Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 4
Председатель Правления
_____________С.В.Барабанов
"____"___________ 200___ г.
по организации делопроизводства
в Открытом акционерном обществе
"Южный горно-обогатительный комбинат"
Кривой Рог
2007
ИНСТРУКЦИЯ
по организации делопроизводства в ОАО "ЮГОК"
1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Настоящая инструкция устанавливает общие правила организации и ведения делопроизводства в Открытом Акционерном Обществе "Южный горно-обогатительный комбинат".
1.2 Выполнение Инструкции обязательно для каждого работника комбината при подготовке и оформлении документов, а также в процессе их исполнения и обработки.
1.3 Методическое руководство по организации и ведению делопроизводства на комбинате возлагается на заведующего канцелярией.
1.4 Руководители структурных подразделений комбината обязаны:
1.5 Порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию с ограниченным доступом, и делопроизводства по работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, определяется специальными нормативными актами.
1.6 Порядок осуществления контроля за исполнением документов определяется отдельными распорядительными документами.
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
В настоящей Инструкции использованы ссылки на следующие нормативные документы:
- ДСТУ 2732: 2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять.
- ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие правила оформления текстовых документов.
- ДСТУ 4163-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
3.1 Общие принципы документирования.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации по установленным правилам наличия и содержания управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Основанием для создания документов на комбинате является необходимость удостоверения управленческих действий, передачи информации, сохранения и использования этой информации на протяжении определенного времени или постоянно.
3.2 Одной из форм управленческой деятельности комбината является издание распорядительных документов.
В соответствии с действующим законодательством, актами, принятыми на основании законов и сложившейся практикой, правовой формой распорядительной деятельности комбината является издание служебных распорядительных документов: приказов, распоряжений, постановлений.
3.3 Порядок издания распорядительных документов на комбинате регламентируется отдельными организационно-распорядительными документами.
3.4.1 Доведение до сведения структурных подразделений комбината документов вышестоящих органов допускается в форме издания распорядительного документа, а также допускается рассылка ксерокопии документов вышестоящих органов совместно с сопроводительным письмом.
3.4.2 Документы, издаваемые на основании распорядительных документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них, с указанием наименования этих документов, даты, номера и заголовка.
3.5 По вопросам, которые представляют общий интерес и принадлежат к компетенции различных организаций (разных структурных подразделений), могут приниматься совместные распорядительные документы.
При подготовке проекта такого документа по инициативе одной организации (структурного подразделения), проект готовится работниками этой организации с привлечением соответствующих специалистов других организаций. В случаях, когда разработка проекта документа поручается ряду организаций одновременно, инициатива подготовки проекта возлагается на организацию, указанную в поручении первой.
3.6 Правила издания других документов.
3.6.1 Предприятие, для осуществления оперативных связей с вышестоящими отраслевыми, функциональными, государственными органами и другими предприятиями, организациями и учреждениями, отдельными гражданами, может направлять письма.
Письма составляются в тех случаях, когда не существует других способов обмена информацией, кроме письменного.
3.7 Ход обсуждения вопросов на собраниях, заседаниях, совещаниях фиксируется в протоколах.
Если ход заседаний, совещаний фиксируется на магнитной пленке путем записи на магнитофоне или диктофоне, то после заседания, записанные на пленке тексты выступлений, перепечатываются и вносятся в протокол.
3.8 Начальники цехов, отделов и служб комбината издают распоряжения по вопросам организации работы внутри соответствующих цехов и служб, в пределах предоставленных им прав.
Порядок издания распоряжений по структурным подразделениям регламентируется отдельными нормативными документами.
Проект распоряжения по структурному подразделению комбината до подписания его руководителем цеха должен быть завизирован начальником или инженером бюро нормирования труда и заработной платы, который несет персональную ответственность за соответствие проекта документа требованиям трудового законодательства, а также другими специалистами цеха по принадлежности вопросов.
3.9 Если служебный документ требует немедленного исполнения, передача текста документа может осуществляться по телефону, телефаксу, электронной почтой. Порядок передачи текста таких документов регламентируется распоряжением по комбинату № 293 от « 23 » апреля 2007г..
4.1 Прием документов.
4.1.1 Вся корреспонденция, адресованная комбинату ОАО "ЮГОК", принимается централизовано канцелярией через почтовую организацию.
Корреспонденция, переданная нарочно, канцелярией комбината не принимается.
Секретари структурных подразделений и делопроизводители не имеют права принимать корреспонденцию непосредственно от представителей других организаций без ее регистрации в канцелярии комбината.
4.1.2 В канцелярии вскрываются все конверты за исключением тех, которые имеют надпись "лично".
В случаях доставки корреспонденции в поврежденном конверте, делается отметка об этом в реестре или на самом конверте. Конверты сохраняются и прилагаются к документам.
4.1.3 Неправильно оформленные (неподписанные, неразборчивые) некомплектные, поврежденные или отправленные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются адресату. При этом составляется акт в 2-х экземплярах: первый экземпляр находится в канцелярии, второй - отправляется с документами адресату.
4.2 Предварительное рассмотрение документов.
4.2.1 Все документы, адресованные комбинату, подлежат обязательному предварительному рассмотрению. Предварительное рассмотрение осуществляет заведующий канцелярией.
4.2.2 Целью предварительного рассмотрения документов является распределение их на те, которые подлежат обязательному рассмотрению руководством комбината или направляемые непосредственно исполнителям в структурные подразделения; а также определение необходимости регистрации документов.
При предварительном рассмотрении документов в правой части верхнего поля первого листа документа проставляют условное обозначение структурного подразделения или фамилию должностного лица, которому направляется документ. Условным обозначением структурного подразделения является его номер по списку индексов структурных подразделений.
При этом просчитывается количество листов в каждом документе. Оно указывается в скобках после индекса структурного подразделения, куда направляется документ.
4.2.3 Предварительное рассмотрение документов осуществляется в день получения корреспонденции или в первый рабочий день, в случае поступления корреспонденции в выходные и праздничные дни. Телеграммы, телефонограммы, факсограммы рассматриваются немедленно.
4.2.4 При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться номенклатурами дел, распределением функций между руководителями комбината, структурой управления комбината.
4.2.5 Корреспонденция, предварительно рассматриваемая заведующим канцелярией, сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую, регистрируется (подлежащая регистрации) и направляется:
- Председателю Правления – Указы Президента, постановления Верховной Рады Украины, Кабинета Министров Украины, документы вышестоящих органов, нормативно-правовые акты органов исполнительной власти, решения органов местного самоуправления;
постановления, приказы, указания и письма Минпромполитики Украины, документы государственных комитетов, других министерств по важнейшим вопросам, которые по распределению обязанностей на комбинате рассматриваются Председателем Правления ОАО "ЮГОК";
- заместителям Председателя Правления – адресованная им корреспонденция, а также документы организаций по вопросам, отнесенным к их компетенции;
- главным специалистам и начальникам отделов – адресованная им корреспонденция и документы по вопросам, которые по распределению обязанностей на комбинате отнесены к их компетенции;
- начальникам структурных подразделений – документы, после рассмотрения их Председателем Правления ОАО "ЮГОК", его заместителями, согласно резолюций.
4.2.6 После рассмотрения Председателем Правления ОАО "ЮГОК" документы направляются в канцелярию. Исполнителям направляются документы согласно резолюций руководства. Начальникам подразделений запрещено выдавать копии с документов, поступивших в подразделение на исполнение с резолюцией Председателя Правления, его заместителей, без их письменного разрешения кому бы то ни было.
4.2.7 Для обеспечения ритмичной работы начальник хозяйственного отдела, по согласованию с руководством комбината, составляет графики доставки корреспонденции руководству и структурным подразделениям.
4.3 Регистрация документов.
4.3.1 Регистрация документов – это фиксирование факта создания или поступления документа, путем проставления на нем условного обозначения –регистрационного номера (индекса) с дальнейшей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.
Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля исполнения и оперативного использования, имеющейся в них, информации.
4.3.2 Как правило, регистрация документов осуществляется централизовано. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы комбината, за исключением документов, указанных в специальном перечне. Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в Приложении 1.
4.3.3 Регистрации подлежат документы, которые требуют учета, исполнения и использования их в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.) как те, которые создаются на комбинате, так и те, которые поступают от других организаций и от граждан.
4.3.4 Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться на комбинате только один раз: входящие – в день поступления; создаваемые – в день подписания или утверждения. В случае передачи документа из одного структурного подразделения в другое, он повторно не регистрируется.
4.3.5 Во время регистрации документу присваивается условное обозначение – регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера в пределах групп документов, который регистрируется, и может дополнятся индексом по номенклатуре дел, вопросам деятельности, корреспондентами и т.д.
4.3.6 Канцелярией комбината регистрируются входящие документы, поступившие от других организаций; распорядительные документы по комбинату, внутренние документы.
В структурных подразделениях регистрируются все входящие, исходящие и внутренние документы подразделения.
4.3.7 В канцелярии для регистрации всех входящих документов применяется журнальная форма регистрации документов (Приложение 3,4, 5).
4.3.8 Распорядительные документы по комбинату регистрируются в «Журнале регистрации распорядительных документов» (Приложение 2).
4.3.9 В структурных подразделениях используется журнальная форма регистрации документов (Приложение 3, 4, 5). На входящих документах, поступивших из канцелярии, в структурных подразделениях никакие отметки не проставляются. Эти документы регистрируются в "Журнале регистрации входящих документов" подразделения под номером, присвоенным в канцелярии комбината (Приложение 3).
При использовании журнальной формы регистрации документов, внесение исправлений в журналах регистрации производится путем зачеркивания неверной информации и внесения необходимого изменения рукописным способом. При этом указывают должность, фамилию и подпись лица, вносившего исправления (информация об исправлении может оформляться примечанием).
4.3.10 На всех внутренних документах, поступивших из структурных подразделений и от должностных лиц, в правом углу нижнего поля лицевой стороны документа проставляется отметка о поступлении документа, состоящая из номера и даты. Отметку о поступлении документа проставляют с помощью штампа либо рукописным способом.
5.1.1 Для составления бланков и служебных документов на комбинате необходимо использовать два формата бумаги согласно ГОСТ 9327-60 А4 (210х297) и А5 (210х148). Допускается использование бланков А3 (297х420).
Составление документов на бумаге произвольного формата не допускается.
5.1.2 Как правило, все служебные документы оформляются на бланках с обязательным соблюдением следующих правил:
- устанавливается бланк для писем (Приложение 6) и образец для организационно-распорядительных документов (Приложения 7, 8);
- бланки изготавливаются типографским способом на белой плотной бумаге;
- реквизиты заголовочной части расположены центрованным способом, начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади;
- бланки документов должны иметь поля:
30 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее и нижнее.
Некоторые внутренние документы (заявления работников, служебные записки, объяснительные), а также документы, создаваемые от имени нескольких организаций, оформляются не на бланках.
5.1.3 С целью ускорения исполнения документов и правильного оформления дел в делопроизводстве, каждый документ должен содержать один вопрос.
Исключение составляют протоколы, планы, отчеты и обобщающие документы.
5.1.4 Текст документа должен содержать аргументированную информацию, изложенную кратко, грамотно, понятно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.
Содержание документа должно быть связано с содержанием, ранее изданных по этим вопросам документов.
5.1.5 Текст организационно-распорядительного документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также в виде соединения этих форм.
Как правило, тексты распорядительных документов и писем состоят из 2-х частей. В первой части указывается основание для составления документа, во второй – выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
В некоторых случаях текст может содержать только одну резюмирующую часть, например: приказ – распорядительную часть без констатирующей; письмо – просьбу без объяснений.
Форма анкеты применяется в случае изложения цифровой или словесной информации об одном объекте с определенным объемом признаков. Анкетные тексты используются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому обеспечению и сбыту, финансовых документах и т.д.
Форма таблицы применяется в случае изложения цифровой информации о нескольких объектах. Табличные тексты используются в плановых, финансовых, бухгалтерских документах, в статотчетах.
5.1.6 Ответственность за содержание, правильное составление и оформление служебных документов возлагается на руководителя структурного подразделения, подготовившего документ.
Ответственность за содержание документа, подписываемого несколькими лицами, несут в одинаковой мере все, кто подписывает документ.
5.2.1 Служебные документы, издаваемые на комбинате, должны иметь обязательные реквизиты и стабильный порядок их расположения:
- визы.
При составлении и оформлении документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если это необходимо для обработки документов (Приложения 9, 10, 11).
5.2.2 Наименование структурного подразделения – автора документа обозначается идентично его наименованию в нормативном акте, в соответствии с которым создается и функционирует структурное подразделение.
Наименование комбината на бланках должно соответствовать наименованию, обозначенному Уставом комбината. Сокращенное наименование употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в Уставе. На бланках сокращенное наименование располагается после полного.
Наименование вида документа (справка, акт, протокол и т.д.) говорит о его назначении.
5.2.3 Заголовок к тексту документа должен содержать краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально коротким и ёмким, точно передавать содержание документа.
Заголовок отвечает на вопрос "О чем?", "кого?", "чего?".
Например:
Приказ (о чем?) "О создании участка…"
или
Протокол (чего?) совещания экспертной комиссии…
или
Должностная инструкция (кого?) секретаря-машинистки
На документах формата А5 заголовок не указывается.
Заголовки не составляются на телеграммах и телефонограммах.
5.3.1 Все служебные документы подлежат датированию. Датой документа является дата его подписания, для документов, принимаемых коллегиальным органом, – дата его принятия, для документов, подлежащих утверждению, – дата утверждения.
5.3.2 Даты подписания и утверждения документа, а также даты, находящиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты состоят из трех пар арабских цифр в один ряд в следующей последовательности: число, месяц, год.
Например: 22.03.2004
Разрешено дату оформлять в последовательности: год, месяц, число.
Например: 2004.03.22
Если порядковый номер месяца, числа состоит из одной цифры, то перед ней проставляется ноль.
Например: 05.03.2004
В нормативно-правовых актах и финансовых документах применяется словесно-цифровой способ оформления даты.
Например: 05 апреля 2004 года
5.3.3 Дата на документе проставляется лицом, подписавшим документ или утвердившим его, в момент подписания или утверждения.
5.3.4 Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюция, гриф согласования и утверждения, отметка об исполнителе и т.д.).
5.3.5 Дата документа проставляется ниже наименования документа рядом с регистрационным индексом (номером) на специально отведенном месте на бланке. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева. Дата утверждения документа обозначается в соответствующем грифе утверждения.
5.4.1 На каждом документе, издаваемом на комбинате, проставляется индекс, т.е. условное обозначение, которое присваивается документу в момент регистрации, указывающее на место составления документа, исполнения и хранения.
5.4.2 Индексы входящих или создаваемых на комбинате документов состоят из порядковых номеров в пределах группы документов, подлежащих регистрации, которые в целях облегчения поиска могут дополняться индексом номенклатуры дел, индексами корреспондентов, индексами структурных подразделений. При этом в состав индекса входящего документа входит: номер документа, присвоенного канцелярией с указанием через дробь номера классификатора вида документов (Приложение 15).
5.4.2.1 В состав индекса, отправляемого за пределы комбината, входит индекс структурного подразделения, согласно Перечню делопроизводственных индексов структурных подразделений (приложение 21 ), порядковый регистрационный номер по "Журналу регистрации исходящих документов".
Например: 02/8333, где:
02 – индекс структурного подразделения;
8333 – порядковый номер по журналу регистрации.
Для внутренних документов этот индекс состоит из порядкового номера в пределах группы документов и строчной буквы «к».
Например: 2485к
5.4.2.2 Внутренняя распорядительная, протокольная, инструктивная и другая документация, индивидуальный учет которой является обязательным, получает в качестве индекса только порядковые номера. Нумерация указанных документов производится отдельно по каждой однородной группе и подгруппе (приказы нумеруют отдельно от протоколов, приказы по персоналу отдельно от приказов по основной деятельности и т.д.).
В регистрационных номерах распорядительных документов по персоналу после цифрового обозначения проставляется буква «П», о применении взысканий – буква «Н», о командировках – буква «К».
5.4.3 Индекс совместного нормативного акта должен состоять из индексов организаций, издающих совместный документ, которые проставляются через косую дробь, согласно с последовательностью подписей авторов документов.
5.5.1 В случае возникновения необходимости оценки целесообразности документа, его обоснования и определения соответствия законодательству, осуществляется согласование проекта документа.
Согласование может осуществляться как на предприятии (со структурными подразделениями, должностными лицами, которые занимаются вопросами, рассматриваемыми в проекте документа, в соответствии с их компетенцией – это внутреннее), так и за его пределами – внешнее.
5.5.2 Внутреннее согласование документа оформляется визой.
Виза состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии должностного лица, визирующего документ, даты визирования. Виза располагается ниже реквизита подпись, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.
Например: Начальник юридического отдела
Подпись инициалы фамилия
18.05.2004
5.5.3 При внутреннем согласовании проектов распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений) первым визирует проект документа исполнитель, что подтверждает его ответственность за качество документа, затем визирование проекта документа осуществляется "снизу вверх" от должностного лица нижестоящего уровня к более высокому.
5.5.4. Вносить изменения в первый экземпляр проекта распорядительного документа при визировании не разрешается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, при этом к визе добавляется "Замечания прилагаются". Решение по замечаниям принимается руководителем при подписании документа. Если распорядительный документ не был возвращен на доработку в связи с высказанными замечаниями, то принимается первоначальный текст проекта документа.
Исходящие документы визируют на экземплярах, остающихся на комбинате или в структурных подразделениях, внутренние документы визируют на первом экземпляре.
5.5.5 Проекты нормативных актов комбината подлежат проверке работниками юридического отдела комбината на соответствие их законодательству и визируются ими на первом экземпляре последнего листа проекта акта.
5.5.6 Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа проекта документа и состоит из слов СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия в конце слова), наименования должности лица, с которым согласовывается проект документа (при необходимости указывают наименование предприятия), личной подписи, инициалов и фамилии, даты согласования.
Например: СОГЛАСОВАНО
Председатель профкома
подпись инициалы фамилия
05.02.2004
5.5.7 Если документ согласовывают письмом, протоколом, актом, и т.д., то гриф согласования оформляют так:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления ОАО "ЮГОК"
23.04.2004
5.5.8 В случае, когда текст документа касается более чем 3-х предприятий, составляется "Лист согласования", о чем проставляется отметка на самом документе на том листе, где должен располагаться гриф согласования. Например: Лист согласования прилагается
Лист согласования оформляется в следующем виде:
подпись инициалы фамилия подпись инициалы фамилия
5.6.2 Документы информационного, справочного или аналитического характера подписываются исполнителем в пределах его прав и компетенции.
Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. При направлении служебного документа одновременно нескольким адресатам, подписывается оригинал документа, в котором не указан адрес (список адресов прилагается). После подписи документ множится, исполнителем вносятся адреса, и документ рассылается всем адресатам. Оригинал хранится у исполнителя.
5.6.3 Подпись состоит из:
Например: Председатель Правления
комбинат» подпись инициалы, фамилия
или
Председатель Правления подпись инициалы, фамилия
5.6.4 В случае, если документ адресуется одновременно нескольким органам высшего уровня, Председатель Правления подписывает все экземпляры документа.
5.6.5 Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, если за документ несут ответственность несколько должностных лиц (акты, финансовые документы), то двумя или более лицами. При этом их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
5.6.6 При подписании документа несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне.
Например: Начальник отдела Начальник отдела
маркетинга оборудования
подпись инициалы фамилия подпись инициалы фамилия
В случае подписания документа, составленного несколькими предприятиями, подписи располагаются на одном уровне, при этом в наименование должностей лиц включаются наименования предприятий.
Например: Председатель Правления Председатель Правления
ОАО "ЮГОК" ОАО "Днепротяжбудмаш"
подпись инициалы фамилия подпись инициалы фамилия
5.6.7 Документы коллегиальных органов подписываются председателем на заседании коллегиального органа и секретарем.
Например: Председатель комиссии личная подпись инициалы фамилия
Секретарь комиссии личная подпись инициалы фамилия
5.6.8 Если должностное лицо, подпись которого указана в проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ и его фамилия (исправления вносятся рукописным или машинописным способом).
Например: "Исполняющий обязанности"
"Заместитель".
Подписание документов с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности не разрешается.
5.6.9 Особым способом удостоверения документа после его подписания является утверждение. Утверждение санкционирует распространение действия документа на определенный круг подразделений и должностных лиц. Документ утверждается соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопроса, изложенного в документе (Приложение 12).
5.6.10 Утверждение документа осуществляется посредством грифа утверждения или изданием распорядительного документа.
Нормативные акты (положения, инструкции, правила и т.д.) должны утверждаться соответствующим распорядительным документом по комбинату.
5.6.11 Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия в конце слова); наименование должности; подписи; инициалов и фамилии лица, утверждающего документ; даты утверждения.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления
ОАО "ЮГОК"
Подпись инициалы фамилия
07.05.2004
В случае утверждения документа несколькими должностными лицами, их грифы утверждения располагают на одном уровне.
5.6.12 Если документ утвержден приказом, распоряжением, то гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (без кавычек и двоеточия в конце), наименования, даты и номера утверждающего документа в именительном падеже.
Например: УТВЕРЖДЕНО
Приказ Председателя Правления
ОАО "ЮГОК"
При издании утверждаемого документа вместе с распорядительным, он оформляется как приложение к распорядительному документу.
5.6.13 Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
5.6.14 На документах, требующих особого удостоверения их подлинности (документы, удостоверяющие права граждан, юридических лиц, фиксирующих факт использования денежных средств, материальных ценностей), подпись ответственного лица должна заверяться печатью комбината.
Главная печать ставится на уставах, договорах, доверенностях.
Примерный перечень документов, подлежащих заверению печатью указан в Приложении 13.
Печать необходимо проставлять таким образом, чтобы оттиск печати захватывал часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, и начало личной подписи.
Например: Председатель Правления
ОАО "ЮГОК" подпись инициалы фамилия
5.7 Адресация документов.
5.7.1 Документы адресуются предприятию, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу (структурное подразделение или должностное лицо указывается по внутренней переписке с постоянными корреспондентами и в других случаях, когда установление точного адреса не вызывает трудностей).
Наименование предприятия и его структурных подразделений указывается в именительном падеже. При направлении документа должностному лицу, название предприятия указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
Например: Государственный комитет архивов
Отдел формирования Национального
архивного фонда и делопроизводства
Ведущему специалисту
Фамилия, инициалы
При адресации документа руководителю предприятия, наименование предприятия входит в состав наименования должности адресата.
Например: Председателю Государственного
комитета статистики Украины
Фамилия, инициалы
При необходимости в реквизите "Адресат" можно указывать почетное звание, ученую степень.
При направлении документа многим однородным организациям (подразделениям), адресат можно указывать обобщенно.
Например: Начальникам структурных подразделений
Документ не должен содержать более четырех адресов, слово "копия" перед указанием адресата не ставят. При направлении документа больше, чем в четыре адреса составляется список на рассылку на отдельном листе бумаги, а на каждом документе указывается только один адрес. Исключение составляют документы, оформление, которых предусматривает законодательную ответственность.
5.7.2 В реквизит "Адресат" входит почтовый адрес. Порядок и форма записей данных о почтовом адресе предприятия должны соответствовать правилам пользования почтовой связью.
Например: Редакция газеты
"Червоний гірник"
пр. Металлургов, 37
Кривой Рог, 50050
5.7.3 Если документ направляют физическому лицу, то в именительном падеже указывают фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс.
Например: Иванченко Петр Семенович
ул.Садовая дом 7, кв.24
г.Винница, 21003
5.8 Резолюция.
5.8.1 Резолюция – это надпись на документе, сделанная руководителем комбината (структурного подразделения), которая содержит указания по исполнению документа.
Резолюция определяет характер исполнения документа, конкретного исполнителя и срок исполнения.
5.8.2 Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата. В случае, когда поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если в документе не оговорено иное. Для исполнения поручения ему предоставляется право собирать всех остальных исполнителей и координировать их работу.
Например: Фамилия, инициалы
Прошу подготовить предложения
о поставке угля к 26.04.2004
Подпись
16.04.2004
5.8.3 На документах со сроками исполнения, не требующими дополнительных указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
5.8.4 Как правило, документ должен иметь не более одной резолюции. Другие резолюции допускаются в том случае, если существует необходимость детализировать порядок исполнения документа.
Резолюция должна проставляться непосредственно на документе ниже реквизита "Адресат", параллельно к основному тексту. Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части лицевой стороны первого листа документа, но не на поле, предназначенном для подшивки.
Написание резолюции на отдельных листах и специальных бланках допускается в случае, если документ необходимо возвратить, или необходимо конкретизировать порядок исполнения документа и уточнить исполнителей.
5.9 Отметки о прохождении и исполнении документов.
5.9.1 Во время прохождения документа на комбинате в обязательном порядке делаются следующие отметки:
- о поступлении (регистрации) документа – в нижнем правом углу первого листа документа: дата поступления документа (при необходимости – время), индекс – регистрационный номер документа;
- о взятии документа на контроль – слева, на левом поле первого листа документа (на уровне заголовка к тексту) пишется слово "Контроль" или буква "К";
- об исполнении документа и направлении его в дело ставят в левом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа. Она состоится из: ссылки на дату и номер документа о его исполнении или краткой справки об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором документ будет храниться, даты направления документа в дело, наименование должности и подписи исполнителя.
Например: В дело № 52-29
Ответ направлен 13.04.2004 № 52-29/2714
Должность инициалы фамилия
13.04.2004
Отметка о наличии документа в электронном виде содержит полное имя файла и указание на его местонахождение, код оператора и другие поисковые признаки. Её ставят в центре нижнего поля лицевой стороны первого листа документа.
5.9.2 Каждый документ должен иметь отметку о непосредственном исполнителе, которая состоит из фамилии и номера служебного телефона, и проставляется на лицевой или обратной стороне в нижнем левом углу последнего листа документа.
На внутренних документах перед фамилией исполнителя указывается код структурного подразделения.
Например: 52-34 Иванов 21-78-78
В случае необходимости, под фамилией исполнителя документа и номером его телефона, указывается индекс машинистки (первые буквы имени и фамилии, количество напечатанных экземпляров и дата печатания).
Например: ИЛ 5 12.01.2004
5.10 Оформление копии документа.
5.10.1 Копия документа создается и выдается только с разрешения руководства комбината или начальника структурного подразделения. На комбинате заверяются копии только тех документов, которые создаются на комбинате. Исключением могут быть документы подготовляемые в судебные организации.
В случае приема граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав допускается изготовлять копии с документов, изданных другими организациями (копии дипломов, свидетельств об образовании).
5.10.2 Копии документов изготовляются рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. В случае изготовления копии машинописным или рукописным способами, текст документа воспроизводится полностью, включая элементы бланка, и удостоверяется подписью должностного лица, которое подтверждает соответствие копии оригиналу.
Отметка «Копия» проставляется в верхней правой части лицевой стороны первого листа документа.
Отметка об удостоверении копии документа состоит из слов «соответствует оригиналу», наименования должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов, фамилии, даты удостоверения копии и проставляется ниже реквизита «подпись».
Например: Соответствует оригиналу
Секретарь подпись инициалы фамилия
26.03.2004
5.10.3 При пересылке копии документа в другие организации заверительная подпись удостоверяется печатью канцелярии.
5.10.4 На копиях исходящих документов должны быть визы должностных лиц, с которыми они согласовывались, и визы исполнителей; отметка об удостоверении документа, заверенная печатью канцелярии. Копия документа должна иметь все исправления, сделанные в оригинале.
5.11 Оформление приложений к документам.
5.11.1 Приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или же документ в целом. О наличии приложений указывается в тексте или после текста перед подписью. Наименование приложений в тексте документа должно соответствовать наименованию самого документа.
5.11.2 Приложения к документам бывают трех видов:
- приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами (приложения к распорядительным документам);
- приложения, которые являются самостоятельными документами и направляются с сопроводительным письмом;
- приложения, которые объясняют или дополняют содержание основного документа.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
В распорядительном документе сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Например: "Разработать и представить на утверждение график ремонта оборудования в цехе по форме, указанной в приложении 1".
Приложения к распорядительным документам должны иметь отметку о ссылке на этот распорядительный документ, его дату и номер. Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа приложения.
Например: Приложение 1
к приказу по комбинату
25.10.2004 № 1166
При наличии нескольких приложений, на них проставляются порядковые номера.
Например: Приложение 1, Приложение 2, и т.п. Знак "№" перед цифровым обозначением не ставится.
Приложения к распорядительным документам должны быть подписаны специалистами, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы, на лицевой стороне последнего листа приложения.
5.11.3 Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, извещениям, письмам оформляются в следующем порядке:
- если документ имеет приложения, полное название которых упоминается в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется в следующем виде:
Приложение: на 7л. в 2 экз.
- если документ имеет приложения, наименование которых не указывается в тексте, то их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложения: 1. Справка о долевом участии на 2 л, в 1 экз.
2. График ремонта оборудования на ІІ квартал 2004г. на 3 л. в 1 экз.
3. Акт приема-сдачи выполненных работ за І квартал 2004г. на 3 л. в 2 экз.
- если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: Заключение Госпожнадзора от 26.01.2004 № 4 и приложение к нему, всего на 2 л. в 2 экз.
- если приложения сброшюрованы, то количество их листов не указывается:
Приложение: Методические рекомендации в 3 экз.
При большом количестве приложений к ним составляется перечень, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно перечню на 3 л.
Если приложение направляется не всем лицам, указанным в адресе документа, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
5.12 Требования к документам, изготовляемым машинописным способом или отпечатанные с помощью ПЭВМ.
5.12.1 Служебные документы комбината печатаются в машинописном бюро хозяйственного отдела или структурных подразделениях комбината с помощью пишущих машинок или компьютерной техники*.
Рукописи, которые сдаются в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны пастой темного цвета, тщательно проверены и завизированы исполнителем и руководителем структурного подразделения.
Рукописи, написанные нечетко, цветной пастой или карандашом, в печать не принимаются.
На рукописи исполнитель указывает, сколько экземпляров необходимо распечатать, на каком формате, дату передачи материалов в машинописное бюро.
5.12.2 Текст документов, отпечатанный на бумаге А 4, печатают через 1-1,5 межстрочных интервала, а формата А5 через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготовленных к типографскому изданию, печатают через два межстрочных интервала.
Тексты служебных документов, отпечатанные с помощью ПЭВМ, печатаются шрифтом "Times New Roman" или "Arial".
5.12.3 Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
1,5
Председатель профкома
1
комбината
2
подпись инициалы, фамилия
1,5
Дата
5.12.4 Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
5.12.5 Наименование вида документа печатают прописными буквами. Слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОСТАНОВЛЯЮТ печатают прописными буквами без кавычек, без подчеркивания, без разрядки. После слов (подчеркнуты) двоеточие не ставят.
Слова Примечание, Приложение, Основание печатают строчными, кроме начальных, буквами, а относящийся к ним текст – через один интервал.
5.12.6 Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пропуска между инициалами и фамилией.
5.12.7 Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизитов текста) – 73 мм (28 печатных знаков).
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его разрешено продлять до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
5.12.8 При оформлении документов придерживаются следующих отступов от границы левого поля документа:
- 12,5 мм – начало абзаца в тексте;
- 92 мм – для реквизита "Адресат";
- 104 мм – для реквизитов "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу»;
- 125 мм – для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";
- не делают отступ от границы левого поля документа для реквизитов "Дата документа", "Заголовок к тексту документа", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизите "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Соответствует оригиналу", а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРИНЯЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ.
5.12.9 При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными строками. Первый гриф – без отступа от границы левого поля; второй – через 104 мм от границы левого поля.
5.12.10 Если в тексте документа речь идет о приложениях или выделена самостоятельным абзацем ссылка на документ, который является основанием для его издания, слова "Приложение" и "Основание" печатают без отступа от границы левого поля, текст к ним – через 1 межстрочный интервал.
5.12.11 При оформлении документа на одной и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.
Нумерация страниц проставляется посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и разделительных знаков.
5.12.12 Печатный текст проверяет исполнитель. Если будут выявлены опечатки или ошибки, пропуски и т.п., исполнитель возвращает машинописному бюро отпечатанные листы с рукописью для исправления. Исправления текста допускаются только на машинке, без помарок.
5.13 Размножение документов.
5.13.1 Ответственным исполнителем работ по обеспечению подразделений управления комбината печатной продукцией является хозяйственный отдел.
5.13.2 Размножению подлежит технологическая, техническая, распорядительная и другие виды документации, которая отражает деятельность комбината.
5.13.3 Размножение небольших по объему документов может осуществляться непосредственно секретарем или делопроизводителем с помощью средств оргтехники, имеющихся на его рабочем месте.
5.13.4 Размножение документов в больших объемах производится оператором копировальных и множительных машин хозяйственного отдела по согласованию с заведующим канцелярией.
5.14 Оформление документов о командировках.
5.14.1. Служебные командировки работниками комбината осуществляются в соответствии с планом работы комбината с учетом финансирования по статьям расходов на командировки, на основании Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13 марта 1998 г. № 59.
5.14.2 Для регистрации командировочных удостоверений используется специальный журнал, который находится в канцелярии комбината (Приложение 14).
5.14.3 После возвращения из командировки, работник комбината в трехдневный срок докладывает руководителю структурного подразделения об исполнении задания и сдает авансовый отчет по установленной форме в главную бухгалтерию комбината.
Руководитель структурного подразделения утверждает исполнение задания.
5.15 Выдача доверенностей.
5.15.1 Выдача доверенностей на комбинате регламентируется Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16.05.1996 № 99.
5.16 Выемка документов.
5.16.1 Выемка документов производится в тех случаях, когда следственные органы располагают точными данными о том, что документы, имеющие значение для следственного дела, находятся у определенного лица или в определенном месте.
5.16.2 Выемка производится на основании постановления следователя. В постановлении должно быть указано, какие документы подлежат выемке.
5.16.3 Постановление о выемке направляется следственными органами Председателю Правления. Согласно резолюции Председателя Правления выемка документов производится исполнителями, указанными в резолюции и следователем в присутствии понятых.
5.16.4 Структурные подразделения комбината не вправе принимать постановление о выемке документов без резолюции Председателя Правления.
5.16.5 Все документы, которые подлежат изъятию, должны быть перечислены в протоколе выемки, который составляется следователем в двух экземплярах. Протокол выемки подписывается всеми участниками выемки документов, первый экземпляр вместо изъятых документов остается на комбинате, второй экземпляр прилагается с изъятыми документами следователем в следственное дело. Обязательным условием является оставление ксерокопии изымаемого документа в деле.
ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
6.1 Исходящие документы, направляемые за пределы комбината, обрабатываются и отправляются канцелярией в день их получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня.
Не допускается отправка или передача исходящих документов без регистрации в канцелярии.
Исходящие документы издаются на фирменных бланках и на бланках с угловым штампом.
На фирменных бланках отправляются документы следующим адресатам:
На бланках с угловым штампом составляются справки для расчетной конторы, отдела кадров.
До отправления в канцелярию документы должны быть тщательно проверены исполнителем.
6.2 Во время приема корреспонденции для отправки делопроизводитель канцелярии проверяет:
В случае неправильного оформления, документ возвращается исполнителю для доработки, с отметкой «Подлежит возврату» в верхнем правом углу первой страницы документа.
6.3 Индексация исходящих и внутренних документов производится в соответствии с правилами пунктов 5.4.2.1.; 5.4.2.2. настоящей Инструкции.
6.4 Штамп для регистрации исходящих документов, оформленных не на бланке, проставляется в левом верхнем углу первого листа исходящего документа.
6.5 Исходящие письма за подписью специалистов направляются в канцелярию в открытом виде с указанием почтового адреса и почтового индекса предприятия связи, места назначения (за исключением: претензий, исков, договоров, счетов, платежных требований, актов по взаиморасчетам). При этом руководителем подписывается и оригинал (на бланке) и второй экземпляр письма, вторые экземпляры остаются в структурных подразделениях (отделах).
6.6 Документы, направляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт.
6.7 Документы, адресованные постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах, изготовленных заранее типографским способом, с адресом получателя и отправителя.
6.8 В случае направления документа в другие города, кроме наименования предприятия, должности и фамилии адресата, необходимо указать точный почтовый адрес (улица, номер дома, город, область, почтовый индекс).
6.9 В журнале регистрации указывается номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет сохранятся его копия.
6.10 Конверты, отправляемые комбинатом, изготовлены типографским способом, с указанием логотипа предприятия и обратным адресом. На конвертах заказных писем делопроизводитель канцелярии проставляет регистрационный индекс исходящего документа.
6.11 Документы, адресованные в структурные подразделения комбината, передаются в незаконвертованном виде по кольцевой почте с обязательной записью в «Реестр движения служебной документации».
Доставка корреспонденции в структурные подразделения по комбинату производится кольцевой почтой в часы, согласно с графиком доставки.
7 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ
7.1 Организация и порядок контроля за исполнением документов регламентируется «Инструкцией по контролю за исполнением документов в ОАО “ ЮГОК”», действующей на основании приказа № 936 от 30.08.2005г.
7.2 Целью контроля исполнения документов является обеспечение их своевременного и качественного исполнения.
7.3 Контроль за своевременным исполнением документов в ОАО «ЮГОК» возложен на работников бюро контроля хозяйственного отдела.
7.4 Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя, и непосредственные исполнители. В случае если документ исполняется несколькими работниками, ответственным за организацию исполнения является работник, указанный в резолюции первым.
В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или работник, ответственный за делопроизводство.
7.5 Сроки исполнения документа могут быть указаны в самом документе или в резолюции руководителя.
7.6 Срок исполнения документа может быть изменен только по указанию руководителя, установившего срок.
7.7 Документ считается исполненным при условии выполнения всех поставленных в нем вопросов (выполнено задание, поручение, дан ответ, подготовлено распоряжение, приказ, разработаны и утверждены графики, мероприятия и т.д.).
7.8 Данные о результатах исполнения взятых на контроль документов периодически обобщаются и предоставляются Председателю Правления.
8 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
8.1 Составление номенклатуры дел.
8.1.1 Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, образованных в делопроизводстве структурного подразделения комбината, оформленный в соответствующем порядке с обозначением сроков хранения дел.
8.1.2 Номенклатура дел – это обязательный для каждого подразделения документ, который составляется для создания на комбинате единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа по содержанию и по виду, осуществления отбора документов для государственного хранения в процессе делопроизводства.
8.1.3 Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная, индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой порядок дел для подразделений, однородных по характеру деятельности с единой системой индексации и является нормативным актом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для подразделений, однородных по характеру деятельности, но разных по структурам, и носит рекомендательный характер.
Индивидуальная номенклатура дел устанавливает типовой порядок дел для одного определенного структурного подразделения.
8.1.4 Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждое подразделение должно иметь индивидуальную номенклатуру дел.
8.1.5 Номенклатура дел разрабатывается на основе изучения и анализа деятельности комбината в целом и каждого его структурного подразделения. При этом используются руководство по качеству комбината, штатное расписание, номенклатуры и описи дел за прошлые годы, список корреспондентов, учетно-регистрационные журналы и картотеки, классификаторы, ведомственные и типовые перечни с указанием сроков хранения дел, а также учитываются задачи комбината на год, на который составляется номенклатура.
8.1.6 Номенклатура дел структурного подразделения составляется должностным лицом, ответственным за делопроизводство в данном подразделении, утверждается руководителем структурного подразделения и согласовывается с заведующим архивом комбината (Приложение 16).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется на основании изучения документов по всем вопросам деятельности подразделения.
8.1.7 После исполнения, документы группируются в дела, которым присваиваются наименования (заголовки), которые кратко воспроизводят состав и содержание документов в делах. Основной частью заголовка дела является изложение вопроса, по которому оно заведено.
8.1.8 Заголовок дела состоит из:
- названия вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, протоколы);
- наименования предприятия и его структурного подразделения, который является автором документов;
- краткое содержание документов дела;
- даты периода, к которому принадлежат документы дела;
- указание о наличии копий документов в деле.
8.1.9 В заголовках личных (персональных) и других дел, которые содержат документы, связанные последовательностью ведения делопроизводства по одному конкретному вопросу, употребляется термин "дело".
8.1.10 В заголовках дел, которые содержат документы по одному вопросу, но не связаны последовательностью ведения делопроизводства, употребляется термин "документы", а после него в скобках приводятся основные виды документов дела.
8.1.11 Термин "документ" употребляется так же в заголовке дел, которые содержат документы – приложения к какому-нибудь нормативному или распорядительному акту.
8.1.12 В заголовке дел, которые содержат планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), в каком созданы документы.
8.1.13 Если дело состоит из нескольких томов или частей, то фиксируется их общий заголовок, а потом, если необходимо, прилагаются заголовки каждого тома (части), которые уточняют содержание общего заголовка.
8.1.14 Размещение заголовка дел в номенклатуре структурного подразделения должно отвечать степени важности вопросов, которые решаются, с учетом взаимосвязи документов, включенных в конкретные дела. Как правило, первой располагается группа дел, которая включает документы вышестоящих органов, далее группа организационно-распорядительных документов самого комбината (приказы, распоряжения, постановления, протоколы и т.д.), планово-учетная документация и переписка. В разделе «Переписка» располагаются первыми дела, которые содержат переписку с вышестоящими органами.
8.1.15 Каждое дело, внесенное в номенклатуру, должно иметь условное обозначение арабскими цифрами – индекс. Индекс дела в номенклатуре структурного подразделения состоит из делопроизводственного индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле томов (частей) индекс ставится на каждом томе с отметкой том 1, том 2 и т.д.
8.1.16 В течение всего срока действия номенклатуры в ней необходимо своевременно делать отметки о заведении дел, о передаче их в архив комбината, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие учреждения для продолжения. Эти отметки следует делать в графе "Примечания".
8.1.17 По окончанию делопроизводственного года номенклатура дел обязательно закрывается. Закрытие номенклатуры оформляется итоговой записью, в которой указывается количество и категория фактически заведенных в год дел.
Итоговую запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
8.1.18 Номенклатура дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах, на каждом из которых обязателен гриф согласования с заведующим архивом комбината.
Первый экземпляр – неприкосновенный, сохраняется в структурном подразделении.
Второй экземпляр – передается в архив комбината.
Третий экземпляр – рабочий, используется при формировании дел и поисков необходимого документа.
8.1.19 Номенклатуры дел структурных подразделений, после их рассмотрения и анализа, сводятся архивом комбината в единую сводную номенклатуру дел комбината.
8.1.20 При разработке единой номенклатуры дел комбината, кроме номенклатуры дел структурных подразделений, анализируется деятельность комбината в целом. При этом используется Устав комбината, штатное расписание, типовая и примерная номенклатура, номенклатуры и описи дел за прошлые года, классификатор видов документов, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения документов.
8.1.21 При составлении единой сводной номенклатуры дел можно использовать структурный или функциональный принцип ее внутреннего формирования.
Структурный принцип применяется в случае четко установленной структуры управления. Подзаголовками в этой номенклатуре дел служат наименования структурных подразделений. При этом первым разделом идет канцелярия.
8.1.22 Как в номенклатуру дел структурного подразделения, так и в сводную номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающих все документированные участки работы комбината.
В номенклатуру дел включаются не законченные делопроизводством дела, которые поступили из других подразделений (при реорганизации), в том числе справочные и контрольные картотеки, документы.
Наименование дел по вопросам, решение которых продолжается более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру каждого года в течение срока решения вопроса. Ведение каких-либо дел вне номенклатуры не допускается.
В сводные номенклатуры дел могут включаться дела общественных организаций комбината, органов и подразделений комбината, действующих на общественных началах (общественных отделов, общественных комитетов, общественных комиссий, общественных советов и т.п.).
8.1.23 В номенклатуру дел не включаются печатные издания, сборники постановлений Кабинета министров Украины, ведомости Верховной Рады Украины, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и другие подобные материалы.
8.1.24 Сводная номенклатура дел комбината после ее окончательной доработки согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) комбината и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива после чего утверждается руководителем комбината (Приложение 17).
8.1.25 В сводной номенклатуре дел комбината в течение делопроизводственного года в грифе "Примечание" делаются отметки о создании и включении новых дел, о переходящих делах, о должностных лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архив комбината (города).
8.1.26 В конце делопроизводственного года номенклатура дел комбината обязательно закрывается итоговой записью. Итоговую запись заверяет своей подписью начальник канцелярии. О наличии новых дел за год ставится в известность архив комбината.
8.1.27 Сводная номенклатура дел составляется в 4-х экземплярах, на каждом из которых необходимо оформить гриф согласования с вышестоящим архивным подразделением.
Экземпляры сводной номенклатуры распределяются таким образом:
1-й экземпляр – неприкосновенный, хранится в делах канцелярии;
2-й экземпляр передается в архив комбината для осуществления контроля за формированием дел в структурных подразделениях;
3-й экземпляр - остается в государственном архивном органе, с которым согласовывается номенклатура дел;
4-й экземпляр – рабочий, с которым работает канцелярия и с которого размножается номенклатура.
8.1.28 Сводная номенклатура дел комбината, ежегодно пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел перепечатывается и утверждается Председателем Правления.
Сводная номенклатура дел подлежит повторному составлению и согласованию с соответствующим государственным архивом один раз в пять лет или в случае изменений в структуре управления, функциях, характере работы предприятия.
8.2 Формирование дел.
8.2.1 Формирование дел – это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.2 При формировании дел необходимо придерживаться следующих правил:
- группировать в дела только оригиналы (в случае их отсутствия – заверенные в установленном порядке копии) правильно оформленных и исполненных документов, не допуская включения в дело черновых, личных, дублирующих документов, документов, подлежащих возвращению и размноженных копий;
- группировать в дела документы одного делопроизводственного года (за исключением личных дел, судебных и переходящих). Личные дела формируются на протяжении всего периода работы на комбинате;
- документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела.
Как исключение, если этого требует специфика работы, документы постоянного и временного срока хранения, относящиеся к решению одного и того же вопроса, могут группироваться в течение делопроизводственного года в одно дело.
По окончании делопроизводственного года или перед сдачей дела в архив комбината документы необходимо рассортировать по отдельным делам согласно номенклатуре дел: в одно дело – документы постоянного, в другое – документы временного сроков хранения. Например, приказы по комбинату о наложении дисциплинарных взысканий и объяснительные, акты, докладные к ним.
Включать в дело документы только по одному вопросу или по родственным вопросам, которые составляют единый тематический комплекс, сначала инициативный документ, затем все остальные в логической последовательности.
Если документы по содержанию и по сроку хранения не могут быть сгруппированы в дела, согласно номенклатуре, заводится новое дело с обязательным внесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру дел.
Толщина тома дела должна составлять 250 листов (30-40 мм).
8.2.3 Документы внутри дела группируются в хронологической и логической последовательности.
8.2.4 Распорядительные документы вместе с приложениями группируются в дела по их характеру и хронологии.
Уставы, положения, инструкции и другие документы, подлежащие утверждению распорядительными документами, являются приложением к ним и располагаются вместе с указанными документами. Если они утверждаются как самостоятельные документы, их группируют в отдельные дела.
Приказы по основной деятельности; о приеме, переводе, увольнении, поощрении, совместительстве работников; о предоставлении отпусков, о наложении взысканий; о командировании работников, по хозяйственной деятельности группируются в разные дела.
8.2.5 Документы совещаний коллегиальных органов группируются в два дела:
- протоколы и документы к ним (доклады, справки);
- документы по организации совещаний (повестки дня, проекты и копии решений).
Протоколы группируются в хронологическом порядке и по номерам. Документы по совещаниям систематизируются по датам и номерам протоколов; внутри группы документы, которые касаются одного протокола, группируются согласно повестке дня.
8.2.6 Поручения вышестоящих органов и документы, связанные с их исполнением, группируются в дела по направлениям деятельности комбината. При небольшом количестве этих документов, они группируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются по датам поручений.
8.2.7 Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в делах отдельно от проектов этих документов.
8.2.8 Переписка группируется по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ идет за документом-запросом.
8.2.9 Документы в личных делах группируются в хронологическом порядке по мере их поступления в следующей последовательности:
Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие аналогичные документы группируются в отдельные дела временного срока хранения и в личные дела не включаются.
Копии приказов о взыскании, поощрении, изменение фамилии и т.д. в личное дело не включается в связи с внесением данных об этом в дополнение к личному листку по учету кадров.
8.2.10 Личные счета работников и другие подобные документы систематизируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке.
8.2.11 Законченные в делопроизводстве документы группируются в дела соответственно с номенклатурой дел, которая согласована и утверждена в соответствующем порядке.
8.3 Оперативное хранение документов.
8.3.1 Документы с момента создания (поступления) и до передачи их в архив комбината хранятся по месту их формирования в делах.
8.3.2 При хранении дел в структурных подразделениях сохранность документов и дел обеспечивается руководителями структурных подразделений и должностными лицами, ответственными за делопроизводство.
8.3.3 С целью обеспечения сохранности документов, дела должны сохраняться в рабочих или специально отведенных для этой цели помещениях, в закрывающихся шкафах и столах.
8.3.4 Магнитофонные пленки с фонограммами совещаний коллегиальных органов сохраняются у ответственных лиц. На ленте и коробке делается отметка о дате совещания и время записи. Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность.
8.3.5 Выдача дел во временное пользование сторонним организациям осуществляется с разрешения руководителя комбината.
На выданное дело заводится карта-заменитель дела, в которой обозначается структурное подразделение, номер дела, дата выдачи, кому выдано дело, дата его возврата. Предусматриваются грифы для подписей в получении и приеме дела.
8.3.6 Изъятие документа из дела постоянного срока хранения запрещено, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.
9 ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
9.1 Оконченные делопроизводством дела постоянного и долговременного (более 10 лет) сроков хранения должны сдаваться в архив комбината для последующего хранения и использования. Дела временного срока хранения (до10 лет включительно) могут передаваться в архив комбината по согласованию с его руководителем.
9.2 В подготовку документов для передачи в архив комбината входит: экспертиза научной ценности документов; оформление дел; составление описей дел; передача дел в архив комбината и обеспечение сохранности документов.
9.3 Экспертиза научной ценности документов состоит в определении их ценности с целью установления сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.
9.4 Для организации и проведения экспертизы ценности документов на комбинате создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
9.5 Экспертиза ценности документов проводится на основании номенклатуры дел и перечней /типовых, ведомственных/ документов с указанием сроков хранения. По результатам экспертизы ценностей документов составляют описи документов постоянного и временного сроков хранения и акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.
9.6 Выделение документов к уничтожению и составление об этом акта проводится после подготовки описей постоянного и временного сроков хранения за этот же период; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. На документы, передаваемые архивом комбината на государственное хранение, акты утверждаются руководителем комбината после утверждения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) вышестоящего архивного органа (Приложение 18).
9.7 Дела постоянного или долговременного сроков хранения подлежат такому оформлению: подшивка в обложку из твердого картона, нумерация листов в деле, составление итоговой записи, составление (личные дела) внутренних описей документов, оформление обложки дела.
9.8 Документы временного срока хранения, сформированные в дела, подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов обложки не производится.
9.9 Отдельные группы дел постоянного срока хранения, наименование которых не полностью раскрывает содержание, должны иметь внутреннюю опись документов дела. Опись располагают в начале дела, она содержит перечень индексов документов в деле, их краткое содержание, дату и номера листов в деле.
9.10 Обложка дел постоянного и долговременного сроков хранения оформляется по установленной форме (Приложение 19).
9.11 По окончании делопроизводственного года к надписям на обложках дел постоянного и долговременного сроков хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, при необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера, виды, формы отчетности и т.д.).
9.12 Дата на обложке дела должна соответствовать году начала и окончания дела; в деле, где находятся документы за более ранние годы, чем год создания дела, под датой идет надпись:
"Есть документы за … год".
9.13 На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются даты первого и последнего документа каждого тома (части). В случае обозначения точной даты, указывается число, месяц, год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, наименование месяца пишется словом.
9.14 На обложке дела проставляется номер дела по описи и по согласованию с архивом комбината - номер описи и фонда.
9.15 При изменении наименования структурного подразделения в период, охватывающий документы дела, или во время передачи дела в другое подразделение, на обложке обозначается новое наименование подразделения.
9.16 Надписи на обложках дел постоянного и долговременного сроков хранения выполняются четко, черными светостойкими чернилами или тушью.
9.17 По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу.
9.18 Описи дел обозначенных п.9.17 настоящей Инструкции составляются по установленной форме (Приложение 20).
9.19 Описи дел структурного подразделения составляются должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, при методологической помощи архива комбината.
9.20 Описи дел структурного подразделения составляются согласно следующим правилам:
- номер описи структурного подразделения должен состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел с дополнением начальной буквы наименования категории документов, включенных в опись, и двух последних цифр года, в котором заведены вошедшие в опись дела.
Например, описи дел постоянного, долговременного сроков хранения по личному составу структурного подразделения 29, которые числятся в номенклатуре дел и заведены в 1999 году, будут иметь номера:
где: П – постоянный срок хранения;
Д – долговременный срок хранения;
л/с – личный состав;
29- индекс подразделения;
99 – год.
Графы описи заполняются в соответствии со сведениями, указанными на обложке дела. Описи дел долговременного срока хранения должны иметь дополнительную графу "Срок хранения, статья согласно перечню".
Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел в другие подразделения, о наличии копий и т.д.
Систематизация дел в структурном подразделении, включаемых в опись, должна отвечать систематизации по номенклатуре дел как подразделения, так и комбината.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под отдельным номером.
В случае внесения в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками обозначается полностью только заголовок первого дела, остальные сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
Дела по личному составу вносятся в опись по алфавиту, тематике, хронологии.
9.21 Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с единой сквозной нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи.
В конце описи делается итоговая запись с обозначением (цифрами и буквами) количества дел, которые числятся в описи, первого и последнего номера дела по описи, а также обуславливаются особенности нумерации дел в описях (буквенные, пропущенные номера и т.д).
В годовой раздел описи вносятся также дела, не оконченного делопроизводством года. В таких случаях в конце годовых разделов описей каждого последующего года, на протяжении которого дела находились в делопроизводстве, обозначается: " Документы по этому вопросу см. также в разделе _____год, №_____".
9.22 Описи дел структурного подразделения подписываются составителем с указанием его должности, согласовываются с заведующим архивом комбината и утверждаются начальником структурного подразделения.
9.23 Описи дел структурного подразделения составляются в 2-х экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив комбината, второй остается в подразделении как контрольный экземпляр.
9.24. Описи дел структурных подразделений являются основанием для составления годового раздела сводной описи дел комбината, по которым дела передаются на хранение в государственный архив.
9.25 Сводная опись дел постоянного срока хранения комбината составляется в 4-х экземплярах и подлежит обязательному утверждению ЭПК соответствующего государственного архива через два года после окончания дел в делопроизводстве. Для утверждения в государственный архив направляются все четыре экземпляра описи, один из которых после утверждения остается в госархиве, остальные возвращаются на комбинат.
В соответствии с утвержденными описями комбинат обязан передавать дела в госархив в установленные сроки.
9.26 Сводные описи дел долговременного срока хранения составляются в 2-х экземплярах и оформляются так же, как и описи на дела постоянного срока хранения.
Описи дел долговременного срока хранения госархивом не утверждаются.
9.27 Оконченные делопроизводством дела постоянного и долговременного сроков хранения вместе с регистрационными журналами передаются в архив комбината через 2 года после их окончания в делопроизводстве (например, дела за 1997 год передаются в архив в 2000 году). Дела временного срока хранения передаются в архив комбината по решению руководителя при наличии помещений и обслуживающего персонала.
Передача дел в архив осуществляется согласно графика, составленного архивом, согласованного с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем комбината.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив комбината оформляет выдачу дела во временное пользование.
9.28 Прием (передача) каждого дела осуществляется работником архива комбината в присутствии работника подразделения только после проведения экспертизы его научно-исторической ценности, полного упорядочивания и оформления.
Дела постоянного и долговременного сроков хранения передаются в архив комбината по описям. При этом на всех экземплярах описей возле каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи заведующий архивом расписывается в приеме дел с обязательным обозначением цифрами и буквами количества переданных в архив комбината дел; проставляет дату. Один экземпляр описи возвращается структурному подразделению, остальные остаются в архиве комбината.
Дела временного срока хранения могут передаваться в архив комбината по номенклатуре дел.
9.29 Дела передаются в архив комбината связанными должным образом.
9.30 Сохранность документов на комбинате обеспечивается архивным подразделением комбината согласно Закона Украины "Про Національний архівний фонд і архівні установи".
10 ФУНКЦИИ ДЕЛООПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ (КАНЦЕЛЯРИИ, МАШИНОПИСНОГО БЮРО, АРХИВА КОМБИНАТА)
10.1 Работа канцелярии регламентируется Положением, которое разрабатывается на основании Устава комбината, настоящей Инструкцией и утверждается Председателем Правления.
10.2 Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются заведующим канцелярией на основании квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, и утверждаются заместителем Председателем Правления по общим вопросам.
10.3 Основной задачей канцелярии является установление единого порядка документирования и работы с документами на комбинате на базе использования современной вычислительной техники, автоматизированных технологий работы с документами и сокращение документооборота.
10.4. В соответствии с этим канцелярия комбината:
10.5 Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается приказом Председателя Правления.
Заведующий канцелярией:
Заведующий канцелярией имеет право:
10.6 Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:
Исполнитель:
Начальник хозяйственного отдела П.М.Даниленко
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела
управления качеством Е.В.Холкин
Начальник юридического отдела В.Г.Вошколуп
Заведующая канцелярии Н.В.Пигарева
Заведующая архивом М.Г.Мороз
Приложение 1
к пункту 4.3.2
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации в канцелярии комбината
1. Письма, поступившие в копиях, для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки и отпуск.
3. Извещения о совещаниях, заседаниях, собраниях и повестки дня.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Сводки и информации, направленные для сведения.
6. Учебные планы, программы, извещения об учебных семинарах.
7. Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций, выставок.
8. Прайс-листы, каталоги, номенклатурные перечни.
9. Нормы расходов материалов.
10. Поздравительные, пригласительные.
11. Печатные издания /книги, журналы, бюллетени/.
12. Научные отчеты по темам.
13. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
14. Формы статистической отчетности.
15. Уведомления о вручении почтового отправления.
16. Письма с пометкой "лично".
Примечание: Документы, обозначенные в пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14
подлежат специальному учету в соответствующих
структурных подразделениях (бухгалтерии, отделе
кадров, библиотеке)
Приложение 2
к пункту 4.3.10
ЖУРНАЛ
регистрации распорядительных документов по комбинату
|
№ распорядительного документа |
Дата регистрации |
Краткое содержание |
Фамилия лица, подписавшего распорядительный документ |
Приложение 3
к пункту 4.3.11
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
|
№ п/п |
Дата поступления и индекс документа (присвоенный канцелярией) |
Корреспондент, дата и исходящий номер полученного документа |
Краткое содержание |
Резолюция или кому направлен документ |
Роспись в получении документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Приложение 4 к пункту 4.3.11
ЖУРНАЛ
регистрации входящих внутренних документов
|
№ п/п |
Дата поступления документа |
Входящий номер документа, дата |
Наименование подразделения, направившего документ |
Краткое содержание |
Резолюция |
Роспись в получении документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Приложение 5
к пункту 4.3.11
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих документов
|
№ п/п |
Дата |
Исходящий номер документа |
Корреспондент (кому адресовано) |
Краткое содержание |
Фамилия, инициалы, подпись курьера |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Приложение 6
Бланк ОАО «ЮГОК»
Приложение 10
к пункту 5.1.2
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ЮЖНЫЙ ГОРНО-ОБОГАТИТЕЛЬНЫЙ КОМБИНАТ»
ПРИКАЗ
"_____"_____________200__г. №___________
г. Кривой Рог
Приложение 8
к пункту 5.1.2
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ЮЖНЫЙ ГОРНО-ОБОГАТИТЕЛЬНЫЙ КОМБИНАТ»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
"_____"_____________200__г. №___________
г. Кривой Рог
Приложение 9
к пункту 5.2.1
организационно-распорядительных документов
02 - Изображение эмблемы предприятия или товарного знака
03 - Изображение наград
04 - Код предприятия по единому государственному реестру предприятий и объединений Украины (ЕГРПОУ)
05 - Код формы документа по Украинскому классификатору управленческой документации (УКУД)
06 - Наименование организации вышестоящего уровня
07 - Наименование предприятия
08 - Наименование структурного подразделения
09 - Справочные данные о предприятии
10 - Наименование вида документа
11 - Дата документа
12 - Регистрационный индекс документа
13 - Ссылка на дату и индекс документа, на который отвечают
14 - Место составления или издания документа
15 - Гриф ограничения доступа к документу
16 - Адресат
17 - Гриф утверждения документа
18 - Резолюция
19 - Заголовок к тексту документа
20 - Отметка о контроле
21 - Текст документа
22 - Отметка о наличии приложений
23 - Подпись
24 - Гриф согласования документа
25 - Визы документа
26 - Оттиск печати
27 - Отметка об удостоверении копий
28 - Фамилия исполнителя и номер его телефона
29 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
30 - Отметка о наличии документа в электронной форме
31 - Отметка о поступлении документа на предприятие
32 - Запись о государственной регистрации
Приложение 10
к пункту 5.2.1
расположения реквизитов и границ зон
на формате А4 продольного бланка
10
|
01 15 |
|||||
|
02 03 06 07 08 04 05 10 |
|||||
|
|||||
32 78 18 |
|||||
|
20 |
19 |
||||
|
21 |
|||||
|
22 23 26 |
|||||
|
24 25 27 28 |
|||||
|
29 30 31 |
30
210
Приложение 11
к пункту 5.2.1
«ЮЖНЫЙ ГОРНО-ОБОГАТИТЕЛЬНЫЙ КОМБИНАТ»
«_____»_________ ______г. № ________
г.Кривой Рог
Заголовок к тексту
В соответствии с Положением о__________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. (текст ______________________________________________________
__________________________________________________________________
________________________________________________________________)
Председатель Правления подпись инициалы фамилия
Визы:
Должность
Подпись инициалы фамилия
Дата
Рассылается согласно приложенному расчету-рассылки.
Исполнитель, телефон_____________________
к пункту 5.6.9
Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению
Акты (проверок и ревизий, приема оконченных строительством объектов, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации объекта).
Задания (на проектирование объектов технических сооружений, капитального строительства; на проведение научных, проектно-конструкторских, технологических работ).
Отчеты (о выборной деятельности, командировках, научных работах).
Сметы затрат (на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; на подготовку и … производства новых изделий; на капстроительство).
Нормативы ( расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологи -ческого проектирования, численности работников).
Перечни ( должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых документальных материалов, создаваемых на комбинате, с указанием сроков хранения).
Планы (производственные, строительно-монтажные, проектно-разведывательные, научно-опытных работ, внедрения новой техники, кооперированных поставок продукции, работы научно-технического совета).
Программы (проведения работ).
Расценки на выполнение работ.
Уставы.
Структуры и штатная численность.
Штатные расписания.
Приложение 13
к пункту 5.6.14
Примерный перечень документов,
заверяемых главной печатью комбината
1. Договора, приложения к ним: протокол разногласий, протокол согласования разногласий; контракты, спецификации, ведомости, особые т/условия, дополнения, доп.соглашения, соглашения, договора о материальной ответственности.
2. Договорные письма
3. Трудовые соглашения
4. Финансовые документы.
Векселя, акты приема-передачи векселей.
Акты выполненных работ по договорам. Протоколы. Акты сверки.
5. Акты о несчастных случаях на производстве (Н-1).
6. Информационные карты ОВЭС.
Примерный перечень документов,
заверяемых печатью канцелярии «Для документов»
1. Справки:
- о заработке (для собесов; для службы занятости);
- для получения ссуды в сбербанках;
- уточняющие льготный стаж ( для собесов);
- справки для ВОИР;
- представления об оформлении пенсии.
2. Доверенности (о представительстве в судах от имени комбината).
3. Отчеты подразделений в вышестоящие организации; налоговую инспекцию.
4.Гарантийные письма на оплату.
5. Акты перевзвешивания грузов, прибывающих на комбинат (недогруз).
6. Акты о качестве продукции.
7. Отчеты главной бухгалтерии, расчетного отдела.
к пункту 5.14.2
регистрации командировочных удостоверений
|
№ командировочного удостоверения |
Фамилия, инициалы командированного работника |
Место работы, занимаемая должность |
Фамилия работника, подписавшего командировочное удостоверение |
Куда командирован |
Дата |
Роспись командированного работника |
|
|
Факт убытия |
Факт прибытия |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Приложение 15
к пункту 5.4.2
КЛАССИФИКАТОР
вида входящих документов
6. Прочие министерства
Продолжение приложения 15
10.1. "ПриватБанк"
Приложение 16
к пункту 8.1.6
Наименование подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________№_______
(подразделение)
на __________________год
______________________________________________________
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения |
Примечание |
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения подпись инициалы, фамилия
подразделения комбината
____________№__________ Подпись инициалы, фамилия
*При наличии в подразделении экспертной комиссии.
Продолжение приложения 16
Итоговая запись категории и количества дел, заведенных в______ году в структурном подразделении
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
Постоянного |
|||
|
Долговременного (более 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
Всего |
Должность лица подпись инициалы, фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности лица,
ответственного за передачу
сведений подпись инициалы, фамилия
Приложение 17
к пункту 7.1.24.
ОАО "ЮГОК"
____________№__________ подпись Расшифровка
подписи
на __________________год
Дата
__________________________________________________________
Наименование раздела
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел, томов, частей |
Срок хранения дела и номера частей по перечню* |
Примечание |
Заведующий канцелярией подпись инициалы, фамилия
Виза заведующего архивом комбината
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
_______№______ _______№________
* Наименование перечня с указанием сроков хранения документов и его исходные данные
Продолжение приложения 17
Итоговая запись категории и количества дел, заведенных в ______году на комбинате
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
Постоянного |
|||
|
Долговременного (более 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет) |
|||
|
Всего |
Заведующий канцелярией подпись инициалы, фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в городской архив
Наименование должности
лица, ответственного
за передачу сведений подпись инициалы, фамилия
Дата
Приложение 18
к пункту 9.6
АКТ Председатель Правления
__________№_______ ОАО "ЮГОК"
____________________ Подпись расшифровка подписи
(место составления)
Дата
О выделении для уничтожения документов,
не подлежащих хранению
На основании_______________________________________________________
(наименование и исходные данные по перечню документов с указанным сроком хранения)
отобраны к уничтожению, не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, документы фонда № __________________
(наименование фонда)
|
№ п/п |
Заголовок дела |
Дата дела или крайние даты дела |
Номера описей |
Индекс дела по номенклатуре дел |
Количество дел (томов) |
Срок хранения дела и номера статей по перечню |
Примечание |
Всего ______________________дел за _______________годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного срока хранения за_____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК__________________________________
(наименование вышестоящего архива)
Продолжение приложения 18
(Протокол от ______________№_______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _________№_______
Документы в количестве _______________________дел весом ____________кг
(цифрами и прописью)
сданы в____________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ №__________
Наименование должности
лица, сдавшего документы подпись Расшифровка подписи
Приложение 19
к пункту 9.10
Приложение 20
к пункту 9.18
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления
ОАО «ЮГОК»
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ФОНД № ___________
ОПИСЬ №___________
(наименование раздела)
|
№ п/п |
Индекс дела (тома) |
Заголовок дела (тома) |
Дата дела (тома) |
Количество листов в деле |
Срок хранения, статья по перечню* |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В опись входит ___________дел с № _______________по №___________
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Заведующая архивом подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Наименование должности Протокол ЭК**
руководителя делопроизводственной структурного подразделения
службы __________№_______
Подпись Расшифровка подписи
*Графа шестая опускается в описях дел постоянного срока хранения.
** При наличии ЭК в подразделении.
* В дальнейшем изложении поданные размеры касаются документов, имеющих размеры шрифта 12-14 типографских пунктов. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и т.д.), авторами которых являются должностные и физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.