости от отраженных на них хозяйственных операций и по источникам финансирования поступления (приобретения) ценностей, работ, услуг и по расходу (списанию) ценностей, денег, погашению задолженностей и т.д.
Группировка документов производится в сводных группировочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок. Группировка документов в различных группировочных (накопительных) и сводных ведомостях облегчает дальнейшую учетную обработку полученных данных, например, их разноску в соответствующие регистры бухгалтерского учета.
Порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета зависит от формы бухгалтерского учета. При упрощенных формах, форме учета Журнал – Главная книга и мемориально-ордерной форме корреспонденцию счетов составляют: непосредственно на документе; в Регистрационном журнале; в Журнале - Главная книга; в специальном регистре бухгалтерского оформления – мемориальном ордере (проводке, контировке).
При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета операции, зафиксированные в документах, отражаются и регистрируются в журналах - ордерах и ведомостях с группировкой по корреспондирующим счетам.
При автоматизации бухгалтерского учета обработка и движение документов имеет свои особенности, то есть зависит от использованных программных продуктов для ЭВМ.
После отражения данных документов на счетах бухгалтерского учета (то есть после разноски данных документов в регистры бухгалтерского учета), их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив. На папке указывается месяц и год, номера документов, их количество и другие показатели. Все документы в папке номеруются по порядку. Сроки хранения отдельных документов в архиве устанавливаются законодательством. Ответственность за сохранность документов в архивах организации несут руководитель и главный бухгалтер организации.
Таким образом, документы проходят следующие последовательные этапы движения: составление, проверку, таксировку (расценку), группировку, разноску по счетам, текущее хранение, наконец, сдачу в архив на длительное хранение согласно законодательству.
Хранение документов бухгалтерского учета. Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами контроля на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
7.6. Инвентаризация, ее значение и виды
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
при смене материально - ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Инвентаризация является одним из основных методических приемов бухгалтерского учета, а также методическим приемом фактического контроля при проведении ревизии, аудита и др.
Инвентаризация представляет собой проверку объектов бухгалтерского наблюдения в натуре органолептическим путем, то есть способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета.
Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях сводятся с данными бухгалтерского учета с целью установления (выявления) недостач или излишков средств. Инвентаризации подвергаются также дебиторские и кредиторские задолженности организации с целью установления их достоверности. При помощи инвентаризации устанавливают состояние и правильность оценки имущества в бухгалтерском учете и отчетности.
Термин «инвентаризация» происходит от латинского слова «инвентарь» (лат. inventarium – роспись, опись) и означает опись имущества (вещественных ценностей и расчетов). Однако в настоящее время в организациях возникли другие новые объекты бухгалтерского наблюдения, которые не имеют натурально-вещественной формы, но подлежат также инвентаризации. К ним относятся нематериальные активы. Поэтому инвентаризация в современных условиях имеет иной смысл, так как инвентаризации подвергаются не только вещественные ценности и расчеты, но и такие новые объекты бухгалтерского учета как: нематериальные активы, ценные бумаги, финансовые вложения в паи (уставные капиталы других организаций), займы и др.
В зависимости от различных признаков и причин, по которым проводится инвентаризация, различают ее виды.
По отношению к плану проведения в соответствии с учетной политикой организации различают плановую и внеплановую инвентаризацию.
Плановая инвентаризация проводится в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации и т.д.).
Внеплановые инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.
По объему совокупности объектов учета выделяют сплошную и выборочную инвентаризацию.
Сплошной считается инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру, пересчету и т.д., в натуре все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергается денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, денежных документов, отдельных материально-производственных ценностей.
Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру, пересчету, взвешиванию части объектов данного вида. Выборочные инвентаризации используют при осмотре объектов фактически выполненных работ для выявления их реальности, для установления сохранности отдельных товарно-материальных ценностей. Выборочные инвентаризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют сократить время проведения этих работ. Однако они не гарантируют безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба выборочные инвентаризации не позволяют определить полностью размер ущерба. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию.
В зависимости от полноты охвата имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.
Полная инвентаризация – это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и т.д.
Частичной инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе и др.
По содержанию различают инвентаризацию ресурсов и инвентаризацию процессов.
Инвентаризация ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.
Инвентаризация процессов означает проверку в натуре отдельных моментов процессов кругооборота средств организации. Например, в процессе производства в натуре могут быть проверены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т.д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения – расчетно-заготовительные операции.
7.7. Порядок проведения инвентаризации и отражения ее результатов в
учете
За своевременность и правильность проведения инвентаризации несут ответственность руководитель организации (согласно законодательству) и главный бухгалтер организации (согласно внутренним должностным инструкциям).
Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается инвентаризационная комиссия. В состав комиссии входят: руководитель организации, главный бухгалтер или заместитель главного бухгалтера, специалисты различных профилей (бухгалтера, инженеры, агрономы, зоотехники и т.д.) и из состава рабочих организации с различных видов производств. Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально-ответственные лица.
За правильное документальное оформление инвентаризации несет ответственность главный (старший) бухгалтер. Поэтому до начала инвентаризации необходима тщательная предварительная подготовительная работа:
1. Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными промежуточными группами (бригадами) комиссии.
2. Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами группы (бригады). В каждой группе назначается (выбирается) старший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.
3. Руководитель организации и главный (старший) бухгалтер проводят инструктаж членам комиссии о целях, задачах и порядке проведения инвентаризации.
4. Бухгалтерия организации подготавливает все необходимые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и т.п.).
5. К началу инвентаризации все записи и остатки по счетам в регистрах аналитического и синтетического учета должны быть тщательно выверены, а все данные документов записаны в регистры.
Проверка материально-производственных ценностей, денежных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения обязательно в присутствии лиц, на ответственности которых находятся проверяемые ценности.
Выявленные и пересчитанные ценности записываются в инвентаризационные описи. Инвентаризационные описи составляются строго по местам проведения инвентаризации и материально-ответственным лицам на каждый вид ценностей.
На ценности, не принадлежащие организации, составляются отдельные описи.
Все инвентаризационные описи составляют в двух экземплярах, по одному из них передают материально-ответственным лицам. После снятия фактических остатков ценностей и записи их в инвентаризационную опись инвентаризационная комиссия совместно с бухгалтерией проставляют в описи остатки ценностей по данным регистров бухгалтерского учета и выводят излишки и недостачи.
Все описи подписываются руководителем организации (если он является председателем комиссии) или председателем инвентаризационной комиссии и членами комиссии, а также соответствующими материально-ответственными лицами.
Перед подписью материально-ответственное лицо должно дать письменную справку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».
В бухгалтерии организации данные инвентаризационных описей сверяют с остатками, показанными в учете, и составляют сличительные ведомости по ценностям, по которым выявлены отклонения (излишек или недостаток). Сличительная ведомость подписывается комиссией и материально-ответственным лицом. Сличительная ведомость имеет форму следующей таблицы:
Сличительная ведомость по итогам инвентаризации на 1 января 200 __ г.
|
Балансовый счет |
Инвентарный (номенклатурный) номер |
Наименование показателей |
Единица измерения |
Цена |
По данным учета |
По данным инвентаризации |
Результат |
|||||
|
количество |
сумма |
количество |
сумма |
недостача |
излишки |
|||||||
|
количество |
сумма |
количество |
сумма |
|||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
По результатам инвентаризации каждая группа (бригада) инвентаризационной комиссии составляет промежуточный акт по конкретному участку проводки, а по результатам полной инвентаризации – общий акт инвентаризации. В акте указывается состав инвентаризационной комиссии, результаты проведения инвентаризации, выводы и предложения. Акт инвентаризации утверждается руководителем организации.
По результатам инвентаризационная комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем организации. Далее определяют порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета. Установленные расхождения должны быть отрегулированы в течение десяти дней после окончания инвентаризации.
Для своевременного урегулирования расхождений между фактическими остатками с данными бухгалтерского учета издается приказ руководителя организации с учетом отмеченных решений и предложений в протоколе инвентаризационной комиссии.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации либо увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации. На счетах у коммерческой организации эти излишки отражаются:
Дебет счетов 10 «Материалы», 41 «Товары»,
43 «Готовая продукции» и т.д.
Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы на продажу), сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации либо уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. На счетах у коммерческой организации эти операции отражаются следующим образом:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и др.;
Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кредит счета 98 «Доходы будущих периодов», а по мере погашения задолженности:
Дебет счета 98 «Доходы будущих периодов»
Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Если выявленные при инвентаризации недостачи и порча имущества связаны с чрезвычайными ситуациями, то стоимость такого имущества списывается со счетов учета ценностей (ресурсов) на дебет счета 99 «Прибыли и убытки».
1 Слово «документ» происходит от латинского documentum – свидетельство, доказательство.
2 Реквизиты от латинского reguisitum - требуемое, нужное.