Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем

Работа добавлена на сайт samzan.net:

ПРИДНЕСТРОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. Т.Г.ШЕВЧЕНКО

Инженерно-технический  институт

Кафедра

«Программное обеспечение вычислительной техники и

автоматизированных систем

                                                          Вакарь О.И.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к проведению лабораторных работ

по дисциплине «Основы документооборота»

Тирасполь, 2011

                                                        Содержание   

     

         

                Введение..............................................................................................................3

            1  Общие указания к выполнению лабораторных работ..........................   .4

            2 Лабораторная работа №1

                      Бланки, применяемые в делопроизводстве.

                          Реквизиты документа   и правила их оформления..................................   .5

            3 Лабораторная работа №2

                         Организационно-распорядительные документы  предприятия.

                         Составление  и     оформление приказов и распоряжений........................  19

             4 Лабораторная работа №3

                         Информационно-справочные  документы  предприятия.

                        Составление  и     оформление протоколов..................................................24

             5 Лабораторная работа №4

                        Составление и оформление документов по личному составу....................30

    

             6 Лабораторная работа №5

                        Составление и оформление служебных документов..................................36

             7 Лабораторная работа №6

                        Составление и оформление документов  личного характера.....................40

            8 Контрольные вопросы для защиты лабораторных работ...................   .43

             Список литературы..........................................................                                   45

                                                                   Введение

    Данное методическое пособие содержит теоретические и практические материалы, порядок выполнения лабораторных работ и контрольные вопросы для защиты  лабораторных работ по курсу «Документооборота».

   Это пособие отвечает требованиям программы  высшего учебного заведения по данному курсу.

    В предлагаемом  курсе лабораторных работ рассматриваются применяемые в делопроизводстве бланки, создание и оформление основных документов каждой группы производства:       -    организационно-распорядительные документы,

•  информационно-справочные документы,
•  документы личного состава,
•  личные документы.

В каждой лабораторной работе излагается характеристика составляемых на занятии документов, указываются их обязательные реквизиты, правила оформления документов в соответствии с действующим ГОСТом.

    Разработанное методическое пособие рекомендовано для преподавателей и студентов для освоения курса «Документооборота» в средних и высших учебных заведениях.

1 ОБЩИЕ УКАЗАНИЯ К  ВЫПОЛНЕНИЮ

ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ

1.  Для выполнения любой лабораторной работы  предварительно выполните следующие требования:
   1.  Установите главный каталог на диске D:
   2.  В этом каталоге создайте папку с именем МОЯ_ваша фамилия. Например, МОЯ_Серов.
   3.  Установите текстовый редактор WORD:

         кн. ПУСК-ПРОГРАММЫ-СТАНДАРТНЫЕ-WinWord

1.  Откройте созданную вами папку и  приступите к выполнению очередной лабораторной работы.

2. Все реквизиты документа следует указывать в соответствии с правилами, определенными ГОСТом.

1.  Для определения местоположения  всех реквизитов  на бланке следует применить «Схему расположения реквизитов», утвержденную ГОСТом (см. рисунок 1).
2.  При  составлении и оформлении документов, требующих наличия реквизита «Данные лица, составившего документ», следует указать свои личные данные.

  5. При формировании документов воспользуйтесь образцами оформления, приведенными  в приложении к  каждой   лабораторной работе.

1.  В отчете по каждой  лабораторной работе отразите:

         -   краткую информационную характеристику каждого рассмотренного документа,

        -   полный вид документа,

             -   список использованных реквизитов и номер позиции их расположения на бланке,

             -   сделайте выводы о результатах вашей работы, в которых укажите ваши пожелания по построению изучения данной темы.

1.  В конце занятия покажите преподавателю выполненную работу для ее оценки.
2.  Сохраните на своей дискете файл с формированными на занятии документами.
3.  Удалите  созданный вами рабочий каталог со всем его содержимым.
4.  Ознакомьтесь с контрольными вопросами  для защиты лабораторных работ, которые находятся в конце данного методического пособия.

2 Лабораторная работа №1

Тема:  Бланки, применяемые в делопроизводстве. Реквизиты документа и правила их оформления.

Цель:  Приобрести навыки  формирование  машинных бланков документов. Научиться  применять реквизиты  в документах разных видов.

Теоретическая часть

Требования к бланкам документов

            В делопроизводстве предприятия используются следующие виды бланков документов:

          общий бланк;

          бланк  для писем и факсов;

          банк конкретного вида документа.

      Общий бланк  может быть использован для составления любых документов, кроме писем. Этот бланк содержит следующие реквизиты:

•  государственный герб (для предприятий, имеющих на это право);
•  эмблему предприятия  (не проставляется при наличии герба);
•  наименование вышестоящей организации (министерства, ведомства);
•  наименование предприятия.

        На  общих бланках допускается указывать трафаретные части реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа».

        На общих бланках допускается проставлять уголки-ограничители для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».

       Бланк для писем и факсов  содержит реквизиты:

•  государственный герб (для предприятий, имеющих на это право;
•  эмблему предприятия (не проставляется при наличии герба);
•  наименование вышестоящей организации (министерства, ведомства);
•  наименование предприятия;
•  справочные данные о предприятии ( это есть юридический адрес предприятия: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, Web-страницы в Интернет, номера расчетных счетов в банке, код и наименование банка, номер и дату лицензии) .

       На бланках для писем и факсов допускается указывать трафаретные части тех же реквизитов, что и на общих бланках.

       Ограничительные уголки для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту», «отметка о контроле» на этих бланках являются обязательными.

        

       По способу расположения реквизитов бланки бывают продольные и угловые.

        На продольных бланках реквизиты расположены в заголовочной части документа в верхней части листа с их центровкой.

        На угловых бланках реквизиты располагают в верхней левой части листа.

       Продольное расположение реквизитов обычно применяется на общих бланках, угловое – на бланках для писем и факсов.

       Все бланки должны иметь поля не менее:  левое – 20 мм; верхнее – 20 мм; правое – 10 мм; нижнее – 10 мм.

        

       В приложении приведены  некоторые образцы применяемых бланков.

  

                        Правила оформления реквизитов

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются  реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документах и правила их оформления должны соответствовать требованиям  ГОСТов,  которые устанавливают максимальный набор реквизитов, используемых в документах.  В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.  Для автоматизированной обработки документов  каждому реквизиту присвоен  цифровой код.

         К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике делопроизводства, относятся:

 

 03 – эмблема организации или товарный  знак;

 04 -  код организации;

 06 – наименование организации;

 07 – справочные данные об организации;

 08 – наименование вида документа;

 09 – дата документа;

 10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

 13 – гриф ограничения доступа к документу;

 14 – адресат;

 15 – гриф утверждения документа;

 16 – резолюция;

 17 – заголовок к тексту;

 18 – отметка о контроле;

 19 – текст документа;

 20 – отметка о наличии приложения;

 21 – подпись;

 23 – визы согласования документа;

 24 – печать;

 26 – отметка об исполнителе;

 27 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

 28 – отметка о поступлении документа в организацию;

 29 – отметка для автоматического поиска документа

Каждый документ можно разделить на 3 основные части, каждая из которых содержит свой набор реквизитов:

•  заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
•  основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
•  оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

                 В данном курсе  лабораторных  работ  рассматриваются  наиболее важные  используемые реквизиты.

        Реквизит «эмблема организации» – условное (символическое) буквенно-графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.

Эмблема организации помещается на бланках предприятий независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) – в середине верхней части листа. Если на бланке предприятия имеется герб, то эмблему в этом случае не ставят.

  Реквизит «наименование организации» -  это фирменное наименование, которое должно содержать указания на его организационно-правовую форму и тип акционерного общества (закрытое или открытое).

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.

Предприятие вправе иметь полное и сокращенное наименования на русском языке, иностранных языках и языках народов.

В наименовании используются сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное общество), ОАО (открытое акционерное общество) и т.п. Наименование может быть размещено на бланке или печататься при составлении документа. Кроме наименования предприятия может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит.

Реквизит «наименование организации» располагается рядом или под реквизитом «эмблема организации».        

Реквизит «справочные данные об организации ».  Справочные данные об организации представляют юридический адрес предприятия и включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов и другие сведения по усмотрению организации. В состав реквизита может входить расчетный счет в банке, адрес электронной почты, Web-страница в Интернете, номер лицензии и дата ее выдачи.

На бланках писем справочные данные проставляются типографским способом или с помощью ПК.

Справочные данные об организации располагаются под реквизитом “наименование организации”.

Реквизит «наименование вида документа»    располагают в заголовочной части документа после реквизитов «наименование организации» и «справочные данные…» и печатают от границы левого поля или по центру прописными буквами, например, АКТ, СПРАВКА, КОНТРАКТ.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Реквизит «дата документа»    – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. – оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака ), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 2012 года следует оформлять 06.04.12.

В документах, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты, например, 6 апреля 2012 г. Рекомендуется его  использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «наименование вида документа» и печатается от границы левого поля.

Реквизит «регистрационный номер документа»  - это условное (цифровое или буквенно-цифровое) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации.

Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа» или у границы правого поля.

Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.п., например, № 1, № 2, № 3….

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, № 17/21, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 21 – порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Номер документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/1-4: 57 – номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 1 – структурное подразделение, 4 – номер дела в этом подразделении.

Вместо номера структурного подразделения может использоваться код должностного лица, например, ОС – Олег Сосковец.

По усмотрению организации номер может дополняться условными обозначениями, облегчающими работу с документами, например, № 12-РМ (распоряжение мэра), № 21-ДП (договор поставки) и т.п.

         Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Место для этого реквизита отводится только на бланках писем, факсов. Заполняется реквизит при оформлении письма-ответа.

Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом:

                              На № 15/1-3 от 08.06.11.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер».

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»   проставляют на секретных документах, а также документах, содержащих конфиденциальные сведения.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна» или знака «КТ». Под этим грифом необходимо проставить также № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков (10 см) от границы левого поля, например:                                              Коммерческая

                тайна

 Экз. № 2

или

                    Конфиденциально

                                                                                                        Экз. № 1

На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы  «Для служебного пользования», «Секретно» и «Совершенно секретно».

        Реквизит «адресат»   оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица – получателя документа и, при необходимости, его почтового адреса.

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

•  наименование фирмы в именительном падеже;
•  структурное подразделение в именительном падеже;
•  должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
•  почтовый адрес.  

Например:                                                                          ОАО “Сталкер”

             Отдел рекламы

            Начальнику отдела

            Г-ну Рогову А.В.

           113209, Москва

           Полянка, 17

       Или  несколько иного вида, например:

 Директору

ОАО “Эра”

г-ну Скорину И.В.

127408, Москва

Остоженка, 14

       Если документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам – почтовый адрес не указывается.

       При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:                                              119215, Москва

                                                                                                     Ордынка, 32, кв. 17

      Адрес факса указывается следующим образом:

 Директору

ЗАО “Развитие”

Федорову А.И.

ф. (095) 235-41-08

     Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков (8 см) от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков «уголков».

       Реквизит «гриф утверждения документа».  Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты.

      Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из:

•  слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек);
•  наименования должности лица, утвердившего документ;
•  его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты, например:

   УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО “Гранд”

Подпись П.Н. Климов

01.03.11

      В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.

      Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора ЗАО

от 25.03.11 № 6

       Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков (10 см) от границы левого поля.

 Реквизит «резолюция»   проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.

     Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

    Реквизит «резолюция» должен включать:

•  фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);
•  содержание поручения (конкретные действия);
•  срок исполнения;
•  личную подпись руководителя и дату подписания.

     Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соискатели.

     Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

     “Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.11”;

     “Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.11”.   

         Реквизит «заголовок к тексту» – это краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.

       Заголовок должен грамматически согласовываться с называнием вида документа, отвечая на вопрос “о чем?” или “чего?”, например: “Приказ… о  реорганизации ОАО”, “Журнал регистрации входящих документов”. Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, “Акт инвентаризации”, “Протокол заседания Совета директоров”, “Договор аренды”.

       Заголовок располагается после реквизитов «дата и «номер документа» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки «уголки».

       Заголовок не должен превышать двух строк, например:

          О поставке груза

По контракту № 249/16 

       Допускается большие заголовки продлевать до границы правого поля.

       Наличие заголовка избавляет секретаря от необходимости чтения всего документа при его регистрации.

        Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

        Реквизит «отметка о контроле»  обозначается буквой «К» и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагается на левом поле документа на уровне заголовка.

        Реквизит «текст документа»–  основной и важнейший  реквизит документа.

       Одно из главных требований к тексту – краткость изложения. Тексты писем, факсов и других документов не должны быть больше одной страницы. Исключение  составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.

       Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.

      Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах (особенности составления текстов писем, факсов рассмотрены далее).

      Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

       Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух частей:

•  вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;
•  основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

       В первой части излагаются цели и задачи; причины и поводы составления документа; приводятся факты, ссылки на нормативные и иные документы; указываются фамилии, даты и другая информация, аргументирующая авторскую оценку событий и необходимость принятия решений или действий. Во второй части должны содержаться рекомендации, распоряжения, предложения и т.д.

       Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т.е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т.п., а затем указать, что явилось основанием составления документа.

       В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера, например:

     “В соответствии с Распоряжением правительства Москвы от 11.10.11 № 121-Р “Об изменении арендной платы…”

      Текст документа может состоять и из одной части: приказ без обоснования, письмо без пояснения.

      Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

1.  Раздел (глава)
   1.  Подраздел
      1.  Пункт
         1.  Подпункт

     Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

     В распорядительных документах используются следующие формы изложения текста:

•  от первого лица единственного числа: Приказываю, Предлагаю, Обязываю, Прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);
•  от третьего лица единственного числа: Решил(о) (в решениях);
•  от первого лица множественного числа: Решили, Предлагаем (в совместном решении).

       Часто используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащее) предложения, например: “контроль за исполнением возложить на…”, “утвердить предложенную смету…”.

       В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например: “после установления”, “согласно договоренности”, “по окончании работ”, “в связи с расширением” и т.п.

       В настоящее время создается большое количество документов с текстом, оформленных в виде таблицы. В табличном тексте графы и строки таблицы (постоянная информация) должны иметь заголовки.

       Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруют на первой странице, а на следующих указывают только номера граф.

        Реквизит «отметка о наличии приложения»   располагают после текста перед подписью от границы левого поля.

       Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

 Приложение:       1.   Контракт от 20.07.11 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

                            2.   Акт приема работ от 15.09.11 № 17 на 1 л. в 4 экз.

      Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:

Приложение: Договор аренды от 21. 10.11 № 8 и приложение к нему,

всего на 15 л.

        Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

        Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

 Приложение: Каталог “Well” в 1 экз.

        Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

                                                                           Приложение 1

                                                                           к приказу директора ОАО “Эра”         

                                                                           от 01.04.11 № 17

       Реквизит «подпись».  В состав реквизита “подпись” входят:

             - наименование должности лица, подписавшего документ (сокращен-  ное, без указания предприятия, если документ оформлен на бланке);

             - личная подпись;

             - расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

       Например:

 Директор                                    подпись               А.В. Рогов

        Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО “Реал”               подпись              А.И. Смелов

        В соответствии с Гражданским кодексом РФ расшифровка подписи в документах может включать только имя и фамилию должностного лица.

        При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

 Директор ЗАО “Диз”                          Директор ОАО “Аркада”

подпись      Г.К. Лан                              подпись            И.В. Розов

        В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

       Документы коллегиального органа (Совета директоров, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

       При оформлении документа на “должностном бланке” наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

       Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом:

•  должность указывается от границы левого поля;
•  расшифровка подписи после 48 печатных знаков (12 см) от границы левого поля.

         Реквизит «визы согласования документа».   Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.

       Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования.

       Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля, на левой или оборотной стороне последнего листа документа, например:

 Юрисконсульт

 подпись Н.И. Власов

 06.06.11

       Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

      На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, остающемся в деле. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

        Реквизит «печать».    На документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

       Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.

         Реквизит «отметка об исполнителе».  Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

 Серова Елена Михайловна

 236 0126

       Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

        Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

         Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку о его исполнении и направлении документа в дело.

        Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «отметка об исполнителе».   Отметка включает в себя:

•  краткие сведения об исполнении;
•  ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
•  слова “в дело”и “номер дела”, в котором будет храниться документ;
•  подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 1-5. Отправлен факс от 01.04. 11 № 1218.

Логинов 02.04.11

  Реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»

         Отметка о поступлении располагается в центре нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: входящего номера и даты поступления документа, которые могут быть дополнены наименованием организации, получившей документ, и временем получения, например:

        ЗАО “ЭРА”

                                                                                                   Вх. № 0001

                                                                                                   Дата 03.01.11

                                                                                                   11:27    

          Отметку о поступлении удобнее проставлять автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

          Реквизит «отметка для автоматического поиска документа».

          При введении документа в память компьютера на его нижнем поле ставится специальная отметка, включающая: имя файла, фамилию лица, осуществлявшего введение документа или его код, например:

Приказ 21Рожнова.dot.

          Такая отметка необходима для:

•  исключения повторного ввода документа;
•  быстрого поиска документа по имени файла;
•  установления лица, осуществившего ввод.

Кол-во              0         5         16         24         32         40         48         56         64            

печатных

знаков

__________________________________________________________________________________

                            эмблема фирмы                                            гриф ограничение доступа

                               Наименование фирмы                                     гриф утверждения

Заголовочная                                                     ┌                                         ┐

часть                 Юридический адрес фирмы                  Адреса

документа        индекс; город; ул; дом; тел;

                              факс; расчетный счет в банке

                                                                                               Резолюция

                              Вид документа

                              Дата _________№_____

                              На №________ от_____

                       ┌                                          ┐

                                    заголовок к тексту

                                    

__________________________________________________________________________________________________

Основная                   начало текста (обзаца)

часть                                                         ТЕКСТ                               

документа

                              Приложение

___________________________________________________________________________________________________

Оформля-        Должность лица,

ющая                подписавшего документа                      подпись              И.О. Фамилия               

часть                                                        

документа                                                  Печать

                              Виза

                             Фамилия исполнителя и телефон

 

                        Отметка об исполнении документа                        Отметка о поступлении

                                   И направлении его в дело

Рисунок 1- Схема расположения  реквизитов

(формуляр-образец документа)

Практическое задание

Задание 1. 

1.  Рассмотрите предложенные в данной лабораторной работе образцы применяемых в делопроизводстве бланков.  
2.  Рассмотрите предложенный перечень реквизитов  и правила их применения при формировании  документов различного вида.
3.  Рассмотрите приведенную на рисунке в разделе «Теоретическая часть» схему расположения реквизитов в документе.

Задание 2.

1.  Создайте машинные варианты бланков для внутренних документов с центровым и угловым расположением реквизитов. Эмблему предприятия разработайте собственную, применив средства рисования, наименование предприятия – произвольно.
2.  Создайте бланки для внешних документов с продольным расположением реквизитов.

   Требование:  определите тот набор реквизитов, при наличии которых бланк может быть использован для решения финансовых вопросов предприятия.

Задание 3. Создайте примеры оформления всех реквизитов, руководствуясь указанными в разделе «Теоретическая часть» правилами.

Дополнительные указания:

     1. Созданные бланки для документов сохраните на своей дискете для их использования при составлении документов в последующих лабораторных работах.  

     2. В отчете  по  лабораторной работе в тетради отразите созданные в задании 3 примеры использования реквизитов документа.

ПРИЛОЖЕНИЕ: образцы бланков

3 Лабораторная работа №2

Тема: Организационно-распорядительные документы  предприятия.

Цель: Приобрести навыки  составления  приказов  организационно-распорядительного

характера,  распоряжений.

Теоретическая часть

        

       К распорядительным документам предприятия относятся: приказы, распоряжения, решения, указания.

      Приказ (по основной деятельности) – издается для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Издает руководитель предприятия.

      Распоряжения – издаются по оперативным административно-хозяйственным вопросам. Издает руководитель предприятия.

      Решение – издается по производственным вопросам. Издает коллегиальный орган, общее собрание, Совет директоров и др.

      Указание – документ методического характера; издается вышестоящей организацией или руководителем предприятия.

       Документы эти состоят из двух частей: константирующей и распорядительной. Каждая часть имеет свои ключевые слова:

в приказах : ПРИКАЗЫВАЮ;

в распоряжениях: ОБЯЗЫВАЮ;

в указаниях: ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ.

      Схема подготовки распорядительных документов:

         - всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

         - согласование текста, его подписание;

         - ознакомление необходимого персонала, служб предприятия или всего коллектива с содержанием документа.

  Документы организационно-распорядительные составляются  по однотипной схеме.  Мы рассмотрим эту схему на примере приказов. Для их составления и оформления нужно применять образец-формуляр приказа, приведенный ниже в приложении к лабораторной работе.

     Приказ - это основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и др.

     Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, пишутся на бланках формата А4 (210х197), внешнего или внутреннего применения.

     Приказы  содержат следующие реквизиты:

        - герб, наименование предприятия и его подведомственность, 

        - название вида документа (слово ПРИКАЗ), место издания (город),

        - дату издания, регистрационный номер и индекс,

        - заголовок (отвечает на вопрос « О чем?»),

        - текст (констатирующая часть и распорядительная часть),

        - подпись, расшифровку подписи,

        - данные лица, оформившего документ,

        - отметку о согласовании (с гл.бухгалтером, с юристом, с ведущими специалистами).

   Реквизит «текст»  составляется в соответствии со следующими правилами:

      - в его констатирующей части излагается основание издания приказа,

      - в распорядительной части документа  схема расположения информации такая:

               - распорядительное слово  ПРИКАЗЫВАЮ,

               - исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение),         

               - указание к действию;

               - срок исполнения.

       Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в исполнении.          

      Текстовую (содержательную) часть документа следует располагать между реквизитами  «заголовок документа» и «подпись руководителя».

      Документы «распоряжение» и «решение» составляются и оформляются аналогично приказам.

Практическое задание

Задание 1.  1.Составьте и оформите приказ об изменении графика работы, используя указанные ниже исходные данные.

1). Основание приказа:  в связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки начальника отдела Орлова А.К. от 08.01.2011 г.

2). Начальнику техотдела Волкову А.М. организовать работу в субботние дни в период с 110.01.2011 г. до 10.02.2011 г.

3). Главному бухгалтеру Совину И.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных работ до 15.01.2011 г.

4). Главному инженеру Зимину В.Г. организовать контроль за исполнением приказа.

5). Приказ подписан генеральным директором Солнцевым З.К.

6). Дата регистрации приказа 09.01.2011 г.

7). Приказ зарегистрирован в журнале под номером 3.

Указания к заданию:

1) Примените угловой бланк для внутренних приказов;

2) Составьте и оформите копию данного приказа.

        Задание2.  Составьте и оформите приказ о проведении зимней экзаменационной сессии в инженерно-техническом институте.

              Основание приказа: учебный план института. Срок проведения сессии с 15 января 2011 года по 29 января 2011 года.  Ответственность за организацию и проведение сессии возлагается на директора института, профессора Иванова Ю.А.  В приказе отразить срок пересдачи задолжностей с 3.01.2011г. по 14.02.2011г.  Возложить контроль за исполнением приказа. Приказ подписывает ректор университета профессор Сидоров С.И.

•  Примените бланк для внутренних работ центровой.
•  Составьте выписку из приказа по  вопросу пересдачи задолжностей.

Задание 3. Составьте распоряжение о введении новых правил по сохранности мебели в учебных классах института.

      Основание издания документа: факт порчи аудиторной мебели в учебном корпусе «А» 25 декабря с.г. В распоряжении отразить:

            а)   студентам группы  ИТ01В Тулгару Ивану Карповичу и  Шмелеву Артему Денисовичу до 10.01.2011г. возместить материальный ущерб в размере, определенном экспертной комиссией института;

            б)    в случае невыполнения данного распоряжения в течение 10 дней  студентов Тулгару И.К. и Шмелева А.Д. отчислить из университета;

            в)   01.01.2012г. ввести в действие новые правила для студентов института о материальной ответственности за порчу  материальных ценностей;

             г)  ответственность за сохранность материальных ценностей в учебных помещениях факультета возложить на  преподавателей, проводящих занятия в помещениях института;

             д) кураторам всех учебных групп института на собраниях учебных групп довести до сведения всех студентов  под расписку  новые принятые «Правила ответственности студентов за порчу мебели в институте».

     Дополнительные указания к работе:

        а) в приказе и распоряжении по университету самостоятельно установите дату регистрации  и  регистрационный номер каждого документа;

        б) при оформлении реквизита «данные лица, оформившего документ, укажите свои личные данные;

        в) эмблему и наименование предприятия выберите  произвольно.

 

   ПРИЛОЖЕНИЕ: образцы  приказов и распоряжения.

  

  

                                                                 Образец Приказ по основной деятельности предприятия

                                                «АРКАДА»        

                                                   ЗАО « 

                                                 ПРИКАЗ

                                   П Р И К А З

           09.01.11                                                 

№1

О перераспределении служебных помещений

В связи с сокращением численности сектора и на основании докладной записки зам. нач. отдела по работе с клиентами Смирнова В.И. от 08.01.11

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.  Начальнику планово-производительного отдела Демину А.И. освободить комнаты №№  412, 416, разместив сотрудников на имеющихся площадях до 01.04.11.
2.  Начальнику  АХО Петренко А.В. провести ремонт комнат №№ 412, 416, до 01.05.11 и передать их МП «АРС».

3.Контроль возложить на главного инженера Чумаченко В.А.

Генеральный  директор          подпись         Г.С. Сорин

                                             М.П.

                    

                                                                                        Образец распоряжения

ОАО «ЭРМОН»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

07.08.11            №2

В соответствии с заключенным контрактом от  01.06.95 №3/128

ОБЯЗЫВАЮ:

 Зав. складом №2 Елисеева О.Б. отпустить менеджеру торгового дома «Русь» Корнееву А.И. ТНП в следующем  ассортименте:

№№ спецификации	Наименование   товара и ассортимент	Количество       шт.	Весом,      кг	Цена,          $	Сумма,          $
17	Газовые плиты «ARISTON» (AI  CTX)	10	-	580	5800
28	Кухонные комбайны	50	-	190	950
34	Холодильники «CANDY»	5	-	860	4300
41	Стиральные машины «INDESIT»	10	-	860	8600
	итого	75			19650

Директор                      подпись                           С.И. Ильин     

Гл. бухгалтер               подпись                           И.В. Борисова

                                  М.П.

4 Лабораторная работа  № 3

Тема: Информационно-справочные документы предприятия. Составление и оформление протоколов.

Цель:  Приобретение навыков составления  и оформления протоколов и выписки из протокола.

Теоретическая часть

      Большинство документов, издаваемых на предприятии, относятся к группе информационно-справочных документов (акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, факсы, телеграммы и другие).   

     Протокол – это документ, фиксирующий заседание какого-то коллегиального органа. На предприятии  коллегиальным органом, например,  является профсоюзный комитет, собрание трудового коллектива, конференции и др.

     Во главе заседательного органа находится председатель, готовит материалы к проведению заседания секретарь коллегии. Вопросы, рассматриваемые на заседании коллегиального органа, составляют повестку дня заседания.

      Протоколы  могут оформляться на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в  или на обычных листах формата А4.

       Реквизиты  документа ПРОТОКОЛ следующие:

        - наименование организации  (проводившей заседание)

        - наименование вида документа,

        - дата заседания, номер,

        - место составления документа,

        - заголовок документа,

        - текст документа,

        - подпись,

        - отметка об исполнении документа и направлении его в дело (если этого требует принятое постановление).

     Реквизит «текст» протокола состоит из трех частей: вводной и основной и завершающей.

     Вводная   часть  содержит постоянную и переменную информацию.

     Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии:

                Председатель,

                Секретарь,

                Приглашенные.

      Каждое из этих слов пишется с большой буквы  с нулевой позиции, т.е. от начала левого поля на ПК.

      К переменной  информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных. Все фамилии пишутся в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Указывается  имя, отчество, затем фамилия.  В списке приглашенных перед каждой фамилией указывают должность и наименование организации (или отдела), которую они представляют. Их пишут с 16-й позиции от левого поля на ПК.   

         Вводная часть заканчивается  повесткой дня.

Выражение «Повестка дня» пишется  с нулевой позиции на ПК. Далее с красной строки начинают  запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное».

         Основная часть состоит из разделов, составляющих повестку дня. Каждый раздел характеризует только один вопрос. Каждый раздел состоит из следующих частей:

                СЛУШАЛИ:

                ВЫСТУПИЛИ:

                ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ):

         Слова эти пишутся с нулевой позиции  прописными буквами без знаков препинания.

         Нормативные документы некоторых государств допускают писать наименования разделов вводной и основной части не прописными, а строчными буквами.

        Перед словом  «СЛУШАЛИ» ставят  номер рассматриваемого вопроса в соответствии с нумерацией в повестке дня. Перед словами «ВЫСТУПИЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» нумерацию не ставят.

        После слов «СЛУШАЛИ» и «ВЫСТУПИЛИ»  на следующей строке с абзаца указывают  инициалы и фамилию докладчика или выступающего  (в именит. падеже), а через тире –  краткое изложение текста их выступлений. Начало изложения текста  начинают с большой буквы.

        Если в ходе выступления или обсуждения задавались вопросы, то эти вопросы и ответы к ним должны быть зафиксированы в  части «ВЫСТУПИЛИ».

        Завершающая часть протокола.  Ее оформляют после записи текста  всех выступлений. Начинается она словом  «ПОСТАНОВЛЕНИЕ». Ниже с красной строки излагаются принятые решения по всем  рассмотренным вопросам.  Если в решении содержатся различные по характеру вопросы, то его делят на пункты  и нумеруют его арабскими цифрами.

       Постановление (решение) в протоколе указывают полностью, т.к. это наиболее важная часть документа.

      Протокол подписывают два лица:  председатель, ведший заседание  и секретарь, записывавший ход заседания.

    

Практическое задание

      

Задание1.   Оформите протокол, используя указанные ниже данные. 

        Протокол 15.07.11  № 5, г. Алабино собрания трудового лагеря “Ромашка”. Председатель собрания  В.В. Щекодин, секретарь собрания В.А. Брыкалов.  Присутствовали все члены отряда.

       Повестка дня: 1. Отчет бригадиров о работе бригад на поле. 2. Отчет комсорга о работе секторов в отряде.

      Информация по первому вопросу повестки дня следующая.

      Слушали:  М. Сахнин рассказал о работе первой бригады. Особо отметил добросовестное отношение на прополке свеклы Ю. Слободкина, Ю. Кардаша. Обратил внимание на халатное отношение к работе А. Юшина, А. Тимофеевой.  По обсужденному вопросу постановили:  1. Объявить благодарность Ю. Слободкину и Ю. Кардашу. 2. Признать работу на прополке свеклы удовлетворительной.

      Информация по второму вопросу следующая.

      Слушали: Д. Стесин отметил, что работа культмассового сектора ведется крайне безынициативно. Положительно отозвался о работе физорга А. Плохова и санитара С. Лаптева. В обсуждении вопроса выступили:  В.В. Щекодин обратил внимание на безалаберное отношение к своим обязанностям Д. Стесина.  По обсужденному вопросу постановили:  Д. Стесину более серьезно относиться к своим обязанностям и обратить внимание на работу культорга С. Глушкова.

         Протокол подписали:  председатель В.В. Щекодин,  секретарь В.А. Брыкалов.  

Задание 2. Составьте и оформите протокол по указанным ниже данным. При оформлении первого вопроса заседания самостоятельно кратко изложите текст выступления каждого выступающего. Составьте выписку из протокола по первому  вопросу.

        1.   Проведено общее собрание коллектива предприятия  Акционерное Общество «СТАТУС». Дата заседания 12 июля 2012 года.  В журнале  регистрации  протоколов данный протокол зарегистрирован под номером 4.

        2.  Председатель заседающего органа  Л. И. Соколов, секретарь заседающего органа  А. Р. Саркисова. На заседании присутствовали  28 сотрудников. Приглашенные:   зам. директора АО «ИНТУР» О. Б. Лан.

        3. Рассмотренные на заседании вопросы:  об организации летнего отдыха сотрудников и  о  переходе на новую систему премирования.

        4.  По первому вопросу выступили  Грачев И. В., Каршин А. И., Лан О. Б., по второму  выступили Словин  Н. И., Шмелев А. Н. .

        5 . По обсужденным вопросам собрание приняло следующие решения:    подготовить документы для организации семейных туров по нашей стране и за рубежом до 21.07.12 (Ответственный за исполнение Н. И. Крон) и перейти на новую систему премирования с 01.07.12 (Ответственный за исполнение  А. В. Васильев).

ПРИЛОЖЕНИЕ: образец-формуляр протокола, образцы протокола и выписки из протокола.

                                                                                           Образец-формуляр  протокола

Наименование министерства (ведомства)

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного подразделения

ПРОТОКОЛ

00.00.0000           № 00

Место издания (город)

Название заседаемого органа

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ:           Фамилия И.О.

СЕКРЕТАРЬ:                    Фамилия И.О.

ПРИСУТСТВОВАЛИ:   Фамилии И.О. членов коллегиального органа (или общее  количество присутствующих).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.  О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия И.О. в родительном падеже.
2.  О чем (далее, как в п. 1).

1.  СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия – Запись доклада или – (Текст доклада прилагается).

  ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия – Запись выступления (Текст выступления прилагается).

 ПОСТАНОВИЛИ:

1.  Постановляющая часть оформляется  по схеме:

                         действие – исполнитель – срок.

1.2. .....................

1.  СЛУШАЛИ:

Рассмотрение каждого вопроса повестки дня оформляется по схеме первого вопроса.

Председатель                   подпись         И.О. Фамилия

Секретарь                         подпись        И.О. Фамилия

                                                                                                Образец  оформления протокола

ПРОТОКОЛ

11.11.11 № 12

г. Москва

Заседания совета школы  № 67

Председатель:         Л.И. Звавич

Секретарь:               И.П. Траубе

Присутствовали:    все члены совета школы,

Приглашенные:      от учителей, родителей, учащихся, шефской организации (5 человек).

Повестка дня:

1.  Утверждение комиссий совета школы.
2.  Эксперимент 11 “Б” класса.

 

1. СЛУШАЛИ:

Звавич Л.И., председатель совета школы, сообщил о созданных комиссиях при совете школы. Были предложены следующие комиссии:

1.  Методическая комиссия – председатель Щеткина Л.В.
2.  Комиссия доверия – председатель Щербакова Р.Д.
3.  Конфликтная комиссия – председатель Соболев Л.И.
4.  Комиссия “Семья и школа” – председатель Яшина Э.Н.

Руководителям комиссий распределить в каждую комиссию родителей и учащихся.

ПОСТАНОВИЛИ:

 Утвердить предложение комиссий в их составе.

2. СЛУШАЛИ:

Ильина Мария, ученица 11 “Б” класса, обратилась в совет школы с просьбой продолжить эксперимент самоуправления в классе (без классного руководителя). Она не считает проводимую работу безупречной, но отметила активное участие коллектива во всех внешкольных мероприятиях. От имени одноклассников М. Ильина попросила разрешения работать по эксперименту до конца учебного года, пообещав ликвидировать недостатки.

ПОСТАНОВИЛИ:

 Удовлетворить просьбу учащихся 11 “Б” класса.

Председатель                подпись            Л.И. Звавич

Секретарь                      подпись            И.П. Траубе

                                                                      Образец оформления выписки из протокола

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

1.  № 12

г. Москва

заседания совета школы  № 67

СЛУШАЛИ:

Ильина Мария, ученица 11 “Б” класса, обратилась к совету школы с просьбой продолжить эксперимент самоуправления в классе (без классного руководителя). Она не считает, что они работали безупречно. Есть недостатки: пропустили работу на заводе, уборка класса проводилась не на должном уровне, двое не успевают. Но вместе с тем они принимали активное участие во всех конкурсах и занимали призовые места. Коллектив класса выражает желание работать по эксперименту до конца учебного года, а недостатки обещает ликвидировать.

ПОСТАНОВИЛИ:

 Удовлетворить просьбу учащихся 11 “Б” класса о продлении эксперимента самоуправления до конца учебного года.

Председатель     подпись          Л.И. Звавич

Секретарь           подпись           И.П. Траубе

Верно.                            Секретарь   подпись     С.И. Шкаликова

5 Лабораторная работа №4

Тема: Составление и оформление документов  по личному составу.

Цель: Приобрести навыки составления и оформления документов по личному составу предприятия.

Теоретические сведения

     Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

     К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, трудовые соглашения (договора), личные листки по учету кадров, личные карточки, справки, выдаваемые работнику на предприятии, все документы, входящие в состав личного дела работника предприятия.

     Приказы по личному составу составляются при приеме сотрудника на работу, его увольнении или перемещении в должности. Приказ должен быть объявлен сотруднику под расписку.

   

     Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве.  ГОСТ не определяет строгой формы данного документа, только указывает минимальный набор требуемых реквизитов. Каждому предприятию предоставляется право определять максимально требуемый именно для данного предприятия их список.  Предприятия разрабатывают собственные бланки этого документа, поэтому вы можете встретить разные формы этого документа.  В данной лабораторной работе рассматривается один из вариантов этого документа и приводится определенный список требуемых реквизитов.

        Обязательные реквизиты  документа «Резюме»:

•  наименование документа;
•  дата;
•  Ф.И.О.;
•  почтовый адрес претендента;
•  телефон;
•  настоящая занимаемая должность и наименование предприятия;
•  текст документа;
•  данные о лицах, дающих рекомендацию претенденту (ф.и.о., предприятие, занимаемая должность, номер телефона);
•  подпись;
•  расшифровка подписи

 Текст  документа излагают по разделам. Список разделов и их содержание следующие:

•  цель трудоустройства (место, на которое претендует составитель и заявляемая зарплата);
•  образование;
•  трудовая деятельность;
•  дополнительная информация (знание иностранных языков, конкретные навыки, имеющие отношение к работе, научные труды и публикации, имеющие отношение к работе и др.).

        Данные об образовании и трудовой деятельности указывают в обратном хронологическом порядке (от настоящего периода в прошлое). Описание трудовой деятельности должно содержать наименования предприятий, занимаемые  должности и их сроки.

        Характеристика – содержит отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, учащегося, о его профессиональных качествах.

       Реквизиты документа:

•  название вида документа;
•  должность, ф.и.о. лица, на которое составляется характеристика;
•  год рожд.,
•  национальность;
•  образование;
•  текст документа;
•  должность лица, составившего характеристику, его подпись, расшифровка подписи;
•  дата составления характеристики.

       Вся информация, характеризующая личность, излагается в тексте документа.

Практическое задание

Задание1. Составьте заявление о приеме на работу в вычислительный центр научно-исследовательского института вагоностроения на должность оператора ПЭВМ в отдел подготовки данных. Фамилия директора института Штаню Александр Сергеевич. Данные заявителя: Рыбина Евгения Михайловна; проживает по адресу: г. Москва, Киевский район, ул. Строителей, д. 12, кв. 45. Дата подачи заявления 10.04.2011г. На сформированном документе указать резолюцию директора: «Нач. отдела кадров Кориной В.Д. В приказ. На вакантную должность с 15.04.2011 г.».  Дата подписания заявления директором 12.04.2011г.

Задание 2. Составьте приказ о приеме на работу Рыбиной Е. М. Согласно ее заявления и резолюции директора (на основании данных задания 1) с назначением ей оклада в размере 250 рудлей.

     Регистрационный номер приказа в книге регистрации приказов по личному составу №33.  Дата издания приказа 12.04.2011г. Приказ оформить на бланке для внутренних работ с центровым расположением реквизитов. На приказе указать данные об ознакомлении Рыбиной Е.М.  с  данным приказом (визирование приказа сотрудником).  

Задание 3. Составьте резюме для вашего участия в конкурсе о приеме на должность главного инженера авиационного завода им. Туполева. Все данные, которые должны быть вами изложены в документе – произвольные.    Документ должен содержать набор реквизитов, максимально отражающий ваши данные.

Задание 4. Составьте и оформите объяснительную записку на имя декана вашего факультета,  профессора Долгова Юрия Александровича  о причине вашего отсутствия на учебных  занятиях  14 февраля сего (2011) года.

Задание 5. Составьте докладную записку на имя начальника вычислительного центра инженерно-технического факультета Авановой Ольги Михайловны о необходимости провести внеочередные профилактические работы компьютерной техники в учебном  классе «305А»  по причине участившихся непонятных сбоев компьютеров.

 

Задание 6. Составьте характеристику по запросу военкомата г. Тирасполя на допризывника  Ласточкина Алексея Борисовича, учащегося I курса специальности «Технология машиностроения»  технического колледжа им. Ю.А.Гагарина инженерно-технического института.  Все реквизиты документы укажите самостоятельно, текст документа также произвольный.

ПРИЛОЖЕНИЕ: образцы рассматриваемых документов.

                                                                                                             

                                                                                     Образец составления резюме

РЕЗЮМЕ

Дата:               01.02.2011

Фамилия, имя, отчество:             Павлова Надежда Ивановна

Профессия:                       переводчик

Домашний адрес:             123456, Москва, ул. Рачкова, д. 25, кв. 4, тел. 263-75-88

Дата рождения:                02.03.70

Цель трудоустройства:   получение должности декана факультета иностранных языков

Образование:

   2008-по настоящее время

Московский государственный институт международных отношений – аспирантура по специальности “Международные отношения и средства массовой информации”

1986 – 1992

Московский государственный университет – диплом по специальности “Английский язык и литература”

Трудовая деятельность:

1991 – по настоящее время

Техникум авиационного приборостроения. Преподаватель английского языка.

1990 – 1999

Вечерняя школа № 12. Секретарь учебной части.

Специальные знания:

Свободное владение английским и немецким языками.

Опыт работы на компьютере.

Закончила курсы стенографии и  делопроизводства.

Семейное положение:

Замужем, имею сына  рожд.12.07.65 г.   и дочь рожд. 24.03.69 г.

                                               подпись           Н.И. Павлова

                                                                                             Образец докладной записки

ООО «Ченеллс»                        Резолюция                          Директору фирмы         

Отдел рекламы                      руководителя                         Гущину А. В.

                      

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                             

07.04.11

О дополнительном финансировании

заказа  № 174/15

 В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале

2011 г. и изменением смены затрат прошу выделить дополнительно 0.85

          млн. руб.  для завершения работ по заказу № 174/11.

Начальник отдела              подпись     И. Р. Логинов

   

.                                                                                                  Образец  телефонограммы

         Оргкомитет «Восход»                                      Директору ОАО «ЛОГОС»

                                                                                     Смирнову И. В.

                                                                                     Тел. 144-28-17

                                                                                      05.09.11

                                                    ТЕЛЕФОНОГРАММА                                                                             

Совещание «Круглый стол  Возрождение» переносится в гостиницу «Славянская» (конференц-зал). Время проведения - 12.05.11.  Регистрация  участников в16.00

Председатель оргкомитета       подпись    А. Л. Глебов

Передал:                                                         Принял:

Референт       И. С. Круглов                          Секретарь       А. Р. Устинова

Тел. 239-15-19                                                Тел. 144-28-17

1.   14ч. 15 мин.

                                                                           Образец официальной доверенности

КОМПАНИЯ «ШЕНК»

123480, г. Москва,

Краснопресненская наб.,12

р/с 0000-0051-92-007 в АКБ «РУСЬ»

тел. 253-24-60

факс (095) 253-28-41

ДОВЕРЕННОСТЬ

 

         21.08.11 №17

г. Москва

Компания «Шенк»,в лице директора Скорина Л. А. выдала доверенность №17 заместителю директора компании «Шенк» Суслову Андрею Ивановичу (паспорт ш-МЮ, №673347,выдан 120 о/м Москвы 14.02.10) на получение от концерна «Б. Полянка» товарно-материальных ценностей согласно договора  за № 1235 от 23.04. 11 года .

Перечень и количество товарно-материальных ценностей, подлежащих получению:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

           Образец подписи лица, получившего доверенность №17         (Суслов) 

           Доверенность действительна до 21.08.11.

Директор                       подпись       Л. А. Скорин

Главный бухгалтер      подпись       И. В. Шпакова

                                                                                             Образец характеристики

ХАРАКТЕРИСТИКА

на практикантку, учащуюся школы №67

Юдину Татьяну Филипповну

                                                                                    1983 года рожд.,

                                                                                     русскую,

                                                                                     образов. неполное среднее

         Юдина Татьяна проходила производственную практику в Главном Управлении кадров Министерства металлов РФ.

         За время прохождения практики выполнила объем  машинописных работ.    Проявила умение работать грамотно, правильно располагать печатный текст, оформлять документы в соответствии с существующими  нормами и правилами.

         Юдина Татьяна также работала в Центральном Архиве  министерства, где оформляла дела постоянного хранения.

        Все поручения выполняла аккуратно, вдумчиво и внимательно.

      

        Практика оценивается на «отлично».

Начальник

отдела руководящих кадров           подпись        Б.Д.Орлов

24.06.11г.

                                                  М.П.

6 Лабораторная работа №5

Тема:  Составление и оформление служебных документов.

Цель: Приобрести навыки составления, оформления служебных документов  предприятия.

Теоретические сведения

      К служебным документам предприятия относятся документы, составляющие деловую переписку предприятия, а также факсы, телефонограммы, телетайпограммы, сообщения, принимаемые и передаваемые по компьютерной сети (Internet).

      По тематическому признаку служебные письма разделяются на деловую и коммерческую корреспонденцию.

      По своему содержанию и назначению письма делятся на:

•  Гарантийные;
•  Информационные;
•  Рекламные;
•  Рекламационные;
•  Коммерческие.

      В лекционном курсе нами были  глубоко рассмотрены  назначения  каждого вида письма. В данной лабораторной работе мы рассмотрим  требования и правила составления  служебных писем и других служебных документов.

       Деловые письма бывают: письма-просьбы, сопроводительные письма, гарантийные, письма-подтверждения, письма-приглашения и др. Каждый вид письма говорит о своем назначении.

       Служебные письма и факсы  оформляются  на специальных бланках для писем или на  чистом листе бумаги формата А4.

         Служебное письмо делится на составные разделы  «Заголовочная часть. Основная часть. Оформительная часть»,  в каждой из которых определен свой перечень реквизитов  и определены требования к их оформлению. Ниже приводится перечень реквизитов служебного письма в каждом разделе.

       Реквизиты заголовочного раздела:

           дата составления документа;

•  номер и индекс документа;
•  ссылка на входящий документ (указывают номер, индекс и дату документа);
•  адресат (наименование формы, структурного подразделения, должность, фамилия, имя, отчество адресата, почтовый адрес получателя).

       В основном  разделе содержится реквизит «текст документа», в оформительном разделе –  реквизит «подпись».

       

Практическое задание

Задание 1. Составьте  письмо с просьбой оказать детскому дому №2  г. Москвы спонсорскую помощь в размере 800 долларов США на приобретение спортивного инвентаря для развития функций движения у детей, страдающих заболеванием костно-мышечной системы.  Письмо адресовать акционерному производственному объединению «Уралгаз», директор Богатов Василий Еремеевич. Письмо подписано заведующей детского дома Добровой Анной Борисовной 17 мая 2011 года. В журнале отправляемых документов письмо зарегистрировано под номером 18. К письму приложено обращение  коллектива сотрудников детского дома к коллективу сотрудников АПО «Уралгаз».

       При оформлении данного письма учесть необходимость формирования реквизита «Приложение к документу».

Задание 2. Составьте  письмо – приглашение на юбилейный вечер, посвященный празднованию 10-летия фирмы «ШЕРИФ». В письме укажите следующую информацию: праздничный вечер состоится во Дворце Отдыха «Шанхай» 15 октября 2011 года;  начало вечера в 18-00 часов. Сообщите также, что   гостей  ожидает лотерея, в которой  разыгрываются автомобиль и путевка-круиз по Средиземному морю, прекрасная концертная программа и много сюрпризов - неожиданностей .  Письмо подписано администрацией фирмы. Количество адресатов – 50.

Задание 3.  Составьте  гарантийное письмо - факс  с изложением просьбы продать вашему предприятию  два ультразвуковых счетчика  марки «Волна-7» для измерения расхода холодной воды. Диаметр трубопровода – 80 мм. Максимальный расход – 1.2 куб.м. Температура воды от 7 до 290С. Сообщить о гарантии оплаты за полученные товары с вашего расчетного счета № 3425618 в Вознесенском филиале ММКБ,  МФО  №12548, код С-6.

   Письмо подписано директором предприятия  Акуниным Сергеем Петровичем и главным бухгалтером Новиковой Ниной Евгеньевной 12 марта 2011г. Наименование предприятия, эмблему предприятия, название предприятия, регистрационный номер письма и другие неуказанные в задании реквизиты отправителя и адресата установите самостоятельно. Письмо оформите на бланке для внешних документов с продольным расположением реквизитов. Укажите полный юридический адрес предприятия – отправителя.

Задание 4.  Составьте  телефонограмму о перенесении симпозиума работников высших учебных заведений России, которое должно было состояться 12 мая 2011 г. в городе Сант-Петербурге,  на 20 мая сего года,  в городе Новгороде.

Место проведения симпозиума – Университет внешних связей. Начало заседания в  10-00.

Дополнительная информация следующая:

•  адресат :  г. Киев, Институт международных отношений, ректору  Салову Игнату Захаровичу; телефон 0-1038044223788;
•  сообщение составлено помощником министра  по делам высшей школы и науке России Кузнецовым Макаром Павловичем;
•   отправлено 7 мая 2011 г. секретарем  Ниловой Аллой Ивановной в 13 часов 30 минут;
•  сообщение приняла секретарь приемной адресата Курочкина Галина Владимировна.

         Остальные реквизиты документа, в задании не указанные, определите самостоятельно.

Задание 5.  Составьте работнику Кораблеву Игорю Николаевичу справку   о том, что он работает на предприятии «Полимер» в городе Абакан в  должности  главного механика с 01 февраля 2011 года. В справке укажите, что за время работы на предприятии Кораблевым И.И. было разработано и внедрено 12 рационализаторских предложений, общий экономический эффект которых составил 7,5 млн. рублей. Справка предоставляется  в Комитет изобретательства и рационализации министерства  химической промышленности  России.

       Справка подписана Директором предприятия  Мериным Львов Марковичем.      Зарегистрирована справка в книге отправляемой корреспонденции 3 апреля 2011 г. Дата выдачи справки 4 апреля 2010 года. 

Задание 6. Составьте и оформите докладную записку на имя ректора ПГУ тов. Берил С.И. от начальника спортивного лагеря университета Ковченко Игоря Сергеевича. В докладной укажите,что для подготовки спортивного лагеря к работе в летний период необходимо произвести побелку и покраску помещений, отремонтировать  2 электроплиты, выполнить ремонт ограждения территории продолжительностью 50 м. Докладная составлена 21 апреля 2013 года. На докладной укажите резолюцию ректора: «Тов. Фармагей Г.К. Прошу к 25 апреля с.г. представить смету на выполнение указанных работ. 22.04.13.Подпись ректора».

ПРИЛОЖЕНИЕ:  образцы служебных документов

Образец 1:  письмо – подтверждение

Фонд развития профессиональных                               Генеральному директору

связей и информации в области                                    ВЦ «Экспо-Дом»

страхового дела                                                               г-же Якубовской М.А.

В соответствии достигнутой ранее договоренностью Фонд развития профессиональных связей и информации в области страхового дела подтверждает свое намерение об организации и проведении в октябре 2011 года совместно с ВЦ Самаре выставки  «Страхование Поволжья – 97».

Проведение выставки планируется с участием Самарской инспекции страхового надзора и Союза страховщиков Поволжья.

Ориентировочное количество участников  - 40 страховых компаний.

Прошу направить в наш адрес проект договора с ВЦ «Экспо-Дом».

Исполнительный директор Фонда   подпись                                            Л.В.Ярошенко

 

Образец 2: письмо-благодарность

Отдел образования                                                   Председателю правления

                                                                                   г. Самары

                                                        Администрации

                                                         АКБ «Газбанка»

                                                                                   Иванову П.А.

Мы, нижеподписавшиеся, выражаем благодарность «Газбанку» и г-ну П.А.Иванову – председателю правления банка – за то, что ими было проявлено сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, в частности оплачено выступление эксцентрик-театра «Комиксы», которое очень порадовало нас и детей.

Заведующая

школой-интернатом № 5

Кировского района                    подпись                           О.И. Седова  

Методист РайОно

Промышленного района           подпись                            В.А. Петрова

Образец 3: письмо-запрос

Администрация г. Самары                                                       АО «Авто ВАЗ»

Департамент по транспорту и связи                                           г. Тольятти

 Согласно контракту на 2011-2012гг., просим поставить нам 10 машин «ВАЗ-099» по оговоренной ранее цене не позднее I квартала 2012 года.

Просим сообщить дату отгрузки и номер груза.

Заранее благодарим.

 

Директор департамента

по транспорту и связи                       подпись         А.И.Степанов

.

                                                                                                                                                                                                                                  

           

7 Лабораторная работа №6

Тема: Составление и оформление документов  личного характера.

Цель: Обрести навыки составления документов личного характера.

Теоретическая часть

     Документами личного характера, изучаемыми в курсе предмета «Делопроизводство»,  называются  документы, автором которых выступает сам составитель. К ним относятся: автобиография, заявление, доверенность, расписка, письмо и др.

     Форму и содержание каждого документа определяет сам составитель.

Но, несмотря на это, все документы личного характера имеют  отдельные  обязательные части и реквизиты. К ним относятся: название  документа, текст документа, дата составления документа, подпись составителя. Форма текста каждого документа определяется названием вида документа.

     Личные документы составляют на бумаге формата А4 в одном экземпляре. Предприятия могут разрабатывать собственные бланки для этих документов.

           Автобиография- это документ, в котором составитель описывает в  прямом хронологическом порядке все этапы, события  своей жизни и трудовой деятельности. Документ имеет четыре реквизита:

•  название документа;
•  текст документа;
•  дата составления;
•  подпись;
•  расшифровка подписи.

    Заявление- документ, содержащий просьбу, предложение. Оно адресовано должностному лицу или другой организации.  Реквизиты документа:

•  адресат (должность, фамилия, имя, отчество);
•  кем написано (должность, фамилия, имя, отчество);
•  название  документа;
•  текст документа;
•  дата составления документа;
•  подпись;
•  расшифровка подписи.

    Расписка- это документ, удостоверяющий факт передачи-получения каких-либо ценностей гражданами.  Документ должен  содержать следующие реквизиты:  

•  название документа;
•  текст документа;
•  дата составления документа;
•  подпись лица, давшего расписку;
•  расшифровка подписи.

     Текст документа (содержание) должен включать: фамилию, имя, отчество лица, давшего ценности, перечень ценностей с указанием их количества и цены, фамилию, имя и отчество лица, взявшего ценности, срок возврата ценностей, условия возмещения ущерба в случае порчи ценностей.  Количество и цену пишут цифрами и в скобках – буквами.

            Доверенность личная – это  документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Документ содержит реквизиты:

•  название документа;
•  текст документа;
•  дата составления документа;
•  подпись доверителя;
•  расшифровка подписи доверителя;
•  отметка о заверении подписи доверителя.

   Реквизит «о  заверении подписи доверителя» содержит следующую информацию:  

•  текст «Подпись ф.и.о. доверителя заверяю».
•  должность лица заверившего, дата заверения, подпись и расшифровка подписи заверителя.

                   

Практическое задание

Задание 1. Составьте  свою автобиографию.

Задание 2.  Составьте заявление на имя директора института, профессора Иванова Юрия Александровича. В документе отразить просьбу продлить вам экзаменационную сессию по причине вашей болезни во время сессии. В заявлении укажите и  приложите к заявлению  справку из медицинского учреждения, подтверждающего вашу болезнь.  Проставьте реквизиты документа по своему усмотрению. На составленном документе проставьте резолюцию директора «Разрешаю» с указанием в ней конечного срока продления сессии.

Задание 3. Составьте  расписку о получении вами у товарища материальных ценностей.

Задание4.   Составьте  доверенность о том, что вы доверяете вашему коллеге  предоставлять ваши интересы на заседании Совета Учредителей фирмы «Метеорит» в период с 01.02.2011 г. по 01.12.2012 г., а так же причину этой необходимости.  Остальные реквизиты документа установите сами. Сделайте отметку о заверении  вашей доверенности в нотариальной конторе г. Тирасполя (заверитель нотариус Ракитова Ирина Ильинична, дата заверения 28.01.2011 г.).

           .

Задание 5. Составьте доверенность, в которой вы доверяете вашему товарищу пользование вашей автомашиной  (укажите ее марку) в течение конкретного срока (укажите срок) без права ее продажи. Укажите также ваши требования по возмещению ущерба в случае пропажи или уничтожения машины в течение этого периода.

ПРИЛОЖЕНИЕ:  образцы рассматриваемых документов.

   

                                                                                                                            Образец автобиографии

Автобиография

Я, Павлова Надежда Васильевна, родилась 24 июня 1956 года, в г. Луге, Ленинградской области, в семье рабочих.

В 1963 году поступила в среднюю школу № 23 г. Луги. Закончила среднюю школу в 1973 году. Одновременно занималась в городской музыкальной школе по классу рояля, закончила школу в 1971 году.

В 1973 году поступила в педагогический институт на факультет иностранных языков (дневное отделение). Закончила институт в 1978 году по специальности учитель английского языка.

В 1978 году поступила на работу в школу № 3 г. Луги учителем английского языка, где работаю по настоящее время.

Отец, Павлов Василий Иванович, - пенсионер. Мать, Павлова Анна Олеговна, - бухгалтер магазина № 14.

Не замужем.

Домашний адрес: г. Луга, ул. Мира, д. 6, кв. 34.

Дата                                                          подпись                      Н.В. Павлова

                                                                                                 Образец заявления

                                              

                                                    

                                                                          Директору АОЗТ «Стимул»

                                                                          Саврасову Игорю Ивановичу

                                                                              Стояновой Елены Владимировны проживающей по адресу:

г. Саратов, ул. Мира, д. 4, кв. 19

                                                                          тел. 22-41-10

заявление.

          Прошу принять меня на работу, на должность заместителя начальника вычислительного центра.

23 июля 2011 года                                    подпись                       Е.В.Стоянова

                                                                                            Образец расписки

Расписка

       Я, ученица 11»б» класса средней школы № 5 г. Москвы, Лупашко Елена Владимировна, получила 25 мая 2011 года от мастера производственного обучения учебного комбината Киевского района г. Москвы Варлей Нины Иосифовны пишущую машинку марки «Украина-22», инвентарный номер №№№;?:» сроком на 2 месяца для выполнения печатных работ для районного детского  дома №2 г. Москвы. Обязуюсь вернуть машинку в срок.

              25 мая 2011 г.                 подпись              Е.В.Лупашко

                                                                                            Образец доверенности

Доверенность

      Я, Власова Алефтина Ивановна, доверяю Марченковой Надежде Леонидовне получить причитающиеся  мне премиальные за II квартал 2011 года в сумме 580 (пятьсот восемьдесят) рублей.

11 июля 2011 г.                        подпись              Н. Л. Марченкова

Подпись Марченковой Н.Л,  удостоверяю.

Директор ЧП «Славичи»      подпись      М. И. Благой

                                         М.П.

8 КОНТРОЛЬНЫЕ  ВОПРОСЫ  К  ЗАЩИТЕ

ЛАБОРАТОРНЫХ  РАБОТ

1.  Какие виды бланков применяются в делопроизводстве и какие реквизиты должны присутствовать на  каждом из этих бланков?
2.  Как проектируются бланки?
3.  Что такое документ и каковы составные части документа?
4.  Что такое формуляр-образец документа?
5.  Как разрабатываются бланки для внутреннего пользования предприятия?
6.  Какие  стадии проходит документ при его создании?
7.  Что такое реквизиты документа?
8.  Какие реквизиты  располагают в каждой составной части документа?
9.  Знать характеристику всех реквизитов и правила их оформления.
10.  Какие требования предъявляются в форме изложения текста в документе?
11.  Какие требования предъявляются к построению предложений в тексте?
12.  Какие документы относятся к группе организационно-распорядительных документов? Какие из них вы  составляли и формировали?
13.  Какие документы относятся к группе  личного состава? Какие из них вы  составляли и формировали?
14.  Какие документы относятся к группе личных документов? Какие из них вы  составляли и формировали?
15.  Какие документы относятся к группе  служебных документов? Какие из них вы  составляли и формировали?
16.  Какие документы относятся к деловой переписке?
17.  Какие правила  существуют  при составлении и оформлении документов организационно-распорядительной группы?
18.  Какие правила  существуют  при составлении и оформлении документов личных?
19.  Какие правила  существуют  при составлении и оформлении  деловой переписки?
20.  Какие правила  существуют  при составлении и оформлении документов по личному составу?
21.  Какие правила составления и оформления  контактных документов с иностранными формами?
22.  Как оформляется согласование документов?
23.  Каков порядок оформления адресования в документе?
24.  Каково значение заголовка к тексту документа и отметок о наличии приложений? Как оформляется заголовок ?
25.  Каково значение отметки о наличии приложений? Как оформляется отметка о наличии приложения ?
26.  Какие виды приказов бывают? Какая отметка на документе позволяет определить вид приказа?
27.  Какие требования предъявляются к тексту  приказов и распоряжений и их оформлению? Что такое констатирующая и распорядительная часть приказа? К какой группе относятся эти документы?
28.  Как строится текст констатирующей и распорядительной части приказа? указания?
29.  В чем особенность протокола? На какие составные части делится этот документ и какие правила предъявляются к каждой из этих частей?
30.  Какие  есть виды деловых писем  деловых писем?  Какие требования предъявляются к составлению и оформлению деловых писем?
31.  Какие  виды  деловых писем относятся к инициативным и почему? Как они оформляются?
32.  Какие реквизиты составляют формуляр служебного письма?
33.  Сколько экземпляров писем следует напечатать, если письмо отправляется  в 3 адреса? 10-адресов? более 10?
34.  Почему тексты служебных документов рекомендуется разделять на части и какие именно?
35.  Какие предъявляются требования к оформлению приема-передачи телефонограмм, факс-сообщений?
36.  Как заверяются копии документов?
37.  Какие применяются бланки для оформления внешних документов? Внутренних документов?
38.  Как регистрируются документы внешние? внутренние?
39.  В чем заключается особенность регистрации приказов по личному составу?
40.  Какая информация из документов отражается в регистрационных журналах?

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.  Стенюков М.В., Документы. Делопроизводство. -  М., изд. «ПРОИР»,2000.
2.  Стенюков М.В., Секретарское дело. – М., изд. «ПРИОР», 2000.
3.  Лихачев Н.К., Документы и делопроизводство. – М., изд.»Экономика»,1991.
4.  Павлюк Л.В., КиселеваТ.И., Воробьев Н.И., Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере, изд. 4-е переработанное и дополненное, М.-С.-Петербург, изд. Торговый дом  «Герда», 2000.
5.  БондыреваТ.Н., Секретарское дело. Практическое пособие. М., изд. «Высшая школа», 1989.
6.  Колтунова М.В., Деловое письмо, М., изд. «Дело»,2000.
7.  Кузнецова Е.А., Делопроизводство и техническая документация. – М., изд. «Высшая школа»,1991.
8.  Фельзер А.Б.,Миссерман М.А., Делопроизводство. Справочное пособие. Киев, 1988.
9.  Корнеева А.П.,Амелина А.М., Машинопись и основы делопроизводства, учебное пособие для учащихся 8-11 классов российских школ. – М., изд. «Просвещение»,1995.
10.  Сапков В.В., Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. Учебное пособие. - М., изд. «Академия», 2006.

PAGE  20

1. Роль лизинга в деятельности ЗАО Русский хлеб
2. РЕФЕРАТ дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата економічних наук Киї2
3. технических принципов обеспечения микроперемещений объектов в сканирующей зондовой микроскопии реализуем
4. Методы исследования в педагогике
5. Cold Wr.html
6. Краткосрочное кредитование
7. История отечественного государства и права
8. Зимові скупчення сороки в Любечі
9. Прибалт слово и представление
10. правовые стандарты и конституционное законодательство о правовом положении человека и гражданина Вступле.
11. Статья- The creation and activities of local organizations of the Bund Belarus
12. к Шнейдер Андреева В контрольной работе- таблица АВтор Произ
13.  Общие положения 12
14. СанктПетербургский государственный университет культуры и искусств Факультет информационных техно
15. Основы алгоритмизации
16. Subject is to get ll the informtion you cn before you decide
17. 900 гр-м верх ~ водонепроницаемая ткань D 600 г-м
18. ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 5 Тема- Создание и использование базы данных Фонотека Задание 1
19. Воздействие человека на атмосферу
20. і. Думки українців з приводу планшетів ~ неоднозначні

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе