До найважливіших завдань архівів належить забезпечення збереженості архівних документів
Работа добавлена на сайт samzan.net:
Забезпечення збереження архівних документів
План
- Групи документів залежно від їх матеріальної основи.
- Організація зберігання як комплекс робіт для забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.
- Технології зберігання архівних документів. Режими зберігання документів.
- Забезпечення фізико-хімічно збереженості архівних документів.
1. До найважливіших завдань архівів належить забезпечення збереженості архівних документів. З цією метою визначені нормативні режими та правила організації зберігання документів для запобігання втратам, відновлення фізико-хімічної та біологічної цілісності пошкоджених документів. До забезпечення збереженості архівних документів причетні не лише архівознавство, а й природничі науки – хімія, біологія, фізика, а також інформатика. Залежно від матеріалу, на якому зафіксовано інформацію, документи поділяють на такі групи: - документи з паперовими носіями, - документи з плівковими носіями, - електронні документи. Матеріальний об’єкт, основною функцією якого є збереження та передавання документної інформації, називають носієм документної інформації. Сукупність матеріалів носія документної інформації та її запису становлять матеріальну основу документа. Найпоширенішим матеріалом для створення текстових документів є папір – багатокомпонентна система, що складається з волокон целюлози, наповнювачів, проклеювальних і барвникових матеріалів. Тривалість «життя» документа з паперовою основою багато в чому визначається первинними властивостями матеріалів, з яких виготовлено його матеріальну основу. Папір і більшість барвників – складні за своїм хімічним складом і структурою матеріали. Знаючи деякі їх показники, можна прогнозувати тривалість збереження документа з такою матеріальною основою. Чорно-білі та кольорові кіно - і фотоплівки, роликові і форматні фотоплівки, магнітні стрічки є матеріальною основою аудіовізуальних документів (кіно-, фото-, фоно- та відеодокументів). Документи на плівкових носіях у процесі використання піддаються багаторазовим розтягуванням і ударам, перегинам і перекосам у стрічкопротяжних механізмах апаратури; кінофотодокументи – дії інтенсивного світла і тепла під час проекції на екран, контактують із кислими і лужними середовищами при фотографічному і реставраційному обробленні. Це призводить до зміни фізико-механічних властивостей плівок. Носіями даних в електронних документах є магнітні стрічки, магнітооптичні, оптичні та інші диски. Вони дозволяють безконтактно зчитувати інформацію і мають високу щільність запису. Матеріальна основа документів з часом зазнає фізико-хімічних і фізико-механічних змін, які називають природним старінням. Цей процес необоротний, оскільки супроводжується, наприклад, зміною хімічного складу паперу і зменшенням його механічної міцності. Папір з часом стає ламким і може розпадатися. Текст вицвітає, в деяких випадках осипається (фарби, туш, олівець). Таких самих змін зазнають клеї рослинного, тваринного і синтетичного походження. На старіння матеріальної основи впливають і умови зберігання документів: відносна вологість і температура навколишнього повітря, рівень його забруднення і вміст у ньому домішок різних газів, характер зміни цих факторів; дія світла (ультрафіолетове та інфрачервоне випромінювання); чинники, що викликають біологічне руйнування документів. Тому для запобігання природному старінню матеріальної основи документів архіви вживають заходів для підвищення здатності документів протистояти руйнівній дії зовнішніх і внутрішніх чинників. Основним фізичним чинником, що викликає швидке руйнування матеріальної основи документів на паперових носіях, є світло. Швидкість руйнування залежить від його спектральної характеристики, інтенсивності й тривалості випромінювання, а також від здатності матеріальної основи документа поглинати енергію світла. Папір відбиває більшу частину світлових променів. Під дією світла він буріє і втрачає механічну міцність та еластичність, а більшість текстів вицвітає. Вицвітання є окислювальним процесом, зумовленим дією кисню на активовану світлом молекулу барвника. Довговічність барвників на документі залежить від кислотності: чим нижче кислотність, тим швидше вицвітає барвник. На фізичний стан документів істотно впливають температура і вологість повітря, підвищення яких прискорює природне старіння паперу внаслідок окислювальних процесів у ньому під впливом кисню. У випадках, коли документи зберігаються у стосах і погано провітрюються, можливе локальне підвищення температури і створення сприятливих умов для розвитку плісняви. На прискорення процесу природного старіння впливає не лише понаднормове підвищення температури, а й значні її коливання. Висока відносна вологість повітря також спричиняє появу і швидке поширення плісняви. Старіння плівкової основи документів зумовлене необоротними змінами її властивостей під час тривалого зберігання та використання документів, що відбувається внаслідок фізичних, хімічних і біологічних процесів під впливом температури і вологості повітря, дії світла, радіаційного випромінювання, агресивних середовищ, механічних деформацій. Під дією променевої енергії, тобто електромагнітних коливань з різними довжинами хвиль, температури і вологості повітря навколишнього середовища відбувається старіння кінодокументів. Зміна електроакустичних характеристик магнітної стрічки спричинює старіння магнітного запису. Основними причинами погіршення його електроакустичних характеристик є зміна форми і зменшення еластичності стрічки. Погіршення частотної характеристики не пов'язане із зміною магнітних властивостей робочого шару магнітної стрічки й переважно зумовлюється її деформацією, забрудненням і зниженням гнучкості та еластичності. Документам з плівковими носіями притаманне і біологічне старіння, спричинене діяльністю живих організмів, які розвиваються на полімерних матеріалах. Ушкодження документів бактеріями, мікроскопічними грибами, комахами, гризунами належать до біопошкоджень. Відомо близько 400 видів грибів і комах – шкідників архівних документів. Найбільшої шкоди завдають мікроскопічні гриби, здатні вражати документи з паперовими, плівковими носіями, а також воскові та сургучні печатки. Це проявляється в розростанні колоній, що забруднюють поверхню спорами, проникненні ниток грибниць і плідних тіл у волокна субстрату, виділенні багатьох продуктів обміну, що діють як хімічні реагенти. Гриби руйнують целюлозу за допомогою ферментів, перетворюючи її на живий субстрат для своєї життєдіяльності. При вологості повітря понад 70% відбувається капілярна конденсація63 вологи, що сприяє появі та поширенню грибів. Проростаючи, спори грибів заповнюють капіляри паперу грибницею, що викликає гідрофобізацію паперу і зміну його властивостей, зокрема втрату гнучкості, еластичності. Спори грибів уражають і синтетичні матеріали, руйнують пластифікатори робочого шару та ацетилцелюлозну основу аудіовізуальних документів і негативно діють на них утвореними в процесі руйнування хімічними продуктами – ферментами і кислотами. Значної шкоди завдають документам і комахи. Найпоширенішими серед них є жуки-точильники, “притворяшки”, шкіроїди. Лялечки й дорослі жуки живуть серед аркушів документів, прогризаючи в них ходи. На відміну від цих комах, шкіроїди обгризають документи з поверхні, але можуть знищувати папір, пергамент, всі частини обкладинки. Харчуються борошняним клеєм і значно забруднюють документи таргани. З огляду на це до найголовніших завдань архівістів належить суворе дотримання правил зберігання документів. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду потребує раціонального розміщення документів, запобігання їх втратам, контролю за фізичним станом і переміщенням, копіювання документів для створення страхового фонду та фонду користування, відновлення первісних або близьких до первісних властивостей і зовнішніх ознак документів, що зазнали пошкодження або руйнування. Такий комплекс робіт називають організацією зберігання документів..
Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються будівництвом, реконструкцією та ремонтом будівель архіву; обладнанням будівель і сховищ засобами пожежегасіння, охоронної та пожежної сигналізації; застосуванням технічних засобів для створення оптимального температурно-вологісного та світлового режимів, здійсненням санітарно-гігієнічних заходів у приміщеннях сховищ; застосуванням спеціальних засобів зберігання документів. Архівні документи розміщують у спеціально збудованих або пристосованих для постійного зберігання документів будівлях чи окремих приміщеннях будівель. Для зведення таких будівель використовують індивідуальні, частіше – типові проекти, що передбачають ряд обов'язкових приміщень, необхідних для роботи з документами. Основна площа архівної будівлі – це сховища. Вони максимально ізолюються від читального залу, адміністративних та інших приміщень. Крім того, площа архівної будівлі відводиться під робочі приміщення для співробітників архіву, для приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів; для ізоляції, знепилювання, дезінфекції і дезінсекції пошкоджених документів; для реставраційно-палітурних робіт; для приготування клеїв і розчинів; для відтворення копій документів, оброблення плівки; для зберігання облікових документів. Передбачаються також приміщення для науково-довідкової бібліотеки, методичного кабінету, виставкового залу. Будівлі архівів розміщують у місцях, віддалених від пожеженебезпечних об'єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій), об'єктів, що забруднюють повітря агресивними газами і пилом (підприємств із шкідливими технологіями, ТЕЦ), об’єктів, що підпадають під загрозу затоплення та проникнення ґрунтових вод або є потенційним джерелом поширення гризунів (елеватори, ринки). У районі розташування архівних будівель середньодобовий вміст шкідливих домішок у повітрі не повинен перевищувати гранично допустимі концентрації (мг/мз): сірководню – 0,008; сірчистого ангідриду – 0,5; окисів азоту 0,06; хлору – 0,03; неорганічного пилу, що містить двоокис кисню, – 0,05. Розташування та обладнання приміщень основного призначення мають забезпечувати раціональний взаємозв'язок функціональних підрозділів архіву, збереженість документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання технологічних вимог, охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки, виробничої санітарії. Важливе значення для створення належних умов зберігання документів має обладнання сховищ системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечують рециркуляцію повітря для очищення від агресивних домішок і пилу, підтримання оптимального температурно-вологісного режиму. Приміщення сховищ обладнують стаціонарними металевими або дерев'яними, обробленими вогнезахисним розчином стелажами. У сховищах з природним освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюють перпендикулярно до стін і вікон, у сховищах без вікон – з урахуванням особливостей приміщення та конструкції обладнання. Не допускається ставити їх упритул до зовнішніх стін будівлі та до систем опалення, щоб уникнути впливу на них вологи та різких коливань температури. Документи розміщують на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонажах або іншій упаковці з тим, щоб запобігти проникненню в них пилу, який згубно діє на матеріальну основу документів. Розміщувати документи на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах неприпустимо. Електрична проводка у приміщеннях сховищ повинна бути закрита металевими трубами, штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) – герметичними або напівгерметичними, шнури переносної апаратури повинні мати гумову ізоляцію. Категорично забороняється у сховищі палити, застосовувати електронагрівальні прилади, зберігати вибухонебезпечні, легкозаймисті речовини та продукти харчування. Важливе значення для збереженості документів має їх раціональне розміщення. Документи розміщуються в сховищах у порядку, який забезпечує їх комплексне зберігання в межах груп чи окремих фондів і описів, відповідає обліковій документації, вимогам оперативного розшуку і потребам евакуації документів за екстремальних умов. Відокремленому зберіганню підлягають секретні документи; унікальні документи; документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальні цінності; документи з різними видами носіїв; документи, уражені біологічними шкідниками; документи, прийняті до архіву на тимчасове зберігання; документи, не внесені до облікової документації архіву. Документи видаються із сховищ для роботи дослідникам і відвідувачам до читального залу архіву (на місяць); співробітникам архіву – до службових приміщень для виконання планових робіт і доручень керівництва архіву (на 10 днів); установам і організаціям – у тимчасове користування (на три місяці); до лабораторії архіву для проведення робіт із створення страхового фонду й фонду користування, для поліпшення фізико-хімічного стану документів (за необхідності, але не більше ніж на рік). Судово-слідчим органам справи видаються у тимчасове користування на термін до шести місяців із можливим продовженням до одного року. Видавання документів користувачам здійснюють відповідно до «Основних правил роботи державних архівів України». Користувачі несуть відповідальність за збереженість документів і дотримання правил роботи з ними. Для визначення фактичної наявності одиниць зберігання і відповідності їх кількості, зазначеній в описах справ (книгах обліку), а також виявлення документів, які потребують наукового, реставраційного, консерваційно-профілактичного і технічного оброблення, перевіряють наявність, фізичний і технічний стан документів. Перевірка наявності і стану документів є постійною плановою роботою кожного державного архіву і здійснюється для фондів першої категорії і таких, що містять особливо цінні документи, один раз на 10 років, для унікальних документів – не менш як один раз на 5 років; для фондів другої категорії – один раз на 15 років; фондів третьої категорії – один раз на 20 років, секретних документів – відповідно до вимог спеціальних нормативних документів. Періодичність такого контролю для кіно-, відео-, фото-, фонодокументів становить один раз на 5 років. Позачергові одноразові перевірки наявності і стану документів усіх або частини фондів архіву здійснюють після стихійного лиха, масових переміщень, надзвичайних ситуацій, коли можливі втрати або пошкодження документів. Важливою умовою збереженості документів є дотримання режимів їх зберігання, тобто сукупності температурно-вологісних, світлових і санітарно-гігієнічних умов в архівосховищі, реалізація контрольно-охоронних заходів. Температурно-вологісний режим забезпечує захист матеріальної основи документів від руйнівної дії температури та вологого повітря. Температура і відносна вологість повітря у приміщеннях сховищ, обладнаних системами кондиціювання повітря, повинні відповідати нормам, наведеним у таблиці.
|
|
|
|
||
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
У приміщеннях з нерегульованим кліматом здійснюються заходи з оптимізації кліматичного режиму зберігання із застосуванням раціонального опалювання і провітрювання приміщень, а також технічних засобів зволоження або осушування повітря. При тривалому порушенні режиму зберігання (від 7 до 10 діб), що супроводжується підвищенням відносної вологості повітря (до 80-90%), вживаються заходи для нормалізації кліматичних умов (інтенсивне провітрювання, осушування сховища). Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюється регулярним вимірюванням параметрів повітря за допомогою термометрів, грометрів, психрометрів, електронних термогігрометрів. Світловий режим дозволяє запобігти руйнівній дії світла на матеріальну основу документа. У сховищах та інших приміщеннях архівів, де проводиться робота з документами, неприпустиме освітлення прямими сонячними променями. Для запобігання руйнівній дії світла на документи, вікна в таких приміщеннях щільно завішують світлонепроникною тканиною, приміщення обладнують світлорозсіювачами. Для штучного освітлення сховищ застосовують лампи розжарювання в закритих плафонах з рівною зовнішньою поверхнею або люмінесцентні лампи із скороченою ділянкою спектра. Освітленість на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги – 20-30 лк, на робочому місці – 100 лк, для проходів між стелажами – не більше 50 лк. Дотримання санітарно-гігієнічного режиму забезпечує запобігання біодеструкції і забрудненню матеріальної основи документа. Найпершими запобіжними заходами проти накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів у приміщеннях архіву є утримання їх у зразковому порядку та чистоті. З метою своєчасного виявлення плісняви і комах двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) вибірково проводять мікробіологічне та ентомологічне обстеження документів і приміщень сховищ. Охоронний режим має на меті зберегти документи від розкрадання, втрат, несанкціонованого винесення. Охорону архіву забезпечують шляхом технічного укріплення та обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організації посту охорони, опечатування приміщень, дотримання умов пропускного режиму і порядку доступу до сховищ. Обов’язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації підлягають сховища, приміщення, в яких тимчасово зберігаються документи (зокрема читальний зал, лабораторії мікрофільмування та реставрації), матеріальні цінності, копіювальна техніка; аварійні й запасні виходи з приміщення архіву, основний вхід за умови відсутності цілодобового чергування. Завданнями архівістів у зберіганні архівних документів є створення їх страхового фонду на випадок пошкодження (втрати) оригіналів документів. При визначенні наступності страхового копіювання враховується інформаційне значення документів, їх фізичний стан та інтенсивність використання. Серед рівноцінних за значенням фондів першочерговому копіюванню підлягають ті документи, що мають незадовільний фізичний (технічний) стан або інтенсивно використовуються. Для уникнення передчасного старіння та руйнування документів, відновлення їх властивостей, технічних характеристик, тривкості, виготовлення копій документів за допомогою засобів відтворення та копіювання в архівах здійснюють реставраційну та консерваційно-профілактичну обробку документів на основі диференційованого підходу у послідовності, визначеній в архіві з урахуванням видових особливостей, цінності, фізичного стану документів і можливостей архіву. До пріоритетних об'єктів належать унікальні документи з потенційно низькою довговічністю. У процесі зберігання та використання документи зазнають багаторазових впливів, що призводять до старіння та різних механічних пошкоджень: розривів аркушів, проколів, закручення країв, зморшок, а також часткового або повного руйнування паперу, підвищення ламкості та крихкості; випадання частин основи; склеювання (зацементування) аркушів; осипання тексту разом з частинками паперу; осипання облицювального шару крейдяного паперу; значного пожовтіння паперу в результаті підвищення кислотності; втрати окремих частин тексту. В таких випадках матеріальна основа документа потребує відновлення початкових або близько до початкових властивостей зовнішніх ознак, тобто реставрації. Для відновлення матеріальної основи документа застосовують комплекс методів, основними серед яких є відновлення механічної цілісності, пластифікація, очищення. Комплекс робіт з відновлення механічної цілісності документів виконують в лабораторії реставрації та мікрофотокопіювання. Основними методами реставрації документів з паперовою основою є відновлення механічної цілісності, ламінування, реставрація, аероформування, нейтралізація і стабілізація кислотності паперу методом забуферювання66. Перед початком реставрації визначають структуру та якість матеріальної основи документа, характер дій речовин і засобів оброблення. Технологічні операції з реставрування проводять таким чином, щоб не пошкодити текст, не послабити його контрастності, не викликати розмивання штрихів. Для цього використовують безпечні для документів речовини та матеріали: папір з кислотністю – від 6,0 до 8,5; шкіру – від 4,5 до 6,0; пергамент – від 7,0 до 8,0 тощо. Для механічного захисту старих книг і документів вдаються до ламінування, тобто з'єднання старого (ветхого) паперу з термопластичною полімерною плівкою, що застосовується самостійно чи у поєднані з лавсановою плівкою чи іншими матеріалами. Механічне пошкодження основи документів, стирання тексту при тривалому користуванні, дія агресивного середовища спричинюють також згасання текстів документів, тобто зменшення контрастності – відмінності оптичних густин елементів зображення і прогалин документів. При цьому зображення візуально (частково чи повністю) не сприймається. Відновлювання текстів, що вицвіли або згасли, є складовою процесу забезпечення фізико-хімічної збереженості документів. Для відновлення таких текстів застосовують фотографічні методи, що ґрунтуються на використанні ультрафіолетового, видимого та інфрачервоного випромінювань. Сутність цих методів полягає в тому, що під час експонування світлом відповідного спектрального складу між основою і текстом документа виникає різниця контрастів і яскравості, що фіксується фотографічними матеріалами. Так, при експонуванні документів за допомогою джерела ультрафіолетового світла елементи тексту частково поглинають проміння (за рахунок чорнила у штрихах), а прогалини їх відбивають. Перевага фізико-фотографічних методів полягає у високій чутливості виявлення і реєстрації малих концентрацій речовин; незмінності зовнішнього вигляду і хімічної природи документа; виключенні можливостей втратити сліди зображення або інші елементи документа; можливості підсилення, маскування, тиражування фотографічних зображень. Відновлювання якості фотозображень проводять механічними, хімічними, фотографічними та комп'ютерними методами. Простим механічним способом реставрації фотозображень є ретуш67, що дозволяє змінювати оптичну густину негатива. Оптичне підсилювання негатива, ослаблення зернистості, відновлювання вицвілих і забарвлених фотозображень проводять фотографічними методами, тобто шляхом репродукування документів із добиранням умов експонування хіміко-фотографічного оброблення, спеціальних джерел світла, світлофільтрів і фотоматеріалів. Механічні дефекти кінофотодокументів типу подряпин можуть бути усунені фотографічним методом з використанням імерсійного друку. За допомогою хімічних методів реставрування на документах усувають різнокольорові плями, вуалі, що виникають внаслідок фізико-хімічного руйнування. Найпростіші із ручних хімічних і фотографічних способів – промивання негативів водою, додаткове оброблення їх у фіксуючих розчинах, склеювання розбитих фотопластинок. Загальним недоліком цих методів є обмежена кількість ліквідованих дефектів. Значно ефективнішим є метод усунення дефектів і поліпшення якості фотозображень з використанням комп'ютера, що включає: - візуальний аналіз та оцінювання дефекту, вибір його математичної моделі; - оцифровування фотозображення та запис його в пам'ять комп'ютера; - машинний аналіз дефекту й оцінювання параметрів його математичної моделі; - вибір або розроблення алгоритму усування дефекту; - усунення дефекту за допомогою програми, що реалізує обраний алгоритм; - візуальне оцінювання реставрованого документа на екрані дисплея і повторення окремих операцій у тому випадку, якщо не одержано необхідних результатів; - зворотне перетворення оцифрованого зображення на фотографічне (цей метод є універсальним, оскільки дозволяє усувати дефекти, забезпечує повну збереженість оригіналу під час проведення реставраційних робіт, не потребує трудомістких ручних операцій). Консерваційно-реставраційне оброблення кіно- і фотодокументів складається з двох послідовних операцій: - ручне загальне очищення та знепилювання, видалення жирових і воскових забруднень за допомогою м'яких щіточок, виготовлених із хутра, протирання неворсистим матеріалом (замшею, оксамитом), змоченим етиловим спиртом, бензином, скипидаром чи 0,001% розчином аміаку; - машинне консерваційно-реставраційне оброблення, що забезпечує переведення за допомогою додаткового фіксування нерозчинених солей срібла фотошару у водорозчинні сполуки, вимивання водорозчинних сполук, які зумовлюють появу дефектів фотозображення, що накопичуються при хіміко-фотографічному обробленні фотошару, усунення загального забруднення як фотошару, так і основи та зменшення поверхневих подряпин і пошкоджень фотошару у процесі його набухання та подальшого сушіння. Відео- і фонодокументи з магнітною плівкою для зняття статичної електрики, внутрішньої напруги в рулонах підлягають перемотуванню з початку на кінець і навпаки один раз в 1-2 роки залежно від інтенсивності користування документами. Для посилення еластичності носіїв запису проводять пластифікацію – оброблення матеріалів (магнітних стрічок, кінострічок) леткими органічними розчинниками (пластифікаторами). Документи, уражені біологічними шкідниками, направляють на санітарно-гігієнічне оброблення: дезінфекцію – з метою знищення в них плісняви та дезінсекцію – для знищення комах. Вилучення проводиться оперативно, з виконанням заходів з ізоляції уражених документів. Вилучення та санітарно-гігієнічне оброблення документів проводять вибірково або в повному обсязі. Вибіркове вилучення документів та їх оброблення здійснюється при ураженні пліснявою чи комахами окремих справ. Оброблення документів в повному обсязі здійснюється у випадках масового ураження пліснявою або комахами. Якщо у сховищі виявлено біологічних шкідників, вживають таких термінових заходів: - уражені пліснявою або комахами документи загортають у плівку або папір, ізолюють в окремому приміщенні до вирішення питання про їх передання на дезінфекцію або дезінсекцію; - кіно- і фотодокументи із слідами біологічного ураження
(плісняви) обробляють машинним фунгіцидним69 методом із застосуванням 1%-го розчину ніцтедину або метациду; - стелажі та шафи, в яких зберігалися уражені пліснявою документи, протирають водними розчинами антисептиків (3% формаліну, 5% катаміну АБ) і просушують; - місцеву дезінсекцію сховищ проводять водними розчинами інсектицидів (3-5% хлорофос) або аерозольними препаратами, обробляючи підлогу, плінтуси, вікна, підвіконня, стіни на висоті до 1,5 м; - при масовому ураженні документів проводять дезінфекцію та дезінсекцію сховищ силами санепідемстанцій або карантинних служб під контролем працівників архіву; - при ураженні стін (підлоги, стелі) пліснявою усувають причини зволоження приміщень, знімають штукатурку та фарбу, обробляють поверхню водним 5% розчином формаліну, проводять ремонт з додаванням в будівельні матеріали розчинів антисептика; - знищують гризунів за допомогою спеціалістів санепідемстанцій.
4. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів
Перевірка фізичного стану документів проводиться для з'ясування загальної картини стану фондів архіву та виявлення документів з конкретними ушкодженнями, які потребують термінової чи планової спеціальній обробці. В ідеальних умовах організація робіт з перевірки фізичного стану і виявлення пошкоджених документів повинна бути підпорядкована завданню послідовного, розрахованого на перспективу формування банку даних про фізичний стан документів. В основі експертизи фізичного стану також лежить диференційований підхід. Пріоритетними можуть бути такі фонди: що містять унікальні та особливо цінні документи, які зазнали екстремального впливу (високих температур при пожежі, води, піни при гасінні пожежі і т. д.), I і II категорій, що мають найбільший попит у дослідників та працівників архіву, які містять документи екстремальних періодів вітчизняного діловодства (Перша світова війна, Велика Вітчизняна війна і т.д.) Перевірка фізичного стану документів завжди проводиться шляхом полистного перегляду справ. Це трудомістка робота, яку потрібно планувати на роки вперед, контролювати і аналізувати її хід, забезпечувати обов'язкове навчання співробітників (експертів) і наступність у їх роботі. Проводити оцінку фізичного стану великих масивів документів можна трьома способами: 1) суцільна перевірка всіх об'єктів досліджуваного масиву (наприклад, усіх документів фонду). Гідність методу - дає повну інформацію про стан всіх документів фонду. Недолік - великі витрати часу; 2) вибірковий спосіб, коли зі всього об'єму масиву вибирають лише невелику частину (випадкова мала вибірка) і по ній судять про стан усього масиву (фонду). Досить 2% вибірки від усього масиву для висновку про стан масиву в цілому. Гідність - тимчасові витрати значно менше, ніж при суцільній вибірці. Недолік - дає усереднену інформацію про стан усього масиву без конкретної оцінки стану документів, що не потрапили у вибірку; 3) попутне виявлення документів з дефектами папери і тексту всіма співробітниками архіву в ході виконання ними службових обов'язків (якщо їх обов'язки пов'язані з полістний переглядом справ). У такому разі краще кодування фізичного стану документів співробітниками одного відділу - відділу забезпечення збереженості документів. Гідність - найменші тимчасові витрати. Недолік - результати попутного виявлення документів з дефектами в численних фондах не дає можливості зробити висновки про фізичний стан кожного окремого архівного фонду, звести результати в статистичні таблиці.
Фізичний стан документів оцінюють за відсутності або наявності типових дефектів папери або текстів. Наявність та вид дефекту папери і тексту визначається візуально при поаркушно перегляді кожного окремого документа. При цьому необхідно звертати увагу на «вік» документа (рік його створення), що допомагає судити про природу папери і тексту. При оцінці тексту звертають увагу на спосіб його нанесення, колір тексту, на локальний чи загальний для всього аркуша характер ушкодження. Перевірка та оцінка фізичного стану документів пов'язана з виявленням якісних ознак (ступінь згасання, колір, спосіб написання тексту, міцність паперу і т. п.), а не кількісних показників (вага, довжина, число і т. п.) Це визначає деяку суб'єктивність оцінок експерта. Тому особливої важливості набуває підготовленість експерта. Він повинен відпрацювати техніку експертизи на моделях. Експерт не повинен пропускати дефекти, навіть якщо вони однотипні. Облік фізичного та технічного стану архівних документів на паперовій основі здійснюється у: аркуші-завірителя; аркуші та акті перевірки наявності та стану архівних документів; картці обліку архівних документів з ушкодженнями носія; картці обліку архівних документів з ушкодженнями тексту; картотеці (книзі) обліку фізичного стану архівних документів. Облік фізичного та технічного стану аудіовізуальних документів здійснюється в: картці обліку технічного стану кінодокументи; картці обліку технічного стану фотодокументи; картці обліку технічного стану фонодокументи; картці обліку технічного стану відеодокументів. Для обліку документів Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться у незадовільному фізичному стані, ведеться спеціальна книга. Відповідні позначки проставляються також в інших документах обліку фізичного і технічного стану архівних документів. Облік фізичного та технічного стану архівних документів може здійснюватися на паперовому носії або в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитами контрольно-облікових документів. Фізико-хімічна та технічна обробка архівних документів проводиться з метою: усунення причин прискореного старіння і руйнування архівних документів; відновлення їх властивостей, технічних характеристик, довговічності; відтворення документної інформації на більш стійких носіях. Основними видами цієї обробки архівних документів на паперовій основі є: - Дезінфекція, дезінсекція, дератизація архівосховищ як сукупність заходів біопрофілактікі, біозахисту та знищення біологічних шкідників в архівосховищах і на архівних документах; - Реставрація (реставраційно-консерваційних обробка), як комплекс робіт і технологічних операцій по відновленню властивостей і довговічності оригіналів архівних документів; - Відтворення архівних документів з метою створення страхового фонду копій унікальних документів і особливо цінних документів і фонду користування; фотореставрація архівних документів із згаслим і слабоконтрастних текстом; заміна оригіналів з недовговічними або зруйнованими носіями копіями для збереження документної інформації та ін; - Палітурка архівних документів; - Знепилювання архівних документів; - Опрацювання архівних документів в режимі аварійно-рятувальних робіт, у тому числі із застосуванням засобів і способів сушіння, дезінфекції, дезінсекції, заморожування, реставрації, відтворення, дезактивації та інших видів цільової обробки. Аудіовізуальні та електронні документи в залежності від фізичної природи носія піддаються таким реставраційним і консерваційно-профілактичних робіт: а) архівні документи на магнітній стрічці: - Очищення поверхні від пилу і частинок бруду на спеціальному очисному обладнанні; - Заміні пересохлих і пошкоджених склеювань; - Оформлення рулонів магнітної стрічки захисної магнітною стрічкою з двох сторін по 2-2,5 м; - Перемотуванні з метою зняття внутрішніх напружень в рулонах магнітних стрічок, що виникли через перепади температури і вологості при зберіганні і транспортуванні архівних документів; б) архівні документи на дискових носіях: знепилювання; протиранні антистатиком; в) кінофотодокументи, мікрофільми та фонограми до кінофільмів: - Знепилювання; - Видалення воскових, жирових та інших забруднень; - Зміцненню склеювань і просечек; - Ремонту перфорації; - Переробці грубих, жолоблення заплат і склеювань; - Ремонту пошкоджених полів кадрів. Граморігінали фонодокументів піддаються електрохімічної очищенню. Роботи з фізико-хімічної та технічної обробки архівних документів поділяються на планові і позапланові. Планова опрацювання архівних документів проводиться за результатами перевірки їх стану в порядку черговості, встановленої в архіві з урахуванням належності їх до різних ціннісним групам, особливостей фізичного стану архівних документів різних видів і можливостей архіву. Пріоритет віддається унікальним документів і особливо цінних документів. До позаплановим відносяться роботи, що виконуються в аварійно-рятувальних ситуаціях, пов'язаних з локальним або масовим ураженням архівних документів вогнем, водою, хімічними або радіоактивними речовинами. Термінові заходи по виділенню, ізоляції, санітарній обробці архівних документів та місць їх зберігання робляться також при ураженні архівних документів біологічними шкідниками. Номенклатура, порядок проведення та технологія робіт з фізико-хімічної та технічної обробки архівних документів визначаються галузевими нормативними та методичними документами.
2. Культурология для всех направлений и профилей бакалавриата а также для всех форм обучения обсуждён и одоб
3. Країни Азії в 20-30-ті роки
4. Производные ценные бумаги
5. Культура Возрождения и барокко
6. Тема- Приватизация объектов государственной и муниципальной собственности 1
7. на тему ldquo;Сартр Srtrerdquo; студента юридического факультета Международного Университета 1
8. Основные понятия и роль мировой финансовой системы Мировые финансы и их роль в мировой финансовой с
9. Расследование преступлений против личности и собственности Характеристика признаков позволяю
10. магічні ліхтарі і могли показувати послідовність нерухомих картинок з достатньою швидкістю щоб зображен
11. А Первородящая Д.html
12. Виды защитных приспособительных реакций организмов на действие негативных абиотических факторов
13. Локальні війни і воєнні конфлікти становлять сьогодні одну з основних загроз як для національної так і для
14. Лондон Токио Москва
15. Беларускія землі ў складзе Рэчы Паспалітай1
16. техническое обоснование социологического исследования
17. тематических и медикобиологических дисциплин Специальность 060101 Лечебное дело Зав
18. Основные причины возникновения общемировых проблем и пути их решения
19. Поведение в организации Поведение в организации как теория и как учебная дисциплина Основные цели
20. Лекция 6 Фреймовое представление знаний